Progettazione del sistema informativo per una stazione di servizio ...

Progettazione del sistema informativo per una stazione di servizio carburanti Scopo del progetto: progettazione e realizzazione del sistema informativo per una stazione di servizio carburati. Il presente documento, dopo una descrizione introduttiva della realtà in esame, riporta una descrizione delle più importanti attività che necessitano di un supporto informatico.

Documentazione richiesta: Relazione che riporta l’analisi della realtà in esame a partire dalle in specifiche di base qui fornite, descrizione dettagliata della progettazione concettuale e logica del sistema informativo e realizzazione di un prototipo del sistema informativo con uno degli strumenti a vostra scelta tra Access\PostGreSQL\MySQL .

1. Descrizione introduttiva Per stazione di servizio si intende una struttura destinata al rifornimento di carburante ed all'assistenza agli autoveicoli ed ai loro trasportati. Accanto alla erogazione di carburanti, che possono essere liquidi (principalmente benzina e gasolio) o gassosi come gas di petrolio liquefatti (GPL) o metano vi possono trovare posto altri servizi quali officine, autolavaggi, negozi, bar, ristoranti. La normative vigente prevede che sull’impianto di distribuzione carburanti sia tenuto il registro di carico-scarico (nel seguito detto registro U.T.F.) con i previsti allegati. Per carico si intendono tutte le operazioni controllate dalla compagnia petrolifera di bandiera che determinano un’introduzione di carburante nei serbatoi dell’impianto oppure di olio nel magazzino olio. Per scarico si intendono, in modo semplice, tutte le operazioni che determinano un’estrazione di carburante dai serbatoi e/o di lubrificanti dal magazzino olio. In base allo scarico giornaliero di prodotto nell’esercizio è possibile stabilire il ricavo giornaliero dell’esercizio stesso. Si noti che, generalmente, in un impianto di medie-grandi dimensioni sono presenti delle piste denominate “Fai da Te” e piste dette “Servito”; la presenza di piste differenziate comporta un differente prezzo del medesimo prodotto a seconda esso sia erogato in una pista piuttosto che nell’altra (generalmente nella pista “Fai da Te” il prezzo è più basso!). Le principali attività che necessitano di un supporto informatizzato per il loro espletamento sono qui di seguito descritte e si riferiscono principalmente a: 1. alla fase di acquisto carburante, detta fase di carico 2. alla fase di vendita del prodotto stesso, detta fase di scarico 3. verifica giacenze prodotto 4. gestione opere di manutenzione dell’impianto (scatti a vuoto)

E’ inoltre richiesta la gestione della parte contabile dell’attività commerciale ovvero: 5. gestione del registro dei corrispettivi 6. gestione della fatturazione e anagrafica dei clienti

1.1 Fase di carico L’acquisto di carburante da parte dei gestori per il proprio esercizio avviene in questo modo: 1. richiesta di rifornimento alla propria compagnia di bandiera; la richiesta specifica: – il tipo di prodotto richiesto, – la quantità – la data di richiesta – la data di consegna del prodotto presso il proprio impianto 2. la compagnia di bandiera inoltra la richiesta di rifornimento ad un proprio fornitore (raffineria) e predispone il trasporto di prodotto presso l’esercizio richiedente. La raffineria fornitrice emette un documento, denominato D.A.S., che riporta la richiesta di rifornimento da parte della compagnia per il proprio esercizio. Il D.A.S. riporta un codice identificativo unico (per la raffineria), la data di emissione, la compagnia richiedente, il vettore, l’esercizio a cui è destinato il prodotto e, per ciascun prodotto fornito, la tipologia e la quantità. E’ comunque possibile che in fase di carico del carburante nell’esercizio, la quantità effettivamente introdotta differisca (in più o in meno) da quella dichiarata nel documento D.A.S. corrispondente. In tal caso, è obbligo dell’operatore emettere documentazione aggiuntiva che dichiara le differenze di prodotto introdotto rispetto al corrispondente D.A.S. Le differenze tra tali quantità si dicono: – deficienze di carico, quando la quantità effettivamente scaricata è minore di quella indicata dal D.A.S. – esubero di carico, quando la quantità effettivamente scaricata è superiore a quella indicata dal D.A.S. Tali differenze, accompagnate da relativa documentazione, dovranno essere annotate nelle predisposte colonne del registo U.T.F. (in corrispondenza al carico a cui si riferiscono) Nota bene: Come vedremo in seguito, l’annotazione di una deficienza di carico nel registro U.T.F. è del tutto analoga alla registrazione dei cali naturali di prodotto verificati presso l’impianto stesso.

