Manual de Normas e Procedimentos para Projetos de ... - IICA

MANUAL DE NORMAS E PROCEDIMENTOS PARA PROJETOS DE COOPERAÇÃO TÉCNICA DO IICA NO BRASIL

Brasília Junho de 2016

SUMÁRIO 1

APROVAÇÃO DE INSTRUMENTOS DE COOPERAÇÃO TÉCNICA ...................................... 7

1.1

2

PROGRAMAÇÃO ORÇAMENTÁRIA...................................................................................... 8

2.1

3

FORMULÁRIO PARA AUTORIZAÇÃO DE DESPESA – AD.................................................. 9

4

AQUISIÇÃO DE BENS E CONTRATAÇÃO DE OBRAS E SERVIÇOS .......................................... 10

4.1

Normas e Diretrizes .................................................................................................. 10

4.2

Responsáveis pelas Aquisições ................................................................................... 10

PROCESSO DE APROVAÇÃO DE INSTRUMENTOS DE COOPERAÇÃO TÉCNICA FINANCIADOS COM RECURSOS EXTERNOS .................................... 7

PLANO OPERATIVO ANUAL – POA .............................................................................. 8

4.2.1

Área de Aquisições e Contratos .................................................................. 11

4.2.2

Comissão de Licitação ................................................................................ 11

4.2.3

Comitê Técnico de Avaliação ...................................................................... 11

4.2.4

Comitê Nacional de Compras ..................................................................... 12

Modalidades de Licitação ......................................................................................... 12

4.3

4.3.1

Solicitação de Cotação ............................................................................... 12

4.3.1.1 Requisitos ...................................................................................... 12 4.3.1.2 Cabimento ..................................................................................... 13

4.3.2

Solicitação de Propostas ................................................................................... 13 4.3.2.1 Requisitos ....................................................................................... 13

4.3.2.2 Cabimento ...................................................................................... 14

4.3.3

Concorrência .............................................................................................. 14

4.3.3.1 Requisitos .................................................................................... 14 4.3.3.2 Cabimento ...................................................................................... 14

4.4

Tipos de Licitação ...................................................................................................... 15

4.4.1

Menor Preço ................................................................................................... 15

4.4.2

Técnica e Preço ........................................................................................... 15

4.4.3

Melhor Técnica ........................................................................................... 16

4.5

PROCESSAMENTO DAS LICITAÇÕES .................................................................................... 16

4.6

PROCEDIMENTOS ............................................................................................................. 16

4.6.1

Solicitação ................................................................................................................. 16

4.6.2

Formulário de Solicitação de Bens e Serviços .......................................................... 16

4.6.3

Termo de Referência – TR ........................................................................................ 17

4.6.4

Análise do Pedido ...................................................................................................... 18

4.6.5

Elaboração e Divulgação do Edital ............................................................................ 18

4.6.6

Composição da Comissão de Licitação .................................................................... 18

4.6.7

Processo Licitatório ................................................................................................. 19

4.6.8

Contratação ............................................................................................................ 19

DISPENSA E INEXIGIBILIDADE DE LICITAÇÃO .................................................................. 19

4.7

4.7.1

Dispensa de Licitação ................................................................................................. 20

4.7.2

Inexigibilidade de Licitação ......................................................................................... 22

4.7.3 Procedimentos......................................................................................................... 22

4.8

CONTRATAÇÕES ................................................................................................................. 24

4.8.1 Procedimentos ............................................................................................................. 24

4.8.2

Aditivos ...................................................................................................................... 24

4.8.2.1 Procedimentos ............................................................................................. 25

4.8.3

Fiscalização e Execução ............................................................................................ 26

4.9 RECEBIMENTO DE BENS OU SERVIÇOS ADQUIRIDOS PARA PROJETOS DE COOPERAÇÃO TÉCNICA ............................................................................................. 26

4.10

5

CONSULTORIA (PESSOA FÍSICA) NO ÂMBITO DOS PROJETOS DE COOPERAÇÃO TÉCNICA ................... 27

5.1

TRANSFERÊNCIA PATRIMONIAL ......................................................................................... 26

NORMAS E DIRETRIZES ...................................................................................................... 27

5.1.1

Modalidade e Requisitos ............................................................................................. 27

5.1.2

Forma de Contratação ............................................................................................... 27

5.1.3

Nova Contratação ..................................................................................................... 28

5.1.4

Aditamento .................................................................................................................. 28

5.1.5

Honorários .............................................................................................................. 29

5.1.5.1 Recebimento do Produto e Pagamento .................................................... 29

Rescisão Contratual ................................................................................................... 30

5.1.6

5.2

PROCEDIMENTOS DE CONTRATAÇÃO............................................................................... 30

5.2.1

Elaboração e Encaminhamento do Termo de Referência – TR ................................ 30

5.2.2

Seleção ....................................................................................................................... 31

5.2.3

Contratação .......................................................................................................................... 31

6

CONTRATAÇÃO DE PESSOAL REGIDO PELA CONSOLIDAÇÃO DAS LEIS DO TRABALHO ................................... 32

6.1

NORMAS E DIRETRIZES ....................................................................................................... 32

6.2

PROCEDIMENTOS DE CONTRATAÇÃO .......................................................................................... 33

6.2.1

Elaboração e Encaminhamento da Descrição de Cargo ............................................ 33

6.2.2

Seleção ....................................................................................................................... 33

6.2.3

Documentação Necessária para Contratação ............................................................. 34

6.2.4

Efetivação do Contrato ............................................................................................... 35

6.2.5

Pagamento ................................................................................................................. 35

6.2.6

Encerramento do Contrato ......................................................................................... 35

6.2.7

Solicitação de Encerramento de Contrato .................................................................. 36

6.2.8

Indenização da Rescisão Contratual .......................................................................... 36

6.2.9

Documentação Necessária para Encerramento do Contrato ..................................... 36

7

PASSAGENS, DIÁRIAS E REEMBOLSOS ........................................................................................ 37

7.1

NORMAS E PROCEDIMENTOS ............................................................................................ 37

7.2

PASSAGENS ........................................................................................................................... 37

7.2.1

Responsáveis pela Requisição ................................................................................... 37

7.2.2

Reservas de Voos ....................................................................................................... 38

7.2.3

Pagamento das Notas Fiscais ou das Faturas .............................................................. 38

DIÁRIAS ................................................................................................................................. 38

7.3

7.3.1

Diárias para Viagens Internacionais .......................................................................... 38

7.3.2

Valores ...................................................................................................................... 38

7.3.3

Prazo para Solicitação ............................................................................................... 39

7.3.4

Situações Normais de Concessão de Diárias ............................................................. 39

7.3.5

Situações Excepcionais de Concessão de Diárias ..................................................... 39

7.3.6

Complementação de Diárias ..................................................................................... 40

7.3.7

Devolução de Diárias ................................................................................................ 40

7.4

REEMBOLSO DE DESPESAS .............................................................................................. 40

7.4.1

Viagens ..................................................................................................................... 40

7.4.2

Transporte ................................................................................................................. 41

8

GESTÃO FINANCEIRO-CONTÁBIL DOS RECURSOS DE PROJETO ............................................. 41

8.1

NORMA GERAL ..................................................................................................................... 41

8.2

DEFINIÇÕES .......................................................................................................................... 41

8.3

GERENCIAMENTO DE RECEITAS DOS PROJETOS .......................................................... 42

8.3.1

GERENCIAMENTO DE GASTOS DOS PROJETOS ............................................................. 43

8.4

Normas e Procedimentos do Ingresso de Recursos ................................................. 42

8.4.1

Normas e Procedimentos de Acesso às Informações Financeiras ............................. 43

8.4.2

Normas e Procedimentos do Pagamento .................................................................. 44

8.4.3

Adiantamento ............................................................................................................ 45

8.5

PRESTAÇÃO DE CONTAS .................................................................................................... 46

8.6

TERMO DE ENCERRAMENTO DO PROJETO DE COOPERAÇÃO TÉCNICA ................... 47

8.7

AUDITORIA ............................................................................................................................ 47

APRESENTAÇÃO O Instituto Interamericano de Cooperação para a Agricultura – IICA é o organismo especializado em agricultura do Sistema Interamericano, criado por Resolução do Conselho Diretor da União Pan-Americana em outubro de 1942. De acordo com a convenção vigente, os objetivos do IICA são estimular, promover e apoiar os esforços dos 34 Estados-Membros, para alcançar seu desenvolvimento agrícola e o bem-estar rural. O IICA trabalha alicerçado em um conjunto muito claro de princípios e objetivos estratégicos. Possui um mandato definido pela Junta Interamericana de Agricultura (JIA), composta pelos Ministros da Agricultura dos Estados-Membros, e opera com vista em um Plano de Médio Prazo (PMP), que reflete as tendências do setor agropecuário da América Latina e do Caribe e define as áreas programáticas para sua cooperação técnica. A Representação do IICA, neste país, desde 1964, vem acumulando e compartilhando conhecimentos e experiências em temas importantes para a agenda de desenvolvimento no hemisfério. Atua em áreas estratégicas, como comércio e desenvolvimento do agronegócio, inovação tecnológica, sanidade agropecuária e inocuidade dos alimentos, desenvolvimento rural sustentável, manejo e gestão dos recursos naturais e capacitação no meio rural. Para desenvolver suas ações no Brasil, o IICA celebra parcerias com o governo, em seus diversos níveis, instituições privadas, empresas e universidades. Cumprindo seu papel institucional, como órgão de apoio à cooperação técnica, a Representação do IICA no Brasil desenvolveu o presente manual, com a finalidade de orientar as Entidades Executoras Nacionais quanto às normas e aos procedimentos necessários à implementação dos projetos. A expectativa é que este manual seja permanentemente atualizado e aperfeiçoado, a fim de que cumpra com a premissa de servir de instrumento-chave no processo de execução das ações preconizadas nos instrumentos de cooperação técnica. Com o objetivo de facilitar aos usuários o manuseio deste manual, destacamos que todos os formulários e documentos citados ao longo do texto estão disponíveis em meio eletrônico e podem ser acessados no endereço , no menu “Projetos no Brasil”.

