PENGELOLAAN TERBITAN BERKALA DI PERPUSTAKAAN ... - digilib

57 downloads 129 Views 4MB Size Report
Laporan tugas ini penulis persembahkan untuk : 1. ... Laporan Praktik Kerja Lapangan yang berjudul “Pengolahan Terbitan ..... Contoh Stempel Perpustakaan .
PENGELOLAAN TERBITAN BERKALA DI PERPUSTAKAAN DAN DOKUMENTASI BALAI BAHASA YOGYAKARTA LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Kelulusan Program Studi D3 Perpustakaan dan Informasi Islam Fakultas Adab dan Ilmu Budaya UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta

Disusun oleh Irfan Fahrizal NIM 10130012

PROGRAM STUDI PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI ISLAM FAKULTAS ADAB DAN ILMU BUDAYA UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUNAN KALIJAGA YOGYAKARTA 2013 i

ii

iii

MOTTO

Ilmu Tak Akan Pernah Punah Dalam Usia

iv

PERSEMBAHAN

Laporan tugas ini penulis persembahkan untuk : 1. Ibunda tercinta yang sudah melahirkanku dan selalu menjadi peneduh hidupku dalam doa-doa beliau. 2. Ayahanda yang aku hormati yang selalu menjadi tiang bagiku dalam kehidupan selama ini dan selalu melantunkan namaku dalam doa beliau. 3. Semua

Kakanda,

Rifki,

Anas

yang

selalu

mendukungku

dalam

mencari ilmu dan menggapai cita-citaku. 4. Kekasihku Adinda Nurul Fashichah yang selalu memberikan motifasi untuk menyelesaikan laporan ini. 5. Teman-teman

mahasiswa

D3

Program

Studi

Perpustakaan

dan

Informasi Islam: Zaini, Restu, Furqon, Jundy, Yusuf, Aji, Bagas, dan teman-teman yang tidak dapat penulis sebutkan satu-persatu. Semoga persahabatan kita semua tak akan hilang karena jarak dan waktu. Teman adalah sahabat, sahabat adalah keluarga

v

vi

KATA PENGANTAR

Alhamdulilah, memberikan

rahmat

segala dan

puji

hanya

hidayah-Nya.

milik

Allah

Sholawat

SWT,

serta

yang

salam

telah

senantiasa

tercurah kepada Nabi Muhammad SAW, beserta keluarga, sahabat,

dan

semoga melimpah pada kita umatnya. Sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan

Praktik

Kerja

Lapangan

yang

berjudul

“Pengolahan

Terbitan

Berkala di Perpustakaan dan Dokumentasi Balai Bahasa Yogyakarta” untuk memenuhi syarat

kelulusan program

studi Diploma 3 Perpustakaan dan

Informasi Islam, Fakultas Adab dan Ilmu Budaya Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta. Banyak pihak yang telah ikut membantu dalam penyusunan laporan ini baik langsung maupun tidak langsung, untuk itu penulis mengucapkan banyak terimakasih yang setulus-tulusnya kepada: 1. Ibu Dr. Hj. Siti Maryam, M.Ag, Selaku dekan Fakultas Adab dan Ilmu Budaya Universitas Islam Negeri Sunan Kaliijaga. 2.

Ibu

Puji

Lestari,

M.Kom.,

selaku

ketua

Program

Studi

D3

Perpustakaan dan Informasi Islam. 3.

Ibu Dra. Labibah, M.Lis., selaku dosen pembimbing.

4.

Bapak Anis Masruri, S.Ag, S.IP, M.Si, selaku dosen penguji. vii

5.

Seluruh

staf

pengajar

di

Program

Studi

D3

Perpustakaan

dan

Informasi Islam Fakultas Adab dan Ilmu budaya. 6.

Bapak Drs. Tirto Suwondo, M.Hum, selaku kepala Balai Bahasa Yogyakarta

yang

telah

memberikan

izin

guna

melakukan

Praktek

Kerja Lapangan. 7.

Ibu Suspri Handani, BA, selaku kepala Perpustakaan dan penanggung jawab Perpustakaan Balai Bahasa Yogyakarta, dan telah membimbing penulis

dalam

melaksanakan

praktek

kerja

secara

langsung

di

perpustakaan. 8.

Ibu Susam selaku pegawai Perpustakaan Balai Bahasa Yogyakarata yang membimbing dan membantu kami dalam menyelesaikan Tugas Akhir.

