Buku Panduan Latihan Submodul Pembangunan Organisasi - hrmis

BUKU PANDUAN LATIHAN

SISTEM MAKLUMAT PENGURUSAN SUMBER MANUSIA (HUMAN RESOURCE MANGEMENT INFORMATION SYSTEM)

MODUL FORMULASI & PENILAIAN STRATEGI ***

SUBMODUL PEMBANGUNAN ORGANISASI

JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA MAC 2009

BUKU PANDUAN LATIHAN – SUBMODUL PEMBANGUNAN ORGANISASI

© Kerajaan Malaysia 2007 Hakcipta Terpelihara. Penerbitan ini adalah semata-mata untuk kegunaan Projek Kerajaan Elektronik – Sistem Maklumat Pengurusan Sumber Manusia sahaja EG-HRMIS. Tiada sebahagian atau kesemuanya penerbitan ini boleh diterbitkan semula, disimpan di dalam sistem capaian atau disalurkan di dalam sebarang bentuk atau sebarang cara secara elektronik, mekanikal, fotokopi, rakaman atau sebagainya tanpa kebenaran terlebih dahulu dari pihak Kerajaan Malaysia.

SUBMODUL PEMBANGUNAN ORGANISASI Buku Panduan Latihan

Tarikh pengemaskinian terkini : 7/28/2009

KANDUNGAN 1.0

PENGENALAN……………...…………….………...…………….…..……….… 1.1 OBJEKTIF SUBMODUL PEMBANGUNAN ORGANISASI………... 1.2 FUNGSI UMUM SUBMODUL PEMBANGUNAN ORGANISASI … 1.3 FUNGSI-FUNGSI DALAM SUBMODUL PEMBANGUNAN ORGANISASI…

2.0

PERANAN PENGGUNA DALAM SUBMODUL PEMBANGUNAN ORGANISASI……………………………………………………………….…….. 2.1 SENARAI PERANAN DALAM SUBMODUL PEMBANGUNAN ORGANISASI……………………………………………………………………… 2.2 PERANAN DALAM SUBMODUL PEMBANGUNAN ORGANISASI MENGIKUT FUNGSI UTAMA…………………………..……………………...

3.0

PEMBANGUNAN ORGANISASI................................................................... 3.1 PEWUJUDAN CADANGAN PEMBANGUNAN ORGANISASI……………... 3.2 SEMAKAN CADANGAN PEMBANGUNAN ORGANISASI…………….…… 3.3 SAHKAN DOKUMEN LAMPIRAN…..………………….……………………... 3.4 PENGESAHAN CADANGAN PEMBANGUNAN ORGANISASI....…………. 3.5 PENYEDIAAN SURAT PERAKUAN…………………………………………. 3.6 PENYEDIAAN DOKUMEN KELULUSAN UNIT ORGANISASI…………….. 3.7 LULUSKAN CADANGAN PEMBANGUNAN ORGANISASI………………… 3.8 PENYEDIAAN WARAN PERJAWATAN / SURAT KUASA…………………. 3.9 PENYEDIAAN SURAT KUASA UNTUK NEGERI…………………………... 3.10 KEMASKINI DATA PERJAWATAN……………………………………………... 3.11 PAPARKAN STATUS DAN PERINCIAN CADANGAN PEMBANGUNAN ORGANISASI……………………………………………………………………… 3.12 PAPARKAN DOKUMEN KELULUSAN…………………………………………. 3.13 HUBUNGAN ANTARA MODUL FORMULASI DAN PENILAIAN STRATEGI YANG LAIN………………………………………………………………………… 3.14 LAPORAN



4.0

LANGKAH-LANGKAH

MELAKSANAKAN

SUBMODUL

OD

BAGI

KES

PENGSTRUKTURAN SEMULA ORGANISASI-PENDEKATAN PERUBAHAN SEBENAR……………………………………………………………………………….. 5.0

WUJUDKAN CADANGAN PEMBANGUNAN ORGANISASI………………………

6.0

WUJUDKAN CADANGAN UNIT ORGANISASI (BU)……………………………….

7.0

WUJUDKAN CADANGAN AKTIVITI ORGANISASI (BA).....................................

8.0

MANSUHKAN CADANGAN UNIT ORGANISASI (BU)…………………………….

9.0

MANSUHKAN CADANGAN AKTIVITI ORGANISASI (BA)…………………………

10.0 MANSUHKAN CADANGAN KEPERLUAN PERJAWATAN SEDIA ADA (AP)..... 11.0 WUJUDKAN CADANGAN KEPERLUAN PERJAWATAN (AP)........................... 12.0 AKTIVITI KEMASKINI DATA PERJAWATAN / SANDANGAN…………………. 13.0 SENARAI SEMAK , PENETAPAN PERANAN & ALIRAN KERJA..................... 14.0 MESYUARAT KERJA SUB MODUL PEMBANGUNAN ORGANISASI APLIKASI HRMIS .................................................................................................................. 14.1 PENETAPAN PERANAN 14.2 PENETAPAN ALIRAN KERJA BAGI SUB MODUL PEMBANGUNAN ORGANISASI LAMPIRAN…………………………………………………………………………………….



OBJEKTIF KURSUS Di akhir modul ini, peserta akan dapat: •

Memahami konsep Modul Formulasi Dan Penilaian Strategi – Submodul Pembangunan Organisasi.

•

Menerangkan objektif, ciri-ciri, fungsi, kepentingan dan proses Modul Formulasi Dan Penilaian Strategi – Submodul Pembangunan Organisasi.

•

Menjelaskan peranan-peranan dalam Modul Formulasi Dan Penilaian Strategi – Submodul Pembangunan Organisasi.

•

Mencapai Modul Formulasi Dan Penilaian Strategi dengan menggunakan Submodul Pembangunan Organisasi dengan fungsi-fungsi seperti berikut: − − − − − − − − − − − − − −

Pewujudan Cadangan Pembangunan Organisasi Semakan Cadangan Pembangunan Organisasi Sahkan Dokumen Lampiran Pengesahan Cadangan Pembangunan Organisasi Penyediaan Surat Perakuan Penyediaan Dokumen Kelulusan Unit Organisasi Luluskan Cadangan Pembangunan Organisasi Penyediaan Waran Perjawatan / Surat Kuasa Penyediaan Surat Kuasa Untuk Negeri Kemaskini Data Perjawatan Paparkan Status Dan Perincian Cadangan Pembangunan Organisasi Paparkan Dokumen Kelulusan Hubungan antara Modul Formulasi dan Penilaian Strategi yang lain Laporan



BUKU PANDUAN LATIHAN –SUBMODUL PEMBANGUNAN ORGANISASI

1.0

PENGENALAN

Modul Formulasi dan Penilaian Strategi merupakan salah satu modul dalam sistem HRMIS. Di dalam modul ini, kesemua fungsi pengurusan telah digabungkan iaitu fungsi utama yang memperkukuhkan pembangunan organisasi, formulasi strategi sumber manusia dan penilaian strategi tersebut. Antara fungsi modul ini ialah menentukan keperluan fungsi sumber manusia dan merumuskan hubungkait dengan polisi dan prosedur. Fungsi-fungsi di dalam modul ini merupakan di antara elemen-elemen bagi pembentukan strategi organisasi di mana konsentrasi diberi kepada cabaran pengurusan sumber manusia di dalam memenuhi strategi organisasi. Secara kasarnya, fungsi modul ini pertamanya, mendefinasi nilai hasil fungsi sumber manusia dan arahtuju fungsi sumber manusia melalui visi, misi dan pemikiran yang jelas. Keduanya, modul ini membantu pembentukan fungsi sumber manusia melalui definasi pencapaian yang diperlukan. Akhirnya, modul ini menggabungkan mekanisma untuk maklumbalas bagi menilai keberkesanan keseluruhan strategi sumber manusia. Rajah 1-1 menunjukkan kedudukan Modul Formulasi dan Penilaian Strategi dalam sistem HRMIS.

FORMULASI FORMULASI&& PENILAIAN PENILAIAN STRATEGI STRATEGI

PENGURUSAN PENGURUSAN PRESTASI PRESTASI

PEMBANGUNAN PEMBANGUNAN

PEROLEHAN PEROLEHANSUMBER SUMBER MANUSIA MANUSIA

PENILAIAN KOMPETENSI

PENGURUSAN PENGURUSAN KERJAYA KERJAYA PENGURUSAN PENGURUSANREKOD REKOD PERIBADI PERIBADI

PENAMATAN PENAMATAN PERKHIDMATAN PERKHIDMATAN

SARAAN, SARAAN,FAEDAH FAEDAH && PENGURUSAN PENGURUSAN GANJARAN GANJARAN PENGURUSAN PENGURUSANKOMUNIKASI KOMUNIKASI &&TATATERTIB TATATERTIBPEKERJA PEKERJA

Rajah 1.1 – Modul Formulasi & Penilaian Strategi dalam Sistem HRMIS




Keputusan dari modul ini akan digunakan di dalam lain-lain modul seperti Pengurusan Saraan, Faedah dan Ganjaran, Pengurusan Prestasi, Penilaian Kompetensi, Pembangunan, Pengurusan Kerjaya, Perolehan Sumber Manusia, Pengurusan Rekod Peribadi, Pengurusan Komunikasi & Tatatertib Pekerja dan Penamatan Perkhidmatan. Modul Formulasi Dan Penilaian Strategi mempunyai sembilan submodul yang direka untuk menyokong objektif modul tersebut. Penerangan ringkas submodul-submodul di dalam Modul Formulasi dan Penilaian Strategi adalah seperti berikut: •

Submodul Formulasi Strategi Sumber Manusia Submodul ini menjalankan proses membentuk atau menyemak semula sesuatu strategi sumber manusia untuk memenuhi keperluan sumber manusia sektor awam. Selain dari itu, ia juga mengenalpasti mekanisme untuk membuat pemantauan.

•

Submodul Formulasi Polisi dan Prosedur Submodul ini menjalankan proses menentukan prinsip-prinsip pentadbiran yang patut dipatuhi. Ia juga menjalankan proses penggubalan polisi dan prosedur yang dapat memberi garis panduan dan asas operasi bagi menentukan pelaksanaan yang efektif dan efisien.

•

Submodul Penilaian Keberkesanan Strategi Submodul ini menjalankan proses memantau dan menilai strategi sumber manusia untuk memastikan objektif-objektif strategi tersebut tercapai. Selain dari itu, ia juga mengenalpasti mekanisme untuk membuat pemantauan. Submodul ini mengenalpasti tindakan-tindakan pembetulan yang perlu diambil.

•

Submodul Pembangunan Organisasi Submodul ini menjalankan proses mengenalpasti dan membentuk organisasi untuk menyokong objektif-objektif organisasi. Selain dari itu, ia juga mengenalpasti kompetensi teras, peranan, tanggungjawab dan keperluan sumber manusia.

•

Kenalpasti Kehendak Fungsi Sumber Manusia (KKF) Submodul-submodul di bawah kategori ini menjalankan proses mengenalpasti keperluan-keperluan organisasi untuk memastikan pelaksanaan strategi yang berkesan. Ia juga membentuk rangkakerja sumber manusia untuk membantu operasi dan aktiviti-aktiviti fungsi sumber manusia.




Submodul-submodul di bawah kategori ini terbahagi kepada dua bahagian iaitu:•

KKF- Perolehan Sumber Manusia o Submodul Perancangan Sumber Manusia Jangka Panjang - Satu proses yang sistematik dalam membuat jangkauan keperluan jangkamasa panjang sumber manusia agar memenuhi matlamat dan strategi jangkamasa panjang organisasi tersebut. Ianya ditentukan setelah menganalisa elemen-elemen dalaman dan luaran yang dapat memberi kesan kepada keperluan jangkamasa panjang sumber manusia. o Submodul Aktiviti Taktikal Satu proses untuk membangunkan pelan tindakan yang akan membayangkan aktiviti yang diperlukan untuk menjalankan aktiviti taktikal yang berkesan. Tujuan mengadakan perolehan sumber manusia melalui aktiviti taktikal ialah untuk mendapatkan bakal pemilik kompetensi daripada sumber yang berlainan untuk memenuhi keperluan sumber manusia untuk organisasi berkenaan. o Submodul Penilaian Penggunaan Sumber Manusia Proses merancang dan melaksanakan aktiviti pemantauan terhadap tahap penggunaan sumber manusia. o Submodul Norma Perjawatan Piawai yang digunakan oleh Agensi Pusat dan agensi-agensi pelaksana dalam usaha menentukan perjawatan dan struktur organisasi yang diperlukan untuk menjalankan sesuatu tugas, fungsi atau tanggungjawab yang telah ditentukan bagi sesuatu agensi itu.

•

Submodul KKF-Pengurusan Saraan, Faedah dan Ganjaran o Pelaksanaan Penilaian Perjawatan Membina hirarki susunatur jawatan di dalam Kerajaan untuk memastikan ekuiti dalaman. o Pelaksanaan Kajian Pasaran Untuk menentukan jawatan digandingkan dengan skim saraan, faedah dan ganjaran Kerajaan dan kemudiannya dibandingkan dengan pasaran dan organisasi penanda aras (benchmark). o Bangunkan Skim RBR Baru Untuk menentukan skim RBR untuk Kerajaan dapat menyokong organisasi dan visi sumber manusia dan mempormosikan kadar produktiviti tinggi pemilik kompetensi yang berpanjangan.