1 APROVAÇÃO DE INSTRUMENTOS DE COOPERAÇÃO TÉCNICA

1.1 PROCESSO DE APROVAÇÃO DE INSTRUMENTOS DE COOPERAÇÃO TÉCNICA FINANCIADOS COM RECURSOS EXTERNOS

A Sede Central do Instituto Interamericano de Cooperação para a Agricultura – IICA possui duas instâncias de aprovação de novos Instrumentos de Cooperação Técnica e suas respectivas Revisões. Ambas instâncias foram constituídas com o propósito de promover e assegurar o cumprimento do marco institucional, suas normas e políticas, para melhorar a qualidade dos Instrumentos de Cooperação Técnica elaborados e executados pelo Instituto. a)

O Grupo de Apoio aos Processos – GAP consiste na primeira instância a analisar Instrumentos Jurídicos e seus Termos Aditivos para a execução de projetos de cooperação técnica, quando sejam de cobertura nacional e sejam financiados com recursos externos negociados com instituições de âmbito nacional e por um montante máximo acumulado de US$ 1 milhão ou seu equivalente em moeda local.

b)

O Comitê de Programação – CP é a segunda instância que analisa os Instrumentos aprovados pelo GAP e tem o propósito de analisar os seguintes Instrumentos: 1.

Quando abrangem cobertura internacional;

2.

Financiados com recursos regulares;

3.

Financiados com recursos externos não submetidos à Agência Brasileira de Cooperação - ABC e com montante superior a US$ 1 milhão; e

4.

Financiados com recursos externos submetidos à ABC e com montante superior a US$ 5 milhões.

A Sede Central do IICA autoriza o Representante a firmar Instrumentos financiados com recursos externos cujo montante total não seja superior a US$ 50 mil. Os supracitados

INSTITUTO INTERAMERICANO DE COOPERAÇÃO PARA A AGRICULTURA – REPRESENTAÇÃO NO BRASIL – SHIS QI 05, CHÁCARA 16 CEP: 71600-530, BRASÍLIA-DF, BRASIL – CAIXA POSTAL: 02995, CEP: 71608-972, TELEFONE: 55 (61) 2106-5477, FAX: 55 (61) 2106-5459 E-MAIL: [email protected] - home page: www.iica.org.br/administracao

7

Instrumentos não precisam ser submetidos ao GAP ou CP a não ser que se trate de exceções à norma (Memorando SC/DG-770 de 28 de outubro de 2014). Nenhum novo Instrumento ou Revisão será assinado pelo Representante do IICA sem que haja uma aprovação formal da Sede Central por meio do GAP e/ou do CP.

2

PROGRAMAÇÃO ORÇAMENTÁRIA

2.1 PLANO OPERATIVO ANUAL – POA O Plano Operativo Anual – POA é um instrumento de gestão previsto nos Projetos de Cooperação Técnica – PCT. Detalha as atividades a serem desenvolvidas no âmbito do PCT para viabilizar a elaboração de produtos e o alcance de objetivos ali preconizados. Assim sendo, deve ser fruto de um momento de reflexão da equipe de gestão sobre os desafios a serem superados para assegurar um adequado desempenho do Projeto, tendo em conta as expectativas geradas a partir de sua concepção. O POA tem como referência o Plano de Ação Anual – PAA conforme modelo disponível em , no menu “Projetos no Brasil” – “Roteiro para a Elaboração do Plano de Ação Anual – Formulário PAA2”. O POA obedece ao exercício fiscal, sendo que o primeiro POA deve ser encaminhado ao IICA e à Agência Brasileira de Cooperação – ABC do Ministério das Relações Exteriores (MRE) no prazo de até 30 dias após a assinatura do Instrumento de Cooperação Técnica, e os POAs do exercício fiscal seguinte até 30 de novembro de cada ano.


8

3

FORMULÁRIO PARA AUTORIZAÇÃO DE DESPESA – AD

A legislação brasileira que rege a cooperação técnica prestada por organismos internacionais preconiza que todas as despesas realizadas no âmbito dos PCTs devem ser autorizadas formalmente pelo Diretor Nacional do Projeto ou seu substituto. Nesse sentido, a Representação do IICA no Brasil desenvolveu o “Formulário de Autorização de Despesas”, disponível em , no menu “Projetos no Brasil”. Protocolo: Data:

Autorização de Despesas Nº

/

/

/

1. Identificação Título do Projeto: Elemento PEP:

Fundo:

Código do Gasto(OGM):

Descrição da Despesa Tipo de Despesa:

Contratos(PJ)

Honorários

Aquisição de Bens e Serviços

Reembolsos

Passagens

Diárias (*)

Objetivo: Valor Total:

R$ ( )

Dados do Beneficiário Categoria:

Funcionário

Consultor

Empresa

Outros (especifique)

Prestador de serviços

Nome: CPF/CNPJ:

NIT/PIS:

Telefones:

E-mail:

Dados do Pagamento Depósito C/C

Forma de pagamento:

Depósito C/ Poupança

Boleto Bancário

Outra (especifique):

Dados Bancários:

Banco:

Nº Banco:

Agência:

Conta:

Informações Adicionais (*) Autorizo a emissão da passagem para o beneficiário desta autorização. Autorização da Despesa Data:

/

/

____________________________


9

4 AQUISIÇÃO DE BENS E CONTRATAÇÃO DE OBRAS E SERVIÇOS

4.1 NORMAS E DIRETRIZES

As aquisições de bens e as contratações de obras e serviços são conduzidas pelo IICA e realizadas de acordo com suas normas e procedimentos, observando-se o disposto nos respectivos instrumentos de cooperação. Independentemente da fonte de financiamento, elas devem pautar-se em métodos competitivos, conforme determina o artigo 98 do Regulamento da Direção-Geral do IICA, observando-se os seguintes princípios básicos: I) II) III) IV) V)

4.2

assegurar eficiência e economicidade; dar tratamento igual a todos os interessados, propiciando justa oportunidade de competição; garantir a transparência nos procedimentos de aquisição, mediante o estabelecimento de critérios objetivos para a tomada de decisão; observar a moral, a ética, os bons costumes e as regras da boa administração; e possibilitar o acesso a qualquer interessado, mediante divulgação do certame.

RESPONSÁVEIS PELAS AQUISIÇÕES

O Diretor-Geral do IICA, conforme autoriza o artigo 7º do Regulamento da Direção-Geral, delegou competência aos representantes nos países para realizar as aquisições de acordo com as normas, as regras e os procedimentos institucionais. O Representante, por sua vez, pode delegar ao Administrador e/ou ao Encarregado da Área de Aquisições e Contratos a competência para realizar as atividades de aquisição, entretanto continuará como responsável pela eficiência global dos processos de aquisição e pela otimização de custos, devendo assegurar o cumprimento de todos os regulamentos financeiros, regras e procedimentos de aquisição do IICA.


10

4.2.1 Área de Aquisições e Contratos É a área responsável por receber, analisar e acompanhar as solicitações para aquisição de bens e contratação de obras e serviços. E entre suas principais atribuições, pode-se citar as seguintes:

a)

receber e analisar o Termo de Referência – TR;

b)

instruir o processo licitatório e preparar o Edital e os Anexos;

c)

finalizar o processo licitatório; e

d)

elaborar o Contrato.

4.2.2 Comissão de Licitação

Essa área é responsável por receber, examinar, julgar e validar todos os documentos e procedimentos relativos ao cadastramento de licitantes e às licitações. A Comissão de Licitação é constituída por, no mínimo, 3 (três) membros, designados formalmente pelo Representante do IICA, na qualidade de Presidente do Comitê Nacional de Compras. A Entidade Executora Nacional – EEN proponente deve indicar pelo menos 1 (um) representante para integrar a Comissão de Licitação, exceto na modalidade de Solicitação de Cotação, tipo menor preço.

4.2.3 Comitê Técnico de Avaliação

É responsável por analisar e julgar as propostas e os documentos técnicos válidos de uma licitação por meio de Relatório de Avaliação Técnica, com base nos critérios preestabelecidos no Edital. O Comitê é constituído por, no mínimo, 3 (três) membros – pelo menos 1 (um) profissional indicado pelo IICA e 2 (dois) indicados pela Entidade Executora Nacional proponente – com a atribuição de fornecer o suporte necessário às atividades da Comissão de Licitação.


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4.2.4 Comitê Nacional de Compras

O Comitê Nacional de Compras é responsável pela coordenação e aprovação dos processos de aquisição de bens e contratação de obras e serviços, cujos valores forem iguais ou superiores a US$ 30,000.00 (trinta mil dólares), e de todos os processos de dispensa e inexigibilidade de licitação com valores acima de U$ 2.500,00 (dois mil e quinhentos dólares). Esse comitê é constituído pelo Representante, pelo Administrador e pelo Coordenador da Área de Aquisições e Contratos e pelo Coordenador da Área Técnica da Representação do IICA no Brasil. 4.3

MODALIDADES DE LICITAÇÃO

As modalidades de licitação do IICA utilizadas no âmbito dos Projetos de Cooperação Técnica são as seguintes.