9.

Semua pegawai, staf karyawan dan peneliti Balai Bahasa Yogyakarta.

10. Kedua orang tua, bapak Miftakhunnajah dan Ibu Ardinah yang selalu menuntunku dalam segala hal dalam kebaikan. 11. Kekasih

Nurul

Fashichah

yang

selalu

setia

bersama

dalam

menyelesaikan Tugas Akhir ini. 12. Semua pihak yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu, yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.

viii

Penulis menyadari bahwa dalam penulis laporan ini masih banyak kekurangan dan jauh dari kesempurnaan, maka penulis mengharapkan saran kritiknya

dan

pembaca

serta

semoga untuk

laporan

ini

bermanfaat

pengembangan

ilmu

bagi

penulis

perpustakaan

khususnya,

terutama

di

Indonesia.

Alhamdulillahirobbal‟alamin. Yogyakarta, 3 Juni 2013

Penulis

ix

ABSTRAK Terbitan berkala sebagai salah satu koleksi di perpustakaan mempunyai karakteristik tersendiri. Terbitan berkala merupakan salah satu publikasi yang menyampaikan kabar, berita keilmuan, kejadian penting dalam bidang ekonomi, politik dan hal-hal lain yang menarik masyarakat. Publikasi ini direncanakan untuk terbit terus-menerus dalam jangka waktu yang tidak terbatas, dikelola oleh sekelompok orang yang pada umumnya disebut „redaksi‟. Keaktualan muatan yang terkandung dalam terbitan berkala jurnal misalnya, menuntut kecepatan pengolahan sebagai temu kembali informasi agar cepat sampai dan digunakan oleh pemakai informasi. Dalam melakukan penelitian Pengelolaan Terbitan Berkala di Perpustakaan dan Dokumentasi Balai Bahasa Yogyakarta, penyusun menggunakan sistem studi pustaka dilakukan dengan cara mempelajari, mendalami, dan mengutip teori-teori atau konsep-konsep dari sejumlah literatur, baik buku, jurnal, majalah, koran, atau karya tulis lainnya yang relevan dengan topik, fokus atau variabel penelitian. Penulis melakukan pengamatan secara langsung di lapangan yaitu dengan mengamati sikap dan perilaku individu yang ada di Perpustakaan dan Dokumentasi Balai Bahasa Yogyakarta. Dalam penelitian ini juga melakukan wawancara Dengan demikian peneliti mengumpulkan dan menelaah data yang diperoleh dari hasil wawancara pada pihak yang terkait yang berpengaruh terhadap kebijakan pengelolaan terbitan berseri Perpustakaan dan Dokumentasi Balai Bahasa Yogyakarta. Hasil Penelitian ini menyimpulkan bahwa proses pengelolaan Terbitan Berkala di Perpustakaan Balai Bahasa Yogyakarta meliputi: Pemeriksaan, Pemberian tanda (Cap/Stempel), Pencatatan, Pembuatan kartu katalog, Pembuatan indeks, Penyimpanan dan penyortiran, Penjilidan, Pengolahan kliping.

Kata Kunci : Pengelolaan Terbitan Berkala dan Terbitan Berkala

x

`DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ........................................................................................

i

HALAMAN NOTA DINAS ............................................................................

ii

HALAMAN PENGESAHAN ..........................................................................

iii

HALAMAN MOTTO .......................................................................................

iv

HALAMAN PERSEMBAHAN ......................................................................

v

HALAMAN PERNYATAAN .........................................................................

vi

KATA PENGANTAR ......................................................................................

ix

ABSTRAK……………………………………………………………………

x

DAFTAR ISI ....................................................................................................

xi

DAFTAR GAMBAR ........................................................................................

xv

DAFTAR LAMPIRAN ....................................................................................

xvi

BAB I

PENDAHULUAN ...................................................................

1

1.1 Latar Belakang ....................................................................

1

1.2 Rumusan Masalah ...............................................................

4

1.3 Ruang Lingkup ....................................................................

5

1.4 Tujuan dan Manfaat .............................................................

5

1.5 Waktu dan Tempat PKL ......................................................

6 xi

1.6 Metode dan Teknik Pengumpulan Data ..............................

6

1.6.1

Studi Pustaka ..................................................................

6

1.6.2

Pengamatan ....................................................................

7

1.6.3

Dokumentasi ….………………………………………

7

1.6.4

Wawancara ...................................................................

