P.73-88. 8 FONSECA, M. das G. Administração de materiais em enfermagem.
Juiz de Fora, EEUFJF/Depto EBA, 1995. (apostila de curso). RECEBIMENTO E.
admateriais09
UNIVERSIDADE FEDERAL DE JUIZ DE FORA FACULDADE DE ENFERMAGEM
Disciplina Administração em Enfermagem I
GERENCIAMENTO DE RECURSOS MATERIAIS EM ENFERMAGEM GRECO, ROSANGELA MARIA Profa. Dra do Depto. EBA
Objetivos: Discutir o gerenciamento de Recursos Materiais no desenvolvimento das ações de enfermagem; Compreender os elementos necessários à realização da previsão, provisão, organização e controle dos recursos materiais em enfermagem; Reconhecer a responsabilidade do enfermeiro na realização dos testes de qualidade e parecer técnico dos materiais utilizados pela enfermagem. Esta apostila será desenvolvida sob a forma de instrução programada, para tal siga corretamente as orientações abaixo: Leia atentamente cada item, pois da compreensão da cada um deles depende o entendimento dos demais; Escolha uma ou mais respostas que julgar sejam as corretas; Após a escolher a alternativa que julgar correta, siga as instruções entre parênteses.
1. Introdução – O porquê do Gerenciamento de Recursos Materiais na área da saúde?
Leia o texto e responda ao que se pede. Toda empresa ou organização, seja ela pública ou privada, necessita para um bom funcionamento de pessoas, recursos financeiros e materiais. As instituições de saúde se caracterizam como empresas ou organizações prestadoras de serviço, onde o resultado final do processo não se traduz em um produto, mas sim em um serviço, ou seja, a assistência à saúde de indivíduos e comunidades, e é importante então, que tenhamos os recursos materiais e que estes sejam adequadamente administrados. A este respeito pode-se afirmar que uma administração de materiais adequada, sofre a influencia e influencia: ( ) Os recursos financeiros (vá para o item 2) ( ) Os recursos humanos (vá para o item 3) ( ) Tanto os recursos financeiros como os recursos humanos (vá para o item 4) 2. Os recursos financeiros de uma instituição tanto influenciam como são influenciados pela administração de materiais, mas não são apenas eles que contribuem para uma administração de materiais eficiente e eficaz. Sua resposta esta errada. (volte para o item 1 leia novamente a questão e escolha outra alternativa). 3. Os recursos humanos de uma instituição tanto influenciam como são influenciados pela administração de materiais, mas não são apenas eles que contribuem para uma administração de materiais eficiente e eficaz. Sua resposta esta errada. (volte para o item 1 leia novamente a questão e escolha outra alternativa). 4. Os recursos financeiros influenciam e são influenciados pela administração de materiais, pois através de uma destinação mais racional dos materiais pode-se promover uma diminuição dos custos e em relação aos recursos humanos a influencia é observada, por exemplo, na medida em que materiais em quantidade e qualidade adequadas podem produzir na equipe maior grau de satisfação. Sua resposta esta correta. (vá para o item 5). 1
5. Gerenciamento de Recursos Materiais é.... A importância do Gerenciamento de Recursos Materiais pode ser demonstrada, por exemplo, quando se observa o quanto os materiais representam em termos de destinação de recursos nas organizações. Em uma empresa os recursos materiais chegam a representar 75% do capital, e em instituições de saúde significam cerca de 45% das despesas 1. Nas instituições de saúde o papel do Gerenciamento de Recursos Materiais não é diferente das demais organizações, pois o seu objetivo é coordenar as atividades de compra, armazenamento, distribuição e controle, de modo a que se garanta o suprimento de todas as áreas do serviço2. Portanto, para que não haja falta de material que podem vir a prejudicar a assistência à saúde, e tão pouco para que não haja excessos que elevem os custos, os materiais devem ter as suas quantidades e qualidades planejadas e controladas No geral Segundo Chiavenato (1991), “a administração de materiais consiste em ter os materiais necessários na quantidade certa, no local certo e no tempo certo à disposição dos órgãos que compõem o processo produtivo...” 3. Na área da saúde Segundo Castilho; Gonçalves 4 na área de saúde, os avanços tecnológicos têm significado um aumento na complexidade assistencial que vem impondo o aprimoramento dos sistemas de gerenciamento de recursos materiais. E assim, pode-se definir o gerenciamento de recursos materiais em saúde como o conjunto de práticas que assegurem materiais em quantidade e qualidade de modo a que os profissionais possam estar desenvolvendo seu trabalho sem correr riscos e sem colocar em risco os usuários dos serviços. Tendo em vista a garantia da continuidade da assistência com qualidade e a um menor custo. Pode-se concluir que a administração de materiais (AM) consiste em: ( ) Ter os materiais em quantidades superiores a que se necessita para que não haja falta dos mesmos, no local certo e no tempo certo à disposição dos órgãos que compõem o processo produtivo (vá para o item 6). ( ) Ter os materiais necessários na quantidade certa, no local certo e no tempo certo à disposição dos órgãos que compõem o processo produtivo (vá para o item 7). 