Lampiran KMA No.120 Tahun 2013

LAMPIRAN KEPUTUSAN MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA NOMOR 120 TAHUN 2013 TENTANG JADUAL RETENSI ARSIP FASILITATIF DAN SUBSTANTIF DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA

JADUAL RETENSI ARSIP

A. BIDANG FASILITATIF NO

JENIS ARSIP

1

2

1

JANGKA WAKTU PENYIMPANAN (RETENSI) AKTIF INAKTIF 3 4

KETERANGAN 5

PERENCANAAN a

Pokok-Pokok Kebijakan dan Strategi Pembangunan 1) Rencana Pembangunan Jangka Panjang/master plan (RPJP) 2) Rencana Pembangunan Jangka Menengah (RPJM)/Renstra

b

Selama Berlaku

3 tahun

Permanen

Program Kerja Tahunan 1) Usulan Program Kerja Satuan Organisasi/Kerja

1 tahun

2 tahun

Musnah, kecuali draft akhir masuk ke program kerja tahunan

2) Program Kerja Tahunan Satuan Organisasi/Kerja

2 tahun

3 tahun

Permanen

3) Program Kerja Tahunan Kementerian

2 tahun

3 tahun

Permanen

c

Penetapan/Kontrak Kinerja 1) Pimpinan Satuan Organisasi/Kerja 2) Menteri

3 tahun

4 tahun

Permanen

d

Laporan 1) Laporan berkala a) Laporan bulanan

1 tahun

2 tahun

e

f

b)

Laporan triwulan

1 tahun

2 tahun

c)

Laporan semesteran

1 tahun

2 tahun

d)

Laporan tahunan satuan Organisasi/Kerja

Musnah, setelah menjadi laporan triwulan Musnah, setelah menjadi laporan semester Musnah, setelah menjadi laporan tahunan

2 tahun

3 tahun

Permanen

e) Laporan tahunan Kementerian 2) Lapioran Akuntabilitas Kerja (LAKIP) 3) Laporan insidental

2 tahun 1 tahun 2 tahun


Permanen Permanen Dinilai Kembali

Evaluasi Program 1) Evaluasi Program Satuan Organisasi/Kerja

2 tahun

3 tahun

Musnah setelah masuk program Kementerian

2) Evaluasi Program Kementerian

2 tahun

4 tahun

Permanen

2 tahun setelah laporan

4 tahun

Dinilai kembali

2 tahun setelah laporan

4 tahun

Permanen

Data Perencanaan Kementerian 1) Data perencanaan Satuan organisasi/kerja 2) Data perencanaan Kementerian

2. HUKUM …

1

NO 1 2

JENIS ARSIP

JANGKA WAKTU PENYIMPANAN (RETENSI)

KETERANGAN

AKTIF

INAKTIF

3

4

5

1 tahun setelah

5 tahun

Permanen

2 tahun

2 tahun

Dinilai Kembali

Selama berlaku

-

Permanen

1) bahan/materi program legislasi nasional dan instansi pusat

1 tahun

2 tahun

Musnah, kecuali draft asli masuk program legislasi

2) program legislasi instansi pusat/daerah

2 tahun

3 tahun

Permanen

1 tahun setelah diundangkan

3 tahun

permanen

1 tahun setelah diperbaharui

2 tahun

Permanen


2 tahun

dinilai kembali

1) Surat perintah Menteri

1 tahun setelah pelaksanaan

2 tahun

Permanen

2) Surat Perintah Eselon I dan II

1 tahun setelah pelaksanan

2 tahun

Dinilai Kembali

Standar/Pedoman/Prosedur Kerja/Petunjuk Pelaksanaan/

1 tahun setelah

5 tahun

Permanen

1 tahun setelah perjanjian berakhir

5 tahun

Permanen

2

HUKUM a

Peraturan/Keputusan Menteri Agama Termasuk rancangan awal sampai dengan rancangan akhir dan

diperbaharui

telaah hukum b

Bantuan/Konsultasi Hukum/Advokasi Berkas tentang pemberian bantuan/konsultasi hukum (pidana, perdata, TUN dan agama)

c

Fatwa 1) Akta Waris 2) Akta Hibah 3) Akta Ikrar Wakaf 4) Bedah Mayat

d

Program Legislasi :

e

Rancangan Peraturan Perundang-undangan 1) Rancangan Undang-undang atau Peraturan Pemerintah pengganti Undang-Undang, termasuk naskah akademik, rancangan awal sampai dengan rancangan akhir dan telaah hukum 2) Rancangan Peraturan Pemerintah, termasuk naskah akademik, rancangan awal sampai dengan rancangan akhir dan telaah hukum 3) Rancangan Peraturan/Keputusan/Instruksi Presiden, termasuk naskah akademik, rancangan awal sampai dengan rancangan akhir dan telaah hukum

f

Instruksi/Surat Edaran : 1) Instruksi/Surat Edaran Menteri 2) Instruksi/Surat Edaran pejabat setingkat eselon I dan II Termasuk rancangan awal sampai dengan rancangan akhir dan telaah hukum

g

h

Surat Perintah

Petunjuk Teknis yang Bersifat Nasional/Regional/ Instansional Termasuk Rancangan Awal Sampai Dengan Rancangan Akhir

diperbaharui

i

Nota Kesepahaman/Memorandum Of Understanding (MoU)/Kontrak/Perjanjian Kerjasama: 1) Dalam Negeri 2) Luar Negeri

j

Dokumentasi Hukum Undang - Undang, Peraturan Pemerintah, Keputusan Presiden dan Peraturan - Peraturan yang Dijadikan Referensi

sampai dengan tidak berlaku

-

Musnah

k

Sosialisasi/Penyuluhan/Pembinaan Hukum 1) Berkas yang Berhubungan dengan Kegiatan Sosialisasi atau


3 tahun

Musnah

2 tahun

3 tahun

Dinilai Kembali

1 tahun setelah diperoleh keputusan berkekuatan hukum tetap dan dipenuhi

3 tahun

Dinilai Kembali

Penyuluhan Hukum 2) Laporan Hasil Pelaksanaan Sosialisasi Penyuluhan Hukum l

Bantuan/Konsultasi Hukum/Advokasi Berkas tentang Pemberian Bantuan/Konsultasi Hukum (Pidana, Perdata, Tata Usaha Negara dan Agama)

m

Kasus/Sengketa Hukum 1) Pidana berkas tentang Kasus/Sengketa Pidana, Baik Kejahatan maupun Pelanggaran:

Proses …

2

NO

JENIS ARSIP

1

2 Proses verbal mulai dari penyelidikan, penyidikan sampai dengan vonis Berkas Pembelaan dan Bantuan Hukum Telaah Hukum dan Opini Hukum 2) Perdata Berkas tentang Kasus/Sengketa Perdata: Proses verbal mulai dari penyelidikan, penyidikan sampai dengan vonis Berkas Pembelaan dan Bantuan Hukum Telaah Hukum dan Opini Hukum -

JANGKA WAKTU PENYIMPANAN (RETENSI) AKTIF INAKTIF 3 4 hak dan kewajiban

KETERANGAN 5

3) Tata Usaha Negara Berkas tentang Kasus/Sengketa Tata Usaha Negara: Proses verbal mulai dari penyelidikan, penyidikan sampai dengan vonis Berkas Pembelaan dan Bantuan Hukum Telaah Hukum dan Opini Hukum 4) Arbitrase Berkas tentang Kasus/Sengketa Arbitrase: Proses verbal mulai dari penyelidikan, penyidikan sampai dengan vonis Berkas Pembelaan dan Bantuan Hukum Telaah Hukum dan Opini Hukum n

3

Perizinan Berkas Perizinan Sejak Permohonan Sampai Dengan Diter bitkannya Surat Izin

