tentrang Pedoman Pengelolaan Arsip di Lingkungan Direktorat Jenderal.
Anggaran Departemen Keuangan;. 4. Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971
tentang ...
DEPARTEMEN KEUANGANREPUBLIKINDONESIA DIREKTORAT JENDERAL ANGGARAN SALINAN PERATUMN DIREKTURJENDEML ANGGARAN NOMOR PER-OZAG/2OOE
TENTANG PEDOMANPENGELOI AANARSIP DI LINGKUNGAN DIREKTOMTJENDEML ANGGARAN DEPARTEMEN KEUANGAN DIREKTURJENDERALANGGARAN,
Menimbang
: a. bahwa pedoman pengelolaanarsip di lingkungan Direktorat Jenderal AnggaranDepartemenKeuangan,belumberdasarkanpadasuatupedoman pengelolaanarsipyangbaku; b. bahwa dalam rangka tertib administrasiarsip di lingkunganDirektorat Jenderal Anggaran Departemen Keuangan dengan memanfaatkan perkembanganteknologi informasi dan komunikasi, dipandang perlu menyusunpedomanpengelolaan arsip; c. bahwa berdasarkanpertimbangansebagaimanadimaksuddalam huruf a dan huruf b, perlu menetapkanPeraturan Direktur Jenderal Anggaran tentrangPedoman PengelolaanArsip di LingkunganDirektoratJenderal AnggaranDepartemenKeuangan;
Mengingat
pokok : 1 . Undang-Undang Nomor7 Tahun 1971tentangKetentuan-Ketentuan KearSipan(LembaranNegaraRepubliklndonesiaTahun 1g71 Nomor32, TambahanLembaranNegaraRepublikIndonesiaNomor2964); PeraturanPemerintahNomor 34 Tahun 1979 tentang PenyusutanArsip (LembaranNegaraRepubliklndonesiaTahun 1979 nomor 51, Tambahan LembaranNegaraRepublikIndonesia Nomor3151); Peraturan Presiden Nomor g Tahun 2005 tentang Kedudukan,Tugas, Fungsi, Susunan Organisasidan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesiasebagaimana telahdiubahdenganPeraturanPresiden Nomor62 Tahun2005; 4. PeraturanPresidenNomor 10 Tahun 2005 tentrangUnit Organisasidan TugasEselonI KementerianNegaraRepubliklndonesiasebagaimana telah beberapakali diubahterakhirdenganPeraturanPresidenNomor66 Tahun 2006;
t5...
DEPARTEMEN KEUANGANREPUBLIKINDONESIA DIREKTORAT J EN DERAL A}IGGARAN
-25. KeputusanPresidenNomor10s rahun 2004tentangpengelolaan Arsip Statis(Lembaran NegaraRepublik tndonesia Tahun2004Nomor143); 6. Keputusan MenteriKeuangan Nomorzg6/KMK.o1/igg5 tentangpedoman Penyusutan Arsipdi Lingkungan Departemen Keuangan; 7. PeraturanMenteriKeuanganNomorg0/pMK.01/2006 pedoman tentrang Tata NaskahDinasdi Lingkungan Departemen Keuangansebagaiman telahdiubahdenganperaturan MenteriKeuangan Nomor303/pM.1/2006; I' Keputusan Menteri Keuangan Nomor 24slKMK.01l1g7gtentang Penyeragaman PoladansistemKearsipan dalamLingkungan Departemen Keuangan; 9. Keputusan MenteriKeuangan Nomor466/KMK.01/2006 tentangorganisasi danTataKerjaDepartemen Keuangan sebagaimana telahdiubahterakhir denganPeraturan MenteriKeuangan Nomor107/pMK.01/2006;
MEMUTUSIGN: Menetapkan
PERATURANDIREKTURJENDERALANGGARANTENTANGPEDOMAN PENGELOLMN ARSIP DI LINGKUNGANDIREKTORATJENDERAL ANGGARANDEPARTEMEN KEUANGAN. Pasall Pedoman PengelolaanArsip di lingkunganDirektorat Jenderal Anggaran Departemen Keuangan disusun sebagai peraksanaanrebih ranjut atas keputusan Menteri Keuangan Nomor 24slKMK.01/1g79 tentang PenyeragamanPola dan sistem Kearsipandaram LingkunganDepartemen Keuangandan Nomor796/KMK.01/1995 tentangpedomanpenyusutanArsip di Lingkungan Departemen Keuangan; Pasal2 Pedoman PengelolaanArsip di LingkunganDirektoratJenderal Anggaran DepartemenKeuangansebagaimanaditetapkandalamlampiranperaturan DirekturJenderalAnggaranini merupakanpedomanatau acuanbagi seluruh unit organisasi di lingkunganDirektorat Jenderal Anggaran Departemen Keuangandalampenyelenggaraan pengelolaanarsip. /Pasal3...
KEUANGANREPUBLIKINDONESIA DEPARTEMEN DIREKTORAT JENDERAL ANGGARAN -3-
Pasal3 Peraturan Direktur Jenderal Anggaran ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan.
diJakarta Ditetapkan Salinansesuaiaslinya KepalaBagianUmum,
PadatanggalI Januari2008 ANGGAMN, JENDERAL DIREKTUR -ttd,-
SetyaHendroPumo,vo NtP060034421
ACHMADROCHJADI NIP060047192
LAMPIRAN I
PEFTATURAN DIREKTURJENDERAL ANGGARAN NOMORPER.Oz/AGIzOOS TENTANGPEDOMAN PENGELOLMN ARSIP DI LINGKUNGANDJA
PEDOMANPENGELOLAAN ARSIP DI LINGKUNGANDIREKTORATJENDERALANGGARAN
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang BerdasarkanUndang-Undangnomor 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan pokok Kearsipanmenegaskanbahwasetiap instansipemerintahwajib menyelamatkan arsip-arsipnya. Penyelamatanarsip-arsip tersebut dilaksanakandengan menyelenggarakantata kearsipan secarabaikmulaipenciptaanarsipsampaidenganpengelolaannya. Pengelolaanarsip secara baik sangat dibufuhkan dalam rangka mendukung upaya terselenggaranya pelaksanaantugas organisasiyang akuntabeldan bertanggungjawab. Sejalan denganprinsippenyelenggaraanpemerintahan yang baik dan reformasibirokrasiyang saat ini sedang dicanangkanoleh Pemerintahdan DepartemenKeuangankhususnya, maka setiap pelaksanaantugas dan fungsi organisasiharusterdokumentasi denganbaik untuk mendukung pertanggungjawaban pelaksanaantugas. Pengelolaanarsip secara baik akan memungkinkanpenemuankembali dan penyajian informasidari arsip tersebutsecara cepat dan akurat.Arsip yang dikeloladengan baik akan memastikanbahwayang tersimpanadalaharsip yang benar dan tepat serta akan mengurangi penumpukan dokumenyangtidakdiperlukan. Dalamrangkamewujudlenpengelolaanarsipsecarabaik di lingkunganDirektorat Jenderat Anggaran diperlukan suatu pedoman pengelolaanarsip yang akan menjadi acuan dalam pelaksanaan pengelolaanarsipDirektoratJenderalAnggaran. B. Maksuddan Tujuan PenyusunanPedoman PengelolaanArsip di lingkunganDirektoratJenderal Anggaran dimaksudkanuntuk: 1' Menciptakankeseragamandalam pengelolaanarsip di lingkungan Direktorat Jenderal Anggaran; 2' Memudahkanpejabatdan pegawaidalammengelolaarsip di lingkunganDirektoratJenderal Anggaran. Adapuntujuandaripenyusunan pedomanini adalah: a. Mengafurmekanismekearsipanyang mampumenjaminbahwaarsiptertatadengantepatdan
aman; b. Tersedianyaarsipyang benaruntukorangyangberhakdan padarraktuyangtepat.