1.1

OBJEKTIF SUBMODUL PEMBANGUNAN ORGANISASI

Mengenal pasti dan membentuk struktur organisasi dan struktur fungsi ke arah mencapai objektif organisasi. Menyediakan penerangan yang berkesan dan bermakna untuk fungsi, tanggungjawab dan asas pengukursan prestasi setiap entiti dalam struktur organisasi dan struktur fungsi. Faedah penggunaan Submodul Pembangunan Organisasi: Mengetahui dengan jelas matlamat dan objektif Organisasi dan Sumber Manusia; Mengenalpasti dengan jelas peranan dan tanggungjawab individu untuk membantu strategi organisasi; Rangkakerja yang teratur untuk mengoperasikan aktiviti-aktiviti Sumber Manusia; Pelaksanaan penilaian keberkesanan penambahbaikan yang berterusan.


strategi

organisasi

bagi

tujuan



1.2 FUNGSI UMUM SUBMODUL PEMBANGUNAN ORGANISASI Submodul Pembangunan Organisasi mempunyai fungsi membolehkan pengguna melaksanakan operasi berikut:

umum

yang

Kalendar – Membolehkan pengguna mengisi ruang tarikh.

Set Semula – Membolehkan pengguna mengosongkan semula ruang yang telah diisi dan memasukkan ruang dengan data asal (iaitu data sebelum sebarang perubahan dilakukan).

Keluar / Batal – Membolehkan pengguna keluar dari skrin yang sedang dilihat.

Laman Utama – Membolehkan pengguna kembali ke laman utama.

Tamat Sesi – Membolehkan pengguna menamatkan sesi modul.

Fungsi Muat Turun / Muat Naik – Membolehkan pengguna memuat turun atau memuat naik sesuatu maklumat yang dikehendaki.

Fungsi Cari Menggunakan Kaedah Wildcard (*) – Membolehkan pengguna mendapatkan senarai bagi sesuatu maklumat mengikut kriteria carian yang digunakan.




1.3 FUNGSI-FUNGSI DALAM SUBMODUL PEMBANGUNAN ORGANISASI Untuk memastikan objektif Submodul Pembangunan Organisasi tercapai, aplikasi ini dibangunkan dengan fungsi-fungsi iaitu:

Bil

Fungsi

Keterangan

1.

Pewujudan Cadangan Fungsi ini membolehkan Penganalisa Pembangunan Pembangunan Organisasi (OD Analyst) menyediakan Kertas Cadangan Organisasi berhubung dengan Pembangunan Organisasi. Cadangan ini merangkumi cadangan untuk menyelenggara senarai dan struktur Unit Organisasi, Aktiviti Organisasi dan Jawatan Sebenar.

2.

Semakan Cadangan Pembangunan Organisasi

Fungsi ini membolehkan Pakar Pembangunan Organisasi (OD Specialist) meminda dan membuat ulasan terhadap sesuatu Cadangan Pembangunan Organisasi yang telah disediakan dan dihantar oleh Penganalisa Pembangunan Organisasi, sebelum dihantar ke proses Perakuan.

3.

Sahkan Dokumen Lampiran

Fungsi ini membolehkan Pihak Berkuasa Memperaku (OD Endorsing Authority) menyemak dan merekodkan bahawa sesuatu Cadangan Pembangunan Organisasi yang telah dihantar untuk Perakuan telah disertakan dengan dokumendokumen sokongan yang lengkap. Disamping itu, Pihak Berkuasa Memperaku boleh memaparkan maklumat terperinci sesuatu Cadangan Pembangunan Organisasi termasuk Maklumat Cadangan Unit/Aktiviti Organisasi dan Perjawatan.

4.

Pengesahan Cadangan Pembangunan Organisasi

Fungsi ini membolehkan Pihak Berkuasa Memperaku Pembangunan Organisasi (OD Endorsing Authority) membuat pindaan dan memperakukan Cadangan Pembangunan Organisasi yang telah disemak oleh Pakar Pembangunan Organisasi sebelum dihantar ke proses Penyediaan Surat Perakuan.




Bil

Fungsi

Keterangan

5.

Penyediaan Surat Perakuan

6.

Penyediaan Dokumen Fungsi ini membolehkan Pihak Berkuasa Memperaku Kelulusan Unit menyediakan dokumen kelulusan bagi Cadangan Organisasi Pembangunan Organisasi yang melibatkan Cadangan Unit Organisasi.

7.

Luluskan Cadangan Pembangunan Organisasi

Fungsi ini membolehkan Pihak Berkuasa Melulus Pembangunan Organisasi (OD Approving Authority) meminda dan seterusnya meluluskan sesuatu Cadangan Pembangunan Organisasi yang telah dihantar.

8.

Penyediaan Waran Perjawatan / Surat Kuasa

Apabila sesuatu Cadangan Pembangunan Organisasi telah diluluskan, Pihak Berkuasa Melulus Pembangunan Organisasi perlu menyediakan dokumen rasmi (waran perajawatan) yang menyatakan perubahan-perubahan yang dibenarkan untuk Unit Organisasi, Aktiviti Organisasi dan Jawatan Sebenar.

9.

Penyediaan Waran Perjawatan Negeri

Bagi Cadangan Pembangunan Organisasi yang melibatkan agensi negeri (Perkhidmatan Awam Negeri / Badan Berkanun Negeri), Pihak Berkuasa Melulus Pembangunan Organisasi Negeri (OD State Approving Authority) perlu menyediakan dokumen kelulusan berasingan, iaitu Waran Perjawatan Negeri yang menyatakan perubahan-perubahan yang dibenarkan untuk Unit Organisasi, Aktiviti Organiasi dan Jawatan Sebenar.

10.

Kemaskini Data Perjawatan

Perubahan-perubahan terhadap Unit Organisasi, Aktiviti Organisasi dan Jawatan Sebenar yang telah diluluskan perlu dikemaskini ke dalam pangkalan data bagi Data Perjawatan sebelum dapat digunakan. Fungsi ini membolehkan Penganalisa Pembangunan Organisasi mengemaskini maklumat tersebut berdasarkan kepada Dokumen Kelulusan Unit Organisasi, Waran Perjawatan dan Waran Perjawatan Negeri.


Fungsi ini membolehkan Pihak Berkuasa Memperaku Pembangunan Organisasi menyediakan Surat Perakuan untuk sesuatu Cadangan Pembangunan Organisasi yang telah diperakukan sebelum dihantar ke proses Kelulusan.



Bil

Fungsi

Keterangan

11.

Paparkan Status dan Perincian Cadangan Pembangunan Organisasi

Fungsi ini membolehkan pengguna melihat status semasa sesuatu Cadangan Pembangunan Organisasi dan memaparkan maklumat terperinci berkaitan dengan Cadangan Pembangunan Organisasi yang mengandungi Cadangan Aktiviti Organisasi, Cadangan Unit Organisasi dan Cadangan Perjawatan.

12.

Paparkan Dokumen Kelulusan

Fungsi ini membolehkan pengguna memaparkan dokumendokumen perakuan dan kelulusan yang telah dikeluarkan. (Surat Perakuan, Dokumen Kelulusan Unit Organisasi, Waran Perjawatan, Waran Perjawatan Negeri).

13.

Hubungan Antara Modul Formulasi Penilaian Strategi Yang Lain

14.

Laporan

Fungsi ini membolehkan pengguna melihat maklumat dan terperinci kaitan atau hubungan di antara submodul Pembangunan Organisasi dengan submodul-submodul lain yang terdapat di dalam Modul Formulasi dan Penilaian Strategi.


Fungsi ini membolehkan pengguna memaparkan laporanlaporan yang berkaitan dengan Cadangan Pembangunan Organisasi.



2.0

PERANAN PENGGUNA DALAM SUBMODUL PEMBANGUNAN ORGANISASI

Seksyen ini memberi keterangan terperinci mengenai tugas dan peranan dalam menggunakan fungsi-fungsi di dalam Submodul Pembangunan Organisasi.

2.1

SENARAI PERANAN DALAM SUBMODUL PEMBANGUNAN ORGANISASI

Berikut adalah peranan yang terdapat dalam Submodul Pembangunan Organisasi ini. • • • • •

Penganalisa Pembangunan Organisasi (Organisational Development Analyst) Pakar Pembangunan Organisasi (Organisational Development Specialist) Pihak Berkuasa Memperaku Pembangunan Organisasi (Organisational Development Endorsing Authority) Pihak Berkuasa Melulus Pembangunan Organisasi (Organisational Development Approving Authority) Pihak Berkuasa Melulus Pembangunan Organisasi Negeri (Organisational Development State Approving Authority)




2.2

PERANAN DALAM SUBMODUL PEMBANGUNAN ORGANISASI MENGIKUT FUNGSI UTAMA

Berikut adalah peranan di dalam Submodul Pembangunan Organisasi mengikut fungsi atau menu utama yang boleh dan perlu dilakukan oleh pengguna berkenaan.

BIL

PERANAN

FUNGSI

1.

Penganalisa Pembangunan Organisasi (Organisational Development Analyst)

Pewujudan Cadangan Pembangunan Organisasi Paparkan Status Dan Perincian Cadangan Pembangunan Organisasi Kemaskini Data Perjawatan Paparkan Dokumen Kelulusan Hubungan Antara Modul Formulasi Dan Penilaian Strategi Yang Lain Laporan

2.

Pakar Pembangunan Organisasi (Organisational Development Specialist)

Semakan Cadangan Pembangunan Organisasi Paparkan Status Dan Perincian Cadangan Pembangunan Organisasi Paparkan Dokumen Kelulusan Hubungan Antara Modul Formulasi Dan Penilaian Strategi Yang Lain Laporan

3.

Pihak Berkuasa Memperaku Pembangunan Organisasi (Organisational Development Endorsing Authority)

Sahkan Dokumen Lampiran Pengesahan Cadangan Pembangunan Organisasi Penyediaan Surat Perakuan Penyediaan Dokumen Kelulusan Unit Organisasi Paparkan Dokumen Kelulusan Paparkan Status Dan Perincian Cadangan Pembangunan Organisasi Hubungan Antara Modul Formulasi Dan Penilaian Strategi Yang Lain Laporan




BIL

PERANAN

FUNGSI

4.

Pihak Berkuasa Melulus Pembangunan Organisasi (Organisational Development Approving Authority)

Luluskan Cadangan Pembangunan Organisasi Penyediaan Waran Perjawatan / Surat Kuasa Paparkan Status Dan Perincian Cadangan Pembangunan Organisasi Paparkan Dokumen Kelulusan Hubungan Antara Modul Formulasi Dan Penilaian Strategi Yang Lain Laporan

5.

Pihak Berkuasa Melulus Pembangunan Organisasi Negeri (Organisational Development State Approving Authority)

Paparkan Status Dan Perincian Cadangan Pembangunan Organisasi Penyediaan Surat Kuasa Untuk Negeri Paparkan Dokumen Kelulusan Hubungan Antara Modul Formulasi Dan Penilaian Strategi Yang Lain Laporan




3.0 PEMBANGUNAN ORGANISASI Pembangunan Organisasi merupakan salah satu daripada sub-modul di dalam Modul Formulasi dan Penilaian Strategi. Ia membolehkan pengguna menyediakan dan memproses Cadangan Pembangunan Organisasi yang merangkumi Cadangan Unit Organisasi, Cadangan Aktiviti Organisasi dan Cadangan Perjawatan. Kandungan Seksyen: Seksyen ini mengandungi sub-seksyen berikut: Jadual 1-1: Kandungan Seksyen Seksyen Kandungan 3.1 3.1.1 3.1.1.1 4.1 3.1.2 4.2 4.3 4.4 3.1.1.2 5.1 5.1.1 5.1.1.1 5.1.1.2 5.1.1.3 5.1.1.4 5.1.1.5 5.1.1.6 5.1.1.7 5.1.1.8 5.1.2 5.1.3 5.1.4 5.1.5 5.1.6 5.1.7 5.2

Pewujudan Cadangan Pembangunan Organisasi Perubahan Kepada Unit Organisasi Sahaja Tambah Cadangan Unit Organisasi Baru Wujudkan Unit Organisasi Baru Perubahan Kepada Unit Organisasi Yang Melibatkan Perubahan Kepada Jawatan Sebenar Pindahkan Unit Organisasi Mansuhkan Unit Organisasi Pinda Maklumat Unit Organisasi Kemaskini Butiran Cadangan Unit Organisasi Selenggara Cadangan Keperluan Perjawatan Tambah Cadangan Keperluan Perjawatan Pewujudan Jawatan Sebenar Baru Pewujudan Jawatan Tambahan Penukaran Status Jawatan Penggredan Semula Pemansuhan Jawatan Sebenar Pindah Butiran Pewujudan Jawatan Khas Untuk Penyandang Pemansuhan Jawatan Khas Untuk Penyandang Kemaskini Cadangan Keperluan Perjawatan Hapus Cadangan Keperluan Perjawatan Selenggara Keperluan Kompetensi Selenggara Bidang Hasil Utama Selenggara Tugas Selenggara Skop Bidang Kuasa Selenggara Lokasi Unit Organisasi




