Spoken and Written Academic Discourse

26 downloads 498 Views 910KB Size Report
Your City, State, Zip Code. Your Phone Number ..... The theme of this conference is “Impact of Medical Identity Theft on Health Care Providers.” The conference ...
TECHNICKÁ UNIVERZITA V LIBERCI 

Spoken and Written  Academic Discourse 

 

Gladice Hughes  Ivana Pekařová  Věra Bitljanová  Lucie Příšovská  Liberec 2012 

                                                                          recenzent: doc. PhDr. Lucie Betáková, M.A., Ph.D.        © Gladice Hughes, MSc, PhDr. Ivana Pekařová, M.A.,     Mgr. Věra Bitljanová, M.Ed., Mgr. Lucie Příšovská ‐ 2012   

ISBN 978‐80‐7372‐900‐4   

Contents: 

I. Job Search and Application Support Documents ................................................ 2  1. CV/Resume .................................................................................................................... 2  1.1 CV Structure and Contents ............................................................................... 2  1.1.1 Personal Details ............................................................................................ 2  1.1.2 Profile (Optional) .......................................................................................... 2  1.1.3 Work/Professional Experience ................................................................ 3  1.1.4 Education ........................................................................................................ 3  1.1.5 Personal Skills and Competences .......................................................... 3  1.1.6 Additional Information ............................................................................... 3  1.1.7 Referee (Optional) ....................................................................................... 3  1.1.8 Date and Signature ..................................................................................... 3  1.2 CV Writing Tips ...................................................................................................... 4  1.3 Example CV and Useful Language .................................................................. 4  2. Cover Letter .................................................................................................................. 7  2.1 Cover Letter Example (Response to a Job Posting) ................................ 7  2.2 Cover Letter Structure and Useful Language ............................................. 8  2.2.1 Contact Information ................................................................................... 8  3. Reference Letter ......................................................................................................... 11  3.1 Reference Letter Example ................................................................................ 11  3.2 Reference Letter Structure and Useful Language ................................... 12  3.2.1 Salutation and Addressing ...................................................................... 12  3.2.2 Connection to the Person ........................................................................ 12  3.2.3 Relevant Information about the Person ............................................. 12  3.2.4 Closing ............................................................................................................ 13  II. Writing Business Documents ................................................................................... 15  1. Elementary Etiquette Rules for Business Writing .......................................... 15  1.1 Rule 1. ...................................................................................................................... 15  1.2 Rule 2. ...................................................................................................................... 16  1.3 Rule 3. ...................................................................................................................... 16  1.4 Rule 4. ...................................................................................................................... 16  1.5 Rule 5. ...................................................................................................................... 16  2. Structuring Your Communication ........................................................................ 18  2.1 Introduction ............................................................................................................ 18  2.2 Details....................................................................................................................... 18  2.3 Response/Action ................................................................................................... 18  2.4 Close ......................................................................................................................... 18  3. Deadly Sins in Business Documents................................................................... 19  4. Fundamental Parts and the Layout of Business Documents in English20  5. Types of Correspondence ...................................................................................... 26  5.1 An Invitation of a Keynote Speaker/Conference Participant ............. 26  5.2 Request for a Price Quote ................................................................................ 27  5.3 Placing an Order (or Complaining about Delivery) ................................ 28  5.4 Offer of a Study Opportunity .......................................................................... 29  5.5 Request for Software Training ....................................................................... 30  i

III. Writing Effective Grant Proposals ........................................................................ 32  1. How to Prepare for Writing a Grant Proposal ................................................ 32  2. Filling in Personal Details and Information about Institutions Involved  ............................................................................................................................................... 35  2.1 Personal Information ......................................................................................... 35  2. 2 Details about the Institution ......................................................................... 36  3. Project Narrative ....................................................................................................... 37  3.1 Structuring, Formulating and Formatting the Proposal Narrative .... 38  3.2 Objectives and Methods ................................................................................... 39  3.3 Dissemination ....................................................................................................... 40  3.4 Evaluation ............................................................................................................... 41  4. Wrapping It All up ..................................................................................................... 42  IV. A Journey to Successful Presentations .............................................................. 44  1. Introduction ................................................................................................................ 44  2. Preparing a Presentation ........................................................................................ 45  2.1 Planning Your Presentation ............................................................................. 45  2.2 Structuring Your Presentation ........................................................................ 48  2.2.1 Getting Started ........................................................................................... 48  2.2.2 Linking the Parts ........................................................................................ 50  2.2.3 Finishing off .................................................................................................. 53  3. Delivering a Presentation ....................................................................................... 55  3.1 Meeting the Audience ........................................................................................ 55  3.2 Language ................................................................................................................ 56  3.3 Non-Verbal Communication ............................................................................ 57  3.3.1 Voice ............................................................................................................... 57  3.3.2 Body Language and Eye Contact ......................................................... 58  3.4 Presentation Techniques .................................................................................. 58  3.4.1 Using Visuals ............................................................................................... 58  3.4.2 Powerful Techniques ................................................................................. 59  3.5 Handling Questions ............................................................................................ 60  4. Last Word ...................................................................................................................... 61  V. Teaching in English ..................................................................................................... 63  1. Guidelines .................................................................................................................... 63  2. Useful Language Expressions ............................................................................... 64  VI. Academic Writing ........................................................................................................ 72  1. Pre-Writing Techniques .......................................................................................... 72  1.1 Generating Ideas ................................................................................................. 72  1.2 Freewriting ............................................................................................................. 72  1.3 Brainstorming ....................................................................................................... 73  1.4 Clustering ............................................................................................................... 73  1.5 WH-Questions ....................................................................................................... 73  1.6 Cubing ..................................................................................................................... 74  2. Critical Reading .......................................................................................................... 75  2.1 Determining Main Claims ................................................................................. 76  2.2 Examining Evidence ........................................................................................... 76  ii

2.3 Evaluating Arguments ....................................................................................... 77  2.4 Practical Guidelines ............................................................................................ 77  2.5 Annotating ............................................................................................................. 78  2.6 Taking Notes ......................................................................................................... 79  2.6.1 Know What Kind of Ideas You Need to Record .............................. 79  2.6.2 Do Not Write Down Too Much ............................................................... 80  2.6.3 Label Your Notes Intelligently ............................................................... 80  2.7 Outlining .................................................................................................................. 81  3. Managing Source Material ..................................................................................... 83  3.1 Quoting ................................................................................................................... 84  3.2 Paraphrasing ......................................................................................................... 84  3.3 Summarizing ......................................................................................................... 85  3.4 Synthesizing .......................................................................................................... 87  3.5 Avoiding Plagiarism ............................................................................................ 89  4. Citing Sources ............................................................................................................ 92  5. Paragraphs ................................................................................................................... 93  6. Essays ............................................................................................................................ 97  6.1 Structuring the Essay ........................................................................................ 97  6.2 What Is a Thesis Statement? ......................................................................... 97  6.2.1 Introduction & Conclusion ...................................................................... 99  6.2.2 Body ............................................................................................................... 101  6.3 Essay Types .......................................................................................................... 102  6.3.1 Expository .................................................................................................... 102  6.3.2 Process Analysis ....................................................................................... 104  6.3.3 Cause & Effect ............................................................................................ 105  6.3.4 Classification ............................................................................................... 107  6.3.5 Argumentation .......................................................................................... 108  7. Drafting, Revising, Editing & Proofreading ..................................................... 111  7.1 Stages of Writing ................................................................................................ 111  7.2 Distinguish between Revising, Editing, and Proofreading .................. 111  7.3 What Is Involved in Revising Drafts? ......................................................... 113  7.4 Editing & Proofreading ..................................................................................... 114  VII. Grammatical Issues and Mechanics of Writing ............................................ 117  1. Grammatical Issues ................................................................................................ 117  1.1  Sentence Structures and Word Order ........................................................ 117  1.2 Noun, Adjective and Adverbial Clauses ..................................................... 119  1.3 Reduced Adjective and Adverbial Clauses ............................................... 120  1.4 Subject – Verb Agreement (S-V Agreement) .......................................... 121  1.5 Articles ................................................................................................................... 123  1.6 Passive Voice ....................................................................................................... 124  1.7 Tenses .................................................................................................................... 125  1.8 Gerund, Participle and Infinitive .................................................................. 126  2. Mechanics of Writing .............................................................................................. 127  2.1 Punctuation ........................................................................................................... 127  2.2 Capitalization ....................................................................................................... 130  iii

2.3 Comparisons ........................................................................................................ 131  2.4 Correlative Conjunctions ................................................................................. 132  2.5 Transitional Phrases .......................................................................................... 133  Bibliography ............................................................................................................................ 1  Printed Materials ................................................................................................................ 1  Digital Sources in Chapter I. ....................................................................................... 3  Digital Sources in Chapter II. ...................................................................................... 3  Digital Sources in Chapter III. .................................................................................... 3  Digital Sources in Chapter IV. ..................................................................................... 4  Digital Sources in Chapter V. ...................................................................................... 4  Digital Source in Chapter VI. ....................................................................................... 4  Digital Sources in Chapter VII. ................................................................................... 6 

iv

Foreword  The purpose of this handbook is to provide useful and practical guidelines, models, and  practice  activities  for  English  language  learners  at  all  levels  of  proficiency  to  draw  on when  they  are  working  to  complete  particular  writing  tasks  and/or  preparing  to present  orally  in  English.  An  important  aim  during  its  development  was  to  condense  or “boil  down”  the  material  presented  here  to  include  only  the  most  essential  aspects  while eliminating all the elements that were not of direct and immediate relevance. In so  doing,  the  content  is  made  available  to  the  reader  in  an  easily  accessible  manner  while  also  providing  an  abundance  of  links  to  further  explanations,  examples  and  exercises  designed to support the learning process.   The  content  areas  included  here  have  been  deliberately  organized  in  an  order  from  the most commonly required and applied items to those which are the most specialized.  Therefore,  chapters  about  writing  emails,  for  instance,  placing  orders  and  making  complaints,  will  be  found  closer  to  the  beginning  of  the  handbook  as  will  those  for writing  CVs  and  cover  letters.  However,  the  chapters  covering  components  of academic  writing,  for  example,  which  are  more  frequently  utilized  by  those  working  on dissertations or academic articles, will be found towards the end of this book.   It is also important to point out that the contributors to this practical guidebook do not  have  identical  language  backgrounds.  Out  of  the  four  composers  of  its  contents,  the majority are not native speakers of English. In fact, only one of the authors can make  such  a  claim;  she  is from  the USA  though  a  long‐term permanent resident  of the  Czech  Republic. The other three are of Czech origin with British being the predominant English  that  has  shaped  their  command  of  the  language.  Due  to  these  language  background  variations, it is expected that a combination of North American and British English will be  represented  in  the  following  pages.  Moreover,  allowing  for  both  Englishes  to  coexist  in this publication was a conscious decision emphasizing an impartial view where varieties  of mother tongues are concerned. After all, diversity is the spice of life. We hope you not  only enjoy the flavors awaiting you but also that your writing and speaking skills will be  spiced up in the process. 

I. Job Search and Application Support  Documents 

 

Věra Bitljanová    In  this  chapter  we  will  focus  on  the  most  important  documents  a  personnel  file  should  consist of. There are several reasons why proper record keeping is important. Above all it  proves extremely useful to have accurate information handy and organized in cases when  we  encounter  the  need  to  produce  it.  One  by  one,  advice  will  be  provided  below  on compiling  a  CV/resume,  on  structuring  a  cover  letter  and  on  formulating  a reference  letter. 

1. CV/Resume  CV  (curriculum  vitae)  and  resume  are  both  expressions  used  for  the  document  the purpose  of  which  is  first,  to  attract  an  employer’s  interest,  and  second  to  provide  an employer with brief and relevant information about one concrete person, his/her skills,  education,  experience  and  interests.  Therefore  it  must  be  structured,  clear,  easy  to  follow,  truthful,  and  in  good  English.  In  this  part  you  will  learn  about  the  contents  of a structured  CV  together  with  useful  tips  for  writing,  study  useful  language  and  examples, and finally you can complete your own document. 

1.1 CV Structure and Contents  1.1.1 Personal Details  At the top of your CV/resume write the following information:  Name  Permanent address  Telephone number  Email  Nationality  Date of birth 

1.1.2 Profile (Optional)  Provide a brief summary of your experience, skills at work, creativity, your ability to work  in a team and to solve problems, etc. Describe your personal qualities in general.   Tips!   Present yourself in a way that will attract the employer’s attention. Do not use examples  or details. Do not use “I” form. 

2

1.1.3 Work/Professional Experience  List the dates, the name of the company and its location.  Describe your responsibilities and your achievements for each job you did.  List important conferences you have participated in (year, name of the conference, place,   title of your presentation) if it is relevant.  List your major publications (name/s, title, publisher, year, ISSN / ISBN) if it is relevant.  Tips!  Write this part in reverse chronological order, i.e. your recent/latest experience goes first.  When  listing  your  responsibilities  choose  only  one  verb  form,  i.e.  either  managed  or managing. 

1.1.4 Education  List  the  dates/years  of  study.  Write  the  name  and  address  of  the  university/secondary  school and of the degree(s) completed. Describe major projects and training courses you  have participated in.  Tips!  Write  this  part  in  reverse  chronological  order.  Write  your  highest  qualification  first.  Explain  correctly  degree/s  and  qualification/s  that  are  non‐English.  If  you  are  still  a student, put this part before your work experience. 

1.1.5 Personal Skills and Competences  In  this  part  present  all  skills  and  any  other  qualification,  for  instance,  computing  skills,  language skills, driving licence etc.   Tips!  Describe  your  level  of  foreign  languages.  For  instance,  for  foreign  languages  use  CEFR  scale  (for  the  scale  see  Chapter  III  or  Bibliography).  If  you  have  certificates,  mention  them.  For  instance,  IELTS  B2  (2011),  FCE  B1  (2010)  for  English,  or  any  other  certificates  for other languages. 

1.1.6 Additional Information  It is not necessary to include this part in your CV. However, the information about your  interests can help the employer to learn about your personality.  Tips!  Do not make this part too detailed and write only things that may be relevant for the job  you are applying for.  

1.1.7 Referee (Optional)  (a person who gives information about your character and ability, usually in a letter)  It is not necessary to include this part in your CV, if it is not requested. If requested, use  the  maximum  of  three  or  four  referees.  Provide  the  details  concerning  the  institution  or company, and the manager/s of your former jobs.  

1.1.8 Date and Signature  Write the date and your name. If your CV is not sent electronically, sign its hard copy.  Tip! With the exception of PhD, academic titles are not used in CVs written in English. 

3

1.2 CV Writing Tips  Remember!  Your CV should not be too long; no more than two pages. All the parts of your CV should  be  clearly  presented.  Your  CV  should  look  attractive  and  easy  to  read.  Write  short  sentences. Use bold for important words.   Use bullet points for lists.  Correct  spelling  and  grammar  are  crucial;  therefore,  have  your  CV  checked  by  another  person. Avoid negative descriptions; you want to get the job/position, not to discourage  the employer from employing you.  Choose the Appropriate Type of CV!  Chronological CV is the most common format for CV. Your work experience needs to be  presented  in  reverse  chronological  order,  i.e.  from  the  most  recent  job  to  the  most  former one. For an example of a chronological professional CV go to:  http://jobsearch.about.com/library/samples/blresumechronolog.htm  Targeted  CV  focuses  on  a  specialized  job.  Therefore  in  this  type  of  CV  you  should  eliminate  all  the  qualifications  which  are  not  relevant  or  necessary  for  the  job  you  are  applying for. For an example of a targeted CV go to:  http://jobsearch.about.com/library/samples/blhrresume.htm 

1.3 Example CV and Useful Language   Přemysl Všechnozná  Any street and number  Liberec, Czech Republic  Tel. 123456789 (office) 987654321 (mobile)  [email protected]  Nationality: Czech (optional)  Date of birth: March 15, 1975 (optional)  Profile  Energetic  and  motivating  leader  with  proven  ability  to  effectively  manage  both  personnel  and  projects.  Self  starter  and  strong  independent  worker.  Excellent  at  analysing  products  and procedures to generate new ideas to improve efficiency and production quality. Highly  adaptable  to  ever  changing  circumstances.  Key  member  in  any  team  developing  and  executing strategic business plans.  Work/Professional Experience  2006–present Microsoft, Silicon Valley, US – Software testing   Manager  Managed daily operations of...   Developed an effective marketing campaign and restructured ...resulting in...  Implemented new ...process...   Provided feedback as to efficiency of ... with regards to...  Trained and supervised work teams in more efficient...   2000–2006 Technical University of Liberec, the Czech Republic  senior lecturer   teaching (any subject)   4

tutoring student research (research area/s)  designing course/ study programme (name of the course/ study programme)  research team leading (focus of the research)  tutoring diploma theses/PhD dissertations  (other  positions:  researcher,  lecturer,  technician,  head  of  department,  deputy  head  of department, project manager, secretary, etc.)  Conferences  2011,  Global  Warming  Conference,  Berlin,  Monitoring  Increasing  Pollution  in  Cities,  in conference proceedings on www. GlobalWarmingBerlin.com  Publications   Všechnozná,  Přemysl,  Inverze  na  Ostravsku  a  dětské  alergie.  (Inversion  in  Ostrava  Region  and Allergic Children) 2010, in Zdraví, no.6, ISSN 123456  Education and Training  2009–present, Mechanical Engineering, Technical University of Liberec, xx year PhD course.  Dissertation title: …. .(in Czech and translation)  2007–2009,  Ing.  –  Mechanical  Engineering,  Technical  University  of  Liberec,  2–year  general  Mechanical Engineering degree course. Diploma thesis title: …. . (in Czech and translation)  2004–2007,  Bc.  Mechanical  Engineering,  Technical  University  of  Liberec,  3‐year  general  Mechanical  Engineering  Bachelor  degree  course.  Bachelor  thesis  title:  ....  (in  Czech  and  translation)  2000–2004 – technician Skoda Auto, courses in design, management and...  1996–2000  –  Secondary  Technical  School  of  Mechanical  and  Electrical  Engineering,  Liberec,  “maturita” (school leaving exam) in mathematics, physics, and …. (any subject)  Personal Skills and Competences    IT Skills  Word, Excel, Access, PowerPoint, Internet and Email  Operation System: Windows XP – Windows Vista  Microsoft Office, Google Office (Google docs)   WebDesign: Adobe DreamWeaver  Programming language: HTML/XHML – ASP – CFML – Javascript    Language Skills  Mother tongue: Czech  English B2 (CEFR), oral and written, FCE 2010  German B1 (CEFR). Oral, A2 written     

Driving Licence  Full/Clean 

Additional Information  Interested in reading, travelling, gardening and listening to classical music.  Member of Green Peace, Czech Republic 

5

 

TASK: Write your CV. Complete the following Curriculum Vitae Model for yourself.  Personal Details  Work/Professional Experience     positions and responsibilities    conferences    publications  Education and Training    post‐graduate studies    pre‐graduate studies    secondary studies    any other relevant courses  Personal Skills and Competences    Languages      Computer Skills and Competences    Driving Licence  Additional Information  Tip!   Create your CV online:   https://europass.cedefop.europa.eu/CVonline 

Resources:  http://jobsearch.about.com/library/samples/blresumechronolog.htm  http://www.curriculumvitaesample.org/curriculum_vitae_models/curriclum_vitae_model.htm  http://speakspeak.com/a/html/d2j_english_cv.htm  http://www.aansoek.com/English_CV.asp#English_CV   http://www.worknowcanada.info/cv‐templates.html   http://www.jaknapsat.cz/cv‐v‐anglictine/  

6

2. Cover Letter  Cover letter is a document that is sent along with your CV when you are applying for a job  or  another  position.  The  purpose  of  the  cover  letter  is  to  complement  your  CV  and  provide  the  employer with  the  details  regarding  your  qualification  and  experience  from  your CV. Therefore the cover letter should not repeat all the information in CV. It should  be  specific  to  the  position  you  are  applying  for,  relating  your  skills  and  experience  to those listed in the job posting. Your cover letter is your first and best chance to make  a good impression, go successfully through the first round, i.e. CV/resume screening, and  get invited for an interview.  In  this  section  an  example  of  a  cover  letter  is  followed  by  the  description  of  the  cover  letter structure together with useful language examples.  Remember!  If you are writing in response to a job posting, indicate where you learned of the position  and the title of the position.   If you are writing a prospecting letter – a letter in which you inquire about possible job  openings – state your specific job objective.   If  you  are  writing  a  networking  letter  to  approach  an  individual  for  information,  make  your request clear.  

2.1 Cover Letter Example (Response to a Job Posting)   

 

 

                              Mr John Brown  Manager  ABCD  75, any road   any city, 25603  any country  November 11, 2011 

 

 

 

         

         

         

           

Ms Mary Green  13, any road   any city, 25603  UK  5678910 (home), 756498123(mobile)  [email protected] 

Dear Mr Brown,   I  am  writing  to  apply  for  the  position  of  Media  Relations  Manager.  ABCD  is  a  fast‐moving  global  institution  and  an  outstanding  communications  pioneer,  now  poised  to  guide  the direction of print journalism.   As  a  recent  graduate  of  the  State  University  with  significant  experience  in  finance,  administration  and  media,  I  bring  the  energy  and  commitment  to  excellence  necessary  to thrive in ABCD's innovative environment.   As the current Media Relations Coordinator of the XYZ company, I am a practiced business  liaison  and  an  able  administrator.  These  strengths,  combined  with  deep  and  varied  employment  and  internship  experience  as  a  journalist  and  media  consultant  with  FGH  and  LMD, prepare me to make a strong and immediate impact at ABCD.   7

I  am  excited  about  the  opportunity  to  join  the  ABCD  team  as  it  moves  to  the  centre  of the print media conversation. Thank you for your time and consideration.   Sincerely,   Mary Green  Source: http://jobsearch.about.com 

2.2 Cover Letter Structure and Useful Language  2.2.1 Contact Information  The first section of your cover letter should include information on how the employer can  contact  you.  If you  have  contact  information  for  the  employer,  include  that.  If  not,  just  write your information.   Your Contact Information  Your Name   Your Address   Your City, State, Zip Code   Your Phone Number   Your Email Address   Employer Contact Information  Name   Title   Company  Address   City, State, Zip Code   Date   Addressing  Dear Mr/Ms Last Name / Dear Sir or Madam  First Paragraph   The  first  paragraph  of  your  cover  letter  should  include  information  on  the  position  you  are applying for, including the job title. You should also mention where you have learned  about  the  job/position.  If  you  have  been  referred  to  a  potential  employer  by  a  friend  or acquaintance, be sure to mention this contact by name. It is likely to encourage your  reader to keep reading.  Useful Language   I am writing in reply to your advertisement in...for (the position of ) a...(e. g. lecturer)   I am writing with regards to the position of..., as advertised on Chyba! Odkaz není  platný.   I am applying for the ... position posted on www.Boston.Monster.com   I have been referred to the position by Mr, Mrs, Ms XY 

8

Middle Paragraph/s   The  next  section  of  your  cover  letter  should  describe  what  you  have  to  offer  the employer.  Say  why  you  are  qualified  for  the  job  and  how  your  skills  and  experience  match the position for which you are applying. Make connections between your abilities  and their needs. Try to support each statement you make with a piece of evidence.   Useful Language   I am a qualified and experienced... with a sound knowledge/experience of…   My background in… (e. g. human resources) and training within the (e. g. insurance  sector) is also, I feel, particularly relevant to your company.   At the moment, I am working at… / I am working full time as a ... at ... (name  of institution)   My responsibilities range from ... (e. g. organizing timetables and managing instructors  to giving classes and...)   This role involves working with...   I have been working for the...(institution) for ... years   I had a temporary position as a...(e. g. assistant researcher)   As you will see from my CV I have over x years of experience of …   I recently participated in …   My jobs have taught me a wide range of skills that are valuable at / connected with my  work.   I have written several articles for ...   I believe my experience and expertise would be excellent for the position of ...   I am very interested in working for ...   I would like the opportunity to work in …   I would like to develop my skills in a full time position with more responsibility.   I would like to work in a team environment.   I would/will be available to start work from …   I am willing to consider any/a different kind of work.  Closing Paragraph  Conclude your cover letter by thanking the employer for considering you for the position.  Include information on how you will follow‐up.  Useful Language   Please see my attached CV and do not hesitate to contact me if you have any questions/  requirements.   I would be pleased to discuss this letter and my enclosed CV.   I would love to find out more about the position you are looking to fill.   I would welcome the opportunity to tell you how my skills and ideas can benefit …   Thanks for your consideration.    I look forward to hearing from you soon.  Useful Language for Closing   Yours faithfully,   Sincerely/Respectfully yours, 

9

Signature   Handwritten Signature (for a mailed letter)   Typed Signature   Tips!  Interpret  what  you  have  written  in  your  CV,  do  not  repeat  that.  Provide  only  relevant  information. Use formal language throughout the letter. (e. g. full forms of verbs, useful  phrases, no colloquial expressions) Use several shorter paragraphs or bullets rather than  one large block of text. Ask someone to read and check your cover letter before you send  it. Remember, the correctness of your English is an essential part of your cover letter.  Adapted from:   http://jobsearch.about.com  http://www.curriculumvitaesample.org  http://www.resumecoverletterexamples.com 

TIMS, Nicholas, Chris REDSTON and Gillie CUNNINGHAM. Face2face. 5th print. Cambridge:  Cambridge University Press, 2006, 96 p. ISBN 978‐052‐1676‐847.   Other sources:  http://speakspeak.com  http://www.aansoek.com  http://www.worknowcanada.info  http://europass.cedefop.europa.eu  http://www.jaknapsat.cz/cv‐v‐anglictine/  http://www‐CVwriting.net 

10

3. Reference Letter  A  reference  letter  is  usually  written  to  testify  to  a  person’s  skills,  character  and/or  achievements. Sometimes a reference letter is known as a “recommendation letter”. It is  a formal document, and should be typed and written in a serious and business‐like style.  (http://www.dailywritingtips.com)  Reference letters are required in a variety of situations. The following ones are the most  common:   for an employee or a colleague who is changing a job or applying for another  position or a grant,    for a student applying for an academic course or a study to support their application,   for a student applying for funding.  In  this  section  an  example  of  a  reference  letter  is  followed  by  the  description  of the reference letter structure together with useful language examples. 

3.1 Reference Letter Example  December 6, 2011  To Whomever It May Concern  I highly recommend Michelle Johnson as a candidate for a teaching position. I have worked  with Michelle in my position as Principal of St. Paul's School.   While  a  student,  Michelle  was  employed  in  various  teaching  related‐positions  including  teaching a museum program to fourth grade classes in the Huntington School District. Since  then she has substituted at a variety of schools in the Long Island area, including St. Paul's.   Michelle  has  a  wonderful  rapport  with  people  of  all  ages,  especially  children.  Her  ability  to connect  with  her  students  and  her  talent  at  teaching  simple  concepts,  as  well  as  more  advanced  topics,  are  both  truly  superior.  She  has  excellent  written  and  verbal  communication  skills,  is  extremely  organized,  reliable  and  computer  literate.  Michelle  can  work  independently  and  is  able  to  follow  through  to  ensure  that  the  job  gets  done.  She accomplishes these tasks with great initiative and with a very positive attitude.   I  recommend  Michelle  to  you  without  reservation.  If  you  have  any  further  questions  with  regard to her background or qualifications, please do not hesitate to contact me.   Sincerely,   Mary Haddock  Principal  St. Paul's School   Source: http://jobsearch.about.com/od/referenceletters/a/academic.htm 

11

3.2 Reference Letter Structure and Useful Language  The  exact  structure  of  a  reference  letter  depends  on  the  type  of  reference  it  is  (employment,  personal,  academic).  The  following  structure,  however,  can  be  taken  as a good basic outline: 

3.2.1 Salutation and Addressing  Use the formal letter format and include the recipient’s name and address (if available),  and address the recipient.   Useful Language   “Dear [name]”.   If the recipient is unknown, use “Dear Sir/Madam” or “To Whom It May Concern”.  Candidate: the person who the reference letter is about.  Recipient: the person receiving the letter 

3.2.2 Connection to the Person  Introduce  yourself  in  the  first  couple  of  lines  and  provide  brief  information  explaining  your position and your relationship to the candidate.  Useful Language   I confirm that I have known (candidate’s name) for XY years.   I am writing this reference at the request of (candidate’s name) who is applying  for the (name of the program) at XYZ University.   I have known (candidate’s name) for XZ years in my capacity as a (your position)  at (name of the school).   (candidate’s name) has been an employee/student here at (name of institution)  for the past XY years.  

3.2.3 Relevant Information about the Person  Confirm the facts the candidate supplies in their CV and cover letter. For example:        

the person’s job title, and role within the institution,   the dates which the person was employed from and until, or   the person’s academic grades.  Provide your judgment upon the candidate’s skills and qualities.  State that their contributions to your institution/ class / project etc. were highly  valued.  Point out any exceptional qualities that the candidate has, e. g. drive and enthusiasm,  attention to detail, or their ability to lead, etc.  If appropriate, give a couple of concrete examples when the candidate excelled. (It is  possible to ask the candidate to tell you about any extra projects or activities they  have been involved in). 

Useful Language   (candidate’s name) took (classes you taught) from me and earned superior grades  in those classes.  

12

           

Based on (candidate’s name) grades, attendance and class participation, I would rate  (candidate’s name) academic performance in my class as superior.   has been a pleasure to work with.   was employed by (institution/company) as a (position) from 2002 to 2005.  was responsible for ... including (e. g. word processing, scheduling appointments and  creating brochures, newsletters, and other office literature).   has excellent communication skills.  communication and people skills are excellent.  has some very innovative ideas.  In addition, she is extremely organized, reliable and computer literate.  can work independently and is able to follow through to ensure that the job gets done.  is flexible and willing to work on any project that is assigned to him/her.  was quick to volunteer to assist in other areas of company operations.  At all times I have found (name/him/her) to be e. g. dependable, reliable, hard‐working,  conscientious, honest, peace‐loving, courteous, as helpful as possible, etc.  

3.2.4 Closing  Close  your  letter  positively.  If  you  are  willing  to  receive  further  information  about  the candidate’s  application,  make  this  clear.  Include  your  contact  details  too.  End appropriately for a formal letter.  Useful Language   In conclusion, I would highly recommend (candidate’s name) for this (academic  program/job, position).    If her performance in my class is any indication of how she will succeed, (candidate’s  name) will be a positive addition to the program.    (candidate’s name) is well suited to the challenges the programme/the job/the project  provides.   (candidate’s name) would be a tremendous asset for your company.    I highly recommend (candidate’s name) as a candidate for...   I can highly recommend her for the opportunity that you have available.   (candidate’s name) has my highest recommendation.   If you have any further questions with regard to her background or qualifications,  please do not hesitate to call me.    If you should need any additional information you can feel free to contact me  at 123456789 or by email at [email protected] anytime.    If you need any additional information, please contact me.   I’m happy to provide further information if required.   Yours sincerely when you are writing to a named recipient.   Yours faithfully when you do not know who will be receiving the letter.  Adapted from:  http://www.dailywritingtips.com  http://jobsearch.about.com 

13

Tips!  If asked to write a reference letter make sure you:   Know the candidate reasonably well.    Know the candidate in a capacity which allows you to write a meaningful reference.  (e. g. you have worked with the candidate).   Provide an honest and positive reference.    Try to focus on areas which will give the recipient the most useful and relevant  information about the candidate.   Never lie or mislead in a reference letter.   Tell the candidate to look for another referee if you think that the candidate has no  good qualities for you to emphasize, or if you have had a personal clash with them.  Other resources:  http://www.writinghelp‐central.com  http://www.characterreferenceletters.com  http://www.boxfreeconcepts.com 

14

 

II. Writing Business Documents  Ivana Pekařová 

  This  chapter  is  dedicated  to  studying  the  basic  characteristics  of  effective  business  writing.  The  world  of  professionals  is  already  full  of  texts  which  are  sloppy,  poorly  written, disorganised, littered with jargon, and unnecessarily too long. There is no need  to add more of such repulsive texts. We must aim at producing business texts which are  written  in  such  a  way  which  enables  readers  to  understand  easily  what  we  are  telling  them or asking them for. 

1. Elementary Etiquette Rules for Business Writing  Experts  on  business  compositions  (e.  g.  Taylor,  2004)  invite  writers  in  English  to  follow  several  basic  steps  to  produce  effective  business  documents.  These  can  be  very  briefly    and    principles.  First,  let  us  clarify  the  meaning  of  these  expressed  as  the  acronyms,  and  then  their  practical  implications  will  be  explained  by  a  set  of  short  rules  on what TO DO and NOT TO DO.   means 

 

 is an acronym standing for 

 

Let us proceed clarify these principles in a short “TO DO” and “NOT TO DO” format. 

1.1 Rule 1.  Your information has to be correct and it should provide essential details. Your spelling,  grammar and punctuation are to be without mistakes, and your formulations ought to be  easy to follow. All good writers plan their writing, use a spellchecker and do not send off  the first draft without any further proofreading. One more piece of advice is particularly  important  for  Czech  users  of  English.  Most  experts  agree  that  an  average  and  clear  English sentence has about 15 words, not more.  Unfortunately,  many  Czechs  overuse  odd  long  sentences,  frequently  translated  word  for word  from  their  mother  tongue.  What  is  your  opinion  about  the  author  of the following sentence?  The  Programme  is  of  vital  importance,  and  would  assist  in  creating  a  significant  improvement in the quality of life of disabled people of all ages, not least as access  to transport is a key requirement in education and employment, as well as for social,  leisure, health, shopping and other activities.  15

Is it a piece of text created by a sophisticated and careful user of English? Or is it rather  a product  of  somebody  careless  and  clumsy?  You  can  also  compare  two  alternative  formulations of a similar idea which follow. Then decide which one you need to read just  once to grasp its gist immediately and comfortably.  1. 2.

High‐quality  learning  environments  are  a  necessary  precondition  for  facilitation  and  enhancement of the ongoing learning process.  Children need good schools if they are to learn properly. 

1.2 Rule 2.  Respect  the  feelings  of  your  addressee,  answer  promptly  and  in  a  tactful  way.  When  angry, or annoyed, give yourself time to cool off. In other words, try to put yourself in the  reader’s  shoes.  If  you  did  not  want  to  get  this  piece  of  text  yourself,  do  not  send  it  to others. Would you be embarrassed to deliver it in a face‐to‐face context? Then again,  give it a second thought before sending it. 

1.3 Rule 3.  Use  an  appropriate  tone,  be  consistent,  and  write  in  a  natural  and  sincere  way.  If uncertain, start in a more formal way and stick to it in your whole document. Later, you  can always tune in to the less formal tone of the person who writes back. Show genuine  interest in the recipient of your message. People can read “between the lines” and will  uncover your pretence. 

1.4 Rule 4.  Avoid  unnecessarily  complicated  and  old‐fashioned  language  and  do  not  use  boring  clichés. We do not have to oversimplify or sound amateur‐like, but dense technical terms  and  long‐winded  expressions  are  only  likely  to  lead  to  misinterpretations.  Study  the following example: Enclosed herewith please find our catalogue for your reference and  perusal.  How  does  it  feel  when  compared  to  its  alternative:  Please  have  a  look  at the attached catalogue. To sum up this point we could claim that it is a good idea to cut  out useless words. 

