10 Abr 2013 ... Elaborar la propuesta del calendario anual de auditorías. 2. Difundir ... de
verificación de hallazgos de la auditoría interna y externa anterior. 6.
UNIVERSIDAD MICHOACANA DE SAN NICOLAS DE HIDALGO DIRECCION GENERAL DE BIBLIOTECAS PROCESO DE GESTION CALIDAD
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA INTERNA
SB_P_PAI_8.2.2_2014_02
CONTROL DE CAMBIOS No.
SECCIÓN
DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
3ª
Todo el documento
4ª
Diagrama Actividades
FECHA
Se cambia la estructura del documento y el contenido, ampliando el alcance de las auditorías internas a todos los SGC certificados, responsabilidades, desarrollo de actividades y anexos. Se modifica el diagrama de flujo, se modifican y ajustan algunas actividades relativas con los días de entrega del informe y el seguimiento Se incorpora la Responsabilidad de los Responsables de los procesos de la DGB y se modifica el diagrama en algunos nombres de las actividades, así mismo se cambia de Power Point a Word para dejarlo integrado en una sola hoja, se integran y modifican los indicadores. Se modifica en la entrega del informe de auditoría, quedando este como opcional a entregar el mismo día o 5 días a más tardar.
17 Septiembre de 2009
27 de Septiembre 2010
5ª
Responsabilidad y Autoridad
1ª 2011
Entrega de Informe
1ª 2012
Actualización del procedimiento
Se actualiza la autoridad y responsabilidad de los participantes, algunas actividades y los indicadores.
17 de Octubre 2012
1ª 2013
Descripción de actividades
Se actualiza la forma de atención de encuestas de satisfacción y conformidad de auditoría.
10 de Abril 2013
2ª 2013
Entrega de documentación, responsabilidades y seguimiento.
Los RPC documentarán, atenderán e informarán sobre los hallazgos detectados en los centros de información que impacten en sus áreas.
4 de octubre 2013
3º 2013
Seguimiento y Nota 2
Participación del Subcomité de Calidad del Sistema Bibliotecario.
23 de octubre 2013
1º 2014
Responsabilidades y Autoridad
Se incluyen las responsabilidades del RD de la DGB para revisar hallazgos de auditoría y dar tratamiento a controversias y; del auditor interno para declarar inviable una auditoría interna, por causa justificada.
26 de mayo de 2014
2º 2014
Responsabilidades y Autoridad, descripción de actividades y diagrama.
Se modifican diversos aspectos relacionados con la responsabilidad y autoridad y descripción actividades del procedimiento.
29 de octubre de 2014
REVISÓ
15 de Marzo 2011
APROBÓ
Representante de la Dirección de la Calidad de la DGB FECHA Y EVIDENCIA DE REVISIÓN Minuta 29 de octubre de 2014
1 de Noviembre 2010
Comité de Calidad de la Dirección General de Bibliotecas FECHA Y EVIDENCIA DE APROBACIÓN Minuta 29 de octubre de 2014
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1. PROPÓSITO Establecer los lineamientos para dirigir la planeación, ejecución y seguimiento del proceso de auditoría interna, con el fin de garantizar la efectividad y mejora de los SGC-SB. 2. ALCANCE Los lineamientos establecidos en este procedimiento se aplican para auditar a los SGC del Sistema Bibliotecario de la UMSNH. 3. CRITERIOS Normas aplicables para auditorías internas: -
ISO 9001:2008 Sistema de gestión de la calidad- Requisitos. ISO 9000:2005 Sistema de gestión de la calidad-Fundamentos y vocabularios. ISO 19011: 2011 Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión
4. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD 4.1 RESPONSABILIDAD
PUESTO
RESPONSABILIDAD 1. Revisar los informes de las auditorías internas, en cuanto a la
RD DE LA DGB
2. 3. 1. 2.
3.
4.
COORDINADOR DE AUDITORÍAS
5.
6.
