barang dan menerima bukti pembayaran berupa kwitansi lift-on, menerima ...
Supervisor akan membawa container kosong berserta seal container, surat jalan
...
73
BAB 4 RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN 4.1
Narasi Dari Sistem Yang Diusulkan Berikut ini adalah narasi rancangan sistem yang terkomputerisasi yang kami usulkan untuk PT. DeSentra Distribusi Kargo 1.
Perusahaan eksport ( Shipper ) menghubungi PT. Sentra Distribusi Kargo.
2.
Bagian pelayanan melayani shipper dengan terlebih dahulu melakukan login.
3.
Bagian pelayanan melayani pemesanan dan menanyakan nama perusahaan kepada Shipper kemudian bagian pelayanan akan mengecek ke Ms_shipper apakah perusahaan tersebut sudah mempunyai account di perusahaan PT. Sentra Distribusi Kargo apabila Shipper tersebut belum mempunyai account maka bagian pelayanan akan membuatkan account baru kepada shipper di dalam Ms_shipper.
4.
Shipper akan menanyakan jadwal pelayaran dan harga container kepada bagian pelayanan.
5.
Bagian pelayanan akan mengecek ke Ms_jadwal dan Ms_harga kemudian memberitahukan kepada shipper.
6.
Shipper akan melakukan pemilihan container LCL ( Less Container Load ) atau container FCL ( Full Container Load ).
7.
Bagian pelayanan akan membuat surat penawaran yang berisi rincian fee yang akan dikenakan pada shipper sebanyak 2 rangkap dimana rangkap 1
74 akan di arsipkan dan rangkap ke 2 akan diberikan pada shipper melalui fax. 8.
Setelah Shipper menyetujui penawaran yang diajukan oleh perusahaan PT. Sentra Distribusi Kargo maka kesepakatan bisa dilakukan melalui telepon maupun e-mail
9.
Bagian pelayanan akan melakukan booking kapal ke Shipping Line dan container ke depo sesuai dengan pesanan Shipper.
10.
Perusahaan shipping line yang telah menerima pembookingan, kemudian akan mengirimkan jadwal pelayaran dan container kepada bagian pelayanan untuk persetujuan
11.
Bagian pelayanan membuat jadwal pelayaran dan container sebanyak 2 rangkap, dimana rangkap 1 akan diarsipkan dan rangkap 2 untuk di kirim ke shipper
12.
Kemudian bagian pelayanan akan memberitahukan kepada Shipper melalui fax mengenai informasi container dan pelayaran yang dipesan, yaitu jadwal berangkat dan jadwal tiba pelayaran serta identitas pelayaran.
13.
Kemudian Shipper akan memberikan Delivery Order ( DO ) dan Packing List ke PT. Sentra Distribusi Kargo
14.
Bagian Pelayanan akan memberitahukan ke bagian supervisor suapaya mengambil barang di tempat shipper ke gudang PT. Desentra Distribusi Kargo
15.
Bagian Gudang akan menerima barang yang di bawah oleh bagian supervisor.
75 16.
Kemudian bagian operasional akan mengecek barang apakah telah sesuai dengan packing list apabila belum sesuai maka bagian operasional akan memberitahukan kepada shipper bahwa barang tersebut tidak sesuai maka shipper diharuskan untuk memperbaharui packing list tersebut, bila tidak maka proses pengiriman tersebut akan di anggap batal.
17.
Bagian operasional
akan memberikan DO ( delivery order ) kepada
Supervisor untuk mengambil container ke depo yang dituju sesuai DO. Setelah container dimuat diatas truk, supervisor akan membayar bon muat barang dan menerima bukti pembayaran berupa kwitansi lift-on, menerima seal container dan surat jalan. 18.
Supervisor akan membawa container kosong berserta seal container, surat jalan, kwitansi lift-on ke gudang PT. Sentra Distribusi Kargo.
19.
Setiba di gudang Supervisor, akan menyerahkan surat jalan, seal container, dan container yang diturunkan dari trailer kepada bagian gudang. Kemudian supervisor akan menyerahkan kwitansi lift-on kepada bagian keuangan.
20.
Bagian Gudang akan mengangkut semua barang yang ada di gudang ke dalam container, dan Bagian Operasional akan melakukan pengecekan barang untuk yang terakhir kalinya sebelum container ditutup dan diberikan seal container.
21.
Setelah memasang seal container Bagian Operasional akan membuat Pemberitahuan Ekspor Barang ( PEB ) ke dalam Tr_PEB, dan bagian operasional akan mencetak trasaksasi PEB sebanyak 2 rangkap, rangkap 1
76 diarsipkan dan rangkap 2 akan dikirim ke pihak pelayaran untuk melakukan survei dengan melampirkan Pemberitahuan Ekspor Barang ( PEB ) yang nantinya akan mendapatkan surat survei , Pemberitahuan Ekspor ( PE ) dan Pemberitahuan Konsolidasi Barang Ekspor ( PKBE ) dari pelabuhan bahwa container tersebut adalah benar – benar milik dari pelabuhan yang di maksud. 22.
Surat survei dari pelabuhan dan delivery order ( DO ) akan dilampirkan berserta pemberitahuan ekspor barang ( PEB ) untuk mendapatkan kartu kuning dari Jakarta Internasional Container Terminal ( JICT ).
23.
Selain membawa container yang sudah terisi penuh, bagian supervisor juga membawa kelengkapan dokumen seperti kartu kuning, surat survey dari pelayaran, surat jalan, pembertahuan konsilidasi barang ekspor dan pemberitahuan ekspor menuju pelabuhan.
Sesampainya di pelabuhan,
bagian supervisor akan memberikan ( copy ) dari kartu kuning, surat survei ( asli ) dari pelabuhan, dan surat jalan ( asli ) kepada petugas pelabuhan. Selain itu, bagian supervisor juga akan memberikan kartu kuning ( asli ), pemberitahuan konsilidasi barang eksport ( asli ), dan pemberitahuan eksport ( asli ) kepada pihak Bea Cukai. 24.
Kemudian, bagian supervisor akan menuju lokasi penimbunan container untuk memasukan container kedalam kapal.
25.