6. Esta é uma prática freqüente nos serviços de saúde, entretanto esse não é o fundamento da administração de materiais e se caracteriza por ser uma disfunção que pode causar muitos prejuízos para os serviços, podendo gerar grandes estoques desnecessários e ao mesmo tempo a falta de material, dificultando o controle e podendo levar a perda de material, aumentando os custos para a instituição. Esta resposta esta errada (leia novamente o item 5 e escolha outra alternativa). 7. Este é o fundamento e a essência de uma administração de materiais bem realizada. Parabéns você acertou, mas será que você sabe justificar porque o primeiro item da resposta estava errado? Para saber leia o item 6 (vá para o item 8). 8 . Objetivos da Administração ou Gerenciamento de Materiais nas instituições de saúde Os objetivos da Administração/ Gerenciamento de Materiais estão relacionados e contribuem para o alcance dos objetivos gerais das instituições, podendo ser classificados, em principais e secundários de acordo com a forma de contribuição para a instituição5. 1
CASTILHO, V.; LEITE, M. M. J. A administração de recursos materiais na enfermagem. In: KURCGANT, P. (Coord.) Administração em enfermagem. São Paulo, EPU, 1991. P.73-88. 2 PATERNO, D. A administração de materiais no hospital: compras, almoxarifado e farmácia. São Paulo, CEDAS, 1990. 3 CHIAVENATO, I. Iniciação à administração de materiais. São Paulo, Makron/McGraw-Hill, 1991. 4 CASTILHO, V.; GONÇALVES, V. L. M. Gerenciamento de Recursos Materiais. In: KURCGANT, P. (Coord.) Gerenciamento em Enfermagem. Rio de Janeiro, Guanabara Koogan, 2005. p.157-170. 5 PATERNO, D. Op.cit.
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São considerados objetivos primários: alcançar baixos custos de aquisição, de manutenção, de reposição e de mão de obra; promover a rotatividade de estoques, estimular o treinamento e aperfeiçoamento do pessoal; possibilitar a continuidade de fornecimento; garantir a qualidade dos materiais adquiridos; promover boas relações com os fornecedores, bons registros e cadastros; realizar a padronização, otimização do atendimento, maximização de retornos, e centralização de atividades. São considerados objetivos secundários: garantir harmonia interdepartamental, economia, reciprocidade, atualização e melhoria da qualidade. De modo geral pode-se dizer que para o alcance desses objetivos a Administração de Materiais tem como funções: RECEBIMENTO E CONFERÊNCIA
ARMAZENAGEM FUNÇÕES DA ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS
COMPRAS
CONTROLES TRANSPORTE E DISTRIBUIÇÃO
E que resumidamente a finalidade da Administração de Materiais consiste em coordenar as atividades que garantam o suprimento das necessidades da instituição, com qualidade e em quantidades adequadas, no tempo correto e ao menor custo provável, através da compra, armazenamento, distribuição e controle (vá para o item 9). 9. Administração de Materiais e a Enfermagem A Enfermagem tem como objeto de seu trabalho o processo saúde-doença de indivíduos e coletividades e como finalidade à transformação desse processo saúde-doença, o que pode ser expresso através da assistência à saúde, do cuidado de enfermagem 6. Os enfermeiros ao prestarem a assistência à saúde utilizam recursos materiais, cabendo a eles a competência e responsabilidade pela administração de materiais em suas unidades de trabalho através da determinação do material necessário para a realização da assistência seja no aspecto quantitativo como no qualitativo, na definição das especificações técnicas, na participação no processo de compra, na organização, no controle e avaliação desses materiais 7 . Segundo FONSECA, 8 “o fato de o enfermeiro participar da implementação de grande parte dos procedimentos diagnósticos e terapêuticos no hospital, coloca-o na condição de desempenhar papel importante na administração de materiais. A introdução de novas tecnologias, novos materiais e equipamentos na prática assistencial, tem exigido dos profissionais de saúde, em particular do enfermeiro, a adoção de um esquema que permita o conhecimento e avaliação dos materiais e equipamentos disponíveis no mercado, no sentido de garantir uma opção que colabore com a manutenção/ elevação da qualidade da assistência.”
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QUEIROZ, V. M.; SALUM, M. J. Reconstruindo a intervenção de enfermagem em saúde coletiva face à vigilância à saúde. In: 48. Congresso Brasileiro de Enfermagem. São Paulo, ABEn, 1996 7 CASTILHO, V.; LEITE, M. M. J. A administração de recursos materiais na enfermagem. In: KURCGANT, P. (Coord.) Administração em enfermagem. São Paulo, EPU, 1991. P.73-88. 8 FONSECA, M. das G. Administração de materiais em enfermagem. Juiz de Fora, EEUFJF/Depto EBA, 1995. (apostila de curso).
