Manajemen Mutu di SMK Negeri 3 Kota Tangerang yang dikendalikan oleh
Wakil ... 3.3 Dokumen DIKENDALIKAN: Dokumen mutu yang jika terjadi
perubahan.
PEMERINTAH KOTA TANGERANG DINAS PENDIDIKAN UPTD SMK NEGERI 3 KOTA TANGERANG Jl. Moch Yamin SH. ( (021) 5521213 Tangerang 15118 e-mail :
[email protected] Fax. (021) 55794918 NSS : 401287103003 NIS : 400030 NPSN : 20606899
PROSEDUR MUTU
Kode Dok Tanggal Berlaku No.Revisi Halaman
POS-WMM-01 5 -10-2009 00 1
PENGENDALIAN DOKUMEN
Jabatan
Dibuat Oleh
Sekretaris
Diperiksa Oleh
Wakil WMM
Disahkan Oleh
Kepala Sekolah
Tanda Tangan
PEMERINTAH KOTA TANGERANG DINAS PENDIDIKAN UPTD SMK NEGERI 3 KOTA TANGERANG Jl. Moch Yamin SH. ( (021) 5521213 Tangerang 15118 e-mail :
[email protected] Fax. (021) 55794918 NSS : 401287103003 NIS : 400030 NPSN : 20606899
Kode Dok Tanggal Berlaku No.Revisi Halaman
PROSEDUR MUTU
POS-WMM-01 5 -10-2009 00 2
PENGENDALIAN DOKUMEN 1.0 Tujuan: Memberi petunjuk dan penjelasan mengenai cara yang harus dilakukan dalam mengelola dan mengendalikan dokumen termasuk pemberian nomor sebagai identifikasi atas seluruh dokumen yang berkaitan dengan Sistem Manajemen Mutu. 2.0 Ruang Lingkup: Prosedur ini diterapkan atas seluruh dokumen yang berhubungan dengan Sistem Manajemen
Mutu di SMK Negeri 3 Kota Tangerang yang dikendalikan oleh Wakil
Manajemen. 3.0 Definisi: 3.1
Dokumen Internal
:
Dokumen yang diterbitkan secara internal antara lain standar Kantor, tabel mutu, blangko, buku dan lain-lain.
3.2
Dokumen Eksternal
:
Dokumen yang diterbitkan oleh pihak eksternal (di luar SMK Negeri 3 Kota Tangerang) termasuk yang datang dari pelanggan (dalam bentuk
hardcopy). 3.3
Dokumen DIKENDALIKAN:
Dokumen (revisi),
mutu yang maka
jika terjadi perubahan
Wakil Manajemen bertanggung
jawab untuk menarik seluruh dokumen mutu yang
telah
beredar
(revisi
lama)
dan
mendistribusikan kembali dokumen mutu yang baru (revisi baru);
PEMERINTAH KOTA TANGERANG DINAS PENDIDIKAN UPTD SMK NEGERI 3 KOTA TANGERANG Jl. Moch Yamin SH. ( (021) 5521213 Tangerang 15118 e-mail :
[email protected] Fax. (021) 55794918 NSS : 401287103003 NIS : 400030 NPSN : 20606899
Kode Dok Tanggal Berlaku No.Revisi Halaman
PROSEDUR MUTU
POS-WMM-01 5 -10-2009 00 3
PENGENDALIAN DOKUMEN 3.4
Dokumen TIDAK DIKENDALIKAN: Dokumen mutu yang jika terjadi perubahan (revisi),
maka
bertanggung
Wakil
jawab
untuk
Manajemen menarik
tidak seluruh
dokumen mutu yang telah beredar (revisi lama) dan
tidak
harus
mendistribusikan
kembali
dokumen mutu yang baru (revisi baru); 3.5
Dokumen KADALUWARSA: Dokumen mutu master revisi lama yang sudah tidak berlaku lagi karena telah diperbaharui dengan dokumen mutu revisi baru.