-l-
C. DasarHukum Peraturanyang mendasaripenyusunanPedoman PengelolaanArsip DirektoratJenderal Anggaranadalah: 1. Undang-Undang Nomor7 Tahun1971tentangKetentuan-ketentuan PokokKearsipan; ' 2. PeraturanPemerintiah RepublikIndonesiaNomor34 Tahun2979tentangPenyusutanArsip; 3. PeraturanMenteriKeuanganNomor80/PMK.01/2005 tentangPedomanTata NaskahDinas DepartemenKeuangan; 4. KeputusanMenteriKeuanganNomor796/KM.1/1995 tentangPedomanPenyusutian Arsip di LingkunganDepartemenKeuangan; 5. KeputusanMenteriKeuanganNomor466/KMK.01/2006 tentangOrganisasidan Tata Kerja DepartemenKeuangan.
D. Sistematika Untukmemudahkanpemahamantentangpengelolaanarsip di lingkunganDirektoratJenderal Anggaran, makapedomanini disusundengansistematika sebagaiberikut: ' BABt Pendahuluan, menguraikan tentanglatrarbelakang,maksuddan tujuan,dasarhukum, sistematikadan pengertian. BAB ll
OrganisasiKearsipan,menguraikantentangorganisasikearsipanbesertawewenang dan tugasnya
BABlll
PengelolaanArsip, menguraikantentang azas pengelolaanarsip, klasifikasiarsip, prosedurpengelolaanarsip,pelaksanaanpengelolaanarsip, penernuankembaliarsip dan pelayananarsipyang meliputipermintaan foto copi dan peminjamanarsip.
BABlV
Pemeliharaan,Perawatandan PengamananArsip, menguraikantentangtujuan dan ruang lingkup kegiatan, pemeliharaan lingkungan dan fasilitas arsip inaktif, pemeliharaan dan perawatanfisikarcip.
BABV
PenyusutanArsip, menguraikantentang maksud dan tujuan penyusutanarsip, penilaianarsip,dan prosedurpelaksanaan penyusutanarsip.
BABVI
Penutup
E. Pengertian 1 . Arsip adalah naskah-naskahyang dibuat dan diterimaoleh DepartemenKeuangandalam bentukdan corak apapunbaik dalam keadaantunggalmaupunberketompokdalam rangka pelaksanaan tugas/kegiatanDepartemenKeuangan. Arsip Dinamis adalah arsip yang masih dipergunakansecara langsung dalam proses penyelenggaraan administrasi. Alsip dinamisterdiridari :
-2-
a. Arsip Aktif adalah arsip dinamisyang digunakansecara langsungdan terus menerus diperlukandan dipergunakandalam penyelenggaraanadministrasidan pelaksanaan tugas/kegiatanDepartemenKeuangan. b. Arsip inaktifadalaharsip dinamisyang frekuensipenggunaanyauntuk penyelenggaraan administrasidan pelaksanaantugas/kegiatantelah menurunfiangkawaktu simpanlebih dari 1 tahun). 3. Arsip Statis adalah arsip yang sudah tidak diperlukandan dipergunakansecara langsung dalam penyelenggaraan administrasidan pelaksanaantugas/ kegiatannamun memilikinilai guna kesejarahan(histoical value) dan wajib diserahkan ke Arsip Nasional Republik (ANRI). lndonesia 4. Unit Kearsipanadalah satuan kerja yang mempunyaitugas/fungsimelakukanpengurusan, pengelolaan, penyajianarsipinaktifdan melakukanpenyusutanarcip. pekerjaansesuai prosespenyelesaian 5. UnitPengolahadalahsatuankerjayangmelaksanakan dengantugasdanfungsiunitorganisasi. 6. Pimpinan Unit Pengolah adalah pejabat yang diserahi tanggung jawab memimpin pelaksanaan tugasdan fungsiunitorganisasi. 7. PengelolaanArsip adalahkegiatanmenatia,menyimpandan memeliharaaftiip aktif maupun inaktifdalamsusunanyang logisdan sistematissampaidenganpenyusutan. 8. PengelolaArsip Aktif adalah setiap pegawai yang melaksanakanproses penyelesaian pekerjaan. 9, PengelolaArsip lnaktif adalah setiap Unit Kearsipandi lingkunganDirektoratJenderal Anggaran. 10.KlasifikasiArsip adalah pengelompokan masalah-rnasalah sec€lir sistematisdan logis dan dipakaisebagaidasardari pengelolaanarsipsecarasistematisdan efektif. 11. Daftar Pertelaan Arsip (DPA) adalah daftar yang berisi susunan teratur butir-butir berkas/arsip/dokumensesuai dengan seri arsip yang harus disimpan sementara, dimusnahkan ataudiserahkanke ArsipNasionalRepublikIndonesiasebagaiarsipstatis. jenis/seri 12.Jadwal RetensiArsip (JRA) adalah suatu daftar yang berisi sekurang-kurangnya arsip,jangkawaktusimpandan keteranganstatusakhirarsip. 13.Pendataanarsip adalahprosespengumpulan data survei arsip di suatu unit kerja untuk memperolehinformasimengenaivolume,kurunwaktu, substansiinformasidan kondisifisik pengelolaannya. arsipsebagaidasarperencanaan 14.PenilaianArsip adalah proseskegiatanevaluasidari aspek substansiinformasi,fungsi dan karakteristikfisik serta menentukanwaktu kapan arsip harus disusutkan berdasarkan nilaigunanya. informasi 15. Pengelompokan Arsipadalahprosespemilahanarsipke dalamkelompok-kelompok berdasarkan klasifikasi. -3-
BAB II ORGANISASIKEARSIPAN
OrganisasiKearsipanadalahunit-unit kearsipanyang ada pada suatu kementeriannegara/ lembaga.Unit-unitkearsipandi lingkunganDepartemenKeuanganterdiridari Unit KearsipanPusat, Unit Kearsipanf, dan UnitKearsipanll, baikdi kantorpusatmaupunkantorvertikaldi daerah. Sebagaibagian dari organisasikearsipanDepartemenKeuangan,unit-unitkearsipanyang ada padaDirektoratJenderalAnggaranmeliputiUnit Kearsipanyang terdiridari UnitKearsipanl, Unit Kearsipan ll dan UnitPengolah. A. SusunanOrganisasiKearsipan 1. UnitKearsipan terdiridari: a. Unit Kearsipan Pusat sebagai penanggungjawab pengelolaanansip Departemen Keuanganyang dilaksanakan oleh BagianKearsipandan Penggandaan, Biro Umum. b. Unit Kearsipan I sebagai penanggungjawab pengelolaanarsip DirektoratJenderal Anggaran yang dilaksanakanoleh Bagian Umum, Sekretariat Direktorat Jenderal Anggaran. c. Unit Kearsipanll sebagaipenanggung jawab pengelolaan arsip di lingkunganeselonll yangdilaksanakanoleh masing-rnasing SubbagianTata Usahauniteselonll. 2. UnitPengolah Meliputisemua unit kerja di lingkunganDirektoratJenderalAnggaranyang melaksanakan prosiespenyelesaian pekerjaansesuaidengantugaspokokdan fungsi. B. Tugas dan Wewenang 1. TugasdanwewenangUnitKearsipan : a. UnitKearsipan I - Tugas: 1) Menyimpan,mernelihara dan memberikanlayananpenggunaanarsipinaktif. 2) Menerimaarsipinaktifdari UnitPengolah/Unit Kearsipanll. 3) Memusnahkan arsipsesuaidenganketentuanyang berlaku. 4) Memindahkanarsip inaktifke Unit KearsipanPusatsesuaidenganketentuanyang berlaku. - Wewenang: 1) Melakukanpembinaan,koordinasi,pengurusandan pengendaliankearsipandi lingkunganDirektoratJenderalAnggaran. 2) Mengelolaarsip inaktifdi lingkunganDirektrcrat JenderalAnggar:an. 3) Mengusulkanpemusnahanarsip sesuai dengan ketentuanyang berlaku dan JadwalRetensiArsip. b. UnitKearsipan ll
-4-
- Tugas: 1) Menyimpan, memelihara danmemberikan layananpenggunaan arsip. 2) Memindahkan arsipinaktifke UnitKearsipan l. - Wewenang: 1) Melakukanpembinaan,koordinasi,pengurusandan pengendalian kearsipandi lingkunganuniteselonll masing-masing. 2) Mengelola arsipinaktifdi lingkungan uniteselonll masing-rnasing.
