fondsenwerving brengt externe doelgroepen en de interne organisatie bij elkaar
(bruggen bouwen), waardoor in het ziekenhuis de .... Parent DVD & Handboek.
Fondsenwervingsplan Stichting Vrienden UMC Utrecht 2013 – 2015 Vrienden Wilhelmina Kinderziekenhuis Vrienden UMC Utrecht
1. Missie De Stichting Vrienden UMC Utrecht is, met de merken ‘Vrienden UMC Utrecht’ en ‘Vrienden Wilhelmina Kinderziekenhuis’ de goede doelen organisatie voor het ziekenhuis. Het team fondsenwerving brengt externe doelgroepen en de interne organisatie bij elkaar (bruggen bouwen), waardoor in het ziekenhuis de nodige extra’s gerealiseerd kunnen worden, ten behoeve van de patiënt. De nadruk ligt daarbij op onderzoek en zorgvernieuwing, maar ook patiëntenzorg en onderwijs kunnen gesteund worden.
2. Visie Hoe gaan we dit doen? Het team fondsenwerving wil een professionele rol vervullen in het bij elkaar brengen van externe relaties en de interne organisatie. Centraal staat het opbouwen van langere termijn relaties, service en kwaliteit bieden door excellent relatiebeheer. Vraag en aanbod aan elkaar koppelen, waardoor verbeteringen voor de patiënt sneller gerealiseerd kunnen worden. Hiermee levert het team fondsenwerving een bijdrage aan het UMC Utrecht als academische ziekenhuis dat tot de top behoort, in Nederland en Internationaal.
3. Omgevingsanalyse (anno 2013) Economische ontwikkelingen: - Het besteedbaar budget van vermogensfondsen is minder dan het vorige jaar en zal naar het zich laat aanzien ook de komende jaren minder worden. - Ook particulieren zullen minder te besteden hebben en daardoor misschien ook minder geld aan goede doelen geven. Demografische ontwikkelingen: de vergrijzing zet door, hetgeen de kansen vergroot op financiële ontvangsten in verband met nalatenschappen. Maatschappelijke ontwikkelingen: - Nederland is nog steeds een land dat relatief veel geeft. Het zijn vaak geen spectaculaire bedragen, maar de bereidheid om te schenken is breed aanwezig in de samenleving. Bovendien zit er groei in het organiseren van het werven voor goede doelen. - Concrete goede doelen ‘dichtbij huis’ zijn kansrijk. Concurrentie: De concurrentie neemt toe. Alle ziekenhuizen, cultuur- en overheidsinstellingen zijn gestart met fondsenwerving of hebben plannen om dit te gaan doen. Het aantal spelers in het veld neemt toe. Samenwerken binnen het UMC Utrecht en als één gezicht naar buiten treden wordt belangrijker. De samenvoeging van Vrienden UMC Utrecht en WKZ beoogt hieraan bij te dragen. Verder zijn er nog meerdere stichtingen actief binnen het UMC Utrecht. Met hen zal overlegd worden of bundeling van activiteiten kan leiden tot een overall groei van de performance. Door samen te werken, kennis en relaties te delen, kan er sowieso voordeel worden behaald.
1
4) Strategische doelen, langere termijn Het meest succesvolle academische ziekenhuis zijn op het terrein van fondsenwerving. De doelstelling blijft in ieder geval om een wezenlijke groei in de ontvangsten te realiseren, die in een goede verhouding staat met de extra capaciteit die is vrijgemaakt voor de fondsenwerving dit jaar en de komende 2 jaren. Samen met de speerpuntprogramma´s communiceren (goed voorbeeld is 125 jaar WKZ, waarbij fondsenwerving geïntegreerd is in alle communicatie). Servicerol team fondsenwerving verder invullen en optimaliseren binnen het UMC Utrecht en WKZ: toegevoegde waarde leveren en het wervend vermogen van hoogleraren en specialisten verder uitnutten (ook al loopt in sommige gevallen de geldstroom niet via ‘Vrienden’). Team fondsenwerving wil proactief werven voor focusprojecten van speerpunten. Minder projecten in de etalage. De veelheid aan kleine projecten leidt tot versnippering van de aandacht en tot minder groei aan inkomsten. Relatiegericht werken intern en extern (lange termijn relaties). Bij alle fondsenwerving voor het UMC Utrecht en WKZ is het team fondsenwerving betrokken (coördinerende & regierol), de samenwerking en dialoog aangaan (WKZ fonds, Hart Long stichting). Fondsenwerving heeft kennis en inzicht in de hele financieringsketen voor onderzoek inclusief inkomsten uit collectebusfondsen (goede doelen) en vermogensfondsen. Dit is belangrijk om de servicerol binnen de organisatie goed te kunnen vervullen. Fondsenwerving ziet de samenwerking met AVL en Prinses Maxima Oncologisch centrum als een kans (krachten bundelen): de focusprojecten van 2013 passen hier prima bij. Samenwerken met fondsenwervers van andere (academische) ziekenhuizen is belangrijk. Het team fondsenwerving UMC Utrecht vervult in 2013 een coördinerende rol voor alle UMC’s (november 2013 organiseren wij een bijeenkomst voor alle fondsenwervers in Utrecht).
