Petunjuk Teknis Pengelolaan Keuangan LKM Sekret - P2KP

PETUNJUK TEKNIS PENGELOLAAN KEUANGAN LKM - SEKRETARIAT

ROGRAM NASIONAL PEMBERDAYAAN MASYARAKAT (PNPM) MANDIRI - PERKOTAAN

Diterbitkan Oleh: Direktorat Jenderal Cipta Karya - Kementerian Pekerjaan Umum

PEDOMAN TEKNIS Pengelolaan Keuangan LKM‐Sekretariat i

ii

PETUNJUK TEKNIS Pengelolaan Keuangan LKM‐Sekretariat

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI |i BAB I | PENGELOLAAN KEUANGAN LEMBAGA KESWADAYAAN MASYARAKAT (LKM) 1.1. Pengantar | 2 1.2. Tujuan | 2 1.3 Peran dan Fungsi LKM | 2 1.4 Kebijakan‐Kebijakan Pengelolaan Keuangan | 4 1.5 Sistem Pembukuan LKM | 7 1.6 Penyusunan Anggaran | 8 1.7 Pelaporan dan Pemantauan | 9 1.8 Pelaporan Keuangan : Periode | 10

BAB II | PENCATATAN DAN PELAPORAN OLEH SEKRETARIAT LKM 2.1. Pengantar | 14

BAB III | PENGELOLAAN KEUANGAN KEGIATAN PLPBK 3.1. Pengantar | 56 3.2. Tujuan | 56 3.3. Peran dan Fungsi LKM | 56 3.4 Kebijakan‐Kebijakan Pengelolaan Keuangan | 57 3.5 Sistem Pembukuan PLPBK | 58 3.6 Pelaporan dan Pemantauan | 58


i

BAB IV | PENCATATAN PELAPORAN KEGAIATAN PLPBK 4.1.

Pengantar | 60

BAB V | PENGELOLAAN KEUANGAN KEGIATAN PELATIHAN MASYARAKAT 5.1 Kebijakan‐Kebijakan Pengelolaan Dana Fixed Costs | 68 5.2 Prosedur Pengelolaan Fixed Costs | 68 5.3 Sistem Pembukuan Dana Fixed Costs | 72

BAB VI | PENCATATAN PELAPORAN KEGIATAN MASYARAKAT ( FIXED COST) 6.1 Pengantar | 74

ii


BAB I PENGELOLAAN KEUANGAN LEMBAGA KESWADAYAAN MASYARAKAT (LKM)

PETUNJUK TEKNIS Lembaga Keswadayaan Masyarakat (LKM) 1

1.1

PENGANTAR

Penerapan seluruh kebijakan pengelolaan keuangan dalam lembaga menjadi bagian yang penting dalam menentukan kesuksesan mencapai tujuan organisasi. Petunjuk teknis pengelolaan keuangan untuk LKM ini memuat sejumlah aturan main dasar yang mengacu pada Pedoman Teknis Pengelolaan Keuangan. Meskipun demikian, dalam penerapannya diperlukan tambahan kebijakan yang disesuaikan dengan kondisi LKM. Secara runut penyajian dipisah menjadi dua bagian. Bagian pertama pembahasan umum yang meliputi; pengantar, tujuan, peran dan fungsi LKM, kebijakan‐kebijakan utama tentang pengelolaan keuangan, sistem pembukuan, penyusunan anggaran, pelaporan dan pematauan, dan pelaporan keuangan (periode). Bagian dua memuat formulir‐formulir yang digunakan untuk pencatatan dan pelaporan keuangan, dan cara pengisian formulir. Dengan adanya petunjukan teknis ini diharapkan pelaksanaan pengelolaan di level LKM memenuhi standar yang berlaku umum. Seluruh kegiatan pengelolaan keuangan terorganisasi sedemikian rupa sehingga dapat membantu proses pengambilan keputusan dan merealisasikan visi dan misi lembaga.

1.2

TUJUAN a. Anggota LKM mampu menunjukkan kepada pendana dan penerima manfaat bahwa aset organisasi terlindungi, karena adanya proses pengecekan dan pengendalian dalam pengelolaannya. b. Lembaga dan nama baik lembaga terlidungi dari kegiatan kesalahan pengelolaan keuangan yang dilakukan oleh anggota LKM, maupun unit operasionalnya (sekretariat dan UP‐UP) c. Melindungi kepentingan masyarakat, unit operasional, dan anggota LKM. d. Menjaga hubungan baik antara anggota LKM, Sekretariat dan UP‐UPnya dalam pengelolaan keuangan dan adanya penetapan peran dan tanggung jawab yang jelas. e. Adanya pemisahan tanggung jawab yang jelas dan tegas dalam proses persetujuan dan pengeluaran keuangan f. Keputusan keuangan didukung dengan pertimbangan yang cukup sebelum diputuskan g. Sesuai dengan standar, aturan, dan ketentuan yang berlaku umum.

1.3

PERAN DAN FUNGSI LKM

Prinsip dasar yang sangat penting dalam pengelolaan keuangan adalah adanya kejelasan peran dan pemisahan tanggung jawab secara jelas dan tegas. Sehingga, setiap transaksi keuangan harus disiapkan oleh seseorang dan dilihat kembali oleh orang lain. Prinsip ini harus diterapkan, tidak tergantung pada jumlah sedikit atau banyaknya anggota LKM. Pada akhirnya tanggung jawab utama dalam pengelolaan keuangan berada di anggota LKM. Karena, anggota LKM berfungsi untuk menjamin bahwa semua aset dan keuangan LKM telah dikelola secara tepat. Disamping itu, menjamin bahwa Sekretariat dan UP‐UP sepenuhnya bertanggung jawab. Prinsip dasar ini harus sudah dimuat dalam klausul Anggaran Dasar (AD) LKM.

2


a. Lembaga Keswadayaan Masyarakat (d.h. BKM) Peran Kunci LKM 1. LKM menjamin bahwa seluruh aset lembaga digunakan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan dan dipertanggungjawabkan kepada masyarakat sebagai penerima manfaat. 2. LKM menjamin bahwa catatan dan buku akuntasi digunakan dengan tepat, laporan dan catatan bulanan dan tahunan disajikan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 3. LKM dan semua unit operasionalnya menjamin bahwa sistem dan prosedur keuangan lembaga selalu ditaati, dan melaporkan segera setiap terjadi perbedaan atau penyimpangan. Kasus yang terjadi di level unit pengelola dilaporkan ke manajer UP kemudian diteruskan ke level LKM. Kasus di level anggota LKM dilaporkan ke Rapat LKM.

Fungsi Koordinator LKM 

Mengamati dan memantau ketaatan seluruh pelaksana prosedur keuangan yang ditetapkan dalam dokumen kebijakan BKM



Memberi saran dan dukungan kepada Sekretariat, UP‐UP dan LKM mengenai masalah‐ masalah manajemen keuangan



Menyajikan atau memberikan gambaran masalah‐masalah yang berkaitan dengan manajemen keuangan LKM



Bertanggung jawab atas auditor yang ditunjuk dan menyajikan laporan akuntansi tahunan yang teraudit pada saat Rembug Pertanggungjawaban Tahunan (RPJT)

Fungsi Anggota LKM 

Menyetujui dan menetapkan sistem, prosedur, dan manajemen keuangan



Menyetujui dan menetapkan rencana anggaran biaya (RAB) tahunan



Memantau penerimaan dan pengeluaran keuangan



Menyetujui semua honorarium/insentif, pos‐pos baru, dan perjanjijan‐perjanjian yang telah disepakati.



Melakukan otorisasi dan menandatangani semua rekening bank

b. Fungsi Sekretariat 

Mencatat semua penerimaan dan memastikan pengamanannya sampai dengan disetor ke bank



Memelihara catatan semua aset selalu terbaharui dan melakukan pengecekan secara rutin untuk memastikan pengamanannya



Menyiapkan dokumen pengeluaran (bukti kas keluar) untuk diotorisasi oleh koordinator atau anggota LKM yang ditetapkan



Mengelola dana opeasional tunai, bertanggung jawab atas penghitungan dan pengecekannya apabila diperlukan.



menyiapkan catatan semua kegiatan dan pengelolaan keuangan di LKM.


3

c. Fungsi Unit Pengelola (UP) 

Fungsi UP adalah menjamin bahwa semua sistem keuangan dan prosedur‐prosedur khusus dalam kebijakan LKM ditaati dan dijalankan. Pada saat ditemukan/diketahui pelanggaran, segera melaporkan hal tersebut kepada Koordinator atau anggota LKM yang ditunjuk, dan LKM segera mengambil tindakan disiplin terhadap pihak yang diketahui melakukan pelanggaran.



Manajer UP, terutama UPK dimungkinkan untuk melimpahkan kepercayaannya kepada petugas administrasi (pembuku) untuk menjamin terlaksananya operasional keuangan UPK setiap hari.

1.4

KEBIJAKAN‐KEBIJAKAN PENGELOLAAN KEUANGAN

a. Pengamanan Rekening Bank Meskipun banyak lembaga masyarakat yang tidak memiliki rekening bank ketika memulai kegiatannya, namun sangat penting untuk memastikan bahwa rekening bank dibuka pada kesempatan yang paling awal (dimana hal itu memungkinkan). Seberapapun besarnya transaksi keuangan lembaga, hal yang realistis dan mudah dikendalikan adalah menangani transaksi tersebut melalui rekening bank, bukan transaksi kas (tunai). Karena, sangat jauh lebih mudah untuk memantau transaksi bank dari pada transaksi tunai, disamping bank merupakan tempat yang paling aman untuk menyimpan dana.

1) Aturan Pengamanan Rekening Bank a)

b) c) d) e) f)

g)

Jumlah minimal transaksi bank adalah lebih atau sama dengan Rp.5.000.000,‐ Pengaturan ini harus diinformasikan dengan pihak bank untuk menetapkan jumlah pembayaran yang melebihi batasan minimal sebelum rekening bank dibuka. Transfer bank hanya dilakukan dengan bukti kas keluar yang sudah ditandatangani oleh BKM dan disertai Berita Acara persetujuan pemanfaatan. Semua dokumen bank, seperti contoh tanda tangan dari penandatangan rekening bank disimpan dalam file yang aman bersama dengan catatan keuangan lainnya. Memastikan bahwa rekening bank BKM/LKM menggunakan nama organisasi bukan nama pribadi Pembukaan rekening bank BKM/LKM harus ditandatangani oleh tiga orang anggota LKM. Rekening bank untuk UPK harus ditandangani oleh dua orang anggota LKM dan satu orang UPK (Manajer). Jika rekening tersebut dianggap perlu dengan pertimbangan UPK telah mampu mengelola sendiri dan sudah diatur dalam AD/ART. Setiap ada penyetoran (deposit) ke dalam rekening bank harus diotorisasi oleh Koordinator LKM.

4


2) Penandatanganan Penarikan Dana dari Rekening Bank a) Setiap penarikan dana dari rekening bank harus ditandatangani oleh tiga nama penandatangan yang didasarkan pada hasil rapat dan didukung atau dilampiri Berita Acara (BA) hasil rapat. b) Penarikan atau transfer dana lebih dari Rp.5.000.000,‐ harus diketahui oleh Kordinator LKM.

b. Prosedur Penandatangan Pengeluaran Dana dari LKM 1) Semua pembayaran dengan Bukti Kas Keluar (BKK) harus dirangkum per kuartal dan dilakukan inspeksi oleh Koordinator LKM. 2) BKK ditandatangani oleh penerima, penyetuju, dan pembuku. 3) Semua pengeluaran BKK dicatat dalam sistem pembukuan yang berlaku dan dilakukan uji silang dengan daftar pengeluaran (bukti kas keluar), sifat atau jenis pembayarannya harus teridentifikasi secara jelas. 4) Semua lembar copy BKK harus diselesaikan pada saat pembayaran dan disimpan sesuai dengan aturan penyimpanan (diodner dan urut tanggal transaksi). 5) Tidak ada BKK yang ditandatangani tanpa adanya dokumen pendukung yang membuktikan jenis dan sifat pembayaran. 6) Blanko BKK yang masih kosong tidak diperkenankan ditandatangani. 7) Anggota LKM yang ditunjuk menjadi penandatangan BKK harus anggota BKM yang tercantum dalam Akta Notaris. LKM membuat aturan yang terkait dengan tanggung jawab penandatanganan selama yang bersangkutan diberi tanggung jawab sebagai penandatangan.

Catatan Penting: Pertimbangkan secara jelas masalah‐masalah praktis pada saat pertemuan (rapat rutin) untuk membahas persyaratan minimal penandatanganan BKK atau bukti penarikan dana dari bank (specimen Bank), seperti lokasi tempat tinggal orang‐orang yang akan dilibatkan dalam penandatanganan BKK. Namun, jika kondisinya memungkinkan diharapkan secara rutin hadir maka sudah seharusnyalah BKK atau bukti penarikan dana dari bank dalam jumlah besar tersebut ditandatangani oleh Koordinator BKM, dan setiap kali selesai rapat LKM disusun rencana atau jadwal kegiatan (penandatanganan) untuk waktu yang akan datang.

c. Kebijakan Kas LKM harus memutuskan mengenai jumlah maksimal dana kas yang harus ada pada rentang waktu tertentu. Koordinator LKM bertanggung jawab untuk memastikan bahwa aturan main pengelolaan dana kas ditaati. Kisaran besarnya dana kas biasanya ditentukan untuk operasional dalam jangka waktu satu minggu.


5

1) Pedoman Pengelolaan Kas a) b) c)

Jumlah dana (saldo) kas ditetapkan tidak lebih dari Rp. 1.500.000,‐ dalam 2x24 jam, yang disimpan di cash box terkunci. Kas dikelola oleh Sekretariat (nama orang yang harus tidak menandatangai BKK atau spesimen bank) Semua transaksi kas harus menggunakan BKK atau BKM (Bukti Kas Masuk) dan disetujui oleh anggota LKM

2) Pedoman Pengelolaan kas kecil (operasional) a) b) c) d) e)

f) g)

Dana kas kecil (operasional) dibentuk dari dana kas yang ada dan diperuntukkan transaksi‐transaksi operasional (selain insentif). Jumlah dana kas kecil/operasional maksimal Rp. 100.000,‐ Semua pembayaran kas yang dilakukan dari dana kas kecil, tidak langsung menerima penggantian uang Semua klaim dana kas kecil harus didukung dengan bukti dokumen pendukung, dan diotorisasi oleh selain yang melakukan klaim Kebutuhan pengisian kembali kas kecil harus dibuat oleh orang yang bertanggungjawab terhadap kas kecil, menunjukkan bahwa pengeluaran‐ pengeluaran telah mencapai pada tingkat dimana dibutuhkan untuk dilakukan pengisian kembali senilai yang ditetapkan. Selain dengan kas kecil, pembayaran atas barang atau jasa senilai atau lebih dari Rp. 100.000,‐ harus dilakukan dengan menggunakan persetujuan LKM. Saldo dana kas kecil disimpan di sekretariat dan dimonitor secara periodik oleh anggota LKM.