1.5 Rule 5.  People  used  to  gobbledygook1  tend  to  write  clauses  full  of  passive  voices.  These  sentences  sound  bureaucratic  and  awkward.  Very  often,  their  writers  also  use  nominalized  forms  created  from  verbs;  yet  their  message  may  be  rather  empty,  like:  The implementation of the method has been done by the team. Compare it to its friendlier  alternative: The team has implemented the method. Certainly, there are cases when we do  prefer passive verbs.   Are  you  asking  when?  To  avoid  blaming  somebody  directly,  to  sound  less  hostile,  or to indicate  we  do  not  know  the  doer  of  the  activity:  My  wallet  was  stolen  last  night.  Decide  yourself  if  you  truly  need  the  passive  phrase  in  your  text  to  avoid  falling  into  the trap of creating misunderstandings.                                                             wordy and unintelligible jargon; incomprehensible or pompous specialist´s jargon 

1

16

For a brief recapitulation of this section, we are going to use another commonly provided  7 C´S recommendation for writing business documents. Make them: 

And above all, stick to everyday or plain English as much as possible. 

17

2. Structuring Your Communication  At  first  sight,  guidelines  for  structuring  documents  in  English  and  keeping  them  to the point do not look tricky. There are only four points to be remembered and covered:  introduction, details, response or action requested, and close. Yet, do all of us not know  that to find something easy we must master it first! Let us explain these four features: 

2.1 Introduction  We  open  this  part  with  basic  information  about  the  reason  for  writing  and  then  refer  to a previous  contact  or  communication.  We  also  provide  an  introduction  to  the  matter  being discussed.  Thank you for/Further to your letter of…  I am sorry for the delay in attending to this matter…  We wish to hold our annual gathering at a Prague hotel in November  It was great to meet you again at last week’s nanotechnology workshop… 

2.2 Details  Here  we  state  the  supporting  details  to  justify  our  purpose.  We  either  give  or  request  facts and figures in a clear and simple way. Obviously, if we deal with more than one piece  of information, it will be easier to follow the message if each fact is taken care of in one  separate  paragraph.  And  it  goes  without  saying  that  the  more  issues  to  discuss  in  one  document there are, the less clarity we can expect!  We must apologise for the delay in shipping this order. This was due to unforeseen  circumstances.  However,  your  order  is  being  dealt  with  and  will  be  sent  without  further delay…  As you suggested, I will repack the fixtures in their original packaging materials and  ship  them  by  UPS  using  the  return  invoice  which  you  just  emailed  to  me.  I’ll  ship  the fixtures to your return facility at the provided address. 

2.3 Response/Action  This section draws the message to its conclusion. It provides a straightforward statement  of what we expect from the recipient or a third party, or it states what action we will take  as a result of the details provided.  Failure to pay on time may affect your ability to purchase merchandise at our store.  Thank you for your prompt attention to this matter.  I  will  contact  you  later  this  week  to  schedule  an  appointment.  If  you  need  to  get  in touch with me, please call me at 420‐224‐011‐111. I look forward to talking with you.  If you call our offices within the next fortnight, we will give a 25% discount on all new  models purchased in the month of December. 

2.4 Close  Here  comes  a  complimentary  closing  part  providing  the  expected  formulaic  language,  and wrapping up the communication started in the first step.    Thank you for your continued business.   Sincerely yours,  Best regards,  Enclosures:  CC:  18

3. Deadly Sins in Business Documents  The widespread piece of advice says that business documents should be  said than done! Let us decipher the acronym first. It means:  

. Easier 

How  to  implement  that  in  our  writing?  We  have  to  ask  ourselves  several  questions.  To mention  just  a  few:  How  well  do  we  know  our  audience?  How  much  do  they  know  about our subject? What type of a message do we want to convey? Who needs to know  what we communicate, why and when?  Here  is  an  overview  of  basic  components  which  can  go  wrong  and  cause  that  your  .  messages are not   What the text is about is not clear.   The message relies on bad grammar, spelling and punctuation.   The level of formality is inappropriately too low or too high, depending on the  situation.   Run‐on or endless sentences make it uneasy to read.   The document is formatted poorly.   Too many fonts or other visual arrangements make it impossible to follow.   The message utilises ALL CAPS – it means you do not know you SHOULD NOT SHOUT  in your message!   There is no greeting or salutation, and/or the date is missing.   The overall tone is not friendly.   No rapport with the reader has been created.   The document is sent later than expected or requested.   The document is unasked for and sent off without your apology giving it the status of  a spam.   Copies are sent to “the whole world”.   The information provided is not correct.   The announced attachments from the text are factually not enclosed. 

19

4.  Fundamental Parts and the Layout of Business  Documents in English  Basically speaking, each document will have:   a letterhead or sender’s address and a recipient’s address,   a date and a salutation,   content paragraphs and a signature.  The  sender’s  address  is  usually  included  in  the  letterhead.  If  not,  include  it  at  the  top  of the  letter  one  line  above  the  date.  Do  not  write  the  sender’s  name  or  title,  as  it  is  included  in  the  letter’s  closing.  Include  only  the  number,  name  of  the  street,  city,  and  postcode.  Do  not  forget  that  the  date  is  written  differently  in  Britain  (31/12/2011)  and  in  America  (12/31/2011).  The name used in the recipient’s address corresponds with the one from the greetings.  It is  always better to  address  the  letter  to  a  concrete  person;  only  in  cases  of  unknown  recipients we might use the phrase: To whomever it may concern. After the introductory  greeting, Dear Mr Leutzinger or Dear David, depending on our relationship to the person,  we  write  a  comma  in  British  English  and  a  colon  in  American  English.  Then  we  write  on the following line, and the first word always starts with a capital letter.  A  typical  letter  uses  one  to  three  content  paragraphs  with  information  relevant  to  its  purpose. Each paragraph covers a single topic or point. In the case of a long letter with  multiple  pages,  the  information  will  be  broken  into  sections  with  internal  headers  or bullets to provide clarity.  Two  spaces  below  the  final  paragraph  of  the  letter,  we  place  a  traditional  closing  line,  generally sincerely or respectfully. Warmer‐tone alternatives can be cordially, best wishes,  or regards.  A hand‐written signature comes immediately below the closing phrase; then the sender’s  full name is typed together with the full business title (sometimes with the department  of the Faculty as well) on the next line.  The  content  paragraphs  are  usually  single  spaced  with  one  blank  line  between  them.  If you  are  enclosing  additional  information  with  your  letter,  skip  two  single  lines  after  your  typed  name  and  add  Enclosure  or  Enclosures.  You  can  state  the  number  of enclosures in parentheses. Enclosure (2)  A  hardcopy  business  letter  is  usually  sent  to  one  recipient  only.  Sometimes,  we  wish  to send a copy of the letter to other individuals. At the very bottom of the letter, below  all  of  the  closing  components,  we  add  a line  that  begins  with  cc:  followed  by  the  name  of the person. Cc: Stephen Walker  Other  cc:  recipients  go  directly  below  the  first.  If  you  are  curious  about  the  cc:  abbreviation, it is usually explained as a carbon copy or a courtesy copy. When you want  to  copy  someone  on  your  letter,  but  you  do  not  want  the  primary  recipient  or  the  cc:  recipients to know that you have done so, you can use the bbc: option. Such a recipient is  said to be blind carbon copied.  20

Tip!  

Fancy fonts

 might  look  interesting,  but  as  soon  as  they  are  not  generally  comfortable for reading, avoid using them. 

In  the  previous  points  1.  –  4.  above,  we  have  spoken  about  the  fundamental  etiquette  of business  documents,  their  structuring,  errors  to  be  avoided  and  the  layout  patterns  to select  from.  Numerous  publications  provide  in  depth  theoretical  information  on  all  of the  above  mentioned  items.  If  you  are  interested  in  studying  in  detail,  feel  free  to consult  the  sources  mentioned  in  the  list  of  additional  learning  support  at  the  end  of this  chapter.  Within  the  limited  scope  of  this  publication,  we  believe  that  the  most  important features have been introduced and refreshed sufficiently.  Now  we  will  progress  to  examples  and  useful  language  expressions  connected  with  business  correspondence  types  identified  by  the  TUL  staff  as  the  ones  used  most  frequently. 

25

5. Types of Correspondence  5.1 An Invitation of a Keynote Speaker/Conference Participant  A Sample Text:  Dear Dr. Frankenstein,  On behalf of the Scientific Board of our Institute, I would like to extend a formal invitation.  We would like you to be the closing keynote speaker at the upcoming 2012 Hospital Care and  IT security Conference.  The theme of this conference is “Impact of Medical Identity Theft on Health Care Providers.”  The conference will be held in Liberec, May 8‐10, 2012.  For your information, Mary Shelley will be the opening keynote speaker. The provisional title  of her presentation is “Experiments That Will Be Interesting for Everybody.” I will forward  a complete  draft  of  the  programme  to  you  in  a  few  weeks  so  that  you  can  know  what  specific subjects will be covered by the other speakers.  We would be pleased and honoured if you would be our closing speaker. I will call you next  week to discuss this in more detail.  Yours sincerely,  

F. Pleased Frank Pleased,  Dean of the Institute of Health Studies  Other Useful Language Expressions:  Dear Professor Quirk,  It  gives  us  great  pleasure  to  inform  you  that  we  have  been  chosen  to  organize  the  (convention  name)  which  will  be  held  in  (Liberec,  Czech  Republic)  from  September  15th  to  18th, 2012.  The programme committee of (AAPT) has acknowledged you as a world class expert capable  of providing deep insight into the latest developments in your field.  Thus we would like to cordially invite you to serve as a (chair/co‐chair/guest speaker) during  one of the sessions of our conference.  We have attached a formal invitation letter to this email. Please notify us of your response  in writing by (date). We would be deeply honoured to have you.  Yours sincerely,  Mary Sophisticated,  Dean of the Faculty of Education  And Another Example:  Dear Ms Smith,  I  am  writing  to  invite  you  to  be  the  (BIHE)  guest  speaker  at  our  annual  conference.  Your  expertise and professionalism in our field of work makes you an ideal choice.  The conference takes place on June 27 at the Hotel Intercontinental. We would very much  like you to be part of the opening ceremony which starts at 9.00 am.  26

If you could let me  know as soon as possible whether you can come or not that  would be  much appreciated. You can contact me, or my colleague Vince Dudeney, for further details.  I look forward to hearing from you.  Yours sincerely,  Susan Talkative,  Conference Organizer 

5.2 Request for a Price Quote  A Sample Text:  Dear Mr Thrifty,  We  are  currently  developing  a  programme  of  vendor  sources.  Therefore,  we  would  appreciate a quote from you on the items listed below:  1. snack food/cold drink combination vendor  2. glass front snack merchandiser  3. hot beverage merchandiser  Please return your quote in the prepaid envelope which is enclosed for your convenience.  Thank you for your cooperation. 

Susan Hungry Susan Hungry,   Director of Operations for University Cafeteria  Other Useful Language Expressions:  Re: Fresh air‐conditioner, model number 1VI2011  Our University needs to replace its air conditioners. I am writing to enquire about the costs  of your model, and if there is any discount for bulk purchases. Could you also let us know the  estimated  delivery  time,  and  if  there  is  a  prolonged  guarantee  with  the  equipment?  If  so,  how  long  does  it  last?  Finally,  we  would  like  to  know  if  your  company  operates  a maintenance service.  I look forward to hearing from you.  Or:  The Technical University of Liberec, (name of the faculty) – it can be either of these  ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐

Faculty of Mechanical Engineering  Faculty of Textile Engineering  Faculty of Economics  Faculty of Sciences, Humanities and Education  College of Arts and Architecture  Institute of Health Studies  Centre of Nanomaterials, Advanced Technologies and Innovation 

wishes  to  conclude  a  contract  for  the  delivery/provision  of  (items  list).  The  tendering  specifications are enclosed. You may request further information by fax or e‐mail:  fax: (number)  e‐mail: (address)  27

Your  tender  should  be  provided  in  triplicate.  It  may  be  sent  by  registered  mail  or  private  courier  company  to  the  address  below,  posted  no  later  than  1/11/2012,  with  the  postmark  as a proof of the date of posting.  Address: (complete address)…  Tenders must be placed in two sealed envelopes, one inside the other. The inner envelopes  must be addressed to the addressee.   The public opening of tenders will take place at the Sychrov castle, on 1/12/2012. You will be  informed if your tender has been accepted.  Enclosures: tendering specification 

5.3 Placing an Order (or Complaining about Delivery)  A Sample Text:  Subject: Order for 100 copies of Mastering Mathematics  Dear Mr Hawking,  As  per  our  discussions  on  Monday  –  3  October,  we  are  pleased  to  place  an  order  for 100 copies  of  Mastering  Mathematics,  book  and  CD  by  Prof.  Einstein  on  the  following  terms: The cost of each book will be 150 Czech crowns (inclusive of all taxes). Payment terms  will be a post‐dated cheque for 50 % in advance with the order. This cheque will be cleared  on the day of the delivery. The balance payment of 50 % will be sent 7 days after delivery and  after  a random  inspection.  Delivery  will  be  made  within  7  days  from  the  order  date  and  at the  following  address:  University  Library,  13  Voroněžská,  Liberec.  If  the  order  is  not  delivered as per the above terms and conditions, the order stands cancelled.  Please find the enclosed cheque number 50‐69‐81‐46581351 dated 31 October, 2011 for 7,500  Czech crowns towards the advance payment for the order.   Hoping to have a long business relationship with you.  Best regards,  Andrea Shortsighted Andrea Shortsighted, Head of Acquisitions, University Library  Other Useful Language Expressions:  Re: Conference booking  TUL  is  considering  holding  its  conference  on  nanomaterials  at  the  Hotel  Intercontinental.  Details as follows:  Date: 27 May 2012. Conference room big enough for 500 participants. Time 8.30 am to 7 pm.  Buffet lunch at 2 pm, two coffee breaks at 11 am and at 4 pm.  I would be very grateful if you could give me a quotation based on the above. Could you also  tell me what facilities you provide (microphones, data projector, white board etc.)?  Best regards,  Susan Needle,  Nanomaterials Conference organizer 

28

Or:  We  have  just  received  delivery  of  order  no.  2601  placed  with  you  on  20  April.  We  regret  to say, however, that the goods delivered do not meet our requirements.  The  quality  appears  to  be  far  below  that  of  the  samples  which  were  sent  earlier  and  is  therefore not acceptable. Furthermore, as you can see in the copy of the invoice we enclose,  we requested 1,500 plates, but have only received 1,400 of those.  We  have  received  many  requests  from  our  regular  clients  for  catering  in  our  university  canteen,  but  due  to  the  problems  with  crockery  have  been  unable  to  fulfil  the  orders  and  have lost considerable revenue as a result. We therefore hope you will let us know by June  20 what action you can take to help us solve this present difficulty. If we do not hear from  you by that date, we will regretfully be forced to cancel the order and ask for compensation.  We look forward to hearing from you soon.  Or:  Dear Mrs Knitter,  On 24 June we received our order GH978 which included three dozen pairs of sports shoes.  However,  I  am  sorry  to  tell  you  that  when  we  came  to  check  them  this  morning,  we  discovered  that  several  pairs  were  incorrectly  labelled.  In  addition,  the  laces  were  missing  from some of the shoes. We have repacked the faulty pairs and they await collection.  As you know we have dealt with your company for several years, and this is the first time we  have  had  to  make  a  complaint.  We  would  be most  grateful  if you  could  replace the  faulty  pairs as soon as possible.  We look forward to hearing from you.  Yours sincerely,  Mary Barefoot, Quality Supervisor 

5.4 Offer of a Study Opportunity  A Sample Text:  The  Technical  University  of  Liberec  offers  6  study  programmes  with  more  than  160  study  branches throughout its faculties and institutes. Also, the Centre for Continuing Education at  our University offers numerous programmes of lifelong learning. Detailed information about  study  opportunities,  conditions  for  admission,  requirements  and  ways  of  verifying  them  is  provided on the websites of the individual faculties.  Accredited study programmes one can complete are Bachelor, Master, joint Master or PhD.  It is possible to study most of them both full‐time and part‐time; some are taught in English.  The standard study period is from three to five years, according to the study type.  Applicants  apply  for  the  chosen  study  programme  and  study  branch  by  submitting  a properly  completed  application  against  the  set  deadline.  Payment  receipt  of the administrative charge is required with the application form.  During the course of study, ECTS (European Credit Transfer System) is used; graduates get  a bilingual supplement to their diplomas (Diploma Supplement).  For further information contact Rosalinda Caring at the Counselling service.  We are looking forward to meeting you all in Liberec.  29

Adapted from: http://web.tul.cz/en/applicants/possibility‐of‐studies‐at‐tul/  Other Useful Language Expressions:  Dear Ms Crystal,  Further to our conversation this morning, I am attaching our proposal for your students to  come and study at the Technical University of Liberec.  If you would like to come and visit the premises and look at the facilities we offer students,  please  get  in  touch  to  arrange  a  date  and  time.  Alternatively,  I  can  come  and  talk  about  the proposal in more detail.  I look forward to hearing from you soon.  Best wishes,  David Expert, Study Counsellor  Or:  TUL is pleased to announce the following new study programmes.  The  Technical  University  of  Liberec,  International  Office  provides  specialist  support  and  guidance for students, staff and visitors from many countries.  Whether you’re an international student interested in applying to Liberec, a current student  searching for information on study abroad opportunities, or an overseas institution looking  to work with us, we are here to help. 

5.5 Request for Software Training  A Sample Text:  Dear Mr Computer,  We  have  bought  your  scheduling  and  course  planning  software  HardLife  for  our  employees.  We  are  interested  in  providing  our  users  with  an  opportunity  to  get  in  depth  insight into using it efficiently. We believe that your training courses will guarantee that.  Would  it  be  possible  for  you  to  organize  f2f  seminars  for  approximately  50  users  during  November  2012?  Ideally,  we  would  prefer  our  campus  building  as  the  location  to  hold  the  training.  Can  we  expect  you  to  provide  the  training  free  of  charge  since  we  have  bought  multiple  licences of your software?  Should you need more details or information, do not hesitate to contact us at [email protected]  Thank you very much for your consideration.  Yours sincerely,  Thomas Doubting,  Vice‐Dean, Weed County College 

30

Other Useful Language Expressions:  I  have  been  identified  by  our  dean  as  the  staff  member  responsible  for  initiating  support  requests  with  your  company.  I’m  writing  to  ask  you  about  what  concrete  benefits  we  are  eligible to receive since our investment in your system for entering student assessment into  an electronic grade book was really significant. We are extremely interested in providing our  tutors  with  free  access  to  a  short  series  of  seminars  providing  them  with  the  necessary  knowledge  to  be  able  to  use  this  time‐saving  tool  effectively.  I  appreciate  your  opinion  on this matter.  Additional Support for Learning about Business Writing  In the following materials you can find more examples of useful expressions. The books  are all available from our University Library, and the websites were active at the moment  of writing.  ASHLEY, A. Oxford Handbook of Commercial Correspondence. New ed. Oxford: Oxford  University Press, 2007, 304 p. ISBN 978‐019‐4572‐132.   BARNARD, Roger and Dorothy ZEMACH. Writing for the real world 1: An introduction to  general writing. Oxford: Oxford University Press, 2005, 138 p. ISBN 978‐019‐4538‐145.   BARNARD, Roger and Dorothy ZEMACH. Writing for the Real World 2: An introduction to  business writing. Oxford: Oxford University Press, 2005, 134 p. ISBN 978‐019‐4538‐213.   EMMERSON, Paul. Email English: includes phrase bank of useful expressions. Oxford:  Macmillan, 2004, 96 p. ISBN 14‐050‐1294‐3.  http://owl.english.purdue.edu  http://writing.colostate.edu/learn.cfm  http://www.letterwritingguide.com/  http://www.englishclub.com/business‐english/correspondence‐samples.htm  http://www.writinghelp‐central.com/sample‐letters‐business.html  http://writing.wisc.edu/Handbook/BusinessLetter.html  Sources  http://owl.english.purdue.edu/owl/resource/653/02/ 

TAYLOR, Shirley. Model Business Letters, E‐mails and Other Business Documents. 6th ed.  Harlow: Prentice Hall, 2004, 497 p. ISBN 02‐736‐7524‐9.   http://web.tul.cz/en/applicants/possibility‐of‐studies‐at‐tul/  Fig. 1:  http://www.google.cz/imgres?imgurl=http://www.sasked.gov.sk.ca/branches/elearning/tsl/resources/subj ect_area/ELA/ELARR/index_use_files/application.gif&imgrefurl=http://www.sasked.gov.sk.ca/branches/el earning/tsl/resources/subject_area/ELA/ELARR/Special_Forms_of_Writing.shtml&usg=__Isf_yvAReIKBTH‐ 31JQ9ELJikMg=&h=600&w=600&sz=60&hl=cs&start=0&zoom=1&tbnid=RaXdniIg4Y5alM:&tbnh=140&tbnw =140&ei=Y8T4TeOLNI7KswaZxeCACQ&prev=/search%3Fq%3Dparts%2Bof%2Ba%2Bbusiness%2Bletter%26um% 3D1%26hl%3Dcs%26client%3Dfirefox‐ a%26sa%3DN%26rls%3Dorg.mozilla:cs:official%26biw%3D1280%26bih%3D588%26tbm%3Disch&um=1&itbs=1&ia ct=hc&vpx=819&vpy=73&dur=1556&hovh=225&hovw=225&tx=109&ty=124&page=1&ndsp=24&ved=1t:429,r: 5,s:0&biw=1280&bih=588 

31

 

III. Writing Effective Grant Proposals  Ivana Pekařová 

  In this chapter our main goal is to answer the following question:   

 

1. How to Prepare for Writing a Grant Proposal   The  most  important  piece  of  advice  seems  to  be  rather  easy‐going.  Make  yourself  familiar  with  the  proposal  guidelines,  start  filling  in  the  application  well  before  the deadline is due and follow the instructions very carefully.  Guidelines available for applicants usually tell you about:  

submission deadlines, 



eligibility, 



award levels, 



proposal format: margins, spacing, restrictions on the number criteria of pages, etc. 



timetable, 



budgets and their breakdowns, 



funding goals and priorities, 



evaluation process and criteria, 



whom to contact, and 



other submission requirements. 

What Does It Mean for You?  1.

Plan  to  submit  your  proposal  on  or  preferably  before  the  deadline.  Begin  early.  Be  realistic about whether you have time to prepare a competitive proposal that meets  the deadline. 

2.

Determine what the funder requires for submission. Answer all questions. Preempt  all unstated questions. Give them what they want. Follow the application guidelines  exactly.  Be  explicit,  specific,  and  concise  and  avoid  needless  words.  Present  information in a logical order. Make explicit the connections between your research  32

questions  and  objectives,  your  objectives  and  methods,  your  methods  and  results,  and your results and dissemination plan.  3.

Be consistent in one spelling, vocabulary, grammar and punctuation – either British  or American English (BRE, AmE). Prefer active voice, avoid changing grammar tenses,  focus on positive statements, devote due attention to structuring your sentences and  paragraphs,  use  transitional  words  to  link  ideas,  use  synonyms  to  make  your  text  pleasant  to  read,  avoid  contractions,  colloquialisms  and  slang.  When  in  doubt  read  aloud to check the grammatical construction of sentences. Proofread! 

4. They  will  decide  whether  you  are  creative,  logical,  analytical  and  up‐to‐date  in the relevant  literature  of  the  field,  and,  most  importantly,  capable  of  executing  the proposed  project.  Allow  your  discipline  and  its  conventions  to  determine  the general style of your writing, but allow your own voice and personality to come  through.  Be  sure  to  clarify  your  project’s  theoretical  orientation.  Remember  that  the proposed result should satisfy the research objectives.  5.

Use a catchy phrase for your title to make the reviewer remember your project. 

6. Identify  required  personnel  both  by  function  and,  if  possible,  by  name.  Contact  project  consultants,  trainers,  and  other  auxiliary  personnel  to  seek  availability;  acquire permission to include them in the project; and negotiate compensation.  7.

Schedule  your  timeline  when  you  know  about  submission  deadlines  and  review  timetables. Factor into your schedule time to write multiple drafts, solicit the project  officer  for  review  of  your  draft,  gather  relevant  materials,  and  prepare  an  impartial  critique of your proposal for clarity, substance, and form. Do not forget that writing  a grant proposal is a time consuming activity. 

8. Know the funder’s policies on late submissions, exceptions, and mail delays.  9. Find  out  how  the  funder  will  notify  you  about  the  receipt  and  status  of  your  proposal. Factor this information into your timeline.  10. If rejected, revise your proposal and apply again.  In a short recapitulation,   structure,  attention  to  detail,  concise  persuasive  writing,  and  a  reasonable  budget  are  the critical elements of the writing stage. Grant writing is a circular process and it varies  widely across the discipline. It is advisable to draft a timeline that includes the planning  phase, the period of searching for funds, proposal writing, and the intended project start  date. Then you can periodically update the timeline as you learn more about submission  deadlines, award timetables, etc.  A  good  visual  summary  reference  for  the  stages  of  the  writing  process  can  be  found  below or at:   http://www.unc.edu/depts/wcweb/handouts/grant_proposals.html 

33

Fig. 1 Diagram on the grant writing process 

34

 

2. Filling in Personal Details and Information about  Institutions Involved  2.1 Personal Information  This section is the easiest one. Usually you are asked to tick () one box only. The types  of information required about the applicant are notoriously known. Gender/sex is either  male (for a man) or female (for a woman). After the first name there might be an option  of the middle initial, which is what Czech applicants usually do not have – Jan Marek (M.)  Pavlík,  Nationality  is  Czech  for  most  of  us.  For  address,  check  the  correct  format  of writing an address in the chapter on Writing Business Documents.  If  you  have  special  needs,  for  example  due  to  a  disability,  give  details  of  any  additional  arrangements  that  are  necessary  to  enable  you  to  take  part  in  the  project  (e. g.  an accompanying person). In justified cases the grant amount can be increased.  When  you  need  to  describe  your  knowledge  of  foreign  languages,  do  it  in  the  correct  way.  The  Common  European  Framework  for  Languages  (CEFR,  2001)  has  been  accepted  for a general usage round Europe. According to the CEFR, the levels are as follows:    A1 

Can understand and use familiar everyday expressions and very basic phrases aimed at the  satisfaction of needs of a concrete type. Can introduce him/herself and others and can ask and  answer questions about personal details such as where he/she lives, people he/she knows and things  he/she has. Can interact in a simple way provided the other person talks slowly and clearly and is  prepared to help. 

A2 

Can understand sentences and frequently used expressions related to areas of most immediate  relevance (e. g. very basic personal and family information, shopping, local geography, employment).  Can communicate in simple and routine tasks requiring a simple and direct exchange of information  on familiar and routine matters. Can describe in simple terms aspects of his/her background,  immediate environment and matters in areas of immediate need. 

B1 

Can understand the main points of clear standard input on familiar matters regularly encountered in  work, school, leisure, etc. Can deal with most situations likely to arise whilst travelling in an area  where the language is spoken. Can produce simple connected text on topics, which are familiar, or of  personal interest. Can describe experiences and events, dreams, hopes & ambitions and briefly give  reasons and explanations for opinions and plans. 

B2 

Can understand the main ideas of complex text on both concrete and abstract topics, including  technical discussions in his/her field of specialization. Can interact with a degree of fluency and  spontaneity that makes regular interaction with native speakers quite possible without strain for  either party. Can produce clear, detailed text on a wide range of subjects and explain a viewpoint on  a topical issue giving the advantages and disadvantages of various options. 

C1 

Can understand a wide range of demanding, longer texts, and recognize implicit meaning. Can  express him/herself fluently and spontaneously without much obvious searching for expressions. Can  use language flexibly and effectively for social, academic and professional purposes. Can produce  clear, well‐structured, detailed text on complex subjects, showing controlled use of organizational  patterns, connectors and cohesive devices. 

C2 

Can understand with ease virtually everything heard or read. Can summarize information from  different spoken and written sources, reconstructing arguments and accounts in a coherent  presentation. Can express him/herself spontaneously, very fluently and precisely, differentiating finer  shades of meaning even in more complex situations. 

35

If  you  are  in  doubt  about  your  level  of  language  knowledge,  consult  the  book  you  are  studying  from  or  have  used  recently.  Most  modern  textbooks  provide  this  information  on their covers.  Towards  the  end  of  this  section,  there  is  usually  some  explicit  confirmation  of correctness of the information to be signed by the applicant, i. e.:  I, the undersigned, certify that to the best of my knowledge the information contained  in  this  application  form  is  correct  and  that  I  comply  with  the  eligible  criteria  for  this  action. 

2. 2 Details about the Institution  Then  comes  the  section  on  your  organization.  Our  full  name  is:  Technical  University  of Liberec.  Do  not  forget  that  in  a  text,  the  name  will  usually  be  connected  with  the definite  article  –  the.  For  the  item  type  of organization  write  university  or  higher  education  institution  (tertiary  level).  Our  legal  status  is  public,  commercial  orientation  is non‐profit.  Number  of  staff  is  about  1,140,  number  of  students  is  about  10,000  and  the scope of the organization is regional, national, and international.  Explain  staffing  requirements  of  your  project  in  detail  and  make  sure  it  makes  sense  for an outsider. Be very explicit about the skill sets of the personnel already in place (you  will  probably  include  their  curriculum  vitae  –  CV  –  as  a  part  of  the  proposal  –  for  more  ideas  on  this  type  of  documents  see  Chapter  I.  Explain  the  necessary  skill  sets  and  functions of personnel you will recruit. To minimize expenses, phase out personnel who  are not relevant to later phases of a project.  It  is  usual  that  endorsement  by  the  legal  representative  of  the  home  organization  is  required towards the end of this section.  I, the undersigned, certify that the applicant is a staff member of the organization and I  endorse this application:  Place: Liberec   

 

 

 

 

 

Date: (day‐month‐year) 

Name and position: Zdeněk Kůs, Ing. PhD., Prof., the Rector of the TUL  Signature:  Stamp: 

36

3.2 Objectives and Methods  With  competition  for  £/€/$  and  Czech  crowns  so  great,  well‐articulated  objectives  are  increasingly critical to a proposal’s success. We are going to focus on them first.  We  should  start  from  the  most  abstract  level  and  continue  to  break  down  a  general  objective into smaller, logically connected parts.   These  are  normally  referred  to  as  specific  objectives.  When  expressing  them  avoid  the use of vague non‐action verbs such as to appreciate, to understand, or to study.   The  more  appropriate  verbs  are,  for  example,  to  identify,  to  determine,  to  compare,  to relate,  to  verify,  to  calculate,  to  describe,  to  establish,  or  to  use  the  findings  to  make  recommendations.  The formulation of objectives will help you to:   focus the study (narrowing it down to essentials),   avoid the collection of data which are not strictly necessary for understanding and  solving the problem you have identified, and   organize the study in clearly defined parts or phases.  Objectives are the measurable outcomes of the project. They define your methods. Your  objectives must be tangible, specific, concrete, measurable, and achievable in a specified  time period. Grantseekers often confuse objectives with goals, which are conceptual and  more  abstract.  For  the  purpose  of  illustration,  the  following  samples  have  been  taken  from:  http://www.sedi.org./DataRegV‐unified/capnet‐SharedResources/Foundation%20proposal%20guide.pdf 

Here is the goal of a project with a subsidiary objective:objective:   Goal: Our school club will help children read betterproposal.   Objective:  Our  school  club  remedial  reading  programme  will  assist  fifty  children  in improving their reading scores by one level as demonstrated by standardized reading  tests administered after participating in the programme for six months.  The  goal  in  this  case  is  abstract:  improving  reading,  while  the  objective  is  much  more  specific. It is achievable in the short term of six months and measurable (improving fifty  children’s reading scores by one level).  There are at least four types of objectives:  1. Behavioural – Some type of a human action is anticipated.  2. Example: Fifty of the seventy children participating will learn to swim.  3. Performance – A specific time frame, within which we expect some behaviour  to occur at an expected proficiency level.  4. Example: Fifty of the seventy children will learn to swim within six months and will pass  a basic swimming proficiency test administered by a Red Cross certified lifeguard.  5. Process – The manner in which something occurs is an end in itself.  6. Example: We will document the teaching methods utilized in teaching children to swim,  identifying those with the greatest success.  7. Product – There is a tangible item as a result.  8. Example: A manual/video course will be created to be used in teaching swimming to this  age and proficiency group in the future.  39

In  any  given  proposal,  you  will  find  yourself  setting  forth  one  or  more  of  these  types  of objectives,  depending  on  the  nature  of  your  project.  Be  certain  to  present  the objectives very clearly. Make sure that they do not become lost in verbiage2 and that  they  stand  out  on  the  page.  You  might,  for  example,  use  numbers,  bullets,  or indentations to denote the objectives in the text.   Above  all,  be  realistic  in  setting  objectives.  Do  not  promise  what  you  cannot  deliver.  Remember,  the  funder  will  want  to  be  told  in  the  final  report  that  the  project  actually  accomplished these objectives.  Research Strategy and Methodology  This  section  presents  the  research  methods  that  will  be  used  to  accomplish  the objectives. It should be presented in a concise manner, together with a rationalization  for the strategy selected. The research and sampling design, data analysis and collection  techniques should be appropriate.  The methods section enables the reader to visualize the implementation of the project.  It should  convince  the  reader  that  your  institution  knows  what  it  is  doing,  thereby  establishing  its  credibility.  It  might  be  helpful  to  divide  the  discussion  of  methods  into  the following subsections: how, when and why.  How: This is the detailed description of what will occur from the time the project begins  until it is completed. Your methods should match the previously stated objectives.  When: The methods section should present the order and timing for the tasks. It might  make  sense  to  provide  a  timetable  so  that  the  grants  decision‐maker  does  not  have  to contrive  the  sequencing  on  his  or  her  own.  The  timetable  tells  the  reader  when  and  provides another summary of the project that supports the rest of the methods section.  Why:  You  may  need  to  defend  your  chosen  methods,  especially  if  they  are  new  or unorthodox.  Why  will  the  planned  work  most  effectively  lead  to  the  outcomes  you  anticipate?  You  can  answer  this  question  in a number  of  ways,  including  using  expert  testimony and examples of other projects that work. 

3.3 Dissemination  Most  probably  you  will  formulate  a  commitment  to  communicating  about  the  project’s  development.  Partial  outcomes  will  be  reached  in  individual  stages,  namely  awareness‐ oriented, result‐oriented, and finally exploitation‐oriented.  The main dissemination strategies include:   scholarly or peer reviewed journal publications,   conference presentations and posters,   demonstrations, workshops, lectures or seminars.  It is expectable that you will:  

set up a common project design, logo, templates for document and presentations, 



create the project website,  

                                                           overabundance or superfluity of words, as in writing or speech; wordiness; verbosity 

2

40



design the project information materials, and give introductory presentations in order  to  



raise awareness among the scientific stakeholders.  

Promoting the results is a logical follow‐up stage accomplished by:  

updating the materials,  



delivering more presentations of research‐oriented scientific results,  



submitting high‐level scientific articles to scientific conferences, and  



publishing and disseminations of press releases following the finalization of important  project milestones.  

The exploitation stage can be specifically targeted at potential clients. Thus the activities  might include:  

participation at exhibitions, fairs and workshops where the results of the project are  presented,  



offering individualized demonstrations, and  



publishing the project methodology and its standardization. 

3.4 Evaluation  Briefly describe the evaluation process and how the results will be used.    

Explain how the organization will measure the effectiveness of the programme.  Describe the criteria for success.  Describe the results expected to be achieved by the end of the funding period. 

