Badan Penelitian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia (Balitbang SDM)
... oleh Balitbang SDM adalah policy riset dengan output berupa jurnal ilmiah.
ANALISIS DAN DESAIN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI UNTUK AKSES E-JOURNAL DI BADAN LITBANG KEMKOMINFO Nama Mahasiswa NRP Dosen Pembimbing
: Putri Pradnyawidya Sari : 91.07.205.311 : Ir. Aries Tjahyanto, M.Sc.
ABSTRAK Sementara ini jurnal yang dihasilkan dari Balitbang dan BPPKI Kemenkominfo sudah cukup banyak, pendistribusiannya pun juga cukup memakan banyak biaya karena pengiriman dilakukan via pos. Sistem informasi yang ada saat ini masih belum terlihat adanya efektifitas dan efisiensi yang optimal dalam mendistribusikan hasil kajian ke Balitbang SDM pusat maupun antar BPPKI didaerah, sehingga perlu adanya sebuah sistem informasi yang dapat mendesiminasikan hasil kajian yang berupa jurnal tersebut kedalam sebuah digital jurnal atau yang biasa disebut dengan e-journal. Dalam merancang aplikasi e-journal pada penelitian ini menggunakan metode rekayasa web (web engineering) yang merupakan gabungan antara web publishing dan aktifitas rekayasa perangkat lunak. Aplikasi e-journal yang akan dibangun menggunakan jenis software Open source electronic publishing system yaitu Open Journal System (OJS) karena bersifat multiple platform. Hasil dari analisa dan desain e-journal adalah berupa document design yang diharapkan dapat ditindak lanjuti oleh Balitbang SDM Kemenkominfo untuk mewujudkannya menjadi sebuah sistem informasi e-journal yang terintegrasi dengan situs www.kemenkominfo.go.id. Kata kunci : e-journal, web engineering, open journal system 1. PENDAHULUAN LATAR BELAKANG Kementerian Komunikasi dan Informatika (Kemkominfo) memiliki situs website dengan alamat www.kemkominfo.go.id, content dari website tersebut adalah situs pemerintah yang terdapat fasilitas pelayanan elektronik berbasis web. Pelayanan tersebut berupa layanan informasi dan layanan operasional bagi masyarakat. Namun dari fasilitas layanan elektronik tersebut masih ada layanan elektronik yang belum dimiliki oleh kemkominfo, layanan tersebut adalah e-journal. Kemkominfo perlu memiliki e-journal karena didalam struktur organisasinya terdapat sebuah lembaga penelitian yaitu Badan Penelitian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia (Balitbang SDM) yang tugasnya adalah melaksanakan penelitian dan pengembangan di bidang komunikasi, informatika dan sumber daya manusia. Penelitian yang dikerjakan oleh Balitbang SDM adalah policy riset dengan output berupa jurnal ilmiah. Sementara ini jurnal yang dihasilkan dari Balitbang dan BPPKI sudah cukup banyak dan pendistribusiannya pun juga cukup memakan banyak biaya, karena pengiriman dilakukan via pos. Sistem informasi yang ada saat ini masih belum terlihat adanya efektifitas dan efisiensi yang optimal dalam mendistribusikan hasil kajian ke Balitbang SDM maupun antar BPPKI, 1
sehingga perlu adanya sebuah sistem informasi yang dapat mendesiminasikan hasil kajian yang berupa jurnal tersebut kedalam sebuah digital journal. Untuk itu, makalah ini mencoba menganalisa dan mendesain bagaimana proses pengembangan situs web kemkominfo dengan menghadirkan portal e-journal didalamnya dengan melibatkan partisipasi dari unit kerja dan unit pelaksana teknis balitbang sdm kemkominfo. RUMUSAN MASALAH Dari uraian yang telah dikemukakan di atas, maka dapat dirumuskan permasalahan, yaitu : 1. Bagaimana menganalisa kebutuhan sistem e-journal yang sesuai dengan kebutuhan sebuah badan penelitian di kemkominfo? 