8

1.7 Sistematika Penulisan Laporan ............................................ BAB II

8

LANDASAN TEORI ………………………………………... 2.1 Pengertian Terbitan Berkala .................................................

11

2.2 Fungsi Terbitan Berkala .......................................................

12

2.3 Karakteristik Terbitan Berkala .............................................

13

2.4 Jenis Koleksi Terbitan Berkala ............................................

13

2.5 Pengolahan ...........................................................................

15

2.5.1 Pengolahan Terbitan Berkala ……....................................

17

2.5.1.1 Pemeriksaan ...................................................................

17

2.5.1.2 Pemberian Tanda (Cap Stempel) ...................................

17

2.5.1.3 Pencatatan .....................................................................

18

2.5.1.4 Pencatatan Pada Buku Investasi ....................................

18

2.5.1.5 Pembuatan Kartu Katalog ..............................................

19

2.5.1.6 Penyimpanan dan penyortiran ........................................

20

2.5.1.7 Penjilidan ........................................................................

21

2.5.1.8 Pembuatan Indeks ..........................................................

22 xii

BAB III

GAMBARAN UMUM BALAI BAHASA YOGYAKARTA ……………................................................................................

24

3.1 Sejarah Balai Bahasa Yogyakarta .......................................

24

3.1.1. Kedudukan ...................................................................

25

3.1.2. Visi dan Misi .................................................................

26

3.1.3. Tugas dan Fungsi ..........................................................

27

3.2 Perpustakaan dan Dokumentasi Balai Bahasa Yogyakarta

BAB IV

…….....................................................................................

27

3.2.1. Latar Belakang ..............................................................

27

3.2.2. Visi dan Misi .................................................................

28

3.2.3. Koleksi ..........................................................................

29

3.2.4. Fasilitas .........................................................................

29

3.2.5. Waktu dan Pelayanan ....................................................

30

3.2.6. Sistem Layanan .............................................................

30

PEMBAHASAN ......................................................................

32

4.1 Pengelolaan Terbitan Berkala di Balai Bahasa Yogyakarta …………………………………………………………….

33

4.1.1

Pemeriksaan ..................................................................

34

4.1.2

Pemberian Tanda (Cap/Stempel) ..................................

34

4.1.3

Pencatatan ......................................................................

35 xiii

4.1.4

Pembuatan Kartu Katalog ...............................................

37

4.1.5

Pembuatan Indeks ...........................................................

38

4.1.6

Penyimpanan dan Penyortiran ........................................

38

4.1.7

Penjilidan ........................................................................

39

4.1.8

Pengelolaan Kliping .......................................................

41

4.1.8.1 Pemeriksaan …………………………………………...

42

4.1.8.2 Penjilidan ………………………………………………

42

4.1.8.3 Pemberian Tanda (Cap atau stempel) ………………….

43

4.1.8.4 Pencatatan ……………………………………………...

43

4.1.8.5 Pembuatan Kartu Katalog ………………………………

43

4.1.8.6 Penyimpanan …………………………………………...

43

4.2 Kendala Pengolahan Terbitan Berkala .................................

43

4.2.1

Kendala Faktor Internal ..................................................

44

4.2.2

Kendala Faktor Eksternal ...............................................

45

PENUTUP ................................................................................

46

5.1 Simpulan ...............................................................................

46

5.2 Saran ......................................................................................

47

DAFTAR PUSTAKA .........................................................................................

49

LAMPIRAN ........................................................................................................

50

BAB V

xiv

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1.

: Ruang pengolahan, buku inventaris ........................................... 36

Gambar 2.

: Ruang pengolahan, Kolom-kolom input data ke software SENAYAN ................................................................................ 36

Gambar 3.

: katalog manual terbitan berkala ................................................. 38

Gambar 4.

: Contoh label pembendelan terbitan berkala ..............................

Gambar 5.

: Ruang terbitan berkala, majalah yang telah dijilid bendel ......... 41

40

xv

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1.

Koleksi Terbitan Berkala Perpustakaan ............................... 51

Lampiran 2.

Contoh Stempel Perpustakaan ............................................. 57

Lampiran 3.

Catalog menggunakan system automasi senayan ................ 58

Lampiran 4.

Contoh Label Terbitan Berkala ........................................... 59

Lampiran 5.

Locker Katalog Manual ....................................................... 60

Lampiran 6.

Proses Pelabelan Koleksi ..................................................... 61

Lampiran 7.

