TESIS. PERANCANGAN APLIKASI KNOWLEDGE MANAGEMENT. MULTIMEDIA
STUDI KASUS DI BPMTV SURABAYA. NAMA : DJOKO PURNOMO NRP : ...
TESIS
PERANCANGAN APLIKASI KNOWLEDGE MANAGEMENT MULTIMEDIA STUDI KASUS DI BPMTV SURABAYA
NAMA :
DJOKO PURNOMO NRP : 9107205302
DOSEN PEMBIMBING: FAJAR BASKORO, S.Kom, M.T.
BAB I Pendahuluan 1.1 Latar Belakang A. Banyaknya profesi yang terlibat dalam proses pengembangan media video B. Kurangnya pengetahuan yang dibutuhkan dengan yang tersedia C. Pengetahuan Explicit didokumentasi oleh perorangan D. Banyak pengetahuan tacit tidak mudah untuk didokumentasikan E. Tacit knowledge dieksplisitkan dalam bentuk video
Tacit Video, gambar, narasi
Buku, Manual, SOP, Laporan
Akuisisi
Penyaringan
Distribusi
Simpan/Cari
Repositori
Gambaran KMS yang akan dibuat
1.2 Rumusan masalah 1. 2. 3.
Bagaimana menentukan spesifikasi kebutuhan KMS untuk proses pengembangan media video ? Bagaimana mengumpulkan explicit knowledge dan tacit knowledge digunakan untuk proses pengembangan media video ? Bagaimana mendesain KMS pengembangan media video ?
agar dapat
1.3 Tujuan dan manfaat 1. 2. 3.
Untuk memperoleh knowledge map atas pengetahuan dalam proses pengembangan media video Mengidentifikasi strategi untuk penerapan KM dalam organisasi BPMTV Mendesain KMS untuk kebutuhan pengembangan media video.
Manfaat penelitian 1. 2. 3.
Terpetakannya pengetahuan organisasi BPMTV sehingga diketahui pengetahuan yang dibutuhkan organisasi dan dimana memperolehnya Diperolehnya cara dan strategi untuk menangkap(capture) pengetahuan yang ada di organisasai BPMTV. Hasil desain KMS pengembangan media video dapat digunakan sebagai acuan dalam implementasi aplikasi knowledge management sebagai media knowledge transfer dan knowledge sharing.
1.4 Batasan penelitian 1. 2. 3.
Hasil penelitian masih berupa desain KMS pengembangan media video menggunakan pendekatan UML Pemanfaatan KMS ini menggunakan infrastruktur jaringan intranet yang ada di BPMTV Penelitian tentang analisis kebutuhan terbatas dalam lingkup kerja kantor BPMTV, yaitu pada proses penyusunan Garis Besar Isi Media dan Jabaran materi ( tahap design ) dan proses produksi video (tahap development).
BAB II Tinjauan Pustaka 2.1 Knowledge management Menurut Widayana(2005), knowledge management merupakan sistem yang dibuat untuk menciptakan, mendokumentasikan, menggolongkan dan menyebarkan pengetahuan dalam organisasi.
2.2 Knowledge management multimedia Knowledge management multimedia yang dimaksud adalah pengelolaan pengetahuan pada sebuah organisasi dalam menciptakan nilai kompetitif yang didalamnya tidak hanya berupa dokumen teks namun juga dapat berupa gambar, audio, video, animasi, grafik dan bentuk multimedia lainnya .
2.3 Konversi knowledge
Gambar Spiral Knowledge (Sumber: Nonaka,Ikujiro & Takeuchi, Hirotaka, 1995)
BAB III Metode Penelitian Tahapan-tahapan yang dilalui selama pelaksanaan tesis ini menggunakan metode 10-step roadmap for knowledge management (Tiwana, 1999) dengan melakukan penyesuaian-penyesuaian karena tidak semua langkah dilakukan dalam tesis ini.
