normas y bases para cancelar adeudos a cargo de terceros y a ...

SECRETARÍA DE SALUD

NORMAS Y BASES PARA CANCELAR ADEUDOS A CARGO DE TERCEROS Y A FAVOR DEL INSTITUTO NACIONAL DE CIENCIAS MÉDICAS Y NUTRICIÓN SALVADOR ZUBIRÁN

MARZO 2011


CÓDIGO: NB/CAT REV:

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ÍNDICE

INTRODUCCIÓN

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MARCO JURÍDICO

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1. NORMAS Y BASES PARA CANCELAR ADEUDOS A CARGO DE PACIENTES HOSPITALIZADOS Y PACIENTES AMBULATORIOS A FAVOR DEL INSTITUTO

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2. MANEJO CONTABLE DE LA ESTIMACIÓN Y CANCELACIÓN DE LAS CUENTAS POR COBRAR IRRECUPERABLES

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3. ANEXOS

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INTRODUCCIÓN Con fundamento en lo dispuesto en el artículo 58 fracción XVII de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales y las Normas Específicas de Información Financiera Gubernamental para el Sector Paraestatal (NEIFGSP-006) se emite el presente documento que contiene las Normas para la Cancelación de Adeudos a Cargo de Pacientes Hospitalizados y Pacientes Ambulatorios a favor del Instituto Nacional de Ciencias Médicas y Nutrición Salvador Zubirán y para registrar la estimación.

MARCO JURÍDICO Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, Artículo 4. Promulgada el 5 de febrero de 1917 Última reforma publicada en el D.O.F. el 27-IV-2010. Leyes Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. D. O. F. 29-XII-1976 y sus reformas Ley de Planeación D. O. F. 05-I-1983 y sus reformas. Ley General de Salud. D.O.F. 07-II-1984 y sus reformas. Ley Federal de las Entidades Paraestatales. D.O.F. 14-V-1986 Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. D.O.F. 04-I-2000 Última modificación D.O.F. 28-V-2009 Ley de los Institutos Nacionales de Salud. D.O.F. 26-V-2000 Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. D.O.F. 13-III-2002 Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. D.O.F. 11-VI-2002 Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaría. D.O.F. 30-III-2006 Ley de Ingresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal que corresponda Ley General de Contabilidad Gubernamental. D.O.F. 31-XII-2008



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Códigos Código Fiscal de la Federación. D. O. F. 31-XII-1981 y sus reformas Reglamentos Reglamento de Ley General de Salud en Materia de Prestación de Servicios de Atención Médica D. O. F. 14-V-1986 Reglamento de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales. D. O. F. 26-I-1990 y sus reformas Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. D.O.F. 28-VIII-2001 última modificación D.O.F. 30-XI-2006 Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental D.O.F. 11-VI-2003 Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaría D.O.F. 28-VI-2006

Planes y Programas Plan Nacional de Desarrollo 2007-2012 D.O.F. 31-V-2007 Programa Sectorial de Salud 2007-2012 D. O. F. 17-I-2008. Otras Disposiciones Legales Norma Específica de Información Financiera Gubernamental para el Sector Paraestatal NEIFGSP 006 “Norma para Registrar la Estimación y la Cancelación de Cuentas o documentos por Cobrar Irrecuperables”. Fecha de Expedición Diciembre de 2007. Estatuto Orgánico del Instituto Nacional de Ciencias Medicas y Nutrición Salvador Zubirán. Fecha de Expedición 20-X-2009.



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1. NORMAS Y BASES PARA CANCELAR ADEUDOS A CARGO DE PACIENTES HOSPITALIZADOS Y PACIENTES AMBULATORIOS A FAVOR DEL INSTITUTO



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PROPÓSITO Registrar la estimación contable de cuentas de difícil cobro o incobrables e identificar las cuentas por cobrar que agotados todos los recursos para su cobro no fueron saldadas y que validado por el Órgano Interno de Control el expediente de seguimiento de las cartas compromiso serán canceladas por la Dirección de Administración, el Departamento de Asesoría Jurídica, el Departamento de Tesorería y la Sección de Cuentas Corrientes de Pacientes Hospitalizados del Instituto Nacional de Ciencias Médicas y Nutrición Salvador Zubirán, de conformidad con las normas y bases establecidas.

