procedimiento para elaborar comunicaciones oficiales y privadas

PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR COMUNICACIONES OFICIALES Y PRIVADAS

Código: PAA3-1 Versión: 1 Fecha: Marzo 2012

1.

OBJETIVO Elaborar comunicaciones oficiales y privadas según las funciones de cada empleado autorizado para firmar comunicados en la institución.

2.

ALCANCE Comprende los aspectos de elaboración de cualquier comunicación oficial o privada, ya sea memorando, carta, circular interna o externa hasta la inclusión de la copia original en su repositorio final.

3.

DESARROLLO

N°

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN



1

Identificar el tipo y asunto de formato que se requiere  elaborar

Proyectar un borrador según las necesidades de la oficina productora. Determinar según destinatario, si es una comunicación oficial o es una comunicación privada.

RESPONSABLE

DOCUMENTOS REGISTROS

Secretaria, auxiliar o asistente

No aplica

Para comunicaciones oficiales

2

Seleccionar el formato a diligenciar

Seleccionar el formato carta o circular externa en el Administrador de Documentos del SGI Para comunicaciones privadas


Seleccionar el formato memorando o circular interna en el Administrador de Documentos del SGI. Carta 3

Diligenciar el formato

Diligenciar los campos del formato seleccionado, según el instructivo para elaborar comunicaciones oficiales y privadas.


Acta Circulares Memorando Carta

 4

Respaldar comunicación

Guardar en formato Word el borrador de la comunicación. Ver instructivo de para el diligenciamiento de los formatos de la diplomática documental


Acta Circulares Memorando Carta

5

Someter la comunicación a revisión y aprobación

Enviar por documento inmediato.

correo electrónico el elaborado al revisor


Acta Circulares Memorando

6

Firmar y Enviar

Si es Memorando o Circular Interna  Enviar por correo electrónico desde la cuenta del aprobador del


Correo electrónico

N°

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE

comunicado o quien él delegue. Nota: el Memorando y la Circular Interna NO se firma

DOCUMENTOS REGISTROS

Copia física radicada

Si es Carta o Circular Externa  Recoger la firma y se remiten las dos originales al CAD para su respectiva radicación y envío Ver instructivo de para el diligenciamiento de los formatos de la diplomática documental Si es Memorando o Circular Interna  Guardar el archivo en formato PDF.

7

Archivar

Si es Carta  Recibir del CAD una de las originales radicadas y debidamente sellada por parte de la entidad receptora en caso de ser envío local o junto con la guía de la transportadora en caso de ser un envío fuera de la cuidad o del país, para ser archivado en su asunto correspondiente.

Carta Secretaria, auxiliar o asistente

Acta Circulares Memorando

Circular Externa  Recibir del CAD una de las originales radicadas para ser archivado en su asunto correspondiente.

4. DEFINICIONES  

Comunicaciones oficiales: Comunicaciones recibidas o producidas (cartas y circulares externas) en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a la Universidad, independientemente del medio utilizado. Comunicaciones privadas: Son todas aquellas producidas (memorandos y circulares internas) en desarrollo de las funciones asignadas a cada dependencia, de carácter privado y uso interno de la Universidad, independientemente del medio utilizado

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA   

Acuerdo 060 de 2001 Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas. Resolución Rectoral No. 192 de 2012 Por medio de la cual se fijan las pautas para la radicación de comunicados internos y externos. Instructivo de para el diligenciamiento de los formatos de la diplomática documental

Procedimiento para Elaborar Comunicaciones Oficiales y Privadas PAA3-1 V1 Mayo 2012

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6. CONTROL REGISTRO Código Responsable Secretaria, Auxiliar o Asistente designado

Nombre Lugar de Almacenamiento Mis Documentos” una carpeta nombrada como “Borradores de Comunicados

Código Responsable Secretaria, Auxiliar o Asistente designado

Secretaria, Auxiliar o Asistente designado

Lugar de Almacenamiento Mis Documentos” una carpeta nombrada como “Borradores de Comunicados


Lugar de Almacenamiento Mis Documentos” una carpeta nombrada como “Borradores de Comunicados


Disposición

Carpeta MEM

2 años en archivo de gestión

Según el asunto

Recuperación (Clasificación) Por consecutivo y código

Carta Protección

Tiempo de retención

Disposición

Carpeta CTA


Según el asunto


Circular Interna Protección


Disposición

Carpeta CIN


Según el asunto

Nombre Lugar de Almacenamiento Mis Documentos” una carpeta nombrada como “Borradores de Comunicados

Código Responsable


Nombre

Código Responsable

Por consecutivo y código

Protección

Nombre

Código Responsable

Recuperación (Clasificación)

Memorando


Nombre Lugar de Almacenamiento Mis Documentos” una carpeta nombrada como Acata de Reunión


Circular Externa Protección


Disposición

Carpeta CEX


Según el asunto

Acta de Reunión Protección


Disposición

Carpeta Acta de Reunión


Según el asunto

Revisó: Dora Ospina

Documentó: Paula Andrea Vélez

Aprobó: Carlos Alberto Zuñiga

Fecha: Mayo 2012

Fecha: Mayo 2012

Fecha: Mayo 2012

Procedimiento para Elaborar Comunicaciones Oficiales y Privadas PAA3-1 V1 Mayo 2012

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