Koleksi Naskah-naskah Kuno ............................................. 63

Lampiran 8.

Data Jumlah Pengunjung Perbulan ……………………….. 64

Lampiran 9.

Buku Tamu ……………………………………………….. 65

Lampiran 10. Slip Peminjaman Koleksi ………………………………… 68 Lampiran 11. Koleksi Buku dan Majalah Pameran ……………………... 69 Lampiran 12. Aksara-aksara Daerah Di Indonesia ……………………… 70 Lampiran 13. Kliping …………………………………………………… 72 Lampiran 14. Foto Pengunjung dan Peneliti ……………………………. 74

xvi

BAB I PENDAHULUAN

1.1

LATAR BELAKANG Arus informasi dan komunikasi akan semakin deras dengan berkembangnya pada zaman modern saat ini, sering juga meningkatnya berbagai macam bentuk penerbitan. Dari penerbitan monografi, majalah, jurnal ataupun bentuk terbitan berkala lainnya. Pada

penjelasan

selanjutnya dinyatakan bahwa penelitian dapat terpenuhi dalam proses pengumpulan data perlu adanya sumber-sumber yang di perlukan pemakai. Fungsi informasi pada perpustakaan khusus merupakan ciri utama. Fungsi tersebut yang dapat membedakan perpustakaan khusus dengan

jenis

perpustakaan

yang

lain. Setiap

perpustakaan

diselenggarakan dengan maksud dan tujuan tertentu. Oleh karena itu, ada perbedaan fungsi yang sifatnya lebih spesifik pada setiap jenis perpustakaan. Akan tetapi, secara umum setiap perpustakaan khusus mempunyai

fungsi

yang

sama,

yaitu

penyimpanan,

pendidikan,

penelitian, informasi, dan rekreasi kultural. Koleksi perpustakaan khusus difokuskan pada koleksi muktahir di dalam subyek yang menjadi tujuan perpustakaan tersebut atau untuk mendukung kegiatan badan induknya. Koleksi suatu perpustakaan khusus adalah tidak terletak dalam banyaknya jumlah bahan pustaka atau jenis

1

terbitan lainnya melainkan ditekankan kepada kualitas koleksinya, agar dapat mendukung jasa penyebaran informasi muktahir serta penelusuran informasi. (Panduan Koleksi Perpustakaan Khusus, 1992) Pengertian perpustakaan itu sendiri oleh Sulistyo-Basuki (1991) didefinisikan “Perpustakaan adalah sebuah ruangan, bagian sebuah gedung,

ataupun

gedung

itu

sendiri

yang

digunakan

untuk

menyimpan buku dan terbitan lainnya yang biasanya disimpan menurut tata susunan tertentu untuk digunakan pembacanya, bukan untuk dijual”. Buku di sini sengaja ditulis tebal karena

yang

dimaksud buku di sini mencakup pengertian yang sangat luas termasuk buku itu sendiri (dalam arti sempit seperti monograf, buku teks dan lain-lain), majalah, laporan, pamflet, prosiding, manuskrip (naskah), lembaran musik, berbagai karya media audiovisual, seperti film,

mikrofis

dan

mikroburam

(micro

opaque).

Semua

bahan

tersebut adalah koleksi perpustakaan, yang diadakan oleh pihak perpustakaan baik dengan cara membeli, tukar menukar, maupun hadiah untuk digunakan oleh pembaca atau pengguna perpustakaan. Perpustakaan sebagai kumpulan materi tercetak dan media non cetak dan atau sumber informasi dalam komputer yang disusun secara sistematis untuk digunakan pemakai (Sulistiyo-Basuki.1991:4). Dengan kata lain perpustakaan sebagai wadah informasi dituntut untuk senantiasa mengikuti perkembangan zaman, baik dalam pengolahan, layanan, pengadaan ataupun aktifitas perpustakaan lainnya demi kepuasan pemakai.