4.3.1 Solicitação de Cotação

Modalidade de licitação entre interessados do ramo pertinente ao seu objeto. 4.3.1.1 Requisitos a)

O pedido deverá ser enviado ao IICA com no mínimo 10 dias úteis da data prevista para a divulgação do convite/edital.

b)

Envio de Solicitação de Cotação a pelo menos 3 (três) licitantes, com antecedência de 5 (cinco) dias úteis da data definida para a apresentação das propostas.

c)

Divulgação na página web do IICA.

d)

Extensiva a interessados previamente cadastrados na correspondente especialidade e/ou mediante manifestação de interesse.

e)

Critério de classificação de acordo com o menor preço, podendo ser exigida, em alguns casos, comprovação de habilitação técnica.


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f)

Necessidade de recebimento de pelo menos 3 (três) propostas de preço na primeira divulgação.

g)

Objeto da licitação especificado de forma simples e direta.

4.3.1.2 Cabimento

a)

Para obras e serviços de engenharia com valor estimado de até US$ 50,000.00 (cinquenta mil dólares).

b)

Para serviços técnicos profissionais especializados com valor estimado de até US$ 50,000.00 (cinquenta mil dólares).

c)

Para bens e serviços não referidos nos itens anteriores, com valor estimado de até US$ 50,000.00 (cinquenta mil dólares).

4.3.2 Solicitação de Propostas

Modalidade de licitação entre interessados devidamente cadastrados na correspondente área de concentração, ou que atendam a todas as condições exigidas, necessárias para a qualificação. 4.3.2.1 Requisitos a)

O pedido deverá ser enviado para o IICA com no mínimo 20 dias úteis da data prevista para a divulgação do convite/edital.

b)

Divulgação do Aviso de Licitação com antecedência mínima de 30 (trinta) dias da abertura das propostas em jornal de grande circulação nacional e no Diário Oficial da União (DOU), quando exigido pela Instituição Executora Nacional.

c)

O prazo de divulgação estabelecido no parágrafo anterior poderá ser reduzido com a anuência do Comitê Nacional de Compras nos casos de licitações do tipo menor preço.


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d)

Somente quando o edital tiver sido divulgado uma única vez, na fase de recebimento das propostas, caso haja somente 1(uma)proposta, a Comissão de Licitação suspenderá os trabalhos e consultará a Direção Nacional do Projeto, que deverá autorizar a continuidade ou não do processo licitatório.

4.3.2.2 Cabimento a)

O pedido deverá ser enviado para o IICAPara obras e serviços de engenharia com valor estimado de até US$ 500,000.00 (quinhentos mil dólares).

b)

Para bens e serviços não referidos nos itens anteriores, com valor estimado de até US$ 200,000.00 (duzentos mil dólares).

4.3.3 Concorrência Modalidade de licitação entre quaisquer interessados. 4.3.3.1 Requisitos a)

O pedido deverá ser enviado ao IICA com no mínimo 20 dias úteis da data prevista para a divulgação do edital.

b)

Exigência de fase inicial de habilitação preliminar em que o licitante comprove possuir os requisitos mínimos de qualificação para execução do objeto; e

c)

Divulgação do Aviso de Licitação, com antecedência mínima de 30 (trinta) dias do recebimento da documentação de habilitação e abertura das propostas, em jornal de grande circulação nacional e no DOU.


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d)

Somente quando o edital tiver sido divulgado uma única vez, na fase de recebimento das propostas, caso haja somente 1(uma)proposta, a Comissão de Licitação suspenderá os trabalhos e consultará a Direção Nacional do Projeto, que deverá autorizar a continuidade ou não do processo licitatório.

4.3.3.2 Cabimento

4.4

a)

Para obras e serviços de engenharia com valor estimado acima de US$ 500,000.00 (quinhentos mil dólares).

b)

Para bens e serviços não referidos nos itens anteriores, com valor estimado acima de US$ 200,000.00 (duzentos mil dólares).

TIPOS DE LICITAÇÃO

Em função dos critérios de julgamento e de seleção, as licitações podem ser dos tipos indicados a seguir, aplicáveis a cada uma das situações especificadas. 4.4.1 Menor Preço Esse tipo de licitação é mais utilizado em compra de bens e serviços de maneira geral. É considerada vencedora do certame a licitante que apresentar a proposta de acordo com o ato convocatório e ofertar o menor preço para o fornecimento dos bens e serviços solicitados no Edital.

4.4.2 Técnica e Preço

Nesse critério, o julgamento é fundamentado nas notas obtidas nas propostas técnicas e de preços (proposta comercial), sendo a proposta mais vantajosa aquela resultante da maior média ponderada obtida, conforme critérios estabelecidos no ato convocatório.


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4.4.3 Melhor Técnica Utiliza-se esse tipo de licitação, predominantemente, nos serviços de natureza intelectual e, em especial, na elaboração de projetos e estudos técnicos de maior complexidade. A seleção, nesse caso, baseia-se apenas em fatores técnicos. Em todas as modalidades, o IICA pode inverter as etapas da licitação, iniciando com a abertura e análise das propostas financeiras no tipo “Menor Preço” ou com a abertura e análise das propostas técnicas, seguida da abertura e análise das propostas financeiras, nos tipos “Técnica e Preço” ou “Melhor Técnica”; em ambos os casos, ao final do certame, é aberta a documentação de habilitação da licitante classificada em 1º lugar.

4.5

PROCESSAMENTO DAS LICITAÇÕES

A solicitação para a aquisição de bens e para a contratação de obras e serviços é de responsabilidade da Direção Nacional do Projeto e deve conter as especificações técnicas e as demais informações sobre o material ou o serviço a ser contratado. O IICA disponibilizará um SIG, via web, para envio e acompanhamento das solicitações de aquisição de bens e contratação de obras e serviços.

4.6

PROCEDIMENTOS

4.6.1 Solicitação A Entidade Executora Nacional deverá solicitar a aquisição de bens e a contratação de serviços, por meio do SIG. O acesso ao referido sistema deve ser solicitado formalmente ao IICA pelo Diretor Nacional do Projeto, indicando os usuários responsáveis pelas solicitações e acompanhamentos dos processos da Entidade Executora Nacional, informando os seguintes dados:nome, e-mail, CPF e telefone. Às solicitações devem ser anexados, no mínimo, o Oficio assinado pelo Diretor Nacional do Projeto e, dependendo do caso, o Formulário de Solicitação de Bens e Serviços ou o Termo de Referência.


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4.6.2 Formulário de Solicitação de Bens e Serviços No caso de aquisição de bens ou contratação de serviços de natureza simples, facilmente identificáveis e quantificáveis – tais como equipamentos, materiais de consumo, matérias inventariáveis, suprimentos, peças, acessórios e componentes, locação de veículos, serviços gráficos, hospedagem, fornecimento de refeições –, deve ser utilizado o Formulário de Solicitação de Bens e Serviços, que deve conter, no mínimo, os seguintes elementos: a)

descrição objetiva dos materiais, dos produtos ou dos serviços esperados;

b)

condições e especificações a serem atendidas;

c)

quantitativos, se for o caso;

d)

prazo e local de entrega dos bens ou serviços;

e)

condições de pagamento;

f)

valor estimado baseado em orçamentos prévios; e

g)

indicação de três empresas.

4.6.3 Termo de Referência – TR No caso de aquisição de materiais, bens ou contratação de obras e serviços de natureza técnica e de maior complexidade, a Direção Nacional do Projeto deve elaborar Termo de Referência –TR, contendo, no mínimo, os seguintes elementos: a)

descrição dos materiais ou bens a serem adquiridos, ou das obras ou serviços a serem executados, e dos requisitos metodológicos, tecnológicos e administrativos a serem obedecidos, de forma que forneça visão global do objeto da licitação e identifique, com clareza, todos os seus elementos constitutivos;

b)

especificação dos critérios a serem adotados para aprovação dos resultados;

c)

definição do cronograma estimativo para entrega dos materiais ou bens, ou para conclusão das obras ou serviços, bem como dos prazos necessários para análise, aprovação, forma de pagamento e estimativa de preço;


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d)

relação dos insumos de responsabilidade do contratante; e

e)

detalhamento, quando houver necessidade, das especificações do material ou do bem a ser adquirido, ou do serviço a ser contratado.

4.6.4 Análise do Pedido O Supervisor do Projeto no IICA recebe e analisa o pedido, via sistema, e o encaminha à área técnica pertinente para análise do mérito. Após a revisão técnica, o processo é submetido à Área de Aquisições e Contratos para verificação dos aspectos de natureza administrativa. Havendo necessidade, são feitos ajustes até se obter o TR em versão definitiva e consensual. 4.6.5 Elaboração e Divulgação do Edital A Área de Aquisições e Contratos elabora o Edital, observando a modalidade e o tipo de licitação a serem adotados. Ao ser concluído e aprovado o Edital, a Área de Aquisições e Contratos procede à sua divulgação, utilizando os meios indicados a seguir:

a)

Solicitação de Cotação – publicada na página web do IICA com 5 (cinco) dias úteis de antecedência da data definida para apresentação das propostas. A Entidade Executora Nacional poderá encaminhar lista de empresas a serem convidadas (no mínimo três) para que o IICA envie os convites.

b)

Solicitação de Propostas e Concorrência – publicada na página web do IICA e em jornal(is) de grande circulação, com 30 (trinta) dias de antecedência da data definida para apresentação das propostas.

