Perencanaan Sumberdaya Manusia untuk departemen teknologi ...

Perencanaan Sumberdaya Manusia untuk departemen teknologi informasi berdasarkan kebutuhan pengelolaan teknologi informasi Mira Musrini Putra ,M.T. , Ir. Kridanto Surendro M.Sc, Ph.D , Unit Sumberdaya Informasi Institut Teknologi Bandung Institut Teknologi Nasional Sekolah Teknik Elektro dan Teknik Informatika Institut Teknologi Bandung [email protected] , [email protected] Abstraksi Proses perencanaan SDM TI dilakukan dalam dua proses utama, yaitu pertama identifikasi kebutuhan SDM, dan kedua menentukan strategi akuisisi ketrampilan berdasarkan identifikasi kebutuhan. Pada proses pertama dilakukan tahap-tahap sebagai berikut: analisis kondisi "to be", analisisi kondisi "as is", analisis kesenjangan antara dua kondisi tersebut dan mengidentifikasikan kebutuhan sebagai hasil dari analisis kesenjangan. Identifikasi kebutuhan ini berupa kebutuhan Posisi staf, jumlah staf untuk setiap jabatan, penentuan tingkat ketrampilan untuk setiap jabatan dan status tetap atau kontrak untuk setiap Posisi jabatan. Pada proses yang kedua, berdasarkan identifikasi kebutuhan dari proses yang pertama, kemudian dikembangkan strategi akuisisi ketrampilan, yaitu suatu proses perekrutan atau usaha perusahaan untuk mendapatkan jumlah personil yang dibutuhkan dengan ketrampilan tertentu yang sesuai bagi setiap Posisi jabatan. Proses perekrutan ini didesain untuk sumber internal, yaitu SDM yang berasal dari dalam perusahaan dan sumber eksternal, yaitu SDM yang berasal dari luar perusahaan.Model dari perencanaan ini mengambil studi kasus di PT POS. Diharapkan makalah ini dapat memberikan konrtribusi kontribusi pada PT POS berupa pengetahuan dan pemahaman tentang perencanaan SDM TI melalui pendekatan pengelolaan infrastruktur TI yang efektif.

Kata Kunci : SDM TI, Sumber Daya Manusia, Pengelolaan Infrastruktur TI, Analisis "to be", Analisis "as is", Teknologi Informasi.

I. PENDAHULUAN Salah satu cara untuk memperbaiki efektifitas departemen TI adalah dengan memperbaiki kondisi ketersediaan sumberdaya manusia TI. Pada kebanyakan departemen TI sering ditemukan kondisi sumberdaya manusianya belum sesuai. Ini ditunjukkan dengan distribusi ketrampilan dan jumlah para pegawai departemen TI yang tidak sesuai dengan kebutuhan, para manajer yang belum cukup pengalaman. Hal ini disebabkan kurang tepatnya proses perencanaan dan pengelolaan sumberdaya manusia TI, yaitu kurang tepat dalam mengidentifikasi kebutuhan staf, menentukan proses perekrutan ,menentukan program pendidikan dan pelatihan, mengalokasikan sumber daya manusia (SDM) TI, menentukan kompensasi, dan sebagainya (Bechet, 2002).

Tujuan dari makalah ini adalah:

e-Indonesia Initiative 2008 (eII2008) Konferensi dan Temu Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi untuk Indonesia 21-23 Mei 2008, Jakarta

Membuat model perencanaan SDM TI yang sesuai dengan strategi bisnis, strategi Sistem Informasi / Teknologi Informasi (selanjutnya disingkat menjadi SI/TI). Merekomendasikan perencanaan SDM TI berdasarkan beban kerja pada proses pengelolaan infrastruktur yang efektif.

