Membentuk Komunikasi Efektif Dalam Dunia Kerja - Tripod

DILARANG MENGUTIP SEBAHAGIAN ATAU KESELURUHAN ISI JURNAL INI TANPA SEIZIN REDAKSI

VERSI ONLINE http://www.manbisnis.tripod.com Jurnal Ilmiah “Manajemen & Bisnis” Program Studi Manajemen, Fakultas Ekonomi, Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara Vol. 02 No. 01 April 2002

---DAFTAR ISI--ANALISIS KEBUTUHAN PASAR DAN PREDIKSI PENJUALAN Muis Fauzi Rambe 1-12 ANALISIS PEMAKAIAN JASA KREDIT PADA PERUM PEGADAIAN KANTOR WILAYAH MEDAN M. Fitri Rahmadana dan Hafniah Lumbanraja 13-22 INTELEGENCY QUOTIENT, EMOTIONAL QUOTIENT, DAN SPIRITUAL QUOTIENT DALAM MEMBENTUK PERILAKU KERJA Armansyah 23-32 MEMBENTUK KOMUNIKASI EFEKTIF DALAM DUNIA KERJA Nel Aryanti 33-40

Jurnal Ilmiah “Manajemen & Bisnis” Program Studi Manajemen, Fakultas Ekonomi Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara

MEMBENTUK KOMUNIKASI EFEKTIF DALAM DUNIA KERJA Oleh: Nel Aryanti*1 )

Abstrak: Pencapaian tujuan organisasi dapat diwujudkan dengan adanya komunikasi yang efektif di dalam organisasi.Komunikasi efektif dapat memberikan kelancaran pelaksanaan kerja karena adanya kesamaan oemahaman antara satu individu dengan individu lainnya. Komunikasi juga memiliki kemanfaatan keluar organisasi yakni menjalin hubungan dengan pihak-pihak yang terkait dengan operasi organisasi, seperti komunikasi dengan konsumen atau pelanggan, Kata Kunci: Komunikasi, Komunikasi Efektif

Pendahuluan Komunikasi manusia dalam organisasi menjadi hal penting untuk menciptakan kesamaan pemahaman atas informasi yang disampaikan satu sama lain. Komunikasi merupakan sebuah pentransferan makna kepada orang lain dalam bentuk lambanglambang, simbol, atau bahasa-bahasa tertentu sehingga orang yang menerima informasi memahami maksud dari informasi tersebut. Komunikasi dapat menciptakan kepuasan bagi orang-orang yang melakukannya, seperti diungkapkan Dale Carnegie (2000) bahwa kepuasan bisnis, sosial, dan pribadi tergantung pada kemampuan seseorang berkomunikasi dengan jelas pada orang lain, apa pekerjaannya, apa yang diinginkannya, dan apa yang dipercayainya. Demikian pentingnya arti sebuah komunikasi bagi manusia yang hidup dalam interaksi sebagai makhluk sosial antar satu manusia dengan manusia lainnya, demikian pula interaksi yang terjadi dalam sebuah dunia kerja pada organisasi perusahaan. Komunikasi memiliki arti yang penting dalam segala macam organisasi, baik organisasi berorientasi bisnis maupun organisasi nirlaba. Tanpa komunikasi organisasi tidak dapat menjalankan fungsinya. Sedemikian pentingnya komunikasi bagi suatu organisasi sehingga ia merupakan sumber kehidupan organisasi, yaitu sebagai pengendalian, motivasi, pengungkapan emosional, dan informasi.

*) Nel Aryanti, SE, MM, adalah Dosen Tetap Fakultas Ekonomi Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara.

1.

