Presentasi Sidang TA - Digilib ITS

13 downloads 67 Views 507KB Size Report
PRESENTASI TUGAS AKHIR – CF 1380. Penyusun Tugas Akhir : Rizka Hadiwiyanti. (NRP : 5205.100.005). Dosen Pembimbing : Mudjahidin, S.T., M.T ...
PRESENTASI TUGAS AKHIR – CF 1380

ANALISIS EKONOMI PROYEK IMPLEMENTASI ERP DENGAN MEMPERHATIKAN FAKTOR TIDAK LANGSUNG DAN TIDAK BERWUJUD (Studi Kasus: PT. TELKOM Divre V, Financial Service )

Penyusun Tugas Akhir : Rizka Hadiwiyanti (NRP : 5205.100.005) Dosen Pembimbing : Mudjahidin, S.T., M.T (Pembimbing I) Mahendrawathi Er, S.T., M.Sc., Ph.D (Pembimbing II) Tugas Akhir – CF1380

1

.: LATAR BELAKANG (1):.

Latar belakang penerapan ERP di PT. TELKOM

Tugas Akhir – CF1380

2

.: LATAR BELAKANG (2):. Dengan  ERP,  diharapkan  ada  peningkatan  keuntungan  dan  penurunan biaya. ERP membutuhkan biaya yang sangat besar  „

Keuntungannya dirasa masih belum sebanding dengan biaya yang telah  dikeluarkan

Analisis ekonomi  „ „

Biaya  langsung,  biaya  tidak  langsung,  keuntungan  berwujud,  keuntungan tidak berwujud payback period, NPV, ROI , IRR, dan analisis manfaat biaya

Tugas Akhir – CF1380

3

.: PERMASALAHAN :. 1. Biaya langsung dan biaya tidak langsung? 2. Keuntungan berwujud (tangible benefit) dan keuntungan tidak  berwujud (intangible benefit)? 3. Bagaimana mengukur keuntungan tidak berwujud (intangibles)  ke dalam satuan nilai uang? 4. Bagaimana hasil analisis ekonomi dari implementasi ERP?

Tugas Akhir – CF1380

4

.: BATASAN MASALAH :. 1. Ruang lingkup penelitian hanya dilakukan pada divisi Financial  Service, PT. TELKOM Divre V.  2. Pajak dan depresiasi tidak dihitung dalam analisis ekonomi. 3. Rentang waktu untuk perhitungan analisis ekonomi dimulai dari tahun 2001 sampai 2008, dimana tahun 2001 merupakan tahun ke nol.

Tugas Akhir – CF1380

5

.: TUJUAN :.

1. 2. 3.

Menentukan  biaya  langsung  dan  biaya  tidak  langsung  dalam  proyek implementasi ERP. Menentukan  keuntungan  berwujud  dan  keuntungan  tidak  berwujud dalam proyek implementasi ERP. Melakukan  analisis  ekonomi  proyek  implementasi  ERP  dengan  metode  analisis  finansial  yang  berupa  Payback  Period,  NPV,  ROI, IRR dan analisis manfaat biaya.

Tugas Akhir – CF1380

6

.: Enterprise Resource Planning :. Sistem informasi yang berperan mengintegrasikan seluruh fungsi dan departemen menjadi sebuah sistem yang dapat memenuhi seluruh kebutuhan perusahaan SAP R/3 „ „

Software ERP Konsultan SAP Š Fungsional, berhubungan dengan desain proses bisnis Š Teknis, terdiri dari BASIS (sistem administrator) dan ABAP (programer)

Tugas Akhir – CF1380

7

.: Biaya Langsung :. Biaya yang dapat ditentukan dengan mudah pada implementasi ERP Terdiri dari biaya hardware, biaya software, biaya instalasi,  biaya maintenance, biaya pelatihan.

Tugas Akhir – CF1380

8

.: Biaya Langsung implementasi ERP di PT. TELKOM divisi Financial Service :.