4.0 Acuan: Pasal 4.2.3 ISO 9001:2008 5.0 Uraian Prosedur: 5.1 Umum 5.1.1 Seluruh dokumen yang dibutuhkan untuk melakukan verifikasi mutu terhadap kegiatan-kegiatan
yang
saling
berhubungan
harus
dikendalikan
dan
diperlakukan sebagai bukti bahwa Sistem Manajemen Mutu telah dilakukan efektif dan efisien. 5.1.2 Dokumen-dokumen seperti Pedoman Mutu, Prosedur Mutu, Instruksi Kerja dan Dokumen Eksternal harus dikendalikan. Pengendalian tersebut dilakukan dengan perincian:
Cap dengan tulisan DIKENDALIKAN berwarna BIRU untuk dokumen mutu yang dikendalikan seperti Pedoman Mutu, Prosedur Mutu, Instruksi Kerja;
Cap dengan tulisan TIDAK DIKENDALIKAN berwarna MERAH untuk dokumen mutu yang tidak dikendalikan ; SMK Negeri 3 Kota Tangerang
PEMERINTAH KOTA TANGERANG DINAS PENDIDIKAN UPTD SMK NEGERI 3 KOTA TANGERANG Jl. Moch Yamin SH. ( (021) 5521213 Tangerang 15118 e-mail :
[email protected] Fax. (021) 55794918 NSS : 401287103003 NIS : 400030 NPSN : 20606899
PROSEDUR MUTU
Kode Dok Tanggal Berlaku No.Revisi Halaman
POS-WMM-01 5 -10-2009 00 4
PENGENDALIAN DOKUMEN menetapkan bahwa hanya Salinan Pedoman Mutu dalam jumlah dan untuk keperluan tertentu saja yang boleh tidak dikendalikan;
Cap KADALUWARSA dengan tulisan berwarna MERAH untuk dokumen mutu master yang sudah tidak berlaku lagi (kadaluwarsa).
5.1.3 Dokumen mutu yang terkait dengan setiap kegiatan yang ada di dalam SMK Negeri 3 Kota Tangerang
harus senantiasa berada di tempat yang telah
ditentukan serta terjamin keabsahannya. Setiap pemegang dokumen mutu bertanggung jawab untuk menjamin bahwa hanya dokumen mutu yang masih berlaku saja yang digunakan, sedangkan dokumen mutu yang tidak berlaku lagi harus segera disingkirkan. 5.1.4 Wakil Manajemen bertanggungjawab untuk membuat dan memelihara Daftar Induk Dokumen,
baik Dokumen Internal maupun Dokumen Eksternal untuk
menghindari penggunaan dokumen yang tidak sah atau penggunaan dokumen kadaluwarsa tanpa ijin. 5.1.5 Wakil Manajemen bertanggung jawab atas penyimpanan semua dokumen mutu master, baik yang masih berlaku maupun yang kadaluwarsa. Setiap dokumen mutu master Pedoman Mutu, Prosedur Mutu, Instruksi Kerja, Formulir diberi cap “MASTER” dengan tulisan berwarna MERAH di belakang setiap halaman. Untuk dokumen dalam bentuk soft copy disesuaikan dengan ketentuan yang berlaku. 5.2 Pengendalian Dokumen Internal 5.2.1 Dokumen Internal yang harus dikendalikan dengan menggunakan tanggal berlaku meliputi :
Pedoman Mutu;
Prosedur Mutu;
Instruksi Kerja;
PEMERINTAH KOTA TANGERANG DINAS PENDIDIKAN UPTD SMK NEGERI 3 KOTA TANGERANG Jl. Moch Yamin SH. ( (021) 5521213 Tangerang 15118 e-mail :
[email protected] Fax. (021) 55794918 NSS : 401287103003 NIS : 400030 NPSN : 20606899
Kode Dok Tanggal Berlaku No.Revisi Halaman
PROSEDUR MUTU
POS-WMM-01 5 -10-2009 00 5
PENGENDALIAN DOKUMEN 5.2.2 Formulir merupakan Dokumen Internal yang dikendalikan dengan tidak menggunakan tanggal berlaku, tetapi dikendalikan dengan menggunakan judul.
Checksheet yang dipakai untuk melakukan pemeriksaan tahapan proses dikategorikan sebagai Formulir. 5.2.3 Wakil Manajemen harus memeriksa Pedoman Mutu, Prosedur Mutu, Instruksi Kerja, Formulir untuk memastikan bahwa keseluruhannya masih berlaku. 5.2.4 Setiap perubahan atau penambahan terhadap dokumen merupakan tanggung jawab Wakil Manajemen. 5.2.5 Formulir
yang
digunakan
dicatat
dalam
Daftar
Induk
Formulir
dan
ditandatangani oleh Wakil Manajemen. Wakil Manajemen menyimpan formulir master untuk menunjukkan bahwa formulir tersebutlah yang berlaku dan digunakan di unit kerja terkait. 5.2.6 Dokumen mutu master yang tidak berlaku lagi (kadaluwarsa) disimpan oleh Wakil
Manajemen,
sedangkan
semua
salinannya
dimusnahkan
untuk
menghindari penggunaan yang tidak sesuai. 5.2.7 Hanya formulir dari prosedur Wakil Manajemen yang dilampirkan di dalam prosedurnya. Sedangkan formulir-formulir yang berkaitan dengan proses operasi disimpan di unit kerja masing-masing.