redacción de los mismos, antes de que sean entregados a las partes interesadas. Dar tratamiento a las controversias que surjan en las auditorías internas con las partes interesadas. Dar el tratamiento a la declaración de inviabilidad de una auditoría interna con las partes interesadas. Elaborar la propuesta del calendario anual de auditorías. Difundir el calendario a través del foro virtual, correo electrónico y entregando una copia impresa del mismo, al RD o GIC de las áreas a auditar. Asegurarse de que las auditorías internas sean programadas, planificadas, realizadas y registradas de acuerdo a este procedimiento. Dar de alta en la plataforma los hallazgos de auditorías (internas y externas) considerando el proceso o centro de información que deban atenderlo. Se dará de alta exclusivamente la parte de identificación del hallazgo, considerando que serán los centros de información y procesos quienes deberán atender los hallazgos antes mencionados, así como documentar las evidencias de su atención. Asegurar que se lleve a cabo el seguimiento de las acciones correctivas y preventivas resultantes de las auditorías internas y externas, así como el estado de éstas, a través de la Plataforma de Atención de Hallazgos. Preparar el plan de auditoría y entregarlo al auditor líder, cinco días hábiles previos a la realización de la misma. Así como disponer la documentación correspondiente: en formato digital, Página 2 de 11 SB_P_PAI_8.2.2_2014_02
formato del informe de auditoría, y la norma ISO 9001:2008 y; en formato impreso, las listas de asistencia, constancia de participación de los auditores y registro de verificación de hallazgos de la auditoría interna y externa anterior. 7. Mantener copia impresa y digitalizada del informe de auditoría de los procesos centrales o centros de información auditados. 8. Coordinar el proceso de evaluación de los auditores y conformidad de auditoría realizada por los auditados. 9. Asegurar que se lleve a cabo el seguimiento de las acciones correctivas y preventivas resultantes de las autorías internas y externas, así como el estado de éstas, a través de la “Plataforma de Atención de Hallazgos”, PAH (SB_R_PAH_5.4.1_7.2.3.C_8.2.1_8.2.2_8.2.4_8.5.2_8.5.3). 1. Revisar el programa de auditorías y acordar su participación en las 2. 3.
AUDITOR LÍDER
4.
5. 6. 1.
2.
EQUIPO AUDITOR (Auditores)
3. 4. 5.
1.
2.
GESTOR INTERNO DE CALIDAD DE LOS CENTROS DE INFORMACION (GIC-CI)
3. 4. 5.
REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN (RD) EN LOS CENTROS DE
mismas. Proporcionar dirección y orientación a los auditores en formación. Realizar la auditoría en la fecha y hora acordada. Presidir las reuniones de apertura y cierre de la auditoría, informando sobre los objetivos, el alcance y la norma de referencia de la auditoría. Prevenir y resolver conflictos. Declarar en el informe de auditoría las controversias surgidas, de existir éstas. Realizar la auditoría interna de acuerdo con el plan de auditoría previamente elaborado y conforme a lo establecido en este procedimiento. Participar en la elaboración de las conclusiones y del informe de auditoría. Mantener y salvaguardar los documentos de la auditoría. Cooperar y ayudar al auditor líder. Desempeñarse en apego estricto a los principios de auditoría (ética, presentación ecuánime, debido cuidado profesional, independencia y enfoque basado en la evidencia). Participar activamente y colaborar con el equipo auditor durante la realización de la auditoría, proporcionando la información necesaria para cubrir el objetivo de la misma. Revisar el plan de auditoría e informar al coordinador sobre algún cambio o situación especial. Evaluar el desempeño del equipo auditor y entregar las evaluaciones al coordinador de auditorías. Proveer todos los recursos necesarios para el equipo auditor, que permitan alcanzar los objetivos de la auditoría. Documentar las acciones correctivas y preventivas en la “Plataforma Atención de Hallazgos”.
1. Gestionar recursos para la realización de la auditoría. Página 3 de 11 SB_P_PAI_8.2.2_2014_02
INFORMACIÓN
2. Participar activamente y colaborar con el equipo auditor durante
la realización de la auditoría, proporcionando la información necesaria para cubrir el objetivo de la misma. 3. Evaluar el desempeño del equipo auditor conforme al registro Encuesta de Satisfacción y Conformidad, a través de la PAH. 4. Recibir el informe de auditoría, firmando de conformidad. 1. Participar activamente y colaborar con el equipo auditor durante
RESPONSABLES DE PROCESOS CENTRALES (RPC)
la realización de la auditoría, proporcionando la información necesaria para cubrir el objetivo de la misma. 2. Evaluar el desempeño del equipo auditor y entregar las evaluaciones al coordinador de auditorías. 3. Documentarán, atenderán e informarán sobre el estado de atención del (los) hallazgo(s) que impacten en su área, detectados en un centro de información durante una auditoría. 4. Recibir el informe de auditoría, firmando de conformidad o declarando en el mismo, las controversia, de existir éstas.