Most  sound  evaluation  plans,  both  formative  and  summative,  include  both  qualitative  and quantitative data. You should also present your plan for how the evaluation and its  results  will  be  reported  and  the  audience  to  which  it  will  be  directed.  For  example,  it  might  be  used  internally  or  be  shared  with  the  funder,  or  it  might  deserve  a  wider  audience. A funder will also have an opinion about the scope of this dissemination. Many  funders have suggestions about who should conduct the evaluation, whether it be your  own  program  staff  or  outside  consultants.  Some  funders  allow  for  the  inclusion  of  the  cost of evaluation as part of the project budget. 

41

4. Wrapping It All up  Submitting  your  proposal  is  nowhere  near  the  end  of  your  involvement  in the grantseeking  process.  Grant  review  procedures  vary  widely,  and  the  decision‐ making  process  can  take  anywhere  from  several  weeks  to  several  months.  During  the  review  process,  the  funder  may  ask  for  additional  information  either  directly  from  you  or from outside  consultants  or  professional  references.  Invariably,  this  is  a  difficult  time  for  the  grantseeker.  You  need  to  be  patient  but  persistent.  Some  grantmakers  outline  their  review  procedures  in  annual  reports  or  application  guidelines.  If  you  are  unclear  about the process, do not hesitate to ask in time.  If  your  hard  work  results  in  a  grant,  acknowledge  the  funder’s  support  with  a  letter  of thanks. You also need to find out whether the funder has specific forms, procedures,  and  deadlines  for  reporting  on  the  progress  of  your  project.  Clarifying  your  responsibilities as a grantee at the outset, particularly with respect to financial reporting,  will prevent misunderstanding and more serious problems later.  Nor is rejection necessarily the end of the process. If you are unsure why your proposal  was turned down, try to ask. Was it because the funder needed additional information?  Would they be interested in considering the proposal at a future date? Now might also be  the time to begin cultivation of a prospective funder. Put them on your mailing list so that  they can become further acquainted with your organization.   Remember, there is always next year.  Additional Support for Learning about Writing Good Grant Proposals  BROWNING, Beverly A. Perfect Phrases for Writing Grant Proposal. New York: McGraw‐Hill,  2008, 237 p. ISBN 00‐714‐9584‐3.   BROWNING, Beverly A. Grant Writing for Dummies. 2nd ed. Hoboken, NJ: Wiley Pub.,  2005, 340 p. ISBN 07‐645‐8416‐2.   CORY, Hugh. Advanced Writing with English in Use: CAE. New ed. Oxford: Oxford  University Press, 1999, 160 p. ISBN 978‐019‐4534‐260.   EMERSON, Frances B. Technical Writing. Boston: Houghton Mifflin Co., 1987, 559 p. ISBN  03‐953‐5503‐6.   GUSTAVII, Björn. How to Write and illustrate Scientific Paper. 2nd ed. Cambridge:  Cambridge University Press, 2008, 168 p. ISBN 978‐052‐1878‐906.   KARSH, Ellen and Arlen Sue FOX. The Only Grant‐Writing Book You'll Ever Need. 1st Carroll.  Berkeley, Calif.: Distributed by Publishers Group West, 2003, 368 p. ISBN 07‐867‐1175‐2.   http://www.unc.edu/depts/wcweb/handouts/grant_proposals.html  http://www.niaid.nih.gov/researchfunding/grant/pages/appsamples.aspx#rpindex  http://www.niaid.nih.gov/researchfunding/grant/Pages/samples.aspx  http://deainfo.nci.nih.gov/extra/extdocs/apprep.htm  http://www.ninds.nih.gov/funding/write_grant_doc.htm  http://foundationcenter.org/getstarted/tutorials/shortcourse/index.html 

42

Sources:   Common European Framework of Reference for Languages Learning, Teaching, Assessment.  Reprinted. Cambridge, U.K: Press Syndicate of the University of Cambridge, 2001, 260 p.  ISBN 05‐218‐0313‐6.   BUZAN, Tony. Use Both Sides of Your Brain. 3rd ed. New York, N.Y., U.S.A.: Plume, 1991,  160 p. ISBN 04‐522 6603‐3.   SILVERMAN, David and Amir B.MARVASTI. Doing Qualitative Research: a practical  handbook. Thousand Oaks, Calif.: Sage Publications, 2000, 316 p. ISBN 07‐619‐5823‐1.   http://www.thinkbuzan.com/uk/promo/imindmap5  http://www.sedi.org./DataRegV‐unified/capnet‐SharedResources/Foundation%20proposal%20guide.pdf 

43

IV. A Journey to Successful Presentations 

 

Lucie Příšovská    For  students  in  TULEN  courses,  giving  a  successful  presentation  in  English  is  essential  for their recognition in the academic world. But it can be demanding and quite difficult.  Even  though  the  academic  staff  of  TUL,  engaged  in  research  and  teaching,  are  used  to  making presentations of their work outcomes in Czech, presenting in English is something  that  they  are  usually  not  confident  about.  The  presenters  need  certain  skills  in  English  which  they  might  not  encounter  in  the  ordinary  language  courses.  Language  skills  are  very important but presentation skills consist of other features as well: sensitivity (style  of  communication  has  to  be  adapted  to  the  specific  objective  and  audience),  selecting  the best content, adapting the language to the listener, structuring the presentation etc.  These are topics you can expect to encounter in this chapter. 

1. Introduction  After a short needs analysis conducted in one of the TULEN courses, we stated the main  problems of the students:  1. I am nervous about speaking in English in front of people.  2. I don‘t know if the presentation structure is the same in English as in Czech.  3. I don’t know expressions to make my presentation coherent and interesting.  4. I am afraid of forgetting the words in English.  5. I am not sure to understand the questions.  On  the  other  hand,  working  with  visuals  and  PowerPoint  slides  has  the  same  rules  in English as in Czech, so non‐native speakers used to presenting in their native language  master these in English too.   As  Williams  stated,  “giving  a  presentation  is  like  taking  your  audience  from  the  start  to finish  on  a  journey“  (Williams,  2008,  p.10).  And  it  is  the  same  with  working  on presentation  skills.  This  short  manual  represents  a  guide.  This  guide  will  lead  you  through  the  journey  of  successful  presentations.  It  will  show  you  the  right  way,  make  the necessary  stops,  explain,  give  examples  and  will  accompany  you  towards  the  last  moment – your own presentation in English.   In  the  following  pages,  you  will  find  some  practical  advice  on  how  to  develop  presentation skills in English. The journey starts with the preparation, continues through  the  delivery  and  comes  up  to  the  finishing  straight,  the  moment  of  the  questions  and  final words of your presentation. This guide contains several exercises that allow you to  practise  your  acquired  skills.  While  completing  the  tasks,  concentrate  on  one  particular  presentation  that  is  related  to  your  work.  When  you  have  finished  the  whole  journey  of presentation skills, you should give your presentation and evaluate your performance.  Now, we are about to set off for the adventure of successful presentations. Let us begin! 

44

2. Preparing a Presentation 

  Effective  planning  is  essential  for  successful  presentations.  People  are  different  –  one  presenter  loves  to  plan  everything  in  detail  to  lower  the  risks,  the  other  one  prefers  the improvisation and creative approach. But each of them should take into account their  abilities and be sensitive towards their own approach.  FEARS  TASK 1: What are your biggest fears when it comes to presenting in English? Take time  to think about it and try to answer this question for yourself.  In  his  book  Professional  Presentations  (1998,  p.4),  Malcolm  Goodale  mentions  the  most  common fears about presenting in English:  1. fear of saying or doing something foolish  2. failure of equipment  3. not being able to find the right word in English.  Most  of  these  fears  can  be  beaten  by  thorough  planning  and  preparation  and  by  frequent  practice.  You  can  prevent  yourself  from  stressful  situations  by  taking  time  to think about your audience, purpose of your presentation, the style and the language  you plan to use during the presentation.  

2.1 Planning Your Presentation   As  mentioned  before,  students  of  TULEN  courses  usually  possess  some  of the presentation  skills  –  they  know  how  to  work  with  the  equipment  (PowerPoint  slides etc.), how to use the visuals (graphs, charts, objects etc.). But the biggest problem  comes  with  expressing  what  they  want  to  say  in  English  and  adjusting  their  style  of communication to the audience.  The  following  audience‐centred  framework  TIPS,  taken  from  Dignen’s  Fifty  ways  to improve  your  Presentation  Skills  in  English  (2007,  pp.  2,  3)  helps  you  prepare  for international  presentations.  There  are  four  questions  you  should  ask  yourself  in the planning stage of your presentation.  T  I  P  S 

What is the right presentation TARGET for my audience? What do they really want?  What INFORMATION should I communicate to my audience?  What presentation PROCESS is right for my audience?  What communication STYLE will work for my audience? 

The  answers  should  influence  the  way  you  plan  and  prepare  your  presentation.  As a presenter,  you  should  be  sensitive  towards  different  types  of  audience  and  objectives of your presentation. 

45

 

TASK 2: Ms Star is an English teacher and she is planning a presentation on Teaching  Presentation Skills in English Lessons. Look at her answers. Think of the presentation you  are planning on giving in near future. Answer these questions:  QUESTIONS 

YOUR ANSWERS 

MS STAR’S ANSWERS  Background of the audience 

 

1. Who are they? How many will be there? 

 

English or Business teachers. Group of 20  (max.) 

 

Target 

 

2. What do they want to hear from me?  And why? 

 

They want to get informed about teaching  the presentation skills because they are  expected to cover the topic in their  English/business lessons. 

 

3. What do I really need to present? 

 

I need to provide them with not only the  tips but also the exact process of teaching  it – with planning, preparation and  performance stages. I need to present my  research results. 

 

4. What will engage and convince them? 

 

That I show I am personally involved, that  the presentation objectives are based on  my and their professional needs.  

 

Information 

 

5. What do they know about the subject? 

 

Not much. They have a personal  experience with presenting but they have  never been trained.  

 

6. Who holds strong opinions about the  subject? 

 

Nobody (as far as I know) 

  46

Process 

 

7. How do I proceed? What are the  audience’s involvement, organization,  personal, language and non‐verbal  factors? 

 

The first part will be in silence, the second  part interactive – they will be given plenty  of examples. They will be encouraged to  ask questions during the whole  presentation etc. 

 

8. How should I handle different  expectations of the presentation process  among them? 

 

I will try to meet the expectations with  various approaches – using PowerPoint  slides with examples, answering all  questions etc. 

 

Style 

 

9. How far does my communication style  match their expectations? 

 

My preferred presentation style is action‐ focused and quite informal. The audience  might appreciate it in connection with this  topic.  

 

10. How can I communicate my  presentation clearly and accurately? 

 

I will use all possible means to structure my    presentation (signposts etc.). I will prepare  the key expressions ahead. I will use visual  aids to help communicate the meaning.  Adapted from:   Dignen B., Fifty ways to improve your Presentation Skills in English (2007, pp. 2‐12) and   Goodale M, Professional Presentations, Teacher’s Guide (1998, pp.8, 9)  Do  not  forget!  After  each  presentation  you  must  ask  yourself  how  effectively  you  planned  and  prepared  your  presentation  and  whether  the  presentation  itself  was  successful. These answers will help you improve the relation between both stages in your  next presentation. 

47

2.2 Structuring Your Presentation  It is time for us to continue our journey towards an effective presentation. It started with  the  planning  and  once  this  step  was  taken,  we  can  move  on  to  the  structuring  and  organizing  principles  of  your  presentation.  For  a  presenter,  the  main  objective  remains  to deliver  a  clear  message  with  the  right  impact.  Good  organization  makes  things  clear.  A presentation  delivered  in  English  that  is  well‐structured  is  easier  to  follow  and  understand.  Both  the  non‐native  presenter  and  non‐native  audience  appreciate  the possibility of presentation’s clear layout. 

2.2.1 Getting Started  The beginning of the presentation is very important. It is when you establish rapport with  the  audience  and  when  you  have  its  attention.  The  audience  quickly  decides  whether  they  are  going  to  like  or  even  listen  to  your  presentation.  It  is  influenced  by  their  first  impression of you – the way you are dressed, the expression on your face, the way you  stand,  whether  you  establish  eye  contact  etc.  The  first  three  minutes  will  decide  about  the rest of your presentation.  There  are  two  rules  that  will  help  you  to  fight  the  stress  and  to  establish  rapport  with  the audience – speak slowly and smile. People tend to speak very quickly when nervous.  So if you  slow  down  your  speech,  you  will  feel  more  relaxed  and  confident  about  your  language. And the smile always helps the communication.   TASK 3: Which of the following statements do you agree with? Answer yes/no/maybe.  At the beginning of presentation you should:  1. Apologize if the subject is complex  2. Apologize if you had no time to prepare  3.

Introduce yourself by giving relevant professional details 

4. Tell the audience not to interrupt you with questions  5.

Relax everyone by telling a joke 

6. Say how long the presentation will last  7. Tell the audience whether there will be any handouts  Answers: 1.no – your task is to simplify, 2. no – if you have not had enough time, never  tell your audience, 3. yes – relevant to the presentation, 4. maybe – with a small  audience, questions clarify what you are saying, 5. maybe – it is risky, you can offend  somebody, 6. yes, 7. yes – it will save your audience time   Taken from Goodale M, Professional Presentations, Teacher’s Guide (1998, pp.34)  In  the  English‐speaking  countries  it  is  common  for  the  speaker  to  begin  with  a  joke,  an anecdote,  a statement  made  to  surprise  or  provoke  in  order  to  make  the  audience  want to listen, to feel relaxed and/or to introduce the subject. This may be risky for non‐ native  speakers  because  telling  jokes  requires  high  level  of  language  knowledge  and  making  mistakes  might  ruin  the  joke  and  make  the  situation  awkward.  Also,  the  same 

48

anecdote would not be appropriate in all contexts. But an example or a story from real  life attracts your audience as well.  The first impression is important. But to be successful, you need to proceed with several  steps to get your presentation started.   1. Get people’s attention  2. Greet the audience  3. Introduce yourself  4. Introduce the title and subject  5. Give your purpose and objectives  6. Announce the length and the outline  7. Answer the questions from the audience  In the following task, you can observe a well‐prepared beginning of a presentation.   TASK 4: Put the sentences in the correct order:  1.  Before we start I´d like to introduce myself  2.  to present our recommendations about how the Technical University of Liberec can  increase the  3.  our agenda for today. First, I will begin with an overview of  4.  the data that she gathered from the focus groups  5.  decline. Then, Ms Graph will present  6.  who will discuss adapting our product to meet market needs, and he´ll  7.  limited time today, please hold your questions until the end of the presentation  8.  number of students by reaching more of its potential market. You should each have  a copy of our handouts  9.  Can everyone see?  10.  for public relations. As you know, today´s presentation is designed  11.  how the number of students has been declining during the past five years, and the  reason for that  12.  and her ideas for clarifying our target market. She will be followed by Mr Knowshow,  13.  Well, good morning ladies and  14.  in front of you that correspond to the slide up here on the screen. The first slide  shows  15.  to those who don´t already know me. My name is Mr Sellitwell and I´m responsible  16.  conclude with our main recommendations. Since we have  17.  gentlemen. Thank you for coming.  Adapted from: http://www.scribd.com/doc/8070515/Business‐Meetings‐3Beginning‐a‐Presentation‐ Transcript 

Answers: 9, 13, 17, 1, 15, 10, 2, 8, 14, 3, 11, 5, 4, 12, 6, 16, 7 

Language Focus – Getting Started  There are many functional expressions you can use for the beginning of a presentation. Here is a list  taken  from  Jeremy  Comfort’s  Effective  Presentations  (2009,  p.  14)  and  completed  with  other  expressions regarding the reader’s needs. You do not need to learn all the expressions. Highlight always  two or three from each part and learn to use them. 

49

GREETING, NAME, POSITION   Good morning, my name’s … I’m the Head of this department.   Ladies and gentlemen. Welcome to our department.   Let me start by saying just a few words about my own background.   Thank you for coming today.   My name's Jane Smith. I'm responsible for the Erasmus programme.   For those of you who don't know me, my name's Tom Bean.   As you know, I'm in charge of public relations.   Let me start by saying just a few words about my own background.  TITLE/SUBJECT   I’d like to talk to you about the dates of entrance exams.   I’m going to present/explain/inform …  PURPOSE/OBJECTIVE   This morning I'd like to present our new programme in English.   Today I'd like to discuss the new results of my research and suggest a new approach to  the case.   This afternoon, I'd like to report on my study into the German market.   What I want to do this morning is to talk to you about our new STAG system.   This talk is designed to act as a springboard for discussion.  LENGTH   I shall only take … minutes of your time.   I plan to be brief.   This should only last … minutes.  OUTLINE   I’ve divided my presentation into four parts. They are …   The subject can be looked at under the following headings …   We can break the area down into the following fields …  QUESTIONS   If you have any questions, I'll be happy to answer them as we go along.   Feel free to ask any questions.   Perhaps we can leave any questions you have until the end?   There will be plenty of time for questions at the end.  TASK  5:  Now,  you  should  try  to  prepare  your  own  beginning  of  a  presentation.  Take  the same  topic  as  in  TASK  2  (part  2.1  of  this  Chapter)  and  write  the  introduction  with  the knowledge  of  your  audience  and  the  appropriate  steps  and  expressions  from  this  chapter. 

2.2.2 Linking the Parts  After  you  have  started  your  presentation  and  the  audience  seems  to  be  interested  in what  you  want  to  say,  continue  with  structuring  the  whole  speech.  Clear  structure  helps you pass the message of your presentation.  

50

You can do this effectively by using simple phrases called signposts. Just as when you are  driving along a road that you do not know very well, you depend on signs to guide you,  you need to guide the audience by using expressions to tell them where you are going.  The  audience  does  not  know  the  presentation  you  have  prepared  and  might  get  lost.  A good presenter will usually use a lot of signpost language, so it is a good idea to learn  a few of the common phrases.  In his book Presenting in English (2002, p.16), Mark Powell describes nine basic situations  in the presentation in which you should use signpost expressions:   1. When you want to make your next point.    To move on  2. When you want to change direction.    To turn to  3. When you want to refer to an earlier point.   To go back  4. When you want to repeat the main points.   To recap  5. When you want to give a wider perspective.  To expand on  6. When you want to do a deeper analysis.  To elaborate on  7. When you just want to give the basics.   To summarize  8. When you want to depart from your plan.  To digress  9. When you want to finish your talk.  To conclude  These verbs will help you shape your presentation. The following task will show the  signposts in complete sentences.  TASK 6: Match the beginnings and endings of the sentences:   1. I’d like to move on                        a) here for a moment.  2. Let’s turn now                               b) by leaving you with this thought.  3. I’d like to expand more             c) I said earlier.  4. I don’t want to elaborate on   d) points of my presentation.   5. I’d like to digress                         e) to the next point.  6. Going back to something         f) on this problem from last semester.  7. if I could just summarize          g) a few points from last faculty meeting.  8. I’d like to recap the main         h) to our plans for next year.  9. I’d like to conclude                     i) this topic because of lack of time.  Answers: 1e, 2h, 3f, 4i, 5a, 6c, 7g, 8d, 9b  You  can  prepare  the  signpost  expressions  in  advance  and  write  them  down  into  your  notes.  While  presenting,  keep  these  notes  close  to  the  place  where  you  are  standing.  The expressions will serve as signposts not only for your audience but also for you. This  little plan might help you out of some stressful situations during the actual presentation.  You  should  follow  Powell’s  advice:  ”Neat,  short  signposts  are  more  effective  than  long  explanations  of the  structure  of  your  presentation.  Remember,  the  simplest  way  to signpost  the  end  of  one  stage  of  your  presentation  and  the  beginning  of  the  next  is  to say: “OK. So …“ (2008, p. 17) Language Focus – Linking Ideas  In the following section, you’ll find other examples of linking ideas in your presentation.  The  list  of  signpost  examples  is  again  from  Jeremy  Comfort’s  Effective  Presentations  (2009, p. 21). As mentioned earlier, you do not need to learn all the expressions. Highlight  always two or three from each part and learn to use them. 

51

SEQUENCING/ORDERING  Firstly, …, secondly, …, thirdly, …  Then, … next, …finally/lastly, …  Let’s start with …  Let’s move on to/go on to …  Now we come to …  That brings us to …  Let’s leave that …  Let’s get back to …  GIVING REASONS/CAUSES  therefore/so/as a result/that’s why …  CONTRASTING  but/however  COMPARING  similarly/in the same way  CONTRADICTING  in fact  actually  SUMMARIZING  to sum up  in brief  in short  CONCLUDING  in conclusion  to conclude  HIGHLIGHTING  in particular  especially  DIGRESSING  by the way  in passing  GIVING EXAMPLES  for example  for instance  such as  GENERALIZING  usually  generally  as a rule  

52

 

TASK 7: The following extract is from a Departmental meeting. Fill in the gaps with the  following expressions:  1. THEREFORE 2. I’LL GO ON 3. LET’S START 4. THEN 5. GENERALLY 6. TO SUM UP 7. IN  PARTICULAR 8. LET’S MOVE ON 9. FIRSTLY  10.HOWEVER 11. FINALLY  ......a) ________to another topic. We should be entering the last stage of our project. b)  _______ it is time c) __________ what we have done so far. d) __________, I’ll give you  some background information about our project. e) __________ after outlining the  objectives of the team, f) __________ to examine the procedure and the results of the  project so far. g) __________, I’ll examine our recommendations for maximising the  efficiency of our work on the project.  h)_________ with thanking everyone in the team, Mr Doitright i) __________. j)  _________ speaking, you have done a good job. k) __________ there is always space for  improvements………  Answers: 1b, 2f, 3h, 4e, 5j, 6c, 7i, 8a, 9d, 10k, 11g  Now it is time to get back to one of the previous chapters about the planning. We said  that while preparing a presentation, you have to adapt it to your purpose and audience.   There are many presentation structures that you can choose from. But each presentation  is  different  and  will  suit  a  different  situation.  When  you  speak  to  a  business  group  one  of the  most  effective  approaches  is  to state  your  conclusions  first  and  then  follow  with  supporting  information.  That  would  be  an  effective  business  speech.  During  scientific  conferences  you  might  use  another  presentation  structure  –  the  scientific  method  that  starts  with  a  problem,  followed  by  a  hypothesis,  a  method,  results  and  conclusion.  It  is  your  decision  which  one  you  choose  –  but  this  decision  should  be  based  on the knowledge of the group and the reason of your presentation.  TASK 8: Work on your presentation. In the previous chapters, you planned the  beginning. Now it is time to prepare the body of your presentation. Use the signpost  expressions. 

2.2.3 Finishing off  The last chapter about preparing a presentation deals with its summary, conclusion and  ending. Here you will find tips from a few specialists in the field. Goodale suggests several  things you might do (1998, p.26):  1.  At the end of a presentation, you should summarize what you have said and answer  the questions.  2.  The ending should be remembered word by word so that your presentation and its  message have the maximum impact on the audience.   3.  You should not hurry. As in the beginning, you should take time to express everything  that you have planned but saying it quickly does not have the same effect as slowing  down and pronouncing your sentences well.  4.  You should always include a summary before the conclusion.  5.  Relate the beginning to the ending. Use the same story or example from real life. This  will ”wrap up“ the message. 

53

Dignen states five main principles (2007, p. 104):  Be short – or you will lose impact.  Be consistent – or you will confuse.  Be clear – stress the main ideas in simple terms.  Be tailored – focus on your audience.  Be memorable – do something a bit different.  He summarizes his ideas in these three tips (2007, p. 106):   1.  Plan something memorable with which to conclude.  2.  Choose a closing technique which matches your communication style.  3.  Practise your conclusion until you are confident and natural.  Language Focus – Finishing off  The third language focus on our journey shows various ways of ending a presentation.  These expressions were taken from About.com English as 2nd language  (http://esl.about.com/od/businessspeakingskills/ss/presenting_8.htm) : 

Summarizing  We've discussed many points today. Let me quickly summarize the principal points:  I'd like to quickly go over the main points of today's topic:  Before we end, let me briefly recap what we have discussed here today.  Points to Remember:   It is important to repeat the main points of your presentation quickly. This recap should  be  brief  and,  if possible,  using  different  vocabulary  than  that  used  during  the presentation.  Make  sure  to  focus  only  on the  most  important  areas  of the presentation.  Finishing the Presentation  Thank you all very much for taking the time to listen to this presentation. Now, if you have  any questions, I'd be happy to answer them.  I think that's about it. I'd like to thank you all for coming in today. Do you have any  questions?  Points to Remember:  Make sure to thank everybody and leave the discussion open for further questions  from participants.  TASK 9: Finish the last part of your presentation. Choose the style you feel good about  and some of the expressions suggested in this chapter. 

54

3. Delivering a Presentation 

  

Our  journey  continues.  You  have  reached  the  point  when  you  should  deliver  your  presentation.  As  we  said,  the  first  impression  is  very  important.  But  how  can  we  make  sure we will not be nervous about the audience? How can we fight the stress from public  speaking in English? Just before the beginning, taking deep breath helps you calm down  but  then,  when  the  actual  speaking  starts,  you  might  follow  several  tips  suggested  by  M. Dignen (2007, p.76):  1. Positive thinking helps overcome the stress. Smile and try to relax.  2. Get excited. What we call stress is very often excitement. So think about your state  as a positive effect of your own excitement.  3. Get real. Sometimes, we have unrealistic expectations (I want to be funny, I want to  sound  like  a native  speaker,  etc.).  These  expectations  cause  the  stress.  Just  be  yourself. Your English is fine.  4. Get  in  control.  By  control,  we  mean  control  of  the  presentation  itself  (visual  aids  functioning  and  ready,  key  words prepared  and  practised,  etc.)  and  then  control  of  yourself (body language, stance, posture, etc.) 

3.1 Meeting the Audience  We have already talked about the importance of getting to know what kind of audience  you  will  be  giving  your  presentation  to.  If  it  is  a  small  group  of  people  you  know  (situations as a business meeting or a project team meeting), you might try to establish  rapport and break the ice by simple actions as:   welcoming them with a smile    asking questions about their journey/country etc.   showing knowledge of their work   discussing common points  But  most  of  the  time  you  will  see  the  audience  just  a  few  moments  before  the  actual  beginning  of  your  presentation.  Here  is  a  short  list  of  steps  that  help  you  establish  rapport  with  the  audience.  Most  of  them  are  to  be  found  in  the  previous  or  following  chapters:  Speak with conviction as if you really believe in what you are saying. Persuade your  audience effectively.   2.  Keep  the  same  structure  as  in  your  academic  articles:  introduction  (thesis  statement),  body  (strong  supporting  arguments,  accurate  information),  summary  and logical conclusion.  3.  Do not read from notes. Write down the key expressions and use them as an outline.  4.  Speak loudly and clearly. Sound confident. Project your voice.  1. 

55

5.  If you make an error, correct it, and continue. Do not apologize.  6.  Speak to your audience, listen to their questions, and respond to their reactions.   7.  Change  your  strategy  if  needed.  Remember  that  communication  is  the  key  to a successful  presentation.  Always  be  prepared  for  the  unexpected  (lack  of  time,  bored audience, incomprehensible questions etc.). Be ready to improvise.  8.  Keep audience interested throughout your entire presentation. Use visual aids. Add  stories from real life. 

3.2 Language  Non‐native scientists often deal with major issues concerning choice of language during  presentations. They do important and interesting research and write an article about it.  The main problems start when they are asked to convert the article into a presentation.  The basic rule is that in a successful presentation, language must be simple and clear.  J. Comfort (2009, pp. 26, 27) shows the difference in the following table:   Written language 

Spoken language 

Long sentences 

Short sentences 

Complex vocabulary 

Simpler vocabulary 

Complex arguments 

Simpler arguments 

Impersonal style (academic) 

Personal style 

He also lists the main language features regarding their use in written (impersonal) and  spoken (personal) discourse. While giving a presentation, you should:   Use active forms. They are more personal than passive forms (e. g. We collected the  results vs. The results were collected)   Use personal pronouns (e. g. I did, We found)   Make reference to the audience (e. g. As I’m sure you know, you may remember...)  Comfort also suggests using everyday language as slang. This is very difficult for non‐ native speakers, who may not feel when it is appropriate to introduce it.  Tips for Presenters:  1.  Avoid reading the text. Use key words as notes; do not write the whole sentences.  2.  Use words that your audience understands. Using jargon is fine if in the audience  there are specialists.  3.  Use short sentences or the audience will not remember your speech. Less complex  language is much easier to be remembered – by the audience and also by you as a  presenter.  4.  Sound natural. Use linking expressions. Add personal stories.  Language Focus – Important Impressions  E. J. Williams, author of Presentations in English (2008), mentions five important moments  in  a  presentation  where  we  might  use  signposting  expressions,  and  she  shows  several  examples for each (p. 39):  1.  To draw the audience’s attention to something:  56

I’d like us to focus our attention on …  Now, I’ll show you …  Let’s move on now and look at the figures for …  2.  To explain the topic in general terms so that the audience can become familiar with it  and understand it:  The figures in this table show ...  This chart compares ...  The blue dotted line represents …  The top half shows …  3.  To say what the most important part is:  What is interesting here is ...  It is important to notice that ...  I’d like you to think about/ concentrate on …  4.  To give a message or conclusion  I’m sure the implications are clear to all of us …  We can conclude that ...  The take‐home message here is …  The lesson we can learn from this is …  The significance of this is … 

3.3 Non‐Verbal Communication  The previous section focused on the appropriate language in presentations. But there are  other factors besides choice of language that turn your presentation either into a success  or a failure: use of voice, eye contact and body language. 

3.3.1 Voice  The  topic  of  using  your  voice  in  presentations  contains  several  features.  It  is  not  only  the volume and tone but also the use of tempo, chunking and articulation.  This  chapter  will  show  you  how  to  speak  in  public  to  create  the  effect  you  want,  using  techniques for highlighting, pausing and stressing.  If you are lucky, you have an interesting, strong voice. But even if it is not your case, you  can practise and get much better. Use all skills in pronunciation you have learnt in your  language lessons.  The aim is to sound relaxed and natural.  Here are some ideas to improve the way you speak for presentations. There are five areas  to consider:  1. 2.

3.

Volume   Project your voice. Make people hear you and listen to you.  Tempo   Use  pauses  after  all  important  moments  in  the  presentation.  Slow  down  when  you  get to the keypoints. And relax.  Tone   This  is  the  way  you  sound  –  either  interested,  angry,  nervous  –  and  it  has  an enormous impact on your audience. Show them enthusiasm.  57

4. Chunking   The  biggest  impact  you  can  have  on  your  audience  is  by  cutting  sentences  into  chunks  of  meaning  which  you  emphasize  with  stress  and  pausing.  In  other  words,  exaggerate the pronunciation of key points.  5. Articulation   Be precise in your pronunciation. Study and practise the correct pronunciation of key  expressions. 

3.3.2 Body Language and Eye Contact  Using appropriate body language  and maintaining eye contact are useful because they  are  natural  parts  of communication.  They  clarify  meaning,  maintain  interest  and  emphasize what we are saying.  Body  language  is  important.  Standing,  walking  or  moving  with  appropriate  gesture  or facial  expression  is  much  better  than  sitting  down  or  standing  still  with  head  down  and reading from your notes.   Maintain sincere eye contact with your audience. Have direct eye contact with individual  people in the audience, and from time to time look at the whole audience while speaking.  Use your eye contact to make everyone in your audience feel involved.  Below  are  just  a  few  examples  of  both  positive  and  negative  body  language  from  the manual Oral Presentation Skills (Storz et al., 2002, p.17)  Positive Body Language  1. Keep eye contact to keep audiences' attention.  2. Your facial expressions should be natural and friendly. Do not forget to smile.  3. Posture – stand straight but relaxed (do not slouch or lean)  4. Movement – to indicate a change of focus, keep the audience's attention  5. Gesture   up and down head motion or other movements to indicate importance   pen or pointer to indicate a part, a place on a slide   shrug of the shoulders to indicate "I don't know!"  Negative Body Language  1. Loss of eye contact: looking at notes, looking at screen, at the board, at the floor  2. Do not stare, or look blankly into people's eyes  3. Swaying back and forth like a pendulum  4. Back turned to the audience  5. Nervous ticks  6. Hands in pockets 

3.4 Presentation Techniques  As  in  all  other  skills,  you  can  employ  different  techniques  and  strategies  to  make  your  presentation more interesting and persuasive. 

3.4.1 Using Visuals  We should start with using appropriate visual aids. In one of the first paragraphs of this  chapter, we explained the needs of TULEN students saying that most of them are used 

58

to working  with  PowerPoint  slides  and  other  visuals;  therefore,  this  topic  will  not  be  discussed in detail.   But we would like to present a rule that is often broken during the presentation delivery.  It  comes  from  E.  J.  Williams  (2008,  p.  37)  and  tries  to  teach  the  way  of  working  with  slides:  Use    

 when you present visual information    – indicate what is relevant on the slide   to the audience, then...   to the audience and not to the screen 

The general tips below were adapted from Oral Presentation Skills (Storz et al., 2002,  p.14):  1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

Have the slides ready and in order.  Check to see if the projector is working.  Test the visual to see if people at the back of the room can see it.  Stand to the side of the screen and face the audience.  Mask to reveal only what you want the audience to see.  Use a pointer or a pen to draw attention to a specific point.  Visuals should supplement the spoken message (do not write whole sentences)  Visuals must be large enough for everyone to see (or give out handouts).  Don't display too much information, too many colours or typefaces.  Check the presentation for spelling and grammatical mistakes. 

3.4.2 Powerful Techniques  All  of  the  following  techniques  will  emphasize  the  impact  of  your  presentation.  The expressions are taken from Williams (2008, pp. 52 – 56) and Storz et al. (2002, p. 16):  Repetition  1.  Repetition  adds  clarity  and  impact  to  the  statement.  You  should  pause  before  the repetition.  e. g. It’s a fundamental, a fundamental change that we need.  2.  We may want to come back to what we have said.  e. g. As I've said before or Let me repeat  Rhetorical Questions  It is a question that you ask without expecting it to be answered. By doing that, you often  change the pitch of your voice and catch audience’s attention.  e. g. Have you ever seen/heard/experienced ...?  How can we explain this?  What does that mean?  Rule of Three  A simple technique is that people tend to remember only three things. The last element is  often the most important one.  e. g. Cycling is fast, convenient and non‐polluting way to get around.  Contrast  e. g. China is a smaller market for us than India or   The change in the law was the reason for their failure and our success.  The changes we have made are designed not to confuse but to simplify.   59

3.5 Handling Questions  A  lot  of  presenters  feel  stressed  during  the  whole  presentation  only  because  they  feel  insecure about the last moment – questions.   There are various reasons:   They are afraid that they may not understand the question.  They are afraid that they may not know the answer.  They feel threaten by difficult questions from audience who do not agree.  The    model  (Dignen,  2007,  pp.  108,  109)  is  a  five‐step  model  for  processing  questions:  R  RESPOND (e. g. That’s a good question or So, if I understand you properly…)  A  ANSWER (keep it short and simple, focus on the actual question)  C  CHECK (e. g. Did I answer your question? or Do you need more details?)  E  ENCOURAGE (e. g. Are there any more questions?)  R  RETURN  TO  PRESENTATION  (e. g.  If  there  are  no  more  questions,  I  think  we  can  finish here)  Another  suggestion  for  dealing  with  difficult  questions  comes  from  Storz  et  al.  (2002,  p. 12):  You should first make sure you understand the question.   ask a question to clarify the meaning   paraphrase the question to check the meaning   ask the questioner to repeat the question  To gain some time to think about the answer, use these expressions:  Just a minute please. What is a ..?  How can I put it?  I'm glad you asked that question.  That's a good question/point/remark.  Can I answer that question later?  You can also admit that you are not responsible:  I saw that in the work of …  You can agree but give an alternative point of view:  I agree with you but there is another way of looking at it. 