1.2. Fase di scarico Le attuali stazioni di servizio sono dotate di colonne di erogazione multiprodotto, generalmente usufruibile da ambo i lati; ad esempio, in una colonna di erogazione multiprodotto si possono generalmente trovare erogatori per benzina, diesel e diesel ecologico, accessibili sia dal lato destro che dal lato sinistro della colonnina stessa. Ogni colonna è dotata di contatori totalizzatori che registrano (in termini di litri erogati) lo scarico dei relativi prodotti. Tali contatori totalizzatori sono “azzerati” in fase di installazione o di collaudo della colonna; il valore di inizio lettura viene dichiarato dal collaudatore mediante opportuna documentazione che deve essere conservata dal gestore. Alla chiusura giornaliera dell’impianto il gestore è tenuto ad annotare le letture dei vari totalizzatori e a registrarne il corrispondente valore nella pagina di scarico del registro U.T.F. in corrispondenza della riga relativa alla giornata appena trascorsa.

E’ di seguito riportato un esempio di compilazione del registro U.T.F. con le letture dei totalizzatori in fase di chiusura giornaliera dell’impianto il giorno 28/9/2007. Come si può notare, l’esercizio eroga 4 tipologie di prodotto (SSP, DIESEL, DIESEL Ecologico e GPL) mediante una colonna multiprodotto. La prima riga si riferisce alla lettura dei totalizzatori per il lato 1 della colonna mentre la seconda si riferisce alle erogazioni avvenute sul lato 2 della colonna stessa.

Giorno …

SSP

Diesel Ec.

SSP

Diesel Ec.

DIESEL DIESEL GPL

28/09/2007

100

120

125

196

178

28/09/2007

200

230

200

210

124

GPL

Note

lettura lato 1 della colonnina 200 20 40 A lettura lato 2 della colonnina 150 **** **** A

Mediante le letture in giorni successive dei vari totalizzatori è possibile calcolare il quantitativo di prodotto erogato. Ad esempio, se il totalizzatore del prodotto SSP (lato 1) alla chiusura del 28/09/07 registrava un valore di 100 e alla chiusura del giorno precedente registrava un valore 30, si desume facilmente che l’erogazione avvenuta durante la giornata del 28/9/071 è stata di 70 litri di SSP con tale erogatore. Mediante queste letture è quindi possibile tener traccia delle vendite dei prodotti con i vari erogatori siti sull’impianto: è questo il sistema che consente agli Organi accertatori dell’Amministrazione Finanziaria una verifica fiscale dell’esercizio.

1.3. Verifica giacenze In ogni momento dell’attività dell’esercizio e per ciascun prodotto venduto, è di fondamentale importanza che la differenza tra tutti i carichi avvenuti fino a tale momento (e a partire dalla data di inizio esercizio annuale, es. 1/01/2007) e le vendite avvenute nell’impianto fino a tale momento, coincida con il quantitativo di prodotto presente nei serbatoi. Questa verifica, denominata “controllo giacenze”, viene solitamente svolta in modo manuale da parte dei gestori stessi. Ad eccezione dei cali che si verificano durante la giacenza dei prodotti nei serbatoi (cali naturali), ogni altra perdita di prodotto dovrà essere sempre giustificata da documentazione che ne evidenzi le cause e ne giustifichi l’entità di cui si farà solo cenno in una opportuna colonna “note” nel lato 1

In realtà la vendita in questione è riferita alla notte che intercorre tra il 27 e il 28 settembre e alla vendita durante la giornata del 28 settembre fino al momento della chiusura.

scarico del registro U.T.F. Tale documentazione deve essere tenuta a disposizione dell’Amministrazione Finanziaria per i controlli del caso ed ad essa occorre fare riferimento con una annotazione posta nella colonna “note” del registro – lato scarico, utilizzando la casella corrispondente al giorno in cui è stata rilevata la perdita di prodotto. Vedasi allegato A per il modulo di calcolo giacenze.

