Manual de Normas, Bases y procedimiento para cancelar adeudos ...

13 downloads 75 Views 305KB Size Report
2 Dic 2010 ... CANCELAR ADEUDOS A CARGO DE TERCEROS Y A FAVOR DEL. SERVICIO POSTAL MEXICANO. SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS. Hoja: ...
E E E M P R D E C O N S U A T A EJJJE EM MP PLLLA AR RD DE EC CO ON NS SU ULLLT TA A DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS GERENCIA DE CONTABILIDAD

MANUAL DE NORMAS, BASES Y PROCEDIMIENTO PARA CANCELAR ADEUDOS A CARGO DE TERCEROS Y A FAVOR DEL SERVICIO POSTAL MEXICANO

SERVICIO POSTAL MEXICANO

DICIEMBRE 2010

SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS GERENCIAS DE TESORERÍA Y CONTABILIDAD

Hoja: 2 de 17

DCAF-PR-09-022

6

Rev. A2

E E E M P R D E C O N S U A T A EJJJE EM MP PLLLA AR RD DE EC CO ON NS SU ULLLT TA A

E E E M P R D E C O N S U A T A EJJJE EM MP PLLLA AR RD DE EC CO ON NS SU ULLLT TA A

MANUAL DE NORMAS, BASES Y PROCEDIMIENTO PARA CANCELAR ADEUDOS A CARGO DE TERCEROS Y A FAVOR DEL SERVICIO POSTAL MEXICANO SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS GERENCIAS DE TESORERÍA Y CONTABILIDAD

Hoja: 3 de 17

DCAF-PR-09-022

Rev. A2

ÍNDICE Página 1.

Introducción

4

2.

Marco Jurídico

5

3.

Alcance, Objetivo y Políticas generales.

6

4.

Normas y bases para cancelar adeudos a cargo de terceros y a favor del Servicio Postal Mexicano.

7

5.

Lineamientos.

9

6.

Procedimiento:

7.

™ Cancelación de Adeudos a cargo de terceros y a favor del Servicio Postal Mexicano.

11

™ Diagramas de Flujo

15

Vigencia.

17

E E E M P R D E C O N S U A T A EJJJE EM MP PLLLA AR RD DE EC CO ON NS SU ULLLT TA A

MANUAL DE NORMAS, BASES Y PROCEDIMIENTO PARA CANCELAR ADEUDOS A CARGO DE TERCEROS Y A FAVOR DEL SERVICIO POSTAL MEXICANO SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS GERENCIAS DE TESORERÍA Y CONTABILIDAD

Hoja: 4 de 17

DCAF-PR-09-022

Rev. A2

1. INTRODUCCIÓN

El presente manual se elabora con fundamento en el artículo 58, fracción XVII de la Ley Federal de Entidades Paraestatales, el artículo 8º. fracción XIII del Decreto por el que se crea el Organismo Descentralizado denominado Servicio Postal Mexicano, así como en lo establecido en la “Norma para registrar la estimación y

la

cancelación

de cuentas o

documentos por cobrar

irrecuperables” emitida por la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestión Pública, el cuál fue sometido a consideración y aprobación de la H. Junta Directiva del Servicio Postal Mexicano, en su segunda sesión ordinaria de 2004.

Con fundamento en lo anterior, la Subdirección de Finanzas a través de la Gerencia de Contabilidad, ha elaborado el “Manual de Normas, Bases y Procedimiento para Cancelar Adeudos a Cargo de Terceros y a Favor del Servicio Postal Mexicano”.

Considerando la dinámica de cambio actual del Organismo, este Manual debe ser revisado y actualizado en el momento que sea necesario, a fin de que su vigencia sea permanente y cumpla como instrumento de divulgación de la información que contiene, en todo el ámbito del Servicio Postal Mexicano.

E E E M P R D E C O N S U A T A EJJJE EM MP PLLLA AR RD DE EC CO ON NS SU ULLLT TA A

MANUAL DE NORMAS, BASES Y PROCEDIMIENTO PARA CANCELAR ADEUDOS A CARGO DE TERCEROS Y A FAVOR DEL SERVICIO POSTAL MEXICANO SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS GERENCIAS DE TESORERÍA Y CONTABILIDAD

Hoja: 5 de 17

DCAF-PR-09-022

Rev. A2

2. MARCO JURÍDICO 1.

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

2.

