IAPP 2012 Fall Meeting Minutes - The Institute of Financial Operations

Wisconsin IOF_IAPP Chapter Meeting Minutes              Tuesday, 10/16/12  10:00am – 2:00pm        •

Introductions:  o Lynn Fay – Integrys (Green Bay)  ƒ PeopleSoft  ƒ Kofax  • Fax/Email connector to import invoices into queues  • Implement KTM (Knowledge Transformation Module) in 2013  ƒ Live Links  ƒ SharePoint (conversion this year)  ƒ Share Services environment  o Debbie Schneider – QuadGraphics (Sussex)  ƒ Lots of homegrown systems as they have great IT support  ƒ CODA is financial software  ƒ Shared Services environment  ƒ Just signed up with ARIBA and using for POs & Invoicing  ƒ Acquisitions experience as QG just went through a major one where their  invoicing used to be 100,000 per year and they are now at 300,000 annually  o Becky Arttus & Ed Zeitler – Madison Gas & Electric (Madison)  ƒ PeopleSoft for Payables and GL  ƒ Enter invoices manually  ƒ 2,000 invoices a month  ƒ Procurement Card program with US Bank  o Jenny Binsfeld & Keri Paris – Schreiber Foods (Green Bay)  ƒ Oracle for all financials (and ERP)  • Currently on 11i but upgrading to R12 in July 2013  • Also use iSupplier portal for supplier self‐invoices as well as  invoice/payment review by supplier  ƒ Kofax  • Markview for imaging and routing of invoice approvals  • Email connector  • Exploring KTM software for 2014 implementation  ƒ Manually process about 100,000 invoices manually each year (another 100,000  are electronically submitted and managed by us)  ƒ Procurement and Travel card programs with US Bank  ƒ Currently implementing US Bank’s Payment Plus program  o Susan Sweetman – Gustave A. Larson Company (Pewaukee)  ƒ Novision (upgrade in 2013) for Payables and GL  ƒ OnCourse/Filebound for back‐end scanning  ƒ FASTS (with NFour)  o Cheryl Lenich – BMO Harris (formerly M&I) (Brookfield) 

\\\INTEGRYSGROUP.NET\DATA\DEPTS\FA_ACCOUNTSPAYABLE\DEPARTMENTAL\AP\GENERALINFORMATION\IAPP MTG DOCUMENTATION\AGENDA IAPP_IOFO 2012 FALL AGENDA.DOC

ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ

•

•

•

PeopleSoft for financials  Vinnet (bought out by Concur) and tied into PeopleSoft  NoPO items make up 85% of their transactions  Storing of image with OnBase  Also has experience with Oracle and Markview (previous to acquisition)  • Manually routing of approver  • Concur allowed the business unit and department to dictate where the  invoice should be routed for approval 

  Spring 2013 Chapter Meeting:   o Host Camille Richards – American Family Insurance Group, 6000 Parkway, Madison  WI.    Tentative Date:  Tuesday, April 16  o Bring a friend – we encourage each person to bring a friend or contact with them to  the spring meeting even if not a current member of IFO.  This will help encourage new  membership and further networking.  We are looking for ways to increase attendance  at our spring and fall meetings..    Fall 2013 Chapter Meeting ‐ Looking for volunteers to Host Fall 2013 Chapter meeting  o No volunteers to date so please e‐mail Lynn if interested  o No obligation to pay for lunch but just the desire to open up the use of your facilities  to our group    Speaker: Isabel Vermeer Vice President of Membership & Communications for the Institute of  Financial Operations  o Presentation on the IFO website and how to make better use of the resources  available – www.financialops.org/home  o Recommend to always log in first so you have full access to everything available on the  website  o My Account  ƒ Update your profile for specific areas of specialty or interests  o Main Home Page  ƒ Topics of Focus  • Provides you with a further detailed search if desired on a certain topic  ƒ News, Commentary, and Buzz  • Feature story; updated once every two weeks  • Online access to the quarterly magazine  ƒ What’s Happening  • New deals or things that are going on with IFO such as refer a friend  bonus or bring your AR counterpart for free to Fusion  ƒ Connections  • LinkedIn Connect  o www.linkedin.com 

\\\INTEGRYSGROUP.NET\DATA\DEPTS\FA_ACCOUNTSPAYABLE\DEPARTMENTAL\AP\GENERALINFORMATION\IAPP MTG DOCUMENTATION\AGENDA IAPP_IOFO 2012 FALL AGENDA.DOC

o Please sign up to begin making connections with others – aids in  not losing contact with individuals if you move positions or  companies  o Next step is to join Groups to be a part of and get their news  feeds  ƒ Search for Accounts Payable to find the group for IFO  Ask the Experts  Facebook  Twitter 

• • • ƒ Events  • Any webinars or events going on   • Fusion is the main annual event with 1400+ attending each year  o Toolbar across the top of the Main Home Page  ƒ About Us  • Ways to contact IFO  • Will respond to your question within 24 hours  ƒ Networking  • Similar links as the Connections from the home page  • Also includes the local chapter site for contact information ho how to  get involved in the local meetings  • Ask the Experts  o Can post questions that the IFO Board will respond to within 48‐ 72 hours  • Career Center  o Can post your current open positions on the site  o IFP will post for about two weeks and then it will come down  ƒ Conferences  • Three conferences held each year:   o UK Evolution  o Fusion ( May 19‐23, 2013)  o Canadian Symposium  • On‐site training option available  o Instructors can come out and do a learning session with your  company  ƒ E‐Learning  • Free learning webinars are held the third Thursday of each month  • Self‐Study – webinars and documents available at any time for  members  o The free learning webinars will soon be posted I this section for  a time if you are unable to attend the live session  ƒ Certification  • CAPP & CAPA are the two certifications available  o Difference between the two is the pre‐requisite and background  of the person pursuing  \\\INTEGRYSGROUP.NET\DATA\DEPTS\FA_ACCOUNTSPAYABLE\DEPARTMENTAL\AP\GENERALINFORMATION\IAPP MTG DOCUMENTATION\AGENDA IAPP_IOFO 2012 FALL AGENDA.DOC