II. TEORI 1. Siklus hidup sumberdaya manusia

Pengelolaan sumberdaya manusia dalam suatu departemen secara umum dapat digambarkan sebagai suatu siklus yang dimulai dari fase pertama adalah menentukan kebutuhan personil. Pada fase ini ditentukan juga persentase pegawai kontrak , berdasarkan inventori sistem dan inventori infrastruktur TI. Pada fase kedua adalah melakukan suatu strategi untuk mengidentifikasi sumber-sumber kandidat yang potensial . Sumber-sumber ini dapat berasal dari sumber internal maupun eksternal. Setelah sumbersumber kandidat didapat dan dilakukan pengumuman untuk penerimaan, fase berikutnya ( fase ketiga) selanjutnya adalah melakukan proses perekrutan (wawancara dan tes). Fase keempat adalah pengelolaan pegawai . Pada fase ini berlangsung pada saat pegawai pertama diterima sampai pada tahap akan dipensiun. Pada fase ini organisasi harus mampu : mengelola integrasi pada karyawan baru , supaya karyawan baru secara cepat dapat segera berintegrasi dan melakukan induksi dengan lingkungan baru. membuat suasana organisasi sedemikian rupa sehingga pegawai yang sudah berintegrasi dapat melakukan transisinya menjadi pegawai yang lebih ahli. Fase terakhir adalah fase pensiun, fase pensiun ini untuk menjamin distribusi jumlah , ketrampilan yang sehat di departemen TI , dengan tidak mengesampingkan kesejahteraan sosial karyawannya.

2. Pengelolaan Infrastruktur Teknologi Informasi ( berdasarkan ITIL) . Tujuan dari pengelolaan pengelolaan dari infrastruktur TI ini adalah meminimalkan biaya tambahan sistem-sistem backup, database, jaringan, instalasi, pemeliharaan dan upgrade perangkat keras dan perangkat lunak, dan tetap memelihara kualitas servis dari infrastruktur TI. Proses pengelolaan infrastruktur adalah proses yang dilakukan agar infrastruktur TI dapat berfungsi dan memberikan dukungan terhadap unit-unit bisnis. Untuk dukungan terhadap unit-unit bisnis dalam aktivitas seharihari disebut sebagai service support , sedangkan dukungan yang strategis , yaitu hasil pelayanan TI dapat dirasakan dalam jangka waktu tertentu , dinamakan service delivery. Pada setiap tahapan dari pengelolaan infrastruktur ini terdapat 2 kelompok layanan yang dikelola. i. Service Delivery a. Pengelolaan Tingkat Layanan (Service Level Management - SLM). b.Pengelolaan Kapasitas (Capacity Management). c.Pengelolaan keuangan (Financial Management). d.Pengelolaan Ketersediaan (Availibility Management). e. Kontinuitas Layanan (Service Continuity). ii. Service Support Service Desk. a. Pengelolaan insiden (Incident management). b. Pengelolaan masalah ( Problem Management). c. Pengelolaan rilis ( Release management). d..Pengelolaan konfgurasi ( Configuration Management). 3. Pengelolaan Infrastruktur Teknologi Informasi ( literatur IT System Management) Terdapat 12 proses pengelolaan infrastruktur Teknologi Informasi berdasarkan literatur IT System management, yaitu : Proses Strategis _ Penerimaan produksi (Production Acceptance). _ Perencanaan kapasitas (Capacity Planning). _ Kemanan Strategis (Strategic Security). _ Pemulihan terhadap bencana (Disaster Recovery) _ Pengelolaan fasilitas (Facilities Management) Proses Taktis Ketersediaan (Availibility). _ Performance and Tunning. _ Pengelolaan perubahan (Change management). _ Pengelolaan Masalah (Problem Management.). _ Pengelolaan penyimpanan (Storage Management). _ Pengelolaan Jaringan (Network Mangement). _ Pengelolaan konfigurasi (Configuration Management). 4. Penentuan pegawai kontrak Komposisi perbandingan antara jumlah karyawan tetap dan karyawan kontrak pada sebuah departemen TI yang


kemudian dikaitkan dengan resiko pegawai dan resiko aplikasi/ resiko bisnis dapat dipetakan pada diagram seperti

