Generelt om regnskap - NTNU

NTNU – LØF 2010 Kurs grunnleggende regnskap, prosjekt og merverdiavgift for ”lokal prosjektstøtte” 11. november 2008 Jens Even Storhov

*connectedthinking

pwc

Agenda Tidspunkt

Tema

12.00 – 12.45

Innledning Formål og betydning av regnskapet Generelt om regnskap Økonomiportalen Noen sentrale lover og instrukser Hva er et prosjekt ? Merverdiavgift ved NTNU Begreper og definisjoner Oppdrags- og bidragsprosjekter / Omsetningsvilkåret Merverdiavgift på prosjekt inntekter Fradragsrett for inngående merverdiavgift

13.00 – 13.45

14.00 – 15.15 (inkl pause)

Merverdiavgift ved NTNU - forts Oppgaver Oppsummering

NTNU - LØF 2010 - Grunnleggende kurs regnskap, prosjekt og merverdiavgift PricewaterhouseCoopers

Date here Slide 2

Generelt om regnskap En definisjon…. “Formålet med finansiell rapportering er å fremskaffe informasjon om en virksomhets finansielle stilling, og endringer i finansiell styrke til et bredt spekter av brukere, for å gjøre dem i stand til å ta fornuftige og velbegrunnede økonomiske beslutninger” IASB’s: Framework for the Preparation and Presentation of Financial Statements


Date here Slide 3

Generelt om regnskap Regnskapet er en del av virksomhetens årsrapport. Regnskapet består av:

Resultatregnskap

Balanse


Noter

Date here Slide 4

Resultat


Date here Slide 5

Balanse


Date here Slide 6

Generelt om regnskap Formål med regnskapet: •

Gi økonomisk informasjon om virksomheten

•

Grunnlag for rapportering til ulike brukere - Ledelsen ved NTNU (sentraladm, fakultet, institutt) - Prosjektledere og andre ledere og beslutningstakere ved enheten - Departementene og andre finansieringskilder - Media - Skatte- og avgiftsmyndigheter

•

Et styringsinstrument for ledelsen. Regnskapsrapporter er et viktig verktøy for evaluering av måloppnåelse, og iverksettelse av ulike tiltak


Date here Slide 7

Generelt om regnskap Det er viktig med kvalitet i prosessene som sikrer et riktig regnskap Eventuelle feil i regnskapet vil gi feil informasjon til brukerne, og kan medføre bl.a: -

Feil beslutninger i ledelsen

-

Feil i utbetaling av lønn og refusjoner

-

Feil i rapportering og betaling av skatter og avgifter til myndighetene

-

Skatte- og avgiftskrav fra myndighetene


Date here Slide 8

Forutsetninger for effektiv økonomisk styring Klart mandat og klare roller for økonomifunksjon Effektiv virksomhetsstyring og kontroll

Rett kompetanse og tilstrekkelig kapasitet

Effektiv økonomifunksjon Effektive prosesser og prosedyrer

Effektiv bruk av ITsystemer

Effektiv rapportering


Date here Slide 9

Effektiv kontroll i forretningsprosessene gir kvalitet i finansiell rapportering Virksomhetsstyring Internkontroll i forretningsprosesser

Finansiell rapportering

Lønn og personal

Årsregnskap

Prosjekter (inkl fakturering av inntekter)

Delårsregnskap Bestilling til betaling

Transaksjoner

Styrerapporter Driftsrapporter

Periodeavslutning

Operasjonell risiko NTNU - LØF 2010 - Grunnleggende kurs regnskap, prosjekt og merverdiavgift PricewaterhouseCoopers

Risiko i finansiell rapportering Date here Slide 10

Generelt om regnskap Kontoplan • Norsk standard for kontoplaner finnes (NS 4102) • NTNU’s kontoplan utarbeidet med bakgrunn i NS • NTNU’s kontoplan ligger på Innsida, se følgende lenke: http://www.ntnu.no/adm/okonomi/portal/regnskap/kontering