60

4. Last Word   Our  journey  of  presentation  skills  finishes  here.  It  was  a  long  way  from  the  beginning  to the end. But going through every moment along this path should help you guide your  own journey of presentation smoothly and efficiently.   In  the  following  table,  you  can  see  an  overview  of  important  actions  you  should  think  about for a successful presentation:  PLAN    USE PRESENTATION  TECHNIQUES  USE VOICE 

STRUCTURE  ↑  ← A PRESENTER→  SHOULD…  ↓  USE BODY LANGUAGE AND  EYE CONTACT 

PRACTISE    USE VISUALS 

USE  SIMPLE  AND  CLEAR  LANGUAGE 

Jeremy Comfort (2009, p.52) summarizes the important steps:  Before the presentation:   define the audience   clarify the objectives   plan the content   design suitable visual aids   control the length   follow a clear structure: introduction, main parts, summary and conclusion   prepare key expressions and important signposts  During the presentation:    keep eye contact with the audience   do not rush, remember to pause   articulate clearly and project your voice.  Now  we  have  reached  the  point  when  you  should  give  the  presentation  you  have  prepared.  Ask  your  audience  to  evaluate  your  performance.  And  use  their  comments  to improve it next time.  Good luck.  Sources  COMFORT, Jeremy. Effective Presentations. Oxford: Oxford University Press, 2009, 80 p.  ISBN 01‐945‐7065‐7.   DIGNEN, Bob. Fifty Ways to Improve Your Presentation Skills in English. Oxford:  Summertown, 2007, 145 p. ISBN 978‐190‐2741‐864.   GOODALE, Malcolm. Professional Presentations: a video based course. 4th edition.  Cambridge: Cambridge University Press, 1998, 80 p. ISBN 05‐215‐8682‐8.   POWELL, Mark. Presenting in English: how to give successful presentations. Boston:  Thomson, 2002, 128 p. ISBN 18‐993‐9630‐6.  

61

WILLIAMS, Erica J. Presentations in English: find your voice as a presenter. 1. publ. Oxford:  Macmillan Education, 2008, 74 p. ISBN 978‐023‐0028‐784.   Beginning a presentation – transcript. [online], [accessed on 2012‐01‐12], available from:  http://www.scribd.com/doc/8070515/Business‐Meetings‐3‐Beginning‐a‐Presentation‐Transcript 

BEARE, Kenneth. Key Phrases for Making a Business Presentation. [online], [accessed  on 2012‐02‐08], available from:  http://esl.about.com/od/businessspeakingskills/ss/presenting_8.htm 

STORZ, Carl et al. Oral Presentation Skills: A practical guide. 2002 [online], [accessed  on 2012‐02‐06], available from:  http://people.engr.ncsu.edu/txie/publications/oral_presentation_skills.pdf  

62

V. Teaching in English 

 

Věra Bitljanová    “When  introducing  new  material  we  often  need  also  to  give  explicit  descriptions  or definitions of concepts or processes and whether we can or cannot explain such new  ideas  clearly  to  our  students  may  make  a crucial  difference  to  the  success  or  failure  of a lesson.” (Ur, 1996).“  The  goal  of  this  section  is  to  provide  guidelines  on  effective  instruction  giving  and  explaining  as  well  as  basic  phrases  that  may  help  an  inexperienced  teacher  teach  their  classes  in  English  in  different  classroom  situations.  Most  of  them  are  routine  ones  and  they  repeat  more  or  less  in  every  class  as  well  as  the  language  used.  Others,  however,  require an immediate reaction to an unusual situation or a student’s question.   What  follows  are  the  lists  of  useful  phrases  for  routine  situations,  e. g.  social  language,  instructions, classroom management, error correction and feedback and explanations. 

1. Guidelines   Plan your instructions in advance.  Think  about  words,  illustrations  or  demonstrations  you  will  use.  If  it  helps  you,  write  them.  Do  not  rely  on  your  ability  to  improvise  clear  explanation  or  instructions,  at least  for a while.    Make sure everybody is listening.  Give instructions first, then give out materials or divide students to groups.    Use non verbal communication.  Use pauses, body language and keep eye contact with your students.    Repeat the information.  Say the instruction   at least twice and/or paraphrase to make sure that everyone understands. Repetition can  make a substantial difference.   Make your explanations short, simple and clear.  Think carefully about what should be included and what could be omitted.    Use examples.  When giving instructions, demonstrate them and do the activity yourself with the class.   When explaining a “theory”, support it with example(s) from real life.   Check understanding.  “Do  you  understand?”  is  not  enough.  Ask  for  an  action  that  will  show  your  students’  understanding, e. g. paraphrasing in their own words, providing other illustrations. 

63

2. Useful Language Expressions  From  the  following  lists  choose  the  phrases  that  suit  you  best,  and,  if  necessary,  adapt  them to meet the needs of the class you teach. Keep using them, they will soon become  automatic.  Social language  GREETINGS  Entering the classroom  Good morning, everybody.  Good afternoon, everybody.  Hello, everyone.  Hello there, James.  How are you today, John?  How are you getting on?  How's life?   How are things with you, Mary?  Are you feeling better today, Bill?  Leaving the class  Good bye, everyone!  See you again next week/on Thursday/in two  days/ tomorrow/next semester/after the  holiday/later/ this afternoon/tomorrow  afternoon.  So, remember next week is a holiday. So I’ll  see you in two weeks/ the week after next.  See you in room 7 after the break.  Have a good holiday/a nice weekend.  Enjoy the weekend.  Have a good weekend ‐ You too.  Enjoy your break.  Merry Christmas.  Have a good time in...  Have a good holiday.  Enjoy your vacation.   

FINISHING THE CLASS  Some time left  There are still two minutes to go.  We still have a couple of minutes left.  We seem to have finished early.  We have an extra five minutes.  Finishing the lesson  It's almost time to stop.  I'm afraid it's time to finish now.  We'll have to stop here.  It's time to stop.  That's all for today. You can go now.  It’s break time/ Let’s take a break  Talking about the next  lesson/seminar/lecture/workshop  We'll do the rest of this ... next time.  We'll finish this ... next lesson.  We've run out of time, so we'll continue  next lesson/next Monday.  Talking about the next lesson …  The next class starts at 5 o’clock.  We’ll practise that one more time next  week.  Right, I think we have no more problems  with ... now. Next week we will move  onto…  Today’s work was hard, so we’ll do  something a little easier in the next class.  I’m on holiday next week, so there’ll be  a cover teacher/replacement teacher…  We’ll start the next lesson by.../with  the next person’s presentation.  Please, apologize to your next teacher  for me making you late.  You’d better hurry to your next lesson.  We’ve finished the book/work/project. So,  next lesson we’ll do some  revision/evaluation before the final/credit  test at the end of semester.    64

Beginning the class  Introductions  My name is Bedřich Hrozný. I'm your new  math teacher.  I'll be teaching you math this year/semester.  I've got five lessons with you each week.  Opening the lesson  Let's begin our lesson now.  Is everybody ready to start?  I hope you are all ready for your math  lesson.  I think we can start now.  Now we can get down to work  I'm waiting for you to be quiet.  We won't start until everyone is quiet.  Stop talking and be quiet.  Settle down now so we can start.  Register  Who is absent today?  Who isn't here today?  What's the matter with Peter Brown today?  What's wrong with Jim today?  Why were you absent last Friday, Miss  Green?  Exams  Wishing good luck and congratulations  Best of luck.  Good luck.  I hope you pass.  Congratulations!  Well done! 

Apologizing  I'm sorry (about that).  Sorry, that was my fault.  I'm terribly sorry.  Leaving the classroom  Excuse me for a moment.  I'll be back in a moment.  Carry on with the exercise/task while I'm  away.  I've got to go next door for a moment.  Feeling ill  I'm afraid I can't speak any louder.  I seem to be losing my voice.  I have a sore throat.  I have a headache.  I'm feeling under the weather.  Do you mind if I sit down? 

     

Expressing sympathy  Never mind.  Better luck next time.  Instructions  SIMPLE INSTRUCTIONS  Come in.  Go out.  Stand up.  Sit down.  Come to the front of the class.  Setting up the activity  Pay attention, everybody.  You need pencils/rulers. 

COMPREHENSION  Are you ready?  Are you with me?  Are you OK?  OK so far?  Do you get it?  Do you understand?  Do you follow me?  What did you say?  One more time, please.  65

We'll learn how to ...  Are you ready?  Open your books at page ...  Turn to page ...  Look at activity five.  Running the activity  Again, please.  Everybody ...you have five minutes to do  this.  Who's next?  Like this, not like that.  Any questions?  Come out and write it on the board  Could you try the next one?   I would like you to write this down.  Do you want to answer question 3? 

Say it again, please.  I don't understand.  I don't get it.  Like this?  Is this OK?   

Finishing the activity  It might be an idea to leave this till next  time.  It's time to finish the task/exercise...  Have you finished?  Let's stop now.  Stop now.  We’ll have to stop there.  Let's check the answers.  Have you finished?  Okay, just one more time and that’s it.  Okay, (this is the) last time  Do the next activity.  Just five minutes till the end of the class, so  just two minutes more for that activity.  Just finish that sentence/ exercise/  paragraph/ question and then put your pens  down.  We don’t have time to do the whole thing,  so we’ll just do this exercise/ line/ section  and then stop.  Close your books.  Put your books away.  Before we go, we just have to…… It’ll only  take a minute.  Finishing the test  Five minutes to the end of the test.   If anyone has finished early you can leave/  please, sit quietly until everyone has  finished.  66

That is the end of the test. Pens and pencils  down please. Make sure you have written  your name on the front/ on every page. I’ll  come round and collect the papers/ Please  hand your papers in as you leave. No  speaking until all the papers are in, please.  Homework  Setting up homework  This is your homework for the next lesson.  For homework please/ I’d like you to/ can  you…  Do exercise 5 on page 55 for your  homework.  Your homework is...  Prepare the next chapter for Monday.  There is no homework today.  Remember your homework.  Take a worksheet as you leave.  Before the next lesson/ before next week/at  the weekend, I’d like you to…  Remember the last piece of homework/  writing/ the last project? Well, I want you to  do something like that/ something similar,  but…  Please revise that for homework and we’ll  use that ... in the next lesson/ next week/ in  the test.  This homework is a bit long/ difficult, so I’ll  give you till this time next week to finish it.  The same point comes up in your homework.  You’ll feel a lot more confident about that  when you’ve done your homework, which  is…” 

Sequencing instructions  First...  Next...  After that...  Then...  Finally...   

Extra practice  If you feel like you need more practice, you  can do practice at home by…  I think we all need some more practice of  that, so for homework…  If anyone needs any extra practice, I suggest  doing exercise 11 and 12 as well.  As you have a long holiday/ a big test coming  up, I’m going to give you a bit more  homework than usual.  The people who missed the beginning of the  lesson/ the last lesson might also want to  do…  67

Checking homework  Let’s check your homework from the last  lesson/week...  I forgot the check the homework/ We didn’t  have time to check the homework, so we’ll  have to do that next time.  I’m going to give you one more chance to do  the homework from last week, so anyone  who’s already done it can enjoy their free  time.    Classroom management  WORK ORGANIZATION  Make groups of four.  Move your desks into groups of four people.  Turn your desks around.  Make a horseshoe shape with your desks.  Make a circle with your desks.  Make a line of desks facing each other.  Make groups of four desks facing each  other.  Sit back to back.  Would you mind switching the lights on/off?   

Cooperation  Ask your neighbour for help.  Work on the task together.  Ask other people in the group  Ask others in the class.  Interview someone else.  Ask everyone in the class.  Stand up and find another partner. 

GROUPING   Work together with your friend  Find a partner  Work in pairs/threes/fours/fives.  Work in groups of two/three/four.  I want you to form groups.  Form groups of three  Here are some tasks for you to work on  in groups of four.  There are too many in this group.  There’s one too many in this group.  Can you join the other group?  Only three people in each group.  I asked for four people to a group.  Everybody work individually.  Work by yourselves.  Work independently.  Sequencing work  First of all, today, ...  Right. Now we will go on to the next  exercise.  Have you finished?   For the last thing today, let's ...  Whose turn is it to read?  Which question are you on?  Next one, please.  Who hasn't answered yet?  Let me explain what I want you to do next.  The idea of this exercise is for you to  You have ten minutes to do this.  Your time is up.  Finish this by twenty to eleven.  Can you all see the board?  Have you found the place?  68

Asking questions   Yes/No questions  Have you completed your homework?  Either /Or questions  Is your morning class in E building or in F  building?  Open end questions  Where's the...?  Tell me where the... is.  What was it like?  What do you think?  How can you tell? 

Error correction and feedback  POSITIVE FEEDBACK  Right.  Yes.  Fine.  Quite right.  That's right.  That's it.   That's correct.  That's quite right.  Yes, you've got it.  You've got the idea.  Very good.  That's very good.  Well done.  Very fine.  That's nice.  I like that.  Marvellous.  You did a great job.  Magnificent.  Terrific.  Wow!  Jolly good.  Great stuff.  Fantastic.  I was pleasantly surprised by... /how easy  you all found that. I’ll have to think of  something more difficult for next week. 

Are you all ready?  Move on to the next activity.  Supervising   Look this way.  Stop talking.  Listen to what ... is saying.  Leave that alone now.  Be careful.  I was a bit disappointed with your efforts.  Yes, that's right.  Fine.  Almost. Try again.  What about this …?  That's interesting!  That really is very kind of you.  Don't worry about it.  NEGATIVE FEEDBACK  Not really.  Unfortunately not.  I'm afraid that's not quite right.  You can't say that, I'm afraid.  You can't use that ... here.  Good try, but not quite right.  Have another try.  Not quite right. Try again.  Not exactly.  You still have some trouble with ...  You need more practice with ...  You'll have to spend some time practising  this.   

69

  Support  It depends.  It might be, I suppose.  In a way, perhaps.  Sort of, yes.  That's more like it.  That's much better.  That's a lot better.  You've improved a lot.  You were almost right.  That's almost it.  You're halfway there.  You've almost got it.  You're on the right lines.  You're getting better at it all the time.  You've improved no end.  There's no need to rush.  There's no hurry.  We have plenty of time.  Go on. Have a try.  Have a go/a guess.  Don't worry about your ....  Don't worry, it'll improve.  Maybe this will help you.  Do you want a clue (hint)?  Explanations  REFERENCE  After they left the USA, the Beatles ...  The research was started in... .  This is a diagram of a....  In the background you can see ...  While we're on the subject, ...  As I said earlier, ...  Let me sum up. 

Asking for students‘ feedback  Which topic will your group report on?  Explain it in your own words.  Can you say it in your own words?  Can you provide another example?  Can anybody correct this?  Do you feel more confident (about that skill/  paper) now?  Do you feel you’ve improved?  Do you think that will be useful (when you  go to work for.../ in your work/ in your  studies)?  Do you need any more practice of that (or  not)? 

   

 

70

Focused freewriting follows the same process but begins with a topic:  

Put a topic of your choice, or even the topic of your next paper, at the top of a blank  page. 



Set a time limit and begin free writing. This time, write down things that seem to be  related to the topic. Do not worry about order of ideas or grammatical correctness.  Do not worry if the ideas seem to be digressions. 



When time is up, look over what you have written. Pull out ideas and phrases you can  use later. 



Practice putting the freewriting into outline form. If you were to use the writing  to begin a paper, which points would you make first? Second?  

1.3 Brainstorming  Much  like  freewriting,  brainstorming  involves  capturing  all  of  the  thoughts,  ideas,  and  fragments  in  your  head  and  writing  them  down  on  paper.  Often,  brainstorming  looks  more  like  a  list  while  freewriting  may  look  more  like  a  paragraph.  With  either  strategy,  your goal is to get as many ideas down on paper as you can.    For a clear description and example of brainstorming go to this link:  http://writing2.richmond.edu/writing/wweb/brainst.html 

1.4 Clustering  With this technique, you start with a circle in the middle that contains your main idea and  then you draw lines to other, smaller circles that contain sub‐ideas or issues related to the  main  idea.  Try  to  group  like  ideas  together  so  as  to  organize  yourself.  Another  word  for clustering is mind or concept mapping. The best way to incorporate this strategy into  your own prewriting process is to first get some practice using it. The following links are  sure to get you going.   Go to this link: http://www.studygs.net/mapping/index.htm for an interactive video to teach  you what mind mapping is. By scrolling down the page, you will find a variety  of other interactive concept mapping exercises to try out.   Go to this link: http://www.west.asu.edu/johnso/synthesis/clapton.htm for an example  of clustering where the ideas have not been connected in any way to show their  relations to each other. How would you link the circles together? Then click “next”  to see various ways connections can be made.   Go to this link: http://www.lonij.net/wordstorm/wordstorm.php to get online help with  brainstorming and clustering. It is a very simple tool to use and will find related  meanings for words automatically, which can be extremely inspirational during the  pre‐writing stage. 

1.5 WH‐Questions  As  you  may  know,  journalists  have  six  important  questions  they  need  to  answer  about  any  story  they  report:  who,  what,  when,  where,  why,  and  how.  By  answering  these  questions,  journalists  can  be  certain  that  they  have  provided  the  most  important  information about an event, issue, or problem to their readers. 

73

These  questions  are  also  useful  to  you  as  writers  when  you  are  describing  an  event  or writing  an informative  essay.  This  technique  also  allows  you  to  make  sure  you  have  provided all of the important and specific details of a situation.   Suppose  that  you  are  writing  about  the  political  conflict  in  the  Middle  East.  Using  the journalistic  technique,  you  could  begin  working  on  the  paper  by  asking  yourself  the following questions:   Who is involved in the conflict?   What issues most clearly divide those engaged in this dispute?   When did the troubles in the Middle East begin, and how have they developed over  time?   Where does the conflict seem most heated or violent?   Why have those living in this area found it so difficult to resolve the situation?   How might this conflict be resolved?   Asking  WH‐questions  helps  you  focus  and  narrow  your  topic  while  ensuring  that  all  of the important questions have been answered.  

1.6 Cubing  Cubing  enables  you  to  consider  your  topic  from  six  different  directions;  just  as  a  cube  is six‐sided, your cubing brainstorming will result in six "sides" or approaches to the topic.  Take a sheet of paper, consider your topic, and respond to these six commands.   1. Describe it.  2. Compare it.  3. Associate it.  4. Analyze it.  5. Apply it.  6. Argue for and against it.  Look over what you have written. Do any of the responses suggest anything new about  your  topic?  What  interactions  do  you  notice  among  the  "sides"?  That  is,  do  you  see  patterns  repeating,  or  a  theme  emerging  that  you  could  use  to  approach  the  topic  or draft  a  thesis?  Does  one  side  seem  particularly  fruitful  in  getting  your  brain  moving?  Could that one side help you draft your thesis statement? Use this technique in a way that  serves  your  topic.  It  should,  at  least,  give  you  a  broader  awareness  of  the  topic's  complexities, if not a sharper focus on what you will do with it.    Go to this link: http://survivaltips.blogspot.com/2005/05/cubing‐pre‐writing‐exercise.html  for an in‐depth description of cubing and an example of using cubing to develop the  topic learning to speak a foreign language.  Sources  ALLEN, Roberta and Marcia V MASCOLINI. The Process of Writing: composing through  critical thinking. Upper Saddle River, N.J.: Prentice Hall, c1997, 184 p. ISBN 01‐318‐2114‐8.   GOLDBERG, Natalie. Writing down the Bones: freeing the writer within. 2nd ed. Boston:  Shambhala, 2005, 200 p. ISBN 15‐903‐0261‐3.   University of Richmond, Virginia:   http://writing2.richmond.edu/writing/wweb/freewrite.html 

The Writing Center, University of North Carolina at Chapel Hill:   http://www.unc.edu/depts/wcweb/handouts/brainstorming.html 

74

2. Critical Reading  To  non‐critical  readers,  texts  provide  facts.  Readers  gain  knowledge  by  memorizing  the statements  within  a text.  To  the  critical  reader,  any  single  text  provides  only  one  depiction of the facts, one individual’s perception of the subject matter. Critical readers  thus recognize not only what a text says, but also how that text represents the subject  matter.  They  recognize  the  various  ways  in  which  each  and  every  text  is  the  unique  creation of a unique author.   A  non‐critical  reader  might  read  a  history  book  to  learn  the  facts  of  a  situation  or to discover  an  accepted  interpretation  of  those  events.  A  critical  reader  might  read  the same work to appreciate how a particular perspective on the events and a particular  selection of facts can lead to particular understanding.   What a Text Says, Does, and Means: Reaching for an Interpretation   Non‐critical  reading  is  satisfied  with  recognizing  what  a  text  says  and  restating  the  key  remarks.   Critical  reading  goes  two  steps  further.  Having  recognized  what  a  text  says,  it  reflects  on what  the  text  does  by  making  such  remarks.  Is  it  offering  examples?  Arguing?  Appealing for sympathy? Making a contrast to clarify a point? Finally, critical readers then  infer what the text, as a whole, means, based on the earlier analysis.  These  three  steps  or  modes  of  analysis  are  reflected  in  three  types  of  reading  and  discussion:    What a text says – restatement – talks about the same topic as the original text   What a text does – description – discusses aspects of the discussion itself    What a text means – interpretation – analyzes the text and asserts a meaning for the  text as a whole.  Textbooks on critical reading commonly ask students to accomplish certain goals:    to recognize an author’s purpose    to understand tone and persuasive elements    to recognize bias   Notice that none of these goals actually refers to something on the page. Each requires  inferences from evidence within the text:    recognizing purpose involves inferring a basis for choices of content and language    recognizing tone and persuasive elements involves classifying the nature of language  choices    recognizing bias involves classifying the nature of patterns of choice of content and  language   Critical reading is not simply close and careful reading. To read critically, one must actively  recognize and analyze evidence upon the page.   Analysis and Inference: The Tools of Critical Reading   Analysis  is  the  tool  that  helps  you  discover  what  to  look  for  and  Inference  is  applied  to assist you with how to think about what you find.   What to look for – involves recognizing those aspects of a discussion that control the  meaning.    How to think about what you find – involves the processes of inference,  the interpretation of data from within the text.   75

2.1 Determining Main Claims  Critical  reading  means  thinking  carefully  about  an  author’s  claims,  rather  than  accepting these claims at face value.  It requires the following skills:   identifying the claims or arguments of a text;    evaluating the logic of these arguments;    determining whether the author has presented sufficient and valid evidence  in support of these arguments; and   considering alternative evidence and arguments that might challenge  the author’s claims.  Why  bother?  Because  if  you  do  not  read  critically,  you  may  miss  the  main  arguments  of the text, or – worse – your opinions may be influenced by false arguments.  Critical  reading  is  one  aspect  of  critical  thinking,  which  is  the  ability  to  evaluate  arguments and reach your own well‐reasoned conclusions. In fact, critical thinking  may be the single most important skill that you can acquire during your education.  In  both  your  professional  and  your  personal  life,  you  will  likely  be  called  upon  to separate  strong  from  weak  arguments,  to  develop  your  own  opinions  based  on evidence  and  careful  reasoning,  and  to  sort  through  and  make  sense  of a confusing mass of information. Critical thinking and reading skills will allow you  to do this.  So, how can you learn to read critically?  It is not hard, and it gets easier with practice. Here is what to do:  When you begin each of your readings, keep the following questions in mind, which  you can remember by thinking about the word "clear." 

  Claims: What are the main claims or arguments in the text? What is the author’s main  point?  2. Logic:  How  does  the  author  reach  these  conclusions?  What  are  the  steps  in the author’s reasoning or logic? Is this logic sound?  3. Evidence: What evidence does the author present to support the argument(s)? Does  the author offer enough evidence? Is this evidence convincing? Can you think of any  counter‐evidence that would challenge the author’s claims?  4. Assumptions:  Does  the  author  rely  on  hidden  assumptions?  If  so,  are  these  assumptions correct?  5. Alternative ARguments: Can you think of alternative arguments that the author has  not considered?  1.

2.2 Examining Evidence  It is essential to consider the quality of the evidence in the reading, as this directly relates  to the usefulness of the reading.  Is the evidence fact, research, opinion, or personal experience?   Objective facts are generally applicable.   Information obtained through research is convincing, as long as the methodology is  appropriate.  76

 

Opinions can easily be contradicted by an alternative opinion. They are more likely to  be biased.  Personal experience may not apply to other cases and so is not easily generalized. 

Is the evidence accurate?    Does the evidence agree with other sources?   Does the evidence agree with your own understanding of the topic?  Is the evidence relevant to the conclusion?   Does the evidence connect to the reading's conclusion?   Is it enough to support the argument?   Is the evidence convincing?  Is the theory appropriate for this topic?   Many readings rely on particular theories or models to make their argument.   Is the theory the best fit for this topic?   Is the theory properly interpreted and explained in the reading?   Does the theory explain the entire conclusion or only part of it?   Are there parts of the conclusion not explained by the theory? 

2.3 Evaluating Arguments  Three Criteria for Evaluating Arguments  

Terms are clearly defined.  Writers  and  readers  need  to  agree  on  what  is  meant  by  the  key  terms.  Without  agreement on terms, the argument's validity can be questioned. 



Information is used fairly.   The  information  used  to  support  the  argument  is  correct  and  current.  It  avoids  distorting  the  facts  or  being  one‐sided,  i.e.,  both  sides  of  the  argument  are  represented. 



The argument is logical.  Arguments can be biased but NOT fallacious. To determine if an argument is logical:  1)  consider  the  "grounds"  on  which  it  was  based,  i.e.,  personal  knowledge,  reliable  expert opinion, common knowledge, reliable testimony, common sense; and 2) look  closely at the claims to make sure they are not fallacious. 

Avoiding Logical Fallacies  A  logical  fallacy  is  faulty  logic  used  in  writing  or  speaking.  There  are  many  types  of fallacies. You need to be able to recognize them when you read and avoid using them  in your writing.   Go to this link:   http://www.queensu.ca/learningstrategies/grad/reading/module/criticalreading/SomeCommonLogic alFallacies.pdf for a number of examples of common logical fallacies. 

2.4 Practical Guidelines  

What facts does the author refer to in the text? (One technique that can help you keep  track of facts and opinions is to underline facts and highlight opinions.)  



How are these facts supported by evidence?   77



What opinions or points of view does the author show in this piece of writing?  



Does the author present a balanced picture of the topic? 



Does the author present opinion as fact? If so, where specifically?  



How would you characterize the author’s tone? How does the tone affect your  response to the text?  



Does the author distort the ideas of others or present them out of context? Where?  Give examples. How do you know?  



Does the author cover the topic thoroughly or are there unanswered questions? Give  examples.  



Does the author's language, tone, or choice of examples reveal any biases? Where  specifically? Explain how these biases affect the author’s credibility.  



What else has the author written? Do these other pieces add or detract from  the credibility of the author?  



Who is the author’s employer? Why would this matter?  

 

Some Practical Tips  1.  Critical  reading  occurs  after  some  preliminary  processes  of  reading.  Begin  by  skimming  research  materials,  especially  introductions  and  conclusions,  in  order  to strategically select where to focus your critical efforts.  2.  When  highlighting  a  text  or  taking  notes  from  it,  teach  yourself  to  highlight  argument: those places in a text where an author explains their analytical moves, the  concepts  used,  how  they  were  used,  how  conclusions  were  arrived  at.  Do  not  let  yourself stress or isolate facts and examples, no matter how interesting they may be.  First,  look  for  the  large  patterns  that  give  purpose,  order,  and  meaning  to those  examples. The opening sentences of paragraphs can be important to this task.  3.  When  you  begin  to  think  about  how  you  might  use  a  portion  of  a  text  in the argument you are generating in your own paper, try to remain aware of how  this  portion  fits  into  the  whole  argument  from  which  it  is  taken.  Paying  attention  to context is a fundamental critical move.  4.  When you quote directly from a source, use the quotation critically. This means that  you should not substitute the quotation for your own articulation of a point. Rather,  introduce  the  quotation  by  laying  out  the  judgments  you  are  making  about  it,  and  the reasons  why  you  are  using  it.  Often  a quotation  is  followed  by  some  further  analysis.  

Go to this link:  http://writingcenter.waldenu.edu/454.htm for an excellent resource to help  develop  your  critical  reading  skills.  Included  here  is  a  very  effective  video  that  will  take you gradually through the entire critical reading process. Also very useful is the  exercise in synthesis. 

2.5 Annotating  Annotating is an important skill to employ if you want to read critically. Successful critical  readers  read  with  a  pencil  in  their  hand,  making  notes  in  the  text  as  they  read.  Instead  of reading  passively,  they  create  an  active  relationship  with  what  they  are  reading  by 

78

"talking back" to the text in its margins. You may want to make the following annotations  as you read:  TIPS:        

Create headings or categories to identify different sections.  Write brief summaries of different sections.  Mark the words and phrases you do not know.  Highlight or underline a passage you think is important.  Recall and express any associations and/or ideas you have in response to the text.  Create connections with other information you have read, heard or seen.  Ask questions about anything you find confusing. 

The  following  is  a  general  system  for  annotating  offered  only  as  a  suggestion.  Keep  in mind, though, that the more precise your marks are and the more focused your notes  and reactions, the easier it will be to draw material from the text into your own writing.  But  be  selective:  the  unfortunate  tendency  is  to  underline  (or  highlight)  too  much  of a text. The shrewd reader will mark sparingly, keeping the focus on the truly important  elements of a writer’s ideas and his or her own reactions.           

What are you looking for? Recall your purpose for reading.  How will you use what you find? Identify the structure of the text.   Double underline the author’s explanation of the main point(s) and jot "M.P." in the  margin. (Often, but not always, a writer will tell an engaged reader where the text is  going.)   Underline each major new claim that the author makes in developing the text and  write "claim 1," "claim 2," and so on in the margin.   Circle major point, of transition from the obvious (subtitles) to the less obvious  (phrases like however, on the other hand, for example, and so on).   Asterisk major pieces of evidence like statistics or stories or argument note in the  margin the kind of evidence and its purpose, for example, "story that illustrates  claim."   Write "concl." in the margin at points where the writer draws major conclusions.  Locate passages and phrases that trigger reactions.   Put a question mark next to points that are unclear and note whether you need more  information or the author has been unclear or whether the passage just sounds  unreasonable or out‐of‐place.   Put an exclamation point next to passages that you react to strongly in agreement,  disagreement, or interest.   Attach a post‐it note next to trigger passages and write a brief reaction as you read.  

2.6 Taking Notes  If  you  take  notes  efficiently,  you  can  read  with  more  understanding  and  also  save  time  and frustration when you come to write your paper. These are three main principles: 

2.6.1 Know What Kind of Ideas You Need to Record  Focus your approach to the topic before you start detailed research. Then you will read  with a purpose in mind, and you will be able to sort out relevant ideas.  79



First,  review  the  commonly  known  facts  about  your  topic,  and  also  become  aware  of the  range  of thinking  and  opinions  on  it.  Browse  in  an  encyclopaedia  or  other  reference work. 



Try  making  a  preliminary  list  of  the  subtopics  you  would  expect  to  find  in  your  reading. These will guide your attention and may be useful as labels for notes. 



Choose  a  component  or  angle  that  interests  you,  perhaps  one  on  which  there  is  already  some  controversy.  Now  formulate  your  research  question.  It  should  allow  for reasoning as well as gathering of information—not just what the proto‐Iroquoians  ate, for instance, but how valid the evidence is for early introduction of corn. You may  even want to jot down a tentative thesis statement as a preliminary answer to your  question. 



Then you will know what to look for in your research reading: facts and theories that  help  answer  your  question,  and  other  people's  opinions  about  whether  specific  answers are good ones. 

2.6.2 Do Not Write Down Too Much  Your final written product must be an expression of your own thinking, not a patchwork  of  borrowed  ideas.  Plan  therefore  to  invest  your  research  time  in  understanding  your  sources  and  integrating  them  into  your  own  thinking.  Your  notes  will  record  only  ideas  that are relevant to your focus on the topic; and they will mostly summarize rather than  quote.  

Copy  out  exact  words  only  when  the  ideas  are  memorably  phrased  or  surprisingly  expressed—when you might use them as actual quotations in your essay. 



Otherwise,  compress  ideas  in  your  own  words.  Paraphrasing  word  by  word  is a waste of time. Choose the most important ideas and write them down as labels  or headings. Then fill in with a few subpoints that explain or exemplify. 



Do  not  depend  on  underlining  and  highlighting.  Find  your  own  words  for  notes  in the margin. 

2.6.3 Label Your Notes Intelligently  

Avoid  complications  later  on  by  developing  the  habit  of  recording  bibliographic  information  in a master  list  when  you  begin  looking  at  each  source.  Then  you  can  quickly identify each note by the author's name and page number; when you refer to  sources  in  your  written  work,  you  can  fill  in details  of  publication  easily  from  your  master list. Keep a format guide handy. 



Label the topic of each note. Not only will this keep your note taking focused, but it  will also allow for grouping and synthesizing of ideas later.  



Leave  lots  of  space  in  your  notes  for  comments  of  your  own—questions  and  reactions as you read, second thoughts and cross‐references when you look back at  what you've written. These comments can become a virtual first draft of your paper. 



Go to this link:  

http://cms.unimelb.edu.au/__data/assets/pdf_file/0005/470327/Reading‐TakingNotesFromTexts.pdf 

for useful advice on note taking 

80



Go to this link:  

https://www.dlsweb.rmit.edu.au/lsu/content/1_studyskills/study_tuts/notetaking_ll/index.html 

for a series of interactive exercises to help build your note‐taking skills. 

2.7 Outlining  Why create an outline? There are many reasons; but in general, it may be helpful to create  an  outline  when  you  want  to  show  the  hierarchical  relationship  or  logical  ordering  of information. For research papers, an outline may help you keep track of large amounts  of information. Many people find that organizing an oral report or presentation in outline  form  helps  them  speak  more  effectively  in  front  of  a  crowd.  Below  are  the  primary  reasons for creating an outline. It:   aids in the process of writing   helps you organize your ideas   presents your material in a logical form   shows the relationships among ideas in your writing   constructs an ordered overview of your writing   defines boundaries and groups  How do I create an outline?   Determine the purpose of your paper.   Determine the audience you are writing for.   Develop the thesis of your paper.  Then:   Brainstorm: Or use another pre‐writing technique to list all the ideas that you want to  include in your paper.   Organize: Group related ideas together.   Order: Arrange material in subsections from general to specific or from abstract  to concrete.   Label: Create main and sub headings.  Remember:  Creating  an  outline  before  writing  your  paper  will  make  organizing  your  thoughts  a  lot  easier.  Whether  you  follow  the  suggested  guidelines  is  up  to  you,  but  making  any  kind  of  outline  (even  just  jotting  down  some  main  ideas)  will  be  beneficial  to your writing process.  Go to this link: http://owl.english.purdue.edu/owl/resource/544/01/ for valuable guidelines on  outlining including four Main Components for Effective Outlines; why and How to Create  a Useful Outline; types of Outlines and Samples  Go to this link: http://www1.aucegypt.edu/academic/writers/outline_sample.htm for a clear  example of an outline  Go to this link: http://writing2.richmond.edu/writing/wweb/outline.html for step by step  assistance in writing macro and micro outlines. 

