FLUJOGRAMAS DE LOS PROCESOS CLAVE

Servicio de Gestión Económica

Flujogramas de los Procesos Clave

FLUJOGRAMAS DE LOS PROCESOS CLAVE Servicio de Gestión Económica

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Servicio de Gestión Económica

Flujogramas de los Procesos Clave Elaboración del Presupuesto Servicio de Gestión Económica

Preparación escenario presupuestario

· ·

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Gerencia ----------------Petición información a unidades sobre normativa Propuestas de financiación de las unidades

Datos de personal (cap. 1) Gastos fijos (cap.2) Asignación presupuesto por unidades Normativa para actualizar Datos académicos para Dptos. Y Centros

· · ·

Borrador

Presupuesto final

Previsión ingresos generales Previsión ingresos finalistas Revisión interna de normativa

Elaboración borrador presupuesto

Gerencia

Elaboración documento final presupuestario

Informe favorable Consejo de Gobierno

Aprobación Consejo Social

Envío a BOJA

Publicación en WEB

Carga presupuesto en sistema informático -------------Retención presupuesto finalista

Envío a Intervención General Junta de Andalucía

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Servicio de Gestión Económica

Flujogramas de los Procesos Clave Gestión de Ingresos (a) Servicio de Gestión Económica Ingreso en cuenta bancaria

Boletas Bancarias

Solicitud de Certificados de ingreso

Cartas de pago

TPV

Solicitud de factura o abono Listado de movimientos banco

Recepción de cheques /pagarés Recepción y comprobació n de los requisitos

Recepción y comprobació n de los requisitos

Boleta

Grabación de la factura en Sorolla

Casación de justificantes de ingreso y movimientos en cuenta

Fichero del banco

Subtotales por aplicación económica

Subtotales por aplicación económica

Generación de remesa en UXXI académico

Envio a la unidad responsable para su identificación

Envio a los interesados y/o unidades gestoras Identificación de los ingresos de contraído previo

Base de datos de SOROLLA UNIVERSITAS XXI ECONÓMICO

Envío a Cajamar Generación de remesa en UXXI académico

Factura o Abono

Envio a los interesados y/o unidades gestoras

Cargo en cuenta Devoluciones de remesas de domiciliaciones

Fichero del banco

Captura de boletas banca electronica

Ingreso mediante banca electrónica

Emisión del certificado

Generación de remesa de domiciliaciones En UXXI académico

Exportación cuentas a excel

Identificación del cheque y la factura asociada

Comprobación del ingreso en SOROLLA y EXCEL

Ingreso en cuenta bancaria por Cartas de Pago (codigo de barras)

Asignación de la aplicación económica y tipo de ingreso

Envío a ARATIES para su reclamación a los alumnos

Base de datos de EXCEL Subtotales por aplicación económica Envío de información a los gestores de Centros de Gasto

Envío de listados de inscritos a petición de los responsables de Centros de Gasto

Actualización de la base de datos de Deudores

Grabación/ cobro de ingresos/ factura en SOROLLA

Envío a la firma

Conciliación de saldos en cuentas y SOROLLA

Envío al banco para su pago

Archivo de ingresos y documentación de soporte

Relación de transferencias

Generación de la propuesta de pago

Grabación de DI y PMP en SOROLLA

Envío a la firma

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DI y PMP

Archivo PMPs y documentación de soporte

Servicio de Gestión Económica

Flujogramas de los Procesos Clave Gestión de Ingresos (b) Servicio de Gestión Económica Solicitud de devolución de precios públicos

De matrícula oficial

Otras devoluciones

Comprobación datos en UXXI académico

Generación de remesa de devoluciones en UXXI académico

Aceptación de la Solicitud de devolución en UXXI académico

Resoluciones de devolución de precios públicos

Envío a la firma

Resolución de denegación de devolución de precios públicos

Registro de Salida

Listado de devoluciones del mes

Grabación en Base de datos propia en ACCESS

Importes devueltos por centro de gastos

Alta de los terceros en SOROLLA

Envío a la sección de Presupuestos para minoración de créditos

Grabación de documentos contables en SOROLLA

DI y PMP

Generación del Señalamiento

Señalamiento

Mandamiento a firma

Envío a los interesados

Resolución

Acuse de recibo

Archivo en papel y PDF

Envío al banco para su pago

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Servicio de Gestión Económica

Flujogramas de los Procesos Clave Pago Directo de Facturas Servicio de Gestión Económica

Relación Facturas

Recepción Factura

¿Cumple los requisitos?

NO

Devolución Unidad para corrección

Oficio Devolución

SI

¿Proveedor dado de alta?