Seksyen 5.3 5.4 5.5 3.1.1.3 3.1.1.4 3.1.1.5 3.1.1.6 3.1.1.7 3.1.1.8 3.1.1.9 3.1.1.10 3.1.1.11 3.1.1.12 3.1.1.13 3.1.1.14 3.1.3 3.1.3.1 6.1 6.2 6.3 6.4 3.1.3.2 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10 3.10.1 3.10.2 3.10.3 3.11 3.12 3.13 3.14

Kandungan Selenggara Bidang Hasil Utama Selenggara Petunjuk Prestasi Utama Papar Catatan Terdahulu Papar Carta Unit Organisasi Hapus Cadangan Unit Organisasi Papar Status / Catatan Terdahulu Carta Organisasi Yang Merujuk Kepada Suatu Cadangan Pembangunan Organisasi Carta Organisasi Yang Merangkumi Semua Cadangan Pembangunan Organisasi Lampiran Mesyuarat Papar Rumusan Keperluan Kuantiti Perjawatan Papar Cadangan Item Aktiviti Organisasi Papar Cadangan Item Unit Organisasi Hapus Cadangan Pembangunan Organisasi Hantar Cadangan Pembangunan Organisasi Perubahan Kepada Aktiviti Organisasi Yang Melibatkan Perubahan Kepada Jawatan Sebenar Tambah Cadangan Aktiviti Organisasi Baru Wujudkan Aktiviti Organisasi Pindahkan Aktiviti Organisasi Mansuhkan Aktiviti Organisasi Pinda Maklumat Aktiviti Organisasi Kemaskini Butiran Cadangan Aktiviti Organisasi Semakan Cadangan Pembangunan Organisasi Sahkan Dokumen Lampiran Pengesahan Cadangan Pembangunan Organisasi Penyediaan Surat Perakuan Penyediaan Dokumen Kelulusan Unit Organisasi Luluskan Cadangan Pembangunan Organisasi Penyedian Waran Perjawatan / Surat Kuasa Penyediaan Surat Kuasa Untuk Negeri Kemaskini Data Perjawatan Kemaskini Senarai Cadangan Unit Organisasi Kemaskini Senarai Cadangan Aktiviti Organisasi Kemaskini Maklumat Jawatan Sebenar Paparkan Status dan Perincian Cadangan Pembangunan Organisasi Paparkan Dokumen Kelulusan Hubungan Antara Modul Formulasi dan Penilaian Strategi Yang Lain Laporan




Ikuti langkah-langkah berikut untuk mendapatkan Sub Modul Pembangunan Organisasi. Langkah-langkah:

Langkah 1 Klik Formulasi & Penilaian Strategi

Rajah 1 : Paparan Utama Aplikasi HRMIS

Langkah 2 Klik Pembangunan Organisasi

Rajah 2 : Skrin Pembangunan Organisasi SUBMODUL PEMBANGUNAN ORGANISASI Buku Panduan Latihan



1.

Pengguna akan melihat Menu Pembangunan Organisasi.

2.

Dari skrin ini pengguna boleh melakukan operasi-operasi berikut: •

Pewujudan Cadangan Pembangunan Organisasi (lihat Seksyen 3.1)

•

Semakan Cadangan Pembangunan Organisasi (lihat Seksyen 3.2)

•

Sahkan Dokumen Lampiran (lihat Seksyen 3.3)

•

Pengesahan Cadangan Pembangunan Organisasi (lihat Seksyen 3.4)

•

Penyediaan Surat Perakuan (lihat Seksyen 3.5)

•

Penyediaan Dokumen Kelulusan Unit Organisasi (lihat Seksyen 3.6)

•

Luluskan Cadangan Pembangunan Organisasi (lihat Seksyen 3.7)

•

Penyediaan Waran Perjawatan/Surat Kuasa (lihat Seksyen 3.8)

•

Penyediaan Surat Kuasa Untuk Negeri (lihat Seksyen 3.9)

•

Kemaskini Data Perjawatan (lihat Seksyen 3.10)

•

Paparkan Status dan Perincian Cadangan Pembangunan Organisasi (lihat Seksyen 3.11)

•

Paparkan Dokumen Kelulusan (lihat Seksyen 3.12)

•

Hubungan Antara Modul Formulasi dan Penilaian Strategi Yang Lain (lihat Seksyen 3.13)

• 3.

Laporan (lihat Seksyen 3.14)

Rujuk seksyen-seksyen berkenaan untuk keterangan yang selanjutnya.




3.1

PEWUJUDAN CADANGAN PEMBANGUNAN ORGANISASI

Fungsi ini membolehkan pengguna menyediakan Kertas Cadangan berhubung dengan Pembangunan Organisasi. Kertas Cadangan ini merangkumi Cadangan untuk menyelenggara senarai dan struktur Unit Organisasi, Aktiviti Organisasi dan Jawatan Sebenar. Kertas Cadangan tersebut boleh mengandungi sama ada:

3.1.1

Perubahan kepada Unit Organisasi sahaja, atau

3.1.2

Perubahan kepada Unit Organisasi yang melibatkan perubahan kepada Jawatan Sebenar, atau

3.1.3

Perubahan kepada Aktiviti Organisasi yang melibatkan perubahan kepada Jawatan Sebenar, atau

3.1.4

Perubahan secara serentak melibatkan ketiga-tiga elemen Jawatan Sebenar, Unit Organisasi dan Aktiviti Organisasi.

Pengguna: •

Penganalisa Pembangunan Organisasi

Ikuti Langkah 3 hingga Langkah 8 untuk melaksanakan operasi Pewujudan Cadangan Pembangunan Organisasi.

Langkah-langkah:




Langkah 3 Klik Pewujudan Cadangan Pembangunan Organisasi

Rajah 3 : Skrin Pembangunan Organisasi

Langkah 4 1. Isi maklumat-maklumat di atas; atau 2. Isi sebahagiannya; atau 3. Klik butang Teruskan untuk paparan Pembangunan Organisasi yang telah diwujudkan

Rajah 4 : Skrin Pewujudan Pembangunan Organisasi




Langkah 5 Klik Tambah

Rajah 5 : Skrin Pewujudan Pembangunan Organisasi

Langkah 6 1. Isi semua maklumat di atas 2. Klik butang Simpan

Rajah 6 : Skrin Tambah Cadangan Pembangunan Organisasi




Langkah 7 Klik Butang Yes

Rajah 7 : Skrin Mesej Gesaan

Langkah 8 Klik Butang OK

Rajah 8 : Skrin Makluman

Langkah 9 Rajah 9 : Skrin Mesej Gesaan


Klik Butang Yes



3.1.1

PERUBAHAN KEPADA UNIT ORGANISASI SAHAJA

MAKLUMAN Bagi Cadangan Pembangunan Organisasi yang melibatkan perubahan Unit Organisasi sahaja, Jenis Permohonan yang terlibat hanya Wujudkan Unit Organisasi Baru. •

Rujuk Seksyen 4.1 untuk Wujudkan Unit Organisasi Baru.

Rajah 10 : Skrin Paparan Cadangan Pembangunan Organisasi (DERAF).




Dari skrin ini pengguna boleh melakukan operasi-operasi berikut: • Tambah Cadangan Unit Organisasi Baru (lihat Seksyen 3.1.1.1) • Kemaskini Butiran Cadangan Unit Organisasi (lihat Seksyen 3.1.1.2) • Papar Carta Unit Organisasi (lihat Seksyen 3.1.1.3) • Hapus Cadangan Unit Organisasi (lihat Seksyen 3.1.1.4) • Papar Status/Catatan Terdahulu (lihat Seksyen 3.1.1.5) • Carta Organisasi Yang Merujuk Kepada Suatu Cadangan Pembangunan Organisasi (lihat Seksyen 3.1.1.6) • Carta Organisasi Yang Merangkumi Semua Cadangan Pembangunan Organisasi (lihat Seksyen 3.1.1.7) • Lampiran (lihat Seksyen 3.1.1.8) • Mesyuarat (lihat Seksyen 3.1.1.9) • Papar Ulasan Keperluan Kuantiti Perjawatan (lihat Seksyen 3.1.1.10) • Papar Cadangan Item Unit Organisasi (lihat Seksyen 3.1.1.11) • Papar Cadangan Item Aktiviti Organisasi (lihat Seksyen 3.1.1.12) • Hapus Cadangan Pembangunan Organisasi (lihat Seksyen 3.1.1.13) • Hantar Cadangan Pembangunan Organisasi (lihat Seksyen 3.1.1.14)

1.

Rujuk seksyen-seksyen berkenaan untuk keterangan yang selanjutnya.




3.1.1.1

TAMBAH CADANGAN UNIT ORGANISASI BARU

Operasi ini membolehkan pengguna menambah Cadangan Unit Organisasi yang baru. Langkah-langkah:

Langkah 10 Klik Senarai Cadangan Unit Organisasi


Rajah 11 : Skrin Paparan Cadangan Pembangunan Organisasi (Draf)




Langkah 12 Klik senarai drop down bagi Jenis Permohonan

Rajah 12 : Skrin Tambah Cadangan Unit Organisasi




4.1

WUJUDKAN UNIT ORGANISASI BARU

Operasi ini membolehkan pengguna membuat permohonan untuk mewujudkan Unit Organisasi yang baru. Dari Rajah 11, ikuti langkah-langkah berikut untuk Wujudkan Unit Organisasi Baru. Langkah-langkah:

Langkah 13 Pilih Jenis Permohonan : Wujudkan Unit Organisasi Baru

Rajah 13 : Skrin Tambah Cadangan Pembangunan Organisasi Baru




Langkah 14 Klik Butang Cari untuk carian Unit Induk Sedia Ada (Rujuk Rajah 15)

Langkah 15 Masukkan maklumat-maklumat yang berkaitan di atas.

Rajah 14 : Skrin Tambah Cadangan Unit Organisasi Baru – Wujudkan Unit Organisasi Baru




Langkah 16 Carian menggunakan kaedah wild card. Klik Teruskan untuk paparan rekod carian. Langkah 17 Klik Kod Unit Organisasi untuk pilih rekod.

Rajah 15 : Skrin Carian Unit Organisasi

Langkah 18 Rajah 16 : Skrin Simpan


Klik Butang Simpan setelah semua maklumat dimasukkan.



Langkah 19 Klik Butang Yes. Rajah 17 : Skrin Mesej Gesaan

Langkah 20 Klik Butang Ok Rajah 18: Skrin Makluman

Langkah 21 Cadangan yang ditambah dimasukkan ke dalam senarai.

Rajah 19 : Skrin Senarai Cadangan Unit Organisasi.




3.1.2

PERUBAHAN KEPADA UNIT ORGANISASI YANG MELIBATKAN PERUBAHAN KEPADA JAWATAN SEBENAR

MAKLUMAN Bagi Cadangan Pembangunan Organisasi yang melibatkan perubahan Unit Organisasi & perubahan Jawatan Sebenar, Jenis Permohonan yang terlibat adalah i) Pindahkan Unit3.1.1.1.2 Organisasi Sedia Ada; UNIT ORGANISASI PINDAHKAN ii) Mansuhkan Unit Organisasi Sedia Ada; iii) Kemas kini Maklumat Unit Organisasi Sedia Ada. • • •

4.2

Rujuk Seksyen 2.2 untuk Pindahkan Unit Organisasi; Rujuk Seksyen 2.3 untuk Mansuhkan Unit Organisasi; Rujuk Seksyen 2.4 untuk Pinda Maklumat Unit Organisasi.

PINDAHKAN UNIT ORGANISASI Operasi ini membolehkan pengguna membuat permohonan untuk memindahkan Unit Organisasi sedia ada. Langkah-langkah: 1.

Ulang Langkah 10 – Langkah 11 untuk tambah Cadangan Unit Organisasi Baru dan pilih Jenis Permohonan Pindahkan Unit Organisasi.




Langkah 22 Pilih Unit Organisasi Sedia Ada yang dicadangkan untuk PINDAH

Rajah 20 : Skrin Tambah Cadangan Unit Organisasi Baru – Pindahkan Unit Organisasi

Langkah 23 Pilih Unit Organisasi Sedia Ada / Unit Organisasi Cadangan sebagai induk baru Unit Organisasi Sedia Ada yang telah dipilih untuk PINDAH Langkah 24 Masukkan maklumat-maklumat yang berkaitan di atas.

Rajah 21 : Sambungan Skrin Tambah Cadangan Unit Organisasi Baru – Pindahkan Unit Organisasi




Langkah 25 Klik Butang YES Rajah 22 : Skrin Mesej Gesaan

Langkah 26 Klik Butang OK Rajah 23 : Skrin Makluman

MAKLUMAN Bagi Jenis Permohonan Cadangan Pembangunan Organisasi yang melibatkan Pindahkan Unit Organisasi; Cadangan Keperluan Perjawatan yang dibenarkan ialah: i) Pindah Butiran •

Rujuk Seksyen 5.1.1.6 untuk Pindah Butiran.