ALCANCE Nivel interno: Estas normas y bases aplican a la Dirección de Administración, Subdirección de Recursos Financieros, Departamento de Asesoría Jurídica, Departamento de Trabajo Social, Departamento de Contabilidad, Departamento de Tesorería y Sección de Cuentas Corrientes de Pacientes Hospitalizados. Nivel Externo: Estas normas y bases aplican al Órgano Interno de Control en el Instituto Nacional de Ciencias Médicas y Nutrición Salvador Zubirán, al Despacho de Abogados, encargado de la cobranza a pacientes deudores, que se encuentre contratado por el Instituto Nacional de Ciencias Médicas y Nutrición Salvador Zubirán y a Pacientes que tengan cuentas pendientes por liquidar a favor del Instituto Nacional de Ciencias Médicas y Nutrición Salvador Zubirán.

NORMAS Y BASES 1. Mensualmente el Auxiliar Contable bajo la supervisión del Coordinador de la Sección de Cuentas Corrientes de Pacientes Hospitalizados realizará la creación de la reserva al 60% sobre los adeudos de todos los pacientes exinternos y el Auxiliar Contable bajo la supervisión del Coordinador del Departamento de Tesorería realizará la creación de la reserva al 60% de los adeudos de los pacientes ambulatorios deudores del mes en cuestión, sin incluir los pacientes referidos por Instituciones y los que pagan vía nómina. Cada trimestre el Auxiliar Contable bajo la supervisión del Coordinador de la Sección de Cuentas Corrientes de Pacientes Hospitalizados y el Auxiliar Contable bajo la supervisión del Coordinador del Departamento de Tesorería realizarán un ajuste a la reserva tomando en consideración todos los adeudos generados por pacientes exinternos y pacientes ambulatorios. 2. Cuando el importe del adeudo sea inferior a 16 días de Salario Mínimo General del Distrito Federal (SMGDF) vigente independientemente del nivel socioeconómico asignado, sesenta días naturales después de su vencimiento sin que se presente movimiento alguno, el Auxiliar Contable bajo la supervisión del Coordinador de la Sección de Cuentas Corrientes de Pacientes Hospitalizados y el Auxiliar Contable bajo la supervisión del Coordinador del Departamento de Tesorería procederán a realizar el asiento contable para la cancelación automática por incosteabilidad para la recuperación del adeudo. 3. El Auxiliar Contable bajo la supervisión del Coordinador de la Sección de Cuentas Corrientes de Pacientes Hospitalizados y el Auxiliar Contable bajo la supervisión del Coordinador del Departamento de Tesorería procederán a realizar el asiento contable para la cancelación automática, 60 días naturales después de su vencimiento sin que presenten ningún movimiento, todos aquellos documentos no pagados cuyo monto sea inferior a 30 días de SMGDF vigente, cuando el deudor haya sido clasificado en niveles 1, 2, y 3 por incosteabilidad para su cobro. En el resto de los niveles independientes de su importe, no se podrá efectuar cancelación. 4. El Departamento de Asesoría Jurídica deberá elaborar el dictamen correspondiente a los adeudos generados en nivel 6 y 7(k), de los cuales considere que son susceptibles de cancelar.



