SISTEM INFORMASI PENJUALAN DAN PEMBELIAN SUKU CADANG

370 downloads 184 Views 344KB Size Report
PENJUALAN DAN PEMBELIAN SUKU CADANG. (Studi Kasus: PT. Kuda Inti Samudera Surabaya). Panji Satriabayu Santoso1). 1) SI / Jurusan Sistem Informasi ...
SISTEM INFORMASI PENJUALAN DAN PEMBELIAN SUKU CADANG (Studi Kasus: PT. Kuda Inti Samudera Surabaya) Panji Satriabayu Santoso1) 1) SI / Jurusan Sistem Informasi, Sekolah Tinggi Manajemen Informatika & Teknik Komputer Surabaya, email: [email protected] Abstract: PT. Kuda Inti Samudera Surabaya (KIS) is a company specializing in heavy equipments maintenance. The business process occurred in KIS is sale and purchase transaction of spare parts. During this time, calculation and determination to the cost of goods sold of spare parts is still conducted by PT. GAMA GROUP (GAMA) as headquarter of KIS. When KIS sends spare parts list based on order from PT. Terminal Peti Kemas Surabaya (TPS) to GAMA in order to the calculation and determination of cost of goods sold of spare parts can be done, GAMA can’t directly execute the KIS’s request because GAMA doesn’t serve requests from KIS only but also serves requests from several affiliations owned by GAMA. This inflicts KIS with the longer time to get information about the cost of goods sold of spare parts and can’t able to report the sale and purchase transaction of spare parts on time. Implementation of information system on the sale and purchase transaction of spare parts can solve the problem faced by KIS above. The application can help KIS to be more independent in conducting the calculation and determination of the cost of goods sold of spare parts by using the same method used by GAMA that is the Average Method. From the test, it can be concluded that the system can help KIS in fulfilling all requirements of TPS and making report recapitulation of sale and purchase transaction of spare parts to GAMA on time. Keywords: Average, Cost Of Goods Sale, Spare Parts

Pertumbuhan teknologi informasi yang

dalam dan luar negeri yang berlabuh. Dibutuhkan

begitu cepat dan pesat dewasa ini telah

alat-alat berat yang dirancang khusus agar

mengantarkan

suatu

kegiatan tersebut berjalan dengan lancar. PT.

paradigma, yaitu kebutuhan akan mendapatkan

Kuda Inti Samudera Surabaya (KIS) merupakan

informasi dengan cepat dan mudah. Tidak

salah satu perusahaan yang bergerak di bidang

terkecuali dalam dunia bisnis saat ini, dimana

pemeliharaan alat-alat berat. Perusahaan ini

sebuah informasi merupakan salah satu hal yang

menyediakan jasa layanan penjualan, perbaikan,

terpenting. Menurut Herlambang dan Tanuwijaya

dan penggantian suku cadang seperti head truck

(2005: 56), saat ini perusahaan tidak cukup hanya

Volvo dan Hino, chassis, dolly, Radioisotope

mengandalkan kekuatan modal dan sumber daya

Thermoelectric Generator (RTG), forklift, dan

fisik saja, tetapi diperlukan juga sumber daya

Rich Stacker. Sejak tahun 1999 hingga sekarang

konseptual

daya

KIS telah dipercaya untuk pemeliharaan dan

informasi ini akan digunakan untuk mencari

penyediaan suku cadang alat-alat berat yang

keuntungan

dimiliki oleh TPS.

berkompetisi

masyarakat

yaitu

yang

ke

informasi.

cukup

dengan

dalam

Sumber

signifikan perusahaan

dan lain

(Herlambang dan Tanuwijaya, 2005: 46).

Dalam proses bisnisnya KIS melakukan transaksi penjualan dan pembelian suku cadang.

Salah satu kegiatan yang terjadi di PT.

Selama ini semua pencatatan dan pembuatan

Terminal Peti Kemas Surabaya (TPS) adalah

laporan transaksi penjualan dan pembelian suku

memuat dan membongkar muatan kapal-kapal

cadang

peti kemas (containership atau celullarship) dari

sedangkan perhitungan dan penentuan harga

menggunakan

Microsoft

Excel,

1

pokok penjualan suku cadang masih dilakukan

kenaikan atau penurunan harga pembelian suku

oleh PT. GAMA GROUP (GAMA) selaku kantor

cadang. Harga pokok penjualan suku cadang

pusat dari KIS. Ketika KIS mengirimkan daftar

dihitung dengan menggunakan harga rata-rata

suku cadang berdasarkan pemesanan TPS ke

dari keseluruhan suku cadang yang dimiliki.

GAMA

dan

Dengan demikian harga pokok penjualan suku

penentuan harga pokok penjualan suku cadang,

cadang yang terjual dan belum terjual memiliki

GAMA

mengerjakan

nilai yang sama besar. Metode Average juga akan

permintaan KIS karena GAMA tidak hanya

digunakan KIS dalam perhitungan dan penentuan

melayani permintaan dari KIS saja tetapi juga

harga pokok penjualan suku cadang.