4.3

MANSUHKAN UNIT ORGANISASI

Operasi ini membolehkan pengguna membuat cadangan untuk menghapuskan sesebuah Unit Organisasi. Langkah-langkah: 1.

Ulang Langkah 10 – Langkah 11 untuk tambah Cadangan Unit Organisasi Baru

dan pilih Jenis Permohonan Mansuhkan Unit Organisasi.

Langkah 27 Klik Butang Cari untuk carian Unit Organisasi Sedia yang dicadangkan untuk MANSUH.

Rajah 24 : Skrin Tambah Cadangan Unit Organisasi Baru – Hapus Unit Organisasi





Langkah 29 Klik Butang OK Rajah 26 : Skrin Makluman

PERINGATAN ! Bagi Jenis Permohonan Hapuskan Unit Organisasi, Jawatan Sebenar di bawah Unit Organisasi tersebut perlu dipindahkan ke Unit Organisasi Yang Lain.

Rajah 27 : Skrin Mesej Gesaan Langkah 30 1.Klik Butang YES 2.Rujuk Seksyen 5.1.1.6 Pindah Butiran




4.4

PINDA MAKLUMAT UNIT ORGANISASI Operasi ini membolehkan pengguna membuat permohonan untuk meminda maklumat Unit Organisasi sedia ada. Langkah-langkah: 1.

Ulang Langkah 11 – Langkah 13 untuk tambah Cadangan Unit Organisasi Baru dan pilih Jenis Permohonan Pinda Maklumat Unit Organisasi.

Langkah 31 Klik Butang CARI untuk carian Unit Organisasi Sedia yang dicadang untuk PINDAAN.

Skrin 28 : Skrin Tambah Cadangan Unit Organisasi Baru – Pinda Maklumat Unit Organisasi




Langkah 32 1. Isi maklumat-maklumat yang berkaitan di atas; 2. Klik Butang Simpan.

Skrin 29 : Skrin Tambah Cadangan Unit Organisasi Baru – Pinda Maklumat Unit Organisasi





Langkah 34 Klik Butang OK


MAKLUMAN Bagi Jenis Permohonan Cadangan Pembangunan Organisasi yang melibatkan Pinda Maklumat Unit Organisasi; Cadangan Keperluan Perjawatan yang dibenarkan adalah: i) Pindah Butiran •

Rujuk Seksyen 5.1.1.6 untuk Pindah Butiran.




3.1.1.2 KEMASKINI BUTIRAN CADANGAN UNIT ORGANISASI

Operasi ini membolehkan pengguna mengemaskini maklumat mengenai Cadangan Unit Organisasi. Langkah-langkah:

Langkah 35 Klik Kod/Nama Unit Organisasi Sedia Ada atau Kod/Nama Unit Organisasi Cadangan untuk kemaskini maklumat. * Pastikan pilih tab Senarai Cadangan Pembangunan Organisasi

Rajah 32 : Skrin Senarai Cadangan Unit Organisasi (DERAF)




Langkah 36 Klik tab yang berkenaan untuk Selenggara.

Rajah 33 : Skrin Kemaskini Cadangan Unit Organisasi 1.

2.

Dari skrin ini pengguna boleh melakukan operasi-operasi berikut: •

Selenggara Cadangan Keperluan Perjawatan (lihat Seksyen 5.1)

•

Selenggara Lokasi Unit Organisasi (lihat Seksyen 5.2)

•

Selenggara Bidang Hasil Utama (lihat Seksyen 5.3)

•

Selenggara Petunjuk Prestasi Utama (lihat Seksyen 5.4)

•

Papar Catatan Terdahulu (lihat Seksyen 5.5)

Rujuk seksyen-seksyen berkenaan untuk keterangan yang selanjutnya. Jika tidak, klik Keluar untuk keluar dari skrin ini.




5.1 SELENGGARA CADANGAN KEPERLUAN PERJAWATAN Operasi ini membolehkan pengguna mengemaskini maklumat Cadangan Keperluan Perjawatan yang sedia ada. Langkah-langkah: 1.

Dari skrin Kemaskini Butiran Cadangan Unit Organisasi, klik Cadangan Keperluan Perjawatan.

2.

Pengguna akan melihat skrin Cadangan Keperluan Perjawatan.

3.

Dari skrin ini pengguna boleh melakukan operasi-operasi berikut:

5.1.1

Tambah Cadangan Keperluan Perjawatan

5.1.2

Kemaskini Cadangan Keperluan Perjawatan

5.1.3

Hapus Cadangan Keperluan Perjawatan

5.1.4

Selenggara Keperluan Kompetensi

5.1.5

Selenggara Bidang Hasil Utama

5.1.6

Selenggara Tugas

5.1.7

Selenggara Skop Bidang Kuasa

5.1.1

TAMBAH CADANGAN KEPERLUAN PERJAWATAN

MAKLUMAN Cadangan Keperluan Perjawatan berdasarkan perubahan yang berlaku kepada waran perjawatan adalah seperti berikut: 5.1.1.1 Pewujudan Jawatan Sebenar Baru 5.1.1.2 Pewujudan Jawatan Tambahan 5.1.1.3 Penukaran Status Jawatan 5.1.1.4 Pemansuhan Jawatan Sebenar 5.1.1.5 Penggredan Semula 5.1.1.6 Pindah Butiran 5.1.1.7 Pewujudan Jawatan Khas Untuk Penyandang 5.1.1.8 Pemansuhan Jawatan Khas Untuk Penyandang Rujuk seksyen-seksyen berikut untuk langkah seterusnya.




Langkah 37 Klik Butang TAMBAH

Rajah 34 : Skrin Kemaskini Cadangan Unit Organisasi




5.1.1.1 PEWUJUDAN JAWATAN SEBENAR BARU

Langkah 38

Langkah 39

Pilih Jenis Permohonan: Pewujudan Jawatan Baru

Klik Butang CARI untuk Carian Jawatan Standard

Rajah 35 : Skrin Tambah Cadangan Keperluan Perjawatan Baru




Langkah 40 1. Isi maklumat-maklumat berikut; atau 2. sebahagiannya; atau/dan 3. Klik butang TERUSKAN.

Langkah 41 Pilih Kod Jawatan Standard yang berkenaan.

Rajah 36 : Skrin Carian Jawatan Standard




Jawatan Standard yang telah dipilih.

Langkah 42 1. Isi semua maklumat yang diperlukan di atas; 2. Sekiranya jawatan yang ingin diwujudkan adalah skim fleksi, klik pada kotak ”Sila tandakan untuk skim fleksi” dan klik butang TAMBAH untuk pilih Jawatan Standard yang lain.

Langkah 43 Klik butang SIMPAN

Rajah 37 : Skrin Tambah Cadangan Keperluan Perjawatan Baru – Pewujudan Jawatan Baru




Langkah 44 Cari Unit Organisasi Sedia Ada/Cadangan Unit Organisasi bagi penempatan jawatan yang telah diwujudkan.

Rajah 38 : Sambungan Skrin Tambah Cadangan Keperluan Perjawatan Baru – Pewujudan Jawatan Baru




Langkah 45 Isi maklumat yang diperlukan untuk carian Unit Organisasi dan klik butang TERUSKAN.

Langkah 46 Klik Kod Unit Organisasi yang dikehendaki.

Rajah 39 : Skrin Carian Unit Organisasi Sedia/Cadangan Unit Organisasi

Langkah 47 Rajah 40: Skrin Makluman Klik Butang OK.




Langkah 48 Klik pada Nama Jawatan untuk Kemaskini Rekod.

Rajah 41 : Skrin Cadangan Keperluan Perjawatan




5.1.1.2

PEWUJUDAN JAWATAN TAMBAHAN

Langkah 49 Klik butang CARI untuk carian Jawatan Standard. Rujuk Rajah Carian Jawatan Standard. Langkah 50 Klik butang CARI untuk carian Butiran Sedia Ada.

Rajah 42 : Skrin Pewujudan Jawatan Tambahan




Langkah 51 Masukkan maklumatmaklumat yang diperlukan.

Langkah 52 Pilih Butang CARI untuk Unit Organisasi Sedia Ada / Cadangan Unit Organisasi untuk penempatan perjawatan.

Rajah 43 : Sambungan Skrin Pewujudan Jawatan Tambahan

Langkah 53 Klik Butang OK.





Jawatan yang telah diwujudkan.

Rajah 45 : Skrin Cadangan Keperluan Perjawatan

5.1.1.3

PENUKARAN STATUS JAWATAN

Langkah 54 Klik Butang CARI untuk carian JAWATAN SEBENAR.

Rajah 46 : Skrin Penukaran Status Jawatan SUBMODUL PEMBANGUNAN ORGANISASI Buku Panduan Latihan



Langkah 55 Klik Butang TERUSKAN untuk carian JAWATAN SEBENAR.

Langkah 56 Klik KOD JAWATAN SEBENAR untuk pilih rekod.

Rajah 47 : Skrin Carian Jawatan Sebenar




Langkah 57 Klik Butang CARI untuk carian BUTIRAN SEDIA ADA.

Rajah 48 : Sambungan Skrin Penukaran Status Jawatan






5.1.1.4 PENGGREDAN SEMULA

Langkah 59 Klik Butang CARI untuk carian JAWATAN SEBENAR * Rujuk Rajah 36

Langkah 60 Klik Butang CARI untuk carian JAWATAN STANDARD * Rujuk Rajah 47 Langkah 61 Klik Butang CARI untuk carian BUTIRAN SEDIA ADA Rajah 50 : Skrin Penggredan Semula




Langkah 62 Isi maklumat-maklumat yang berkaitan.

Rajah 51 : Sambungan Skrin Penggredan Semula Jawatan Sebenar

Langkah 63 Klik Butang OK. Rajah 52 : Skrin Makluman




5.1.1.5 PEMANSUHAN JAWATAN SEBENAR

Langkah 64 Klik Butang CARI untuk carian JAWATAN SEBENAR.

* Rujuk Rajah 47

Rajah 53 : Skrin Pemansuhan Jawatan Sebenar




Paparan maklumat JAWATAN SEBENAR yang hendak dimansuhkan.

Rajah 54 : Sambungan Skrin Pemansuhan Jawatan Sebenar






5.1.1.6

PINDAH BUTIRAN

Langkah 66 Klik Butang CARI untuk carian JAWATAN SEBENAR. * Rujuk Rajah 47

Rajah 56 : Skrin Pindah Butiran

Sistem akan memaparkan secara ’default’ Unit Organisasi bagi Jawatan Sebenar yang dipilih. Pengguna boleh buat carian untuk pindah butiran JAWATAN SEBENAR tersebut sama ada carian Unit Organisasi Sedia Ada/Cadangan Unit Organisasi.

Langkah 67 Klik Butang CARI untuk AKTIVITI ORGANISASI SEDIA / CADANGAN AKTIVITI ORGANISASI untuk PINDAH BUTIRAN.

Langkah 68 Klik Butang CARI untuk carian BUTIRAN SEDIA ADA

Rajah 57 : Sambungan Skrin Pindah Butiran SUBMODUL PEMBANGUNAN ORGANISASI Buku Panduan Latihan





5.1.1.7

PEWUJUDAN JAWATAN KHAS UNTUK PENYANDANG


Rajah 59 : Skrin Pewujudan Jawatan Khas Untuk Penyandang




Langkah 71 Klik Butang CARI untuk carian JAWATAN STANDARD. * Rujuk Rajah 36

Rajah 60 : Sambungan Skrin Pewujudan Jawatan Khas Untuk Penyandang

Langkah 72 Klik Butang CARI untuk carian UNIT ORGANISASI SEDIA ADA / CADANGAN UNIT ORGANISASI tempatkan perjawatan.

Rajah 61 : Sambungan Skrin Pewujudan Jawatan Khas Untuk Penyandang






5.1.1.8 PEMANSUHAN JAWATAN KHAS UNTUK PENYANDANG


Rajah 63 : Skrin Pemansuhan Jawatan Khas Untuk Peyandang




Maklumat JAWATAN SEBENAR yang dipilih.

Rajah 64 : Skrin Pemansuhan Jawatan Khas Untuk Peyandang

Langkah 75 Klik OK.





5.1.2

KEMASKINI CADANGAN KEPERLUAN PERJAWATAN

Langkah 76 Klik NAMA JAWATAN STANDARD untuk KEMASKINI

Rajah 66 : Skrin Kemaskini Cadangan Keperluan Perjawatan -KEMASKINI

MAKLUMAN • • •

Papar Rumusan Kuantiti Keperluan Perjawatan untuk melihat senarai kuantiti perjawatan telah dicadangkan. Papar Item Cadangan Aktiviti Organisasi untuk melihat senarai Aktiviti Organisasi yang telah dicadangkan. Papar Keperluan Perjawatan Jangka Pendek untuk melihat rekod dari Modul Perolehan Sumber Manusia.