4.6.6 Composição da Comissão de Licitação

A Área de Aquisições e Contratos solicita ao Diretor Nacional do Projeto indicação de um representante da Entidade Executora Nacional para compor a Comissão de Licitação. No caso de licitações dos tipos “Técnica e Preço” e “Melhor Técnica”, a área de Aquisições e Contratos solicita também a indicação de 2 (dois) técnicos para compor o Comitê Técnico de Avaliação.


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4.6.7 Processo Licitatório Na data e no horário estipulados no Edital, a Comissão de Licitação recebe os envelopes contendo os Documentos de Habilitação e as Propostas e dá andamento ao processo licitatório, elaborando, a cada reunião, uma ata circunstanciada e, ao término do procedimento, o Relatório Final. O Relatório Final, em função do valor obtido para contratação, é encaminhado de acordo com as seguintes condições: a)

Valores inferiores a US$ 50,000.00 (cinquenta mil dólares), ao Administrador do IICA no Brasil, para homologação do resultado da licitação e, posteriormente, ao Representante do IICA, para adjudicação do objeto licitado ao vencedor da licitação.

b)

Valores iguais ou superiores a US$ 50,000.00 (cinquenta mil dólares), ao Comitê Nacional de Compras do IICA, para homologação do resultado da licitação e adjudicação do objeto licitado ao vencedor.

Concluídas as etapas de Homologação e Adjudicação, o processo retorna à área de Aquisições e Contratos para as providências cabíveis. 4.6.8 Contratação Ao ser homologado e adjudicado o processo, a Área de Aquisições e Contratos realiza sua conclusão no sistema, com a geração automática do contrato. As vias, após serem assinadas pelas partes, são distribuídas, cabendo uma ao IICA, uma à Contratada e uma à Entidade Executora Nacional demandante da aquisição. 4.7

DISPENSA E INEXIGIBILIDADE DE LICITAÇÃO

Em casos excepcionais, em função do valor ou da natureza da aquisição, a licitação é inexigível ou pode ser dispensada.


19

4.7.1 Dispensa de Licitação É dispensável a licitação: a)

para obras e serviços de engenharia de valor até US$ 5,000.00 (cinco mil dólares), desde que não se refiram a parcelas de uma mesma obra/serviço ou, ainda, para obras/serviços da mesma natureza, no mesmo local, e que possam ser realizadas conjunta e concomitantemente;

b)

para outros serviços e compras de valor até US$ 2,500.00(dois mil e quinhentos dólares), desde que não se refiram a parcelas de um mesmo serviço ou compra de maior vulto que possa ser realizada de uma só vez;

c)

nos casos de guerra ou grave perturbação da ordem;

d)

nos casos de emergência ou de calamidade pública, quando for caracterizada urgência de atendimento de situação que possa ocasionar prejuízo ou comprometer a segurança de pessoas, obras, serviços, equipamentos e outros bens, públicos ou particulares, e somente para os bens necessários ao atendimento da situação emergencial ou calamitosa e para as parcelas de obras e serviços que possam ser concluídas no prazo máximo de 180 (cento e oitenta) dias consecutivos e ininterruptos, contados da ocorrência da emergência ou calamidade, vedada a prorrogação dos respectivos contratos;

e)

quando não acudirem interessados à licitação anterior e esta, justificadamente, não puder ser repetida, sem prejuízo para o beneficiário, mantidas, nesse caso, todas as condições preestabelecidas;

f)

quando as propostas apresentadas consignarem preços manifestamente superiores aos praticados no mercado, ou forem incompatíveis com os fixados pelos órgãos oficiais competentes, sendo, portanto, todas elas desclassificadas, e essa situação persistir, mesmo após a Comissão fixar aos licitantes o prazo de 8 (oito) dias úteis para apresentação de novas propostas [facultada,


20

no caso de Solicitação de Cotação, a redução desse prazo para 3 (três) dias úteis]. será admitida a adjudicação direta dos bens ou serviços, por valor não superior ao constante do registro de preços ou dos serviços;

f.1) consideram-se manifestamente inexequíveis as propostas cujos valores sejam inferiores a 70% (setenta por cento) do menor dos seguintes valores:

•

média aritmética dos valores das propostas superiores a 50% (cinquenta por cento) do valor orçado; e

•

valor orçado; a)

para aquisições de bens produzidos ou serviços prestados por órgão ou entidade que integre a Administração Pública do país do beneficiário, desde que o preço contratado seja compatível com o praticado no mercado;

b)

para compra ou locação de imóvel destinado ao atendimento das finalidades precípuas do beneficiário, cujas necessidades de instalação e localização condicionem sua escolha, desde que o preço seja compatível com o valor de mercado, segundo avaliação prévia;

c)

na contratação de remanescente de obra, serviço ou fornecimento, em consequência de rescisão contratual, desde que atendida a ordem de classificação da licitação anterior e aceitas as mesmas condições oferecidas pelo licitante vencedor, inclusive quanto ao preço, devidamente corrigido;

d)

para aquisição ou restauração de obras de arte e objetos históricos, de autenticidade certificada, desde que compatíveis ou inerentes às finalidades do beneficiário;

e)

para aquisição de componentes ou peças de origem nacional ou estrangeira, necessárias à manutenção de equipamentos durante o período de garantia técnica, junto ao fornecedor original desses equipamentos, quando tal condição de exclusividade for indispensável para a vigência da garantia; e


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f)

na contratação de associação de portadores de deficiência física, sem fins lucrativos e de comprovada idoneidade, para prestação de serviços ou fornecimento de mão de obra, desde que o preço contratado seja compatível com o praticado no mercado.

4.7.2 Inexigibilidade de Licitação

É inexigível a licitação quando houver inviabilidade de competição, em especial: a)

para aquisição de materiais, equipamentos ou gêneros que só possam ser fornecidos por produtor, empresa ou representante comercial exclusivo, vedada a preferência de marca, devendo a comprovação de exclusividade ser feita por meio de atestado fornecido por órgão competente conhecido pelo país do beneficiário;

b)

para contratação de serviços técnicos de natureza singular, com profissionais ou empresas de notória especialização, vedada a inexigibilidade para serviços de publicidade e divulgação; e

c)

para contratação de profissional de qualquer setor artístico, diretamente ou por meio de empresário exclusivo, desde que consagrado pela crítica especializada ou pela opinião pública.

4.7.3 Procedimentos a)

Ao ser identificada a demanda de bem ou de serviço para o Projeto de Cooperação Técnica, prevista no Instrumento de Cooperação Técnica e enquadrada em uma das condições que justificam a aquisição sem licitação, a Entidade Executora Nacional formaliza ao IICA, via sistema, a solicitação para proceder ao pedido por dispensa ou inexigibilidade de licitação.

b)

A solicitação deve conter:

b.1) ofício assinado pelo Diretor Nacional do Projeto contendo as seguintes informações: modalidade a ser contratada


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(inexigibilidade ou dispensa de licitação); empresa a ser contratada; e valor a ser contratado; b.2) descrição completa dos bens ou serviços a serem adquiridos, com todas as características que permitam uma perfeita identificação;

b.3) caracterização da situação que justifique a aquisição sem licitação, identificando-se inclusive o caso em que se enquadra;

b.4) razões da escolha do fornecedor ou do executante do serviço;

b.5) proposta da entidade indicada para fornecer os bens ou os serviços;

b.6) justificativa de que o preço a ser adotado para aquisição ou contratação do serviço está compatível com os preços de mercado; e

b.7) condições de entrega e de pagamento dos bens ou serviços a serem adotadas.

c)

O Supervisor do Projeto no IICA recebe, via sistema, o pedido e o analisa, encaminhando-o à área técnica pertinente para análise do mérito e emissão de parecer. Se for favorável, envia-o à área de Aquisições e Contratos. Caso a solicitação não esteja devidamente instruída, o IICA atua junto à Entidade Executora Nacional para devolução ou ajustes.

d)

A área de Aquisições e Contratos analisa os aspectos de natureza administrativa e prepara o encaminhamento ao Comitê Nacional de Compras.

e)

O Comitê Nacional de Compras analisa a solicitação e delibera quanto à aprovação do pedido.

f)

A deliberação do Comitê é encaminhada à área de Aquisições e Contratos para:


23

4.8

f.1) no caso de aprovação, informar a Entidade Executora Nacional e providenciar o Contrato; e

f.2) no caso de não aprovação, atuar junto à Entidade Executora Nacional para devolução ou ajustes solicitados.

CONTRATAÇÕES

As contratações para aquisição de bens e serviços devem ser formalizadas mediante emissão de um dos seguintes Instrumentos: a)

Ordem de Fornecimento de Bens e Prestação de Serviços – para aquisição de bens facilmente identificáveis (bens, acessórios e equipamentos), a serem pagos em parcela única.

b)

Contrato – para aquisição de bens e serviços a serem pagos em mais de uma parcela ou quando a natureza ou as aquisições exigem maior detalhamento das obrigações assumidas pelas partes.

4.8.1 Procedimentos Ao ser concluído o processo de licitação, a área de Aquisições e Contratos elabora instrumento contratual aplicável ao caso, sempre em três vias, observando modelos já instituídos e padronizados. A área de Aquisições e Contratos providencia as assinaturas das partes e procede à distribuição das vias originais, de acordo com a seguinte destinação: a)

IICA.

b)

Entidade Executora Nacional.

c)

Contratado.