untuk

tidak

dilakukan

bisa

perhitungan

langsung

melayani permintaan dari beberapa afiliasi yang

Berdasarkan

permasalahan

yang

dimiliki oleh GAMA. Hal ini membuat KIS

dialami KIS akan dibuat sistem informasi

membutuhkan

dalam

penjualan dan pembelian suku cadang untuk

memperoleh informasi harga pokok penjualan

melakukan perhitungan dan penentuan harga

suku cadang dan tidak dapat membuat laporan

pokok penjualan suku cadang dan memberikan

transaksi penjualan dan pembelian suku cadang

informasi

tentang

dengan tepat waktu. Sedangkan TPS selaku

pembelian

suku

pelanggan tetap KIS membutuhkan informasi

manajemen KIS. Dengan adanya sistem ini

yang cepat tentang harga suku cadang yang

diharapkan dapat membantu manajemen KIS

dipesan. Jika KIS lama dalam memberikan

untuk

informasi harga suku cadang dan pelayanan ke

perhitungan

TPS

terhambatnya

penjualan suku cadang dengan menggunakan

operasional kerja di TPS sehingga pelanggan

metode yang sama dengan GAMA yaitu metode

yang dimiliki TPS mengalami kerugian materi

Average sehingga KIS dapat memenuhi semua

karena pengiriman barang ekspor dan impor akan

kebutuhan TPS dan membuat laporan transaksi

tertunda. Jika permasalahan ini tidak segera

penjualan dan pembelian suku cadang dengan

diselesaikan bukan tidak mungkin TPS akan

tepat waktu. Dengan demikian KIS dapat

mencari

melaporkan

dapat

waktu

yang

mengakibatkan

perusahaan

lain

lama

yang

mampu

lebih

transaksi cadang

mandiri dan

yang

dalam

penentuan

rekapitulasi

penjualan

dibutuhkan

melakukan

harga

laporan

dan

pokok

transaksi

memberikan informasi harga suku cadang dan

penjualan dan pembelian suku cadang ke GAMA

pelayanan lebih cepat.

sekaligus sebagai bentuk pertanggungjawaban

Dalam melakukan perhitungan dan

KIS selaku afiliasi dari GAMA.

penentuan harga pokok penjualan suku cadang GAMA menggunakan metode Average. Alasan GAMA menggunakan metode ini karena dalam perhitungan harga pokok penjualan suku cadang yang dilakukan pada periode tertentu dapat menghasilkan harga pokok penjualan suku cadang yang nilainya tidak terpengaruh dengan

METODE PT. Kuda Inti Samudera Surabaya PT. Kuda Inti Samudera Surabaya adalah salah satu anak perusahaan atau afiliasi dari PT. Gama Group yang bergerak di bidang pemeliharaan alat-alat berat. Perusahaan ini

2

bertempat di jalan Tanjung Priok 12A dan berdiri

untuk pemeliharaan dan penyediaan suku cadang

pada bulan Desember tahun 1995. Hingga saat ini

alat-alat berat yang dimiliki oleh PT. Terminal

PT. Kuda Inti Samudera Surabaya mempunyai

Peti Kemas Surabaya (TPS).

sepuluh orang administrasi, dua orang bagian gudang, dan satu orang yang diberi hak oleh

Sistem Informasi Sistem informasi mempunyai elemen

pemilik sebagai general manager. Berikut ini

utama yaitu data yang menyediakan informasi,

tugas dari masing-masing jabatan, yaitu:

prosedur yang memberitahu pengguna bagaimana

1. Pemilik Menggaji

karyawan,

menerima

laporan

mengoperasikan sistem informasi, menyelesaikan masalah, membuat keputusan, dan menggunakan

keuangan.

sistem informasi tersebut.

2. General Manager

Model dasar sistem informasi adalah

Menerima laporan transaksi penjualan dan pembelian suku cadang, menentukan harga pokok penjualan suku cadang, dan lain-lain.

Membuat purchase order, membuat surat pekerjaan,

melakukan

pembayaran

purchase order, melakukan pembayaran surat order pekerjaan, membuat tagihan suku

Melakukan stock opname, memasukkan dan

Seiring dengan perkembangan waktu, perusahaan ini melakukan ekspansi hingga memiliki kantor cabang di berbagai daerah meliputi Jakarta, Surabaya, Semarang, Makassar, dan Banjarmasin. Semuanya bergerak di bidang berat,

selain

itu

perusahaan ini juga menyelenggarakan pelatihan mekanik. Para pelanggan dapat menggunakan layanan

menyebarkan

informasi

dan

tersebut

ke

informasi

lingkungannya. Fungsi pengolahan informasi sering

membutuhkan

data

yang

telah

penjualan,

perbaikan,

informasi ditambahkan pula media penyimpanan data. Maka fungsi pengolahan informasi bukan

mengeluarkan barang dari gudang.

jasa

menghasilkan

sebelumnya. Oleh karena itu dalam model sistem

4. Bagian Gudang

alat-alat

sehingga

dikumpulkan dan diolah dalam waktu periode

cadang ke pelanggan, dan lain-lain.

pemeliharaan

Orang-orang dalam sistem informasi membuat prosedur untuk mengolah dan memanipulasi data

3. Administrasi

order

masukan (input), proses, dan hasil (output).

dan

penggantian suku cadang seperti head truck Volvo dan Hino, chassis, dolly, Radioisotope Thermoelectric Generator (RTG), dan Rich Stacker. Sejak tahun 1999 hingga sekarang PT.

lagi mengubah data menjadi informasi, tetapi juga menyimpan data untuk penggunaan lanjutan. Penjualan Menurut Kotler dan Amstrong (2006: 457), penjualan adalah sebuah proses dimana kebutuhan

pembeli

dan

kebutuhan

penjual

terpenuhi melalui antar pertukaran informasi dan kepentingan. Konsep penjualan adalah cara untuk mempengaruhi konsumen untuk membeli produk yang ditawarkan. Penjualan merupakan sumber hidup suatu pengusaha karena dari penjualan dapat memikat dan mengetahui daya tarik konsumen terhadap hasil produk yang dihasikan.

