1 tahun. 2 tahun. Musnah, kecuali draft akhir masuk ke program kerja tahunan .....
Ucapan Terima Kasih, Ucapan Selamat, Bela Sungkawa,. 1 tahun. 1 tahun ... 3
tahun. Musnah. Peresmian,dan Jamuan Termasuk Acara Peringatan Hari.
LAMPIRAN KEPUTUSAN MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA NOMOR 120 TAHUN 2013 TENTANG JADUAL RETENSI ARSIP FASILITATIF DAN SUBSTANTIF DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA
JADUAL RETENSI ARSIP
A. BIDANG FASILITATIF NO
JENIS ARSIP
1
2
1
JANGKA WAKTU PENYIMPANAN (RETENSI) AKTIF INAKTIF 3 4
KETERANGAN 5
PERENCANAAN a
Pokok-Pokok Kebijakan dan Strategi Pembangunan 1) Rencana Pembangunan Jangka Panjang/master plan (RPJP) 2) Rencana Pembangunan Jangka Menengah (RPJM)/Renstra
b
Selama Berlaku
3 tahun
Permanen
Program Kerja Tahunan 1) Usulan Program Kerja Satuan Organisasi/Kerja
1 tahun
2 tahun
Musnah, kecuali draft akhir masuk ke program kerja tahunan
2) Program Kerja Tahunan Satuan Organisasi/Kerja
2 tahun
3 tahun
Permanen
3) Program Kerja Tahunan Kementerian
2 tahun
3 tahun
Permanen
c
Penetapan/Kontrak Kinerja 1) Pimpinan Satuan Organisasi/Kerja 2) Menteri
3 tahun
4 tahun
Permanen
d
Laporan 1) Laporan berkala a) Laporan bulanan
1 tahun
2 tahun
e
f
b)
Laporan triwulan
1 tahun
2 tahun
c)
Laporan semesteran
1 tahun
2 tahun
d)
Laporan tahunan satuan Organisasi/Kerja
Musnah, setelah menjadi laporan triwulan Musnah, setelah menjadi laporan semester Musnah, setelah menjadi laporan tahunan
2 tahun
3 tahun
Permanen
e) Laporan tahunan Kementerian 2) Lapioran Akuntabilitas Kerja (LAKIP) 3) Laporan insidental
2 tahun 1 tahun 2 tahun
4 tahun 2 tahun 4 tahun
Permanen Permanen Dinilai Kembali
Evaluasi Program 1) Evaluasi Program Satuan Organisasi/Kerja
2 tahun
3 tahun
Musnah setelah masuk program Kementerian
2) Evaluasi Program Kementerian
2 tahun
4 tahun
Permanen
2 tahun setelah laporan
4 tahun
Dinilai kembali
2 tahun setelah laporan
4 tahun
Permanen
Data Perencanaan Kementerian 1) Data perencanaan Satuan organisasi/kerja 2) Data perencanaan Kementerian
2. HUKUM …
1
NO 1 2
JENIS ARSIP
JANGKA WAKTU PENYIMPANAN (RETENSI)
KETERANGAN
AKTIF
INAKTIF
3
4
5
1 tahun setelah
5 tahun
Permanen
2 tahun
2 tahun
Dinilai Kembali
Selama berlaku
-
Permanen
1) bahan/materi program legislasi nasional dan instansi pusat
1 tahun
2 tahun
Musnah, kecuali draft asli masuk program legislasi
2) program legislasi instansi pusat/daerah
2 tahun
3 tahun
Permanen
1 tahun setelah diundangkan
3 tahun
permanen
1 tahun setelah diperbaharui
2 tahun
Permanen
1 tahun setelah diperbaharui
2 tahun
dinilai kembali
1) Surat perintah Menteri
1 tahun setelah pelaksanaan
2 tahun
Permanen
2) Surat Perintah Eselon I dan II
1 tahun setelah pelaksanan
2 tahun
Dinilai Kembali
Standar/Pedoman/Prosedur Kerja/Petunjuk Pelaksanaan/
1 tahun setelah
5 tahun
Permanen
1 tahun setelah perjanjian berakhir
5 tahun
Permanen
2
HUKUM a
Peraturan/Keputusan Menteri Agama Termasuk rancangan awal sampai dengan rancangan akhir dan
diperbaharui
telaah hukum b
Bantuan/Konsultasi Hukum/Advokasi Berkas tentang pemberian bantuan/konsultasi hukum (pidana, perdata, TUN dan agama)
c
Fatwa 1) Akta Waris 2) Akta Hibah 3) Akta Ikrar Wakaf 4) Bedah Mayat
d
Program Legislasi :
e
Rancangan Peraturan Perundang-undangan 1) Rancangan Undang-undang atau Peraturan Pemerintah pengganti Undang-Undang, termasuk naskah akademik, rancangan awal sampai dengan rancangan akhir dan telaah hukum 2) Rancangan Peraturan Pemerintah, termasuk naskah akademik, rancangan awal sampai dengan rancangan akhir dan telaah hukum 3) Rancangan Peraturan/Keputusan/Instruksi Presiden, termasuk naskah akademik, rancangan awal sampai dengan rancangan akhir dan telaah hukum
f
Instruksi/Surat Edaran : 1) Instruksi/Surat Edaran Menteri 2) Instruksi/Surat Edaran pejabat setingkat eselon I dan II Termasuk rancangan awal sampai dengan rancangan akhir dan telaah hukum
g
h
Surat Perintah
Petunjuk Teknis yang Bersifat Nasional/Regional/ Instansional Termasuk Rancangan Awal Sampai Dengan Rancangan Akhir
diperbaharui
i
Nota Kesepahaman/Memorandum Of Understanding (MoU)/Kontrak/Perjanjian Kerjasama: 1) Dalam Negeri 2) Luar Negeri
j
Dokumentasi Hukum Undang - Undang, Peraturan Pemerintah, Keputusan Presiden dan Peraturan - Peraturan yang Dijadikan Referensi
sampai dengan tidak berlaku
-
Musnah
k
Sosialisasi/Penyuluhan/Pembinaan Hukum 1) Berkas yang Berhubungan dengan Kegiatan Sosialisasi atau
2 tahun setelah pelaksanaan
3 tahun
Musnah
2 tahun
3 tahun
Dinilai Kembali
1 tahun setelah diperoleh keputusan berkekuatan hukum tetap dan dipenuhi
3 tahun
Dinilai Kembali
Penyuluhan Hukum 2) Laporan Hasil Pelaksanaan Sosialisasi Penyuluhan Hukum l
Bantuan/Konsultasi Hukum/Advokasi Berkas tentang Pemberian Bantuan/Konsultasi Hukum (Pidana, Perdata, Tata Usaha Negara dan Agama)
m
Kasus/Sengketa Hukum 1) Pidana berkas tentang Kasus/Sengketa Pidana, Baik Kejahatan maupun Pelanggaran:
Proses …
2
NO
JENIS ARSIP
1
2 Proses verbal mulai dari penyelidikan, penyidikan sampai dengan vonis Berkas Pembelaan dan Bantuan Hukum Telaah Hukum dan Opini Hukum 2) Perdata Berkas tentang Kasus/Sengketa Perdata: Proses verbal mulai dari penyelidikan, penyidikan sampai dengan vonis Berkas Pembelaan dan Bantuan Hukum Telaah Hukum dan Opini Hukum -
JANGKA WAKTU PENYIMPANAN (RETENSI) AKTIF INAKTIF 3 4 hak dan kewajiban
KETERANGAN 5
3) Tata Usaha Negara Berkas tentang Kasus/Sengketa Tata Usaha Negara: Proses verbal mulai dari penyelidikan, penyidikan sampai dengan vonis Berkas Pembelaan dan Bantuan Hukum Telaah Hukum dan Opini Hukum 4) Arbitrase Berkas tentang Kasus/Sengketa Arbitrase: Proses verbal mulai dari penyelidikan, penyidikan sampai dengan vonis Berkas Pembelaan dan Bantuan Hukum Telaah Hukum dan Opini Hukum n
3
Perizinan Berkas Perizinan Sejak Permohonan Sampai Dengan Diter bitkannya Surat Izin
1 tahun setelah
3 tahun
Permanen
sampai dengan izin diperbaharui
2 tahun
Dinilai Kembali
Selama berlaku
5 tahun
Permanen
1 tahun
5 tahun
Permanen
Selama Berlaku
5 tahun
Permanen
1 tahun
5 tahun
Dinilai Kembali
Selama Berlaku
5 tahun
Permanen
diperoleh keputusan berkekuatan hukum tetap dan dipenuhi hak dan kewajiban
ORGANISASI DAN KETATALAKSANAAN a
Struktur Organisasi Kementerian Agama RI 1) Pembentukan 2) Pengubahan 3) Pembubaran
b
Dokumen Reformasi Birokrasi
c
Uraian Tugas dan Tata Kerja
d
Pembinaan dan Evaluasi Organisasi
e
Standar Kompetensi Jabatan Struktural dan Fungsional
f
Analisa Beban Kerja
1 tahun
3 tahun
Permanen
g
Penilaian dan Pembinaan Kinerja Unit Pelayanan Masyarakat
1 tahun
2 tahun
Dinilai Kembali 4. KEARSIPAN …
3
NO
JENIS ARSIP
1 4
2
JANGKA WAKTU PENYIMPANAN (RETENSI) AKTIF INAKTIF 3 4