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5. Las cuentas de adeudos de pacientes hospitalizados, que el despacho encargado de la cobranza determine mediante el dictamen firmado como incobrable, incosteable o ilocalizable, la Coordinación de Cuentas Corrientes de Pacientes Hospitalizados procederá a turnar al Departamento de Asesoría Jurídica para su visto bueno (Vo. Bo.) de cancelación. Tratándose de saldos mayores a $100,000.00 (cien mil pesos 00/100 m.n.) deberán turnarse al Departamento de Trabajo Social para su visto bueno antes de entregarse al Departamento de Asesoría Jurídica. 6. Las cuentas de adeudos de pacientes ambulatorios, que el despacho encargado de la cobranza determine mediante el dictamen como incobrable, incosteable o ilocalizable, el Departamento de Tesorería, procederá a integrarlas directamente al dictamen para su cancelación. 7. El Departamento de Asesoría Jurídica deberá informar semestralmente (a más tardar el 15 de Enero y el 15 de Julio) a la Coordinación de Cuentas Corrientes de Pacientes Hospitalizados de los convenios de reconocimiento de adeudo y compromiso de pago a su cargo de pacientes exinternos; de los casos para cancelación considerados incosteables, irrecuperables e incobrables, para que se proceda a hacer del conocimiento de la Dirección de Administración y las áreas que intervienen en ese proceso, para que dichas cuentas sean canceladas. 8. Aquellas cuentas con una antigüedad mayor a 1 año que no presenten pagos actuales sin importar el nivel socioeconómico, con excepción de instituciones y aseguradoras, se presentarán ante el Comité para su cancelación. 9. Para las cancelaciones, se tomarán en consideración todos los adeudos de Consulta Externa y Hospitalización en una sola cuenta, respetando las fechas en las que fueron generadas las cuentas. 10.El Departamento de Tesorería y la Coordinación de Cuentas Corrientes de Pacientes Hospitalizados integrarán el dictamen y la relación de cuentas susceptibles de cancelación y de aquellas que se cancelaron automáticamente durante el semestre y entregarán para su revisión al Jefe del Departamento de Contabilidad, una vez revisada se turnará a la Dirección de Administración la información a más tardar el 15 de febrero y el 15 de agosto de cada año, para que ésta analice su cancelación, procediendo a la misma junto con todas las áreas que intervienen en el proceso. 11.La Dirección de Administración, el Departamento de Asesoría Jurídica, el Departamento de Tesorería y la Sección de cuentas Corrientes de Pacientes Hospitalizados, serán las facultadas para autorizar la cancelación de adeudos por concepto de prestación de servicios de atención médica. 12.La guarda y custodia de los pagarés y convenios de prestación de servicios médicos por hospitalización será responsabilidad de la Coordinación de Cuentas Corrientes de Pacientes Hospitalizados, de los pagarés y convenios de cuentas canceladas y que hayan sido liquidados y no solicitados, se podrá solicitar la autorización de la Dirección de Administración para su destrucción, previo trámite de autorización ante el Archivo General de la Nación. Esto para evitar infringir disposiciones jurídicas que resulten aplicables. 13.La guarda y custodia de los pagarés de prestación de servicios médicos ambulatorios será responsabilidad del Departamento de Tesorería, de los pagarés y convenios de cuentas canceladas y que hayan sido liquidados y no solicitados, se podrá solicitar la autorización de la Dirección de Administración para su destrucción, previo trámite de autorización ante el Archivo General de la Nación. Esto para evitar infringir disposiciones jurídicas que resulten aplicables. 14.Los pagos posteriores que se efectúen a los documentos cancelados se aplicarán contablemente a la cuenta que correspondan de conformidad con lo establecido en las presentes normas.



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15.La Dirección de Administración y las áreas que intervienen en el proceso, para llevar a cabo la baja de cuentas incobrables, deberán requisitar el Acta de Depuración y Cancelación de Saldos conforme a su instructivo. (Anexo 1) 16.Una vez terminada la relación de cuentas a cancelar, la Dirección de Administración y las áreas que intervienen en el proceso deberán requisitar una constancia (Anexo 2) de acuerdo al numeral 6 inciso b de la Norma Específica de Información Financiera Gubernamental para el Sector Paraestatal NEIFGSP 006 “Norma para Registrar la Estimación y la Cancelación de Cuentas o documentos por Cobrar Irrecuperables”. 17.Cuando se realicen gestiones de recuperación por parte del personal del Instituto y se vea manifiesta la disponibilidad inmediata de pago, se procederá a recuperar en niveles 1, 2 y 3 el 60% del saldo, en niveles 4 y 5 el 70% del saldo y en el nivel 6 el 85% del saldo, proporcionando un plazo no mayor a 90 días a partir de la fecha de alta. El remanente del saldo se presentará a cancelación ante el Comité integrado por el Director de Administración, el Subdirector de Recursos Financieros, el Jefe del Departamento de Asesoría Jurídica, el Jefe del Departamento de Tesorería, el Jefe del Departamento de Contabilidad y el Coordinador de la Sección de Cuentas Corrientes de Pacientes Hospitalizados para la Cancelación de Adeudos a Cargo de Terceros y a Favor del Instituto Nacional de Ciencias Médicas y Nutrición Salvador Zubirán. 18.Una vez realizadas las gestiones de recuperación por parte del personal del Instituto se presentarán a cancelación ante el Comité los saldos de pacientes que hayan fallecido y cuyo nivel socioeconómico sea 1, 2 o 3, se anexarán todas las cuentas generadas.



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2. REGISTRO CONTABLE DE LA ESTIMACIÓN Y CANCELACIÓN DE LAS CUENTAS POR COBRAR IRRECUPERABLES

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PROPÓSITO El Instituto registre las estimaciones contables que muestren razonablemente las cuentas por cobrar que consideren de difícil cobro, y den de baja de su contabilidad las cuentas por cobrar. Para lo cual se deberá observar lo dispuesto en el Registro Contable que a continuación se muestra.

ALCANCE Nivel interno:

Este procedimiento aplica a la Dirección de Administración y Subdirección de Recursos Financieros del Instituto.

Nivel Externo:

No aplica.