Date here Slide 11

Generelt om regnskap Kontoplanen er inndelt i 8 klasser 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Eiendeler (balanse) Egenkapital og gjeld (balanse) Salgs – og driftsinntekt (resultat) Investeringer og påkostninger (resultat) Kostnader for arbeidskraft (resultat) Andre driftskostnader (resultat) Andre driftskostnader (resultat) Finansinntekter/kostnader og ekstraord inntekter/kostnader (resultat) Interne transaksjoner (resultat)

Alle konti henføres til en linje i NTNU’s offisielle regnskap, ref neste side


Date here Slide 12

Generelt om regnskap Alle konti ”henføres” til en linje i årsregnskapet


Date here Slide 13

Agenda Tidspunkt

Tema

12.00 – 12.45


13.00 – 13.45

14.00 – 15.15 (inkl pause)



Date here Slide 14

Økonomiportalen – ny fra okt 2008

Grunnleggende mål Samle økonomirelatert informasjon, rutiner etc Strukturere økonomirelatert informasjon Kommunisere hvordan økonomiarbeidet skal ivaretas ved NTNU


Date here Slide 15 Turid Vollan Riset – 13.10.2008

Økonomisidene Hvordan var de?


• Uoversiktlig struktur • Kun en innfallsvinkel


Økonomisidene Hvordan har de blitt ?

3-deling - Økonomiske temaer - Etterspurte emner - Økonomiske prosesser

Fokus på å dekke behov i ulike brukergrupper: - Ansatte i sentral øk.avd. - Økonomimedarbeidere - Øvrige ansatte



Lover og instrukser

Et utvalg ”Eksterne” bestemmelser • • • • •

Regnskapsloven Rapporteringskrav i Regnskapsmalen (fra dep) Bokføringsloven Merverdiavgiftsloven (ref eget punkt på agendaen) Økonomireglement for staten (ØR), fastsatt ved kronprinsregentens resolusjon 12.12.03. • Bestemmelser om økonomistyring i staten, fastsatt av FD 12.12.03. • Rundskriv, reglement og pålegg for øvrig fra KD som gjelder økonomiforvaltningen


Date here Slide 18

Lover og instrukser

Interne ved NTNU • Hovedregler for økonomiforvaltningen ved NTNU (fastsatt av styret) • Instruks for økonomiforvaltningen ved NTNU (fastsatt av rektor) • Delinstruks for bruk av kredittkort med firmaansvar • Delinstruks for merverdiavgift ved NTNU • m.m Alle disse interne regler/instrukser finnes i Økonomiportalen på ”Innsida” NTNU - LØF 2010 - Grunnleggende kurs regnskap, prosjekt og merverdiavgift PricewaterhouseCoopers

Date here Slide 19

Agenda Tidspunkt

Tema

12.00 – 12.45


13.00 – 13.45

14.00 – 15.15 (inkl pause)



Date here Slide 20

Hva er et prosjekt? Generell definisjon på ”prosjekt” -

er en engangsoppgave / aktivitet (i motsetning til ordinære driftsoppgaver). NB - Prosjekt er knyttet til en aktivitet og ikke til person. En aktivitet er ofte konkretisert i form av en avtale / kontrakt

-

krever forskjellige typer ressurser

-

er begrenset i tid

-

skal lede fram til et bestemt resultat


Date here Slide 21

Prosjektbegrepet – relatert til ulike finansieringskilder ved NTNU Eksterne oppdragsgivere og bidragsytere Forskningsrådet (BOA)

Statlig grunnbevilgning (BFV) Rammebevilgning

Strategi- og omstillingsmidler

Bevilgnings- og oppdragsfinansierte prosjekter

Ramme/drift Driftsregnskap

Strategi- og omstillingsprosjekter

Prosjekter

Prosjekter – kun

Prosjekter

ved behov for oppfølging av enkeltaktiviteter NTNU - LØF 2010 - Grunnleggende kurs regnskap, prosjekt og merverdiavgift

Registreres i Maconomy

PricewaterhouseCoopers

Registreres i OF

Registreres i OF Date here Slide 22

Hva er et prosjekt? Eks 1 Forskningsprosjekt finansiert av Norges Forskningsråd. Dette opprettes som prosjekt i Maconomy (når tilsagn foreligger). Det er aktivitet / innhold i søknaden som er avgjørende – ikke hvem som utfører arbeidet

