Kemaman. kumpulan telah bersetuju memilih Al-Mustaqim ( jalan yang lurus ) ...
menentukan tema projek, kaedah analisis faedah digunakan secara undian.
-PENYEDIAAN HAKMILIK SEMENTARA
MENGAMBIL MASA YANG LAMA SELEPAS
PEMBAYARAN 5A-
PENGENALAN KUMPULAN Kumpulan Inovatif dan Kreatif (KIK) Pejabat Daerah dan Tanah Kemaman di bawah kepimpinan yang dihormati dan disanjungi Tuan Taji Mohd Kamil bin Othman, Pegawai Daerah Kemaman merangkap Pentadbir Tanah Kemaman. kumpulan telah bersetuju memilih Al-Mustaqim ( jalan yang lurus ) sebagai nama kumpulan dan fasilitator ialah Puan Nor Sophia binti Mohd Husin. ini adalah projek KIK pertama yang disertai. kumpulan Al-Mustaqim dianggotai 10 orang ahli iaitu Che Zainal bin Abu Bakar, Muhanisah binti Ayub, Tg. Norhasian bin Tg.Nordin, Nor Aini binti Ali@Yusof, Mohd Souffi bin Mohtar, Nur Dinie binti Abdul Jalil, Mohamad bin Embong, Noor Amirah binti Ahmad, Norhapiza binti Abdullah dan Mohd Nazli bin Abdul Hamid. Motto kumpulan ialah “Bersatu menjana Transformasi” manakala etika kumpulan pula ialah menepati masa, ikhlas dan jujur,
memudahkan tanpa menyulitkan, bersegera tanpa bertangguh dan bertindak tanpa kasta. Kumpulan KIK Pejabat Daerah dan Tanah Kemaman telah ditubuhkan pada 12 Febuari 2012 dan mula menjalankan tugasan pada hari yang sama. Tajuk Projek yang dipilih adalah Penyediaan hakmilik sementara mengambil masa yang lama selepas proses pembayaran 5A. HURAIAN PROJEK Projek yang dipilih adalah berdasarkan hasil daripada beberapa peringkat analisis iaitu, pada peringkat perancangan, kumpulan telah mengenalpasti masalah untuk projek dengan menggunakan teknik brainstorming, dan hasilnya, 10 masalah telah dikenalpasti. Masalah yang tersenarai kemudiannya diteliti dari segi kepentingannya mengikut tahap yang paling kritikal dan keupayaan ahli kumpulan untuk menyelesaikannya.Satu analisis data telah dihasilkan dan graf matrik telah digunakan. Bagi menentukan tema projek, kaedah analisis faedah digunakan secara undian sesama ahli kumpulan selepas meneliti aspek data, masa, proses dan aduan.
kumpulan mendapati markah tertinggi iaitu sebanyak 68 ialah penyediaan hakmilik sementara mengambil masa yang lama selepas pembayaran 5a”, maka dengan itu kumpulan telah memilih masalah tersebut sebagai tajuk projek, “ PENYEDIAAN HAKMILIK SEMENTARA MENGAMBIL MASA YANG LAMA SELEPAS PEMBAYARN 5A " Projek ini telah dipersembahkan kepada pihak pengurusan jabatan dan telah mendapat kelulusan pada 22 feb 2012. Tajuk projek ini dipilih adalah berdasarkan objektif projek iaitu mempercepatkan proses penyediaan hakmilik
tanah selepas pembayaran 5A. Antara bahagian yang terlibat dengan proses ini ialah Unit Pelupusan, Unit Hasil, Unit Teknikal dan Unit Pendaftaran. Proses ini berlaku sebaik sahaja tuan tanah menjelaskan bayaran 5A. Masalah ini dikenalpasti berlaku kerana fail tidak disedarkan dengan segera, amalan kerja yang lama dan semakan fail yang tidak sistematik. Antara kakitangan yang terlibat ialah Pekerja am rendah, Pembantu tadbipermohonan tanah, hasil, pendaftaran, pelukis pelan, Penolong Pegawai Tanah Kanan,Penolong Pegawai tanah, Penolong Pendaftar dan Pendaftar. Hal ini berlaku kerana pertindihan tugas kakitangan dan juga permohonan tanah dan pembangunan tanah yang semakin meningkat dari masa ke semasa. Proses pendaftaran hakmilik sementara tanah selepas pembayaran 5A gagal dilaksanakan sebaiaman yang telah ditetapkan dalam piagam pelanggan. Keadaan ini telah mengakibatkan Tuan tanah tidak dapat memajukan tanah, Pemaju perumahan tidak dapat memajukan tanah tersebut,Peguam tidak dapat memproses urusan urusniaga tanah dengan kadar segera, Kos pembangunan akan meningkat dan ini akan melembapkan ekonomi negara.