Bagian Keuangan akan membuat invoice ke Tr_invoice kemudian di cetak sebanyak dimana rangkap pertama akan diberikan kepada shipper dan
77 rangkap kedua akan diberikan ke Bagian Akuntansi untuk dicatat kedalam bukti pernerimaan kas. 26.
Pada akhir bulan, Bagian Keuangan akan membuat laporan Bukti Penerimaan Kas yang nantinya akan diserahkan oleh Manajer. Dan Manajer akan memeriksa laporan yang ada sebelum mengotorisasinya.
4.2
Rich Picture Sistem Yang Diusulkan
Menetukan FCL / LCL
$ Menyerahkan Form FCL/ LCL
FCL / LCL
Depo Container
Menghubungi Bagian Pelayanan
Mengambil Container
Shipper
Membooking Kapal Memberikan Jadwal Pelayaran dan MS_Harga Mengirim Fax
Bagian Pelayanan Mengambil barang
$ Menerima Jadwal Pelayaran Menerima order untuk mengambil barang
Delivery Order, Invoice Packing List
Jadwal Pelayaran Memberikan Delivry Order
Shipping Line
Mengecek Ivoice Packing List
$ Melakukan Pengecekkan Barang Terakhir
Supervisor Bagian Gudang
Bagian Operasional
Mengirim barang shipper ke bagian gudang
PEB Menyerahkan Seal Container, Kwitansi Lift On
PKBE, Surat Survei Membuat PKBE, Surat Survei
Mengirim Container berserta PEB, surat survei
Gambar 4.1 Rich Picture Sistem Yang Diusulkan ( Sumber : Penulis )
78 4.3
Class Diagram Sistem Yang Diusulkan
Gambar 4.2 Class Diagram Sistem Yang Diusulkan ( Sumber : Penulis )
79 4.4
Event Table Yang Diusulkan Event
Melayani Pemesanan
Internal Agent Assuming Responsibility Bagian Pelayanan
Start When
Activities
Shipper menghubungi PT.SDK
Melayani pemesanan, Mengecek jadwal, Membuat surat penawaran, Melakukan booking kapal dan container. Membuat jadwal pelayaran dan container , Memberitahukan informasi mengenai jadwal pelayaran dan container ke shipper, Menerima DO dan Packing list dari Shipper. Mengambil barang di tempat shipper ke gudang PT. Sentra Distribusi Kargo
Memesan kapal dan container
Bagian Pelayanan
Shipper menyetujui penawaran yang diberikan
Mengambil barang
Bagian Supervisor
Menerima Barang
Bagian Gudang
Mengecek Barang
Bagian Operasional
Bagian pelayanan menerima DO dan packing list dari shipper Bagian supervisor membawa barang ke gudang Menerima Delivery order dan packing list
Mengambil Container
Bagian Supervisor
Menerima DO dari Bagian Operasional
Melakukan pengecekan container
Bagian operasional
Container penuh
terisi
Menerima barang yang dibawah oleh operasional ke gudang. Mengecek barang apakah telah sesuai dengan packing list , Memberikan DO ke supervisor. Mengambil container ke depo, membayar bon muat barang, Menerima Kwitansi Lift-on, seal container dan surat jalan, memberikan seal container, container kosong dan SJ ke gudang, memberikan kwitansi lift-on ke bagian keuangan. Melakukan pengecekan container, Meletakan seal container ke container, Membuat Pemberitahuan Ekspor Baarang ( PEB ), Meminta pelayaran melakukan survey, Menerima Kartu kuning, PE dan PKBE.
80 Event
Membawa container pelabuhan
Internal Agent Assuming Responsibility Bagian Supervisor
ke
Start When
Activities
Bagian operasional menerima kartu kuning.
Menerima kartu kuning, surat survey dari pelayaran, surat jalan dan PKBE, pemberitahuan ekpsort barang dari bagian operasional, Membawa container ke dalam pelabuhan, meletakan container ke dalam kapal. Mencetak invoice sebanyak 3 rangkap, rangkap pertama diberikan ke shipper, rangkap ke2 kebagian akuntansi, rangkap ke3 untuk di arsipkan
Membuat invoice
Bagian Keuangan
Setelah barang di kirim ke pelabuhan
Membuat bukti penerimaan kas
Bagian akuntansi
Menerima invoice
Memeriksa laporan bukti penerimaan kas
Manager
Menerima laporan bulanan dari bagian akuntansi
Tabel 4.1 Event Table Yang Diusulkan ( Sumber : Penulis )
Menerima invoice rangkap 2 dari bagian keuangan, Menjurnal dalam bukti penerimaan kas. Memeriksa laporan bukti penerimaan kas, memngotorisasi laporan bukti penerimaan kas.