KETERANGAN 5
KEARSIPAN a
Administrasi Persuratan 1) Kartu Kendali 2) Buku Agenda 3) Lembar Pengantar/Buku Ekspedisi 4) Formulir/Catatan Permintaan dan Layanan Penggandaan Dokumen/ Arsip
b
Penyimpanan dan Pemeliharaan Arsip 1) Daftar Arsip 2) Pemeliharaan Arsip dan Ruang Penyimpanan (seperti kegiatan fumigasi)
c
Persetujuan Jadwal Retensi Arsip (JRA)
2 tahun
3 tahun
Musnah
Selama dipergunakan 1 tahun
2 tahun
Musnah
1 tahun setelah
3 tahun
Permanen
1 tahun
2 tahun
Musnah
Selama berlaku
2 tahun
Musnah
2 tahun
3 tahun
Permanen
2 tahun
3 tahun
Permanen
2 tahun
3 tahun
Musnah
diperbaharui d e
Layanan Arsip (Peminjaman dan Penggunaan Arsip) Penyusutan Arsip 1) Pemindahan Arsip Inaktif -
Berita Acara Pemindahan Daftar Arsip yang Dipindahkan
2) Pemusnahan Arsip yang Tidak Bernilai Guna -
Berita Acara Pemusnahan Daftar Arsip yang dimusnahkan Rekomendasi/Pertimbangan/Pemusnahan Arsip dari Instansi Terkait Surat Keputusan Pemusnahan 3) Penyerahan Arsip Statis a) Berita Acara Serah Terima Arsip b) Daftar Arsip yang Diserahkan f
Pembinaan Kearsipan 1) Apresiasi/Sosialisasi/Penyuluhan Kearsipan 2) Bimbingan Teknis 3) Supervisi dan Monitoring
5. KERUMAHTANGGAAN …
4
NO
JENIS ARSIP
1 5
2
JANGKA WAKTU PENYIMPANAN (RETENSI)
KETERANGAN
AKTIF 3
INAKTIF 4
5
1 tahun setelah diperiksa Selama berobat
1 tahun
Musnah
-
Musnah
1 tahun
2 tahun
Musnah
Sampai barang dihapuskan
-
-
Sampai barang
-
-
KERUMAHTANGGAAN DAN KETATAUSAHAAN a
Kerumahtanggaan 1) Pemeliharaan Inventaris 2) Rekam Medis/Kartu Berobat
b
Perlengkapan 1) Program Analisa Kebutuhan 2) Dokumen BMN a) Sertifikat b)
c
d
IMB
3) 4) 5) 6)
Pemeliharaan Pengelolaan Barang Inventaris Kantor Pengelolaan Barang Habis Pakai Dokumen Penghapusan Barang Inventaris
g)
Pelaporan Inventaris
dihapuskan 1 tahun 3 tahun 3 tahun 1 tahun setelah pemeriksaan 1 tahun setelah pemeriksaan
1 3 3 3
tahun tahun tahun tahun
Musnah Musnah Musnah Dinilai kembali
3 tahun
Dinilai kembali
Telekomunikasi : Administrasi penggunaan/langganan peralatan telekomunikasi meliputi : telepon, radio, teleks, TV kabel
1 tahun
-
Musnah
Perjalanan Dinas :
2 tahun
3 tahun
Musnah, kecuali pejabat negara
1) dalam negeri 2) luar negeri e
Administrasi penggunaan fasilitas kantor meliputi permin taan dan penggunaan ruang gedung, kendaraan, wisma,
permanen 2 tahun
-
Musnah
1) Menteri
1 tahun
4 tahun
Permanen
2) Pejabat Eselon I dan II
1 tahun
4 tahun
Dinilai Kembali
g
Administrasi penyediaan konsumsi dan akomodasi
2 tahun
-
Musnah
h
Pengurusan kendaraan dinas : 1) pengurusan surat-surat kendaraan dinas 2) pemeliharaan dan perbaikan
2 tahun
-
Musnah
2 tahun
-
Musnah
Pengelolaan jaringan listrik, air, telepon: 1) perbaikan/pemeliharaan 2) pemasangan
2 tahun
-
Musnah
Ketertiban dan Keamanan
2 tahun
3 tahun
Musnah
2 tahun
3 tahun
Dinilai Kembali
Administrasi Pengelolaan Parkir
2 tahun
-
Musnah
Administrasi Pakaian Dinas Pegawai, Satpam, Petugas Kebersihan dan Pegawai Lainnya
2 tahun
3 tahun
Musnah
rumah dinas dan fasilitas kantor lainnya f
Risalah/Notulen Rapat pimpinan
3) pengurusan kehilangan dan masalah kendaraan i
Pemeliharaan gedung dan taman : 1) pertamanan/lanscaping 2) penghijauan 3) perbaikan gedung 4) perbaikan rumah dinas/wisma 5) kebersihan gedung dan taman
j
k
1) Pengamanan, Penjagaan, dan Pengawalan terhadap Pejabat, Kantor dan Rumah Dinas: a) Daftar Nama Satuan Pengamanan b) Daftar Jaga/Daftar Piket c) d)
Catatan Gangguan/Pelanggaran/Kejadian Surat Ijin Keluar Masuk Orang atau barang
2) Laporan Ketertiban dan Keamanan a) Kehilangan
l m
b) c)
Kerusakan Kecelakaan
d)
Gangguan
6. HUBUNGAN …
5
NO
JENIS ARSIP
1
6
2
JANGKA WAKTU PENYIMPANAN (RETENSI)
KETERANGAN
AKTIF 3
INAKTIF 4
5
2 tahun 2 tahun
3 tahun 3 tahun
Permanen Dinilai Kembali Permanen
HUBUNGAN MASYARAKAT a
Naskah Pidato Menteri Agama/Pejabat Unit Eselon I 1) Menteri 2) Pejabat Eselon I dan II
b
Rapat Kerja /Dengar Pendapat (hearing ) dengan Anggota DPR
1 tahun
4 tahun
c
Publikasi Melalui Media Cetak maupun Elektronik
1 tahun
3 tahun
Musnah, kecuali master permanen
d
Penerbitan Majalah, Buletin, Koran dan Jurnal
1 tahun
3 tahun
Musnah, Kecuali Master Permanen
e
Volunteer /Tenaga Sukarela
2 tahun
3 tahun
Musnah
f
Dokumentasi/Liputan Kegiatan Dinas Pimpinan, Acara Kedinasan dan Peristiwa - Peristiwa Bidang Masing
2 tahun
5 tahun
Musnah, kecuali master dinilai kembali
Masing, dalam Berbagai Media:Kertas/Foto/Video/Rekaman Suara/Multimedia g
Pengumpulan, Pengolahan dan Penyajian Informasi Kelembagaan: 1) Kliping Koran
1 tahun
4 tahun
Musnah, kecuali yang berkaitan dengan kasus atau peristiwa yang lain
2) Brosur/Leaflet/Poster/Plakat
1 tahun
2 tahun
Musnah, kecuali master dinilai kembali
1 tahun Sampai Dengan
2 tahun 1 tahun
dinilai kembali Musnah, kecuali
3) Pengumuman/Pemberitaan 4) Daftar Nama/Alamat Kantor/Pejabat
Diperbaharui h
Hubungan Antar Lembaga: 1) Hubungan Antar Lembaga Pemerintah 2) Hubungan dengan Organisasi Sosial/LSM 3) Hubungan dengan Perguruan Tinggi/Sekolah 4) Forum Kehumasan (Bakohumas/Perhumas) 5) Hubungan dengan Media Massa: a) Siaran Pers/Konferensi Pers/Press Release b) c)
Kunjungan Wartawan/Peliputan Wawancara
1 1 1 1
tahun tahun tahun tahun
master permanen 4 4 2 2
tahun tahun tahun tahun
Dinilai Kembali Dinilai Kembali Musnah Musnah
1 tahun
4 tahun
Dinilai Kembali
1 tahun 1 tahun
2 tahun 2 tahun
Musnah Musnah
i
Ucapan Terima Kasih, Ucapan Selamat, Bela Sungkawa, Permohonan Maaf
1 tahun
1 tahun
Musnah
j
Pameran/Sayembara/Lomba, Festival, Pembuatan Spanduk dan Iklan
1 tahun
4 tahun
Dinilai Kembali
k
Penghargaan/Tanda Kenang - Kenangan Administrasi Pemberian Penghargaan/Tanda Kenang - Kenangan
2 tahun
3 tahun
Permanen
1 tahun
3 tahun
Musnah
2 tahun
2 tahun
Musnah, kecuali pejabat negara atau tokoh nasional, Permanen
1 tahun
5 tahun
Musnah
2 tahun
3 tahun
1 tahun
-
Musnah, kecuali pejabat negara, permanen dinilai kembali
kepada Masyarakat yang Memiliki Jasa Prestasi Besar terhadap negara l
Keprotokolan 1) Penyelenggaraan Acara Kedinasan (Upacara, Pelantikan, Peresmian,dan Jamuan Termasuk Acara Peringatan Hari - Hari Besar) 2) Buku Tamu
3) Agenda Kegiatan Pimpinan Instansi (Pejabat Negara, Eselon I/II/Pejabat Setingkat) 4) Kunjungan Dinas Dalam dan Luar Negeri a) Kunjungan Dinas Pimpinan Organisasi/Instansi (Pejabat Negara dan Eselon I) b)
Kunjungan Dinas Pejabat Lain/Pegawai
7. PENELITIAN …
6
NO
JENIS ARSIP
1
7
2
JANGKA WAKTU PENYIMPANAN (RETENSI) AKTIF INAKTIF 3 4
KETERANGAN 5
PENELITIAN a
Hasil penelitian, pengkajian dan pengembangan, mulai dari rancangan sampai dengan laporan penelitian 1) Organisasi keagamaan 2) sarana keagamaan 3) ketenagaan 4) umat beragama 5) pengamalan beragama 6) pentashihan 7) kasus - kasus keagamaan 8) keagamaan