PUNCA UTAMA
Punca utama telah dikenalpasti melalui rajah ishikawa iaitu daripada faktor manusia, faktor mesin, faktor bahan dan faktor kaedah. Setelah dianalisis dan diteliti, terdapat empat punca yang utama iaitu fail tidak diedarkan dengan kadar segera, amalan kerja yang lama, kaedah penyemakan fail tidak sistematik dan lambakan fail. Fail tidak diedarkan dengan kadar segera berlaku kerana selepas pembayaran 5A dibuat oleh pemohon sepatutnya fail diedarkan kebahagian yang terlibat dengan segera, namun tempoh pengedaran fail yang terlibat telah mengambil masa yang lama disetiap bahagian yang terlibat. Amalan kerja yang lama pula berlaku kerana kakitangan masih raguragu untuk membuat pembaharuan dan hanya mengekalkan amalan kerja yang lama.
Kaedah penyemakan fail tidak sistematik kerana pada masa ini tiada kaedah pengenalan dokumen yang boleh membuat semakan secara sistematik dan ianya mengambil masa yang lama untuk membuat semakan. Manakala lambakan fail pula berlaku kerana pergerakan fail yang lembap telah menyebabkan lambakan fail. CADANGAN PENYELESAIAN Beberapa cadangan penyelesaian telah disenarai bagi projek ini antaranya ialah perekayasaan proses, pengelasan warna, kemaskini prosedur MS ISO 9001:2008, Pemantauan berkala dan mewujudkan senarai semak dan cop. Perekayasaan proses ialah mendahulukan proses yang kemudian dalam mendaftarkan hakmilik dan ini akan menjimatkan masa dan ianya praktikal untuk dilaksanakan. Rekayasa yang dimaksudkan ialah proses dahulu selepas jabatan terima kelulusan daripada exco, jabatan akan menghantar jadual 5A kepada tuan tanah dan selepas tuan tanah menjelaskan pembayaran barulah proses penyediaan b2 dan PU dilakukan, manakala proses yang dicadangkan ialah apabila jabatan terima kelulusan dari exco, penyediaan bu dan pu terus dilakukan dan barulah jadual 5A dikeluarkan kepada tuan tanah, selepas tuan tanah menjelaskan bayaran, pendaftaran hakmilik boleh dilakukan.
Manakala Pengelasan warna pula ialah membuat pengkelasan warna pada fail permohonan tanah selepas pemabayaran 5A mengikut keutamaan atau tahap kepentingan fail tersebut. Hal ini akan menyebabkan keutamaan fail dapat dikenalpasti, memudahkan proses kerja,menjimatkan masa dan selaras dengan sistem 5S jabatan, dan ianya praktikal untuk dilaksanakan. Cadangan untuk mengemaskini prosedur MS ISO 9001:2008 adalah mengikut kesesuaian proses kerja selaras dengan kehendak jabatan. Melalui pemantauan berkala pula ia akan memastikan fail akan sentiasa bergerak tanpa penangguhan dan fail dapat diedar dengan kadar segera. Pengwujudan senarai semak dan cop akan memudahkan proses semakan dengan lebih terperinci, penjimatan masa dengan kos yang minima.
IMPAK Antara impak kepada projek yang telah dilaksanakan ialah mempercepatkan penyediaan PU, mempercepatkan penyediaan hakmilik sementara, Mempercepatkan penyediaan B2, Meningkatkan hasil kerajaan, meningkatkan imej jabatan, memberi kepuasan kepada pelanggan, menjimatkan kos pembangunan tanah dan menjana ekonomi dan pembangunan diperingkat nasional.
PENJIMATAN Menerusi projek ini, penjimatan dapat dilihat dari segi masa iaitu dari 350 hari secara purata kepada 1 hari dan penjimat daripada kos iaitu RM 87,374.40