1.4 Rapporti di lavoro per manutenzioni: scatti a vuoto Il gestore deve tenere costantemente sotto controllo l’erogazione dei singoli carburanti per accertare le regolarità, confrontando il quantitativo giacente nel serbatoio con l’asta metrica ed il corrispondente quantitativo estratto accertato per differenza delle letture del contatore volumetrico della colonnina di erogazione. In caso di difformità dei due dati, non giustificata, dovrà procedere a richiedere l’intervento della ditta di manutenzione per la ritaratura dell’erogatore posto sotto controllo. La ritaratura vera e propria viene effettuata da un tecnico abilitato erogando in un recipiente campione (decalitro o doppio decalitro tarato dall’Ufficio Metrico e in dotazione alla ditta di manutenzione) il prodotto di cui si vuole controllare la regolarità dell’erogazione. Sulla base di tale confronto il tecnico provvede a ritarare il misuratore salvo il caso più grave in cui occorre sostituirlo. Se al termine della taratura il prodotto estratto a titolo di prova viene reintrodotto nel serbatoio da cui è stato estratto, dovrà essere predisposto, a cura della ditta di manutenzione, il rapporto di lavoro per “SCATTI A VUOTO” che andrà registrato sul registro di carico e scarico – lato carico- come un normale D.A.S. Una copia del rapporto dovrà essere inviata a mezzo lettera raccomandata all’U.T.F. (Ufficio Tecnico di Finanza) territorialmente competente sul distributore. Il documento dovrà essere sottoscritto dal gestore e della ditta di manutenzione. Una copia del rapporto di lavoro per “scatti a vuoto” dovrà essere allegato anche alla chiusura giornaliera di cassa per segnalare all’ufficio I.V.A: che il quantitativo di carburante traversato per il controllo non è stato venduto ma reintrodotto nei serbatoi. In tal modo si eviterà di pagare due volte l’I.V.A. sul prodotto utilizzato per i controlli.

1.5 Registro dei corrispettivi Per i commercianti al minuto e soggetti a essi assimilati di cui all'articolo 22 del Dpr 633/1972, salvo gli ambulanti, e per le imprese artigiane, che vendono i beni di propria produzione all'interno dei locali dove viene esercitata l'impresa, i quali non devono emettere fattura se non su espressa richiesta del consumatore finale, l'articolo 24 del Dpr 633/1972 stabilisce che: "possono annotare in apposito registro, relativamente alle operazioni effettuate in ciascun giorno, l'ammontare globale dei corrispettivi delle operazioni imponibili e delle relative imposte, distinto secondo l'aliquota applicabile, nonché l'ammontare globale dei corrispettivi delle operazioni non imponibili di cui all'articolo 21, sesto comma, e, distintamente, all'articolo 38-quater e quello delle operazioni esenti ivi indicate". Nel caso in esame, il gestore deve annotare quotidianamente nel registro dei corrispettivi2 gli importi relativi all’incasso giornaliero. In particolare, egli sarà tenuto a distinguere l’importo totale e le varie voci relative alle modalità di pagamento (ad esempio: in contanti, mediante bancomat, mediante carta di credito, pay card, etc.). Si ricorda che l’incasso totale della giornata è calcolato come somma del “rendimento” di ciascun erogatore (ovvero, per ciascun erogatore: litri erogati x prezzo di vendita). 2

L’annotazione deve avvenire entro il giorno non festivo successivo.