4.8.2 Aditivos a)

Os aditivos são cabíveis nas seguintes situações:

a.1) alterações de aspectos dos contratos; e


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a.2) extensão dos serviços relacionados aos originalmente contratados.

b)

É necessário submeter os pedidos de aditivos de valor ao Comitê Nacional de Compras, devendo ser respeitado o limite de 25% (vinte e cinco por cento) do valor do contrato.

4.8.2.1 Procedimentos a)

Ao ser identificada a necessidade de se realizar a alteração do contrato, a Entidade Executora Nacional formaliza o pedido de aditivo ao IICA, via sistema.

b)

A solicitação deve conter:

b.1) justificativa para realização da alteração; b.2) proposta detalhada da contratada;

b.3) justificativa de que o preço a ser cobrado é compatível com os preços de mercado; e

b.4) condições de entrega e de pagamento a serem adotadas.

c)

O Supervisor do Projeto no IICA recebe, via sistema, o pedido e o analisa, encaminhando-o à área técnica pertinente para análise do mérito e emissão de parecer. Se for favorável, envia-o à área de Aquisições e Contratos. Caso a solicitação não esteja devidamente instruída, o IICA atua junto à Entidade Executora Nacional para devolução ou ajustes.

d)

A área de Aquisições e Contratos analisa os aspectos de natureza administrativa e prepara o encaminhamento ao Comitê Nacional de Compras.

e)

O Comitê Nacional de Compras analisa a solicitação e delibera quanto à aprovação do pedido.


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f)

A deliberação do Comitê é encaminhada à área de Aquisições e Contratos para:

f.1) no caso de aprovação, informar a Entidade Executora Nacional e providenciar o Contrato; e

f.2) no caso de não aprovação, atuar junto à Entidade Executora Nacional para devolução ou ajustes solicitados.

4.8.3 Fiscalização e Execução Em consonância com as atribuições da Entidade Executora Nacional, na modalidade de execução nacional de projetos, o cumprimento do contrato deverá ser acompanhado e fiscalizado por representantes da própria Entidade Executora Nacional.

Todas as informações relativas aos contratos e aditivos estão disponíveis no Sistema, via web.

4.9 RECEBIMENTO DE BENS OU SERVIÇOS ADQUIRIDOS PARA PROJETOS DE COOPERAÇÃO TÉCNICA

Ao ser concluído o processo pelo IICA, o contratado deve entregar à Entidade Executora Nacional o produto da aquisição, juntamente com a nota fiscal ou fatura, conforme o caso. A Entidade Executora Nacional recebe e confere as especificações, a quantidade e a qualidade previstas, tomando providências junto ao contratado para regularização das desconformidades observadas ou dando o aceite. O Diretor Nacional do Projeto assina a Autorização de Despesa – AD para pagamento do produto recebido, encaminhando-a ao IICA com a documentação de suporte original, devidamente atestada.

4.10 TRANSFERÊNCIA PATRIMONIAL

Os bens patrimoniais adquiridos com recursos externos são, automaticamente, transferidos à Entidade Executora Nacional, no ato de seu recebimento, atestado na nota fiscal de entrega.


26

A Entidade Executora Nacional, por meio do Diretor Nacional do Projeto, é responsável pela manutenção dos bens patrimoniais, assegurando perfeitas condições de uso e garantindo que eles sejam prioritariamente utilizados para os fins do Projeto, durante sua execução. Os procedimentos relacionados com inventário, controle e baixa de bens patrimoniais são de responsabilidade do Diretor Nacional do Projeto.

5 CONSULTORIA (PESSOA FÍSICA) NO ÂMBITO DOS PROJETOS DE COOPERAÇÃO TÉCNICA

5.1

NORMAS E DIRETRIZES

As contratações de serviços técnicos de consultoria com recursos externos obedecem às disposições da legislação nacional aplicável e às normas do IICA, no que couber. A Entidade Executora Nacional é responsável por observar o cumprimento das normas estabelecidas pelo governo brasileiro, para contratação de serviços técnicos de consultoria nos Projetos de Cooperação Técnica Internacional. 5.1.1 Modalidade e Requisitos As consultorias deverão ser realizadas exclusivamente na modalidade Produto, por profissionais de nível superior, graduados em área relacionada ao objeto da consultoria. Excepcionalmente será admitida a seleção de consultor técnico que não preencha o requisito de escolaridade mínima, desde que o profissional tenha notório conhecimento da matéria afeta ao objeto do Contrato. O Produto é o resultado de serviços técnicos especializados relativos a estudos técnicos, planejamentos e projetos básicos ou executivos, pareceres, perícias e avaliações em geral, treinamento, aperfeiçoamento de pessoal entre outros. 5.1.2 Forma de Contratação Os serviços técnicos de consultoria serão desempenhados de forma temporária, autônoma e sem subordinação jurídica.


27

O processo de seleção é de competência da Entidade Executora Nacional, sempre que possível com a participação do IICA, observando os princípios da legalidade, da impessoalidade, da publicidade, da razoabilidade, da proporcionalidade e da eficiência, bem como a programação orçamentária e financeira constante do Projeto de Cooperação Técnica Internacional. A efetivação da contratação estará sujeita à apresentação, por parte dos profissionais selecionados, de documentos que comprovem capacidade técnica ou científica compatível com o trabalho a ser executado.

5.1.3 Nova Contratação

A autorização para nova contratação do mesmo consultor, mediante nova seleção, somente será concedida após decorridos os seguintes prazos, contados a partir do encerramento do Contrato anterior: a)

90 (noventa) dias para contratação no mesmo projeto;

b)

45 (quarenta e cinco) dias para contratação em projetos diferentes, executados pelo mesmo órgão ou entidade executora;

c)

30 (trinta) dias para contratação em projetos executados por diferentes órgãos ou entidades executoras.

5.1.4 Aditamento Os contratos de consultoria podem ser aditados em razão de correções, emendas, modificações nos termos de referência, mediante apresentação formal de justificativa e prévia apreciação do IICA. São permitidos aditivos de até 25% (vinte e cinco por cento) do valor originalmente contratado, desde que incluído, pelo menos, um documento técnico a ser desenvolvido pelo consultor, repactuada a previsão de entrega do(s) produto(s), mediante aprovação do Representante do IICA no Brasil. Ao existir necessidade de aditar o contrato de consultoria, a Direção Nacional encaminhará justificativa ao Supervisor do Projeto no IICA, que providenciará a análise técnica e a aprovação do pedido.


28

Os encaminhamentos deverão ser realizados por meio eletrônico. O prazo para elaboração do termo aditivo é de 5 (cinco) dias úteis, a contar da data de registro do protocolo no Sistema Integrado de Gestão – SIG. Não são permitidos aditivos que impliquem modificação do propósito fundamental do Contrato original ou agreguem atividades que não estejam de acordo com seu objetivo. 5.1.5 Honorários A Representação do IICA no Brasil disponibilizará tabela de preços de honorários de consultoria das principais categorias profissionais pertinentes à sua área de atuação, a título de parametrização do cálculo de tais valores, como forma de contribuir com seus parceiros nessa fase da elaboração do Termo de Referência. A respeito dos percentuais que compõem os honorários, nos casos de antecipação da primeira parcela, o consultor poderá receber até 15% (quinze por cento) do valor total do contrato, mediante apresentação do Programa de Execução da Consultoria – PEC. A última parcela não poderá ser inferior a 20% (vinte por cento) do valor total do contrato. 5.1.5.1 Recebimento do Produto e Pagamento Depois que o produto estiver elaborado, de acordo com as especificações do Manual para Apresentação de Relatórios Técnicos, Produtos e Consultoria, o consultor deve encaminhá-lo, formalmente, ao responsável pela supervisão da consultoria na Entidade Executora Nacional. A Entidade Executora Nacional encaminha o produto ao Supervisor do Projeto no IICA, acompanhado da seguinte documentação: a)

Parecer técnico.

b)

Autorização de Despesas – AD assinada pelo Ordenador de Despesas.

c)

Recibo assinado pelo consultor conforme modelo do IICA.

d)

Expediente do consultor encaminhando o produto para a Entidade Executora Nacional.


29

O Supervisor do Projeto no IICA recebe o processo e providencia a análise técnica. Ao ser o produto aprovado pela área técnica do IICA, o processo é encaminhado à área de Gestão do Conhecimento para inclusão na Base de Dados. A área de Gestão do Conhecimento informa ao supervisor e encaminha o processo para a área de Consultoria – Pessoa Física providenciar o pagamento. Os encaminhamentos deverão ser realizados por meio eletrônico. O prazo para análise técnica de produto e o seu pagamento são de 10 (dez) dias úteis, a contar da data de registro do protocolo no SIG. 5.1.6 Rescisão Contratual O Contrato pode ser rescindido por ambas as partes, mediante o recebimento de notificação escrita, em conformidade ao estipulado no Contrato de consultoria. O aviso prévio para a rescisão do Contrato tem seu prazo contado a partir da entrega formal de solicitação por qualquer uma das partes. Na hipótese de rescisão contratual, a Direção Nacional do Projeto formaliza, por meio de ofício, ao Supervisor do Projeto no IICA a justificativa para deliberação. Em seguida, a Área de Consultoria – Pessoa Física elabora o termo de rescisão. Quaisquer excepcionalidades às normas ora apresentadas devem ser consultadas à Sede Central. O prazo para elaboração do termo de rescisão é de 5 (cinco) dias úteis, a contar da data de registro do protocolo no SIG.