Eks 2 a) Dr.ing stipendiat som er finansiert med eksterne midler fra Statoil (bidrag) Dette opprettes som prosjekt i Maconomy b) Samme dr.ing stipendiat utfører/deltar i forskningsoppdrag som skal faktureres Sintef. Dette opprettes som et annet prosjekt i Maconomy – fordi det anses som en annen aktivitet. Dvs at det ikke er en del av avtalen med Statoil NTNU - LØF 2010 - Grunnleggende kurs regnskap, prosjekt og merverdiavgift PricewaterhouseCoopers

Date here Slide 23

Oppdrags- og bidragsprosjekter / Omsetningsbegrepet Innenfor BOA-virksomheten er det viktig å skille mellom oppdrags- og bidragsprosjekter Det gamle EFV regelverket hadde en direkte ”link” mellom definisjonen på oppdrags- og bidragsprosjekter om ”omsetningsbegrepet” i merverdiavgiftsloven. Dette er ikke så tydelig i det nye ”BOAregelverket”, men for praktiske formål er det liten endring i forhold til tidligere • Hvis omsetningsvilkåret er oppfylt, så foreligger et oppdragsprosjekt • Hvis omsetningsvilkåret ikke er oppfylt, så foreligger et bidragsprosjekt

Nærmere avklaring vedrørende ”omsetningsvilkåret” og dermed skillet mellom oppdrags- og bidragsprosjekter kommer under merverdiavgift i neste kapittel NTNU - LØF 2010 - Grunnleggende kurs regnskap, prosjekt og merverdiavgift PricewaterhouseCoopers

Date here Slide 24

Agenda Tidspunkt

Tema

12.00 – 12.45


13.00 – 13.45

14.00 – 15.15 (inkl pause)



Date here Slide 25

Hva er mva-pliktig på NTNU ? Det aller meste av NTNUs virksomhet er ikke omfattet av mvabestemmelsene. Deler av NTNU’s virksomhet omfattes dog, herunder: • Deler av oppdragsvirksomheten er mva-pliktig (f.eks forskningstjenester, enkelte konferanser m.m.) • Deler av de tjenester teknisk avdeling utfører for eksterne kunder er mvapliktige • Utleie av bygg (administreres av teknisk avdeling i henhold til særskilt frivillig registrering) • Salg fra Museumsbutikken på Vitenskapsmuseet • Telesentralen (sameie med Sintef) • Andre tilfeldige inntekter som omfattes av mva-loven • NB ! – Undervisningstjenester faller utenfor mva-loven (mva-fritt)


Date here Slide 26

Merverdiavgift - begreper

KOSTNAD Innkjøp

kr 100,- (inngående faktura)

Merverdiavgift

”

Sum

kr 125,-

25,- (inngående mva)

INNTEKT Omsetning

kr 160,- (utgående faktura)

Merverdiavgift

”

Sum

kr 200,-

40,- (utgående mva)

Innbetaling til skattemyndighetene: kr (40-25) = kr 15,NTNU - LØF 2010 - Grunnleggende kurs regnskap, prosjekt og merverdiavgift PricewaterhouseCoopers

Date here Slide 27

Omsetningsoppgave som sendes myndighetene hver termin (2-mnd terminer)

Merverdiavgift Egen side med informasjon om merverdiavgift på intranettet, under Økonomiportalen Egen delinstruks for merverdiavgiftsområdet • •

Hver enhet ansvarlig for at mva-reglene praktiseres korrekt på eget område Regnskapstjenesten veileder og koordinerer dialog med myndighetene


Date here Slide 29

Merverdiavgift

NTNU er på samme måte som næringsdrivende avgiftspliktig når de driver omsetning til andre Hva utløser mva ?

NTNU

Transaksjonen

Objektet

(Subjekt)

Omsetning ?

Hva omsettes ? Finnes noe avgiftsfritak ?


Date here Slide 30

Oppdrags- og bidragsprosjekter / Omsetningsbegrepet

Begrepet ”omsetning” defineres som: 1. Levering av varer mot vederlag 2. Ytelse av tjenester mot vederlag 3. Levering av vare/ytelse av tjeneste som helt eller delvis

vederlag for mottatte varer eller tjenester

Det stilles ikke krav om vederlagtes form, men vederlaget må ha økonomisk verdi. Vederlaget kan bestå av penger, varer, tjenester eller ethvert annet økonomisk gode.