Kuda Inti Samudera Surabaya telah dipercaya 3

Penjualan Bersih = Penjualan Kotor - Retur

Pembelian Pembelian adalah serangkaian tindakan

Penjualan - Potongan Penjualan.................... (2.6)

untuk mendapatkan barang dan jasa melalui

Sedangkan untuk menghitung harga pokok

pertukaran dengan maksud untuk digunakan

penjualan selama 1 (satu) periode dapat dihitung

sendiri atau dijual kembali. Dalam perusahaan

dengan menggunakan rumus (2.7) atau rumus

dagang pembelian dilakukan dengan menjual

(2.8) di bawah ini:

kembali tanpa melakukan perubahan bentuk

HPP

=

Persediaan

Awal

+

(Pembelian -

barang, sedangkan pada perusahaan manufaktur

[(Retur + Potongan

pembelian dilakukan dengan merubah bentuk

Biaya

barang yang dibeli dan menjualnya kembali.

Persediaan Akhir......................... (2.7)

Angkut

Pembelian) + Pembelian])

-

Atau Harga Pokok Penjualan

HPP = Persediaan Awal + Pembelian Bersih -

Setiap perusahaan jasa maupun dagang

Persediaan Akhir……................................... (2.8)

menyusun suatu laporan keuangan pada periode tertentu sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Menurut Hartojo (2004: 15), laporan keuangan yang dibuat terdiri dari laporan perhitungan laba rugi, laporan perubahan modal, neraca, dan catatan laporan keuangan. Penyusunan laporan perhitungan laba rugi antara perusahaan jasa dan perusahaan

dagang

ada

sedikit

perbedaan.

Laporan perhitungan laba usaha pada perusahaan jasa dapat dihitung dengan cara mengurangkan pendapatan kotor dengan biaya usaha. Sedangkan laporan perhitungan laba usaha pada perusahaan dagang

dapat

dihitung

dengan

cara

menjumlahkan penjualan bersih dan harga pokok penjualan terlebih dahulu, kemudian dikurangkan dengan biaya usaha yang terdiri dari biaya penjualan, biaya administrasi, dan biaya umum. Dalam pembuatan laporan neraca dan laporan perubahan modal antara perusahaan jasa dan perusahaan dagang tidak ada perbedaan. Untuk menghitung penjualan bersih selama 1 (satu) periode dapat dihitung dengan menggunakan rumus 2.6:

Nilai persediaan barang dagangan dapat ditentukan oleh gabungan dua faktor yaitu kuantitas barang persediaan dan harga pokok penjualan. Kuantitas barang persediaan dapat diperoleh melalui perhitungan secara fisik. Kesulitan yang dihadapi dalam menghitung dan menetapkan harga pokok penjualan adalah apabila pembelian barang dengan jenis yang sama tetapi dibeli dengan harga yang berbeda dalam suatu periode. Berdasarkan permasalahan diatas maka diperlukan suatu metode yang dapat digunakan oleh perusahaan jasa maupun dagang untuk menghitung dan menetapkan harga pokok penjualan. Ada 3 (tiga) metode yang dapat digunakan untuk menetapkan harga pokok penjualan, yaitu: 1.

Metode Last In First Out Apabila suatu perusahaan menggunakan metode Last In First Out (LIFO) maka persediaan akhir akan dinilai berdasarkan ketentuan bahwa harga beli yang lebih awal didahulukan. Jika kuantitas pada pembelian ini tidak cukup diterapkan pada persediaan akhir maka akan diambilkan dari pembelian 4

2.

awal berikutnya, demikian seterusnya. Ini

tersedia

sesuai dengan anggapan dalam metode LIFO

mencetak daftar pengeluaran suku cadang agar

bahwa biaya yang akan dibebankan ke

gudang dapat mengeluarkan suku cadang sesuai

laporan laba rugi adalah biaya-biaya yang

permintaan mekanik, jika stok tidak tersedia

paling akhir dikeluarkan.

maka

Metode First In First Out

pengeluaran suku cadang disimpan ke database

Apabila suatu perusahaan menggunakan

data daftar pengeluaran suku cadang. Untuk lebih

metode First In First Out (FIFO) maka

jelasnya dapat dilihat pada Gambar 1.

persediaan

System Flow Penjualan Suku Cadang

akan

dinilai

dengan

harga

maka

proses

Gudang

administrasi

selesai.

membuat

Pembuatan

Mekanik

daftar

PT. Terminal Peti Kemas (TPS)

Administrasi

pembelian paling akhir. Jika kuantitas pada

Mulai Tagihan Penjualan Suku Cadang

2

pembelian ini tidak cukup diterapkan pada

Permintaan Suku Cadang

Membuat Permintaan Suku Cadang

Daftar Pengeluaran Suku Cadang

persediaan akhir maka akan diambilkan dari

Melakukan Pembayaran Tagihan Penjualan Suku Cadang

Permintaan Suku Cadang

Entry Data Suku Cadang

Mengeluarkan Suku Cadang

pembelian terakhir berikutnya, demikian seterusnya. Ini sesuai dengan anggapan

Suku Cadang

Uang Pembayaran

Tidak

Suku Cadang

Stok Tersedia

1

Ya Entry Daftar Pengeluaran Suku Cadang

dibebankan ke laporan laba rugi adalah

Membuat Daftar Pengeluaran Suku Cadang

biaya-biaya yang paling dahulu dikeluarkan.