2 tahun
3 tahun
Permanen
b
Sosialisasi dan desimenasi hasil penelitian, pengkajian dan pengembangan
2 tahun
3 tahun
Musnah
c
Bimbingan teknis penelitian, pengkajian dan pengem bangan
1 tahun
2 tahun
Musnah
d
Forum komunikasi penelitian dan pengembangan
1 tahun
2 tahun
Musnah
e
Data dan informasi penelitian dan pengembangan 1) data 2) statistik
2 tahun 2 tahun
4 tahun 4 tahun
3) jurnal hasil penelitian/pengkajian
2 tahun
2 tahun
Dinilai kembali Permanen Musnah, kecuali master permanen
f
Evaluasi pelaksanaan kebijakan
1 tahun
4 tahun
Dinilai kembali
g
Seminar, lokakarya, temukarya, workshop
1 tahun
4 tahun
Dinilai kembali 8. PENDIDIKAN …
7
NO
JENIS ARSIP
1 8
2
JANGKA WAKTU PENYIMPANAN (RETENSI) AKTIF INAKTIF
KETERANGAN
3
4
5
2 tahun setelah
10 tahun
Permanen
1 tahun setelah menjadi pedoman
4 tahun
Dinilai kembali
PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PEGAWAI a
Pedoman-pedoman kediklatan
perubahan b
Kurikulum - kurikulum diklat
c
Modul-modul diklat
2 tahun setelah diperbarui
5 tahun
Permanen
d
Panduan fasilitator
2 tahun setelah diperbarui
5 tahun
Permanen
e
Saran/Rekomendasi penyelenggaraan Diklat
1 tahun
2 tahun
Musnah
f
Notulen Sosialisasi/Rapat koordinasi kebijakan Diklat
1 tahun
2 tahun
Musnah
g
Akreditasi Lembaga Diklat 1) Surat Permohonan akreditasi 2) Laporan hasil verifikasi lapangan
selama berlaku
10 tahun
permanen
Sertifikasi sumber daya manusia kediklatan 1) Surat permohonan sertifikasi 2) Laporan hasil verifikasi lapangan 3) Berita acara rapat verifikasi 4) Berita acara rapat Tim Penilai 5) Surat Keputusan Penetapan Sertifikasi 6) Sertifikat Sertifikasi 7) Laporan sertifikasi individual
selama berlaku
10 tahun
permanen
Sistem Informasi diklat
1 tahun setelah
5 tahun
Musnah
15 tahun
10 tahun
Permanen
3) Berita acara rapat verifikasi 4) Berita acara rapat Tim Penilai 5) Surat Keputusan Penetapan Akreditasi 6) Sertifikat Akreditasi 7) Laporan Akreditasi Lembaga Diklat h
i
1) 2) 3) 4)
Data Data Data Data
lembaga diklat prasarana Diklat sarana Diklat pengelola diklat
diperbarui
5) Data penyelenggara Diklat 6) Data Widyaiswara 7) Data program Diklat j
Registrasi sertifikat/STTPL peserta Diklat 1) Surat permohonan kode registrasi 2) Buku registrasi 3) Surat penyampaian kode registrasi
k
Rencana tahunan diklat
2 tahun
3 tahun
Musnah
l
Rencana penyelenggaraan Diklat
1 tahun
1 tahun
Musnah
1 tahun
3 tahun
Musnah, kecuali
m
Penyelengaraan Diklat 1) Surat pemanggilan peserta
sertifikat/STTPL
2) Surat Keputusan Tim Penyelenggara Diklat
Permanen
3) Surat Keputusan Tim Pengajar Diklat 4) Panduan Diklat 5) Laporan panitia penyelenggara Diklat 6) 7) 8) 9) 10) 11) 12) 13)
Sambutan pembukaan penyelenggaraan Diklat Daftar peserta Diklat Bahan ajar Diklat Daftar hadir peserta Diklat Daftar hadir widyaiswara Formulir Evaluasi Diklat Formulir Evaluasi Widyaiswara Hasil Formulasi Evaluasi peserta Diklat
14) Sertifikat/STTPL 15) Sambutan penutupan Diklat n
Laporan penyelenggaraan Diklat
2 tahun setelah penyelenggaraan
3 tahun
Dinilai kembali
o
Evaluasi penyelenggaraan Diklat
2 tahun
2 tahun
Dinilai kembali
p
Evaluasi alumni pasca Diklat
2 tahun
2 tahun
Dinilai Kembali 9. KEPUSTAKAAN …
8
NO
JENIS ARSIP
KETERANGAN
AKTIF 3
INAKTIF 4
5
2 tahun setelah buku diterima 2 tahun setelah pelaksanaan
3 tahun
Musnah
3 tahun
Musnah
sampai tidak dipergunakan 2 tahun 1 tahun setelah buku
5 tahun
Musnah
3 tahun 2 tahun
Musnah Musnah
2 tahun
Musnah
2 tahun
Musnah
2 tahun
Musnah
2 tahun
Musnah
2 tahun
Musnah
3 tahun 2 tahun
Musnah Musnah
2 tahun setelah diterbitkan
2 tahun
Musnah, kecuali pejabat negara atau tokoh nasional permanen
2 tahun
2 tahun
Musnah
Preservasi Bahan Pustaka 1) Survei Kondisi Bahan Pustaka 2) Reprografi Bahan Pustaka
1 tahun setelah dilaksanakan
3 tahun
Musnah
Pembinaan Perpustakaan
2 tahun setelah
4 tahun
Musnah
1
9
JANGKA WAKTU PENYIMPANAN (RETENSI)
2
KEPUSTAKAAN a
Penyimpanan Deposit Bahan Pustaka 1) Bukti Penerimaan Koleksi Bahan Pustaka Deposit 2) Administrasi Pengolahan Deposit Bahan Pustaka
b
Pengadaan dan Pengolahan Bahan Pustaka 1) Buku Induk Koleksi 2) Daftar Buku Terseleksi 3) Daftar Buku dalam Pemesanan 4) Daftar Buku dalam Permintaan 5) Daftar Penerimaan Bahan Pustaka Hasil Pembelian, Hadiah Deposit,Hibah 6) Daftar Pengiriman Bahan Pustaka Surplus 7) Lembar Kerja Pengolahan BP (Buram, Pengkatalogan) 8) Shelt List/Jajaran Kartu Utama (Master List) 9) Daftar Tambahan Buku (Assesion List) 10) Daftar/Jajaran Kendali (Subyek dan Pengarang)
c
Layanan Jasa Perpustakaan dan Informasi 1) Data dan Statistik Anggota, Pengunjung dan Peminjaman Bahan Pustaka
2) Pertanyaan Rujukan dan Jawaban d
e
1) Bimbingan Teknis 2) Penyuluhan 3) Sosialisasi
diterima 1 tahun setelah buku diterima 1 tahun setelah buku diterima 1 tahun setelah buku diterima 1 tahun setelah buku dibuat katalog 1 tahun setelah BP tidak dikoleksi 2 tahun setelah terbit 1 tahun setelah tajuk diperbaharui
dilaksanakan
10. TEKNOLOGI …
9
NO
JENIS ARSIP
1
2
JANGKA WAKTU PENYIMPANAN (RETENSI)
KETERANGAN
AKTIF 3
INAKTIF 4
5
Selama Berlaku
5 tahun
Permanen
1 tahun
5 tahun
Dinilai Kembali
10 TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI a
Rencana Strategis/Master Plan Pembangunan Sistem Informasi (SIM)
b
Dokumentasi Arsitektur : 1) Sistem Informasi 2) Sistem Aplikasi 3) Infrastruktur
c
Dokumentasi Implementasi : 1) Sistem Informasi 2) Sistem Aplikasi 3) Infrastruktur
1 tahun
5 tahun
Dinilai Kembali
d
Perekaman dan Pemuktahiran Data : 1) Formulir isian 2) Daftar Petugas Perekaman 3) Jadwal Pelaksanaan 4) Laporan Hasil Perekaman dan Pemuktahiran Data
1 tahun
2 tahun
Musnah, kecuali laporan dinilai kembali
e
Migrasi Sistem Aplikasi dan Data : 1) Perencanaan Migrasi 2) Pelaksanaan Migrasi 3) Berita Acara Kegiatan Migrasi 4) Daftar Sistem Aplikasi dan Data yang dimigrasi
1 tahun
3 tahun
Dinilai Kembali
1 tahun
3 tahun
Dinilai Kembali
2 tahun
3 tahun
Dinilai Kembali
1 tahun
3 tahun
Dinilai Kembali
5) Laporan Hasil Migrasi f
Dokumen Hosting : 1) Formulir Permintaan Hosting 2) Laporan Hasil Uji Kelayakan 3) Laporan Pelaksanaan Hosting
g
Layanan Back – Up Data Digital
11 PENGAWASAN a
Laporan Hasil Pemeriksaan (LHP) 1) Keuangan 2) Perlengkapan 3) Tugas umum
b
Laporan Pemeriksaan Pembangunan
3 tahun
7 tahun
Dinilai Kembali
c
Laporan Hasil Pemeriksaan/Pengawasan Ekstern Kementerian Agama antara lain BPK dan BPKP
3 tahun
3 tahun
Permanen
d
Laporan Pajak - Pajak Pribadi (LP2P)
1 tahun
2 tahun
Musnah
e
Hasil Pengawasan Waskat dan Tindak lanjutnya
1 tahun
3 tahun
Dinilai Kembali
f
Pengaduan Masyarakat
1 tahun
3 tahun
Dinilai Kembali
g