81
4.5
Overview Diagram Yang Diusulkan
Gambar 4.3 Overview Diagram Sistem Yang Diusulkan ( Sumber : Penulis )
82
4.6
Workflow Table Sistem Yang Diusulkan
Actor
Activity I. Melayani Pemesanan
Bagian Pelayanan Komputer Shipper Bagian Pelayanan Shipper Bagian Pelayanan
1 2 3 4
Mengaktifkan aplikasi sistem Login ke sistem Tampilkan menu Menghubungi PT. Sentra Distribusi Kargo
5 6
Menanyakan identitas Shipper Memberitahukan identitas Shipper
7
Mengecek data Shipper dengan membuka Ms_Shipper Apabila Shipper titdak terdapat dalam Ms_Shipper maka bagian pelayanan akan menanyakan identitas dan memasukan datanya ke Ms_Shipper Memasukan data Shipper ke dalam Ms_Shipper Menyimpan ke dalam Ms_Shipper Apabila data shipper maka bagian pelayanan akan melanjutkan pelayanannya Melayani pesanan dan menanyakan jadwal dan tujuan eksport Memberitahukan jadwal dan tujuan eksport II. Memesan kapal dan container Memberikan daftar jadwal dan harga dengan melihat Ms_Jadwal dan Ms_Harga Melakukan pemilihan container dan kapal
Komputer
8.a 8.a1 9.a2
Shipper
9.b 10 11
Bagian Pelayanan Shipper Bagian Pelayanan
Komputer Bagian Pelayanan Shipper Bagian Pelayanan
12 13 14 15 16
Mengecek jadwal kapal ke shipping line dan ketersedian container Membuat surat penawaran dengan memasukannya kedalam Tr_Surat Penawaran Menyimpan data surat penawaran ke dalam Tr_Surat Penawaran
17 18 19
Mengirimkan surat penawaran melalui fax ke shipper Menyetujui atas surat penawaran yang diterima Melakukan booking kapal ke shipping line dan container ke depo
20 Shipper
21
Bagian Pelayanan
22
Memberikan informasi bahwa kapal dan container sudah dipesan sesuai dengan pesanan shipper Mengirimkan Packing List, Delivery Order dan barang yang akan dieksport ke gudang PT. Sentra Distribusi Kargo Menerima Packing List dan Delivery Order dari Shipper
23
Mengajukan Delivery Order ke depo
24
Memberikan kwitansi lift on dan bon muat
25 26
Membayar kwitansi lift - on Menerima kwitansi lift on dan bon muat
Depo Container Bagian Keuangan Bagian
83 Pelayanan Bagian Supervisor Shipper Bagian supervisor Bagian Gudang Bagian Operasional
Bagian Pelayanan
Supervisior Depo Container Supervisior
Supervisior Bagian Gudang
27 28 29
III. Mengambil barang Mengambil barang di tempat shipper Meberikan barang ke supervisor Membawa barang ke gudang PT. Sentra Distribusi Kargo IV. Menerima Barang
30
Menerima barang dari bagian supervisor
31 32
Mengecek barang sesuai dengan Packing List Memberikan Delivery Order kepada Supervisor V. Mengambil Container
33 34 35 36 37 38 39 40
Memberikan bon muat ke Supervisor Menerima bon muat dari bagian pelayanan Membawa trailer ke depo container Memberikan bon bongkar muat ke petugas depo Menerima bon bongkar muat dari Supervisor Memberikan seal container, surat jalan dan container kosong Menerima seal container, surat jalan dan container kosong Membawa seal container, surat jalan dan container kosong ke PT. Sentra Distribusi Kargo VI. Mengisi Container
41 42 43
Bagian Operasional
44 45 46 47
Komputer Pelabuhan Bagian Operasional
48 49 50 51 52
Pelabuhan
53 54
Memberikan container, seal container dan surat jalan ke bagian gudang Menerima container, seal container dan surat jalan dari supervisor Melakukan pemindahan barang dari gudang menuju container VII. Mengecek container Melakukan pengecekan container Menempelkan seal container pada container Menerima Pemberitahuan Konsilidasi Eksport Barang ( PKBE ) Membuat Pemberitahuan Eksport Barang ( PEB ) dengan memasukannya kedalam Tr_PEB Menyimpan ke dalam Tr_PEB Membuat surat survey atas survey yang dilakukan Memberikan surat survey Menerima surat survey dari pelabuhan Melampirkan delivery order, pemberitahuan barang eksport beserta surat survey Membuat kartu kuning atas survey yang dilakukan Memberikan kartu kuning ke bagian operasional
Bagian Operasional
55
Menerima kartu kuning dari pelabuhan VIII. Membawa Container ke Pelabuhan
Bagian Operasional
56
Memberikan kartu kuning, surat survey dari pelabuhan, surat jalan, PKBE, pembaritahuna eksport ( PE ) ke supir trailer
84 Supervisior
57 58 59
Petugas Pelabuhan
Supervisior
60
61 62 63
Bagian Keuangan Shipper Bagian Keuangan
64 65 66
Menerima kartu kuning, surat survey dari pelabuhan, surat jalan, PKBE, pembaritahuan eksport ( PE ) dari bagian operasional Membawa container ke pelabuhan Memberikan kartu kuning copy, surat survei asli, dan surat jalan asli kepada petugas pelabuhan Menerima kartu kuning copy, surat survei asli, dan surat jalan asli dari supir trailer Memberikan izin masuk pelabuhan Melapor ke Bea Cukai dengan memberikan kartu kuning asli, PKBE asli, PE asli Memasukan container kedalam kapal IX. Membuat Invoice Melakukan penagihan Melakukan pembayaran Menerima pembayaran
67 Komputer Bagian Keuangan Shipper Bagian Keuangan
Bagian Akuntansi
Manager
68
Membuat invoice 2 rangkap dengan menyimpannya ke dalam Tr_Invoice Menyimpan ke dalam Tr_Invoice
69 70
Memberikan invoice rangkap 1 ke shipper Menerima invoice
71 72 73
Memberikan invoice rangkap 2 ke bagian akuntansi untuk diarsip X. Membuat Laporan Bukti Penerimaan Kas Menerima invoice rangkap 2 dari bagian keuangan Membuat laporan bukti penerimaan kas
74
Memberikan laporan bukti penerimaan kas kepada manager
75 76 77
XI. Memeriksa Laporan Bukti Penerimaan Kas Menerima laporan bukti penerimaan kas dari bagian akuntansi Memeriksa Laporan bukti penerimaan kas Mengotorisasi laporan bukti penerimaan kas
Tabel 4.2 Workflow Table Sistem Yang Diusulkan ( Sumber : Penulis )
85 4.7
Detailed Activity Diagram Yang Diusulkan 4.7.1
Detailed Activity Diagram Melayani Pemesanan
Gambar 4.4 Detailed Activity Diagram Melayani Pemesanan ( Sumber : Penulis )
86 4.7.2
Detailed Activity Diagram Memesan Kapal dan Container