4.2 AUTORIDAD
PUESTO
RD DE LA DGB
COORDINADOR DE AUDITORÍAS
AUDITOR LÍDER
AUTORIDAD 1. Aprobación del Programa de auditoria. 2. Revisar los informes de las auditorías internas, en cuanto a la redacción de los mismos, antes de que sean entregados a las partes interesadas. 3. Dar tratamiento a las controversias que surjan en las auditorías internas con las partes interesadas. 4. Dar el tratamiento a la declaración de inviabilidad de una auditoría interna con las partes interesadas. 1. Aprobación del Programa de Auditoría. 2. Pedir copia impresa del último informe de auditoría externa a los centros de información certificados. 1. Coordinar con los demás auditores la elaboración del informe final de la auditoría y entregarlo a los auditados y coordinación de auditoría el mismo día de la realización de la auditoría o dentro de los 5 días hábiles posteriores a la misma. 2. Conciliar con el RD los puntos en desacuerdo, respecto al informe de auditoría. 3. Declarar inviable una auditoría interna, por causa justificada.
GESTOR INTERNO DE CALIDAD (GIC)
1. Determinar e implementar las acciones necesarias con base al informe de auditoría.
REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN
1. Determinar e implementar las acciones necesarias con base al Página 4 de 11 SB_P_PAI_8.2.2_2014_02
(RD)
informe de auditoría, documentándolas en la “Plataforma Atención de Hallazgos”. 2. Recibir el informe de auditoría, firmando de conformidad o declarando en el mismo, los puntos a tratar. Debiendo enviar una copia digitalizada del informe de auditoría interna y externa al área de coordinación de auditoría interna. 1. Determinar e implementar las acciones necesarias con base al
informe de auditoría, documentándolas en la “Plataforma Atención de Hallazgos”.
RESPONSABLES DE PROCESOS DGB 1.
UNICOB
Llevar a cabo la medición del proceso, conforme al “Padrón de Datos e Indicadores Básicos para la Medición de los Procesos y Centros de Información”.
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5.
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO
RD DE LA DGB Y COORDINADOR DE AUDITORÍA
Selección de Auditores Internos
Elaboración de propuesta de Programa de auditorías
RD DE LA DGB, COORDINADOR DE AUDITORÍA, AUDITORES, RD´s y GIC´s de CI
COORDINADOR DE AUDITORÍA
AUDITOR LÍDER Y EQUIPO AUDITOR, RD´s, GIC´s de CI Y PERSONAL.
T 1 T 8
Reunión de Apertura T 2
T 5
T3
Difusión del Programa de Auditorías
Revisión del Programa de Auditorías
T 6
Aprobación del Programa de Auditorías
T 9
T 4
Elaboración del Plan de Auditoría
Realización de Auditoría
T 7
Entrega de Documentación T 10
T 11 T 12
Seguimiento
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Aplicación de Evaluaciones (UNICOB)
Reunión de Cierre y entrega de informe
6.
No.
1.
2.
3.
4.
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RD de la DGB y Coordinador de Auditorías
Se lleva a cabo la selección de auditores a partir del grupo de RD’s y GIC’s de los centros de información que cuentan con sistema de gestión de calidad, conforme al perfil de puestos. En ocasiones se invita a auditores en formación como auxiliares de auditoría, con fines didácticos, en cuyo caso, sus hallazgos son revisados por un auditor líder. Cuando sea posible, al iniciar cada año, se elaborará la propuesta anual de programa de auditorías. Considerando que el alcance y objetivos de cada auditoría serán determinados, conforme a las necesidades del SGC y el desempeño de los procesos y sus evidencias.
Selección de Auditores Internos
Elaboración de Propuesta de Programa de Auditorías
Revisión del Programa de Auditorías
Aprobación del Programa de Auditorías
5.
Difusión del Programa de Auditorías
6.
Elaboración del Plan de Auditoría
7.
RESPONSABLE
Entrega de Documentación
RD de la DGB, Coordinador de Auditorías, Auditores y RD´s y GIC´s de CI.
RD de la DGB y Coordinador de Auditorías
Coordinador de Auditorías
Coordinador de Auditoría
Coordinador de Auditorías
Una vez realizada la propuesta de Programa de Auditorías, ésta es negociada con los posibles auditores, RD’s y GIC’s del sistema bibliotecario a efecto de asegurar su participación. Una vez negociado se procede a la aprobación el Programa de Auditorías por el Coordinador de Auditorías y el RD de la DGB. En ocasiones, la dinámica institucional obliga a realizar cambios en el programa original, por lo que la negociación del mismo permanece abierta durante todo el año. El coordinador de auditorías procede a la distribución del Programa de Auditorías a todos los Directivos, RD’s y GIC’s del Sistema Bibliotecario, a través del foro virtual, correo electrónico y entregando una copia impresa del mismo. El Coordinador de Auditorías elabora el plan de auditoría para cada proceso o centro de información a auditar, el cual es revisado por el RD de la DGB antes de su envío y se entrega al auditor líder cinco días hábiles previos a la realización de la misma.