Ley del Servicio Postal Mexicano.

3.

Ley de Vías Generales de Comunicación.

4.

Ley Federal del Trabajo.

5.

Ley Federal de los Trabajadores al Servicio del Estado Reglamentaria del Apartado “B” del artículo 123 Constitucional.

6.

Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos.

7.

Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y su Reglamento.

8.

Ley Orgánica de la Administración Pública Federal.

9.

Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal, y su Reglamento.

10. Ley Federal de las Entidades Paraestatales. 11. Ley del Impuesto Sobre la Renta y su Reglamento. 12. Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito. 13. Código de Comercio. 14. Código Federal de Procedimientos Civiles. 15. Código Civil Federal. 16. Reglamento para la Operación del Organismo Servicio Postal Mexicano. 17. Reglamento Interior de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público. 18. Decreto por el que se crea el Organismo Descentralizado denominado Servicio Postal Mexicano. 19. Estatuto Orgánico del Servicio Postal Mexicano. 20. NEIFGSP 006—Norma para Registrar la Estimación y Cancelación de Cuentas o Documentos por Cobrar Irrecuperables. 21. Manual de Organización Institucional del Servicio Postal Mexicano. 22. Contrato Colectivo de Trabajo del Servicio Postal Mexicano. 23. Manual de Contabilidad Gubernamental. 24. Principios Básicos de Contabilidad Gubernamental. 25. Acta de Depuración y Cancelación de Saldos. 26. Manual de Procedimientos de Cobranza. 27. Y otras disposiciones aplicables en la materia.

E E E M P R D E C O N S U A T A EJJJE EM MP PLLLA AR RD DE EC CO ON NS SU ULLLT TA A

MANUAL DE NORMAS, BASES Y PROCEDIMIENTO PARA CANCELAR ADEUDOS A CARGO DE TERCEROS Y A FAVOR DEL SERVICIO POSTAL MEXICANO SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS GERENCIAS DE TESORERÍA Y CONTABILIDAD

Hoja: 6 de 17

DCAF-PR-09-022

Rev. A2

3. ALCANCE, OBJETIVO Y POLÍTICAS GENERALES. Alcance

El contenido del presente Manual es de observancia general para las áreas involucradas en la gestión de la cobranza, para aquellas que intervengan en los dictámenes de incobrabilidad; así como en la depuración de los saldos de la cartera de cuentas por cobrar.

Objetivo

Contar con un documento que permita a las áreas involucradas en la gestión de la cobranza, desde las que intervienen en los dictámenes de incobrabilidad, hasta las que realizan la depuración de los saldos de la cartera de cuentas por cobrar, conocer las condiciones para la cancelación de cuentas por cobrar a cargo de terceros, que se deriven de la imposibilidad real de cobro; asimismo que sirva como instrumento de apoyo y consulta para los interesados dentro del ámbito de su actuación.

Políticas Generales

1.

Cuando se requiera la adecuación del procedimiento, se debe solicitar la intervención del área facultada, para su análisis y determinación correspondiente.

2.

Cuando existan dudas en la interpretación del procedimiento establecido en este Manual, el Subdirector de Finanzas a través del área de Contabilidad será responsable de aclarare las mismas.

3.

El Subdirector de Finanzas es responsable de revisar periódicamente este manual, para en caso de que requiera ser modificado por la adición o adecuación de actividades, funciones o nuevas disposiciones, debe solicitar la intervención del área facultada, a fin de reglamentar los cambios y mantener actualizado el presente manual administrativo.

4.

La Gerencia de Organización es el área facultada para normar el contenido, registro y publicación del presente manual, conforme a la Guía Técnica para la Elaboración y Actualización de Manuales de Procedimientos.