Evaluasi hasil pengawasan
1 tahun
2 tahun
Dinilai Kembali 12. KEUANGAN …
10
NO
JENIS ARSIP
JANGKA WAKTU PENYIMPANAN (RETENSI)
KETERANGAN
AKTIF 3
INAKTIF 4
5
Selama masih
4 tahun
Permanen
1 tahun
3 tahun
Musnah
1 tahun
3 tahun
Musnah
1 tahun setelah tahun anggaran berakhir
4 tahun
Permanen
1 tahun setelah tahun anggaran berakhir 1 tahun setelah tahun anggaran berakhir
4 tahun
Musnah
5 tahun
Permanen
1 tahun setelah tahun anggaran berakhir
3 tahun
Permanen
3) Undang - Undang Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN)
1 tahun setelah tahun anggaran berakhir
3 tahun
Permanen
Penyusunan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN) 1) Ketetapan Pagu Indikatif
1 tahun setelah tahun
4 tahun
Musnah
2) Ketetapan Pagu Sementara
anggaran berakhir 1 tahun setelah tahun
4 tahun
Musnah
1
2
12 KEUANGAN a
Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (RAPBN) 1) Penyusunan RAPBN a Arah Kebijakan Umum, Strategi,Prioritas dan Renstra
b
c
- Rencana Kerja - Rencana Kerja Pemerintah Rencana Anggaran Kerja Instansi Pemerintah (RAKIP) dan RKA-K/L (Termasuk Usulan Anggaran Belanja dari/di Unit Organisasi) Rancangan Anggaran Satuan Kerja Instansi Pemerintah (RASKIP)
2) Penyampaian RAPBN Kepada DPR-RI a Nota Keuangan Pemerintah dan Rancangan Undang Undang RAPBN - Nota Keuangan Kementerian - Materi RAPBN dari Lembaga Negara dan Badan Pemerintah (LNBP) b Pembahasan RAPBN oleh Komisi DPR-RI
b
c
Risalah Rapat Dengar Pendapat dengan DPR - RI
d
Nota Jawaban DPR - RI
berlaku
anggaran berakhir 3) Ketetapan Pagu Definitif
1 tahun setelah tahun anggaran berakhir
4 tahun
Permanen
4) Rencana Kerja Anggaran (RKA) Kementerian
1 tahun setelah tahun anggaran berakhir 1 tahun setelah tahun anggaran berakhir
4 tahun
Dinilai Kembali
4 tahun
Dinilai Kembali
1 tahun setelah diperbaharui
4 tahun
Permanen
1 tahun setelah UU LKPP (Laporan Keuangan Pemerintah Pusat) diundangkan
9 tahun
Dinilai Kembali
1 tahun setelah UU LKPP diundangkan 1 tahun setelah UU
9 tahun
Dinilai Kembali
9 tahun
Dinilai Kembali
9 tahun
Dinilai Kembali
9 tahun
Musnah
1 tahun setelah UU LKPP diundangkan 1 tahun setelah UU LKPP diundangkan
9 tahun
Musnah
9 tahun
Dinilai Kembali
1 tahun setelah serah terima barang 1 tahun setelah serah terima barang 1 tahun setelah serah
4 tahun
Musnah
5 tahun
Dinilai Kembali
5 tahun setelah hak
Dinilai Kembali
4) Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA), Petunjuk Operasional Kegiatan (POK) dan Revisinya 6) Ketentuan/Peraturan yang Menyangkut Pelaksanaan, Penatausahaan dan Pertanggungjawaban Anggaran 7) Target Penerimaan Negara Bukan Pajak
c
Pelaksanaan Anggaran 1) Pendapatan a) Surat Setoran Pajak (SSP) b)
Surat Setoran Bukan Pajak (SSBP)
c)
Bukti Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP)
d)
Penerimaan Sisa Anggaran Lebih dan Saldo Kas atau Surat Setoran Pengembalian Belanja (SSPB)
e)
Bunga dan atau Jasa Giro Bank
f)
Pengelolaan Barang Milik Negara
LKPP diundangkan 1 tahun setelah UU LKPP diundangkan 1 tahun setelah UU LKPP diundangkan
2) Belanja a) Dokumen Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, Antara Lain Untuk: - Barang Habis Pakai - Barang Inventaris - Jasa
terima pekerjaan Beserta Data Pendukungnya, Antara Lain: - Dokumen Uang Muka dan Data Pendukung - Penagihan/Invoice, Kuitansi Pembayaran, Faktur Pajak, Bukti
dan kewajibannya habis
Membayar …
11
NO
JENIS ARSIP
1
d
2 Membayar (SPM)/Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) Beserta Lampirannya Surat Perintah Pembayaran (SPP), Surat Perintah Membayar (SPM) dan Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) Pembukuan Anggaran yaitu: - Buku Kas Umum (BKU) - Buku Kas Pembantu (BKP) - Buku/Kartu Pengawasan Kredit Anggaran - Rekening Koran Bank Daftar Gaji
e
Kartu Gaji
f g
Penggunaan Dana Pemerintah RI untuk Kontribusi/Iuran pada Badan atau Organisasi Internasional Dokumen Penyertaan Modal Pemerintah
h
Hutang Negara
i
Laporan Arus Kas - Berita Acara Pemeriksaan - Kas/Register Penutupan Kas - Laporan Realisasi Anggaran (LRA) Termasuk Arsip Data Komputer (ADK) Laporan Pendapatan Negara - Laporan Keadaan Kredit Anggaran (LKKA) Bulanan/ Triwulan/Semesteran Laporan Keuangan Tahunan Terdiri Dari: - Laporan Realisasi Anggaran (LRA) - Neraca - Catatan atas Laporan Keuangan (CALK)
b)
KETERANGAN 5
1 tahun setelah UU LKPP diundangkan 1 tahun setelah UU LKPP diundangkan
5 tahun
Musnah
9 tahun
Dinilai Kembali
1 tahun setelah tahun anggaran berakhir 1 tahun setelah SKPP
5 tahun
Musnah
1 tahun setelah ahli waris selesai 9 tahun
Dinilai Kembali
9 tahun
Dinilai Kembali
9 tahun
Dinilai Kembali
9 tahun
Musnah
1 tahun setelah UU LKPP diundangkan
5 tahun
Permanen
1 tahun setelah diterbitkan
3 tahun
Permanen
1 tahun setelah loan agreement ditandatangani
3 tahun
Permanen
3) Dokumen Memorandum Of Understanding (MOU) dan Dokumen Sejenisnya
1 tahun setelah tahun anggaran berakhir
3 tahun
Permanen
4) Dokumen Loan Agreement Pinjaman Hibah Luar Negeri (PHLN) Seperti:Draft agreement, legal opinion ,
1 tahun setelah proyek diserahterimakan
9 tahun
Dinilai Kembali
1 tahun setelah pekerjaan diserahterimakan
9 tahun
Dinilai Kembali
1 tahun setelah pekerjaan
9 tahun
Dinilai Kembali
c)
j
d
JANGKA WAKTU PENYIMPANAN (RETENSI) AKTIF INAKTIF 3 4
Bantuan/Pinjaman Luar Negeri 1) Permohonan Pinjaman Luar Negeri (Blue Book )
2) Dokumen Kesanggupan Negara Donor untuk Membiayai (Grey Book )
1 tahun setelah tahun anggaran berakhir 1 tahun setelah investasi berakhir 1 tahun setelah UU LKPP diundangkan 1 tahun setelah tahun anggaran berakhir
Permanen
Surat Menyurat dengan lender 5) Alokasi dan Relokasi Penggunaan Dana Luar Negeri,Antara Lain : Usulan Luncuran Dana
6) Aplikasi Penarikan Dana Pinjaman/HIbah Luar Negeri berikut Lampirannya: -
Reimbursement Direct Payment/Transfer Of Procedure Special Commitment/ L/C Opening Special Account/Imprest Fund
diserahterimakan
7) Otorisasi Penarikan Dana(Payment Advice )
1 tahun setelah pekerjaan diserahterimakan
9 tahun
Dinilai Kembali
8) Realisasi Pencairan Dana Bantuan Luar Negeri Yaitu: Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D), SPM Beserta Lampirannya, antara lain: SPP, Kontrak, BA, dan data pendukung lainnya
1 tahun setelah pekerjaan diserahterimakan
9 tahun
Dinilai Kembali
9) Replenisment (Permintaan Penarikan Dana dari Negara Donor) Meliputi Antara Lain: No Objection Letter (NOL), Project Implementation,Notification of Contract, Withdrawal
1 tahun setelah pekerjaan diserahterimakan
9 tahun
Dinilai Kembali
1 tahun setelah Pinjaman
2 tahun
Musnah
Authorization(WA), Statement of Expenditure(SE) 10) Staff Appraisal Report
Hibah Luar Negeri (PHLN) selesai 11) Report ...