Gambar 4.5 Detailed Activity Diagram Memesan Kapal dan Container ( Sumber : Penulis )
87 4.7.3
Detailed Activity Diagram Mengambil Barang
Gambar 4.6 Detailed Activity Diagram Mengambil Barang ( Sumber : Penulis )
88 4.7.4
Detailed Activity Diagram Menerima Barang
Gambar 4.7 Detailed Activity Diagram Menerima Barang ( Sumber : Penulis )
89 4.7.5
Detailed Activity Diagram Mengambil Container
Gambar 4.8 Detailed Activity Diagram Mengambil Container ( Sumber : Penulis )
90 4.7.6
Detailed Activity Diagram Mengisi Container
Gambar 4.9 Detailed Activity Diagram Mengisi Container ( Sumber : Penulis )
91 4.7.7
Detailed Activity Diagram Mengecek Container
Gambar 4.10 Detailed Activity Diagram Mengecek Container ( Sumber : Penulis )
92 4.7.8
Detailed Activity Diagram Membawa Container ke Pelabuhan
Gambar 4.11 Detailed Activity Diagram Membawa Container ke Pelabuhan ( Sumber : Penulis )
93 4.7.9
Detailed Activity Diagram Membuat Invoice
Gambar 4.12 Detail Activity Diagram Membuat Invoice ( Sumber : Penulis )
94 4.7.10 Detailed Activity Diagram Membuat Laporan Bukti Penerimaan Kas
Gambar 4.13 Detailed Activity Diagram Membuat Laporan Penerimaan Kas ( Sumber : Penulis )
95 4.7.11 Detailed Activity Diagram Memeriksa Laporan Bukti Penerimaan Kas
Gambar 4.14 Detailed Activity Diagram Memeriksa Laporan Bukti Penerimaan Kas ( Sumber : Penulis )
96 4.8
Use Case Diagram Sistem Yang Diusulkan
Gambar 4.15 Use Case Diagram Sistem Yang Diusulkan ( Sumber : Penulis )
97 4.9
Rancangan Database Sistem Yang Diusulka Pada perancangan database ini kami mencoba mengolah data – data yang ada yang pada akhirnya kami mencoba membuat rancangan database yang sesuai dengan kebutuhan. Adapun dalam perancangan ini kami menggunakan suatu penandaan kusus sebagai penterjemahaan dari suatu identitas dengan pengkodean yang memiliki maksud dan arti. Dimana pengkodean itu terdiri dari : a) Karyawan Contoh : 0109001 – Albert Arti dari kode karyawan yang bernama Albert ini meliputi 01 yang merupakan urutan dari daftar menu yang ada pada aplikasi dimana karyawan merupakan urutan pertama pada aplikasi, kemudian 09 merupakan awal dari tahun masuk dari karyawan tersebut, dan 001 merupakan no urut karyawan. b) Shipper Contoh : 02080001 - Santi Arti dari kode shipper yang bernama Santi ini meliputi 02 yang merupakan urutan dari daftar menu yang ada pada aplikasi dimana shipper merupakan urutan kedua pada aplikasi, kemudian 08 merupakan tahun dari dari pendaftaran, dan 0001 merupakan no urut shipper c) Container Contoh : 030409001 - B1234AB Container A Arti dari kode container yang dengan nomer B1234AB Container1 ini meliputi 03 yang merupakan urutan dari daftar menu yang ada pada aplikasi
98 dimana container merupakan urutan ketiga pada aplikasi, kemudian 04 merupakan bulan dari pendaftaran dan 08 merupakan tahun dari dari pendaftaran, dan 0001 merupakan no urut container d) Jasa Contoh : 040001 – Jasa A Arti dari kode jasa yang bernama Jasa A ini meliputi 04 yang merupakan urutan dari daftar menu yang ada pada aplikasi dimana Jasa merupakan urutan keempat pada aplikasi, dan 0001 merupakan no urut jasa pada sistem kami. e) Shipping Line Contoh : 050002 – Shipping Line A Arti dari kode jasa yang bernama Shipping Line A ini meliputi 05 yang merupakan urutan dari daftar menu yang ada pada aplikasi dimana Jasa merupakan urutan kelima pada aplikasi, dan 0002 merupakan no urut shipping line pada sistem kami. f) Jadwal Pelayaran Contoh : 060001 – jadwal Pelayaran A Arti dari kode tour yang bernama jadwal pelayaran A ini meliputi 06 yang merupakan urutan dari daftar menu yang ada pada aplikasi dimana jadwal pelayaran merupakan urutan keenam pada aplikasi, dan 0001 merupakan no urut tour pada sistem kami.
99 g) Surat Penawaran Contoh : 0704090001 – Surat Penawaran 1 Arti dari kode Surat Penawaran yang dengan surat penawaran 1 ini meliputi 07 yang merupakan urutan dari daftar menu yang ada pada aplikasi dimana surat penawaran merupakan urutan ketujuh pada aplikasi, kemudian 04 merupakan bulan dari pembuatan surat penawaran dan 08 merupakan tahun dari pembuatan surat penawaran , dan 0001 merupakan no urut surat penawaran. h) Penberitahuan Ekspor Barang Contoh : 0804090001 – PEB 1 Arti dari kode Pemberitahuan Ekspor Barang yang dengan PEB 1 ini meliputi 08 yang merupakan urutan dari daftar menu yang ada pada aplikasi dimana pemberitahuan ekspor barang merupakan urutan kedelapan pada aplikasi, kemudian 04 merupakan bulan dari pembuatan pemberitahuan ekspor barang, 08 merupakan tahun dari pembuatan pemberitahuan dan 0001 merupakan no urut Pemberitahuan Ekspor Barang. i) Surat Jalan Contoh : 0904090001 – SJ 1 Arti dari kode surat jalan yang dengan surat jalan 1 ini meliputi 09 yang merupakan urutan dari daftar menu yang ada pada aplikasi dimana surat jalan merupakan urutan kesembilan pada aplikasi, kemudian 04 merupakan bulan dari pembuatan surat jalan, 08 merupakan tahun dari surat jalan dan 0001 merupakan no urut surat jalan
100 j) Invoice Contoh : 1004090001 – invoice 1 Arti dari kode invoice yang dengan invoice 1 ini meliputi 10 yang merupakan urutan dari daftar menu yang ada pada aplikasi dimana invoice merupakan urutan kesepuluh pada aplikasi, kemudian 04 merupakan bulan dari pembuatan invoice, 08 merupakan tahun dari pembuatan invoice dan 0001 merupakan no urut invoice k) Bukti Terima Pembayaran Contoh : 1104090001 – BTP 1 Arti dari kode Bukti Terima Pembayaran yang dengan BTP 1 ini meliputi 11 yang merupakan urutan dari daftar menu yang ada pada aplikasi dimana bukti terima pembayaran merupakan urutan kesebelas pada aplikasi, kemudian 04 merupakan bulan dari pembuatan bukti terima pembayaran, 08 merupakan tahun dari pembuatan bukti terima pembayaran dan 0001 merupakan bukti teirma pembayaran
1.