pengelolaan sistem ini (misalkan sistem-sistem yang berhubungan dengan transaksi-transaksi keuangan perusahaan). Pegawai kontrak dalam tim, fungsinya membantu tim pegawai tetap jika ada perubahan atau modifikasi yang berkaitan dengan teknologi yang harus dilakukan. Pegawai kontrak disini diperlukan, karena tingkat kebutuhan ketrampilan untuk mengelola sistem ini cukup tinggi. Daerah III (resiko pegawai rendah, resiko bisnis rendah) Jika sistem jatuh pada daerah ini, berarti tidak perlu diadakan perubahan terhadap tim yang mengelola sistem tersebut. Sistem-sistem ini tidak memiliki resiko bisnis yang tinggi atau nilai strategis terhadap bisnis tidak tinggi. Demikian juga ketrampilan yang dibutuhkan untuk mengelola sistem ini relatif mudah di dapat dan sesuai dengan ketrampilan pegawai tetap. Daerah IV (resiko pegawai rendah, resiko bisnis tinggi) Sistem pada daerah ini, harus dikelola secara lebih dominan oleh pegawai tetap. Sistem ini nilai strategisnya tinggi dan dapat dikelola oleh pegawai permanen (nilai strategis tinggi dan resiko pegawai rendah). Sejumlah kecil pegawai kontrak digunakan hanya untuk membantu tim pada saat waktu-waktu puncak (peak season) dimana banyak proyek yang harus ditangani.

III. STUDIKASUS PT POS INDONESIA

Daerah I (resiko pegawai tinggi, resiko bisnis rendah atau nilai strategis rendah) Pada daerah ini staf inti untuk mengelola sistem terdiri dari jumlah kecil pegawai permanen, dengan jumlah besar pegawai kontrak. Resiko bisnis dari sistem ini rendah, sehingga saat “downtime “ dapat dikatakan resiko terhadap bisnis hampir tidak ada. Ketrampilan yang dibutuhkan untuk mengelola sistem sangat tinggi. Daerah II (resiko pegawai tinggi, resiko bisnis tinggi). Pada kuadran ini staf inti untuk mengelola sistem, berupa sekelompok besar pegawai permanen, dengan sedikit pegawai kontrak. Sistem pada kuadran ini bernilai strategis, berarti kelompok kecil dari pegawai tetap yang bisa diandalkan harus bertanggung jawab dan mengawasi

1. Strategi SI/TI PT Pos Indonesia Strategi bisnis PTPOS Indonesia adalah fokus diferensiasi . Dalam mendukung strategi diferensiasi perusahaan dan untuk mencapai keuntungan, maka SI/TI harus memiliki kemampuan sebagai berikut: _ Mampu lebih jauh mengenali kebutuhan dari konsumen . _ Mampu mengawasi persepsi dan pendapat kastamer terhadap layanan yang diberikan. _ Mampu memberikan respon yang lebih cepat dan akurat terhadap persyaratan dan kebutuhan konsumen. _ Mampu memberikan alternatif pilihan terhadapi jasa atau produk yang diberikan kepada konsumen. _ Meningkatkan penyebaran pengetahuan dalam organisasi sebagai sarana untuk melakukan inovasi. Dalam mendukung strategi fokus perusahaan dan untuk mencapai kesuksesan yang diharapkan, maka SI/TI harus memiliki kemampuan sebagai berikut: _ Mampu mengidentifikasi target pasar, mengembangkan dan memberikan informasi tentang kondisi pasar tertentu dan memberikan informasi tentang kebutuhan pasar tersebut. _ Mendesain suatu proses-proses yang spesial melalui sistem TI dengan konsumen untuk mendapat keuntungan atau penghematan dalam biaya.


_ Menghubungkan organisasi melalui sistem TI dengan proses bisnis yang melibatkan konsumen untuk memberikan pelayanan yang unik.

Setelah koordinat sumbu x dan sumbu y di tentukan, lalu digambarkan pada 4 daerah dan hasilnya dapat dilihat pada Gambar III.10.

