setiap aktiviti fungsi Pembangunan Organisasi; dan. ▫ Menyediakan kawalan
khusus dalam penggunaan dan kemasukan data bagi memastikan bahawa.
MODUL FORMULASI DAN PENILAIAN STRATEGISUBMODUL PEMBANGUNAN ORGANISASI APLIKASI Strategy Formulation & Review (SFR)Organisational Development (OD)
KANDUNGAN 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
KONSEP REKABENTUK OD FUNGSI OD PENERANGAN FUNGSI OD KAWALAN FUNGSI OD ALIRAN PROSES OD PERANAN PENGGUNA OD ALIRAN KERJA OD FAEDAH OD 2
KONSEP REKABENTUK OD Memberi penekanan kepada: Memaksimumkan penggunaan sistem dalam setiap aktiviti fungsi Pembangunan Organisasi; dan Menyediakan kawalan khusus dalam penggunaan dan kemasukan data bagi memastikan bahawa kesahihan hasil yang diperolehi dari proses Pembangunan Organisasi.
3
FUNGSI OD Submodul yang membolehkan pengguna Menyediakan dan memproses Cadangan Pembangunan Organisasi. Cadangan Pembangunan Organisasi ialah suatu pelan yang merangkumi: Cad. Unit Organisasi (Business Unit Proposal) Cad. Aktiviti Organisasi (Business Activity Proposal) Cad. Perjawatan (Manpower Proposal)
4
STRUKTUR BU CARTA OPERASI AGENSI
STRUKTUR UNIT ORGANISASI
5
STRUKTUR BA SENARAI PERJAWATAN
STRUKTUR AKTIVITI ORGANISASI 6
PERJAWATAN/JAWATAN SEBENAR (AP) AP DALAM STRUKTUR BA
AP DALAM STRUKTUR BU
7
FUNGSI OD RINGKASNYA:
Submodul OD melibatkan proses penyediaan, penyemakan, perakuan dan kelulusan cadangan OD sehingga kepada pengemaskinan rekod data perjawatan.
INPUT
PROSES
9Penyediaan Cad. OD: - Cad. BU - Cad. BA - Cad. AP
9Semakan 9Perakuan 9Kelulusan 9Pengemaskinian
OUTPUT 9Surat Perakuan 9Waran Perjawatan (Negeri) / Surat Kelulusan Perjawatan 9Struktur BU, BA, AP terkini
8
PENERANGAN FUNGSI OD CADANGAN PEMBANGUNAN ORGANISASI Cadangan Unit Cadangan Aktiviti Organisasi Organisasi (BA) Cadangan Cadangan Perjawatan Perjawatan (AP)
Cadangan Unit Aktiviti Cadangan Organisasi Organisasi (BU) Cadangan Cadangan Perjawatan Perjawatan (AP)
9
PENERANGAN FUNGSI OD Cadangan Cadangan Aktiviti Aktiviti Organisasi Organisasi (BA)
Cadangan BA – suatu cadangan untuk meminda struktur fungsi dan/atau maklumat BA sesuatu agensi. Jenis pindaan yang boleh dibuat: 1. Wujudkan BA baru 2. Pindahkan BA sedia ada - pindahkan dari suatu BA Induk ke BA Induk yang lain.
3. Mansuhkan BA sedia ada - pinda status sesuatu BA kepada “Mansuh”.
4. Pinda maklumat BA sedia ada - kemaskini maklumat seperti Kod, Nama, Keterangan, Kategori dan Status
10
PENERANGAN FUNGSI OD Cadangan Cadangan Aktiviti Unit Organisasi Organisasi (BU)
Cadangan BU – suatu cadangan untuk meminda struktur operasi dan/atau maklumat BU sesuatu agensi. Jenis pindaan yang boleh dibuat: 1. Wujudkan BU baru 2. Pindahkan BU sedia ada - pindahkan dari suatu BU Induk ke BU Induk yang lain
3. Mansuhkan BU sedia ada - pinda status sesuatu BU kepada “Mansuh”
4. Pinda maklumat BU sedia ada - kemaskini maklumat seperti Kod, Nama, Keterangan, Kategori, Status dan Status Pedalaman,
11
PENERANGAN FUNGSI OD Cadangan Cadangan Perjawatan Perjawatan (AP)
Cadangan AP – suatu cadangan untuk meminda jumlah, pecahan dan/atau maklumat AP di dalam sesuatu agensi. Jenis pindaan yang boleh dibuat: 1. Wujudkan AP baru 2. Wujudkan AP tambahan untuk Butiran sedia ada 3. Pinda Status AP 4. Mansuhkan AP sedia ada 5. Gredkan semula AP 6. Pindah Butiran AP (Perpindahan Antara BA) 7. Pindah AP (Perpindahan Antara BU) 8. Wujudkan AP KUP 9. Mansuhkan AP KUP
12
KAWALAN FUNGSI OD Cadangan BA WUJUDKAN AKTIVITI ORGANISASI BARU
PINDAHKAN AKTIVITI ORGANISASI SEDIA ADA
Cadangan AP
Wujudkan Jawatan Sebenar Baru
Wujudkan Jawatan Sebenar KUP
Wujudkan Jawatan Sebenar Baru
Wujudkan Jawatan Sebenar Tambahan
Pinda Status Jawatan Sebenar
Mansuhkan Jawatan Sebenar
