bakat mahasiswa dalam bidang olahraga dengan adanya berbagai macam .....
Pembuatan proposal eksternal sempat terhambat karena content yang.
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN KEGIATAN
OLIMPIADE VII KELUARGA MAHASISWA INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG 2013 “Unity. Glory. Honor. Integrity. Spirit”
Institut Teknologi Bandung 2013
I.
LATAR BELAKANG Sesuai dengan salah satu dari peran mahasiswa, yaitu agen perubahan
bagi bangsa, Mahasiswa ITB didorong untuk memberikan kontribusi yang nyata dalam memajukan Indonesia kearah yang lebih baik. Namun, tidak mungkin kontribusi tersebut akan memberikan dampak yang signifikan apabila tidak ada persatuan yang erat diantara seluruh elemen mahasiswa. Selain berprestasi dalam bidang akademis, Mahasiswa ITB juga memiliki potensi dalam bidang nonakademis, salah satunya dalam bidang olahraga. Selain adanya himpunan-himpuanan mahasiswa, ITB juga mewadahi bakatbakat mahasiswa dalam bidang olahraga dengan adanya berbagai macam unit olahraga. Selain menjadi wadah untuk menyalurkan bakat mahasiswa ITB dalam olahraga, unit-unit olahraga tersebut juga dapat menjadi salah satu media pemersatu berbagai elemen di ITB. Oleh karena itu, KM ITB sebagai wadah pemersatu mahasiswa ITB yang mempunyai visi “Satu Keluarga Mahasiswa ITB Merangkai Titik Temu Menuju Indonesia Cemerlang”, berkolaborasi dengan unit-unit olahraga ITB merancang suatu rangkaian acara bertajuk olahraga yang bernama “OLIMPIADE VII KM ITB 2013” untuk menjadi salah satu sarana persatuan diantara elemen-elemen di kampus ITB.
II.
MAKSUD DAN TUJUAN Tujuan dari acara ini adalah “Terlaksananya Olimpiade VII KM ITB 2013
sebagai ajang pemererat persatuan di kampus ITB dengan semangat yang kompetitif dan sportif” III.
SASARAN KEGIATAN Keseluruhan rangkaian kegiatan ini dihadiri oleh masyarakat kampus ITB
dan masyarakat umum yang berjumlah 8.000 orang. Peserta pertandingan merupakan mahasiswa ITB yang terdiri dari mahasiswa tingkat TPB dan mahasiswa tingkat 2, 3, dan 4 yang diwadahi dalam Himpunan-Himpunan Mahasiswa Departemen ITB. IV.
SUSUNAN KEPANITIAAN Penanggung jawab
: Dyah Nindita Sahdarani
KI’08
Steering Committee
: Pondra Buana
MG’08
Organizing Committe
V.
Ketua Panitia
: Feriz Kausar
EP’10
Wakil Ketua
: Antonius Prasetya
TK’10
Sekretaris I
: Alessandra Syukrika
SI’10
Sekretaris II
: Zahrina Hasmarani
MRI’10
Bendahara I
: Nadya Fitria Dewi
SBM’10
Bendahara II
: Amanda Rizki Maharani M. TI’10
Stategi Keuangan
: Joseph Aditya Susanto
SBM’10
Koordinator Divisi Dana Usaha
: Marsha Amanda Rizky
SF’10
Koordinator Divisi Keuangan Eksternal: Franky Subiana
SBM’10
Manajer SDM
: Sachira Ginandya Agussi
TI’10
Kepala Bidang Internal
: Randy Mario Sihombing
EP’10
Koordinator Divisi Logistik
: Rizki Riadi Perdana
TA’10
Koordinator Divisi Produksi
: Moco Naracone
PL’10
Koordinator Divisi Akomodasi
: Gilang Wirata P. Hadi
GD’10
Koordinator Divisi Dokumentasi
: Kevin Kristian Gomeri
KL’10
Kepala Bidang Eksternal
: Raja Gurning
EP’10
Koordinator Divisi Humas
: Andita Rahmi
EL’10
Koordinator Divisi Perizinan
: Agaz Mahendradhany
MG’10
Koordinator Divisi Publikasi
: Alexander C. Nugroho
FT’10
Kepala Bidang Acara
: Meily Priliani
TL’10
Koordinator Divisi Opening Closing
: Vanny W. Katili
PL’10
Koordinator Divisi Non-pertandingan : Bern Moses
TK’10
Koordinator Divisi Cerecoaching
: Evelyn Mirandha Sitorus
AR’10
Koordinator Divisi Suppoting Event
: Caroline Febriyani
GD’10
Kepala Bidang Lapangan
: Nanda Anugrah
FT’10
Koordinator Divisi Pertandingan
: Difra Andria
SI’10
Koordinator Divisi Data Pertandingan : Edwin Raissa Varian W.
EL’10
Koordinator Divisi Komisi Disiplin
: Stefanus Jagad G. P.
TA’10
Koordinator Divisi Keamanan
: Glory Harimas Sihombing
BI’10
Koordinator Divisi Medik
: Fauzan Maghdavi
MT’11
WAKTU DAN TEMPAT KEGIATAN 1. Pra-olimpiade Rangkaian acara ini diadakan untuk mempublikasikan dan mensuasanakan pesta olahraga Olimpiade VII KM ITB 2013 kepada
masyarakat dan seluruh elemen ITB pada umumnya serta seluruh mahasiswa ITB pada khususnya. Dengan adanya acara ini, diharapkan seluruh elemen kampus ITB merasa memiliki serta bersemangat untuk mengikuti olimpiade. Acara pra-olimpiade ini terdiri dari beberapa acara, antara lain : A. Publikasi dan Propaganda Olimpiade VII KM ITB 2013 melalui tahaptahapan yang berflow meningkat Kegiatan ini akan dimulai dengan penyebaran poster di kampus ITB mengenai acara olimpiade ke depannya, lalu dilanjutkan dengan adanya pembagian merchandise olimpiade kepada masa secara mendadak, lalu dilanjutkan dengan adanya properti-properti di himpunan-himpunan dan dilanjutkan dengan membawa properti tersebut ke zona-zona himpunan yang ada di ITB B. Jingle Competition Kegiatan ini merupakan salah satu kegiatan dari rangkaian acara pra-olimpiade yang bertujuan untuk menarik minat dan kreatifitas mahasiswa di bidang seni. Dengan adanya kegiatan ini, akan ada jingle yang nantinya akan digunakan sebagai alat atau sarana yang akan menemai keberjalanan dari rangkaian acara Olimpiade. Waktu
: September – Oktober 2012
C. Coaching Clinic Coaching clinic akan menjadi suatu sarana pelatihan untuk memperkenalkan cabang olahraga dan bagaimana cabang olahraga itu dilakukan diutamakan dari olahraga yang kurang diminati di ITB. Dengan mengundang atlet professional untuk memberikan materi dan praktek, diharapkan mampu menambah daya tarik dari acara Coaching Clinic. Waktu
: November 2012 – Januari 2013
Tempat : Kampus ITB dan sekitarnya D.
