(modulo di richiesta per attività di organizzazione e promozione di eventi e
scheda informativa predisposta a cura dell'Ufficio Comunicazione e dell'Infopoint
).
Ipotesi di procedura da condividere per l’attività di organizzazione e promozione di eventi e visite Comunicazione del Rettore/del Direttore Amministrativo a tutti i docenti con documentazione allegata (modulo di richiesta per attività di organizzazione e promozione di eventi e scheda informativa predisposta a cura dell’Ufficio Comunicazione e dell’Infopoint). Pubblicazione della documentazione anche in sezione modulistica docenti sul sito. ↓ Compilazione del modulo di richiesta per attività di organizzazione e promozione di eventi a cura del docente referente dell’iniziativa. Il docente può acquisire le informazioni necessarie alla compilazione contattando gli Uffici della Direzione Amministrativa e in particolare l’Ufficio Comunicazione e promozione. ↓ Trasmissione del modulo di richiesta per attività di organizzazione e promozione di eventi a cura del docente referente alla Segreteria di Facoltà. ↓ Inserimento del punto all’ordine del giorno del Consiglio di Facoltà. ↓ Deliberazione del Consiglio di Facoltà di approvazione del programma di massima dell’iniziativa e PRENOTAZIONE DI SPESA. ↓ Comunicazione esito del Consiglio di Facoltà a cura della Segreteria di Facoltà all’Ufficio Comunicazione, unitamente al modulo compilato dal docente e approvato. Tale comunicazione deve avvenire almeno 60 giorni prima di un evento di grande portata (durata superiore ad un giorno o in ogni caso necessitante di promozione articolata) o almeno 20 giorni prima in caso di conferenza semplice (senza buffet, senza invio postale di inviti e locandine) e in ogni caso entro il 28 del mese precedente quello in cui si svolgerà l’evento* ↓ Sulla base delle richieste formulate nel modulo, l’Ufficio comunicazione diffonde le informazioni agli uffici di volta in volta interessati (Infopoint, Ufficio Economato, Ufficio Contabilità, Servizi del Personale, Segreterie Studenti, Ufficio Sistemi Informativi, Ufficio di riferimento per prenotazione aule, Ufficio coordinamento centri di spesa) ↓ Sentito il docente referente dell’iniziativa per ulteriori dettagli, l’Ufficio comunicazione e l’Ufficio economato dispongono le richieste preventivi o esaminano i preventivi raccolti dai docenti (l’Ufficio Comunicazione si occupa delle richieste preventivi per i servizi grafici, tipografici e pubblicitari, l’Ufficio Economato per i servizi di trasporto, alberghieri, di ristorazione e per l’acquisto di beni necessari per lo svolgimento dell’evento**). ↓ Effettuazione di impegni di spesa tramite: - buoni d’ordine (per spese inferiori ai 2.500 € IVA esclusa) – realizzati da Ufficio Economato - decreto del Preside (in caso di spesa compresa tra i 2.500 € e i 5.000 €) - delibera di Facoltà (per spesa superiore ai 5.000 €) ↓ In caso di Decreto o delibera, redazione di lettera di conferma d’ordine da parte dell’Ufficio Economato e/o dell’Ufficio Comunicazione, in tutti i casi cura dell’apposizione delle firme necessarie e protocollo, invio dell’ordine. ↓ Assistenza alla gestione evento a cura dell’Ufficio Comunicazione e/o dell’Infopoint. Apposizione del visto di regolarità e conformità fornitura sulle fatture a cura dell’Ufficio Economato e dell’Ufficio Comunicazione o, nel caso di forniture di servizi alberghieri e di ristorazione, a cura del docente referente dell’evento. *per le dovute comunicazioni alla DIGOS da parte dell’Ufficio Comunicazione **Dettaglio di massima delle mansioni ad uso dei docenti Ufficio Comunicazione per ufficio stampa, per predisposizione materiali promozionali Infopoint per sito internet, per e-mail a studenti Ufficio Economato per buoni d’ordine, prenotazioni Ufficio Contabilità per i pagamenti Ufficio coordinamento centri di spesa per gestione delle spese nell’ambito dei bilanci di facoltà Servizi del Personale per eventuali lettere di incarico a relatori/docenti Segreterie Studenti per comunicazioni agli studenti relativamente al conseguimento di CFU connesso alla frequenza agli eventi Ufficio Sistemi Informativi per assistenza tecnica o allestimenti speciali Ufficio diritto allo studio per prenotazione aule.