REGISTRO CONTABLE I. El Departamento de Contabilidad, con base en la constancia de Cancelación de Adeudos (anexo 2) ajustará por lo menos al cierre del ejercicio, con aumentos o disminuciones, los saldos de la cuenta de Estimación para cuentas de cobro dudoso, de tal manera que estos saldos reflejen los montos de las cuentas calificadas como de difícil cobro o incobrables de acuerdo con la mencionada constancia. Para llevar a cabo lo anterior, el Instituto efectuará los registros contables indicado a continuación, según correspondan: I.1 Creación o incremento por cuentas consideradas de difícil cobro o incobrables 5201 0015 9900 1118 I.2

Costo de operación Gastos no asignables Reserva para cuentas de cobro Dudoso Estimación para cuentas de cobro dudoso

Cargo

Abono

X X

Disminución por exceso en la estimación para cuentas consideradas de difícil cobro o incobrables

1118 5201 0015 9900

Estimación para cuentas de Cobro dudoso Costo de operación Gastos no asignables Reserva para cuentas de cobro Dudoso

X

X

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Procedimiento para la baja de cuentas incobrables: Cuando de acuerdo a las presentes Normas, se lleve a cabo la baja de dichas cuentas se realizará el registro siguiente: I.3

Cuando se lleve a cabo la cancelación de cuentas se realizará el siguiente registro: Cargo

1118 1103

Estimación para cuentas de Cobro dudoso Cuentas y documentos por Cobrar

Abono

X X

Recuperación de cuentas canceladas: En el caso de que se recuperen cuentas por cobrar ya canceladas, se registrará lo siguiente: Cargo I.4 1101 1103 I.5 1103 1118

Abono

Para dejar evidencia de que la cuenta fue cubierta Bancos Cuentas y documentos por Cobrar

X X

Para incrementar la estimación por el cobro posterior a su cancelación Cuentas y documentos por cobrar Estimación para cuentas de cobro dudoso

X X


3. ANEXOS


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ANEXO 1

ACTA DE DEPURACIÓN Y CANCELACIÓN DE SALDOS En___________________(1)_____________________ el día _____________(2)____________________ del mes de ____________________(3)____________________ de dos mil___(4)______, a las _______(5)_______ horas, en las instalaciones del Instituto Nacional de Ciencias Médicas y Nutrición Salvador Zubirán sitas en ________________________(7)_________________________________________________________________, se reunieron los CC.___________________________________________________________________________________________ _____________________________________________(8)_______________________________________________ quienes manifiestan, que se levanta la presente Acta de Depuración y Cancelación de Saldos, que servirá como sustento para ajustar la(s) cuenta(s) _____________________________(9)__________________________________ con los importes:___________________________________________(10)__________________________________, respectivamente; y que en el mismo orden, la fecha del último movimiento registrado en cada cuenta es_______________________________________________________(11)__________________________________, al tenor de las siguientes:



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DECLARACIONES Manifiesta el __________________________________________(12)_______________________________________________ ACUERDO Procede registrar los siguientes ________(13)_______a las cuentas ______ (14)________, por las cantidades___________ (15)___________, los cuales serán correspondidos con ______________ ____________________________________ (16) ___________________________________a las cuentas_____________________________________ (17) _______________________________________________ por los importes______________________(18)________________, respectivamente. Los firmantes hacen constar que el examen, los documentos que se anexan y sus opiniones se refieren al asunto que_____________________(19)____________________de______________(20)____________________detalla en ________________________ (21)___________; y se han rubricado de conformidad los anexos y el documento de afectación contable, correspondiente al ajuste a las cuentas indicadas en la presente Acta. Así mismo, declaran que presenciaron la invalidación de _________ (22) __________, directamente relacionados con la corrección y/o ajuste de cuentas contables. El original de esta acta y los anexos que en la misma se mencionan, por constituir el soporte documental de los registros contables, son parte del documento de afectación contable, y las copias quedan en poder de ___________(23)________. Leída la presente Acta y no habiendo que hacer constar a las_______(24)_________hrs. del día_____________ (25) ________________ ________________________de________ (26)______ de dos mil___ (27)___, se dio por concluido el Acto, firmando de conformidad las personas que en el intervinieron, tanto al calce y margen de las hojas del Acta de Depuración y Cancelación de Saldos, como en los anexos que conforman parte de la misma. ___________________________________________(28)________________________________________________ NOTA: Este anexo deberá llevar un encabezado.



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INSTRUCTIVO DE LLENADO I.