Mencetak Daftar Pengeluaran Suku Cadang

Entry Tagihan Penjualan Suku Cadang dan Hitung HPP

2

Apabila suatu perusahaan menggunakan Average

Data Daftar Pengeluaran Suku Cadang

Daftar Pengeluaran Suku Cadang

Metode Average

metode

Data Suku Cadang

Mengecek Stok Suku Cadang

dalam metode FIFO bahwa biaya yang akan

3.

dan

maka

harga

Membuat Tagihan Penjualan Suku Cadang

pokok

Mencetak Tagihan Penjualan Suku Cadang

penjualan untuk persediaan barang yang

Menyimpan Perhitungan HPP

Data Harga Pokok Penjualan Suku Cadang

Data Tagihan Penjualan Suku Cadang

Tagihan Penjualan Suku Cadang

tersedia dijual periode tertentu akan dihitung Entry Nota Penjualan Suku Cadang

dengan menggunakan rumus di bawah ini:

Membuat Nota Penjualan Suku Cadang

Harga pokok penjualan rata-rata =

Nota Penjualan Suku Cadang

yaitu

gudang,

Selesai

Gambar 1 System Flow Penjualan

System flow penjualan memiliki 4 entity

Nota Penjualan Suku Cadang

1

1

(empat)

Data Nota Penjualan Suku Cadang

Mencetak Nota Penjualan Suku Cadang

Harga pokok persediaan tersedia dijual Kuantitas persediaan tersedia dijual Analisis Dan Perancangan Sistem A. System Flow Penjualan

Uang Pembayaran

B. System Flow Pembelian

mekanik,

System flow pembelian memiliki 3

administrasi, dan PT. Terminal Peti Kemas

(tiga) entity yaitu gudang, administrasi, dan

Surabaya (TPS). Proses dimulai dari mekanik

supplier. Proses dimulai dari admininistrasi

yang membuat permintaan suku cadang sesuai

melakukan

permintaan TPS ke administrasi, kemudian

bertujuan untuk mengecek data stok suku cadang

administrasi melakukan entry data suku cadang

di database data suku cadang. Jika stok suku

yang bertujuan untuk mengecek data stok suku

cadang mendekati minimum atau habis maka

cadang di database data suku cadang. Jika stok

administrasi membuat dan mencetak daftar

entry

data

suku

cadang

yang

5

pembelian suku cadang ke supplier dan daftar

Pembelian Suku Cadang menunjukkan aliran data

tersebut disimpan ke database data daftar

yang diberikan oleh external entity kepada

pembelian suku cadang dan data detail daftar

sistem, sedangkan tanda panah yang berasal dari

pembelian suku cadang, jika stok tidak mendekati

Sistem Informasi Penjualan dan Pembelian Suku

minimum atau habis maka proses selesai.

Cadang menuju exernal entity menunjukkan data

Supplier membuat tagihan pembelian suku

yang diterima oleh external entity dari sistem

cadang dan diberikan ke administrasi beserta

seperti yang terlihat pada Gambar 3.

suku cadang yang dipesan. Setelah suku cadang diterima,

administrasi

menyerahkannya

Pembayaran Tag ihan Pembelian Suku Cadang

ke

Supplier

Mekanik Surat Retur Pembelian Suku Cadang Daftar Pembelian Suku Cadang

gudang. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 2.

0 Tag ihan Pembelian Suku Cadang

System Flow Pembelian Suku Cadang

Surat Peng gantian Suku Cadang Permintaan Suku Cadang

Gudang

Administrasi

Supplier

Sistem Informasi Penjualan dan Pembelian Suku Cadang

Surat Retur Penjualan Suku Cadang

Daftar Pembelian Suku Cadang Suku Cadang

Entry Data Suku Cadang

Daftar Peng eluaran Suku Cadang

+

Membuat Tagihan Pembelian dan Menyiapkan Suku Cadang

Data Suku Cadang

4

Daftar Suku Cadang Rusak

Mengecek Data Stok Suku Cadang

Stok Mendekati Minimum/ Habis Ya

Tagihan Pembelian Suku Cadang Tidak

Nota Penjualan Suku Cadang Data Supplier Suku Cadang

Laporan Penjualan Suku Cadang

Data Daftar Pembelian Suku Cadang

Membuat Daftar Pembelian Suku Cadang

Mencetak Daftar Pembelian Suku Cadang

Terminal Peti Kemas Surabaya (TPS)

ACC Retur Penjualan Suku Cadang Tag ihan Penjualan Suku Cadang

Gudang

1

Entry Daftar Pembelian Suku Cadang

Manajer Laporan Pembelian Suku Cadang

3

2 Pembayaran Tagihan Pembelian Suku Cadang

Data Detail Daftar Pembelian Suku Cadang

Gambar 3 Context Diagaram

1

Daftar Pembelian Suku Cadang

Uang Pembayaran

Membuat Nota Pembayaran Tagihan Pembelian Suku Cadang

3 Suku Cadang

Pembayaran Tag ihan Penjualan Suku Cadang

Surat Penerimaan Peng gantian Suku Cadang

Mulai

Dari context diagram diatas maka di break down ke level 0 untuk melihat proses lebih detail lagi

