Presentasi Sidang TA - Digilib ITS

PRESENTASI TUGAS AKHIR – CF 1380

ANALISIS EKONOMI PROYEK IMPLEMENTASI ERP DENGAN MEMPERHATIKAN FAKTOR TIDAK LANGSUNG DAN TIDAK BERWUJUD (Studi Kasus: PT. TELKOM Divre V, Financial Service )

Penyusun Tugas Akhir : Rizka Hadiwiyanti (NRP : 5205.100.005) Dosen Pembimbing : Mudjahidin, S.T., M.T (Pembimbing I) Mahendrawathi Er, S.T., M.Sc., Ph.D (Pembimbing II) Tugas Akhir – CF1380

1

.: LATAR BELAKANG (1):.

Latar belakang penerapan ERP di PT. TELKOM

Tugas Akhir – CF1380

2

.: LATAR BELAKANG (2):. Dengan ERP, diharapkan ada peningkatan keuntungan dan penurunan biaya. ERP membutuhkan biaya yang sangat besar

Keuntungannya dirasa masih belum sebanding dengan biaya yang telah dikeluarkan

Analisis ekonomi

Biaya langsung, biaya tidak langsung, keuntungan berwujud, keuntungan tidak berwujud payback period, NPV, ROI , IRR, dan analisis manfaat biaya


3

.: PERMASALAHAN :. 1. Biaya langsung dan biaya tidak langsung? 2. Keuntungan berwujud (tangible benefit) dan keuntungan tidak berwujud (intangible benefit)? 3. Bagaimana mengukur keuntungan tidak berwujud (intangibles) ke dalam satuan nilai uang? 4. Bagaimana hasil analisis ekonomi dari implementasi ERP?


4

.: BATASAN MASALAH :. 1. Ruang lingkup penelitian hanya dilakukan pada divisi Financial Service, PT. TELKOM Divre V. 2. Pajak dan depresiasi tidak dihitung dalam analisis ekonomi. 3. Rentang waktu untuk perhitungan analisis ekonomi dimulai dari tahun 2001 sampai 2008, dimana tahun 2001 merupakan tahun ke nol.


5

.: TUJUAN :.

1. 2. 3.

Menentukan biaya langsung dan biaya tidak langsung dalam proyek implementasi ERP. Menentukan keuntungan berwujud dan keuntungan tidak berwujud dalam proyek implementasi ERP. Melakukan analisis ekonomi proyek implementasi ERP dengan metode analisis finansial yang berupa Payback Period, NPV, ROI, IRR dan analisis manfaat biaya.


6

.: Enterprise Resource Planning :. Sistem informasi yang berperan mengintegrasikan seluruh fungsi dan departemen menjadi sebuah sistem yang dapat memenuhi seluruh kebutuhan perusahaan SAP R/3

Software ERP Konsultan SAP Fungsional, berhubungan dengan desain proses bisnis Teknis, terdiri dari BASIS (sistem administrator) dan ABAP (programer)


7

.: Biaya Langsung :. Biaya yang dapat ditentukan dengan mudah pada implementasi ERP Terdiri dari biaya hardware, biaya software, biaya instalasi, biaya maintenance, biaya pelatihan.


8

.: Biaya Langsung implementasi ERP di PT. TELKOM divisi Financial Service :.

Biaya langsung

Jumlah

Biaya implementasi

Rp 1.337.500.000,-

Lisensi User

Rp 560.000.000,-

Biaya maintenance

Rp 39.200.000,-

Biaya infrastruktur

Rp 1.000.000.000,-

.: Biaya tidak langsung :. Tenaga Kerja

Organisasional

.: Biaya Tidak Langsung implementasi ERP di PT. TELKOM divisi Financial Service :. Tenaga Kerja

Organisasional

Management/ staff resources Management time

Employee time

INDIRECT HUMAN COST Management effort and dedication

Personnel issues Employee training

Ringkasan biaya tidak langsung implementasi ERP beserta faktor pendorongnya Tenaga Kerja

Faktor Pendorong

Organisasional

Manajemen waktu

Lamanya waktu stabilisasi karena ketidaksesuaian dengan master plan

Pengurangan produktivitas

Manajemen Sumber daya manusia

Jumlah SDM yang terlibat dalam implementasi ERP

Business process re‐ engineering

Manajemen usaha dan dedikasi

Komitmen manajemen

Waktu pegawai

Lamanya waktu yang dibutuhkan pegawai untuk mempelajari sistem ERP

Pelatihan pegawai

Jumlah pegawai yang dilatih

Turn Over pegawai

Terjadi kekosongan pada suatu bagian sehingga perlu mencari pegawai pengganti

Perubahan pendapatan pegawai

Pegawai yang terlibat dalam proyek implementasi ERP mendapatkan tambahan pendapatan

