Model perencanaan software yang ada saat ini kebanyakan menitikberatkan
pada perkiraan waktu ... Mengimplementasikan model menjadi sebuah aplikasi.
Aplikasi Perencanaan Biaya Pengembangan dan Implementasi Software Berbasis Activity-based Costing
Panca Rahardiyanto
Latar Belakang Pengembangan software secara in-house atau out sourcing
Perusahaan membutuhkan Sistem Informasi
Perencanaan biaya
Decision
Latar Belakang
Over Budget Perencanaan yang kurang tepat
Latar Belakang Model perencanaan software yang ada saat ini kebanyakan menitikberatkan pada perkiraan waktu pengembangan software. Beberapa pendekatan yang umum bahkan menghitung perkiraan waktu total proyek dan mengasumsikan bahwa perkiraan yang tepat terhadap waktu pengerjaan proyek software secara otomatis akan mempengaruhi ketepatan dalam memperkirakan biaya pengembangan software itu sendiri. (Ooi dan Soh, 2003) Setiap aktivitas membutuhkan biaya yang berbeda dengan aktivitas yang lain, beberapa aktivitas memerlukan biaya yang lebih banyak dibandingkan aktivitas yang lain. Sebagai contoh biaya satu orang tenaga manajemen proyek dalam suatu aktivitas tentu berbeda dengan biaya satu tenaga programmer untuk aktivitas yang berbeda. Hal ini dikarenakan aktivitas yang dilakukan masing-masing berbeda, baik kompleksitas maupun pengalaman kerja. (Ooi dan Soh, 2003)
Latar Belakang Dalam penelitian ini akan diujicoba suatu mekanisme untuk merencanakan biaya pengembangan dan implementasi software dengan menggunakan pendekatan ActivityBased Costing. Sehingga diharapkan hasil perencanaan biaya lebih mendekati kondisi yang sebenarnya
Rumusan Masalah
Bagaimana mengimplementasikan model sesuai paper yang dirujuk menjadi aplikasi perencanaan biaya pengembangan dan implementasi software?
Bagaimana melakukan pengujian untuk menentukan kebenaran berdasarkan data yang dimasukkan pada aplikasi?
Batasan Masalah Biaya software yang dihitung adalah total keseluruhan biaya dalam proyek pengembangan software dengan melihat pada aktivitas berdasarkan peran dari masing-masing personil yang terlibat dalam proyek sesuai dengan paper yang menjadi referensi utama dari tesis ini yaitu paper yang berjudul “Developing an Activity-based Costing Approach for System Development and Implementation” oleh Ginny Ooi dan Christina Soh Total biaya software yang dihitung meliputi biaya-biaya untuk manajemen proyek, analisa kebutuhan, desain sistem, pembuatan program, software testing dan proses implementasi
Tujuan Penelitian 1
Mengimplementasikan model menjadi sebuah aplikasi perencanaan biaya pengembangan dan implementasi software
Melakukan pengujian untuk menentukan kebenaran berdasarkan data yang dimasukkan pada aplikasi
2
Manfaat Penelitian Dapat menerapkan perencanaan biaya dengan Activity-based Costing pada pengembangan dan implementasi software dan mengidentifikasi parameterparameter biaya yang terkait
Dapat mengimplementasikan model perencanaan biaya menjadi aplikasi perencanaan biaya serta melakukan pengujian dengan data yang ada
Tinjauan Pustaka Activity-Based Costing(ABC) adalah pendekatan perhitungan biaya yang membebankan biaya sumber daya ke obyek biaya seperti produk, jasa atau pelanggan berdasarkan aktivitas yang dilakukan untuk obyek biaya tersebut
Tinjauan Pustaka Pada pengembangan software, ABC difokuskan pada setiap aktivitas dalam proses pengembangan software, dengan demikian dapat memberikan data yang detail terhadap pihak manajemen untuk bisa melakukan pengawasan dan evaluasi kinerja berdasarkan aktivitas. ABC memiliki beberapa kelebihan dibandingkan cara perencanaan biaya yang lain seperti COCOMO(Constructive Cost Models) ataupun FPA(Function Point Analysis) dimana ABC bisa membedakan tipe-tipe dari sumber daya dan bisa mengasosiasikan biaya yang dibutuhkan oleh sumber daya dengan setiap aktivitas yang ada
Selain itu ABC lebih mudah dimengerti oleh pihak manajemen tingkat atas maupun manajer departemen karena ABC adalah pendekatan yang umum dan banyak digunakan dalam akuntansi biaya
Tinjauan Pustaka Model ABC pada pengembangan software
Tinjauan Pustaka Time allocation dari resource pool ke tiap aktivitas
Metodologi Penelitian Analysis
Identifikasi masalah
Merumuskan masalah
Penulisan model pengukuran data penelitian berdasar paper
Design
Menetapkan tujuan penelitian dan harapan
Implementasi model menjadi sebuah aplikasi
Code
Studi literatur (ABC secara umum dan untuk s/w dev)
Melakukan ujicoba aplikasi
Test
Menyimpulkan seluruh rangkaian proses penelitian
Pembahasan Pada studi pendahuluan ini dilakukan beberapa penelusuran terhadap konsep-konsep yang berkaitan dengan permasalahan yang ada yaitu tentang konsep Activity-based Costing secara umum, penerapan Activitybased Costing pada pengembangan software serta mempelajari platform yang cocok untuk aplikasi supaya nantinya aplikasi ini bisa berguna sebagai bagian dari perencanaan sebuah proyek oleh seorang Manajer Proyek. Struktur model ABC bisa dijelaskan sebagai berikut : (1) Resource pool, terdiri dari 5 yaitu : Project manager, System analyst, Programmer, Business analyst, Development support. (2) Aktivitas, terdiri dari 10 yaitu : Project management, Requirement Analysis, Detailed design, Programming back-end, System testing, User acceptance testing, User procedures dan training, Migration, conversion dan rollout, dan Post implementation review. (3) Cost driver, terdiri dari 6 macam yaitu : Project duration, Project type, Number of Functions, Number of Back-end program, Number of screens dan Number of files.
Pembahasan Setelah dilakukan analisis pada model yang ada maka dalam penelitian ini akan dihitung secara lebih singkat sesuai dengan kebutuhan untuk menghasilkan sebuah aplikasi perencanaan biaya yaitu secara garis besar terdiri dari tiga tahap Tiga tahap yang dilakukan dalam penelitian ini adalah : 1. Perhitungan cost per man-days dari tiap aktivitas 2. Perhitungan estimasi total man-days per aktivitas 3. Perhitungan total cost per aktivitas dan keseluruhan proyek
Pembahasan Perhitungan cost per man-days dari tiap aktivitas Dengan mengacu pada alokasi waktu dari resource pool per aktivitas maka bisa dihitung secara mendetil semua cost per man-days per aktivitas. Tentunya untuk melakukan perhitungan ini dibutuhkan inputan dari manajer proyek tentang besarnya annual cost per resource dan annual man-days per resource. Secara umum kedua inputan ini bisa didapatkan dari total salary dari tiap resource yang terlibat dalam pengembangan dan implementasi software dan total jam kerja dalam satu tahun untuk tiap resource yang terlibat.
Perhitungan estimasi total man-days per aktivitas Diketahui dahulu semua cost driver per aktivitas,kemudian mengestimasi total man-days per aktivitas dimana dibutuhkan inputan tentang jumlah tiap-tiap cost driver dalam proyek yang akan direncanakan biayanya. Perkiraan jumlah tiap-tiap cost driver ini bisa diberikan oleh seorang manajer proyek yang sudah berpengalaman terlibat dalam proyek pengembangan software. Hasil inputan tersebut kemudian dimasukkan pada persamaan regresi yang ada, dan akan dihasilkan estimasi total man-days per aktivitas
Perhitungan total cost per aktivitas dan keseluruhan proyek Setelah diketahui cost per man-days per aktivitas dan total man-days per aktivitas maka tentunya dengan mudah bisa diketahui total cost per aktivitas dan total cost keseluruhan proyek.