1 tahun setelah

3 tahun

Permanen

sampai dengan izin diperbaharui

2 tahun

Dinilai Kembali

Selama berlaku

5 tahun

Permanen

1 tahun

5 tahun

Permanen

Selama Berlaku

5 tahun

Permanen

1 tahun

5 tahun

Dinilai Kembali

Selama Berlaku

5 tahun

Permanen

diperoleh keputusan berkekuatan hukum tetap dan dipenuhi hak dan kewajiban

ORGANISASI DAN KETATALAKSANAAN a

Struktur Organisasi Kementerian Agama RI 1) Pembentukan 2) Pengubahan 3) Pembubaran

b

Dokumen Reformasi Birokrasi

c

Uraian Tugas dan Tata Kerja

d

Pembinaan dan Evaluasi Organisasi

e

Standar Kompetensi Jabatan Struktural dan Fungsional

f

Analisa Beban Kerja

1 tahun

3 tahun

Permanen

g

Penilaian dan Pembinaan Kinerja Unit Pelayanan Masyarakat

1 tahun

2 tahun

Dinilai Kembali 4. KEARSIPAN …

3

NO

JENIS ARSIP

1 4

2


KETERANGAN 5

KEARSIPAN a

Administrasi Persuratan 1) Kartu Kendali 2) Buku Agenda 3) Lembar Pengantar/Buku Ekspedisi 4) Formulir/Catatan Permintaan dan Layanan Penggandaan Dokumen/ Arsip

b

Penyimpanan dan Pemeliharaan Arsip 1) Daftar Arsip 2) Pemeliharaan Arsip dan Ruang Penyimpanan (seperti kegiatan fumigasi)

c

Persetujuan Jadwal Retensi Arsip (JRA)

2 tahun

3 tahun

Musnah

Selama dipergunakan 1 tahun

2 tahun

Musnah

1 tahun setelah

3 tahun

Permanen

1 tahun

2 tahun

Musnah

Selama berlaku

2 tahun

Musnah

2 tahun

3 tahun

Permanen

2 tahun

3 tahun

Permanen

2 tahun

3 tahun

Musnah

diperbaharui d e

Layanan Arsip (Peminjaman dan Penggunaan Arsip) Penyusutan Arsip 1) Pemindahan Arsip Inaktif -

Berita Acara Pemindahan Daftar Arsip yang Dipindahkan

2) Pemusnahan Arsip yang Tidak Bernilai Guna -

Berita Acara Pemusnahan Daftar Arsip yang dimusnahkan Rekomendasi/Pertimbangan/Pemusnahan Arsip dari Instansi Terkait Surat Keputusan Pemusnahan 3) Penyerahan Arsip Statis a) Berita Acara Serah Terima Arsip b) Daftar Arsip yang Diserahkan f

Pembinaan Kearsipan 1) Apresiasi/Sosialisasi/Penyuluhan Kearsipan 2) Bimbingan Teknis 3) Supervisi dan Monitoring

5. KERUMAHTANGGAAN …

4

NO

JENIS ARSIP

1 5

2


KETERANGAN

AKTIF 3

INAKTIF 4

5

1 tahun setelah diperiksa Selama berobat

1 tahun

Musnah

-

Musnah

1 tahun

2 tahun

Musnah

Sampai barang dihapuskan

-

-

Sampai barang

-

-

KERUMAHTANGGAAN DAN KETATAUSAHAAN a

Kerumahtanggaan 1) Pemeliharaan Inventaris 2) Rekam Medis/Kartu Berobat

b

Perlengkapan 1) Program Analisa Kebutuhan 2) Dokumen BMN a) Sertifikat b)

c

d

IMB

3) 4) 5) 6)

Pemeliharaan Pengelolaan Barang Inventaris Kantor Pengelolaan Barang Habis Pakai Dokumen Penghapusan Barang Inventaris

g)

Pelaporan Inventaris

dihapuskan 1 tahun 3 tahun 3 tahun 1 tahun setelah pemeriksaan 1 tahun setelah pemeriksaan

1 3 3 3

tahun tahun tahun tahun

Musnah Musnah Musnah Dinilai kembali

3 tahun

Dinilai kembali

Telekomunikasi : Administrasi penggunaan/langganan peralatan telekomunikasi meliputi : telepon, radio, teleks, TV kabel

1 tahun

-

Musnah

Perjalanan Dinas :

2 tahun

3 tahun

Musnah, kecuali pejabat negara

1) dalam negeri 2) luar negeri e

Administrasi penggunaan fasilitas kantor meliputi permin taan dan penggunaan ruang gedung, kendaraan, wisma,

permanen 2 tahun

-

Musnah

1) Menteri

1 tahun

4 tahun

Permanen

2) Pejabat Eselon I dan II

1 tahun

4 tahun

Dinilai Kembali

g

Administrasi penyediaan konsumsi dan akomodasi

2 tahun

-

Musnah

h

Pengurusan kendaraan dinas : 1) pengurusan surat-surat kendaraan dinas 2) pemeliharaan dan perbaikan

2 tahun

-

Musnah

2 tahun

-

Musnah

Pengelolaan jaringan listrik, air, telepon: 1) perbaikan/pemeliharaan 2) pemasangan

2 tahun

-

Musnah

Ketertiban dan Keamanan

2 tahun

3 tahun

Musnah

2 tahun

3 tahun

Dinilai Kembali

Administrasi Pengelolaan Parkir

2 tahun

-

Musnah

Administrasi Pakaian Dinas Pegawai, Satpam, Petugas Kebersihan dan Pegawai Lainnya

2 tahun

3 tahun

Musnah

rumah dinas dan fasilitas kantor lainnya f

Risalah/Notulen Rapat pimpinan

3) pengurusan kehilangan dan masalah kendaraan i

Pemeliharaan gedung dan taman : 1) pertamanan/lanscaping 2) penghijauan 3) perbaikan gedung 4) perbaikan rumah dinas/wisma 5) kebersihan gedung dan taman

j

k

1) Pengamanan, Penjagaan, dan Pengawalan terhadap Pejabat, Kantor dan Rumah Dinas: a) Daftar Nama Satuan Pengamanan b) Daftar Jaga/Daftar Piket c) d)

Catatan Gangguan/Pelanggaran/Kejadian Surat Ijin Keluar Masuk Orang atau barang

2) Laporan Ketertiban dan Keamanan a) Kehilangan

l m

b) c)

Kerusakan Kecelakaan

d)

Gangguan

6. HUBUNGAN …

5

NO

JENIS ARSIP

1

6

2


KETERANGAN

AKTIF 3

INAKTIF 4

5

2 tahun 2 tahun

3 tahun 3 tahun

Permanen Dinilai Kembali Permanen

HUBUNGAN MASYARAKAT a

Naskah Pidato Menteri Agama/Pejabat Unit Eselon I 1) Menteri 2) Pejabat Eselon I dan II

b

Rapat Kerja /Dengar Pendapat (hearing ) dengan Anggota DPR

1 tahun

4 tahun

c

Publikasi Melalui Media Cetak maupun Elektronik

1 tahun

3 tahun

Musnah, kecuali master permanen

d

Penerbitan Majalah, Buletin, Koran dan Jurnal

1 tahun

3 tahun

Musnah, Kecuali Master Permanen

e

Volunteer /Tenaga Sukarela

2 tahun

3 tahun

Musnah

f

Dokumentasi/Liputan Kegiatan Dinas Pimpinan, Acara Kedinasan dan Peristiwa - Peristiwa Bidang Masing

2 tahun

5 tahun

Musnah, kecuali master dinilai kembali

Masing, dalam Berbagai Media:Kertas/Foto/Video/Rekaman Suara/Multimedia g

Pengumpulan, Pengolahan dan Penyajian Informasi Kelembagaan: 1) Kliping Koran

1 tahun

4 tahun

Musnah, kecuali yang berkaitan dengan kasus atau peristiwa yang lain

2) Brosur/Leaflet/Poster/Plakat

1 tahun

2 tahun

Musnah, kecuali master dinilai kembali

1 tahun Sampai Dengan

2 tahun 1 tahun

dinilai kembali Musnah, kecuali

3) Pengumuman/Pemberitaan 4) Daftar Nama/Alamat Kantor/Pejabat

Diperbaharui h

Hubungan Antar Lembaga: 1) Hubungan Antar Lembaga Pemerintah 2) Hubungan dengan Organisasi Sosial/LSM 3) Hubungan dengan Perguruan Tinggi/Sekolah 4) Forum Kehumasan (Bakohumas/Perhumas) 5) Hubungan dengan Media Massa: a) Siaran Pers/Konferensi Pers/Press Release b) c)

Kunjungan Wartawan/Peliputan Wawancara

1 1 1 1


master permanen 4 4 2 2


Dinilai Kembali Dinilai Kembali Musnah Musnah

1 tahun

4 tahun

Dinilai Kembali

1 tahun 1 tahun

2 tahun 2 tahun

Musnah Musnah

i

Ucapan Terima Kasih, Ucapan Selamat, Bela Sungkawa, Permohonan Maaf

1 tahun

1 tahun

Musnah

j

Pameran/Sayembara/Lomba, Festival, Pembuatan Spanduk dan Iklan

1 tahun

4 tahun

Dinilai Kembali

k

Penghargaan/Tanda Kenang - Kenangan Administrasi Pemberian Penghargaan/Tanda Kenang - Kenangan