Tahap 1 Persiapan
Studi Literatur
Kelayakan desain knowledge management
Menganalisa sistem dan infrastruktur saat ini
Peta sistem dan infrastruktur KM saat ini
Tahap 2 Evaluasi Infrastruktur Analisa kebutuhan pengguna dan sistem KM, menyelaraskan strategi KM dengan strategi organisasi
Membuat desain infrastruktur KM
Melakukan audit terhadap kekayaan pengetahuan
Daftar kekayaan pengetahuan
Kebutuhan organisasi pengelola KM
Analisa sistem KM
Diagram activity, use case, class, sequence dan statechart
Desain sistem KM
Desain interface, arsitektur, database
Pembuatan Antarmuka sistem
Evaluasi Desain KM
Tahap 4 Penyelesaian
Teknologi yang digunakan, strategi transfer knowledge
Menyusun desain tim KM
Tahap 3 Analisis Desain
Gambar Tahapan Penelitian
Dokumen kebutuhan pengguna dan sistem
Kesimpulan dan saran
Interface sistem
Evaluasi desain dengan metode runut berdasarkan analisa kebutuhan
Hasil dan saran tindak lanjut penelitian
BAB IV Pembahasan 4.1 Organisasi BPMTV Kepala BPMTV
SubBag Tata Usaha
Seksi Pengkajian dan Perancangan
Seksi Produksi
Seksi Sarana
Gambar Bagan organisasi BPMTV
Tugas dan fungsi 1. 2. 3. 4. 5. 6.
pengkajian model dan format sajian media televisi; perancangan model dan format sajian media televisi; pembuatan model dan format sajian media televisi; pengelolaan sarana, peralatan, dan bahan pengembangan model dan format sajian media televisi; pemberian layanan teknis pengembangan model dan format sajian media televisi; pelaksanaan ketatausahaan BPM-TV
4.2 Analisa sistem dan infrastruktur 4.2.1 Sistem yang berjalan saat ini Untuk mengetahui proses pelaksanaan pekerjaan yang berhubungan dengan pelaksanaan manajemen pengetahuan : • • • •
Pelatihan teknis Kegiatan GBIM dan JM Kegitatan penulisan naskah Kegiatan syuting-preview
Tabel Jenis kegiatan dan hasil yang diperoleh.
Kegiatan/Pelatihan
Peserta yang terlibat
Narasumber
Hasil
No 1
Pelatihan Teknis (Editing, Sound, Lighting, Camera, Sutradara, Jurnalistik, Teknisi)
Pegawai BPMTV
Pustekkom, Stasiun TV swasta dan lembaga lain
Pengetahuan tacit teknis produksi, Modul, makalah pelatihan
2
Penulisan GBIM dan JM
Pegawai BPMTV, guru
Pustekkom, Dosen (Ahli Materi, Ahli Pendidikan)
Naskah GBIM dan JM, Makalah materi sisipan,
3
Penulisan Naskah
Pegawai BPMTV, guru
Pustekkom, Dosen (Ahli Materi, Ahli Pendidikan)
Naskah skenario, Makalah materi sisipan, pengetahuan tacit karakteristik pengguna
4
Produksi Video
Pegawai BPMTV
Pegawai BPMTV
Laporan produksi, File unduhan, buku, Pengetahuan tacit teknis produksi
4.2.2 Pengelolaan KM yang ada saat ini
Pengelolaan knowledge di BPMTV
4.2.3 Infrastruktur jaringan komputer
Skema jaringan LAN BPMTV
4.3 Menyelaraskan strategi KM dengan strategi instansi BPMTV 4.3.1 Peta pengetahuan organisasi Menunjukkan tabel pengetahuan yang sudah dikuasai dan pengetahuan yang dibutuhkan dari hasil kuisioner dan wawancara 4.3.2 Identifikasi strategi KMS 1. Strategi akuisisi pengetahuan di BPMTV 2. Strategi penyimpanan pengetahuan 3. Strategi distribusi pengetahuan
4.3.3 Identifikasi kebutuhan pengguna Dari hasil penelitian tiga tool knowledge management di web dan hasil kuisioner diperoleh kebutuhan fungsional dan kebutuhan non fungsional
Tabel Kebutuhan Fungsional Sistem
No
Uraian Fungsional
Kode
1
Sistem dapat melakukan pencarian pengetahuan yang tersimpan dalam sistem, dengan mengetikkan kata kunci
KF01
2