Tugasdan weurenangUnit pengolah: a. TugasUnit pengolah: 1) Mengelolaarsipselamaarsipmasihaktif 2) Mengelolaarsipinaktifsebelumdipindahkanke UnitKearsipan. b. WewenangUnit Pengolah: 1) Mengetolaarsipaktif 2) Memindahkan arsipinaktifke UnitKearsipan
-5-
BABIII PENGELOLAANARSIP
PengelolaanArsip adalah cara mengatur,menatadan menyimpansuraUdokumen dalam susunanyang sistematisdan logis denganmenggunakan klasifikasidan didukungoleh sarana teknologiinformasi.Penggunaanklasifikasidalampengelolaanarsip dimaksudkanuntukmembantu dalammenentukangolongandan tingkat masalahyang terkandungdalam arsip, membantudalam penemuankembaliarsip,dan sebagaialat penataandalamberkas/fitting syy.rem. A. Azas PengelolaanArsip Pengelolaanarsip di lingkunganDepartemenKeuangandilakukandenganmenganutazas desentralisasi dan sentralisasi. a. AzasDesentralisasi Yaitupengelolaan untukarsipaktifdilakukan olehmasing-masing UnitPengolah, b. AzasSentralisasi YaituPenyimpananuntukarsip inaktifdilakukandi Unit Kearsipanpada masing-+nasing Unit eselonI untukselanjutnyadiserahkanke Unit KearsipanPusatDepartemenkeuangansesuai denganketentuan. B. KlaslfikasiArsip Klasifikasiarsipdisusunberdasarkanpengelompokkan per unitorganisasiyangdikelolaoleh DirektoratJenderalAnggaranatau dikelompokkanper masalahdan per tahun. Klasifikasiini disesuaikandengantugas pokoktiap-tiap unit organisasi.Klasifikasiarsip ini digunakansebagai dasarPengelolaan arsipdi lingkunganDirektoratJenderalAnggaran. Klasifikasi arsipyangdigunakan adalahsebagaiberikut: 1. Arsip Fasilitatif Arsip fasilitatif adalah arsip-arsip yang mengandunginformasitentang kegiatan/tugas penunjang.Arsip jenis ini dikelompokkandengan menggunakanklasifikasiarsip per jenis masalah.Yang dikelompokkandalamjenis arsip fasilitatifadalah arsip-arsip kepegawaian, keuangan, pengadaan, dsb. Contoh: . Arsippengadaan Masalah
: pengadaanmeubelair
Tahun
: 2004
. ArsipKepegawaian Masalah
: SK Mutasidan Promosi
Tahun
:2003
Khususuntukdosirpegawaidisimpanper pegawai -6-
. ArsipKeuangan Masalah
: RevisiD|PA : 2003
o ArsipbagianUmum Masalah Tahun
: KeputusanMenterikeuangan ;2OO4
2. Arsip Substantif Arsip substantifadalah arsip-arsipyang mengandunginformasitentang kegiatan/tugas pokok organisasi.Arsip jenis ini dikelompokkamdengan menggunakanklasifikasiarsip sebagaiberikut: a. KasifikasiI : 1) Perl(L 2) Per uniteselonI 3) Perjenis dokumen 4) Pertahun 5) Deskripsiarsipjelas Contoh: r Departemen : Agama Uniteselon| : DitjenPendidikanlslam JenisDokumen
: SAPSK
Tahun
: 2005
Deskripsi
: RevisiSTA|NMakassar
. Instansi Tahun Deskripsi
: BMG :2O0/. paguPNBP : Tambahan
b. Klasifikasi ll : 1) PerBagian Anggaran 2) Pertahun 3) Permasalah jelas 4) Deskipsiarsip Contoh: . BagianAnggaran :69/APP Tahun : 2003 n
Masalah Deskripsi
DanaReboisasi DropingdanauntukBLUBPUPH
c. KlasifikasiIII : 'l) Permasalah 2) Pertahun 3) Deskripsiarsipjelas Contoh: . Masalah
SidangKabinet
Tahun
2003
Deskipsi
APBN Prognosa Realisasi
G. ProsedurPengelolaanArsip yangakandisimpanbesertakelengkapannya. 1. Memeriksadan memilahdokumen/surat berlebihan. 2. Memisahkandbkumerlsuratyangtidakdiperlukan/duplikasi 3. Mengelompokkan dokumen/surat sesuaiklasifikasinya. 4. Membuatdaftarisifinventaris daritiapfolderataudus/kotakpenyimpanarsip. dokumen/surat 5. Menyimpandokumen/surat dalamfolderatiaukotaUduspenyimpanarsip. 6. Menempatkan kotaUduspenyimpanarsip ke dalamrak arsip.
D. PelaksanaanPengelolaanfusip 1. Prinsip a. Pengelolaan arsipaktifdi UnitPengolah (kecualiuntuk dokumen/suratyang ditandatangani DirekturJenderalAnggaranatau a.n. l). DirekturJenderalAnggaran,disimpandi UnitKearsipan b. Pengelolaan arsipinaktifdi UnitKearsipan. c. Pengelolaanpadahurufb di atasdilakukansetelahmelaluiprosespemindahanarsip. d. Pengelolaanarsip inaktif dalam susunanrak sesuai nomor urut kotaUduspenlmpan arsiP. e. Untuk keperluanpenemuankembaliarsip inaktif,maka perlu dibuatkandaftar isi arsip padatiap kotaUduspenyimpanarsip. Peralatan a. KotaUdusArcip Kotak/dusarsipdigunakanuntukmenyimpanarsipin aktif. b. Label Labeldigunakanuntukmenuliskanidentitasarsippadakotaudusarsipsecaragarisbesar. c. RakAnip
-8-
Rakarsipdigunakan untukmenempatkan kotak/dus arsip.Rakarsipdapatberuparak tidakbergeraUrakstatisataudapatpularak bergerak.
3. TatacaraPemindahanArsip Inaktif a. PadaUnitPengolah 1) Menelitikebenaranklasifikasiarsipinaktifyangakandipindahkanke UnitKearsipan. 2) Mempersiapkan kotak/dusarsipyangtelahdiberilabel. 3) Memasukkanberkas arsip ke dalam kotraUdusarcip dan menuliskanidentitasarsip padalabel. 4) Membuatdaftar isi kotaUdusarsip sesuaidenganberkasarsip yang dimasukkanke dalamkotaUdusarsiptersebut. 5) Memindahkanarsip inaktif ke unit Kearsipandengan beritiaacara beserta dafiar pertelaannya. b. PadaUnitKearsipan 1) Memeriksakebenaranklasiflkasi/daftar isi arsipyangditerima. 2) Memberinomor urut arsipyang diterimadari unit pengolahpada tiap kotiaUdusarsip sesuainomoryang ada padarak arsip. 3) Merekamdaftar isi/inventariskotrak/dus arsip dan lokasi Pengelolaankotak/dusarsip padarak arcipdalame-filinguntukmemudahkan pencariankembali(tetrievall. 4) Menempatkankotak/dusarsip pada rak arsip sesuai nomor urut yang ada pada kotak/dusarsip: PenemuanKembaliArsip Tujuanutama dalam penemuankembaliarsip atiaudisebutpula sistem penemuankembali arsip ( retrievalsystem)adalah menemukankembaliinformasiyang terkandungdalam suatu jadi bukansekedarmenemukanfisik dokumen/surat/berkasnya dokumen/suraUberkas saja.Agar sistempenemuankembalidapat dilaksanakandenganmudahdan cepat,makasistemnyaharus dibuat logis, konsistendan mudah diingat serta harus pula disesuaikandengan kebutuhan pimpinanataupemakaiarsip. Penemuan kembali arsip inaktif dilakukan dengan menggunakankata kunci dari tiap yang dicari.Katakuncimerupakanwakildaritiaparsip/dokumen arcip/dokumen yangsebelumnya telah dicatat dalam daftar isi/inventarisdari tiap kotaUdus arsip dan telah direkam dalam komputer.Berdasarkankata kunciakan dapatditemukaninformasimengenaiarsipyang diminta lengkapdengan nomor urut kotak/dus arsip/dokumenserta lokasi rak penyimpanannya. Oleh karenaitu daftar isi/inventaristiap kotaUdusarsip hendaknyadibuat denganlengkapdan jelas karenaakanmenjadialat untukpenemuankembaliarsip.