2. Gambaran infrastruktur pt pos indonesia Gambaran infrastruktur Teknologi Informasi yang kritis. Di perusahaan PT POS Indonesia , merancang infrastruktur TI untuk mendukung strategi bisnis dan IS /IT fokus diferensiasi .Beberapa aplikasi kritis diimplementasikan diatas paltform-platform dan serverserver . Berikut ini adalah pemetaan aplikasi kritis terhadap infrastruktur : a. Aplikasi EMS ada pada server IBM X series – 220 . b.Aplikasi SDMIAK menggunakan server IBM X series – 200 , sistem operasi windows 2000, DBMS mySQL . c. Aplikasi SIAKANG menggunakan server IBM X series 200 , sistem operasi windows 2000, DBMS SQL 2000. d. Aplikasi SOPP PAM JAYA , untuk server IBM netfinity 3500, sistem operasi Windows 2000. e. Sistem informasi SDM menggunakan server Dell Power Edge 1400 SC.

Pada Gambar III.10 dicantumkan kode wilayah I,II,II, dan IV, masing-masing daerah tersebut memiliki pengertian sebagai berikut:

IV ANALISA .IV.1 Prediksi kebutuhan staf kontrak untuk departemen Teknologi Informasi di PT POS berdasarkan invetarisasi aplikasi kritis dan infrastruktur teknologi informasi. Pertama lakukan inventorisasi sistem, pada PT POS terdapat 50 sistem seperti yang tercantum dalam lampiran D, masing-masing sistem tentukan resiko aplikasi (sumbu X) dan resiko ketrampilan (sumbu Y). Resiko aplikasi (X) adalah rata-rata dari nilai berikut: Ukuran aplikasi (5= ukuran sangat besar,4 = ukuran yang besar, 3= ukuran sedang (rata-rata), 2= ukuran di bawah rata-rata,1= ukuran yang sangat kecil) Nilai bisnis, jika sistem langsung berhubungan dengan transaksi dan berpengaruh besar pada pemasukkan keuangan perusahaan maka nilainya tinggi. Skala ukuran sama dengan nomor a. Nilai kritis terhadap perusahaan, seberapa jauh proses manual dapat menggantikan sistem yang tidak berfungsi. Skala ukuran sama dengan nomor a. jumlah antarmuka dengan aplikasi-aplikasi lain. Skala ukuran sama dengan nomor(a). Resiko ketrampilan (Y) menggunakan skala sebagai berikut Antara 2 dan 3 jika kesesuaian antara tingkat kesulitan pekerjaan dengan ketrampilan yang ada 0%-34%. Antara 1 dan 2 jika kesesuaian antara tingkat kesulitan pekerjaan dengan ketrampilan yang ada34%-67%. Antara 0 dan 1 jika kesesuaian antara tingkat kesulitan pekerjaan dengan ketrampilan yang ada 67%-100%.

Gambar III.10 Pemetaan inventarisasi sistem untuk menentukan prosesntase pegawai kontrak Keterangan gambar : Daerah I (resiko pegawai tinggi, resiko bisnis rendah atau nilai strategis rendah) Daerah II (resiko pegawai tinggi, resiko bisnis tinggi). Daerah III (resiko pegawai rendah, resiko bisnis rendah) Daerah IV (resiko pegawai rendah, resiko bisnis tinggi) Tabel IV.2 Analisa pekerjaan untuk menentukan kebutuhan peran , jalur karir , kompensasi . Proses pengelolaan infrasruktur yang harus ada di PT POS adalah : Pengelolaan masalah (Problem Management =PM), yaitu suatu proses untuk mengidentifikasi, log, melacak, memecahkan dan menganalisa masalah yang berhubungan dengan pelayanan TI. Ketersediaan (Availibility =AV), yaitu Proses yang mengoptimalkan kesiapan sistem produksi, dengan mengukur, secara akurat, menganalisa dan mereduksi interupsi dari sistem-sistem produksi. Performance And Tunning (PT), yaitu Metodologi untuk memaksimalkan masukan dan meminimalkan waktu respon untuk transaksi online, transaksi batch atau aktivitas internet (monitoring). Pengelolaan Konfigurasi (Configuration Management =CF), yaitu Proses yang menjamin hubungan antara infrastruktur perangkat keras dan perangkat lunak ini terdokumentasi dengan akurat dan efisien.