81

Sources  http://www.criticalreading.com/critical_reading.htm 

University of Ottawa: http://aix1.uottawa.ca/~rparis/critical.html  University of Toronto:   http://www.writing.utoronto.ca/advice/reading‐and‐researching/critical‐reading  http://occawlonline.pearsoned.com/bookbind/pubbooks/lardner_awl/chapter1/custom5/deluxe‐ content.html#3 

Additional Sources for Learning about Critical Writing and Reading  BEHRENS, Laurence and Leonard J ROSEN. Writing and Reading across the Curriculum. 9th  ed. New York: Pearson/Longman, 2005, 849 p. ISBN 0321291158X.   SPACK, Ruth. Guidelines: a cross‐cultural reading/writing text. 3rd ed. New York:  Cambridge University Press, 2007, 336 p. ISBN 9780521613026.  

82

3. Managing Source Material  Quoting,  paraphrasing,  and  summarizing  are  the  three  ways  of  incorporating  other  writers' work into your own writing. They differ with respect to how nearly represented  your writing is to the source writing.  Quotations must be identical to the original, using a narrow segment of the source. They  must match the source document word for word and must be attributed to the original  author.  Paraphrasing  involves  putting  a  passage  from  source  material  into  your  own  words.  A paraphrase  must  also  be  attributed  to  the  original  source.  Paraphrased  material  is usually  shorter  than  the  original  passage,  taking  a  somewhat  broader  segment  of the source and condensing it slightly.  Summarizing  involves  putting  the  main  idea(s)  into  your  own  words,  including  only  the main point(s). Once again, it is necessary to attribute summarized ideas to the original  source. Summaries are significantly shorter than the original and take a broad overview  of the source material.  Why Use Quotations, Paraphrases, and Summaries?  Quotations, paraphrases, and summaries serve many purposes. You might use them to:   provide support for claims or add credibility to your writing   refer to work that leads up to the work you are now doing   give examples of several points of view on a subject   call attention to a position that you wish to agree or disagree with   highlight a particularly striking phrase, sentence, or passage by quoting the original   distance yourself from the original by quoting it in order to cue readers that  the words are not your own   expand the breadth or depth of your writing  Writers  frequently  intertwine  summaries,  paraphrases,  and  quotations.  As  part  of a summary  of  an  article,  a chapter,  or  a  book,  a  writer  might  include  paraphrases  of various  key  points  blended  with  quotations  of striking  or  suggestive  phrases  as  in the following example:  In his famous and influential work On the Interpretation of Dreams, Sigmund Freud argues  that dreams are the "royal road to the unconscious" (page #), expressing in coded imagery  the  dreamer's  unfulfilled  wishes  through  a  process  known  as  the  "dream  work"  (page  #).  According to Freud, actual but unacceptable desires are censored internally and subjected to  coding through layers of condensation and displacement before emerging in a kind of rebus  puzzle in the dream itself (page #s).  How to Use Quotations, Paraphrases, and Summaries   Read the entire text, noting the key points and main ideas.   Summarize in your own words what the single main idea of the essay is.   Paraphrase important supporting points that come up in the essay.   Consider  any  words,  phrases,  or  brief  passages  that  you  believe  should  be  quoted  directly. 

83

3.1 Quoting  There  are  several  ways  to  integrate  quotations  into  your  text.  Often,  a  short  quotation  works  well  when  integrated  into  a  sentence.  Longer  quotations  can  stand  alone.  Remember  that  quoting  should  be  done  only  sparingly;  be  sure  that  you  have  a  good  reason  to  include  a  direct  quotation  when  you  decide  to  do  so.  You  will  find  guidelines  for citing sources in the next chapter.  How Much Should I Quote?  The  focus  of  your  writing  should  always  be  on  your  understanding  of  the  topic.  If  you  include  too  much  quotation,  you  will  crowd  out  your  own  ideas.  Consider  quoting  a passage from one of your sources if any of the following conditions holds:   The language of the passage is particularly elegant or powerful or memorable.   You wish to confirm the credibility of your argument by enlisting the support  of an authority on your topic.   The passage is worthy of further analysis.   You wish to argue with someone else's position in considerable detail.  If  an  argument  or  a  factual  account  from  one  of  your  sources  is  particularly  relevant  to your paper but does not deserve to be quoted verbatim, consider   paraphrasing the passage if you wish to convey the points in the passage at roughly  the same level of detail as in the original   summarizing the relevant passage if you wish to sketch only the most essential  points in the passage  Note  that  most  scientific  writing  relies  on  summary  rather  than  quotation.  The  same  is true  of  writing  in social  sciences  that  rely  on  controlled  studies  and  emphasize  quantifiable results. 

3.2 Paraphrasing  What is a Paraphrase?  A paraphrase is when you write published materials in your own words without changing  its  original  meaning.  It  is  usually  about  the  same  length  as  the  original,  as  opposed  to a summary  which  is  usually  much  shorter.  It  is  important  that  the  sentence  structure  and the vocabulary are not too similar to the original.   The main way to paraphrase is to:   change the structure of the paragraph   change the words.  It is not enough to do just one of these; you need to change the structure and the words.  You must do this to avoid plagiarism.   Changing the Structure of a Paragraph  Use the following steps to change the structure of a paragraph.  Write down the main ideas & concepts    Read the paragraph and write down the main points or words. Do not copy down  entire sentences. 

84

Put the original away  Put the paragraph / book away and using the main points, write your paraphrase  from memory. This means that you are not copying the text word for word. 



Check your version against the original    To avoid accidental plagiarism, check what you have written against the original  text. You should check that they are not the same as well to see if you have left  anything out.  Changing the Words  To paraphrase a text, follow these steps.   Read the sentence to be paraphrased a number of times    Read the sentence / paragraph you want to paraphrase a number of times to get  the meaning of the text. Once you understand it, write out the sentence in your own  words. If you do not fully understand the text, do not attempt to paraphrase it, as  you will just copy it.  Circle the specialized words    Circle the specialized words, i.e. the words that the text is actually about. These will  need to be included in your paraphrase, as without these words, the meaning of the  paraphrase will change completely.   Underline keywords that can be changed    By underlining the keywords that can be changed, you now have a starting point to  construct your paraphrase.  Find alternative words for the keywords    Find other words and phrases that have similar meanings that can be used to replace  the keywords in the text. Use a thesaurus or dictionary to help if need be. 

 

3.3 Summarizing  Summarizing  is  giving  the  gist  of  a  chosen  passage  or  work  in  your  own  words.  An effective  summary  communicates  the  main  points  in  a  selection  but  is  significantly  shorter than the original.  Purpose  Summarization is a valuable tool for academic and professional writing and can be used  for many purposes:   to convey a general idea   to present only necessary information  85

   

to set up quoted material  to provide support or add credibility  to establish background  to offer an overview of a topic 

Effectiveness  Effective  summaries  use  concise,  coherent  sentences  to  communicate  the  key  information  of  a  passage.  Writing  a  summary  involves  deleting  extraneous  material,  highlighting  key  points,  synthesizing  overall  meaning,  and  condensing  primary  ideas.  Remember:  a  summary  must  remain  faithful  to  the  original  source’s  meaning  and  emphasis. Avoid giving your own opinions. Instead, maintain a neutral tone as you convey  the view expressed in the original.  Steps to Summarize   Read the passage you are summarizing at least twice to be sure you understand it.   Highlight the thesis or main idea.   Identify the portions of the text that support the main idea; underline these sections.   Use  major  section  headings  as  a  guide  for  summarizing  longer  works.  For  instance,  you  might  include  the  main  points  from  the  key  sections  of  a  research  study:  introduction or problem statement, scope of study, methods section, results section,  and discussion/conclusion.   Put the original out of sight when you write your paraphrase so you are not tempted  to copy it directly.   Rephrase  the  main  points  into  your  own  sentences,  but  remember  to  reflect  the purpose  and  message  of  the  original.  It  is  usually  not  necessary  to  include  examples and details.   Create  a  thesis  that  explains  the  key  ideas  of  the  original.  Do  not  just  restate  the  thesis;  instead,  form  your  own.  This  will  help  you  re‐create  the  meaning  of  the  original so that it makes sense for you.   To avoid plagiarizing, be sure not only to rewrite the thesis in your own words, but  also  to  change  the  structure  of  the  sentences,  substitute  synonyms  for  key  terms,  eliminate jargon, remove extraneous details or examples, and condense information  to reflect the essence of the original text.   As a general rule, make a summary five to ten per cent the length of the original.   Revise and edit to ensure accuracy and correctness.   When  integrating  a  summary  into  your  text,  let  your  readers  know  that  the information  you  are  presenting  is  not  your  own  by  introducing  the  name  of the author(s)  or  source  of  the  summarized  material:  “In  their  research  on  plant  diseases, Doe and Deer found that…” or “According to a recent article in The New York  Times…”   Show  readers  how  the  summarized  material  is  relevant  to  your  own  argument:  “Researcher Jane Deer came to a similar conclusion in her study of…”   Remember to cite the passage’s original source information. 

86

3.4 Synthesizing  What is Synthesis?  A synthesis is a written discussion that draws two or more sources. It follows that your  ability to write syntheses depends on your ability to infer relationships among sources – essays,  articles,  fiction,  and  also  non‐written  sources,  such  as  lectures,  interviews,  observations.  This  process  is  nothing  new  for  you,  since  you  infer  relationships  all  the time ‐ say, between something you have read in the newspaper and something you  have seen for yourself, or between the teaching styles of your favorite and least favorite  instructors.  In  fact,  if  you  have  written  research  papers,  you  have  already  written  syntheses.  In  an  academic  synthesis,  you  make  explicit  the  relationships  that  you  have  inferred among separate sources.   The  skills  you  have  already  been  practicing  will  be  vital  in  writing  syntheses.  Clearly,  before  you  are  in a position  to  draw  relationships  between  two  or  more  sources,  you  must understand what those sources say; in other words, you must be able to summarize  these sources. It will frequently be helpful for your readers if you provide at least partial  summaries of  sources in  your  synthesis  writing.  At  the  same  time,  you  must  go  beyond  summary  to  make  judgments  –  judgments  based,  of  course,  on  your  critical  reading  of your sources. You must draw some conclusions about the quality and validity of these  sources;  and  you  should  know  how  much  you  agree  or  disagree  with  the  points  made  in your sources and the reasons for your agreement or disagreement.  Further,  you  must  go  beyond  the  critique  of  individual  sources  to  determine  the relationship  among  them.  Is  the  information  in  source  B,  for  example,  an  extended  illustration of the generalizations in source A? Would it be useful to compare and contrast  source  C  with  source  B?  Having  read  and  considered  sources  A,  B,  and  C,  can  you  infer  something else – D (not a source, but your own idea)?  Because a synthesis is based on two or more sources, you will need to be selective when  choosing information from each. It would be neither possible nor desirable, for instance,  to discuss in a ten‐page paper on globalization every point that the authors of two books  make  about  their  subject.  What  you  as  a writer  must  do  is  select  the  ideas  and  information from each source that best allow you to achieve your purpose.  Purpose  Your purpose in reading source materials and then in drawing upon them to write your  own  material  is  reflected  in  the  particular  focus  you  take.  For  example,  you  may  be  evaluating a text, arguing a position on a topic, explaining cause and effect relationships,  or  comparing  and  contrasting  items.  While  you  might  use  the  same  sources  in  writing  argumentatively  as  you  would  in  writing  a  comparison/contrast  paper,  you  will  make  different uses of those sources based on the different purposes you have in mind.   Using the Sources  Your purpose determines not only what parts of your sources you will use but also how  you will relate them to one another. Since the very essence of synthesis is the combining  of  information  and  ideas,  you  must  have  some  basis  on  which  to  combine  them.  Some  relationships  among  the  material  in  you  sources  must  make  them  worth  synthesizing.  It follows that the better able you are to discover such relationships, the better able you  will  be  to  use  your  sources  in  writing  syntheses.  Your  purpose  in  writing  will  determine  how you relate your source materials to one another. Your purpose in writing determines  87

which sources you use, which parts of them you use, at which points in your paper you  use them, and in what manner you relate them to one another.   

Two Types of Synthesis  THE  EXPLANATORY  SYNTHESIS:  An  explanatory  synthesis  helps  readers  to  understand  a topic. Writers explain when they divide a subject into its component parts and present  them  to  the  reader  in  a  clear  and  orderly  fashion.  Explanations  may  entail  descriptions  that re‐create in words some object, place, event, sequence of events, or state of affairs.  The purpose in writing an explanatory paper is not to argue a particular point, but rather  to present the facts in a reasonably objective manner. The explanatory synthesis does not  go much beyond what is obvious from a careful reading of the sources.   THE ARGUMENT SYNTHESIS: The purpose of an argument synthesis is for you to present  your  own  point  of  view  –  supported,  of  course,  by  relevant  facts,  drawn  from  sources,  and  presented  in  a  logical  manner.  The  thesis  of  an  argumentative  essay  is  debatable.  It makes  a  proposition  about  which  reasonable  people  could  disagree,  and  any  two  writers  working  with  the  same  source  materials  could  conceive  of  and  support  other,  opposite theses.  Techniques for Developing Synthesis in your Writing  SUMMARY: The simplest – and least sophisticated – way of organizing a synthesis essay  is to  summarize  your  most  relevant  sources,  one  after  the  other,  but  generally  with  the most important source(s) last. The problem with this approach is that it reveals little  or  no  independent  thought  on  your  part.  Its  main  virtue  is  that it  at  least  grounds  your  paper in relevant and specific evidence.   Summary  can  be  useful  –  and  sophisticated  –  if  handled  judiciously,  selectively,  and  in combination with other techniques. At some time you may need to summarize a crucial  source  in  some  detail.  At  another  point,  you  may  wish  to  summarize  a  key  section  or paragraph of a source in a single sentence. Try to anticipate what your reader needs  to know  at  any  given  point  of  your  paper  in  order  to  comprehend  or  appreciate  fully  the point you are making.  EXAMPLE OR ILLUSTRATION: At one or more points in your paper, you may wish to refer  to a particularly illuminating example or illustration from your source material. You might  paraphrase this example (i.e., recount it, in some detail, in your own words), summarize  it, or quote it directly from your source. In all these cases, of course, you would properly  credit your source.  TWO (OR MORE) REASONS: The "two reasons" approach can be an extremely effective  method  of development.  You  simply  state  your  thesis,  then  offer  reasons  why  the statement  is  true,  supported  by  evidence  from  your  sources.  You  can  advance  as many  reasons  for  the  truth  of  your  thesis  as  needed;  but  save  the  most  important  reason(s)  for last,  because  the  end  of  the  paper  is  what  will  remain  most  clearly  in the reader's mind.  STRAWMAN:  When  you  use  the  strawman  technique,  you  present  an  argument  against  your thesis, but immediately afterward you show that this argument is weak or flawed.  The  advantage  of  this  technique  is  that  you  demonstrate  your  awareness  of  the  other  side  of  the  argument  and  show  that  you  are  prepared  to  answer  it.  The  strawman  88

argument  first  presents  an  introduction  and  thesis,  then  the  main  opposing  argument,  a refutation of the opposing argument, and finally a positive argument.  CONCESSION:  Like  the  strawman,  the  concession  technique  presents  the  opposing  viewpoint, but it does not proceed to demolish the opposition. Instead, it concedes that  the opposition has a valid point but that, even so, the positive argument is the stronger  one. This method is particularly valuable when you know your reader holds the opposing  view.  COMPARISON  AND  CONTRAST:  Comparison  and  contrast  techniques  enable  you  to examine two subjects (or sources) in terms of one another. When you compare, you  consider  similarities.  When  you  contrast,  you  consider  differences.  By  comparing  and  contrasting,  you  perform  a  multifaceted  analysis  that  often  suggests  subtleties  that  otherwise might not have come to your attention.  To  organize  a  comparison/contrast  analysis,  you  must  carefully  read  sources  in  order  to discover  significant  criteria  for  analysis.  A  criterion  is  a  specific  point  to  which  both  of your authors refer and about which they may agree or disagree. The best criteria are  those that allow you not only to account for obvious similarities and differences between  sources  but  also  to  investigate  deeper,  to  more  subtle  and  significant  similarities  and  differences.    To see an example of an essay applying synthesis, click here:   http://www.cord.edu/faculty/buslig/201Ppr2Exmpl.html 

3.5 Avoiding Plagiarism  In  academic  environments,  we  are  continually  engaged  with  other  people’s  ideas:  we  read them in texts, hear them in lectures, discuss them in class, and incorporate them into  our  own  writing.  As  a  result,  it  is  very  important  that  we  give  credit  where  it  is  due.  Plagiarism  is  using  others’  ideas  and  words  without  clearly  acknowledging  the  source  of that information.    If you use someone else's ideas, you should cite the source.   If the way in which you are using the source is unclear, make it clear.    If you received specific help from someone in writing the paper, acknowledge it.  Types of Plagiarism  1.  Direct Plagiarism: This is copying a source word for word without indicating that it is  a quote and crediting the author.   2.  Vague or Incorrect Citation: A writer should indicate where a borrowing begins and  ends.  Sometimes,  a writer  cites  a  source  once,  and  the  reader  assumes  that  the previous  sentence  or  paragraph  has  been  paraphrased,  when  most  of  the  essay  is a paraphrase  of  this  one  source.  The  writer  has  failed  to  indicate  his  borrowings  clearly. Paraphrases and summaries should be indicated as such by surrounding them  with  citation  –  at  the  beginning  with  the  author's  name,  at  the  end  with  a parenthetical reference. The writer must always clearly indicate when a paraphrase,  summary, or quotation begins, ends, or is interrupted.  3.  Mosaic Plagiarism: This is the most common type of plagiarism. The writer does not  copy  the  source  directly,  but  changes  a  few  words  in  each  sentence  or  slightly  reworks  a  paragraph,  without  giving  credit  to  the  original  author.  Those  sentences  or paragraphs  are  not  quotes,  but  are  so  close  to  quotes  that  that  they  should  89

be quoted  or,  if  they  have  been  changed  enough  to  qualify  as  a  paraphrase,  the source should be cited.   Ways to Avoid Plagiarism   Give yourself plenty of time to research and write your essay. Do enough research  early to determine if your topic is workable. When you cannot find the material you  need  and  do  not  have  enough  time  to  start  a  new  topic,  plagiarizing  an  essay  is  a great temptation.    When  you  are  doing  a  paper  that  uses  sources,  give  yourself  time  to  digest  the research. If you are working directly from the source book, you may begin to do  a mosaic plagiarism. If you write a draft without using the source material, and then  go back and incorporate the quotes you need and indicate your borrowings, you may  find  that  you  have  produced  a  more  original  paper.  Originality  comes  from  synthesizing what you have read.    Take careful research notes that include full bibliographic citations. This will insure  that you can easily cite a source when you prepare your final draft.    Make  it  a  habit  to  put  parenthetical  citations  for  all  the  sources  you  borrow  from  in each draft you write. This will save you time because you will not have to look up  your citations when you are preparing the final draft.    Have confidence in yourself. Even the best writers are often unaware of their good  ideas and think they have nothing to say when their writing says a lot. Original ideas  come from working closely with the ideas of others, not from flashes of inspiration.    Go  to  this  link:  http://owl.english.purdue.edu/owl/resource/589/01/  for  a  view  of  plagiarism  from the perspective of universities in the USA.  Additional Support for Learning about Quoting, Paraphrasing, Summarizing  & Plagiarism   Go to this link: http://owl.english.purdue.edu/owl/resource/563/03 to see an essay followed  by examples of quoting, paraphrasing and summarizing based on it.   Go to this link: http://www.differencebetween.net/language/difference‐between‐paraphrasing‐ and‐summarizing/ for a clear description of the differences between paraphrasing and  summarizing.   Go to this link: http://www.utoronto.ca/ucwriting/paraphrase.html to see a passage that has  been paraphrased both incorrectly and correctly followed by an example  of a summary of the passage. These samples should help you to clearly compare  the difference between paraphrasing and summarizing.    Go to this link: http://papyr.com/hypertextbooks/comp2/summary.htm for some good tips on  how to paraphrase and summarize text. From there, you can click on a further link to  see more examples of good and bad paraphrasing.   Go to this link: http://papyr.com/hypertextbooks/comp1/notes.htm for guidelines on taking  notes, which is a very important step in both the paraphrasing and summarizing  processes.   Go to this link :  https://www.dlsweb.rmit.edu.au/lsu/content/4_writingskills/writing_tuts/paraphrase_ll/activity.html  for 3 paraphrasing exercises.   To learn all you need to know about plagiarism and how to avoid it, complete the  following tutorial online:    http://www.umuc.edu/writingcenter/plagiarism/index.cfm  90

Sources  LAUDON, Kenneth C. and Jane Price LAUDON. Management Information Systems:  managing the digital firm. 7th ed. Upper Saddle River, N.J.: Prentice Hall, 2002, 614 p.  ISBN 01‐303‐3066‐3.   Purdue University: http://owl.english.purdue.edu/owl/resource/563/1/  University of Toronto: http://www.utoronto.ca/ucwriting/quotations.htmlr  RMIT University:   https://www.dlsweb.rmit.edu.au/lsu/content/4_writingskills/writing_tuts/paraphrase_ll/index.html 

Texas A&M University:  http://writingcenter.tamu.edu/2005/how‐to/research‐documentation/summarizing/ 

MSU: https://www.msu.edu/~jdowell/135/Synthesis.html  DePauw University: http://www.depauw.edu/admin/arc/w‐center/plag.asp 

91

4. Citing Sources  When  writing  a  research  paper  you  often  need  to  refer  to  the  work  of  other  people  –  todescribe  their  research  or  ideas,  or  to  quote  them,  for  example.  Whenever  you  refer  to, paraphrase,  summarize  or  quote  the theories  or  research  of  other  people, you  need  to indicate in  your  paper  the source  of  your  information.  Thoroughly  documenting  your  sources  has  a  number  of  advantages;  for  example,  you  help  your  reader  to  check  the  accuracy  of  your  description  of  the  source,  and  the  credibility  of  the  source  itself.  In addition,  you  demonstrate  your  knowledge  of  the  literature  in  your  area.  Finally,  you  enable your reader to learn more about particular theories or findings mentioned in your  paper.   Which Documentation Style Should You Use?  You have several different styles of documentation to choose from when citing sources.  In most disciplines a specific set of guidelines is accepted as the standard. For any paper  that  requires  documentation,  however,  you  should  first  determine  which  citation  style  is required.  The  following  guidelines  and  examples  are  based  on  the  Publication  Manual  of the American Psychological Association (2004), 5th edition, published by the American  Psychological Association or APA and the Modern Language Association Style Manual and  Guide  to  Scholarly  Publishing  (Gibaldi,  2008),  3rd  edition,  published  by  The  Modern  Language  Association  or  MLA.  APA  is  most  commonly  used  to  write  papers  and  cite  sources within the social and natural sciences in the USA while MLA, also used in the US,  is mainly applied in the liberal arts and humanities. Other styles include CBE for biologists  and Turabian/Chicago Manual of Styles for history and the fine arts.    

Go to this link: http://flash1r.apa.org/apastyle/basics/index.htm for a clear step by step  tutorial on citing sources in APA which begins on page 13 and continues until the end  of the tutorial on page 26.   Go to this link: http://content.tcc.fl.edu/library/activities/mla3/ for an interactive tutorial to  learn the MLA system for citing sources.  Now, go to this link:   http://support.library.ewu.edu/reference/tutorial/flash/citation.html to review what you have  learned above and to practice using both APA and MLA to cite sources. 

Sources  LAUDON, Kenneth C. and Jane Price LAUDON. Management Information Systems:  managing the digital firm. 7th ed. Upper Saddle River, N.J.: Prentice Hall, 2002, 614 p.  ISBN 01‐303‐3066‐3.   Publication Manual of the American Psychological Association. 5. ed., 7. print. Washington,  DC: American Psychological Assoc, 2004. ISBN 978‐155‐7987‐914.   GIBALDI, Joseph. MLA Style Manual and Guide to Scholarly Publishing. 3rd ed. New York:  Modern Language Association of America, 2008, 336 p. ISBN 08‐735‐2298‐2.   http://www.indiana.edu/~wts/pamphlets/apa_style.shtml  http://www.mla.org/store/CID24/PID363  http://owl.english.purdue.edu/owl/resource/675/01/  http://owl.english.purdue.edu/owl/resource/664/01/ 

92

5. Paragraphs  What is a Paragraph?  A  paragraph  is  a  collection  of  related  sentences  dealing  with  a  single  topic.  Learning  to write good paragraphs will help you as a writer stay on track during your drafting and  revision stages. Good paragraphing also greatly assists your readers in following a piece  of  writing.  You  can  have  fantastic  ideas,  but  if  those  ideas  are  not  presented  in an organized  fashion,  you  will  lose  your  readers  (and  fail  to  achieve  your  goals  in writing).  The Basic Rule: Keep One Idea to One Paragraph  The  basic  rule  with  paragraphing  is  to  keep  one  idea  to  one  paragraph.  If  you  begin  to transition into a new idea, it belongs in a new paragraph. There are some simple ways  to tell if you are on the same topic or a new one. You can have one idea and several bits  of  supporting  evidence  within  a  single  paragraph.  You  can  also  have  several  points  in a single  paragraph  as  long  as  they  relate  to  the  overall  topic  of  the  paragraph.  If the single  points  start  to  get  long,  then  perhaps  elaborating  on  each  of  them  and  placing them in their own paragraphs is the route to go.  Elements of a Paragraph  To be as effective as possible, a paragraph should contain each of the following: Unity,  Coherence,  a  Topic  Sentence,  and  Adequate  Development.  As  you  will  see,  all  of  these  traits  overlap.  Using  and  adapting  them  to  your  individual  purposes  will  help  you  construct effective paragraphs.  Unity  The entire paragraph should concern itself with a single focus. If it begins with one focus  or  major  point  of  discussion,  it  should  not  end  with  another  or  wander  within  different  ideas.  Coherence  Coherence is the trait that makes the paragraph easily understandable to a reader. You  can help create coherence in your paragraphs by creating logical and verbal bridges.  Logical Bridges   The same idea of a topic is carried over from sentence to sentence.   Successive sentences can be constructed in parallel form.  Verbal Bridges  Key words can be repeated in several sentences.  Synonymous words can be repeated in several sentences.  Pronouns can refer to nouns in previous sentences.  Transition words can be used to link ideas from different sentences. 

   

A Topic Sentence  A  topic  sentence  is  a  sentence  that  indicates  in  a  general  way  what  idea  or  thesis  the paragraph  is  going  to  deal  with.  Although  not  all  paragraphs  have  clear‐cut  topic  sentences,  and  despite  the  fact  that  topic  sentences  can  occur  anywhere  in the paragraph  (as  the  first  sentence,  the  last  sentence,  or  somewhere  in the  middle),  an easy way to make sure your reader understands the topic of the paragraph is to put  your  topic  sentence  near  the  beginning  of  the  paragraph.  (This  is  a  good  general  rule  93

for less  experienced  writers,  although  it  is  not  the  only  way  to  do  it).  Regardless  of whether  you  include  an  explicit  topic  sentence  or  not,  you  should  be  able  to  easily  summarize what the paragraph is about.  

Go to this link: http://www.victoria.ac.nz/llc/academic‐writing/index.html for a tutorial  on writing topic sentences. You will also find many clear examples as you go through  the exercises there. 

Adequate Development  The  topic  (which  is  introduced  by  the  topic  sentence)  should  be  discussed  fully  and  adequately.  Again,  this  varies  from  paragraph  to  paragraph,  depending  on  the  author's  purpose, but writers should beware of paragraphs that only have two or three sentences.  It is a pretty good bet that the paragraph is not fully developed if it is that short.  Some Methods to Make Sure Your Paragraph Is Well‐Developed:   Use examples and illustrations.   Cite data (facts, statistics, evidence, details, and others).   Examine testimony (what other people say such as quotes and paraphrases).   Use an anecdote or story.   Define terms in the paragraph.   Compare and contrast.   Evaluate causes and reasons.   Examine effects and consequences.   Analyze the topic.   Describe the topic.   Offer a chronology of an event (time segments).   Go to this link: http://www.waylink‐english.co.uk/?page=61170 for paragraph examples  focusing on different kinds of development and do the task there.  How Do I Know When to Start a New Paragraph?  You should start a new paragraph:  

When  you  begin  a  new  idea  or  point.  New  ideas  should  always  start  in  new  paragraphs. If you have an extended idea that spans multiple paragraphs, each new  point within that idea should have its own paragraph.  



To contrast information or ideas. Separate paragraphs can serve to contrast sides in  a debate, different points in an argument, or any other difference.  



When your readers need a pause. Breaks in paragraphs function as a short "break"  for your readers ‐ adding these in will help your writing be more readable. You would  create a break if the paragraph becomes too long or the material is complex.  



When  you  are  ending  your  introduction  or  starting  your  conclusion.  Your  introductory  and  concluding  material  should  always  be  in  a  new  paragraph.  Many  introductions and conclusions have multiple paragraphs depending on their content,  length, and the writer's purpose.  

Transitions and Signposts  Two very important elements of paragraphing are signposts and transitions.   94

Signposts  are  internal  aids  to  assist  readers;  they  usually  consist  of  several  sentences  or a paragraph outlining what the article has covered and where the article will be going.  Transitions  are  usually  one  or  several  sentences  that  "transition"  from  one  idea  to  the  next. Transitions can be used at the end of most paragraphs to help the paragraphs flow  one into the next.   Transitional words are used for a variety of purposes and come at the head of signposts  and transitions. Here is a transition word list that shows the relationship the transitional  words or phrases indicate.     Relationship   English Transition Words and Phrases       Adding  information  

also,  and,  as  well,  besides,  equally  important,  finally,  furthermore,  in addition, moreover, then, too  

Comparing ideas   in like manner, in the same way, likewise, similarly   Conceding a point  agreed, certainly, granted, obviously, of course, to be sure  at  the  same  time,  but,  conversely,  even  so,  even  though,  however,  Contrasting ideas   in contrast,  nevertheless,  nonetheless,  on  the  one  hand,  on  the  other  hand, still, yet   Providing an   example  

as an illustration, as can be seen by, for example, for instance, in other  words, namely, specifically, to illustrate  

afterward,  before,  currently,  eventually,  finally,  first,  (second,  third,  Relating time and  fourth,  fifth?),  immediately,  in  the  future,  in  the  past,  later,  less  order of ideas   important,  meanwhile,  most  important,  next,  often,  sometimes,  soon,  subsequently, then, today, when   Resulting  from  accordingly, as a result, consequently, so, thereby, therefore, thus   the previous idea   Showing relative  adjacent,  at  the  side,  between,  here,  in  the  back,  in  the  background,  location   in the distance, in the foreground, in the front, nearby, there, to the side  Summarizing  ideas  

finally, hence, in brief, in conclusion, in short, in summary, that is, that is  to say, to sum up  

Practice Activities   Go to this link: http://www.victoria.ac.nz/llc/academic‐writing/index.html to practice  paragraph building. In the process, you will work with many sample paragraphs.    Go to this link: http://lrs.ed.uiuc.edu/students/fwalters/para.html for a tutorial on paragraph  writing.   Go to this link: http://english‐zone.com/writing/para‐strctr.html for a clear example  of a paragraph, a detailed analysis of all its parts and a quiz to practice your  understanding.   Go to this link: http://www.waylink‐english.co.uk/?page=61160 for more practice with topic  sentences and how they are supported. 

95

Sources  Purdue University: http://owl.english.purdue.edu/owl/resource/606/01/  http://www.waylink‐english.co.uk/?page=61180  http://www.whitesmoke.com/how‐to‐use‐paragraph‐transitions 

96

6. Essays  Constructing  clearly  defined  paragraphs  is  the  key  to  a  good  essay.  Paragraphs  can  be seen as being rather like the bricks in a wall. They are all interdependent but they are  also independent units. They support each other but they have their own character. Every  paragraph  will  have  its  own  focus  and  this  will  be  different  from  that  of  any  other  paragraph in your essay. Each paragraph will be one element in your overall answer to the  question  that  has  been  asked.  The  main  question  at  this  juncture  is  how  all  these  paragraphs can be organized into a longer piece of writing – the essay. 

6.1 Structuring the Essay  The most common technique for structuring an essay is the “sandwich” method:  a. Introduction. Explains what will be covered and gives a road map for the essay.  b. Body. The meat of the essay. Each new point should have its own paragraph. If there  is a point that has lots of little subpoints that need to be explored in depth, breaking  up the paper into sections using headers is preferable.  c. Conclusion. Sums up the thesis.  Go to this link: http://lrs.ed.uiuc.edu/students/fwalters/essaybasic.html to see an essay sample  with the basic structure identified and discussed.  Before  we  take  a  closer  look  at  the  parts  of  the  essay,  we  will  first  focus  on  the  thesis  statement which is located in the introduction. 

6.2 What Is a Thesis Statement?   A thesis statement is an essential component when writing a good essay. It can be made  up of one or two sentences and its purpose is to tell the reader what your essay is going  to  be  about.  In  other  words,  the  main  focus  of  your  essay  is  stated  within  the  thesis  statement.  It  is  essential  that  you  learn  how  to  write  a thesis  statement,  if  you  want  to write a high‐quality essay.   Where Does the Thesis Statement Appear in the Essay?  In most cases writers place their thesis statements somewhere in the beginning of their  essays. This may mean that they open their first sentence with it. However, more often  it is placed at the end of the first paragraph. This is because the writer is able to draw the  reader in with the first paragraph and then to clearly state what the rest of the essay will  be about.   What is the Purpose of the Thesis Statement?  Thesis statements establish for your readers both the relationship between the ideas and  the  order  in which  the  material  will  be  presented.  As  the  writer,  you  can  use  the  thesis  statement as a guide in developing a coherent argument. In the thesis statement you are  not  simply  describing  or  recapitulating  the  material;  you  are  taking  a  specific  position  that  you  need  to  defend.  A  well‐written  thesis  is  a  tool  for  both  the  writer  and  reader,  reminding the writer of the direction of the text and acting as a "road sign" that lets the  reader know what to expect.  

97

Narrowing the Topic  Once you have the general topic, the following questions will help you narrow to a thesis  statement:    How do I state the assigned topic clearly and succinctly?    What are the most interesting and relevant aspects of the topic?    In what order do I want to present the various aspects, and how do my ideas relate  to each other?    What is my point of view regarding the topic?   Writing a Thesis Statement  Using the topic information, develop this formulaic sentence:   I am writing about_______________, and I am going to argue, show, or prove___________.   What you wrote in the first blank is the topic of your paper; what you wrote in the second  blank  is  what  focuses  your  paper  (suggested  by  Patrick  Hartwell  in  Open  to  Language,  1982). For example, a sentence might be:   I am going to write about senior citizens who volunteer at literacy projects, and I am going  to  show  that  they  are  physically  and  mentally  invigorated  by  the  responsibility  of volunteering.   Next, refine the sentence so that it is consistent with your style. For example:   Senior  citizens  who  volunteer  at  literacy  projects  are  invigorated  physically  and  mentally  by the responsibility of volunteering.   Here is a second example illustrating the formulation of another thesis statement. First,  read this sentence that includes both topic and focusing comment:   I am going to write about how Plato and Sophocles understand the proper role of women  in Greek society, and I am going to argue that though they remain close to traditional ideas  about women, the authors also introduce some revolutionary views which increase women's  place in society.   Now read the refined sentence, consistent with your style:   When  examining  the  role  of  women  in  society,  Plato  and  Sophocles  remain  close  to traditional ideas about women's duties and capabilities in society; however, the authors  also introduce some revolutionary views which increase women's place in society.   Here are some characteristics of good thesis statements, with samples of good and poor  ones.  Note  that  the  better  examples  substitute  specific  argumentative  points  for sweeping  general  statements;  they  indicate  a  theoretical  basis  and  promise  substantial support.   1.  It makes a definite and limited assertion that needs to be explained and supported  by further discussion:  trite, irrelevant  Intriguing 

Shakespeare was the world's greatest playwright.  The  success  of  the  last  scene  in  Midsummer  Night's  Dream  comes  from  subtle  linguistic  and  theatrical  references  to Elizabeth's position as queen. 