-9-
F- Pelayanan Arsip 1. Permintaan Fotokopi Arsip a. Unit kerja yang akan mengajukan permintaanfotokopi arsip inaktif mengisi dan menandatangani formulirpermintaanfotokopiarsip. b. Petugasarsip rnelakukanpenemuankembaliarsip dan menelusurarsip/dokumen yang dimintadalampangkalan dataarsipdenganmenggunakan katakunci. c' Berdasarkankata kunciakan didapatkaninformasimengenaiarsip/dokumen yang diminta lengkapdengannomorurutkotak/dusarsip/dokumen sertalokasirak penyimpanannya. d. Petugas arsip mengambil arsip/dokumenyang diminta dari rak penyimpanandan .
memfotokopinya sertamenyerahkan padaunityang memintafotocopy. e. Arsip asli yang telah selesaidifotokopilangsungdikembalikanke tempat penyimpanan semula.
2. Peminjaman Arsip a. UnitkerjayangakanmeminjamarsipinaktifmengajukansuratkepadaUnitkearsipan. b. UnitKearcipanmemberikanpersetujuan/penolakan. c. Petugasarsip melakukanpenernuankembaliarsipdan menelusurarsip/dokumen yang dimintra dalampangkalandataarsipdenganmenggunakan katakunci. d' Berdasarkankata kunciakan didapatkaninformasimengenaiarsip/dokumen yangdiminta lengkapdengannomor urut kotak/dus arsip/dokumen serta lokasi rak penyimpanannya padafotokopiarsip. e. Petugas arsip mengambil arsip/dokumenyang diminta dari rak penyimpanandan menyerahkan padaunit yang meminjam. f. Peminjammenandatangani buktipeminjaman. g. Setelaharsipdikembalikan oleh peminjam,makapetugasUnit Kearsipanmelakukan: 1). Memeriksakelengkapanarsipyangdikembalikan. 2). Mengembalikan arsipke tempatpenyimpanan semula.
-10-
BAB IV PEMELIHARAAN, PERAWATANDAN PENGAMANANARSIP
Pemeliharaan,perawatan,dan pengamananarsip merupakansalah satu bagian penting dalampengelolaanarsip secarakeseluruhan,guna menjaminkelestarianinformasiyang terkandung di dalamarsip. Kegiatan pemeliharaan,perawatan,dan pengamananarsip dilaksanakansetelah arsip berubah status dari arsip aktif menjadi arsip inaktif dan pengelolaannyatelah beralih dari Unit Pengolahke UnitKearsipan. A. Tujuan dan Ruang Llngkup Kegiatan Kegiatan pemeliharaanarsip dilaksanakansetelah arsip bdrubah status dari arsip aktif menjadiarsipinaktifdan pengelolaannya telahdipindahkandari UnitPengolahke UnitKearsipan. Mengingatjumlaharsipinaktifyangdisimpandi UnitKearsipansangatbanyakdan informasiyang terkandungdi dalamnyasewaktu-waktumasih diperlukan,maka arsip inaktif tersebut perlu dipeliharadan mendapatperhatianyangserius. 1. TujuanKegiatanPemeliharaan Tujuan kegiatranpemeliharaan,perawatandan pengamananarsip inaktif adalahagar arsip sebagai sumber informasi dapat bertahan lama dan dapat terhindar dari kerusakan, kebakaranatiaupencuriandan faktor-faktorlain yang dapatmerusakffsik arsipdan informasi yangterkandungdalamarsiptersebut. 2. RuangLingkupKegiatan Lingkuppemeliharaan arsipmeliputiperneliharaan lingkungan. fisikarsipdan pemelihar:aan a. Pemeliharaan fisik arsip fisik arsip yang mencakupkegiatanmerawatdan mengamankan dan informasiyangterkandungdalamarsiptersebut. b. Pemeliharaan lingkungan danfasilitasPengelolaan arsipinaktifdan peralatannya. PemeliharaanLingkungandan FasllltasArsip Inaktif Fasilitaspemeliharaanarsip inaktif mencakupruang arsip, lingkunganarsip, lokasi gedung atauruangpenyimpanan arsipdan rak arsip, arsipsertasuhuruanganpenyimpanan 1. RuangArsip Penyimpananarsip memerlukanruangantersendiriyang bukan ruanganumum. Penenluan dan temperaturruangan, ruangasip juga mencakuplingkungan,lokasigedungpenyimpanan a. LokasiGedungatau RuangArsip Lokasi gedung atau ruang penyimpananarsip harus bebas dari kegiatan yang menimbulkanbanyak debu, udara kotor, pembakaranminyak dan arang batu yang
- 11-
berbahayauntuk kertas.untuk menghindari hal ini, ruanganpenyimpanan arsip perlu diberifilteruntukpenyaringanudara. b. RuangPenyimpanan Arsip Ruang penyimpananarsip merupakan ruang tersendiri dan tertutup pertimbangan sebagaiberikut: 1) Keamanan
dengan
a) Arsipsifatnyarahasia; b) Mengurangi lalulintaspegawailainnya; c) Mencegahpegawailain yang tidak berwenangmemasukiruanganarsipdan untuk menghindaripencurian. 2) Efisiensi a) Pembagianruanganharusmempertimbangkan efisiensikerja. b) Ruang penyimpananarsip harus tahan api, air dan terhindardari serangan serangga.Olehkarenaitu sebaiknyadihindaripemakaianperalatandari kayu. Suhu/Temperatur dan KelembabanUdara suhu/temperaturdan tingkat kelembabanudara merupakanfaktor penting dalam penyimpanan arsip,khususnyauntukarsipyang mempunyairetensi/jangka simpanlama. Ruanganyang memenuhisyarat untuk menyimpanarsip hendaknyadilengkapidengan alat pendinginudara(AC),karena: 1) AC memungkinkan adanyapertukarandan kebersihanudaradengansempurna. 2) AC memungkinkanpengaturansuhu dan tingkat kelembabanyang dibutuhkandan mencegahtimbulnyahamaarsip. 3) Suhuyang idealuntukjenis arsipadalahsebagaiberikut: a) Arsip berbentukkertas pada suhu 22-2s' celcius dan kelembaban45-55 RH (relativehumidity). b) Arsipberbentukfilm hihm putih pada suhu 1r1s' celciusdengankelembaban 40 RH. c) Arsip berbentukfilm benrarnapada suhu F10" celcius dengankelembaban40 RH. d) Arsipberbentukslidepadasuhu 1s-20' celciusdengankelembaban40 RH. e) Arsipdalammikrofilmpadasuhu18-21.Celcius. Untuk mempermudahpengaturansuhu dan kelembabandimaksud,ruang penyimpanan arsipharusterpisahdan dilengkapidenganthermometerdan higrometer. Bagi ruanganyang tidak dilengkapiAC harusdilengkapidengankipas angin dan mempunyaiventilasiyang baiksertadapatdibukasetiapsaat untukmengatursuhuudara. Ruanganpenyimpanan arsipjuga harusmendapatpenerangan/cahaya yang cukup. d . Kebersihan
Lingkunganarsip harus terjaga kebersihannya,baik kebersihan ruangan/tempat penlmpananmaupunkebersihanarsiparsip tersebut.Ruanganpenyimpanan yangkotor
- t2-
akan menjadisumberberbagaikerusakanarsip baik yang bersifatbiologis(seranggadan sebagainya), kimiawi(pencemaranudara)maupunfisik. 2. Rak Arsip segi keamanandan daya tahan.Penggunaan Penggunaanrak harusmemperhatikan rak metal lebih baik daripadarak kayu yang relatif tidak tahan lama dan mudah terbakar' rak kayu diserangrayapatau ienis yang tidak sempurnaakan mengakibatkan Pemeliharaan seranggalainnya.Padapenggunaanrak metalkelembabanudaraharusdijagadengantepat arsipadalah: agartidakberkarat.Bentukrak yang biasadipakaiuntukpenyimpanan a. RakStatis Rakstratisadalahlemaridinding,ftlting cabinef,lemari. b. RakBergerak Rak bergerakadalah rak yang mempunyairoda. Rak ini lebih menghemattempat dan pengambilanipenyimpanan arsip. mempermudah C. Pemeliharaandan PerawatanFisik Arsip dan Perawatan 1. TatacaraPemeliharaan Carapenyimpananarsipyang baiksangatberpengaruhterhadapkeawetan/ketiahanan arsipantaralain : dalampenyimpanan arsip.Beberapahal yang perlUdiperhatikan a. Menggantibenda-bendalogam yang sudah berkaratseperti klip, strapfesatau binder denganyang baru. b. Menyortirarsipyang benar-benarperludisimpan. denganjumlahkotalddusarcip. c. Kapasitastempatpenyimpanan harusdisesuaikan yang terlalupadatakan menyulitkanpengambilandan penempatankembali d . Penyimpanan arsip sehinggadapat mempercepatkerusakan.Sedangkanapabilaterlalulonggar,arsip kerusakan. akanmelengkungyangjuga dapatmengakibatkan harus disatukan,namun perlu dihindaripenggunaanpaper klip' Lampiran-lampiran timbulnyakarat. staples,binderdari logamyangdapatmengakibatkan 2. Faktor-FaktorPerusakArsipdan Pencegahan a. Jamur Jamurakan merusakcellulosedalamkertas.Perekatbelumkeringdapat membuat lengketlembararsipyang satu denganyang lain.Biasanyakertasberubahwarnamenjadi kuning,coklatatau berbintik-bintikhitram.Jamurtimbulterutamakarenafaktorlingkungan yaitusuhudan kelembabansertaruangankurangbersih. Untukmencegahtimbulnyajamur, kebersihanruanganharusdljagadan juga suhu serta kelembabanruanganpadatingkatyangideal.