Nama Table
: Ms_Karyawan
Keterangan
: Master_Karyawan
Primary key
: ID_Karyawan
101 No
Nama Field
Type
1 2 3 4 5 6 7 8 9
ID_Karyawan Nama_Karyawan Alamat_Karyawan Hp_Karyawan Telp_Karyawan E-mail Jabatan Password Status
Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar
Panjang digit 7 30 80 12 12 25 20 8 9
Keterangan ID_Karyawan Nama_Karyawan Alamat_Karyawan Handphone_Karyawan Telepon_Karyawan Electronic_Mail Jabatan_Karyawan Kode_Pengaman Status
Tabel 4.3 Ms_Karyawan ( Sumber : Penulis )
2. Nama Table
: Ms_Shipper
Keterangan
: Master_Shipper
Primary Key
: ID_Shipper
No
Nama Field
Type
1 2 3 4 5 6 7
ID_Shipper Nama_Perusahaan Alamat_Shipper No_Tlp Contact_Person No_Fax E_mail
Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar
Panjang digit 8 25 80 12 20 12 25
Tabel 4.4 Ms_Shipper ( Sumber : Penulis )
3.
Nama Table
: Ms_Container
Keterangan
: Master_Container
Primary key
: ID_Container
Keterangan ID_Shipper Nama_Perusahaan Alamat_Shipper Nomor_Telepon Contact_Person Nomor_Fax Electronic_Mail
102 No 1 2 3 4 5
Nama Field ID_Container Jml_Muatan Type_container No_Polisi_Container No_Mesin
Type Varchar Number Varchar Varchar Varchar
Panjang digit 9 7 4 9 6
Keterangan ID_Container Jumlah_Muatan Type_Container Nomor_Polisi_Container Nomor_Mesin
Tabel 4.5 Ms_Container ( Sumber : Penulis )
4.
No 1 2 3 4
Nama Table
: Ms_Jasa
Keterangan
: Master_Jasa
Primary key
: ID_Jasa
Nama Field ID_Jasa Harga Kubikasi Tipe muatan
Type Varchar Currency Varchar Varchar
Panjang digit 6 11 7 3
Keterangan ID_jasa Harga Kubikasi FCL / LCL
Tabel 4.6 Ms_Jasa ( Sumber : Penulis )
5.
Nama Table
: Ms_SL
Keterangan
: Master_Shipping_Line
Primary key
: ID_SL
No
Nama Field
Type
1 2 3 4 5 6 7
ID_SL Nama_Perusahaan Contact_Person Alamat No_Tlp No_Fax E_mail
Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar
Panjang digit 6 25 20 80 12 12 25
Tabel 4.7 Ms_Shipping_Line ( Sumber : Penulis )
Keterangan ID_Shipping_Line Nama_Perusahaan Contact_Person Alamat_Shipping_Line Nomor_Telepon Nomor_Fax Electronic_Mail
103 6.
No 1 2 3 4 5
Nama Table
:MS_JP
Keterangan
: Master_Jadwal_Pelayaran
Primary key
: ID_JP
Foreigh key
: ID_SL
Nama Field ID_JP ID_SL Hari Jam Pelabuhan_Muat
Type Varchar Varchar Date Time Text
Panjang digit 6 7
13
Keterangan ID_Jadwal_Pelayaran ID_Shipping_Line Hari keberangkatan Jam keberangkat Pelabuhan_Muat
Tabel 4.8 Ms_Jadwal_Pelayaran ( Sumber : Penulis )
7.
Nama Table
: Tr_SP
Keterangan
: Transaksi_Surat_Penawaran
Primary key
: ID_SP
Foreigh key
: ID_JP , ID_Harga, ID_Karyawan
No
Nama Field
Type
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
ID_SP ID_JP Hari Jam ID_Jasa Harga Kubikasi Tipe muatan ID_Karyawan Nama_Karyawan
Varchar Varchar Date Time Varchar Numeric Varchar Varchar Varchar Varchar
Panjang digit 10 7
6 11 7 3 6 30
Tabel 4.9 Tr_SP ( Sumber : Penulis )
Keterangan ID Surat Penawaran ID_Jadwal_Pelayaran Hari Keberangkatan Jam keberangkatan ID_Harga Biaya Kubikasi FCL / LCL ID_Karyawan Nama Karyawan
104 8.
Nama Table
: Tr_PEB
Keterangan
: Transaksi_Pemberitahuan_Ekspor_Barang
Primary key
: ID_PEB
Foreigh key
: ID_Shipper , ID_Karyawan
No
Nama Field
Type
1
No_PEB
Varchar
Panjang Digit 10
2 3
No_Pengajuan Jenis_PEB
Varchar Varchar
30 13
4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17
Jenis_Barang_Ekspor Cara_Pengangkutan Cara_Pembayaran ID_Shipper Nama_Perusahaan No_PPJK Tgl_PPJK NPWP_PPJK Nama_Alamat_PPJK Nama_Sarana_Pengangkut Tgl_Perkiraan_Ekspor Pelabuhan_Muat Pelabuhan_Bongkar Merk_No_Kemasan_Peti
Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar Date Varchar Varchar Varchar Date Varchar Varchar Varchar
13 4 7 6 25 13 10 20 110 10 10 13 13 24
18 19 20 21 22 23 24 25
Quantity_&_Jenis_Barang Negara_Tujuan Asuransi Berat_Kotor Berat_Bersih Pos_Tarif Tarif_&_Fasilitas Jmlh_&_Jenis_Satuan_Berat_Bersih
Varchar Varchar Varchar Numeric Numeric Varchar Varchar Varchar
100 20 8 7 7 85 50 7
26 27 28 29 30
Jmlh_Nilai_CIF Jenis_Pungutan Dibayar ID_Karyawan Tgl_PEB
Numeric Varchar Numeric Varchar Date
13 5 11 6 10
Tabel 4.10 Tr_PEB ( Sumber : Penulis )
Keterangan Nomor_Pemberitahuan_Ekspor _Barang Nomor_Pengajuan Jenis_Persetujuan_Ekspor _Barang Jenis_Barang_Ekspor Cara_Pengangkutan Cara_Pembayaran ID_Shipper Nama_Perusahaan No_PPJK Tanggal_PPJK NPWP_PPJK Nama_Alamat_PPJK Nama_Sarana_Pengangkut Tanggal_Perkiraan_Ekspor Pelabuhan_Muat Pelabuhan_Bongkar Merk_Nomor_Kemasan _Peti Quantity_&_Jenis_Barang Negara_Tujuan Asuransi Berat_Kotor Berat_Bersih Pos_Tarif Tarif_&_Fasilitas Jumlah_&_Jenis_Satuan _Berat_Bersih Jumlah_Nilai_CIF Jenis_Pungutan Dibayar ID_Karyawan Tanggal_Persetujuan _Ekspor_Barang
105 9.