5.1.3

HAPUS CADANGAN KEPERLUAN PERJAWATAN

Langkah 77 Pilih rekod dan klik Butang HAPUS untuk hapus rekod.

Rajah 67 : Skrin Kemaskini Cadangan Keperluan Perjawatan – HAPUS




5.1.4

SELENGGARA KEPERLUAN KOMPETENSI

Langkah 78 Pilih rekod JAWATAN STANDARD. * Rujuk Rajah 36

Rajah 68 : Skrin Kemaskini Cadangan Keperluan Perjawatan

Langkah 79 Klik tab KEPERLUAN kOMPETENSI

Rajah 69 : Skrin Kemaskini Maklumat Cadangan Keperluan Perjawatan




Sistem akan memaparkan Senarai Keperluan Kompetensi berdasarkan kepada Jawatan Standard yang dipilih.

Langkah 80 Klik Butang TAMBAH/HAPUS untuk tambah/hapus rekod.

Rajah 70 : Skrin Keperluan Kompetensi 5.1.5

SELENGGARA BIDANG HASIL UTAMA

Langkah 81 Klik tab BIDANG HASIL UTAMA.

Rajah 71 : Skrin Kemaskini Maklumat Cadangan Keperluan Perjawatan





Rajah 72 : Skrin Bidang Hasil Utama 5.1.6

SELENGGARA TUGAS

Langkah 83 Klik tab TUGAS.

Rajah 73 : Skrin Kemas kini Maklumat Cadangan Keperluan Perjawatan





Rajah 74 : Skrin Senarai Tugas 5.1.7

SELENGGARA SKOP BIDANG KUASA

Langkah 85 Klik tab SKOP BIDANG KUASA

Rajah 75 : Skrin Kemas kini Maklumat Cadangan Keperluan Perjawatan SUBMODUL PEMBANGUNAN ORGANISASI Buku Panduan Latihan




Rajah 76 : Skrin Skop Bidang Kuasa




5.2

SELENGGARA LOKASI UNIT ORGANISASI

Operasi ini membolehkan pengguna menambah, mengemaskini dan menghapus Lokasi Unit Organisasi. Langkah-langkah:

Langkah 87 Klik LOKASI UNIT ORGANISASI

Rajah 77 : Skrin Kemaskini Butiran Cadangan Unit Organisasi





Rajah 78 : Skrin Kemas kini Butiran Cadangan Unit Organisasi

Langkah 89 Isi maklumat berkaitan dengan lokasi Unit Organisasi.

Rajah 79 : Skrin Tambah Baru Butiran Lokasi Unit Organisasi




Langkah 90 Klik OK.



Rajah 81 : Skrin Kemas kini Butiran Cadangan Unit Organisasi – Lokasi Unit Organisasi




5.3

SELENGGARA BIDANG HASIL UTAMA


Rajah 82 : Skrin Bidang Hasil Utama




5.4

SELENGGARA PETUNJUK PRESTASI UTAMA


Rajah 83 : Skrin Petunjuk Prestasi Utama




5.5

PAPAR CATATAN TERDAHULU

Langkah 94 Klik PAPAR CATATAN TERDAHULU

Rajah 84 : Skrin Kemaskini Butiran Cadangan Unit Organisasi

Rajah 85: Skrin Catatan Item Cadangan Unit Organisasi




3.1.1.3

PAPAR CARTA UNIT ORGANISASI

Langkah 95 Klik Kod Nama Unit Organisasi Induk Sedia Ada / Kod Nama Unit Organisasi Induk Cadangan untuk papar carta unit organisasi.

Rajah 86 : Skrin Paparan cadangan Pembangunan Organisasi -DERAF




Langkah 96 Klik Paparan untuk pilih jenis struktur organisasi

Rajah 87 : Skrin Struktur Organisasi

MAKLUMAN Pengguna boleh melihat Carta Semasa dan Carta Cadangan serentak.




3.1.1.4 HAPUS CADANGAN UNIT ORGANISASI Operasi ini membolehkan pengguna menghapus Cadangan Unit Organisasi yang tidak lagi berkenaan Langkah-langkah:

Langkah 97

Langkah 98

Pilih rekod yang hendak dihapuskan.

Klik Butang HAPUS.

Rajah 88 : Skrin Senarai Cadangan Unit Organisasi




Rajah 89 : Skrin Gesaan Langkah 99 Klik Butang YES.

MAKLUMAN Skrin akan paparkan senarai cadangan yang terkini.




3.1.1.5 PAPAR STATUS/CATATAN TERDAHULU Operasi ini membolehkan pengguna memaparkan status terdahulu sesuatu Cadangan Pembangunan Organisasi. Langkah-langkah:

Langkah 100 Klik Papar Status Terdahulu.

Rajah 90 : Skrin Paparan Cadangan Pembangunan Organisasi




Langkah 101 Klik Deraf untuk papar Status Catatan.

Rajah 91 : Skrin Status Cadangan Pembangunan Organisasi – Terdahulu




3.1.1.6 CARTA ORGANISASI YANG MERUJUK KEPADA SUATU CADANGAN PEMBANGUNAN ORGANISASI Operasi ini membolehkan pengguna memaparkan Carta Organisasi Yang Merujuk Kepada Suatu Cadangan Pembangunan Organisasi.

Langkah 102 Klik CARTA ORGANISASI YANG MERUJUK KEPADA SUATU CADANGAN PEMBANGUNAN ORGANISASI.





Rajah 93 : Skrin Struktur Organisasi




3.1.1.7 CARTA ORGANISASI YANG MERANGKUMI SEMUA CADANGAN PEMBANGUNAN ORGANISASI Operasi ini membolehkan pengguna memaparkan Carta Organisasi Yang Merangkumi Semua Cadangan Pembangunan Organisasi. Langkah-langkah:

Langkah 103 Klik CARTA ORGANISASI YANG MERUJUK KEPADA SEMUA CADANGAN PEMBANGUNAN ORGANISASI.





Rajah 95: Skrin Struktur Organisasi

3.1.1.8 LAMPIRAN Operasi ini membolehkan pengguna menambah, mengemaskini dan menghapus Lampiran yang berkaitan dengan sesuatu cadangan pembangunan organisasi. Langkah-langkah:




Langkah 104 Klik LAMPIRAN.





Langkah 105 Klik Butang TAMBAH

Langkah 106 Klik Butang MUAT NAIK

Rajah 97 : Skrin Lampiran

Langkah 107 Klik Butang SIMPAN

Rajah 98: Skrin Makluman




Langkah 108 Klik Butang TAMBAH/ HAPUS untuk tambah/hapus rekod.

Rajah 99 : Skrin Senarai Lampiran

3.1.1.9 MESYUARAT Operasi ini membolehkan pengguna menambah, mengemaskini dan menghapus Mesyuarat yang berkaitan dengan sesuatu cadangan pembangunan organisasi. Langkah-langkah :




Langkah 109 Klik MESYUARAT

Rajah 100: Skrin Cadangan Pembangunan Organisasi

Langkah 110 Klik butang TAMBAH/HAPUS untuk tambah/hapus rekod.

Rajah 101 : Skrin Selenggara Mesyuarat Untuk Pembangunan Organisasi




3.1.1.10

PAPAR RUMUSAN KEPERLUAN KUANTITI PERJAWATAN Operasi ini membolehkan pengguna memaparkan Rumusan Keperluan Kuantiti Perjawatan sesuatu cadangan pembangunan organisasi. Langkah-langkah:

Langkah 111 Klik PAPAR RUMUSAN KEPERLUAN KUANTITI PERJAWATAN





Rajah 103 : Skrin Rumusan Kuantiti Keperluan Perjawatan




3.1.1.11

PAPAR CADANGAN ITEM AKTIVITI ORGANISASI Operasi ini mebolehkan pengguna memaparkan Cadangan Item Aktiviti Organisasi.

Langkah-langkah:

Langkah 112 Klik PAPAR CADANGAN ITEM AKTIVITI ORGANISASI





Rajah 105 : Skrin Paparan Cadangan Item Aktiviti Organisasi




3.1.1.12

PAPAR CADANGAN ITEM UNIT ORGANISASI Operasi ini membolehkan pengguna memaparkan Cadangan Item Unit Organisasi. Langkah-langkah:

Langkah 113 Klik PAPAR CADANGAN ITEM UNIT ORGANISASI





Rajah 107 : Skrin Paparan Cadangan Unit Organisasi




3.1.1.13 HAPUS CADANGAN PEMBANGUNAN ORGANISASI Operasi ini membolehkan pengguna menghapus sesuatu Cadangan yang tidak lagi berkenaan. Langkah-langkah:

Langkah 115 Langkah 114

Klik Butang HAPUS untuk hapus rekod.

Pilih rekod yang hendak dihapus.

Rajah 108 : Skrin Senarai Cadangan Pembangunan Organisasi - Mewujudkan




3.1.1.14 HANTAR CADANGAN PEMBANGUNAN ORGANISASI Operasi ini membolehkan pengguna menghantar Cadangan Unit Organisasi yang telah diwujudkan. Langkah-langkah:

Langkah 116 Klik Butang HANTAR untuk hantar Cadangan Pembangunan Organisasi.

Rajah 109 : Skrin Senarai Cadangan Unit Organisasi

Langkah 117 Klik Butang YES.







Rajah 112 : Skrin Mesej Aliran Kerja

MAKLUMAN Mesej Aliran Kerja akan dipaparkan bahawa Kertas Kerja Permohonan Cadangan Pembangunan Organisasi telah dihantar kepada Pakar Pembangunan Organisasi.




3.1.3

PERUBAHAN KEPADA AKTIVITI ORGANISASI YANG MELIBATKAN PERUBAHAN KEPADA JAWATAN SEBENAR

MAKLUMAN Bagi Cadangan Pembangunan Organisasi yang melibatkan perubahan Aktiviti Organisasi & Perubahan Jawatan Sebenar, Jenis Permohonan yang terlibat adalah i) ii) iii) iv) • • • •

Wujudkan Aktiviti Organisasi Baru Pindahkan Aktiviti Organisasi Sedia Ada; Mansuhkan Aktiviti Organisasi Sedia Ada; Kemaskini Maklumat Aktiviti Organisasi Sedia Ada.

Rujuk Seksyen 7.1 untuk Wujudkan Aktiviti Organisasi; Rujuk Seksyen 7.2 untuk Pindahkan Aktiviti Organisasi; Rujuk Seksyen 7.3 untuk Mansuhkan Aktiviti Organisasi. Rujuk Seksyen 7.4 untuk Pinda Maklumat Aktiviti Organisasi.

Ulang Langkah 3 – Langkah 9 untuk wujudkan Cadangan Pembangunan Organisasi yang baru. Dari skrin ini pengguna boleh melakukan operasi-operasi berikut: •

Tambah Cadangan Aktiviti Organisasi Baru (lihat Seksyen 3.1.3.1)

•

Kemaskini Butiran Cadangan Aktiviti Organisasi (lihat Seksyen 3.1.3.2)

•

Papar Carta Aktiviti Organisasi (lihat Seksyen 3.1.1.3)

•

Hapus Cadangan Aktiviti Organisasi (lihat Seksyen 3.1.1.4)

•

Papar Status/Catatan Terdahulu (lihat Seksyen 3.1.1.5)

•

Carta

Organisasi

Yang

Merujuk

Kepada

Suatu

Cadangan

Pembangunan Organisasi (lihat Seksyen 3.1.1.6) •

Carta Organisasi Yang Merangkumi Semua Cadangan Pembangunan Organisasi (lihat Seksyen 3.1.1.7)

•

Lampiran (lihat Seksyen 3.1.1.8)

•

Mesyuarat (lihat Seksyen 3.1.1.9)




•

Papar Ulasan Keperluan Kuantiti Perjawatan (lihat Seksyen 3.1.1.10)

•

Papar Cadangan Item Aktiviti Organisasi (lihat Seksyen 3.1.1.11)

•

Papar Cadangan Item Unit Organisasi (lihat Seksyen 3.1.1.12)

•

Hapus Cadangan Pembangunan Organisasi (lihat Seksyen 3.1.1.13)

•

Hantar Cadangan Aktiviti Organisasi (lihat Seksyen 3.1.1.14)

Rujuk seksyen-seksyen berkenaan untuk keterangan yang selanjutnya. 3.1.3.1 TAMBAH CADANGAN AKTIVITI ORGANISASI BARU

Operasi ini membolehkan pengguna menambah Cadangan Aktiviti Organisasi yang baru. Langkah-langkah:

Langkah 119 1. Klik tab Senarai Cadangan Aktiviti Organisasi. 2. Klik Butang TAMBAH untuk tambah rekod.

Rajah 112 : Skrin Paparan Cadangan Pembangunan Organisasi (DERAF)




6.1

WUJUDKAN AKTIVITI ORGANISASI BARU

Langkah 120 Pilih Jenis Permohonan : Wujudkan Aktiviti Organisasi Baru.

Rajah 113 : Skrin Tambah Cadangan Aktiviti Organisasi Baru




Langkah 121 Klik Butang CARI untuk carian Aktiviti Organisasi Sedia Ada.