Faktor Pendorong ‐ Pelatihan pegawai ‐ Waktu pegawai -Kustomisasi software -Mengubah proses bisnis yang ada

Restrukturisasi organisasi

Perubahan manajemen dan budaya kerja

Resistance of change

Adanya rasa ketidaknyamanan dengan sistem ERP

Integrasi

Kesalahan input data dapat berakibat pada keseluruhan sistem

Biaya tidak langsung saling berkaitan satu sama lain Ada beberapa biaya tidak langsung yang dapat diukur dengan menggunakan penaksiran Biaya tidak langsung saling berkaitan satu sama lain

Manajemen SDM berkaitan dengan manajemen waktu, manajemen usaha dan dedikasi, dan personnel issue. Manajemen waktu berkaitan dengan manajemen usaha dan dedikasi Pelatihan pegawai berkaitan dengan waktu pegawai Pengurangan produktivitas pada awal implementasi berkaitan dengan penolakan perubahan, business process re-engineering, dan restrukturisasi organisasi

Manajemen sumber daya manusia Pegawai yang terlibat diasumsikan mendapatkan tambahan pendapatan sebesar Rp 5.000.000,- untuk satu pegawai sehingga tambahan pendapatan yang harus diberikan sebesar Rp 10.000.000,Implementasi dilakukan selama 6 bulan, total tambahan pendapatan untuk pegawai yang terlibat sebesar Rp 60.000.000,Perusahaan membutuhkan dua pegawai outsource dimana masingmasing pegawai akan digaji Rp 3.000.000,- sehingga biaya untuk menggaji pegawai tersebut sebesar Rp 6.000.000,Pegawai outsource bekerja selama 6 bulan sehingga total biaya yang dikeluarkan perusahaan sebesar Rp 36.000.000,total biaya yang dikeluarkan untuk manajemen sumber daya manusia sebesar Rp 60.000.000 + Rp 36.000.000 = Rp 96.000.000,-

Manajemen Waktu terdapat ketidaksesuaian dengan master plan yang sudah dibuat. kerugian yang diperoleh diperkirakan sebesar Rp 10.000.000,- untuk implementasi modul FI/CO.

Pelatihan Pegawai Pegawai yang mengikuti pelatihan sebanyak 9 orang. Biaya untuk pelatihan satu orang pegawai diasumsikan sebesar Rp 2.000.000,- per hari sehingga biaya yang harus dikeluarkan sebesar Rp 18.000.000,Pelatihan dilakukan selama satu minggu. Diasumsikan 1 minggu = 5 hari kerja sehingga total biaya yang harus dikeluarkan untuk pelatihan pegawai sebesar Rp 90.000.000,-

Pengurangan produktivitas kemungkinan 75% pegawai produktivitasnya berkurang 30% kemungkinan 15% pegawai produktivitasnya berkurang 70% kemungkinan 10% pegawai produktivitasnya berkurang 100% Pengurangan produktivitas: = (75% x 30%) + (15% x 70% ) +(10% x 100%) = (23% + 11% + 10%) = 43% Diasumsikan penolakan terjadi selama 1 bulan. rata-rata gaji pegawai tiap bulannya sebesar Rp. 4.000.000,- maka dapat diperkirakan perusahaan akan mengalami kerugian sebesar 43% dari nilai gaji pegawai, yaitu sebesar Rp. 1.720.000,-. Jika pada divisi Financial Service terdapat 9 pegawai, maka dapat diperkirakan jumlah pengeluaran sebesar Rp. 15.480.000,-.

Integrasi kesalahan yang terjadi akan berdampak pada keseluruhan sistem, dan berpotensi untuk menimbulkan kesalahan kebijakan yang dibuat oleh pihak manajemen. Resiko pengeluaran yang akan dikeluarkan jika terjadi kesalahan tersebut diperkirakan sebesar Rp 100.000.000,-

Ringkasan penaksiran biaya tidak langsung implementasi ERP di PT. TELKOM Divre V divisi Financial Service

Biaya Tidak Langsung Tenaga Kerja

Organisasional

Jumlah

Manajemen waktu

Diperkirakan sebesar Rp 10.000.000,‐

Manajemen Sumber daya manusia

Rp 96.000.000,‐

Pelatihan pegawai

Rp 90.000.000,‐

Pengurangan produktivitas

Rp 15.480.000,‐

Integrasi

Diperkirakan sebesar Rp 100.000.000,‐

.: Keuntungan Berwujud:. Keuntungan yang berupa penghematan yang dapat diukur kuantitasnya Contohnya pengurangan kesalahan‐kesalahan proses, pengurangan langkah‐langkah pekerjaan, peningkatan penjualan, pengurangan biaya


20

.: Keuntungan berwujud implementasi ERP di PT. TELKOM divisi Financial Service :.