E E E M P R D E C O N S U A T A EJJJE EM MP PLLLA AR RD DE EC CO ON NS SU ULLLT TA A

MANUAL DE NORMAS, BASES Y PROCEDIMIENTO PARA CANCELAR ADEUDOS A CARGO DE TERCEROS Y A FAVOR DEL SERVICIO POSTAL MEXICANO SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS GERENCIAS DE TESORERÍA Y CONTABILIDAD

Hoja: 7 de 17

DCAF-PR-09-022

Rev. A2

4. NORMAS Y BASES PARA CANCELAR ADEUDOS A CARGO DE TERCEROS Y A FAVOR DEL SERVICIO POSTAL MEXICANO 1.

El H. Junta Directivo del Organismo, es la única autoridad facultada para aprobar bases para cancelar adeudos a cargo de terceros, de conformidad con el artículo 8°, fracción XIII del Decreto de Creación del Servicio Postal Mexicano. Cuando fuere notoria la imposibilidad práctica de su cobro y se considere de nula recuperación, los siguientes funcionarios del Servicio Postal Mexicano, contarán con la facultad de cancelar adeudos a cargo de terceros, conforme a las atribuciones que a continuación se describen: Director General

Se faculta para cancelar cuentas en las que el monto por deudor sea superior a 100 veces el salario mínimo mensual general vigente para el D. F., cumpliéndose con la normatividad y requisitos establecidos en las Normas, Bases y Procedimiento para Cancelar Adeudos a Cargo de Terceros y a Favor del Servicio Postal Mexicano.

Director Corporativo de Administración y Finanzas

Se faculta para cancelar cuentas en las que el monto por deudor sea de 50.0 a 99.9 veces el salario mínimo mensual general vigente para el D.F., cumpliéndose con la normatividad y requisitos establecidos en las Normas, Bases y Procedimiento para Cancelar Adeudos a Cargo de Terceros y a Favor del Servicio Postal Mexicano.

Subdirector Finanzas

de

Se faculta para cancelar cuentas en las que el monto por deudor sea de 25 a 49.9 veces el salario mínimo mensual general vigente para el D.F., cumpliéndose con la normatividad y requisitos establecidos en las Normas, Bases y Procedimientos para Cancelar Adeudos a Cargo de Terceros y a favor del Servicio Postal Mexicano.

Gerente de Contabilidad

Se faculta para cancelar cuentas en las que el monto por deudor sea de 0 a 24.9 veces el salario mínimo mensual general vigente para el D.F., siempre y cuando este rango no rebase el monto establecido en el artículo 31, fracción XVI de la Ley del Impuesto Sobre la Renta, cumpliéndose con la normatividad y requisitos establecidos en las Normas, Bases y Procedimientos para Cancelar Adeudos a Cargo de Terceros y a favor del Servicio Postal Mexicano.

Se debe proceder a lo anterior, en coordinación con el titular de la Unidad Administrativa donde se generó la cuenta por cobrar, y en función del contenido del dictamen que emita el Director Corporativo de Asuntos Jurídicos y Seguridad Postal, así como del conocimiento del titular del Órgano Interno de Control. 2.

El Director Corporativo de Asuntos Jurídicos y Seguridad Postal debe realizar el cobro por la vía judicial o extrajudicial, cuando el Gerente de Tesorería haya agotado los medios de cobro conforme a lo establecido en el Manual de Procedimientos de Facturación y Cobranza. Integrando el expediente respectivo.

3.

El Gerente de Contabilidad es responsable de provisionar mensualmente las cuentas por cobrar con una antigüedad mayor a dos años en los casos en que así se amerite.

4.

El Gerente de Contabilidad debe realizar revisiones en todos los rubros de cuentas por cobrar, para detectar las incidencias de cuentas incobrables y proceder a lo indicado en el presente Manual.

5.

Para la aplicación de adeudos de poca cuantía, se debe observar lo indicado en el artículo 31, fracción XVI de la Ley del Impuesto Sobre la Renta.

E E E M P R D E C O N S U A T A EJJJE EM MP PLLLA AR RD DE EC CO ON NS SU ULLLT TA A

MANUAL DE NORMAS, BASES Y PROCEDIMIENTO PARA CANCELAR ADEUDOS A CARGO DE TERCEROS Y A FAVOR DEL SERVICIO POSTAL MEXICANO SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS GERENCIAS DE TESORERÍA Y CONTABILIDAD

Hoja: 8 de 17

DCAF-PR-09-022

Rev. A2

6.