-13-
b. Hama Berbagaijenis hama yang seringmerusakkertasantara lain sepertirayap,ngengat, kutu kertas, keboakdan tikus. Hama biasanyamembuatsaftrng di celah-celahatau di belakangarsip, lemari,rak atau laci. Untuk mencegahhama, kebersihanruanganharus dljagadan dilakukanfumigasisecararutin. c. Tanganyang kotor/basah d, Sinarmataharilangsung Untuk mengeringkan arsip yang basah,jangandipanaskan secarulangsung dengansinarmatahari,melainkan dengancaradianginkan. 3. Pemeliharaan dan PengamananInformasiArsip a. Pemeliharaan dan PengamananInformasi Pemeliharaan dan pengamananinformasiatas arsipmenjadikewaiibansetiappetugas untukmenjagaagar informasiyangterkandungdi dalamarsiptidakdigunakanuntukhal-hal yang merugikan atau disalahgunakanoleh pihak-pihak yang tidak berkepentingan. Pemeliharaandan pengamananinformasimencakupperlindunganinformasiarsip dari pencurian, kemungkinan rasaingintahudansebagainya. Sebagaipedomandalamusahapemeliharaan dan pengamananinformasiarsip perlu diperhatikanhal sebagaiberikut: 1) Pengambilan/penempatan kembali arsip pada tempat penyimpananhanya dapat dilakukanoleh petugasarsip. Hanyapetugasarsip yang boleh masukke dalam ruang penyimpanan atau membukalemaripenyimpanan arsip. 2) Apabilaakanmeninggalkan ditertibkan lebihdahulu. ruangan,arsip-arsip hendaknya 3) Peminjamanarsip hanyaboleh dilakukansetelahmendapatpersetujuandari Pimpinan UnitKearsipan/Pimpinan tandabuktipeminjaman. UnitPengolah denganmenggunakan 4) Melarangpegawaiyang tidak beruenangmemasukiruanganarsip kecualipetugasarsip pencurian yangadadalamarsip. untukmenghindari arsipatauinformasi b. Pemeliharaan dan Pengamanan Fisik 1) Menghindarkanarcip dari sinar matahari/lampupenerangansecara langsung,untuk mencegahkertasmenjadikeringdan rapuh. (raUlemariarsip)terbuatdari metal. 2) Mengusahakan tempatpenyimpanan 3) Membukaruangantempatpenyimpananarsip setiapdua minggusekaliuntukmenjaga kelembaban udaradi dalamnya, terutamaruanganyangtidakmemilikipengatursuhu. 4) Melakukanpenyedotandebudalamruanganpenyimpananarsipdenganmembukaftrtup dusarsipterlebihdahulusekurang-kurangnya sekalidalamtigabulan. a) Melakukanpembasmianhama yang menyerangarsip dengan cara fumigasidan menggantialat-alatpencegahhamasetiapenambulan. b) Memeriksaperalatanpengaturkelembabandan suhu udara di dalam ruangan penyimpanan arsipagarperalatantersebutselaludalamkeadaanberfungsi.
-14-
dalam c) Melaporkan kepadapimpinan atauAC,lampudanperalatan ventilasi apabila ruanganpenyimpanan arsiptidakberfungsi. Menyimpan elektronik. dalambentukmikrofilm/data
-15-
BAB V ARSIP PENYUSUTAN
arsipinaktifdari unit Penyusutan Arsipmeliputikegitanpengurangan arsipmelaluipemindahan pengolahke unitkearsipan, pemusnahan arsipyangtidakbernilaigunadan atauhabisjangkawaktu simpannya,dan pebyerahanarsip statiske Alsip NasionalRepublikIndonesia.Penyusutanarsip ini perludilaksanakanuntukmengurangipenumpukanarsipyang berdasarkanjadwal retensinyasudah yanglebihtinggiataumungkinbisadimusnahkan. bisadipindahkan, diserahkan ke UnitKearsipan arsip inaktifdari unit pengolahke unit Pemindahan arsipdilaksanakah denganmemindahkan kearsipansecaraperiodikdan berjenjang(Unit Kearsipanll, Unit KearsipanI, Unit KearsipanPusat). Sedangkanuntukarsipyang tidak mempunyainilai kegunaandan telah melampauijangkawaktu penyimpanannya dapat dilakukan pemusnahandengan mengikuti ketentuan yang berlaku. (ANRI)dilaksanakan bagiarsipyangsudah Penyerahan arsipke ArsipNasionalRepublikIndonesia tidak digunakanlagi untuk kegiatan administrasi,namun memilikinilai guna pertanggungjawaban nasional(arsipstatis). Dalam rangkamendukungpelaksanaanpenyusutanarcip diperlukanpendataan,arsip dan penilaianarsip yang diperlukanuntuk memperolehinformasitentangvolume,umur, identitas,nilai datasurveiarsipdi suatuunit guna,dan sebagainya.Pendataanarsipmeliputikegiatanpengumpulan kerja untukmemperolehinformasimengenaivolume,kurunwaktu, substansiinformasidan kondisi fisikarsip.Sedangkanpenilabnarsipadalahproseskegiatanevaluasidari aspeksubstansiinformasi, fungsidan karakteristik fisik serta menentukanwaktukapanarsip harusdisusutkanberdasarkannilai gunanya.Selanjutnyaberdasarkaninformasiyang diperolehdari prosespendataanansip,dilakukan pengelompokan klasifikasi. informasiberdasarkan arsipkelompok-kelompok A. MaksudDan Tujuan 1 . Memberikanpedomanteknis dan proseduralkepadaunit eselon ll di lingkunganDirektorat penilaiandan mekanismepenilaianarsip JenderalAnggarandalam melakukanidentifikasi, yangtrercipta di unit masing-masingsecaraefisiendan sistematis.