2. Bagaimana membuat desain sistem e-journal berdasarkan analisa kebutuhan sistem e-journal? 3. Bagaimana sistem e-journal dapat terintegrasi dengan website yang sudah ada (www.kemkominfo.go.id) ? 1.3. MANFAAT PENELITIAN Dengan adanya e-journal maka diharapkan dapat membantu memberikan kemudahan bagi Balitbang SDM Kemkominfo dan BPPKI dalam mendistribusikan dan mempublikasikan hasil jurnal penelitian secara efektif dan efisien. Selain itu e-journal dapat digunakan sebagai data storage jurnal sehingga mengurangi penggunaan kertas. E-journal mempermudah dalam sharing informasi antar instansi serta salah satu cara bagi peneliti untuk mempublikasikan dan mengkomunikasikan hasil penelitiannya. 1.4. TUJUAN PENELITIAN Tujuan dari penelitian ini dimaksudkan untuk mengintegrasikan, menganalisa dan mendesain e-journal sehingga dapat: a) Membuat e-journal dengan tepat dan jelas sesuai dengan kebutuhan kemkominfo. b) Menyediakan fasilitas e-journal yang terintegrasi dengan website kemkominfo yang sudah tersedia. c) Mendapatkan desain/rancangan sistem e-journal sehingga menjadi kontribusi bagi kemkominfo dalam mengimplementasikan sistem e-journal di badan litbang. 1.5. BATASAN MASALAH Fokus pembahasan dari penelitian ini adalah : kebutuhan dan spesifikasi sistem e-journal khusus untuk 1. Analisa kebutuhan e-journal intern Badan Litbang SDM Kemkominfo dan UPT BPPKI Kemkominfo. 2. Desain dengan menggunakan diagram arus data (data flow diagram) dan terintegrasi dengan sumber data dan sistem yang sudah ada. 2. METODOLOGI PENELITIAN Untuk merancang aplikasi e-journal pada penelitian ini menggunakan metode rekayasa web (web engineering). Rekayasa web mengadaptasi rekayasa perangkat 2
lunak dalam hal konsep dasar yang menekankan pada aktifitas teknis dan manajemen. Rekayasa web gabungan antara web publishing (suatu konsep yang berasal dari printed publishing) dan aktifitas rekayasa perangkat lunak. Menurut Roger S. Pressman secara garis besar tahap-tahap yang dilakukan untuk mendapatkan aplikasi e-journal pada badan litbang depkminfo adalah: 1. Customer Communication (Analysis / Formulation) 2. Planning (Schedulling) 3. Modelling 4. Kesimpulan dan saran Tahap-tahap proses web application tersebut dapat diilustrasikan pada bagan diagram seperti pada gambar berikut ini : Customer Communication
Interview
observasi
Identify The Problem
Requirement Analysis
Fungsional kebutuhan dari litbang depkominfo
Open Journal System Analysis
Fungsional kebutuhan baru
Modelling
Architecture Design
Database Design
Interface Design
Web menu Design
Document Design
Gambar 2.1 WebApp Process Framework
3
Implementasi sistem e-journal menggunakan software yang disebut dengan Open Journal System (OJS). OJS ditulis dengan PHP, menggunakan basis data MySQL ditempatkan pada server berbasis *NIX maupun Windows. 3. ANALISA DAN DESAIN 3.1. ANALISA Untuk menghasilkan sistem e-journal yang tepat untuk Badan Litbang Kominfo dibuat penggabungan antara analisa workflow jurnal badan litbang kominfo saat ini dengan analisa workflow e-journal dari Open Journal System (OJS) sehingga menghasilkan workflow e-journal yang baru. Workflow ejournal yang baru terdapat pada gambar dibawah ini : New Journal Workflow ADMIN SYSTEM
START
ADMIN REDAKSI
PENULIS
PENYUNTING
MITRA BESTARI
Maintenance User
Installasi & Pengaturan Sistem
Membuat jadwal penerbitan jurnal
Menerima Email
Kirim Surat Pemberitahuan Melalui Email
Membuat Naskah Jurnal
Penerimaan antrian jurnal
Mengupload jurnal ke website
Cek Kelengkapan Naskah
Sesuai dgn acuan Jurnal?