Tagihan Pembelian Suku Cadang

Data Pembayaran

2

Entry Pembayaran Tagihan Pembelian Suku Cadang

Melakukan Pembayaran Tagihan Pembelian Suku Cadang

Membuat Pembayaran Tagihan Pembelian Suku Cadang

Data Pembayaran Tagihan Pembelian Suku Cadang

Nota Pembayaran Tagihan Pembelian Suku Cadang

DT_Detail_Daftar_Pengeluaran_Suku_Cadang

Update Stok Suku Cadang

Menyimpan Daftar Penerimaan Suku Cadang

Nota_Penjualan_ Suku_Cadang

5

Detail_Daftar_Pengeluaran _Suku_Cadang

18

Daftar_Pengeluaran_ Suku_Cadang

2

Mencetak Pembayaran Tagihan Pembelian Suku Cadang

9

4

Data Daftar Penerimaan Suku Cadang

6

Gudang

Supplier

[Daftar Suku Cadang Rusak] Daftar_Penerimaan _Suku_Cadang

8 DT_Pembayaran

DT_Daftar_Pengeluaran_Suku_Cadang

DT_Supplier DT_Nota_Penjualan_Suku_Cadang

Mekanik Data Detail Daftar Penerimaan Suku Cadang

1

Suku_Cadang

17

DT_Daftar_Penerimaan_Suku_Cadang

Detail_Daftar_Penerimaan _Suku_Cadang

DT_Detail_Daftar_Penerimaan_Suku_Cadang DT_Suku_Cadang

1 Nota Pembayaran Tagihan Pembelian Suku Cadang

Pembayaran

[Surat Penerimaan Penggantian Suku Cadang]

[Daftar Pengeluaran Suku Cadang] [ACC Retur Penjualan Suku Cadang]

Pembayaran Tagihan Pembelian Suku Cadang

Uang Pembayaran

seperti Gambar 4 berikut.

Entry Daftar Penerimaan dan Update Stok Suku Cadang

2

[Surat Retur Pembelian Suku Cadang]

DT_Suku_Cadang

[Permintaan Suku Cadang]

[Pembayaran Tagihan Pembelian Suku Cadang] [Daftar Pembelian Suku Cadang]

1

[Tagihan Penjualan Suku Cadang] Selesai

1

21

Harga_Pembelian

Penjualan

[Surat Retur Penjualan Suku Cadang]

DT_Harga_Pembelian

+

Gambar 2 System Flow Pembelian

[Tagihan Pembelian Suku Cadang]

Pembelian

[Nota Penjualan Suku Cadang]

[Surat Penggantian Suku Cadang]

DT_Harga_Pembelian

+ Supplier

DT_Pembatalan_Pengeluaran_Suku_Cadang Terminal Peti Kemas Surabaya (TPS)

Pembatalan_Pengeluaran _Suku_Cadang

11

DT_Detail_Surat_Penerimaan_Penggantian_Suku_Cadang

[Pembayaran Tagihan Penjualan Suku Cadang]

C. Context Diagram

DT_Detail_Surat_Retur_Pembelian_Suku_Cadang DT_Surat_Penerimaan_Penggantian_Suku_Cadang

DT_Surat_Retur_Penjualan_Suku_Cadang

20

DT_Detail_Surat_Retur_Penjualan_Suku_Cadang

DT_Daftar_Pembelian_Suku_Cadang

DT_Detail_Harga_Pokok_Penjualan_Suku_Cadang

Context Diagram Sistem Informasi

DT_Detail_Daftar_Pembelian_Suku_Cadang

DT_Harga_Pokok_Penjualan_Suku_Cadang

13

DT_Pembayaran_Tagihan_Pembelian_Suku_Cadang

DT_Tagihan_Penjualan_Suku_Cadang

DT_Surat_Retur_Pembelian_Suku_Cadang 15

Penjualan dan Pembelian Suku Cadang memiliki

12

Surat_Retur_Penjualan_ Suku_Cadang 19

Detail_Surat_Retur_Penjualan _Suku_Cadang

7

[Laporan Penjualan Suku Cadang] [Laporan Pembelian Suku Cadang]

5 (lima) external entity yaitu mekanik, gudang,

22

Detail_Harga_Pokok_Penjual an_Suku_Cadang

3

16

Manajer

10

Harga_Pokok_Penjualan _Suku_Cadang

supplier, PT. Terminal Peti kemas Surabaya

4

Tagihan_Penjualan _Suku_Cadang

Detail_Surat_Penerimaan_ Penggantian_Suku_Cadang

Detail_Surat_Retur_ Pembelian_Suku_C adang

14 3

Surat_Penerimaan_ Penggantian_Suku_ Cadang

Daftar_Pembelian_ Suku_Cadang

Detail_Daftar_Pembelian _Suku_Cadang

Pembayaran_Tagihan_Pembelian _Suku_Cadang

Surat_Retur_Pembelian _Suku_Cadang

DT_Surat_Retur_Pembelian_Suku_Cadang

(TPS), dan manajer sedangkan internal entity

DT_Tagihan_Penjualan_Suku_Cadang

DT_Detail_Harga_Pokok_Penjualan_Suku_Cadang

pada sistem ini adalah administrasi. Tanda panah yang menuju Sistem Informasi Penjualan dan

DT_Pembayaran_Tagihan_Pembelian_Suku_Cadang

DT_Harga_Pokok_Penjualan_Suku_Cadang

DT_Detail_Daftar_Pembelian_Suku_Cadang Pembuatan Laporan

DT_Daftar_Pembelian_Suku_Cadang DT_Surat_Penerimaan_Penggantian_Suku_Cadang

DT_Detail_Surat_Retur_Penjualan_Suku_Cadang DT_Surat_Retur_Penjualan_Suku_Cadang

+

DT_Detail_Surat_Retur_Pembelian_Suku_Cadang DT_Detail_Surat_Penerimaan_Penggantian_Suku_Cadang