2. Menghindariakumulasipenumpukanarsipdanefisiensiruangan. pemindahanarsipinaktifsecarasistematis,terpadudan reguler 3. Mendukungterselenggaranya dalamrangkapengelolaanarsipinaktifsecaraterpusat. 4 . Penyelamatandan pemanfaataninformasiuntuk meningkatkandayagunadan tepatguna administrasi aparaturnegara. nasional. 5. Penyelamatan bahanbuktipertanggungjawaban
-16-
B. PenilaianArsip Kegiatanpenilaianarsip merupakankegiataninti dari penyusutanarsip dan hasilnyaakan digunakansebagaipedomandasarpenyusutan arsip.Hasilpenilaianini juga dapatdigunakan sebagaidasarpenyusunanJRA. 1. Pengertianpenilaianarsip adalahanalisisinformasidan fungsiterhadapsekelompokarsip untukmenentukan nilaiguna,jangkawaktusimpanarsipyangditinjaudari kaidahhukumdan kepentingan operasionalunit kerjapenciptaarsipsertakepentinganlainnya. 2.. Tujuanpenilaianarsip untuk menentukanjangkasimpanarsip, menentukanarsip yang tidak bemilaiguna untukdimusnahkan, menentukan arsipbernilaiguna permanenbagi unit kerja dan menentukanarsip permanenbagi kepentingankehidupankebangsaanuntukdiserahkan ke ArsipNasionalRepublikIndonesiasebagaaarsip statis. 3. Metodepenilaianarsipmeliputianalisisfungsi,analisisisi,analisiskonteks,analisiskegunaan dan analisisbiayamanfaat. a. Analisisfungsi adalahanalisisyang didasarkanpada pemahamanterhadaphubungan keterkaitanantaraarsipdan fungsiunitkerjapencipta. b. Analisisisi adalah kegiatanmenganalisisisi arsip untuk menentukansuatu arsip harus dimusnahkan ataudisimpanselamanya sebagaiarsipstatis. c. Analisiskonteksadalahkegiatanuntukmenentukan keterkaitaninformasiantararsipuntuk menjaminintegritasinformasinya. d. Analisiskegunaanadalahkegiatanuntukmenentukansuatu arsip hanya bergunauntuk instansipenciptanya(primer)atau bergunauntukkehidupankebangsaan(sekunder)atau keduanya. e. Analisisbiaya dan manfaatadalahkegiatanuntuk menentukanbahwapengelolaanarsip yangbaikakan meningkatkan efisiensioperasionalunit kerjayang bersangkutan. 4. PelaksanaanPenilaian Pelaksanaanpenilaianarsip dilakukanoleh panitiapenilaianarsipyang angotanyaterdiridari UnitPengolah dan UnitKearsipan. BerdasarkanSuratEdaranKepalaArsipNasionalRl Nomor0ZSE/1983tentangPedoman Umum untuk MenentukanNilaigunaArsip,dibedakandua nilai kegunaan,yaitu nilaiguna primer (mefiputi legal, fiscal, administrative,technology/scientifrcluntuk memenuhi kepentinganlembaga/instansipenciptaarsip yang bersangkutandan nilaigunasekunder (evidential dan informationat) yaitu untuk kepentingan penyelenggaraankehidupan kebangsaanpadaumumnya. a Nilai guna Prlmer Arsipbemilaigunaprimeradalaharsipyangkegunaannya dilihatdarikepentingan unit kerjadan mencakupnilaigunaadministrasi, nilaigunahukum,nilaigunafiskal/keuangan, nilai guna ilmiah dan teknologi.Penilaianini mencakuptanggungjawab kedinasan, tanggungjawab kewenan(;an, tanggungjawabkeuangandan tanggungjawabintelektual,
-t7 -
1) NilaigunaAdministrasi Nilaiguna administrasiadalahnilaigunaarsipyang kegunaannyadilihatdari tanggung jawabpelaksanaankedinasanunitkerjapencipta. Arsiparsip yang berisikanhal--halyang berkaitandengan pelaksanaankebijakan, umumnyamempunyai nilaigunatinggidanperludisimpanlebihlama. Pada umumnya nilai guna administrasiberkaitandengan penyelesaiantanggung jawab yang menjadiisi/materiinformasimasing+masing arsip. Arsip dianggaptelah jika : selesaitanggungjawabadministrasinya o Pelaksanaankegiatantelahselesai r Substansiinformasitelahselesaidipertanggun$awabkan secaraformal. 2) NilaigunaHukum Nilai guna hukum berkaitandengantanggungjawab kewenanganyang berisikan bukti-tukti kewajiban dan hak secara hukum baik bagi DepartemenKeuangan maupun warga negara dan pemerintah.
Nilai guna hukum selesai
dipertanggungjawabkan bila hak dan kewajibantelah selesai atau habis. Tanggung jawabhukumberakhirbila : .
Ketentuanhukumtelahdipenuhi/diselesaikan
.
Masaberlakutelahkedaluwarsa
.
Telahdipertanggungjawabkan secarayuridisformal 3) NilaigunaKeuangan Arsip yang memilikinilai guna keuanganberisikanhal yang menyangkuttransaksi keuangandan pertanggungjawaban keuanganserta arsip yang memuatkebijakankebijakandi bidang keuangan.Arsip yang memuat kebijakandi bidang keuangan memilikijangka yanglebihlama.Nilaigunakeuanganberakhirbila waktupenyimpanan transaksifinansialnyatelahdipertanggunggungjararabkan. 4) NilaigunallmiahdanTeknologi Arsip yang memilikinilai guna ilmiahdan teknologimengandungdata ilmiahdan teknologisebagaihasil penelitianmumi atau penelitianterapan.Arsip yang disimpan hard copy (net konsep)besertaseluruhcatatanprosesperbaikan/ koreksi(historical drafl),dari naskahawal hingganaskahformatterakhir.Arsiptersebutmerupakanbukti kreasiprestasiintelektualyang merupakanrekamangagasanoriginaldan merupakan penemuanbarusehinggawajibdilestarikansebagaiarsipbemilaigunapermanen. Nilalguna Sekunder Nilaigunasekunder adalah nilai arsip yang didasarkanpada kegunaanarsip bagi kepentinganyang lebih luas mencakupinstansi/lembagalain selain lembaga/instansi penciptaarsip atau penyelenggaraan kehidupankebangsaandan kegunaanyasebagai bahanbuktidan bahanpertanggungjawaban nasional.Nilaigunasekundermeliputi:
:18-
1) NifaigunaEvidential Arsip mengandungnilai gunaevidentialapabilamengandungfakta dan keterangan itu yang dapat digunakanuntuk menjelaskantentang bagaimanalembaga/instansi diciptakan, dikembangkan,diatur dan menialanl€n fungsi dan kegiatan yang dilaksanakandan hasil dari kegiatantersebut.Arsip semacam ini diperlukanbagi masalahpemerintahkarenadapatdigunakansebagaipanduanuntukmenyelesaikan masalahyang serupa.Arsipjenis ini pada umumnyaberupaprodukhukumdan bukti prestasi intelektual berupa laporan penelitian maupun hasil karya yang sangat menonjoldari suatulembaga/instansi. 2) NilaigunaInformasional Nilaiguna informasionalditentukandari isi informasiyangterkandungdalamarsip itu bagi kegunaan berbagai kepentinganpenelitiandan kesejarahanyaitu informasi mengenaiorang, tempat, benda, fenomena,masalah dan sejenisnyayang terleit yang bermaknanasional. denganperistiwa/kasus Contoh: Arsiptentangtokohnasional: arsipH.M.Soeharto,Ali Murtopo 3) NilaigunaIntrinsik Nifai guna intrinsikadalah nilai yang melekat(inherent)pada karakteristikdokumen karena beberapafaktor keunikanyang dikandungsepertiusia, isi, pemakaiankatakata, seputar penciptanya,tanda tiangan,cap atau stempel yang melekat.Arsip dengan nilai guna intrinsik perlu disimpanbentuk fisik aslinya secara penfianen. yangdapatdigunakanuntukmenentukannilaigunaintrinsik: Berikutkarakteristik a). Bentuk fisik dapat dijadikanobyek penelitianbaik dari aspek materialmaupun formatnya. b). Memilikikualitasartistikatauestetika c). Unikataumemilikiciri-cirifisikyangkhas/spesifik d). Memilikiketahananusiamelampauibatasrata-ratausia materisejenisnya e). Memilikinilaikeunikandalamprosespenemuanatau pelestariannya f). Otentisitasdan kredibilitasinformasinyaberslfatkontroversialsehinggadiragukan fisiksecaralaboratorisuntukpengujiannya dan memerlukanprose pemeriksaan dengan g). Hal yang banyakdiminatimasyarakatkarenasecara langsungberkaitran kemasyhuranatiaumenyangkutkehidupanorang-orangpenting,tempat,benda, isu atau peristiwadalamsejarah h). Memilikiarti dari segi dokumentasisah yang mendasarikeberadaansuatu unit kerja pada tingkat eksekutifyang i). Memiliki arti dari segi dokumentasikeb'rjaksanaan berpengaruh secaraluasbaik di dalammaupundi luaruniUlembaga