2 tahun

3 tahun

Permanen

1 tahun

3 tahun

Musnah

2 tahun

2 tahun

Musnah, kecuali pejabat negara atau tokoh nasional, Permanen

1 tahun

5 tahun

Musnah

2 tahun

3 tahun

1 tahun

-

Musnah, kecuali pejabat negara, permanen dinilai kembali

kepada Masyarakat yang Memiliki Jasa Prestasi Besar terhadap negara l

Keprotokolan 1) Penyelenggaraan Acara Kedinasan (Upacara, Pelantikan, Peresmian,dan Jamuan Termasuk Acara Peringatan Hari - Hari Besar) 2) Buku Tamu

3) Agenda Kegiatan Pimpinan Instansi (Pejabat Negara, Eselon I/II/Pejabat Setingkat) 4) Kunjungan Dinas Dalam dan Luar Negeri a) Kunjungan Dinas Pimpinan Organisasi/Instansi (Pejabat Negara dan Eselon I) b)

Kunjungan Dinas Pejabat Lain/Pegawai

7. PENELITIAN …

6

NO

JENIS ARSIP

1

7

2


KETERANGAN 5

PENELITIAN a

Hasil penelitian, pengkajian dan pengembangan, mulai dari rancangan sampai dengan laporan penelitian 1) Organisasi keagamaan 2) sarana keagamaan 3) ketenagaan 4) umat beragama 5) pengamalan beragama 6) pentashihan 7) kasus - kasus keagamaan 8) keagamaan

2 tahun

3 tahun

Permanen

b

Sosialisasi dan desimenasi hasil penelitian, pengkajian dan pengembangan

2 tahun

3 tahun

Musnah

c

Bimbingan teknis penelitian, pengkajian dan pengem bangan

1 tahun

2 tahun

Musnah

d

Forum komunikasi penelitian dan pengembangan

1 tahun

2 tahun

Musnah

e

Data dan informasi penelitian dan pengembangan 1) data 2) statistik

2 tahun 2 tahun

4 tahun 4 tahun

3) jurnal hasil penelitian/pengkajian

2 tahun

2 tahun

Dinilai kembali Permanen Musnah, kecuali master permanen

f

Evaluasi pelaksanaan kebijakan

1 tahun

4 tahun

Dinilai kembali

g

Seminar, lokakarya, temukarya, workshop

1 tahun

4 tahun

Dinilai kembali 8. PENDIDIKAN …

7

NO

JENIS ARSIP

1 8

2

JANGKA WAKTU PENYIMPANAN (RETENSI) AKTIF INAKTIF

KETERANGAN

3

4

5

2 tahun setelah

10 tahun

Permanen

1 tahun setelah menjadi pedoman

4 tahun

Dinilai kembali

PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PEGAWAI a

Pedoman-pedoman kediklatan

perubahan b

Kurikulum - kurikulum diklat

c

Modul-modul diklat

2 tahun setelah diperbarui

5 tahun

Permanen

d

Panduan fasilitator

2 tahun setelah diperbarui

5 tahun

Permanen

e

Saran/Rekomendasi penyelenggaraan Diklat

1 tahun

2 tahun

Musnah

f

Notulen Sosialisasi/Rapat koordinasi kebijakan Diklat

1 tahun

2 tahun

Musnah

g

Akreditasi Lembaga Diklat 1) Surat Permohonan akreditasi 2) Laporan hasil verifikasi lapangan

selama berlaku

10 tahun

permanen

Sertifikasi sumber daya manusia kediklatan 1) Surat permohonan sertifikasi 2) Laporan hasil verifikasi lapangan 3) Berita acara rapat verifikasi 4) Berita acara rapat Tim Penilai 5) Surat Keputusan Penetapan Sertifikasi 6) Sertifikat Sertifikasi 7) Laporan sertifikasi individual

selama berlaku

10 tahun

permanen

Sistem Informasi diklat

1 tahun setelah

5 tahun

Musnah

15 tahun

10 tahun

Permanen

3) Berita acara rapat verifikasi 4) Berita acara rapat Tim Penilai 5) Surat Keputusan Penetapan Akreditasi 6) Sertifikat Akreditasi 7) Laporan Akreditasi Lembaga Diklat h

i

1) 2) 3) 4)

Data Data Data Data

lembaga diklat prasarana Diklat sarana Diklat pengelola diklat

diperbarui

5) Data penyelenggara Diklat 6) Data Widyaiswara 7) Data program Diklat j

Registrasi sertifikat/STTPL peserta Diklat 1) Surat permohonan kode registrasi 2) Buku registrasi 3) Surat penyampaian kode registrasi

k

Rencana tahunan diklat

2 tahun

3 tahun

Musnah

l

Rencana penyelenggaraan Diklat

1 tahun

1 tahun

Musnah

1 tahun

3 tahun

Musnah, kecuali

m

Penyelengaraan Diklat 1) Surat pemanggilan peserta

sertifikat/STTPL

2) Surat Keputusan Tim Penyelenggara Diklat

Permanen

3) Surat Keputusan Tim Pengajar Diklat 4) Panduan Diklat 5) Laporan panitia penyelenggara Diklat 6) 7) 8) 9) 10) 11) 12) 13)

Sambutan pembukaan penyelenggaraan Diklat Daftar peserta Diklat Bahan ajar Diklat Daftar hadir peserta Diklat Daftar hadir widyaiswara Formulir Evaluasi Diklat Formulir Evaluasi Widyaiswara Hasil Formulasi Evaluasi peserta Diklat

14) Sertifikat/STTPL 15) Sambutan penutupan Diklat n

Laporan penyelenggaraan Diklat

2 tahun setelah penyelenggaraan

3 tahun

Dinilai kembali

o

Evaluasi penyelenggaraan Diklat

2 tahun

2 tahun

Dinilai kembali

p

Evaluasi alumni pasca Diklat

2 tahun

2 tahun

Dinilai Kembali 9. KEPUSTAKAAN …

8

NO

JENIS ARSIP

KETERANGAN

AKTIF 3

INAKTIF 4

5

2 tahun setelah buku diterima 2 tahun setelah pelaksanaan

3 tahun

Musnah

3 tahun

Musnah

sampai tidak dipergunakan 2 tahun 1 tahun setelah buku

5 tahun

Musnah

3 tahun 2 tahun

Musnah Musnah

2 tahun

Musnah

2 tahun

Musnah

2 tahun

Musnah

2 tahun

Musnah

2 tahun

Musnah

3 tahun 2 tahun

Musnah Musnah

2 tahun setelah diterbitkan

2 tahun

Musnah, kecuali pejabat negara atau tokoh nasional permanen

2 tahun

2 tahun

Musnah

Preservasi Bahan Pustaka 1) Survei Kondisi Bahan Pustaka 2) Reprografi Bahan Pustaka

1 tahun setelah dilaksanakan

3 tahun

Musnah

Pembinaan Perpustakaan

2 tahun setelah

4 tahun

Musnah

1

9


2

KEPUSTAKAAN a

Penyimpanan Deposit Bahan Pustaka 1) Bukti Penerimaan Koleksi Bahan Pustaka Deposit 2) Administrasi Pengolahan Deposit Bahan Pustaka

b

Pengadaan dan Pengolahan Bahan Pustaka 1) Buku Induk Koleksi 2) Daftar Buku Terseleksi 3) Daftar Buku dalam Pemesanan 4) Daftar Buku dalam Permintaan 5) Daftar Penerimaan Bahan Pustaka Hasil Pembelian, Hadiah Deposit,Hibah 6) Daftar Pengiriman Bahan Pustaka Surplus 7) Lembar Kerja Pengolahan BP (Buram, Pengkatalogan) 8) Shelt List/Jajaran Kartu Utama (Master List) 9) Daftar Tambahan Buku (Assesion List) 10) Daftar/Jajaran Kendali (Subyek dan Pengarang)

c

Layanan Jasa Perpustakaan dan Informasi 1) Data dan Statistik Anggota, Pengunjung dan Peminjaman Bahan Pustaka