Keuntungan berwujud

Jumlah

Keterangan

Efisiensi biaya operasional

Rp 155.000.000,-

Diasumsikan setiap tahun bertambah 10%

Pengurangan pegawai

Rp 35.000.000,-


Pengurangan biaya telekomunikasi

Rp 12.500.000,-


Pengurangan waktu lembur

Rp 2.000.000.-


.: Keuntungan Tidak Berwujud :. Keuntungan yang berupa penghematan yang sulit atau tidak mungkin diukur dalam bentuk satuan nilai uang Contohnya: peningkatan loyalitas pelanggan, peningkatan moral kerja pegawai, pelayanan yang lebih baik kepada masyarakat, dukungan manajemen dalam pengambilan keputusan

.: Keuntungan tidak berwujud implementasi ERP di PT. TELKOM divisi Financial Service :. Peningkatan Produktivitas (Whitten, dkk. 2001) kemungkinan 75% pegawai produktivitasnya bertambah 30% kemungkinan 15% pegawai produktivitasnya bertambah 70% kemungkinan 10% pegawai produktivitasnya bertambah 100%.

Peningkatan produktivitas = (75% x 30%) + (15% x 70% ) +(10% x 100%) + (5% x 100%) = (23% + 11% + 10%) = 43%

Gaji rata‐rata tiap tahun Rp. 48.000.000, keuntungan yg diperoleh Rp. 48.000.000 x 43% = Rp. 20.640.000,‐ Ada 9 pegawai di divisi keuangan, penghematan yang diperoleh sebesar Rp. 185.760.000 Tugas Akhir – CF1380

23

.: Keuntungan tidak berwujud implementasi ERP di PT. TELKOM divisi Financial Service :. Akses informasi yang real time

gaji rata‐rata per bulan Rp 4.000.000,‐ Perhitungan: 1 bulan = 20 hari kerja, gaji pegawai per hari adalah Rp 4.000.000/20 = Rp

200.000,‐ 1 hari kerja = 7 jam, gaji pegawai per jam adalah Rp 200.000/7 = Rp. 28.571,‐ Waktu rata‐rata yang dibutuhkan untuk memperoleh informasi sebesar 30 menit, sehingga penghematan yang diperoleh selama satu hari sebesar Rp. 28.571/2 = Rp 14.285 per hari. Selama satu bulan diperoleh penghematan sebesar Rp 14.285 x 20 = Rp 285.174,‐ Selama satu tahun penghematan yang diperoleh sebesar Rp 285.174 x 12 = Rp 3.428.571,‐

Ada 9 pegawai di divisi keuangan, penghematan yang diperoleh sebesar Rp 30.857.142,‐ Tugas Akhir – CF1380

24

.: Keuntungan tidak berwujud implementasi ERP di PT. TELKOM divisi Financial Service :. Dukungan manajemen dalam pengambilan keputusan

Efisiensi proses budgeting Analisis laporan keuangan menjadi lebih cepat dan akurat Pengambilan keputusan menjadi lebih cepat dan akurat Berpengaruh pada loyalitas pelanggan

.: Keuntungan tidak berwujud implementasi ERP di PT. TELKOM divisi Financial Service :. Dukungan manajemen dalam pengambilan keputusan

Diperkirakan 60% pelanggan tetap menggunakan jasa PT. Telkom 10 % Diperkirakan 35% pelanggan tetap menggunakan jasa PT. Telkom 40 % Diperkirakan 15% pelanggan tetap menggunakan jasa PT. Telkom 90 % Diperkirakan 5% pelanggan tetap menggunakan jasa PT. Telkom 100 %

Penaksiran: = (60 % x 10 %) + (35% x 40%) + (15% x 90 %) + (5% x 100) = (6% + 14% + 14 % + 5 %) = 39%

Jika setiap tahun pelanggan membayar Rp 1.000.000,00 maka pemasukan yang diperoleh sebesar 39 % x Rp.1.000.000,00 = Rp 385.000,00 Jika diasumsikan pelanggan yang tetap menggunakan jasa PT. TELKOM Divre V sebanyak 1000 orang, keuntungan yang diperoleh Rp. 385.000.000,‐

.: Analisis Ekonomi :. Dilakukan dengan dua skenario

Tanpa memperhatikan biaya tidak langsung dan keuntungan tidak berwujud Dengan memperhatikan biaya tidak langsung dan keuntungan tidak berwujud

Hasil dari kedua skenario dibandingkan

.: Analisis Ekonomi :. Payback Period

periode (tahun) yang dibutuhkan untuk mengembalikan biaya investasi awal dengan menggunakan arus kas bersih berdasarkan tingkat suku bunga tertentu N' Persamaan: 0 = − P + At ( P / F , i %, t )

∑ t =1

Membuat skenario dengan suku bunga 3%, 5%, 7%, dan 14%.