5) Doelstelling 2013-2015 Fondsenwerving is belangrijk voor zowel de korte- als lange termijn. De korte termijn betreft het genereren van inkomsten voor het lopende jaar voor veelal kortlopende projecten. Veel projecten hebben echter een langere doorlooptijd, waardoor de inkomsten over meerdere jaren wordt verspreid. Dit is voor de continuïteit van de organisatie een goede en gewenste ontwikkeling (spreiding van geld over meerdere jaren).
Tabel 1: doelstellingen 2013 - 2015 Jaar
Inkomsten totaal
Vrienden UMC Utrecht
Vrienden WKZ
2012 (realisatie)* 2013 2014 2015
4,0 miljoen 4,6 miljoen 5,7 miljoen 7,0 miljoen
3,4 miljoen 3,5 miljoen 4,2 miljoen 5,0 miljoen
0,6 miljoen 1,1 miljoen 1,5 miljoen 2,0 miljoen
Totaal
21,3 miljoen
16,1 miljoen
5,2 miljoen
2
Tabel 2: baten in 2013 Baten collecten mailingacties nalatenschappen giften-schenkingen loterijen Totale baten eigen FW baten acties derden subsidies overheden rente baten Som Baten (euro´s)
Vrienden UMC Utrecht 0 10.000 100.000 3.280.000
50.000 0 60.000 3.500.000
Vrienden WKZ 0 10.000 690.000 100.000 300.000 0 1.100.000
Met de ‘Vrienden UMC Utrecht’ en de ‘Vrienden WKZ’ laten we het ‘sociale gezicht’ naar buiten zien. Het levert in de landelijke- en regionale media positieve publiciteit en sympathie op. We streven ernaar om één keer per maand in de media positief naar voren te komen (geen negatieve publiciteit).
6) Projectenbeleid We maken een onderscheid in: A) Focusprojecten: grote projecten van meer dan 500.000 euro B) Middelgrote projecten: projecten tussen 100.000 – 500.000 euro C) Kleinere projecten: projecten onder 100.000 euro Vanuit de Vrienden streven wij ernaar om in 2013 minder projecten in portefeuille te hebben, en in beginsel alleen projecten te selecteren die bijdragen aan de speerpuntprogramma’s van het UMC Utrecht (strategie 3.0). Het team fondsenwerving zal zich daarbij primair inzetten voor het werven van fondsen voor de grote focusprojecten. In 2013 het gastenverblijf van het Cancer Center en een nieuw Kinder-intensive-care voor het WKZ (in het kader van het lustrum 125 jaar WKZ). Projectaanvragen worden getoetst op aanspreekbaarheid, verkoopbaarheid, onderdeel van speerpuntprogramma´s, goede business case, kwalitatief onderzoek. Het is belangrijk dat er een verdeling is van projecten over de speerpunten, ziektebeelden en over de geefdoelen (zorg, onderzoek, vernieuwing). Niet teveel van hetzelfde. Onderzoeksprogramma´s worden inhoudelijk getoetst door een medische adviescommissie die in 2013 zal worden opgericht (medical board). De adviescommissie zal bestaan uit de zes voorzitters van de speerpuntprogramma´s. Om iedereen binnen het UMC Utrecht een gelijke kans te geven om een focusproject te kunnen indienen, willen we één keer per jaar een ´call´ uitschrijven (juni van het lopende jaar). Per jaar gaan we proactief werven voor twee à drie focusprojecten. Middelgrote en kleinere projecten kunnen drie keer per jaar worden ingediend (voor eind januari, mei en oktober). In bijlage 1 staan de projecten vermeld die thans in de etalage staan.