Conforme al punto anterior, podrán existir otras circunstancias diferentes a los conceptos enunciados en la fracción XVI de la Ley del Impuesto Sobre la Renta, que den lugar a la deducción de las cuentas por cobrar a clientes. Dichas causas deben ser dictaminadas por el Director Corporativo de Asuntos Jurídicos y Seguridad Postal, con conocimiento al titular del Órgano Interno de Control.

7.

Para considerar un saldo como incobrable y proceder a su cancelación, deben agotarse todas las gestiones de cobro por parte de los Gestores de Cobranza; así como las acciones legales que deben realizar el Director Corporativo Comercial y el Director Corporativo de Asuntos Jurídicos y Seguridad Postal, de conformidad con el ámbito de su competencia.

8.

Cuando el deudor, a quien con anterioridad se le haya calificado como insolvente a través de la quiebra o concurso, abandone el estado de insolvencia o desaparezca cualquiera que sea la causa por la que su adeudo fue dictaminado como incobrable, se debe interrumpir el procedimiento de cancelación y proceder a efectuar el cobro del adeudo judicial.

9.

En caso de no contar con los soportes documentales (indicados en la actividad No. 2 del proceso) para efectuar la cobranza, se debe elaborar acta administrativa circunstanciada, en la que se haga constar que no se cuenta con la documentación que de soporte el cobro, dando conocimiento de ello al titular del Órgano Interno de Control en el Servicio Postal Mexicano para su pronunciamiento en el caso de probable responsabilidad.

E E E M P R D E C O N S U A T A EJJJE EM MP PLLLA AR RD DE EC CO ON NS SU ULLLT TA A

MANUAL DE NORMAS, BASES Y PROCEDIMIENTO PARA CANCELAR ADEUDOS A CARGO DE TERCEROS Y A FAVOR DEL SERVICIO POSTAL MEXICANO SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS GERENCIAS DE TESORERÍA Y CONTABILIDAD

Hoja: 9 de 17

DCAF-PR-09-022

Rev. A2

5. LINEAMIENTOS I.- DICTAMINACIÓN

1. El Gerente de Contabilidad debe analizar el estado que guardan las cuentas por cobrar, de los clientes a efecto de determinar si el saldo de alguna de éstas debe considerarse como incobrable, atendiendo las consideraciones siguientes: a) Cuando se hayan agotado las gestiones ordinarias, jurídicas y extrajudiciales de mérito. b) Cuando exista incapacidad manifiesta de pago (insolvencia, quiebra, etc.). c) Cuando se compruebe la muerte o la no localización del deudor. d) Cuando no exista soporte documental suficiente, siempre y cuando no se pueda determinar al responsable de tales insuficiencias. 2. El Gerente de Tesorería emitirá un informe mensual de antigüedad de saldos para que el Director Corporativo Comercial sancione, cuando lo amerite, la continuación en la prestación del servicio respectivo.

II.- CANCELACIÓN

3. Como soporte para cancelar la cuenta por cobrar se debe contar, al menos, con la siguiente documentación: a)

Expediente completo del deudor

b)

Dictamen del Director Corporativo de Asuntos Jurídicos y Seguridad Postal sobre la no viabilidad de la recuperación.

c)

Hacer del conocimiento del Órgano Interno de Control; a efecto de obtener su opinión escrita respecto del cumplimiento a la normatividad.

d)

Dictamen de la H. Junta Directiva de SEPOMEX o de cualquiera de los funcionarios facultados por ésta, sobre el acuerdo para la cancelación de la cuenta por cobrar.

4. Conforme a la integración de los expedientes de las cuentas incobrables, se debe proceder a la cancelación de los saldos que se encuentren en los siguientes supuestos: a)

En aquellos en que no se rebase el importe establecido en el artículo 31, fracción XVI de la Ley del Impuesto Sobre la Renta. Cuando se superen dichos montos y sólo si la cobranza resulta notoriamente incosteable, podrá proponerse la cancelación de la cuenta a cualquiera de los funcionarios facultados por la H. Junta Directiva, o bien por ésta misma; previa opinión del Director Corporativo de Asuntos Jurídicos y Seguridad Postal y del titular del Órgano Interno de Control.

b)

En aquellas cuentas que tengan una antigüedad mayor a 2 años y se hayan agotado los recursos de recuperación, previa opinión del Director Corporativo de Asuntos Jurídicos y Seguridad Postal y del titular del Órgano Interno de Control.