3) Inspeksi mendadak Kas (Surprise Cash Count) Untuk memastikan bahwa dana kas dikelola dengan baik, cara pengendalian yang baik bagi LKM adalah dengan melakukan inspeksi mendadak secara periodik. Koordinator LKM, harus melakukan cara pengendalian ini dari waktu ke waktu. Kegiatan ini dapat dilakukan dengan menggunakan form inspeksi Kas (Form Kas Opname) lihat Lampiran‐1, demikian juga untuk penghitungan tiap akhir bulan. Siapapun yang melakukan penghitungan hendaknya menanyakan saldo kas saat ini sesuai buku kas kepada penanggungjawab keuangan, selanjutnya mencatatnya di bagian atas form. Lakukan penghitungan phisik semua dana kas yang tersimpan di tempat penyimpan (cash box) dan catatlah semua pecahan uang kertas dan logam (coins) besarta jumlahnya ke dalam form. Jika saldo di buku kas tidak sesuai dengan hasil penghitungan, maka catatlah alasan‐alasan yang menyebabkan ketidakseimbangan tersebut pada form.

6


d. Honor/Insentif Tenaga Unit Operasional Komponen paling penting (signifikan) atas pengeluaran setiap bulan kemungkinan besar untuk honorarium/insentif tenaga unit operasional. Oleh sebab itu, penting sekali transaksi ini dikelola dengan hati‐hati disesuaikan dengan prosedur praktik terbaik yang dimengerti oleh semua pihak.

Pengelolaan Honorarium/Insentif (Sekretariat & UP‐UP) a)

b)

c)

d) e) f)

Catatan mengenai seluruh Sekretariat dan UP‐UP harus disimpan secara terpisah dari catatan pembayarannya dan pengecekan silang kedua catatan dari waktu ke waktu dilakukan oleh LKM untuk memastikan bahwa tidak ada data Sekretariat dan UP‐UP yang ’fiktif’ Besarnya honorarium/insentif ditetapkan oleh LKM. Setiap perubahan honorarium/insentif harus disetujui oleh LKM, termasuk kenaikan honorarium/ insentif tahunan di setiap awal tahun keuangan baru Jika memungkinkan pembayaran semua honorarium/insentif dilakukan melalui transfer bank. Tidak ada persekot honorarium/ insentif atau pinjaman lain yang dilakukan tanpa persetujuan khusus dari LKM. Pembayaran honorarium/insentif secara tunai mungkin diperlukan untuk beberapa lokasi, dan harus ditandatangani oleh penerima. Harus disiapkan daftar honorarium/insentif setiap bulan untuk menunjukkan berapa besar honorarium/insentif yang telah dihitung dan harus dibayar. Nilai honorarium/insentif bersih yang tercantum dalam daftar harus sesuai dengan jumlah uang yang diterimakan, sebagaimana yang ditunjukkan dalam buku kas atau buku bank.

g) Setiap potongan atas honorarium/insentif dicatat pada daftar honorarium/insentif, termasuk pembayaran persekot honorarium/insentif yang dibayarkan selama bulan tersebut. Jumlah tersebut selanjutnya dikurangkan ketika penghitungan honorarium/insentif bersih.

1.5

SISTEM PEMBUKUAN LKM

Sistem pencatatan yang digunakan mengacu pada ketentuan umum dalam Pedoman Teknis Pengelolaan Keuangan, yaitu sistem pembukuan berpasangan dengan cash dan accrual basis. Pembukuan berpasangan merupakan cara pencatatan yang lebih memungkinkan untuk mencatat penerimaan dan pengeluaran dengan mencatat di kedua akun tersebut. Sistem ini memudahkan untuk melakukan pengecekan seberapa besar perbedaannya jika dibandingkan dengan anggrannya masing‐masing. Sistem pembukuan LKM disusun sedemikian rupa, lengkap dengan dokumen dan aturan main pelaksanaannya. Dokumen‐dokumen bukti dan buku catatan, serta cara pengisiannya secara lengkap disajikan di Bagian‐2, PENCATATAN DAN PELAPORAN Oleh SEKRETARIAT LKM.


7

1.6

PENYUSUNAN ANGGARAN

Anggaran tahunan LKM disusun berdasarkan rencana tahunan (Renta) LKM yang sesuai dengan PJM Pronangkis. Disamping itu, LKM harus menyusun rencana anggaran biaya operasional. Setiap tahun akuntansi, LKM dibantu oleh Sekretariat dan UP‐UP harus menyusun anggaran yang tepat dan realistik dalam menaksir penerimaan dan pengeluaran lembaga dan disampaikan pada Rapat LKM. Beberapa kegiatan penyusunan anggaran dapat didelegasikan, tetapi persetujuan akhir dan otorisasinya menjadi kewenangan LKM.

Catatan Penting: Bagi banyak lembaga, penyusunan draft anggaran tahunan pertama kali akan memunculkan celah (selisih) yang cukup tinggi (signifikan) antara pengeluaran yang direncanakan dengan penerimaan (pendapatan) yang diketahui atau diharapkan akan diperoleh (sebagai antisipasi). Hal penting yang perlu diketahui, pada penyusunan draft anggaran untuk kedua kalinya perbedaan antara pengeluaran dan penerimaan (pendapatan) hendaknya memiliki nilai nol (zero) atau yang disebut ‘zero budgeting’. Bentuk zero budgeting ini dimungkinkan dengan prinsip penghematan dalam melaksanakan pekerjaan, mungkin juga dengan mengeluarkan item‐item pengeluaran yang kurang penting dari anggaran, disamping adanya jaminan tambahan penerimaan (pendapatan). Jika penerimaan (pendapatan) lembaga kurang atau tidak aman, maka langkah terbaik yang harus diambil adalah dengan melakukan review dan up‐date anggaran tiap‐tiap kuartal, dengan persetujuan LKM, dan mulai saat itu semua penerimaan (pendapatan) dan pengeluaran baru harus dapat dipertemukan. Perbedaan yang terjadi antara penerimaan (pendapatan) dan pengeluaran harus selalu ditarik mundur ke titik zero (nol). Perhatikan dengan benar tips penyusunan anggaran di Lampiran‐2.

Proses Penyusunan Anggaran 1)

2)

Pendifinisian parameter, meliputi periode waktu anggaran yang digunakan (apakah misalnya, 1 April‐31 Maret atau 1 Januari‐31 Desember), dan apa mata uang yang digunakan (Rupiah atau yang lain). Identifikasi semua jenis pengeluaran langsung, tidak langsung, dan sumber penerimaan (pendapatan) anggaran (tetapi belum sampai pada berapa jumlahnya). Selanjutnya kelompokkanlah ke dalam katagori dan subkatagori, misalnya sebagai berikut: 

Pengeluaran langsung (Honorarium/insentif tenaga operasional, biaya‐biaya kegiatan yang dikerjakan oleh KSM, dan alokasi dana untuk modal atau tambahan modal kegiatan pinjaman bergulir)



Pengeluaran tidak langsung (Biaya transport, biaya kesekretariatan, dan lain‐lain)



Penerimaan atau Pendapatan (semua sumber penerimaan –baik dari BLM atau pemda setempat, donasi, pihak peduli, dan penerimaan dari pembagian sisa pendapatan UPK)

8


3) 4)

Berilah Kode tiap‐tiap item pengelompokan pada tahap‐2 di atas. Gunakanlah kode yang mudah dimengerti oleh semua pihak yang terlibat dalam penyusunan anggaran. Pindahkan (Transfer) item‐item tersebut ke dalam struktur kertas kerja anggaran, lihat lampiran‐3. Pastikan dalam struktur tersebut meliputi hal‐hal berikut: 



Pengeluaran meliputi seluruh jenis pengeluaran anggaran, yaitu: 

Kode dan item Pengeluaran langsung



Kode dan Item Pengeluaran tidak langsung



Baris total pengeluaran

Penerimaan (Pendapatan) 

5)

1.7

Item penerimaan (pendapatan)

 Baris total penerimaan (pendapatan) Memperjelas gambaran pembiayaan melalui konsolidasi 

Penetapan pembiayaan tiap‐tiap item berdasarkan analisis dan estimasi anggaran



Penghitungan jumlah nilai tiap kolom baik ke samping dan ke bawah untuk semua item pengeluaran



Memindahkan gambaran perolehan penerimaan (pendapatan) pada kertas kerja anggaran



Menghitung tingkat surplus atau defisit anggaran. Lakukanlah analisis terhadap hasilnya.

PELAPORAN DAN PEMANTAUAN

Salah satu faktor kunci sukses dan keberlanjutan LKM adalah adanya sistem pelaporan keuangan dan monitoring yang kuat. Tanpa hal tersebut sulit untuk diketahui bagaimana seluruh posisi keuangan organisasi, atau bagaimana sumberdaya digunakan. Oleh sebab itu, kebanyakan stakeholder menjadikan sistem ini sebagai prasyarat. LKM kemungkinan akan mengalami kegagalan mendapatkan pendanaan, jika tidak memenuhi persyaratan sistem monitoring dan pelaporan keuangan yang disyaratkan.

Laporan Pengelolaan Dana Bulanan Standar terbaik yang minimal adalah Sekretariat LKM harus menghasilkan laporan pengelolaan keuangan bulanan bagi LKM, yang menjelaskan secara rinci perubahan keuangan dalam satu periode bulanan.

1)

Rekonsiliasi Kas

Saldo buku kas periode berjalan harus tepat sesuai dengan jumlah tunai dalam kotak kas kecil. Saldo ini harus dicek dengan melakukan penghitungan uang tunai pada akhir bulan dengan mengisi Form Kas Opname. Setiap perbedaan yang terjadi harus dijelaskan, dan selanjutnya dilakukan penyesuaian (Lihat Inspeksi Mendadak Kas).

2)

Monitoring Pengeluaran terhadap Anggaran

Laporan ini disajikan minimal per kuartal untuk LKM dan harus dikompilasi untuk memantau pengeluaran terhadap anggaran. Hal terpenting yang harus diperhatikan:


9

a)

Lakukan pengecekan secara kumulatif terhadap jumlah pengeluaran yang dialokasikan dalam anggaran terhadap setiap katagori atau sub‐katagori pengeluaran. b) Analisis apakah ada selisih antara pengeluaran sesungguhnya dengan yang dianggarkan. c) Berapa besar persentase selisih tersebut. Meskipun semua pencatatan yang dilakukan berkaitan dengan program yang dijalankan LKM tercakup dalam satu sistem akuntansi, adalah merupakan keharusan dan kewajiban bagi LKM untuk membagi informasi tersebut kepada penerima manfaat langsung. Informasi dimaksud minimal berupa laporan keuangan yang dipasang di lima titik strategis.

3)

Pengauditan laporan keuangan

Elemen yang sangat penting dalam pelaporan keuangan adalah pengauditan. Di samping pemeriksaan eksternal yang harus dilakukan oleh auditor independen setiap tahun, LKM hendaknya memiliki sistem pemeriksaan internal yang setidaknya telah dilakukan secara rutin pada dua tahun terakhir (sebagaimana yang dilakukan pada siklus review partisipatif: review keuangan). Personal yang ditugasi untuk melakukan pemeriksaan internal haruslah yang mengenal kelembagaan LKM, tetapi independen terhadap kegiatan administrasi dan keuangan.

Catatan Penting: Untuk melakukan pemeriksaan internal, pemeriksa harus mengetahui seluruh isi kebijakan keuangan. Setiap kesalahan yang ditemukan harus dijelaskan secara jelas dan bersama dengan itu disertakan pula rekomendasi untuk tindakan koreksi. Pemeriksaan internal yang dilakukan pertama kali (oleh Tim Review Keuangan) dapat memakan waktu yang cukup lama, namun untuk selanjutnya mungkin hanya memerlukan beberapa hari saja. Ketika pemeriksa internal selesai melakukan pemeriksaan, maka tim review harus meyajikan laporan atas temuannya kepada LKM disertai daftar rekomendasinya. Dengan dibantu oleh LKM, sekretaris dan UP‐UP bertanggung jawab penuh untuk menjamin bahwa rekomendasi tersebut diimplementasikan.

1.8

PELAPORAN KEUANGAN: PERIODE

LKM menyajikan laporan keuangan dalam beberapa penyajian. Meliputi laporan khusus dan laporan periodik.

10


a. Laporan‐laporan Periodik 1) Bulanan 

Rekonsiliasi Kas. BKM harus mengotorisasi saldo kas kecil



BKM harus melakukan sidak (pemeriksaan mendadak) penghitungan kas



Sekretariat harus menyajikan laporan keuangan (laporan pemasukan dan pengeluaran dana BKM) 2) Tahunan 

Setiap akhir tahun akuntansi(buku), Sekretariat dengan berdasar pada pedoman auditor, harus menyajikan laporan untuk periode tahun yang bersangkutan. Laporan ini akan dijadikan dasar pertimbangan oleh BKM sebelum dimulainya audit tahunan.



Sekretariat, UP‐UP dan BKM akan berpartisipasi dalam setiap diskusi dengan auditor mengenai draft pembukuan yang diaudit.



Hasil dari auditor dijadikan bahan masukan oleh BKM dalam rangka pelaksanaan RPJT.

b. Laporan‐laporan Khusus 

Laporan kuartalan yang merupakan perbandingan anggaran dan realisasinya untuk periode kuartal yang sebelumnya dan perbandingan pengeluaran dengan kuartal yang sama pada tahun sebelumnya, jika tersedia.



Catatan atas laporan perbandingan pengeluaran sesungguhnya dengan anggaran untuk kuartal sebelumnya. Catatan yang dimaksud dengan menjelaskan semua selisih yang signifikan


11

12


BAB II

PENCATATAN DAN PELAPORAN OLEH SEKRETARIAT LKM


13

PENCATATAN DAN PELAPORAN Oleh SEKRETARIAT LKM

2.1 PENGANTAR Bagian ini menyajikan secara rinci seluruh aspek pencatatan dan pelaporan yang menjadi tangung jawab Sekretariat LKM. Urut‐urutan penyajian dimulai dengan pengantar, formulir‐ formulir yang digunakan, dan cara pengisian formulir beserta contoh singkat penggunaan formulir tersebut. Formulir dibedakan menjadi tiga bagian yaitu: bukti transaksi (Model A, B dan C), buku‐buku pencatatan (S1‐ S9), dan form laporan (LS‐01). Bukti transaksi yang digunakan untuk merekam transaksi kas dan non kas meliputi; Bukti Kas Masuk (BKM), Bukti Kas Keluar (BKK), dan Bukti Pemindahbukuan (BP). Selanjutnya formulir buku‐buku catatan meliputi; Buku Bank (S1), Buku Kas (S2), Buku Lingkungan (S3), Buku Sosial (S4), Buku Ekonomi Bergulir (S5), Buku Biaya Operasional (S6), dan Buku Inventaris (S7). Formulir Laporan bulanan (LS‐01). Cara pengisian formulir dan contoh singkat penggunaannya disajikan secara terpisah dibagian akhir bagian‐2. Hal ini dimaksudkan untuk memudahkan Sekretariat LKM dalam menggunakan seluruh formulir sesuai kebutuhannya.