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A esse respeito ainda GAMA9 coloca que “não se pode pensar que a efetividade da administração de materiais é garantia para uma assistência de qualidade, mas principalmente a forma como o enfermeiro se responsabiliza e gerência os recursos materiais, vai repercutir na qualidade da assistência”. Assim, pode-se concluir que a atividade de gerencia de recursos materiais realizada pelo enfermeiro deve ter como objetivo a melhoria da assistência à saúde de indivíduos e comunidade bem como as condições de trabalho das equipes de enfermagem e de saúde. Entretanto, o enfermeiro deve ter o cuidado de não transformar a AM por ele desenvolvida em uma atividade burocrática que vise unicamente à manutenção dos interesses financeiros da instituição, mas sim como uma conquista que destaca o importante papel do enfermeiro na dimensão técnico-administrativa, que faz parte dos processos de cuidar e gerenciar10. Assim, pode-se concluir que a atividade da AM realizada pelo enfermeiro deve: ( ) Preservar os interesses financeiros da instituição (vá para o item 10) ( ) Ter como objetivo a melhoria da assistência à saúde de indivíduos e comunidade (vá para o item 11) ( ) Ter como objetivo a melhoria das condições de trabalho das equipes de enfermagem e de saúde (vá para o item 12) 10. Uma administração de materiais realizada de forma competente provavelmente irá contribuir para que os interesses financeiros da instituição sejam preservados. Através do controle de estoque, da utilização adequada dos materiais, evitando-se o desperdício. Você acertou quando assinalou está resposta, entretanto esta não deve ser a única meta da administração de materiais realizada pelo enfermeiro (leia também o item 11). 11. A melhoria da assistência à saúde de indivíduos e comunidade é uma das metas do enfermeiro ao realizar a AM, pois o enfermeiro deve estar atento à qualidade do material a ser utilizado e a quantidade necessária, com o objetivo de minimizar o risco para o paciente e evitar a descontinuidade da assistência. Você acertou quando assinalou está resposta, mas além desse ele deve ter outro objetivo também (leia o item 12) 12. Na administração de recursos materiais o enfermeiro deverá ter como uma de suas metas contribuir para a melhoria das condições de trabalho das equipes de enfermagem e de saúde. Materiais de qualidade podem contribuir para a satisfação no trabalho, além de evitar o risco de acidentes. Portanto você acertou, mas esta não é a única resposta correta (leia também os itens 10 e 11 e caso já os tenha lido vá para o item 13). 13. Classificação dos materiais Os materiais em unidades hospitalares usualmente são classificados segundo a duração sendo agrupados em: materiais de consumo e permanentes 11; 12 . Materiais permanentes são aqueles que: ( ) Não são estocáveis, ou que permitem apenas uma estocagem temporária, transitória, apresentando um tempo de vida útil igual ou superior a dois anos, constituem o patrimônio da instituição, como por exemplo, mobiliários, equipamentos, instrumentais e outros (vá para o item16).
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GAMA, B. M. B. De M. Administração de recursos materiais em enfermagem. Juiz de Fora, EEUFJF/Depto EBA, 1997. (apostila de curso). 10 CASTILHO, V.; GONÇALVES, V. L. M. Op. Cit 11 CASTILHO, V.; LEITE, M. M. J. Op. Cit. 12 PATERNO, D. Op. Cit.
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( ) São estocáveis, apresentando um tempo de vida útil igual ou superior a dois anos, constituem o patrimônio da instituição, como por exemplo, mobiliários, equipamentos, instrumentais e outros (vá para o item 15). 14. Já em relação aos Materiais de consumo estes: ( ) São estocados e com o uso acabam perdendo suas propriedades, sendo consumíveis, tendo uma duração de no máximo dois anos como por exemplo esparadrapos, extensões para oxigênio, inaladores, seringas, agulhas e outros (vá para o item 18) ( ) Não são estocados e com o uso acabam perdendo suas propriedades, sendo consumíveis, tendo uma duração de no máximo dois anos como por exemplo esparadrapos, extensões para oxigênio, inaladores, seringas, agulhas e outros (vá para o item 17). 15. Materiais permanentes não são estocáveis (leia novamente a questão e escolha outra alternativa) 16. Muito bem! Você acertou. (vá para o item 14) 17. Eu não acredito que você errou de novo! Preste um pouquinho mais de atenção. (leia novamente a questão e escolha outra alternativa) 18. Ai! Estou gostando de ver! Acertou mais uma vez (vá para o item 19). 19. Mas, existem ainda, outras classificações para os materiais de acordo com: Finalidade ou o uso a que se destinam; Tamanho ou porte, de acordo com as necessidades de instalação e guarda correlacionada com as dimensões do material; Custo, Matéria-prima; Função do controle; Função da guarda Em relação a exemplos de como classificar os materiais, relacione a segunda coluna de acordo com a primeira e escolha uma das alternativas abaixo: A - Finalidade ( ) pequeno, médio e grande, B - Matéria-prima ( ) oxigenoterapia, cateterismo, C - Tamanho ( ) plásticos, silicone, metais, cerâmica, vidro, tecido. D – Função controle ( ) material fixo, móvel ou circulante E – Função da guarda ( ) perecível, inflamável, frágil, pesado, tóxico, irradiante
( (
) A, B, C, D e E (vá para o item 21) ) C, A, B, D e E (vá para o item 22)
Em relação ao custo existe um modelo de classificação elaborado por Wilfredo Paredo, denominado curva ABC, onde os materiais são agrupados em categorias A, B ou C de acordo com o custo. Quanto à quantidade de material, os itens classe A deverão corresponder a 20%, os de classe B 20 a 30% e os de classe C, 50% do total dos materiais. Em relação ao custo ou investimento os de classe A correspondem a cerca de 50% dos custos, os de classe B de 20 a 30% e os de classe C, a 20% 13. 20 Etapas da Administração de Materiais nas Unidades de enfermagem Como já foi dito anteriormente a competência e responsabilidade pela AM nas unidades de enfermagem é do enfermeiro, que ao desempenhar essa atividade realiza: a determinação e 13
CASTILHO, V.; LEITE, M. M. J. Op. Cit.