Rajah 114 : Skrin Wujudkan Aktiviti Organisasi Baru

Langkah 122 1. Isi sebahagian maklumat; atau 2. Isi semua maklumat; atau 3. Klik Butang TERUSKAN. 4. Klik Kod Aktiviti Organisasi untuk pilih rekod yang disenaraikan.

Rajah 115 : Skrin Carian Aktiviti Organisasi SUBMODUL PEMBANGUNAN ORGANISASI Buku Panduan Latihan







6.2

PINDAHKAN AKTIVITI ORGANISASI BARU

Langkah 123 Pilih Jenis Permohonan : Pindahkan Aktiviti Organisasi

Langkah 124 Klik Butang CARI untuk carian Aktiviti Organisasi Sedia Ada. Rujuk Rajah 115 (Langkah 122)

Rajah 117 : Tambah Cadangan Aktiviti Organisasi Baru




MAKLUMAN Maklumat Aktiviti Organisasi yang telah dipilih untuk dipindahkan.

Rajah 118 : Sambungan Tambah Cadangan Aktiviti Organisasi Baru




Langkah 124 Klik butang CARI AKTIVITI ORGANISASI SEDIA ADA / CADANGAN AKTIVITI ORGANISASI untuk mencari induk baru bagi Aktiviti Organisasi yang hendak dipindahkan. * Rujuk Rajah 115 (Langkah 122)

Rajah 119 : Skrin Maklumat Baru Aktiviti Organisasi – Pindahkan Aktiviti Organisasi




6.3

MANSUHKAN AKTIVITI ORGANISASI BARU

Langkah 125 Pilih Jenis Permohonan : Mansuhkan Aktiviti Organisasi

Langkah 126 Klik Butang CARI untuk carian Aktiviti Organisasi Sedia Ada * Rujuk Rajah 115 (langkah 122)

Rajah 120 : Skrin Tambah Cadangan Aktiviti Organisasi Baru

Rajah 121 : Skrin Tambah Cadangan Aktiviti Organisasi Baru – Hapuskan Aktiviti Organisasi SUBMODUL PEMBANGUNAN ORGANISASI Buku Panduan Latihan



PERINGATAN ! Bagi Jenis Permohonan Hapuskan Aktiviti Organisasi, Jawatan Sebenar di bawah Unit Organisasi tersebut perlu dipindahkan ke Unit Organisasi Yang Lain ataupun dimansuhkan.

Rajah 122 : Skrin Mesej Gesaan Langkah 126 Klik Butang YES untuk pindah/mansuh Jawatan Sebenar. * Rujuk Seksyen 3.1.1.6 untuk PINDAH BUTIRAN




6.4

PINDA MAKLUMAT AKTIVITI ORGANISASI

Langkah 127 Klik Butang CARI untuk carian Aktiviti Organisasi Sedia Ada. * Rujuk Rajah 115 (Langkah 122)

Rajah 123: Skrin Pinda Maklumat Unit Organisasi

Rajah 124 : Sambungan Skrin Pinda Maklumat Unit Organisasi




3.1.3.2

KEMASKINI MAKLUMAT CADANGAN AKTIVITI ORGANISASI

Langkah 128 Klik KOD NAMA AKTIVITI ORGANISASI CADANGAN untuk kemaskini maklumat.

Rajah 125 : Skrin Paparan Cadangan Pembangunan Organisasi Dari skrin ini pengguna boleh melakukan operasi berikut: •

Selenggara Cadangan Keperluan Perjawatan (lihat Seksyen 5.1)




3.1.4

PERUBAHAN SECARA SERENTAK MELIBATKAN KETIGA-TIGA ELEMEN JAWATAN SEBENAR, UNIT ORGANISASI DAN AKTIVITI ORGANISASI

MAKLUMAN Bagi Cadangan Pembangunan Organisasi yang melibatkan Perubahan Secara Serentak Melibatkan Ketiga-Tiga Elemen Jawatan Sebenar, Unit Organisasi Dan Aktiviti Organisasi, Jenis Permohonan Yang Terlibat ialah: i) ii) iii) iv) v) vi) vii) viii) • • • • • • • •

Wujudkan Unit Organisasi Baru Pindahkan Unit Organisasi Sedia Ada; Mansuhkan Unit Organisasi Sedia Ada; Kemaskini Maklumat Unit Organisasi Sedia Ada. Wujudkan Aktiviti Organisasi Baru Pindahkan Aktiviti Organisasi Sedia Ada; Mansuhkan Aktiviti Organisasi Sedia Ada; Kemaskini Maklumat Aktiviti Organisasi Sedia Ada.

Rujuk Seksyen 4.1 untuk Wujudkan Unit Organisasi Baru. Rujuk Seksyen 4.2 untuk Pindahkan Unit Organisasi; Rujuk Seksyen 4.3 untuk Mansuhkan Unit Organisasi; Rujuk Seksyen 4.4 untuk Pinda Maklumat Unit Organisasi. Rujuk Seksyen 6.1 untuk Wujudkan Aktiviti Organisasi; Rujuk Seksyen 6.2 untuk Pindahkan Aktiviti Organisasi; Rujuk Seksyen 6.3 untuk Mansuhkan Aktiviti Organisasi. Rujuk Seksyen 6.4 untuk Pinda Maklumat Aktiviti Organisasi.




3.2

SEMAKAN CADANGAN PEMBANGUNAN ORGANISASI

Fungsi ini membolehkan pengguna membuat ulasan terhadap sesuatu Cadangan Pembangunan Organisasi yang telah disediakan dan dihantar oleh Penganalisa Pembangunan Organisasi, sebelum dihantar ke proses Perakuan. Di samping itu juga, pengguna boleh membuat pindaan kepada sesuatu cadangan dengan: • • • •

Meminda maklumat Cadangan Pembangunan Organisasi Meminda atau membatalkan Cadangan Unit Organisasi Meminda atau membatalkan Cadangan Aktiviti Organisasi Meminda atau membatalkan Cadangan Perjawatan

Pengguna: •

Pakar Pembangunan Organisasi

Langkah-langkah: 1.

Ikuti Langkah 3 – Langkah 7 untuk melakukan operasi Semakan Cadangan Pembangunan Organisasi.

Rajah 127 : Skrin Semakan Cadangan Pembangunan Organisasi




Langkah 129 1. Isi maklumat yang diperlukan; atau 2. Klik butang TERUSKAN.

Langkah 130 Klik Kod Cadangan Pembangunan Organisasi.

Rajah 128 : Skrin Cadangan Pembangunan Organisasi - Semakan




Langkah 131 Pilih Status Cadangan.

Langkah 132 Klik Butang HANTAR

Rajah 129 : Skrin Paparan Cadangan Pembangunan Organisasi – (Dihantar Untuk Semakan)

MAKLUMAN 1. 2. 3. 4.

Pindaan melibatkan Cadangan Unit Organisasi sahaja, sila rujuk Seksyen 3.1.1, Pindaan melibatkan Cadangan Unit Organisasi & perubahan Jawatan Sebenar, sila rujuk Seksyen 3.1.2, Pindaan melibatkan Cadangan Aktiviti Organisasi * perubahan Jawatan Sebenar, sila rujuk Seksyen 3.1.3, Pindaan melibatkan Cadangan Unit Organisasi, Aktiviti Organisasi & Jawatan Sebenar, sila rujuk Seksyen 3.1.4.

Status Cadangan Dihantar Untuk Perakuan – Pakar Pembangunan Organisasi bersetuju dengan Cadangan Pembangunan Organisasi. Maklumbalas Semakan – Pakar Pembangunan Organisasi memerlukan maklumat tambahan daripada Penganalisa Pembangunan Organisasi.




Langkah 133 Pilih Status Cadangan


Makluman kepada Pihak Memperaku Cadangan Pembangunan Organisasi





3.3

SAHKAN DOKUMEN LAMPIRAN

Fungsi ini membolehkan pengguna menyemak dan merekodkan bahawa sesuatu Cadangan Pembangunan Organisasi yang telah dihantar untuk Perakuan telah disertakan dengan dokumen-dokumen sokongan yang lengkap.

Di samping itu juga, pengguna boleh memaparkan maklumat terperinci sesuatu Cadangan Pembangunan Organisasi, termasuk: • • •

Maklumat Cadangan Unit Organisasi Maklumat Cadangan Aktiviti Organisasi Maklumat Cadangan Perjawatan

Pengguna: •

Pihak Berkuasa Memperaku Pembangunan Organisasi

Langkah-langkah: 1. Ikuti Langkah 3 – Langkah 7 untuk melakukan operasi Semakan Cadangan Pembangunan Organisasi.

Langkah 134

Langkah 135 Klik Butang TERUSKAN.

Klik Butang CARI untuk carian Unit Organisasi * Pihak Berkuasa Memperaku Boleh Melihat Cadangan Pembangunan Organisasi dari semua Agensi.

Rajah 132 : Skrin Sahkan Dokumen Lampiran




Langkah 136 Klik KOD CADANGAN PEMBANGUNAN ORGANISASI

Rajah 133 : Skrin Senarai Cadangan Pembangunan Organisasi – Pengesahan Dokumen Lampiran




Langkah 137 Pilih Status Cadangan.

Langkah 138 Klik Butang HANTAR

Rajah 134 : Skrin paparan Cadangan Pembangunan Organisasi – Mengesahkan Dokumen Kepilan (Dihantar Untuk Perakuan)

MAKLUMAN

Status Cadangan Dokumen Lengkap – Permohonan Cadangan Pembangunan Organisasi adalah lengkap. Sedia dihantar. Dokumen Tidak Lengkap – Permohonan Cadangan Pembangunan Organisasi adalah lengkap. Permohonan akan dihantar semula ke Pakar Pembangunan Organisasi.





Rajah 135 : Skrin Mesej Gesaan Langkah 140 Klik Butang OK.






3.4

PENGESAHAN CADANGAN PEMBANGUNAN ORGANISASI

Fungsi ini membolehkan Pengguna (Pihak Berkuasa Memperaku Pembangunan Organisasi) membuat Perakuan terhadap sesuatu Cadangan Pembangunan Organisasi yang telah disediakan oleh Penganalisa Pembangunan Organisasi dan disemak oleh Pakar Pembangunan Organisasi, sebelum dihantar ke proses penyediaan Surat Perakuan dan seterusnya proses Kelulusan. Di samping itu, beliau juga boleh membuat pindaan kepada Cadangan Pembangunan Organisasi tersebut, dengan: • • • •

Meminda maklumat Cadangan Pembangunan Organisasi Mewujudkan, meminda atau membatalkan Cadangan Unit Organisasi Mewujudkan, meminda atau membatalkan Cadangan Aktiviti Organisasi Mewujudkan, meminda atau membatalkan Cadangan Perjawatan

Pengguna: •


Langkah 141 Klik KOD CADANGAN PEMBANGUNAN ORGANISASI.

Rajah 138 : Skrin Perakuan Cadangan Pembangunan Organisasi




Langkah 142 Klik Status Cadangan.

Rajah 139: Skrin Paparan Cadangan Pembangunan Organisasi – Perakuan (Dokumen Lengkap) MAKLUMAN 1. 2. 3. 4.


Status Cadangan Diperaku – Permohonan Cadangan Pembangunan Organisasi dipersetujui. Maklumbalas - Perakuan – Permohonan Cadangan Pembangunan Organisasi Perlu Disemak Semula. Tidak Diperaku – Permohonan Cadangan Pembangunan Organisasi Tidak Diluluskan.





Rajah 140 : Skrin Mesej Gesaan Langkah 144 Klik Butang OK.

Rajah 141 : SKin Makluman



Rajah 143: Skrin Mesej Gesaan SUBMODUL PEMBANGUNAN ORGANISASI Buku Panduan Latihan



3.5

PENYEDIAAN SURAT PERAKUAN

Fungsi ini membolehkan Pengguna menyediakan Surat Perakuan untuk sesuatu Cadangan Pembangunan Organisasi yang telah diperakukan, sebelum dihantar ke proses Kelulusan. Aktiviti yang boleh dilakukan: • • • •

Paparkan senarai Cadangan Pembangunan Organisasi yang telah diperakukan. Paparkan senarai Cadangan Aktiviti Organisasi dan Cadangan Perjawatan di dalam sesuatu Cadangan Pembangunan Organisasi yang telah diperakukan. Sediakan Surat Perakuan. Cetak Surat Perakuan.

Pengguna: •



Rajah 144 : Skrin Penyediaan Surat Perakuan




Langkah 147 Isi semua maklumat yang diperlukan untuk penyediaan Surat Perakuan. Langkah 148 Langkah 150

Klik Butang SIMPAN

Klik Butang HANTAR untuk hantar rekod.

Langkah 149 Klik Butang CETAK untuk paparan Surat Perakuan.

Rajah 145: Skrin Paparan Cadangan Pembangunan Organisasi – Menyediakan Surat Perakuan (Diperaku)

Rajah 146 :Skrin Paparan Surat Perakuan




Langkah 151 Klik Butang YES

Rajah 147: Skrin Mesej Gesaan




Permohonan dihantar ke Pihak Berkuasa Melulus Cadangan Pembangunan Organisasi.