14


IDENTITAS LKM

Nama LKM

:

.....................................................................................

Terbentuk (Tgl/Bulan/Tahun)

:

.....................................................................................

Notaris

:

.....................................................................................

Alamat kantor Sekretariat LKM

:

.....................................................................................

No Telp

:

.....................................................................................

Kelurahan

:

.....................................................................................

Kecamatan

:

.....................................................................................

Kota/ Kabupaten

:

.....................................................................................

Propinsi

:

.....................................................................................

Jumlah Anggota LKM

:

............ orang

Laki-laki

:

............ orang

Perempuan

:

............ orang

Nama Koordinator LKM

:

.....................................................................................

Alamat Rumah

:

.....................................................................................

No Telp/ Hp

:

.....................................................................................

Nama Sekretariat LKM

:

.....................................................................................

Alamat Rumah

:

.....................................................................................

No Telp/ Hp

:

.....................................................................................


15

INFORMASI BANTUAN LANGSUNG MASYARAKAT (BLM) PNPM MP (P2KP) Mulai Tahun 1999 sd Sekarang 1. Pagu BLM Pertama

:

Rp ..........................

2. No Rekening LKM (1)

:

...............................

Bank ....................

Status (Aktif/Tidak)

No Rekening LKM (2)

:

...............................

Bank ....................


No Rekening LKM (3)

:

...............................

Bank ....................


:

(............%)

a. Tanggal pencairan

:

...............................

b. Jumlah yang dicairkan oleh KPPN c. Digunakan untuk:

:

3. Pencairan Tahap I



Kegiatan Lingkungan

:

Rp ..........................



Kegiatan Sosial

:

Rp ..........................



Kegiatan Ekonomi

:

Rp ..........................



BOP

:

Rp ..........................

4. Pencairan Tahap II

(............%)


:


:

Kegiatan Lingkungan

:

Rp ..........................



Kegiatan Sosial

:

Rp ..........................



Kegiatan Ekonomi

:

Rp ..........................



BOP

:

Rp .......................... (............%)


:


:

Rp .........................



Kegiatan Lingkungan

:

Rp ..........................



Kegiatan Sosial

:

Rp ..........................



Kegiatan Ekonomi

:

Rp ..........................



BOP

:

Rp ..........................

Jumlah Pencairan BLM Tahap I, II, III

Rp .........................



5. Pencairan Tahap III

16

Rp .........................

:


Rp .........................

INFORMASI BANTUAN LANGSUNG MASYARAKAT (BLM) PNPM MP (P2KP) Mulai Tahun 1999 sd Sekarang

1. Pagu BLM Kedua

:

Rp ..........................


:

...............................

Bank ....................


No Rekening LKM (2)

:

...............................

Bank ....................


No Rekening LKM (3)

:

...............................

Bank ....................


:

(............%)


:

...............................


:


Rp .........................



Kegiatan Lingkungan

:

Rp ..........................



Kegiatan Sosial

:

Rp ..........................



Kegiatan Ekonomi

:

Rp ..........................



BOP

:

Rp ..........................


(............%)


:


:

Rp .........................



Kegiatan Lingkungan

:

Rp ..........................



Kegiatan Sosial

:

Rp ..........................



Kegiatan Ekonomi

:

Rp ..........................



BOP

:

Rp ..........................


(............%)


:


:

Rp .........................



Kegiatan Lingkungan

:

Rp ..........................



Kegiatan Sosial

:

Rp ..........................



Kegiatan Ekonomi

:

Rp ..........................



BOP

:

Rp ..........................

Jumlah Pencairan Tahap I, II, III

BLM

:

Rp .........................


17


1. Pagu BLM Ketiga

:

Rp ..........................


:

...............................

Bank ....................


No Rekening LKM (2)

:

...............................

Bank ....................


No Rekening LKM (3)

:

...............................

Bank ....................


:

(............%)


:

...............................


:




Kegiatan Lingkungan

:

Rp ..........................



Kegiatan Sosial

:

Rp ..........................



Kegiatan Ekonomi

:

Rp ..........................



BOP

:

Rp ..........................


(............%)


:


:

Kegiatan Lingkungan

:

Rp ..........................



Kegiatan Sosial

:

Rp ..........................



Kegiatan Ekonomi

:

Rp ..........................



BOP

:

Rp .......................... (............%)


:


:

Rp .........................



Kegiatan Lingkungan

:

Rp ..........................



Kegiatan Sosial

:

Rp ..........................



Kegiatan Ekonomi

:

Rp ..........................



BOP

:

Rp ..........................


Rp .........................




18

Rp .........................

BLM

:


Rp .........................


1. Pagu BLM Keempat

:

Rp ..........................


:

...............................

Bank ....................


No Rekening LKM (2)

:

...............................

Bank ....................


No Rekening LKM (3)

:

...............................

Bank ....................


:

(............%)


:

...............................


:


Rp .........................



Kegiatan Lingkungan

:

Rp ..........................



Kegiatan Sosial

:

Rp ..........................



Kegiatan Ekonomi

:

Rp ..........................



BOP

:

Rp ..........................


(............%)


:


:

Rp .........................



Kegiatan Lingkungan

:

Rp ..........................



Kegiatan Sosial

:

Rp ..........................



Kegiatan Ekonomi

:

Rp ..........................



BOP

:

Rp ..........................


(............%)


:


:

Rp .........................



Kegiatan Lingkungan

:

Rp ..........................



Kegiatan Sosial

:

Rp ..........................



Kegiatan Ekonomi

:

Rp ..........................



BOP

:

Rp ..........................


BLM

:

Rp .........................


19

FLOW CHART PEMBUKUAN SEKRETARIAT LKM

Transaksi

Bukti Pemindahbukuan

Buku Bank

Bukti Kas Masuk

Buku Kas

Buku Lingkungan

Buku Sosial

Bukti Kas Keluar

Buku Ekonomi Bergulir

Buku BOP

Buku Inventaris Laporan Pemasukan dan Pengeluaran LKM

20


Nama LKM Kelurahan/Desa Kecamatan Kota/ Kabupaten

:……………………….. :...…………………….. :...…………………….. :..........................

Model: IA-L1

No. Transaksi : ...../um/...../............

BUKTI KAS MASUK Terima dari Keterangan Jumlah yang diterima Terbilang

: ………………………………… : ………………………………… : Rp …………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… …………………, ……………………… 20…………

Koordinator/ Anggota LKM

Sekretariat

(………………………) L1: Penyetor

Penyetor

(………………………)

(………………………)

L2: Arsip Sekretariat LKM


:……………………….. :...…………………….. :...…………………….. :..........................

Model: IA-L2

No. Transaksi : ...../um/...../............

BUKTI KAS MASUK Terima dari Keterangan Jumlah yang diterima Terbilang

: ………………………………… : ………………………………… : Rp …………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… …………………, ……………………… 20…………

Koordinator/ Anggota LKM (………………………) L1: Penyetor

Sekretariat (………………………)

Penyetor (………………………)

L2: Arsip Sekretariat LKM


21


:……………………….. :...…………………….. :...…………………….. :..........................

Model: IB-L1

No. Transaksi : ...../uk/...../............

BUKTI KAS KELUAR Dibayarkan kepada, Nama penerima/KSM/Toko*) : ………………………………… Untuk pembayaran : ……………………………………………………………………..………… Jumlah pembayaran : Rp …………………………… Terbilang ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… …………………, ……………………… 20………… Koordinator/ Anggota LKM

Sekretariat

(………………………)

Penerima

(………………………)

(………………………)

*) Bukti/rincian/nota terlampir L1: Sekretariat LKM L2: Penerima


:……………………….. :...…………………….. :...…………………….. :..........................

Model: IB-L2

No. Transaksi : ...../uk/...../............

BUKTI KAS KELUAR Dibayarkan kepada, Nama penerima/KSM/Toko*) : ………………………………… Untuk pembayaran : ……………………………………………………………………..………… Jumlah pembayaran : Rp …………………………… Terbilang ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… …………………, ……………………… 20………… Koordinator/ Anggota LKM (………………………)

Sekretariat (………………………)

*) Bukti/rincian/nota terlampir L1: Sekretariat LKM L2: Penerima

22


Penerima (………………………)

Nama LKM :……………………….. Kelurahan/Desa :...…………………….. Kecamatan :...…………………….. Kota/Kabupaten :..........................

Model: IC

BUKTI PEMINDAHBUKUAN No.Bukti: …../bp/…../20.....

Uraian ...................................................... ...................................................... ...................................................... ......................................................

Debet ................................ ................................ ................................ ................................

Kredit ................................ ................................ ................................ ................................

Keterangan transaksi: ……………………………………………………………………………………….................................................. ……………………………………………………………………………………….................................................. ...........……………, ............……….. 20…....... Sekretariat (...........................)

Nama LKM :……………………….. Kelurahan/Desa :...…………………….. Kecamatan :...…………………….. Kota/Kabupaten :..........................

Model: IC

BUKTI PEMINDAHBUKUAN No.Bukti: …../bp/…../20.....

Uraian ...................................................... ...................................................... ...................................................... ......................................................

Debet ................................ ................................ ................................ ................................

Kredit ................................ ................................ ................................ ................................

Keterangan transaksi: ……………………………………………………………………………………….................................................. ……………………………………………………………………………………….................................................. ...........……………, ............……….. 20…....... Sekretariat (...........................)


23

Nama LKM Kelurahan Kecamatan Kota/Kab

: : : :

Buku :

S1

BUKU BANK Bulan :…………………… 20….. Tanggal

Uraian

No.Bukti

(1)

(2)

(3)

Transaksi D

K

Saldo D

(4)

(5)

(6)

...........................,..........................20.... Mengetahui Koordinator/Anggota LKM

Sekretariat LKM

(...................................)

(...............................)

24


Nama LKM

:

Kelurahan

:

Kecamatan

:

Kota/Kab

:

Buku :

S2

BUKU KAS Bulan :…………………… 20….. Tanggal

Uraian

No.Bukti

(1)

(2)

(3)

Transaksi

Saldo

D

K

D

(4)

(5)

(6)


(...................................)

Sekretariat LKM

(...............................)


25

Nama LKM

:

Kelurahan

:

Kecamatan

:

Kota/Kab

:

Buku :

BUKU SARANA DAN PRASARANA (LINGKUNGAN) Bulan :…………………… 20….. Tanggal

Uraian

No.Bukti

(1)

(2)

(3)

Transaksi

Saldo

D

K

K

(4)

(5)

(6)


(...................................)

26


Sekretariat LKM

(...............................)

S3

Nama LKM

:

Kelurahan

:

Kecamatan

:

Kota/Kab

:

Buku :

S4

BUKU SOSIAL Bulan :…………………… 20….. Tanggal

Uraian

No.Bukti

(1)

(2)

(3)

Transaksi

Saldo

D

K

K

(4)

(5)

(6)


Sekretariat LKM

(...................................)

(...............................)


27

Nama LKM

:

Kelurahan

:

Kecamatan

:

Kota/Kab

:

Buku :

S5

BUKU EKONOMI BERGULIR Bulan :…………………… 20….. Tanggal

Uraian

No.Bukti

(1)

(2)

(3)

Transaksi

Saldo

D

K

K

(4)

(5)

(6)


(...................................)

28


Sekretariat LKM

(...............................)

Nama LKM

:

Kelurahan

:

Kecamatan

:

Kota/Kab

:

Buku :

S6

BUKU BIAYA OPERASIONAL (BOP) Bulan :…………………… 20….. Tanggal

Uraian

No.Bukti

(1)

(2)

(3)

Transaksi

Saldo

D

K

K

(4)

(5)

(6)


Sekretariat LKM

(...................................)

(...............................)


29

Nama LKM

:

Kelurahan

:

Kecamatan

:

Kota/Kab

:

Buku :

BUKU INVENTARIS Bulan :…………………… 20….. Tanggal

Uraian

No.Bukti

(1)

(2)

(3)

Transaksi

Saldo

D

K

D

(4)

(5)

(6)


(...................................)

30


Sekretariat LKM

(...............................)

S7


31

PENJELASAN PENGISIAN BUKU BANK SEKRETARIAT LKM (Buku S1) Buku Bank digunakan untuk mencatat transaksi pemasukan maupun pengeluaran yang terjadi di rekening Bank LKM seperti; Terima transfer dana dari KPPN, terima dana dari sumber lainnya, pencairan dana untuk prasarana, sosial, ekonomi dll serta mencatat Saldo uang yang ada di rekening Bank LKM. Penjelasan Pengisian: 1. Nama LKM : diisi dengan nama LKM 2. Kelurahan : diisi dengan nama Kelurahan 3. Kecamatan : diisi dengan nama Kecamatan 4. Kota/ Kabupaten : diisi dengan nama Kota/ Kab 5. Bulan dan Tahun : diisi bulan dan tahun pada saat buku dibuat 6. Tanggal (Kolom 1) : diisi dengan tanggal transaksi terjadi 7. Uraian (Kolom 2) : diisi dengan uraian yang jelas, lengkap, untuk apa, dengan siapa transaksi terjadi berikut penjelasannya 8. Nomor Bukti (Kolom 3) : diisi dengan no bukti pemindahbukuan (No/bp/bln/tahun) 9. Transaksi D (Kolom 4) : diisi apabila ada transfer atau penyetoran ke rekening LKM 10. Transaksi K (Kolom 5) : diisi apabila ada pengambilan tunai atau transfer dari rekening LKM 11. Saldo (Kolom 6) : diisi dengan cara mengurangkan kolom 4 dengan kolom 5 (untuk baris paling atas). Untuk saldo pada baris kedua dan seterusnya diisi dengan cara: saldo pada baris 1 ditambah kolom 4 pada baris kedua kemudian dikurangi dengan kolom 5 pada baris kedua, demikian seterusnya 12. Jumlah (paling bawah) : diisi setiap akhir bulan dengan cara menjumlahkan pada masing‐masing kolom Debet dan kolom Kredit. Selanjutnya jumlah kolom di Debet dikurangi dengan jumlah kolom di Kredit menjadi Saldo Bank (posisi saldo selalu di Debet). Saldo akhir ini menjadi saldo awal bulan berikutnya