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especificação dos materiais e equipamentos; o estabelecimento da quantidade de material e equipamento; a análise da qualidade dos materiais e equipamentos; a determinação dos produtos a serem adquiridos; o estabelecimento de um sistema de controle e avaliação; o acompanhamento do esquema de manutenção adotado pela instituição; a adoção de um programa de orientação da equipe de enfermagem, sobre o manuseio e conservação de materiais e equipamentos e a atualização de conhecimentos sobre os produtos utilizados na assistência à saúde e lançados no mercado14.. Ao realizar essas atividades os enfermeiros estão desempenhando as funções de: ( ) Pretensão, proteção, organização e controvérsias (vá para o item 23 ( ) Previsão, provisão, organização e controle (vá para o item 24) 21. A sua resposta esta e... e.... errada. (refaça a questão) 22. A sua resposta esta e... e.... exata. (vá para o item 20) 23. Esta resposta é um exemplo de elucubração mental de alto nível, tenho certeza que ninguém irá escolher esta alternativa, mas se você escolheu, não desanime, volte e escolha a outra alternativa. 24. Você acertou, parabéns. (vá para o item 25). 25. Previsão de materiais em enfermagem A previsão de materiais nas unidades de enfermagem consiste em: ( ) Reposição dos materiais necessários para a realização das atividades da unidade, mediante o encaminhamento do impresso de solicitação aos serviços que fornecem materiais (vá para o item 27). ( ) Levantamento das necessidades da unidade de enfermagem, identificando a quantidade e a especificidade deles para suprir essas necessidade (vá para o item 28). 26. Além da quantidade e da especificidade dos materiais necessários o enfermeiro ao realizar a previsão deve estar considerando também: a especificidade da unidade; as características da clientela; a freqüência no uso dos materiais, o número de leitos na unidade; o local de guarda; a durabilidade do material e a periodicidade da reposição do material15. A estimativa do quantitativo de material necessário pode ser obtida através do consumo médio mensal (CMM) que consiste na observação do consumo por um período de tempo, que geralmente é de três meses, dividido pelo número de meses mais uma margem de segurança (ES) definindo-se assim uma cota de material (CM). Um instrumento que auxilia nessa observação é o mapa de consumo de material, onde normalmente consta tipo de material, cota mensal e gastos16. Exemplo: Mapa de consumo de material de uma unidade básica de saúde de um Município de médio porte. Unidades Mensais Consumidas Material Abril Maio Junho Seringas de 3 ml sem 200 250 180 agulhas A estimativa de material pode ser calculada através da seguinte expressão matemática17: CM= CMM + ES 14
FONSECA, M. das G. Administração de materiais em enfermagem. Juiz de Fora, EEUFJF/Depto EBA, 1995. (apostila de curso). 15 CASTILHO, V.; LEITE, M. M. J. Op. Cit. 16 CASTILHO, V.; LEITE, M. M. J. Op. Cit. 17 CASTILHO, V.; GONÇALVES, V. L. M. Op. Cit
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Onde: CM= cota mensal, CMM= consumo médio mensal, ES= estoque de segurança. O estoque de segurança, também chamado de estoque mínimo é calculado acrescentando-se de 10 a 20% do CMM, mais o consumo diário durante o tempo de reposição (CTR). ES = 10 a 20% do CMM + CTR CTR= CMM/30 x N N= número de dias de espera para reposição que pode variar de acordo com o sistema de compra do serviço de saúde No caso exemplificado acima o cálculo seria o seguinte, considerando o N= 15 dias: CMM= 200+250+180 = 210 3
CTR= 210 x15= 105 30
ES= 10% de 210 + 105= 126
Portanto o CM será igual a: CM= 210+126= 336 Para atualização dos dados a cada novo mês, acrescenta-se o valor do consumo mais recente e despreza-se o mais antigo. Uma estimativa de material bem elaborada contribui para que não se tenha um acúmulo de materiais nas unidades, para a economia do hospital e para que o almoxarifado tenha uma visão real do material que esta sendo necessário. Agora responda a seguinte questão: Em uma unidade pediátrica de um hospital de médio porte o gasto de sondas de aspiração número 05 é de 120 unidades por mês, sem considerar a margem de segurança. A reposição desse material é feita com uma demora de 15 dias pelo almoxarifado. Calcule qual deverá ser em média a cota de sondas para essa unidade. ( ) 180 (vá para o item 29) ( ) 198 (vá para o item 30) 27. A reposição dos materiais necessários para a realização das atividades de uma unidade, mediante o encaminhamento do impresso de solicitação aos serviços que fornecem materiais, consiste na provisão e não na previsão de materiais. Portanto esta resposta está errada (volte para a questão). 28. Prever significa “conhecer com antecipação; antever” 18. E para realizar essa função em uma unidade de enfermagem o enfermeiro deve definir através de um levantamento as necessidades de recursos, identificando a quantidade e a especificidade deles. Portanto sua resposta esta correta (vá para o item 26). 29. Se você considerar que a cota quinzenal de sondas deve ser de 180, você estará trabalhando sem margem nenhuma de segurança, você pode vir a ter problemas, faça o calculo considerando pelo menos 10% de margem de segurança e vá para o item 31. 30. Para chegar a esse número você deve ter acrescentado 10% ao gasto mensal, o que totaliza 198 sondas. Com esse valor você estará trabalhando com uma boa margem de segurança, vá para o item 31. 31. Provisão de materiais em enfermagem A provisão diz respeito à reposição de materiais na unidade de enfermagem. Para desempenhar essa função o enfermeiro deve realizar a requisição de materiais em impresso próprio e encaminhar a solicitação aos serviços competentes. A rotina de requisição de materiais, pode sofrer pequenas alterações de acordo com a instituição, mas de modo geral, segue os seguintes 18
PESTANA, F. B. (coord). Dicionário prático da língua portuguesa. São Paulo, Melhoramentos, 1994.