E E E M P R D E C O N S U A T A EJJJE EM MP PLLLA AR RD DE EC CO ON NS SU ULLLT TA A

MANUAL DE NORMAS, BASES Y PROCEDIMIENTO PARA CANCELAR ADEUDOS A CARGO DE TERCEROS Y A FAVOR DEL SERVICIO POSTAL MEXICANO SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS GERENCIAS DE TESORERÍA Y CONTABILIDAD

c)

Hoja: 10 de 17

DCAF-PR-09-022

Rev. A2

En los casos en que se obtenga el certificado de desavecindad del deudor por parte de la autoridad competente, previa opinión del Director Corporativo de Asuntos Jurídicos y Seguridad Postal y del titular del Órgano Interno de Control.

5. Una vez determinada como incobrable la cuenta respectiva, la cancelación contable procede por una sola vez por cada cuenta por cobrar, atendiendo a las siguientes consideraciones: a)

Que provenga de servicios prestados por el Servicio Postal Mexicano y en las condiciones en que éste los ofrece.

b)

Que se encuentre registrada contablemente y que exista la documentación soporte de la operación que generó dicha cuenta por cobrar; así como de los oficios, resoluciones y dictámenes que autorizan su cancelación.

E E E M P R D E C O N S U A T A EJJJE EM MP PLLLA AR RD DE EC CO ON NS SU ULLLT TA A

MANUAL DE NORMAS, BASES Y PROCEDIMIENTO PARA CANCELAR ADEUDOS A CARGO DE TERCEROS Y A FAVOR DEL SERVICIO POSTAL MEXICANO SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS GERENCIAS DE TESORERÍA Y CONTABILIDAD

Hoja: 11 de 17

DCAF-PR-09-022

Rev. A2

6. PROCEDIMIENTO Unidad Responsable:

GERENCIA E CONTABILIDAD

6. Procedimiento:

CANCELACIÓN DE ADEUDOS A CARGO DE TERCEROS Y A FAVOR DEL SERVICIO POSTAL MEXICANO

RESPONSABLE

ACT. NO.

DESCRIPCIÓN Este procedimiento continúa del proceso de Cobranza de la Facturación Emitida a Crédito del Manual de Procedimientos de Facturación y Cobranza.

GERENTE DE TESORERÍA

1

-

Recibe del Director Corporativo de Asuntos Jurídicos y Seguridad Postal, la documentación que exhibe el agotamiento de las gestiones de cobro judicial sin resultado favorable para el Organismo.

2

-

Integra expediente de la cuenta incobrable y lo envía al Órgano Interno de Control para que éste opine por escrito, sí se cubren los requisitos establecidos en los Lineamientos de Dictaminación del presente manual. Los documentos que integran el expediente son los siguientes:

3

TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL

4

-

-

a)

Factura en donde se acusa de recibo.

b)

Contrato.

c)

Oficio solicitud de pago.

d)

Oficios recordatorios de solicitud de pago.

e)

Oficio para solicitud de pago por parte del área jurídica.

f)

Resolución judicial o en su caso, opinión de la Dirección Corporativa de Asuntos Jurídicos y Seguridad Postal.

Elabora y turna oficio solicitud de opinión al Titular del Órgano Interno de Control, acompañando cada una de las cuentas por cobrar de la siguiente documentación: a)

Factura en donde se acusa de recibo.

b)

Contrato.

c)

Oficio solicitud de pago.

d)

Oficios recordatorios de solicitud de pago.

e)

Oficio para solicitud de pago por parte del área jurídica.

f)

Resolución judicial o en su caso, sugerencia de la Dirección Corporativa de Asuntos Jurídicos y Seguridad Postal.

Recibe oficio de la solicitud de opinión acompañado del expediente(s) con la siguiente documentación: a) b) c) d) e) f)

Factura en donde se acusa de recibo. Contrato. Oficio solicitud de pago. Oficios recordatorios de solicitud de pago. Oficio para solicitud de pago por parte del área jurídica. Resolución judicial o, en su caso, opinión de la propia Dirección Corporativa de Asuntos Jurídicos y Seguridad Postal.