Para que esta Acta tenga validez, se requiere la autorización de los siguientes Servidores Públicos: a) Director de Administración b) Titular del Órgano Interno de Control en el INNSZ c) Subdirector de Recursos Financieros d) Jefe del Departamento de Asesoría Jurídica e) Jefe del Departamento de Trabajo Social f) Jefe del Departamento de Tesorería g) Jefe del Departamento de Contabilidad h) Coordinador de la Sección de Cuentas Corrientes de Pacientes Hospitalizados i) Coordinadora Sectorial

II.

El Acta no debe contener abreviaturas ni raspaduras.

III.

Llenado del Acta: (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)

Indicar la localidad en que se celebra el Acto. Anotar con letra el día. Asentar con letra el nombre del mes. Escribir con letra el complemento para indicar el año correspondiente. Indicar con letra la hora de inicio del Acto. Anotar el nombre de la entidad o dependencia en dónde se realiza el Acto. Señalar el domicilio de las instalaciones en que se lleva a cabo la reunión. Escribir el nombre completo, cargo que desempeña, dependencia o entidad y unidad de adscripción, de cada uno de los representantes que participan en el Acto. (9) Anotar el número y denominación de la(s) cuenta(s). (10) Escribir, en el orden en que se mencionan las cuentas, el (los) monto(s) con número y letra. (11) Indicar la fecha del último movimiento registrado en cada cuenta. (12) Asentar en primer término el nombre del declarante y en seguida la narración de las acciones y cuando fueron realizadas al interior de la dependencia o entidad, así como las gestiones efectuadas, cuándo, ante que instancia, áreas externas o personas, y los resultados obtenidos; asimismo, mencionar los nombres de los documentos y sus fechas que apoyen lo dicho tales como estudios, dictámenes, citatorios, actas administrativas y judiciales, oficios, telegramas, etc. y la petición de que se anexen a este instrumento, como parte integrante. Asentar también, las atribuciones que tiene conferidas el declarante, y las disposiciones legales o de otra índole que les confieren, así como a opinión que tenga sobre el asunto en cuestión. (Sucesivamente se seguirá este procedimiento hasta agotar las declaraciones de los participantes en el Acto).



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(13) Señalar, según corresponda, cargo(s) o abono(s). (14) Especificar el número y denominación de la(s) cuenta(s) correspondiente(s). (15) Anotar los montos con número y letra, en el orden en que aparecen las cuentas en el punto catorce. (16) Señalar, según corresponda, cargo(s) o abono(s). (17) Especificar el número y denominación de la(s) cuenta(s) correspondiente(s). (18) Anotar los montos con número y letra, en el orden en que aparecen las cuentas en el punto diecisiete. (19) Anotar, la Dirección de Administración. (20) Señalar la denominación o razón social de la dependencia o entidad de que se trate. (21) Describir el nombre del documento (acta, acuerdo, memorándum, etc.), número de identificación y fecha. (22) Especificar los documentos relativos que consignen derechos u obligaciones como pagarés, facturas, cheques, etc., sus importes y fechas respectivos. (23) Anotar el (los) nombre(s) de la(s) persona(s) que conservarán copia de ésta Acta. Debe(n) corresponder a alguno(s) o todos los nombres a que se refiere el punto (8). (24) Anotar con letra la hora en que se dé por concluido el Acto. (25) Señalar con letra el día en que se dé por concluido el Acto. (26) Escribir el nombre del mes correspondiente. (27) Escribir con letra el complemento para indicar el año correspondiente. (28) Anotar el nombre completo y cargo de los funcionarios participantes y recabar firma.

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ANEXO 2 CONSTANCIA DE CANCELACIÓN DE ADEUDOS En___________________(1)______________ el día ____(2)_____ del mes de ____(3)____ de dos mil___(4)___, se autorizó la cancelación de los siguientes adeudos ___________________(5)___________________ con antigüedad de ________________(6)_____________________, correspondientes a los pacientes _______________(7)__________________. Los motivos que dieron origen _________(8)_____________________

a

cancelar

los

adeudos

mencionados

son

los

siguientes:

Estando conforme de lo anterior se instruye a que se realice la aplicación contable y la depuración de los documentos existentes que amparen dichos adeudos y se da por terminado el proceso. Firmas NOTA: Este anexo deberá llevar un encabezado.



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INSTRUCTIVO DE LLENADO (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)

Indicar la localidad en que se celebra el Acto. Anotar con letra el día. Asentar con letra el nombre del mes. Escribir con letra el complemento para indicar el año correspondiente. Importe de cada uno de los adeudos. Antigüedad de los adeudos. Nombre de los pacientes generadores de dichos adeudos. Descripción del motivo por el cual se consideran de difícil cobro o incobrables, las cuentas mencionadas. Nombres, firmas y cargos del personal que obtuvo y supervisó la información obtenida en la constancia.