98

2.  It shows the emphasis and indicates the methodology of your argument:  This  essay  will  show  that  the  North  American  Free  Trade  emotional, vague  agreement was a disaster for the Canadian furniture industry.  Neither neo‐protectionism nor post‐industrial theory explains  the  steep  reversal  of  fortune  for  the  Canadian  furniture  industry  in  the  period  1988–1994.  Data  on productivity,  worth attention  profits, and employment, however, can be  closely correlated  with provisions of the North American Free Trade Agreement  that took effect in the same period.  3.  It shows awareness of difficulties and disagreements:  sweeping, vague 

suitably complex 

Having  an  official  policy  on  euthanasia  just  causes  problems,  as the Dutch example shows.  Dutch  laws  on  euthanasia  have  been  rightly  praised  for their  attention  to  the  principles  of  self‐determination.  Recent  cases,  however,  show  that  they  have  not  been  able  to  deal  adequately with issues involving technological intervention of  unconscious patients.  

6.2.1 Introduction & Conclusion  Introductions  and  conclusions  play  a  special  role  in  the  academic  essay,  and  they  frequently  demand  much  of  your  attention  as  a  writer.  A  good  introduction  should  identify  your  topic,  provide  essential  context,  and  indicate  your  particular  focus  in  the  essay.  It  also  needs  to  engage  your  readers'  interest.  A  strong  conclusion  will  provide  a sense  of  closure  to  the  essay  while  again  placing  your  concepts  in  a  somewhat  wider  context. It will also, in some instances, add a stimulus to further thought. The following  guidelines will help you to construct a suitable beginning and end for your essay.  Some General Advice about Introductions   You  may  be  the  kind  of  writer  who  writes  an  introduction  first  in  order  to  explore  your own thinking on the topic. If so, remember that you may at a later stage need to  compress your introduction.   It can be fine to leave the writing of the introduction for a later stage in the essay‐ writing process. Some people write their introduction only after they have completed  the rest of the essay. Others write the introduction first but rewrite it significantly in  light of what they end up saying in the body of their paper.   The  introductions  for  most  papers  can  be  effectively  written  in  one  paragraph  occupying  half  to  three‐quarters  of  the  first  page.  Your  introduction  may  be  longer  than that, and it may take more than one paragraph, but be sure you know why. The  size of your introduction should bear some relationship to the length and complexity  of your paper. A twenty page paper may call for a two‐page introduction, but a five‐ page paper will not.   Get to the point as soon as possible. Generally, you want to raise your topic in your  very  first  sentences.  A  common  error  is  to  begin  too  broadly  or  too  far  off  topic.  Avoid sweeping generalizations. 

99



Your  thesis  statement  will  typically  appear  at  the  end  of  your  introduction,  even  though that is not a hard‐and‐fast rule. You may, for example, follow your thesis with  a  brief  road  map  to  your  essay  that  sketches  the  basic  structure  of  your  argument.  The longer the paper, the more useful a road map becomes. 

How Do I Write an Interesting, Effective Introduction?  Consider these strategies for capturing your readers' attention and for fleshing out your  introduction:   Find  a  startling  statistic  that  illustrates  the  seriousness  of  the  problem  you  will  address.   Quote an expert (but be sure to introduce him or her first).   Mention a common misperception that your thesis will argue against.   Give some background information necessary for understanding the essay.   Use a brief narrative or anecdote that exemplifies your reason for choosing the topic.  In  an assignment  that  encourages  personal  reflection,  you  may  draw  on your  own  experiences;  in  a research  essay,  the  narrative  may  illustrate  a common  real‐world  scenario.   In  a  science  paper,  explain  key  scientific  concepts  and  refer  to  relevant  literature.  Lead up to your own contribution or intervention.   In a more technical paper, define a term that is possibly unfamiliar to your audience  but is central to understanding the essay.  Some Pitfalls to Avoid:   Do  not  provide  dictionary  definitions,  especially  of  words  your  audience  already  knows.   Do  not  give  details  and  in‐depth  explanations  that  really  belong  in  your  body  paragraphs. You can usually postpone background material to the body of the essay.  Some General Advice about Conclusions   A conclusion is not merely a summary of your points or a re‐statement of your thesis.  If you wish to summarize – and often you must – do so in fresh language. Remind the  reader of how the evidence you have presented has contributed to your thesis.   The conclusion, like much of the rest of the paper, involves critical thinking. Reflect  upon the significance of what you have written. Try to convey some closing thoughts  about the larger implications of your argument.   Broaden  your  focus  a  bit  at  the  end  of  the  essay.  A  good  last  sentence  leaves your  reader  with  something  to  think  about,  a  concept  in  some  way  illuminated  by  what  you have written in the paper.   For most essays, one well‐developed paragraph is sufficient for a conclusion. In some  cases,  a  two‐or‐three  paragraph  conclusion  may  be  appropriate.  As  with  introductions, the length of the conclusion should reflect the length of the essay.  How Do I Write an Interesting, Effective Conclusion?  The following strategies may help you move beyond merely summarizing the key points  of your essay:   If  your  essay  deals  with  a  contemporary  problem,  warn  readers  of  the  possible  consequences of not attending to the problem.   Recommend a specific course of action. 

100

     

Use  a  suitable  quotation  or  expert  opinion  to  lend  authority  to  the  conclusion  you  have reached.  Give a startling statistic, fact, or visual image to drive home the ultimate point of your  paper.  If your discipline encourages personal reflection, illustrate your concluding point with  a relevant narrative drawn from your own life experiences.  Return  to  an  anecdote,  example,  or  quotation  that  you  introduced  in  your  introduction, but add further insight that derives from the body of your essay.  In a science or social science paper, mention worthwhile avenues for future research  on your topic.  Go to this link: http://www.monash.edu.au/lls/llonline/writing/general/essay/drafting‐essay/1.xml   to participate in a tutorial that focuses on developing the introduction of an essay as  well  as  recognizing  its  structure,  thesis  and  many  other  aspects  of  essay  writing.  Included  in  the  tutorial  are  2  more  excellent  examples  of  essays,  one  from  Oxford,  the other from Harvard, with clear and effective introductions and conclusions. 

6.2.2 Body  Body paragraphs (and truly every paragraph in an essay) should be unified, coherent, and  well developed. When a paragraph is unified, every sentence in that paragraph supports  the  essay's  thesis.  When  a paragraph  is  coherent,  every  sentence  in  that  paragraph  is presented logically and is arranged in a way that provides strong transitional flow, and  again,  supports  the  thesis  and  overall  development  of  the  essay.  When  a  paragraph  is well‐developed,  evidence  and  details  are  provided  as  concrete,  visual  proof  that  supports your thesis.  To have a strong body paragraph that is unified, coherent, and well‐developed, you must  do four things:   Write a topic sentence that illustrates the paragraph’s (or paragraphs') purpose.   Supply concrete and specific details and examples to explain generalities and support  your essay's thesis.   Close the paragraph in a way that restates the topic sentence and ties the paragraph  back to the essay's thesis.   Have  transitions  that  make  for  smooth  reading  within  a  paragraph  as  well  as between paragraphs.  Topic Sentence  Remember  that  the  topic  sentence  is  typically  the  first  sentence  in  a  paragraph,  and  it introduces  the  paragraph's  main  idea.  Topic  sentences  are,  essentially,  “mini‐theses.”  The thesis tells the reader what the essay's main purpose is, and a topic sentence tells the  reader what each body section's purpose is.  Supporting Sentences  Supporting  sentences  come  after  the  topic  sentence  and  make  up  the  body  of the paragraph.  Supporting  sentences  give  details  and  evidence  that  develop  and  support  the  topic  sentence.  Facts,  details,  and  examples  are  ways  to  add  support  to a paragraph. 

101

Closing Sentence  The  last  sentence  of  a  paragraph  (or  set  of  paragraphs  –  a  body  section)  should  summarize  the  main  idea  of your  paragraph.  You  want  to  make  sure  not  to  copy/paste  your topic sentence as your closing sentence.  By doing the three things above, creating a topic sentence, supporting the topic sentence  with  details,  and  adding  a  closing  sentence,  you  will  have  a  self‐contained  paragraph  (or body section).  To  supply  movement  within  paragraphs  and  between  paragraphs,  you  must  use  transitions.  Without  transitions,  an  essay  is  jarring  to  read  and  may  cause  confusion  to your leader (see Transitions and Signposts in section 5. Paragraphs).  Additional Support for Constructing Essays   Go to this link: http://www.slideshare.net/mrsjeff2u/writing‐an‐essay‐yosemite for clear and  simple instructions for writing an essay with each part represented by an example.   Go to this link: http://www.gc.maricopa.edu/English/essay/index.html for a clear, colorful,  step by step guide to writing an essay using the 3‐part structure mentioned above.  An example essay is also included.   Go to this link: http://www2.elc.polyu.edu.hk/CILL/eap/2001/egacademicessay.htm for an  example of an academic essay with the quotations, summaries and paraphrases  highlighted. It also contains in‐text citations and references using APA. The topic is  how to design navigation for Internet pages.    Go to this link:   http://www2.elc.polyu.edu.hk/CILL/eap/essay_paragraph_ordering.htm to practice ordering an  essay. You should look for organizational features in the introduction and conclusion,  linking expressions, topic sentences and their supporting evidence to help you decide  in what order the sentences should be.   Go to this link:   http://www2.elc.polyu.edu.hk/CILL/essay_checklist.htm for a very useful comprehensive  checklist that will help you when writing an essay in areas of content, organization,  coherence, cohesion, vocabulary, grammar, style, tone and conventions.    Go to this link:   http://www1.aucegypt.edu/academic/writers/practice/practice_thesis.htm to practice with thesis  statements for argumentative essays 

6.3 Essay Types  There  are  several  types  of  essays  used  for  particular  purposes  in  the  academic  environment.  In  this  section,  the  most  significant  ones  are  presented.  Notice  that  all  of them follow the same basic structure you have been studying above.  

6.3.1 Expository   Expository  essays  are  simply  essays  that  explain  something  with  facts,  as  opposed  to opinion. Samples of expository essays include:   Essays that describe how to do something.   Essays that analyze events, ideas, objects, or written works.   Essays that describe a process.   Essays that explain/describe an historical event.  102

What Is an Expository Essay?  While  expository  is  just  a  synonym  for  information,  strict  guidelines  of  the  expository  essay  ensure  that  the  information  it  contains  is  clear  and  concise.  An  easy  way  to understand  the  essence  of  writing  an  expository  essay  is  to  remember  that  the  root  of expository  is  to  expose.  The  writer’s  job  is  to  totally  expose  the  topic  in  a  way  that  makes the information unmistakably clear to his/her audience.   However,  the  expository  essay  is  a  totally  objective  composition.  Differing  from  many  other types of essay, the writer’s job is to explain and inform without offering an opinion  or  developing  an  argument.  To  that  end,  the  expository  essay  is  an  impartial  analysis  of facts  and  evidence.  Further  evidence  of  its  impartiality  is  that  the  expository  essay  is always written in the third person.   Know Your Audience  More  so  than  in  any  other  type  of  essay,  when  composing  an  expository  essay  it is important to write to your audience. Judge how much background information you’ll  need by asking yourself if your readers are familiar with your topic. It is as important not  to  "overstate  the  case”  as  it  is  to  provide  all  the  relevant  information  on  your  topic.  In other  words,  although  you  want  to  fully  inform  your  audience,  you  do  not  want  to patronize  your  readers  by  filling  your  essay  with  general  information.  The  goal  of an expository  essay  is  provide  the  reader  with  a  full  understanding  of  a  complex  process or situation.   The Expository Essay Format  The  expository  essay  follows  the  standard  essay  format  of  Introduction,  Body,  and  Conclusion.  Although  it  is  distinctly  different  from  other  types  of  essay,  it  may  use  the techniques  of  compare  and  contrast,  cause  and  effect,  divide  and  categorize,  use  examples, statistics and or definitions in order to meet its goal.   The expository essay introduction is a statement of the essay’s thesis and the sub‐topics  that  will  be  developed  within  the  essay  body.  The  expository  essay  is  generally  a  short  composition that attempts to completely cover a narrow topic. To achieve this objective,  the essay thesis needs to be well defined and narrow.   Each  paragraph  of  the  body  of  the  expository  essay  must  have  a  dominant  point  that  directly relates to the essay thesis. All supporting sentences within each body paragraph  must have a direct and factual relationship to the dominant point.   Appropriate  use  of  transitions  is  also  crucial  to  a  good  expository  essay.  Transitions  confirm  the  organization  and  the  logic  of  your  composition  as  they  allow  the  reader  to move smoothly from point to point of your essay.   Keep sentence structures simple and clear in anticipation of potential misunderstandings.  Stay  away  from  slang  and  colloquialisms.  Be  sure  to  use  technical  terms  in  context  and  accurately. Explain acronyms and those terms that may be unfamiliar to your reader.   Conclude your expository essay by restating your thesis and summarizing the points that  lead to your conclusion.   Concluding the Expository Essay  After you have finished your first draft, along with checking for mechanical errors, check  your  essay  to  see  if  you  have  explained  your  topic  thoroughly.  Be  sure  that  your  thesis  103

relates  to  every  paragraph  and  that  supporting  sentences  directly  relate  to  your  dominant points.   Reorganize  your  essay  as  needed  to  keep  your  logic  clear  and  your  information  in an appropriate  sequence.  The  real  conclusion  of  your  expository  essay  is  when  your  composition is a well‐ordered, easy‐to‐understand analysis of your topic.   Go to this link: http://www.tailoredessays.com/tag/expository+essays.htm for several examples of  expository essays and further guidelines for writing them. 

6.3.2 Process Analysis   What Is a Process Analysis Essay?  A  process  analysis  essay  is  a  paper  that  explains  how  to  do  something.  There  are  two  kinds  of  process  analysis  essays,  explanatory  and  instructional.  Three  points  to  keep  in mind  when  writing  this  type  of  essay  are  organization,  use  of  detail,  and  use  of transitions.  It  is  important  that  the  essay  is  easy  for  the  reader  to  follow,  whether  it is instructional  or  explanatory.  The  use  of  second  person  narrative  voice  may  be  used  in this type of essay as it usually directly addresses the readers.   An  explanatory  process  analysis  essay  explains  to  the  readers  how  something  is  done  or analyzes  the  process  of  something.  An  example  of this  would  be a  paper  about  how  a medical procedure is done. After reading the essay, the readers would understand how  the  process  is  completed  but  would  not  be  able  to  do  the  procedure  themselves.  The essay explains but does not instruct.   An  instructional  process  analysis  essay,  on  the  other  hand,  tells  the  readers  how  to  do  something  using  step‐by‐step  directions.  An  example  of  this  would  be  an  essay  about  how to change a tire on a car. After reading the essay, readers should be able to complete  the  task  themselves.  One  way  to  test  the  effectiveness  of  a  process  analysis  essay  is  to either try to accomplish the task by going through the essay or having someone else  go  through  the  essay  to  see  if  the  instructions  are  thorough  enough  for  the  task  to  be  successfully  completed.  If  they  are  not,  then  the  writer  will  need  to  add  more  details  or steps in order to make the essay complete.  One  way  to  choose  an  effective  topic  for  a  process  analysis  essay  is  to  write  about  something  that  is  familiar  –  the  writer  should  know  a  lot  about  the  process  being  analyzed.  The  organization  of  a  process  analysis  essay  is  almost  always  chronological.  Generally,  the  essay  opens  with  an  introductory  paragraph,  which  sets  the  tone  for  the rest  of  the  essay  and  includes  the  thesis  statement.  The  thesis  should  contain  an overview  of  what  process  is  going  to  be  analyzed,  as  well  as  the  significance  of  the  analysis. The introduction should also entice the readers to continue reading.   The  body  of  the  essay  should  include  each  step  of  the  process  with  at  least  one  paragraph  designated  to  each  step.  Depending  on  the  complexity  of  the  process,  however,  more  than  one  paragraph  may  be  needed.  One  of  the  most  important  things  is to include a lot of detail while at the same time being as concise as possible. In other  words,  the  essay  should  not  include  unnecessary  information  but  needs  enough  information so that the readers can accomplish the task the essay is explaining. One way  to  be  as  concise  as  possible  is  to  include  a  lot  of  transitional  words;  this  should  help  the paper flow smoothly from step to step.   104

The  last  paragraph  should  wrap  up  the  process  by  summarizing  the  most  important  points  and  possibly  restating  the  thesis.  Additional  steps  should  not  be  included  in the conclusion. If that happens, then another paragraph should be added to the body  of the essay.    Go to this link:   http://grammar.about.com/od/essayassignments/a/rivercrabsessay.htm  for  an  example  of  a process analysis essay followed by questions to help you analyze the content.   Go to this link: http://www.tailoredessays.com/samples/process‐analysis‐essay.htm  for a humorous example of a process analysis essay. 

6.3.3 Cause & Effect   Explaining Cause and Effect  Often  writers  are  asked  to  explain  how  certain  conditions  or  events  are  related  to the occurrence  of  other  conditions  or  events.  When  a  writer  argues  that  "one  thing  leads  to another,"  he  or  she  is  making  a  cause‐and‐effect  argument.  For  example,  in the field  of Economics  one  might  be  seeking  to  explain  the  impact  of increasing  oil  prices  on  the  nation’s  economy.  Inherent  in  the  question  is  the  assumption  that  increasing oil prices is a cause, which produces specific effects in the rest of the economy.  So,  higher  oil  prices  produce  higher  gasoline  prices  raising  the  cost  of  shipping  goods.  Higher oil prices produce higher jet fuel costs raising the cost of travel, and so on. "Higher  oil  prices"  is  the cause,  and  increased  shipping  costs  and  travel  expenses  are  among  the effects.  Writing tasks involving cause and effect analysis usually take one of two forms: explaining  how  a  known  cause  produces  specific  effects;  explaining  how  specific  effects  are  produced by a previously unknown cause (which the writer has discovered). The second  type of analysis is commonly referred to as root‐cause analysis. The first type of analysis is  what the technology and privacy topic requires.  To argue that certain conditions will lead to other conditions (that the loss of privacy will  lead to something else), first the writer needs to define clearly what those conditions are,  and then the writer needs to make clear how those conditions lead to other conditions.  Finally,  the  writer  needs  to  explain  what  this  cause‐and‐effect  relationship  means.  This  type  of  essay  then  has  five  parts  (not  paragraphs!),  with  each  part  corresponding  to a specific  task  the  writer  needs  to  perform,  and  each  part  consisting  of  one  or  more  paragraphs.  

105

 

Essay Part 

Scope 

Purpose (not all necessary for every essay) 

Introduction  General 

  

Description  of the  "Cause" 

Begins  general;  becomes  increasingly  specific 

  

What the specific conditions are  Specific illustrations of these conditions  How  these  specific  illustrations  are  representative  of (can stand in for) other situations   In this first part of the analysis, the writer needs to provide  enough detail for the reader so the reader can understand  the present situation. In addition, the writer needs to focus  the description of the situation in such a way as to prepare  for the "effect" that the writer is arguing for. For example,  if the writer wants to argue that the loss of privacy has led  to  (or  will  lead  to)  a  loss  of  individual  freedom,  then  the  description  of  how  technology  affects  our  privacy  should  focus  on  technologies  that  affect  an individual’s  freedom  to act. 

Description  of the  "Effect" 

Begins  general;  becomes  increasingly  specific 

 

What the specific effect is (or effects are)  How  we  get  from  the  specific  conditions  to  the specific effects   Specific illustrations of these effects   How  these  specific  illustrations  are  representative  of (can stand in for) others  In this second part of the analysis, the writer needs to walk  the reader through the logical steps the writer has used to  move  from  cause  to  effect.  For  example,  if  the  writer  argues  that  loss  of  privacy  leads  to  loss  of  individual  freedom, the writer needs to explain carefully how privacy  and freedom are linked. So perhaps the writer might claim  that  privacy  allows  an  individual  to  be  free  from  the  observation  of  others.  With  our  privacy  becoming  increasingly  limited  by surveillance,  we  are  no  longer  free  from the observation of others. If we believe that we are  always  being  watched,  we  will  probably  change  our  behavior  and  be  less  willing  to  take  chances  or  act  independently.  If  we  feel  we  cannot  act  independently  then we are no longer free.  

Explanation  of the  meaning of  the cause‐ and‐effect 

More  General 

 

Background for the topic  Setting out the issues  Focusing the argument—the purpose of the essay 

Why this analysis is important  How  we  might  act  upon  the  ideas  the  writer  has  presented  In  this  third  part  of  the  analysis,  the  writer  argues  for  the importance  of  the  argument’s  findings,  often  by  106

relationship 

Conclusion 

putting  in  perspective  the  short‐term  or  long‐term  consequences  of  the  "effect."  In addition,  in  this part the  writer usually makes some sort of recommendation (what  we  should  do).  So  if  the  writer  is  arguing  that  loss  of privacy  leads  to loss  of  freedom,  in  this  part  the  writer  might  speculate  what  might  happen  if  this  trend  towards  further  loss  of  privacy  continues.  In  addition,  the  writer  might describe some of the specific actions we can take to  safeguard  our  existing  privacy,  or  how  legislation  might  provide such safeguards.  General 

  

 

Summing up  How  our  understanding  of  the  larger  issue  might  be  changed by the writer's analysis  Appeal to the reader—how this situation affects us 

Go to this link: http://www.writefix.com/writing/cause/index.htm for excellent examples  of cause & effect essays (2 Power Point presentations), guidelines and exercises to  help you through the process, and many more example essays further down the page  Go to this link: http://www.eslflow.com/AcCauseEffect.html for a complete range of sample  cause & effect outlines, essays, as well as exercises to help you learn how to write  them.  

6.3.4 Classification   What Is a Classification Essay?  In a classification essay, a writer organizes, or sorts, things into categories.   Three Steps to Effective Classification:   Sort things into useful categories.   Make sure all the categories follow a single organizing principle.   Give examples that fit into each category.  Thesis Statement of a Classification Essay  The  thesis  statement  usually  includes  the  topic  and  how  it  is  classified.  Sometimes  the categories are named.   (topic)... (how classified)... (category) (category) (category)  Ex: Tourists in Hawaii can enjoy three water sports: snorkeling, surfing, and sailing.  How to Write an Effective Classification Essay   Determine  the  categories.  Be  thorough;  do  not  leave  out  a  critical  category.  For example,  if  you  say  water  sports  of  Hawaii  include  snorkeling  and  sailing,  but  leave out surfing, your essay would be incomplete because surfing is Hawaii's most  famous water sport. On the other hand, do not include too many categories, which  will  blur  your  classification.  For  example,  if  your  topic  is  sports  shoes,  and  your  organizing  principle  is  activity,  you  would  not  include  high  heels  with  running  and  bowling shoes.   Classify by a single principle. Once you have categories, make sure that they fit into  the  same  organizing  principle.  The  organizing  principle  is  how  you  sort  the  groups.  Do  not  allow  a  different  principle  to  pop  up  unexpectedly.  For  example,  if your  107



unifying  principle  is  "tourist‐oriented"  water  sports,  do  not  use  another  unifying  principle, such as "native water sports," which would have different categories: pearl  diving, outrigger, or canoe racing.  Support equally each category with examples. In general, you should write the same  quantity,  i.e.,  give  the  same  number  of  examples,  for  each  category.  The most  important category, usually reserved for last, might require more elaboration. 

Remember:  In a classification essay, the writer organizes, or sorts, things into categories.  There  are  three  steps  to  remember  when  writing  an  effective  classification  essay:  organize  things  into  useful  categories,  use  a  single  organizing  principle,  and  give  examples of things that fit into each category.  

Go to this link: 

http://www.buowl.boun.edu.tr/students/types%20of%20essays/Classification%20Essay.htm 

for organization guidelines and an example of a classification essay.   Go to this link:  http://www.wiredprof.com/100/SampleEssays/classification/Computer%20Users.htm#_msocom_8 

for an example of a classification essay with the errors shown and corrected.   Go to this link:   http://grammar.about.com/od/developingessays/a/draftclass07.htm for a draft of a classification  essay along with questions for analysis, and then compare it to the revised draft. 

6.3.5 Argumentation  To  write  an  argument  essay,  you  will  need  to  gather  evidence  and  present  a  well‐ reasoned argument on a debatable issue.  How Can I Tell if My Topic Is Debatable? Check your thesis! You cannot argue a statement  of fact; you must base your paper on a strong position. Ask yourself:   How many people could argue against my position? What would they say?   Can it be addressed with a yes or no? (Aim for a topic that requires more information.)   Can  I  base  my  argument  on  scholarly  evidence,  or  am  I  relying  on  religion,  cultural  standards, or morality? (You MUST be able to do quality research!)   Have I made my argument specific enough? (If not, narrow it down.)  Worried about Taking a Firm Stance on an Issue?  Though  there  are  plenty  of  times  in  your  life  when  it  is  best  to  adopt  a  balanced  perspective  and  try  to  understand  both  sides  of  a  debate,  this  is  not  one  of  them.  You  MUST choose one side or the other when you write an argument paper! Do not be afraid  to  tell  others  exactly  how  you  think  things  should  go  because  that  is  what  we  expect  from an argument paper. You are in charge now, what do YOU think? 

108

 

Do… 

Do not… 

…use passionate language 

…use weak qualifiers like “I believe,” “I feel,”  or “I think”—just tell us! 

…cite experts who agree with you 

…claim to be an expert if you are not one 

…provide  facts,  evidence,  and  …use  strictly  moral  or  religious  claims  as  statistics to support your position  support for your argument  …provide  reasons  to  support  your  …assume  the  audience  will  agree  with  you  claim  about any aspect of your argument  …address  the  opposing  side’s  …attempt  to  make  others  look  bad  (i.e.  Mr  argument and refute their claims  Smith is ignorant—do not listen to him!)  Why Do I Need to Address the Opposing Side’s Argument?  There is an old kung‐fu saying which states, "The hand that strikes also blocks", meaning  that when you argue it is to your advantage to anticipate your opposition and strike down  their  arguments  within  the  body  of  your  own  paper.  This  sentiment  is  echoed  in the popular saying, "The best defense is a good offense".  By Addressing the Opposition You Achieve the Following Goals:   illustrate a well‐rounded understanding of the topic   demonstrate a lack of bias   enhance the level of trust that the reader has for both you and your opinion   give yourself the opportunity to refute any arguments the opposition may have   strengthen your argument by diminishing your opposition's argument  Think about yourself as a child, asking your parents for permission to do something that  they  would  normally  say  no  to.  You  were  far  more  likely  to  get  them  to  say  yes  if  you  anticipated and addressed all of their concerns before they expressed them. You did not  want  to  belittle  those  concerns,  or  make  them  feel  dumb,  because  this  only  put  them  on the  defensive,  and  lead  to  a  conclusion  that  went  against  your  wishes.  The  same  is true in your writing.  How Do I Accomplish This?  To  address  the  other  side  of  the  argument  you  plan  to  make,  you  will  need  to  "put  yourself  in  their  shoes."  In  other  words,  you  need  to  try  to  understand  where  they  are  coming from. If you are having trouble accomplishing this task, try following these steps:   Jot down several good reasons why you support that particular side of the argument.    Look  at  the  reasons  you  provided  and  try  to  argue  with  yourself.  Ask:  Why  would  someone  disagree  with  each  of  these  points?  What  would  his/her  response  be?  (Sometimes  it  is  helpful  to  imagine  that  you  are  having  a  verbal  argument  with  someone who disagrees with you.)    Think  carefully  about  your  audience;  try  to  understand  their  background,  their  strongest influences, and the way that their minds work. Ask: What parts of this issue  will concern my opposing audience the most?    Find the necessary facts, evidence, quotes from experts, etc. to refute the points that  your opposition might make.   Carefully  organize  your  paper  so  that  it  moves  smoothly  from  defending  your  own  points to sections where you argue against the opposition.  109

Go to this link:   http://www.buowl.boun.edu.tr/students/types%20of%20essays/ARGUMENTATIVE%20ESSAY.htm 

for guidelines on writing argumentative essays and an example.  Go to these links:   http://www.roanestate.edu/owl/CryWolf.html   http://www.roanestate.edu/owl/Freon.html for examples of argumentative research essays 

written by first‐year university students from the US. Notice that in one of the essays,  because it is somewhat longer, the introduction has two paragraphs.  Go to this link: http://papyr.com/hypertextbooks/comp2/critique.htm for guidelines on writing  argumentatively including outlining advice, argument vs. opinion and an example essay  with the parts clearly identified.  Go to this link: http://www.jamesabela.co.uk/exams/argumentative.htm for clear guidelines  on argumentative essay writing and a simple straightforward example.  Sources  http://www.writemypapers.org/tips‐and‐prompts/what‐is‐a‐thesis‐statement‐in‐an‐essay.html  The Hong Kong Polytechnic University: http://www2.elc.polyu.edu.hk/CILL/writing.htm 

Cleveland State University:   http://www.csuohio.edu/academic/writingcenter/WAC/index.html 

HARTWELL, Patrick and Robert H BENTLEY. Open to Language: a new college rhetoric.  New York: Oxford University Press, 1982, 642 p. ISBN 01‐950‐3080‐X.   The American University of Cairo:   http://www1.aucegypt.edu/academic/writers/introduction.htm 

University of Kansas: http://writing.ku.edu/~writing/guides/thesis.shtml  University of Toronto: http://www.writing.utoronto.ca/advice/planning‐and‐organizing/thesis‐ statements  http://bloodredpencil.blogspot.com/2009/09/academic‐essay‐3‐importance‐of‐body.html  http://homeworktips.about.com/od/essaywriting/a/expository.htm  http://www.essaywritinghelp.com/expository.htm  http://www.wisegeek.com/what‐is‐a‐process‐analysis‐essay.htm 

California State University, L.A.: http://www.calstatela.edu/faculty/jgarret/organiz1.htm  http://essayinfo.com/essays/classification_essay.php  http://www.roanestate.edu/owl/Argument.html 

110

7. Drafting, Revising, Editing & Proofreading  Notice the following order of development for essay‐writing. 

7.1 Stages of Writing      

Prewriting  Drafting  Revising  Editing/proofreading  Final draft 

Prewriting (Preparing to write)   Read, think, free‐write in a journal format   Identify purpose and audience   Research, take notes, gather information   Brainstorm with a peer group   Organize thinking and plan  Drafting (Putting thoughts on paper)   Focus on content   Compose freely, without concern for mechanics  Go to this link:  http://writingprogram.uchicago.edu/resources/collegewriting/preparing_to_write_and_drafting.htm 

for useful guidelines that will help you through the pre‐writing and drafting processes.  Revising (Taking another look)   Maintain focus on content vs. mechanics   Share draft with peer group   Invite discussion; accept response and helpful input from peers   Add to, delete from, rearrange and revise first draft  Editing/Proofreading   Share revised draft with peer group   Invite correction of grammar, spelling, punctuation, usage   Incorporate corrections in final draft  Final draft   Share the product with peer group (small group reports, individual oral presentations)   Invite evaluation by peer group 

7.2 Distinguish between Revising, Editing, and Proofreading  



Revise before editing.   Many writers work out their ideas on paper – they discover what they are going to  say during the actual process of composition.   This  method  of  writing  –‐  exploratory  writing  –  is  perfectly  valid  to  use.  However,  in the first draft you may:  omit the main point of a passage, perhaps because you do not know what it is until  you finish composing the passage   111

   

omit transitions or bridges from one section to the next, in part because you do not  know what direction the next argument should take   omit essential information, or give too much detail   omit context or background information that is essential to a reader's understanding  of your work   repeat  information,  particularly  if  you  are  interrupted  when  you  write,  or  if  you  explain the same idea from different angles at different points in the manuscript  

To revise is to    move the text around so that the order is logical    delete unnecessary information    add essential information   As you revise, ask yourself:    Have I introduced main points before detail?    Are the details complete and correct?    Do I need to write informative headings and subheadings that guide the reader?    Is the information in the headings and subheadings consistent with the information  below  them?  Or  do  I  have  "fruit  salad"  –  information  mixed  into  one  section  that  properly belongs in another?    Did  I  add  transitions  between  arguments,  between  paragraphs,  and  between  sections?    Did I add topic sentences, the opening sentences of paragraphs or sections that state  the points I then develop?    Edit before proofreading.   At this point (after revision), all important ideas should be in your paper and in the correct  order.    Run the spell checker.    Manually search for spelling errors that the spell checker does not catch.    See if you can shorten sentences: avoid needless words.    Verify  that  you  have  defined  all  terms,  notation,  mnemonics,  and  abbreviations  before use.    Check for paragraph length and unity. Do you have one idea to a paragraph?    Check  for  opportunities  to  use  displayed  lists  and  indentations  that  emphasize  key  points.    Check  for  grammatical  lapses  such  as  subject‐verb  agreement,  misplaced  modifiers,  pronoun‐antecedent agreement, parallel elements, and tense switch.    Check for stylistic touches: remove redundant expressions, vary overused words, and  strengthen verbs.    Check for word choice.    Check for special problems. For example, if your first language has different rules for  definite  and  indefinite  articles  check  each  sentence  for  proper  use  of  definite  and  indefinite articles.   Proofread Last.   Print an unmarked copy of the manuscript on your desk at home. At the time in the day  when you reach your intellectual peak (e. g., mornings for me), reserve a block of several  hours, and sit down and carefully read without interruption.   112

Ask a friend to proofread your manuscript.   Run the spell checker again.  