Date here Slide 31

Oppdrags- og bidragsprosjekter / Omsetningsbegrepet Levering av varer/tjenester mot vederlag er omsetning, f.eks • levering av forskningstjenester til ekstern kunde mot betaling • Vanlig varesalg, f.eks salg av bøker mot betaling

Oppdrag

Tilskudd/finansiering uten krav på motytelse er IKKE omsetning, f.eks • økonomisk tilskudd fra Forskningsrådet • økonomisk tilskudd fra andre til bidragsforskning

Bidrag

Levering av vare/tjeneste uten krav på vederlag er IKKE omsetning • f.eks ulike former for gave/støtte/bidrag


Bidrag

Date here Slide 32

Nærmere om ”omsetning” i forhold til merverdiavgift Hvis omsetningsvilkåret er oppfylt: • Må finne ut om det finnes noen unntak fra avgiftsplikt Hvis omsetningsvilkåret IKKE er oppfylt • Merverdiavgift skal IKKE beregnes


Date here Slide 33

Merverdiavgift på prosjektinntekter


Date here Slide 34

Mva på prosjektinntekter (utgående mva) • • • •

Forskningstjenester Undervisningstjenester / kurs og konferanser Krav til innhold i salgsdokument Avgiftsgrunnlaget


Date here Slide 35

Mva på prosjektinntekter (utgående mva) Forskningstjenester • • • • •

Ikke noe unntak fra mva-plikt for forskningstjenester Ofte vanskelig å avgjøre hvorvidt ”omsetningsvilkåret” er oppfylt Må bygge på tolkningsuttalelse fra Fin.dep av 15.06.2001 om forskningstjenester Helhetsvurdering med utgangspunkt i nevnte uttalelse Aktuelle vurderingstemaer - eiendomsrett til resultatene - restriksjoner mhp publisering av resultatene

Eksempler - Finansiering fra Forskningsrådet hvor standardavtaler benyttes: Ikke omsetning - Prof II – prosjekter ? - Dr. ing – prosjekter ? NTNU - LØF 2010 - Grunnleggende kurs regnskap, prosjekt og merverdiavgift PricewaterhouseCoopers

Date here Slide 36

Forskningstjenester – eksempel 1

Norges Forskningsråd

Staten

Ingen omsetning


NTNU

Ingen omsetning (Basisbevilgninger, programmer,FoUprosjekter)

Date here Slide 37


Staten

Ingen omsetning


Bedrift



NTNU

Omsetning og mva-plikt

Date here Slide 38


Bedrift er kontraktspart med NFR, og”prosjektkoordinator”, Det MÅ framgå av avtalen mellom bedrift og NFR at NTNU er reell samarbeidspartner – med ansvar for resultat og økonomi.

NTNU


Bedrift og NTNU har felles ansvar overfor NFR, Mva beregnes IKKE på fakturaer fra NTNU til bedrift, forutsatt at nevnte forutsetninger er oppfylt.

Bedrift



Date here Slide 39

Forskning - kontrakter Formuleringene i kontrakt avgjørende for merverdiavgiften Viktig å bruke de ”riktige” formuleringene for å unngå misforståelser • Oppdrag (dvs der det foreligger omsetning) • Bidrag (dvs der det ikke foreligger omsetning) NTNU har standardkontrakter for oppdrag og bidrag, ref intranettet


Date here Slide 40

Mva på prosjektinntekter (utgående mva) Bokføringsforskriften kapittel 5 Et salgsdokument skal være nummerert, datert og angi: • Navn og adresse til den næringsdrivende som leverer varen eller yter tjenesten. • Organisasjonsnummer som er tildelt i henhold til lov av 3. juni 1994 nr. 15 om Enhetsregisteret etterfulgt av bokstavene MVA. • Navn og adresse til den næringsdrivende som mottar varen eller tjenesten. • En klar beskrivelse av varen eller tjenesten samt kvantum eller omfang av det som er levert eller ytet. • Vederlaget for varen eller tjenesten. • Stedet der varen er levert eller tjenesten ytet. • Mva-beløpet må spesifiseres dersom mva er beregnet NTNU - LØF 2010 - Grunnleggende kurs regnskap, prosjekt og merverdiavgift PricewaterhouseCoopers