Gambar 4 DFD Level 0 6

penentuan harga pokok penjualan suku cadang

D. Entity Relationship Diagram Supplier

Pembayaran IdPembayaran NamaPembayaran Keterangan

(perhitungan HPP) dilakukan ketika PT. Kuda

IdSupplier NamaSupplier Alamat Telepon Fax KontakPerson

Memiliki

Memiliki

Inti Samudera Surabaya menjual suku cadang ke

PembayaranTagihanPembelianSukuCadang SuratPenerimaanPenggantianSukuCadang IdSuratPenerimaanPenggantianSukuCadang NomerPenerimaan TanggalPenerimaan

Membuat

SuratReturPembelianSukuCadang

DaftarPembelianSukuCadang

IdSuratReturPembelianSukuCadang NomerReturPembelian TanggalRetur Status

IdDaftarPembelianSukuCadang NomerPembelian TanggalPembelian Pengiriman Diskon Ppn Optppn

Detail Retur Pembelian

Membuat

IdPembayaranTagihanPembelianSukuCadang NomerTagihan TanggalPembayaranTagihan

Melakukan

HPP dihitung berdasarkan transaksi penjualan

Melakukan

Detail Pembelian

DetailSuratReturPembelianSukuCadang IdDetailSuratReturPembelianSukuCadang JumlahBatal

PT. Terminal Peti Kemas Surabaya. Perhitungan

DaftarPenerimaanSukuCadang

dan pembelian suku cadang yang terjadi dalam

IdDaftarPenerimaanSukuCadang NomerBukti TanggalPenerimaan

periode tertentu. Berikut ini adalah penjelasan

DetailDaftarPembelianSukuCadang Detail Penerimaan

IdDetailDaftarPembelianSukuCadang JumlahPesan JumlahTerima HargaSatuan Catatan

Memiliki

perhitungan HPP periode I pada Sistem Informasi

DetailDaftarPenerimaanSukuCadang IdDetailDaftarPenerimaanSukuCadang Jumlah

HargaPembelian

Penjualan dan Pembelian Suku Cadang dengan

HargaPokokPenjualanSukuCadang

IdHarga TanggalMasuk HargaSatuan Keterangan

IdHargaPokokPenjualanSukuCadang Periode Bulan Tahun Status TanggalPerhitunganHPP TanggalTutupPembukuan

SukuCadang Memiliki

Detail Penerimaan Penggantian

Memiliki Memiliki

IdSukuCadang JenisAlat BagianAlat PartNumber OldPartNumber NamaSukuCadang Satuan Stok StokMinimum Kategori Klasifikasi Lokasi TanggalMasuk MataUang

menggunakan metode Average.

TagihanPenjualanSukuCadang IdTagihanPenjualanSukuCadang NomerTagihan TanggalTagihan Diskon Ppn

Detail HPP

DetailHargaPokokPenjualanSukuCadang IdDetailHargaPokokPenjualanSukuCadang HargaSatuan Awal HargaAwal Masuk HargaMasuk Keluar

Memiliki

Membuat

NotaPenjualanSukuCadang IdNotaPenjualanSukuCadang NomerNotaPenjualan TanggalNota

1.

Kolom awal dan harga awal bernilai 0

DaftarPengeluaranSukuCadang Membuat

IdDaftarPengeluaranSukuCadang NoBukti TanggalPengeluaran KategoriPengeluaran

SuratReturPenjualanSukuCadang

karena

Membuat

IdSuratReturPenjualanSukuCadang NomerReturPenjualan TanggalReturPenjualan

Melakukan

Detail Retur Penjualan

PembatalanPengeluaranSukuCadang

IdDetailDaftarPengeluaranSukuCadang NoItem NoAlat JumlahPengeluaran Pemakai

IdPembatalanPengeluaranSukuCadang NoItem TanggalPembatalan JumlahPembatalan Keterangan

DetailSuratPenerimaanPenggantianSukuCadang IdDetailSuratPenerimaanPenggantianSukuCadang JumlahTerima

Memiliki

DetailSuratReturPenjualanSukuCadang IdDetailSuratReturPenjualanSukuCadang NoItem JumlahBatal

Gambar 5 ERD CDM

2.

IdSupplier NamaSupplier Alamat Telepon Fax KontakPerson

Pembayaran

3.

SuratPenerimaanPenggantianSukuCadang IdSuratPenerimaanPenggantianSukuCadang IdSuratReturPembelianSukuCadang NomerPenerimaan TanggalPenerimaan

integer integer varchar(20) date

IdSuratReturPembelianSukuCadang IdDaftarPembelianSukuCadang NomerReturPembelian TanggalRetur Status

integer integer varchar(20) date varchar(10)

integer integer integer integer

HargaPembelian IdHarga IdSukuCadang TanggalMasuk HargaSatuan Keterangan

integer integer date float(10) varchar(100)

integer integer varchar(20) date

4.

