POI-DA-PG-05 Procedimiento Auditorias Internas de Calidad del Patronato de Obras e Instalaciones del Instituto Politécnico Nacional (DOCUMENTO DE TRABAJO)
Septiembre de 2004
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
Ing. Jorge Eloy Toledo Rojas
Ing. Jesús Ortiz Gutiérrez Secretario Ejecutivo
Dr. José Enrique Villa Rivera
Director de Administración
Fecha:
Fecha:
Presidente de la Junta Directiva
Fecha:
REGISTRO DE REVISIONES No de Revisión
Página/ Sección Afectada
Resumen del Cambio
Fecha de Aprobación
Firma de Aprobación
Nombre del Procedimiento:
Auditorías Internas de Calidad
1.
Código: POI-IC-PG-05 Revisión: A Página 3 de 13
Propósito Determinar el grado en que el SGC del POI-IPN está cumpliendo con las Políticas, los procedimientos y los requisitos de los usuarios de la infraestructura física que construyó el Patronato y del propio SGC y si éste funciona como se establece en los documentos respectivos, emitir un informe de las No conformidades halladas y facilitar el establecimiento y seguimiento de las acciones correctivas.
2.
Alcance Este procedimiento es aplicable a todas las áreas del POI-IPN.
3.
Políticas de operación 3.1 Las auditorías internas siempre serán practicadas en cumplimiento a los lineamientos de la norma ISO 19011:2002, su versión actualizada o su equivalente nacional. 3.2 3.3
Toda auditoría se realizará conforme al presente procedimiento. El auditor evitará cualquier conflicto personal, potencial o real que pudiera afectar las actividades de auditoría.
3.4 Durante el desarrollo de la auditoría, el auditor procurará evitar la formación de conjeturas entre el personal auditado. 3.5
Los auditores deberán asegurar la objetividad e imparcialidad en la aplicación de este procedimiento.
3.6 Los auditores no auditarán su trabajo en ningún caso.
Código: POI-IC-PG-05
Nombre del Procedimiento:
Auditorías Internas de Calidad
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4. Diagrama de proceso TITULAR OIC DEL POI-IPN
INICIO 2
Elabora Integra equipo programa auditor de Auditoria
¿Esta correcto el programa?
NO 43
SI
Instrumenta Ejecuta la acciones auditoría correctivas SI
5
Seguimiento de acciones correctivas
6
Finaliza la auditoría
FIN
AUDITOR LÍDER
EQUIPO AUDITOR
TITULAR DEL ÁREA ADMINISTRATIVA
Código: POI-IC-PG-05
Nombre del Procedimiento:
Auditorías Internas de Calidad 5.
Revisión: A Página 5 de 13
Descripción del procedimiento
Secuencia de Etapas
Actividad
Responsable
1.1 Selecciona los auditores previa formación con base en lo siguiente: Auditor líder a) Escolaridad técnica o superior. b) Antigüedad mínima de cinco años en el subsistema.
1. Integra equipo auditor
c) Experiencia en auditorías a sistemas de gestión de la calidad o haber acreditado el curso de formación de auditor líder impartido por institución reconocida oficialmente. Auditores
Titular OIC del POI-IPN
a) Escolaridad a nivel técnico o superior. b) Una antigüedad como mínimo de tres años en la institución. c) Experiencia en auditorías, cualquier clase (deseable). d) Haber aprobado curso de Formación de Auditor. 1.2 Extiende nombramiento escrito a auditores, informando al titular del área administrativa a auditar. 1.3 Convoca al auditor líder a reunión de información. 2.1 Elabora el plan de auditoría (Anexo 1) considerando las políticas de operación, lo establecido en el manual de gestión de la calidad y los procedimientos gobernadores y operativos e instrucciones de trabajo, respectivamente. 2.2 Un mes antes de la ejecución de la auditoría, reúne al equipo auditor para revisar cada uno de los puntos de los requerimientos mencionados en el 2. Elabora el plan de auditorías. programa de la 2.3 Elabora calendario de auditoría interna (Anexo 2), con base en los puntos Auditoría mencionados en el plan de la auditoría, en el cual se identifican las áreas del plantel a ser auditadas, la fecha estimada y la duración de cada actividad. Y lo envía al director del plantel, para su autorización.
Auditor Líder
No procede: Regresa a 2.1 Sí procede: Pasa a 3.1 3.1 Se asegura de haber recibido aprobación del programa de auditoría por el Secretario Ejecutivo. 3. Ejecuta la 3.2 Da a conocer el programa una semana antes a las áreas administrativa a ser auditadas, y acuerda con el titular los materiales y espacios requeridos Auditoría para realizar la auditoría, las autorizaciones para cotejar documentación en algunas áreas y en general los apoyos necesarios para el éxito de la auditoría.