Date here Slide 41

Avgiftsgrunnlaget • Mva skal svares av ”vederlaget” (§ 18) - ”vederlaget” = omkostninger + fortjeneste • Inkluderer alle omkostninger ved oppfyllelse av avtalen (inkl reiseutlegg

m.m.) – ”smitteeffekten” • Omsetningsverdien legges til grunn


Date here Slide 42

Merverdiavgift på kostnader

Mva på kostnader (inngående mva) Vilkår for fradragsføring av inngående merverdiavgift (dokumentasjon m.m.) Import av varer Kostnader hvor det aldri er fradragsrett for inngående mva Krav til dokumentasjon


Date here Slide 44

Mva på kostnader (inngående mva) Vilkår for fradragsføring av inngående merverdiavgift •

Kostnaden må inneholde mva og den må være til bruk i en del av NTNU’s virksomhet som faller inn under mva-loven.

•

Det må foreligge salgsdokument (faktura) som tilfredsstiller kravene i bokføringsforskriften kap 5 (tidligere ”Forskrift om innhold av salgsdokumenter)

•

Kostnaden må ikke være av en ”type” hvor det aldri er fradragsrett for inngående mva (f.eks servering)


Date here Slide 45

Mva på kostnader (inngående mva) I hvilken del av virksomheten skal anskaffelsen benyttes? OPPDRAG

Omsetning innenfor loven Omsetning av avg.pl. varer og tjenester Mva beregnes på inntektene Eks: Forskning for eksterne kunder Avg.pl konferanser Fradrag for inngående mva

Fritatt for mva etter §§ 16 og 17 Ingen mva på inntektene Eks: Salg av bøker Salg til utlandet

Fradrag for inngående mva

BIDRAG

Utenfor loven Varer og tjenester §5 Ingen mva på inntektene Eks: Undervisning

Ikke fradrag for inngående mva


Date here Slide 46

Mva på kostnader (inngående mva) Fordeling av inngående mva på fellesanskaffelser •

Aktuelt når varer / tjenester anskaffes til bruk under ett for virksomhet innenfor loven og virksomhet utenfor loven

•

Reguleres av mva-loven § 23 og forskrift nr 18


Date here Slide 47

Mva på kostnader (inngående mva) Fordeling av inngående mva på fellesanskaffelser •

Hovedregel: - Fordeling etter antatt bruk (F § 1)

•

”Hjelperegler”: - Fordeling etter omsetning (felles driftsutgifter) F § 2 - Fordeling etter areal (oppføring og drift av bygninger) F § 3


Date here Slide 48

Import Import av varer -

Mva beregnes og betales i forbindelse med fortolling. Eventuell fradragsrett etter vanlige regler

-

Obs på krav til dokumentasjon (mva framgår ikke av faktura fra utenlandsk leverandør)

Import av tjenester - Mva beregnes av KJØPER, etter reglene om ”Snudd avregning” - De aktuelle tjenestene må være avgiftspliktige ved omsetning i Norge NTNU - LØF 2010 - Grunnleggende kurs regnskap, prosjekt og merverdiavgift PricewaterhouseCoopers

Date here Slide 49

Varer / tjenester hvor det aldri er fradragsrett for inngående mva

Ref mva-loven § 22, jfr § 14. De mest relevante er: -

Serveringsutgifter

-

Representasjon

-

Gaver og utdeling i reklameformål

-

Kostnader vedr fast eiendom som skal dekke bolig- eller fritidsbehov


Date here Slide 50

Krav til dokumentasjon

•

For å få fradrag må kravene i bokføringsforskriften kap 5 (tidligere Forskrift om innhold av salgsdokumenter) være oppfylt

•

Hvis formelle krav til dokumentasjon ikke er oppfylt, kan inngående mva ikke fradragsføres


Date here Slide 51

Avgiftskoder


Date here Slide 52

Hjelpeskjema for avgiftsvurdering Eksempel på hjelpeskjema for mva-vurdering av inntekter Nei

Foreligger omsetning, ref mva-loven § 3 ?

