PO17-02 Acompanhamento e Controle de Obras ... - AllProject

Identificação: PO.17

Sistema de Gestão da Qualidade

PO - Procedimento Operacional

Revisão: 02

Folha: 1 de 7

Processo

Acompanhamento e Controle da Execução de Obras 1. OBJETIVO Orientar a condução dos processos de Coordenação e controle de obras, executadas pela Brookfield Incorporações S/A, de forma a garantir a uniformidade e eficiências dos procedimentos, ferramentas e técnicas utilizadas, assim como a perfeita distribuição das informações. 2. RESPONSÁVEIS •

Engenharia [RJ] [Local]

•

•

•

Diretor de Construção Gerente de Obras

Central de Planejamento e Gerenciamento de Obras [RJ]

Coordenador de Planejamento

[RJ}

Administrativo

Central de Compras [Local]

Gerente de Compras

[Local]

Comprador / Auxiliar de Compras

Empreendimento Controlado [Local] Gerente Residente

3. PROCEDIMENTOS O PO de Controle de Obras é composto pelos seguintes procedimentos: •

Elaboração / Análise da minuta do contrato de construção

•

Acompanhamento / Controle de Compras

•

Cadastramento de Documentos Fiscais

•

Controle de Contratos

•

Controle do Status dos Projetos do Empreendimento

•

Elaboração do Programa Mensal da Obra

•

Acompanhamento dos Custos

•

Acompanhamento da Mão-de-Obra



Identificação: PO.17 Revisão: 02

Folha: 2 de 7

Processo

Acompanhamento e Controle da Execução de Obras 3.1

Elaboração / Análise da minuta do contrato de construção

Este procedimento é exercido pelo Diretor de Construção, acompanhado pelo Coordenador de Planejamento e pelo Gerente de Obras, onde o escopo dos serviços será desenvolvido. Nele as condições da construção da obra, gerenciamento das partes envolvidas no projeto e condições gerais do contrato serão definidas e a documentação necessária ao perfeito conhecimento do empreendimento será gerada. Essa documentação será composta, no mínimo, pelos seguintes itens: •

Minuta do Contrato de Construção;

•

Orçamento da Obra;

•

Projetos;

•

Memorial descritivo;

•

Cronograma do Físico;

•

Cronograma de Suprimentos;

•

Cronograma Físico x Financeiro;

•

Empresas participantes no desenvolvimento do projeto;

•

Parceiros envolvidos;

•

Dados cadastrais e contato do incorporador;

•

Dados cadastrais e contato do construtor.

As saídas desse procedimento são: •

Minuta do contrato de construção que fornecerá os parâmetros básicos para a execução dos demais procedimentos desse PO

•

Planejamento financeiro da obra.

O acompanhamento e a garantia da perfeita execução desse procedimento é de responsabilidade do Gerente de Obras e do Coordenador de Planejamento que deverá, em periodicidade acordada com a diretoria, fornecer informações sobre o andamento do contrato de gerenciamento da obra em questão. 3.2

Acompanhamento / Controle de Compras

Todas as compras de materiais e contratações de serviços devem ser cadastradas no SISTEMA DE GERENCIMENTO – Item COMPRAS utilizado pela Brookfield Incorporações S/A. Este procedimento é executado exclusivamente pelo funcionário administrativo local e para o cadastramento das compras e contratos, os seguintes aspectos devem ser observados:




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Processo

Acompanhamento e Controle da Execução de Obras

•

Cadastramento de todos os fornecedores de materiais e serviços que participaram da concorrência;

•

Conferência e, se necessário for, cadastramento dos dados dos fornecedores participantes;

•

Detalhamento dos itens da CP conforme solicitação de compras;

•

Cadastramento dos preços unitários, quantidades, condições de pagamento, impostos, frete e observações de todos os fornecedores participantes da concorrência;

•

Anexar as propostas e/ou documentação complementar de cada fornecedor participante;

•

Informar imediatamente ao Coordenador de Planejamento qualquer anormalidade na documentação ou no sistema.