5.2

PROCEDIMENTOS DE CONTRATAÇÃO

Ao ser verificada a necessidade de contratação de serviços técnicos de consultoria, a Entidade Executora Nacional adotará os seguintes procedimentos. 5.2.1 Elaboração e Encaminhamento do Termo de Referência – TR O TR deverá ter no mínimo, como estrutura, os seguintes elementos: objetivo, atividades, vigência, cronograma, honorários, sede, descrição dos produtos. Ao serem definidos esses


30

elementos, o documento é enviado eletronicamente ao Supervisor do Projeto no IICA, que o direciona internamente para as análises técnica e administrativa, por meio do SIG (disponível em ). O prazo para análise do TR é de 5 (cinco) dias úteis, a contar da data de registro do protocolo no SIG, incluindo o prazo para providências pertinentes à sua publicidade. 5.2.2 Seleção O processo seletivo seguirá as etapas: a)

Criação de processo no SIG selecionando um dos fluxos aplicáveis (Contratação de Consultoria Pessoa Física/ Projetos de Cooperação Técnica – PCT) e inserção do TR proposto.

b)

Publicação do TR e do extrato do Edital no site do IICA, bem como em jornais de grande circulação, definidos pela Entidade Executora Nacional, a partir do estabelecimento da data da publicação, do veículo de comunicação a ser utilizado e do prazo para manifestação de interesse dos candidatos.

c)

Encaminhamento ao IICA de cópia do processo de seleção pela Entidade Executora Nacional.

5.2.3 Contratação Ao ser concluída a seleção, a EEN encaminha à Área de Consultoria – Pessoa Física ofício propondo a contratação da consultoria selecionada, acompanhado da seguinte documentação: a)

Relatório do processo seletivo.

b)

Diplomas e certificados que comprovem a qualificação do profissional selecionado.

c)

Cópia do documento de identificação do consultor (RG/CNH ou Passaporte).


31

d)

Comprovação de inscrição na Previdência Social, como autônomo.

e)

Ficha cadastral (incluindo dados bancários atualizados, inclusive com o dígito verificador dos numerários agência e conta).

A Área de Consultoria – Pessoa Física examina a documentação recebida, elabora e envia à EEN o contrato-padrão em 3 (três) vias, bem como a declaração de responsabilidade pelos recolhimentos de impostos, taxas, encargos e outros tributos decorrentes das importâncias recebidas. O prazo para elaboração do contrato de prestação de serviços de consultoria é de 10 (dez) dias úteis, a contar da data de registro do protocolo no SIG.

6 CONTRATAÇÃO DE PESSOAL REGIDO PELA CONSOLIDAÇÃO DAS LEIS DO TRABALHO

6.1

NORMAS E DIRETRIZES

A contratação de funcionários regidos de acordo com a Consolidação das Leis do Trabalho – CLT, no âmbito dos Projetos de Cooperação Técnica, obedecerá às disposições da legislação nacional aplicável e às normas do IICA, no que couber. Os custos com salários, benefícios e encargos, decorrentes do Contrato, são financiados com recursos do Projeto, devendo o valor global constar no Instrumento de Cooperação Técnica. Para cobrir os custos com as rescisões contratuais da equipe técnica, contratada na modalidade da CLT, prevê-se a reserva de rescisão anual em conta específica, que será realizada mediante comunicação oficial ao Projeto pelo IICA. Os encargos de natureza civil, trabalhista ou previdenciária, as despesas advocatícias, as custas processuais judiciais e outras decorrentes do processo serão pagos com recursos do Projetos de Cooperação Técnica – PCT, na eventualidade de demandas judiciais em decorrência das contratações para execução do PCT. O processo de seleção é de competência da Entidade Executora Nacional, sempre que possível, com a participação do IICA, observando os princípios da legalidade, da impessoalidade, da


32

publicidade, da razoabilidade, da proporcionalidade e da eficiência, bem como a programação orçamentária e financeira constante do Projeto de Cooperação Técnica Internacional. A efetivação da contratação estará sujeita à apresentação, por parte dos profissionais selecionados, de documentos que comprovem escolaridade compatível com o cargo oferecido. O Contrato pode ser rescindido por ambas as partes, mediante notificação escrita, em conformidade ao estipulado na CLT.

6.2

PROCEDIMENTOS DE CONTRATAÇÃO

Ao ser verificada a necessidade de contratação de profissional regida pela CLT, a Entidade Executora Nacional adotará os seguintes procedimentos. 6.2.1 Elaboração e Encaminhamento da Descrição de Cargo A Descrição de Cargo deve ser encaminhada1 ao Supervisor do Projeto no IICA para enquadramento. O Supervisor a envia à área técnica pertinente para análise do mérito. A área técnica encaminha seu parecer à área de Recursos Humanos para análises de cunho administrativo. A área de Recursos Humanos devolve a Descrição de Cargo, com parecer, ao Supervisor. Após a análise e aprovação do IICA da Descrição de Cargo/Edital, é publicado no site do IICA, durante o prazo mínimo de 7 dias, podendo ainda ser publicado em jornais de grande circulação, definidos pela Entidade Executora Nacional. 6.2.2 Seleção O processo de seleção deve obedecer às seguintes etapas: a)

Formalização, pelo Representante do IICA, de comitê que conduzirá o processo seletivo.

1. Os encaminhamentos deverão ser realizados por meio eletrônico.


33

b)

Seleção dos candidatos de acordo com os critérios estabelecidos no Edital/descrição de cargos.

c)

Divulgação dos aprovados no site do IICA.

6.2.3 Documentação Necessária para Contratação

Ao ser concluída a seleção, a Entidade Executora Nacional encaminha o processo à área de Recursos Humanos do IICA propõe a contratação do profissional selecionado, acompanhado da seguinte documentação: a)

Processo seletivo (Descrição de Cargo, Curriculum Vitae e ata do processo homologada).

b)

Carteira de Trabalho.

c)

Cópia da Certidão de Nascimento ou de Casamento.

d)

Cópia da Certidão de Nascimento de dependentes.

e)

Cópia da Carteira de Identidade – CI, do Cadastro de Pessoa Física – CPF, do Título de Eleitor e da última votação, do Programa de Integração Social – PIS ou do Programa de Formação do Patrimônio do Servidor – Pasep e de Certificado de Reservista, se for caso. Atestado de aptidão física e mental.

f)

Duas fotos coloridas 3 x 4 atuais.

g)

Cópia autenticada de certificado ou diploma.

h)

Declaração de dependentes para programa de assistência à saúde, odontológica e do seguro de vida.

i)

Diplomas e certificados.

j)

Cadastro de admissão preenchido pelo contratado.

k)

Designação de beneficiários.

l)

Declaração de que não tem vínculo empregatício com instituições públicas ou privadas.


34

6.2.4 Efetivação do Contrato

A área de Recursos Humanos examina a documentação recebida e providencia os seguintes documentos: a)

Contrato de Trabalho.

b)

Ação de Pessoal.

c)

Ficha de Registro de Empregados.

d)

Preenchimento da Carteira de Trabalho.

A área de Recursos Humanos colhe a assinatura do Representante e do Administrador nos respectivos documentos e os encaminha à Entidade Executora Nacional para assinatura. A Ação de Pessoal, o Curriculum Vitae e a designação de beneficiários do candidato selecionado são enviadas para a Sede Central, para aprovação e inclusão no seguro de vida institucional.

6.2.5 Pagamento O pagamento do empregado é mensal, mês vigente, efetuado após receber da Entidade Executora Nacional a folha de frequência do mês anterior, assinada pelo empregado e pelo Diretor Nacional do Projeto ou seu substituto, acompanhada de documentos que justifiquem ausências previstas na legislação trabalhista (atestado médico, casamento, licenças etc.) ou comuniquem as ausências injustificadas. Em caso de insuficiência de saldo para o pagamento de salário e encargos, a área de Recursos Humanos comunica à Entidade Executora Nacional a indisponibilidade financeira, ficando o pagamento condicionado à liberação dos recursos. 6.2.6 Encerramento do Contrato O encerramento de Contrato do empregado ocorre nas seguintes situações: a)

Conclusão do Projeto.

b)

Pedido de dispensa pelo empregado.


35

c)

Solicitação de dispensa do empregado pela Entidade Executora Nacional ou pelo IICA.

Em qualquer uma das hipóteses, a Entidade Executora Nacional deve comunicar esse fato ao IICA, formalmente, 5 (cinco) dias antes do início do aviso prévio. 6.2.7 Solicitação de Encerramento de Contrato Da solicitação de encerramento de Contrato encaminhado ao IICA, deve constar:

a)

Data do desligamento.

b)

Informação se o aviso prévio será trabalhado ou indenizado.

c)

Motivo da demissão.

d)

Declaração de concordância com o pagamento de despesas de deslocamento de profissional do IICA, para servir de preposto na homologação de rescisões realizadas fora do Distrito Federal – DF.