E E E M P R D E C O N S U A T A EJJJE EM MP PLLLA AR RD DE EC CO ON NS SU ULLLT TA A

MANUAL DE NORMAS, BASES Y PROCEDIMIENTO PARA CANCELAR ADEUDOS A CARGO DE TERCEROS Y A FAVOR DEL SERVICIO POSTAL MEXICANO SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS GERENCIAS DE TESORERÍA Y CONTABILIDAD

RESPONSABLE

GERENTE DE TESORERÍA

GERENTE DE CONTABILIDAD

ACT. NO.

Hoja: 12 de 17

DCAF-PR-09-022

Rev. A2

DESCRIPCIÓN

5

-

Emite oficio y lo envía al Gerente de Tesorería.

6

-

Recibe oficio con la opinión del Órgano Interno de Control y verifica que el expediente tenga los siguientes documentos: a)

Factura en donde se acusa de recibo

b)

Contrato

c)

Oficio solicitud de pago

d)

Oficios recordatorios de solicitud de pago

e)

Oficio para solicitud de pago por parte del área jurídica

f)

Resolución judicial o en su caso, opinión de la Dirección Corporativa de Asuntos Jurídicos y Seguridad Postal.

7

-

Integra expediente con las cuentas por cobrar que se hayan dictaminado como incobrables a lo largo del período.

8

-

Envía expedientes al Gerente de Contabilidad con la siguiente documentación:

9

-

a)

Factura en donde se acusa de recibo

b)

Contrato

c)

Oficio solicitud de pago

d)

Oficios recordatorios de solicitud de pago

e)

Oficio para solicitud de pago por parte del área jurídica

f)

Resolución judicial de incobrabilidad o, en su caso, sugerencia de la propia Dirección Corporativa de Asuntos Jurídicos y Seguridad Postal

Recibe expedientes de cuentas por cobrar dictaminadas como incobrables con la documentación siguiente: a)

Factura en donde se acusa de recibo

b)

Contrato

c)

Oficio solicitud de pago

d)

Oficios recordatorios de solicitud de pago

e)

Oficio para solicitud de pago por parte del área jurídica

f)

Resolución judicial o en su caso, sugerencia de la Dirección Corporativa de Asuntos Jurídicos y Seguridad Postal.

10

-

Procede a registrar contablemente los adeudos estimados como incobrables, por centro de costo y tipo de deudor, de acuerdo con el Catálogo de Cuentas vigente.

11

-

Registra mensualmente la estimación para cuentas incobrables, considerando la doceava parte de la sumatoria de los saldos individuales de las cuentas colectivas de Activo circulante, con una antigüedad superior a dos años.

E E E M P R D E C O N S U A T A EJJJE EM MP PLLLA AR RD DE EC CO ON NS SU ULLLT TA A

MANUAL DE NORMAS, BASES Y PROCEDIMIENTO PARA CANCELAR ADEUDOS A CARGO DE TERCEROS Y A FAVOR DEL SERVICIO POSTAL MEXICANO SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS GERENCIAS DE TESORERÍA Y CONTABILIDAD

RESPONSABLE GERENTE DE CONTABILIDAD

ACT. NO. 12

Hoja: 13 de 17

DCAF-PR-09-022

Rev. A2

DESCRIPCIÓN -

Realizamos el registro contable:



LA ESTIMACION CARGO: Cuenta No. 4205.- Costo por cuentas incobrables ABONO: Cuenta No. 1110.- Estimación para cuentas incobrables



LA CANCELACION CARGO: Cuenta No. 1110.- Estimación para cuentas incobrables ABONO (según sea el caso): Cuenta No. 1105.- Clientes Cuenta No. 1106.- Deudores diversos Cuenta No. 1107.- Responsabilidades Cuenta No. 1108.- Cuentas por cobrar a países Cuenta No. 1109.- Anticipos a contratistas y proveedores

13

-

Notifica la cancelación efectuada al Gerente de Tesorería.