El coordinador entregará la documentación que se requiera para la ejecución de la auditoría al Auditor Líder, 3 días antes de la aplicación de la misma. En caso necesario, cuando se dificulte la entrega en forma personal, se utilizará el correo electrónico para enviar toda la documentación en forma digitalizada.
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REGISTRO
SB _DN _PPSGC_6.2.1
SB _R _PA_8.2.2
DGB _R _M_5.5.3
SB _R _PA_8.2.2
SB _R _PAI_8.2.2
PAI _R _ED_8.2.4 Se envía por correo electrónico: Norma ISO 9001 SB _R _IAI_8.2.2 Se entrega en forma impresa: PAI _R _LA_7.5 SB _R _PAI_8.2.2 Firmado PAI _R _VEH_8.2.2 Constancias de participación de los auditores.
8.
9.
10
11.
12.
Reunión de Apertura
Realización de Auditoría
Reunión de cierre y entrega de informe
Aplicación de Evaluaciones
Seguimiento
Auditor líder, equipo auditor, RD´s, GIC´s de CI y personal
Auditor líder, equipo auditor, RD´s, GIC´s de CI y personal
Auditor líder, equipo auditor, RD´s, GIC´s de CI y personal
Coordinador de Auditorías y UNICOB
RD de la DGB, Coordinador de Auditorías, Auditores y RD´s y GIC´s de CI.
El auditor líder preside la reunión de apertura, presenta a su equipo auditor, pide a los participantes que se presenten, comunica el plan de auditoría y las actividades que realizará el equipo auditor, se establecen los mecanismos de comunicación y se aclaran las dudas; finalmente solicita el registro de los participantes en la auditoría. El equipo auditor ejecuta la auditoría interna, realiza entrevistas, recolecta evidencias, señala incumplimientos al representante o al auditado en caso de existir, y documenta el hallazgo.
PGC _R _LA_7.5
En el caso de que, en un centro de información, se requiere auditar aspectos relacionados con alguno de los procesos centrales de la DGB, se deberá consultar también al responsable del proceso central implicado, antes de asentar un hallazgo. Los informes de auditoría interna deberán ser revisados, en cuanto a su redacción, por el RD de la DGB, antes de la reunión de cierre, misma que podrá ser hasta 5 días hábiles posteriores a la auditoría, según el acuerdo que se tome con la parte auditada. Este caso se aplicará mientras dure el proceso de formación de auditores calificados, exclusivos para el servicio de la DGB y no se utilizará para evitar o cambiar el sentido del hallazgo, solo la pertinencia y la redacción. El auditor líder solicita se convoque a los participantes a la reunión de cierre y les informa sobre los hallazgos detectados. La reunión de cierre y entrega del informe podrá ser hasta 5 días hábiles posteriores a la realización de la auditoría, lo anterior con el propósito de dar tiempo a la revisión de hallazgos y la obtención de evidencias adicionales, si se hace necesarias éstas. El informe se entregará impreso y firmado por el auditor líder, al RD y GIC. (La entrega del informe será dependiendo del alcance de la auditoría). Así mismo, enviará una copia impresa y electrónica del informe por medio de correo electrónico al coordinador de auditorías. En el caso de la DGB se entregará el informe de auditoría al Representante de la Dirección. Después de la realización de la auditoría interna, el Coordinador de Auditorías enviará, a través de la Plataforma Atención de Hallazgos, la Encuesta de Satisfacción y Conformidad, debiendo ser contestada durante los 5 días posteriores a la realización de la misma. Al proceso de UNICOB se le proporcionará cada 6 meses un reporte del resultado de las encuestas, para llevar a cabo la medición del proceso, conforme al “Padrón de Datos e Indicadores Básicos para la Medición de los Procesos y Centros de Información”. El coordinador de auditoría interna se responsabiliza de dar de alta los hallazgos en la plataforma de hallazgos de auditoría, teniendo el cuidado de no duplicar su captura y asentar el hallazgo al proceso o centro de información que corresponda atenderlo. El RD, RPC, GIC y personal involucrado analizan los
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SB _R _IAI_8.2.2
SB _R _ESC_8.2.1 _8.2.4 UNICOB _R _PDIBMPCI_7.5.1.E _8.1
SB _P _PACP_8.5.2 _8.5.3 SB_R_PAH_5.4.1_7.2.3.C_8.2 .1_8.2.2_8.2.4_8.5.2_8.5.3
resultados de la auditoría y determinan las correcciones, acciones correctivas o preventivas para eliminar las No conformidades, Observaciones y Oportunidades de Mejora detectadas de acuerdo a los procedimientos de acciones correctivas y preventivas. Si durante la auditoría de algún centro de información, se detecta un hallazgo que impacte a un proceso central, será el responsable de dicho proceso en coordinación con el RD del centro de información involucrado, quien de atención al hallazgo y lo documente en la plataforma respectiva. TIEMPO PARA LA ATENCION DE NO CONFORMIDADES y OBSERVACIONES: A partir de la fecha de entrega del informe de auditoría interna, se contará con 20 días hábiles para presentar el análisis de causa y los planes de acción en el formato en línea SB_R_PAH_8.5.2. Tiempo en que la coordinación de auditoría interna llevará a cabo la verificación del estado de atención de los hallazgos. El cierre será verificado por el auditor líder en la siguiente auditoría interna y externa.