2) Pertanyaan Rujukan dan Jawaban d

e

1) Bimbingan Teknis 2) Penyuluhan 3) Sosialisasi

diterima 1 tahun setelah buku diterima 1 tahun setelah buku diterima 1 tahun setelah buku diterima 1 tahun setelah buku dibuat katalog 1 tahun setelah BP tidak dikoleksi 2 tahun setelah terbit 1 tahun setelah tajuk diperbaharui

dilaksanakan

10. TEKNOLOGI …

9

NO

JENIS ARSIP

1

2


KETERANGAN

AKTIF 3

INAKTIF 4

5

Selama Berlaku

5 tahun

Permanen

1 tahun

5 tahun

Dinilai Kembali

10 TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI a

Rencana Strategis/Master Plan Pembangunan Sistem Informasi (SIM)

b

Dokumentasi Arsitektur : 1) Sistem Informasi 2) Sistem Aplikasi 3) Infrastruktur

c

Dokumentasi Implementasi : 1) Sistem Informasi 2) Sistem Aplikasi 3) Infrastruktur

1 tahun

5 tahun

Dinilai Kembali

d

Perekaman dan Pemuktahiran Data : 1) Formulir isian 2) Daftar Petugas Perekaman 3) Jadwal Pelaksanaan 4) Laporan Hasil Perekaman dan Pemuktahiran Data

1 tahun

2 tahun

Musnah, kecuali laporan dinilai kembali

e

Migrasi Sistem Aplikasi dan Data : 1) Perencanaan Migrasi 2) Pelaksanaan Migrasi 3) Berita Acara Kegiatan Migrasi 4) Daftar Sistem Aplikasi dan Data yang dimigrasi

1 tahun

3 tahun

Dinilai Kembali

1 tahun

3 tahun

Dinilai Kembali

2 tahun

3 tahun

Dinilai Kembali

1 tahun

3 tahun

Dinilai Kembali

5) Laporan Hasil Migrasi f

Dokumen Hosting : 1) Formulir Permintaan Hosting 2) Laporan Hasil Uji Kelayakan 3) Laporan Pelaksanaan Hosting

g

Layanan Back – Up Data Digital

11 PENGAWASAN a

Laporan Hasil Pemeriksaan (LHP) 1) Keuangan 2) Perlengkapan 3) Tugas umum

b

Laporan Pemeriksaan Pembangunan

3 tahun

7 tahun

Dinilai Kembali

c

Laporan Hasil Pemeriksaan/Pengawasan Ekstern Kementerian Agama antara lain BPK dan BPKP

3 tahun

3 tahun

Permanen

d

Laporan Pajak - Pajak Pribadi (LP2P)

1 tahun

2 tahun

Musnah

e

Hasil Pengawasan Waskat dan Tindak lanjutnya

1 tahun

3 tahun

Dinilai Kembali

f

Pengaduan Masyarakat

1 tahun

3 tahun

Dinilai Kembali

g

Evaluasi hasil pengawasan

1 tahun

2 tahun

Dinilai Kembali 12. KEUANGAN …

10

NO

JENIS ARSIP


KETERANGAN

AKTIF 3

INAKTIF 4

5

Selama masih

4 tahun

Permanen

1 tahun

3 tahun

Musnah

1 tahun

3 tahun

Musnah

1 tahun setelah tahun anggaran berakhir

4 tahun

Permanen

1 tahun setelah tahun anggaran berakhir 1 tahun setelah tahun anggaran berakhir

4 tahun

Musnah

5 tahun

Permanen


3 tahun

Permanen

3) Undang - Undang Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN)


3 tahun

Permanen

Penyusunan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN) 1) Ketetapan Pagu Indikatif

1 tahun setelah tahun

4 tahun

Musnah

2) Ketetapan Pagu Sementara

anggaran berakhir 1 tahun setelah tahun

4 tahun

Musnah

1

2

12 KEUANGAN a

Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (RAPBN) 1) Penyusunan RAPBN a Arah Kebijakan Umum, Strategi,Prioritas dan Renstra

b

c

- Rencana Kerja - Rencana Kerja Pemerintah Rencana Anggaran Kerja Instansi Pemerintah (RAKIP) dan RKA-K/L (Termasuk Usulan Anggaran Belanja dari/di Unit Organisasi) Rancangan Anggaran Satuan Kerja Instansi Pemerintah (RASKIP)

2) Penyampaian RAPBN Kepada DPR-RI a Nota Keuangan Pemerintah dan Rancangan Undang Undang RAPBN - Nota Keuangan Kementerian - Materi RAPBN dari Lembaga Negara dan Badan Pemerintah (LNBP) b Pembahasan RAPBN oleh Komisi DPR-RI

b

c

Risalah Rapat Dengar Pendapat dengan DPR - RI

d

Nota Jawaban DPR - RI

berlaku

anggaran berakhir 3) Ketetapan Pagu Definitif


4 tahun

Permanen

4) Rencana Kerja Anggaran (RKA) Kementerian

1 tahun setelah tahun anggaran berakhir 1 tahun setelah tahun anggaran berakhir

4 tahun

Dinilai Kembali

4 tahun

Dinilai Kembali


4 tahun

Permanen

1 tahun setelah UU LKPP (Laporan Keuangan Pemerintah Pusat) diundangkan

9 tahun

Dinilai Kembali

1 tahun setelah UU LKPP diundangkan 1 tahun setelah UU

9 tahun

Dinilai Kembali

9 tahun

Dinilai Kembali

9 tahun

Dinilai Kembali

9 tahun

Musnah

1 tahun setelah UU LKPP diundangkan 1 tahun setelah UU LKPP diundangkan

9 tahun

Musnah

9 tahun

Dinilai Kembali

1 tahun setelah serah terima barang 1 tahun setelah serah terima barang 1 tahun setelah serah

4 tahun

Musnah

5 tahun

Dinilai Kembali

5 tahun setelah hak

Dinilai Kembali

4) Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA), Petunjuk Operasional Kegiatan (POK) dan Revisinya 6) Ketentuan/Peraturan yang Menyangkut Pelaksanaan, Penatausahaan dan Pertanggungjawaban Anggaran 7) Target Penerimaan Negara Bukan Pajak

c

Pelaksanaan Anggaran 1) Pendapatan a) Surat Setoran Pajak (SSP) b)

Surat Setoran Bukan Pajak (SSBP)

c)

Bukti Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP)

d)

Penerimaan Sisa Anggaran Lebih dan Saldo Kas atau Surat Setoran Pengembalian Belanja (SSPB)

e)

Bunga dan atau Jasa Giro Bank

f)

Pengelolaan Barang Milik Negara

LKPP diundangkan 1 tahun setelah UU LKPP diundangkan 1 tahun setelah UU LKPP diundangkan

2) Belanja a) Dokumen Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, Antara Lain Untuk: - Barang Habis Pakai - Barang Inventaris - Jasa

terima pekerjaan Beserta Data Pendukungnya, Antara Lain: - Dokumen Uang Muka dan Data Pendukung - Penagihan/Invoice, Kuitansi Pembayaran, Faktur Pajak, Bukti

dan kewajibannya habis

Membayar …

11

NO

JENIS ARSIP

1

d

2 Membayar (SPM)/Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) Beserta Lampirannya Surat Perintah Pembayaran (SPP), Surat Perintah Membayar (SPM) dan Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) Pembukuan Anggaran yaitu: - Buku Kas Umum (BKU) - Buku Kas Pembantu (BKP) - Buku/Kartu Pengawasan Kredit Anggaran - Rekening Koran Bank Daftar Gaji

e

Kartu Gaji

f g

Penggunaan Dana Pemerintah RI untuk Kontribusi/Iuran pada Badan atau Organisasi Internasional Dokumen Penyertaan Modal Pemerintah

h

Hutang Negara

i

Laporan Arus Kas - Berita Acara Pemeriksaan - Kas/Register Penutupan Kas - Laporan Realisasi Anggaran (LRA) Termasuk Arsip Data Komputer (ADK) Laporan Pendapatan Negara - Laporan Keadaan Kredit Anggaran (LKKA) Bulanan/ Triwulan/Semesteran Laporan Keuangan Tahunan Terdiri Dari: - Laporan Realisasi Anggaran (LRA) - Neraca - Catatan atas Laporan Keuangan (CALK)

b)