-19-
Pelaksanaanpenilaianarsip harus berdasarkanpertimbanganyang mengacupada aspekaspekberikut: 1. Kepentingan operasionalDirektoratJenderalAnggaran Yang dimaksuddengankepentinganini adalahkepentinganpelaksanaantugas dan fungsi DirektoratJenderal Anggaran sesuai dengan produk hukum yang mengaturtata kerja DirektoratJenderalAnggaran. 2. Pertanggungjawaban nasional Pada dasarnyamenyangkutpertimbanganaspek makro,yaitu kebutuhanpelestarianbukti sejarahDirektoratJenderalAnggarantentangperannyasecarainteraktifdalam pelaksanaan fungsisebagaisubsistemdalammanajemennasional. 3. Pelestarianbudayabangsa Aspek pelestarianbudaya bangsa mencakup pengertianbahwa arsip adalah rekaman informasikegiatandalam suatu kurun waktu tertentuyang mencerminkanpuncak prestasi DirektoratJenderalAnggarandan dinilaisebagaisimbolprestasibudayapadazamannya. Secaraumumprodukakhirdari suatupenilaianarsipadalahjaminanbahwa: 1. Arsip yang disimpanadalah arsip yang bernilaiguna, baik untuk kepentingankedinasan, kepentinganprofesidan kepentinganbudayabangsa 2. Informasiarsip siap guna untuk berbagaikepentingankedinasanbaik di tingkat unit kerja kehidupanbemegara maupundi tingkat instansidan untuk kepentingan penyelenggaraan dan berbangsa 3. Arsip pertanggungjawaban nasionaldapat dilestarikansebagaikhasanahinformasikolektif jati diri bangsadan warisanbudaya. bangsasebagaibukli perkembangan C. PenyusutanArsip Penyusutanarsipadalahkegiatanmengurangiarsipyangdilakukandengan cara: 1. Memindahkan arsipinaktifdari Unit Pengolahke UnitKearsipan 2. Memusnahkan arsipsesuaidenganketenfuanyangberlaku 3. Menyerahkan arcipstatiskepadaANRI Penjelasanlebihlanjutdari ketigakegiatantersebutdiatasadalahsebagaiberikut: 1. Pemindahan arsipinaktif Pemindahanarsip inaktifdilakukansecaraperiodikdan berjenjangdari Unit Pengolahke Unit Kearsipanll, Unit Kearsipanll ke Unit KearsipanI dan Unit KearsipanI ke Unit Kearsipan Pusatdenganketentuan: b. Arsip inaktifpada Unit Pengolahdipindahkanke Unit Kearsipanll setelahjangkasimpan aktffberakhir(satutahun). c. Arsip inaktif pada Unit Kearsipanll dipindahkanke Unit KearsipanI setelahsatu tahun. UnitKearsipanll wajibmelaporkanarsipinaktifyangdisimpankepadaUnitKearsipanl.
-20 -
d. Arsip inaktifyang memilikijangkasimpan10 tahun atau lebih pada Unit KearsipanI dipindahkanke Unit KearsipanPusat paling lama 5 tahun. Unit KearsipanI wajib melaporkanarsipinaktifyang disimpankepadaUnitKearsipanPusat. pemindahanarsipinaktifadalahsebagaiberikut: Langkah-langkah a. Unityangmemindahkan 1) Memilahdan menelitiarsipinaktifyangakandipindahkan 2) Membuatdaftarpertelaanarsipyangakandipindahkan 3) Menatafisik arsipke dalamdus/kotakarsip arsipdariatasanlangsung 4) Membuatsuratpersetujuanpemindahan 5) Membuatberitaacarapemindahan 6) Mengkoordinasikan denganunit kearsipanyangmenerima berita acara pemindahanbersama7) Memindahkanarsip inaktifdan menandatangani samadenganunit kearsipanyangmenerima b. Unityang menerima 1) Memeriksakesesuaianantaradaftarpertelaanarsipdenganfisik arsip beritaacara pemindahanbersama-sama 2) Menerimaarsip inaktifdan menandatangani denganunityangmenyerahkan Pemusnahan Arsip atau arsip dengancara menghancurkan Pemusnahanarsipadalahkegiatanpenghapusan meniadakanfisik dan informasi arsip melalui cara-cara tertentu sehingga fisik dan informasinya tidakdapatdikenalilagi. Pemusnahanarsip dilakukan oleh panitia penyusutandan pemusnahanarsip yang anggotanyaterdiri dari Unit Pengolahdan Unit Kearsipan.Pemusnahanarsip dilakukan dengancara membakarkertasarcip sampaihabis,mencacahdan atau menjualnyakepada perusahaanpengelolakertasyang dapatmenjagakerahasiaanarcip dan hasil penjualannya disetorkanke rekeningkas negarasebagaiPenerimaanNegaraBukanPajak. (JRA) RetensiArsip a. Pemusnahan arsipyangmemilikiJadwal jangkasimpanmenurutJRA 10 (sepuluh) tahunatau Pemusnahan arsipyangmempunyai lebihdapatdilakukansetelahmendapat: PanitiaPenilaiArsipDepartemenKeuangan 1) Pertimbangan dari KetuaBPKsepanjangmengenaiarsipkeuangan 2) Pertimbangan dari KepalaBKNsepanjangmengenaiarsipkepegawaian 3) Pertimbangan 4) Persetujuandari KepalaArsipNasionalRl Sedangkanuntuk arsip yang mempunyaijangkasimpanmenurutJRA kurangdari 10 (sepuluh)tahun dilakukansetelah mendapatpertimbangandari Panitia Penilai Arsip Keuangan. Departemen pemusnahanarsipyangmemilikiJadwalRetensiArsip(JM) : Langkah-langkah sesuaidenganJRA 1) Memilahdan menelitiarsiparsipyangsudahdapatdimusnahkan
-21-
2) Membuatdaftarpertelaanarsipyangakandimusnahkan 3) Mengajukanusulan pemusnahanarsip kepada Menteri Keuangan cq. Sekretaris Jenderal
4\ Panitia Penilai Arsip DepartemenKeuanganmelakukanpenilaianatas usulan unit eselon L dan menyiapkansurat pimpinan DepartemenKeuangan untuk meminta pertimbangan/persetujuan dari BPI(BKN/ANRIuntuk arsip dengan jangka simpan sepuluhtahun atau lebih.Sedangkanarsip denganjangkasimpankurangdari 10 (sepuluh)tahunpenilaiandilakukanoleh PanitiaPenilaiArsipDepartemenKeuangan. 5) Panitia Penilai Arsip Departemen Keuangan menyiapkan Kepufusan Menteri Keuanganmengenaipemusnahanarsip setelahmendapatpertimbangan/persetujuan dari BPI(BKI.I/ANRI. 6) Panitia pemusnahanmelakukanpemusnahanarsip dengan membuat berita acara pemusnahanarsipberdasarkanKeputusanMenteriKeuangan. 7) Berita acara pemusnahandilaporkan kepada Menteri Keuangan cq. Sekretaris Jenderal. b. Pemusnahan arsipyang rusakberat Arsip yang telah rusak berat karena terjadinyabencanakebakaran,baniir atau rusak karenapengaruhdam sehinggatidak dikenallagi baik bentuk maupunisinyadapat diusulkan untukdimusnahkan. Prosedurpemusnahanarsipyangrusakberatsebagaiberikut: yang 1) Unit Pengolahdan Unit Kearsipanmendatasecaramenyeluruhdokumen/arsip rusak berat, membuatdaftar pertelaan,surat pernyataandi atas kertiasbermeterai benrajibapabilakerusakantersebutterjadi sertasuratketerangandari kepolisian/pihak akibatbencanakebakaran,banjirataubencanalainnya. 2) Megajukan usulan pemusnahanarsip kepada Menteri Keuangan cq. Sekretaris Jenderal