6.2.8 Indenização da Rescisão Contratual

A indenização da rescisão contratual é feita de acordo com o estabelecido no regime da CLT. A Entidade Executora Nacional deve ter disponível saldo financeiro suficiente para cobrir os custos da rescisão quando de sua solicitação. Para esse fim, é obrigatório fazer uma reserva anual, que será calculada pelo IICA. 6.2.9 Documentação Necessária para Encerramento do Contrato Para qualquer modalidade de rescisão, deverão ser enviado, após assinatura do aviso prévio pelo empregado, os seguintes documentos: a)

Exame médico demissional do empregado (pago com recursos do Projeto).

b)

Carteira de Trabalho e Previdência Social – CTPS.


36

7

PASSAGENS, DIÁRIAS E REEMBOLSOS

7.1

NORMAS E PROCEDIMENTOS

As viagens realizadas no âmbito dos Projetos devem estar relacionadas, exclusivamente, às atividades previstas e orçadas no Plano Operativo Anual – POA. As viagens são necessariamente autorizadas pelo Diretor Nacional do Projeto, que considerará, entre outros, o objetivo da viagem e os resultados esperados. A Direção Nacional do Projeto é responsável pelo controle e arquivamento dos documentos relacionadas às viagens.

7.2 PASSAGENS

As passagens aéreas devem ser adquiridas por agência de viagem devidamente contratada seja por meio de licitação formal do IICA, seja por meio de adjudicação de licitação formal já existente na Entidade Executora, de acordo com as normas e os procedimentos estabelecidos no capítulo 3 deste manual. 7.2.1 Responsáveis pela Requisição Os diretores do projeto devem encaminhar, formalmente, ao IICA os nomes das pessoas responsáveis a serem credenciadas nas agências de viagens contratadas para requisitarem as passagens aéreas em atendimento ao projeto. Os responsáveis indicados deverão conferir e atestar as notas fiscais/faturas emitidas pelas agências de viagens, verificando sempre os nomes dos passageiros, os trechos, os valores da inclusão dos descontos ofertados, se for o caso, bem como solicitar às agências de viagens o reembolso/crédito de trechos não utilizados.


37

7.2.2 Reservas de Voos As reservas de voos devem ter datas definidas, não sendo permitida a emissão de bilhetes, PTAs ou tickets em aberto. Todas as passagens devem, sempre que possível e desde que não haja prejuízos ao Projeto, ser emitidas pela rota mais direta e econômica.

7.2.3 Pagamento das Notas Fiscais ou das Faturas

As notas fiscais ou faturas emitidas pelas agências de viagens, após conferência e atesto por parte dos responsáveis, devem ser encaminhadas ao IICA para pagamento, devidamente acompanhadas da AD correspondente ao valor global das faturas emitidas.

7.3 DIÁRIAS

As diárias são concedidas para cobrir gastos em viagens nacionais e internacionais previamente autorizadas pela Direção Nacional do Projeto. 7.3.1 Diárias para viagens internacionais As solicitações de diárias para viagens internacionais devem ser encaminhadas com uma justificativa ao Supervisor do Projeto no IICA para enquadramento. 7.3.2 Valores Os valores aplicados são os das Tabelas de Diárias Nacional e Internacional do IICA, cujas atualizações são disponibilizadas no site do IICA, em: . .


38

Valores distintos de diárias podem ser aplicados, desde que não ultrapassem os previstos nas Tabelas de Diárias do IICA e sejam formalmente solicitados pelo Diretor Nacional do Projeto. 7.3.3 Prazo para Solicitação As concessões de diárias devem ser solicitadas ao IICA com, no mínimo, 5 (cinco) dias úteis de antecedência à data da viagem, calculadas e totalizadas na AD ao IICA. 7.3.4 Situações Normais de Concessão de Diárias a)

1 (uma) diária, para um período de 24 (vinte e quatro) horas, ou seja, um dia, até o limite de 30 (trinta) dias, compreendendo os gastos com hospedagem e alimentação; e

b)

50% (cinquenta por cento) do valor da diária para viagem nacional, nos casos em que a ida e a volta ocorrem no mesmo dia.

7.3.5 Situações Excepcionais de Concessão de Diárias a)

20% (vinte por cento) do valor da diária, em caso de viagem para realização de eventos, em que os gastos com hospedagem e alimentação já estejam incluídas, quer seja patrocinado pela Entidade Executora Nacional, quer seja por outra instituição;

b)

40% (quarenta por cento) do valor da diária, no caso em que somente a hospedagem for paga por outra instituição;

c)

60% (sessenta por cento) do valor da diária, por dia excedente ao limite de 30 (trinta) dias na mesma viagem; e

d)

40% (quarenta por cento) do valor da diária previsto na tabela para cidade/país de destino, no caso de viagem internacional em trânsito, à noite, sem pernoite em hotel.


39

7.3.6 Complementação de Diárias Deve ser encaminhada ao IICA a AD de complementação, fazendo referência à AD que concedeu as diárias anteriores relativas à mesma viagem, acompanhada de justificativa para aumento no prazo anteriormente previsto. 7.3.7 Devolução de Diárias A devolução de diárias é obrigatória sempre que, por qualquer motivo, o beneficiário não viajar ou retornar antes do previsto, tendo, no máximo, 5 (cinco) dias contados a partir do retorno da viagem para informar a Entidade Executora Nacional e efetuar a devolução. O procedimento para devolução é o que está detalhado neste manual, item 8.3.1 – Normas e Procedimentos do Ingresso de Recursos (p. 43).

7.4

REEMBOLSO DE DESPESAS

Podem ser reembolsadas despesas relacionadas às atividades previstas para cumprimento dos objetivos do Projeto, desde que estejam devidamente comprovadas e autorizadas pelo Diretor Nacional do Projeto, com a anuência do IICA. 7.4.1 Viagens Em viagens, podem ser reembolsadas despesas relacionadas ao cumprimento do objetivo da viagem. A AD de reembolso relacionada a viagens deve ser encaminhada ao IICA, acompanhada da seguinte documentação de Suporte: a)

Comprovantes de despesas atestados pelo Ordenador de Despesas.

b)

Justificativa assinada pelo beneficiário e atestada pelo Ordenador de Despesas, em caso de não apresentar os comprovantes.

c)

Relatório de viagem devidamente assinado pelo beneficiário.


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7.4.2 Transporte Em condições especiais, pode ser utilizado veículo particular, e o beneficiário pode ser reembolsado de acordo com a quilometragem percorrida. O valor do quilômetro percorrido é determinado pelo IICA e consta da Tabela de Ressarcimento de Combustível . Caso seja necessário o deslocamento de dois ou mais profissionais no mesmo veículo, somente um deles será indicado como beneficiário do reembolso. Os comprovantes originais, objeto de reembolso, devem ser digitalizados e inseridos no respectivo protocolo do Gerenciador Eletrônico de Documentos – GED.

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GESTÃO FINANCEIRO-CONTÁBIL DOS RECURSOS DE PROJETO

8.1

NORMA GERAL

A gestão financeira dos recursos recebidos pelo IICA decorrentes da execução de Projetos de Cooperação Técnica é feita de acordo com políticas, normas e regulamentos do Instituto.

8.2 DEFINIÇÕES

Fundo: origem dos recursos que financiam a execução do Projeto. TIN: Tasa Institucional Neta é a porcentagem que o Instituto aplica sobre a totalidade dos custos diretos dos projetos financiados com recursos externos. O IICA aplica a TIN com a finalidade de cobrir os custos de participação do Instituto nos projetos com financiamento externo. Taxa de Câmbio: a taxa de câmbio utilizada pelo IICA é a divulgada no site do Banco Central do Brasil – BCB e corresponde à taxa de venda do dia anterior – PTAX.2 Cartão de Autógrafo: documento contendo informações básicas do Projeto e as assinaturas dos responsáveis pela ordenação de despesas. 2. PTAX: taxa média ponderada dos negócios realizados no mercado interbancário de câmbio, com liquidação em dois dias úteis, calculada pelo Banco Central do Brasil - BCB. Fonte: BCB.


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É de responsabilidade da Entidade Executora Nacional encaminhar à Representação do IICA no Brasil cópia do ato de nomeação/designação/indicação do Diretor Nacional do Projeto e de seu Substituto, acompanhado do Cartão de Autógrafo.

8.3

GERENCIAMENTO DE RECEITAS DOS PROJETOS

8.3.1 Normas e Procedimentos do Ingresso de Recursos Para o ingresso de recursos destinados à execução de projetos, a Entidade Executora Nacional deve acessar o endereço para obter o código identificador de depósito. Para completar o formulário, o usuário deve preencher os seguintes campos: 33

Projeto/fundo: clicar na seta e selecionar o projeto.

33

Nome do solicitante: nome da pessoa que vai preencher o formulário ou quem irá depositar o recurso.

33

E-mail do solicitante: e-mail da pessoa que vai preencher o formulário ou quem irá depositar o recurso.

33

E-mail do depositante: e-mail da pessoa que vai depositar o recurso.

33

Valor do depósito (R$): valor em moeda local.

Em seguida, deverá selecionar o motivo do crédito: •

Ingresso de recurso: descrever breve histórico referente ao crédito.

•

Devolução de diárias: informar o nome completo do depositante, a data e o trecho da viagem e o número da AD que autorizou o pagamento das diárias em questão.

•

Devolução de adiantamento: informar o nome completo do depositante/ responsável pelo recurso, valor total do Adiantamento/Caixa Pequeno e número da AD que autorizou o pagamento.


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•

Outras devoluções: pode ser referente a reembolso de passagem aérea, ajuste, plano de saúde, entre outros. Deve-se descrever histórico.

•

Após completar o formulário, clicar em “ENVIAR”.