32


Contoh Kasus: Pada bulan Nopember 2008 di LKM Sumber Makmur Kelurahan Catakgayam Kecamatan Mojowarno Kabupaten Jombang telah terjadi transaksi keuangan sebagai berikut: Tanggal, 03 Nopember 2008 : LKM membuka rekening Bank dengan saldo awal sebesar Rp 1.000.000,‐. Dana tersebut dari pihak ke 3 (Bapak Ihsan anggota LKM) Tanggal, 12 Nopember 2008 : KPPN mentransfer dana PNPM BLM termin I sebesar Rp 60.000.000,‐ ke rekening LKM. Dana tersebut akan digunakan untuk: 1. Alokasi Lingkungan : Rp 52.500.000,‐ 2. Alokasi Sosial: Rp 6.000.000,‐ 3. BOP : Rp 1.500.000,‐ Tanggal, 14 Nopember 2008 : LKM menarik dana ke Bank untuk keperluan BOP sebesar Rp 1.000.000,‐ dan biaya transpot yang dikeluarkan ke Bank sebesar Rp 15.000,‐ Tanggal, 15 Nopember 2008 : Biaya konsumsi rapat anggota BKM bersama Pengawas dan UP‐ UP untuk persiapan pencairan BLM kepada KSM sebesar Rp 100.000,‐ Tanggal, 16 Nopember 2008 : Beli ATK sebesar Rp 250.000,‐, beli meja 1 unit sebesar Rp 350.000,‐ dan 3 unit kursi @ sebesar Rp 50.000,‐ Tanggal, 17 Nopember 2008 : LKM menarik dana dari Bank sebesar Rp 21.750.000,‐ dan ada pengeluaran untuk: 1. Pencairan kegiatan Lingkungan KSM Maju Bersama termin 1 (30%) sebesar Rp 3.000.000,‐ 2. Pencairan kegiatan Lingkungan KSM Gotong Royong termin 1 (30%) sebesar Rp 6.000.000,‐ 3. Pencairan kegiatan Lingkungan KSM Peduli termin 1 (30%) sebesar Rp 6.750.000,‐ 4. Pencairan kegiatan Sosial KSM Mawar di RW II : Rp 6.000.000,‐ Pencatatan transaksi dalam “Buku Bank” sebagai berikut: Nama LKM : Sumber Makmur Kelurahan : Catakgayam Kecamatan : Mojowarno Kota/ Kabupaten : Jombang BUKU BANK Bulan Nopember 2008

Tanggal 03 12 14 17

Uraian Setor awal untuk buka rekening Terima transfer dana PNPM BLM termin I dari KPPN LKM menarik dana untuk BOP Penarikan tunai Jumlah

Nomor Bukti

Debet

Kredit

01/UK/XI/08 01/BP/XI/08

1.000.000,‐ 60.000.000,‐

‐ ‐

02/UM/XI/08 03/UM/XI/08

‐ ‐

1.000.000,‐ 21.750.000,‐ 22.750.000,‐

61.000.000,‐

Saldo (D) 1.000.000,‐ 61.000.000,‐ 60.000.000,‐ 38.250.000,‐


33

PENJELASAN PENGISIAN BUKU KAS SEKRETARIAT LKM (Buku S2) Buku Kas digunakan untuk mencatat penerimaan/ pengambilan uang Kas (tunai) dari Bank, mencatat pengeluaran uang kas (tunai) serta mencatat saldo kas (tunai). Penjelasan Pengisian: 1. Nama LKM : diisi dengan nama LKM 2. Kelurahan : diisi dengan nama Kelurahan 3. Kecamatan : diisi dengan nama Kecamatan 4. Kota/ Kabupaten : diisi dengan nama Kota/ Kab 5. Bulan dan Tahun : diisi bulan dan tahun pada saat buku dibuat 6. Tanggal (Kolom 1) : diisi dengan tanggal transaksi terjadi 7. Uraian (Kolom 2) : diisi dengan uraian yang jelas, lengkap, untuk apa, dengan siapa transaksi terjadi berikut penjelasannya 8. Nomor Bukti (Kolom 3) : diisi dengan no bukti transaksi meliputi No/um/uk/bln/tahun 9. Transaksi D (Kolom 4) : diisi apabila ada penerimaan uang kas 10. Transaksi K (Kolom 5) : diisi apabila ada pengeluaran uang kas 11. Saldo (Kolom 6) : diisi dengan cara mengurangkan kolom 4 dengan kolom 5 (untuk baris paling atas). Untuk saldo pada baris kedua dan seterusnya diisi dengan cara: saldo pada baris 1 ditambah kolom 4 pada baris kedua kemudian dikurangi dengan kolom 5 pada baris kedua, demikian seterusnya 12. Jumlah (paling bawah) : diisi setiap akhir bulan dengan cara menjumlahkan pada masing‐masing kolom Debet dan kolom Kredit. Selanjutnya jumlah kolom di Debet dikurangi dengan jumlah kolom di Kredit menjadi Saldo Kas (posisi saldo selalu di Debet). Saldo akhir ini menjadi saldo awal bulan berikutnya

34


Contoh Kasus: Pada bulan Nopember 2008 di LKM Sumber Makmur Kelurahan Catakgayam Kecamatan Mojowarno Kabupaten Jombang telah terjadi transaksi keuangan sebagai berikut: Tanggal, 03 Nopember 2008 : LKM membuka rekening Bank dengan saldo awal sebesar Rp.1.000.000,‐. Dana tersebut dari pihak ke 3 (Bapak Ihsan anggota LKM) Tanggal, 12 Nopember 2008 : KPPN mentransfer dana PNPM BLM termin I sebesar Rp.60.000.000,‐ ke rekening LKM. Dana tersebut akan digunakan untuk: 4. Alokasi Lingkungan : Rp 52.500.000,‐ 5. Alokasi Sosial: Rp 6.000.000,‐ 6. BOP : Rp 1.500.000,‐ Tanggal, 14 Nopember 2008 : LKM menarik dana ke Bank untuk keperluan BOP sebesar Rp.1.000.000,‐ dan biaya transpot yang dikeluarkan ke Bank sebesar Rp 15.000,‐ Tanggal, 15 Nopember 2008 : Biaya konsumsi rapat anggota BKM bersama Pengawas dan UP‐ UP untuk persiapan pencairan BLM kepada KSM sebesar Rp 100.000,‐ Tanggal, 16 Nopember 2008 : Membeli ATK sebesar Rp 250.000,‐, membeli meja 1 unit sebesar Rp.350.000,‐ dan 3 unit kursi @ sebesar Rp 50.000,‐ Tanggal, 17 Nopember 2008 : LKM menarik dana dari Bank sebesar Rp 21.750.000,‐ dan ada pengeluaran untuk: 5. Pencairan kegiatan Lingkungan KSM Maju Bersama termin 1 (30%) sebesar Rp 3.000.000,‐ 6. Pencairan kegiatan Lingkungan KSM Gotong Royong termin 1 (30%) sebesar Rp 6.000.000,‐ 7. Pencairan kegiatan Lingkungan KSM Peduli termin 1 (30%) sebesar Rp 6.750.000,‐ 8. Pencairan kegiatan Sosial KSM Mawar di RW II : Rp 6.000.000,‐


35

Pencatatan transaksi dalam “Buku Kas” sebagai berikut: Nama LKM Kelurahan Kecamatan Kota/ Kabupaten

: Sumber Makmur : Catakgayam : Mojowarno : Jombang

BUKU KAS Bulan Nopember 2008 Tanggal

Uraian

Nomor Bukti

03

Dana pihak ke 3 (Bapak Ihsan) Setoran awal untuk buka rekening Bank LKM menarik dana di Bank Biaya transpot ke Bank Biaya konsumsi rapat persiapan pencairan dana BLM kepada KSM Pembelian ATK Pembelian 1 unit meja Pembelian 3 unit kursi @ Rp 50.000,‐ LKM menarik dana di Bank Pencairan ke KSM Maju Bersama termin 1 (30%)

01/UM/XI/08

1.000.000,‐

‐

Saldo (D) 1.000.000,‐

01/UK/XI/08

‐

1.000.000,‐

‐

02/UM/XI/08 02/UK/XI/08 03/UK/XI/08

1.000.000,‐ ‐ ‐

‐ 15.000,‐ 100.000,‐

1.000.000,‐ 985.000,‐ 885.000,‐

250.000,‐ 350.000,‐ 150.000,‐

135.000,‐

14 15

16 17

36

Debet

Kredit

04/UK/XI/08 05/UK/XI/08 03/UM/XI/08 06/UK/XI/08


21.750.000,‐ ‐

‐ 3.000.000,‐

21.885.000,‐

PETUNJUK PENGISIAN BUKU LINGKUNGAN SEKRETARIAT LKM (Buku S3) Buku Lingkungan digunakan untuk mencatat alokasi dana untuk kegiatan lingkungan, pengambilan tunai maupun melalui transfer ke Panitia/ KSM untuk kegiatan lingkungan, serta mencatat sisa/ saldo dana lingkungan. Penjelasan Pengisian: 1. Nama LKM : diisi dengan nama LKM 2. Kelurahan : diisi dengan nama Kelurahan 3. Kecamatan : diisi dengan nama Kecamatan : diisi dengan nama Kota/ Kab 4. Kota/ Kabupaten 5. Bulan dan Tahun : diisi bulan dan tahun pada saat buku dibuat 6. Tanggal (Kolom 1) : diisi dengan tanggal transaksi terjadi 7. Uraian (Kolom 2) : diisi dengan uraian yang jelas, lengkap, untuk apa, dengan siapa transaksi terjadi berikut penjelasannya : diisi dengan no bukti transaksi meliputi No/uk/bln/tahun 8. Nomor Bukti (Kolom 3) 9. Transaksi D (Kolom 4) : diisi apabila ada pencairan dana untuk kegiatan lingkungan oleh Panitia/ KSM 10. Transaksi K (Kolom 5) : diisi apabila ada alokasi dana untuk kegiatan lingkungan 11. Saldo (Kolom 6) : diisi dengan cara mengurangkan kolom 5 dengan kolom 4 (untuk baris paling atas). Untuk saldo pada baris kedua dan seterusnya diisi dengan cara: saldo pada baris 1 ditambah kolom 5 pada baris kedua kemudian dikurangi dengan kolom 4 pada baris kedua, demikian seterusnya 12. Jumlah (paling bawah) : diisi setiap akhir bulan dengan cara menjumlahkan pada masing‐masing kolom Debet dan kolom Kredit. Selanjutnya jumlah kolom di Debet dikurangi dengan jumlah kolom di Kredit menjadi saldo dana lingkungan (posisi saldo selalu di Kredit). Saldo akhir ini menjadi saldo awal bulan berikutnya


37

Contoh Kasus: Pada bulan Nopember 2008 di LKM Sumber Makmur Kelurahan Catakgayam Kecamatan Mojowarno Kabupaten Jombang telah terjadi transaksi keuangan sebagai berikut: Tanggal, 03 Nopember 2008 : LKM membuka rekening Bank dengan saldo awal sebesar Rp.1.000.000,‐. Dana tersebut dari pihak ke 3 (Bapak Ihsan anggota LKM) Tanggal, 12 Nopember 2008 : KPPN mentransfer dana PNPM BLM termin I sebesar Rp.60.000.000,‐ ke rekening LKM. Dana tersebut akan digunakan untuk: 7. Alokasi Lingkungan : Rp 52.500.000,‐ 8. Alokasi Sosial: Rp 6.000.000,‐ 9. BOP : Rp 1.500.000,‐ Tanggal, 14 Nopember 2008 : LKM menarik dana ke Bank untuk keperluan BOP sebesar Rp.1.000.000,‐ dan biaya transpot yang dikeluarkan ke Bank sebesar Rp 15.000,‐ Tanggal, 15 Nopember 2008 : Biaya konsumsi rapat anggota BKM bersama Pengawas dan UP‐ UP untuk persiapan pencairan BLM kepada KSM sebesar Rp 100.000,‐ Tanggal, 16 Nopember 2008 : Membeli ATK sebesar Rp 250.000,‐, membeli meja 1 unit sebesar Rp.350.000,‐ dan 3 unit kursi @ sebesar Rp 50.000,‐ Tanggal, 17 Nopember 2008 : LKM menarik dana dari Bank sebesar Rp 21.750.000,‐ dan ada pengeluaran untuk: 9. Pencairan kegiatan Lingkungan KSM Maju Bersama termin 1 (30%) sebesar Rp 3.000.000,‐ 10. Pencairan kegiatan Lingkungan KSM Gotong Royong termin 1 (30%) sebesar Rp 6.000.000,‐ 11. Pencairan kegiatan Lingkungan KSM Peduli termin 1 (30%) sebesar Rp 6.750.000,‐ 12. Pencairan kegiatan Sosial KSM Mawar di RW II:Rp.6.000.000,‐ Pencatatan transaksi dalam “Buku Lingkungan” sebagai berikut: Nama LKM : Sumber Makmur Kelurahan : Catakgayam Kecamatan : Mojowarno Kota/ Kabupaten : Jombang

BUKU LINGKUNGAN Bulan Nopember 2008

Tanggal 12 17

Uraian Alokasi dana lingkungan Pencairan KSM Maju Bersama termin 1 (30%) Pencairan KSM Gotong Royong termin 1 (30%) Pencairan KSM Peduli termin 1 (30%) Jumlah

Nomor Bukti

Kredit

01/BP/XI/08 06/UK/XI/08

3.000.000,‐

52.500.000,‐

07/UK/XI/08

6.000.000,‐

08/UK/XI/08

6.750.000,‐

15.750.000,‐

52.750.000,‐

38

Debet


Saldo (K) 52.500.000,‐

36.750.000,‐

PETUNJUK PENGISIAN BUKU SOSIAL SEKRETARIAT LKM (Buku S4) Buku Sosial digunakan untuk mencatat alokasi dana untuk kegiatan Sosial, pengambilan tunai maupun melalui transfer ke Panitia/ KSM untuk kegiatan sosial, serta mencatat sisa/ saldo dana sosial. Penjelasan Pengisian: 1. Nama LKM : diisi dengan nama LKM 2. Kelurahan : diisi dengan nama Kelurahan 3. Kecamatan : diisi dengan nama Kecamatan 4. Kota/ Kabupaten : diisi dengan nama Kota/ Kab 5. Bulan dan Tahun : diisi bulan dan tahun pada saat buku dibuat 6. Tanggal (Kolom 1) : diisi dengan tanggal transaksi terjadi 7. Uraian (Kolom 2) : diisi dengan uraian yang jelas, lengkap, untuk apa, dengan siapa transaksi terjadi berikut penjelasannya 8. Nomor Bukti (Kolom 3) : diisi dengan no bukti transaksi meliputi No/uk/bln/tahun. 9. Transaksi D (Kolom 4) : diisi apabila ada pencairan dana untuk kegiatan sosial oleh Panitia/ KSM 10. Transaksi K (Kolom 5) : diisi apabila ada alokasi dana untuk kegiatan sosial 11. Saldo (Kolom 6) : diisi dengan cara mengurangkan kolom 5 dengan kolom 4 (untuk baris paling atas). Untuk saldo pada baris kedua dan seterusnya diisi dengan cara: saldo pada baris 1 ditambah kolom 5 pada baris kedua kemudian dikurangi dengan kolom 4 pada baris kedua, demikian seterusnya 12. Jumlah (paling bawah) : diisi setiap akhir bulan dengan cara menjumlahkan pada masing‐masing kolom Debet dan kolom Kredit. Selanjutnya jumlah kolom di Debet dikurangi dengan jumlah kolom di Kredit menjadi saldo dana sosial (posisi saldo selalu di Kredit). Saldo akhir ini menjadi saldo awal bulan berikutnya