2

Lasa Hs (2007:60), menyebutkan bahwa terbitan berseri memiliki peran penting yaitu: memberikan ruang untuk menampung ide/gagasan/ pengalaman beberapa orang, menyampaikan gagasan/ide/penemuan baru dalam bidang tertentu, memberikan gambaran/potret peristiwa, kejadian, situasi yang terjadi dalam berbagai bidang, dan berfungsi sebagai media komunikasi dua arah. Oleh sebab itu, koleksi terbitan berseri harus dikembangkan secara teratur dan terencana sehingga sesuai dengan kebutuhan pengguna dan layanan terbitan berseri dapat dilakukan secara tepat guna dan berhasil guna. Dalam buku Pengelolaan Terbitan Berkala (1996:3), disebutkan pengertian Menurut ALA Glossary of Library Term, serial adalah suatu publikasi yang diterbitkan berturut-turut, bagian demi bagian, biasanya dengan jarak penerbitan yang tetap dan dimaksudkan untuk terbit terus menerus tanpa batas-batas waktu tertentu. Terbitan berseri atau serial ini meliputi terbitan berkala (periodicals) atau secara umum di Indonesia dikenal dengan majalah, terbitan tahunan atau annual (seperti laporan tahunan, dan buku tahunan atau yearbooks dan sebagainya), memoir, prosiding, dan transaction. Terbitan berkala sebagai salah satu koleksi di perpustakaan mempunyai karakteristik tersendiri. Terbitan berkala merupakan salah satu publikasi yang menyampaikan kabar, berita keilmuan, kejadian penting dalam bidang ekonomi, politik dan hal-hal lain yang menarik masyarakat. Publikasi ini direncanakan untuk terbit terus-menerus dalam jangka waktu

3

yang tidak terbatas, dikelola oleh sekelompok orang yang pada umumnya disebut „redaksi‟ (Lasa HS.1994:13). Keaktualan muatan yang terkandung dalam terbitan berkala jurnal misalnya, menuntut kecepatan pengolahan sebagai temu kembali informasi agar cepat sampai dan digunakan oleh pemakai informasi. Balai Bahasa Yogyakarta adalah lembaga/institusi pemerintah yang mempunyai tugas melaksanakan pengkajian, pengembangan, dan pembinaan bahasa dan sastra di daerah. Memiliki perpustakaan khusus yang sebagian besar koleksinya berupa buku, manuskrip, dan dokumen kebahasaan dan kesastraan. Maka penulis tertarik dengan tema “Pengelolaan Terbitan Berseri di Perpustakaan dan Dokumentasi Balai

Bahasa

Yogyakarta”

terutama

dalam

pengarsipan dan

pendokumentasian, pengolahan, penempatan ruangan, penelitian dan pengembangan. Selain itu penulis juga tertarik mengetahui faktor pendukung dan hambatan-hambatan yang dialami selama mengerjakan pengelolaan terbitan berseri. Karena dengan adanya pengelolaan yang baik maka akan menghasilkan perpustakaan khusus yang langka. 1.2

RUMUSAN MASALAH Dari latar belakang tersebut di atas, dapat diketahui bahwa cakupan permasalahan yang akan dibahas dalam laporan ini adalah: 1. Bagaimana proses pengolahan Terbitan Berseri di Perpustakaan dan Dokumentasi Balai Bahasa Yogyakarta?

4

2. Kendala apa saja yang dihadapi selama ini dalam pengolahan Terbitan Berseri di Perpustakaan dan Dokumentasi Balai Bahasa Yogyakarta? 1.3

RUANG LINGKUP Dalam

penyusunan

laporan

tugas

akhir

ini

pembahasan

dibatasi masalah “Pengelolaan Terbitan Berseri”. Dalam hal ini penyusun

memberikan

pembatasan

terhadap

permasalahan

yang

ditemukan menurut analisis penyusun, hanya mengenai pengelolaan terbitan

berseri

di

Perpustakaan dan Dokumentasi Balai

Bahasa

Yogyakarta. 1.4

TUJUAN DAN MANFAAT Tujuan yang dicapai dari pembahasan laporan ini, adalah sebagai berikut: 1. Mengetahui proses pengolahan Terbitan Berseri di Perpustakaan Balai Bahasa Yogyakarta. 2. Mengetahui kendala-kendala dalam pengolahan Terbitan Berseri di Perpustakaan Balai Bahasa Yogyakarta. Manfaat yang diperoleh setelah dilakukan pembahasan laporan ini, yaitu: 1. Sebagai media melatih diri dan mengembangkan kemampuan dalam

menerapkan

materi

dan

teori-teori

khususnya

tentang

pengelolaan terbitan berseri selama menimba ilmu di perkuliahan.