Após o cadastramento dos dados da concorrência o funcionário administrativo deve: •

Conferir e arquivar a documentação em pasta suspensa indexada por fornecedor onde todas as CP´s referentes àquele fornecedor estarão arquivadas;

•

Disponibilizar a CP no sistema com status “para aprovação” ou “aprovada” dependendo da condição do contrato de gerenciamento da obra definida no procedimento 3.1 desse PO. A condição contratual para esse item será informada em formulário próprio (Form 07 - Análise das Necessidades do Cliente).

3.3

Cadastramento de Documentos Fiscais

O Cadastramento de documentos fiscais é realizado pelo funcionário administrativo a partir da inserção dos dados do documento no SISTEMA DE GERENCIAMENTO – Item CONTRATOS, utilizado pela Brookfield Incorporações S/A. Para o cadastramento do documento fiscal os seguintes itens devem ser observados:

1

•

Cadastro do Fornecedor ou Fornecedor Associado1;

•

Medição do Serviço;

Fornecedor Associado é todo aquele fornecedor que, disposto em condições contratuais, fornece materiais diretamente para o contratante do serviço do Fornecedor principal.




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Processo

Acompanhamento e Controle da Execução de Obras •

Itens relacionados no Documento Fiscal x Itens cadastrados no sistema;

•

Impostos e retenções;

•

Preços unitários;

•

Datas de emissão e pagamento.

Qualquer divergência deve ser comunicada imediatamente ao Coordenador de Planejamento. 3.4

Controle de Contratos

O controle de contratos é de responsabilidade do Coordenador de Planejamento que acompanhará o lançamento das coletas de preços e documentos fiscais. O Coordenador de Planejamento emitirá uma versão eletrônica e disponibilizará, em CAIXA POSTAL, para o Gerente de Obras e para o Gerente Residente relatórios contendo as os seguintes informações: •

Compras / Contratos realizadas no período (periodicidade mensal);

•

Saldos dos contratos (periodicidade quinzenal);

•

Conta corrente dos fornecedores (periodicidade sob demanda do coordenador de campo e/ou gerentes);

•

Quantidades realizadas de cada item de cada contrato realizado e seus respectivos saldos (periodicidade quinzenal);

•

Contratos encerrados no período (periodicidade mensal).

O Gerente Residente deverá analisar os relatórios emitidos e informar ao Coordenador de Planejamento sobre os contratos encerrados prematuramente (antes da conclusão dos serviços contratados) e/ou qualquer anormalidade ou inconformidades nas informações. O prazo, a partir da data de disponibilização dos relatórios para o Gerente Residente prestar tais informações para o Coordenador de Planejamento é de 3 (três) dias úteis. O Gerente Residente deverá estar atento as solicitações de alteração de CP´s, reajustes de contrato e dissídio de mão de obra, estando as mesmas em conformidade com o PO Aquisição. As necessidades de alterações detectadas pelo Gerente Residente, encerramento ou cancelamento de CP´s devem ser encaminhadas pelo Gerente Residente para o Coordenador de Planejamento em formulário através do Formulário de Alteração de CP. Os seguintes itens devem ser observados criteriosamente.




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Processo

Acompanhamento e Controle da Execução de Obras 1. Na ocasião de reajustes de contrato e dissídio de mão-de-mão de obra realizar as respectivas medições respeitando as datas de reajuste. 2. Cada medição realizada deve fazer referência a 1 (uma) única CP; 3. Cada nota fiscal emitida por qualquer prestador de serviço deve fazer referência a 1 (uma) única medição; 4. Cada nota fiscal liberada pela obra deve conter, além do número da CP, o número da medição que a originou; 5. Os valores apresentados nas notas fiscais devem estar exatamente de acordo com as informações das medições realizadas e de acordo com as condições pactuadas na CP de origem; 6. Devolver as notas fiscais de materiais ou serviços que apresentem diferenças de valores, quantidades ou condições da CP e/ou da medição de origem. A distribuição dessa informação segue as regras estabelecidas no PO Caixa Postal de Projetos e Documentos. 3.5

Controle do Status dos Projetos do Empreendimento

O controle dos status dos projetos do empreendimento é realizado pelos Coordenadores de Planejamento, Gerente Residente e Gerentede Obra, através da análise qualitativa das informações contidas na CAIXA POSTAL DE PROJETOS do empreendimento e deverá compor o PROGRMA MENSAL DA OBRA. A periodicidade do controle dos status dos projetos deve ser no mínimo mensal e a distribuição dessa informação segue as regras estabelecidas no PO Caixa Postal de Projetos e Documentos. 3.6

