Job Description - Volunteer MBC

1 downloads 191 Views 202KB Size Report
(i.e. Facebook, Twitter, etc.). • Experience with graphic design programs (i.e. Adobe Creative Suite – PhotoShop, Il

Ontario Volunteer Centre Network  c/o Volunteer MBC, 7700 Hurontario Street, Unit 601  Brampton, ON L6Y 4M3  (905) 238‐2622                            








Job Description:  ChangeTheWorld Program Coordinator   (Part‐time Contract Position – 30 Hours/Week)  ChangeTheWorld ‐ Ontario Youth Volunteer Challenge  Ontario Volunteer Centre Network   c/o Volunteer MBC    Overall Responsibilities:     Responsible for coordinating communications between Ontario Volunteer Centres (VCs) and the Ontario  Ministry of Citizenship, Immigration & International Trade (MCIIT) for the ChangeTheWorld ‐ Ontario  Youth Volunteer Challenge (CTW), a partnership project between MCIIT and the Ontario Volunteer  Centre Network (OVCN).   Work with participating VCs by providing program support to help them meet their youth engagement  targets and goals.   Provide support to areas in Ontario not supported by a VC and offer extra support to emerging  Volunteer Centres.   Initiate a provincial strategy to promote CTW/local VC initiatives/youth engagement, and to explore  sponsorships and/or partnerships to help support the campaign.   Prepare a final report which highlights successes, challenges and any areas of improvement for future  CTW campaigns.    Specific Responsibilities:     Program Coordination & Planning – Coordinate and Assist VC’s with Implementation of CTW  Campaign Plan and Execution of Strategic Plan:  o Conduct an environmental scan and work with participating VCs by providing program plan  support to help them meet their youth engagement targets and goals for the campaign.  o Provide one‐on‐one mentoring role to VCs who did not reach their goals this year.  o Provide necessary outreach tools (templates of letters – update and create new ones) and  provide support to:   Engage youth (via the school boards, trustees, schools, youth clubs, community centres,  etc.);   Reach out to the participating community service organizations who can help create  events;   Develop and implement provincial media strategy to increase campaign awareness and  branding;   Inform MPP’s and local politicians to gain their support;   Assist with soliciting provincial and local sponsorships for youth engagement events.   


Ontario Volunteer Centre Network  c/o Volunteer MBC, 7700 Hurontario Street, Unit 601  Brampton, ON L6Y 4M3  (905) 238‐2622                            








Explore potential existing large provincial events (i.e. Daffodil Month ‐ Cancer Society, Share  Life, Canadian Red Cross, 30 Hour Famine, etc.) and work with VCs on local implementation  strategies.  o Build relationships with Ministry of Education to seek campaign endorsement to further  penetrate schools.  o Provide guidance to VCs with regards to youth volunteer recognition post‐campaign. Includes  PREB certificates.   o Work with VC’s and offer support to simplify collection of Volunteer Numbers and Hours   (i.e. Volunteer Hour Tracking Tool).    Marketing & Communications Support ‐ Create Marketing and Communications Plan:  o Update and maintain content in contact management system (CMS) for the ChangeTheWorld  website (Drupal platform).  o Implement a media relations strategy to promote CTW on a provincial scale.  o Monitor and maintain OVCN/CTW social media outlets on a daily basis (Twitter and Facebook).  o Inform the media – templates of media releases;  o Create e‐communications for VCs containing tips, ideas, media updates, etc.   o


Training, Skills‐Building, and Collective Leadership:  o Provide support and coordinate workshops via webinars covering various topics (i.e. story‐ telling, social media strategies, event management planning, effective marketing and  communications, program/project planning, etc.).  o Share past campaign learnings and approaches with the VCs (e.g. mentoring, templates,  consent\release forms, etc.).  o Create a plan to encourage peer‐to‐peer collaboration (VC to VC).  o Manage CTW documents and key information via “The OVCN Space” (an on‐line community  forum).   o Manage VC‐to‐VC dialogue on the “The OVCN Space” regarding CTW Campaign operational/HR  support, and marketing and communications challenges. 

VC Support in Campaign Planning, Operations, Implementation and Evaluation:  o Facilitate all conference calls with VCs, the OVCN and MCIIT.  o Primary point contact for all VCs participating in the 2016 campaign.  o Provide ongoing liaison with the local VCs, MCIIT program staff and, where required, MCIIT’s  Communications Branch.  o Develop and implement a communications mechanism between VCs to include emails,  conference calls, OVCN website (liaise with local VCs and disseminate related information, etc.).  o Create input/feedback strategy (i.e. surveys) for VCs, youth participants and event organizers  and conduct a review of the results in order to evaluate the success and opportunities for  improvement for future campaigns.  o Create a process for impact measurement (i.e. photos, success stories, case studies, input from  youth participants/event organizers, statistics, etc.). 



Ontario Volunteer Centre Network  c/o Volunteer MBC, 7700 Hurontario Street, Unit 601  Brampton, ON L6Y 4M3  (905) 238‐2622                            








Desired Qualifications:   • Post‐secondary education: Event Management, Communications, Program/Project Management, or  related training.   • Demonstrated experience of working with youth groups and/or initiatives, more specifically in the   not‐for‐profit sector.  • Experience of working with volunteers, individuals or in a group setting, is required.  • French language (written and spoken) is a definite asset.  • Superior organizational skills and attention to detail, effective communication and interpersonal skills  required.  • Experience developing and implementing comprehensive plans and/or strategies.  • Highly proficient with Microsoft Office (Word, PowerPoint, and Excel) and a solid background in  electronic communication tools (creating e‐newsletters).   • Demonstrated experience in data analysis and the use of on‐line survey systems (i.e. Survey Monkey,  etc.).  • Experience with using web design tools (Content Management Systems) and social media applications  (i.e. Facebook, Twitter, etc.).  • Experience with graphic design programs (i.e. Adobe Creative Suite – PhotoShop, Illustrator, InDesign,  etc.) would be considered an asset.  • 5+ years’ experience in the field of communications or program/project management.   • Must be a team player and have a strong personal commitment to volunteerism.  • Experience working with a provincial organization or association, is considered an asset.     Contract Period:   This is a part‐time contact position ending July 29, 2016.    Salary:   $23.00 / hour ‐ 30 Hours/Week    Reporting:   Reports to the Marketing, Communications & Membership Manager at Volunteer MBC, who is the  Administrator for the ChangeTheWorld Provincial Grant, on behalf of the Ontario Volunteer Centre Network.    To Apply:  ‐ Mail resume and cover letter to:   Volunteer MBC, 7700 Hurontario Street, Unit 601, Brampton, ON  L6Y 4M3  ‐ Or send by fax to: 905.595.2612  ‐ Or email resume in Word or PDF format to: [email protected]      Deadline for submissions: Thursday, July 16 at 5:00 p.m.