NO

Grabación datos Proveedor

SI

Generación Propuesta de Pago

Señalamiento (Importe total pago)

Relación Transferencias a Proveedores

Firma Responsables ------------------Remisión Entidad Bancaria

Grabación Factura

Generación Justificante Gasto (JG) ----------------Firma Responsables

Generación Documento Contable ADO

Archivo

Relación JG

Oficio Remisión

SOROLLA Ejecución Pago

SOROLLA Conciliación Cuentas

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Servicio de Gestión Económica

Flujogramas de los Procesos Clave Pago por ACF (a) Servicio de Gestión Económica Registro de Anticipo de Caja en base de datos ACCESS

Solicitud de Anticipo de Caja

Base de Datos ACCESS

Recepción de la documentación y comprobación de los requisitos Sello de Entrada

Reclamación de la documentación justificativa por email

Actualización base de datos

Documentación justificativa

A

Recepción de documentación justificativa del anticipo

Comprobación importe anticipado/ justificado

Importe mayor/ menor/igual

MENOR Minoración del Expediente de reserva de crédito

Ampliación Anticipo de Caja

IGUAL Grabación de justificantes de gasto en SOROLLA

Cobro en el Anticipo de Caja

A

Justificación del Anticipo de Caja

Anulación del Expediente

Cierre del Anticipo y archivo de la documentación

Archivo definitivo

Tipo de moneda

EXTRANJERA

EURO

Grabación de Expediente de Reserva de crédito en SOROLLA

Grabación del Expediente y del Anticipo de Caja en SOROLLA

Elaboración de orden de transferencia para el banco

MAYOR Ampliación Expediente reserva de crédito

Comunicación con los responsables para subsanación de errores en la documentación o falta de saldo

Orden de transferencia

Dentro de la UE

Fuera de la UE

Pago mediante transferencia en banca electrónica

Elaboración de orden de transferencia para el banco

Orden de transferencia

Traslado al Banco

Exportación de la cuenta a EXCEL para comprobación de pagos

Comprobación de cobros y pagos

Traslado al Banco

Grabación de gastos swift en su caso

Asignación de Anticipos y Justificantes de Gastos

Descarga de boletas electrónicas en PDF

Grabación datos del pago en SOROLLA

Boleta pago

Archivo documentos en papel

Anticipo de Caja

Conciliación Cuentas Bancarias y saldo SOROLLA

Envío a solicitantes por email

Archivo en hosting

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Servicio de Gestión Económica

Flujogramas de los Procesos Clave Pago por ACF (b) Servicio de Gestión Económica

Solicitud de Bolsa de viaje, Comisión de Servicios y pagos a personal externo

Recepción de la documentación y comprobación de los requisitos Sello de Entrada

Moneda extranjera

Comunicación con los responsables para subsanación de errores en la documentación o falta de saldo

Elaboración de orden de transferencia para el banco

Grabación de justificantes de gasto en SOROLLA Orden de transferencia

Comprobación y revisión de claves, IPRF, IVA, etc

Pago individual por banca electrónica

Elaboración de relación de transferencias

Elaboración de Cheque bancario

Relación de Transferencias

Recogida del cheque por el interesado

Elaboración y firma del señalamiento

Traslado al Banco

Exportación de la cuenta a EXCEL para comprobación de pagos

Grabación de justificantes de gasto de moneda extranjera en SOROLLA

Comprobación de cobros y pagos

Asignación de Anticipos y Justificantes de Gastos

Grabación de gastos swift en su caso

Archivo documentos en papel

Descarga de boletas electrónicas en PDF

Boleta pago

Envío a solicitantes por email

Grabación datos del pago en SOROLLA

Archivo en hosting Conciliación Cuentas Bancarias y saldo SOROLLA

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Servicio de Gestión Económica

Flujogramas de los Procesos Clave Declaraciones Fiscales Servicio de Gestión Económica Calendario Contribuyente AEAT

Calendario Fiscal UAL

SOROLLA ------------Consulta datos declaración

Cuadre con Mayores Contables

Cálculo importes a declarar

Cumplimentación modelos oficiales

Modelos Fiscales: 111,182,190,216,296, 303,347,349,390

Obtención NRC

NO

Presentación Telemática

Justificante CSV

¿Es correcta?

SI Generación Documentos Contables ------------Firma Responsables

Archivo

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Servicio de Gestión Económica

Flujogramas de los Procesos Clave

Elaboración de las Cuentas Anuales Servicio de Gestión Económica

Tratamiento datos: SOROLLA EXCEL WORD

Datos Secciónes: - Presupuesto - Contabilidad - Tesorería

Revisión proceso --------------Auditoría

Datos: - Recursos Humanos - Contratación - Unidades de datos

Elaboración Borrador Cuentas Anuales

Borrador Informe de Auditoría

Elaboración Documento final Cuentas Anuales

Gerencia ------------Elaboración Presentación

Cuentas Anuales

Informe Auditoría definitivo

Informe favorable Consejo de Gobierno

Aprobación Consejo Social

Publicación en WEB

Envío a: - Intervención General - Dir. Gral. Universidades - Cámara de Cuentas

Cierre definitivo del Ejercicio

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Servicio de Gestión Económica

Flujogramas de los Procesos Clave Pago Facturas de Contratos Servicio de Gestión Económica

Solicitud Contratación

Solicitud Retención de Crédito

¿Existe crédito en el C.G.?