Jurnal Ilmiah “Manajemen & Bisnis” Program Studi Manajemen, Fakultas Ekonomi Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara

Arti Penting Komunikasi Komunikasi berasal dari perkataan “Communicare” yaitu yang di dalam bahasa latin mempunyai arti “berpartisipasi atau memberitahukan”, sedangkan perkataan “Comunis” berarti milik bersama ataupun “berlaku dimana-mana” atau juga berarti sama, sama di sini maksudnya sama makna. Jadi jika dua orang melakukan komunikasi misalnya dalam bentuk percakapan maka komunikasi akan berjalan atau berlangsung dengan baik selama ada kesamaan makna mengenai apa yang dipercakapkan. Beberapa pengertian komunikasi dapat dilihat pada beberapa pendapat berikut ini. Robin (1996) mengatakan bahwa komunikasi mencakup baik pentransferan makna maupun pemahaman makna. Gibson et.al mengemukakan komunikasi adalah penyampaian informasi dan pengertian dengan menggunakan tanda-tanda yang sama (1992). Menurut James G. Robbin dan Barbara S. Jones (1982), dalam bukunya Effective for Today Manajer, bahwa: “Komunikasi adalah suatu tingkah laku, perbuatan, atau kegiatan penyampaian atau pengoperan lambang-lambang yang mengandung arti atau makna. Atau lebih jelasnya lagi komunikasi adalah suatu pemindahan , atau penyampaian informasi mengenai fikiran dan perasaan”. Komunikasi pada prinsipnya mengadakan hubungan sesuai dengan perkataan di atas disebutkan pemindahan atau penyampaian atau pengoperan lambang-lambang (biasanya dalam bentuk kata-kata) untuk merubah tingkah laku orang lain. Hal ini juga dikatakan oleh Pang Lay Kim dan Hazil (1981) bahwa komunikasi sesungguhnya, adalah lebih luas dari pada hubungan menghubungi saja, juga meliputi cara penyampaian maksud manajemen, mengatakan suatu atau menunjukkan bagaimana sesuatu harus dikerjakan dan sebaliknya ia juga, meliputi syarat bahwa manajemen itu harus mendengarkan pula pendapat orang lain yang dikatakan itu. Dari uraian tersebut di atas terlihat adanya cara menyampaikan maksud yaitu dengan cara merumuskan komunikasi menyampaikan maksud yaitu dengan cara merumuskan komunikasi sebagai tingkah laku, perbuatan atau kegiatan penyampaian atau pengoperan lambang-lambang yang mengandung arti atau makna. Artinya perbuatan atau kegiatan menyampaikan suatu gagasan atau informasi dari seorang kepada yang lainnya, jelasnya adalah pemindahan atau penyampaian informasi mengenai fikiran, perasaan, dan fakta-fakta melalui proses. Iklim komunikasi yang baik akan menciptakan kepuasan komunikasi, yang mana selanjutnya dapat menunjang pembentukan, pengembangan, dan penghayatan nilai-nilai budaya organisasi pada seluruh anggota organisasi. Dengan menguatnya budaya organisasi maka akan memberikan peluang besar bagi organisasi tersebut untuk menjaga kelangsungan hidup dan perkembangan organisasi karena ia dapat mempertahankan fungsi apadatasinya terhadap persoalan-persoalan eksternal dan fungsi integrasinya dalam menghadapi permasalasahan-permasalahan internal” (Muluk, 1998).

Jurnal Ilmiah “Manajemen & Bisnis” Program Studi Manajemen, Fakultas Ekonomi Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara

Menuju Komunikasi Efektif dalam Dunia Kerja Gagasan-gagasan mutakhir tentang komunikasi yang efektif banyak dikemukakan penulis-penulis kontemporer, sebagai hasil penelitian mendalam tentang dunia komunikasi modern seperti beberapa kutipan di bawah ini. Gagasan perlu ditampilkan secara bernalar (memenuhi kaidah reasoning atau penalaran) agar dapat dipahami oleh seorang pembaca. Juga teks-teks yang yang dipilih untuk menyampaikan secara akurat pelbagai makna yang akan dikeluarkan penulis harus tidak ambigu (bermakna ganda) agar sebuah gagasan tidak disalahpahami seorang pembaca (Hernowo, 2001). Gagasan adalah modal dalam komunikasi, gagasan yang disampaikan baik secara lisan maupun tulisan adalah komunikasi yang bermaksud agar pihak lain memahami dan mengetahui secara pasti apa yang ingin disampaikan. Dari kutipan di atas bahwa sebuah informasi dalam komunikasi berbentuk tulisan harus masuk akal bagi orang lain dan tidak bermakna ganda sebagai upaya agar informasi yang disampaikan melalui tulisan tersebut tidak disalahartikan oleh pembacanya. Biasa terjadi dalam dunia kerja, pimpinan memberikan suatu bentuk pesan tertulis baik berupa instruksi kerja maupun sekedar informasi yang sifatnya memberikan pesan motivasional dalam bekerja, tidak dipahami oleh para karyawan dan bawahan akibat bahasa yang tertulis dalam informasi yang disampaikan terlalu birokratis, terlalu intelektuil, atau tidak dapat dipahami melalui nalar seorang karyawan. Rob Abernathy dan Mark Reardon (2001) mengemukakan bahwa para ahli neuro-linguistic mengingatkan kita akan keampuhan bahasa untuk mendapatkan asosiasi mental. Anda dapat memberikan makna lebih dalam dan pemahaman lebih jernih dari presentasi anda dengan menggunakan bahasa setiap modalitas (visual, auditori, kinestetik). Senada dengan itu Bobby dePoterter et.al. menyatakan bahwa otak terdiri dari tiga jalan utama atau modalitas, untuk memproses rangsangan yang datang kepada kita dari dunia di luar diri kita. Ketiga modalitas ini, visual, auditorial, dan kinestetik, merupakan saluran komunikasi yang membantu memahami isi pesan (informasi) dari sebuah komunikasi. Modal visual dalam berkomunikasi merupakan kemampuan untuk menciptakan dengan jelas gambaran apa yang ingin disampaikan dalam sebuah komunikasi. Modal auditorial mengupayakan bagaimana agar pihak penerima informasi atau lawan komunikasi dapat mendengarkan melalui telinga mereka dengan cara memberikan penjelasan atau dialog yang penerima mampu mencerna semua penjelasan tersebut. Terakhir kinestetik sebagai modal komunikasi efektif berupa gerakan-gerakan fisik yang membuat lawan komunikasi lebih tertarik pada apa yang disampaikan dan terlebih dapat memahami dengan jelas bagaimana suatu cara harus diperbuat dengan mencontohkan gerakan-gerakan tertentu.

Jurnal Ilmiah “Manajemen & Bisnis” Program Studi Manajemen, Fakultas Ekonomi Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara

Memperjelas model komunikasi ini, kita ambil sebuah contoh di dalam training rekruitmen tenaga kerja baru untuk mempersiapkan karyawan yang terampil dalam bidang pelayanan costumer bank sebagai seorang teller yang biasa berhadapan dengan orang banyak. Pihak Human Resources Departemen (HRD) perusahaan memberikan presentasi dengan menggunakan peralatan-peralatan audiovisual dan menampilkan gambar-gambar, bagan, dan pola-pola grafis tertentu, selain membuat ketertarikan apa yang disampaikan, biasanya cara ini membuat audiens lebih cepat memahami isi penyampaian dalam komunikasi ini. Selanjutnya, HRD juga memperdengarkan contoh speaking style dari peralatan audio vidual tersebut bagaimana seharusnya cara berbicara yang menarik kepada para customer dan membuat mereka merasa dihargai. Selanjutnya contoh modal kinestetik adalah memperagakan dengan gerakan tubuh untuk mengajari para calon teller bagaimana berkomunikasi non verbal (bahasa tubuh) kepada costumer. Ini hanya salah satu contoh pemanfaatan modal dalam berkomunikasi dalam dunia kerja, banyak contoh lain seperti dalam rapat, memberikan instruksi kerja, dan lainnya yang menjadikan komunikasi antar pimpinan dengan bawahan atau sesama level kerja dapat tercipta dengan efektif. Komunikasi Non Verbal dalam Interaksi Kerja Ternyata dalam berkomunikasi, kita tidak hanya memanfaatkan komunikasi dalam bentuk lisan dan tulisan belaka, komunikasi non verbal atau lebih diartikan sebagai komunikasi bahasa tubuh merupakan alat komunikasi yang tidak kalah pentingnya bahkan banyak dimanfaatkan dalam berkomunikasi pada dunia modern saat ini. Penulis-penulis buku kepribadian banyak mengulas masalah komunikasi non verbal ini dalam menunjang perilaku-perilaku manusia modern pada dimensi kehidupan apapun, terlebih dalam berbisnis dan berorganisasi. Sebenarnya komunikasi non verbal ini bukanlah suatu hal yang baru dan terlalu istimewa, namun beberapa dekade belakangan pada saat orang beorientasi materislisme hal satu ini dilupakan banyak orang. Ketika manusia kembali menganggap penting nilai-nilai kemanusiaan sebagai unsur penting pada sebuah dunia bisnis, menganggap bahwa hubungan antara manusia adalah sesuatu yang penting dan tidak bisa dikesampingkan, muncullah bahasan-bahasan tentang komunikasi non verbal. Dale Carnegie (2000) menyarankan kepada semua orang “tersenyumlah, maka kau akan diterima dimana-mana, cemberutlah, kau akan diusir dari muka bumi”. Inilah satu contoh komunikasi non verbal yang memanfaatkan satu bagian dari wajah manusia yakni bibir untuk selalu membentuk huruf “U” yang mengartikan smile. Smile adalah komunikasi tubuh, orang-orang akan merasa tertarik pada sesuatu yang akan dikomunikasikan (diinformasikan) jika seseorang bersedia untuk tersenyum.