YES NO
Memilih reviewer jurnal Kirim Email Pemberitahuan Kekurangan Jurnal
Mengadakan review jurnal
Menerima revisi jurnal
Mengadakan penilaian thdp jurnal
Melengkapi kekurangan jurnal perlu revisi?
YES
NO
Proofreading jurnal
Pengeditan jurnal Keputusan Manajemen Edisi/Menyusun Daftar Pustaka Publikasi
Setuju diterbitkan?
YES
Edisi terbaru
Pengumpulan arsip jurnal
Arsip Jurnal
A
4
ANGGOTA
NON ANGGOTA
New Workflow Journal ADMIN SYSTEM
ADMIN REDAKSI
PENULIS
PENYUNTING
MITRA BESTARI
ANGGOTA
A
NON ANGGOTA
A
Membaca jurnal Back Up Data Download artikel jurnal
Maintenance system Anggota e-journal?
Finish
NO
Membaca abstrak & kesimpulan dari artikel jurnal
YES
login
Download full artikel jurnal .pdf
Laporan Artikel jurnal
Finish
Gambar 3.1 Alur Kerja E-Journal
DESAIN layout ejournal System Admin
Penulis backup data
Jadwal Penerbitan
lap kritik saran data jadwal 0
data ang gota
Laporan_review_jurnal
data jurnal Admin Redaksi
naskah jurnal laporan naskah jurnal
data review penyunting data penulis
searching angg ota
E_JOURNAL
log in
data penyunting data mitra bes tari
kritik saran ang g ota
+
tampilan statistik data review
searching non ang g ota
Penyunting comment review jurnal Abstrak Jurnal Mitra Bestari
comment proofreader
kritik saran
review jurnal penyunting
Gambar 3.2 DFD Level Konteks
5
Non Ang gota
Ang gota
Dari DFD level konteks dapat dijelaskan bahwa dalam proses sistem ejournal memerlukan beberapa data, seperti data penulis, penyunting, mitra bestari dan beberapa data artikel jurnal, data-data tersebut diperoleh dari entitas yang berhubungan dengan sistem. Proses sistem ejournal pada Data Flow Diagram level konteks perlu dijabarkan kembali. Gambar dibawah ini menggambarkan penjabaran dari Data Flow Diagram level konteks yakni DFD Level 1. data edit angg ota data edit penyunting data edit penulis data edit mitra bestari
data backup mitra bestari
data mitra bes tari edit mitra bestari
9
Data Mitra Bestari
data penyunting
10
Data Penyunting
11
Data Ang gota
1
data ang gota
data backup penyunting
data mitra bes tari
edit penyunting data backup ang g ota
data penulis
data ang gota
MAINTENANCE USER
edit data angg ota data penulis
data penyunting
+
data backup penulis 12
edit penulis
data jadwal
Data Penulis jadwal penerbitan
5
data log in ang g ota 2 Admin Redaksi
Jadwal Penerbitan
JADWAL PENERBITAN
data jadwal
Penulis
data review penyunting lap kritik saran 3 data jurnal
Laporan_review_jurnal naskah jurnal
Mitra Bestari
PROSES J URNAL
tgl penerbitan
naskah jurnal antrian
review jurnal penyunting
+
6
data antrian jurnal
7
ars ip jurnal
naskah jurnal
comment proofreader ars ip jurnal data review Penyunting
data judul
comment review jurnal
data backup arsip jurnal 4
5
MAINTENANCE SYSTEM
naskah abstrak nama penulis
searching non ang g ota
Non Ang gota
PROSES SEARCHING Abstrak Jurnal
17
+
Data Login backup data download naskah jurnal
kritik saran
layout ejournal
System Admin
password tampilan statistik 9 KRITIK & SARAN
STATISTIK
searching angg ota
7
8 Peng ukuran statistik
DOWNLOAD
hak akses download
6 PROSES AUTOTENTIFIKASI
log in laporan naskah jurnal kritik saran ang g ota
Ang gota
tampilan statistik angg ota
Gambar 3.3 DFD Level 1