39

Contoh Kasus: Pada bulan Nopember 2008 di LKM Sumber Makmur Kelurahan Catakgayam Kecamatan Mojowarno Kabupaten Jombang telah terjadi transaksi keuangan sebagai berikut: Tanggal, 03 Nopember 2008 : LKM membuka rekening Bank dengan saldo awal sebesar Rp.1.000.000,‐. Dana tersebut dari pihak ke 3 (Bapak Ihsan anggota LKM) Tanggal, 12 Nopember 2008 : KPPN mentransfer dana PNPM BLM termin I sebesar Rp.60.000.000,‐ ke rekening LKM. Dana tersebut akan digunakan untuk: 10. Alokasi Lingkungan : Rp 52.500.000,‐ 11. Alokasi Sosial: Rp 6.000.000,‐ 12. BOP : Rp 1.500.000,‐ Tanggal, 14 Nopember 2008 : LKM menarik dana ke Bank untuk keperluan BOP sebesar Rp.1.000.000,‐ dan biaya transpot yang dikeluarkan ke Bank sebesar Rp 15.000,‐ Tanggal, 15 Nopember 2008 : Biaya konsumsi rapat anggota BKM bersama Pengawas dan UP‐ UP untuk persiapan pencairan BLM kepada KSM sebesar Rp 100.000,‐ Tanggal, 16 Nopember 2008 : Membeli ATK sebesar Rp 250.000,‐, membeli meja 1 unit sebesar Rp.350.000,‐ dan 3 unit kursi @ sebesar Rp 50.000,‐ Tanggal, 17 Nopember 2008 : LKM menarik dana dari Bank sebesar Rp 21.750.000,‐ dan ada pengeluaran untuk: 13. Pencairan kegiatan Lingkungan KSM Maju Bersama termin 1 (30%) sebesar Rp 3.000.000,‐ 14. Pencairan kegiatan Lingkungan KSM Gotong Royong termin 1 (30%) sebesar Rp 6.000.000,‐ 15. Pencairan kegiatan Lingkungan KSM Peduli termin 1 (30%) sebesar Rp 6.750.000,‐ 16. Pencairan kegiatan Sosial KSM Mawar di RW II : Rp.6.000.000,‐ Pencatatan transaksi dalam “Buku Sosial” sebagai berikut: Nama LKM : Sumber Makmur Kelurahan : Catakgayam Kecamatan : Mojowarno Kota/ Kabupaten : Jombang

BUKU SOSIAL Bulan Nopember 2008 Tanggal 12 17

Uraian Alokasi dana sosial Pencairan KSM Mawar RW II Jumlah

Nomor Bukti 01/BP/XI/08 09/UK/XI/08

‐ 6.000.000,‐ 6.000.000,‐

40

Debet


Kredit 6.000.000,‐ ‐ 6.000.000,‐

Saldo (K) 6.000.000,‐ ‐

PETUNJUK PENGISIAN BUKU EKONOMI BERGULIR SEKRETARIAT LKM (Buku S5) Buku Ekonomi Bergulir digunakan untuk mencatat alokasi dana ekonomi/ pinjaman bergulir, serta mencatat saldo alokasi dana pinjaman bergulir sedangkan penyaluran pinjaman bergulir kepada KSM melalui UPK. Aturan main pencairan dana pinjaman bergulir dimulai pada pencairan BLM Tahap II (bagi lokasi baru PNPM MP). Penjelasan Pengisian: 1. Nama LKM : diisi dengan nama LKM 2. Kelurahan : diisi dengan nama Kelurahan 3. Kecamatan : diisi dengan nama Kecamatan 4. Kota/ Kabupaten : diisi dengan nama Kota/ Kab 5. Bulan dan Tahun : diisi bulan dan tahun pada saat buku dibuat 6. Tanggal (Kolom 1) : diisi dengan tanggal transaksi terjadi 7. Uraian (Kolom 2) : diisi dengan uraian yang jelas, lengkap, untuk apa, dengan siapa transaksi terjadi berikut penjelasannya 8. Nomor Bukti (Kolom 3) : diisi dengan no bukti transaksi meliputi No/uk/bln/tahun. 9. Transaksi D (Kolom 4) : diisi apabila ada pencairan dana pinjaman bergulir ke KSM melalui UPK 10. Transaksi K (Kolom 5) : diisi apabila ada alokasi dana untuk dana pinjaman bergulir 11. Saldo (Kolom 6) : diisi dengan cara mengurangkan kolom 5 dengan kolom 4 (untuk baris paling atas). Untuk saldo pada baris kedua dan seterusnya diisi dengan cara: saldo pada baris 1 ditambah kolom 5 pada baris kedua kemudian dikurangi dengan kolom 4 pada baris kedua, demikian seterusnya 12. Jumlah (paling bawah) : diisi setiap akhir bulan dengan cara menjumlahkan pada masing‐masing kolom Debet dan kolom Kredit. Selanjutnya jumlah kolom di Debet dikurangi dengan jumlah kolom di Kredit menjadi saldo dana pinjaman bergulir (posisi saldo selalu di Kredit). Saldo akhir ini menjadi saldo awal bulan berikutnya


41

Contoh Kasus: Pada bulan Nopember 2008 di LKM Sumber Makmur Kelurahan Catakgayam Kecamatan Mojowarno Kabupaten Jombang telah terjadi transaksi keuangan sebagai berikut: Tanggal, 03 Nopember 2008 : LKM membuka rekening Bank dengan saldo awal sebesar Rp.1.000.000,‐. Dana tersebut dari pihak ke 3 (Bapak Ihsan anggota LKM) Tanggal, 12 Nopember 2008 : KPPN mentransfer dana PNPM BLM termin I sebesar Rp.60.000.000,‐ ke rekening LKM. Dana tersebut akan digunakan untuk: 13. Alokasi Lingkungan : Rp 52.500.000,‐ 14. Alokasi Sosial: Rp 6.000.000,‐ 15. BOP : Rp 1.500.000,‐ Tanggal, 14 Nopember 2008 : LKM menarik dana ke Bank untuk keperluan BOP sebesar Rp 1.000.000,‐ dan biaya transpot yang dikeluarkan ke Bank sebesar Rp 15.000,‐ Tanggal, 15 Nopember 2008 : Biaya konsumsi rapat anggota BKM bersama Pengawas dan UP‐ UP untuk persiapan pencairan BLM kepada KSM sebesar Rp 100.000,‐ Tanggal, 16 Nopember 2008 : Membeli ATK sebesar Rp 250.000,‐, membeli meja 1 unit sebesar Rp 350.000,‐ dan 3 unit kursi @ sebesar Rp 50.000,‐ Tanggal, 17 Nopember 2008 : LKM menarik dana dari Bank sebesar Rp 21.750.000,‐ dan ada pengeluaran untuk: 17. Pencairan kegiatan Lingkungan KSM Maju Bersama termin 1 (30%) sebesar Rp 3.000.000,‐ 18. Pencairan kegiatan Lingkungan KSM Gotong Royong termin 1 (30%) sebesar Rp 6.000.000,‐ 19. Pencairan kegiatan Lingkungan KSM Peduli termin 1 (30%) sebesar Rp 6.750.000,‐ 20. Pencairan kegiatan Sosial KSM Mawar di RW II : Rp 6.000.000,‐ Pencatatan transaksi dalam “Buku Ekonomi Bergulir” sebagai berikut: Nama LKM Kelurahan Kecamatan Kota/ Kabupaten


BUKU EKONOMI BERGULIR Bulan Nopember 2008 Tanggal 12

Uraian

Nomor Bukti

Alokasi dana pinjaman bergulir Jumlah

‐


Saldo (K)

Kredit ‐

42

Debet

‐ ‐

‐

PETUNJUK PENGISIAN BUKU BOP SEKRETARIAT LKM (Buku S6) Buku BOP digunakan untuk mencatat alokasi dana untuk membiayai kegiatan operasional LKM, Sekretariat serta UP‐UP, serta untuk mencatat saldo alokasi dana BOP. Catatan khusus: Bilamana UPK belum melaksanakan kegiatan pinjaman bergulir maka kebutuhan operasional UPK dibebankan pada BOP LKM, jika UPK sudah melaksanakan kegiatan pinjaman bergulir maka biaya operasional UPK dibebankan pada pendapatan UPK. Penjelasan Pengisian: 1. Nama LKM : diisi dengan nama LKM 2. Kelurahan : diisi dengan nama Kelurahan 3. Kecamatan : diisi dengan nama Kecamatan 4. Kota/ Kabupaten : diisi dengan nama Kota/ Kab 5. Bulan dan Tahun : diisi bulan dan tahun pada saat buku dibuat : diisi dengan tanggal transaksi terjadi 6. Tanggal (Kolom 1) 7. Uraian (Kolom 2) : diisi dengan uraian yang jelas, lengkap, untuk apa, dengan siapa transaksi terjadi berikut penjelasannya 8. Nomor Bukti (Kolom 3) : diisi dengan no bukti transaksi meliputi No /uk/bln/tahun 9. Transaksi D (Kolom 4) : diisi apabila ada pengeluaran biaya operasional 10. Transaksi K (Kolom 5) : diisi apabila ada alokasi dana untuk BOP 11. Saldo (Kolom 6) : diisi dengan cara mengurangkan kolom 5 dengan kolom 4 (untuk baris paling atas). Untuk saldo pada baris kedua dan seterusnya diisi dengan cara: saldo pada baris 1 ditambah kolom 5 pada baris kedua kemudian dikurangi dengan kolom 4 pada baris kedua, demikian seterusnya 12. Jumlah (paling bawah) : diisi setiap akhir bulan dengan cara menjumlahkan pada masing‐masing kolom Debet dan kolom Kredit. Selanjutnya jumlah kolom di Kredit dikurangi dengan jumlah kolom di Debet menjadi saldo dana BOP (posisi saldo selalu di Kredit). Saldo akhir ini menjadi saldo awal bulan berikutnya


43

Contoh Kasus: Pada bulan Nopember 2008 di LKM Sumber Makmur Kelurahan Catakgayam Kecamatan Mojowarno Kabupaten Jombang telah terjadi transaksi keuangan sebagai berikut: Tanggal, 03 Nopember 2008 : LKM membuka rekening Bank dengan saldo awal sebesar Rp.1.000.000,‐. Dana tersebut dari pihak ke 3 (Bapak Ihsan anggota LKM) Tanggal, 12 Nopember 2008 : KPPN mentransfer dana PNPM BLM termin I sebesar Rp.60.000.000,‐ ke rekening LKM. Dana tersebut akan digunakan untuk: 16. Alokasi Lingkungan : Rp 52.500.000,‐ 17. Alokasi Sosial: Rp 6.000.000,‐ 18. BOP : Rp 1.500.000,‐ Tanggal, 14 Nopember 2008 : LKM menarik dana ke Bank untuk keperluan BOP sebesar Rp.1.000.000,‐ dan biaya transpot yang dikeluarkan ke Bank sebesar Rp 15.000,‐ Tanggal, 15 Nopember 2008 : Biaya konsumsi rapat anggota BKM bersama Pengawas dan UP‐ UP untuk persiapan pencairan BLM kepada KSM sebesar Rp 100.000,‐ Tanggal, 16 Nopember 2008 : Membeli ATK sebesar Rp 250.000,‐, membeli meja 1 unit sebesar Rp.350.000,‐ dan 3 unit kursi @ sebesar Rp 50.000,‐ Tanggal, 17 Nopember 2008 : LKM menarik dana dari Bank sebesar Rp 21.750.000,‐ dan ada pengeluaran untuk: 21. Pencairan kegiatan Lingkungan KSM Maju Bersama termin 1 (30%) sebesar Rp 3.000.000,‐ 22. Pencairan kegiatan Lingkungan KSM Gotong Royong termin 1 (30%) sebesar Rp 6.000.000,‐ 23. Pencairan kegiatan Lingkungan KSM Peduli termin 1 (30%) sebesar Rp 6.750.000,‐ 24. Pencairan kegiatan Sosial KSM Mawar di RW II : Rp.6.000.000,‐

44


Pencatatan transaksi dalam “Buku BOP” sebagai berikut: Nama LKM Kelurahan Kecamatan Kota/ Kabupaten


BUKU BOP Bulan Nopember 2008 Tanggal

Uraian

Nomor Bukti

Debet

12 14 15

Alokasi dana BOP Biaya transpot ke Bank Biaya konsumsi rapat persiapan pencairan dana BLM kepada KSM Pembelian ATK Pembelian 1 unit meja Pembelian 3 unit kursi @ Rp.50.000,‐ Jumlah

01/BP/XI/08 02/UK/XI/08 03/UK/XI/08

‐ 15.000,‐ 100.000,‐

1.500.000‐, ‐ ‐

Saldo (K) 1.500.000,‐ 1.485.000,‐ 1.385.000,‐

04/UK/XI/08 05/UK/XI/08

250.000,‐ 350.000,‐ 150.000,‐

‐ ‐ ‐

635.000,‐

865.000,‐

1.500.000,‐

16

Kredit


45

PENJELASAN PENGISIAN BUKU INVENTARIS SEKRETARIAT LKM (Buku S7) Buku Inventaris digunakan untuk mencatat semua inventaris yang dimiliki oleh LKM. Buku inventris ini merupakan buku pembantu Sekretariat LKM. Penjelasan Pengisian: 1. Nama LKM : diisi dengan nama LKM 2. Kelurahan : diisi dengan nama Kelurahan 3. Kecamatan : diisi dengan nama Kecamatan 4. Kota/ Kabupaten : diisi dengan nama Kota/ Kab : diisi bulan dan tahun pada saat buku dibuat 5. Bulan dan Tahun 6. Tanggal (Kolom 1) : diisi dengan tanggal transaksi terjadi 7. Uraian (Kolom 2) : diisi dengan uraian yang jelas, lengkap, untuk apa, dengan siapa transaksi terjadi berikut penjelasannya 8. Nomor Bukti (Kolom 3) : diisi dengan no bukti transaksi meliputi No/uk/bln/tahun (sesuai di buku kas dan BOP) 9. Transaksi D (Kolom 4) : diisi apabila ada pembelian inventaris LKM 10. Transaksi K (Kolom 5) : diisi apabila ada penyusutan 11. Saldo (Kolom 6) : diisi dengan cara mengurangkan kolom 4 dengan kolom 5 (untuk baris paling atas). Untuk saldo pada baris kedua dan seterusnya diisi dengan cara: saldo pada baris 1 ditambah kolom 4 pada baris kedua kemudian dikurangi dengan kolom 5 pada baris kedua, demikian seterusnya 12. Jumlah (paling bawah) : diisi setiap akhir bulan dengan cara menjumlahkan pada masing‐masing kolom Debet dan kolom Kredit. Selanjutnya jumlah kolom di Debet dikurangi dengan jumlah kolom di Kredit menjadi Saldo nilai seluruh inventaris (posisi saldo selalu di Debet). Saldo akhir ini menjadi saldo awal bulan berikutnya

