REPUBLIK INDONESIA. - 490 -. 2) Standar Pelayanan Pengadaan Sarana dan
Prasarana di. Lingkungan Sekretariat, Istana, Kantor dan Kediaman Resmi.
MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA - 490 2) Standar Pelayanan Pengadaan Sarana dan Prasarana di Lingkungan Sekretariat, Istana, Kantor dan Kediaman Resmi Wakil Presiden
STANDAR PELAYANAN PENGADAAN SARANA DAN PRASARANA DI LINGKUNGAN SEKRETARIAT, ISTANA, KANTOR DAN KEDIAMAN RESMI WAKIL PRESIDEN BAGIAN KESATU PENDAHULUAN A. Dasar Hukum 1. Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara 2. Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah 3. Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah 4. Peraturan Menteri Sekretaris Negara Nomor 8 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Standar Pelayanan Sekretariat Negara Republik Indonesia 5. Peraturan Menteri Sekretaris Negara Nomor 2 Tahun 2011 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Sekretariat Negara. B. Latar Belakang Dalam rangka mendukung kelancaran pelaksanaan tugas dan fungsi seluruh unit kerja di lingkungan Sekretariat, Istana, Kantor dan Kediaman Resmi Wakil Presiden, perlu didukung oleh penyediaan sarana dan prasarana yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan serta mempertimbangkan ketersediaan anggaran. Agar kegiatan tersebut dapat dilaksanakan dengan efektif dan efisien, maka diperlukan standar pelayanan. C. Maksud dan Tujuan Maksud penetapan Standar Pelayanan Pengadaan Sarana dan Prasarana di Lingkungan Sekretariat, Istana, Kantor dan Kediaman Resmi Wakil Presiden adalah …
MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA - 491 adalah sebagai pedoman bagi pelaksana pelayanan dan sebagai informasi bagi pengguna pelayanan mengenai pelaksanaan pengadaan sarana dan prasarana di lingkungan Sekretariat, Istana, Kantor dan Kediaman Resmi Wakil Presiden. Tujuannya adalah untuk memperkuat sistem dan meningkatkan kinerja Biro Umum dalam melaksanakan pengadaan sarana dan prasarana, sehingga mampu mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi unit kerja di lingkungan Sekretariat, Istana, Kantor dan Kediaman Resmi Wakil Presiden.
D. Ruang Lingkup 1. Unit pelayanan yang melaksanakan pengadaan sarana dan prasarana di lingkungan Sekretariat, Istana, Kantor dan Kediaman Resmi Wakil Presiden adalah Bagian Perlengkapan, Bagian Bangunan, Bagian Pengelolaan Perpustakaan, Bagian Kendaraan dan Ketertiban Keamanan Dalam, Biro Umum. 2. Pelaksana pelayanan adalah Kepala Bagian Perlengkapan, Kepala Bagian Bangunan, Kepala Bagian Pengelolaan Perpustakaan, Kepala Bagian Kendaraan dan Ketertiban Keamanan Dalam, beserta staf. 3. Penanggung jawab pelayanan adalah Kepala Biro Umum. 4. Sasaran yang hendak dicapai adalah meningkatkan kelancaran kerja bagi pejabat/pegawai di lingkungan Sekretariat Wakil Presiden. 5. Pengguna pelayanan adalah Wakil Presiden, Istri/Suami Wakil Presiden, dan seluruh pejabat dan pegawai di lingkungan Sekretariat Wakil Presiden. 6. Keluaran (output) pelayanan adalah tersedianya sarana dan prasarana yang dibutuhkan di lingkungan Sekretariat Wakil Presiden. 7. Kemanfaatan (outcome) pelayanan adalah tersedianya sarana dan prasarana yang memadai sehingga mendukung kelancaran pelaksanaan kegiatan di lingkungan Sekretariat, Istana, Kantor dan Kediaman Resmi Wakil Presiden. 8. Definisi peristilahan a. Sarana adalah segala susuatu bisa berupa syarat atau upaya yang dapat dipakai sebagai alat atau media dalam mencapai maksud dan tujuan. b. Prasarana …
MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA - 492 b. Prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses seperti usaha, pembangunan, proyek, dan sebagainya. 9. Standar kompetensi pelaksana: a. Memahami peraturan perundang-undangan tentang pengadaan barang/jasa pemerintah b. Memahami manajemen perkantoran dan/atau memiliki pengetahuan dan kemampuan secara teknis dan administratif tentang pengadaan sarana/prasarana kantor c. Menguasai manajemen pengelolaan barang milik negara d. Mampu mengoperasikan komputer dengan program Microsoft Office
BAGIAN …
MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA - 493 BAGIAN KEDUA KERANGKA PROSEDUR DAN PROSEDUR PELAYANAN
A. Kerangka Prosedur Penerimaan dan pengagendaan memorandum permohonan sarana/ prasarana dari unit kerja di lingkungan Stwapres (30 menit)
Penerimaan dan pengagendaan permohonan dari internal Biro Umum/inisiatif sendiri (30 menit)
Pemberian arahan oleh Karo Umum kepada Kepala Bagian terkait (30 menit)
Penugasan oleh Kabag terkait kepada Kasubbag terkait (15 menit)
Koordinasi dengan pengguna pelayanan dan/atau peninjauan/pengecekan lapangan (1 hari)
Penyediaan sarana dan prasarana
Sarana dan Prasarana tersedia
Sarana dan Prasarana tidak tersedia
Penyerahan sarana dan prasarana kepada pengguna pelayanan (2 hari)