Biaya langsung

Jumlah

Biaya implementasi

Rp 1.337.500.000,-

Lisensi User

Rp 560.000.000,-

Biaya maintenance

Rp 39.200.000,-

Biaya infrastruktur

Rp 1.000.000.000,-

.: Biaya tidak langsung :. Tenaga Kerja

Organisasional

.: Biaya Tidak Langsung implementasi ERP di PT. TELKOM divisi Financial Service :. Tenaga Kerja

Organisasional

Management/ staff resources Management time

Employee time

INDIRECT HUMAN COST Management effort and dedication

Personnel issues Employee training

Ringkasan biaya tidak langsung implementasi ERP beserta faktor pendorongnya Tenaga Kerja

Faktor Pendorong

Organisasional

Manajemen waktu

Lamanya waktu stabilisasi karena  ketidaksesuaian dengan master plan

Pengurangan  produktivitas

Manajemen Sumber daya  manusia

Jumlah SDM yang terlibat dalam  implementasi ERP

Business process re‐ engineering

Manajemen usaha dan  dedikasi

Komitmen manajemen

Waktu pegawai

Lamanya waktu yang dibutuhkan  pegawai untuk mempelajari sistem  ERP

Pelatihan pegawai

Jumlah pegawai yang dilatih

Turn Over pegawai

Terjadi kekosongan pada suatu  bagian sehingga perlu mencari  pegawai pengganti 

Perubahan pendapatan  pegawai

Pegawai yang terlibat dalam proyek  implementasi ERP mendapatkan  tambahan pendapatan

Faktor Pendorong ‐ Pelatihan pegawai ‐ Waktu pegawai -Kustomisasi software -Mengubah proses bisnis yang ada

Restrukturisasi organisasi

Perubahan manajemen dan budaya  kerja

Resistance of change

Adanya rasa ketidaknyamanan  dengan sistem ERP

Integrasi

Kesalahan input data dapat berakibat  pada keseluruhan sistem

Biaya tidak langsung saling berkaitan satu sama lain Ada beberapa biaya tidak langsung yang dapat diukur dengan menggunakan penaksiran Biaya tidak langsung saling berkaitan satu sama lain „

„

„ „

Manajemen SDM berkaitan dengan manajemen waktu, manajemen usaha dan dedikasi, dan personnel issue. Manajemen waktu berkaitan dengan manajemen usaha dan dedikasi Pelatihan pegawai berkaitan dengan waktu pegawai Pengurangan produktivitas pada awal implementasi berkaitan dengan penolakan perubahan, business process re-engineering, dan restrukturisasi organisasi

Manajemen sumber daya manusia Pegawai yang terlibat diasumsikan mendapatkan tambahan pendapatan sebesar Rp 5.000.000,- untuk satu pegawai sehingga tambahan pendapatan yang harus diberikan sebesar Rp 10.000.000,Implementasi dilakukan selama 6 bulan, total tambahan pendapatan untuk pegawai yang terlibat sebesar Rp 60.000.000,Perusahaan membutuhkan dua pegawai outsource dimana masingmasing pegawai akan digaji Rp 3.000.000,- sehingga biaya untuk menggaji pegawai tersebut sebesar Rp 6.000.000,Pegawai outsource bekerja selama 6 bulan sehingga total biaya yang dikeluarkan perusahaan sebesar Rp 36.000.000,total biaya yang dikeluarkan untuk manajemen sumber daya manusia sebesar Rp 60.000.000 + Rp 36.000.000 = Rp 96.000.000,-

Manajemen Waktu terdapat ketidaksesuaian dengan master plan yang sudah dibuat. kerugian yang diperoleh diperkirakan sebesar Rp 10.000.000,- untuk implementasi modul FI/CO.

