Il lessico: - Comune di Campagnano di Roma

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mantenimento dei contatti con i giornalisti. L'obiettivo è fare in modo che il convegno rappresenti un'operazione ben riuscita di comunicazione, che attiri ...
La comunicazione esterna

4.3.4 Il convegno, il press brief Mentre il convegno mira all'approfondimento, il press brief fornisce al giornalista uno spunto per eventuali approfondimenti tematici

Il convegno è uno strumento con cui le strutture pubbliche e private mirano a un approfondimento culturale o scientifico sui più disparati argomenti, istituzionali e non. Non bisogna però dimenticare che il convegno è semplicemente un “contorno” a un’attività che già possiede una sua autonomia e dei suoi contenuti. L’impegno dell’Ufficio stampa consisterà nella pubblicizzazione del convegno presso i mass media e nella gestione concreta dei lavori, la distribuzione dei materiali e il mantenimento dei contatti con i giornalisti. L’obiettivo è fare in modo che il convegno rappresenti un’operazione ben riuscita di comunicazione, che attiri l’attenzione e susciti un “caso mediatico”. L’opportunità di avere l’intervento di una personalità particolarmente importante dona valore aggiunto all’evento, ma bisogna anche fare in modo che la personalità in questione dica qualcosa di realmente interessante e attinente al tema trattato. I presupposti per organizzare un convegno sono: • avere un obiettivo preciso; • essere sicuri che i partecipanti ne usciranno “arricchiti” di conoscenze; • disporre delle risorse per organizzarlo (economiche e umane). Così come per le conferenze, anche il convegno può essere annunciato da un comunicato stampa che metta bene in evidenza gli aspetti peculiari degli argomenti che saranno affrontati, l’importanza dei relatori presenti e ciò che di nuovo emergerà. E’ comunque necessario consentire al giornalista di acquisire nel modo più rapido possibile le informazioni di suo interesse. Sarà bene, anche in questo caso, predisporre una cartellina stampa contenente dati inediti, la scheda di un’iniziativa particolare, un calendario con i precedenti e i successivi appuntamenti (nel caso in cui l’iniziativa si inserisca all’interno di un ciclo di convegni a tema). Il convegno non deve trasformarsi in un’occasione di supplizio: tre o quattro ore sono il tempo ideale por sviscerare un argomento. Una giornata intera si giustifica solo per eventi straordinari. Per rendere più snella la trattazione dell’argomento ci vengono in aiuto le nuove tecnologie. Slides animate, presentazioni colorate realizzate con Powerpoint, brevi filmati e qualche effetto speciale risulteranno sicuramente graditi al pubblico dei giornalisti, che potranno più agevolmente cogliere le notizie e i dati di maggiore interesse. Nel caso in cui durante il convegno sia prevista la pausa-pranzo, sarà bene tenere a mente che il servizio di catering previsto per il lunch deve essere sobrio ma raffinato, e soprattutto sarà bene puntare su alimenti leggeri. Per comunicare qualcosa che non sia una “notizia”, non bisogna necessariamente organizzare una conferenza stampa o un convegno, che notoriamente esigono tempi di organizzazione medio-lunghi. Quando il tempo stringe, sarà meglio organizzare un press brief che, se ben organizzato, raggiungerà ugualmente gli obiettivi comunicativi posti dall’Ufficio stampa. Si tratta di un incontro con alcuni giornalisti (minimo tre, ma non più di sei) particolarmente interessati al tema, con i quali l’ente o la pubblica amministrazione intende intrattenere un rapporto di mutua collaborazione. Dato il carattere informale dell’iniziativa, i press brief sono normalmente utilizzati per dare uno spunto al giornalista su un eventuale approfondimento tematico: spesso si tratta di fornire una sorta di “interpretazione dietro le quinte” di un argomento di stretta attualità. I giornalisti possono essere avvisati con un semplice contatto personale.

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