Elaborar comunicaciones oficiales y privadas según las funciones de cada
empleado ... circular interna o externa hasta la inclusión de la copia original en
su ...
PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR COMUNICACIONES OFICIALES Y PRIVADAS
Código: PAA3-1 Versión: 1 Fecha: Marzo 2012
1.
OBJETIVO Elaborar comunicaciones oficiales y privadas según las funciones de cada empleado autorizado para firmar comunicados en la institución.
2.
ALCANCE Comprende los aspectos de elaboración de cualquier comunicación oficial o privada, ya sea memorando, carta, circular interna o externa hasta la inclusión de la copia original en su repositorio final.
3.
DESARROLLO
N°
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
1
Identificar el tipo y asunto de formato que se requiere elaborar
Proyectar un borrador según las necesidades de la oficina productora. Determinar según destinatario, si es una comunicación oficial o es una comunicación privada.
RESPONSABLE
DOCUMENTOS REGISTROS
Secretaria, auxiliar o asistente
No aplica
Para comunicaciones oficiales
2
Seleccionar el formato a diligenciar
Seleccionar el formato carta o circular externa en el Administrador de Documentos del SGI Para comunicaciones privadas
Secretaria, auxiliar o asistente
Seleccionar el formato memorando o circular interna en el Administrador de Documentos del SGI. Carta 3
Diligenciar el formato
Diligenciar los campos del formato seleccionado, según el instructivo para elaborar comunicaciones oficiales y privadas.
Secretaria, auxiliar o asistente
Acta Circulares Memorando Carta
4
Respaldar comunicación
Guardar en formato Word el borrador de la comunicación. Ver instructivo de para el diligenciamiento de los formatos de la diplomática documental
Secretaria, auxiliar o asistente
Acta Circulares Memorando Carta
5
Someter la comunicación a revisión y aprobación
Enviar por documento inmediato.
correo electrónico el elaborado al revisor
Secretaria, auxiliar o asistente
Acta Circulares Memorando
6
Firmar y Enviar
Si es Memorando o Circular Interna Enviar por correo electrónico desde la cuenta del aprobador del
Secretaria, auxiliar o asistente
Correo electrónico
N°
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
comunicado o quien él delegue. Nota: el Memorando y la Circular Interna NO se firma
DOCUMENTOS REGISTROS
Copia física radicada
Si es Carta o Circular Externa Recoger la firma y se remiten las dos originales al CAD para su respectiva radicación y envío Ver instructivo de para el diligenciamiento de los formatos de la diplomática documental Si es Memorando o Circular Interna Guardar el archivo en formato PDF.
7
Archivar
Si es Carta Recibir del CAD una de las originales radicadas y debidamente sellada por parte de la entidad receptora en caso de ser envío local o junto con la guía de la transportadora en caso de ser un envío fuera de la cuidad o del país, para ser archivado en su asunto correspondiente.
Carta Secretaria, auxiliar o asistente
Acta Circulares Memorando
Circular Externa Recibir del CAD una de las originales radicadas para ser archivado en su asunto correspondiente.
4. DEFINICIONES
Comunicaciones oficiales: Comunicaciones recibidas o producidas (cartas y circulares externas) en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a la Universidad, independientemente del medio utilizado. Comunicaciones privadas: Son todas aquellas producidas (memorandos y circulares internas) en desarrollo de las funciones asignadas a cada dependencia, de carácter privado y uso interno de la Universidad, independientemente del medio utilizado
5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Acuerdo 060 de 2001 Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas. Resolución Rectoral No. 192 de 2012 Por medio de la cual se fijan las pautas para la radicación de comunicados internos y externos. Instructivo de para el diligenciamiento de los formatos de la diplomática documental
Procedimiento para Elaborar Comunicaciones Oficiales y Privadas PAA3-1 V1 Mayo 2012
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6. CONTROL REGISTRO Código Responsable Secretaria, Auxiliar o Asistente designado
Nombre Lugar de Almacenamiento Mis Documentos” una carpeta nombrada como “Borradores de Comunicados
Código Responsable Secretaria, Auxiliar o Asistente designado
Secretaria, Auxiliar o Asistente designado
Lugar de Almacenamiento Mis Documentos” una carpeta nombrada como “Borradores de Comunicados
Secretaria, Auxiliar o Asistente designado
Lugar de Almacenamiento Mis Documentos” una carpeta nombrada como “Borradores de Comunicados
Secretaria, Auxiliar o Asistente designado
Disposición
Carpeta MEM
2 años en archivo de gestión
Según el asunto
Recuperación (Clasificación) Por consecutivo y código
Carta Protección
Tiempo de retención
Disposición
Carpeta CTA
2 años en archivo de gestión
Según el asunto
Recuperación (Clasificación) Por consecutivo y código
Circular Interna Protección
Tiempo de retención
Disposición
Carpeta CIN
2 años en archivo de gestión
Según el asunto
Nombre Lugar de Almacenamiento Mis Documentos” una carpeta nombrada como “Borradores de Comunicados
Código Responsable
Tiempo de retención
Nombre
Código Responsable
Por consecutivo y código
Protección
Nombre
Código Responsable
Recuperación (Clasificación)
Memorando
Recuperación (Clasificación) Por consecutivo y código
Nombre Lugar de Almacenamiento Mis Documentos” una carpeta nombrada como Acata de Reunión
Recuperación (Clasificación) Por consecutivo y código
Circular Externa Protección
Tiempo de retención
Disposición
Carpeta CEX
2 años en archivo de gestión
Según el asunto
Acta de Reunión Protección
Tiempo de retención
Disposición
Carpeta Acta de Reunión
2 años en archivo de gestión
Según el asunto
Revisó: Dora Ospina
Documentó: Paula Andrea Vélez
Aprobó: Carlos Alberto Zuñiga
Fecha: Mayo 2012
Fecha: Mayo 2012
Fecha: Mayo 2012
Procedimiento para Elaborar Comunicaciones Oficiales y Privadas PAA3-1 V1 Mayo 2012
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