NOTA 1: Una observación no atendida, al ser verificada en la siguiente auditoría, se convierte en una no conformidad. Y una no conformidad no atendida, sin justificación, el RD de la DGB turnará el caso, a la Dirección General de Bibliotecas, para su gestión formal en relación con las responsabilidades que correspondan a los RD y GIC, según sea el caso. NOTA 2: La atención de una oportunidad de mejora, dependerá del criterio de cada centro de información; sin embargo, deben quedar documentadas en la “Plataforma Atención de Hallazgos”, en el campo correspondiente a “identificación”. NOTA 3: Los hallazgos de auditoría externa deberán ser atendidos por el Centro de Información o procesos Central implicado, manteniendo la comunicación con el RD de la DGB, quien se hará responsable de enviar dicha información al organismo certificador. NOTA 4: En caso de que la auditoría (interna o externa) no pueda realizarse en tiempo y forma, por motivos internos de la dependencia programada, el RD deberá informar a la Coordinador de Auditorías mediante oficio señalando el motivo, para reconsiderar la fecha en pueda ser reprogramada. NOTA 5: Si, durante la realización de una auditoría interna, el Auditor Líder detecta problemas de seguridad y/o falta de disposición del auditado (directivos, RD, GIC o personal de la misma) podrá declarar inviable dicha auditoría, procederá a suspender el proceso, debiendo documentar los hechos y elaborar su informe, justificando dicha suspensión. Caso que turnará ante el RD de la Dirección General de Bibliotecas, para su análisis y tratamiento con las partes interesadas.
7.
ANEXOS CÓDIGO SB _R _CAAI_8.2.2 SB _R _IAI_8.2.2 PGC _R _LA_7.5 SB _R _PAI_8.2.2 SB _R _ESC_8.2.1 _8.2.4 PGC _R _VEH_8.2.2 PGC _R _ED_8.2.4 SB _R _PAH_8.5.2 _8.5.3 DGB _R _M_5.5.3 PGC _R _MPAI_8.2.3 _8.2.4
NOMBRE Calendario Anual de Auditorías Internas Informe de Auditoría Interna Lista de Asistencia Plan de Auditoría Interna Encuesta de Satisfacción y Conformidad Verificación del Estado de Hallazgos Entrega de Documentación Plataforma de Atención de Hallazgos Minuta Medición del Proceso de Auditoría Interna Página 9 de 11 SB_P_PAI_8.2.2_2014_02
8.
ABREVIATURAS Y SIGNIFICADO ABREVIATURA
CTCSB RD RPC GIC-CI SGC-SB UMSNH DGB
SIGNIFICADO
Comité Técnico de Calidad del Sistema Bibliotecario Representante de la Dirección Encargado, responsable o jefe de un proceso central de la DGB Gestor Interno de Calidad del Centro de Información Sistema de Gestión de Calidad del Sistema Bibliotecario Universidad Michoacana de San Nicolás de Hidalgo Dirección General de Bibliotecas
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9.
DEFINICION Y TERMINOLOGIA
Definición
Término Acción Correctiva Acción Preventiva
Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable. Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable.
Auditado
Organización que es auditada.
Auditor
Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría.
Auditoría
Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría .y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría.
Cliente de la Auditoría
Organización o persona que solicita una auditoría.
Conclusiones de la Auditoría
Resultado de una auditoría que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de la auditoría.
Conformidad
Cumplimiento de un requisito.
Corrección
Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada.
Criterios de Auditoría
Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia.
Equipo Auditor
Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría.
Evidencia de la Auditoría
Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables.
Evidencia Objetiva
Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo.
Hallazgos de la Auditoría
Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría.
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