Pengelolaan Penyimpanan (Storage Management = SM), yaitu proses untuk mengoptimalkan penggunaan peralatan storage untuk melindungi integritas data pada suatu media. Keamanan Strategis (Strategic Security = SS), yaitu Proses yang dirancang untuk menjaga availabilitas, integritas, dan kerahasiaan program dan data terhadap akses, modifikasi dan perusakan dari individu yang tidak berwenang (tidak memiliki hak otoritas). Pengelolaan Perubahan (Change Management =CM), yaitu proses yang mengendalikan dan mengkoordinasikan semua perubahan pada lingkungan produksi TI. Pengendalian termasuk meminta (request), memprioritaskan dan menyetujui perubahan, mengkoordinasi melibatkan proses kerja sama, penjadwalan, komunikasi dan implementasi perubahan. Penerimaan Produksi (Production Acceptance = PA), yaitu metodologi untuk menempatkan dan menyebarkan sistem –sistem aplikasi secara konsisten dan sukses kedalam lingkungan produksi (bisnis) tanpa bergantung pada jenis platform Pengelolaan jaringan (Network Management= NM), yaitu proses untuk memaksimalkan keandalan dan kegunaan komponen-komponen jaringan untuk mengoptimalkan ketersediaan dan responsivitas jaringan. Perencanaan kapasitas (Capacity Planning. = CP), yaitu memprediksikan macam, jumlah dan kapasitas dari sumberdaya yang kritis yang dibutuhkan dari suatu infrastuktur, yang sesuai dengan beban kerja yang diramalkan.

Kebutuhan peran untuk melaksanakan semua kegiatan pengelolaan infrastruktur TI adalah : 1. Manajer penglolaan infrastruktur TI, yang bertanggung jawab untuk mengawasi kerja tim operasi , terutama dalam melakukan kedua belas proses pengelolaan infrastruktur .

2. Staf kelompok helpdesk dan teknisi. 3. Staf kelompok administrasi sistem. 4. Staf kelompok administrasi jaringan. 5. Supervisor kelompok helpdesk dan teknisi. 6. Supervisor kelompok administrasi sistem. 7. Supervisor kelompok administrasi jaringan. Masing-masing kelompok dari helpdesk/teknisi , administrasi sistem dan administrasi jaringan bertanggung awab untuk melaksanakan proses ( PM,AV,PT,CF,SM,SS,CM,PA,NM.CP) untuk disetiap komponen infrastruktur : server, desktop di lingkungan user, database, platform, hardware dan software. Derajat ketrampilan helpdesk/teknisi, administrasi sistem dan administrasi jaringan dibagi menjadi 3 tingkatan , dan jalur karir, kompensasi dari ketiga peran tersebut dapat digambarkan dalam grafik berikut:

Ketersediaan sumberdaya manusia PT POS Indonesia adalah : 20 orang untuk peran helpdesk / teknisi / sistem administrasi, 10 orang dengan skill intemediate dan 10 orang dengan ketrampilan advanced, 10 orang jaringan administrasi Sumberdaya manusia departemen TI untuk PT POS Indonesia yang ideal adalah : 17 orang helpdesk, 17 orang teknisi., 17 orang administrasi sistem, 17 orang administrasi jaringan, dengan prosentasi pegawai kontrak 19%, atau 13 orang. Diharapkan dengan adanya kondisi ideal dari sumberdaya manusia ini , proses-proses dapat dijalankan dengan baik , dengan : _ Dukungan eksekutif. _ Pengembangan standard. _ Pelaksanaannya yang proaktif. Identifikasi kebutuhan pegawai sebagai selisih dari ketersediaan kondisi ideal sumberdaya manusia adalah a. Helpdesk :