12
NO
JENIS ARSIP
1
2 11) Report/ Laporan yang Terdiri Dari: - Progress Report - Monthly Report - Quarterly Report
KETERANGAN
3 1 tahun setelah pekerjaan diserahterimakan
4 9 tahun
5 Dinilai Kembali
1 tahun setelah terbit
3 tahun
Permanen
1 tahun setelah UU LKPP diundangkan
5 tahun
Permanen
1 tahun setelah diperbaharui
4 tahun
Permanen
1 tahun setelah masa jabatan berakhir
4 tahun
Dinilai Kembali
1 tahun setelah ketentuan/peraturan diperbaharui
2 tahun
Permanen
2) Berita Acara Rekonsiliasi
1 tahun setelah tahun anggaran berakhir
5 tahun
Musnah
3) Daftar Transaksi (DT), Pengeluaran (PK), Penerimaan (PN), Dokumen Sumber (DS), Bukti Jurnal (BJ), Surat Tanda Setor (STS), Surat Setor Bukan Pajak (SSBP), Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D), SPM dalam Daftar Ringkasan Pengembalian dan Potongan dari Pengeluaran (SPDR)
1 tahun setelah tahun anggaran berakhir
5 tahun
Musnah
2 tahun setelah UU
2 tahun
Musnah
2 tahun
Musnah
1 tahun setelah UU LKPP diundangkan
2 tahun
Musnah
2 tahun setelah ditindaklanjuti
5 tahun
Dinilai Kembali
2) Hasil Pengawasan dan Pemeriksaan Internal
2 tahun setelah ditindaklanjuti
8 tahun
Dinilai Kembali
3) Laporan Aparat Pemeriksa Fungsional a) LHP (Laporan Hasil Pemeriksaan) b) MHP (Memorandum Hasil Pemeriksaan)
2 tahun setelah ditindaklanjuti
5 tahun
Dinilai Kembali
12) Laporan Hutang Negara: - Laporan Pembayaran Hutang Negara - Laporan Posisi Hutang Negara 13) Completion report/annual report
14) Ketentuan/Peraturan yang Menyangkut Bantuan/Pinjaman Luar Negeri e
JANGKA WAKTU PENYIMPANAN (RETENSI) AKTIF INAKTIF
Pengelola APBN/Dana Pinjaman/Hibah Luar Negeri (PHLN) 1) Keputusan Menteri tentang Penetapan: - Kuasa Pengguna Anggaran - Kuasa Pengguna Barang/Jasa - Pejabat Pembuat Komitmen - Pejabat Pembuat Daftar Gaji - Pejabat Penandatangan SPM - Bendahara Penerimaan/Pengeluaran - Pengelola Barang (termasuk berita acara serah terima jabatan)
f
Sistem Akuntansi Instansi (SAI) 1) Manual Implementasi Sistem Akuntansi Instansi (SAI)
4) Listing (Daftar Rekaman Penerimaan) Buku Temuan dan Tindakan Lain (SAI) 5) Laporan Realisasi Bulanan SAI
LKPP diundangkan 1 tahun setelah UU LKPP diundangkan
6) Laporan realisasi triwulan SAI (Sistem Akuntansi Instansi) dari Unit Akuntansi Pengguna Anggaran Wilayah (UAPAW) dan Unit Akuntansi Pengguna Anggaran (UAPA) Pusat g
Pertanggungjawaban Keuangan Negara 1) Laporan Hasil Pemeriksaan atas Laporan Keuangan oleh Badan Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia (BPK RI)
c)
Tindak Lanjut/Tanggapan LHP
4) Dokumen Penyelesaian Keuangan Negara a)
Tuntutan Perbendaharaan
b)
Tuntutan Ganti Rugi
5 tahun setelah kasus mendapat keputusan hukum yang tetap
2 tahun setelah
Dinilai Kembali
hak dan kewajiban habis 13. KEPEGAWAIAN …
13
NO
JENIS ARSIP
1 13 KEPEGAWAIAN a
2
Formasi Pegawai 1) Usulan dari Unit Kerja
Musnah
3 tahun
Musnah
3 tahun
Musnah
3 tahun
Musnah
3 tahun
Permanen
2 tahun setelah semua diangkat
2 tahun
Musnah
2 tahun setelah semua diangkat PNS
2 tahun
Musnah
1 tahun setelah tahun anggaran -
-
Musnah
-
Masuk Berkas perseorangan
1 tahun setelah SK ditetapkan 2 tahun setelah petikan SK ditetapkan
2 tahun 3 tahun
Masuk Berkas perseorangan Dinilai Kembali
1 tahun setelah SK ditetapkan
2 tahun
Musnah
-
-
1 tahun setelah SK ditetapkan 1 tahun anggaran berjalan
3 tahun
Masuk Berkas perseorangan Musnah
5) Disiplin Pegawai - Daftar Hadir - Rekapitulasi Daftar Hadir 6) Berkas Hukuman Disiplin
1 tahun anggaran berjalan
2 tahun
1 tahun anggaran berjalan
2 tahun
7) Penghargaan dan Tanda Jasa
2 tahun setelah SK ditetapkan
2 tahun
1 tahun setelah memperoleh
5 tahun
4) Penetapan Formasi 5) Penetapan Formasi Khusus Pengadaan Pegawai 1) Proses Penerimaan Pegawai, Meliputi: - Pengumuman - Seleksi Administrasi - Pemanggilan Peserta Test - Pelaksanaan Ujian Tertulis - Keputusan Hasil Ujian - Wawancara 2) Penetapan Pengumuman Kelulusan 3) Berkas Lamaran yang Tidak Diterima 4) Nota Usul dan Kelengkapan Penetapan NIP 5) Nota Usul Pengangkatan CPNS Menjadi PNS Lebih 2 Tahun 6) SK CPNS/PNS Kolektif Pembinaan Karir Pegawai 1) Diklat/Kursus/Tugas Belajar/Ujian Dinas/Izin Belajar Pegawai - Surat Perintah/Surat Tugas/SK/Surat Izin - Laporan Kegiatan Pengembangan Diri 2) Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Pelatihan (STTPL)/Sertifikat 3) Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3) 4) Daftar Usul Penetapan Angka Kredit
d
Penyelesaian Pengelolaan Keberatan Pegawai
2 tahun
keputusan tetap
e
5
2 tahun
3) Persetujuan Menpan dan Reformasi Birokrasi
c
KETERANGAN
2 tahun setelah tahun anggaran 2 tahun setelah tahun anggaran 2 tahun setelah tahun anggaran 2 tahun setelah tahun anggaran 2 tahun setelah realisasi
2) usulan Permintaan Formasi kepada Menpan dan & RB dan Ka BKN
b
JANGKA WAKTU PENYIMPANAN (RETENSI) AKTIF INAKTIF 3 4
Mutasi Pegawai 1) Alih Status, Pindah Instansi, Pindah Wilayah Kerja, Diperbantukan, Dipekerjakan,Penugasan Sementara, Mutasi antar Perwakilan, Mutasi ke dan dari Perwakilan, Pemindahan Sementara, Mutasi antar Unit
Musnah, Kecuali SK PAK Masuk Berkas perseorangan Musnah
Musnah, Kecuali BAP dan SK Masuk Berkas perseorangan Musnah, Kecuali SK Masuk Berkas perseorangan Dinilai Kembali, Kecuali SK Penetapan masuk Berkas perseorangan
1 tahun setelah SK ditetapkan
2 tahun
Musnah, Kecuali Nota dan SK Masuk Berkas
2) Nota Persetujuan/Pertimbangan Kepala BKN
-
-
3) Mutasi Keluarga - Surat Izin Pernikakan/Perceraian - Surat Penolakan Izin Pernikahan/Perceraian - Akta Nikah/Cerai - Akta Kelahiran Anak - Surat Keterangan Meninggal Dunia 4) Usul Kenaikan Pangkat/Golongan/Jabatan