3
7) Actieplan 2013 Voor Vrienden UMC Utrecht en Vrienden WKZ zijn veel doelgroepen belangrijk. Primaire doelgroepen - patiënt en familie - particulieren in de regio - vermogensfondsen & vriendenloterij - medewerkers (hoogleraren, specialisten) - huidige donateurs (vrienden) & grote donateurs (major donors) - abonnees digitale nieuwsbrief - notarissen in de regio - ambassadeur(s), leden comité van aanbeveling, RvT Stichting, RvB, leveranciers Secundaire doelgroepen - bedrijven (top 20 regio, leveranciers) - serviceclubs - sportscholen - scholen We willen huidige klanten (donateurs) behouden en nieuwe klanten werven voor projecten. In bijlage 2 staat het actieplan 2013.
8) Organisatie Het team fondsenwerving is een enthousiast 3.0 team. De medewerkers zijn betrokken en gedreven. De sfeer is goed. Door planmatig te werken willen we zoveel mogelijk resultaten boeken in beperkte tijd. Het team fondsenwerving is wordt versterkt met een stagiaire communicatie. We krijgen bij Vrienden WKZ veel verzoeken binnen voor sponsoring in natura. Dit kost veel tijd. Deze verzoeken worden in goed overleg met de pedagogische zorg van het WKZ direct naar hen doorgespeeld, zonder tussenkomst van het team fondsenwerving. Op dit moment valt ook ‘corporate sponsoring van het UMC Utrecht’ onder het takenpakket van het team. We zullen overleggen met de afdeling communicatie (corporate communicatie), waar deze taak naar onze mening beter past. Belangrijk voor het team fondsenwerving is ‘focussen’ en zoveel mogelijk met de ‘core business’ bezig zijn. Om de ambities te kunnen waarmaken zal de taakverdeling binnen het team worden aangescherpt Begroting team Fondsenwerving 2013 De kosten van het team fondsenwerving (personeelskosten, communicatiekosten, relatiebeheer, administratie) worden tot en met 2015 betaald door de Raad van Bestuur van het UMC Utrecht.
Bijlagen: 1. Projecten 2013 2. Activiteitenplan 2013
4
Bijlage 1: Projecten in de etalage. Vrienden UMC Utrecht (www.vriendenumcutrecht.nl) Focusproject: * Gastenverblijf Cancer Center Andere projecten (in de etalage): * Onderzoek schildklierkanker. Dr. M. Vriens * Darmkanker aanpakken bij de oorsprong: kankerstamcellen. Prof. dr. I. Borel Rinkes * Onderzoek help hersenbloeding voorkomen. Prof. dr. G. Rinkel * Onderzoek acute alvleesklierontsteking. Dr. M. Besselink * Onderzoek naar zwangere vrouwen met diabetes. Prof. dr. A. Frankx * Voedingsproblemen met Schisis. Dr. Breugem * Delirium bij IC patienten. Dr. A. Slooter * Onderzoek erfelijke oorzaken van epilepsie. Dr. E. Brilstra * Vroeggeboorte door vaatafwijkingen van de moeder. Dr. Oudijk * Onderzoek moedersterfte door zwangerschapsvergiftiging. Prof. dr. R. Grobbee * De rol van het stollingssysteem bij slagaderverharding. Dr. R. Schutgens * Volwassenen die netvlieschirurgie ondergaan tegen blindheid. Dr. R. van Leeuwen * Onderzoek luchtweginfecties. Dr. J. Oosterheert * Hartritmestoornissen behandelen met gelijkstroom. Dr. F. Wittkampf
Vrienden Wilhelmina Kinderziekenhuis (www.vriendenwkz.nl) Focusproject: * Nieuw kinder-intensive-care Andere projecten (in de etalage): * Huiskamerplan afdeling Kikker * Kleine beloningen * Knuffels Drome(n)daris * Speelgoed & tijdschriften poliklinieken * Parent DVD & Handboek * Dagbehandeling Kameleon * Skills Lab * MRI-onderzoek * Stiltecentrum * Gastroschisis
5