Pelatihan Pegawai Pegawai yang mengikuti pelatihan sebanyak 9 orang. Biaya untuk pelatihan satu orang pegawai diasumsikan sebesar Rp 2.000.000,- per hari sehingga biaya yang harus dikeluarkan sebesar Rp 18.000.000,Pelatihan dilakukan selama satu minggu. Diasumsikan 1 minggu = 5 hari kerja sehingga total biaya yang harus dikeluarkan untuk pelatihan pegawai sebesar Rp 90.000.000,-

Pengurangan produktivitas kemungkinan 75% pegawai produktivitasnya berkurang 30% kemungkinan 15% pegawai produktivitasnya berkurang 70% kemungkinan 10% pegawai produktivitasnya berkurang 100% Pengurangan produktivitas: = (75% x 30%) + (15% x 70% ) +(10% x 100%) = (23% + 11% + 10%) = 43% Diasumsikan penolakan terjadi selama 1 bulan. rata-rata gaji pegawai tiap bulannya sebesar Rp. 4.000.000,- maka dapat diperkirakan perusahaan akan mengalami kerugian sebesar 43% dari nilai gaji pegawai, yaitu sebesar Rp. 1.720.000,-. Jika pada divisi Financial Service terdapat 9 pegawai, maka dapat diperkirakan jumlah pengeluaran sebesar Rp. 15.480.000,-.

Integrasi kesalahan yang terjadi akan berdampak pada keseluruhan sistem, dan berpotensi untuk menimbulkan kesalahan kebijakan yang dibuat oleh pihak manajemen. Resiko pengeluaran yang akan dikeluarkan jika terjadi kesalahan tersebut diperkirakan sebesar Rp 100.000.000,-

Ringkasan penaksiran biaya tidak langsung implementasi ERP di PT. TELKOM Divre V divisi Financial Service

Biaya Tidak Langsung Tenaga Kerja

Organisasional

Jumlah

Manajemen waktu

Diperkirakan sebesar Rp  10.000.000,‐

Manajemen Sumber daya  manusia

Rp 96.000.000,‐

Pelatihan pegawai

Rp 90.000.000,‐

Pengurangan produktivitas

Rp 15.480.000,‐

Integrasi

Diperkirakan sebesar Rp  100.000.000,‐

.: Keuntungan Berwujud:. Keuntungan yang berupa penghematan yang dapat diukur kuantitasnya Contohnya pengurangan kesalahan‐kesalahan proses,  pengurangan langkah‐langkah pekerjaan, peningkatan penjualan, pengurangan biaya

Tugas Akhir – CF1380

20

.: Keuntungan berwujud implementasi ERP di PT. TELKOM divisi Financial Service :.

Keuntungan berwujud

Jumlah

Keterangan

Efisiensi biaya operasional

Rp 155.000.000,-

Diasumsikan setiap tahun bertambah 10%

Pengurangan pegawai

Rp 35.000.000,-

Diasumsikan setiap tahun bertambah 10%

Pengurangan biaya telekomunikasi

Rp 12.500.000,-

Diasumsikan setiap tahun bertambah 5%

Pengurangan waktu lembur

Rp 2.000.000.-

Diasumsikan setiap tahun bertambah 5%

.: Keuntungan Tidak Berwujud :. Keuntungan yang berupa penghematan yang sulit atau tidak mungkin diukur dalam bentuk satuan nilai uang Contohnya: peningkatan loyalitas pelanggan, peningkatan moral kerja pegawai, pelayanan yang lebih baik kepada  masyarakat, dukungan manajemen dalam pengambilan keputusan

.: Keuntungan tidak berwujud implementasi ERP di PT. TELKOM divisi Financial Service :. Peningkatan Produktivitas (Whitten, dkk. 2001) Š kemungkinan 75% pegawai produktivitasnya bertambah 30% Š kemungkinan 15% pegawai produktivitasnya bertambah 70% Š kemungkinan 10% pegawai produktivitasnya bertambah 100%.