Henvisning til mva-spørsmål i Maconomy Spørsmål 1, 1.1, 1,2 og 1.3

Skjer det levering av vare eller tjeneste mot vederlag ?

Ja Er omsetningen unntatt fra mva etter mva-lovens § 5, herunder bl.a: ? Ja

•Undervisning •Guidetjenester •Offentlig myndighetsutøvelse •Helsetjenester •Finansielle tjenester

Spørsmål 3

Nei Er omsetningen av varen/tjenesten av en art som er fritatt for mva, ref mva-loven § 16 og 17 (selv om det ligger innenfor mva-loven) f.eks

Spørsmål 2 Nei

•Eksport av varer og tjenester •Salg av bøker i siste omsetningsledd •Omsetning av tjenester til off. veg i siste omsetningsledd

Ja

Utenfor mva-loven

Avgiftsfritt innenfor mva-loven

Avgiftspliktig

Ikke utgående mva på inntekter

Ikke utgående mva på inntekter

Utgående mva må beregnes med 25 % av inntektene


Spørsmål 4 Date here Slide 53

Konsekvenser av avgiftsplikt og rett til fradrag for inngående merverdiavgift Eksempel fra et forskningsprosjekt Sum inntekter:

kr 1.000.000

Sum kostnader som inneholder mva:

kr

300.000 ( inkl mva)

Sum kostnader som ikke inneholder mva (inkl personal)

kr

700.000

Overskudd

kr

0

Vi skal nå vurdere konsekvenser på ”overskuddet” av følgende 3 situasjoner a)

Prosjektet er et bidragsprosjekt uten avgiftsberegning av inntekter og uten rett til fradrag for inngående mva på kostnader

b)

Prosjektet er et oppdragsprosjekt. Utgående mva må beregnes med 25 % i tillegg til inntektene på kr 1.000.000. Det er rett til fradrag for inngående mva på kostnadene som inneholder mva

c)

Prosjektet er et oppdragsprosjekt. Utgående mva beregnes med 25, men nå er avtalen formulert på en måte som innebærer at beløpet på kr 1.000.000 er inkl mva. Det er fortsatt rett til fradrag for inngående mva på kostnadene som inneholder mva


Date here Slide 54

Konsekvenser av avgiftsplikt og rett til fradrag for inngående merverdiavgift Eksempel fra et forskningsprosjekt a)

Prosjektet er et bidragsprosjekt uten avgiftsberegning av inntekter og uten rett til fradrag for inngående mva på kostnader

Sum inntekter:

kr 1.000.000


kr

300.000 ( inkl mva)


kr

700.000

Overskudd

kr

0


Date here Slide 55

Konsekvenser av avgiftsplikt og rett til fradrag for inngående merverdiavgift Eksempel fra et forskningsprosjekt b)

Prosjektet er et oppdragsprosjekt. Utgående mva må beregnes med 25 % i tillegg til inntektene på kr 1.000.000. Det er rett til fradrag for inngående mva på kostnadene som inneholder mva

Sum inntekter:

kr 1.000.000


kr

240.000 1)


kr

700.000

Overskudd

kr

60.000

1) Mva blir refundert og er dermed ikke en kostnad


Date here Slide 56

Konsekvenser av avgiftsplikt og rett til fradrag for inngående merverdiavgift Eksempel fra et forskningsprosjekt c)

Prosjektet er et oppdragsprosjekt. Utgående mva beregnes med 25, men nå er avtalen formulert på en måte som innebærer at beløpet på kr 1.000.000 er inkl mva. Det er fortsatt rett til fradrag for inngående mva på kostnadene som inneholder mva

Sum inntekter:

kr

800.000 1)


kr

240.000 2)


kr

700.000

Underskudd

- kr 140.000

1) Det må innbetales kr 200.000 i utgående mva, og dette blir dermed ikke en del av inntektene som NTNU beholder 2) Mva blir refundert og dermed ikke en kostnad NTNU - LØF 2010 - Grunnleggende kurs regnskap, prosjekt og merverdiavgift PricewaterhouseCoopers

Date here Slide 57

Oppsummering og avslutning

Har vi lært noe ? FLERE SPØRSMÅL ?


Date here Slide 58