NO

Subsanación por Responsable C.G.

SI

Grabación Expediente Retención Crédito

Generación Propuesta de Pago

Señalamiento (Importe total pago)

Relación Transferencias a Proveedores

Firma Responsables ----------------Remisión Entidad Bancaria

Generación Documento Contable --------------RC - A - D

Grabación factura

Generación Justificante Gasto (JG) ----------------Firma Responsables

Generación Documento Contable O

Archivo

Relación JG

Oficio Remisión

SOROLLA Ejecución Pago

SOROLLA Conciliación Cuentas

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Servicio de Gestión Económica

Flujogramas de los Procesos Clave Pago de Nómina General Servicio de Gestión Económica

Presupuesto

Reserva de Crédito: CG 111000

Solicitud Reserva Crédito

Recepción Nómina RRHH

¿Existe crédito?

Solicitud SGI

NO

Comunicación SGI

SI

Generación Documento Contable ADO

Reserva Crédito

Generación Propuesta Pago

Comunicación SGI

PDF Traspaso/ Señalamiento

Firma Responsables ------------Remisión Entidad Bancaria

SOROLLA Ejecucíon Pago

SOROLLA Conciliación Cuentas

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Servicio de Gestión Económica

Flujogramas de los Procesos Clave Pago de Nómina Externa Servicio de Gestión Económica

Documentación

Recepción Documentación RRHH

Codificación/ Imputación Documentos

Solicitud SGI

Solicitud Reserva Crédito

¿Existe crédito?

NO

Comunicación SGI

SI Petición Transferencias Sección Presupuestos

Reserva Crédito

Reserva Crédito

Comunicación SGI

Recepción Nómina RRHH

Generación Documento Contable ADO

Generación Propuesta Pago

PDF Traspaso/ Señalamiento

Firma Responsables ---------------Remisión Entidad Bancaria

SOROLLA Ejecución Pago

SOROLLA Conciliación Cuentas

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Servicio de Gestión Económica

Flujogramas de los Procesos Clave Pago Seguridad Social Servicio de Gestión Económica

Reserva Crédito Capítulo1

Recepción Habilitación documentos S.S. y TCs

Solicitud Reserva Crédito SGI

Recepción Documentación Habilitación - RRHH

¿Existe crédito?

NO

Devolución

SI

Generación Documento ADO Cuota Patronal

Generación Documento O Cuota Obrera

Generación Propuesta Pago

PDF señalamiento ------------Firma Rector y Gerente

Solicitud a Presupuestos traspaso crédito

Reserva Crédito

Comunicación interesados

Envío Entidad Bancaria y TCs

SOROLLA Ejecución Pago

SOROLLA Conciliación Cuentas

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Servicio de Gestión Económica

Flujogramas de los Procesos Clave

Transferencias internas de crédito Servicio de Gestión Económica

Solicitud de transferencia de crédito (PDF)

Archivo de la solicitud en HOSTING

NO ¿Reúne los requisitos?

NO

SI NO

¿Realizar la transferencia cuando exista crédito?

Comunicación al responsable

SI

¿Existe crédito en el centro de gasto?

SI

Archivo temporal hasta que exista crédito

NO

Comunicación al responsable para subsanación de errores

Elaboración documentos contables (101/061/060)

Archivo temporal de documentos contables

SI Comprobar periodicamente si existe crédito

Envío a Gerencia para su aprobación por el órgano competente

Aprobación por el Rector

Aprobación por el Consejo de Gobierno

Aprobación por el Consejo Social

Archivo definitivo de los documentos en HOSTING

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Servicio de Gestión Económica

Flujogramas de los Procesos Clave Reparto de Ingresos Servicio de Gestión Económica

Exportación ingresos modificados (SOROLLA)

Contabilización repartos (SOROLLA)

- Presupuestados - No presupuestados

Tratamiento EXCEL

- No repartibles - Repartibles - Pendientes cobro

Cuadre diario

(generación crédito)

Archivo

Firma Rector y Gerente

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Servicio de Gestión Económica

Flujogramas de los Procesos Clave Seguimiento del Presupuesto Servicio de Gestión Económica

Presupuesto (SOROLLA)

Comparación Revisión

Repartos y Modificaciones (EXCEL)

Cuadre

Clasificación Modificaciones de Crédito

Firma Órgano Competente

Desviaciones Presupuesto (EXCEL)

Comprobación Final

Tabla de datos Cuentas Anuales

Cierre Ejercicio

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