Nama Table
: Tr_SJ
Keterangan
: Transaksi_Surat_Jalan
Primary key
: No_SJ
No
Nama Field
Type
1 2 3
No_SJ ID_Karyawan No_PEB
Varchar Varchar Varchar
4 5 6 7 8 9 10
ID_SL ID_Container Jml_Muatan Nama_Perusahaan Tanggal Goods_Description Quantity
Varchar Varchar Numeric Varchar Date Varchar Numeric
Panjang digit 10 6 6 7 6 7 25 200 7
Keterangan Nomor_Surat_Jalan ID_Karyawan Nomer_Pemberitahuan_Ekspor_Bar ang ID_Shipping_Line ID_Container Jumlah_Muatan Nama_Perusahaan Tanggal Keterangan_Barang Quantity
Tabel 4.11 Tr_SJ ( Sumber : Penulis )
10. Nama Table
:Tr_Invoice
Keterangan
: Transaksi_Invoice
Primary key
: No_Invoice
Foreign key
: ID_Shipper
No
Nama Field
Type
1 2 3 4 5 6 7 8 9
No_Invoice ID_Shipper Nama_Perusahaan ID_JP ID_Karyawan ID_Jasa Harga Kubikasi Tipe muatan
Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar Numeric Numeric Varchar
Panjang digit 10 6 25 6 6 6 11 7 3
Tabel 4.12 Tr_Invoice ( Sumber : Penulis )
Keterangan Nomer Invoice ID_Shipper Nama_Perusahaan ID_Jadwal_Pelayaran Kode_Karyawan ID_Jasa Harga Kubikasi FCL / LCL
106 4.10
Rancangan Formulir 4.10.1 Form Transaksi Surat Penawaran PT.Sentra Distribusi Kargo Jl. Kebong Bawang VI no 39 Tanjung Priok 14330
ID SP Hari Jam
xxxxxx xxxxxx xx-xx
Id_Jasa xxxxxxx xxxxxxx xxxxxxx
Kubikasi xxxxxx xxxxxx xxxxxx
Nama Karyawan
xxxxxxxxxxx
Type Muatan xxxxxx xxxxxx xxxxxx
Harga xxxxxx xxxxxx xxxxxx
Disetujui
Hormat Kami
Ttd _____________________ _____________________
ttd
(...........................)
(............................)
Gambar 4.16 Form Transaksi Surat Penawaran ( Sumber : Penulis )
4.10.2 Form Transaksi Surat Pemberitahuan Ekspor Barang
107
Transaksi Pemberitahuan Ekspor Barang PT. SENTRA DISTRIBUSI KARGO Jl. Kebon Bawang VI No. 39 D Tanjung Priok – Jakarta 14330 No PEB
Xxxxxxxx
No. Pengajuan
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Jenis PEB
xxxxxxxxxxxxx
Jenis Barang Ekspor
xxxxxxxxxxxxx
Cara Pengangkutan
Xxxx
Cara Pembayaran
Xxxxxxx
ID Shipper
Xxxxxx
Nama Perusahan No. PPJK
xxxxxxxxxxxxx
Tanggal PPJK
xx-xx-xxxx
NPWP PPJK
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Nama Alamat PPJK
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Nama Sarana Pengangkut
xxxxxxxxxx
Tanggal Perkiraan Ekspor
xx-xx-xxxx
Pelabuhan Muat
xxxxxxxxxxxxx
Pelabuhan Bongkar
xxxxxxxxxxxxx
Merk No. Kemasan Peti
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Quantity Jenis Barang
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Negara Tujuan
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Asuransi
Xxxxxxxx
Berat Kotor
Xxxxxxx
Berat Bersih
Xxxxxxx
Pos Tarif
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Tarif dan Fasilitas
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Jumlah dan jenis satuan berat
Xxxxxxx
Jumlah nilai CIF
xxxxxxxxxxxxx
Jenis Pungutan
Xxxxx
Dibayar
xxxxxxxxxxx
Nama Karyawan
xxxxxxxxxxxxxxx
Tanggal Pembuatan
xx-xx-xxxx
Diterima,
Hormat Kami
ttd
ttd
( Nama Pelanggan)
(Nama Karyawan) Gambar 4.17 Form Pemberitahuan Ekspor Barang ( Sumber : Penulis )
108 4.10.3 Form Transaksi Surat Jalan PT.Sentra Distribusi Kargo Jl. Kebong Bawang VI no 39 Tanjung Priok 14330
ID SJ Tanggal Nama Perusahaan Quantity
xxxxxx xx-xx-xx xxxxxxxxxxx xxxxxx
No PEB
xxxxxx
Good Description : ........................................................................................................... ……………………………………………………………………... ……………………………………………………………………... ………………………………………………………………………
Disetujui
Hormat Kami
Ttd
ttd
_____________________ _____________________
(...........................)
(............................)
Gambar 4.18 Form Transaksi Surat Jalan ( Sumber : Penulis )
4.10.4 Form Invoice
109
PT.Sentra Distribusi Kargo Jl. Kebong Bawang VI no 39 Tanjung Priok 14330
No Invoice Nama Perusahaan
xxxxxxx xxxxxxx
Id_Jasa xxxxxxx xxxxxxx xxxxxxx
Kubikasi xxxxxx xxxxxx xxxxxx
Tanggal
Type Muatan xxxxxx xxxxxx xxxxxx
xx-xx-xx
Harga xxxxxxx xxxxxxx xxxxxxx
Disetujui
Total xxxxxx xxxxxx xxxxxx
Hormat Kami
Ttd _____________________ _____________________
ttd
(...........................)