Auditor Líder
Código: POI-IC-PG-05
Nombre del Procedimiento:
Auditorías Internas de Calidad Secuencia de Etapas
Revisión: A Página 6 de 13
Actividad
Responsable
3.3 Solicita al Secretario Ejecutivo convocar y presidir reunión general, bajo los siguientes aspectos: a) Lista de asistencia. b) Presentación del equipo auditor. c) Lectura del programa de auditoría. d) Establecimiento de las líneas de comunicación entre el auditor líder y el Secretario Ejecutivo. e) Aclaraciones y dudas sobre la ejecución de la auditoría y manejo de la información recabada. 3.4 Desarrolla la auditoría, aplicando los siguientes principios: Toda acción realizada por el equipo auditor se soporta en el Plan y Programa de Auditoría previamente elaborados. La colecta de datos se realiza mediante observaciones, listas de verificación, cuestionarios y entrevistas a los involucrados en las actividades del área. El horario de visita a las distintas áreas se realiza de acuerdo a lo estipulado en el Programa de Auditoría en la medida de lo posible. Las no conformidades encontradas quedan referenciadas a las especificaciones del manual de gestión de la calidad y manual de procedimientos así como a los documentos normativos aplicables, las cuales quedarán plasmadas en el concentrado de no conformidades (Anexo 3) del presente procedimiento. Si el documento comprobatorio sobre la actividad o información auditadas cumple con los requerimientos, el elemento se marcará “Conforme”. Si el documento comprobatorio sobre la actividad o información auditadas NO cumple con los requerimientos, el elemento se marcará “No Conforme”, indicando la gravedad como sigue: a) menor: Si es única y no afecta al sistema de gestión de la calidad. (Ejemplo: Carencia de firma y/o fecha de un registro aislado). b) Mayor: Afecta al sistema de gestión de la calidad. (Ejemplo: No existe procedimiento o la actividad no se lleva de acuerdo a éste). c) crítica: Falta de compromiso a las políticas de operación y a la política de calidad. (Ejemplo: Alteración de documentos y registros falsos que pongan en riesgo la calidad de los servicios de formación para el trabajo).
Auditor Líder
Código: POI-IC-PG-05
Nombre del Procedimiento:
Auditorías Internas de Calidad Secuencia de Etapas
Revisión: A Página 7 de 13
Actividad
Responsable
3.5 Concentra las No Conformidades encontradas durante la auditoría en el anexo 9.3, las que se presentan ante el comité de calidad del POI-IPN mediante una reunión, la cual será dirigida por el auditor líder y tendrá como finalidad: a)
Dar a conocer las no conformidades.
b)
Dar a conocer las deficiencias de las actividades realizadas por las distintas áreas.
c)
Definir acciones correctivas y fechas compromiso.
4.1. Una vez informadas las no conformidades por el equipo auditor, el titular 4. del área auditada implanta las acciones correctivas necesarias para Instrumenta corregirlas, aplicando el procedimiento 613-CI-PG-05; puede tomar en Acciones consideración las propuestas de los auditores para emitir un juicio más Correctivas acertado sobre el efecto de las acciones correctivas a realizar. 5.1. Aplica la política 3.5 del procedimiento 613-CI-PG-05 para implantar las acciones correctivas; realiza una reunión entre el equipo auditor y los 5. responsables de las áreas auditadas con el propósito de verificar las Seguimiento actividades no cumplidas o no implantadas. El equipo auditor puede de Acciones preparar un informe de seguimiento y distribuirlo de manera similar al Correctivas informe de auditoría, según lo indicado en el Anexo 9.4.
Titular del área administrativa
Equipo Auditor
5.2. Revisa el grado de cumplimiento de las Acciones Correctivas y su eficacia.
6. Finaliza la Auditoría
6.
6.1. Convoca y coordina una reunión final con los responsables de las áreas bajo escrutinio para agradecer el apoyo brindado y declara cerrada la auditoría “en campo”. 6.2. Elabora el informe final de la auditoría interna (anexo 5), lo turna al representante de la dirección para su revisión y lo aprueban ambos, una vez resueltas las diferencias, si las hubiera; entrega original y copias conforme lo señala el anexo 9.5 del presente.
Auditor líder
Documentos de referencia Documentos
Código
Lista maestra de documentos normativos del SGC del POI-IPN
Anexo 1 POI-DA-PG-03
Manual de Gestión de la Calidad
POI-DA-MC-00
Procedimiento de Acciones Correctivas
POI-DA-PG-07
7.
Registros
Código: POI-IC-PG-05
Nombre del Procedimiento:
Auditorías Internas de Calidad
Revisión: A Página 8 de 13
Tiempo de conservación
Responsable de conservarlo
Código del registro
Plan de Auditoría
1 año
Auditor líder
RC-IC-PG-35
Programa de Auditoría
1 año
Auditor líder
RC-IC-PG-36
Concentrado de no conformidades
2 años
Titular del área
RC-IC-PG-37
Informe de Acción Correctiva
2 años
Titular del área
RC-IC-PG-32
Informe final de Auditoría Interna
2 años
Responsable del área auditada
Registro
8.