3.6

PENYEDIAAN DOKUMEN KELULUSAN UNIT ORGANISASI

Fungsi ini membolehkan Pengguna menyediakan dokumen kelulusan. Untuk Cadangan Pembangunan Organisasi yang melibatkan Cadangan Unit Organisasi, kelulusan di peringkat Pihak Berkuasa Memperaku Pembangunan Organisasi diperlukan. Aktiviti yang disediakan adalah: • • • •

Paparkan senarai Cadangan Pembangunan Organisasi yang mengandungi Cadangan Unit Organisasi telah diperakukan, atau telah dihantar untuk kelulusan atau telah diluluskan. Paparkan senarai Cadangan Unit Organisasi dan Cadangan Perjawatan di dalam setiap Cadangan Pembangunan Organisasi di atas. Sediakan Dokumen Kelulusan Unit Organisasi. Cetak Dokumen Kelulusan Unit Organisasi.

Pengguna: •


Langkah 153 Klik Butang TERUSKAN.

Langkah 154 Klik KOD CADANGAN PEMBANGUNAN Rajah 150 : Skrin Penyediaan Dokumen Kelulusan Unit Organisasi




Langkah 155 Isi semua maklumat yang diperlukan untuk Butiran Dokumen Kelulusan Unit Organisasi. Langkah 156 Klik Butang SIMPAN.

Rajah 151: Skrin Butiran Dokumen Kelulusan Unit Organisasi Langkah 158

Langkah 157

Klik Butang HANTAR.

Klik Butang CETAK.

Rajah 152 :Skrin Surat Kelulusan Dokumen Unit Organisasi SUBMODUL PEMBANGUNAN ORGANISASI Buku Panduan Latihan



Langkah 157 Klik Butang YES. Rajah 153 : Skrin Mesej Gesaan

Langkah 157 Klik Butang OK. Rajah 154 : Skrin Makluman

Rajah 155: Skrin Mesej Aliran Kerja Kelulusan Permohonan Cadangan Pembangunan Organisasi yang melibatkan Unit Organisasi hanya diperingkat Pihak Berkuasa Memperaku Cadangan Pembangunan Organisasi.




3.7

LULUSKAN CADANGAN PEMBANGUNAN ORGANISASI

Fungsi ini membolehkan pengguna meluluskan sesuatu Cadangan Pembangunan Organisasi yang telah disediakan dan dihantar untuk kelulusan. Di samping itu, pengguna juga boleh membuat pindaan kepada Cadangan Pembangunan Organisasi tersebut, dengan: • • • •

Meminda maklumat Cadangan Pembangunan Organisasi. Meminda atau membatalkan Cadangan Unit Organisasi. Meminda atau membatalkan Cadangan Aktiviti Organisasi. Meminda atau membatalkan Cadangan Perjawatan.

Pengguna: •

Pihak Berkuasa Melulus Pembangunan Organisasi 1. Ikuti Langkah 3 – Langkah 7 untuk melakukan operasi Luluskan Cadangan Pembangunan Organisasi.

Langkah 158 1. Isi maklumat yang diperlukan; atau 2. Klik Butang TERUSKAN


Rajah 156: Skrin Luluskan Cadangan Pembangunan Organisasi




Langkah 160 Klik Status Cadangan.

Rajah 157 : Skrin Paparan Cadangan Pembangunan Organisasi Kelulusan

MAKLUMAN 1. 2. 3. 4.


Status Cadangan Dluluskan – Permohonan Cadangan Pembangunan Organisasi dipersetujui. Maklumbalas - Kelulusan – Permohonan Cadangan Pembangunan Organisasi Perlu Disemak Semula. Tidak Diluluskan – Permohonan Cadangan Pembangunan Organisasi Tidak Diluluskan.





Rajah 158 : Skrin Mesej Gesaan Langkah 162 Klik Butang OK..



Langkah 163 Klik Butang YES..





3.8

PENYEDIAAN WARAN PERJAWATAN / SURAT KUASA

Apabila Cadangan Pembangunan Organisasi telah diluluskan, pengguna (Pihak Berkuasa Melulus Pembangunan Organisasi) perlu menyediakan suatu dokumen rasmi yang menyatakan penambahan dan perubahan-perubahan yang dibenarkan untuk Unit-unit Organisasi, Aktiviti-aktiviti Organisasi dan Jawatan-jawatan Sebenar. Melalui fungsi ini, pengguna boleh menyediakan dokumen tersebut dalam bentuk: • •

Waran Perjawatan - sekiranya Cadangan tersebut melibatkan agensi persekutuan (PAP, BBP dan PBT), atau Kelulusan Perjawatan - sekiranya Cadangan tersebut melibatkan agensi negeri (PAN, BBN)

Pengguna: •

Pihak Berkuasa Melulus Pembangunan Organisasi

Langkah-langkah:

Langkah 164 Isi semua maklumat; atau Klik Butang TERUSKAN.

Rajah 162 : Skrin Penyediaan Waran Perjawatan/Surat Kuasa




Langkah 165 Isi semua maklumat yang diperlukan untuk Butiran Dokumen Kelulusan Unit Organisasi.

Langkah 167 Klik Butang SIMPAN.

Rajah 163 : Skrin Paparan Pembangunan Organisasi Langkah 170

Langkah 169

Klik Butang HANTAR.

Klik Butang CETAK.




Rajah 164 : Skrin Waran Perjawatan/Surat Kuasa

Langkah 171 Klik Butang YES. Rajah 165 : Skrin Mesej Gesaan







Kelulusan dari Pihak Berkuasa Memperaku akan kembali kepada Penganalisa Pembangunan Organisasi untuk aktiviti Kemaskini Data Perjawatan. Bagi kes di mana Pemilik Kompetensi perlu disandang pada Jawatan Sebenar yang baru, aktiviti putus sandang bagi Pemilik Kompetensi tersebut perlu dibuat. Ia boleh dibuat sama ada melalui Modul Perolehan Sumber Manusia atau Modul Pentadbiran Sistem.




3.9

PENYEDIAAN SURAT KUASA UNTUK NEGERI

Bagi Cadangan Pembangunan Organisasi yang melibatkan agensi negeri (sama ada Perkhidmatan Awam Negeri atau Badan berkanun Negeri), pihak berkuasa perbendaharaan negeri perlu menyediakan dokumen kelulusan berasingan, iaitu Waran Perjawatan Negeri yang menyatakan penambahan dan perubahan yang dibenarkan untuk Unit-unit Organisasi, Aktiviti-aktiviti Organisasi dan Jawatan-jawatan Sebenar. Melalui fungsi ini, pengguna boleh menyediakan dokumen tersebut. Aktiviti yang disediakan adalah: • • • •

Paparkan senarai Cadangan Pembangunan Organisasi yang telah diluluskan dan telah disediakan Kelulusan Perjawatan. Paparkan senarai Cadangan Aktiviti Organisasi dan Cadangan Perjawatan di dalam setiap Cadangan Pembangunan Organisasi di atas. Sediakan Waran Perjawatan Negeri. Cetak Waran Perjawatan Negeri.

Pengguna: •

Pihak Berkuasa Melulus Pembangunan Organisasi Negeri

Langkah-langkah: 1. Ulang Langkah 164 – Langkah 170.




3.10

KEMASKINI DATA PERJAWATAN

Penambahan dan perubahan terhadap Unit Organisasi, Aktiviti Organisasi dan Jawatan Sebenar yang telah diluluskan perlu dikemaskini ke dalam pangkalan data bagi Data Perjawatan sebelum dapat digunakan. Fungsi ini membolehkan Pengguna mengemaskini maklumat tersebut sama ada berdasarkan kepada Dokumen Kelulusan Unit Organisasi, Waran Perjawatan atau Waran Perjawatan Negeri. Pengguna: •

Penganalisa Pembangunan Organisasi

Langkah-langkah: 1.

Ulang Langkah 1 – Langkah 2 melihat skrin Kemaskini Data Perjawatan.

Langkah 172 1. Isi maklumat maklumat yang berkaitan; atau 2. Klik Butang TERUSKAN

Langkah 173 Klik NO DOKUMEN KELULUSAN.

Rajah 168 :Skrin Kemaskini Data Perjawatan




3.10.1 KEMASKINI SENARAI CADANGAN UNIT ORGANISASI

Langkah 174 Klik NAMA/KOD UNIT ORGANISASI CADANGAN

Rajah 169 : Skrin Paparan Cadnagan Pembangunan Organisasi – Kemaskini Data Perjawatan




Langkah 175 Klik Butang KEMASKINI.

Rajah 170 : Skrin Selenggara Unit Organisasi – Wujudkan Unit Organisasi Baru


Rajah 171 : Skrin Mesej Gesaan. Langkah 177 Klik Butang OK





MAKLUMAN Pemberitahuan kepada Pakar Pembangunan Organisasi bahawa data telah dikemaskini.


MAKLUMAN Senarai Cadangan Item Unit Organisasi yang telah dikemaskini.

Rajah 174 : Skrin Paparan Cadangan Pembangunan Organisasi – Kemaskini Data Perjawatan




3.10.2 KEMASKINI SENARAI CADANGAN AKTIVITI ORGANISASI

Langkah 178 Klik NAMA/KOD UNIT ORGANISASI CADANGAN

Rajah 175

: Skrin Paparan Cadangan Pembangunan Organisasi – Kemaskini Data

Perjawatan




Langkah 179 Klik KEMASKINI

Rajah 176 : Skrin Selenggara Aktiviti Organisasi


Rajah 178: Skrin Mesej Gesaan

Langkah 181 Klik butang OK. Rajah 179 : Skrin Makluman




MAKLUMAN Pemberitahuan kepada Pakar Pembangunan Organisasi bahawa data telah dikemaskini.


3.10.3 KEMASKINI MAKLUMAT JAWATAN SEBENAR

LANGKAH 182 Klik tab CADANGAN KEPERLUAN PERJAWATAN

Rajah 181: Skrin Selenggara Aktiviti Organisasi




LANGKAH 183 Klik NAMA JAWATAN SEBENAR

Rajah 182 : Skrin Senarai Jawatan Sebenar

LANGKAH 184 LANGKAH 185 Klik Butang KEMASKINI

Klik Butang CARI untuk carian JAWATAN SEBENAR Pegawai Penyelia

Rajah 183 : Skrin Kemaskini Jawatan Sebenar




LANGKAH 186 Klik Butang YES


LANGKAH 187 Klik Butang OK






3.11

PAPARKAN STATUS DAN PERINCIAN CADANGAN PEMBANGUNAN ORGANISASI

Fungsi ini membolehkan pengguna memaparkan dokumen-dokumen perakuan dan kelulusan yang telah dikeluarkan. Dokumen-dokumen berkenaan termasuklah: • • • • •

Surat Perakuan – untuk perakuan Cadangan Pembangunan Organisasi. Waran Perjawatan – untuk kelulusan Cadangan Pembangunan Organisasi melibatkan agensi persekutuan. Kelulusan Perjawatan – untuk kelulusan Cadangan Pembangunan Organisasi melibatkan agensi negeri. Waran Perjawatan Negeri - untuk kelulusan Cadangan Pembangunan Organisasi melibatkan agensi negeri. Waran Perjawatan Negeri - untuk kelulusan Cadangan Pembangunan Organisasi melibatkan agensi negeri.

yang yang yang yang

Pengguna: • • • •

Penganalisa Pembangunan Organisasi Pakar Pembangunan Organisasi Pihak Berkuasa Memperaku Pembangunan Organisasi Pihak Berkuasa Melulus Pembangunan Organisasi

LANGKAH 189 Klik KOD CADANGAN PEMBANGUNAN ORGANISASI

LANGKAH 188 1. Isi Maklumat Berkaitan; atau 2. Klik Butang TERUSKAN

Rajah 187 : Skrin Papar Status Dan Perincian Cadangan Pembangunan Organisasi




3.12

PAPARKAN DOKUMEN KELULUSAN

Fungsi ini membolehkan pengguna melihat status semasa sesuatu Cadangan Pembangunan Organisasi yang dikehendaki. Ia juga boleh memaparkan maklumat terperinci Cadangan Pembangunan Organisasi tersebut, serta maklumat terperinci Cadangan Unit Organisasi, Cadangan Aktiviti Organisasi dan Cadangan Perjawatan yang terdapat di dalamnya. • • • • • • •

Cari dan paparkan senarai cadangan Pembangunan Organisasi yang telah diwujudkan. Paparkan senarai Cadangan Unit Organisasi di dalamnya. Paparkan maklumat terperinci setiap Cadangan Unit Organisasi. Paparkan senarai Cadangan Aktiviti Organisasi di dalamnya. Paparkan maklumat terperinci setiap Cadangan Aktiviti Organisasi. Paparkan senarai Cadangan Perjawatan di dalamnya. Paparkan maklumat terperinci setiap Cadangan Perjawatan.