(............................)
Gambar 4.19 Form Invoice ( Sumber : Penulis )
4.10.5 Form Transaksi Bukti Pembayaran
110 PT.Sentra Distribusi Kargo Jl. Kebong Bawang VI no 39 Tanjung Priok 14330
No BTP Tanggal Nama Perusahaan Total Pembayaran
Keterangan
xxxxxx xx-xx-xx xxxxxxxxxxx xxxxxx
No Invoice
xxxxxx
: ........................................................................................................... ……………………………………………………………………... ……………………………………………………………………... ………………………………………………………………………
Disetujui
Hormat Kami
Ttd _____________________ _____________________
ttd
(...........................)
(............................)
Gambar 4.20 Form Transaksi Bukti Pembayaran ( Sumber : Penulis )
111 4.11
Navigation Diagram
Gambar 4.21 Navigation Diagram Sistem Yang Diusulkan ( Sumber : Penulis )
112 4.12
Cara Pengoperasian Aplikasi
Gambar 4.22 T ampilan Layar PT. Sentra Distribusi Kargo ( Sumber : Penulis ) Pada saat pertama kali, user akan membuka aplikasi PT. Sentra Distribusi Kargo maka form yang pertama sekali muncul adalah menu file, master, transaksi, creator. Untuk masuk ke dalam sistem, user tinggal mengklik menu file lalu pilih login. Untuk keluar dari sistem, user tinggal mengklik Exit.
Gambar 4.23 Tampilan Menu Log-In ( Sumber : Penulis )
113
Sebelum user dapat masuk ke dalam sistem, user harus mengisi ID_Karyawan dan Password, jika user memasukan data dengan benar maka akan keluar kolom Information Login berhasil kemudian klik OK. Bila user melakukan kesalahan dalam menginput ID dan Password, user diwajibkan untuk menginput kembali ID dan Password yang sesuai. User tidak dapat mengakses menu-menu yang ada pada aplikasi bila user tidak mengisi ID dan Password yang sesuai.
Gambar 4.24 Tampilan Menu Master ( Sumber : Penulis ) Setelah proses login sukses, user dapat memilih bebas menu master yang ada, didalam menu master terdapat Shipper, Harga, Karyawan, Shipping_Line, Jadwal_Pelayaran, Container. User dapat mengklik master yang ada sesuai dengan kebutuhan user yang langsung terhubung dengan database yang tersedia.
114
Gambar 4.25 Tampilan Menu Transaksi ( Sumber : Penulis ) Dalam menu transaksi terdapat menu Invoice, Surat Jalan, Persetujuan Ekspor Barang, Surat Penawaran, Jadwal Pelayaran. User tinggal mengklik menu yang ada dan langsung terhubung dengan database.
Gambar 4.26 Layar Master Shipper ( Sumber : Penulis )
115 Tampilan Database Shipper berisikan ID Shipper, Nama Perusahaan, Alamat Shipper, No.Telepon, Contact Person, No. Fax, E-mail, Untuk menambahkan data ke dalam database klik Add, Untuk menyimpan data yang sudah ditambahkan klik Save. Untuk mengedit atau mengupdate klik Update. Untuk menyimpan data yang sudah diedit klik Save Update. Untuk menghapus data klik Delete. Jika tidak jadi untuk melakukan penambahan, update dan juga menghapus data klik Cancel , untuk pencarian input ID kemudian klik search. Untuk melihat data dari database yang berada dipaling atas klik Home. Klik Up untuk melihat satu data diatas. Klik Down untuk melihat satu data dibawah. Klik End untuk melihat data yang berada dipaling bawah atau akhir.
Gambar 4.27 Layar Master Harga ( Sumber : Penulis )
116 Tampilan Database Harga berisikan ID Harga, Harga, kubikasi, tipe muatan. Untuk menambahkan data ke dalam database klik Add, Untuk menyimpan data yang sudah ditambahkan klik Save. Untuk mengedit atau mengupdate klik Update. Untuk menyimpan data yang sudah diedit klik Save Update. Untuk menghapus data klik Delete. Jika tidak jadi untuk melakukan penambahan, update dan juga menghapus data klik Cancel, untuk pencarian input ID kemudian klik search. Untuk melihat data dari database yang berada dipaling atas klik Home. Klik Up untuk melihat satu data diatas. Klik Down untuk melihat satu data dibawah. Klik End untuk melihat data yang berada dipaling bawah atau akhir.
Gambar 4.28 Layar Master Container ( Sumber : Penulis ) Tampilan Database Container berisikan ID Container, Jumlah Muatan, Type Container, No Polisi Container, No.Mesin. Untuk menambahkan data ke dalam database klik Add, Untuk menyimpan data yang sudah ditambahkan klik
117 Save. Untuk mengedit atau mengupdate klik Update. Untuk menyimpan data yang sudah diedit klik Save Update. Untuk menghapus data klik Delete. Jika tidak jadi untuk melakukan penambahan, update dan juga menghapus data klik Cancel, untuk melakukan pencarian input ID kemudian search. Untuk melihat data dari database yang berada dipaling atas klik Home. Klik Up untuk melihat satu data diatas. Klik Down untuk melihat satu data dibawah. Klik End untuk melihat data yang berada dipaling bawah atau akhir
Gambar 4.29 Layar Master Jadwal Pelayaran ( Sumber : Penulis )
118 Tampilan Database Jadwal Pelayaran berisikan ID JP, ID SL, hari, jam, pelabuhan muat. Untuk menambahkan data ke dalam database klik Add, Untuk menyimpan data yang sudah ditambahkan klik Save. Untuk mengedit atau mengupdate klik Update. Untuk menyimpan data yang sudah diedit klik Save Update. Untuk menghapus data klik Delete. Jika tidak jadi untuk melakukan penambahan, update dan juga menghapus data klik Cancel, untuk pencarian input ID kemudian search. Untuk melihat data dari database yang berada dipaling atas klik Home. Klik Up untuk melihat satu data diatas. Klik Down untuk melihat satu data dibawah. Klik End untuk melihat data yang berada dipaling bawah atau akhir.