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passos: descrição do material em ordem alfabética com especificação do tipo, dimensão e quantidade; verificação do estoque existente; solicitação semanal, quinzenal ou mensal em impresso próprio, em duas vias ou mais; envio à Chefia do SE – quando necessário; encaminhamento da requisição ao almoxarifado de acordo com as normas do serviço, recebimento do material do almoxarifado sendo que nesse momento deve-se conferir e guardar e por fim controlar os gastos 19. O mapa de consumo de material auxilia também na realização dessa etapa. O sistema de reposição pode ser realizado de quatro formas: Sistema de reposição por tempo: em épocas predeterminadas as cotas são repostas integralmente; Sistema de reposição por quantidade: quando o estoque chega a um nível mínimo, denominado de estoque de reposição, é feita a reposição do material tendo por base a cota predeterminada, independente de um prazo estipulado; Sistema de reposição por quantidade e tempo: é estabelecida uma cota para um determinado tempo, e em uma época predeterminada, é feita a solicitação de materiais na quantidade necessária para repor o estoque; Sistema de reposição imediata por quantidade: os materiais são encaminhados diariamente ou com uma freqüência ainda maior, para a unidade, de acordo com o consumo. Em relação às vantagens e desvantagens da utilização de um desses quatro métodos de provisão de materiais, relacione a segunda coluna de acordo com a primeira e escolha a alternativa correta.
A - sistema de reposição por tempo
B - sistema de reposição por quantidade
C - sistema de reposição por quantidade e tempo
D - sistema de reposição imediata por quantidade
( (
( ) um inconveniente nesta forma de reposição, é quando ocorre o esquecimento do débito de material, ficando a unidade desfalcada. ( ) colabora para o não-esquecimento da emissão de solicitação de material e evita o aumento de estoque, sua realização depende de que se disponha de estudo freqüente da previsão de materiais. ( ) esse sistema, se bem utilizado, pode revelar-se bastante vantajoso, mas pode ocasionar falta de material caso não seja observado, constantemente o nível mínimo de estoque. ( )é a forma mais utilizada na enfermagem porém propicia a formação de grandes estoques na unidade.
) A, C, D, B (vá para o item 33) ) D, C, B, A (vá para o item 34)
32. Organização e Guarda de Material Após prever e prover os materiais os equipamentos é necessários que se pense em que locais e de que modo estes serão distribuídos, armazenados e estocados. Segundo GAMA 20, “armazenar ou estocar materiais é dispor de forma racional e técnica cada produto em seus depósitos (almoxarifado). O material deve ser acondicionado em estantes, armários, estrados, prateleiras, gavetas ou em pilhas seguindo normas técnicas para evitar riscos de queda, achatamento, deterioração, perda e outros”. 19
FONSECA, M. das G. Administração de materiais em enfermagem. Juiz de Fora, EEUFJF/Depto EBA, 1995. (apostila de curso). 20 GAMA, B. M. B. De M. Administração de recursos materiais em enfermagem. Juiz de Fora, EEUFJF/Depto EBA, 1997. (apostila de curso).
