Kursus PENGURUSAN PENTADBIRAN PEJABAT

28 downloads 8105 Views 2MB Size Report
KEPERLUAN UNTUK MEWUJUDKAN FAIL BARU Terdapat beberapa keadaan dan sebab untuk diwujudkan fail-fail baru dalam operasi organisasi antaranya :-
Kursus

PENGURUSAN PENTADBIRAN PEJABAT MAHKAMAH PERSEKUTUAN MALAYSIA 15 ~ 17 Jun 2012

Communication skills

Management Skills

Leadership & Self Development

Team Empowerment Productivity & Quality Enhancement

FUNGSI & PERANAN

“Individu hebat bukanlah yang paling bijak dan terkuat dalam kelompoknya, tetapi individu yang berupaya untuk menghasilkan sesuatu yang memberi manafaat kepada apa yang ada disekelilingnya.”

5’P DALAM PENGURUSAN PENTADBIRAN PEJABAT

PLACE

PEOPLE

PROCESS

PRODUCT

PROFIT

SISTEM PENTADBIRAN ORGANISASI MASA KINI Pengarah

Penolong Pengarah

Tugas PERANCANGAN

Pegawai

Tugas PERLAKSANAAN

Pembantu Tadbir

Kerani

Pembantu Am

0%

50 % Peratus Tanggungjawab

100 %

FUNGSI & PERANAN Fahami tugas, peranan dan tanggungjawab anda sebagai salah seorang kakitangan yang terlibat dalam tugas-tugas pengurusan pentadbiran pejabat

FUNGSI & PERANAN

DOCUMENTATION KETERAMPILAN CONTROL DIRI

KEMAHIRAN KOMPUTER

PERSEKITARAN WORKPLACE MANAGEMENT BERKUALITI

MANAGEMENT SISTEM SYSTEM KUALITI

TIME PENGURUSAN MANAGEMENT WAKTU

KAWALAN INVENTORI

KEWANGAN

KHIDMAT PELANGGAN

PENGURUSAN FAIL & REKOD

FUNGSI & PERANAN  Mengurus sistem fail dan rekod.  Menerima, merekod surat masuk dan keluar serta urusan pos.  Menaip surat , minit mesyuarat, kertas kerja, laporan dan semua perkara berkaitan pengurusan pejabat.  Menyedia dan menyimpan kad perakam waktu / rekod kehadiran.  Mengurus segala rekod mengenai aduan dan cadangan pelanggan.  Mengendalikan edaran bahan-bahan kepada pelanggan.  Mengurus papan kenyataan pejabat dan merekod Surat Pekeliling Pentadbiran / Kewangan.  Mengendalikan tempahan bilik-bilik, peralatan dan inventori pejabat.  Menjaga kebersihan dan kecerian pejabat.  Mengendali dan memproses semua jenis dokumen pinjaman rasmi staf  Merekod dan mengurus semua jenis cuti.  Mengurus dan merekod terimaan peruntukan.  Menerima dan mengurus borang dan baucer perjalanan serta menyediakan baucer perjalanan.  Memohon, menerima dan mengurus borang Pesanan Tempatan (LO).  Menyediakan laporan perbelanjaan bulanan dan tahunan.

FUNGSI & PERANAN

TUGAS UTAMA vs. TUGAS SOKONGAN

BUDAYA KERJA CEMERLANG

ASAS BUDAYA KERJA CEMERLANG

S W O T

KEKUATAN

KELEMAHAN

PELUANG

ANCAMAN

ASAS BUDAYA KERJA CEMERLANG

SKILL

ATTITUDE

KNOWLEDGE

HIGHLY EFFECTIVE EMPLOYEE

ATTITUDE

ATTITUDE

ATTITUDE

KUALITI DIRI

INTELEKTUAL

KEROHANIAN

EMOSI

FIZIKAL

KUALITI DIRI

INTERLECTUAL QUOTIENT

GENIUS

KUALITI DIRI

EMOTIONAL QUOTIENT Perasaan sedih, takut, tertekan, gembira, sayang dan sebagainya akan mencorakkan warna kehidupan, membentuk sikap dan personaliti serta menggerakkan arah kehidupan seseorang manusia. Emosi akan ditonjol keluar sebagai satu bentuk tindakbalas bagi memenuhi kepuasan seseorang. Tindakbalas ini berlaku secara automatik, iaitu perubahan pada ekspresi muka, perkataan dan tingkahlaku. Manusia normal akan mengalami situasi dan reaksi yang pelbagai bagi melahirkan emosi yang juga berbeza-beza.

