Proses-proses dalam manajemen waktu proyek. Mengestimasi. Biaya.
Penyusunan. KLP PROSES. Anggaran. PERENCANAAN. Pengendalian biaya.
MANAJEMEN PROYEK KONSTRUKSI SIL 314 – 3 SKS SIL 314 3 SKS
MANAJEMEN BIAYA dalam Monitoring & pengawasan proyek Monitoring & pengawasan proyek
Proses‐proses dalam manajemen waktu proyek
Mengestimasi Biaya KLP PROSES PERENCANAAN
Penyusunan Anggaran
KLP PROSES MONITORING & PENGAWASAN
Pengendalian biaya 2
PENGENDALIAN BIAYA PENGENDALIAN BIAYA Kegiatan untuk Kegiatan untuk mempengaruhi faktor‐faktor yang menimbulkan penyimpangan biaya mengontrol perubahan terhadap anggaran g p p gg proyek
3
CAKUPAN KEGIATAN PENGENDALIAN BIAYA PENGENDALIAN BIAYA 1. Memonitor kinerja biaya, untuk mendeteksi adanya Memonitor kinerja biaya, untuk mendeteksi adanya
penyimpangan dari rencana 2 Menjamin hanya perubahan yang sah yang 2. Menjamin hanya perubahan yang sah yang
diperhitungkan dalam perubahan patokan biaya proyek (cost baseline) 3. Menjaga agar perubahan yang tidak benar, tidak
tepat, dan tidak sah tidak dimasukkan dalam p patokan biaya 4. Memberi info kepada stakeholder tentang p g
perubahan yang sah yang berdampak pada biaya 4
Masukan PENGENDALIAN BIAYA PENGENDALIAN BIAYA 1.
Cost baseline (patokan biaya)
2.
Kebutuhan pendanaan proyek
3.
Laporan kinerja
4.
Informasi kinerja pekerjaan
5.
Permintaan perubahan yang telah disetujui
6.
Rencana manajemen proyek
5
Masukan PENGENDALIAN BIAYA PENGENDALIAN BIAYA Cost baseline (patokan biaya) Anggaran yang dinyatakan dalam skala waktu, digunakan untuk mengukur kinerja proyek Laporan kinerja Misalnya EV (Earned Value)
6
Permintaan perubahan Lisan ataupun tertulis i li Langsung ataupun tidak langsung Timbul dari sebab internal ataupun ekxternal Dapat berakibat kenaikan ataupun penurunan biaya Rencana manajemen biaya Menjelaskan pengelolaan perubahan biaya Formal atau informal, sesuai kebutuhan stakeholder
7
PV, EV, AC Earned value (EV) atau BCWP 2 Planned value (PV) atau 2. Planned value (PV) atau BCWS 3. Actual cost (AC) atau ACWP 1.
Earned value (EV) ¾ Disebut juga BCWP (budgeted cost of work performed) ¾ Estimasi dari nilai fisik penyelesaian sebuah pekerjaan. Ini didasarkan pada biaya terencana yang original dari sebuah proyek atau sebuah aktifitas dan l j dari laju d i tim ti menyelesaikan l ik proyekk atau t sebuah b h aktifitas pada saat tertentu 8
Planned value (PV) ¾ Disebut juga BCWS (budgeted cost of work
scheduled) ¾ Anggaran ¾ Bagian dari biaya total yang disediakan untuk Bagian dari biaya total yang disediakan untuk
melaksanakan suatu kegiatan dalam jangka waktu yang ditentukan yang ditentukan
9
Actual cost (AC) l ( ) ¾ Disebut juga ACWP (actual cost of work performed) ¾ Biaya pelaksanaan ¾ Biaya langsung dan tak langsung yang telah Biaya langsung dan tak langsung yang telah
dikeluarkan untuk melaksanakan kegiatan dalam suatu jangka waktu j g
10
Cost Variance Cost Variance ¾ CV = EV – AC Cost Performance Index ¾ CPI CPI = EV / AC EV / AC ¾ CPI AC Æ AC Æ Proyek hemat
11
Ingat kembali tentang: Schedule Variance ¾ SV = EV – PV Schedule Performance Index ¾ SPI = EV / PV SPI EV / PV ¾ SPI PV Æ SPI > 1 t EV > PV Æ Proyek lebih cepat dr P k l bih td rencana
12
Piranti & Teknik PENGENDALIAN BIAYA PENGENDALIAN BIAYA 1.