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De modo geral ao se realizar a guarda do material é importante: Observar a facilidade de visualização para o pessoal; Evitar riscos de contaminação (poeira, umidade, luz entre outros); Garantir a facilidade de realização de inventários, reposição e controle (por exemplo, através do uso de fichas por n.º e espécie); Proporcionar rigoroso controle; Possibilitar à equipe de enfermagem o acesso aos materiais conforme as necessidades do SE. Evitar o sub-estoque e a guarda descentralizada, o que pode dificultar o controle e favorecer o desvio. (vá para o item 35)
33. A resposta não é esta, leia novamente a questão e escolha outra alternativa. 34. A resposta é esta (vá para o item 32). 35. Controle Ao desenvolver o processo de Administração de Materiais o enfermeiro deverá desempenhar também a função de controle dos materiais nas unidades de enfermagem. Esta é uma função: ( ) Ampla, uma vez que diz respeito a quantidade, qualidade, conservação, reparos e proteção dos materiais (vá para o item 36) ( ) Restrita uma vez que diz respeito a proteção contra roubos e extravios dentro da organização(vá para o item 37) 36. A realização de um controle adequado auxilia no desenvolvimento das demais funções, pois fornece dados para a previsão, propicia informações sobre a qualidade e a durabilidade do material, diminui o extravio, aumenta a eficiência dos equipamentos – e assim garante uma utilização apropriada dos recursos materiais, a continuidade da assistência ao paciente e a diminuição dos custos relacionados aos materiais (vá para o item 38). 37. Um controle de materiais quando realizado de modo adequado não ficara restrito a proteção contra roubos e extravios dentro da organização, podendo contribuir também com todas as demais funções: previsão, provisão e organização. Portanto esta não é a resposta correta (leia novamente a questão e escolha outra resposta). 38. O controle dos materiais pode ser feito de diversas maneiras através do método ABC (classifica os materiais segundo custo para a instituição); sistema de duas gavetas; sistema de troca/reposição; uso de cadernos com o número de patrimônio e quantidade; fichas técnicas e atualmente o uso do computador 21. Para que se possa ter o controle dos materiais, antes de mais nada, é necessário que se tenha uma relação dos mesmos, o que se consegue através do inventário que consiste na “verificação de todo o material para comprovar a existência e a exatidão dos estoques registrados (saber o que se tem o necessário para atender à demanda e o que comprar – controle)” 22. Através do inventário tem-se dados corretos e precisos sobre o patrimônio das instituições de saúde, o que é necessário para que se possa realizar planejamentos objetivos e para evitar gastos e desperdícios desnecessários. Os inventários podem ser:
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CASTILHO, V.; LEITE, M. M. J. Op. Cit. GAMA, B. M. B. De M. Administração de recursos materiais em enfermagem. Juiz de Fora, EEUFJF/Depto EBA, 1997. (apostila de curso). 22
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Gerais – realizados no final do exercício fiscal da empresa, através da contagem de todos os itens do estoque, não possibilitando reconciliações ou ajustes, nem a análise das causas das diferenças; Rotativos - realizados através de uma programação mensal para determinados itens a cada mês, sem necessidade de paralisação do serviço, possibilitando a análise das causas e diferenças e, portanto um melhor controle23 . No Serviço de Enfermagem, para que o enfermeiro possa ter um controle mais efetivo, o inventário pode ser realizado, através da verificação semanal e de necessidade de manutenção dos materiais e equipamentos 24. Assim, pode-se concluir que para que se possa ter o controle dos materiais, antes de tudo, é necessário que se tenha uma relação dos mesmos, o que se consegue através do: ( ) método ABC, sistema de duas gavetas; sistema de troca/reposição; uso de cadernos com o número de patrimônio e quantidade; fichas técnicas e atualmente o uso do computador (vá para o item 39) ( ) inventário (vá para o item vá para o item 40)
39. O método ABC (classifica os materiais segundo custo para a instituição); o sistema de duas gavetas; o sistema de troca/reposição; o uso de cadernos com o número de patrimônio e quantidade; as fichas técnicas e atualmente o uso do computador consistem em formas de se estar separando e classificando os materiais para que se possa ter um maior e melhor controle dos mesmos (vá para o item 40). 40. Através do inventário tem-se dados corretos e precisos sobre o patrimônio da instituição e do serviço, o que é necessário para que se possa realizar planejamentos objetivos e para evitar gastos e desperdícios desnecessários. Os inventários podem ser: gerais – realizados no final do exercício fiscal da empresa, através da contagem de todos os itens do estoque, não possibilitando reconciliações ou ajustes, nem a análise das causas das diferenças e os rotativos - realizados através de uma programação mensal para determinados itens a cada mês, sem necessidade de paralisação do serviço, possibilitando a análise das causas e diferenças e portanto um melhor controle (vá para o item 41) 41. Manutenção Para que a equipe de saúde possa desenvolver as suas atividades, ou seja, prestar uma adequada assistência à saúde de indivíduos e comunidade, é necessário que os equipamentos existentes na unidade estejam em perfeito funcionamento, garantindo dessa forma não apenas a assistência, mas também a segurança de quem está utilizando o equipamento. Esta atividade, que consiste em manter os materiais e equipamentos em perfeitas condições de funcionamento nos momentos em que são necessários, chama-se manutenção e para que ela ocorra é necessário que assim que a enfermagem ou equipe de saúde perceba alguma irregularidade no equipamento, o mesmo seja encaminhado para o serviço de consertos e reparos25. Existem dois tipos de manutenção26. complete a frases com as denominações corretas: Uma que é realizada periodicamente nos equipamentos com o objetivo de se detectar e evitar que o mesmo venha a apresentar defeitos ou mau funcionamento também conhecida como manutenção__________________ E outra que é realizada após o aparelho ter apresentado algum problema tendo como objetivo restaurar, corrigindo o defeito apresentado pelo mesmo, também conhecida como manutenção ___________________(vá para o item 43)