Un fax-simile della struttura del registro dei corrispettivi è qui riportata: Giorno 1/01/07

Totale 3000

POS 500

Carte Prepagate 200

Ricevute 150

Contanti 2150

Il significato è il seguente: relativamente al giorno 1/01/07, l’incasso complessivo è stato di 3000 euro dei quali: – 500 euro pagati dai clienti mediante POS; – 200 euro pagati dai clienti mediante Carte Prepagate fornite dalla compagnia di bandiera; – 150 euro che sono stati pagati dai clienti per l’acquisto di prodotti “no-oil” e per i quali sono state emesse corrispondenti ricevute fiscali (questo è il caso di vendita di prodotti per l’auto come profumi etc.) – 2150 euro sono stati incassati in contanti Si noti che la somma di queste voci deve dare il valore del Totale giornaliero. E’ bene ricordare che queste sono soltanto alcune delle voci di incasso che possono comparire nella compilazione del registro dei corrispettivi. Si vuole realizzare una sorta di “registro dei corrispettivi elettronico” ovvero, grazie alle informazioni memorizzate nella base di dati circa l’erogazione di prodotto giornaliera (nei vari erogatori) e il relativo prezzo di vendita sarà possibile determinare l’incasso totale dei prodotti “oil” ai quali verrà eventualmente aggiunto l’incasso relativo alla vendita dei prodotti “no-oil”. Sarà inoltre possibile dettagliare la composizione dell’incasso come mostrato nell’esempio sopra.

1.6 Fatturazione Il gestore è tenuto ad annotare nel registro dei corrispettivi anche l’emissione di fatture ai propri clienti. In particolare, in riferimento ad una particolare data, verranno indicate in opportune colonne del registro gli identificativi delle fatture emesse in quella particolare data e l’importo totale di emissione. Ad esempio, Giorno Totale POS PayCard Ricevute 1/01/07 3000 500 200 150

Contanti 2150

DaFatt.NR AFatt.NR 1 2

ImportoFatture 300

Denota il fatto che in corrispondenza del 1/01/07 sono state emesse 2 fatture (rispettivamente, la fattura n.1 e la fattura n.2) per un importo totale di 300 euro.

Si vuole gestire l’archivio Fatture e la relativa anagrafica dei Clienti in modo da permettere automaticamente e quotidianamente il riferimento, nel registro dei corrispettivi, alle fatture emesse in tale data.

Allegato A

VERBALE DI CONTROLLO GIACENZE - PROGRESSIVO ANNUALE COMODATARIO

Site N.

DATA

LOCALITA'

SSP A

GASOLIO

B

Capacità serbatoio Misurazione cm. Giacenza Serbatoio Giacenza Totale Reale

C

A

B

0

EXCELIUM

C

D

A

B

0

C

0

SCARICATO (Tamburelle/Totalizzatori) TOTALI Lettura Attuale Lettura 1/1 Differenza Totale scarico

A

TOTALI Lettura Attuale Lettura 1/1 Differenza Totale scarico

A

TOTALI Lettura Attuale Lettura 1/1 Differenza

A

B

0

C

0

B

0

0

C

0

B

0

D

0

0

0

0 0

0

0

G

0

H

0

G

0

GASOLIO EXCELIUM E F

D

0

0 0 GASOLIO E F

D

C

0

SUPER SENZA PIOMPO E F

0

I

0

H

0

G

0

I

0

H

0

L

L

0

I

0

0

0

L

0

0

Totale scarico

0

TOTALE CARICO - RIMANENZA CONTABILE - DIFFERENZE +/Rimanenza Reale al 1/1 Consegne (quantitativi DAS) Scatti a vuoto Eccedenze di carico TOTALE CARICO Scaricato "Tamburelle" Pulizia cisterne Deficienze di carico (cali di trasporto) TOTALE SCARICO Rimanenza Contabile Rimanenza finale Reale "Steccata" DIFFERENZA +/-

SSP

GASOLIO

EXCELIUM

0 0

0 0

0 0

0 0 0 0

0 0 0 0

0 0 0 0

SSP

GASOLIO

0 0 0 0

0 0 0 0

RIENTRO TOLLERANZA AI FINI UTF Cali Registrati per rientrare in tolleranza (da sommare allo scarico) proggressivo +/Totale scarico Rimanenza contabile Rimanenza finale reale "steccata" Differenza "rientro tolleranza UTF"

Tolleranze in difetto Tolleranze in eccesso FIRMA RISC

GPL -0.0033 GPL +0.005

SSP -0.0025 SSP +0.005

GASOLIO -0.00083 GASOLIO +0.005

FIRMA COMODATARIO

EXCELIUM

0 0 0 0