Sistem dapat menyimpan pengetahuan yang dikirim oleh user
KF02
3
Sistem dapat digunakan untuk melampirkan file pengetahuan
KF02a
4
Sistem dapatmenyimpan pengetahuan dalam bentuk file dokumen
KF03
5
Sistem dapatmenyimpan pengetahuan dalam bentuk file video
KF04
6
Sistem dapat menambahkan komentar yang berasal dari pengguna yang berguna untuk pengayaan materi pengetahuan
KF05
7
Sistem dapat digunakan untuk menyetujui atau menolak kiriman pengetahuan dalam sistem
KF06
8
Sistem dapat digunakan untuk menyetujui atau menolak kiriman komentar pengetahuan dalam sistem
KF07
9
Sistem dapat digunakan untuk mendownload pengetahuan yang disimpan dalam sistem
K08
10
Sistem dapat digunakan untuk melakukan pengelolaan data pengguna
Kf09
11
Sistem menyediakan laporan atas aktivitas sistem
Kf10
12
Sistem juga menyediakan menu bantuan mengenai penggunaan sistem
Kf11
Tabel Kebutuhan Non Fungsional
No
Uraian Non Fungsional
Kode
1
Sistem mengijinkan pengguna masuk setelah login dengan memasukkan username dan password
KNF01
2
Sistem dapat mendukung semua tipe file yang dikirim oleh pengguna file video (avi, flv,MP4), audio (wav, mp3), dokumen (doc, Pdf), image(jpg, bmp) dan file kompresi (zip/rar)
KNF02
3
User interface sistem sederhana dengan tombol-tombol navigasi utama di setiap halaman dan form
KNF 03
4
Sistem dapat memberikan response time yang cepat
KNF04
4.4 Analisa dan desain 4.4.1 Desain infrastruktur KM
Desain infrastruktur KM
4.4.2 Melakukan audit atas kekayaan pengetahuan Audit manajemen pengetahuan adalah kegiatan memeriksa secara sistematis kualitas pengelolaan pengetahuan di suatu organisasi (Munir, 2008). Audit manajemen pengetahuan terdiri dari tiga komponen, yaitu audit kualitas pengetahuan, audit kualitas pembelajaran di organisasi dan audit kualitas proses pengelolaan pengetahuan
Pengetahuan Inovatif
INOVATOR
PEMIMPIN PASAR
Pengetahuan Lanjut
PESAING SEIMBANG
TERSESAT
DALAM MASALAH
Pengetahuan Inti
Pengetahuan Lanjut ORGANISASI PESAING/LAIN
Peta pengetahuan organisasi BPMTV
Pengetahuan Inovatif
4.4.3 Mendesain tim KM yang terlibat
Pengelola sistem KM terdiri dari : • Satu orang dari pengelola teknologi informasi, yang melakukan pengelolaan dari sisi teknologi informasi yang bertindak sebagai administrator sistem KM yang bertanggung jawab mengelola pengguna, memantau dan melaporkan kegiatan yang terjadi dalam sistem KM • Satu orang dari manajemen setingkat kepala seksi yang mengetahui substansi dari pengetahuan yang dibutuhkan dan diakuisisi. • Satu orang dari pegawai, yaitu petugas perpustakaan/pusat sumber belajar (PSB), dalam hal ini diberi tugas sebagai pengelola konten. • Pegawai secara keseluruhan sebagai sumber pengetahuan dan sekaligus pengguna pengetahuan
4.4.4 Analisa sistem dalam rangka membangun kerangka KM Menggunakan pemodelan UML meliputi diagram use case, diagram aktivitas, diagram sequence dan diagram kelas : 1.
Diagram use case Diagram yang dibuat terdiri dari tiga(3) aktor dan lima belas(15) use case Tiga aktor tersebut adalah: – Aktor AdminKMS – Aktor PetugasPSB – Aktor Pegawai
Membuat Laporan KMS
Mengelola Pengguna
Login
Mengirim Artikel
Download Dokumen
AdminKM Mengirim Dokumen
Download Video
Menulis Komentar
Pegawai Mencari Pengetahuan
Menyetujui Artikel Mendownload File Artikel
Mengirim Video
Menyetujui Dokumen
PetugasPSB Menyetujui Video Menyetujui Komentar
Gambar 4.6 Diagram use case.