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CHIAVENATO, I. Iniciação à administração de materiais São Paulo, Makron/McGraw-Hill, 1991. GAMA, B. M. B. De M. Administração de recursos materiais em enfermagem. Juiz de Fora, EEUFJF/Depto EBA, 1997. (apostila de curso). 25 CASTILHO, V.; LEITE, M. M. J. Op. Cit. 26 Idem ibidem 24
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42. O processo de compra dos materiais utilizados nas unidades de enfermagem A atuação do enfermeiro no processo de compras de materiais nas instituições se dá através da atuação em comissões de licitação, ou informalmente através da opinião sobre o tipo, à quantidade e à qualidade dos materiais a serem utilizados. Existem várias modalidades de compra, em instituições privadas é costume haver uma negociação direta entre o serviço de compras e os fornecedores, já nas instituições públicas normalmente segue-se um processo de licitação. A licitação é um procedimento onde a administração pública seleciona a proposta mais vantajosa para o contrato de seu interesse, visando proporcionar oportunidades iguais aos fornecedores, garantindo o princípio constitucional da isonomia27. Na licitação deve-se fazer uma descrição/especificação detalhada do material que se deseja adquirir sem indicação da marca, a não ser em casos excepcionais. Segundo CASTILHO; GONÇALVES 28, as modalidades de licitação constantes na Lei 8.666/93 são: Convite - para escolhidos e convidados em número mínimo de três, indicada para a compra de valores baixos, estabelecidos pela Lei. Tomada de preços – apenas para os cadastrados, indicada para aquisições de valores médios, estabelecidos pela Lei. Concorrência – para qualquer interessado, que comprove possuir os requisitos mínimos de qualificação exigidos no edital, para aquisição de valores altos. Além dessas, atualmente tem sido utilizado o pregão que “é uma modalidade de licitação mais recente, instituída pela Lei 10.520, de 17 julho de 2000. A opção por essa modalidade, independente do valor estimado da contratação e da disputa pelo fornecimento de bens e serviços comuns, é feita por meio de propostas e lances sucessivos em sessão pública. Essa modalidade vem ganhando espaço na Administração Pública por ser um processo mais dinâmico, que proporciona maior competitividade entre os concorrentes e maior transparência à gestão de compras, visto que a negociação é realizada em sessão pública” 29 . A escolha de uma modalidade ou outra para compra de materiais se dá de acordo com o valor estimado, e a urgência na aquisição, como por exemplo, nos casos em que a falta do material significa um prejuízo na assistência à saúde do paciente, sendo que a tomada de preços e o convite são as realizadas mais rapidamente. Relacione a segunda coluna de acordo com a primeira, e escolha a alternativa correta.
A – Concorrência B – Tomada de preços C – Convite
( ) É realizada somente entre interessados previamente cadastrados na instituição; ( ) É uma modalidade entre quaisquer interessados, que comprovem possuir os requisitos mínimos exigidos para tal; ( ) É para no mínimo três interessados que trabalhem com o material requisitado, podendo ser cadastrados ou não, escolhidos pela instituição.
( ) B, A, C (vá para o item 44) ( ) A, B, C (vá para o item 45) 43. Manutenção preventiva e manutenção reparadora (vá para o item 42) 44. Sua resposta esta correta. A escolha de uma modalidade ou outra para compra de materiais se dá de acordo com o valor estimado, e a urgência na aquisição, como por exemplo, nos casos em que a
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Idem ibidem CASTILHO, V.; GONÇALVES, V. L. M. Op. Cit 29 CASTILHO, V.; GONÇALVES, V. L. M. Op. Cit 28
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falta do material significa um prejuízo na assistência à saúde do paciente, sendo que a tomada de preços e o convite são as realizadas mais rapidamente (vá para o item 46). 45. Sua resposta está incorreta. Tente responder novamente a questão. 46. Participação do enfermeiro no processo de seleção e compras de materiais de enfermagem As atividades do enfermeiro no processo de seleção e compras de materiais nas instituições, basicamente envolvem: Auxílio na determinação do tipo de material a ser adquirido para as unidades de enfermagem; Padronização dos materiais; Especificação técnica dos materiais; Controle de qualidade do material a ser adquirido; Emissão de parecer técnico (vá para o item 47)
47. Na sua opinião o que significa a padronização de materiais?:_______________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ Agora leia o texto abaixo e faça as correções que julgar necessárias na sua definição. Padronização A padronização é um método para estender a utilização de um material ao maior número possível de aplicações, ela visa reduzir as variedades, através da unificação de dados de materiais que são semelhantes. As vantagens da padronização segundo30 PATERNO, são: favorece a diminuição do número de itens em estoque, simplifica o trabalho de estocagem, permite a obtenção de melhores preços, reduz o trabalho de compras, diminui os custos de estocagem, permite a aquisição dos materiais com maior rapidez e possibilita a economia com consertos e substituições de peças. A padronização não é um procedimento que pode ser feito isoladamente, deve-se compor um comitê de padronização com a participação do corpo clínico, do administrador de materiais e da enfermagem, tendo-se por base as rotinas e técnicas do serviço de enfermagem, conhecimentos dos materiais, sabendo-se quais são semelhantes e quais podem ser substituídos, além das qualidade farmacológicas e técnicas, a facilidade de compra, o custo, a armazenagem entre outros. Realizada desse modo, a padronização, facilitará a verificação mensal da média de consumo, o planejamento e reposição e a manutenção da qualidade dos materiais utilizados (vá para o item 48). 48. A especificação técnica dos materiais A especificação técnica dos materiais consiste na descrição minuciosa das características do material que se pretende comprar. Se você fosse realizar uma especificação técnica de algum material o que você descreveria? ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ A especificação técnica de materiais consiste nos seguintes elementos: nome do produto; uso ou aplicação; matéria-prima; dimensões; método de fabricação; acabamento; embalagem; propriedades físico-químicas; método de esterilização; código e marca31 . 30
PATERNO, D. A administração de materiais no hospital: compras, almoxarifado e farmácia. São Paulo, CEDAS, 1990 31
CASTILHO, V.; LEITE, M. M. J. A administração de recursos materiais na enfermagem. In: KURCGANT, P. (Coord.) Administração em enfermagem. São Paulo, EPU, 1991. P.73-88.