Bijlage 2: Actieplan 2013 Huidige klanten behouden Donateurs: - bedankbrief naar donateur binnen een week na ontvangst donatie - 4 keer per jaar ‘taylor made’ digitale nieuwsbrief versturen naar donateurs - actie (brief en bellen) om van alle donateurs e-mail adressen te verzamelen - donateurs uitnodigen voor ‘open dag’ op 31 augustus 2013 - jaarverslag toesturen (post of mail): service naar de vaste donateur (niet eenmalig) - actie: krijgen alle donateurs ook het blad Uniek toegestuurd? - conversie van eenmalige donateurs naar vaste donateurs - bij vaste donateurs: bedrag per maand verhogen? Abonnees nieuwsbrieven: - 4 keer per jaar digitale nieuwsbrief versturen naar abonnees. - direct mail naar nieuwsbriefabonnees met verzoek om donateur te worden (2 x per jaar). VIP-Ambassadeurs (WKZ: Evelien Bosch, Humberto Tan, UMC Utrecht: vacant): - 4 keer per jaar digitale nieuwsbrief - 2 keer per jaar met persoonlijke quote van ambassadeur - inzet bij evenement in het ziekenhuis (open dag) - 2 keer per jaar persoonlijk contact, december: dankmail Ambassadeurs Vrienden WKZ: - 2 keer per jaar aparte mail en 1 keer per jaar uitnodigen voor lunch Comité van Aanbeveling Stichting: - 4 keer per jaar digitale nieuwsbrief - 1x per jaar promotiepakket opsturen (folders, projectenlijst) - uitnodigen voor charity event WKZ 125 jaar op 7 november 2013 - jaarverslag opsturen Vermogensfondsen: - profiel top 10 vermogensfondsen maken (relatiekaart) - direct/rechtstreeks benaderen en via hoogleraren en specialisten in huis - leveren van tussentijds verslag/voortgangsrapportage - eindverslag - uitnodigen voor ‘open dag’ (31-8) en charity event 125 jaar WKZ (7 november) Grote donateurs (major donors/fonds op naam/lijfrente): - 4 keer per jaar nieuwsbrief - jaarverslag Vrienden - jaarverslag UMC Utrecht - content van Uniek opnemen in (eigen) nieuwsbrief (link naar digitale Uniek) - uitnodigen voor evenementen in huis (open dag 31 augustus en charity event 125 jaar WKZ 7 november). - telefonisch contact (2 keer per jaar) direct of via hoogleraar/specialist Relaties team fondsenwerving: Zuidam Uithof drukkerijen, O-Utrecht, Lukkien, IEC (team pers), administratie derden: - 4 keer per jaar digitale nieuwsbrief - 1 keer per jaar met persoonlijke quote in nieuwsbrief - lentelunch - uitnodigen voor open dag 31 augustus en charity event 125 jaar WKZ op 7 november
6
Nieuwe klanten werven Patiënten en familie: - point of sale materiaal in huis: folders & posters - mailactie naar ex-patiënten (na ontslag ziekenhuis) - wervingsfolder Vrienden in opnamegids Particulieren in de regio: - free publicity in de regionale kranten - WKZ jubileum magazine - gratis buitenreclame - open dag 31 augustus Vermogensfondsen: - gesprekken met hoogleraren en specialisten - fondsenboek - persoonlijk contact leggen met nieuwe fondsen - presentaties ‘focusproject’ voor fondsen Medewerkers: - 1x per maand ‘nieuws’ op scoop en/of UMC krant - september ‘special’ fondsenwerving bij UMC krant - kennismakingsgesprekken met hoogleraren (service/toegevoegde waarde/nalatenschappen) - input leveren voor nieuwsbrief Hoogleraren - presentatie in UMC overleg, MT’s speerpunten - folder bij introductie nieuwe medewerkers Notarissen in de regio: - afspraak maken - informeren over lijfrente, fonds op naam en nalatenschappen - huisnotaris kiezen voor Vrienden WKZ en Vrienden UMC Utrecht Acties derden (serviceclubs, scholen, sportclubs): - informeren over focusproject - dokterskoffer WKZ (basisscholen) Focus In 2013 bestaat het WKZ 125 jaar. Dit jubileumjaar zal benut worden om in alle communicatie volop ‘Vrienden WKZ’ bekend te maken en te werven voor het focusproject. In 2013 zijn er twee focusprojecten waarvoor het team fondsenwerving actief zal gaan werven. Vrienden WKZ: Kinder Intensive Care Centrum Vrienden UMC Utrecht: Gastenverblijf Cancer Center
7