KUALITI DIRI

SPIRITUAL QUOTIENT Kecerdasan spiritual (SQ) didefinasikan sebagai keupayaan seseorang individu untuk menghadapi dan memecahkan persoalan makna dan nilai diri, iaitu keupayaan untuk menempatkan perilaku dalam konteks hidup beragama dan ketaatan kepada tuntutan-tuntutanya.

 Ibadah Khusus  Ibadah Umum

KUALITI DIRI

PHYSICAL QUALITIES 1. 2. 3. 4. 5.

Size and shape Stamina Flexibility Speed Physical reaction

MENANGANI PERBEZAAN DALAM ORGANISASI

“INDIVIDU YANG BERBEZA BERSAMA-SAMA BERUSAHA UNTUK MENCAPAI MATLAMAT YANG SAMA”

MENANGANI PERBEZAAN DALAM ORGANISASI FORMING STORMING NORMING

PERFORMING

MENANGANI PERBEZAAN DALAM ORGANISASI Kita dilahirkan berbeza… Setiap individu mempunyai nilai, gelagat dan gaya tersendiri dalam menempuhi kehidupan seharian ditempat kerja.

“Jangan harapkan semua yang ada didunia ini sama belaka kerana perbezaan itulah nikmat kehidupan”

MENANGANI PERBEZAAN DALAM ORGANISASI Manusia mempunyai gelagat serta kelakuan yang berbeza dan tersendiri… MENGAPA YE ???

KETURUNAN

PERSEKITARAN

GELAGAT & KELAKUAN SITUASI

PENGALAMAN

Perbezaan adalah lumrah kehidupan, yang penting bagaimana untuk kita menghadapinya ???

PENGURUSAN TUGAS & MASA

KUALITI vs. PRODUKTIVITI Bagi mencapai matlamat organisasi, setiap kakitangan perlu berusaha untuk mencapai tahap terbaik di dalam bidang tugas yang diamanahkan. Kecemerlangan bidang tugas hanya boleh dicapai dengan adanya 2 aspek utama iaitu :PENINGKATAN

KUALITI PENINGKATAN

PRODUKTIVITI

KUALITI vs. PRODUKTIVITI Kepentingan PRODUKTIVITI Terhadap Kemajuan Organisasi PRODUKTIVITI menjadi nadi setiap organisasi dan akan menentukan sejauh mana perkembangan organisasi dalam bentuk pulangan dan keuntungan.

KUALITI vs. PRODUKTIVITI Ketidakmampuan untuk meningkatkan produktiviti akan menyebabkan berlakunya ketidakcekapan penggunaan sumber dalaman sesebuah organisasi.

Ia akan meningkatkan kos operasi dan dalam masa yang sama akan menyebabkan ketidakcekapan dan ketidakberkesanan SISTEM PENYAMPAIAN kepada masyarakat.

KUALITI vs. PRODUKTIVITI Kita ialah masyarakat untuk Kualiti

Amalan-amalan

kawalan dan jaminan kualiti tidak hanya hak mutlak untuk sesebuah industri. Ia merupakan prinsip dan perkara universal yang perlu diamalkan bagi memenuhi definasi KECEMERLANGAN seseorang individu, organisasi dan juga sesebuah komuniti. - American Society for Quality

PROAKTIF DALAM PENGURUSAN MASA • Adakah anda yakin dan percaya dengan ungkapan ini…