6 pegawai tetap (3 yunior dan 3 senior) , 3 pegawai kontrak ( 3 senior) . b. Teknisi : 9 pegawai tetap (3 orang senior dan 6 orang intermediate) , 4 pegawai kontrak ( 4 orang senior) . c. Administrasi sistem: 3 pegawai tetap ( 3 pegawai intermediate) , 6 pegawai kontrak ( 6 orang senior). d. Admininistrasi jaringan : 8 pegawai tetap ( 4 senior dan 4 intermediate) , 2 pegawai kontrak ( 2 orang senior). jumlah pegawai kontrak 19% dari jumlah pegawai keseluruhan . V . KESIMPULAN 1.

2.

3.

4.

5.

6.

Salah satu dalam memperbaiki tingkat layanan teknologi informasi untuk unit-unit bisnis adalah dengan merencanakan dengan strategis sumberdaya manusia. Dengan mendapatkan suatu gambaran lengkap tentang kebutuhan sumberdaya manusia departemen TI Untuk memperbaiki keadaan departemen TI yang kurang efektif di PT POS ini dapat melalui perbaikan sumberdaya manusianya , langkahlangkah yang harus dilakukan adalah: Mulai mengelola tingkat layanan TI untuk kebutuhan bisnis dan secara proaktif menjaga kualitas layanan. Mengadakan pelatihan dan pengenalan terhadap framework pengelolaan infrastruktur TI misalkan ITIL, dan sebagainya. Melakukan restrukturisasi organisasi TI yang memisahkan area pengelolaan aplikasi dengan pengelolaan infrastruktur dan operasi. Dengan struktur organisasi yang demikian direktur TI tidak terlalu banyak menghabiskan waktu dan perhatian pada laporan tentang pengelolaan aplikasi dan pengelolaan infrastruktur dan operasi saja dan memiliki waktu untuk memikirkan strategi pengembangan TI jangka panjang di perusahaan, dengan melakukan komunikasi dan kerjasama dengan bisnis unit.

3.

John Baschap, John Piot (2003), TheEexecutive’s Guide to Information Technology, John Wiley and Son, New Jersey.

4.

Thomas P Bechet (2002), Strategic Staffing, American Management Asociation, New York.

5. The I.T. Governance Institut (2005) Control Objective Information Technology COBIT 4th Edition, 6.http://msdn.microsoft.com/library/default.asp?url=/librar y/enus/dnmaj/html/ aj1soa.ap, tanggal 23 Maret 2006 7. http://www.xml.com/pub/a/ws/2003/09/30/soa.html, tanggal 23 Maret 2006 8.

John Ward (2003), Strategic Planning for Information System, John Wiley and Son, New Jersey.

9.

Karin M. Darais, Kay M. Nelson (2002), Indetifying Enablers and Barriers of IT PersonalTtransition

10. Magid Igbaria, Conrad Shayo (2004), Strategies of Managing IS/IT Personel, Idea Group Publishing. 11. Rich Echiesser (2002), IT Systems Management, Prentice Hall PTR. 12. Change Management Team (2004), Desain Rencana Strategis Teknologi Informasi (ITSP), Buku III Transformasi Bisnis PT POS Indonesia. 13. Robert L. Mathis, John H. Jackson (2000), Human Resouce Management 9th Edition jilid I (terjemahan), South Western College Publishing. 14. Robert L. Mathis, John H. Jackson (2000), Human Resouce Management 9th Edition jilid II (terjemahan), South Western College Publishing, 15. Information Technology Infrastructure Library (ITIL) (2002), ICT Infrastructure Management. 16. Freddy Rangkuti (2005), Analisis SWOT Teknik Membedah Kasus Bisnis, Penerbit Gramedia Pustaka Utama, Jakarta.

VI . Daftar Pustaka 1.

Robert D Galiers, Dorohty (2003), Strategic information Management, 3th Edition, ButterworthHeinemann,London England.

2.

Terresa Torres-Coronas ,Mario Arias-Oliva (2003), Managing E-Human Resource, Idea Group Publishing, London.