5

2. Mempersiapkan diri dan belajar menjadi tenaga Ahli Madya yang terampil. 3. Penulis mampu memahami kelemahan dan hambatan-hambatan yang dihadapi perpustakaan, sehingga dijadikan sebagai wacana dalam mengembangkan ide-ide dan pertimbangan serta pemikiran untuk kemajuan Perpustakaan yang bersangkutan. 4. Penulis akan mendapatkan pengetahuan dan pengalaman kerja mengenai bidang-bidang

yang

terkait

dengan

perpustakaan,

khususnya pengelolaan terbitan berseri yang dapat menunjang keprofesionalan praktik kelak setelah memasuki dunia kerja yang belum didapat sebelumnya. 1.5

WAKTU DAN TEMPAT PKL Praktik Kerja Lapangan (PKL) bertempat di Perpustakaan dan Dokumentasi Balai Bahasa Yogyakarta yang beralamatkan di Jln. I Dewa Nyoman Oka 34, Yogyakarta 55224. Praktik kerja lapangan tersebut dilaksanakan selama dua bulan, yakni mulai 11 Maret 2013 sampai 11 Mei 2013. Praktik Kerja Lapangan dimulai dari jam 08.00 – 16.00 WIB setiap hari Senin- Kamis, untuk hari jumat dimulai dari jam 08.00 – 16.30.

1.6 1.6.1.

METODE DAN TEKNIK PENGUMPULAN DATA Studi Pustaka Studi pustaka dilakukan dengan cara mempelajari, mendalami, dan mengutip teori-teori atau konsep-konsep dari sejumlah literatur, baik buku, 6

jurnal, majalah, koran, atau karya tulis lainnya yang relevan dengan topik, fokus atau variabel penelitian (Roseeha, 2010: 14) 1.6.2.

Pengamatan Pengamatan adalah metode pengumpulan data dimana peneliti atau kolaboratornya mencatat informasi sebagaimana yang mereka saksikan selama penelitian. Penyaksian terhadap peristiwa-peristiwa itu bisa dengan melihat, mendengarkan, merasakan, yang kemudian dicatat seobyektif mungkin (W. Gulo, 2007: 116). Penulisan melakukan pengamatan secara langsung di lapangan yaitu dengan mengamati sikap dan perilaku individu yang ada di Perpustakaan dan Dokumentasi Balai Bahasa Yogyakarta. Metode ini penulis gunakan untuk mengumpulkan data-data hasil pengamatan tentang hal-hal yang dapat memberikan informasi kepada penulis yang berkaitan dengan tema pembahasan dalam penyusunan laporan ini.

1.6.3.

Dokumentasi Moehnilabib (1997:89) menyebutkan teknik dokumentasi dibagi menjadi dua, yaitu dokumen dalam arti sempit dan dokumen dalam arti luas. Dokumen dalam arti sempit dan dokumen dalam arti sempit adalah dokumentasi sebagai pengumpul data apabila informasi yang dikumpulkan bersumber dari dokumen (buku, jurnal, surat kabar, majalah, dan lainlain). Sedangkan dokumentasi dalam arti luas meliputi foto, rekaman dalam kaset, video, disc, artifact, dan lain-lain.

7

Dalam pelaksanaannya penulis menggunakan metode dokumentasi baik dokumen dalam arti sempit maupun luas. Metode ini dilakukan mengumpulkan data-data dan informasi guna penyusunan laporan ini. 1.6.4.

Wawancara Estenberg (2002) dalam Sugiyono (2009:72) mendefinisikan wawancara sebagai pertemuan dua orang untuk bertukar informasi dan ide melalui tanya jawab, sehingga dapat dikontruksikan makna dalam suatu topic tertentu. Sedangkan Stainback (1988) mengemukakan bahwa dengan wawancara, maka peneliti akan mengetahui hal-hal yang lebih mendalam tentang partisipan dalam menginterprestasikan situasi dan fenomena yang terjadi, dimana hal ini tidak bisa ditemukan hanya dengan observasi. Dengan demikian peneliti mengumpulkan dan menelaah data yang diperoleh dari hasil wawancara pada pihak yang terkait yang berpengaruh terhadap kebijakan pengelolaan terbitan berseri perpustakaan.

1.7.