Tabel Deskripsi Use Case Login ID: UC.1 Use case name : Login Aktor : Pegawai ,AdminKM, Petugas PSB Deskripsi singkat : Use case ini untuk masuk ke dalam sistem Prasyarat : Pegawai telah membuka halaman aplikasi knowledge management system Kondisi akhir : Pegawai berhasil masuk ke dalam sistem sesuai hak akses yang diberikan Aliran Normal:
Respon sistem :
1.Pegawai membuka halaman web KMS BPMTV 2.Pegawai memasukkan username 3.Pegawai memasukkan password 4.Pegawai menekan tombol Login A1: Salah username atau Password
1. Menampilkan form login yang memuat : • Kolom teks username • Kolom teks password • Tombol Login 2. Sistem menampilkan halaman utama sesuai dengan tingkat akses yang diberikan
Aliran alternatif : E1: Salah nomor username dan password 1.Sistem menampilkan pesan yang menyatakan bahwa username atau password yang dimasukkan salah 2.Aliran kembali ke langkah 2 Sub aliran: Aliran salah:
2.
Diagram Activity
Pegawai menekan tombol perintah KIRIM PENGETAHUAN
Pegawai memilih link KIRIM VIDEO
Sistem menampilkan halaman form isian kirim video
Pegawai mengisi form dan file video serta file subtitel
Pegawai menekan tombol KIRIM
Nama file subtitel = nama file video?
Tidak
Tidak
File Terkirim ? Ya
Sistem menampilkan pesan "File sudah dikirim"
Gambar Diagram aktivitas mengirim video
Ubah nama file subtitel
3.
Diagram sequence
Pegawai
Form kirim artikel
Kontrol kirim artikel
DB pengetahuan
tekan kirim artikel tampilkan form artikel
menampilkan form kirim artikel masukkan (judul,deskripsi,isi)
masukkan lampiran file validasi penambahan artikel draftArtikel()
penambahan artikel berhasil
simpan(OK)
Gambar Sequence diagram mengirim artikel
Artikel
Log Form Komentar
4.
-username -password +add()
Diagram class
Kontrol Komentar -komentar +validasi()
Form Login Form Penguna -nip -nama -email -login -password -unitKerja -level +addPenguna() +editPengguna() +delPengguna()
-username -password +input()
Kontrol Penguna -nip -nama -email -login -password -unitKerja -level +validasi()
Kontrol Login -username -password +validasi()
-logId -tgl -logArtikel -logDokumen -logVideo -logPegawai -logCari +setLog() +getLog()
Kontrol Video
Form video
-vidJudul -vidKategori -viddesc -vidPengarang -vidProduksi -vidTahun -vidLinkfile -vidSublinkfile +validasi()
-vidJudul -vidKategori -viddesc -vidPengarang -vidProduksi -vidTahun -vidLinkfile -vidSublinkfile +add()
Komentar
Kontrol Download Video
-komId -knowId -pegNip -komentar -komTanggal -komTime +simpan()
video
-vidJudul -vidLinkfile -vidSublinkfile +validasi()
-vidPengarang -vidProduksi -vidTahun -vidLinkfile -vidSublinkfile +view() +setVideo() +getVideo()
Form Download video -vidJudul -vidLinkfile -vidSublinkfile +pilih()
Pegawai -pegNip -pegNama -pegBagian -pegEmail -pegUsername -pegPassword -pegLogin -pegLevel +simpan() +update() +cek() +kirimDokumen() +kirimArtikel() +kirimVideo() +kirimKomentar() +unduhDokumen() +unduhVideo() +unduhArtikel() +delete()
AdminKMS +mengelolaPengguna() +membuatLaporan()
PetugasPSB +menyetujuiArtikel() +menyetujuiVideo() +menyetujuiDokumen() +menyetujuiKomentar()
DBPengetahuan -knowId -knowPenulis -knowKategori -knowJudul -knowDesc -knowIsi -knowFileid -knowTgl -knowKomentar -knowStatus +simpan() +view() +getKnowledge()
Dokumen -dokPengarang -dokPenerbit -dokTahun -dokDesc -dokLinkfile +view() +setDok() +getDok()
Kontrol Dokumen
-teks -filelLink +view()
Laporan
KontrolLaporan -judulLaporan -periode -jenis +validasi()
Gambar Diagram kelas KMS
Form Dokumen -judul -kategori -deskripsi -pengarang -penerbit -tahun -file +add()
Kontrol Artikel Kontrol Download Artikel -judul -isi -file +pilih()
-judul -kategori -deskripsi -isi -file +validasi()
Kontrol Cari -katakunci +validasi()
Form Cari Form Artikel
FormLaporan -judulLaporan -periode -jenis +isi() +cetak()
Form Download Dokumen -judul -file +pilih()
-judul -kategori -deskripsi -pengarang -penerbit -tahun -file +validasi()
Artikel
-laporId -judulLaporan -periodeLap -jenisLap -Isi -tglLap +view()
Kontrol Download Dokumen -judul -file +validasi()
Form Download Artikel -judul -isi -file +add()
-judul -kategori -deskripsi -isi -file +add()
-katakunci +view()
Form Daftar Pengetahuan -judul -katakunci +view()