Launching Logo Olimpiade VII KM ITB 2013
Launching logo ini akan menjadi sarana mencipatakan semangat persatuan antara lembaga-lembaga di ITB yang mengikuti acara Olimpiade VII KM ITB 2013. Waktu
: 24 Oktober 2012
Tempat : Lapangan Basket CC barat 2. Pembukaan Olimpiade A. Relay Obor (Running Torch) Acara ini merupakan penanda dibukanya Olimpiade VII KM ITB 2013. Rangkaian acara pembukaan terdiri dari Pawai Obor civitas ITB mengililingi ITB, Performance Art, Pembukaan oleh Rektor ITB, Presiden KM ITB, dan Ketua Olimpiade secara resmi dan Penyalaan Obor. Waktu : Akhir November 2012 Tempat : Lapangan Basket CC barat B. Opening Ceremonial Acara ini adalah seremoni secara resmi olimpiade VII KM ITB 2013 telah dibuka, diisi dengan perform tari, flash mob, sambutan dari rektorat dll. Waktu : 21 Desember 2012 Tempat: Lapangan Basket CC Barat 3. Acara Olimpiade A. Pertandingan Acara ini terdiri dari 13 cabang olahraga yang melibatkan seluruh elemen kampus dengan unit olahraga yang ada di ITB. Ke-13 cabang olahraga tersebut akan dipertandingkan dalam kurun waktu ± 1 bulan di beberapa venue atau tempat. Waktu
: Desember 2012 – Februari 2013
Tempat
:
Sasana Olahraga Ganesha
GOR PDAM
Lapangan CC Barat
Ruang 26 CC Barat
Queen Futsal
Planet Dago
Cabang
: 1. Basket 2. Sepakbola 3. Futsal 4. Bola Voli 5. Tenis 6. Tenis Meja 7. Bulutangkis 8. Atletik 9. Renang 10. Bridge 11. Catur 12. Billiard 13. Bowling
B. Non-pertandingan Merupakan sisi lain dari acara olimpiade yang mengutamakan rasa kekeluargaan seluruh civitas akademika ITB. Rangkaian acara nonpertandingan terdiri dari : 1. Pertandingan persahabatan antara Dosen, Karyawan, Alumni, kontingen himpunan-himpunan, dan TPB (Voli, tarik tambang, dan lain-lain) 2. Pertandingan antara TPB 3. Rally Photo 4. Best Supporter 5. Pertandingan All Star himpunan ITB VS TIM Universitas Indonesia Waktu
: Desember 2012 – Februari 2013
Tempat
: Area Kampus ITB
4. Penutupan Olimpiade A.
Closing Ceremonial Acara ini merupakan perayaan berakhirnya rangkaian acara
olimpiade. Acara ini berisi pesta seni, performance art, hiburan, penyerahan medali kepada para pemenang oleh atlet-atlet nasional, serta pemberian gelar juara umum pada kontingen pemenang olimpiade. Waktu
: 9 Februari 2013
Tempat B.
: Lapangan CC Barat ITB
Ceremonial Kegiatan ini berupa momen secara simbolik memberikan medali
kepada atlet-atlet yang telah memenangkan cabang olahraga yang dilombakan. Waktu : Januari - Febuari 2013 Tempat : Venue cabang olahraga VI.
LAPORAN KEGIATAN DAN EVALUASI
A. BIDANG MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA Manajer MSDM
: Sachira Ginandya Agussi
TI’10
Wakil Manajer MSDM : Amelia Deasy
TI’10
Database
: Seshana Aviananda
TL’11
Komunikasi
: Ravy Muhammad
BM’11
Kinerja
: Aninda Paramita
AE’10
Database, Komunikasi, dan Kinerja bukan merupakan divisi yang ada di MSDM namun merupakan unit kerja untuk bidang yang lebih spesifik. Setiap penanggung jawab unit kerja bertanggung jawab atas seluruh kegiatan yang dilakukan team MSDM untuk bidang kerja tersebut. Pembagian tanggung jawab ini dilakukan agar kinerja MSDM lebih terkontrol dan dapat lebih focus. Evaluasi dan rekomendasi sudah terangkum dalam evaluasi dan rekomendasi umum bidang. 1.
Evaluasi Umum Bidang
Tidak jadi dibentuknya bagian Kekeluargaan di dalam MSDM
Kurangnya acara kekeluargaan di kepanitiaan Olimpiade VII KM ITB 2013
Kurang terangkulnya panitia OPREC (Open Recruitment), sehingga panitia OPREC yang benar-benar berdedikasi hanyalah orangorang yang berkomitmen tinggi
Kurangnya panitia saat hari H
Tidak dilakukannya shift libur panitia saat hari H dikarenakan jumlah panitia yang tidak banyak saat hari H
MSDM yang ditempatkan dalam setiap divisi tidak optimal karena MSDM tidak menyatu dengan divisi yang ditangani dan kadiv kurang memanfaatkan fungsi MSDM divisi sepenuhnya
Fungsi unit kerja Kinerja dalam MSDM kurang maksimal karena pendefinisian job description unit kerja ini dari awal kurang baik
2.