-
-
Masuk Berkas perseorangan
1 tahun setelah SK ditetapkan
2 tahun
Musnah, Kecuali Nota dan SK Masuk Berkas perseorangan
perseorangan Masuk Berkas perseorangan
5) Usul …
14
2 5) Usul Pengangkatan dan Pemberhentian dalam Jabatan Struktural /Fungsional
JANGKA WAKTU PENYIMPANAN (RETENSI) AKTIF INAKTIF 3 4 1 tahun setelah SK 2 tahun ditetapkan
6) Usul Penetapan Perubahan Data Dasar/Status/Kedudukan Hukum Pegawai
1 tahun setelah SK ditetapkan
2 tahun
7) Peninjauan Masa Kerja
2 tahun setelah SK ditetapkan
2 tahun
NO
JENIS ARSIP
1
8) Berkas Baperjakat
f
Administrasi Pegawai 1) Surat Perintah Dinas/Surat Tugas
2) Cuti Besar 3) Cuti Sakit,Cuti Bersalin, Cuti Tahunan 4) Cuti Alasan Penting 5) Cuti Diluar Tanggungan Negara (CLTN) 6) Dokumentasi Indentitas Pegawai - Usul Penetapan Karpeg/KPE/Karis/Karsu - Keanggotaan Organisasi Profesi/Kedinasan - Laporan Pajak Penghasilan Pribadi (LP2P) - Keterangan Penerimaan Pembayaran Penghasilan Pegawai (KP4) 7) Berkas Kepegawaian & Daftar Urut Kepangkatan (DUK) g
Kesejahteraan Pegawai 1) Berkas tentang Layanan Pemeliharaan Kesehatan Pegawai 2) 3) 4) 5) 6) 7)
Berkas Berkas Berkas Berkas Berkas Berkas
tentang tentang tentang tentang tentang tentang
Layanan Layanan Layanan Layanan Layanan Layanan
1 tahun setelah SK ditetapkan
5 tahun
2 tahun setelah pelaksanaan
2 tahun
1 tahun setelah SK ditetapkan 1 tahun setelah pelaksanaan 1 tahun setelah pelaksanaan 3 tahun setelah pelaksanaan 1 tahun setelah identitas ditetapkan
-
5 Musnah, Kecuali SK Masuk Berkas perseorangan Musnah, Kecuali Surat Persetujuan & SK Masuk Berkas perseorangan Musnah, kecuali Nota& SK Masuk Berkas perseorangan Musnah
2 tahun
Musnah, Kecuali SK Masuk Berkas perseorangan Masuk Berkas perseorangan Musnah
2 tahun
Musnah
2 tahun
Masuk Berkas perseorangan Musnah
2 tahun
-
Musnah
2 Tahun
-
Musnah
1 tahun setelah SK ditetapkan
2 Tahun
Masuk Berkas perseorangan
1 tahun setelah memperoleh keputusan bersifat tetap
2 tahun setelah hak dan habis kewajibannya
Dinilai Kembali
1 tahun setelah SK ditetapkan
2 tahun
Musnah, Kecuali SK Masuk Berkas perseorangan
2 tahun setelah hak
Musnah, kecuali Pejabat
Asuransi Pegawai Tabungan Perumahan Bantuan Sosial Olahraga dan Rekreasi Beras/Pakaian Dinas Pengurusan Jenazah
h
Pemberhentian Pegawai Tanpa Hak Pensiun
i
Perselisihan/Sengketa Kepegawaian
j
Usul Pemberhentian dan Penetapan Pensiun Pegawai/Janda /Dudanya dan PNS yang Tewas
k
Berkas perseorangan Pegawai Negeri Sipil
1 tahun setelah berhenti/
1) Nota Penetapan NIP dan Kelengkapannya
pensiun
2) Nota Persetujuan/Pertimbangan Kepala BKN 3) 4) 5) 6) 7) 8)
SK Pengangkatan CPNS Hasil Pengujian Kesehatan SK Pengangkatan PNS SK Peninjauan Masa Kerja SK Kenaikan Pangkat Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas/Menduduki Jabatan/Surat Pernyataan Pelantikan 9) SK Pengangkatan dalam atau Pemberhentian dari Jabatan Struktural/ Fungsional 10) SK Perpindahan Wilayah Kerja 11) SK Perpindahan antar Instansi 12) 13) 14) 15) 16)
KETERANGAN
dan kewajiban habis Eselon I dan Pejabat Lain yang Secara Individual Ditentukan oleh Instansi dan PNS yang Berjasa/ Terlibat Peristiwa Berskala Nasional
SK Cuti Diluar Tanggungan Negara (CLTN) Berita Acara Pemeriksaan SK Hukuman Jabatan/Hukuman Disiplin PNS SK Perbantuan/Dipekerjakan Diluar Instansi Induk SK Penarikan Kembali dari Perbantuan/Dipekerjakan
17) SK Pemberian Uang Tunggu 18) SK Pembebasan dari Jabatan Organik karena Diangkat Sebagai Pejabat Negara 19) SK Pengalihan …
15
NO
JENIS ARSIP
1 19) 20) 21) 22) 23) 24) 25) 26) 27) 28) 29) 30) 31) 32) 33) 34) 35) 36) 37) 38) 39) 40) 41) 42) 43) 44)
2 SK Pengalihan PNS SK Pemberhentian sebagai PNS SK Pemberhentian Sementara Surat Keterangan Pernyataan hilang Surat Keterangan Kembalinya PNS yang Dinyatakan Hilang SK Pergantian Nama Surat Perbaikan Tanggal Tahun Kelahiran Akta Nikah/Cerai Akta Kelahiran Isian Formulir PUPNS Berita Acara Pengambilan Sumpah/Janji PNS dan Jabatan Surat Permohonan Menjadi Anggota Partai Politik Surat Keterangan Mutasi Keluarga Surat Keterangan Meninggal Dunia Surat Keterangan Peningkatan Pendidikan Penetapan Angka Kredit Jabatan Fungsional Surat Keterangan Hasil Penelitian Khusus Surat pemberitahuan Kenaikan Gaji Berkala Surat Tugas/Izin Belajar Dalam/Luar Negeri Surat Izin Bepergian ke Luar Negeri SK Penempatan/Penarikan Pegawai Ijazah/Sertifikat SK Pengangkatan pada Jabatan Di luar Instansi Induk Surat Pertimbangan Status PNS SK Pengaktifan Kembali Sebagai PNS Surat Pernyataan Pengunduran Diri dari Jabatan Organik karena
JANGKA WAKTU PENYIMPANAN (RETENSI) AKTIF INAKTIF 3 4
KETERANGAN 5
Dicalonkan Sebagai Kepala/Wakil Kepala Daerah 45) SK Pensiun l
Berkas Perseorangan Pejabat Negara Menteri Agama Republik Indonesia
1 tahun setelah berhenti
2 tahun setelah hak
dari jabatan
dan kewajibannya
Permanen
habis m
Berkas Perseorangan Pejabat Lainnya Staf Khusus Menteri Agama Republik Indonesia
1 tahun setelah berhenti dari jabatan
-
Permanen
B. BIDANG …
16
B. BIDANG SUBSTANTIF JANGKA WAKTU PENYIMPANAN
NO
JENIS ARSIP
1
1
2
KETERANGAN
(RETENSI) AKTIF
INAKTIF
3
4
5
PENDIDIKAN DAN PENGAJARAN a
Program Kegiatan Pendidikan dan Pengajaran
5 tahun
5 tahun
Musnah
b
Perumusan Kurikulum (GBPP)
1 tahun
1 tahun
Permanen
c
Pengembangan/Penyempurnaan Kurikulum
1 tahun
2 tahun
Permanen
d
Beasiswa Dalam Negeri/Luar Negeri
1 tahun
3 tahun
Musnah
e
Bantuan Tenaga Edukatif Luar Negeri
1 tahun
3 tahun