SISTEMATIKA PENULISAN LAPORAN Untuk mempermudah dalam memahami isi dari laporan ini, maka penulis menyusun rumusan sebagai berikut: BAB I

PENDAHULUAN Menjelaskan tentang latar belakang, rumusan masalah, ruang

lingkup, tujuan dan manfaat penulisan, waktu, dan tempat pelaksanaan, metode dan teknik pengumpulan data, sistematika penulisan laporan. BAB II

LANDASAN TEORI

8

Menjelaskan tentang landasan teori yang digunakan untuk menganalisis mengenai penelusuran-penelusuran yang mengambil tema tentang Pengelolaan Terbitan Berseri di Perpustakaan dan Dokumentasi Balai Bahasa Yogyakarta. Landasan teori ini membahas tentang pengertian pengelolaan terbitan berseri. Kegiatan pengelolaan terbitan berseri meliputi: Pengarsipan

dan

pendokumentasian,

pengolahan,

penempatan ruang koleksi, penelitian dan pengembangan. BAB III

GAMBARAN UMUM Bab ini berisi tentang hal-hal yang berkaitan dengan Perpustakaan

dan Dokumentasi Balai Bahasa Yogyakarta yang mencakup: sejarah singkat, fungsi Perpustakaan dan Dokumentasi Balai Bahasa Yogyakarta, tujuan Perpustakaan, struktur organisasi, staf personalia, koleksi sarana dan prasarana, anggaran, waktu pelayanan, kegiatan inti, dan tata tertib. BAB IV

PENGELOLAAN

TERBITAN

BERSERI

DI

PERPUSTAKAAN BALAI BAHASA YOGYAKARTA Bab ini berisi tentang pembahasan atau analisa dari pengelolaan terbitan berseri di Perpustakaan dan Dokumentasi Balai Bahasa Yogyakarta yang mencakup Pengarsipan

dan

pendokumentasian,

pengolahan, penempatan ruang koleksi, penelitian dan pengembangan. Serta faktor pendukung dan kendala-kendala dalam pengelolaan terbitan berseri Perpustakaan dan Dokumentasi Balai Bahasa Yogyakarta. BAB V

PENUTUP

9

Bab ini menjelaskan hasil laporan yang dilengkapi dengan kesimpulan dan saran. Pada bagian akhir laporan PKL terdapat daftar pustaka dan lampiran-lampiran untuk menjelaskan laporan ini.

10

BAB V PENUTUP

5.1. Simpulan Dari

pembahasan

pengolahan

terbitan

berkala

di

Perpustakaan

Balai Bahasa Yogyakarta, dapat disimpulkan sebagai berikut: 1.

Koleksi

Terbitan

berkala

di

Perpustakaan

Balai

Bahasa

Yogyakarta merupakan koleksi dari langganan dan hadiah, yang diadakan dari pihak Balai Bahasa Yogyakarta kepada agen-agen penyedia

informasi

memperbaharui

dan

terbitan

berkala

menyediakan

yang

informasi

bertujuan

yang

tajam,

aktual,dan akurat. Selain itu Balai Bahasa juga mendapat koleksi terbitan

berkala

dari

pihak

luar

sebagai

hadiah

dari

Dinas

Kebudayaan, BPAD. 2.

Proses pengolahan terbitan berkala yang dilakukan di Balai Bahasa

Yogyakarta

(Cap/Stempel), indeks,

meliputi:

Pencatatan,

Penyimpanan

dan

Pemeriksaan,

Pembuatan

kartu

penyortiran,

Pemberian katalog,

Penjilidan,

tanda

Pembuatan Pengolahan

kliping. Sistem pendukung pengolahan bahan pustaka berbasis IT (Information Technology) Perpustakaan Balai Bahasa Yogyakarta menggunakan beberapa unit komputer dan juga software otomasi

46

perpustakaan yang disebut dengan SENAYAN dalam entri data koleksi serta kegiatan lainnya. 3. Kendala yang dihadapi di Balai Bahasa Yogyakarta pada bagian pengolahan terbitan berkala ini sangat bervariasi. Hal ini dapat dilihat mulai dari SDM pengelola yang kurang kosisten sampai sarana

dan

prasarana

yang

kurang

lengkap.

Bahkan

anggaran khusus untuk terbitan berkala juga tidak

masalah

dianggarkan

secara khusus oleh pihak lembaga. 5.2. Saran Sebagai

Perpustakaan

yang

memiliki

dan

menyediakan

koleksi

terbitan berkala, maka sia-sia jika koleksi tersebut tidak dikembangkan dengan

baik.