2.
3. 4. 4 5. 6 6.
Sistem pengendalian perubahan biaya: Prosedur untuk mengubah patokan biaya Prosedur untuk mengubah patokan biaya, tercantum dalam Rencana Manajemen Biaya Analisis pengukuran kinerja: Analisis pengukuran kinerja: Misalnya analisis EV (earned value) terhadap PV (plan value) dan AC (actual cost) Prakiraan : EAC (estimate at completion) dan ETC (estimate to complete) R i ki j Review kinerja proyek: Analisis trend; PV vs EV, dll k A li i t d PV EV dll Perangkat lunak manajemen proyek Manajemen varian: Menerapkan tanggapan yang Manajemen varian: Menerapkan tanggapan yang berbeda untuk persoalan yang kecil dan besar 13
Rp
EV=BCWP =EARNED VALUE
AC=ACWP EV=BCWP
a
AC=ACWP
b
=ACTUAL COST
WAKTU
a : PROYEK BERJALAN LEBIH MAHAL b : PROYEK BERJALAN LEBIH MURAH (EFISIEN) 14
Rp
EV=BCWP =EARNED VALUE EV=BCWP
AC=ACWP =ACTUAL COST
AC=ACWP
PV=BCWS
PV=BCWS =ACTUAL COST
a
b
WAKTU
a : PROYEK BERJALAN LEBIH MAHAL (EV < AC) b : PROYEK BERJALAN LEBIH MURAH (EFISIEN) (EV > AC) PROYEK SELALU TERLAMBAT (EV < PV) 15
Estimasi akhir proyek Perkiraan biaya total proyek berdasarkan kinerja p y proyek. EAC = AC + sisa anggaran / CPI atau Perkiraan biaya total proyek berdasarkan anggaran proyek selanjutnya EAC = AC + sisa anggaran EAC AC + sisa anggaran atau Perkiraan biaya proyek berdasarkan y p y anggaran gg keseluruhan dan kinerja EAC = PV / CPI ini dipakai bila keadaan buruk atau CPI dan SPI kurang dari satu) EAC = PV / (CPI x SPI)
16
Hasil PENGENDALIAN BIAYA PENGENDALIAN BIAYA 1. Estimasi biaya terevisi
Modifikasi dari informasi biaya difik i d i i f i bi Perlu diberitahukan ke stakeholder terkait 2. Perubahan anggaran Perubahan atas cost baseline, sudah disetujui 3. Ukuran‐ukuran kinerja CV= cost variance SV = schedule variance CPI = cost performance index SPI = schedule performance index 17
Hasil PENGENDALIAN BIAYA PENGENDALIAN BIAYA 4. Estimasi akhir proyek EAC = estimate at completion p ETC = estimate to complete 5 Perubahan yang diminta 5. Perubahan yang diminta (bisa berdampak pada (bisa berdampak pada
perubahan anggaran) 6 Tindakan korektif yang direkomendasikan, umumnya 6. Tindakan korektif yang direkomendasikan umumnya
berdampak pada perubahan jadwal anggaran 7 Aset proses organisasional: 7. Aset proses organisasional: hasil pengalaman untuk hasil pengalaman untuk
proyek maupun organisasi 8 Rencana manajemen proyek (dokumen anggaran 8. Rencana manajemen proyek (dokumen anggaran
proyek, estimasi paket pekerjaan, dll) 18
MANAJEMEN MUTU dalam MANAJEMEN MUTU dalam MONITORING & PENGAWASAN PROYEK 19
Proses‐proses dalam manajemen mutu proyek KLP PROSES PERENCANAAN Merencanakan Mutu
KLP PROSES PELAKSANAAN
Melaksanakan Penjaminan Mutu
KLP PROSES MONITORING & PENGAWASAN
Melaksanakan Pengawasan M t Mutu 20
MELAKSANAKAN PENGAWASAN MUTU PENGAWASAN MUTU Pengertian umum: ¾ Memantau hasil‐hasil spesifik proyek, ¾ Menentukan penyimpangannya M t k i t h d terhadap standar, t d ¾ Mengidentifikasi tindakan untuk menghilangkan
penyebab kinerja yang tidak memuaskan ¾ Dilaksanakan selama proyek berjalan, baik untuk p y j ,
hasil (produk) proyek yang diserahkan kepada pemberi kerja maupun produk manajemen (biaya, jadwal)2 21
¾ Pengawasan mutu dapat dilakukan oleh Pengawasan mutu dapat dilakukan oleh
Departemen Pengawasan Mutu ¾ Tim proyek harus memahami pengawasan mutu Tim proyek harus memahami pengawasan mutu
dengan metode statistik, pengambilan sampel dan probabilitas p
22
Masukan MELAKSANAKAN PENGAWASAN MUTU 1. 2. 3. 3 4. 5 5. 6. 7 7.