IdSukuCadang JenisAlat BagianAlat PartNumber OldPartNumber NamaSukuCadang Satuan Stok StokMinimum Kategori Klasifikasi Lokasi TanggalMasuk MataUang

integer varchar(50) varchar(50) varchar(15) varchar(20) varchar(100) varchar(15) integer integer varchar(15) varchar(20) varchar(20) date float(20)

IdHargaPokokPenjualanSukuCadang Periode Bulan Tahun Status TanggalPerhitunganHPP TanggalTutupPembukuan

karena tidak terjadi penjualan.

integer integer integer integer integer float(10) varchar(20)

integer varchar(3) varchar(2) varchar(4) varchar(10) date date

integer integer varchar(20) date

5.

Kolom

sisa

bernilai

10

didapat

dari

perhitungan:

DetailDaftarPenerimaanSukuCadang IdDetailDaftarPenerimaanSukuCadang integer IdDaftarPenerimaanSukuCadang integer Jumlah integer

sisa = awal + masuk - keluar

TagihanPenjualanSukuCadang IdTagihanPenjualanSukuCadang IdDaftarPengeluaranSukuCadang NomerTagihan TanggalTagihan Diskon Ppn

integer integer varchar(20) date integer integer

= 0 + 10 - 0 = 10

DetailHargaPokokPenjualanSukuCadang IdDetailHargaPokokPenjualanSukuCadang IdHargaPokokPenjualanSukuCadang IdSukuCadang HargaSatuan Awal HargaAwal Masuk HargaMasuk Keluar

DaftarPengeluaranSukuCadang IdDaftarPengeluaranSukuCadang NoBukti TanggalPengeluaran KategoriPengeluaran

Kolom keluar dan harga keluar bernilai 0

DaftarPenerimaanSukuCadang IdDaftarPenerimaanSukuCadang IdDaftarPembelianSukuCadang NomerBukti TanggalPenerimaan

HargaPokokPenjualanSukuCadang

SukuCadang

Kolom harga masuk bernilai 100.000,

pada periode I.

IdPembayaranTagihanPembelianSukuCadang IdDaftarPembelianSukuCadang NomerTagihan TanggalPembayaranTagihan

DetailDaftarPembelianSukuCadang IdDetailDaftarPembelianSukuCadang IdDaftarPembelianSukuCadang IdSukuCadang JumlahPesan JumlahTerima HargaSatuan Catatan

Kolom masuk bernilai 10, didapat dari total

PembayaranTagihanPembelianSukuCadang

integer integer integer varchar(30) date integer integer integer integer

DetailSuratReturPembelianSukuCadang IdDetailSuratReturPembelianSukuCadang IdSuratReturPembelianSukuCadang IdSukuCadang JumlahBatal

melakukan

didapat dari total pembelian yang terjadi

integer varchar(100) varchar(100) varchar(20) varchar(20) varchar(50)

DaftarPembelianSukuCadang IdDaftarPembelianSukuCadang IdPembayaran IdSupplier NomerPembelian TanggalPembelian Pengiriman Diskon Ppn Optppn

SuratReturPembelianSukuCadang

kali

pembelian yang terjadi pada periode I.

Supplier

IdPembayaran integer NamaPembayaran varchar(50) Keterangan varchar(100)

pertama

perhitungan harga pokok penjualan.

Detail Pengeluaran

DetailDaftarPengeluaranSukuCadang

baru

integer integer integer float(10) integer float(10) integer float(10) integer

integer varchar(20) date varchar(20)

NotaPenjualanSukuCadang IdNotaPenjualanSukuCadang IdTagihanPenjualanSukuCadang NomerNotaPenjualan TanggalNota

integer integer varchar(20) date

6.

dari perhitungan:

SuratReturPenjualanSukuCadang IdSuratReturPenjualanSukuCadang IdDaftarPengeluaranSukuCadang NomerReturPenjualan TanggalReturPenjualan

Kolom harga satuan bernilai 10.000 didapat

integer integer varchar(20) date

harga satuan = (harga awal + harga masuk) /

DetailDaftarPengeluaranSukuCadang DetailSuratPenerimaanPenggantianSukuCadang IdDetailSuratPenerimaanPenggantianSukuCadang integer IdSukuCadang integer IdSuratPenerimaanPenggantianSukuCadang integer JumlahTerima integer

IdDetailDaftarPengeluaranSukuCadang IdSukuCadang IdDaftarPengeluaranSukuCadang NoItem NoAlat JumlahPengeluaran Pemakai

integer integer integer varchar(5) varchar(10) integer varchar(20)

PembatalanPengeluaranSukuCadang IdPembatalanPengeluaranSukuCadang IdDaftarPengeluaranSukuCadang NoItem TanggalPembatalan JumlahPembatalan Keterangan

integer integer varchar(5) date integer varchar(100)

DetailSuratReturPenjualanSukuCadang IdDetailSuratReturPenjualanSukuCadang IdSuratReturPenjualanSukuCadang NoItem JumlahBatal

(awal + masuk)

integer integer varchar(5) integer

= (0 + 100.000) / (0 + 10)

Gambar 6 ERD PDM HASIL DAN PEMBAHASAN Pada tahap ini diuraikan hasil dan

= 10.000 7.

Kolom harga sisa bernilai 100.000 didapat dari perhitungan:

pembahasan aplikasi. Proses perhitungan dan 7

harga sisa = sisa X harga satuan

8.

Kolom harga satuan bernilai 11.000 didapat

= 10 X 10.000

dari perhitungan:

= 100.000

harga satuan

Setelah perhitungan HPP periode I

= (harga awal + harga masuk) / (awal +

disimpan, kemudian dilakukan perhitungan HPP

masuk)

untuk periode ke II pada bulan yang sama.

