Microsoft Access tidak hanya bisa dijalankan pada aplikasi Microsoft Access ...
juga dapat digabungkan dengan aplikasi lain, misalnya dengan Microsoft Word.
copyright@2008
MICROSOFT WORD Microsoft Access tidak hanya bisa dijalankan pada aplikasi Microsoft Access itu sendiri, tetapi juga dapat digabungkan dengan aplikasi lain, misalnya dengan Microsoft Word. Selain berfungsi sebagai aplikasi pengolah kata, Microsoft Word juga dapat digunakan sebagai aplikasi database sederhana, misalnya pada mail merge.
Mail Merge Dapat dibuka dengan, Tool Æ Letter and Maillings Æ Mail Merge
Gambar 1. Menu Mail Merge Selanjutnya akan tampil menu pada sisi kanan Microsoft Word, sebagai berikut :
Gambar 2. Pemilihan Document dan Data
1
copyright@2008
Selanjutnya, isikan data/kelompok data sesuai dengan yang kita inginkan, tetapi sebelumnya harus dilakukan perubahan terhadap data yang sudah ada.
Gambar 3. Data sebelum dilakukan perubahan Selanjutnya, hapus data-data yang sudah ada, dengan cara sebagai berikut :
Gambar 4. Penghapusan Data Awal
Kemudian, isikan kategori sesuai dengan kebutuhan :
Gambar 5. Penambahan Kategori
2
copyright@2008
Setelah dibuat kategori yang sesuai dengan yang diinginkan, maka tampilan menjadi seperti berikut :
Gambar 6. Tampilan setelah pembuatan kategori Isikan data yang diinginkan, untuk selanjutnya akan disimpan dalam database :
Gambar 7. Penambahan Data untuk database Klik close, selanjutnya konfirmasi tempat penyimpanan data yang telah kita isikan sebelumnya. Data yang kita isikan sebelumnya akan disimpan dalam format database Access.
Gambar 8. Penyimpanan Data database
3
copyright@2008
Setelah penyimpanan data, maka akan ditampilkan data yang telah disimpan dalam bentuk tmapilan sebagai berikut :
Gambar 8. Tampilan Data yang sudah diisikan dalam database Klik “OK”, ketikkan surat sebagai berikut untuk nantinya akan digabungkan dengan database yang telah kita simpan sebelumnya. No Lampiran Hal
: : :
Kepada Yth, di tempat
Dengan hormat, Sehubungan dengan diadakannya kunjungan belajar siswa ke beberapa puskemas, maka dengan ini kami mengundang saudara untuk dapat hadir pada : Hari/Tanggal : 20 November 2008 Pukul
: 10.00 WNAD
Tempat
: Aula Kampus
Atas kehadirannya kami ucapkan terimakasih.
Panitia
Fulan
4
copyright@2008
Penggabungkan data dengan surat Data yang telah disimpan dan surat yang telah kita ketikkan sebelumnya, dapat digabungkan dengan cara sebagai berikut :
Gambar 9. Toolbar Mail Merge Letakkan cursor pada bagian surat yang akan disisipkan data, pilih data yang akan disisipkan dengan meng-klik icon “Insert Merge Field”Æ
Gambar 10. Pemilihan Mail Merge Filed/Data Tampilan yang muncul hanya berupa kode sesuai dengan kategori/field yang sebelumnya kita kerjakan ketika pembuatan dan penyimpanan data dalam database
Gambar 11. Tampilan setelah dimasukkan field
5
copyright@2008
Untuk melihat data yang terdapat dalam database tersebut, dapat meng-klik
, maka data akan
meuncul sesuai dengan yang telah kita isikan sebelumnya. Pencetakan surat yang telah digabungkan dengan data yang terdapat dalam database, dapat dilakukan dengan meng-klik
, pilih data yang akan dicetak, semua atau data tertentu saja.
Gambar 12. Tampilan Pemilihan Pencetakan
6