Elaboração do Programa Mensal da Obra

A montagem e divulgação do Programa Mensal da Obra é de responsabilidade do Gerente Residente que o fará segundo as regras estabelecidas no item 3.2 do PO Planejamento da Qualidade. 3.7

Acompanhamento dos Custos

O formato do acompanhamento dos custos do empreendimento será definido pelo Form 07 - Análise das Necessidades do Cliente, segundo a modalidade do regime de construção:




Revisão: 02

Folha: 6 de 7

Processo

Acompanhamento e Controle da Execução de Obras Se Contrato por Empreitada: •

Acompanhamento do pagamento das parcelas do contrato por empreitada;

Se Contrato por Administração: •

Controle de custos mensal de cada serviço realizado ou material adquirido pertencente ao escopo do contrato de administração.

O acompanhamento dos custos é realizado pelo Coordenador de Planejamento e aprovado pelo Coordenador ou Gerente de Planejamento. A distribuição dessa informação seguirá as regras estabelecidas no PO Caixa Postal de Projetos e Documentos. 3.8

Acompanhamento da Mão-de-Obra

Quando definida no Form 07 - Análise das Necessidades do Cliente, o acompanhamento da mão de obra será realizado pelo Coordenador de Planejamento e aprovado pelo Coordenador ou Gerente de Planejamento. Sua periodicidade é mensal e consta dos seguintes documentos: •

Apropriação mensal de horas e valores indexado por FUNÇÃO;

•

Apropriação mensal de horas e valores indexado por CENTRO DE CUSTO;

•

Apropriação mensal de horas e valores indexado por FUNCIONÁRIO;

•

Curva S – Horas acumuladas para o Empreendimento;

•

Curva S – Horas acumuladas por Função.

4. FORMULÁRIOS, MODELOS CORRELATOS E SISTEMAS •

Form 07 - Análise das Necessidades do Cliente

•

Form 38 - Alteração de CP

•

Relatório de status dos projetos do empreendimento

•

Relatório de Avaliação de Fornecedores

•

Evolução Física do Empreendimento e Evolução dos Custos

•

Esquemático do Andamento dos Serviços

•

Coleta de Preços (CP) – Planilha Eletrônica

•

Medições dos Serviços

•

Notas Fiscais de Materiais e Serviços

•

Relatório Gerencial do Empreendimento




Revisão: 02

Folha: 7 de 7

Processo

Acompanhamento e Controle da Execução de Obras •

Relatório de Conta Corrente de Fornecedores

•

Relatório de Quantidades realizadas de cada item de cada contrato realizado e seus respectivos saldos

•

Contratos encerrados no período

•

Sistema de Gerenciamento de Obras

•

Caixa Postal de Projetos e Documentos

5. CONTROLE DE REGISTROS DA QUALIDADE Os registros da qualidade gerados por este processo são controlados da seguinte forma: Local do Arquivo

Tipo de Arquivo e Proteção

Tempo de Retenção

Descarte

Análise das Necessidades do Cliente (Form.7)

Plantec

Pasta com identificação por empreendimento/obra (junto com a documentação comercial do projeto)

2 anos

LIXO

Alteração de CP (Form 38)

Central de Planejamento


Até o término da obra

Arquivo Morto

Relatório Gerencial




Arquivo Morto

Cópia das Notas Fiscais


Pasta Jeca


Arquivo Morto

Medições de Serviços


Pasta Jeca


Arquivo Morto

Prestação de Contas do Construtor


Pasta Suspensa


Arquivo Morto

Contrato da Obra

Secretaria da Engenharia / Central de Planejamento

Pasta Jeca


Arquivo Morto

Orçamento da Obra


Pasta Jeca


Arquivo Morto

Cronograma


Pasta Jeca


Arquivo Morto

Projetos da Obra


Pasta Jeca


Arquivo Morto

Memorial descritivo


Pasta Jeca


Arquivo Morto

Identificação

Aprovado por:

Gui Alexandre

07/10/2009

Nome/ Visto

Data