KETERANGAN 5

1 tahun setelah UU LKPP diundangkan 1 tahun setelah UU LKPP diundangkan

5 tahun

Musnah

9 tahun

Dinilai Kembali

1 tahun setelah tahun anggaran berakhir 1 tahun setelah SKPP

5 tahun

Musnah

1 tahun setelah ahli waris selesai 9 tahun

Dinilai Kembali

9 tahun

Dinilai Kembali

9 tahun

Dinilai Kembali

9 tahun

Musnah

1 tahun setelah UU LKPP diundangkan

5 tahun

Permanen

1 tahun setelah diterbitkan

3 tahun

Permanen

1 tahun setelah loan agreement ditandatangani

3 tahun

Permanen

3) Dokumen Memorandum Of Understanding (MOU) dan Dokumen Sejenisnya


3 tahun

Permanen

4) Dokumen Loan Agreement Pinjaman Hibah Luar Negeri (PHLN) Seperti:Draft agreement, legal opinion ,

1 tahun setelah proyek diserahterimakan

9 tahun

Dinilai Kembali

1 tahun setelah pekerjaan diserahterimakan

9 tahun

Dinilai Kembali

1 tahun setelah pekerjaan

9 tahun

Dinilai Kembali

c)

j

d


Bantuan/Pinjaman Luar Negeri 1) Permohonan Pinjaman Luar Negeri (Blue Book )

2) Dokumen Kesanggupan Negara Donor untuk Membiayai (Grey Book )

1 tahun setelah tahun anggaran berakhir 1 tahun setelah investasi berakhir 1 tahun setelah UU LKPP diundangkan 1 tahun setelah tahun anggaran berakhir

Permanen

Surat Menyurat dengan lender 5) Alokasi dan Relokasi Penggunaan Dana Luar Negeri,Antara Lain : Usulan Luncuran Dana

6) Aplikasi Penarikan Dana Pinjaman/HIbah Luar Negeri berikut Lampirannya: -

Reimbursement Direct Payment/Transfer Of Procedure Special Commitment/ L/C Opening Special Account/Imprest Fund

diserahterimakan

7) Otorisasi Penarikan Dana(Payment Advice )


9 tahun

Dinilai Kembali

8) Realisasi Pencairan Dana Bantuan Luar Negeri Yaitu: Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D), SPM Beserta Lampirannya, antara lain: SPP, Kontrak, BA, dan data pendukung lainnya


9 tahun

Dinilai Kembali

9) Replenisment (Permintaan Penarikan Dana dari Negara Donor) Meliputi Antara Lain: No Objection Letter (NOL), Project Implementation,Notification of Contract, Withdrawal


9 tahun

Dinilai Kembali

1 tahun setelah Pinjaman

2 tahun

Musnah

Authorization(WA), Statement of Expenditure(SE) 10) Staff Appraisal Report

Hibah Luar Negeri (PHLN) selesai 11) Report ...

12

NO

JENIS ARSIP

1

2 11) Report/ Laporan yang Terdiri Dari: - Progress Report - Monthly Report - Quarterly Report

KETERANGAN

3 1 tahun setelah pekerjaan diserahterimakan

4 9 tahun

5 Dinilai Kembali

1 tahun setelah terbit

3 tahun

Permanen


5 tahun

Permanen


4 tahun

Permanen

1 tahun setelah masa jabatan berakhir

4 tahun

Dinilai Kembali

1 tahun setelah ketentuan/peraturan diperbaharui

2 tahun

Permanen

2) Berita Acara Rekonsiliasi


5 tahun

Musnah

3) Daftar Transaksi (DT), Pengeluaran (PK), Penerimaan (PN), Dokumen Sumber (DS), Bukti Jurnal (BJ), Surat Tanda Setor (STS), Surat Setor Bukan Pajak (SSBP), Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D), SPM dalam Daftar Ringkasan Pengembalian dan Potongan dari Pengeluaran (SPDR)


5 tahun

Musnah

2 tahun setelah UU

2 tahun

Musnah

2 tahun

Musnah


2 tahun

Musnah

2 tahun setelah ditindaklanjuti

5 tahun

Dinilai Kembali

2) Hasil Pengawasan dan Pemeriksaan Internal


8 tahun

Dinilai Kembali

3) Laporan Aparat Pemeriksa Fungsional a) LHP (Laporan Hasil Pemeriksaan) b) MHP (Memorandum Hasil Pemeriksaan)


5 tahun

Dinilai Kembali

12) Laporan Hutang Negara: - Laporan Pembayaran Hutang Negara - Laporan Posisi Hutang Negara 13) Completion report/annual report

14) Ketentuan/Peraturan yang Menyangkut Bantuan/Pinjaman Luar Negeri e

JANGKA WAKTU PENYIMPANAN (RETENSI) AKTIF INAKTIF

Pengelola APBN/Dana Pinjaman/Hibah Luar Negeri (PHLN) 1) Keputusan Menteri tentang Penetapan: - Kuasa Pengguna Anggaran - Kuasa Pengguna Barang/Jasa - Pejabat Pembuat Komitmen - Pejabat Pembuat Daftar Gaji - Pejabat Penandatangan SPM - Bendahara Penerimaan/Pengeluaran - Pengelola Barang (termasuk berita acara serah terima jabatan)

f

Sistem Akuntansi Instansi (SAI) 1) Manual Implementasi Sistem Akuntansi Instansi (SAI)

4) Listing (Daftar Rekaman Penerimaan) Buku Temuan dan Tindakan Lain (SAI) 5) Laporan Realisasi Bulanan SAI

LKPP diundangkan 1 tahun setelah UU LKPP diundangkan

6) Laporan realisasi triwulan SAI (Sistem Akuntansi Instansi) dari Unit Akuntansi Pengguna Anggaran Wilayah (UAPAW) dan Unit Akuntansi Pengguna Anggaran (UAPA) Pusat g

Pertanggungjawaban Keuangan Negara 1) Laporan Hasil Pemeriksaan atas Laporan Keuangan oleh Badan Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia (BPK RI)

c)

Tindak Lanjut/Tanggapan LHP

4) Dokumen Penyelesaian Keuangan Negara a)

Tuntutan Perbendaharaan

b)

Tuntutan Ganti Rugi

5 tahun setelah kasus mendapat keputusan hukum yang tetap

2 tahun setelah

Dinilai Kembali

hak dan kewajiban habis 13. KEPEGAWAIAN …

13

NO

JENIS ARSIP

1 13 KEPEGAWAIAN a

2

Formasi Pegawai 1) Usulan dari Unit Kerja

Musnah

3 tahun

Musnah

3 tahun

Musnah

3 tahun

Musnah

3 tahun

Permanen

2 tahun setelah semua diangkat

2 tahun

Musnah

2 tahun setelah semua diangkat PNS

2 tahun

Musnah

1 tahun setelah tahun anggaran -

-

Musnah

-

Masuk Berkas perseorangan

1 tahun setelah SK ditetapkan 2 tahun setelah petikan SK ditetapkan

2 tahun 3 tahun

Masuk Berkas perseorangan Dinilai Kembali

1 tahun setelah SK ditetapkan

2 tahun

Musnah

-

-

1 tahun setelah SK ditetapkan 1 tahun anggaran berjalan

3 tahun

Masuk Berkas perseorangan Musnah

5) Disiplin Pegawai - Daftar Hadir - Rekapitulasi Daftar Hadir 6) Berkas Hukuman Disiplin

1 tahun anggaran berjalan

2 tahun

1 tahun anggaran berjalan

2 tahun

7) Penghargaan dan Tanda Jasa


2 tahun

1 tahun setelah memperoleh

5 tahun

4) Penetapan Formasi 5) Penetapan Formasi Khusus Pengadaan Pegawai 1) Proses Penerimaan Pegawai, Meliputi: - Pengumuman - Seleksi Administrasi - Pemanggilan Peserta Test - Pelaksanaan Ujian Tertulis - Keputusan Hasil Ujian - Wawancara 2) Penetapan Pengumuman Kelulusan 3) Berkas Lamaran yang Tidak Diterima 4) Nota Usul dan Kelengkapan Penetapan NIP 5) Nota Usul Pengangkatan CPNS Menjadi PNS Lebih 2 Tahun 6) SK CPNS/PNS Kolektif Pembinaan Karir Pegawai 1) Diklat/Kursus/Tugas Belajar/Ujian Dinas/Izin Belajar Pegawai - Surat Perintah/Surat Tugas/SK/Surat Izin - Laporan Kegiatan Pengembangan Diri 2) Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Pelatihan (STTPL)/Sertifikat 3) Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3) 4) Daftar Usul Penetapan Angka Kredit

d

Penyelesaian Pengelolaan Keberatan Pegawai

2 tahun

keputusan tetap

e

5

2 tahun

3) Persetujuan Menpan dan Reformasi Birokrasi

c

KETERANGAN

2 tahun setelah tahun anggaran 2 tahun setelah tahun anggaran 2 tahun setelah tahun anggaran 2 tahun setelah tahun anggaran 2 tahun setelah realisasi