46


Contoh Kasus: Pada bulan Nopember 2008 di LKM Sumber Makmur Kelurahan Catakgayam Kecamatan Mojowarno Kabupaten Jombang telah terjadi transaksi keuangan sebagai berikut: Tanggal, 03 Nopember 2008 : LKM membuka rekening Bank dengan saldo awal sebesar Rp.1.000.000,‐. Dana tersebut dari pihak ke 3 (Bapak Ihsan anggota LKM) Tanggal, 12 Nopember 2008 : KPPN mentransfer dana PNPM BLM termin I sebesar Rp.60.000.000,‐ ke rekening LKM. Dana tersebut akan digunakan untuk: 19. Alokasi Lingkungan : Rp 52.500.000,‐ 20. Alokasi Sosial: Rp 6.000.000,‐ 21. BOP : Rp 1.500.000,‐ Tanggal, 14 Nopember 2008 : LKM menarik dana ke Bank untuk keperluan BOP sebesar Rp.1.000.000,‐ dan biaya transpot yang dikeluarkan ke Bank sebesar Rp 15.000,‐ Tanggal, 15 Nopember 2008 : Biaya konsumsi rapat anggota BKM bersama Pengawas dan UP‐ UP untuk persiapan pencairan BLM kepada KSM sebesar Rp 100.000,‐ Tanggal, 16 Nopember 2008 : Membeli ATK sebesar Rp 250.000,‐, membeli meja 1 unit sebesar Rp 350.000,‐ dan 3 unit kursi @ sebesar Rp 50.000,‐ Tanggal, 17 Nopember 2008 : LKM menarik dana dari Bank sebesar Rp 21.750.000,‐ dan ada pengeluaran untuk: 25. Pencairan kegiatan Lingkungan KSM Maju Bersama termin 1 (30%) sebesar Rp 3.000.000,‐ 26. Pencairan kegiatan Lingkungan KSM Gotong Royong termin 1 (30%) sebesar Rp 6.000.000,‐ 27. Pencairan kegiatan Lingkungan KSM Peduli termin 1 (30%) sebesar Rp 6.750.000,‐ 28. Pencairan kegiatan Sosial KSM Mawar di RW II : Rp 6.000.000,‐ Pencatatan transaksi dalam “Buku Inventaris” sebagai berikut: Nama LKM : Sumber Makmur Kelurahan : Catakgayam Kecamatan : Mojowarno Kota/ Kabupaten : Jombang

BUKU INVENTARIS Bulan Nopember 2008 Tanggal 16

Uraian Pembelian 1 unit meja Pembelian 3 unit kursi @ Rp 50.000,‐ Jumlah

Nomor Bukti 05/UK/XI/08

Debet

Kredit

350.000,‐ 150.000,‐

‐ ‐

500.000,‐

‐

Saldo (D) 500.000,‐


47

PENJELASAN PENGISIAN LAPORAN PEMASUKAN DAN PENGELUARAN UANG LKM (LS‐01) Formulir ini digunakan untuk mencatat saldo awal uang yang ada di kas dan di bank, pemasukan serta pengeluaran uang LKM pada bulan bersangkutan sehingga dapat diketahui pula saldo akhir uang kas dan bank pada akhir bulan tersebut. Formulir ini diisi setiap akhir bulan. Saldo akhir uang kas dan bank menjadi saldo awal uang kas dan Bank pada bulan berikutnya. Penjelasan Pengisian: 1. Nama LKM : diisi dengan nama LKM 2. Kelurahan : diisi dengan nama Kelurahan 3. Kecamatan : diisi dengan nama Kecamatan 4. Kota/ Kabupaten : diisi dengan nama Kota/ Kab 5. Bulan dan Tahun : diisi bulan dan tahun pada saat laporan dibuat 6. Saldo Awal : 1. Kas diisi dengan nilai saldo awal uang kas pada bulan laporan 2. Bank diisi dengan nilai saldo awal uang di bank pada bulan Laporan 3. Jumlah diisi dengan jumlah nilai saldo awal kas dan Bank 7. Pemasukan : 1. Transfer dana dari diisi dengan nilai transfer dari KPPN KPPN 2. Bunga simpanan di diisi dengan nilai bunga simpanan LKM di Bank pada bulan Bank laporan 3. Hibah diisi apabila LKM mendapat hibah (dari Pemda, pihak 3, Chanelling dll) 4. Jumlah diisi dengan jumlah pemasukan pada bulan laporan 5. Jumlah Dana LKM diisi dengan cara menjumlahkan jumlah saldo awal dan pemasukan 8. Pengeluaran : 1. Kegiatan Lingkungan a. Panitia/ KSM .... diisi dengan nama KSM dan nilai pencairan uangnya kepada KSM tersebut b. Jumlah diisi dengan jumlah nilai pencairan kepada KSM Lingkungan pada bulan laporan 2. Kegiatan Sosial a. Panitia/ KSM .... diisi dengan nama KSM dan nilai pencairan uangnya kepada KSM tersebut b. Jumlah diisi dengan jumlah nilai pencairan kepada KSM Lingkungan pada bulan laporan 3. Kegiatan Pinjaman Bergulir a. Pencairan kepada diisi dengan jumlah nilai pencairan dana bergulir kepada UPK UPK pada bulan laporan

48


4. Kegiatan PLPBK a. Pencairan kepada TIPP b. Pencairan kepada Pokja c. Jumlah

5. BOP

6. BOP

7. Biaya administrasi bank 8. Jumlah seluruh pengeluaran

diisi dengan nilai pencairan uangnya kepada TIPP pada bulan laporan diisi dengan nama Pokja dan nilai pencairan uangnya kepada Pokja tersebut pada bulan laporan diisi dengan jumlah nilai pencairan kepada TIPP dan Pokja pada bulan laporan diisi dengan nilai uang pengeluaran yang digunakan untuk membiayai honor Sekretariat, UPK (sebelum dana bergulir berjalan), UPS, UPL, ATK, transpot, rapat, inventaris, biaya audit dll pada bulan laporan diisi dengan nilai uang pengeluaran yang digunakan untuk membiayai honor Sekretariat, UPK (sebelum dana bergulir berjalan), UPS, UPL, ATK, transpot, rapat, inventaris, biaya audit dll pada bulan laporan diisi dengan nilai rupiah biaya administrasi Bank pada bulan laporan Semua pengeluaran dijumlah, setelah ketemu angkanya, digunakan untuk mengurangi jumlah dana LKM sehingga ketemu angka saldo akhir. Angka saldo akhir harus sama dengan jumlah saldo akhir uang kas dan Bank Laporan ini ditandatangani oleh Sekretariat dan diketahui Koordinator/ Anggota LKM


49

Contoh Kasus: Pada bulan Nopember 2008 di LKM Sumber Makmur Kelurahan Catakgayam Kecamatan Mojowarno Kabupaten Jombang telah terjadi transaksi keuangan sebagai berikut: Tanggal, 03 Nopember 2008 : LKM membuka rekening Bank dengan saldo awal sebesar Rp 1.000.000,‐. Dana tersebut dari pihak ke 3 (Bapak Ihsan anggota LKM) Tanggal, 12 Nopember 2008 : KPPN mentransfer dana PNPM BLM termin I sebesar Rp 60.000.000,‐ ke rekening LKM. Dana tersebut akan digunakan untuk: 22. Alokasi Lingkungan : Rp 52.500.000,‐ 23. Alokasi Sosial: Rp 6.000.000,‐ 24. BOP : Rp 1.500.000,‐ Tanggal, 14 Nopember 2008 : LKM menarik dana ke Bank untuk keperluan BOP sebesar Rp 1.000.000,‐ dan biaya transpot yang dikeluarkan ke Bank sebesar Rp 15.000,‐ Tanggal, 15 Nopember 2008 : Biaya konsumsi rapat anggota BKM bersama Pengawas dan UP‐ UP untuk persiapan pencairan BLM kepada KSM sebesar Rp 100.000,‐ Tanggal, 16 Nopember 2008 : Membeli ATK sebesar Rp 250.000,‐, membeli meja 1 unit sebesar Rp 350.000,‐ dan 3 unit kursi @ sebesar Rp 50.000,‐ Tanggal, 17 Nopember 2008 : LKM menarik dana dari Bank sebesar Rp 21.750.000,‐ dan ada pengeluaran untuk: 29. Pencairan kegiatan Lingkungan KSM Maju Bersama termin 1 (30%) sebesar Rp 3.000.000,‐ 30. Pencairan kegiatan Lingkungan KSM Gotong Royong termin 1 (30%) sebesar Rp 6.000.000,‐ 31. Pencairan kegiatan Lingkungan KSM Peduli termin 1 (30%) sebesar Rp 6.750.000,‐ 32. Pencairan kegiatan Sosial KSM Mawar di RW II : Rp 6.000.000,‐

50


LAMPIRAN


51

Lampiran‐1

FORM PENGHITUNGAN KAS Tanggal ........................................ Uang Kertas ........... Lembar Rp. 100.000,‐ = Rp. ........... Lembar Rp. 50.000,‐ = Rp. ........... Lembar Rp. 20.000,‐ = Rp. ........... Lembar Rp. 10.000,‐ = Rp. ........... Lembar Rp. 5.000,‐ = Rp. ........... Lembar Rp. 1.000,‐ = Rp. ........... Lembar Rp. 500,‐ = Rp. ........... Lembar Rp. 100,‐ = Rp. Sub Jumlah Uang Kertas = Uang Logam ........... Keping Rp. 1.000,‐ = Rp. ........... Keping Rp. 500,‐ = Rp. ........... Keping Rp. 200,‐ = Rp. ........... Keping Rp. 100,‐ = Rp. ........... Keping Rp. 50,‐ = Rp. Sub Jumlah Uang logam = Jumlah = Saldo Kas di Buku = Selisih = Sebab‐sebab Selisih: Menyetujui Diperiksa oleh: Nama:______________________ Nama:________________________ Tanda tangan: Tanda tangan: ______________________ ________________________ Jabatan:Kasir UPK/Sekretariat* Jabatan:_______________________ * coret salah satu

52


Lampiran‐2

TIPS PENYUSUNAN ANGGARAN

Dalam PJM Pronangkis, pembiyaan organisasi ditentukan untuk mencakup kegiatan dalam jangka waktu tiga tahun yang akan datang. Oleh sebab itu, dalam menyusun anggaran tahunan hendaknya proyeksi dan pembiayaan disusun lebih detail dan komprehensif. 1. Sedilikilah lebih teliti pengeluaran yang terjadi di tahun anggaran pertama, dengan cara: o carilah pos‐pos pengeluaran yang selisihnya di atas atau di bawah pengeluaran yang ditetapkan o analisislah dengan hati‐hati alasan penyebab selisih tersebut, untuk menilai apakah kesalahan terjadi pada saat penyusunan anggarannya atau apakah selisih tersebut terjadi karena perubahan dalam aktivitas program, sekretariat, atau manajemen kas yang tidak diantisipasi. 2. Carilah rencana kegiatan tahunan LKM dan cobalah untuk mencari pembiayaan yang sepersis mungkin, pengeluaran serupa kemungkinan dapat diimplementasikan (terhadap aktivitas yang direncanakan). Terutama, carilah setiap perubahan yang direncanakan dalam aktivitas program (seperti grant langsung atau hibah dari proyek atau patner lembaga atau chanelling, workshops, staffing, perlengkapan dan peralatan kantor) yang akan diimplementasikan untuk pengeluaran tahun ini. 3. Analisis penerimaan yang telah diketahui atau diantisipasi akan diperoleh tahun ini dalam bentuk jumlah yang telah disetujui atau yang dijanjikan oleh donatur dan jumlah uang lainnya yang diharapkan diperoleh dari donatur, atau dana lain dari pihak peduli. Lakukan estimasi untuk setiap item baru dalam anggaran atau untuk pendanaan yang mungkin meningkat sejak tahun lalu.


53

Lampiran‐3

FORM RENCANA ANGGARAN Periode: ..................s/d...................20.. Mata uang=Rupiah Kode

Item Anggaran

Bln.......

Bln.......

Bln.......

Jumlah

1000

PENGELUARAN

BIAYA LANGSUNG

1100

Kegiatan Lingkungan

1101 1102 1103 1104

Pengadaan Air Bersih ...................... ................ ................

1200

Kegiatan Sosial

1201 1202 1203 1204

Jaminan Kesehatan Ibu Hamil ................ ................ ................

1300

Kegiatan Ekonomi Bergulir

1301 1302 1303 1304

Modal Awal Pinjaman Bergulir ................ ................ ................

1400

Kegiatan ...................

1401 1402

............... ...............

1500

Biaya Operasional

1501 1502

Insentif Sekretariat ...........

Subtotal Biaya Langsung

BIAYA TIDAK LANGSUNG

1600

Biaya Operasional

1601 1602 1603 1604 1605

Biaya Kantor (ATK) Biaya Transportasi Biaya Audit Independen .............. ..............

Subtotal Biaya Tidak Langsung

TOTAL PENGELUARAN

2000

PENERIMAAN

2001 2002 2003

Dana BLM ............ ............

TOTAL PENERIMAAN

SALDO (Defisit/Surplus)

54


BAB III

PENGELOLAAN KEUANGAN KEGIATAN PLPBK


55

3.1

PENGANTAR

Suplement pengelolaan keuangan kegiatan PLPBK ini merupakan bagian dari Pedoman Teknis pengelolaan keuangan Lembaga Keswadayaan Masyarakat (LKM). Suplement ini disusun untuk memenuhi kebutuhan masyarakat khususnya lokasi sasaran kegiatan PLPBK, sehingga dapat dikelola secara transparan dan akuntabel. Penyajian dalam suplement ini dibagi menjadi dua bagian. Bagian pertama pembahasan tentang kebijakan pengelolaan keuangan dan bagan alir kaitan sistem pembukuan PLPBK dengan pencatatan dan pelaporan dana lain di tingkat LKM. Bagian dua memuat formulir‐formulir yang digunakan untuk pencatatan dan pelaporan keuangan PLPBK, dan cara pengisian formulir Dengan adanya suplemen pengelolaan keuangan PLPBK ini diharapkan pelaksanaan pengelolaan di level LKM memenuhi standar yang berlaku umum. Seluruh kegiatan pengelolaan keuangan terorganisasi sedemikian rupa sehingga dapat membantu proses pengambilan keputusan dan merealisasikan visi dan misi lembaga.

