pada Program Studi Teknik Perpustakaan Dokumentasi dan Informasi ......
dimiliki perpustakaan pacta tahun 2000 berdasarkan data laporan tahunan,
dapat ...
PENATAAN ARSIP DI PERPUSTAKAAN BALAI PENELITIAN VETERINER BOGOR
LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN DI
I
PERPUSTAKAAN BALAI PENELITIAN VETERINER
oteh:
~
YULIA RUKMININGSIH
, I
G05399903 ...('•'/
, I
PROGRAM STUD I TEKNIK PERPUST AKAAN DOKUMENTASI DAN INFOR:\1ASI · JURUSAN ILMU KOMPUTER FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM INSTITUT PERT AN JAN BOGOR 2002
-
~
,
PENATAAN ARSIP DI PERPUSTAKAAN BALAI PENELITIAN VETERINER BOGOR
LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN DI
PERPUSTAKAAN BALAI PENELITIAN VETERINER
Oleh:
YULIA RUKMININGSIH G05399903
Laporan Praktek Lapangan Sebagai Salah Satu Syarat untuk Menyelesaikan Pendidikan Diploma III (Dill) pada Program Studi Teknik Perpustakaan Dokumentasi dan Informasi
PROGRAM STUD! TEKi\'IK PERPUSTAKAAN DOKUMENTASI DAN INFORMASI
JURUSAN ILMU KOMPUTER F AKUL T AS MA TEl\IA TIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM INSTITUT PERT ANIAN BOG OR 2002
Judul
Penataan Arsip di Perpustakaan Balai Penelitian Veteriner Bogar
Nama
Yulia Rukminingsih
NIM
G05399903
Menyetujui
Pembimbing Lapangan,
~ ~ ' Sedangkan menurut Zulkifli Amsyah . pengertian arsip juga diatur dalam Undang Undang No . 7 tahun I 97 I pasal I adalah : a.
Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
b.
Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan swasta/perorangan, dalam bentuk corak apapun , baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam pelaksanaan kehidupan berkebangsaan .3 >
Zulkifli Amsyah mendefinisikan arsip secara ringkas ialah setiap catatan (record/warkat) yang tertulis, tercetak. atau ketikan , dalam bentuk huruf, angka atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi , yang terekam pacta kertas ( kartu , formulir) , kertas film (slide, film-strip , mikro-film ). media komputer ( pita tape, piringan, rekaman , disket), kertas photokopi dan lain-lain. 4 )
' ' Soekarno, K, Dasar-dasar Manajemen : Celakan ke XIII (Jakarta : Mi swar. 1985) p. 8 Z) Hadi Abubakar, Pola Kears ipan Moderen: Sistem Kartu Kendali (Jakarta : Djambatan, 1996) 3 ) Zulkitli Amsyah, Manajemen Kearsipan (Jakarta : Gramedia Pustaka Utama, 1998) p. 2 41
ibid. p.3
p. 8-9
3
Menurut Ensiklopedi Umum, arsip adalah kumpulan tersusun dari bahan berupa tulisan tangan, piagam, daftar, surat dan lain- lain, yang berhubungan dengan sejarah atau perkembangan suatu negara, daerah , kota, lembaga, perhimpunan atau keluarga. Penyusunan didasarkan atas nama badan atau orang yang mengeluarkan dol
Jenis arsip ditinjau dari sudut hukum dan perundang-undangan yaitu : I.
Arsip otentik adalah arsip yang di atasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta (bukan fokopi atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan. Arsip otentik dapat dipergunakan sebagai bukti hukum yang sah .
2.
Arsip tidak otentik adalah arsip yang di atasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta. Arsip ini dapat berupa fotokopi , film, mikrofilm, keluaran (output/print-out) komputer, dan media komputer seperti disket dan sebagainya. Beberapa contoh arsip dapat disebutkan di sini : surat, surat perjanjian, teleks, telegram, faktur, memo, laporan dan lain-Iain. 7>
Arsip menurut fungsinya dibedakan menjadi dua golongan, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis ialah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelengggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Jadi arsip dinamis adalah semua arsip yang masih berada di berbagai kantor, baik kantor pemerintahan. swasta ataupun organisasi kemasyarakatan. Arsip statis ialah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Sedangkan arsip statis adalah arsip-arsip yang disimpan di Arsip Nasional (ARNAS) yang berasal dari arsip (dinamis) dari berbagai kantor. 8 > Mengingat pentingnya arsip bagi kegiatan di perkantoran , maka arsip tersebut memerlukan pengolahan dan penyimpanan yang baik sehingga dapat dengan rnudah ditemukan kernbali. Pengelolaan arsip di perpustakaan BALITVET meliputi kegiatan rnemeriksa, rnengindeks/memberi kode. rnernasukan hasil indeks ke dalam komputer dan memilah antara surat masuk, surat keluar dan surat yang belurn selesai administrasinya kemudian di simpan ke dalarn ordner. Sistem pen yimpanan pada prinsipnya adalah menyimpan berdasarkan kata-tangkap (caption) dari warkat yang disimpan berupa huruf atau angka yang disusun menurut urutan tertentu. Pada dasarnya dua jenis urutan yaitu urutan abjad dan urutan angka. Sistem penyimpanan yang berdasarkan '' Ensiklopedi Umum ( Yogyakana: Kanisius. 1991) p. 82-83 ''' Hadi Abubakar, Op cit, p. l 0 -, Zulkifli Amsyah, Op cit, p.3-4
•• ibid p.2-3
4
urutan abjad ialah sistem nama (sering disebut sistem abjad), sistem geografis dan sistem subyek, sedangkan yang berdasarkan urutan angka ialah sistem numerik, sistem kronologis, dan sistem subyek 9 numerik ( sistem subyek dengan kode nomor). l Keperluan akan arsip dan penyimpanannya akan berbeda di setiap perkantoran. Walaupun demikian, perlu adanya prinsip yang dianut dalam penataan arsip, sehingga keamanan dan keutuhannya terjaga. Untuk itu diperlukan asas penyimpanan arsip sesuai dengan kebutuhan dan kondisi masing-masing kantor. Dalam penyimpanan arsip terdapat tiga asas yaitu, asas sentralisasi, asas desentralisasi dan asas kombinasi sentralisasi dan desentralisasi. Pengertian ketiga asas tersebut menurut Zulkifli Amsyah ialah : I.