ƒ

ƒ

ƒ

•

Guidance  • Standard setting organization and providing authoritative guidance for  organizations  Store  • Good collection of books specific to your topics as well as leadership  • Merchandise also available for recognizing your team during AP  recognition week (second week in October each year)  Resource Center  • Many surveys are available under this section  • Open surveys are also available here in case you want to participate in  any of the them  • Vendor reference guide  o Complete listing of vendors for specific categories 

  Small Group Discussion  o Topic 1: Best Practices & Document Management  ƒ Best practice ideas for supplier management  • Any remittance changes are audited each month to verify supporting  documentation is in place  o Example given that one of our members was contacted  and  asked to have the remit‐to changed.  The change was done  without proper verification.  The AP person changed the lockbox  they were sending payments to.  It came to light after receiving  collection calls inquiring about late payment that the customer  was paying the wrong/fraudulent company.  This member hadto  go through legal means to attempt to get their money back.   The member still legally owes the money and will most likely  need to reprocess the billsbecause of this lack of verification.  • Allow for address change  o on legitimate invoice with our PO number   o from person on company letterhead  o e‐mail with old and new remit‐to  o reject anything else  ƒ B‐Notices & 1099 information  • Recommend during a company vendor match using the IRS website  • Can do a bulk match twice a year on the IRS website – suggested doing  it in October to allow time to gather any information needed before  1099 season  ƒ Imaging – back‐end vs front‐end  • Best practice would be to go front‐end if you can with having invoices  imaged right into the system for you.  This would also allow you the  opportunity to leverage online routing for approvals  • PeopleSoft does have the capability within the software to do this 

\\\INTEGRYSGROUP.NET\DATA\DEPTS\FA_ACCOUNTSPAYABLE\DEPARTMENTAL\AP\GENERALINFORMATION\IAPP MTG DOCUMENTATION\AGENDA IAPP_IOFO 2012 FALL AGENDA.DOC

•

ƒ

ƒ

Concur and Kofax’s Markview are other software options that people in  the group use  Expense Management  • All payments for employees should be handled out of payroll.  Best  practice is not to have employee records in the vendor file.  • Do you reimburse employees directly or mostly pay the credit card  company?  o Mixed response from the group of some pay directly while  others just reimburse the employees  o Reimbursing the employee directly provides more of an  incentive to get the credit card activity recorded.  If the credit  card is paid directly it can be hard to get employees to submit  the proper documentation as it’s not required to get  reimbursed.  Topic 3: Networking/Employee Motivation/Leadership and Other  • Employee motivation ideas  by Quad who has been through so much  change from the acquisitions  o Slogan embraced by team “We change for breakfast (and lunch  and dinner, too)  o Leadership training to really help infuse the culture if going  through an acquisition  o Video‐taped others and what it all means to them to be a part  of the organization  o Eventually people have to either adapt or you work with them  to help them leave  • Ideas for AP Recognition Week  o Count the candy/beans – had to submit something that they  either like about the company or the team in order to get any  entry  o Trivia contest about the company  o Gather positive feedback from others within the organization  and share with the team  o Word search with company and payables terms (online website  that creates it for you)  o One liners that are specific to your organization that people  have to either fill in the blank   o “Who’s the best…..”  Sharing who is the best at what from the  team  o Abbreviation contest 

  •

Accounts Receivable  o We don’t have Accounts Receivable topics planned for future meetings.  If you are  working in an Accounts Receivable role and would like to attend the next Chapter  meeting, please email me at [email protected].   

\\\INTEGRYSGROUP.NET\DATA\DEPTS\FA_ACCOUNTSPAYABLE\DEPARTMENTAL\AP\GENERALINFORMATION\IAPP MTG DOCUMENTATION\AGENDA IAPP_IOFO 2012 FALL AGENDA.DOC

  Questions from Members to discuss:  o I am interested to know if anyone currently uses credit cards to pay their vendors and  if so, how that process works as well as any areas of concern.   In addition, we are  starting to research a potential P2P automation project.  In essence where orders are  sent to a network which vendors are a member of as well so that they can send order  confirmations and ultimately invoices back to us electronically Curious to know if any  other IAPP members currently use this process.  o OCR Technology – Looking for local chapter member currently using OCR to capture  invoice line detail and automatically load into ERP system.  Who is currently using OCR  in their operations today?  o Lien Waivers –   Does your AP staff have to obtain lien waivers from Suppliers?  What  steps are required from your AP staff?    Officers  • Beth Clausen – Vice President  • Jenny Binsfeld – Secretary  • Storm Jernigan – Web Publisher  • Lynn Fay ‐ President   

\\\INTEGRYSGROUP.NET\DATA\DEPTS\FA_ACCOUNTSPAYABLE\DEPARTMENTAL\AP\GENERALINFORMATION\IAPP MTG DOCUMENTATION\AGENDA IAPP_IOFO 2012 FALL AGENDA.DOC