Gambar 4.30 Layar Master Karyawan ( Sumber : Penulis )
119 Tampilan database karyawan berisikan ID Karyawan, Nama Karyawan, Alamat, No.Telepon, E-mail, Jabatan, Password, Status. Untuk menambahkan data ke dalam database klik Add, Untuk menyimpan data yang sudah ditambahkan klik Save. Untuk mengedit atau mengupdate klik Update. Untuk menyimpan data yang sudah diedit klik Save Update. Untuk menghapus data klik Delete. Jika tidak jadi untuk melakukan penambahan, update dan juga menghapus data klik Cancel, untuk pencarian masukin ID kemudian search. Untuk melihat data dari database yang berada dipaling atas klik Home. Klik Up untuk melihat satu data diatas. Klik Down untuk melihat satu data dibawah. Klik End untuk melihat data yang berada dipaling bawah atau akhir.
Gambar 4.31 Transaksi Surat Penawaran ( Sumber : Penulis )
120 Tampilan Transaksi Surat Penawaran berisikan ID SP , ID JP , Hari , Jam , ID harga, Harga, Kubikasi, Tipe muatan, ID Karyawan, Status ( bila sudah tersetujui makan dicentang pada kolom checklist ). Untuk menambahkan data ke dalam database klik Add. Untuk menyimpan data yang sudah ditambahkan klik Save. Untuk mengedit atau mengupdate klik Update. Untuk menyimpan data yang sudah diedit klik Save Update. Untuk menghapus data klik Delete. Jika user tidak jadi untuk melakukan penambahan, update dan juga menghapus data, klik Cancel, untuk pencarian input ID kemudian search. Untuk melihat data dari database yang berada dipaling atas klik Home. Klik Up untuk melihat satu data diatas. Klik Down untuk melihat satu data dibawah. Klik End untuk melihat data yang berada dipaling bawah atau akhir.
121
Gambar 4.32 Layar Transaksi Invoice ( Sumber : Penulis ) Tampilan Transaksi Invoice berisikan ID Invoice, ID Shipper, Nama Perusahaan, ID SJ , ID Karyawan, Nama, Harga, Quantity, Tipe Muatan, , Tanggal, Total. Untuk menambahkan data ke dalam database klik Add, Untuk menyimpan data yang sudah ditambahkan klik Save. Untuk mengedit atau mengupdate klik Update. Untuk menyimpan data yang sudah diedit klik Save
122 Update. Untuk menghapus data klik Delete. Jika tidak jadi untuk melakukan penambahan, update dan juga menghapus data klik Cancel, untuk pencarian input ID kemudian klik search. Untuk melihat data dari database yang berada dipaling atas klik Home. Klik Up untuk melihat satu data diatas. Klik Down untuk melihat satu data dibawah. Klik End untuk melihat data yang berada dipaling bawah atau akhir.
Gambar 4.33 Layar Transasksi Bukti Terima Pembayaran ( Sumber : Penulis )
123 Tampilan Transaksi BTP berisikan ID BTP, ID Invoice, ID Karyawan, Nama Karyawan, ID Shipper, Total Pembayaran, Tanggal, Keterangan. Untuk menambahkan data ke dalam database klik Add, Untuk menyimpan data yang sudah ditambahkan klik Save. Untuk mengedit atau mengupdate klik Update. Untuk menyimpan data yang sudah diedit klik Save Update. Untuk menghapus data klik Delete. Jika tidak jadi untuk melakukan penambahan, update dan juga menghapus data klik Cancel, untuk pencarian input ID kemudian klik search. Untuk melihat data dari database yang berada dipaling atas klik Home. Klik Up untuk melihat satu data diatas. Klik Down untuk melihat satu data dibawah. Klik End untuk melihat data yang berada dipaling bawah atau akhir.
124
Gambar 4.34 Layar Transaksi Persetujuan Ekspor Barang ( Sumber : Penulis ) Tampilan Transaksi PEB berisikan ID PEB, No. Pengajuan, Jenis PEB, Jenis Barang Ekspor, Cara Pengangkutan, Cara Pembayaran, ID Shipper, ID SP, No. PPJK, Tanggal PPJK, NPWP PPJK, Nama Alamat PPJK, Nama Sarana Pengangkut, Tanggal Perkiraan Ekspor, Pelabuhan Muat, Pelabuhan Bongkar, Merk No. Kemasan Peti, Quantity Jenis Barang, Negara Tujuan, Asuransi, Berat Kotor, Berat Bersih, Pos Tarif, Tarif & Fasilitas, Jumlah & Jenis Satuan Berat,
125 Jumlah Nilai CIF, Jenis Pungutan, Dibayar, ID Karyawan. Untuk menambahkan data ke dalam database klik Add, Untuk menyimpan data yang sudah ditambahkan klik Save. Untuk mengedit atau mengupdate klik Update. Untuk menyimpan data yang sudah diedit klik Save Update. Untuk menghapus data klik Delete. Jika tidak jadi untuk melakukan penambahan, update dan juga menghapus data klik Cancel, untuk pencarian masukin ID kemudian search. Untuk melihat data dari database yang berada dipaling atas klik Home. Klik Up untuk melihat satu data diatas. Klik Down untuk melihat satu data dibawah. Klik End untuk melihat data yang berada dipaling bawah atau akhir.
126
Gambar 4.35 Layar Transaksi Surat Jalan ( Sumber : Penulis ) Tampilan Transaksi Surat Jalan berisikan ID SJ, ID Karyawan, ID BEB, ID SL, ID Container, Jumlah Muatan, Nama Perusahaan, Tanggal, Goods Description, Quantity. Untuk menambahkan data ke dalam database klik Add, Untuk menyimpan data yang sudah ditambahkan klik Save. Untuk mengedit atau mengupdate klik Update. Untuk menyimpan data yang sudah diedit klik Save
127 Update. Untuk menghapus data klik Delete. Jika tidak jadi untuk melakukan penambahan, update dan juga menghapus data klik Cancel, untuk pencarian input ID kemudian klik search. Untuk melihat data dari database yang berada dipaling atas klik Home. Klik Up untuk melihat satu data diatas. Klik Down untuk melihat satu data dibawah. Klik End untuk melihat data yang berada dipaling bawah atau akhir.