2) usulan Permintaan Formasi kepada Menpan dan & RB dan Ka BKN

b


Mutasi Pegawai 1) Alih Status, Pindah Instansi, Pindah Wilayah Kerja, Diperbantukan, Dipekerjakan,Penugasan Sementara, Mutasi antar Perwakilan, Mutasi ke dan dari Perwakilan, Pemindahan Sementara, Mutasi antar Unit

Musnah, Kecuali SK PAK Masuk Berkas perseorangan Musnah

Musnah, Kecuali BAP dan SK Masuk Berkas perseorangan Musnah, Kecuali SK Masuk Berkas perseorangan Dinilai Kembali, Kecuali SK Penetapan masuk Berkas perseorangan


2 tahun

Musnah, Kecuali Nota dan SK Masuk Berkas

2) Nota Persetujuan/Pertimbangan Kepala BKN

-

-

3) Mutasi Keluarga - Surat Izin Pernikakan/Perceraian - Surat Penolakan Izin Pernikahan/Perceraian - Akta Nikah/Cerai - Akta Kelahiran Anak - Surat Keterangan Meninggal Dunia 4) Usul Kenaikan Pangkat/Golongan/Jabatan

-

-



2 tahun

Musnah, Kecuali Nota dan SK Masuk Berkas perseorangan

perseorangan Masuk Berkas perseorangan

5) Usul …

14

2 5) Usul Pengangkatan dan Pemberhentian dalam Jabatan Struktural /Fungsional

JANGKA WAKTU PENYIMPANAN (RETENSI) AKTIF INAKTIF 3 4 1 tahun setelah SK 2 tahun ditetapkan

6) Usul Penetapan Perubahan Data Dasar/Status/Kedudukan Hukum Pegawai


2 tahun

7) Peninjauan Masa Kerja


2 tahun

NO

JENIS ARSIP

1

8) Berkas Baperjakat

f

Administrasi Pegawai 1) Surat Perintah Dinas/Surat Tugas

2) Cuti Besar 3) Cuti Sakit,Cuti Bersalin, Cuti Tahunan 4) Cuti Alasan Penting 5) Cuti Diluar Tanggungan Negara (CLTN) 6) Dokumentasi Indentitas Pegawai - Usul Penetapan Karpeg/KPE/Karis/Karsu - Keanggotaan Organisasi Profesi/Kedinasan - Laporan Pajak Penghasilan Pribadi (LP2P) - Keterangan Penerimaan Pembayaran Penghasilan Pegawai (KP4) 7) Berkas Kepegawaian & Daftar Urut Kepangkatan (DUK) g

Kesejahteraan Pegawai 1) Berkas tentang Layanan Pemeliharaan Kesehatan Pegawai 2) 3) 4) 5) 6) 7)

Berkas Berkas Berkas Berkas Berkas Berkas

tentang tentang tentang tentang tentang tentang

Layanan Layanan Layanan Layanan Layanan Layanan


5 tahun


2 tahun

1 tahun setelah SK ditetapkan 1 tahun setelah pelaksanaan 1 tahun setelah pelaksanaan 3 tahun setelah pelaksanaan 1 tahun setelah identitas ditetapkan

-

5 Musnah, Kecuali SK Masuk Berkas perseorangan Musnah, Kecuali Surat Persetujuan & SK Masuk Berkas perseorangan Musnah, kecuali Nota& SK Masuk Berkas perseorangan Musnah

2 tahun

Musnah, Kecuali SK Masuk Berkas perseorangan Masuk Berkas perseorangan Musnah

2 tahun

Musnah

2 tahun

Masuk Berkas perseorangan Musnah

2 tahun

-

Musnah

2 Tahun

-

Musnah


2 Tahun


1 tahun setelah memperoleh keputusan bersifat tetap

2 tahun setelah hak dan habis kewajibannya

Dinilai Kembali


2 tahun

Musnah, Kecuali SK Masuk Berkas perseorangan

2 tahun setelah hak

Musnah, kecuali Pejabat

Asuransi Pegawai Tabungan Perumahan Bantuan Sosial Olahraga dan Rekreasi Beras/Pakaian Dinas Pengurusan Jenazah

h

Pemberhentian Pegawai Tanpa Hak Pensiun

i

Perselisihan/Sengketa Kepegawaian

j

Usul Pemberhentian dan Penetapan Pensiun Pegawai/Janda /Dudanya dan PNS yang Tewas

k

Berkas perseorangan Pegawai Negeri Sipil

1 tahun setelah berhenti/

1) Nota Penetapan NIP dan Kelengkapannya

pensiun

2) Nota Persetujuan/Pertimbangan Kepala BKN 3) 4) 5) 6) 7) 8)

SK Pengangkatan CPNS Hasil Pengujian Kesehatan SK Pengangkatan PNS SK Peninjauan Masa Kerja SK Kenaikan Pangkat Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas/Menduduki Jabatan/Surat Pernyataan Pelantikan 9) SK Pengangkatan dalam atau Pemberhentian dari Jabatan Struktural/ Fungsional 10) SK Perpindahan Wilayah Kerja 11) SK Perpindahan antar Instansi 12) 13) 14) 15) 16)

KETERANGAN

dan kewajiban habis Eselon I dan Pejabat Lain yang Secara Individual Ditentukan oleh Instansi dan PNS yang Berjasa/ Terlibat Peristiwa Berskala Nasional

SK Cuti Diluar Tanggungan Negara (CLTN) Berita Acara Pemeriksaan SK Hukuman Jabatan/Hukuman Disiplin PNS SK Perbantuan/Dipekerjakan Diluar Instansi Induk SK Penarikan Kembali dari Perbantuan/Dipekerjakan

17) SK Pemberian Uang Tunggu 18) SK Pembebasan dari Jabatan Organik karena Diangkat Sebagai Pejabat Negara 19) SK Pengalihan …

15

NO

JENIS ARSIP

1 19) 20) 21) 22) 23) 24) 25) 26) 27) 28) 29) 30) 31) 32) 33) 34) 35) 36) 37) 38) 39) 40) 41) 42) 43) 44)

2 SK Pengalihan PNS SK Pemberhentian sebagai PNS SK Pemberhentian Sementara Surat Keterangan Pernyataan hilang Surat Keterangan Kembalinya PNS yang Dinyatakan Hilang SK Pergantian Nama Surat Perbaikan Tanggal Tahun Kelahiran Akta Nikah/Cerai Akta Kelahiran Isian Formulir PUPNS Berita Acara Pengambilan Sumpah/Janji PNS dan Jabatan Surat Permohonan Menjadi Anggota Partai Politik Surat Keterangan Mutasi Keluarga Surat Keterangan Meninggal Dunia Surat Keterangan Peningkatan Pendidikan Penetapan Angka Kredit Jabatan Fungsional Surat Keterangan Hasil Penelitian Khusus Surat pemberitahuan Kenaikan Gaji Berkala Surat Tugas/Izin Belajar Dalam/Luar Negeri Surat Izin Bepergian ke Luar Negeri SK Penempatan/Penarikan Pegawai Ijazah/Sertifikat SK Pengangkatan pada Jabatan Di luar Instansi Induk Surat Pertimbangan Status PNS SK Pengaktifan Kembali Sebagai PNS Surat Pernyataan Pengunduran Diri dari Jabatan Organik karena


KETERANGAN 5

Dicalonkan Sebagai Kepala/Wakil Kepala Daerah 45) SK Pensiun l

Berkas Perseorangan Pejabat Negara Menteri Agama Republik Indonesia

1 tahun setelah berhenti

2 tahun setelah hak

dari jabatan

dan kewajibannya

Permanen

habis m

Berkas Perseorangan Pejabat Lainnya Staf Khusus Menteri Agama Republik Indonesia

1 tahun setelah berhenti dari jabatan

-

Permanen

B. BIDANG …

16

B. BIDANG SUBSTANTIF JANGKA WAKTU PENYIMPANAN

NO

JENIS ARSIP

1

1

2

KETERANGAN

(RETENSI) AKTIF

INAKTIF

3

4

5

PENDIDIKAN DAN PENGAJARAN a

Program Kegiatan Pendidikan dan Pengajaran

5 tahun

5 tahun

Musnah

b

Perumusan Kurikulum (GBPP)