Jurnal Ilmiah “Manajemen & Bisnis” Program Studi Manajemen, Fakultas Ekonomi Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara

Pengalaman seseorang yang pernah dirawat inap pada sebuah Rumah Sakit di Malaysia, dimana diberlakukan “Smile Week” atau minggu senyum, semua karyawan (petugas rumah sakit) harus menunjukkan senyum kepada karyawan lainnya dan seluruh pasien rumah sakit. Hasilnya, semua orang merasa lebih bersemangat dalam bekerja karena dorongan psikologis dari senyum, dan para pasien merasa lebih akrab dengan para petugas rumah sakit. Suatu yang sangat berguna dalam dunia kerja. Bobby dePorter et.al. menguraikan lima bentuk komunikasi verbal yang bisa digunakan baik dalam organisasi dan segala jenis interaksi diantaranya: • Kontak mata • Ekspresi wajah • Nada suara • Gerak tubuh • Sosok dan postur tubuh (2000). Mata sebagai indera penting bagi perilaku manusia, dapat mengkomunikasikan emosi apa yang ada di dalam diri seseorang. Kejujuran dan kebohongan dapat diidentifikasi melalui mata, sebab mata adalah jendela hati. Kedudukan mata dalam sebuah proses komunikasi non verbal sangat penting, karena biasanya seseorang berkomunikasi selain berbicara, juga mengarahkan pandangan ke lawan komunikasi. Kita perhatikan pada sebuah rapat organisasi, seorang pembicara mengarahkan pandangan kepada setiap audiens, sebaliknya para audiens menatap seorang presenter sebagai upaya untuk memahami apa yang sedang dikomunikasikan olehnya. Menurut Carnegie bahwa seseorang yang sedang berkomunikasi apakah ia tertarik atau serius terhadap apa yang sedang dibicarakan selalu menatap mata orang yang menyampaikan suatu informasi dalam sebuah komunikasi (1999). Jika orang tidak tertarik pada lawan komunikasi, pandangan mata tidak tertuju kepada sumber informasi, atau selalu mengalihkan pandangan ke arah lain. Ekspresi wajah juga cara berkomunikasi non verbal. Pimpinan bisa menandai seorang karyawan bekerja dengan penuh semangat atau tidak terlihat dari ekspresi wajahnya ditandai dengan air muka. Nada suara dalam komunikasi non verbal adalah frekuensi dan nada bicara seseorang. Orang-orang yang memang mampu dan menguasai suatu kerja bidang tertentu akan memberikan informasi kepada orang lain dengan suara yang penuh keyakinan, menyampaikan dengan lugas, tidak terputus-putus, dan dapat memberikan pemahaman sehingga apa yang disampaikannya dapat dimengerti orang lain. Gerak tubuh juga mampu mengambarkan emosi seseorang, gerak tubuh yang sigap menunjukkan semangat dan keseriusan dalam bekerja, gerak yang lamban mengindikasikan bahwa seorang karyawan sedang tidak bersemangat. Dalam hal ini pimpinan terutama pengawas langsung dapat memberikan teguran atau saran agar karyawan tidak berlaku demikian pada saat jam kerja.