Rekomendasi Umum Bidang
Sebaiknya kegiatan Olimpiade ITB dilakukan di hari kuliah, jangan di hari libur untuk mengurangi kekurangan SDM. Karena banyak sekali panitia yang baru menjalani satu semester (yang merupakan sebagian besar panitia OPREC) di ITB, pulang ke kampung halaman dan datang kembali saat perkuliahan semester genap dimulai. Tidak masalah bila kegiatan Olimpiade dilakukan dengan durasi sangat panjang dan pertandingan yang dilakukan sedikit demi sedikit, namun tidak kekurangan panitia untuk melakukan hal-hal operasional pertandingan
Dibentuk suatu team kekeluargaan dalam MSDM yang berfungsi sebagai penyatu panitia dan membuat panitia merasa betah dalam keluarga kepanitiaan Olimpiade. Team ini diperlukan bila Manajer MSDM bukan orang yang terlalu bisa dekat dan menghabiskan
banyak
waktu
dengan
panitia,
hanya
bisa
menjalankan operational MSDM saja. Sebaiknya bila akan dibentuk team ini, koordinatornya adalah orang yang mudah bergaul dan memiliki banyak waktu untuk dihabiskan bersama dengan panitia Olimpiade
Wakil Manajer MSDM sebaiknya jangan dari jurusan yang sama dengan Manajer MSDM agar kesibukan akademiknya berbeda. Sehingga fungsi wakil, untuk menggantikan ketua dapat terlaksana dengan baik
Sebaiknya unit-unit yang diajak bekerja sama dalam kegiatan Olimpiade dikoordinasikan dengan baik dalam hal SDM. Jika memungkinkan, unit-unit menyediakan SDM untuk cabang yang diselenggarakannya. Jika, unit-unit dapat menyediakan SDM dari anggota unitnya sendiri, SDM akan lebih mudah dikontrol dari unitnya
sendiri
dan
relatif
pertandingan unitnya sendiri.
lebih
paham
akan
operasional
3.
Laporan Kerja Laporan Kerja
1
Nama
Stand Open Recruitment pada OHU
Kegiatan Penanggung
Sachira Ginandya Agussi
Jawab Deskripsi
Membuka stand pada OHU 2012 (Open House Unit). Dalam
Kegiatan
stand tersebut dapat dilakukan pendaftaran untuk menjadi panitia Olimpiade dan penjualan kaos Take Part untuk umum. Tanggung
jawab
pendaftaran
panitia
ada pada
MSDM
sedanggkan untuk penjualan kaos adalah tanggung jawab Dana Usaha. Alur pendaftaran adalah sebagai berikut : calon pendaftar mendatangi stand Olimpiade, panitia memberikan gambar struktur organisasi, jobdesc, memberitahu divisi mana yang dibuka untuk pendaftaran, serta menjelaskan hal-hal yang ditanya. Kemudian, bila calon pendaftar tertarik menjadi panitia Olimpiade, langsung mendaftar secara online yang bisa dilakukan dengan membuat link : bit.ly/oprecolim7kmitb2013. Dapat dibuka dari tab / hp pendaftar dan panitia juga menyediakan beberapa tablet untuk pendaftaran. Panitia juga keliling, tidak hanya diam di stand dan berada di sekitar unit-unit olahraga untuk menawari mahasiswa baru menjadi panitia Olimpiade. Waktu
Sabtu, 1 September 2012, pk. 08.00 - 17.00
Tempat
CC Barat
Tujuan
Mencari panitia Olimpiade VII KM ITB 2013
Parameter
Kebutuhan panitia setiap divisi terpenuhi
Keberhasilan
Pelaksanaan
Acara
berjalan
dengan
lancar
dan
pendaftar
saat
itu
mencapai 333 orang pendaftar (termasuk yang mendaftar dua kali karena kesalahan teknis dan yang tidak serius). Stand Olimpiade tidak pernah sepi dikunjungi pengunjung yang mendaftar, bertanya, maupun memesan kaos Take Part. Panitia yang membantu jaga stand maupun berkeliling mencari calon panitia serta membagikan selebaran Olimpiade tidak kurang. Evaluasi
Perencanaan SDM harus lebih baik lagi karena acara yang dilakukan dalam satu hari sangat panjang
Rekomendasi
Media
untuk
pendaftaran
lebih
banyak
lagi
untuk
mempercepat proses pendaftaran agar stand tidak penuh sesak 2
Nama
Open Recruitment Online
Kegiatan Penanggung
Sachira Ginandya Agussi
Jawab Deskripsi
Pendaftaran panitia Olimpiade VII KM ITB 2013 secara online.
Kegiatan
Divisi
Publikasi
mempublikasikan
ajakan
untuk
bergabung
bersama keluarga panitia Olimpiade dengan mencantumkan link pendaftaran : bit.ly/oprecolim7kmitb2013. Waktu
2 - 9 September 2012
Tempat
-
Tujuan
Mencari panitia Olimpiade VII KM ITB 2013
Parameter
Kebutuhan panitia setiap divisi terpenuhi
Keberhasilan Pelaksanaan
Pelaksanaan Oprec Online ini cukup baik, lancar, dan tidak ada kendala yang berarti. Dalam waktu 1 minggu, jumlah pendaftar online adalah sebanyak 323 orang pendaftar (termasuk yang mendaftar dua kali karena kesalahan teknis dan yang tidak serius)
Evaluasi
-
Rekomendasi
Publikasi
lebih
gencar
lagi
dalam
pendaftaran 3
Nama
Stand Open Recruitment di Boulevard
mempublikasikan
link
Kegiatan Penanggung
Sachira Ginandya Agussi
Jawab Deskripsi
Membuka stand di Boulevard ITB selama dua hari berturut-turut
Kegiatan
Pembukaan stand di Boulevard ini bertujuan untuk mencari calon panitia. Lokasi di Boulevard ini dipilih karena strategis, banyak mahasiswa yang melewati tempat tersebut. Waktu
Senin - Selasa, 10 - 11 September 2012, pk. 08.00 - 17.00
Tempat
Boulevard ITB
Tujuan
Mencari panitia Olimpiade VII KM ITB 2013
Parameter
Kebutuhan panitia setiap divisi terpenuhi
Keberhasilan Pelaksanaan
Pembukaan stand Olimpiade di Boulevard ini sangat efektif. Banyak mahasiswa yang mendatangi stand Olimpiade untuk bertanya maupun mendaftar. Selain itu, danus juga menjual kaos Take Part dengan sistem Pre Order. Tidak ada masalah yang begitu berarti dalam pelaksanaan pembukaan stand ini. Kendala yang cukup besar adalah bila hujan, stand pindah ke lorong ATM Center, namun hal ini bukan menjadi masalah. Shift SDM untuk penjagaan stand berjalan dengan baik. jumlah pendaftar online adalah sebanyak 273 orang pendaftar (termasuk yang mendaftar dua kali karena kesalahan teknis dan yang
tidak
serius).
Pada
tanggal
11
September
2013,
sebenarnya pendaftaran Oprec Olimpiade sudah ditutup, namun masih banyak pendaftar yang mendaftar menjadi panitia Evaluasi
Kurangnya media (video, audio, dll) di stand untuk menarik pengunjung
Rekomendasi
Penjaga stand yang di shift kan lebih banyak lagi agar lebih menarik mahasiswa yang lewat
4
Nama
Mendata Panitia Olimpiade VII KM ITB 2013 (untuk panitia
Kegiatan
Closrec)
Penanggung
Seshana Aviananda
Jawab Deskripsi
Mendata hal-hal yang diperlukan mengenai panitia untuk
Kegiatan
kemudahan komunikasi antar panitia. Proses ini tidak dilakukan secara sporadis melainkan berangsur-angsur dan melakukan update untuk data yang berubah atau bertambah
Tujuan
Waktu
-
Tempat
-
Mendapatkan
data-data
panitia
yang
diperlukan
untuk
kemudahan komunikasi Parameter
Seluruh panitia terdata
Keberhasilan Pelaksanaan
Pelaksanaan pendataan panitia sangat baik, tidak ada kendala yang berarti dalam proses pendataan panitia Closrec. Metode yang digunakan adalah secara online dengan mengisi google docs yang telah disediakan
Evaluasi
Pendataan memakan waktu yang lama
Rekomendasi
Pendataan
seharusnya
lebih
intensif
dengan
cara
mengingatkan terus menerus untuk setiap panitia yang belum mengisi form keperluan database 5
Nama
Jarkom Panitia Ring 1 dan Ring 2
Kegiatan Penanggung
Sachira Ginandya Agussi
Jawab Deskripsi
Menyebarkan informasi yang diminta untuk disebarluaskan oleh
Kegiatan
dan untuk sesama panitia melalui media digital. Informasi yang diberikan biasanya melalui SMS dan BBM. Bila ada informasi untuk diberitahukan (seperti rapat, pembayaran kaos, dll), informan
memberi
tahu
penjarkom
untuk
disebarluaskan
informasinya kepada panitia Ring 1 dan Ring 2
Tujuan
Waktu
-
Tempat
-
Menyebarkan informasi yang perlu diberitahukan kepada panitia Olimpiade Ring 1 dan Ring 2
Parameter
Informasi diterima oleh seluruh panitia Olimpiade
Keberhasilan Pelaksanaan
Kegiatan ini terlaksana dengan baik karena cukup mudah dilakukan dan bisa dilakukan dimana saja. Hanya dengan memastikan BBM tetap menyala dan terisi pulsa untuk SMS, kegiatan ini bisa terlaksana
Evaluasi
Pusat jarkom hanya ada di satu orang saja, sehingga bila HP penjarkom sedang mati, jarkom akan tertunda
Rekomendasi
Jarkom dibuat tidak sentralisasi, dicover dengan 1 orang lain agar
bila
HP
penjarkom
utama
mati,
informan
dapat
menghubungi penjarkom yang lain agar informasi tidak tertunda 6
Nama
Jarkom Panitia Open Recruitment
Kegiatan Penanggung
Ravy Muhammad
Jawab Deskripsi
Menyebarkan informasi yang diminta untuk disebarluaskan oleh
Kegiatan
dan untuk sesama panitia melalui media digital. Informasi yang diberikan dilakukan melalui SMS dan group Facebook. Bila ada informasi untuk diberitahukan (seperti rapat, pembayaran kaos, dll), informan memberi tahu penjarkom untuk disebarluaskan informasinya kepada panitia Oprec.
Tujuan
Waktu
-
Tempat
-
Menyebarkan informasi yang perlu diberitahukan kepada panitia Open Recruitment Olimpiade
Parameter
Informasi diterima oleh seluruh panitia Open Recruitment
Keberhasilan
Olimpiade
Pelaksanaan
Kegiatan ini terlaksana dengan baik karena cukup mudah dilakukan dan bisa dilakukan dimana saja. Hanya dengan memastikan BBM tetap menyala dan terisi pulsa untuk SMS, kegiatan ini bisa terlaksana. Pada awalnya jarkom untuk Oprec dilakukan dengan menggunakan SMS Gateway milik HMFT. Namun, dalam pelaksanaannya, terdapat undang-undang yang melarang sms dengan gateway sehingga tidak bisa digunakan lagi. Sebelum undang-undang tersebut keluar pun, sms gateway ini sangat tidak stabil sehingga tidak pernah 100% sms terkirim satu kali (terkadang double) dan terkadang tidak bisa digunakan tiba-tiba. Sehingga SMS jarkom untuk panita Oprec yang kira-kira berjumlah 800 orang ini dilakukan secara manual menggunakan HP
Evaluasi
Penggunaan HP yang kurang cepat dalam menjarkom untuk jumlah besar membuat informasi tidak langsung terkirim (delay)
Rekomendasi
Menggunakan sms dari modem untuk alasan praktis dalam mengirimkan jarkom. Namun, apabila ingin manual, disarankan untuk membagi objek jarkom ke beberapa orang (tetapi harus tetap bisa terkontrol dan tetap ada satu orang yang bisa menjarkom semuanya)
7
Nama
Kumpul Akbar 1
Kegiatan Penanggung
Sachira Ginandya Agussi
Jawab Deskripsi
Kumpul Akbar pertama dilakukan untuk mengumpulkan seluruh
Kegiatan
panitia Olimpiade kemudian diberikan penjelasan kegiatan serta timeline kegiatan Olimpiade dari awal hingga akhir. Selain itu, dijelaskan pula jobdesc dari setiap divisi dan hubungan kerja antar divisi. Setelah itu dilakukan kumpul per bidang, untuk menjelaskan pekerjaan lebih rinci lagi serta perkenalan anggota dalam satu bidang
Waktu
Jumat, 21 September 2012, pk. 18.30 - 20.30
Tempat
Basement CC Barat
Tujuan
Perkenalan
Panitia
Olimpiade
7
KM
ITB
2013,
motiviasi,
penjelasan jobdesc, penjelasan timeline kegiatan kepada Panitia Open Recruitment Parameter
100% panitia Oprec Olimpiade datang saat Rapat Akbar
Keberhasilan Pelaksanaan
Secara teknis, pelaksanaan Rapat Akbar cukup baik. Seluruh peralatan penunjang Rapat Akbar seperti sound system, proyektor, mic, dll tersedia. Materi untuk rapat akbar pun dipersiapkan dengan baik dan SDM untuk melaksanakan kegiatan ini semuanya terpenuhi. Namun, peserta rapat akbar yang tidak 100% merupakan kekurangan kegiatan ini. Hal ini dikarenakan kurangnya publikasi dan ajakan personal dari kadiv-kadiv yang bersangkutan.
Evaluasi
Penentuan rapat akbar dibuat agar tidak bentrok dengan banyak acara di kampus, publikasi rapat akbar lebih gencar lagi, dan ajakan personal lebih ditingkatkan
Rekomendasi
Setiap kadiv sebaiknya mengajak anggota Oprecnya secara lebih personal sehingga panitia Oprec merasa benar-benar diajak, tidak hanya mendaatkan jarkom saja
8
Nama
Kumpul Akbar 2
Kegiatan Penanggung
Amelia Deasy
Jawab Deskripsi
Kumpul Akbar kedua dilakukan untuk mengumpulkan seluruh
Kegiatan
panitia Olimpiade kemudian diberikan penjelasan keseluruhan progres kegiatan yang sudah dan akan dilakukan serta serta memberikan motivasi kepada panitia untuk meningkatkan semangat saat hari H. Setelah itu dilakukan kumpul setiap divisi untuk membahas progres dan rencana kegiatan divisi yang terkait
Waktu
Sabtu, 7 Desember 2012, pk. 18.30 - 20.30
Tempat
Basement CC Barat
Tujuan
Meberikan penjelasan keseluruhan progres kegiatan yang sudah dan akan dilakukan serta serta memberikan motivasi menjelang hari H kepada panitia Oprec Olimpiade
Parameter
100% panitia Oprec Olimpiade datang saat Rapat Akbar
Keberhasilan Pelaksanaan
Secara teknis, pelaksanaan Rapat Akbar cukup baik. Seluruh peralatan penunjang Rapat Akbar seperti sound system, proyektor, mic, dll tersedia. Materi untuk rapat akbar pun dipersiapkan dengan baik dan SDM untuk melaksanakan kegiatan ini semuanya terpenuhi. Namun, peserta rapat akbar yang tidak 100% merupakan kekurangan kegiatan ini. Hal ini dikarenakan kurangnya publikasi dan ajakan personal dari kadiv-kadiv yang bersangkutan. Selain itu, rapat akbar ini bertepatan dengan beberapa acara unit sehingga peserta yang datang tidak maksimal
Evaluasi
Publikasi rapat akbar lebih gencar lagi dan ajakan personal lebih ditingkatkan
Rekomendasi
Setiap kadiv sebaiknya mengajak anggota Oprecnya secara lebih personal sehingga panitia Oprec merasa benar-benar diajak, tidak hanya mendaatkan jarkom saja
9
Nama
Staff of the Month
Kegiatan Penanggung
Aninda Paramitha
Jawab Deskripsi
Memilih staff of the month dengan kategori staff, kasubdiv,
Kegiatan
kadiv, kabid terbaik
Tujuan
Waktu
-
Tempat
-
Mencari staff, kasubdiv, kadiv, dan kabid terbaik dengan maksud untuk meningkatkan kinerja karena termotivasi
Parameter Keberhasilan
-
Pelaksanaan
Pada awalnya staff of the month ini akan berjalan untuk setiap bulan, diperkirankan akan ada 4 kali pelaksanaan ini. Tapi pada pelaksanaannya, hanya dilakukan 2 kali saja. Program ini tidak terlaksana sepenuhnya karena kurangnya koordinasi dengan penanggung jawab kegiatan serta pengumpulan data untuk memilih staff of the month sangat lama sehingga sudah overlap dengan bulan berikutnya
Evaluasi
Pengumpulan data yang lama untuk memilih staff of the month dan kurangnya koordinasi dengan penanggung jawab kegiatan
Rekomendasi
Pengumpulan data dilakukan dengan cepat setiap bulan sehingga output staff of the month dapat diupdate setiap bulan dan melakukan koordinasi dan pengawasan yang baik dengan penanggung jawab kegiatan
10
Nama
Evaluasi Kinerja
Kegiatan Penanggung
Aninda Paramitha
Jawab Deskripsi
Melakukan survey secara acak terhadap setiap anggota divisi
Kegiatan
untuk mengetahui akar permasalahan SDM pada divisi tersebut. Survey
dilakukan
dengan
bertanya
langsung
beberapa
pertanyaan yang diharapkan dapat mencapai tujuan dari kegiatan ini melalui MSDM divisi
Waktu
-
Tempat
-
Tujuan
Mencari akar masalah MSDM setiap divisi
Parameter
-
Keberhasilan Pelaksanaan
Tidak
semua
divisi
lengkap
mengumpulkan
hasil
survey
dikarenakan lalainya MSDM setiap divisi dan kurangnya kontrol dari Manager SDM. Hal ini dikarenakan sulitnya mewawancara anggota divisi yang bersangkutan dan proses yang dilakukan sangat lama Evaluasi
Pengumpulan data yang lama dan kurangnya kontrol pada setiap MSDM divisi
Rekomendasi
Pengumpulan data dilakukan dengan cepat dan dilakukan kontrol yang baik terhadap setiap MSDM Divisi
B. KESEKERTARIATAN Sekretaris I : Alessandra Syukrika SI’10 Sekretaris II: Zahrina Hasmarani MRI’10 Deskripsi kerja sekretaris:
Membuat dan mengontrol keberjalanan timeline
Bertanggung jawab atas kegiatan administrasi seperti surat menyurat, proposal, dan laporan pertanggung jawaban
Pusat data Olimpiade VII KM ITB 2013
Melakukan fungsi Badan Rumah Tangga Sekretariat Olimpiade VII KM ITB 2013 dalam menjaga kebersihan, inventaris, dan menjaga kegunaan fungsi sekretariat sebagaimana mestinya
Pembagian kerja kesekretariatan dibagi menjadi dua yaitu Sekretaris I untuk mengatur kesekertariatan bidang non-teknis (Bidang Keuangan, MSDM, Internal, dan Eksternal), sementara Sekretaris II untuk mengatur kesekretariatan bidang teknis (Bidang Acara, Lapangan, dan Kreatif). Setiap bidang yang ada memiliki seorang sekretaris untuk memudahkan sekretaris dalam mengatur kesekretariatan (data dan administrasi) dan sebagai reminder timeline. Ada pula sekretaris divisi sesuai dengan kebutuhan divisi masing-masing. 1.
Evaluasi Umum Berikut adalah evaluasi umum dari kegiatan kesekretariatan Olimpiade VII
KM ITB 2013:
Surat masuk untuk Panitia kurang diarspikan dengan baik karena penerima surat biasanya dari orang yang berbeda-beda dan tidak disampaikan kepada sekretaris terlebih dahulu, namun kepada pihak panitia yang bersangkutan pada surat tersebut
Pembuatan proposal eksternal sempat terhambat karena content yang berubah-ubah dari pihak keuangan
Sistem pengarsipan dokumen melalui media Dropbox kurang berjalan dengan baik karena banyak bidang dan divisi yang tidak memasukkan dokumen-dokumennya ke Dropbox panitia
Permohonan pembuatan surat dari divisi-divisi yang berkepentingan terkadang terlalu mendadak sehingga terkadang membuat sekretaris kerepotan untuk memenuhi kebutuhan surat tersebut
Tidak ada jadwal piket yang dibuat oleh Sekretaris untuk menjaga kebersihan
Sekretariat
Olimpiade
sehingga
kegiatan
bersih-bersih
biasanya dilakukan oleh sekretaris sendiri bersama dengan panitia yang sedang ada di Sekretariat saja
Kumpul Sekretaris Bidang dan Divisi hanya diadakan sekali saja sehingga membuat sekretraris bidang dan divisi kurang mengerti mengenai tugasnya dan kurang adanya control mengenai kerja sekretaris bidang dan divisi oleh Sekretaris Umum Olimpiade
2.
Rekomendasi Umum
Harus dibuat SOP mengenai pengajuan pembuatan surat oleh sekretaris dari Panitia yang membutuhkan dan SOP tersebut harus dipatuhi oleh semua panitia
Notulensi hasil rapat jangan hanya diletakkan di satu media saja, usahakan semua pantiia mengetahui hasil rapat. Jadi harus diletakkan di banyak media (Facebook, dropbox, email ke masing-masing panitia inti) agar penyampaian informasi merata
Membuat system yang baik dalam penerimaan surat masuk untuk Panitia Olimpiade seperti membuat kotak surat yang diletakkan di sekretariat Olimpiade beserta lembar kendalinya agar surat masuk tidak tercecer dan dapat diarsipkan dengan baik.
Timeline harus diupdate dan dikontrol terus menerus ke semua divisi yang berkepentingan agar acara berjalan dengan lancar dan sesuai rencana. Sekretaris tidak boleh lelah dalam mengingatkan timeline kepada divisidivisi yang dibawahinya
Dalam pembuatan surat, terutama untuk surat yang ditujukan kepada pihak eksternal, harus dicek lagi mengenai penulisannya supaya tidak ada
kesalahpahaman
penulisan
penerima
surat
karena
adanya
kesalahan
Membuat kumpul sekretaris yang lebih sering lagi sehingga informasi dapat tersampaikan dengan baik dan control progress bidang dan divisi dapat berjalan dengan lancar
Harus ada program piket untuk menjaga kebersihan Sekretariat
C. BIDANG KEUANGAN Bendahara I
: Nadya Fitria Dewi
Bendahara II
: Amanda Rizki Maharani M. TI’10
Strategi Keuangan
: Joseph Aditya Susanto
1.
SBM’10 SBM’10
Evaluasi dan Rekomendasi Umum Bidang
Lebih solid dalam menjalankan tugas sebagai team keuangan karena diharuskan untuk mencapai suatu visi dengan misi-misi yang sesuai
Harus lebih berusaha mencapai semua wishlist baik keuangan eksternal maupun dana usaha (misalnya lebih keras dalam mengjar dan mengapproach sponsor dan memproduksi semua barang yang bisa dijual untuk kebutuhan dana oleh tim dana usaha).
Memaksimalkan human resource yang ada dan berusaha dengan keras mempertahankan semangat mereka agar terus membantu olimpiade.
Memperbaiki alur komunikasi dan koordinasi antar divisi dan bidang.
Divisi Dana Usaha Koordinator Divisi Dana Usaha
: Marsha Amanda Rizky
Wakil Koordinator Divisi Dana Usaha : Muhammad Rahimsyah 1.
SF’10 MT’10
Laporan Kerja
Laporan Kerja 1.
Nama Kegiatan
Car Free Day
Penanggung
Marsha Amanda Rizky dan Muhammad Rahimsyah (secara
Jawab
bergiliran)
Deskripsi Kegiatan
Berjualan makanan dan minuman di Car Free Day Dago
Minggu, 29 September 2012 (06.30-10.30 WIB) Waktu
Minggu, 7 Oktober 2012 (06.30-10.00 WIB) Minggu, 21 Oktober 2012 (06.00-10.00 WIB)
Tempat Tujuan Parameter Keberhasilan
Tempat Parkir Factory Outlet Episode, Dago
Memperoleh fresh money sesuai target Mendapatkan pendapatan minimal 200 ribu/hari Penjualan di CFD Dago dilakukan sebanyak tiga kali. Rencana awal adalah melaksanakan penjualan ini selama tiga kali dan satu kali sebagai tambahan apabila masih belum mencukupi target. Namun karena telah mencapai target, tidak dilakukan penjualan yang keempat. Penjualan dilakukan di kawasan parkir factory outlet Episode Dago ketika Car Free Day dengan membayar sewa sebesar lima puluh ribu rupiah. Barang-barang yang dijual adalah es milo, es jeruk, pudding, jelly, sandwich, dan risoles isi. Namun hanya satu kali pertemuan makanan dijual karena dianggap kurang laku. Pada tiap penjualan CFD, divisi dana usaha selalu bekerja sama dengan divisi logistik. Divisi logistik menyediakan meja, papan,
Pelaksanaan
dan
peralatan
lainnya
untuk
mendukung
keberjalanan penjualan di CFD ini. Selain itu, divisi akomodasi juga membantu dengan cara menyediakan kendaraan (motor) untuk mengangkut beberapa barang. Diantara semua makanan dan minuman yang dijual, barang yang paling laku adalah es milo, kemudian es jeruk. Makanan yang dijual laku namun tidak lebih laku dari minuman karena pada tempat berjualan sudah banyak makanan yang dijual sehingga kurang menarik. Sebagian besar pembeli adalah golongan anak muda dan anak kecil. Pembagian tugas pada penjualan di CFD adalah ada yang bertugas untuk menjual dengan cara berkeliling sekitar CFD, membuat minuman, mencatat pengeluaran dan pemasukan uang, mencatat jumlah barang yang dibeli, dan menjaga barang-barang. Tugas ini dilakukan secara bergantian (dibagi menjadi dua shift) sehingga semua anggota divisi
dana usaha bekerja dan merasakan pekerjaan yang lain. Pendapatan untuk tiap penjualan di CFD berbeda-beda tiap harinya,
namun
ketiganya
mencapai
parameter
keberhasilan yang telah dibuat, yaitu diatas dua ratus ribu rupiah per hari. Perbedaan ini diakibatkan karena jumlah panitia
yang
membantu
sedikit
dan
keterlambatan
penyiapan barang-barang.