5.3 Pengendalian Dokumen Eksternal 5.3.1 Dokumen eksternal yang harus dikendalikan meliputi antara lain :
Standar nasional/internasional;
Manual Book;
Peraturan Pemerintah (PP);
5.3.2 Dokumen eksternal yang digunakan, dicatat dalam Daftar Induk Dokumen Eksternal dan ditandatangani oleh Wakil Manajemen.
PEMERINTAH KOTA TANGERANG DINAS PENDIDIKAN UPTD SMK NEGERI 3 KOTA TANGERANG Jl. Moch Yamin SH. ( (021) 5521213 Tangerang 15118 e-mail :
[email protected] Fax. (021) 55794918 NSS : 401287103003 NIS : 400030 NPSN : 20606899
Kode Dok Tanggal Berlaku No.Revisi Halaman
PROSEDUR MUTU
POS-WMM-01 5 -10-2009 00 6
PENGENDALIAN DOKUMEN 5.4 Tanggung Jawab Dan Wewenang 5.4.1 Setiap personel dapat mengajukan dokumen baru atau mengusulkan perubahan atas dokumen mutu yang sudah ada (dengan menggunakan formulir Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan) yang kemudian diserahkan kepada personel yang berwenang untuk meninjau dan atau mengesahkannya. 5.4.2 Tanggung jawab dan wewenang dalam mempersiapkan/mengesahkan dokumen mutu internal adalah sebagai berikut: Jenis
Dibuat Oleh
Diperiksa Oleh
Disahkan Oleh
Pedoman Mutu
WMM
Wakil WMM
Kepala Sekolah
Prosedur Mutu
WMM
Wakil WMM
Kepala Sekolah
Instruksi Kerja
WMM & TIM
Kepala Bidang
Kepala Bidang
Dokumen
5.5 Distribusi Dokumen 5.5.1 Wakil Manajemen bertanggung jawab atas distribusi dokumen seperti Pedoman Mutu, Prosedur Mutu, dan Instruksi Kerja serta memelihara Daftar Distribusinya. Formulir yang sudah disetujui harus mencantumkan bagian atau fungsinya untuk kemudahan jika sewaktu-waktu dibutuhkan. 5.5.2 Wakil Manajemen harus menjamin bahwa dokumen mutu yang berlaku senantiasa tersedia di bagian atau fungsi yang kegiatannya sangat erat kaitannya dengan sistem manajemen mutu. 5.5.3 Prosedur Mutu dan Instruksi Kerja yang didistribusikan harus sesuai dengan nomor salinan yang telah ditetapkan (sama dengan nomor salinan dalam Pedoman Mutu).
PEMERINTAH KOTA TANGERANG DINAS PENDIDIKAN UPTD SMK NEGERI 3 KOTA TANGERANG Jl. Moch Yamin SH. ( (021) 5521213 Tangerang 15118 e-mail :
[email protected] Fax. (021) 55794918 NSS : 401287103003 NIS : 400030 NPSN : 20606899
Kode Dok Tanggal Berlaku No.Revisi Halaman
PROSEDUR MUTU
POS-WMM-01 5 -10-2009 00 7
PENGENDALIAN DOKUMEN 5.6 Perubahan Dokumen 5.6.1 Usulan perubahan dokumen mutu yang terjadi dapat berasal dari hasil audit internal maupun eksternal, tinjauan manajemen, keluhan pelanggan, maupun inisiatif dari personel internal. Setiap usulan perubahan tersebut dituangkan dalam formulir Permintaan Tindakan Koreksi. 5.6.2 Setiap perubahan terhadap dokumen mutu harus dicatat dalam Catatan Perubahan yang menjelaskan perubahan-perubahan yang dilakukan terhadap dokumen revisi sebelumnya (misalnya, untuk dokumen dengan revisi 01 maka riwayat perubahan tersebut menjelaskan perubahan yang terjadi antara revisi 00 dengan revisi 01, demikian juga untuk revisi 02 dengan 01 dan seterusnya). 5.6.3 Dokumen mutu yang telah direvisi harus ditarik dari peredaran dan dimusnahkan, sedangkan dokumen master revisi lamanya tetap disimpan oleh Wakil Manajemen dan diberi cap
KADALUWARSA Kemudian, Wakil
manajemen mendistribusikan kembali dokumen tersebut dengan revisi baru. 5.6.4 Pejabat yang mempersiapkan dengan
dokumen
dan mensahkan dokumen revisi adalah sama
sebelumnya.