1 tahun

1 tahun

Permanen

c

Pengembangan/Penyempurnaan Kurikulum

1 tahun

2 tahun

Permanen

d

Beasiswa Dalam Negeri/Luar Negeri

1 tahun

3 tahun

Musnah

e

Bantuan Tenaga Edukatif Luar Negeri

1 tahun

3 tahun

Musnah

f

Bantuan Sarana Edukatif Luar Negeri

1 tahun

3 tahun

Permanen

g

Bantuan Sarana kepada Lembaga Pendidikan Agama Swasta

1 tahun

3 tahun

Musnah

h

Pengadaan Sarana Pendidikan

1 tahun

2 tahun

Musnah

i

Penerimaan Siswa/Mahasiswa

1 tahun

2 tahun

Musnah

j

Absensi/presensi/daftar hadir

1 tahun

Selama diperlukan

Musnah/ dinilai kembali

k

Evaluasi Hasil Belajar yg Dibuat Sendiri

1 tahun

1 tahun

Musnah

l

Ujian Negara

1 tahun

3 tahun

Musnah

m

Kegiatan Siswa/Mahasiswa/KKN/PKN/PSG

1 tahun

3 tahun

Musnah

n

Daftar Nilai

10 tahun

Selama diperlukan

Musnah

o

Buku Induk Siswa/Mahasiswa

10 tahun

-

Permanen

p

Subsidi Pendidikan

1 tahun

1 tahun

Musnah

q

Supervisi Proses Pendidikan

1 tahun

1 tahun

Musnah

r

Akreditasi/Status

1 tahun

1 tahun

Permanen

s

Pembinaan Organisasi Kesiswaan/Kemahasiswaan

1 tahun

1 tahun

Musnah

t

Administrasi Sumbangan Sekolah (SPP/DPP)

1 tahun

1 tahun

Musnah

u

Relokasi/Filiasisasi

1 tahun

1 tahun

Permanen

v

Kegiatan Ekstra Kurikuler

1 tahun

-

Musnah

w

Pengakuan/Ijazah dari Luar Negeri

1 tahun

1 tahun

Permanen

x

Rekomendasi Izin Belajar Luar Negri

2 tahun

3 tahun

Musnah

y

Proposal bantuan

2 tahun

3 tahun

Musnah

z

Pendirian perguruan tinggi

1 tahun

2 tahun

Permanen

aa

Kasus - kasus perguruan tinggi

1 tahun

2 tahun

Selama diperlukan

bb

Izin alih status sekolah dan perguruan tinggi

1 tahun

2 tahun

Permanen

cc

Berkas tunjangan sertifikasi guru/dosen

1 tahun

1 tahun

musnah

1 tahun

2 tahun

Musnah

dd Pengabdian Masyarakat

2. BIMAS …

17

NO

JENIS ARSIP

1

2

2


KETERANGAN 5

BIMAS ISLAM a

Permohonan ijin tukar menukar tanah wakaf (Ruislah)

Selama berlaku

-

Permanen

b

Permohonan penunjukkan lembaga keuangan syariah penerima wakaf uang

Selama berlaku

-

Permanen

c

Bantuan pengembangan wakaf produktif

Selama berlaku

-

Permanen

d

Bantuan sertifikasi tanah wakaf

2 tahun

5 tahun

Dinilai kembali

e

Pendataan wakaf

2 tahun

5 tahun

Musnah

f

Akta ikrar wakaf

Selama berlaku

-

Permanen

g

Formulir wakaf

23 tahun

-

Permanen

h

Surat pengesahan nadzir wakaf

Selama berlaku

-

Permanen

i

Bimbingan dan pembinaan lembaga zakat

2 tahun

2 tahun

Musnah

j

Pembinaan lembaga pengelola zakat

2 tahun

2 tahun

Musnah

k

Bantuan pengelolaan rumah ibadah

2 tahun

2 tahun

Musnah

l

Penyuluhan dan bimbingan kemasjidan

1 tahun

2 tahun

Musnah

Selama berlaku

-

Permanen

2 tahun

3 tahun

Musnah

1 tahun setelah penetapan

3 tahun

Musnah

Hisab Rukyat

2 tahun

3 tahun

Permanen (ditetapkan)

q

Pembinaan lembaga keagamaan

2 tahun

3 tahun

Musnah

r

Pembinaan aliran/keagamaan 1) Bimbingan dan pengembangan 2) Kerjasama dalam bentuk program aksi 3) Pelaksanaan koordinasi dan pemecahan permasalahan krisis umat

2 tahun

3 tahun

Permanen

s

Bimbingan dan pengembangan kemitraan

2 tahun

3 tahun

Permanen

t

Penerangan agama islam

2 tahun

2 tahun

Musnah

u

Bimbingan dan penyuluhan kegiatan agama islam

2 tahun

2 tahun

Musnah

v

Peringatan hari besar islam

2 tahun

2 tahun

Dinilai kembali

w

Dokumen administrasi perkawinan 1) Keterangan dari lurah/kepala desa a) Surat keterangan untuk menikah (N1) b) Surat keterangan asal - usul (N2) c) Surat persetujuan kedua mempelai (N3) d) Surat keterangan tentang orang tua(N4) e) Surat keterangan izin dari orang tua (N5) f) Surat keterangan kematian suami/istri (N6) g) Surat pemberitahuan kehendak menikah (N7) 2) Surat keterangan isbat nikah dari PA 3) Surat penetapan PA tentang wali hakim adhal 4) Surat izin PA untuk poligami 5) Surat penetapan talak cerai dari PA 6) Surat izin kawin dari komandan bagi anggota ABRI

-

Musnah Permanen Permanen Permanen Permanen Permanen Permanen Permanen Permanen Permanen Permanen Permanen

1 tahun

-

Musnah

m

Sertifikat aset - aset Badan Kesejahteraan Masjid (BKM)

n

Kegiatan kepenyuluhan dan bimbingan penyuluh

o

Penyiapan materi fatwa

p

15 15 15 15 15 15 15 23 23 23 23 10

tahun tahun tahun tahun tahun tahun tahun tahun tahun tahun tahun tahun

x

Data penyuluhan pernikahan (BP4)

y

Buku akta nikah, talak, cerai, dan rujuk

23 tahun

23 tahun

Permanen

z

Perkawinan antar warga negara 1) Paspor 2) Surat keterangan tidak berhalangan menikah (dari kedutaan) 3) Surat - surat jaminan

23 tahun

23 tahun

Permanen

aa

Kasus perkawinan

3 tahun

3 tahun

Musnah

bb

Kegiatan kepenghuluan dan bimbingan penghulu

2 tahun

3 tahun

Musnah

cc

Dispensasi pengadilan agama tentang umur calon pengantin pria berusia dibawah 19 tahun dan calon pengantin wanita berusia dibawah 16 tahun

23 tahun

-

Permanen

3. BIMAS …

18

NO

JENIS ARSIP

1

3

2


KETERANGAN 5

BIMAS KRISTEN a b

Kasus Rumah Ibadah Pembinaan Lembaga Keagamaan

2 tahun 2 tahun

3 tahun 5 tahun

Permanen Musnah

c

Bantuan Gereja (Alkitab, Baju Toga, Rehap Gedung Gereja, dll)

2 tahun

5 tahun

Musnah

d

Kasus Rohaniawan/Penyalahgunaan Wewenang

2 tahun

2 tahun

Permanen

Peringatan Hari Besar Kristen

2 tahun

2 tahun

Musnah

e

1) Natal 2) Jumat Agung

4

f

Bimbingan dan Penyuluhan kegiatan agama Kristen

2 tahun

2 tahun

Musnah

g

Pesparawi

2 tahun

2 tahun

Dinilai Kembali

h

Pendirian rumah ibadah

2 tahun

3 tahun

Permanen

i

Izin tinggal Rohaniawan (KITAS/VITAS)