14

-

Elabora punto de acuerdo para informar a la H. Junta Directiva o al funcionario facultado por ésta, para la cancelación de los adeudos respectivos.

15

-

Entrega punto de acuerdo al Prosecretario de la Junta Directiva para su integración en la carpeta de la Sesión Ordinaria de la H. Junta Directiva que corresponda.

16

-

Recibe acuerdo de notificación para la cancelación de los adeudos.

17

-

Integra acuerdo de notificación en la carpeta de la H Junta Directiva de la Sesión Ordinaria que corresponda.

H JUNTA DIRECTIVA DE SEPOMEX

18

-

Efectúa Sesión Ordinaria, se da por enterada de acuerdo y se entrega constancia de conocimiento al Director Corporativo de Administración y Finanzas.

DIRECTOR CORPORATIVO DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

19

-

Recibe aprobación de constancia de conocimiento, y lo turna como sigue:

PROSECRETARIO DE LA JUNTA DIRECTIVA

TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL

20



a)

Subdirector de Finanzas.-Original

b)

Titular del Órgano Interno de Control.- Copia para su conocimiento.

c)

Director Corporativo de Asuntos Jurídicos y Seguridad Postal.- Copia para su conocimiento.

Recibe copia de constancia de conocimiento y archiva.

E E E M P R D E C O N S U A T A EJJJE EM MP PLLLA AR RD DE EC CO ON NS SU ULLLT TA A

MANUAL DE NORMAS, BASES Y PROCEDIMIENTO PARA CANCELAR ADEUDOS A CARGO DE TERCEROS Y A FAVOR DEL SERVICIO POSTAL MEXICANO SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS GERENCIAS DE TESORERÍA Y CONTABILIDAD

RESPONSABLE

ACT. NO.

Hoja: 14 de 17

DCAF-PR-09-022

Rev. A2

DESCRIPCIÓN

DIRECTOR CORPORATIVO DE ASUNTOS JURÍDICOS Y SEGURIDAD POSTAL

21



Recibe copia de constancia de conocimiento y archiva.

SUBDIRECTOR DE FINANZAS

22

-

Recibe original de constancia de conocimiento de la H. Junta Directiva y lo turna al Gerente de Contabilidad, emitiendo copia al Gerente de Tesorería.

GERENTE DE CONTABILIDAD

23

-

Recibe original de acuerdo aprobado y archiva.

24

-

Informa a la Gerencia de Tesorería de la cancelación del adeudo del cliente. TERMINA ESTE PROCEDIMIENTO

E E E M P R D E C O N S U A T A EJJJE EM MP PLLLA AR RD DE EC CO ON NS SU ULLLT TA A

MANUAL DE NORMAS, BASES Y PROCEDIMIENTO PARA CANCELAR ADEUDOS A CARGO DE TERCEROS Y A FAVOR DEL SERVICIO POSTAL MEXICANO SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS GERENCIAS DE TESORERÍA Y CONTABILIDAD

Hoja: 15 de 17

DCAF-PR-09-022

Rev. A2

DIAGRAMA DE FLUJO GERENTE DE TESORERÍA

TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL.

GERENTE DE CONTABILIDAD

PROSECRETARIO DE LA JUNTA DIRECTIVA

DIRECTOR CORP. DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

DIRECTOR CORP. DE ASUNTOS JURÍDICOS Y SEGURIDAD POSTAL

SUBDIRECTOR DE FINANZAS

INICIO 1 1. Recibe del Director de Asuntos Jurídicos y Seguridad Postal la documentación que exhibe el agotamiento de las gestiones de cobro judicial sin resultado favorable para el Organismo.

9. Recibe expedientes de cuentas por cobrar dictaminadas como incobrables con toda la documentación.

2. Integra expediente de la cuenta que se someterá a dictamen de incobrabilidad, habiendo cubierto los requisitos establecidos en los Lineamientos de Dictaminación.