Kurang publikasi sehingga hanya sedikit panitia yang membantu
Evaluasi
Lebih cepat menyiapkan barang-barang
Meja yang akan digunakan sudah harus disiapkan sebelumnya agar tidak terlambat memulai
Mendata
kehadiran
panitia
yang
akan
membantu
sehingga pembagian tugas lebih merata
Akan
lebih
laku berjualan
minuman
apabila
akan
dilakukan penjualan di tempat yang sama (Lahan parker Episode Dago) Rekomendasi
Pendapatan akan semakin besar apabila berjualan dari sekitar pukul 06.00 karena pada jam itu belum banyak tempat makanan dan minuman yang sudah buka/ berjualan
Mencari tempat jualan yang lebih strategis dan tidak perlu membayar uang sewa
2.
Nama Kegiatan
Penjualan Kaos Take Part
Penanggung
Marsha Amanda Rizky dan Muhammad Rahimsyah (secara
Jawab
bergiliran) Mendata, menjaga, dan mengurus pengambilan kaos Take Part Gelombang 1: tidak dilakukan oleh divisi dana
Deskripsi Kegiatan
usaha Waktu
Gelombang 2: 6-15 September 2012 Gelombang 3: 3-17 Oktober 2012 Gelombang 4: 1-24 November 2012
Tempat Tujuan
Kesekretariatan Olimpiade VII KM ITB
Memfasilitasi pendataan dan mendapatkan keuntungan dari
penjualan kaos Parameter Keberhasilan Pelaksanaan
Pemesan lebih dari 200 orang Pembuatan kaos Take Part dibuat dalam empat gelombang. Pada gelombang pertama, tanggung jawab dipegang oleh divisi produksi dan sekretaris olimpiade VII KM ITB. Kaos yang diproduksi untuk OHU (Open House Unit) terbatas hanya sampai ketua divisi. Penanggung jawab kaos take part gelombang kedua adalah
divisi
dana
usaha.
Pemesanan
kaos
dan
pendataannya dilakukan pada saat open recruitment yang diadakan di boulevard dengan cara mengisi di kertas yang telah disediakan. Pemesanan untuk kaos gelombang kedua berjumlah 44 buah. Pembayaran dilakukan di tempat. Kaos selesai dibuat kurang lebih dua minggu setelah hari terakhir pemesanan kaos. Diadakannya
kaos
gelombang
ketiga
adalah
karena
penyebaran informasi tentang kaos ini kurang sehingga peminat
sedikit.
Metode
untuk
menyebarkan
selebaran(pendataan) pemesanan kaos berbeda dengan gelombang
kedua,
yaitu
dengan
cara
menyebarkan
selebaran ke kelas-kelas (terutama TPB) dan himpunanhimpunan. Dengan bantuan panitia olim, khususnya anggota divisi danus, penyebaran dilakukan selama kurang lebih 1 minggu. Kaos yang dipesan berjumlah 156 buah dengan masa pembuatan kurang lebih 1 minggu. Uang pembayaran dikumpulkan ke penanggung jawab fakultas dan himpunan masing-masing.
Penanggung
jawab
tiap
fakultas
dan
himpunan adalah anggota divisi dana usaha. Pada awalnya, divisi dana usaha tidak berniat untuk membuat kaos take part gelombang keempat. Namun ternyata masih banyak panitia yang belum memiliki kaos padahal masih ada beberapa rangkaian kegiatan olimpiade VII KM ITB yang membutuhkan panitia untuk mengenakan kaos take part. Sehingga pada gelombang ini, pemesanan dikhususkan kepada panitia saja. Jumlah pemesan pada
gelombang ini adalah 61 orang. waktu pembuatan kaos kurang lebih 2 minggu dan waktu pengambilan kaos adalah 1 minggu setelah kaos jadi. Dalam kegiatan ini, divisi dana usaha bekerja sama dengan divisi produksi dalam pembuatan kaos. Divisi dana usaha melakukan
pendataan kaos yang
akan
dipesan
dan
kemudian datanya diberikan kepada divisi produksi untuk kemudian dibawa ke vendor. Setelah kaos selesai dibuat, divisi produksi menyerahkan kaos-kaos tersebut kepada divisi dana
usaha
untuk
kemudian
diberikan
kepada
para
pemesan. Evaluasi
- sebelum kaos dibuat, sebaiknya pemesan membayar kaos terlebih dahulu agar kaos yang telah jadi segera diambil dan tidak menumpuk di akhir - terdapat beberapa kaos yang tidak sesuai dengan pesanan (salah warna) sehingga sebaiknya setelah diambil dari vendor, divisi produksi mengecek kembali kaos sebelum diberikan kepada divisi dana usaha - kaos jangan dibuat dalam beberapa gelombang atau maksimal dua gelombang saja karena akan menyulitkan pendataan, pembayaran, dan pengambilan kaos tersebut. - harus memastikan kepada vendor kapan kaos tersebut akan jadi sehingga tidak menghambat keberjalanan acara olimpiade VII KM ITB -kurangnya orang untuk membantu menjaga pada saat pengambilan kaos
Rekomendasi
Keuntungan yang didapat dari penjualan kaos take part cukup besar sehingga patut untuk dilakukan kembali untuk olimpiade KM ITB selanjutnya. Selain itu, kaos ini juga dapat digunakan sebagai ajang promosi olimpiade KM ITB
3.