Adapun

beberapa

saran

penulis

yang

mungkin

dapat

dipertimbangkan yaitu sebagai berikut: 1. Proses

pengolahan

terbitan

berkala

memang

membutuhkan

konsitensi, ketelitian, dan ketlatenan. Untuk itu, SDM pengolah harus lebih peka dan mengetahui tanggung jawabnya, agar koleksi lebih

terjaga

dan

terawat.

Diadakan

penambahan

pegawai

profesional yang berpendidikan perpustakaan. Selain itu, ruangan yang diolah

terkadang sebaiknya

berantakan karena dirapikan

kembali

adanya

koleksi yang

belum

agar

perpustakaan

terlihat

menarik, rapi, dan nyaman. Dan juga masalah peralatan untuk penjilidan/pembendelan

koleksi

ini

agar

dikerjakan

sendiri

oleh

47

petugas,

jangan

dibendel

oleh

percetakan

khusus

agar

tidak

mengeluarkan dana terlalu banyak dalam penjilidan. 2. Alokasi

dana

yang

dikhususkan

untuk

perpustakaan

sebaiknya

untuk terbitan berkala dan pengolahannya, diadakan lagi anggaran pertahunnya

dan

dianggarkan

bertambah

sehingga

khusus,

menarik

agar

pengunjung,

koleksi

yang

sehingga

ada

koleksi

banyak yang membaca dan dapat lebih membantu proses belajar dan penelitian di Perpustakaan. 3. Memperhatikan

sarana

dan

prasarana

terbitan

berkala

di

Perpustakaan Balai Bahasa. Khusus untuk koleksi terbitan koleksi agar rak tertata rapi diruangan khusus koleksi ini. Rak majalah harus

berbentuk

dua

sisi

dan

lebih

diperhatikan

lagi

dalam

penataannya. Dan untuk diberi mesin fotocopy agar memudahkan petugas dalam memperbaharui sampul koleksi terbitan berkala dan koleksi lainnya yang telah rusak atau sobek, manfaat lain juga memudahkan

bagi

tidak

menunggu

biasa

dilakukan

pengunjung beberapa oleh

yang

ingin

hari untuk

petugas

untuk

memfotocopy

mengambil,

karena

memfotocopy

agar telah

ditempat

fotocopy luar lingkungan Balai Bahasa. 4. Dalam sistem peminjaman, petugas untuk peminjam khusus para peneliti

agar

lebih

ditegaskan

dan

konsekuen dalam mengembalikan koleksi

ditekankan

untuk

lebih

supaya tidak semena-

mena dalam meminjam buku dan tidak adanya kehilangan buku.

48

DAFTAR PUSTAKA

Depdikbud. 1989. Kamus Besar Bahasa Indonesia. Jakarta: Balai Pustaka. Lasa, Hs. 1994. Pengelolaan Terbitan Berkala. Yogyakarta: Penerbit Kanisius. Saleh, Abdul Rahman & Yuyu, Yulia Toha. 1996. Pengelolaan Terbitan Berseri. Jakarta: Universitas Terbuka. Sulistyo-Basuki. 1991. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama. Qalyubi, Syihabuddin dkk. 2003. Dasar-Dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi. Yogyakarta: IAIN Sunan Kalijaga Yogyakarta. Qalyubi, Syihabuddin dkk. 2007. Dasar-Dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi. Yogyakarta: Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi. P. Sumardji. 1978. Mengelola Perpustakaan. Yogyakarta: Penerbit Kanisius.

49

LAMPIRAN

50

Lampiran 1 Koleksi Terbitan Berkala di Perpustakaan Balai Bahasa Yogyakarta

51

52

53

54

55

56

Lampiran 2 Contoh Stempel Perpustakaan

57

Lampiran 3 Catalog menggunakan system automasi Senayan 3- Stable 15

58

Lampiran 4 Contoh Label Terbitan Berkala

Sumber label jurnal widyaparwa di perpustakaan Balai Bahasa

59

Lampiran 5 Locker Katalog Manual

60

Lampiran 6 Proses Pelabelan Koleksi

61

62

Lampiran 7 Koleksi Naskah-naskah Kuno

63

Lampiran 8 Data Jumlah Pengunjung Perbulan

64

Lampiran 9 Buku Tamu

65

66

67

Lampiran 10 Slip Peminjaman Koleksi

68

Lampiran 11 Koleksi Buku dan Majalah Pameran

69

Lampiran 12 Aksara-aksara Daerah Di Indonesia

70

71

Lampiran 13 Kliping

72

73

Lampiran 14 Foto Pengunjung dan Peneliti

74