MASA ITU EMAS • Pelbagai tafsiran boleh ungkapan tersebut…

dibuat

dari

PROAKTIF DALAM PENGURUSAN MASA

PEMBENTUKAN SIKAP

PENAMBAHBAIKAN PROSES PENAMBAHBAIKAN PERSEKITARAN

PROAKTIF DALAM PENGURUSAN MASA

A

P

ACTION ACTION BERTINDAK

PLAN PLAN MERANCANG

MEMERIKSA CHECK CHECK

MELAKSANA DO DO

C

TAHUNAN

D

BULANAN

MINGGUAN HARIAN

PROAKTIF DALAM PENGURUSAN MASA Ada empat kategori tugasan dalam memenuhi aspek kitaran kepentingan iaitu :-

SEGERA

TAK PENTING

A

B

TAK SEGERA

PENTING

C

D

PROAKTIF DALAM PENGURUSAN MASA

“Rebutlah lima perkara sebelum datang lima perkara”

 Masa muda sebelum tua  Masa sihat sebelum sakit  Masa kaya sebelum fakir  Masa lapang sebelum sibuk  Masa hidup sebelum mati

KOMUNIKASI BERKESAN DI PEJABAT

PENGENALAN Komunikasi Interpersonal

KOMUNIKASI MASA KINI Intra-kelompok

Inter-kelompok

DEFINASI KOMUNIKASI

“Proses menyampai dan menghubungkan maklumat dari satu pihak kepada pihak yang lain”

KOMUNIKASI DI PEJABAT Apabila organisasi itu dianggap sebagai unit sosial, ini bermakna ia mempunyai pekerja-pekerja yang telah diberi peranan tertentu untuk menjalankan sesuatu tugas.

Mereka perlu BEKERJA BERSAMA-SAMA dan BERHUBUNG antara satu dengan lain bagi menyempurnakan tugas dan tanggungjawab.

KOMUNIKASI DI PEJABAT

The Secret of…

A + B + C

KOMUNIKASI BERKESAN Proses komunikasi mempunyai tujuan yang berbezabeza mengikut keadaan dan bergantung sepenuhnya kepada pihak-pihak yang terlibat. Beberapa fungsi utama proses komunikasi adalah seperti berikut :-

 MENJALIN HUBUNGAN  MEMPENGARUHI

 PERKONGSIAN  RANGSANGAN & ESTIM-DIRI

KOMUNIKASI BERKESAN  SERONOK / BERTENAGA  KETEPATAN & KESAHIHAN MAKLUMAT  KEFAHAMAN YANG SAMA

 PENGARUH YANG SEIMBANG  MEMATUHI NILAI & ETIKA KEMANUSIAAN

KOMUNIKASI BERKESAN  MENJAGA KEPERCAYAAN  BERORIENTASIKAN KEPUTUSAN  MEMPUNYAI TINDAKAN SUSULAN

 MENJAGA EMOSI DIRI  MEMAHAMI EMOSI PIHAK LAIN

PENGURUSAN PERSEKITARAN BERKUALITI

PENGURUSAN PERSEKITARAN BERKUALITI Pengurusan tempat kerja adalah amat penting untuk melancarkan perjalanan operasi dan meningkatkan tahap kecekapan organisasi.

Ia bukan sahaja untuk tujuan kekemasan pejabat dan kecantikan kawasan persekitaran tetapi lebih kepada untuk mewujudkan ...PERKHIDMATAN YANG LEBIH CEMERLANG KEPADA

MASYARAKAT.

MANAFAAT PENGURUSAN TEMPAT KERJA Manafaat kepada Organisasi 

Meningkatkan PRODUKTIVITI



Meningkatkan KUALITI



Menjimatkan KOS OPERASI



Mengurangkan PEMBAZIRAN MASA

Manafaat kepada Kakitangan 

Mengurangkan risiko KEMALANGAN



Meningkatkan KECERIAAN



Mengurangkan TEKANAN



Mengeratkan HUBUNGAN dan banyak lagi…

KONSEP PELAKSANAAN 5’S

KONSEP PELAKSANAAN 5’S KAIZEN Kaizen merupakan satu istilah dalam bahasa Jepun yang merujuk kepada proses penambahbaikan secara berperingkat dan berterusan dalam sesebuah organisasi.