= (100.000 + 120.000) / (10 + 10)

Berikut ini adalah penjelasan perhitungan HPP

= 11.000

periode II Sistem Informasi Penjualan dan

9.

Kolom harga sisa bernilai 165.000 didapat

Pembelian Suku Cadang dengan menggunakan

dari perhitungan:

metode Average.

harga sisa = sisa X harga satuan = 15 X 11.000 = 165.000

1.

Nilai kolom awal berasal dari nilai kolom sisa periode I, karena nilai kolom sisa periode I yaitu 10 maka nilai kolom awal

Nilai kolom harga awal berasal dari nilai kolom harga sisa periode I, karena nilai kolom sisa periode I yaitu 10.000 maka nilai kolom harga awal periode II adalah 100.000.

3.

Kolom masuk bernilai 10 didapat dari total

Kolom

harga

masuk

harga

pokok

penjualan suku cadang (HPP) dilakukan setelah terjadi proses pembelian dan penjualan suku

bernilai

dalam 1 (satu) bulan terdapat 4 (empat) periode. Gambar 7 merupakan form hitung harga pokok penjualan suku cadang yang berfungsi untuk menyimpan perhitungan harga pokok penjualan suku cadang pada periode tertentu. Sistem akan menghitung HPP secara otomatis sesuai dengan

pembelian yang terjadi pada periode II. 4.

perhitungan

cadang. Perhitungan HPP dilakukan tiap periode,

periode II adalah 10. 2.

Proses

120.000

penjelasan diatas.

didapat dari total pembelian yang terjadi pada periode II. 5.

Kolom keluar bernilai 5 didapat dari total penjualan yang terjadi di periode II.

6.

Kolom harga keluar bernilai 55.000 didapat dari perhitungan: harga keluar = keluar X harga satuan = 5 X 11.000

Gambar 7. Form Hitung Harga Pokok Penjualan

= 55.000 7.

Kolom

sisa

bernilai

Hasil dari perhitungan harga pokok 15

didapat

dari

perhitungan: sisa = awal + masuk - keluar

penjualan suku cadang akan digunakan sebagai patokan harga penjualan agar perusahaan tidak

= 10 + 10 - 5

mengalami kerugian. Gambar 8 adalah laporan

= 15

perhitungan harga pokok penjualan suku cadang.

8

Herlambang, Soendoro dan Tanuwijaya, Haryanto, 2005, Sistem Informasi: Konsep, Teknologi, Dan Manajemen, Graha Ilmu, Yogyakarta. Iqbal, Mohammad, 2007, Mendongkrak Kinerja Bisnis Bengkel Roda-4 Dan Roda-2, PT. Elex Media Komputindo, Jakarta Jayanti, Gambar 8. Laporan Harga Pokok Penjualan

KESIMPULAN Kesimpulan yang dapat diambil dari hasil implementasi dan evaluasi adalah: 1.

Sistem Informasi Penjualan dan Pembelian Suku Cadang dapat membantu KIS untuk lebih mandiri dalam melakukan perhitungan dan penentuan harga pokok penjualan suku cadang

dengan

menggunakan

metode

Average tanpa harus meminta bantuan ke PT. GAMA GROUP (GAMA) selaku kantor

Dewi, 2011, Perancangan Sistem Informasi Pembelian Dan Penjualan Pada CV. PI Com Jaya Lestari, Tesis, Sistem Informasi, Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer Institut Bina Bisnis Indonesia, Medan.

Jogiyanto, Hartono, 1999, Analisa Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori Dan Praktek Aplikasi Bisnis, Andi, Yogyakarta. Kendall, K.E. dan Kendall, J.E. 2003. Analisis dan Perancangan Sistem Jilid I, PT. Prenhallindo, Jakarta. Kotler dan Amstrong, 2006, Prinsip-Prinsip Pemasaran Edisi 12 Jilid 1, Penerbit Erlangga, Jakarta.

pusat sehingga KIS dapat memenuhi semua kebutuhan TPS dengan tepat waktu. 2.

KIS dapat menghindari stok suku cadang kosong karena sistem secara otomatis menampilkan daftar stok suku cadang minimum atau habis pada saat menjalankan aplikasi sistem informasi penjualan dan pembelian suku cadang.

3.

Membantu

KIS

dalam

membuat

dan

melaporkan rekapitulasi laporan transaksi penjualan dan pembelian suku cadang ke GAMA dengan tepat waktu sebagai bukti pertanggungjawaban. DAFTAR PUSTAKA Hartojo, dkk, 2004, Akuntansi Perusahaan Dagang, Perum Percetakan Negara RI Surabaya, Surabaya.

Markoni, 2011, Teori Akuntansi : Sistem Informasi Penjualan, (Online) (http://marconiekonomi.blogspot.com/2 011/07/sistem-informasipenjualan.html), diakses tanggal 29 Mei 2012. Rijan SH., M.kn, Yunirman dan Koesoemawati SH., Ira, 2009, Cara Mudah Membuat Surat Perjanjian/Kontrak dan Surat Penting Lainnya, Raih Asa Sukses, Jakarta. Susanto, Soni, 2011, Rancang Bangun Sistem Informasi Penjualan Dan Pembelian Pada CV. Sari Teknik Surabaya, Tesis, Sistem Informasi, Sekolah Tinggi Manajemen Informatika & Teknik Komputer Surabaya, Surabaya. Yuswanto dan Subari, 2007, Pemrograman Database Visual Basic.Net, Prestasi Pustaka, Jakarta.

9