28

.: Analisis Ekonomi :. Return On Investment (ROI)

mengukur prosentase keuntungan yang dihasilkan dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkannya Persamaan: Total Keuntungan − Total Biaya ROI =

TotalBiaya

.: Analisis Ekonomi :. Net Present Value (NPV)

Jumlah akumulatif kas bersih yang diperoleh dari selisih antara pemasukan ekuivalen dan pengeluaran ekuivalen dari arus kas berdasarkan tingkat suku bunga yang dipilih n Ft Persamaan:

NPV = ∑ t =0

(1 + i ) t

Bila NPV bernilai lebih besar daripada 0, berarti proyek impleementasi ERP dikatakan menguntungkan dan dapat diterima.

.: Analisis Ekonomi :. Internal Rate of Return (IRR)

Tingkat suku bunga yang menyebabkan keseimbangan antara pemasukan ekuivalen dengan pengeluaran ekuivalen Mengakibatkan NPV = 0 n Ft Persamaan: 0=∑ t =0

(1 + i ) t

Perhitungan IRR umumnya diselesaikan dengan trial and error. Apabila nilai IRR lebih besar daripada tingkat suku bunga pada periode awal, maka proyek implementasi dikatakan layak Tugas Akhir – CF1380

31

.: Analisis Ekonomi :. Analisis Manfaat Biaya

Mengevaluasi manfaat proyek implementasi ERP agar dapat digunakan dengan efisien Persamaan: B / C = Manfaat Ekuivalen Biaya Ekuivalen proyek dapat dikatakan layak apabila rasio B/C lebih besar daripada 1


32

.: Rangkuman Hasil Analisis Ekonomi:. Perhitungan

tanpa indirect dan Intangible

dengan indirect dan Intangible

Payback Period

Nilai investasi awal tidak dapat tertutup

Nilai investasi awal kembali pada tahun ke‐5 pada suku bunga 3%, 5%, 7%

ROI

Prosentasi keuntungan yang diperoleh ‐36.62%%

Prosentasi keuntungan yang diperoleh 93.33%%

NPV

Proyek tidak layak dijalankan

Proyek layak dijalankan

IRR

Proyek tidak layak dijalankan


Analisis Manfaat Proyek tidak layak Biaya dijalankan



33

.: KESIMPULAN (1) :. Biaya langsung:

biaya implementasi modul biaya lisensi user biaya maintenance biaya infrastruktur

Biaya tidak langsung:

manajemen waktu manajemen SDM pelatihan pegawai pengurangan produktivitas pada awal implementasi integrasi.

Keuntungan berwujud:

pengurangan biaya operasional pengurangan pegawai pengurangan biaya telekomunikasi pengurangan waktu lembur

Keuntungan tidak berwujud:


peningkatan motivasi pegawai yang berdampak pada peningkatan produktivitas akses informasi yang real time dukungan manajemen dalam pengambilan keputusan yang berpengaruh pada loyalitas pelanggan 34

.: KESIMPULAN (2) :. Berdasarkan hasil analisis ekonomi, proyek implementasi sistem ERP di PT. TELKOM Divre V divisi Financial Service tidak dapat diterima jika tidak memperhatikan biaya tidak langsung dan tidak berwujud. Namun dengan adanya biaya tidak langsung dan keuntungan tidak berwujud, proyek implementasi sistem ERP di PT. TELKOM Divre V divisi Financial Service dapat diterima.


35

.: SARAN :. Faktor strategis kurang diperhatikan dalam penelitian ini sehingga untuk penelitian lebih lanjut faktor strategis dapat ditambahkan dalam analisis ekonomi untuk memperoleh hasil yang maksimal Apabila PT. TELKOM ingin mengganti SAP R/3 dengan MySAP, sebaiknya melakukan analisis ekonomi untuk menilai kesuksesan sistem yang baru.


36

.: E.O.S :.


37

Master Plan

Jadwal Implementasi ke divisi regional