Pengguna: • • • • •

Penganalisa Pembangunan Organisasi Pakar Pembangunan Organisasi Pihak Berkuasa Memperaku Pembangunan Organisasi Pihak Berkuasa Melulus Pembangunan Organisasi Pihak Berkuasa Melulus Pembangunan Organisasi Negeri

Langkah-langkah:

LANGKAH 190 3. Isi Maklumat Berkaitan; atau 4. Klik Butang TERUSKAN

LANGKAH 191 Klik NOMBOR DOKUMEN KELULUSAN

Rajah 188 : Skrin Papar Dokumen Kelulusa SUBMODUL PEMBANGUNAN ORGANISASI Buku Panduan Latihan

Tarikh pengemaskinian terkini 07/28/2009


3.13

HUBUNGAN ANTARA MODUL FORMULASI DAN PENILAIAN STRATEGI YANG LAIN

Fungsi ini membolehkan pengguna melihat maklumat terperinci kaitan atau hubungan di antara modul Pembangunan Organisasi dengan modul-modul yang lain. Pengguna: • • • • •


Langkah-langkah:

LANGKAH 192 Klik TAJUK untuk paparan maklumat

Rajah 189 : Skrin Senarai Di Dalam Formulasi Dan Penilaian Strategi




3.14

LAPORAN

Fungsi ini membolehkan pengguna melihat Laporan yang berkaitan dengan Cadangan Pembangunan Organisasi. Pengguna: • • • • •


Langkah – langkah:

Rajah 190 : Skrin Laporan




LANGKAH 193 Klik Butang TERUSKAN

Rajah 191 : Skrin Carian Bagi Laporan Permohonan Pembangunan Organisasi

Rajah 192 : Skrin Ringkasan Laporan SUBMODUL PEMBANGUNAN ORGANISASI Buku Panduan Latihan



4.0 LANGKAH-LANGKAH MELAKSANAKAN SUBMODUL OD BAGI KES PENGSTRUKTURAN SEMULA ORGANISASI-PENDEKATAN PERUBAHAN SEBENAR LANGKAH 1.

2.

AKTIVITI Wujudkan Cadangan Pembangunan Organisasi i.

Cadangan BA (Wujud/Pindah/Pinda Maklumat/Mansuh)

ii.

Cadangan BU (Wujud/Pindah/Pinda Maklumat/Mansuh)

iii.

Cadangan AP (Wujud Baru,Wujud KUP, Jawatan Tambahan/Gred Semula/Pindah Butiran/Jumud/Mansuh)

Semak Cadangan Pembangunan Organisasi

PERANAN Penganalisa Pembangunan Organisasi (Agensi)

Pakar Pembangunan Organisasi (Kementerian/SUK)

3.

4.

i. ii. iii. iv.

Sahkan Dokumen Lampiran Perakukan Cadangan OD Sediakan Surat Perakuan Sediakan Dokumen Kelulusan Unit Organisasi

Pihak Memperaku Cadangan Pembangunan Organisasi

i.

Sediakan Surat Kuasa/Waran Perjawatan Luluskan Cadangan OD

Pihak Melulus Cadangan Pembangunan Organisasi

ii.

(Bahagian Pembangunan Organisasi, JPA)

(Perbendaharaan) 5.

Kemaskini Cadangan Pembangunan Organisasi ke Data Perjawatan

Penganalisa Pembangunan Organisasi (Agensi/Kementerian)

iv. v. vi.

Kemaskini BA (Wujud/Pindah/Pinda Maklumat) Kemaskini BU (Wujud/Pindah/Pinda Maklumat) Kemaskini AP (Wujud Baru,Wujud KUP, Jawatan Tambahan/Gred Semula/Pindah Butiran)




6.

Kemaskini sandangan daripada BU/BA lama ke BU/BA baru. (bagi kes wujud/mansuh) i.

ii.

LANGKAH

Putuskan sandangan CO dengan AP lama (AP yang akan dimansuhkan) Sandang semula CO dengan AP baru (AP baru yang telah dikemaskini) AKTIVITI

7.

Kemaskini maklumat sekuriti & aliran kerja baru untuk jawatan baru.

8.

Kemaskini Cadangan Pembangunan Organisasi ke Data Perjawatan i.

Kemaskini BA (Mansuh)

ii.

Kemaskini BU (Mansuh)

iii.

Kemaskini AP (Mansuh)


HR Administrator / Engagement Admin

PERANAN Pentadbir Sekuriti Level 1/2 & Pentadbir Aliran Kerja



Wujudkan Cadangan Pembangunan Organisasi

Mula

Laman Utama Menu Pembangunan Organisasi - Klik Pembangunan Organisasi Klik Pewujudan Cadangan Pembangunan Organisasi

Isikan kod cadangan/tajuk cadangan/status cadangan/ klik butang Teruskan Klik butang Tambah

Isikan kod/tajuk/tarikh kuatkuasa cadangan organisasi

Klik butang Simpan

Tamat




Wujudkan Cadangan Unit Organisasi (BU) Mula

Klik Senarai Cadangan Unit Organisasi

Klik butang Tambah

Pilih Jenis Permohonan

Klik butang Cari untuk carian Kod Unit Organisasi Induk Masukkan maklumat-maklumat baru yang diperlukan

Klik butang Simpan

Klik butang Keluar

Tamat




Wujudkan Cadangan Aktiviti Organisasi (BA) Mula

Klik Senarai Cadangan Aktiviti Organisasi

Klik butang Tambah


Klik butang Cari untuk carian Kod Unit Organisasi Induk Sedia/Cadangan Aktiviti Organisasi Masukkan maklumat-maklumat baru yang diperlukan

Klik butang Simpan

Klik butang Keluar

Tamat




Mansuhkan Cadangan Unit Organisasi (BU)

Mula

Klik Senarai Cadangan Unit Organisasi

Klik butang Tambah


Klik butang Cari untuk carian Kod Unit Organisasi Induk Masukkan maklumat-maklumat baru yang diperlukan

Klik butang Simpan

Klik butang Keluar

Tamat




Mansuhkan Cadangan Aktiviti Organisasi (BA) Mula

Klik Senarai Cadangan Aktiviti Organisasi

Klik butang Tambah


Klik butang Cari untuk carian Kod Aktiviti Organisasi Sedia Ada Masukkan maklumat-maklumat baru yang diperlukan

Klik butang Simpan

Klik butang Keluar

Tamat




Mansuhkan Cadangan Keperluan Perjawatan Sedia Ada (AP)

Mula

Klik Cadangan Aktiviti Organisasi

Klik Kod/Nama Aktiviti Organisasi yang telah dipilih untuk dimansuhkan Klik tab Cadangan Keperluan Perjawatan

Klik butang Tambah

Pilih Jenis Permohonan Perjawatan - Pilih Pemansuhan Jawatan Sebenar Masukkan maklumat-maklumat yang diperlukan

Klik butang Simpan

Klik butang Keluar

Tamat




Wujudkan Cadangan Keperluan Perjawatan (AP) Mula

Klik Cadangan Aktiviti Organisasi

Klik Cadangan Keperluan Perjawatan

Klik butang Tambah

Pilih Jenis Permohonan Perjawatan

Klik butang Cari untuk carian Jawatan Standard Masukkan maklumat-maklumat yang diperlukan

Klik butang Cari untuk carian Unit Organisasi Sedia Ada/Cadangan Unit Organisasi Masukkan maklumat-maklumat yang diperlukan

Klik butang Simpan

Klik butang Keluar

Tamat







ALIRAN KERJA – PEMBANGUNAN ORGANISASI

SFR-012 (SS) SFR-014 (US)

SFR-01-

SFR-005 (SS) SFR-006 (SS) SFR-008 (US) SFR-007

SFR-002 (SS)

SFR-001 (WR) OD

SFR-005 (US) SFR-006 (US) SFR-007 (US) SFR-008

SFR-011 (US) SFR-012 (SS)

SFR-020 (SS) SFR-023 SFR-010 (SS) SFR-012 (SS)

SFR-003 OD

SFR-025 (US)

SFR-008 OD Endorsing

OD Approving

SFR-017

SFR-013

SFR-017

SFR-017 SFR-016 SFR-022 SFR-019

SFR-018

OD State Approving CO

Payroll


Resourci ng



TUGASAN 1 14.0

14.1

MESYUARAT KERJA SUB MODUL PEMBANGUNAN ORGANISASI APLIKASI HRMIS

PENETAPAN PERANAN

TUGASAN: Setiap agensi perlu menetapkan peranan bagi pemilik kompetensi di agensi masing-masing ada tandakan (√) bagi setiap langkah yang telah lengkap. BIL

TUGAS

TANGGUNGJAWAB

√

CATATAN

1

Menetapkan peranan untuk Pentadbir Sekuriti Level 2 [12][1201][028]

PENTADBIR SEKURITI LEVEL 1

2

Menetapkan Peranan untuk Pentadbir Aliran Kerja SFR [12][1202][160]


3

Menetapkan peranan untuk Penganalisa Pembangunan Organisasi [01][0101][136]


Peranan untuk pegawai di BSM/BPO

4

Menetapkan peranan untuk Pakar Pembangunan Organisasi [01[0101][137]


Peranan untuk Pengarah BSM/BPO

5

Menetapkan peranan untuk Pihak Berkuasa Memperaku Pembangunan Organisasi [01][0101][138]


Peranan untuk pegawai BPO, JPA

6

Menetapkan peranan untuk Pihak Berkuasa Melulus Pembangunan Organisasi [01][0101][350]


Peranan untuk pegawai di Perbendaharaan

7

Menetapkan peranan untuk Pihak Berkuasa Melulus Pembangunan Organisasi Negeri [01][0101][351]


Peranan untuk pegawai di Perbendaharaan Negeri




BIL

TUGAS

TANGGUNGJAWAB

√

CATATAN

8

Menetapkan peranan untuk Pentadbir Pengurusan Gaji [05][0508][165]


Peranan untuk pegawai di Bahagian Kewangan, Agensi/Kementerian

9

Menetapkan peranan untuk Pakar Sumber Manusia [02][050]


Peranan untuk pegawai di BSM/Perkhidmatan, Agensi/Kementerian




TUGASAN 2 14.2 PENETAPAN ALIRAN KERJA BAGI SUB MODUL PEMBANGUNAN ORGANISASI TUGASAN: Setiap agensi perlu menetapkan aliran kerja bagi penghantaran sesuatu proses transaksi di agensi masing-masing dan tandakan (√) bagi setiap langkah yang telah lengkap.

BIL

TUGAS

TANGGUNGJAWAB

1

Mewujudkan peraturan aliran kerja SFR-001 (Penghantaran Kertas Kerja Pembangunan Organisasi Untuk Dikaji Semula)

Pentadbir Aliran Kerja

√

CATATAN

Penganalisa Pembangunan Organisasi kepada Pakar Pembangunan Organisasi (Diset oleh Agensi/Kementerian)

Penghantar Agensi/Business Unit Penerima Group/Actual Position

2

Mewujudkan peraturan aliran kerja SFR-003 (Penghantaran Kertas Kerja Yang Telah Disemak Untuk Sokongan)


Penghantar Agensi/Business Unit/Actual Position

Pakar Pembangunan Organisasi kepada Pihak Berkuasa Memperaku Pembangunan Organisasi (Diset oleh Agensi/Kementerian)

Penerima Group/Actual Position

4

Mewujudkan peraturan aliran kerja SFR-008 (Penghantaran Kertas Kerja Sokongan Untuk mendapat Kelulusan Pihak Bekuasa Bagi Semakan Seterusnya)


Pihak Berkuasa Memperaku Pembangunan Organisasi Kepada Pihak Berkuasa Melulus Pembangunan Organisasi (Diset oleh BPO, JPA)

Penghantar Agensi/Business Unit/Actual Position Penerima Group/Actual Position

5

Mewujudkan peraturan aliran kerja SFR-013 (Penghantaran Kertas Kerja



Pihak Berkuasa Melulus Pembangunan Organisasi Tarikh pengemaskinian terkini 07/28/2009


BIL

TUGAS

TANGGUNGJAWAB

√

CATATAN Kepada Pihak Berkuasa Melulus Pembangunan Organisasi Negeri

Yang Telah Diluluskan Kepada Pihak Berkuasa Melulus Negeri Bagi Menyediakan Waran Perjawatan Negeri)

(Diset Oleh Perbendaharaan)


6

Mewujudkan peraturan aliran kerja SFR-018 (Memberitahu Pentadbir Pengurusan Gaji Berkenaan Rekod Telah Dikemaskini)


Penganalisa Pembangunan Organisasi Kepada Pentadbir Pegurusan Gaji (Diset oleh Agensi/Kementerian)


7

Mewujudkan peraturan aliran kerja SFR-021 (Pemberitahuan Berkenaan Rekod Telah Dikemaskini ke Data Perjawatan)


Penganalisa Pembangunan Organisai Kepada Pakar Pembangunan Organisasi (Diset oleh Agensi/Kementerian)


8

Mewujudkan peraturan aliran kerja SFR-022 (Pemberitahuan Pakar Sumber Manusia Untuk Tidakaktifkan Sandangan) Penghantar Agensi/Business Unit/Actual Position


Penganalisa Pembangunan Organisasi Kepada Pakar Sumber Manusia (Diset oleh Agensi/Kementerian)

Penerima Group/Actual Position