Os e-mails cadastrados receberão todas as informações necessárias para o depósito. Quando o recurso estiver creditado na conta-corrente, a área de Finanças do IICA registrará o crédito a favor do Projeto, no prazo máximo de 3 (três) dias úteis, e levará em consideração as informações preenchidas no Sistema de Depósito Identificado. Esse lançamento estará detalhado no Levantamento de Despesas, relatório que faz parte da prestação de contas que é enviada mensalmente ao Diretor Nacional do Projeto. Caso haja necessidade, o IICA emitirá fatura3 mediante solicitação formal da Entidade Executora Nacional.

8.4 GERENCIAMENTO DE GASTOS DOS PROJETOS

8.4.1 Normas e Procedimentos de Acesso às Informações Financeiras

O Portal do IICA é uma ferramenta de acompanhamento da execução financeira do Projeto, acessível 24 horas e atualizado duas vezes por dia. As informações financeiras disponíveis no portal são as seguintes: a)

saldo financeiro do Projeto;

b)

controle orçamentário do Projeto;

c)

detalhamento das despesas (Levantamento de Despesas); e

d)

pagamentos efetuados diariamente.

Cada Projeto possui uma senha, de responsabilidade do Diretor Nacional do Projeto, e cabe a ele a sua divulgação entre os funcionários e os consultores que, ao seu critério, poderão acessar as informações disponíveis. 3. Fatura é o documento que formaliza e detalha as informações para o repasse de recursos.


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O Diretor Nacional do Projeto ou Coordenador deve solicitar o cadastramento da senha (6 dígitos alfanuméricos) para acesso ao portal no seguinte endereço: . 8.4.2 Normas e Procedimentos do Pagamento Os pagamentos somente são processados mediante a apresentação da AD, acompanhada da documentação de suporte completa e original e devidamente atestada, digitalizada e anexada ao respectivo protocolo no GED. Os pagamentos são efetuados eletronicamente pela área de Finanças. Para pessoa física, o pagamento é creditado em conta bancária do beneficiário. No caso de pessoa jurídica, os dados bancários devem ser o da empresa. Para pagamentos com código de barras (Guia de Recolhimento da União – GRU, boletos, títulos de cobrança, contas de luz, condomínio, telefone fixo, telefone celular, entre outros), o processamento é eletrônico, até o vencimento do documento. Após o vencimento do documento de cobrança, é necessária a autorização específica na AD, para pagamento dos juros/multa, se houver. Caso o documento esteja vencido e exista uma negociação com a empresa para que ele seja feito na modalidade Depósito em Conta, a Entidade Executora Nacional se responsabilizará pela solicitação de cancelamento do documento, visando impedir que ele seja protestado. O pagamento de honorários, no caso de profissionais brasileiros ou estrangeiros residentes no exterior, detentores de Contratos internacionais, serão realizados em moeda estrangeira, mediante crédito em conta. O IICA não se responsabiliza por nenhum tipo de despesa bancária, tributo e diferença de câmbio (caso ocorra), por motivo do envio da remessa ao exterior. No caso de profissionais brasileiros ou estrangeiros residentes no Brasil, detentores de contratos nacionais, os pagamentos são realizados em reais, mediante crédito em conta. O pagamento de diárias nacionais ou internacionais é creditado em conta bancária, em Reais. Caso o Projeto opte pelo pagamento em dólar, em conta bancária do beneficiário, no exterior, o IICA poderá fechar um Contrato de câmbio com o banco para enviar a remessa ao país


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de destino, desde que o Projeto ou o beneficiário arque com todas as despesas internas e externas da remessa, inclusive tributos e possível diferença de câmbio. 8.4.3 Adiantamento Entende-se por adiantamento de recursos financeiros a antecipação de numerário, em caráter excepcional, para realização de pagamentos cujas peculiaridades inviabilizem a tramitação do processo normal de pagamento pelo IICA. A solicitação do adiantamento deve ser dirigida a um funcionário ou consultor do IICA, que fica responsável pela administração e prestação de contas diretamente à Direção Nacional do Projeto. A concessão do adiantamento é feita mediante AD, acompanhada do Plano de Aplicação. Os adiantamentos devem seguir as condições estabelecidas acima, devem ser concedidos após deliberação do Representante do IICA e/ou Administrador do IICA. É expressamente vedada a aplicação de recursos de adiantamento para: a)

aquisição de material permanente;

b)

pagamento de honorários; e

c)

aquisição de passagens aéreas e pagamento de diárias.

Quando estiver caracterizada a impossibilidade de pagamento direto pelo IICA ao beneficiário, serão admitidos pagamentos à pessoa física, limitando-se a 10% (dez por cento) do valor total do adiantamento. O adiantamento é creditado em conta-corrente do recebedor (pessoa física), sendo expressamente vedada a indicação e o depósito em conta conjunta ou de pessoa jurídica. Em nenhuma hipótese é concedido novo adiantamento até que a prestação de contas do adiantamento anterior tenha sido completamente regularizada junto ao IICA. Qualquer exceção à norma anterior deve ser autorizada pelo Representante ou Administrador do IICA no Brasil.


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A prestação de contas deve conter: a)

relação dos recebimentos e pagamentos efetuados, numerados em ordem cronológica, com discriminação do nome da pessoa física ou jurídica e da documentação comprobatória da despesa, conforme o caso;

b)

notas fiscais sem rasuras, atestadas e pagas;

c)

recibos de pessoas físicas, contendo nome e CPF do emitente; e

d)

descrição dos serviços prestados, atestados por servidor do órgão ou Entidade Executora Nacional que não o responsável pela administração do adiantamento.

Após a prestação de contas, o saldo financeiro do adiantamento deve ser imediatamente creditado na conta bancária do IICA, utilizando o código identificador de depósito que está disponível no site . Os valores glosados na prestação de contas e não regularizados no prazo de 10 (dez) dias úteis devem ser imediatamente creditados pelo recebedor do adiantamento, na conta-corrente do IICA. As despesas custeadas pelo valor adiantado devem ser realizadas dentro do período estipulado no plano de aplicação. O prazo para prestação de contas do adiantamento é de 30 (trinta) dias, a partir da data final estipulada para aplicação dos recursos. O funcionário ou consultor fica responsável exclusivamente pelo recolhimento de tributos incidentes sobre tais pagamentos, quando aplicável.

8.5

PRESTAÇÃO DE CONTAS

A prestação de contas é elaborada mensalmente, em conformidade com as operações financeiras, autorizadas pela Direção Nacional Projeto. O IICA fornecerá acesso aos relatórios de execução financeira dos Projetos, via portal, no endereço .


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Os relatórios da Prestação de Contas Mensal são encaminhados à Entidade Executora Nacional, até o 5º dia útil do mês subsequente, para aprovação do Diretor Nacional do Projeto. Na hipótese da não aprovação das Prestações de Contas do Projeto por um período de 3 (três) meses consecutivos, os pagamentos referentes à execução do Projeto são suspensos, bem como as contratações, até que a situação seja regularizada. A prestação de contas do IICA é composta pelo Levantamento de Despesas e pelo Balancete Financeiro, que são relatórios oficiais de registros contábeis. Eles fornecem o detalhamento de débitos e créditos efetuados durante o período. Vale lembrar que o histórico do relatório será o mesmo descrito na AD enviada pela Entidade Executora Nacional. A Direção Nacional do Projeto deve encaminhar formalmente ao IICA qualquer necessidade de ajuste dos registros e das informações contidas nos relatórios das Prestações de Contas Os ajustes são registrados no mês em curso ou subsequente à data de recebimento da solicitação, não devendo ultrapassar o exercício vigente.

8.6

TERMO DE ENCERRAMENTO DO PROJETO DE COOPERAÇÃO TÉCNICA

Ao encerramento do Projeto de Cooperação Técnica, considerando que os relatórios foram devidamente analisados e aprovados e não existindo qualquer pendência técnica, administrativa, financeira, contábil e/ou patrimonial, o IICA encaminha para assinatura do Diretor Nacional do Projeto o Termo de Encerramento do Projeto de Cooperação Técnica assinado pelo Representante do IICA.

8.7 AUDITORIA

A tramitação dos documentos relativos aos Projetos de Cooperação Técnica – PCT será realizada por meio eletrônico, via web, por meio dos seguintes sistemas disponibilizados pelo IICA: •

SISTEMA DE AQUISIÇÃO DE BENS E CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS para tramitação dos documentos de solicitação de aquisições de bens


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ou contratação de serviços de pessoa física ou jurídica, acessível no seguinte endereço web: . •

SISTEMA DE GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS para tramitação de todos os outros documentos do Projeto que não os citados acima, acessível no seguinte endereço web: .

A documentação a ser tramitada pelas partes deverá ser assinada, digitalizada e inserida no sistema correspondente, juntamente com todos os documentos de suporte necessários de preferência em PDF 144 dpi P/B ou Cor. Os documentos originais, encaminhados por via eletrônica, permanecem sob guarda, manutenção e responsabilidade da parte que os produziu. O tempo de guarda da documentação obedecerá às normas específicas a que se submete a Entidade Executora Nacional e, subsidiariamente, àquelas estabelecidas pelo Conselho Nacional de Arquivos – Conarq. As partes terão acesso a todos os documentos e informações, já disponibilizados nos sistemas, a qualquer tempo e hora, de modo a possibilitar aos interessados pleno conhecimento das informações neles contidas. O acesso à documentação necessária à auditoria será entregue pela Entidade Executora Nacional e pelo IICA, utilizando o Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos .


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