4.4.5 Desain KMS 1.
Desain arsitektur
Analysis
Design
Development
Administrator
Implementation
User
Manajemen Interface Browser Access & Auhentication
Application Intranet TCP/IP
Repository Multimedia Metadata
Database
Servers
Gambar Arsitektur knowledge management KMS
User
I n t r a n e t
Manajemen user Daftar Login Servers
Manajemen Dokumen Repository Upload Download Database
Administrator
Multimedia Video Text Image
Metadata
Multimedia
Gambar Arsitektur aplikasi knowledge management multimedia
4.4.5 Desain KMS 1.
Desain sitemap Dengan memanfaatkan daftar spesifikasi kebutuhan pengguna, hasil analisis diagram use case, diagram sequence dan diagram kelas memunculkan obyek‐obyek antarmuka yang dibutuhkan dalam sistem
Tabel Halaman dan form dalam desain antarmuka N o
Kode Halaman
Desain Antarmuka
1
H01
Halaman index
2
H02
Halaman utama
16
F02
Form Kirim artikel
3
H03
Halaman artikel
17
F03
Form Kirim Dokumen
4
H04
Halaman dokumen
18
F04
Form Kirim Video
5
H05
Halaman video
19
F05
Form Download artikel
6
H06
Halaman pegawai
20
F06
Form Download Dokumen
7
H07
Halaman AdminKMS
21
F07
Form Download Video
8
H08
Halaman PetugasPSB
22
F08
Form Draft Artikel
9
H09
Halaman Download
23
F09
Form Draft Dokumen
10
H10
Halaman Help
24
F10
Form Draft Video
11
H11
Halaman Kirim Pengetahuan
25
F11
Form Draft Komentar
12
H12
Halaman LaporanKMS
26
F12
Form Tambah Pengguna
13
H13
Halaman Pengelola Pengguna
27
F13
Form Edit Pengguna
14
H14
Halaman Menyetujui Konten
28
F14
Form Hapus Pengguna
15
F01
Form Kirim artikel
29
L01
Laporan aktivitas sistem
`
Gambar Desain sitemap halaman utama
Gambar Desain sitemap halaman pegawai
`
Gambar Desain sitemap halaman petugasPSB
Halaman Artikel
Halaman Dokumen
Halaman Video
Halaman AdminKMS
Form Laporan
Form Pengelolaan Pengguna
Tambah
Edit Halaman Cari Hapus Halaman Kategori
Halaman Help
Gambar Desain sitemap halaman AdminKMS
3. Desain antarmuka a.Halaman index
Gambar Desain halaman index
b.Halaman utama
Gambar Desain halaman utama
c. Desain antarmuka untuk hak akses pegawai 1. Halaman artikel
Gambar Desain Halaman Artikel
2. Halaman video
Gambar Desain Halaman Video
3. Halaman mengirim artikel
Gambar Desain Halaman Mengirim Artikel
3. Halaman mengirim artikel
Gambar Desain Halaman Mengirim Artikel