Rencana manajemen mutu Metrik mutu (definisi‐definisi operasional yang dijadikan ukuran mutu) Daftar nt k ek Daftar untuk cek Aset proses organisasional Informasi hasil kerja proyek Informasi hasil kerja Permintaan perubahan yang telah disetujui Produk proyek dan serahan lainnya Produk proyek dan serahan lainnya
23
Rencana manajemen mutu ¾ Menjelaskan bagaimana kebijakan mutu akan
diimplementasikan oleh tim manajemen proyek ¾ Formal maupun non formal
Metrik mutu (Definisi‐definisi Metrik mutu (Definisi definisi operasional) operasional) ¾ Penjelasan spesifik tentang hal‐hal yang akan diukur
disertai cara mengukurnya disertai cara mengukurnya dalam pengendalian dalam pengendalian mutu
24
9 BIDANG PENGETAHUAN YANG PERLU DIKUASAI MANAJER PROYEK DIKUASAI MANAJER PROYEK (SUMBER: SCHWALBE, I.T.PROJECT MANAGEMENT, THOMSON LEARNING,2006 dengan modifikasi)
KEBUKEBUTUHAN & HARAP-HARAP AN STAKESTAKEHOLDER
MANAJM CAKUPAN PROYEK
MANAJM WAKTU PROYEK
MANAJM BIAYA PROYEK
MANAJM MUTU PROYEK
PIRANTI & TEKNIK
PROYEK MANAJEMEN INTEGRASI PROYEK
MANAJM SDM PROYEK
MANAJM KOMUNI-KOMUNI KASI PROYEK
MANAJM RESIKO PROYEK
BERHASIL
MANAJM PEMBE-PEMBE LIAN PROYEK 25
KELOMPOK PROSES DALAM MANAJEMEN PROYEK DALAM MANAJEMEN PROYEK PENUTUPAN PROYEK PENGAWASAN PROYEK PELAKSANAAN PROYEK PERENCANAAN PROYEK MEMULAI PROYEK LAHIRNYA PROYEK WAKTU 26
BAHASAN a. Pengertian mutu b Proses dalam manajemen mutu proyek b.Proses dalam manajemen mutu proyek c. Perencanaan manajemen mutu
27
MUTU ISO: The totality of characteristic of an entity that bear on its ability to satisfy stated or implied needs. (Karakteristik menyeluruh suatu entitas yang memberi kemampuan untuk memenuhi memberi kemampuan untuk memenuhi kebutuhan yang langsung / tak langsung) Conformance to requirements and fitness for use C f t i t d fit f (Memenuhi kebutuhan dan dapat digunakan sesuai dengan yang dimaksudkan) 28
MANAJEMEN MUTU PROYEK Menjamin proyek memenuhi tujuan (kebutuhan) pelaksanaannya p y y g Perlu mewaspadai adanya kebutuhan yang tidak tertulis dari stakeholder yang bukan sponsor ISO ISO 9001 tepat untuk manajemen proyek, 9001 tepat untuk manajemen proyek karena cakupan proses bisnisnya mulai dari perancangan produk produksi instalasi dan perancangan produk, produksi, instalasi dan pelayanan. ISO 9001 memuat 20 standar. 29
ISO SERI 9000 ISO SERI 9000 Fokus pada: Pelanggan P l Kepemimpinan Keterlibatan karyawan p Pendekatan proses Pendekatan sistem bagi manajemen Perbaikan berkelanjutan Perbaikan berkelanjutan Pengambilan keputusan dg pendekatan faktual Hubungan dg pemasok saling menguntungkan 30
PROSES‐PROSES DALAM MANAJEMEN MUTU PROYEK DALAM MANAJEMEN MUTU PROYEK 1 Merencanakan mutu KLP PROSES PELAKSANAAN
KLP PROSES PERENCANAAN
2 Melaksanakan penjaminan mutu
KLP PROSES MONITORING & PENGAWASAN
3 Melaksanakan pengawasan mutu 31
Merencanakan mutu
Mengidentifikasi standar mutu yg relevan dengan mutu yg relevan dengan proyek dan menentukan bagaimana memenuhi bagaimana memenuhi standar mutu