3.2

TUJUAN a. Semua tujuan dalam pengelolaan keuangan LKM tercapai sesuai dengan aturan main yang telah ditetapkan. b. Pengelolaan keuangan PLPBK sesuai dengan pedoman teknis pencairan dan pemanfaatan BLM. c. Pengelolaan keuangan terkonsolidasi dengan pengelolaan keuangan dana lain yang menjadi tanggung jawab LKM

3.3

PERAN DAN FUNGSI LKM

Peran dan Fungsi LKM sesuai dengan yang termuat dalam Pedoman Teknis Pengelolaan Keuangan. Demikian halnya peran Sekretariat LKM. Oleh sebab itu, seluruh seluruh peran dan fungsi LKM dan Sekretariat berlaku sama dengan pengelolaan keuangan kegiatan PLPBK. Secara khusus, untuk tujuan mengefektifkan pelaksaan fungsi Sekretariat LKM dalam menjalankan kegiatan PLPBK maka LKM dimungkinkan untuk menambah personil Sekretariat. Hal‐hal yang harus dipertimbangkan dan terkait dengan adanya penambahan ditetapkan sebagai berikut: a. Struktur Sekretariat LKM menjadi team work, dimana salah satu harus ditetapkan oleh LKM berfungsi sebagai ketua tim Sekretariat b. Ketua tim Sekretariat bertanggung jawab menandatangani dokumen resmi yang berkaitan dengan pengelolaan keuangan, meliputi BKK (Bukti Kas Keluar), BKM (Bukti Kas Masuk), dan bukti‐bukti transaksi yang terkait dengan penerimaan dan pengeluaran dana, dan diketahui oleh LKM c. Tugas dan fungsi ketua dan anggota tim Sekretariat secara rinci ditetapkan dalam rapat LKM

56


3.4 a.

KEBIJAKAN‐KEBIJAKAN PENGELOLAAN KEUANGAN Pengamanan Rekening Bank

Kebijakan penggunaan Rekening Bank LKM dalam proses penerimaan pencairan dana kegiatan PLPBK menggunakan Rekening Bank LKM. Dengan kata lain, tidak dilakukan pembukaan rekening bank baru. Namun untuk proses pengendalian dan pemantauan progres pemanfaatan dana kegiatan PLPBK di tingkat LKM, dimungkinkan untuk dibuka sub‐rekening Bank LKM untuk kegiatan PLPBK dengan pertimbangan sebagai berikut: 1) Sub‐rekening diisi melalui proses pemindahbukuan dana kegiatan PLPBK dari rekening bank LKM (induk) ke sub‐rekening bank LKM‐PLPBK. 2) Seluruh aturan dalam pengamanan rekening Bank dan penandatanganan penarikan dana dari rekening Bank LKM berlaku sama dalam pengelolaan dana kegiatan PLPBK.

b.

Prosedur Penandatanganan Pengeluaran Dana dari LKM

Semua prosedur penandatanganan pengeluaran dana dari LKM menggunakan mekanisme yang tertuang dalam Pedoman Teknis Pengelolaan Keuangan LKM

c.

Kebijakan Kas

Seluruh kebijkan pengelolaan kas, pengelolaan kas kecil (operasional), dan inspeksi mendadak kas adalah melekat denga kebijakan yang ada pada Pedoman Teknis Pengelolaan Keuangan LKM

d.

Honor/Insentif Tenaga Unit Operasional

Honorarium/insentif Sekretariat dan atau Tim Sekretariat (jika berbentuk tim) secara rinci besarannya ditetapkan dalam rapat LKM. Prosedur proses pembayaran seluruhnya mengikuti prosedur yang termuat dalam Pedoman Teknis Pengelolaan Keuangan LKM.

e.

Pengelolaan BOP PLPBK

Sesuai dengan ketentuan program, untuk lokasi baru (tahun 2012) ditetapkan dalam Pedoman Pencairan dan Pemanfaatan BLM PLPBK akan diperuntukkan BOP sejumlah Rp.10.000.000,‐ untuk dipergunakan selama pelaksanaan kegiatan tahap‐1 sampai dengan tahap‐3 selesai. Pengelolaan alokasi BOP dimaksud ditetapkan sebagai berikut: 1) Biaya Administrasi 2) Biaya Transportasi 3) Biaya Konsumsi

3.5

SISTEM PEMBUKUAN PLPBK

Sistem pembukuan PLPBK merupakan bagian dari sistem pembukuan LKM. Seluruh dokumen bukti transaksi (BKK dan BKM) menggunakan dokumen sah yang berlaku dalam sistem pembukuan LKM. Dokumen‐dokumen bukti dan buku/Akun PLPBK, serta cara pengisiannya secara lengkap disajikan di Bagian‐2, PENCATATAN DAN PELAPORAN Kegiatan PLPBK


57

3.6

PELAPORAN DAN PEMANTAUAN

Sistem pelaporan kegiatan PLPBK menjadi satu dengan sistem pelaporan LKM. Realisasi kegiatan PLPBK merupakan bagian dari pelaksanaan kegiatan lainnya dalam pengelolaan keuangan LKM yang dimuat dalam LS‐01. Laporan dalam LS‐01 merupakan laporan penerimaan dan pengeluaran kas LKM mencakup seluruh realisasi kegiatan yang ada dalam pengelolaan LKM. Disamping LS‐01, bagi kelurahan yang melaksanakan kegiatan PLPBK harus menyajikan laporan LS‐02 yaitu laporan rencana dan realisasi kegiatan berdasarkan pada RAB Induk pencairan BLM. Jika RAB Induk mengalami perubahan (sesuai dengan prosedur perubahan RAB dalam Pedoman Teknis Pencairan dan Pemanfaatan BLM PLPBK), maka pelaporan didasarkan pada RAB Perubahan (terkini). Formulir dan cara peyajian/pengisian dijelaskan secara lengkap di Bagian‐2 Suplemen ini

58


BAB IV

PENCATATAN PELAPORAN KEGIATAN PLPBK


59

4.1 PENGANTAR Bagian ini menyajikan form atau dokumen yag terkait dengan pencatatan dan pelaporan kegiatan PLPBK. Seluruh proses pencatatan dan pelaporan PLPBK menjadi satu (tidak terpisah) dengan pencatatan dan pelaporan dalam pengelolaan keuangan LKM. Buku/Akun PLPBK merupakan salah satu dari buku/akun yang dimiliki oleh LKM. Secara lengkap ditunjukkan dalam Bagan Alir di Gambar‐1

FLOW CHART PEMBUKUAN PLPBK

Gambar‐1. Bagan alir Pembukuan PLPBK

60


Berdasarkan Gambar‐1 dapat dijelaskan bahwa seluruh prosedur pencatatan di tingkat Sekretariat LKM sesuai dengan pedoman teknis pengelolaan keuangan LKM. Secara khusus penambahan buku/akun PLPBK (S8) ditunjukkan sejajar dengan buku/akun yang lain. Sumber dokumen (BKK, BKM, dan PB) sesuai transaksi yang terkait dengan kegiatan PLPBK. setiap akhir bulan disusun laporan rencana dan realisasi (LS‐02) pelaksanaan kegiatan PLPBK berdasarkan RAB Induk atau RAB Perubahan yang telah disyahkan. Cara pengisian formulir dan contoh singkat penggunaannya disajikan secara terpisah dibagian akhir bagian‐2. Hal ini dimaksudkan untuk memudahkan Sekretariat LKM dalam menggunakan seluruh formulir sesuai kebutuhannya.


61

62



63

PENJELASAN PENGISIAN BUKU PLPBK SEKRETARIAT LKM (Buku S8) Buku PLPBK digunakan untuk mencatat transaksi pemasukan maupun pengeluaran yang terjadi di buku/akun PLPBK LKM seperti; penerimaan transfer dana dari KPPN, dana dari sumber lain untuk klegiatan PLPBK, pencairan dana untuk kegiatan perencanaan, pemasaran, pelaksanaan pembangunan, peningkatan kapasitas, dan Gaji Tenaga Ahli yang terkait dengan pelaksanaan kegiatan PLPBK. Penjelasan Pengisian: 1. Nama LKM : diisi dengan nama LKM 2. Kelurahan : diisi dengan nama Kelurahan 3. Kecamatan : diisi dengan nama Kecamatan 4. Kota/ Kabupaten : diisi dengan nama Kota/ Kab 5. Bulan dan Tahun : diisi bulan dan tahun pada saat buku dibuat 6. Tanggal (Kolom 1) : diisi dengan tanggal transaksi terjadi : diisi dengan uraian yang jelas, lengkap, untuk apa, dengan siapa 7. Uraian (Kolom 2) transaksi terjadi berikut penjelasannya 8. Nomor Bukti (Kolom 3) : diisi dengan no bukti pemindahbukuan (No/bp/bln/tahun) 9. Transaksi D (Kolom 4‐8) : diisi apabila ada transaksi penggunaan dana PLPBK sesuai dengan jenis kegiatan yang dilakukan Perencanaan, Pemasaran, Pelaksanaan Pembangunan, Peningkatan Kapasitas, dan Gaji Tenaga Ahli. 10. Transaksi K (Kolom 9) : diisi apabila ada transfer dana PLPBK dari KPPN, sesuai dengan tahapan yang diajukan dalam pencairan BLM 11. Saldo (Kolom 10) : diisi dengan cara mengurangkan kolom 5 dengan total kolom 4‐ 8 (untuk baris paling atas). Untuk saldo pada baris kedua dan seterusnya diisi dengan cara: saldo pada baris 1 ditambah kolom 5 pada baris kedua kemudian dikurangi dengan total kolom 4‐8 pada baris kedua, demikian seterusnya 12. Jumlah (paling bawah) : diisi setiap akhir bulan dengan cara menjumlahkan pada kolom masing‐masing Debet dan kolom Kredit. Selanjutnya jumlah kolom di Kredit dikurangi dengan jumlah kolom di Debet menjadi Saldo Dana PLPBK (posisi saldo selalu di Kredit). Saldo akhir ini menjadi saldo awal bulan berikutnya

64


PENJELASAN PENGISIAN LAPORAN RENCANA DAN REALISASI ANGGARAN (LS‐02) Formulir ini digunakan untuk menyajikan laporan rencana dan realisasi penggunaan anggaran kegiatan PLPBK. Dasar laporan menggunakan RAB Induk (Perubahan) yang telah disetujui dan menjadi dasar pencairan BLM kegiatan PLPBK Penjelasan Pengisian: 1. Nama LKM : diisi dengan nama LKM 2. Kelurahan : diisi dengan nama Kelurahan 3. Kecamatan : diisi dengan nama Kecamatan 4. Kota/ Kabupaten : diisi dengan nama Kota/ Kab 5. Bulan dan Tahun : diisi bulan dan tahun pada saat laporan dibuat 6. No. (Kolom‐1) : diisi dengan nomor urut kegiatan yang dilakukan pada bulan pelaporan 7. Kegiatan (Kolom‐2) : diisi dengan nama kegiatan yang dilakukan pada bulan pelaporan sesuai dengan nama jenis kegiatan yang ada di RAB Induk (Perubahan) 8. Rencana (Kolom 3‐6) : diisi dengan penjelasan berikut ini: Kolom‐3: Volume rencana kegitan dalam RAB Kolom‐4: Satuan kegiatan dalam ukuran meter atau unit di RAB Kolom‐5: Harga satuan kegiatan yang akan dilakukan sesuai nilai rupiah dalam RAB Kolom‐6: Total harga dari pengalian antara volume dan harga satuan kegiatan yang akan dilakukan dalam RAB 9. Realisasi (Kolom 7‐10) : diisi dengan penjelasan berikut ini: Kolom‐7: Volume kegitan yang dilakukan hasil pelaksanaan Kolom‐8: Satuan kegiatan dalam ukuran meter atau unit yang selesai dilaksanakan Kolom‐9: Harga satuan kegiatan yang selesai dilakukan sesuai dengan pembelanjaan Kolom‐10: Total harga dari pengalian antara volume dan harga satuan kegiatan yang dilakukan sesuai pembelanjaan 10. Selisih : diisi dengan nilai selisih hasil pengurangan kolom 6 dengan kolom 10. Selisih surplus (+) adalah jika jumlah anggaran lebih besar dari jumlah realisasi. Selisih defisit (‐) adalah jika jumlah anggaran lebih kecil dari jumlah realisasi


65

66


BAB V PENGELOLAAN KEUANGAN KEGIATAN PELATIHAN MASYARAKAT


67

5.1 KEBIJAKAN‐KEBIJAKAN PENGELOLAAN DANA FIXED COSTs a. Jenis Pembiayaan Dana Fixed Costs merupakan dana (at cost) yang dialokasikan untuk melaksanakan serangkaian strategi pengembangangan kapasitas masyarakat di PNPM Mandiri Perkotaan. Peruntukan dana fixed costs adalah untuk memfasilitasi proses belajar dalam pelatihan. Sifatnya sebagai dana stimulan. Secara rinci, peruntukan dana fixed cost adalah untuk memfasilitasi proses belajar dalam pelatihan, diantaranya sebagai berikut: a. Biaya photo copy modul (bahan bacaan), jika tidak disiapkan oleh program b. Bahan‐bahan bacaan tambahan c. Alat tulis menulis (spidol kertas plano, dll) d. Administrasi kegiatan: daftar hadir, lembar evaluasi, pelaporan e. Minuman dan makanan ringan f.