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Nas instituições públicas o processo de compra de materiais não é uma atividade simples, e as especificações dos produtos são muito importantes para que se possa garantir a aquisição de produtos de qualidade, elas são utilizadas na elaboração do edital de compra, e quanto mais detalhada facilitará o contato do setor de compras com os fornecedores. Na elaboração das especificações os enfermeiros normalmente devem consultar órgão oficiais que normatizam e fazem recomendações sobre: fabricação, esterilização e o uso de materiais como as normas da Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT), da ANVISA, Ministério da Saúde e Ministério do Trabalho, além de catálogos dos fabricantes e embalagens de materiais (vá para o item 49). 49. Os testes de qualidade e o parecer técnico Os testes de qualidade consistem em avaliações, quando da aquisição de equipamentos e materiais, para que se verifique se o produto é de qualidade e se atende à necessidade a que se destina32. Em uma avaliação de materiais, no primeiro momento, é realizada uma verificação minuciosa da embalagem, do método de esterilização, da presença da data de validade, do acabamento do material, da instrução de uso, dentre outros fatores que se considere importante para que sejam previamente avaliados, para que então se passe para a fase de teste a ser realizada na unidade. Para se realizar o teste na unidade, o SE deve enviar juntamente com o material a ser avaliado um impresso, com as características que deverão ser observadas e avaliadas durante o teste. Após a realização do teste e de posse dos resultados e das especificações do material, o SE, elaborará um parecer técnico que consiste na descrição das vantagens e desvantagens do produto, bem como sugestões para melhorar ou aprimorar o mesmo. Um parecer técnico poder ser elaborado sob a forma de ofício no formato de um relatório técnico ou através do preenchimento de impresso próprio da instituição, de modo geral um parecer pode conter os seguintes itens: Justificativa; Nome do produto; Finalidade/ uso ou aplicação; Fabricante; Importador (se for o caso); Responsável técnico; Nº do Lote e do registro; Data de fabricação; Validade;´ Embalagem Método de esterilização (se for o caso); Matéria prima; Descrição do produto; Avaliação com vantagens, desvantagens e recomendações; Data; Assinatura de quem elaborou o parecer. O controle da qualidade de materiais não deve ser realizado apenas no momento da aquisição dos produtos, mas sim durante toda e qualquer atividade, e para isso é importante que toda a equipe se mantenha atenta, e possa estar dando opiniões sobre os produtos que estão utilizando, de modo que nos processos de aquisição, já se tenha informações sobre a qualidade ou não dos mesmos.
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CHIAVENATO, I. Iniciação à administração de materiais. São Paulo, Makron/McGraw-Hill, 1991.
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Na aquisição dos materiais são considerados o parecer técnico e a análise de custo do produto, sendo que é importante lembrar que “nem sempre o menor preço corresponde ao menor custo para a instituição, uma vez que a má qualidade do material pode acarretar maiores prejuízos financeiros e da assistência” 33 (vá para o item 50). 50. Preparo do pessoal O trabalho em enfermagem se caracteriza por ser um trabalho em equipe e na administração de materiais a participação de todos na avaliação dos produtos que estão sendo utilizados, ou na aquisição de um material ou equipamento novo é muito importante. É necessário que toda a equipe conheça os materiais e equipamentos, sabendo como utilizálos corretamente, o que pode ser conseguido através de treinamentos e educação continuada, visando à própria segurança, dos pacientes, a conservação e manutenção dos materiais, contribuindo para o controle dos custos evitando-se assim o uso indevido e o desperdício do material 34;35 . Muito bem, você chegou ao final desta instrução, para terminar leia responda a pergunta que segue. Qual é o papel do enfermeiro na administração de recursos materiais nas instituições de saúde? ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ 51. A título de conclusão Nesta aula vimos o papel do enfermeiro no gerenciamento de recursos materiais em serviços de saúde, mas é importante ressaltar que as funções do enfermeiro em relação a esta prática devem ser realizadas tendo como objetivo a melhoria ou aprimoramento das condições de assistência aos usuários e de trabalho da equipe de enfermagem e de saúde, e não como uma atividade apenas burocrática, tendo como meta a preservação dos interesses econômicos das instituições36.
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FONSECA, M. das G. Administração de materiais em enfermagem. Juiz de Fora, EEUFJF/Depto EBA, 1995. (apostila de curso). 34 FONSECA, M. das G. Administração de materiais em enfermagem. Juiz de Fora, EEUFJF/Depto EBA, 1995. (apostila de curso). 35 GAMA, B. M. B. De M. Administração de recursos materiais em enfermagem. Juiz de Fora, EEUFJF/Depto EBA, 1997. (apostila de curso). 36 CASTILHO, V.; GONÇALVES, V. L. M. Op. Cit
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