Pengesahan
oleh
pejabat lain
dimungkinkan atas dasar pertimbangan-pertimbangan tertentu.
5.7 Identifikasi Dokumen 5.7.1 Kode dari masing-masing jenis dokumen adalah sebagai berikut: Jenis Dokumen
Kode
Pedoman Mutu
Tidak ada
Prosedur Mutu
PM
Formulir
Judul
hanya
PEMERINTAH KOTA TANGERANG DINAS PENDIDIKAN UPTD SMK NEGERI 3 KOTA TANGERANG Jl. Moch Yamin SH. ( (021) 5521213 Tangerang 15118 e-mail :
[email protected] Fax. (021) 55794918 NSS : 401287103003 NIS : 400030 NPSN : 20606899
PROSEDUR MUTU
Kode Dok Tanggal Berlaku No.Revisi Halaman
POS-WMM-01 5 -10-2009 00 8
PENGENDALIAN DOKUMEN 5.7.2 Identifikasi prosedur mutu, instruksi kerja adalah sebagai berikut: contoh : PM-WMM – 01 ; IK – WM – 01 – 01 berarti : PM
= Prosedur Mutu
IK
= Instruksi Kerja
WM
= Wakil Manajemen Mutu, sebagai pemilik proses
01
= urutan nomor prosedur di Wakil Manajemen Mutu
01 – 01 = urutan nomor instruksi kerja di Wakil Manajemen Mutu
PEMERINTAH KOTA TANGERANG DINAS PENDIDIKAN UPTD SMK NEGERI 3 KOTA TANGERANG Jl. Moch Yamin SH. ( (021) 5521213 Tangerang 15118 e-mail :
[email protected] Fax. (021) 55794918 NSS : 401287103003 NIS : 400030 NPSN : 20606899
PROSEDUR MUTU
Kode Dok Tanggal Berlaku No.Revisi Halaman
POS-WMM-01 5 -10-2009 00 9
PENGENDALIAN DOKUMEN 5.7.3 Kode atau bagian sebagai pemilik/penanggung jawab proses :
No 1
Bagian
Kode
2
Wakil Manajemen Mutu Kepala Bidang Keahlian
WMM
3
Kepala Sub. BagianTU
4
Waka Kurikulum
5
Waka Hubungan Masyarakat
WAKA HUMAS
6
Waka Sarana
WAKASARPRAS
7
Waka Kesiswaan
KABID KASUBAG -
-
5.7.4 Penomoran untuk Dokumen (Prosedur Mutu dan Instruksi Kerja) ditulis dengan No. Dok. yang berarti Nomor Dokumen 5.7.5 Penomoran untuk Revisi Dokumen (Prosedu Mutur dan Instruksi Kerja) ditulis dengan No. Rev. yang berarti Nomor Revisi 5.7.6 Pemberlakuan Dokumen secara efektif (Prosedur Mutu dan Instruksi Kerja) ditulis dengan Tgl. Berlaku yang berarti Tanggal Berlaku 5.7.7 Pemberian identifikasi halaman (Prosedur Mutu dan Instruksi Kerja) ditulis dengan halaman
6.0 Lampiran: 6.1
Daftar Induk Dokumen Internal
6.2
Daftar Induk Dokumen Eksternal
6.3
Daftar Induk Formulir
6.4
Daftar Distribusi Dokumen Internal
No. Revisi 00 Bagian
:
Form. 01 dok DAFTAR INDUK DOKUMEN INTERNAL
No
Judul Dokumen
Nomor/Tempat Dokumen
No. Revisi
Tanggal Berlaku
Mengetahui, (
)
No. Revisi 00 Bagian
:
Form. 02 dok DAFTAR INDUK DOKUMEN EKSTERNAL
No
Judul Dokumen
Tempat
Bagian atau fungsi
Penyimpanan
pemakai
Mengetahui, (
)
No. Revisi 00 BAGIAN :
Form 03 dok DAFTAR INDUK FORMULIR
No
Judul Formulir
Nomor Formulir
No.
Bagian atau
Revisi
fungsi pemakai
Mengetahui,
)
(
No. Revisi 01 BAGIAN : WMM
Form 04 dok DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN INTERNAL
Jenis Dokumen :
Judul Dokumen :
Nomor Dokumen :
Hard Copy
PROSEDUR MUTU TINDAKAN KOREKSI
PM-WMM-05
Rev 00 No
Penerima
Rev 01 Tgl. :
Rev 02 Tgl. :
Rev 04 Tgl. :
Tgl. :
Rev 05 Tgl. :