7.3 What Is Involved in Revising Drafts?  How to Revise:    Put  your  draft  aside.  Time  away  from  your  essay  will  allow  for  more  objective  self‐ evaluation.   Get feedback. Since you already know what you are trying to say, you are not always  the best judge of where the draft is clear or unclear. Let another reader tell you. Then  discuss aloud what you were trying to achieve. In articulating for someone else what  you meant to argue, you will clarify ideas for yourself.   Construct  a  backward‐outline  of  your  essay.  Identify  the  main  idea(s)  in  each  paragraph.  Rank  their  importance  in  advancing  your  thesis.  Consider  connections  between and among ideas.   Rethink  your  thesis.  Based  on  what  you  did  in  the  previous  step,  restructure  your  argument: reorder your points, cut irrelevancies or redundancies, add complications  and implications. You may want to return to the text for additional evidence.   Now  that  you  know  what  you  are  really  arguing,  work  on  the  introduction  and  conclusion.  Make  sure  to  begin  your  paragraphs  with  topic  sentences,  linking  ideas  in each paragraph to those proposed in the thesis.   Proofread. Aim for precision and economy in language. Read aloud so you can hear  stylistic incongruities. (Your ear will pick up what your eye has missed.)  As you revise your work, keep the following principles in mind:    Revision  entails  rethinking  your  thesis.  Because  clarity  of  vision  is  the  result  of experience,  it  is  unreasonable  to  expect  to  come  up  with  the  best  thesis  possible—one that clearly accounts for the complexities of the issue at hand – before  beginning  a  draft,  or  even  during  a  first  draft.  The  best  theses  evolve;  they  are  the  products  of  the  kind  of  precise  thinking  that  is  only  possible  to  achieve  by writing.  Successful  revision  involves  bringing  your  thesis  into  focus  –  or, changing  it  altogether.   Revision entails making structural changes. Drafting is usually a process of discovering  an idea or argument. Your argument will not become clearer if you only tinker with  individual sentences. Successful revision involves bringing the strongest ideas to the  front  of  the  essay,  reordering  the  main  points,  cutting  irrelevant  sections,  adding  implications.  It  also  involves  making  the  argument's  structure  visible  by  strengthening topic sentences and transitions.   Revision takes time. Avoid shortcuts: the reward for sustained effort is a clearer, more  persuasive, more sophisticated essay than a first draft can be.  Go to this link:  http://writing‐program.uchicago.edu/resources/collegewriting/strategy_for_analyzing_and_rev.htm  for an effective strategy that will help you analyze and revise your first draft.  Go to this link: http://www.unc.edu/depts/wcweb/handouts/organization.html for five effective  strategies you can use to revise or reorganize your draft: reverse outlining, talking  it out, sectioning, listing and narrowing your argument, and visualizing.  Go to this link: http://pisethz.hubpages.com/hub/The‐Writing‐Process for a closer look  at the above stages in more detail 

113

Go to this link: http://www.powa.org/revising‐818965820 for 5 more aspects of revising  to consider 

7.4 Editing & Proofreading  Editing  and  proofreading  are  writing  processes  different  from  revising.  Editing  can  involve  extensive  rewriting  of  sentences,  but  it  usually  focuses  on  sentences  or  even  smaller  elements  of  the  text.  Proofreading  is  the  very  last  step  writers  go  through  to be sure  that  the  text  is  presentable.  Proofreading  generally  involves  only  minor  changes  in  spelling  and  punctuation.  This  section  presents  strategies  for  editing  and  for proofreading.   Go  to  this  link:  http://writing.colostate.edu/guides/processes/editing/pop2a.cfm  for  a  step  by  step  approach to developing editing strategies.  Editing Checklist – When proofreading and editing your essay, ask yourself:   Have I Answered My Question(s) or Completed My Task(s) as Fully as Possible?    What is my thesis/ central proposition/ main assertion?    Do I make a clear argument or take a position about the topic? Do I state that  position in my introduction?    Does my introduction or opening paragraph prepare the reader for what follows?   Is My Essay Clearly Structured?    Does my assignment have a clear introduction, a body and a definite conclusion?    Does the assignment advance in logical stages?    Are the major points connected? Are the relationships between them expressed  clearly?    Do the major points all relate to the topic and contribute to answering the task  or question?   Are My Paragraphs Clearly Connected and Coherent?    Does each paragraph begin with a topic sentence?    Do the sentences flow smoothly and logically from point to point?    Does each sentence clearly follow on from the one before?    Does each paragraph state its case clearly and completely, or should there be more  evidence/ detail?    Are there adequate transitions between sentences and paragraphs? Are transitions  varied or are they all the same kind?    Are all examples and quotes relevant to and supportive of my answer?    Are facts and opinions supported with examples or explanations where necessary?   Is My Written Expression Appropriate?    Have I used direct and clear language?    Have I explained my ideas clearly and explicitly?    Have I kept my audience in mind? Have I said all I need to say so that my reader can  understand, or am I assuming they will 'know what I mean'?    Have I written complete, grammatically correct sentences?    In long sentences, have I separated related ideas with commas or semicolons  for easier understanding?    Is my use of tenses correct?    Have I used non‐discriminatory language?  114

Go to this link:  http://www.dartmouth.edu/~writing/materials/student/ac_paper/style.shtml for guidelines 

on attending to style. At the end you will find a link to Elements of Style:  http://www.bartleby.com/141/ with far more detailed support for aspects of style.  Go to this link:   http://depts.washington.edu/owrc/Handouts/Attending%20to%20Style.pdf for 7 basic principles 

of style  Go to this link:  Formality/informality ‐ http://www2.elc.polyu.edu.hk/CILL/eap/suggestingsolutions.htm  for a presentation of other aspects of style   Go to this link: http://depts.washington.edu/engl/askbetty/word_usage.php for tips on using  the right words.  Go to this link:   http://www.uah.edu/colleges/liberal/english/shared/word_usage_guide.htm for a guide to common  

misused words  Go to this link: http://www.etsu.edu/scitech/langskil/com‐err.htm#slang for common errors  to avoid including both grammar and vocabulary items.  Go to this link: http://writing2.richmond.edu/writing/wweb/editcs.html for guidelines on clarity  and style including nonsexist language usage.  Have I Fully Referenced My Sources of Information?    Have I referenced all the words, ideas and information sources I have used in my  assignment?    Have I used a consistent referencing style?    Is  there  a  clear  distinction  between  my  thoughts  and  words  and  those  of the author(s) I have read and cited?    Are quotations properly introduced?    Are they accurate?    Are they formatted correctly?    Do the quotations add evidence or provide an authoritative voice, or am I letting the  author(s) speak for me? Would writing it in my own words be more effective?   Go to this link: http://www.powa.org/editing for a comprehensive look at editing with support  in grammar and syntax.  Go to this link: http://writing.colostate.edu/guides/processes/editing/pop2b.cfm for proofreading  strategies followed by a chance to check what you have learned  Sources  Bilkent University, Anakara, Turkey:   http://www.cs.bilkent.edu.tr/~guvenir/courses/ENG401/revising.html 

University of South Wales, Sydney: http://www.lc.unsw.edu.au/onlib/edit.html  Colorado State University: http://writing.colostate.edu/guides/processes/editing/ 

115

Supplementary Tools   Writing a Research Paper:  Stages involved: http://writing.wisc.edu/Handbook/PlanResearchPaper.html#intro  Introduction: http://web.ceu.hu/writing/intros.htm  Go to the following link:   http://www.csuohio.edu/academic/writingcenter/WAC/index.html to find very comprehensive 

support for writing a research paper.   Resources for Dissertators:  Useful books and links: http://writing.wisc.edu/Handbook/dissbooks.html  This is an excellent comprehensive source for all aspects of writing your dissertation:  http://www.uq.edu.au/student‐services/phdwriting/fr_phsta.html 

How to write a summary:   http://depts.washington.edu/owrc/Handouts/How%20to%20Write%20a%20Summary.pdf 

How to write an abstract:   http://research.berkeley.edu/ucday/abstract.html 

Here you will find concrete information about what to include in an abstract and  examples from various fields.  Here you will have an opportunity to compare these guidelines with the latter and click  on the example where you will be guided step by step through the original article finding  the  elements  to  include  in  the  abstract  which  you  will  be  able  to  read  at  the  end  of the tutorial:   http://papyr.com/hypertextbooks/comp2/abstract.htm 

116

 

VII. Grammatical Issues and Mechanics  of Writing  Ivana Pekařová    In this chapter we will look together at mechanics of good writing. If we use an analogy  of  driving  a  car,  we  also  need  to  know  the  various  components  and  how  they  function  together.  Similarly,  we  have  to  understand  what  is  necessary  for  keeping  the  text/car  moving,  stopping  and  starting  in  the  right  places.  It  is  impossible  to  introduce  and  describe  all  English  grammar  features  here.  We  have  selected  to  revise  only  a few  grammatical categories where we know from experience that even more advanced Czech  users of English make mistakes most frequently. They are:  1. Grammatical Issues        a. Sentence structures and word order    b. Noun, adverbial and adjective clauses     c. Reduced adjective and adverbial clauses  d. Subject‐verb agreement        e. Articles            f. Passive voice  g. Tenses  h. Gerund, participle and infinitive 

           

2. Mechanics of Writing  a. Punctuation  b. Capitalization  c. Comparisons  d. Correlative conjunctions  e. Transition words and phrases  

Let us have a look at each of the categories in detail. For each grammatical entry there  will  be  a  short  overview  of  the  most  significant  rules  accompanied  by  some  practical  examples. If you find out that what is presented here does not meet all your needs, we do  encourage  you  to  go  into  all  the  reference  materials  both  in  the  paper  form  or  in  their  online format as suggested below.  

1. Grammatical Issues  1.1 Sentence Structures and Word Order  All  sentences  are  about  something  or  someone.  The  something  or  somebody  that  the sentence is about is called a subject of the sentence; and it is to be included explicitly  in every English declarative sentence.  There are several types of sentence structures:   simple  sentence  =  one  subject  + one  verb:  My  feet  hurt. The  counting  of  votes  from  thousands of expatriates helped.   complex  sentence  =  2  clauses  –  one  clause  main,  one  subordinate  =  two  subjects  +  two verbs: When he drank, he always started to fight. I will help him if he needs it.   compound sentence = 2 clauses – both main = two subjects + two verbs: Are we going  directly to the hotel or will we get the chance to see the town? 

117

In all of the types of the sentence patterns, the basic word order rules apply in the same  way.  Lower‐level  learners  of  English  are  taught  one  of  the  fundamental  rules of  English  that the subject is always the first thing in the sentence:    John is always late for class.     Many parts of the Asian coastline were destroyed by a tsunami in 2004.    The  old  hotel  at  the  end  of  the  street  is  going  to  be  knocked  down  to  make  way  for a new supermarket.  My friend and I both have a dog named Spot. (Notice the usage of I placed correctly   NOT at the beginning of the sentence!)  Lying on the sofa watching old films is my favourite hobby.  A very frequent type of mistake with word order might appear in indirect speech.    I do not know where the post office is. Could you tell me how much it costs?  Compare the above mentioned sentences to the following direct speech alternatives:    A: Where is the post office?  B: I don’t know.  A: Excuse me. Can I interrupt you for a minute? How much does it cost?  B: I am afraid…  Unfortunately,  the  claim  about  the  subject  being  placed  at  the  very  beginning  of a sentence is a simplification for lower‐level learners of English; it is more appropriate  to say it works like that only almost always. Higher‐level speakers of English are aware  of even more complicated cases like these:    On Saturdays I never get up before 10 o’clock.  Before  giving  a  test  the  teacher  should  make  sure  that  the  students  are  well‐ prepared.  Sitting in a tree at the bottom of the garden was a huge black bird with long blue  tail feathers.  All of a sudden there flashed a bolt of lightning across the sky.  On the roof was found a bloody scarf.  Seldom does he ever brush his teeth.  Not only did he make a mistake, he was not even sorry about it.  Under no circumstances do I travel to Antarctica without a good coat.  Had he not wasted so much money on buying lottery tickets, he could have paid his  bills.  It was in Paris that I first saw this film.  If  you  can  explain  the  reasons  why  the  subjects  in  the  sentences  above  do  not  appear  in the  usual  front  position  in  the  sentence,  you  are  familiar  with  the  usage  of  there,  adverbial  fronting,  cleft  sentences  and  inversion  rules.  If  you  could  not  produce  sentences like that (and wanted to do so), you need to study these areas from grammar  references.   Do  you  know  other  word  order  rules  which  are  connected  with  individual  clause  elements rather than the whole structure of sentences/clauses?   He is so intelligent. He is such an intelligent man. He is not too a sensible driver. He is  enough of a realist to marry her. He is clever enough not to make such a mistake. Now  there is enough ripe fruit for my mother to start the jam making process.   118

      

We need to seek the approval of interested and concerned parents. The idea needs to  come from the individuals concerned.  She gave him the book. She gave the book to him.  I would like to look the word up. I would like to look up the word. I would like to look it  up.  Which student did you get the book from? From which student did you get the book?  Who does he work for? For whom does he work?  Who helped you? Who did you help?  Are you happy? You are happy, aren’t you? Am I correct? I am correct, aren’t I?  He works hard. He hardly ever works. 

If you are not certain why the word order in the sentences above is as it is, it would be  a good  idea  to  check  the  rules  for  the  individual  cases  in  a  grammar  reference  (e.  g.  Murphy, 1994). 

1.2 Noun, Adjective and Adverbial Clauses  Noun  clauses  can  have  the  same  role  as  nouns;  they  can  function  in  the  sentence  as subjects, objects and complements:  What he did really shocked me.  He didn’t know that I couldn’t swim.  She is not responsible for what he did.  He asked if we would help him.  Everybody wondered where he went.  Whether he comes or not is not important.  Three areas where the most common types of mistakes appear are:   Wrong usage of a comma in front of that. Notice that in contrast to Czech, there is  NO comma: He told me that he did not understand.   Wrong usage of tenses. When the main clause is in the past/past perfect tense, you  need to remember, apart from the problems with the word order mentioned above,  that all other verbs in the subordinate clauses must have changed tenses: He said that  he would not be able to come. If uncertain, study any reference book or look at:   http://owl.english.purdue.edu/owl/resource/601/01/   Wrong usage of clause markers. Except for that, clause markers cannot be omitted.  Compare:  The  mistake  was  that  he  refused  to  take  lessons.  The  mistake  was  he  refused  to  take  lessons.  Whatever you think, I don’t care. *You think, I don’t care.  Adjective clauses perform the same function in sentences as adjectives do: they modify  nouns.  Note  that  adjectives  usually  precede  the  nouns  they  modify;  adjective  clauses  always follow the nouns they modify.   Elizabeth  felt  manipulated  by  her  beagle  Sammy,  whose  big,  brown  eyes  pleaded  for another biscuit.  In this type of clauses two most frequent types of errors are connected with the wrong  usage of relative pronouns and with punctuation. 

119

The  most  common  relative  pronouns  are  who/whom,  whoever/whomever,  whose,  that  and which. Please note that in certain situations, what, where and when can function as  relative pronouns.     The woman who/that lives next door is a doctor.    Where is the ham which/that was in the fridge?    Everything that happened was my fault.  The woman who (can be omitted) I wanted to see was on holiday.  The woman who (cannot be omitted) helped me was my neighbour.  The house where I was born was pulled down a week ago.  We saw some people whose car had broken down.  In extra information clauses that is not used, and you need commas.    John, who speaks French and Italian, works as a tourist guide.    Colin told me about his new job, which he’s enjoying very much.    Amy, whose car had broken down, was in a very bad mood.  My brother, who lives  in London, is a doctor. (I have only 1 brother.) My brother who  lives in London is a doctor, while the other one is a lawyer.  A comma is also necessary in front of which when it means “což”:    For once, he came on time, which surprised me a lot.  Adverbial  clauses  act  as  modifiers  of  the  main  clause.  They  express  more  detailed  information about time, place, condition, contrast, concession, reason, purpose, result,  or any other additional comment.    Tell me after I have eaten my dinner.    I feel guilty because I have not submitted my report on time.    We will not continue ordering from you unless you change the terms of payment.    I bought a sandwich while I was out.    He always carries an MP3 player with him wherever he goes. 

1.3 Reduced Adjective and Adverbial Clauses  In  reduced  adjective  clauses,  the  relative  pronoun  (who,  which,  that)  can  be  omitted  along with the verb and replaced by the present participle (verb + ‐ing):  People who buy lottery tickets are often found at bingo. People buying lottery tickets  are often found at bingo.  The  students  who  were  waiting  for  their  funding  from  the  government  were  disappointed.  The  students  waiting  for  their  funding  from  the  government  were  disappointed.  Those  students  who  want  to  go  to  Heiligenblut  for  snowboarding  need  to  pay  soon.  Those students wanting to go to Heiligenblut for snowboarding need to pay soon.  Kids playing in the street may get run over. = Kids who play…  ESL students attending the summer session must register by Friday. = Students who will  attend…  However, hobbies and repeated actions cannot take this construction:  People  who  play  golf  are  always  prepared  for  inclement  weather.  (Compare:  People  playing golf today are getting wet from all the rain.)  Students  who  don’t  practise  their  English  don’t  improve  very  quickly.  (Compare:  Students not practising their English during class time today will be punished.)  120

The  tram  which  leaves  at  6:03  was  late  today,  so  I  caught  the  6:08  for  downtown.  (Compare to the incorrect alternative: *The tram leaving at 6:03 was late today.)  When  the  verb  is  in  the  continuous  or  progressive  tense,  it  can  be  replaced  by  the present participle:   I  am  waiting  for  the  student  who  is  writing  his  final  exam  early.  =  ….the  student  writing…  Give high marks to the students who are speaking English in class today. = …students  speaking…  The  students  desiring  the  grammar  course  please  sign  up  at  my  office.  =  …students  who desire…  All  the  students  wishing  for  a  better  grade  are  here  studying  hard.  =  …students  who  wish…  Helpful  hint:  When  you  are  not  sure,  put  in  the  who,  whom,  which  or  that,  and  avoid  using the participle construction.  The same process of reduction can be undertaken by adverbial clauses:  Because he was a doctor, George knew how to handle such a situation. = Being a doctor, he  knew…. Or even: As a doctor, George knew…  While I was eating dinner, I watched TV. = While eating dinner, I watched TV.  When you are in Rome, (you) do as Romans do. = When in Rome, do as Romans do.  When  I  opened  the  door,  I  saw  a  strange  sight.  =  When  opening  the  door,  I  saw  a strange sight. = Opening the door, I saw a strange sight.  If the subjects are different, you may not reduce the adverbial clause:  While I was taking a shower, my sister called from California. X While taking a shower,  my sister called from California. In the first example one sister was in the shower and  the  other  one  phoned.  In  the  latter  case,  the  woman  had  a  phone  with  her  in  the  shower and she used it to phone her sister.  Be careful when reducing time clauses that come at the end of sentences:  We saw many beautiful birds while we were fishing in the lake. We saw many beautiful  birds while fishing in the lake. We saw many beautiful birds fishing in the lake. Who was  actually fishing in each sentence? People or birds?  When the two events took place at different times:  After I finished my homework, I went to bed. After finishing my homework, I went to  bed.   After I had finished my homework, I went to bed. After having finished my homework,  I went to bed. Having finished my homework, I went to bed.  Before  he  left  the  dance,  Malcolm  said  good‐bye  to  his  girlfriend.  Before  leaving  the dance, Malcolm said good‐bye to his girlfriend.  More details about the issues mentioned above can be found in reference books under  the entry sentence condensation, or online, for example at:   http://kaj.upol.cz/materialy/syntax2/06condensation/06condensation.htm 

1.4 Subject – Verb Agreement (S‐V Agreement)  The basic principle is that singular subjects need singular verbs and plural subjects need  plural verbs: My brother is a nutritionist. My sisters are mathematicians.  121

Yet, there are more troublesome situations when we may not be certain if the subject is  singular  or  not.  Let  us  simplify  the  matters  by  focusing  on  where  singular  verbs  are  necessary.   a.  Most learners of English know that singular verbs are used with singular countable  nouns:  The engine is working.  b.  When  two  or  more  nouns  are  connected,  the  S‐V  agreement  depends  on the connector:  and:  Jonathan  and  Nigel  are  at  the  Kryštofovo  údolí  fair  today.  or nor: The book or the pen is in the drawer.  c.  When  a  compound  subject  contains  both  a  singular  and  a  plural  noun  or pronoun  joined by or or nor, the verb should agree with the part of the subject that is nearer  the verb (the so called principle of proximity):  His  friends  or  the  boy  runs  every  morning.  But:  The  boy  or  his  friends  run  every  morning.  d.  Do not be misled by a phrase that comes between the subject and the verb. The verb  agrees with the subject, not with a noun or pronoun in the phrase:   The man who we have just spoken to is going to lead the team of experts in the future.   e.  The  easy  rule  says that  with  uncountable  nouns,  like furniture,  luggage,  advice,  the  singular form is to be used:   When luggage is left unattended, it will be removed or destroyed.   Do not fall into a trap due to the final –s at the end of some words like mathematics,  measles, and news. They are singular:  The recent news from Libya has been really contradictory.  Only where there are two parts to these things, like tweezers, scissors, trousers and  shears, do they require a plural verb:   Those trousers are made of wool.  f.  In  the  sentences  beginning  with  there,  the  verb  must  agree  with  the  subject  that  follows:  There is a question. There are many questions.  g.  With  pronouns  like  anyone,  everyone,  someone,  no  one,  nobody,  each,  each  one,  either,  neither,  everyone,  everybody,  anybody,  anyone,  somebody,  someone  and  no  one, use singular: Everyone has finished his or her homework. Each of these hot dogs is  juicy.  h.  Finally, there is an exciting category of collective nouns. These are words that imply  more  than  one  person  but  that  are  considered  singular  and  take  a singular  verb,  such as group, team, committee, class and family:  The committee decides how to proceed.  If  you  refer  to  individual  efforts  of  each  member  of  the  group  or  to  the  idea  of  number (notional concord), you may decide to use the plural:   The crew are preparing to dock the ship.    A final warning for this section. There are differences in usage between British   and American English (BrE and AmE).  122

1.5 Articles  What is an article? It is a word which modifies nouns. There are three of them, the, a/an  and  the  zero  article.  The  (the  definite  article)  is  used  to  refer  to  specific,  unique  or particular nouns; a/an (the indefinite article) is used to modify non‐specific and non‐ particular  nouns;  the  zero  article  is  applicable  when  we  speak  about  things  in  general.  For example, if we say, “Let’s have a look at the example,” we mean a specific one. If we  say, “Let’s listen to a song,” we do not mean any specific song.  Correct use of articles in English is one of the most difficult things to get right in English.  However, there are a few basic rules which are to be followed. Let us look at each kind  of the articles a little more closely.  Indefinite articles: a and an  A  and  an  signal  that  the  noun  modified  is  indefinite,  referring  to  any  member  of the group. For example:   My friend is going to get a puppy soon. This refers to any dog. We do not know which  dog since we have not seen the dog yet.   Somebody call a doctor! This refers to any doctor. We do not need a specific doctor  yet; we need any doctor who is available.   When I was in the gallery, I saw an amazing picture. Here we are talking about a single,  non‐specific thing, in this case a painting. There were others in the gallery, but there  is only one we are talking about here.  Remember, the usage of either a or an depends on the sound that begins the next word.   a  +  singular  noun  beginning  with  a  consonant:  a  table,  a  car,  a  camera,  a  building,  a cat   an  +  singular  noun  beginning  with  a  vowel  (or  an  adjective  before  the  noun):  an umbrella,  an octopus,  an  absent‐minded  professor,  an  inch,  an  engineer  (BUT:  a university! Very often, inexperienced users of English make a mistake here and use  the article an forgetting that the vowel must be pronounced at the beginning of the  word.)   an + the words starting with the silent “h”: an hour   a + nouns starting with a pronounced “h”: a horrible storm  Definite article: the  When  it  is  clear  to  both  people  in  the  interaction  which  people  or  things  are  being  referred to, we use the. For example:   The  man  who  robbed  me  was  tall  and  had  a  big  scar  on  his  forehead.  Here  we  are  referring  to  a specific  man,  the  one  responsible  for  the  loss  of  my  wallet  and  all  documents.  The children must be awake! Here we are talking about a particular bunch of children,  probably ours or those we are currently looking after.  I saw the runaway cow Yvonne. Here we are talking about a specific noun, the famous  fugitive from a German farm, which made the headlines when she was at large from  May till September 2011.  Countable and uncountable nouns  The can be used with uncountable nouns, or the article can be omitted entirely with them.  

123

I love to sail over the water (some specific body of water) or I love to sail over water  (any water).  He spilled the milkshake all over the floor (some specific milkshake, perhaps the one I  made for him) or He spilled milkshake all over the floor (any milkshake is on the floor,  which is now slippery).  A/an can be used only with countable nouns:   I need a loaf of bread. I need a new pair of glasses.   Remember  tricky  nouns  which  are  not  countable  in  English:  money,  luggage,  baggage,  advice, news, information.  To create more problems especially for non‐native speakers of English, the language also  contains  nouns  which  can  be  either  countable  or  uncountable:  hair,  light,  paper,  experience,  time,  room,  work,  etc.:  He  has  brown  hair.  BUT:  There  is  a  long  blond  hair  in your soup.    One more closing remark for this section: we are certain you will come across  differences between the usage of articles in British and American English.   

1.6 Passive Voice  In a sentence we use active voice when the subject of the sentence performs the action  expressed in the verb:   The dog bit the boy. They have conducted experiments to test the hypothesis.  Passive voice is used when the focus is on the action. It is not important or not known  who or what is performing the action. When rewriting active sentences in passive voice,  note the following:   the object of the active sentence becomes the subject of the passive sentence,    the finite form of the verb is changed (to be + past participle),   the subject of the active sentence becomes the object of the passive sentence or it is  dropped.  One of the frequent mistakes of Czech users of English is connected with the word order  and the usage of the passive:  Ten test jsem vám opravila. The correct equivalents of this sentence in English are:  I have corrected the test for you. Or: The test has been corrected. (by me)  Remember that passive voice can be used in any tense:             

The meal is finished.  Food for the party is being prepared by a catering company.  Three victims have been rescued.  He was killed with a gun.  The report will be written by my deputy.  The match would be cancelled if it continued to rain like this.  He would have been informed if there had been a change in the appraisal committee’s  decision.  

124

1.7 Tenses  Only two tenses are marked in the English verb alone, present and past. Other tenses are  marked  by  auxiliaries.  We  will  not  repeat  the  whole  theory  which  you  can  revise  in grammar  reference  books.  We  want  to  focus  only  on  the  most  problematic  features  which are the most frequent sources of errors.   The most typical mistake with the present simple tense is omitting the ending –s in the  third person singular (he speaks) and using the present continuous tense (he is speaking)  mistakenly when we do not want to say that something is happening just now. Certainly,  we can use this form with adverbs typically connected with the simple tense, like often,  always,  every  day,  but  only  when  we  want  to  express  that  the  person  doing  it  or the speaker  is  annoyed:  I  am  often  losing  my  keys  and  spending  hours  trying  to  locate  them.  The  past  simple  tense  requires  the  speaker  to  focus  well  on  the  pronunciation  of the ending  –ed  correctly:  kissed  –  /t/,  decided  –  /id/,  earned,  played  –  /d/.  Then,  of course,  one  must  know  the  irregular  verb  forms.  The  past  progressive  tense  is  an equivalent  of the  present  one  in  the  past  and  usually  no  more  mistakes  appear  than  some  problems  with  spelling  of  the  –ing  form.  We  have  to  remember  doubling  of consonants, sitting, beginning, dropping an –e, living, and changing of –ie to –y, lying.  We must also remember that stative verbs are not used in progressive tenses. These are  verbs like belong, like, want, understand, prefer, see, appear, seem, etc.  Czech  speakers  of  English  usually manage  present  and  past  tenses,  but  problems  occur  with  perfect  tenses,  which  do  not  exist in  Czech.  The  present  perfect  tense,  both  in  its  simple  and  continuous  forms,  deals  with  an  action  which  began  in  the  past  but  which  continues  into  the  present  or  the  effect  of  which  still  continues:  Rosemary  has  taught  for twenty  years.  Very  often  we  use  this  tenses  with  since  and  for:  I  have  been  working  here since 1992.   The past perfect tense is used to indicate that one action occurred before another action  in the past: I had known my husband for five years before we got married.  For  expressing  the  future  in  English,  we  can  use  auxiliaries  will,  shall,  and  a  wide  range  of other expressions like, be going to, be about to, etc. It is necessary to study individual  shades  of  meaning  of  these  expressions  as  some  of  them  express  an  instant  decision  to do something, while others deal with predictions or planned courses of actions.  The future perfect tense designates action that will have been completed at a specified  time in the future: By Saturday noon, I will have finished my housework.  If  a  speaker  of  English  masters  the  correct  forms  and  functions  of  individual  tenses,  the following most frequent mistake is shifting from one tense to another in one speech  act.  We  must  establish  a  primary  tense  for  the  main  discourse,  and then  use  occasional  shifts to other tenses to indicate changes in the time frame.  We  must  also  admit  it  is  not  always  easy  to  distinguish  the  correct  tense  to  be  used  in isolation. The differences between tenses make clear sense only in the context of other  sentences  since  the  time  distinctions  are  relative  to  the time  frame implied  by  the  verb  tenses in surrounding sentences or clauses.  The last point worth mentioning here is the phenomenon called the sequence of tenses.  125

 When  the  main  clause  is  either  in  the  past  tense  or  in  the  past  perfect  tense,  then  all  other  clauses  are  influenced.  We  need  to  change  the  tense,  usually  the  pronoun  and  the time reference words: I will help you tomorrow. – > When the “you” addressed here  reports it to somebody else: She said she would help me the following day. 

1.8 Gerund, Participle and Infinitive  A gerund is a verbal form that ends in –ing and functions as a noun. The gerund expresses  an  action  or  a state  of  being.  Since  it  functions  as  a  noun,  it  occupies  some  positions  in a sentence that a noun ordinarily would and it may function as a subject, direct object,  subject complement and object of a preposition:    Travelling might satisfy your desire for new experiences.  The police arrested him for speeding.  A participle is a verbal that is used as an adjective and most often it ends in –ing or –ed.  Since it functions as an adjective, it will modify nouns or pronouns. There are two types  of them : present participles – ending in –ing – and past participles – ending in –ed, ‐en, ‐d,  ‐t, ‐n, ‐ne: asked, eaten, saved, dealt, seen and gone:    Everything eaten, we could only dream about not being hungry.     Shaken, she watched her car disappear in flames.  An infinitive is a verbal consisting of the word to plus the basic form of the verb; to be  or not to be is a well‐known example. Another one:    He had no energy to resist.  You have to know several forms of the infinitive: present, present progressive, perfect  or past and perfect/past progressive in both active and passive forms, like the following  ones:   to ask, to be asking, to have asked, to have been asking.  These three forms in themselves are not expected to cause too many problems to more  advanced speakers but in one area, the so called split infinitive and dangling participles.  The split infinitive happens when additional words are included between to and the verb;  the  objections  towards  this  practice  are  not  so  strong  as  they  used  to  be  and  many  people use them in spoken English. Yet there are still many people who claim they should  be avoided in formal writing at any cost. Let us conclude then it is safest to avoid them  unless  the  alternative  wording  seems  very  clumsy  or  would  alter  the  meaning  of  your  text. It is usually sufficient to move one word either before the infinitive or after it:   She told me to *quickly finish the sandwich.  The so called dangling participle is a term used to label the case when a modifying clause  is used in a wrong way and, in fact, it does not modify what it is supposed to:  *Rushing to catch the bus, my wallet fell out of my pocket. It was not my wallet which  was rushing, but me!  What is much more likely to cause problems is the rather complex set of rules on using  either the –ing form or infinitive after other verbs and after some adjectives. If you look  at the two online sources suggested below, you will see there is no other way but learn  correct colligations of lists of words, i. e. when to use which one of the above mentioned  forms.  http://owl.english.purdue.edu/owl/resource/627/4/  http://www.writing.utoronto.ca/advice/english‐as‐a‐second‐language/gerunds 

126

2. Mechanics of Writing  2.1 Punctuation  In spoken English we use intonation and pitch to indicate the boundaries of grammatical  units.  In  written  English,  punctuation  marks  serve  the  same  purpose.  The  following  examples from Cory (1999) illustrate how important punctuation marks can be:    What is this thing called love?    What is this thing called, love?    What? Is this thing called love?    What is this thing called? “Love”?    “What is this thing called?” “Love.”  There  are  numerous,  notoriously  known  and  entertaining  examples  in  which  you  can  study what happens if the marks are not used correctly:  “Let's eat Grandma!'' or, “Let's eat, Grandma!'” In this very concrete example, punctuation  is so important that it can save life.   King George walked and talked an hour after his head was cut off. Or, King George walked  and talked; an hour after, his head was cut off. Have you ever seen anybody walking and  talking without their head sitting on the shoulders?  Hot and steamy, Grandma took the turkey out of the oven. Grandma took the hot and  steamy turkey out of the oven. Now, who or what was hot?  A teacher once gave students the following…and told them to punctuate it any way they  wanted:   A woman without her man is nothing   Most guys wrote: A woman, without her man, is nothing.   Most girls wrote: A woman: Without her, man is nothing.   The above examples show that we can take whatever view we want, but we must make  sure we express it correctly.  The  major  punctuation  marks  are  full  stops  (or  periods  in  AmE),  question  marks,  commas,  exclamation  marks,  colons,  semi‐colons,  quotation  marks,  apostrophes  and  hyphens/dashes.  Let  us  start  with  those  for  which  the  British  English  rules  and  conventions are rather similar to their usage in Czech.   Full stops are used:   to close sentences, clauses and phrases:  A:  The  captain  of  a  Scottish  youth  football  team,  Alyshia  Walker  has  been  banned  from a UK‐wide competition –  because she's a girl.  B: Really. How awful.   in initials for personal names, though increasingly they are omitted: J. D. Power   after  abbreviations,  which  is  becoming  less  common  too:  R.S.V.P.  to  Prof.  Jackson.  When abbreviations include the last letter of the words, they usually do not take a full  stop: St – for street, but Arr. for arrival.  Question marks are used at the end of an interrogative sentence:   How many times do I have to repeat that?  127

On  the  other  hand,  questions  that  are  used  in  indirect  speech  do  not  normally  take  a question mark:   He asked me if I could help him.  Exclamation marks are used for commands, exclamations, and after interjections:   What a great book! Do it now! Gosh! It was expensive!  Now  we  will  progress  to  the  punctuation  mark  rules  which  are  complemented  by  conventions, and thus it may not be so straightforward to use them.  Commas mark clause boundaries. Let us start with cases where commas are obligatory:    when joining three or more coordinate items in a list:   Peter, Paul, and Mary were singing together.   joining  two  or  more  adjectives  preceding  a  noun  when  they  do  not  modify  one  another:   The old man spoke in a low, mysterious voice.   setting  off  subordinate  clauses,  conjuncts,  and  introductory  phrases  from  the rest  of the sentence:   To prepare for the exam, Liam attended private tutoring.   separating  non‐restrictive  apposition,  i.  e.  extra/additional/unnecessary  words  or phrases:   Jean Paul, your old school friend, has just telephoned.   Elisabeth, wife of driver one, was riding in the cab of driver number two.   separating  non‐restrictive  relative  clause,  i.e.  a  clause  modifying  a  noun  which  we  know even without the additional clause:   Captain Brown, who I showed the license to, was very polite.   Richard  Nixon,  who  tried  to  obstruct  justice,  was  forced  to  resign  from  presidency.  In clauses  that  are  necessary  to  identify  the  noun  and  distinguish  it  from  all  other  nouns, there is no comma:   The man who led the American revolutionary army was George Washington.   to avoid possible misunderstandings:   He left us, to pay the bill. Compare it to: He left us to pay the bill. Does the comma help  you understand who actually spent the money and who did not?   if a comment clause interrupts the main clause:   He was the first man, I think, to swim the whole distance at one go.   separating vocative: Peter, can you do it for me?   separating two independent clauses without any conjunction (linking word) or with  the conjunction but, so, for:   Sebastian read the newspaper, Mary did the dishes, as usual.   Matthew couldn’t find the pen, so he wrote in pencil.   in  sequential  descriptions  of  places:  We are  flying to Florence, Italy  for a conference  next month.   in addresses, similarly to an envelope where each item would be one separate line:  We sent the package to you at 332 Green Road, London E2 OAG.   in dates: My accident occurred on Friday, June 27, 1987, at ten o’clock in the evening.   in greetings and closings: Dear Mary, Sincerely, etc. 