Peningkatan produktivitas =  (75% x 30%) + (15% x 70% ) +(10% x 100%) + (5% x 100%) =  (23% + 11% + 10%) =   43% „

„

„

Gaji rata‐rata tiap tahun Rp. 48.000.000, keuntungan yg diperoleh Rp.  48.000.000 x 43% = Rp. 20.640.000,‐ Ada 9 pegawai di divisi keuangan, penghematan yang diperoleh sebesar Rp. 185.760.000 Tugas Akhir – CF1380

23

.: Keuntungan tidak berwujud implementasi ERP di PT. TELKOM divisi Financial Service :. Akses informasi yang real time „ „

gaji rata‐rata per bulan Rp 4.000.000,‐ Perhitungan: Š 1 bulan = 20 hari kerja, gaji pegawai per hari adalah Rp 4.000.000/20 = Rp Š Š

Š Š „

200.000,‐ 1 hari kerja = 7 jam, gaji pegawai per jam adalah Rp 200.000/7 = Rp. 28.571,‐ Waktu rata‐rata yang dibutuhkan untuk memperoleh informasi sebesar 30  menit, sehingga penghematan yang diperoleh selama satu hari sebesar Rp.  28.571/2 = Rp 14.285 per hari.  Selama satu bulan diperoleh penghematan sebesar Rp 14.285 x 20 = Rp 285.174,‐ Selama satu tahun penghematan yang diperoleh sebesar Rp 285.174 x 12 =  Rp 3.428.571,‐

Ada 9 pegawai di divisi keuangan, penghematan yang diperoleh sebesar Rp 30.857.142,‐ Tugas Akhir – CF1380

24

.: Keuntungan tidak berwujud implementasi ERP di PT. TELKOM divisi Financial Service :. Dukungan manajemen dalam pengambilan keputusan „ „ „ „

Efisiensi proses budgeting Analisis laporan keuangan menjadi lebih cepat dan akurat Pengambilan keputusan menjadi lebih cepat dan akurat Berpengaruh pada loyalitas pelanggan

.: Keuntungan tidak berwujud implementasi ERP di PT. TELKOM divisi Financial Service :. Dukungan manajemen dalam pengambilan keputusan „ „ „ „

Diperkirakan 60% pelanggan tetap menggunakan jasa PT. Telkom 10 % Diperkirakan 35% pelanggan tetap menggunakan jasa PT. Telkom 40 % Diperkirakan 15% pelanggan tetap menggunakan jasa PT. Telkom 90 % Diperkirakan 5% pelanggan tetap menggunakan jasa PT. Telkom 100 %

Penaksiran: = (60 % x 10 %) + (35% x 40%) + (15% x 90 %) +  (5% x 100)  = (6% + 14% + 14 % + 5 %) = 39%

Jika setiap tahun pelanggan membayar Rp 1.000.000,00 maka pemasukan yang diperoleh sebesar 39 % x Rp.1.000.000,00 = Rp 385.000,00 Jika diasumsikan pelanggan yang tetap menggunakan jasa PT. TELKOM Divre V sebanyak 1000 orang, keuntungan yang diperoleh Rp. 385.000.000,‐

.: Analisis Ekonomi :. Dilakukan dengan dua skenario „

„

Tanpa memperhatikan biaya tidak langsung dan keuntungan tidak berwujud Dengan memperhatikan biaya tidak langsung dan keuntungan tidak berwujud

Hasil dari kedua skenario dibandingkan

.: Analisis Ekonomi :. Payback Period „

„

periode (tahun) yang dibutuhkan untuk mengembalikan biaya investasi awal dengan menggunakan arus kas bersih berdasarkan tingkat suku bunga tertentu N' Persamaan: 0 = − P + At ( P / F , i %, t )

∑ t =1

„

Membuat skenario dengan suku bunga 3%, 5%, 7%, dan 14%.

Tugas Akhir – CF1380

28

.: Analisis Ekonomi :. Return On Investment (ROI) „

„

mengukur prosentase keuntungan yang dihasilkan dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkannya Persamaan: Total Keuntungan − Total Biaya ROI =

TotalBiaya

.: Analisis Ekonomi :. Net Present Value (NPV) „

„

Jumlah akumulatif kas bersih yang diperoleh dari selisih antara pemasukan ekuivalen dan pengeluaran ekuivalen dari arus kas berdasarkan tingkat suku bunga yang dipilih n Ft Persamaan:

NPV = ∑ t =0

„

(1 + i ) t

Bila NPV bernilai lebih besar daripada 0, berarti proyek impleementasi ERP dikatakan menguntungkan dan dapat diterima.