3) Panitia Penilai Arsip DepartemenKeuanganmelakukanpenilaianatas usulan unit eselon I dan menyiapkansurat pimpinan DepartemenKeuangan untuk meminta persetujuan dariANRI. 4) Panitia Penilai Arsip Departemen Keuangan menyiapkan Keputusan Menteri arsipsetelahmendapatpersetujuandari ANRI. Keuanganmengenaipemusnahan 5) Panitia pemusnahanmelakukanpemusnahanarsip dengan membuatberita acara pemusnahanarsip berdasarkan KeputusanMenteriKeuangan. 6) Berita acara pemusnahandilaporkan kepada Menteri Keuangan cq, Sekretaris Jenderal. ArsipStatiske ANRI 3. Penyerahan penyerahandilakukanterhadaparsip statisyang telah habis masa simpannyadan dinyatakan kepadaArsipNasionalRepublikIndonesia(ANRI) tidakoperasionaldi unit penciptranya
-22,
penyerahan arsipstatissebagaiberikut: Prosedur Pusat. penyerahan I mengusulkan UnitKearsipan arsipstatiskepadaUnitKearsipan arsip a. Unit KearsipanPusatmengusulkan kepadaMenteriKeuanganuntukmenyerahkan arsip statiskepadaANRIdisertaidaftarpertelaan arsipdan konsepsuratusulpenyerahan statis. b . UnitKearsipanPusatbersamadenganANRI melakukanpenilahnterhadaparsipstatisyang kepadaANRI. akandiserahkan Penyerahanarsip statisdilakukansetelahditetapkandenganKeputusanMenteriKeuangan dan pelaksanaannyadilakukandengan membuatberita acara penyerahanarsip statis rangkapdua. 4. Penyusutan Arsipyang BelummemilikiJadwalRetensiArsip(JRA) Penyusutanarsip bagi unit yang belum memilikiJRA atau untuk arsip yang diciptakan sebagaipenyusutanarsip dikategorikan sebelumJRA ditetapkansebagaipedomanpenyusutan, tanpaJRA, : a. KegiatanpenyusutanarsiptanpaJRA menghasilkan Kearsipan 1) Atsipyang masihperludisimpanoleh UnitFengolah/Unit Kearcipa oleh UnitPengolah/Unit 2) Arsipyang diusulkanuntukdimusnahkan 3) Arsipyang diusulkanuntukdiserahkanke ArsipNasionalRepublikIndonesia b. Langkahkegiatan: 1) Memilah, menelaah dan menilai berkas/arsipsesuai dengan nilai gunanya serta mengelompokkan sesuaijenis arsipnya. 2) Mengelompokkan arsip yang akan disimpan,dimusnahkandan diserahkansesuai denganhasilpenilaiandan mencatatdalamdaftarpertelaanarsip. c. Prosedurarsipyangakan dimusnahkan: 1) Memilahdan menelitiarsip-arsipyangsudahdapatdimusnahkan 2) Membuatdaftarpertelaanarsip/dokumen. 3) Mengajukanusulan pemusnahanarsip kepada Menteri Keuangan cq. Sekretaris Jenderal. 4) PanitiaPenilaiArsip DepartemenKeuanganmelakukanpenilaianatas usulanuniteselon I dan menyiapkan surat pimpinan Departemen Keuangan untuk meminta pertimbangan/percetujuan dari BPKTBKN/ANRI KeputusanMenteriKeuangan 5) PanitiaPenilaiArsipDepartemen Keuanganmenyiapkan dari mengenai pemusnahan arsip setelah mendapat pertimbangan/persetujuan BPK/BKN/ANRI. 6) Panitia pemusnahanmelakukanpemusnahanarsip dengan membuat berita acara pemusnahan Keputusan MenteriKeuanganarsipberdasarkan Jenderal 7) BeritaacarapemusnahandilaporkankepadaMenteriKeuangancq. Sekretraris
-23 -
BAB VI PENUTUP
Arsipdi lingkunganDirektoratJenderalAnggaranini agardigunakan 1 . PedomanPengelolaan sebagaiacuandalampengelolaanarsipdi lingkunganDirektoratJenderalAnggaran.
2. PedomanPengelolaanArsipdi lingkunganDirektoratJenderalAnggaranini diterbitkanoleh SekretariatDirektoratJenderalAnggaranuntukdijadikanacuanbagi unit-unitorganisasidi lingkunganDirektoratJenderalAnggaransesuaikebutuhanmasing-masing. yang padasetiapunit organisasidi lingkunganDirektoratJenderalAnggaran 3. PejabaUpegawai pedomanini, memerlukaninformasilebihlanjutatauakanmengajukansaranpenyempumaan : dapatmenghubungi BagianUmum SekretariatDirektoratJenderalAnggaran GedungD LantaiMdanLantai20 JalanDr.WahidinNomor1 Jakarta10710 Pesawat : intem E054
a.n. DirekturJenderalAnggaran SekretarisDitjenAnggaran,
Salinansesuaiaslinya KepalaBagianUmum,
-ttd,Djoko Hidayanto NrP060062004
SetyaHendroPumowo NtP 060034421
-24 -
IAMPIRANII ANGGARAN JENDERAL PERATURAN DIREKTUR NOMORPER.OZAG/2008TENTANGPEDOMAN OJA PENGELOLAANARSIP DI LINGKUNGAN
ALUR PENGELOLAANARSIPDIREKTORATJENDERALANGGARAN No.
Uraian
Unit Penqolah
1
UnitPengolahdi Lingkungan DJA menerima,membuat tianggapan dan meresponsurat-suratmasuk sertamenciptakan suraUdokumen
2.
SuraUdokumenyang diselesaikan Unit Pengolah beserta dokumen pendukungnyasebagai arsip aktif disimpandi Unit Pengolahselama satutahun
3.
Setelahsatutahunarsipaktifdapat berubahstatusmenjadiarsipinaktff dan di serahkanke Unit Kearsipan ll (UK ll) untuk disimpanselama satutahun
4.
Arsip inaktif yang telah berumur satu tahun diserahkan dari Unit Kearsipan 1l (UK ll) ke Unit Kearsipan | (UKl)
5.
Unit Kearsipan| (UK l) menerima dan menyimpan arsip inaktif di lingkungan Direktorat Jenderal Anggaran
6.
Unit Kearsipan I (UK l) secara bertahap melakukan penyusutan dan penyerahan arsipstatiske Unit KearcipanPusat dan ANRI sesuai denganketentuanyang berlaku
Salinansesuaiaslinya KepalaBagianUmum,
Unit KearsipanI
Unit Kearsipan tl
IY
t
a.n. DirekturJenderalAnggaran SekretarisDitjenAnggaran, _ttd,-
SetyaHendroPumorao NIP060034421
DjokoHidayanto NIP 060062004
IAMPIRAN III DTREKTUR JENDERALANGGAMN PERATURAN TENTANGPEDOMAN NOMORPER-O2/AGI2OO8 PENGELOLMN ARSIP DI LINGKUNGANDJA
JENDERALANGGARAN ALUR PENEMUAN KEMBALIARSIPDIREKTORAT
No. 1.
Uraian
Unit Keria
Unit Kearsipanl
Gudang Arsip
Unit kerja yang mengaiukan permintaan fotocopyatau peminjamanarsip inaktifmengisi dan menandatangani formulir permintaan fotocopyataupeminjaman.
2. Petugasarsip pada Unit KearsipanI (UK l) melakukanpenemuankembali arsip dan yangdimintadalam menelusur arsip/dokumen pangkalandata arsip denganmenggunakan katakunci. 3.
Berdasarkan kata kunci akan didapatkan informasi mengenai arsipldokumen yang dimintalengkapdengannomorurut kotaUdus serta arsip/dokumen lokasi rak penyimpanannya.
4.
yang Petugasarsipmengambil arsip/dokumen memfotocopy dimintadari rak penyimpanan, kepadaunit kerjayang dan menyerahkannya meminta/meminjam.
5.
Unitkerjamenerimaarsipinaktifyangdiminta.
Salinansesuaiaslinya KepalaBagianUmum,
I '-I
I.O*
I
a.n. DirekturJenderalAnggaran SekretarisDitjenAnggaran, -ttd,-
SetyaHendroPurnowo NIP 060034421
DjokoHidaYanto NrP060062004