RC-IC-PG-38
Glosario
Acción correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable. Auditor:
Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría, conforme a lo requerido por la norma ISO 19011:2002
Auditoría.
Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias del desempeño del SGC y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen el conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia.
Equipo auditor:
Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría; en el caso de ser un solo auditor, deberá acompañarse por un Experto Técnico cuando menos.
Informe de auditoría. Exposición por escrito, sobre un asunto de la auditoría interna de calidad en la que se aportan datos y valoraciones para que sea fácil tomar una decisión al respecto. No conformidad:
Incumplimiento de un requisito
Programa de auditoría. Conjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.
9.
Anexos 9.1
Plan de Auditoría
9.2
Programa de auditoría
9.3
Concentrado de no conformidades
9.4
Informe de acción correctiva
9.5
Informe final de Auditoría Interna
Código: RC-IC-PG-35
Nombre del Procedimiento:
Auditorías Internas de Calidad
Revisión: A
ANEXO 1
SGC POI-IPN
Plan de Auditoria
Página 9 de 13
Fechas: inicio ____________ término:_________________
Auditoria No. _______
Objetivos de la Auditoría: ______________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________ Alcance: Fecha y lugar de la auditoría: Reunión con el Secretario Ejecutivo Inicio: Término: Recursos necesarios en áreas críticas: Agenda del Auditor Líder
REQUISITO DE LA NORMA
Sistema de gestión de la calidad Requisitos generales Requisitos de la documentación
Horario de realización Inicio Término
Reunión con equipo auditor Inicio: Término:
Criterio/documento de auditoría requerido Docto. normativo Procedimiento Registro
Responsabilidad de la dirección Compromiso de la dirección Enfoque al cliente Política de la Calidad Planificación Resp. autoridad y comunicación Revisión por la dirección Gestión de los recursos Provisión de los recursos Recursos humanos Infraestructura Ambiente de trabajo Realización del servicio Planific. de la realización del serv. Procesos relacionados con el cte. Diseño y desarrollo Compras Prod. y prestación del servicio Control de disp. de segto. y med. Medición, análisis y mejora Generalidades Seguimiento y medición Control del producto no conforme Análisis de datos Mejora
Representante de la Secretaría Ejecutiva:
Vo. Bo. del Titular Área Administrativa del Plan:
Auditor Líder: Equipo Auditor:
Responsabilidades:
Código: RC-IC-PG-36
Nombre del Procedimiento:
Auditorías Internas de Calidad
Revisión: A
ANEXO 2
Programa de Auditoria
S.G.C.
ELEMENTO
ENE
FEB
MAR
ABR
MAY
Página 10 de 13
Auditoria No. ________ Fecha: inicio ____________ término __________
JUN
JUL
AGO
SEP
OCT
NOV
REFERENCIAS DURACIÓN PROGRAMADA INICIO FINAL
Elaboró: ___________________________ Autorizó: _____________________________Página 1 de 1
DIC
Código: RC-IC-PG-37
Nombre del Procedimiento:
Auditorías Internas de Calidad
Revisión: A
ANEXO 3
Página 11 de 13
CONCENTRADO DE NO CONFORMIDADES Sistema de Gestión de la Calidad DEPARTAMENTO
NO CONFORMIDAD
REFERENCIA
TIPO DE DEFICIENCIA
AUDITOR
ELABORÓ: _______________________________ APROBÓ: ____________________________________ Hoja ___ de ___
Código: RC-IC-PG-32
Nombre del Procedimiento:
Auditorías Internas de Calidad ANEXO 4
INFORME DE SEGUIMIENTO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS
Revisión: A Página 12 de 13
Auditoria No. ________ Fecha: _____________
AREA: _____________________________________________________________ Hoja No. ___ de: ___ CAUSA DE LA NO CONFORMIDAD ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________
ACCION CORRECTIVA POR APLICAR _____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________
RESPONSABLE DE LA APLICACIÓN: ______________________ PLAZO: ________________________ CIERRE DE LA ACCIÓN CORRECTIVA (RESULTADOS):_________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________
ELABORO: ___________________________________________________ REVISÓ:
____________________________________________________
Código: RC-IC-PG-38
Nombre del Procedimiento:
Auditorías Internas de Calidad ANEXO 6
Revisión: A Página 13 de 13
INFORME FINAL DE AUDITORÍA INTERNA DOCUMENTOS RELACIONADOS
DESCRIPCIÓN DE NO CONFORMIDADES
OBSERVACIONES
Vo. Bo. Equipo Auditor: ________________________ Vo. Bo. Auditor Líder: _______________________ Hoja: ___ de ___ Este Informe se distribuye conforme al siguiente orden: Original: Secretario Ejecutivo del POI-IPN Copia 1: Titular del OIC Copia 2: Auditor Líder Copia 3: Director de Administración