Musnah
f
Bantuan Sarana Edukatif Luar Negeri
1 tahun
3 tahun
Permanen
g
Bantuan Sarana kepada Lembaga Pendidikan Agama Swasta
1 tahun
3 tahun
Musnah
h
Pengadaan Sarana Pendidikan
1 tahun
2 tahun
Musnah
i
Penerimaan Siswa/Mahasiswa
1 tahun
2 tahun
Musnah
j
Absensi/presensi/daftar hadir
1 tahun
Selama diperlukan
Musnah/ dinilai kembali
k
Evaluasi Hasil Belajar yg Dibuat Sendiri
1 tahun
1 tahun
Musnah
l
Ujian Negara
1 tahun
3 tahun
Musnah
m
Kegiatan Siswa/Mahasiswa/KKN/PKN/PSG
1 tahun
3 tahun
Musnah
n
Daftar Nilai
10 tahun
Selama diperlukan
Musnah
o
Buku Induk Siswa/Mahasiswa
10 tahun
-
Permanen
p
Subsidi Pendidikan
1 tahun
1 tahun
Musnah
q
Supervisi Proses Pendidikan
1 tahun
1 tahun
Musnah
r
Akreditasi/Status
1 tahun
1 tahun
Permanen
s
Pembinaan Organisasi Kesiswaan/Kemahasiswaan
1 tahun
1 tahun
Musnah
t
Administrasi Sumbangan Sekolah (SPP/DPP)
1 tahun
1 tahun
Musnah
u
Relokasi/Filiasisasi
1 tahun
1 tahun
Permanen
v
Kegiatan Ekstra Kurikuler
1 tahun
-
Musnah
w
Pengakuan/Ijazah dari Luar Negeri
1 tahun
1 tahun
Permanen
x
Rekomendasi Izin Belajar Luar Negri
2 tahun
3 tahun
Musnah
y
Proposal bantuan
2 tahun
3 tahun
Musnah
z
Pendirian perguruan tinggi
1 tahun
2 tahun
Permanen
aa
Kasus - kasus perguruan tinggi
1 tahun
2 tahun
Selama diperlukan
bb
Izin alih status sekolah dan perguruan tinggi
1 tahun
2 tahun
Permanen
cc
Berkas tunjangan sertifikasi guru/dosen
1 tahun
1 tahun
musnah
1 tahun
2 tahun
Musnah
dd Pengabdian Masyarakat
2. BIMAS …
17
NO
JENIS ARSIP
1
2
2
JANGKA WAKTU PENYIMPANAN (RETENSI) AKTIF INAKTIF 3 4
KETERANGAN 5
BIMAS ISLAM a
Permohonan ijin tukar menukar tanah wakaf (Ruislah)
Selama berlaku
-
Permanen
b
Permohonan penunjukkan lembaga keuangan syariah penerima wakaf uang
Selama berlaku
-
Permanen
c
Bantuan pengembangan wakaf produktif
Selama berlaku
-
Permanen
d
Bantuan sertifikasi tanah wakaf
2 tahun
5 tahun
Dinilai kembali
e
Pendataan wakaf
2 tahun
5 tahun
Musnah
f
Akta ikrar wakaf
Selama berlaku
-
Permanen
g
Formulir wakaf
23 tahun
-
Permanen
h
Surat pengesahan nadzir wakaf
Selama berlaku
-
Permanen
i
Bimbingan dan pembinaan lembaga zakat
2 tahun
2 tahun
Musnah
j
Pembinaan lembaga pengelola zakat
2 tahun
2 tahun
Musnah
k
Bantuan pengelolaan rumah ibadah
2 tahun
2 tahun
Musnah
l
Penyuluhan dan bimbingan kemasjidan
1 tahun
2 tahun
Musnah
Selama berlaku
-
Permanen
2 tahun
3 tahun
Musnah
1 tahun setelah penetapan
3 tahun
Musnah
Hisab Rukyat
2 tahun
3 tahun
Permanen (ditetapkan)
q
Pembinaan lembaga keagamaan
2 tahun
3 tahun
Musnah
r
Pembinaan aliran/keagamaan 1) Bimbingan dan pengembangan 2) Kerjasama dalam bentuk program aksi 3) Pelaksanaan koordinasi dan pemecahan permasalahan krisis umat
2 tahun
3 tahun
Permanen
s
Bimbingan dan pengembangan kemitraan
2 tahun
3 tahun
Permanen
t
Penerangan agama islam
2 tahun
2 tahun
Musnah
u
Bimbingan dan penyuluhan kegiatan agama islam
2 tahun
2 tahun
Musnah
v
Peringatan hari besar islam
2 tahun
2 tahun
Dinilai kembali
w
Dokumen administrasi perkawinan 1) Keterangan dari lurah/kepala desa a) Surat keterangan untuk menikah (N1) b) Surat keterangan asal - usul (N2) c) Surat persetujuan kedua mempelai (N3) d) Surat keterangan tentang orang tua(N4) e) Surat keterangan izin dari orang tua (N5) f) Surat keterangan kematian suami/istri (N6) g) Surat pemberitahuan kehendak menikah (N7) 2) Surat keterangan isbat nikah dari PA 3) Surat penetapan PA tentang wali hakim adhal 4) Surat izin PA untuk poligami 5) Surat penetapan talak cerai dari PA 6) Surat izin kawin dari komandan bagi anggota ABRI
-
Musnah Permanen Permanen Permanen Permanen Permanen Permanen Permanen Permanen Permanen Permanen Permanen
1 tahun
-
Musnah
m
Sertifikat aset - aset Badan Kesejahteraan Masjid (BKM)
n
Kegiatan kepenyuluhan dan bimbingan penyuluh
o
Penyiapan materi fatwa
p
15 15 15 15 15 15 15 23 23 23 23 10
tahun tahun tahun tahun tahun tahun tahun tahun tahun tahun tahun tahun
x
Data penyuluhan pernikahan (BP4)
y
Buku akta nikah, talak, cerai, dan rujuk
23 tahun
23 tahun
Permanen
z
Perkawinan antar warga negara 1) Paspor 2) Surat keterangan tidak berhalangan menikah (dari kedutaan) 3) Surat - surat jaminan
23 tahun
23 tahun
Permanen
aa
Kasus perkawinan
3 tahun
3 tahun
Musnah
bb
Kegiatan kepenghuluan dan bimbingan penghulu
2 tahun
3 tahun
Musnah
cc
Dispensasi pengadilan agama tentang umur calon pengantin pria berusia dibawah 19 tahun dan calon pengantin wanita berusia dibawah 16 tahun
23 tahun
-
Permanen
3. BIMAS …
18
NO
JENIS ARSIP
1
3
2
JANGKA WAKTU PENYIMPANAN (RETENSI) AKTIF INAKTIF 3 4
KETERANGAN 5
BIMAS KRISTEN a b
Kasus Rumah Ibadah Pembinaan Lembaga Keagamaan
2 tahun 2 tahun
3 tahun 5 tahun
Permanen Musnah
c
Bantuan Gereja (Alkitab, Baju Toga, Rehap Gedung Gereja, dll)
2 tahun
5 tahun
Musnah
d
Kasus Rohaniawan/Penyalahgunaan Wewenang
2 tahun
2 tahun
Permanen
Peringatan Hari Besar Kristen
2 tahun
2 tahun
Musnah
e
1) Natal 2) Jumat Agung
4
f
Bimbingan dan Penyuluhan kegiatan agama Kristen
2 tahun
2 tahun
Musnah
g
Pesparawi
2 tahun
2 tahun
Dinilai Kembali
h
Pendirian rumah ibadah
2 tahun
3 tahun
Permanen
i
Izin tinggal Rohaniawan (KITAS/VITAS)
1 tahun
2 tahun
Musnah
j
Laporan organisasi gereja
1 tahun
3 tahun
Musnah
k
Hak mililk atas tanah
1 tahun
3 tahun
Permanen
1 1 1 1
2 2 2 1
BIMAS KATOLIK a
Bantuan perijinan 1) 2) 3) 4)
Izin kerja Visa kunjungan KITAS (izin tinggal terbatas) Rekomendasi bebas bea masuk
tahun tahun tahun tahun
tahun tahun tahun tahun
Musnah Musnah Musnah Musnah
b
Bantuan rumah ibadah
2 tahun
3 tahun
Dinilai Kembali