.: Analisis Ekonomi :. Internal Rate of Return (IRR) „

„ „

Tingkat suku bunga yang menyebabkan keseimbangan antara pemasukan ekuivalen dengan pengeluaran ekuivalen Mengakibatkan NPV = 0 n Ft Persamaan: 0=∑ t =0

„

„

(1 + i ) t

Perhitungan IRR umumnya diselesaikan dengan trial and  error. Apabila nilai IRR lebih besar daripada tingkat suku bunga pada periode awal, maka proyek implementasi dikatakan layak Tugas Akhir – CF1380

31

.: Analisis Ekonomi :. Analisis Manfaat Biaya „

„

„

Mengevaluasi manfaat proyek implementasi ERP agar dapat digunakan  dengan efisien Persamaan: B / C = Manfaat Ekuivalen Biaya Ekuivalen proyek dapat dikatakan layak apabila rasio B/C lebih besar daripada 1

Tugas Akhir – CF1380

32

.: Rangkuman Hasil Analisis Ekonomi:. Perhitungan

tanpa indirect dan  Intangible

dengan indirect dan  Intangible

Payback Period

Nilai investasi awal  tidak dapat tertutup

Nilai investasi awal  kembali pada tahun ke‐5  pada suku bunga 3%, 5%,  7%

ROI

Prosentasi keuntungan yang  diperoleh ‐36.62%%

Prosentasi keuntungan yang diperoleh 93.33%%

NPV

Proyek tidak layak  dijalankan

Proyek layak dijalankan

IRR

Proyek tidak layak  dijalankan

Proyek layak dijalankan

Analisis Manfaat  Proyek tidak layak  Biaya dijalankan

Proyek layak dijalankan

Tugas Akhir – CF1380

33

.: KESIMPULAN (1) :. Biaya langsung: „ „ „ „

biaya implementasi modul biaya lisensi user biaya maintenance biaya infrastruktur

Biaya tidak langsung: „ „ „ „ „

manajemen waktu manajemen SDM pelatihan pegawai  pengurangan produktivitas  pada awal implementasi integrasi.

Keuntungan berwujud: „ „ „ „

pengurangan biaya operasional pengurangan pegawai pengurangan biaya telekomunikasi pengurangan waktu lembur

Keuntungan tidak berwujud: „

„ „

Tugas Akhir – CF1380

peningkatan motivasi pegawai  yang berdampak pada  peningkatan produktivitas akses informasi yang real time  dukungan manajemen dalam  pengambilan keputusan yang  berpengaruh pada loyalitas  pelanggan 34

.: KESIMPULAN (2) :. Berdasarkan hasil analisis ekonomi, proyek implementasi  sistem ERP di PT. TELKOM Divre V divisi Financial Service  tidak dapat diterima jika tidak memperhatikan biaya tidak  langsung dan tidak berwujud. Namun dengan adanya  biaya tidak langsung dan keuntungan tidak berwujud,  proyek implementasi sistem ERP di PT. TELKOM Divre V  divisi Financial Service dapat diterima.

Tugas Akhir – CF1380

35

.: SARAN :. Faktor strategis kurang diperhatikan dalam penelitian ini  sehingga untuk penelitian lebih lanjut faktor strategis  dapat ditambahkan dalam analisis ekonomi untuk  memperoleh hasil yang maksimal Apabila PT. TELKOM ingin mengganti SAP R/3 dengan  MySAP, sebaiknya melakukan analisis ekonomi untuk  menilai kesuksesan sistem yang baru.

Tugas Akhir – CF1380

36

.: E.O.S :.

Tugas Akhir – CF1380

37

Master Plan

Jadwal Implementasi ke divisi regional