Proses penyusunan usulan kegiatan pengadaan atau penyediaan sarana dan prasarana (3 hari)
Penyampaian usulan kegiatan kepada PPK melalui Karo Umum untuk proses lebih lanjut (1 hari)
Pelaksanaan pengadaan sarana/prasarana (waktu sesuai dengan ketentuan)
Serah terima pengadaan sarana/prasarana yang telah selesai dikerjakan (1 hari)
B. Prosedur …
MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA - 494 B. Prosedur Pelayanan 1. a. Staf Kepala Biro Umum menerima dan mengagendakan memorandum permintaan sarana dan prasarana dari unit kerja di lingkungan Sekretariat Wakil Presiden (30 menit). - Staf menerima memorandum dari unit kerja di lingkungan Sekretariat Wakil Presiden. - Staf mengagendakan memorandum (memberi nomor dan mencatat pada buku agenda memorandum masuk) - Staf meneruskan memorandum kepada Kepala Biro Umum. b. Staf Kepala Biro Umum menerima dan mengagendakan memorandum permintaan sarana dan prasarana dari internal Biro Umum/inisiatif sendiri (30 menit) 2. Kepala Biro Umum memberikan arahan kepada Kepala Bagian terkait untuk menindaklanjuti permohonan sarana dan prasarana dari pengguna layanan (30 menit) a. Kepala Biro Umum memberikan arahan tertulis/disposisi pada memorandum untuk ditindaklanjuti oleh Kepala Bagian terkait. b. Staf Kepala Biro Umum menggandakan dan mendistribusikan memorandum yang telah didisposisi/dan menyampaikan kepada Kepala Bagian terkait. 3. Kepala Bagian terkait menugaskan Kepala Subbagian terkait untuk menindaklanjuti arahan Kepala Biro Umum (15 menit). 4. Kepala Subbagian terkait melakukan koordinasi dengan pengguna pelayanan untuk konfirmasi kembali mengenai jumlah dan jenis sarana dan prasarana yang dibutuhkan serta menyusun perencanaan kegiatan dan anggaran pengadaan sarana dan prasarana (1 hari). 5. Penyediaan sarana dan prasarana: a. Apabila sarana dana prasarana yang dibutuhkan tersedia, maka akan langsung dilakukan penyerahan sarana dan prasarana kepada pengguna pelayanan (2 hari). b. Apabila sarana dan prasarana yang dibutuhkan tidak tersedia 1) Proses penyusunan usulan kegiatan pengadaan sarana dan prasarana (3 hari) a) Kepala Subbagian terkait beserta staf menyusun usulan kegiatan pengadaan sarana dan prasarana berikut rincian biayanya dalam bentuk memorandum yang disesuaikan dengan RAB dalam POK DIPA. b) Kepala …
MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA - 495 b) Kepala Bagian terkait memeriksa memorandum. c) Kepala Biro Umum memeriksa dan menyetujui memorandum usulan kegiatan pengadaan sarana dan prasarana. 2) Staf menyampaikan memorandum yang telah disetujui kepada PPK untuk proses lebih lanjut dengan tembusan Kepala Biro dan Kepala Bagian terkait (1 hari). 3) Pelaksanaan pengadaan sarana dan prasarana dilaksanakan oleh ULP/Pejabat Pengadaan (waktu sesuai dengan ketentuan). 4) Serah terima sarana dan prasarana kepada pengguna layanan (1 hari).
C. Persyaratan 1. Persyaratan administratif/teknis yang harus dipenuhi oleh pelaksana pelayanan: a. Adanya memorandum permintaan sarana dan prasarana dari unit kerja di lingkungan Sekretariat, Istana, Kantor dan Kediaman Resmi Wakil Presiden b. Adanya alokasi anggaran dalam POK DIPA c. Memiliki kompetensi sesuai dengan bidang masing-masing 2. Persyaratan administratif/teknis bagi pengguna pelayanan: Unit kerja di lingkungan Sekretariat Wakil Presiden mengajukan memorandum permintaan sarana dan prasarana kepada Biro Umum, Sekretariat Wakil Presiden.
D. Sarana dan Prasarana Pelayanan Alat tulis kantor, komputer, printer, telepon, faksimile, lemari arsip, gudang, trolley
E. Biaya Pelayanan Tidak ada
F. Tempat …
MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA - 496 F. Tempat Pelayanan Pelayanan pengadaan sarana dan prasarana di lingkungan Sekretariat, Istana, Kantor dan Kediaman Resmi Wakil Presiden di Bagian Perlengkapan, Bagian Bangunan, Bagian Pengelolaan Perpustakaan, Bagian Kendaraan dan Ketertiban Keamanan Dalam, Biro Umum.
G. Jadwal Pelayanan Pelayanan pengadaan sarana dan prasarana di lingkungan Sekretariat, Istana, Kantor dan Kediaman Resmi Wakil Presiden dilaksanakan pada jam kerja kedinasan, dan apabila diperlukan dapat dilaksanakan di luar hari dan jam kerja.
H. Penanganan/Tindak Lanjut Pengaduan/Keluhan/Masukan 1. Pengaduan/keluhan/masukan dari pengguna pelayanan yang berkaitan dengan pelayanan pengadaan sarana dan prasarana di lingkungan Sekretariat, Istana, Kantor dan Kediaman Resmi Wakil Presiden disampaikan kepada Kepala Biro Umum. 2. Kepala Biro Umum dapat mendelegasikan wewenang kepada Kepala Bagian Perlengkapan, Kepala Bagian Bangunan, Kepala Bagian Pengelolaan Perpustakaan, Kepala Bagian Kendaraan dan Ketertiban Keamanan Dalam untuk menindaklanjuti pengaduan/ keluhan/masukan. 3. Kepala Bagian, Kepala Subbagian masing-masing beserta staf menindaklanjuti pengaduan/keluhan/masukan.
3) Standar …