Nama Kegiatan Penanggung Jawab
Penjualan Kaos Panitia Marsha Amanda Rizky
Deskripsi Kegiatan
Mendata, menjaga, dan mengurus pengambilan kaos Panitia
Tujuan
Waktu
18 Desember 2012-7 Januari 2013
Tempat
Kesekretariatan Olimpiade VII KM ITB
Memfasilitasi pendataan dan mendapatkan keuntungan dari penjualan kaos
Parameter Keberhasilan Pelaksanaan
Total pemesan kaos diatas 300 orang. Pendataan pemesan dan ukuran kaos panitia dimulai pada tanggal 18 Desember 2012 dengan cara meminta kepada ketua divisi tiap bidang untuk mengumpulkan data ukuran kaos anggotanya masing-masing. Waktu pembayaran kaos panitia adalah dari tanggal 18 Desember sampai 25 Desember. Pembayaran dapat melalui transfer maupun secara tunai kepada divisi dana usaha. Jumlah yang memesan kaos adalah 385 orang. Pada awalnya, pemesan kaos yang belum membayar sampai tanggal 25 Desember tidak akan dibuatkan kaos. Namun, sampai pada tanggal yang ditentukan banyak yang belum membayar sehingga akhirnya diputuskan untuk tetap
dibuatkan
kaos
dengan
syarat
ketua
divisinya
menjamin seluruh anggota yang memesan akan membayar kaos tersebut. Pertimbangannya adalah karena panitia harus memiliki
kaos
panitia
untuk
keberlangsungan
acara
Olimpiade VII KM ITB. Kaos panitia selesai dibuat tanggal 7 Januari 2013, padahal acara pertandingan sudah dimulai pada tanggal 3 Januari sehingga panitia harus menggunakan kaos Take Part. Keterlambatan ini disebabkan karena waktu untuk membuat kaos tidak cukup dan dipotong oleh hari raya natal dan tahun
baru
sehingga
ngaret
dari
waktu
yang
telah
ditetapkan, yaitu tanggal 2 Januari 2013. Untungnya, meskipun kaos panitia belum dapat digunakan, terdapat identitas lain yang digunakan untuk mengidentifikasi panitia, yaitu dengan nametag.
Membuat timeline yang lebih baik sehingga apabila ada keterlambatan
tetap
sesuai
dengan
waktu
yang
diharapkan
Bekerja sama dengan divisi lain agar logo sponsor dan desain kaos cepat selesai sehingga tidak mengundurkan waktu pembuatan kaos
Evaluasi
Kurangnya pemberitahuan kepada panitia sehingga banyak ketua divisi yang telat mengumpulkan data
Terlambat memasukkan data ke vendor sehingga waktu jadi tidak sesuai dengan yang diharapkan
Kurang tegas sehingga banyak divisi yang terlambat membayar dan mengambil kaos
Kurangnya orang untuk membantu menjaga kaos saat pengambilan kaos
Rekomendasi
Keuntungan yang didapatkan dari kaos panitia sangat besar, sehingga sebaiknya kaos panitia tetap dijadikan wadah untuk mendapatkan keuntungan.
4.
Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi Kegiatan
Danus Makanan, minuman, dan deker (pelindung kaki) Muhammad Rahimsyah
Menjual
makanan
dan
minuman
di
kesekretariatan
olimpiade VII KM ITB dan menyewakan deker pada saat pertandingan futsal dan sepak bola Waktu Tempat Tujuan
8 Januari 2012-9 Februari 2013 Kesekretariatan Olimpiade VII KM ITB dan lokasi pertandingan sepakbola dan futsal
Memenuhi kebutuhan makanan dan minuman panitia Olimpiade VII KM ITB dan mendapatkan keuntungan dari penjualan dan penyewaan.
Parameter
Semua makanan dan minuman yang dijual habis
Keberhasilan
Balik modal pembelian deker
Pelaksanaan
Dari
awal
keberjalanan
pertandingan
sampai
closing
Olimpiade VII KM ITB, divisi dana usaha menyediakan makanan dan minuman di dalam sekre. Makanan dan minuman yang disediakan adalah air putih botol, pocari
sweat, beng-beng, tango, kopi, pop mie, susu, milo, wafer superstar, dan jeruk dalam sachet. Metode yang digunakan adalah “kantitn kejujuran” karena makanan dan minuman tersebut hanya diletakkan di dalam sekre dan disediakan kotak sebagai tempat menaruh uang untuk membayar makanan dan minuman tersebut. Panitia dapat meminta makanan dan minuman apa saja yang sebaiknya dijual oleh divisi dana usaha. Selain itu, hampir tiap harinya divisi ini menyediakan makan pagi berupa nasi bungkus dan makan siang. Menunya bermacam-macam tergantung pesanan dan keinginan orang yang membeli makanan. Penyewaan deker dilakukan apabila pada hari tersebut diadakan pertandingan yang membutuhkan deker, yaitu pertandingan sepak bola dan futsal. Namun karena pemain pada
umumnya
sudah
membawa
deker,
sehingga
penyewaan ini kurang berhasil.
Karena merupakan kantin kejujuran, divisi dana usaha tidak
mengetahui
apakah
semua
orang
yang
mengambil makanan dan minuman tersebut sudah membayar atau belum Evaluasi
Kurangnya
orang
untuk
menjaga
sehingga
tidak
diketahui dengan pasti siapa saja yang mengambil dan apakah sudah membayar atau belum
Deker kurang berhasil karena pemain sepak bola dan futsal rata-rata sudah membawa miliknya sendiri
Membuka “food corner” di sekre olim sangat membantu panitia apabila ada yang sedang kelaparan dan kehausan selain mendapat keuntungan yang cukup besar tiap harinya.
Rekomendasi
sebaiknya ada yang bertanggung jawab dengan cara mengawasi sehingga dapat diketahui dengan pasti orang yang mengambil makanan atau minuman sudah membayar atau belum.
Deker sebaiknya tetap disewakan namun pembeliannya tidak perlu banyak-banyak agar dapat balik modal (