128

Let us proceed now to cases where commas are understood as normal, in other words  you may expect many people to use them, but not necessarily:   separating conjuncts and disjuncts:   However, there may be a few exceptions.   Naturally, this is not the whole story.   if an adverbial clause precedes a main clause:   Having been invited, I intended to stay.   If you ask her politely, she will come.   If it is placed at the end of the sentence, there is no comma:   He read the mail before he went to the office.   with an adverb at the beginning or in the middle of a sentence:   Sarah, unfortunately, has to work late.   Usually, she works late on Fridays.   before coordination conjunctions if there are different subjects:   The bus stopped, but no one got off.   Main  clauses  linked  by  and,  or,  or  but  are  not  normally  separated  by  commas  if the subjects of both clauses are identical:   They accepted the article and invited us to present it at their conference.   With different subjects it is usual to use a comma: Daniel was tired, and his feet were  hurting.  The last case is when there should be no comma:   before an object expressed by a noun phrase, finite or non‐finite:   He told me that he knew what to do.   Usage of a comma here is almost an evergreen among the typically Czech mistakes.   in restrictive relative clauses:   You should have asked the man who left yesterday.   Compare these two sentences:   My  husband,  who  works  for  an  IT  company,  cannot  often answer  my questions  about  computer problems.   My brother who lives in London is a technician too.   How many husbands or brothers does the speaker have?   before an adverbial clause when it follows the main one:   She will come if he asks her.  Colons are most frequently used before enumerations:   You are kindly requested: to complete the enclosed form; to post it at once… or before  explanations: We must sell this property: maintenance costs are too high.  Semicolons  are  used  to  make  sentences  easier  to  read.  They  usually  separate  an additional clause:   Soon,  indeed,  it  will  be  only  by  their  situations  that  cities  can  be  distinguished;  but  therein Istanbul is unrivalled.   Or, they mark off each of succession of dependent clauses:   You  are  kindly  requested:  to  complete  the  enclosed  form;  to  post  it  at  once  in the envelope  provided;  and  to  notify  this  office  immediately  of  any  change  in  your  address. 

129

Quotation marks (or inverted commas) are obligatory in direct speech:   The  guard  shouted,  “The  road  is  closed”.  “The  road  is  closed,  “the  guard  shouted.  Notice also the difference between the Czech and English speech marks´ usage:   Petr řekl: „Přijdu zítra.“ – Peter said, "I'll come tomorrow."  The apostrophe has three uses:   to form possessives of nouns:   the boy’s hat, the children’s game, the countries´ laws, my brother‐in‐law’s money, Jake  and Anne’s department.   Do  not  use  apostrophes  for  personal  pronouns,  or  the  relative  pronoun  who.  Apostrophes  should  not  be  used  with  possessive  pronouns  because  they  already  show  possession  and  that  is  why  they  do  not  need  an  apostrophe.  However,  indefinite  pronouns,  such  as  one,  anyone,  other,  no  one,  and  anybody,  can  be  made  possessive: We were holding each other’s hands.    to show the omission of letters in contractions:   Don’t speak, he’ll do it.   A very frequent problem for various speakers is the difference between its and it’s:   Gladice  has  a  new  dog.  Its  name  is  Sappho.  (However,  if  Gladice  spoke  about  her  beloved dog, she would rather use the expression her name.)  Compare  it  to:  It’s  great  news  that  you  have  got  a  new  dog.  I  have  heard  it’s  called  Sappho.   to  indicate  certain  plurals  of  lowercase  nouns;  here  the  rule  appears  to  be  more  typographical than grammatical:   Mind your p´s and q´s.  Dash is used to replace commas when indicating interruption:   London – according to my son – is absolutely smashing.  Hyphen is used for three main purposes:   to link single words to form compound words:   a day‐to‐day event, a two‐hour wait, president‐elect;   to indicate prefixes clearly to help with pronunciation:   re‐entry (this is disappearing);   to break up long words at the end of a line of print at the syllable boundaries – yet it  is not always clear where the split should be.   If you want to study more, go to: http://owl.english.purdue.edu/owl/resource/566/1/ 

2.2 Capitalization  What are the rules for using upper‐case letters in English writing? Do not capitalize letters  anytime  you  feel  like  it  or  want  to.  There  are  very  specific  rules  that  answer  most  capitalization questions.   Capitalize:    the first letter in a sentence coming after a full stop:   My mum is from Vamberk. On the other hand, my dad comes from Spain.    The pronoun I even when it is in the middle of a sentence:   My husband and I are going on holiday to Croatia.   a proper noun, names of months, companies, geographical locations:   130

    

January,  Microsoft,  Barrack  Obama,  the  Empire  State  Building,  the  Appalachian  Mountains.  the person’s title when it follows the name on the address or signature line:   Ms Robinson, Chairperson  words derived from proper nouns:   I must take English and math. English is capitalized because it comes from the proper  noun England, but math does not come from the non‐existent word Mathland.  the names of specific course titles:   I am taking Microeconomics this semester.  the first word of a quoted sentence:   He said, “Treat her as you would your own daughter.”  lexical  words  (words  with  meaning)  within  titles  of  publications;  not  prepositions,  articles and other grammar words:   Dynamic Equilibrium of the Global Economy – Effects of Cyclic Development;   Application  of  Fractal  Geometry  in  Monitoring  and  Control  of  the  Glass  Production  Process 

2.3 Comparisons  Comparatives and superlatives are formed in two ways. For short adjectives we add –er  and the…‐est:   You are older than my sister. He is the oldest member of our team.   For long adjectives we need to add more and the most:   You are more patient than me.  There are a few irregular forms:   good/well  –  better,  the  best;  bad/badly  –  worse,  the  worst;  far  –  further/farther  –  the furthest/farthest.  The rules are not very complicated; the most common sources of mistakes seem to be:   When we work with an adjective and we are not certain if it is to be understood as a  short one or a long one – usually those with two syllables:   only  more  modern,  more  serious,  more  expensive,  but  more  quiet/quieter,  more  clever/cleverer,  more  narrow/narrower,  more  shallow/shallower,  more  simple/simpler  too.   One  piece of  advice  –  when  you  are  not  certain  with  two‐syllable  adjective,  go  for  more or the most option.   The form of the pronouns used differs according to the degree of formality:   He is taller than me. /He is taller than I am.  One  more  reminder.  Then,  so  often  used  by  inexperienced  speakers  in  similar  sentences as the one above, is a mistake; it must be than:   He is more hardworking than I am.   Then it does not come as a surprise that he was offered the job and not me.  Another way of comparing uses as…. as, or so…..as:   He is as noisy as I am. He is not so relaxed as he should be. 

131

2.4 Correlative Conjunctions  They  are  those  conjunctions  which  are  in  the  forms  of  pairs  of  words.  They  are  used  in order  to  show  the  relationship  between  the  ideas  expressed  in  different  parts of a sentence.  For  instance,  in  the  following  example,  the  expression  either…or  is  used  to  indicate  that  the  ideas  expressed  in  the  two  clauses  represent  two  alternative  choices of action:   Either you should study harder, or you should take a different course.  In  the  list  below,  each  pair  of  correlative  conjunctions  is  accompanied  by  an  example  of its use. Note that in the construction if… then, the word then can usually be omitted.  BOTH…AND 

FOR ADMISSION IN A US UNIVERSITY, YOU SHOULD SIT FOR BOTH GRE  AND TOEFL. 

either…or 

I will either go for a walk or read a book. 

neither…nor 

Neither Peter nor Andrew has passed the test. 

hardly…when 

He had hardly begun to work, when he was interrupted. 

if…then 

If that is true, then what happened is not surprising. 

no sooner….than  

No sooner had I reached the corner, than the bus came. 

not only...but also  

She is not only clever, but also hard‐working. 

rather…than 

I would rather go swimming than work in the library. 

scarcely…when 

Scarcely had we left home, when it started to rain. 

what with…and 

What with all her aunts, uncles and cousins, she has many relatives. 

whether…or 

Have you decided whether you will come or not? 

such…as 

I see only such movies as have good songs. 

such….that 

Such was the weather all day today that I decided to stay indoors. 

When you use correlative conjunctions, be careful about verb agreement. If you connect  two  subjects  with  a  correlative  conjunction,  the  second  one  must  agree  with  the  verb  that follows:    Every single evening either the barking dog or the squabbling cats wake Susan up.    Every single evening the squabbling cats or the barking dog wakes Susan up.  When  you  use  correlative  conjunctions,  be  careful  about  pronoun  agreement.  If  you  connect  two  antecedents  with  a  correlative  conjunction,  the  second  one  must  agree  with the pronoun that follows:  Neither Alex nor his cousins express their disappointment when their aunt Sophie sets  down the plate with burnt food.  Neither  the  cousins  nor  Alex  expresses  his  disappointment  when  his  aunt  Sophie  sets  down the plate with burnt food.  Either... or, neither... nor, and not only... but also require special attention when you are  proofreading for parallelism. Be sure that you have equal grammatical units after both  parts of the conjunction. You can have two main clauses like this:  

132

Not only did Michael grill a steak for Wendy, but he also prepared a hotdog for Wuffy,  her  dog.  Or,  you  can  shorten  the  sentence  with  two  prepositional  phrases:  Michael  grilled  meat  not  only  for  Wendy,  but  also  for  Wuffy,  her  dog.  Or, you  can  have  two  nouns as this version does: Michael grilled meat for not only Wendy but also Wuffy, her  dog.  More on parallelism at: http://owl.english.purdue.edu/owl/resource/623/1/ 

2.5 Transitional Phrases  There are three main reasons for using these within your writing:  1. When it helps papers read more smoothly by providing coherence.  2. When a coherent paper allows the reader to flow from the first supporting point to  the next.  3. When they indicate relations, whether from sentence to sentence, from paragraph to  paragraph, or from one idea to the next.  They enhance logical organization and improve the connections between thoughts. They  indicate  relations,  whether  within  a  sentence,  paragraph,  or  paper.  The  following  list  illustrates  categories  of “relationships”  between  ideas,  followed  by  words  and  phrases  that can make the connections.  Addition:  also,  again,  as  well  as,  besides,  coupled  with,  furthermore,  in  addition,  likewise,  moreover, similarly:   When there is a trusting relationship coupled with positive reinforcement, the partners  will be able to overcome difficult situations.  Concession: although, at any rate, at least, still, though, even though, granted that, while it  may be true, in spite of, of course:   In  spite  of  modern  climbing  gear  and  boots,  present  day  mountaineering  and  fell  walking in bad weather is still difficult and at times dangerous.  Consequence:  accordingly,  as  a  result,  consequently,  for  this  reason,  for  this  purpose,  hence, otherwise, so then, subsequently, therefore, thus, thereupon, wherefore:   Highway traffic came to a stop as a result of an accident that morning.  Contrast  and  comparison:  by  the  same  token,  conversely,  instead,  likewise,  on  one  hand,  on the  other  hand,  on  the  contrary,  rather,  similarly,  yet,  but,  however,  still,  nevertheless,  in contrast:  The children were very happy. On the other hand, and perhaps more importantly, their  parents were very proactive in providing good care.  Direction:  here,  there,  over  there,  beyond,  nearly,  opposite,  under,  above,  to  the  left,  to the right, in the distance:   She  scanned  the  horizon  for  any  sign  though  in  the  distance  she  could  not  see  the surprise coming her way.  Diversion: by the way, incidentally:  He stumbled upon the nesting pair incidentally found only on this hill.  Emphasis: above all, chiefly, with attention to, especially, particularly, and singularly:   The  team  gathered  each  month  with  attention  to  deciding  the  goals  of  their  joint  efforts.  133

Exception:  aside  from,  barring,  besides,  except,  excepting,  excluding,  exclusive  of,  other  than, outside of, save:   Consensus was arrived at by all of the members exclusive of those who could not vote.  Exemplifying: chiefly, especially, for instance, in particular, markedly, namely, particularly,  including, specifically, such as:   Some friends and I drove up the beautiful coast chiefly to avoid the heat of the city.  Generalizing: as a rule, as usual, for the most part, generally, generally speaking, ordinarily,  usually:   There were a few very talented artists in the class, but for the most part the students  only wanted to avoid the alternative course.   Illustration:  for  example,  for  instance,  for  one  thing,  as  an  illustration,  illustrated  with,  as an example, in this case:   The creature is attracted because it has the pleasure of satisfied desire, in this case its  own particular form of hunger.  Similarity:  comparatively,  coupled  with,  correspondingly,  identically,  likewise,  similar,  moreover, together with:   The  research  was  presented  in  a  very  dry  style  though  it  was  coupled  with  examples  that made the audience roar with laughter.  Restatement:  in  essence,  in  other  words,  namely,  that  is,  that  is  to  say,  in  short,  in  brief,  to put it differently:   In their advertising business, saying things directly was not the rule. That is to say, they  tried to convey the message subtly though with creativity.  Sequence:  at  first,  first  of  all,  to  begin  with,  in  the  first  place,  at  the  same  time,  for  now,  for the  time  being,  the  next  step,  in  time,  in  turn,  later  on,  meanwhile,  next,  then,  soon,  the meantime,  later,  while,  earlier,  simultaneously,  afterward,  in  conclusion,  with  this  in mind:  The  music  had  a  very  retro  sound  but  at  the  same  time  incorporated  a  complex  modern rhythm.  Summarizing:  after  all,  all  in  all,  all  things  considered,  briefly,  by  and  large,  in  any  case,  in any event, in brief, in conclusion, on the whole, in short, in summary, in the final analysis,  in the long run, on balance, to sum up, to summarize, finally:   She didn't seem willing to sell the car this week, but in any case I don't get paid until the  end of the month.  Time:  after,  afterward,  before,  then,  once,  next,  last,  at  last,  at  length,  first,  second,  etc.,  at first,  formerly,  rarely,  usually,  another,  finally,  soon,  meanwhile,  at  the  same  time,  for a minute,  hour,  day,  etc.,  during  the  morning,  day,  week,  etc.,  most  important,  later,  ordinarily,  to  begin  with,  afterwards,  generally,  in  order  to,  subsequently,  previously,  in the meantime, immediately, eventually, concurrently, simultaneously:   A week later Dance reported satisfactorily, and he subsequently received five guineas  for his trouble.  More about this topic at:   http://writing.wisc.edu/Handbook/Transitions.html,   http://www.smart‐words.org/transition‐words.html  http://owl.english.purdue.edu/owl/resource/574/01/ 

134

List of References and Additional Support for Learning on Grammar Issues:  MURPHY, Raymond. English Grammar in Use: a self‐study reference and practice book  for intermediate students of English: with answers. 3rd ed., 13th printing. Cambridge:  Cambridge University Press, 2004, 379 p. ISBN 978‐052‐1532‐891.   CORY, Hugh. Advanced Writing with English in Use: CAE. New ed. Oxford: Oxford  University Press, 1999, 160 p. ISBN 978‐019‐4534‐260.   FOLEY, Stephen Merriam and Joseph Wayne GORDON. Conventions: a brief book of style  and usage. Lexington, Mass.: D.C. Heath, 1986, 179 p. ISBN 06‐690‐7544‐2.   http://www.writingmechanics.com  http://www.uefap.com/writing/writfram.htm  http://www.writing.utoronto.ca/advice/english‐as‐a‐second‐language/definite‐article  http://www.writing.utoronto.ca/advice/english‐as‐a‐second‐language/expressions‐of‐quantity  http://www.writing.utoronto.ca/advice/style‐and‐editing/punctuation  http://writingcenter.unc.edu/resources/handouts‐demos/Students  http://www.dailygrammar.com/archive.html  http://www.cws.illinois.edu/workshop/writers/  http://www.bristol.ac.uk/arts/exercises/grammar/grammar_tutorial/page_41.htm  http://grammar.ccc.commnet.edu/grammar/ 

And many others out there! 

135

Bibliography  Printed Materials  ALLEN, Roberta and Marcia V MASCOLINI. The Process of Writing: composing through  critical thinking. Upper Saddle River, N.J.: Prentice Hall, 1997, 184 p. ISBN 01‐318‐2114‐8.   ASHLEY, A. Oxford Handbook of Commercial Correspondence. New ed. Oxford: Oxford   University Press, 2007, 304 p. ISBN 978‐019‐4572‐132.  BARNARD, Roger and Dorothy ZEMACH. Writing for the real world 1: An introduction to  general writing. Oxford: Oxford University Press, 2005, 138 p. ISBN 978‐019‐4538‐145.   BARNARD, Roger and Dorothy ZEMACH. Writing for the Real World 2: An introduction to  business writing. Oxford: Oxford University Press, 2005, 134 p. ISBN 978‐019‐4538‐213.   BEHRENS, Laurence and Leonard J ROSEN. Writing and Reading across the Curriculum. 9th  ed. New York: Pearson/Longman, 2005, 849 p. ISBN 0321291158X.   BROWNING, Beverly A. Perfect Phrases for Writing Grant Proposal. New York: McGraw‐Hill,  2008, 237 p. ISBN 00‐714‐9584‐3.   BROWNING, Beverly A. Grant Writing for Dummies. 2nd ed. Hoboken, NJ: Wiley Pub.,  2005, 340 p. ISBN 07‐645‐8416‐2.   BUZAN, Tony. Use Both Sides of Your Brain. 3rd ed. New York, N.Y., U.S.A.: Plume, 1991,  160 p. ISBN 04‐522‐6603‐3.  COMFORT, Jeremy. Effective Presentations. Oxford: Oxford University Press, 2009, 80 p.  ISBN 01‐945‐7065‐7.   Common European Framework of Reference for Languages Learning, Teaching, Assessment.  Reprinted. Cambridge, U.K: Press Syndicate of the University of Cambridge, 2001, 260  p. ISBN 05‐218‐0313‐6.   CORY, Hugh. Advanced Writing with English in Use: CAE. New ed. Oxford: Oxford  University Press, 1999, 160 p. ISBN 978‐019‐4534‐260.   DIGNEN, Bob. Fifty Ways to Improve Your Presentation Skills in English. Oxford:  Summertown, 2007, 145 p. ISBN 978‐190‐2741‐864.   EMERSON, Frances B. Technical Writing. Boston: Houghton Mifflin Co., 1987, 559 p. ISBN  03‐953‐5503‐6.   EMMERSON, Paul. Email English: includes phrase bank of useful expressions. Oxford:  Macmillan, 2004, 96 p. ISBN 14‐050‐1294‐3.  FOLEY, Stephen Merriam and Joseph Wayne GORDON. Conventions: a brief book of style  and usage. Lexington, Mass.: D.C. Heath, 1986, 179 p. ISBN 06‐690‐7544‐2.   GIBALDI, Joseph. MLA Style Manual and Guide to Scholarly Publishing. 3rd ed. New York:  Modern Language Association of America, 2008, 336 p. ISBN 08‐735‐2298‐2.   GOLDBERG, Natalie. Writing down the Bones: freeing the writer within. 2nd ed. Boston:  Shambhala, 2005, 200 p. ISBN 15‐903‐0261‐3.   GOODALE, Malcolm. Professional Presentations: a video based course. 4th edition.  Cambridge: Cambridge University Press, 1998, 80 p. ISBN 05‐215‐8682‐8.  GUSTAVII, Björn. How to Write and illustrate Scientific Paper. 2nd ed. Cambridge:  Cambridge University Press, 2008, 168 p. ISBN 978‐052‐1878‐906.  HARTWELL, Patrick and Robert H BENTLEY. Open to Language: a new college rhetoric.  New York: Oxford University Press, 1982, 642 p. ISBN 01‐950‐3080‐X.   HUGHES, Glyn, Josephine MOATE and Tiina Raatikainen. Practical Classroom English.  Oxford: Oxford University Press, 2007, ISBN 978‐0‐19‐4422116. 

1

KARSH, Ellen and Arlen Sue FOX. The Only Grant‐Writing Book You'll Ever Need. 1st Carroll.  Berkeley, Calif.: Distributed by Publishers Group West, 2003, 368 p. ISBN 07‐867‐1175‐2.   LAUDON, Kenneth C. and Jane Price LAUDON. Management Information Systems:  managing the digital firm. 7th ed. Upper Saddle River, N.J.: Prentice Hall, 2002, 614 p.  ISBN 01‐303‐3066‐3.  MURPHY, Raymond. English Grammar in Use: a self‐study reference and practice book for  intermediate students of English: with answers. 3rd ed., 13th printing. Cambridge:  Cambridge University Press, 2004, 379 p. ISBN 978‐052‐1532‐891.   POWELL, Mark. Presenting in English: how to give successful presentations. Boston:  Thomson, 2002, 128 p. ISBN 18‐993‐9630‐6.   Publication Manual of the American Psychological Association. 5. ed., 7th print. Washington,  DC: American Psychological Assoc, 2004. ISBN 978‐155‐7987‐914.   SILVERMAN, David and Amir B. MARVASTI. Doing Qualitative Research: a practical  handbook. Thousand Oaks, Calif.: Sage Publications, 2000, 316 p. ISBN 07‐619‐5823‐1.   SPACK, Ruth. Guidelines: a cross‐cultural reading/writing text. 3rd ed. New York:  Cambridge University Press, 2007, 336 p. ISBN 9780521613026.   TAYLOR, Shirley. Model Business Letters, E‐mails and Other Business Documents. 6th ed.  Harlow: Prentice Hall, 2004, 497 p. ISBN 02‐736‐7524‐9.   TIMS, Nicholas, Chris REDSTON and Gillie CUNNINGHAM. Face2face. 5th print. Cambridge:  Cambridge University Press, 2006, 96 p. ISBN 978‐052‐1676‐847.   UR, Penny. A course in Language Teaching: practice and theory. New York: Cambridge  University Press, 1996, 375 p. ISBN 05‐214‐4994‐4.   WILLIAMS, Erica J. Presentations in English: find your voice as a presenter. 1st publ. Oxford:  Macmillan Education, 2008, 74 p. ISBN 978‐023‐0028‐784.  

2

Digital Sources in Chapter I.  CV  http://jobsearch.about.com/library/samples/blresumechronolog.htm  http://jobsearch.about.com/library/samples/blhrresume.htm  https://europass.cedefop.europa.eu/cvonline  http://www.curriculumvitaesample.org/curriculum_vitae_models/curriclum_vitae_model.htm  http://speakspeak.com/a/html/d2j_english_cv.htm  http://www.aansoek.com/English_CV.asp#English_CV   http://www.worknowcanada.info/cv‐templates.html   http://www.jaknapsat.cz/cv‐v‐anglictine/  

Cover Letter  http://jobsearch.about.com  http://www.curriculumvitaesample.org  http://www.resumecoverletterexamples.com  http://speakspeak.com  http://www.aansoek.com  http://www.worknowcanada.info  http://europass.cedefop.europa.eu  http://www.jaknapsat.cz/cv‐v‐anglictine/  www.CVwriting.net 

Reference Letter  http://www.dailywritingtips.com  http://jobsearch.about.com  http://jobsearch.about.com/od/referenceletters/a/academic.htm  http://www.writinghelp‐central.com  http://www.characterreferenceletters.com  http://www.boxfreeconcepts.com 

Digital Sources in Chapter II.  http://owl.english.purdue.edu/owl/resource/653/02/  http://web.tul.cz/en/applicants/possibility‐of‐studies‐at‐tul/  http://owl.english.purdue.edu  http://writing.colostate.edu/learn.cfm  http://www.letterwritingguide.com/  http://www.englishclub.com/business‐english/correspondence‐samples.htm  http://www.writinghelp‐central.com/sample‐letters‐business.html  http://writing.wisc.edu/Handbook/BusinessLetter.html  http://www.google.cz/imgres?imgurl=http://www.sasked.gov.sk.ca/branches/elearning/tsl/resources/subj ect_area/ELA/ELARR/index_use_files/application.gif&imgrefurl=http://www.sasked.gov.sk.ca/branches/el earning/tsl/resources/subject_area/ELA/ELARR/Special_Forms_of_Writing.shtml&usg=__Isf_yvAReIKBTH‐ 31JQ9ELJikMg=&h=600&w=600&sz=60&hl=cs&start=0&zoom=1&tbnid=RaXdniIg4Y5alM:&tbnh=140&tbnw =140&ei=Y8T4TeOLNI7KswaZxeCACQ&prev=/search%3Fq%3Dparts%2Bof%2Ba%2Bbusiness%2Bletter%26um% 3D1%26hl%3Dcs%26client%3Dfirefox‐ a%26sa%3DN%26rls%3Dorg.mozilla:cs:official%26biw%3D1280%26bih%3D588%26tbm%3Disch&um=1&itbs=1&ia ct=hc&vpx=819&vpy=73&dur=1556&hovh=225&hovw=225&tx=109&ty=124&page=1&ndsp=24&ved=1t:429,r: 5,s:0&biw=1280&bih=588 

Digital Sources in Chapter III.  http://www.unc.edu/depts/wcweb/handouts/grant_proposals.html  http://www.thinkbuzan.com/uk/promo/imindmap5  http://www.niaid.nih.gov/researchfunding/grant/pages/appsamples.aspx#rpindex  http://www.niaid.nih.gov/researchfunding/grant/Pages/samples.aspx 

3

http://deainfo.nci.nih.gov/extra/extdocs/apprep.htm  http://www.ninds.nih.gov/funding/write_grant_doc.htm  http://foundationcenter.org/getstarted/tutorials/shortcourse/index.html  http://www.sedi.org./DataRegV‐unified/capnet‐SharedResources/Foundation%20proposal%20guide.pdf 

Digital Sources in Chapter IV.  Beginning a presentation – transcript. [online], [accessed on 2012‐01‐12], available from:   http://www.scribd.com/doc/8070515/Business‐Meetings‐3‐Beginning‐a‐Presentation‐Transcript  BEARE, Kenneth. Key Phrases for Making a Business Presentation. [online], [accessed on  2012‐02‐08], available from:   http://esl.about.com/od/businessspeakingskills/ss/presenting_8.htm  STORZ, Carl et al. Oral Presentation Skills: A practical guide. 2002 [online], [accessed on  2012‐02‐06], available from:   http://people.engr.ncsu.edu/txie/publications/oral_presentation_skills.pdf  

Digital Sources in Chapter V.  http://www.finchpark.com/courses/links/classroom.htm  http://funwithenglish2009.wordpress.com/2009/05/13/useful‐classroom‐language‐for‐teachers‐for‐ finishing‐classes/  http://www.proprofs.com/quiz‐school/story.php?title=classroom‐language‐english‐teachers  http://www.speechlanguage‐resources.com/simplify‐classroom‐language.html  

Digital Source in Chapter VI.  Pre‐Writing Techniques  http://writing2.richmond.edu/writing/wweb/brainst.html  http://www.studygs.net/mapping/index.htm  http://www.west.asu.edu/johnso/synthesis/clapton.htm  http://www.lonij.net/wordstorm/wordstorm.php  http://survivaltips.blogspot.com/2005/05/cubing‐pre‐writing‐exercise.html  http://writing2.richmond.edu/writing/wweb/freewrite.html  http://www.unc.edu/depts/wcweb/handouts/brainstorming.html 

Critical Reading  http://www.queensu.ca/learningstrategies/grad/reading/module/criticalreading/SomeCommonLogicalFall acies.pdf  http://writingcenter.waldenu.edu/454.htm  http://cms.unimelb.edu.au/__data/assets/pdf_file/0005/470327/Reading‐TakingNotesFromTexts.pdf   https://www.dlsweb.rmit.edu.au/lsu/content/1_studyskills/study_tuts/notetaking_ll/index.html   http://owl.english.purdue.edu/owl/resource/544/01/  http://www1.aucegypt.edu/academic/writers/outline_sample.htm  http://writing2.richmond.edu/writing/wweb/outline.html  http://www.criticalreading.com/critical_reading.htm  http://aix1.uottawa.ca/~rparis/critical.html  http://www.writing.utoronto.ca/advice/reading‐and‐researching/critical‐reading  http://occawlonline.pearsoned.com/bookbind/pubbooks/lardner_awl/chapter1/custom5/deluxe‐ content.html#3 

Managing Source Material  http://www.cord.edu/faculty/buslig/201Ppr2Exmpl.html  http://owl.english.purdue.edu/owl/resource/589/01/  http://owl.english.purdue.edu/owl/resource/563/03  http://www.differencebetween.net/language/difference‐between‐paraphrasing‐and‐summarizing/  http://www.utoronto.ca/ucwriting/paraphrase.html  http://papyr.com/hypertextbooks/comp2/summary.htm 

4

http://papyr.com/hypertextbooks/comp1/notes.htm  https://www.dlsweb.rmit.edu.au/lsu/content/4_writingskills/writing_tuts/paraphrase_ll/activity.html   http://www.umuc.edu/writingcenter/plagiarism/index.cfm  http://owl.english.purdue.edu/owl/resource/563/1/  http://www.utoronto.ca/ucwriting/quotations.htmlr  https://www.dlsweb.rmit.edu.au/lsu/content/4_writingskills/writing_tuts/paraphrase_ll/index.html  http://writingcenter.tamu.edu/2005/how‐to/research‐documentation/summarizing/  https://www.msu.edu/~jdowell/135/Synthesis.html  http://www.depauw.edu/admin/arc/w‐center/plag.asp 

Citing Sources  http://flash1r.apa.org/apastyle/basics/index.htm  http://content.tcc.fl.edu/library/activities/mla3/  http://support.library.ewu.edu/reference/tutorial/flash/citation.html  http://www.indiana.edu/~wts/pamphlets/apa_style.shtml  http://www.mla.org/store/CID24/PID363  http://owl.english.purdue.edu/owl/resource/675/01/  http://owl.english.purdue.edu/owl/resource/664/01/ 

Paragraphs  http://www.victoria.ac.nz/llc/academic‐writing/index.html  http://www.waylink‐english.co.uk/?page=61170  http://www.victoria.ac.nz/llc/academic‐writing/index.html  http://lrs.ed.uiuc.edu/students/fwalters/para.html   http://english‐zone.com/writing/para‐strctr.html   http://www.waylink‐english.co.uk/?page=61160   http://owl.english.purdue.edu/owl/resource/606/01/  http://www.waylink‐english.co.uk/?page=61180  http://www.whitesmoke.com/how‐to‐use‐paragraph‐transitions 

Essays  http://lrs.ed.uiuc.edu/students/fwalters/essaybasic.html  http://www.monash.edu.au/lls/llonline/writing/general/essay/drafting‐essay/1.xml  http://www.slideshare.net/mrsjeff2u/writing‐an‐essay‐yosemite  http://www.gc.maricopa.edu/English/essay/index.html   http://www2.elc.polyu.edu.hk/CILL/eap/2001/egacademicessay.htm  http://www2.elc.polyu.edu.hk/CILL/eap/essay_paragraph_ordering.htm   http://www2.elc.polyu.edu.hk/CILL/essay_checklist.htm   http://www1.aucegypt.edu/academic/writers/practice/practice_thesis.htm   http://www.tailoredessays.com/tag/expository+essays.htm  http://grammar.about.com/od/essayassignments/a/rivercrabsessay.htm  http://www.tailoredessays.com/samples/process‐analysis‐essay.htm   http://www.writefix.com/writing/cause/index.htm   http://www.eslflow.com/AcCauseEffect.html  http://www.buowl.boun.edu.tr/students/types%20of%20essays/Classification%20Essay.htm   http://www.wiredprof.com/100/SampleEssays/classification/Computer%20Users.htm#_msocom_8   http://grammar.about.com/od/developingessays/a/draftclass07.htm  http://www.buowl.boun.edu.tr/students/types%20of%20essays/ARGUMENTATIVE%20ESSAY.htm   http://www.roanestate.edu/owl/CryWolf.html   http://www.roanestate.edu/owl/Freon.html   http://papyr.com/hypertextbooks/comp2/critique.htm  http://www.jamesabela.co.uk/exams/argumentative.htm   http://www.writemypapers.org/tips‐and‐prompts/what‐is‐a‐thesis‐statement‐in‐an‐essay.html  http://www2.elc.polyu.edu.hk/CILL/writing.htm  http://www.csuohio.edu/academic/writingcenter/WAC/index.html  http://www1.aucegypt.edu/academic/writers/introduction.htm  http://writing.ku.edu/~writing/guides/thesis.shtml  http://www.writing.utoronto.ca/advice/planning‐and‐organizing/thesis‐statements 

5

http://bloodredpencil.blogspot.com/2009/09/academic‐essay‐3‐importance‐of‐body.html  http://homeworktips.about.com/od/essaywriting/a/expository.htm  http://www.essaywritinghelp.com/expository.htm  http://www.wisegeek.com/what‐is‐a‐process‐analysis‐essay.htm  http://www.calstatela.edu/faculty/jgarret/organiz1.htm  http://essayinfo.com/essays/classification_essay.php  http://www.roanestate.edu/owl/Argument.html 

Drafting, Revising, Editing & Proofreading  http://writingprogram.uchicago.edu/resources/collegewriting/preparing_to_write_and_drafting.htm  http://writing‐program.uchicago.edu/resources/collegewriting/strategy_for_analyzing_and_rev.htm  http://www.unc.edu/depts/wcweb/handouts/organization.html   http://pisethz.hubpages.com/hub/The‐Writing‐Process   http://www.powa.org/revising‐818965820   http://writing.colostate.edu/guides/processes/editing/pop2a.cfm   http://www.dartmouth.edu/~writing/materials/student/ac_paper/style.shtml   http://www.bartleby.com/141/   http://depts.washington.edu/owrc/Handouts/Attending%20to%20Style.pdf   http://www2.elc.polyu.edu.hk/CILL/eap/suggestingsolutions.htm   http://depts.washington.edu/engl/askbetty/word_usage.php   http://www.uah.edu/colleges/liberal/english/shared/word_usage_guide.htm  http://www.etsu.edu/scitech/langskil/com‐err.htm#slang   http://writing2.richmond.edu/writing/wweb/editcs.html  http://www.powa.org/editing   http://writing.colostate.edu/guides/processes/editing/pop2b.cfm   http://www.cs.bilkent.edu.tr/~guvenir/courses/ENG401/revising.html  http://www.lc.unsw.edu.au/onlib/edit.html  http://writing.colostate.edu/guides/processes/editing/ 

Writing a Research Paper:  http://writing.wisc.edu/Handbook/PlanResearchPaper.html#intro  http://web.ceu.hu/writing/intros.htm  http://www.csuohio.edu/academic/writingcenter/WAC/index.html  

Resources for Dissertators:  http://writing.wisc.edu/Handbook/dissbooks.html  http://www.uq.edu.au/student‐services/phdwriting/fr_phsta.html 

How to Write a Summary:   http://depts.washington.edu/owrc/Handouts/How%20to%20Write%20a%20Summary.pdf 

How to Write an Abstract:   http://research.berkeley.edu/ucday/abstract.html  http://papyr.com/hypertextbooks/comp2/abstract.htm 

Digital Sources in Chapter VII.  Grammatical Issues  http://owl.english.purdue.edu/owl/resource/601/01/  http://kaj.upol.cz/materialy/syntax2/06condensation/06condensation.htm  http://owl.english.purdue.edu/owl/resource/627/4/  http://www.writing.utoronto.ca/advice/english‐as‐a‐second‐language/gerunds 

Mechanics of Writing  http://owl.english.purdue.edu/owl/resource/566/1/  http://owl.english.purdue.edu/owl/resource/623/1/  http://writing.wisc.edu/Handbook/Transitions.html  http://www.smart‐words.org/transition‐words.html 

6

http://owl.english.purdue.edu/owl/resource/574/01/  http://www.writingmechanics.com  http://www.uefap.com/writing/writfram.htm  http://www.writing.utoronto.ca/advice/english‐as‐a‐second‐language/definite‐article  http://www.writing.utoronto.ca/advice/english‐as‐a‐second‐language/expressions‐of‐quantity  http://www.writing.utoronto.ca/advice/style‐and‐editing/punctuation  http://writingcenter.unc.edu/resources/handouts‐demos/Students  http://www.dailygrammar.com/archive.html  http://www.cws.illinois.edu/workshop/writers/  http://www.bristol.ac.uk/arts/exercises/grammar/grammar_tutorial/page_41.htm  http://grammar.ccc.commnet.edu/grammar/ 

7