Asas sentralisasi ialah penyimpanan arsip yang dipusatkan di satu unit kerja khusus yang lazim disebut sentral arsip. Di setiap unit kerja biasa disebut Tata Usaha.
2.
Asas desentralisasi ialah semua unit kerja mengelola arsipnya masing-masing. Sistem pen yi mpanan (filing system) yang dipergunakan masing-masing tergantung kepada ketentuan kantor bersangkutan .
3.
Asas kombinasi sentralisasi dan desentralisasi ialah arsip yang masih aktif dipergunakan atau disebut arsip aktif (active file) dikelola di unit kerja masing-masing pengolah , dan arsip yang 10 sudah kurang dipergunakan disebut arsip in-aktif dike lola di sentral arsip. )
9
) ibid p.71
IO)
ibid p. l6-18
BAB. II KEADAAN UMUM PERPUSTAKAAN BALAI PENELITIAN VETERINER I.
Sejarah Singkat
Latar belakang berdirinya Perpustakaan Balai Penelitian Veteriner (BALITVET) tidak banyak diungkapkan , namun pada nomor istimewa Hemera Zoa no . 7-8 tahun 1958 halaman 17 dituliskan bahwa perpustakaan dari sejak berdirinya pada bulan Juni 1908, terus berusaha mengumpulkan bukubuku mengenai kedokteran hewan yang berguna bagi pelaksanaan tugasnya. Pada waktu itu koleksinya terdiri dari lebih kurang 40 .000 buah buku . Publikasi-publikasinya kebanyakan dibuat dalam majalah yang dikeluarkan oleh Dokter Hewan Indonesia, dan sebagian lagi dibuat dalam majalah ilmiah luar negeri .
2.
Struktur Organisasi Intern Perpustakaan
Perpustakaan dalam struktur organisasi BALITVET tidak digambarkan, namun demikian dalam pelaksanaannya menempati ruang khusus dalam organisasi yang hubungan hirarkinya di bawah seksi jasa penelitian. Struktur organisasi intern perpustakaan dapat dilihat pada Gam bar I.
Seksi Jasa Penelitian
•
Kepala Sub Seksi Perpustakaan
. Jasa Perpustakaan
... Administrasi Perpustakaan
Teknis Perpustakaan
Gambar I. Struktur Organisasi Intern Perpustakaan Balai Penelitian Veteriner (BALITVET) Bogor
6
3.
Kedudul
/"-.
Pe"
.i
A .n.
Kepala Balat
\?. \\ Kepa_Ia Sub Se.ksi Perpustakaan l ,_:1-
,·-~•ll!an . Jr-' ·"'.i- ~...:........., . .., :. • J
~e.er,ner
1 / /_,;.; ~:..-..·0--,,.,. .,(~' ,./._7"/_.;/ . '::.:.:....-: '-:__-_.::.~/
..
(Ny. Zakiah Muhajan, SS) NIP. 0800268I7
\.._.
24 Lampiran 4. Contoh su ral mengenai pengadaan/claim
3s-, I aurlP /c.LI!J./..- . ~:\ \ _'..
..
__.·_·:
...·
:•
.:i
27 Lamp iran 7 . Contoh surat mas uk mengenai jasa fotokopi
t.::.·
E:EF'Il:)'-'; tF'I·I
r-,::: : : ·';'
j:::- J f.d 1-21302
-- -
:~ 1
6331-13(}
F'.Ol
03/INefj/.pe_/pf/tl-cor;...
F!JF )l1Jit7iJiJJEAQII/lt·W_&Imfjll
~
. J! Cl~rr.Q.ati No. 1f,. S;.;r! bayi EC~ ! 1, Jawa T:mor · lr.~o n eliia Tel (03 ~ ) ~li oi0~ 2S Fu 62·31 56767B4 Teler 3.:379 Ei~ Op.w1lJOrt Ottl" . .11 . Kaj1He. s..t, Jak1t;A 10130 · :nc:.:-1'\f ~~ ~- i. tC2~ 1 o.l31.-:J1 fou t.: and alt~d:;:d ~-~-proce~sing t3.:i iiry m " na:- in:s f:mn for Suirn o.'1eli:; contarr:ir.;;i.ion bdV.S T .-\.:li·:'!l
~ ~~~
p.
3~ -.< -\
\ "0!. ~ ": :.J O)O ~tob
I.
J~Jui
.,
Juchl
Her p.;pp~ barllcs s.~ lm undJa p.c-7 Part 2 · Signific:mt E ...:oli reL:.teJ : ond::: wr. oi r uult;~: p. 35-37
.-\tas hann.izr: fbu , bmi u.:J.pkan ~
.
,. :"' ; \. i) •• 0 .
'.
•"
~
] ~- j:
_: :·:: :' ~·
/ ·'-