c
Bantuan organisasi katolik
1 tahun
1 tahun
Musnah
d
Pengembangan keagamaan 1) Statistik keagamaan
1 tahun
1 tahun
Permanen
2) Data gereja
1 tahun
1 tahun
Dinilai Kembali
3) Pemeluk agama
1 tahun
1 tahun
Musnah
Penyuluhan dan tenaga teknis keagamaan 1) Data penyuluh agama
1 tahun
1 tahun
Dinilai Kembali
1 tahun selama berlaku 1 tahun
1 tahun 4 tahun 2 tahun
Dinilai Kembali selama berlaku Musnah
e
2) Data Jupen 3) Juklak, Juknis, Materi Penyuluhan 4) Bantuan Operasional Jupen
5. BIMAS …
19
JANGKA WAKTU PENYIMPANAN
NO
JENIS ARSIP
INAKTIF
3
4
5
Penyuluhan 1) Perayaan Hari Raya Agama Hindu 2) Utsawa Dharma Gita
1 tahun 1 tahun
1 tahun 3 tahun
Musnah Musnah
3) Seni Budaya Hindu 4) Pewintenan, Diksa/Dwijati 5) Tirta Yatra
1 tahun 1 tahun 1 tahun
1 tahun 1 tahun 1 tahun
Musnah Musnah Musnah
6) Juru Penerang Agama Hindu 7) Penyuluh Agama Hindu 8) Dharma Duta
1 tahun 1 tahun 1 tahun
2 tahun 3 tahun 1 tahun
Musnah Musnah Musnah
1) Kasus lembaga keagamaan (rumah ibadah)
1 tahun
5 tahun
Permanen
2) PHDI
1 tahun
3 tahun
Permanen
3) 4) 5) 6) 7) 8)
1 1 1 1 1 1
3 1 5 5 5 3
Musnah Musnah Permanen Musnah Musnah Permanen
1
5
KETERANGAN
(RETENSI) AKTIF
2
BIMAS HINDU a
b
c
d
e
f
g
Pembinaan Lembaga Keagamaan
Banjar/Suka duka Hindu Dharma Pesantian - Pesantian Pengurus Pura Pengurus WHDI Pengurus Peradah Pasraman
tahun tahun tahun tahun tahun tahun
tahun tahun tahun tahun tahun tahun
Bimbingan Ibadah 1) Persembayangan 2) Upacara keagamaan
1 tahun 1 tahun
1 tahun 1 tahun
Musnah Musnah (kecuali Upacara eka Dasa Rudra)
3) Pembinaan aliran/Keagamaan
1 tahun
3 tahun
Permanen
Bimbingan Ibadah Sosial 1) Dana Punia 2) Dharma Dana
1 tahun 1 tahun
1 tahun 1 tahun
Musnah Musnah
3) Pembakaran Jenazah 4) Rumah Duka
1 tahun 1 tahun
1 tahun 3 tahun
Musnah Musnah
Data Pengembangan Keagamaan 1) Statistik Keagamaan 2) Pemeluk Agama 3) Tokoh Agama
1 tahun 1 tahun 1 tahun
3 tahun 3 tahun 3 tahun
Permanen Musnah Musnah
4) Pura/Candi dan Kuil
1 tahun
3 tahun
Musnah
Fasilitasi Rohaniawan 1) Urusan Perizinan 2) Paskim 3) Visa, RPTK, Fiskal 4) Perpanjangan Izin 5) Pendeta Hindu 6) Pemangku 7) pengambilan sumpah
1 1 1 1 1 1 1
3 1 1 1 2 1 1
Musnah Musnah Musnah Musnah Musnah Musnah Musnah
Penyuluhan Perkawinan 1) Konsultasi Pranikah Agama Hindu 2) Sudhi Wadani 3) Penyuluhan Pasca Nikah 4) Konsultasi Perkawinan a) Perkawinan Agama Hindu b) Perkawinan Campuran Surat-Surat yang Berkenaan dengan Seluruh Proses Perkawinan Campuran dengan Agama Hindu
tahun tahun tahun tahun tahun tahun tahun
tahun tahun tahun tahun tahun tahun tahun
1 tahun 1 tahun 1 tahun
3 tahun 3 tahun 3 tahun
Musnah Permanen Musnah
1 tahun 1 tahun
3 tahun 3 tahun
Permanen Permanen
6. BIMAS ..
20
NO
JENIS ARSIP
1
6
7
2
JANGKA WAKTU PENYIMPANAN (RETENSI) AKTIF INAKTIF 3 4
KETERANGAN 5
BIMAS BUDHA a
kasus Rumah Ibadah/Yayasan
1 tahun setelah selesai
5 tahun
permanen
b
Kasus Majelis - Majelis (Keagamaan)
1 tahun setelah selesai
5 tahun
Dinilai kembali
c
Laporan Kegiatan Dhamma Padha Atta Khata Tk. Nasional
1 tahun setelah diedit
5 tahun
Musnah
d
Laporan Kegiatan Siipa Dhamma Sammajja
1 tahun setelah diedit
5 tahun
Musnah
e
Daftar Organisasi Keagamaan
1 tahun setelah didaftar
Musnah
f
Daftar Yayasan/Lembaga Keagamaan
1 tahun setelah didaftar
g
Daftar Yayasan/Lembaga Keagamaan
1 tahun setelah didaftar
h
Pendirian rumah ibadah
2 tahun
5 tahun setelah diperbaharui 5 tahun setelah diperbaharui 5 tahun setelah diperbaharui 3 tahun
Permanen
i
Pendirian majelis keagamaan
2 tahun
3 tahun
Permanen
j
Hak milik atas tanah
2 tahun
3 tahun
Permanen
Musnah Musnah
KERUKUNAN UMAT BERAGAMA a
Pembinaan Kerukunan Hidup Beragama
1 tahun
2 tahun
Permanen
b
Kasus Keagamaan
1 tahun
1 tahun
Permanen
c
Kasus aliran keagamaan (Konghucu)
1 tahun
5 tahun
Permanen
8. HAJI …
21
NO
JENIS ARSIP
1
8
2
JANGKA WAKTU PENYIMPANAN (RETENSI) AKTIF INAKTIF 3 4
KETERANGAN 5
HAJI a
Penyiapan Materi Penetapan BPIH
5 tahun
5 tahun
Musnah
b
Dokumen kelengkapan calon haji
1 tahun setelah keberangkatan
3 tahun
Musnah kecuali berkas kasus
c
Dokumen pelayanan operasional penyelenggaraan haji
2 tahun
4 tahun
Dinilai kembali
d
Pembinaan Jamaah dan Petugas Haji termasuk KBIH & BPH Plus
1 tahun
3 tahun
Musnah
e
Pembatalan dan Pengembalian Biaya Perjalanan Haji
1 tahun
2 tahun
Musnah
f
Informasi Haji dan Siskohat
1 tahun
2 tahun
Musnah
g
Blanko setoran pelunasan BPIH
2 tahun
3 tahun
Musnah
h
Kuota Haji Seluruh Indonesia
1 tahun
1 tahun
Musnah
i
Penyisaan Paspor Haji ke Kedutaan Arab Saudi
1 tahun
1 tahun
Musnah
j
Dapih yang tidak terpakai
1 tahun
2 tahun
Musnah
k
Data mutasi calon jemaah haji
1 tahun
1 tahun
Musnah
l
Kliping Operasional Haji
1 tahun
1 tahun
Dinilai Kembali
m
Usulan Perbaikan Bimbingan Manasik Haji dari Masyarakat/Ulama
1 tahun
1 tahun
Musnah
n
Pameran Arsip, Penataran, Mudzakaroh,Penataran Calon Jamaah Haji dan Sejenisnya
1 tahun
1 tahun
Musnah
o
Penyuluhan Ibadah Haji
1 tahun
1 tahun
Musnah
p
SK Petugas PPIH di Arab Saudi
1 tahun
2 tahun
Dinilai Kembali
q
SK Pembantu Pemberangkatan Pemulangan Operasional Pusat
1 tahun
1 tahun
Musnah
r
Usulan Petugas Haji dari Lembaga, Kementerian, Kanwil Kemenag Provinsi, perseorangan dll
1 tahun
1 tahun
Musnah
s
Penentuan Besarnya ONH
1 tahun
3 tahun
Dinilai Kembali
t
Hukuman kepada Jamaah Haji yang Melanggar Ketentuan dan
2 tahun
3 tahun
Dinilai Kembali
1 tahun
1 tahun
Musnah
Peraturan di Arab Saudi u
Pelayanan penyelesaian Barang Tercecer (Barcer) jamaah haji
MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA,
SURYADHARMA ALI
22