32
Melaksanakan penjaminan p j mutu
FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI
Melaksanakan rencana mutu, serta kegiatan sistematik yang menjamin proyek dalam melaksanakan semua proses yang diperlukan untuk memenuhi persyaratan yg telah ditetapkan
PENGELOLAAN PROYEK S.I. ‐ IF020 ‐ 3 SKS
33
Memantau hasil‐hasil spesifik
Melaksanakan pengawasan mutu
proyek Menentukan penyimpangan p terhadap standar Mengidentifikasi tindakan untuk menghilangkan untuk menghilangkan penyebab kinerja yang tidak memuaskan 34
Daftar untuk cek ¾ Untuk menjamin semua yang harus dilaksanakan
sudah terlaksana Informasi hasil kerja proyek ¾
Rencana dan realisasi hasil proyek untuk evaluasi, termasuk ukuran kinerja, status penyelesaian, hasil pelaksanaan l k tindakan i d k korektif k k if
35
Piranti dan Teknik MELAKSANAKAN PENGAWASAN MUTU 1. Diagram sebab akibat 2 Control chart 2. Control chart 3. Bagan arus 4 Histogram 4. Hi t 5. Diagram pareto 6 Bagan pelaksanaan (run chart) 6. B l k ( h t) 7. Scatter diagram 8. Sampling (statistik) S li ( i ik) 9. Inspeksi 10.Penilaian terhadap pembetulan kesalahan 36
Diagram Ishikawa / tulang ikan g / g • Diagram Ishikawa (disebut juga diagram ulang ikan atau diagram sebab‐ akibat) adalah diagram yang menunjukkan akibat) adalah diagram yang menunjukkan penyebab peristiwa tertentu. tertentu • Umumnya diagram Ishikawa digunakan untuk desain produk, kontrol kualitas dan untuk mengidentifikasi faktor‐faktor potensial yang menyebabkan efek keseluruhan. keseluruhan • Setiap penyebab atau alasan ketidaksempurnaan merupakan sumber dari permasalahan. • Penyebab y umumnya y dikelompok‐ p kan ke dalam kategori utama untuk mengidentifikasi sumber‐ sumber masalahnya.
37
Bagan pengendalian (kontrol) ¾ Menunjukkan hasil digambarkan terhadap waktu ¾ Dapat memperlihatkan penyimpangan terhadap
jadwal ataupun anggaran Diagram pareto ¾ Hukum p pareto: sejumlah j sebab yyang masing‐masing g g g
kecil dapat memberikan akibat kerusakan yang besar
38
Diagram pareto
Prinsip Pareto atau lebih dikenal juga sebagai aturan 20/80 20/80 menyatakan k banyak b k kejadian k j di atau akibat kib sebesar 80% dari total efeknya hanya disebabkan 20% dari sebabnya. sebabnya
39
Sampling (statistik) ¾ Memilih sampel yang dapat mewakili dengan baik Memilih sampel yang dapat mewakili dengan baik seluruh populasi g Bagan arus ¾ Untuk menganalisis bagaimana permasalahan timbul Inspeksi ¾ Mengukur, mengamati, menguji, untuk menentukan kesesuaian hasil kegiatan dengan yang diperlukan / dipersyaratkan ¾ Istilah lain: review, audit, walk‐through 40
Keluaran MELAKSANAKAN PENGAWASAN MUTU 1. Pengukuran dalam pengawasan mutu 2. Perbaikan yang sudah divalidasi 3. Quality baseline Q y 4. Tindakan preventif / korektif yang direkomedasikan 5 Perubahan yang direkomenasikan 5. Perubahan yang direkomenasikan 6. Aset proses organisasi 7. Serahan yang sudah divalidasi 8. Rencana manajemen proyek terbaru 41
SEKIAN
42