Lain‐lain yang menunjang proses belajar

Sebagaimana sifatnya, sebagai dana stimulan maka diharapkan masyarakat dapat mengoptimalkan potensi yang ada di tingkat masyarakat dengan menggalang swadaya masyarakat (peserta), melibatkan pihak‐pihak lain seperti pemerintah daerah atau swasta, dan kaum peduli. Hal yang seyogyanya dihindari adalah dana fixed cost lebih banyak diperuntukkan membiayai konsumsi (makanan dan minuman), karena bukan penunjang utama proses belajar masyarakat.

b. Jenis Pelatihan Pelatihan di tingkat masyarakat dikatagorikan menjadi dua jenis, yaitu: a. Paket Kelurahan/Desa. Jenis pelatihan masyarakat yang pesertanya berasal dari satu kelurahan/desa. Misalnya: Pelatihan LKM/ penguatan LKM. b. Paket Klaster/Kecamatan. Jenis pelatihan masyarakat yang pesertanya berasal dari beberapa kelurahan/desa dalam satu Klaster/Kecamatan. Misalnya: Pelatihan UPK/Sekretariat LKM tingkat Kecamatan

5.2 PROSEDUR PENGELOLAAN FIXED COSTs Secara formal prosedur pencairan dana pelatihan masyarakat (fixed costs) dari pemerintah ke masyarakat diatur dalam POK (Petunjuk Operasional Kegiatan) Satuan kerja Penataan Bangunan dan Lingkungan (PBL) Propinsi. Disamping itu didukung dengan Surat Direktur PBL tentang Alokasi Pemanfaatan dana Fixed costs Pelatihan Masyarakat. Di tingkat masyarakat (BKM/LKM) pengelolaan dana (fixed costs) pelatihan masyarakat mengacu pada Pedoman Teknis Pengelolaan Keuangan BKM/LKM‐Kesekretariatan. Sebagaimana dana BLM dan dana dari sumber lain, dana fixed Costs dikelola dengan prinsip keterbukaan, akuntabilitas,

68


dan prinsip‐prinsip dasar akuntansi yang berlaku umum. Seluruh proses pencatatan dan pelaporannya secara periodik menjadi satu dengan sistem pembukuan di tingkat BKM/LKM‐ Sekretariatan. a. Pencairan Dana Pelatihan Masyarakat (Fixed Costs) Prosedur pencairan dana fixed costs pelatihan masyarakat dari pemerintah ke masyarakat dilakukan sesuai dengan POK. Bagan alir pencairan dana fixed costs disajikan di Gambar‐1. Gambar‐1. Bagan Alir Pencairan Dana Fixed Costs BKM

Panitia Pelatihan

Korkot/Provinsi


69

Penjelasan Gambar‐1. Bagan alir pencairan dana fixed cost. Pelaku

Kegiatan 

BKM



Panitia Pelatihan

 

Korkot/Provinsi





BKM melakukan penyusunan jadwal pelatihan masyarakat yang akan dilaksanakan di tingkat kelurahan baik per kelurahan maupun klaster dalam Rencana Kegiatan Pelatihan BKM membentuk Panitia Pelatihan Masyarakat yang akan menjadi penanggung jawab pelaksanaan pelatihan masyarakat. Jika pelatihan dilaksanakan secara klaster maka Panitia akan dibentuk di tingkat kecamatan. Pembentukan Panitia disyahkan dengan diterbitkannya Berita Acara Pembentukan Panitia (F‐01) Panitia menyusun Proposal Pelatihan yang didasarkan pada Rencana Kegiatan Pelatihan Proposal Pelatihan masyarakat (F‐02) dilengkapi dengan rencana anggaran biaya (RAB) dan jadwal pelaksanaan. Menyusun rekapitulasi proposal pelatihan masyarakat di tingkat Kota/Kabupaten berdasarkan seluruh proposal yang telah diajukan oleh LKM/Panitia Pelatihan Rekapitulasi tingkat Provinsi dilakukan oleh TA. Pelatihan yang diotorisasi oleh Team Leader Provinsi

b. Pemanfaatan Dana Pelatihan Masyarakat (Fixed Cost) Prosedur pemanfaatan dana fixed cost pelatihan masyarakat dalam rangka pelaksanaan kegiatan pelatihan mengikuti aturan yang berlaku. Bagan alir pemanfaatan dana fixed cost disajikan di Gambar‐2.

70


Gambar‐2. Bagan Alir Pemanfaatan Dana Fixed Cost BKM

Panitia Pelatihan

Penjelasan Gambar‐2. Bagan alir pemanfaatan dana fixed cost. Pelaku BKM

Kegiatan  





Panitia Pelatihan

 

KPPN mentranfer dana ke Rekening Bank BKM/LKM sejumlah yang usulan yang disetujui dalam SPM. BKM/LKM melalui Sekretariatan melakukan pencatatan ke dalam Buku Bank dan Buku Dana Pelatihan Masyarakat berdasarkan nilai nilai dana yang masuk dan tercetak di Rekening Bank BKM/LKM BKM menyalurkan dana pelatihan kepada Panitia Pelatihan berdasarkan Rencana Pelatihan sejumlah dana yang tertuang dalam proposal yang telah diverifikasi oleh konsultan. BKM/LKM melalui Sekretariatan menyiapkan bukti kas keluar. Lembar‐1 diarsip sementara, untuk selanjutnya akan dicatat dalam Buku/akun terkait. Lembar‐2 dikirim ke Panitia Pelatihan bersama sejumlah dana (uang tunai) Menerima sejumlah dana (uang tunai) bersama copy Bukti Kas Keluar Lembar‐2 Melakukan pembelanjaan kebutuhan pelatihan dan memastikan


71

 

terlaksananya pelatihan sesuai dengan proposal yang telah disetujui Menyusun LPJ (Laporan PertanggungJawaban Kegiatan) dan LPD (Laporan Pertanggungjawaban Dana) disertai dengan dokumen pendukung valid untuk transaksi dengan pihak ke‐3 Menyajikan LPJ dan LPD kepada BKM/LKM

5.3 SISTEM PEMBUKUAN DANA FIXED COSTs Sistem pembukuan dana pelatihan masyarakat (Fixed Costs) merupakan bagian dari sistem pembukuan LKM. Seluruh dokumen bukti transaksi (BKK dan BKM) menggunakan dokumen sah yang berlaku dalam sistem pembukuan LKM. Dokumen‐dokumen bukti dan buku/Akun dana pelatihan masyarakat (Fixed Costs), serta cara pengisiannya secara lengkap disajikan di Bagian‐2, PENCATATAN DAN PELAPORAN Kegiatan Pelatihan Masyarakat

72


BAB VI

PENCATATAN PELAPORAN KEGIATAN PELATIHAN MASYARAKAT (FIXED COST)


73

6.1

PENGANTAR

Bagian ini menyajikan form atau dokumen yang terkait dengan pencatatan dan pelaporan kegiatan pelatihan masyarakat. Seluruh proses pencatatan dan pelaporan pelatihan masyarakat menjadi satu (tidak terpisah) dengan pencatatan dan pelaporan dalam pengelolaan keuangan LKM. Buku/Akun Dana Pelatihan Masyarakat (Fixed Costs) merupakan salah satu dari buku/akun yang dimiliki oleh LKM. Secara lengkap ditunjukkan dalam Bagan Alir di Gambar‐1

74

FLOW CHART PEMBUKUAN FIXED COSTs

Gambar‐1. Bagan alir Pembukuan Fixed Costs


Berdasarkan Gambar‐1 dapat dijelaskan bahwa seluruh prosedur pencatatan di tingkat Sekretariat LKM sesuai dengan pedoman teknis pengelolaan keuangan LKM. Secara khusus penambahan buku/akun Dana Fixed Costs (S9) ditunjukkan sejajar dengan buku/akun yang lain. Sumber dokumen (BKK, BKM, dan PB) sesuai transaksi yang terkait dengan kegiatan pelatihan masyarakat. Pelaporan transaksi yang berkaitan dengan pengelolaan dana pelatihan masyarakat disajikan dalam satu periode dan dokumen laporan di tingkat BKM/LKM, yaitu laporan pemasukan dan pengeluaran dana BKM/LKM atau LS‐01. Setiap akhir bulan seluruh pengeluaran dana pelatihan masyarakat dilaporkan menjadi satu dengan transaksi pengeluaran lainnya. Laporan disajikan tiap akhir bulan, selambat‐lambatnya tanggal 5 bulan berikutnya. Cara pengisian formulir dan contoh singkat penggunaannya disajikan secara terpisah dibagian akhir bagian‐2 ini. Hal ini dimaksudkan untuk memudahkan Sekretariat LKM dalam menggunakan seluruh formulir sesuai kebutuhannya.


75

76


a.

Buku Dana Pelatihan Masyarakat (Fixed Costs)

Sekretariatan BKM/LKM mempunyai kewajiban mencatat dan menyusun laporan berkaitan transaksi keuangan yang terjadi di BKM/LKM. Termasuk didalamnya adalah mencatat dan melaporkan transaksi keuangan yang berkaitan dengan kegiatan pelatihan masyarakat (Gambar 2. Akun/Buku FIXED COSTs). Misalnya, penerimaan dana pelatihan masyarakat dari KPPN, atau penyaluran dana pelatihan Penguatan BKM/LKM kepada Panitia Pelaksana.

b. Pencatatan Dan Pelaporan Dana Pelatihan Masyarakat (Fixed Costs) Buku Dana Pelatihan Masyarakat mempunyai saldo normal di sisi Kredit. Buku ini akan bertambah di sisi Kredit dan akan berkurang di sisi Debet. Transaksi keuangan yang berkaitan dengan buku dana pelatihan masyarakat dan di sisi mana perubahannya, diantaranya; a. Penerimaan dana pelatihan masyarakat dari pemerintah (pencairan dana). Akun (buku akan bertambah di sisi Kredit sejumlah dana yang masuk dalam rekening Bank BKM/ LKM, berdasarkan usulan kegiatan yang diverifikasi konsultan. b. Pengeluaran dana pelatihan. Akun (buku) akan berkurang di sisi Debet sejumlah dana yang dikeluarkan kepada Panitia Pelatihan. c. Pengeluaran dana instruktur khusus. Akun (buku) akan berkurang di sisi Debet sejumlah dana yang dibayarkan kepada instruktur tambahan Pelatihan masyarakat. d. Dan lain‐lain, transaksi yang berkaitan dengan kegiatan pelatihan masyarakat. Pencatatan transaksi dana pelatihan masyarakat sama dengan pencatatan transaksi keuangan lainnya. Pencatatan dilakukan setiap ada transaksi sesuai dengan tanggal kejadiaanya. Dasar pencatatan penerimaan dana pelatihan adalah bukti pemindahbukuan yang dibuat oleh Sekretariat BKM/LKM berdasarkan jumlah dana yang ditransfer KPPN ke rekening bank BKM/ LKM. Disisi lain, dasar pencatatan pengeluaran dana pelatihan masyarakat adalah bukti kas keluar asli (lembar‐1) valid yang telah di tandatangani oleh pihak‐pihak terkait dalam transaksi tersebut dan telah diotorisasi oleh BKM/LKM. Bukti kas keluar asli (lembar‐1), akan diarsip oleh Sekretariat secara urut tanggal bersama bukti kas keluar lainnya (dalam satu folder penyimpan bukti transasi). Bukti kas keluar copy (lembar‐2) diserahkan ke penerima bersama sejumlah uang tunai sesuai dengan nilai transaksi tersebut.


77

PETUNJUK PENGISIAN BUKU FIXED COSTs (Buku S9) Buku Dana Pelatihan Masyarakat digunakan untuk mencatat alokasi dana kegiatan pelatihan masyarakat, pengambilan tunai maupun melalui transfer ke Panitia/KSM untuk pelaksanaan kegiatan pelatihan masyarakat, serta mencatat sisa/saldo dana pelatihan masyarakat. Penjelasan Pengisian: 1. Nama LKM 2. Kelurahan 3. Kecamatan 4. Kota/ Kabupaten 5. Bulan dan Tahun 6. Tanggal (Kolom 1) 7. Uraian (Kolom 2)

: : : : : : :

8. Nomor Bukti (Kolom 3) 9. Transaksi D (Kolom 4)

: :

10. Transaksi K (Kolom 5)

:

11. Saldo (Kolom 6)

:

12. Jumlah (paling bawah)

:

diisi dengan nama LKM diisi dengan nama Kelurahan diisi dengan nama Kecamatan diisi dengan nama Kota/ Kab diisi bulan dan tahun pada saat buku dibuat diisi dengan tanggal transaksi terjadi diisi dengan uraian yang jelas, lengkap, untuk apa, dengan siapa transaksi terjadi berikut penjelasannya diisi dengan no bukti transaksi meliputi No/uk/bln/tahun diisi apabila ada pencairan dana untuk kegiatan pelatihan masyarakat oleh Panitia Pelatihan, atau pencairan dana diisi apabila ada alokasi dana untuk kegiatan pelatihan masyarakat diisi dengan cara mengurangkan kolom 5 dengan kolom 4 (untuk baris paling atas). Untuk saldo pada baris kedua dan seterusnya diisi dengan cara: saldo pada baris 1 ditambah kolom 5 pada baris kedua kemudian dikurangi dengan kolom 4 pada baris kedua, demikian seterusnya diisi setiap akhir bulan dengan cara menjumlahkan pada masing‐masing kolom Debet dan kolom Kredit. Selanjutnya jumlah kolom Debet dikurangi dengan jumlah kolom Kredit menjadi saldo dana pelatihan masyarakat (Saldo normal di sisi Kredit). Saldo akhir ini menjadi saldo awal bulan berikutnya

Contoh Kasus: Pada bulan Nopember 2010 di LKM Sumber Makmur Kelurahan Catakgayam Kecamatan Mojowarno Kabupaten Jombang telah terjadi transaksi keuangan sebagai berikut: Tanggal, 03 Nopember 2010

Tanggal, 12 Nopember 2010

Tanggal, 14 Nopember 2010

: LKM membuka rekening Bank dengan saldo awal sebesar Rp.1.000.000,‐. Dana tersebut dari pihak ke 3 (Bapak Ihsan anggota LKM) : KPPN mentransfer Dana Pelatihan masyarakat yang disetujui sebesar Rp.1.750.000,‐ ke rekening LKM. Dana tersebut merupakan dana pelatihan penguatan BKM/LKM. : LKM menarik dana ke Bank untuk keperluan BOP sebesar Rp.1.000.000,‐ dan biaya transpot yang dikeluarkan ke Bank sebesar Rp 15.000,‐

Tanggal,15 Nopember 2010 : Biaya konsumsi rapat anggota BKM bersama Pengawas dan UP‐ UP untuk persiapan pencairan BLM kepada KSM sebesar Rp 100.000,‐

78


Tanggal,16 Nopember 2010 : Membeli ATK sebesar Rp 250.000,‐, membeli meja 1 unit sebesar Rp.350.000,‐ dan 3 unit kursi @ sebesar Rp 50.000,‐ Tanggal,17 Nopember 2010 : LKM mencairkan dana pelatihan penguatan BKM/LKM sebesar Rp.1.500.000,‐ kepda Panitia Pelatihan Masyarakat

Pencatatan transaksi dalam “Buku Fixed Costs” sebagai berikut:


79

DAFTAR ISTILAH AD AD/ART BKK BKM BLM LKM UP UPK Renta KSM d.h. RPJT RAB

80

: : : : : : : : : : : : :

Anggaran Dasar Anggaran Dasar/Anggaran Rumah Tangga Bukti Kas Keluar Badan Keswadayaan Masyarakat Bantuan Langsung Masyarakat Lembaga Keswadayaan Masyarakat Unit Pengelola Unit PengelolanKeuangan Rencana Tahunan Kelompok Swadaya Masyarakat dahulu Rembug Pertanggungjawaban Tahunan Rencana anggaran Biaya


KANTOR PUSAT JL. Pattimura No.20 Kabayoran Baru Jakarta Selatan, Indonesia - 12110 KANTOR PROYEK Jl. Penjernihan 1 No. 19 F Pejompongan Jakarta Pusat Indonesia - 10210

SEKRETARIAT TP PNPM MANDIRI www.pnpm-mandiri.org PENGADUAN P.O. BOX 2222 JKPMT SMS 0817 48048 e-mail : [email protected] www.p2kp.org | www.pnpm-perkotaan.org