1 tahun

2 tahun

Musnah

j

Laporan organisasi gereja

1 tahun

3 tahun

Musnah

k

Hak mililk atas tanah

1 tahun

3 tahun

Permanen

1 1 1 1

2 2 2 1

BIMAS KATOLIK a

Bantuan perijinan 1) 2) 3) 4)

Izin kerja Visa kunjungan KITAS (izin tinggal terbatas) Rekomendasi bebas bea masuk



Musnah Musnah Musnah Musnah

b

Bantuan rumah ibadah

2 tahun

3 tahun

Dinilai Kembali

c

Bantuan organisasi katolik

1 tahun

1 tahun

Musnah

d

Pengembangan keagamaan 1) Statistik keagamaan

1 tahun

1 tahun

Permanen

2) Data gereja

1 tahun

1 tahun

Dinilai Kembali

3) Pemeluk agama

1 tahun

1 tahun

Musnah

Penyuluhan dan tenaga teknis keagamaan 1) Data penyuluh agama

1 tahun

1 tahun

Dinilai Kembali

1 tahun selama berlaku 1 tahun


Dinilai Kembali selama berlaku Musnah

e

2) Data Jupen 3) Juklak, Juknis, Materi Penyuluhan 4) Bantuan Operasional Jupen

5. BIMAS …

19

JANGKA WAKTU PENYIMPANAN

NO

JENIS ARSIP

INAKTIF

3

4

5

Penyuluhan 1) Perayaan Hari Raya Agama Hindu 2) Utsawa Dharma Gita

1 tahun 1 tahun

1 tahun 3 tahun

Musnah Musnah

3) Seni Budaya Hindu 4) Pewintenan, Diksa/Dwijati 5) Tirta Yatra



Musnah Musnah Musnah

6) Juru Penerang Agama Hindu 7) Penyuluh Agama Hindu 8) Dharma Duta



Musnah Musnah Musnah

1) Kasus lembaga keagamaan (rumah ibadah)

1 tahun

5 tahun

Permanen

2) PHDI

1 tahun

3 tahun

Permanen

3) 4) 5) 6) 7) 8)

1 1 1 1 1 1

3 1 5 5 5 3

Musnah Musnah Permanen Musnah Musnah Permanen

1

5

KETERANGAN

(RETENSI) AKTIF

2

BIMAS HINDU a

b

c

d

e

f

g

Pembinaan Lembaga Keagamaan

Banjar/Suka duka Hindu Dharma Pesantian - Pesantian Pengurus Pura Pengurus WHDI Pengurus Peradah Pasraman

tahun tahun tahun tahun tahun tahun

tahun tahun tahun tahun tahun tahun

Bimbingan Ibadah 1) Persembayangan 2) Upacara keagamaan

1 tahun 1 tahun

1 tahun 1 tahun

Musnah Musnah (kecuali Upacara eka Dasa Rudra)

3) Pembinaan aliran/Keagamaan

1 tahun

3 tahun

Permanen

Bimbingan Ibadah Sosial 1) Dana Punia 2) Dharma Dana

1 tahun 1 tahun

1 tahun 1 tahun

Musnah Musnah

3) Pembakaran Jenazah 4) Rumah Duka

1 tahun 1 tahun

1 tahun 3 tahun

Musnah Musnah

Data Pengembangan Keagamaan 1) Statistik Keagamaan 2) Pemeluk Agama 3) Tokoh Agama



Permanen Musnah Musnah

4) Pura/Candi dan Kuil

1 tahun

3 tahun

Musnah

Fasilitasi Rohaniawan 1) Urusan Perizinan 2) Paskim 3) Visa, RPTK, Fiskal 4) Perpanjangan Izin 5) Pendeta Hindu 6) Pemangku 7) pengambilan sumpah

1 1 1 1 1 1 1

3 1 1 1 2 1 1

Musnah Musnah Musnah Musnah Musnah Musnah Musnah

Penyuluhan Perkawinan 1) Konsultasi Pranikah Agama Hindu 2) Sudhi Wadani 3) Penyuluhan Pasca Nikah 4) Konsultasi Perkawinan a) Perkawinan Agama Hindu b) Perkawinan Campuran Surat-Surat yang Berkenaan dengan Seluruh Proses Perkawinan Campuran dengan Agama Hindu

tahun tahun tahun tahun tahun tahun tahun

tahun tahun tahun tahun tahun tahun tahun



Musnah Permanen Musnah

1 tahun 1 tahun

3 tahun 3 tahun

Permanen Permanen

6. BIMAS ..

20

NO

JENIS ARSIP

1

6

7

2


KETERANGAN 5

BIMAS BUDHA a

kasus Rumah Ibadah/Yayasan

1 tahun setelah selesai

5 tahun

permanen

b

Kasus Majelis - Majelis (Keagamaan)

1 tahun setelah selesai

5 tahun

Dinilai kembali

c

Laporan Kegiatan Dhamma Padha Atta Khata Tk. Nasional

1 tahun setelah diedit

5 tahun

Musnah

d

Laporan Kegiatan Siipa Dhamma Sammajja

1 tahun setelah diedit

5 tahun

Musnah

e

Daftar Organisasi Keagamaan

1 tahun setelah didaftar

Musnah

f

Daftar Yayasan/Lembaga Keagamaan


g

Daftar Yayasan/Lembaga Keagamaan


h

Pendirian rumah ibadah

2 tahun

5 tahun setelah diperbaharui 5 tahun setelah diperbaharui 5 tahun setelah diperbaharui 3 tahun

Permanen

i

Pendirian majelis keagamaan

2 tahun

3 tahun

Permanen

j

Hak milik atas tanah

2 tahun

3 tahun

Permanen

Musnah Musnah

KERUKUNAN UMAT BERAGAMA a

Pembinaan Kerukunan Hidup Beragama

1 tahun

2 tahun

Permanen

b

Kasus Keagamaan

1 tahun

1 tahun

Permanen

c

Kasus aliran keagamaan (Konghucu)

1 tahun

5 tahun

Permanen

8. HAJI …

21

NO

JENIS ARSIP

1

8

2


KETERANGAN 5

HAJI a

Penyiapan Materi Penetapan BPIH

5 tahun

5 tahun

Musnah

b

Dokumen kelengkapan calon haji

1 tahun setelah keberangkatan

3 tahun

Musnah kecuali berkas kasus

c

Dokumen pelayanan operasional penyelenggaraan haji

2 tahun

4 tahun

Dinilai kembali

d

Pembinaan Jamaah dan Petugas Haji termasuk KBIH & BPH Plus

1 tahun

3 tahun

Musnah

e

Pembatalan dan Pengembalian Biaya Perjalanan Haji

1 tahun

2 tahun

Musnah

f

Informasi Haji dan Siskohat

1 tahun

2 tahun

Musnah

g

Blanko setoran pelunasan BPIH

2 tahun

3 tahun

Musnah

h

Kuota Haji Seluruh Indonesia

1 tahun

1 tahun

Musnah

i

Penyisaan Paspor Haji ke Kedutaan Arab Saudi

1 tahun

1 tahun

Musnah

j

Dapih yang tidak terpakai

1 tahun

2 tahun

Musnah

k

Data mutasi calon jemaah haji

1 tahun

1 tahun

Musnah

l

Kliping Operasional Haji

1 tahun

1 tahun

Dinilai Kembali

m

Usulan Perbaikan Bimbingan Manasik Haji dari Masyarakat/Ulama

1 tahun

1 tahun

Musnah

n

Pameran Arsip, Penataran, Mudzakaroh,Penataran Calon Jamaah Haji dan Sejenisnya

1 tahun

1 tahun

Musnah

o

Penyuluhan Ibadah Haji

1 tahun

1 tahun

Musnah

p

SK Petugas PPIH di Arab Saudi

1 tahun

2 tahun

Dinilai Kembali

q

SK Pembantu Pemberangkatan Pemulangan Operasional Pusat

1 tahun

1 tahun

Musnah

r

Usulan Petugas Haji dari Lembaga, Kementerian, Kanwil Kemenag Provinsi, perseorangan dll

1 tahun

1 tahun

Musnah

s

Penentuan Besarnya ONH

1 tahun

3 tahun

Dinilai Kembali

t

Hukuman kepada Jamaah Haji yang Melanggar Ketentuan dan

2 tahun

3 tahun

Dinilai Kembali

1 tahun

1 tahun

Musnah

Peraturan di Arab Saudi u

Pelayanan penyelesaian Barang Tercecer (Barcer) jamaah haji

MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA,

SURYADHARMA ALI

22