CDM merupakan fase perencanaan awal dari hubungan antar entitas. Antar entitas akan dihubungkan dengan menggunakan kardinalitas yaitu one-to-one relationship, one-to-many relationship, dan many-to-many relationship. Berikut adalah gambar ERD tahap CDM. 6
Conceptual Data M odel Project : T ESIS PUTRI Model
: JURNAL
Author : PUTRI
Version 1.1
5/30/2011
email penulis
jadwal penerbitan Number Volume Year Issues per volume Volumes per year tgl penerbitan
Data Penulis IDP F irs t name Middle name Last name Initials Gender Affiliation Email URL Phone F ax Mailing Address Country Bio Statement Reg ister As
email penyunt ing
Data Penyunting
mengupload jurnal
data antrian jurnal Number queue Submit date T ittle Abstrac t
review
IDPG F irs t name Middle name Last name Initials Gender Affiliation Email URL Phone F ax Mailing Address Country Bio Statement Reg ister As
Proof reading
menyimpan
ars ip jurnal ID T ittle Divis i Abstrac t Keyword F ulltext
Data Login ID Log in UserName Pass word
download
login
email mit ra best ari
Data Mitra Bestari IDM F irs t name Middle name Last name Initials Gender Affiliation Email URL Phone F ax Mailing Address Country Bio Statement Reg ister As
Data Ang gota IDA F irs t name Middle name Last name Initials Gender Affiliation Email URL Phone F ax Mailing Address Country Bio Statement Reg ister As
Gambar 3.4 ERD-Conceptual Data Model (CDM)
Pada desain interface akan dijelaskan mengenai tampilan halaman ejournal sebagai interaksi antara sistem dengan user. Desain interface berikut menggunakan open source OJS. Dibawah ini adalah tampilan index atau home pada ejournal.
7
Gambar 3.5 Desain Interface halaman index
4. KESIMPULAN Kesimpulan yang didapatkan dalam penelitian tesis ini adalah : 1. Dalam menganalisa kebutuhan dari sistem e-journal yang sesuai dengan kebutuhan sebuah badan penelitian di kemkominfo memerlukan interview da observasi. Dari hasil interview dan observasi maka diperoleh analysis requirement dari penerbitan jurnal yang ada di badan litbang kemkominfo. 2. Perlu menganalisa kebutuhan dan alur kerja OJS tersebut, hasil analisa tersebut digabungkan dengan analisa kebutuhan yang ada di badan litbang kemkominfo, penggabungan tersebut menghasilkan kebutuhan dan alur kerja yang baru sesuai dengan sistem e-journal yang diperlukan oleh balitbang sdm kemkominfo. 3. Desain dibuat berdasarkan hasil analisa, desain tersebut meliputi desain arsitektur menggunakan Data Flow Diagram (DFD), desain database menggunakan ERD yang terdiri dari 2 kategori yaitu CDM (Conceptual Data Model) dan PDM (Physical Data Model). Terakhir adalah desain interface dengan menginstal OJS sehingga dapat terlihat interface dari penggunaan ejournal. DAFTAR PUSTAKA 1. Pressman, Roger.S. "Software Engineering : A Practioner's Approach." 5th. McGrawHill. 2001. 2. Powell, Thomas A. “ Web Site Engineering”. Prentice Hall. 1998. 3. Basuki, S., 1991. Pengantar Ilmu Pengantar, Gramedia Pustaka Utama. Jakarta. 4. Hoffer, A.J., George, F.J., Valacich, S.Y., 1999. Modern System Analysis and Design (2ᴺᵈ), Addison-Wesley Longman.Inc., Massachusetts. 5. O’Brien, J.A., 2004, Management Information Systems: Managing Information Technology in The Business Enterprise (6ᵗ ͪ), McGraw Hill – Irwin, Boston. 6. Rowley, J., 2002. The Electronic Library, Facet Publishing, London.
8