3. Elabora y turna oficio solicitud de dictamen de incobrabilidad de c/u de las cuentas por cobrar.

6. Recibe oficio con opinión del OIC y verifica que el expediente tenga los documentos.

4. Recibe oficio de la solicitud de opinión y expediente(s) con documentación.

5. Emite oficio y lo envía al Gerente de Tesorería.

7. Integra expediente con las cuentas por cobrar que se hayan dictaminado como incobrables a lo largo del período.

10. Procede a registrar contablemente los adeudos estimados como incobrables, por centro de costo y tipo de deudor, de acuerdo con el Catálogo de Cuentas vigente.

11 Registra mensualmente la estimación para cuentas incobrables, considerando la doceava parte de la sumatoria de los saldos individuales de las cuentas colectivas de Activo circulante, con una antigüedad superior a dos años.

12-13. Realiza registro contable y Notifica la cancelación efectuada.

2

16. Recibe acuerdo de notificación para la cancelación de los adeudos.

17. Integra acuerdo de notificación en la carpeta de la H Junta Directiva de la Sesión Ordinaria que corresponda.

18. Una vez que la H Junta Directiva efectúa la Sesión Ordinaria, entrega constancia de conocimiento.

8. Envía expedientes con toda la documentación. 19. Recibe aprobación de constancia de conocimiento y

1

turna con copias del acuerdo para su conocimiento, al titular del Órgano Interno de Control y Director de Asuntos Jurídicos y Seguridad Postal

14. Elabora punto de acuerdo para informar a la H. Junta Directiva o al funcionario facultado por ésta, para la cancelación de los adeudos respectivos.

15. Entrega punto de acuerdo al Prosecretario de la Junta Directiva para su integración en la carpeta de la Sesión Ordinaria de la H. Junta Directiva que corresponda.

2

20. Recibe constancia de conocimiento y archiva.

21. Recibe constancia de conocimiento y archiva.

23. Recibe original de acuerdo aprobado y archiva.

24. Informa a la Gerencia de Tesorería de la cancelación del adeudo del cliente.

FIN

22. Recibe original de constancia de conocimiento y lo turna al Gerente de Contabilidad, emitiendo copia al Gerente de Tesorería.

E E E M P R D E C O N S U A T A EJJJE EM MP PLLLA AR RD DE EC CO ON NS SU ULLLT TA A

MANUAL DE NORMAS, BASES Y PROCEDIMIENTO PARA CANCELAR ADEUDOS A CARGO DE TERCEROS Y A FAVOR DEL SERVICIO POSTAL MEXICANO SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS GERENCIAS DE TESORERÍA Y CONTABILIDAD

Hoja: 16 de 17

DCAF-PR-09-022

Rev. A2

CONTROL DE CAMBIOS DE MEJORA DEL PROCEDIMIENTO Documentos de referencia

DOCUMENTO

CÓDIGO

No aplica

No aplica

Registros REGISTRO No aplica

Glosario

Cambios en esta versión

No aplica

No aplica

No aplica

No aplica

NÚMERO DE REVISIÓN

A2

Anexos

TIEMPO DE RESPONSABLE DE CÓDIGO DE REGISTRO O IDENTIFICACIÓN ÚNICA CONSERVACIÓN CONSERVARLO

No aplica

FECHA DE ACTUALIZACIÓN

DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

Diciembre 2010

Por observación de la Auditoría Superior de la Federación en la revisión de “Ingresos por Servicios Postales” se modificó dentro del rubro 4. Normas y Bases para Cancelar Adeudos a Cargo de Terceros y a Favor del Servicio Postal Mexicano; la Política No.1. Sobre los rangos de los funcionarios del Servicio Postal Mexicano, contarán con la facultad de cancelar adeudos a cargo de terceros, conforme a las atribuciones que se describen: al Subdirector de Finanzas y Gerente de Contabilidad.

E E E M P R D E C O N S U A T A EJJJE EM MP PLLLA AR RD DE EC CO ON NS SU ULLLT TA A

MANUAL DE NORMAS, BASES Y PROCEDIMIENTO PARA CANCELAR ADEUDOS A CARGO DE TERCEROS Y A FAVOR DEL SERVICIO POSTAL MEXICANO SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS GERENCIAS DE TESORERÍA Y CONTABILIDAD

Hoja: 17 de 17

DCAF-PR-09-022

7. VIGENCIA Este Manual entrará en vigor el día siguiente de su autorización.

Rev. A2

Suggest Documents