Gred Semula Jawatan Sebenar
Pindah Butiran Jawatan Sebenar (Antara Aktiviti)
Wujudkan Jawatan Sebenar KUP
Mansuhkan Jawatan Sebenar KUP
13
KAWALAN FUNGSI OD Cadangan BA
MANSUHKAN AKTIVITI ORGANISASI SEDIA ADA
PINDA MAKLUMAT AKTIVITI ORGANISASI SEDIA ADA
Cadangan AP Pindah Butiran Jawatan Sebenar (Antara Aktiviti)
Mansuhkan Jawatan Sebenar KUP
Mansuhkan Jawatan Sebenar
Wujudkan Jawatan Sebenar Baru
Wujudkan Jawatan Sebenar Tambahan
Pinda Status Jawatan Sebenar
Mansuhkan Jawatan Sebenar
Gred Semula Jawatan Sebenar
Pindah Butiran Jawatan Sebenar (Antara Aktiviti)
Wujudkan Jawatan Sebenar KUP
Mansuhkan Jawatan Sebenar KUP
14
KAWALAN FUNGSI OD Cadangan BU WUJUDKAN UNIT ORGANISASI BARU
PINDAHKAN UNIT ORGANISASI SEDIA ADA
Cadangan AP
TIADA CADANGAN PERJAWATAN YANG DIBENARKAN
Pindah Jawatan Sebenar (Antara BU)
15
KAWALAN FUNGSI OD Cadangan BU
Cadangan AP
MANSUHKAN UNIT ORGANISASI SEDIA ADA
Pindah Jawatan Sebenar (Antara BU)
PINDA MAKLUMAT UNIT ORGANISASI SEDIA ADA
Pindah Jawatan Sebenar (Antara BU)
16
ALIRAN PROSES OD OD Analyst
AGENSI/ KEMENTERIAN/ SUK
OD Specialist KEMENTERIAN/ SUK
Mula
1.1 Wujudkan Cadangan OD
1.2 Semak Cadangan OD
1.3 Sahkan Dokumen Lampiran
OD Endorsing Authority BPO, JPA
OD Analyst, OD Specialist,
1.4 Mengesah / Memperakukan Cadangan OD
A
1.11 Papar Dokumen Kelulusan
B
1.12 Papar Status Cadangan OD
C
OD Endorsing Authority,
17
ALIRAN PROSES OD Tidak (BU sahaja)
D
OD Endorsing Authority BPO, JPA
A
OD Approving Authority PERBENDAHARAAN MALAYSIA
OD Analyst,
Ada Cadangan BA?
Ya
1.5 Sediakan Surat Perakuan
1.6 Luluskan Cadangan OD
E
B
F
OD Approving C Authority
G
OD Specialist, OD Endorsing Authority,
18
ALIRAN PROSES OD OD Analyst AGENSI/ KEMENTERIAN/ SUK
1.9 Kemaskini Rekod Data Perjawatan
D
State OD Approving Authority
.
PERBENDAHARAAN NEGERI
OD Approving Authority PERBENDAHARAAN MALAYSIA
OD Analyst,
Ya
E
1.7 Sediakan Waran Perjawatan / Surat Kelulusan Perjawatan
Cadangan Negeri?
Tamat
1.8 Sediakan Waran Perjawatan Negeri
Tidak
F
OD Specialist, OD Endorsing Authority, OD Approving Authority
G 19
PERANAN PENGGUNA OD BIL.
NAMA PERANAN
PENGGUNA
FUNGSI
1
Penganalisa Pembangunan Organisasi Pusat (Central OD Analyst)
BAHAGIAN PEMBANGUNAN ORGANISASI (BPO), JPA
Pewujudan Cadangan OD Kemaskini Data Perjawatan (keseluruhan perkhidmatan awam)
2
Penganalisa Pembangunan Organisasi (OD Analyst)
AGENSI/KEMENTERIAN/ SUK
3
Pakar Pembangunan Organisasi (OD Specialist)
KEMENTERIAN/SUK
Semakan Cadangan OD
4
Pihak Berkuasa Memperaku Pembangunan Organisasi (OD Endorsing Authority)
BPO, JPA
5
Pihak Berkuasa Melulus Pembangunan Organisasi (OD Approving Authority)
PERBENDAHARAAN MALAYSIA
6
Pihak Berkuasa Melulus Pembangunan Organisasi Negeri (OD State Approving Authority)
PERBENDAHARAAN NEGERI
Penyediaan Waran Perjawatan Negeri
Pewujudan Cadangan OD Kemaskini Data Perjawatan (kementerian/SUK dan agensi di bawahnya)
Sahkan Dokumen Lampiran Pengesahan Cadangan OD Penyediaan Surat Perakuan Kelulusan Cadangan OD Penyediaan Waran Perjawatan/SKP
20
ALIRAN KERJA OD PENGANALISA OD
PAKAR OD
(AGENSI)
(KEMENTERIAN/SUK)
PIHAK BERKUASA MEMPERAKU OD (BPO, JPA)
PIHAK BERKUASA MELULUS OD (PERBENDAHARAAN MALAYSIA)
SFR-001 SFR-003
SFR-021
SFR-008
SFR-013
SFR-018 PENTADBIR PENGURUSAN GAJI
PAKAR SUMBER MANUSIA
(AGENSI)
(AGENSI)
PIHAK BERKUASA MELULUS OD NEGERI (PERBENDAHARAAN NEGERI)
21
FAEDAH OD Membolehkan aspek pembangunan organisasi diwujudkan dengan lebih sistematik; Menyediakan data asas perjawatan yang boleh digunakan dalam pelaksanaan fungsi sumber manusia dalam modul-modul HRMIS yang lain; dan Memudahkan laporan dan analisis tentang pembangunan organisasi melalui penyimpanan data yang standard dan berpusat.
22
23