INOVASI Inovasi pula merupakan satu istilah baru yang digunakan diseluruh dunia merujuk kepada proses penambahbaikan yang dilakukan secara menyeluruh dan drastik bagi mencapai sesuatu matlamat organisasi.

PENGENALAN SISTEM PENGURUSAN FAIL Adalah amat penting dan menjadi satu kewajipan bagi pihak pengurusan sesebuah organisasi untuk mewujudkan satu sistem dalam mengurus dan mengawalselia setiap dokumentasi berkaitan urusan perniagaan mereka.

PENGENALAN SISTEM PENGURUSAN FAIL SISTEM PENGURUSAN FAIL sektor awam terikat secara langsung dengan akta dan peraturan Ketidakcekapan dalam mengurus dokumentasi boleh mendatangkan implikasi perundangan dan akan menjejaskan kelancaran/kecekapan urusan sesebuah organisasi.

MEWUJUDKAN SISTEM FAIL BAGI MELINDUNGI DOKUMEN & REKOD Setiap dokumen yang dihasilkan atau diterima hendaklah dikendalikan dengan cara yang sistematik dengan menempatkannya ke dalam fail-fail tertentu.

MEWUJUDKAN SISTEM FAIL BAGI MELINDUNGI DOKUMEN & REKOD Pihak pengurusan berhak untuk menentukan jenis dan bentuk fail yang hendak digunakan bergantung.

Ia bergantung kepada keperluan dokumen dan kemampuan organisasi untuk menyediakan peruntukan kewangan bagi tujuan ini.

MEWUJUDKAN SISTEM FAIL BAGI MELINDUNGI DOKUMEN & REKOD Fail-fail hendaklah diselaras dan dikategori berdasarkan perkara-perkara berikut :• Fungsi atau bidang tugas bahagian. • Fungsi dan tujuan proses. • Tahun atau bulan setiap proses. • Turutan operasi dan proses transaksi.

• Mengikut nama pelanggan atau nama pembekal. • Mengikut nilai dalam transaksi perniagaan.

KEPERLUAN UNTUK MEWUJUDKAN FAIL BARU Terdapat beberapa keadaan dan sebab untuk diwujudkan fail-fail baru dalam operasi organisasi antaranya :• Tidak terdapat kaitan antara dokumen lama dan dokumen baru. • Tidak terdapat kaitan antara urusan-urusan dan proses semasa dengan dokumen/rekod yang baru diterima.

• Fail-fail lama yang sama urusannya telah penuh dengan dokumen/rekod. • Permintaan atau arahan dari pihak lain (pelanggan, pihak berkuasa atau sistem perundangan).

PROSIDUR PERGERAKAN FAIL, DOKUMEN & REKOD Setiap dokumen dan rekod yang disimpan dan difailkan mempunyai keperluan untuk bertukar tangan. Ia mungkin bergerak dari satu bahagian ke satu bahagian lain atau dari seorang kakitangan kepada kakitangan lain. Pergerakkan setiap fail, dokumen dan rekod perlu dicatat dengan kaedah yang paling mudah dan jelas supaya proses MENJEJAK dapat dilakukan apabila ia diperlukan.

SISTEM PENYIMPANAN FAIL





SISTEM PENYIMPANAN FAIL Antara tujuan utama perlu diwujudkan sistem penyimpanan fail yang sistematik adalah seperti berikut : 1. Fail mudah dicari dan mudah diambil apabila ia diperlukan. 2. Maklumat mudah dirujuk, diproses, disediakan dan disimpan semula. 3. Tidak berlaku kebocoran maklumat organisasi. 4. Meminimumkan penggunaan kawasan dan ruang pejabat. 5. Memberi keselesaan kepada kakitangan dan pelanggan yang berurusan. 6. Menaikkan imej organisasi dimata pelanggan / masyarakat.