Pembahasan Mulai
Input annual cost per resource Input annual Total Man-days per resource Input estimasi jumlah tiap cost driver
Hitung cost per man-days untuk tiap aktivitas
Hitung dengan model ABC untuk estimasi man-days per aktivitas Tampilkan hasil perhitungan dilengkapi grafik
Hitung perencanaan biaya per activitas dan total cost untuk proyek
Selesai
Simpan hasil perhitungan dalam format excel
Pembahasan Desain Arsitektur Aplikasi Managed Code Microsoft Project Add-ins Project object model
Custom menu
Add-in Loader
Office dan Project Primary Interop Assemblies
Managed Utility Class
Custom form Application Code (ABC program) Custom report
Pembahasan Diagram blok aplikasi
Hitung cost per man-days per aktivitas Output berupa
Input annual cost per resource Hitung estimasi man-days per aktivitas Input annual Total Man-days per resource
Input estimasi jumlah tiap cost driver
Hitung total cost per aktivitas dan seluruh proyek
hasil perencanaan biaya dan grafik total cost per aktivitas
Pembahasan Contoh perhitungan COST per Man-day of activity % of Time Resource Pool
Spent (a)
Annual Man-days
Annual costs
Man-days Used
Cost Allocated
(b)
(c)
(d)=(a)*(b)
(e)=(a)*(c)
Cost per manday (f)=(e)/(d)
Project Manajer
37,43%
8000
$ 5.200.000
2.994
$ 1.946.360
$ 650,00
System Analyst
6,57%
30000
$ 10.500.000
1.971
$
689.850
$ 350,00
Programmer
0,85%
52000
$ 12.500.000
442
$
106.250
$ 240,38
Business Analyst
1,20%
4000
$ 1.000.000
48
$
12.000
$ 250,00
Development Support
7,36%
94000
$ 8.500.000
5.455
$
625.600
$ 114,68
5.455
$ 3.380.060
$ 619,58
Total Cost for PM
Perhitungan ini dilakukan terhadap semua aktivitas yang ada
Pembahasan Rekap COST per Man-day of activity No
Activity
Cost per man-day
1 Project Management
$
620
2 Requirement Analysis
$
480
3 Detailed Design
$
529
4 Programming Front-end
$
315
5 Programming Back-end
$
351
6 System Testing
$
443
7 User Acceptance Testing
$
387
8 User Procedures & Training
$
384
9 Migration, Conversion & Rollout
$
494
$
451
$
4.456
10 Post Implementation Review Total of Project cost per day
Pembahasan Estimasi total man-days per aktivitas Proses estimasi total man-days per aktivitas diawali dengan mengidentifikasi semua cost driver untuk tiap aktivitas. Cost driver mana yang paling berpengaruh secara signifikan bisa dilihat dari hasil regresi. Setelah diketahui semua cost driver per aktivitas maka untuk mengestimasi total man-days per aktivitas dibutuhkan inputan tentang jumlah tiap-tiap cost driver dalam proyek yang akan direncanakan biayanya. Persamaan yang didapat adalah seperti terlihat pada persamaan P-1 untuk regresi linear dan P-2 untuk regresi non linear. ........................P-1 ........................P-2
Pembahasan Estimasi total man-days per aktivitas No
Activity
Estimated # of Man Days
1 Project Management
15,2
2 Requirement Analysis
13,4
3 Detailed Design
10,2
4 Programming Front-end
56,6
5 Programming Back-end
42,1
6 System Testing
3,9
7 User Acceptance Testing
18,8
8 User Procedures & Training
10,0
9 Migration, Conversion & Rollout
20,0
10 Post Implementation Review Total of Project
5,0 195,2
Pembahasan Alokasi final - Total cost per activity
Kesimpulan Kesimpulan yang didapat dari penelitian ini adalah : 1. Aplikasi yang dibuat berhasil mengimplementasikan model yang ada pada paper utama yang dirujuk, dimana pada aplikasi ini dengan memasukkan beberapa data tentang total annual cost per resource, annual man-days per resource dan estimasi jumlah cost driver maka aplikasi bisa melakukan estimasi biaya dan waktu yang dibutuhkan per aktivitas dalam proyek. 2. Sesuai dari hasil ujicoba sistem didapatkan bahwa dengan memasukkan data sesuai dengan paper pada aplikasi yang ada maka hasil estimasi yang didapat telah sesuai dengan yang diharapkan.
Terima kasih
Seminar Panca Rahardiyanto Rully Soelaiman
Total Biaya Software Didapat dari tiap aktivitas yang terdiri dari : 1. Manajemen Proyek 2. Analisis kebutuhan 3. Detail Desain Sistem 4. Pembuatan program –Front end 5. Pembuatan program –Back end 6. System Testing 7. User Acceptance Testing 8. User procedure and training 9. Migration, Convertion and Rollout 10. Post Implementation Review