Jurnal Ilmiah “Manajemen & Bisnis” Program Studi Manajemen, Fakultas Ekonomi Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara

Sosok dan postur tubuh, maksudnya posisi tubuh pada saat berkomunikasi. Dapat diperhatikan orang-orang yang sedang berdiskusi dalam sebuah pembicaraan serius, tidak pernah duduk dengan posisi santai, tubuh bagian atas didorong lebih ke depan sebagai tanda ketertarikan pada suatu masalah yang sedang dibicarakan. Dari pembicaraan mengenai komunikasi non verbal di atas, dapat diimplikasikan bahwa jika pimpinan dapat memahami komunikasi non verbal para bawahannya, maka karyawan dapat dengan mudah mengendalikan karyawan sehingga pencapaian tujuan untuk membentuk pola perilaku etis.

Penutup Komunikasi efektif dipengaruhi oleh saluran komunikasi formal, struktur organisasi, spesialisasi jabatan, pemilikan informasi, jaringan komunikasi dalam organisasi. Artinya faktor-faktor tersebut harus diperhatikan dengan bijaksana oleh pihak manajemen perusahaan agar perilaku karyawan terbentuk dalam sebuah pola perilaku etis. Komunikasi efektif juga bisa dicapai dengan memahami model komunikasi non verbal (bahasa tubuh) seperti kontak mata, ekspresi wajah, nada suara, gerak tubuh, sosok dan postur tubuh. Dengan pemahaman dan apa yang harus dilakukan pada sebuah komunikasi non verbal maka diharapkan individu dalam organisasi dapat berkomunikasi dengan efektif dan pola perilaku etis dapat terbentuk.

Daftar Pustaka Nitisemito, Alex . S. 1982. Manajemen Personalia, Cetakan Ketiga. Ghalia Indonesia. Jakarta. Arifin, Anwar. 1988. Ilmu Komunikasi Sebagai Pengantar Ringkas, Rajawali Press. Jakarta. dePorter, Bobbi, et.al.2000. Quantum Teaching, Kaifa. Bandung. Carnegie, Dale 1999. Mencari Kawan dan Mempengaruhi Orang Lain. Gramedia. Jakarta. --------- 2000. Berbicara Efektif: Teknik Modern untuk komunikasi yang Dinamis. Pustaka Delapratasa. Jakarta.. Robbin, James G dan Jones, Babara S. 1982. Effective Communication for Today Manager. Terjemahan R. Truman Sirait, Tulus Jaya. Jakarta. Joedono, S.B. 2001. “Pengendalian Ektern Perilaku Dalam Teori Organisasi”, Usahawan No. 10. Lembaga Penerbit Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia. Jakarta.

Jurnal Ilmiah “Manajemen & Bisnis” Program Studi Manajemen, Fakultas Ekonomi Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara

Muluk, M.R. Khairul. 1998. “Komunikasi Budaya Organisasi: Upaya Membangun Budaya Kuat”. Usahawan No. 11 Nopember. Lembaga Penerbit Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia. Jakarta. Murdick, Robert G, et.al. 1993. Sistem Informasi Manajemen Modern, Erlangga. Jakarta. Kim, Pang Lay dan Haazil. 1981. Manajemen Suatu Pengantar, Ghalia Indonesia. Jakarta. Rob Abernathy dan Reardon, Mark. 2001. Menjadi Pembicara Hebat. Kaifa. Bandung. Sondang, P. Siagian. 1986. Organisasi Kepemimpinan dan Perilaku Administrasi. Cetakan Keempat. Gunung Agung. Jakarta.

Jurnal Ilmiah “Manajemen & Bisnis” Program Studi Manajemen, Fakultas Ekonomi Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara