studi kasus : kantor kelurahan bambu apus kota tangerang selatan

13 downloads 398 Views 7MB Size Report
Kasus : Kantor Kelu{ghan Bambu Apus Kota Talgerang Selatan)" yang ditulis oleh. Nurhayati, NIM ... wilayah administrasi kantor kelurahan Bambu Apus Kota Tangerang Selatan masih menggunakan ...... Contoh wujud. (entitas) adalah ...
PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI LAYANAN PERSURATAN ( STUDI KASUS : KANTOR KELURAHAN BAMBU APUS KOTA TANGERANG SELATAN )

oleh : NURHAYATI (103093029683)

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDYATULLAH 2011

i

PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI LAYANAN PERSURATAN ( STUDI KASUS : KANTOR KELURAHAN BAMBU APUS KOTA TANGERANG SELATAN )

Skripsi Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Komputer Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta

Oleh : Nurhayati 103093029683

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI UIN SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA 2011

ii

,PENGEMBANGA.II

STSTEM INFORMASI LAYANAN PERST]RATAN

( STUDI KASUS : KANTOR

KELURAIIAN BAMBU APUS

/KOTA TANGf,RANG SEIT{TAN

)

; SkiFi S€tdgai Seb! Sllu Symt

U!tut Mdp@lel celd Srjma KonFtcr

IdLult4 Slis dd Tchblogi

Univdila Islu N.Bai SleifHidayatullah

Jolana

Ol€[:

103{D3029683

Mma€tahui, Kehu Pregte Slltdi

Sjdfr

Inlmdi

\r,u["--**

Np Adi giddrL MMSI NtP. 19750818 200501

2 008

tit

PENGESAIIANUJIAN.

.

Skripsi yaog berjudul '?engembangan Sistem Inforinasi Layanan Penuratao (Studi

Kasus

:

Kantor Kelu{ghan Bambu Apus Kota Talgerang Selatan)" yang ditulis oleh.

Nurhayati,

NIM : 103093029683 telah diuji dan

dinyatakan Lulus datam.sjdang

MunaqosFh Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Islam Negeri Syarif Hidayahrllah Jakarta pada hari Jum'at tanggal 29 J.j,li

20ll

Skripsi ini telah diterima sebagai salah satu

syaxat untuk memp€roleh gelar Sadana Strata Satu (S

l) Program Studi Sistem Informasi.

Penguji

II

[nwK-^o MMSI

Nur Aeni Hidavah. NIP . 19750818 200501 2 008

NIP. 19680117 200112 I 001

Pembimbing

I

NIP

.

Mengetahui,

Ketua Proglam Studi Sistsm

\At

lnfomali

'-.K--"'

Nur Aeni Hidayah- MMSI NrP . 19750818 200501 2 008

HALAMAN PERNYATAAN

DENGAN INI SAYA MENYATAKAN BAHWA SKRIPSI INI BENAR-BENAR ASLI KARYA SENDIRI YANG BELUM PERNAH DIAJUKAN SEBAGAI SKRIPSI ATAU KARYA ILMIAH PADA PERGURUAN TINGGI MANAPUN.

Jakarta, Juli 2011

Nurhayati 103093029683

v

NURHAYATI - 103093029683, Pengembangan Sistem Informasi Layanan Persuratan (Studi Kasus : Kantor Kelurahan Bambu Apus Kota Tangerang Selatan), di bimbing oleh A’ANG SUBIYAKTO dan ZAINUDIN BEY FANANIE ABSTRAK Sesuai dengan Keputusan No. 6 Tahun 2003 Menteri Pendayagunaan Aparat Negara dalam tentang Pedoman Umum Penyelenggaraan Pelayanan Publik, menegaskan bahwa pemerintah melalui instansi-instansi penyedia layanan publiknya bertanggung jawab memberikan layanan prima kepada masyarakat, karena pada kenyataannya pada wilayah administrasi kantor kelurahan Bambu Apus Kota Tangerang Selatan masih menggunakan system yang manual sehingga pelayanan yang di berikan oleh warga belum maksimal. Maka sudah sangatlah tepat jika pemerintah menggunakan sisi kemajuan komputer untuk menunjang kinerja agar lebih efisien dalam rangka meningkatkan pelayanan kepada masyarakat. Tujuan penulisan dari penelitian ini adalah mengembangkan sistem persuratan yang sudah ada, dan mengintegrasikan dengan database warga sehingga menjadi sistem persuratan yang lebih baik, efektif dan efesien serta membantu memecahkan masalah yang dihadapi oleh instansi kantor Pemerintahan studi kasus Kelurahan Bambu Apus kecamatan Pamulang, terkait dengan sistem persuratan (seperti surat keterangan usaha, domisili usaha, pengantar pembuatan surat catatan kepolisian, tidak mampu, domisili tempat tinggal, pembuatan KTP dan kepindahan) dan perijinan (seperti surat perijinan keramaian). Metodologi penelitian yang di gunakan terdiri dari metode pengembangan sistem yaitu FAST (Framework Aplication of System Thinking) menurut Whitten at al, dan fase-fase yang penulis gunakan adalah fase definisi lingkup, fase analisa masalah, fase analisa kebutuhan, fase desain logis, fase desain fisik, fase kontruksi dan fase implementasi dan strategi pemodelan objek yaitu OOAD (Object Oriented Analisis dan Desaign) serta tools yang di gunakan adalah UML. Sedangkan aplikasi digunakan yaitu Visual Basic, untuk database menggunakan Ms. Access, keluaran menggunakan Cristal Report, sedangkan untuk pembuatan UML menggunakan Ms.Visio. Hasil yang di capai adalah sebuah sistem informasi layanan persuratan yang berukuran 5.81 MB. Serta sistem telah diintegrasikan dengan database warga, dengan output surat keterangan (seperti surat keterangan usaha, domisili usaha, pengantar pembuatan surat catatan kepolisian, tidak mampu, domisili tempat tinggal, pembuatan KTP dan kepindahan) dan perijinan (seperti surat perijinan keramaian). kesimpulan yang di dapat dengan adanya sistem ini yaitu membantu dalam meningkatkan kinerja dalam pengelolaan layanan persuratan, dan pengelola dapat setiap saat mengecek data persuratan dan melihat laporan persuratan karena sudah tidak perlu lagi mendata satu persatu. Kata kunci : Sistem Informasi, layanan, persuratan, metodologi pengembangan Framework Aplication System Thinking (FAST), berorientasi object, Unified Modeling Language (UML), Ms. Visual Basic, Ms. Acces V Bab + xxiv Halaman + 126 Halaman + 46 Gambar + 33 Tabel + 7 Lampiran Daftar Pustaka 16 (2001-2008) vi

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh Segala puji kehadirat Allah SWT yang telah memberikan taufiq dan hidayah-Nya, rahmat dan maghfirah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini dengan baik. Shalawat dan salam semoga tetap tercurahkan kepada suri tauladan kita Rasulullah Muhammad SAW. Amin Penulis menyadari bahwa penulisan ini tidak dapat terselesaikan tanpa bantuan dari pihak lain. Oleh karena itu izinkanlah penulis mengucapkan terimakasih yang sebesarbesarnya kepada semua pihak yang telah membantu penulis dalam penulisan ilmiah ini, terutama kepada : 1. Bapak DR. Syopiansyah Jaya Putra, M.Sis, selaku Dekan Fakultas Sains dan Teknologi. 2. Ibu Nur Aeni Hidayah, MMSI selaku Ketua Program Studi Sistem Informasi dengan penuh kesabaran memberikan nasihat dan saran-saran berharga secara bijak serta membantu membimbing penulis dalam penyelesaian skripsi. 3. Bapak Aang Subiyakto. M.Kom selaku Pembimbing I yang telah meluangkan waktu dan tenaganya, penuh kesabaran memberikan nasihat dan saran-saran berharga secara bijak serta membantu membimbing penulis dalam penyelesaian skripsi 4. Bapak Zainuddin Bey Fananie, M.Sc selaku Pembimbing II yang telah meluangkan waktu dan tenaganya, penuh kesabaran memberikan nasihat dan saran-saran berharga secara bijak serta membantu membimbing penulis dalam penyelesaian skripsi.

vii

5. Bapak Syamsuddin Noor S.Pd.I selaku kepala kelurahan serta jajarannya atas kesempatan yang diberikan penulis dapat melakukan penelitian di kantor kelurahan Bambu Apus Kecamatan pamulang Kota Tangerang Selatan. 6. Kedua Orang Tua penulis atas segala motivasi dan bantuan baik moril maupun materil yang telah diberikan kepada penulis. Adik- adik penulis Ayu Ika Wati, Abdul Rochman, dan Shelly Nurhasanah yang telah memberikan semangat kepada penulis. Serta Bapak Drs. H. Zaeni, Bapak H. Makawi, Bapak Muhadi, S.Ei, Bapak Ardam, dan keluarga yang memberi dukungan dan motivasi yang di berikan kepada penulis. 7. Kakak M. Zainuddin, S.Hi dengan kesabarannya memberi penulis motivasi. Sahabatsahabat SI A 03 dan Rifan Fahdi yang telah memberikan saran maupun bantuannya serta semangat kepada penulis dalam menyelesaikan penulisan ini. Kakak Imam Andi Bastian dan saudara Abung sekeluarga, terima kasih telah membantu memberikan inspirasi terhadap pengerjaan skripsi ini. Serta teman-teman penulis PMII KOMFAST, PMII Cab. Ciputat, LAKPESDAM-NU 2005 Tangerang, LESBUMIPBNU dan PB Nahdlatul Ulama yang memberikan ruang gerak penulis menjadi luas serta memberi semangat dalam menyelesaikan penulisan ini. Akhir kata Kesempurnaan hanya milik Allah SWT, begitu juga dengan skripsi ini dan penulis mengharapkan kritik serta saran yang membangun dari pembaca untuk penulisan laporan yang lebih baik lagi. Semoga skripsi ini bermanfaat bagi semua pembaca. Amin Wassalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh Jakarta,

Juli 2011

Nurhayati 103093029683

viii

DAFTAR ISI

HALAMAN SAMPUL ....................................................................................................i HALAMAN JUDUL ..................................................................................................... ii HALAMAN PENGESAHAN ...................................................................................... iii HALAMAN PENGESAHAN UJIAN ..........................................................................iv HALAMAN PERNYATAAN ........................................................................................v ABSTRAK ......................................................................................................................vi KATA PENGANTAR...................................................................................................vii DAFTAR ISI ..................................................................................................................ix DAFTAR GAMBAR....................................................................................................xiv DAFTAR TABEL ........................................................................................................xvi DAFTAR SIMBOL................................................................................................... xviii DAFTAR LAMPIRAN..............................................................................................xxiv

BAB I PENDAHULUAN 1.1

Latar Belakang…………………………………………………………..1

1.2

Rumusan Masalah……………………………………………………….3

1.3

Batasan Masalah…………………………………………………….......4

1.4

Tujuan dan Manfaat ………………………………...…………………..5 1.4.1 Tujuan …………………………………………………………..5 1.4.2 Manfaat …………………………………………………………6

1.5

Metodologi Penelitian…………………………………………………...7 1.5.1 Metode Pengumpulan Data……………………………..……….7 1.5.2 Metode Pengembangan Sistem………………………………….8

ix

1.6

Sistematika Penulisan……………………………………………….....10

BAB II LANDASAN TEORI 2.1

Definisi sistem…………………………………………………………12

2.2

Informasi……………………………………………………………….12

2.3

Konsep Dasar sistem Informasi………………………………………..13

2.4

Pengumpulan data…………………………………………………......14 2.4.1 Studi Kepustakaan……………………………………………..14 2.4.2 Studi Lapangan (Observasi)…………………………………....14 2.4.3 Studi literatur sejenis………………………………………...... 15

2.5

Pengembangan Sistem Informasi………………………………………16 2.5.1 Proses Pengembangan Sistem Informasi………………………16 2.5.2 Metodologi Pengembangan sistem………………………….....16

2.6

Layanan………………………………………………………………...19

2.7

Persuratan………………………………………………………………20 2.7.1 Jenis-Jenis Surat……………………………………………......20 2.7.2 Arsip……………………………………………………….. …23

2.8

Pemahaman Dasar Object Oriented……………………………………25 2.8.1 Keuntungan Object Oriented…………………………………..25 2.8.2 Keterbatasan Objeck Oriented…………………………………26 2.8.3 UML (Unified Modeling Language)…………………………..26

2.9

Pemograman Visual Basic 6.0…………………………………………32

2.10

Microsoft access………………………………………………………. 33

2.11

Microsoft Visio………………………………………………………....33

2.12

Crystal Report………………………………………………………….34

x

2.13

Jaringan Local Area Network (LAN)………………………………….35

2.14

Jaringan Client Server………………………………………………….38

2.15

Literatur Sejenis…………………………………………………….....39

BAB III METODOLOGI PENELITIAN 3.1

Pengumpulan Data………………………………………………….....42 3.1.1 Studi Kepustakaan…………………………………………….42 3.1.2 Studi Lapangan………………………………………………..42 3.1.3 Studi Literatur Sejenis…………………………………………45

3.2

Metodologi Pengembangan Sistem……………………………………46 3.2.1 Definisi Lingkup………………………………………….........48 3.2.2 Anlisis Masalah………………..……………………………….49 3.2.3 Analisis Kebutuhan…………………………………………….50 3.2.4 Desain Logis…………………………………………………...50 3.2.5 Desain Fisik………………………………………………........51 3.2.6 Konstruksi ……………….…………………………………….53 3.2.7 Implementasi…………………………………………………...53

3.3

Kerangka Penelitian……………………………………………………54

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1

Profil Kelurahan………………………………………………………..56 4.1.1 Struktur Organisasi Kelurahan…………………………………43

4.2

Definisi Lingkup……………………………………………………….62 4.2.1 Proses Sistem yang Berjalan……………………………….......62

xi

4.2.2 Permasalahan………………………………………………......63 4.2.3 PIECE frame Work Persuratan………………………………...64 4.2.4 Waktu Pelaksanaan…………………………………………….65 4.2.5 Lingkungan Yang Di Gunakan Dalam Proses Pengembangan sistem………………………………….............66 4.3

Analisis Masalah…………………………………………..…………...67 4.3.1 Identifikasi Masalah……………………………………………67 4.3.2 Analisa proses bisnis yang berjalan……………………………70 4.3.2.1 Kelemahan Sistem yang Berjalan…...............................70 4.3.2.2 Use Case Diagram yang sedang berjalan……………...70 4.3.2.3 Activity Diagram yang sedang berjalan………………..73 4.3.3 Literatur Sejenis……………………………………………......73

4.4

Analisa Kebutuhan…………………………………………………….76

4.5

Desain Logis...…………………………………………………………78 4.5.1 Proses Sistem Layanan Persuratan yang di usulkan…………...78 4.5.2 Perbandingan sistem berjalan dengan yang di usulkan………..79 4.5.3 Visualisasi Sistem yang di usulkan…………………………….80 4.5.3.1 Use Case Diagram…………………………………......81 4.5.3.2 Activity Diagram……………………………………….86 4.5.3.3 Sequence Diagram …………………………………….89

4.6

Desain Fisik……………………………………………………………96 4.6.1 Class Diagram……………………………………………….....96 4.6.2 Struktur Data…………………………………………………..98 4.6.3 State Transition Diagram (STD)……………………………..107

xii

4.6.4 Rancangan tampilan Input……………………………………109 4.7

Konstruksi ………………….………………………………………...118 4.7.1 Perangkat Keras………………………………………………118 4.7.2 Perangkat Lunak……………………………………………...118 4.7.3 Uji Coba……………………………………………………....119

4.8

Implementasi………………………………………………………….121 4.8.1 Instalasi……………………………………………………….121 4.8.2 Pelatihan User………………………………………………...124

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1

Kesimpulan ...........................................................................................125

5.2

Saran .....................................................................................................125

DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

xiii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1

Framework metodologi FAST…………………………………………

17

Gambar 2.2

Tampilan Microsoft Visio……………………………………………..

34

Gambar 2.3

Topologi Bus ………………………………………………………….

36

Gambar 2.4

Topologi Star………………………………………………………….

37

Gambar 2.5

Topologi Ring…………………………………………………………

38

Gambar 3.1

Framework FAST………………...……………………………………

47

Gambar 3.2

Kerangka Penelitian……………………………………………………

55

Gambar 4.1

Struktur Organisasi Kelurahan Bambu Apus………………………….

57

Gambar 4.2

Proses pembuatan Surat keterangan dan perijinan…………………….

63

Gambar 4.3

Proses pencarian Surat keterangan dan perijinan………………………

63

Gambar 4.4

Use case diagram pelayanan persuratan yang sedang berjalan………... 71

Gambar 4.5

Activity Diagram pelayanan persuratan………………………………..

73

Gambar 4.6

Proses Sistem yang di usulkan…………………………………………

79

Gambar 4.7

Use Case Diagram Proses pengelolaan persuratan yang diusulkan…...

82

Gambar 4.8

Activity diagram proses maintain data warga yang di usulkan………..

87

Gambar 4.9

Activity Diagram proses pembuatan surat yang di usulkan……………

88

Gambar 4.10

Activity diagram proses pencarian kembali surat yang di usulkan…….

89

Gambar 4.11

Sequence Diagram Login........................................................................

90

Gambar 4.12

Sequence Diagram Layanan Persuratan.................................................. 91

Gambar 4.13

Sequence Diagram Agenda Keluar.........................................................

Gambar 4.14

Sequence Diagram Laporan Agenda Keluar........................................... 93

Gambar 4.15

Sequence Diagram Input Data Warga..................................................... 94

92

xiv

Gambar 4.16

Sequence Diagram cari Data Warga.......................................................

95

Gambar 4.17

Class Diagram Sistem Persuratan yang di usulkan……………………

97

Gambar 4.18

STD Halaman utama menu Staff………………………………………

107

Gambar 4.19

STD Halaman utama menu Warga.……………………………………

108

Gambar 4.20

STD Halaman utama menu KASI...……………………………………

108

Gambar 4.21

Form Login Warga……………………………………………………..

109

Gambar 4.22

Form Login Staff dan KASI…………………………………………… 110

Gambar 4.23

Form rancangan menu utama …….…………………………………...

110

Gambar 4.24

Form Rancangan input data warga…………………………………….

111

Gambar 4.25

Form Master Cari data warga………………………………………….

112

Gambar 4.26

Form input User……………………………………………………….

112

Gambar 4.27

Form Back Up Database………………………………………………

113

Gambar 4.28

Form cari surat…………………………………………………………

113

Gambar 4.29

Form Surat pengantar pembuatan izin keramaian……………………..

114

Gambar 4.30

Form Surat pengantar pembuatan catatan kepolisian…………………

115

Gambar 4.31

Form Surat keterangan domisili usaha………………………………… 115

Gambar 4.32

Form Surat keterangan usaha…………………………………………..

116

Gambar 4.33

Form Surat keterangan tidak mampu…………………………………..

116

Gambar 4.34

Form Surat keterangan domisili……………………………………….

117

Gambar 4.35

Rancangan Konfigurasi Jaringan Client-Server...................................... 119

Gambar 4.36

Setup Komponen SIP…………………………………………………..

122

Gambar 4.37

Setup Komponen SIP Install…………….……………………………..

122

Gambar 4.38

Setup Komponen SIP Proses Installer…………………………………. 123

Gambar 4.39

Complete Setup Komponen SIP………………………………………..

123

xv

DAFTAR TABEL Tabel 4.1

Waktu Penelitian…………………………………………………………

66

Tabel 4.2

cause-and-effects analysis.......................................................................... 67

Tabel 4.3

Daftar actor pada sistem yang sedang berjalan………………………….. 71

Tabel 4.4

Daftar Use Case sistem persuratan yang sedang berjalan……………….. 72

Tabel 4.5

Literatur Sejenis………………………………………………………….

74

Tabel 4.6

funtional Requirement……………………………………………………

76

Tabel 4.7

non funtional Requirement………………………………………………

77

Tabel 4.8

Daftar perbandingan system……………………………………………..

80

Tabel 4.9

Daftar Actor pada system yang diusulkan……………………………….

81

Tabel 4.10

Narasi Use Case login Staff dan KASI………………………………….

83

Tabel 4.11

Narasi Use Case login Warga……………………………………………

83

Tabel 4.12

Narasi Use Case permintaan Surat………………………………………

84

Tabel 4.13

Narasi use case CRUD Data Warga…………………………………….

85

Tabel 4.14

Narasi use case Laporan data warga……………………………………

85

Tabel 4.15

Struktur tabel Login…………………………………………………….

98

Tabel 4.16

Struktur tabel User organizer…………………………………………..

98

Tabel 4.17

Struktur tabel Data Warga……………………………………………...

99

Tabel 4.18

Struktur tabel Pemerintahan…………………………………………….

100

Tabel 4.19

Struktur tabel EKBANG…………………………………………………

101

Tabel 4.20

Struktur tabel KESRA……………………………………………………

101

Tabel 4.21

Struktur tabel Agen_KTP...……………………………………………… 102

Tabel 4.22

Struktur tabel Agen_Domisili……………………………………………

102

xvi

Tabel 4.23

Struktur tabel Agen_Keramaian.………………………………………… 103

Tabel 4.24

Struktur tabel Agen_Dom_Usaha…………..……………………………

103

Tabel 4.25

Struktur tabel Agen_Usaha………………………………………………

104

Tabel 4.26

Struktur tabel Agen_Tdk_mampu..……………………………………… 105

Tabel 4.27

Struktur tabel Agen_SKCK……………………………………………… 105

Tabel 4.28

Kamus Data………………………………………………………………

106

Tabel 4.29

Uji Coba Modul Login………..…………………………………………

119

Tabel 4.30

Uji Coba Modul Layanan Persuratan……………………………………

120

Tabel 4.31

Uji Coba Modul Laporan Surat Keluar…………….……………………

120

Tabel 4.32

Uji Coba CRUD Data Warga……………………………………………

120

Tabel 4.33

Uji Coba Modul Laporan Data Warga……..……………………………

121

xvii

DAFTAR SIMBOL

Simbol Use Case Model Diagram .........................................................................xix Simbol Class Diagram ............................................................................................xx Simbol Object / Class Associations dan Multiplicity .............................................xxi Simbol Sequence Diagram................................................................................... xxii Simbol Activity Diagram..................................................................................... xxiii

xviii

SIMBOL USE CASE MODEL DIAGRAM (Whitten at all, 2004)

xix

SIMBOL CLASS DIAGRAM (Whitten at all, 2004)

xx

SIMBOL OBJECT / CLASS ASSOCIATIONS DAN MULTIPLICITY (Whitten at all, 2004)

Notasi Multiplicity

Multiplicity

Asosiasi dengan Multiplicity

Keterangan

UML Seorang karyawan Exactly 1

1 or leave blank

bekerja pada satu dan hanya satu departement Seorang karyawan tidak memiliki

Zero or 1

0..1

suami/istri atau memiliki satu suami/istri Customer dapat tidak melakukan

Zero or more

1..*

pembayaran sampai beberapa kali Universitas menawarkan

1 or more

1..*

paling sedikit satu mata kuliah sampai beberapa mata kuliah Tim memiliki jadwal

Specific range

7...9

pertandingan sebanyak 7, 8 atau 9 pertandingan

xxi

SIMBOL SEQUENCE DIAGRAM (Whitten at all, 2004)

xxii

SIMBOL ACTIVITY DIAGRAM (Whitten at all, 2004)

SIMBOL

KETERANGAN

Activity

Initiate Activities Start of the Process Final of the Process

Synchronization Bar Decision Activity

xxiii

DAFTAR LAMPIRAN

I.

Dokumen-dokumen yang di dapat dari system yang berjalan

II.

Wawancara

III.

Kuesioner

IV.

Surat Keterangan Penelitian

V.

Buku Panduan Sistem Informasi Layanan Persuratan

VI.

Tampilan Input

VII.

Hasil Output

xxiv

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Dengan perkembangan teknologi saat ini telah merubah pola kerja manusia menjadi semakin cepat, efektif, dan efisiensi dalam melakukan suatu pekerjaan terutama dalam pengolahan data. Maka dari itu perlu adanya penyesuaian antara pola kerja dengan perkembangan teknologi. Dengan demikian pentingnya sistem informasi dapat membantu dalam peningkatan kwalitas informasi. Hal ini di atur dalam UU RI no.25 2009 pasal 1 tentang ketentuan umum pelayanan publik poin 9 yang menyatakan “Sistem Informasi adalah rangkaian kegiatan yang meliputi penyimpanan dan pengelolaan informasi serta mekanisme penyampaian informasi dari Penyelenggara kepada masyarakat dan sebaliknya dalam bentuk lisan, tulisan Latin, tulisan dalam huruf Braile, bahasa gambar, dan/atau bahasa lokal, serta disajikan secara manual ataupun elektronik” Pelayanan publik menurut Surat Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara No: 63/Kep/M.PAN/7/2003 adalah “segala kegiatan pelayanan yang dilaksanakan oleh penyelenggara layanan publik sebagai upaya pemenuhan kebutuhan penerima layanan maupun pelaksanaan ketentuan peraturan perundang-undangan”. Sesuai dengan Keputusan No. 6 Tahun 2003 Menteri Pendayagunaan Aparat Negara dalam tentang Pedoman Umum Penyelenggaraan Pelayanan Publik, menegaskan “bahwa pemerintah

1

melalui instansi-instansi penyedia layanan publiknya bertanggung jawab memberikan layanan prima kepada masyarakat”. Kelurahan Bambu Apus mempunyai luas wilayah pemerintahan seluas 224,25 HA. Dan mempunyai jumlah penduduk 12.651 jiwa dengan 66 Rukun Tetangga dan 9 Rukun Warga. Kelurahan Bambu Apus mempunyai 15 personil yang bekerja dalam memenuhi pelayanan prima yang diberikan untuk masyarakat dibidang ekonomi dan pembangunan, pemerintahan dan kesejahteraan masyarakat. Banyaknya aktifitas yang di geluti oleh masyarakat, membuat jenis administrative semakin beragam. Oleh sebab itu surat perijinan maupun surat keterangan berguna untuk legalitas dari aktifitas yang dilakukan, dan merupakan salah satu bentuk pelayanan serta menjadi tanggung jawab pemerintah, hal ini di perkuat dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri nomor 20 tahun 2008 tentang pedoman Organisasi Dan Tatakerja Unit Pelayanan Perijinan Terpadu di Daerah. Pada kenyataannya bahwa unit pelayanan di daerah khususnya di kelurahan/desa melakukan kegiatan yang berulang karena sistem yang di gunakan masih manual dan tidak terintegrasi dengan database warga dalam proses pembuatan surat perijinan dan keterangan sehingga memperlambat kinerja staff kantor kelurahan dalam pelayanan untuk warga. Bahkaan sulit untuk mendapatkan informasi surat yang di keluarkan, serta pembuatan surat perijinan dan keterangan yang di keluarkan oleh pihak desa/kelurahan dengan cepat, karena penyimpanan serta pencatatanya masih manual.

2

Melihat situasi tersebut, sudah sangatlah tepat jika pemerintah menggunakan sisi kemajuan komputer untuk menunjang kinerja agar lebih efisien dalam rangka meningkatkan pelayanan kepada masyarakat. Oleh karena itu penulis tertarik untuk merancang sistem persuratan dengan mengembangkan sistem yang sudah ada. Dan penulisan ini berjudul. “PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI LAYANAN PERSURATAN (STUDI KASUS : KANTOR KELURAHAN BAMBU APUS KOTA TANGERANG SELATAN )”.

1.2 Rumusan masalah Permasalahan yang dihadapi instansi pemerintahan terkait dengan sistem persuratan yang di butuhkan oleh warga, studi kasus kelurahan Bambu Apus Kecamatan Pamulang, pada umumnya: 1. Adanya kegiatan yang berulang karena sistem yang di gunakan masih manual dengan mengandalkan buku agenda yang tidak terintegrasi dengan database warga dalam proses pembuatan dan pencarian surat sehingga memperlambat kinerja staff kantor kelurahan dalam pelayanan untuk warga. 2. tidak adanya laporan secara periodik, yang membantu pihak kelurahan dalam pengambilan keputusan. Sesuai dengan inti penulisan skripsi ini, maka masalah yang akan dibahas dapat di rumuskan sebagai berikut :

3

1. Bagaimana merancang perangkat lunak persuratan yang di integrasikan dengan database warga guna memudahkan instansi pemerintahan dalam hal ini kantor kelurahan Bambu Apus dalam pelayanan persuratan? 2. Bagaimana mengembangkan sistem informasi yang sedang berjalan untuk mencari serta mencetak surat-surat berikut pelaporannya secara periodic yang dikeluarkan dan diperlukan oleh warga berdasarkan field yang telah ditentukan?

1.3 Batasan masalah Sesuai dengan rumusan permasalah di atas penulis membatasi ruang lingkup pembahasan pada : 1. Sistem Informasi Layanan Persuratan terpusat pada kegiatan layanan persuratan untuk warga yang di kelola oleh bagian Kesekretariatan serta untuk Input adalah data warga sedangkan Output pencetakan dan pencarian kembali surat keterangan dan perijinan; penulis tidak membahas database warga, oleh karena itu pendataan warga hanya bersifat membantu proses dari Sistem Informasi Layanan Persuratan. 2. Penulis menggunakan metodologi pegembangan sistem yang dikemukakan FAST (Framework Aplication of System Thinking) dengan menggunakan 7 fase dari 8 fase yang terdapat di dalam FAST, fase-fase yang digunakan yaitu : definisi lingkup, analisis masalah, analisis kebutuhan, desain logis, desain fisik, konstruksi,

4

dan implementasi. Untuk strategi pemodelan objek yaitu OOAD (Object Oriented Analisis dan Desaign) serta tools yang di gunakan adalah UML terdiri dari Use Case Diagram, Activity Diagram, Sequence Diagram, dan Class Diagram. 3. Sedangkan untuk pemograman menggunakan Visual Basic 6.0, untuk database menggunakan Ms. Access, keluaran menggunakan Cristal Report, sedangkan untuk pembuatan UML menggunakan Ms.Visio. 4. Dalam

sistem

ini

user/pengguna

adalah

Warga,

KASI

Pemerintahan, KASI Ekonomi dan Pembangunan (EKBANG), serta KASI Kesejahteraan Masyarakat (KESRA)

1.4 Tujuan dan Manfaat 1.4.1

Tujuan Tujuan penulisan dari penelitian ini adalah yaitu : 1. Mengembangkan sistem persuratan yang sudah ada, dan mengintegrasikan dengan database warga sehingga menjadi sistem persuratan yang lebih baik, efektif dan efesien. 2. Membantu memecahkan masalah yang dihadapi oleh instansi kantor Pemerintahan studi kasus Kelurahan Bambu Apus kecamatan Pamulang, terkait dengan sistem persuratan (seperti surat keterangan usaha, domisili usaha, pengantar pembuatan surat catatan kepolisian, tidak mampu, domisili tempat tinggal

5

dan pembuatan KTP) serta perijinan (seperti surat perijinan keramaian).

1.4.2

Manfaat Sedangkan manfaat bagi penelitian ini antara lain : 1. Bagi Penulis a. Menerapakan dan mengembangkan ilmu serta kemampuan yang penulis miliki. b. Membuat solusi dari kekurangan sistem yang ada, terkait dengan sistem persuratan studi kasus kantor kelurahan Bambu Apus Kecamatan Pamulang. c. Untuk memenuhi salah satu persyaratan kelulusan strata satu (S1) program studi Sistem Informasi fakultas Sains & Teknologi Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta. 2. Bagi Instansi Pemerintah a. Mempermudah pegawai instansi pemerintahan tingkat kelurahan dalam pelayanan surat untuk warga. b. Mempermudah

pegawai

instansi

pemerintah

dalam

pembuatan pencetakan dan pencarian kembali surat-surat yang dibutuhkan oleh warga. c. Membantu

kinerja

pemerintahan

dalam

peningkatan

kwalitas pelayanan kepada masyarakat.

6

1.5 Metodologi Penelitian 1.5.1

Metode Pengumpulan Data 1. Studi Kepustakaan Dalam hal ini penulis mengumpulkan bahan-bahan yang berasal dari buku-buku dan atau artikel yang dapat mendukung penulisan skripsi ini. 2. Studi Lapangan a. Observasi Merupakan metode pengumpulan data dengan langsung melihat kegiatan yang di lakukan. Serta pengamatan langsung ke objek penelitian berguna memperoleh data atau gambaran serta keterangan terhadap sistem yang sedang berjalan. b. Wawancara Wawancara yaitu penulis mengumpulkan data secara tatap muka langsung dengan pimpinan dan staff instansi khususnya pada Subbagian yang terkait. c. Daftar Pertanyaan/kuesioner Suatu daftar pertanyaan yang berisi tentang tujuan khusus, metode ini juga baik di gunakan untuk sumber data yang tersebar dan menjadi lebih fokus.

7

3. Studi Literatur Sejenis Penulis menggunakan metode ini untuk mendapatkan “peta” tentang domain penelitian yang akan dilaksanakan.

1.5.2

Metode Pengembangan Sistem Untuk pengembangan sistem informasi penelitian ini penulis menggunakan fase-fase yang terdapat dalam metodologi FAST (Framework for the application of system thinking) yang di kemukakan oleh Whitten at al, 2004. Untuk strategi pengembangan sistem penulis menggunakan metode analisis dan design berorientasi objek (Object Oriented Analisis and Design/OOAD) dan alat yang digunakan yaitu UML (Unifed Modeling Language) dengan use case diagram, activity diagram, sequence diagram dan class diagram. Fase-fase metodologi FAST yang digunakan penulis dalam penelitian ini, yaitu : 1. Definisi lingkup Fase ini merupakan investigasi awal ketika ingin merancang sebuah sistem, Hasil dari fase ini adalah lingkup masalah yang ditetapkan dari tahap ini menyatakan kelayakan proyek yang akan dilaksanakan.

8

2. Analisis masalah Fase ini akan dilakukan analisis terhadap sistem yang sedang berjalan. output yang dihasilkan adalah system improvement objectives yang menyatakan kriteria permasalahan dari sistem yang berjalan dan akan digunakan untuk mengevaluasi sistem tersebut. 3. Analisis kebutuhan Fase ini mendefinisikan apa yang dibutuhkan dan diinginkan oleh pengguna dari sistem baru. Tujuan dari fase ini adalah mengidentifikasi data, proses dan antarmuka yang diinginkan pengguna dari sistem yang baru. 4. Desain Logis Tujuan dari fase ini adalah mentransformasikan kebutuhankebutuhan bisnis dari fase sebelumnya kepada sistem model yang akan dibangun nantinya. 5. Desain fisik Tujuan dari fase ini adalah mentransformasikan kebutuhan sistem yang direpresentasikan sebagai desain logis menjadi desain fisik, nantinya akan dijadikan sebagai acuan dalam membuat sistem yang akan dikembangkan. 6. Konstruksi Fase ini berfungsi untuk mengkontruksi dan melakukan tahap uji coba terhadap sistem yang memenuhi kebutuhan-kebutuhan

9

dan spesifikasi desain. Program aplikasi, dan antarmuka akan mulai dibangun pada tahap ini. 7. Implementasi Fase ini yang akan dilakukan adalah menerapakan perangkat lunak yang telah di buat, dengan mengenalkan pada pengguna sistem.

1.6 Sistematika Penulisan Untuk memberikan gambaran jelas mengenai penulisan laporan ini penulis membagi menjadi 5 BAB dengan sistematika berikut : BAB I

: PENDAHULUAN Dalam bab ini di uraikan tentang latar belakang, perumusan masalah, batasan masalah, tujuan dan manfaat, metodologi penelitian, serta sistematika penulisan.

BAB II

: LANDASAN TEORI Bab ini menjelaskan teori-teori tentang analisa dan perancangan sistem, serta teori yang relevan dengan permasalahan dan pustaka dari penelitian yang dilakukan.

BAB III

: METODOLOGI PENELITIAN Bab ini membahas lebih detail tentang metode-metode yang di gunakan penulis dam melakukan pengumpulan data maupun pengembangan sistem yang dilakukan pada penelitian ini.

10

BAB IV

: HASIL DAN PEMBAHASAN Bab ini membahas tentang landasan azas, tujuan, organisasi kantor kelurahan studi kasus kelurahan Bambu Apus, definisi lingkup, analisis masalah, analisis kebutuhan, desain logis, desain fisik, konstruksi dan implementasi.

BAB V

: KESIMPULAN & SARAN Bab ini merupakan bab terakhir dari laporan penelitian yang menyajikan kesimpulan-kesimpulan atas apa yang telah diuraikan dari bab-bab sebelumnya, selain itu pula terdapat saran-saran yang mungkin berguna bagi kemajuan instansi terkait.

11

BAB II LANDASAN TEORI

2.1. Definisi Sistem Menurut ( Hariyanto,

2004) Sistem adalah kumpulan objek atau

elemen yang saling berinteraksi untuk mencapai satu tujuan tertentu. Selanjutnya menurut Winardi menyatakan bahwa pada intinya sistem menunjuk pada dua hal, yaitu pertama menunjukan suatu identitas, suatu wujud benda (abstrak maupun konkrit, termasuk yang konseptual) yang memiliki susunan struktural dari bagian-bagiannya kedua menunjukan suatu metode atau tata cara yang menunjuk pada suatu rencana metode, alat atau tata cara untuk mencapai sesuatu. Suatu sistem seringkali dianggap sebagai suatu himpunan bagian yang saling berhubungan sehingga merupakan suatu kesatuan. Contoh wujud (entitas) adalah lembaga pemerintah yang berkewajiban memberi pelayanan yang berkualitas (pelayanan prima) kepada pelanggannya.

2.2 Informasi Menurut (Yogiyanto, 2005) Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Data adalah kenyataan yang menggambarkan sesuatu kejadian-kejadian nyata. Kejadian-kejadian adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu

12

Kualitas suatu informasi yang sangat bernilai bagi penerimanya tergantung beberapa hal yaitu: a.

Akurat Artinya informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak biasa atau menyesatkan.

b. Tepat Waktu Artinya informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. c. Relevan Artinya

informasi

tersebut

harus

sesuai

dengan

permasalahan, misi dan tujuan atau sarana informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya.

2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi Definisi dari Sistem Informasi adalah sekelompok elemen-elemen dalam suatu organisasi yang saling berintegrasi dengan menggunakan masukan, proses dan keluaran dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan dan dapat digunakan untuk membantu pengambilan keputusan yang tepat (Whitten at all, 2004).

13

2.4 Pengumpulan Data Pengumpulan data/penemuan fakta adalah sebuah teknik yang di kembangkan pada semua siklus pengembangan, tapi sangat penting dalam fase persyaratan/kebutuhan. (Whitten at all, 2004).

2.4.1 Studi Kepustakaan Menurut Purwono pustakawan UGM Yang dimaksud dengan studi kepustakaan adalah segala usaha yang dilakukan oleh peneliti untuk menghimpun informasi yang relevan dengan topik/masalah yang akan atau sedang diteliti. Informasi itu dapat diperoleh dari buku-buku ilmiah, laporan penelitian, karangan-karangan ilmiah, tesis

dan

disertasi,

peraturan-peraturan,

ketetapan-ketetapan,

ensiklopedia, dan sumber tertulis baik tercetak maupun elektronik lain. (adab.uin-suka.ac.idfile_kuliahSTUDI%20KEPUSTAKAAN.doc)

2.4.2 Studi Lapangan a. Pengamatan Langsung/Observasi Observasi adalah tenik penemuan fakta dimana analis sistem turut berpartisipasi atau menyaksikan seseorang yang sedang melakukan aktifitas untuk mempelajari sistem. (Whitten at all, 2004).

14

b. Wawancara Wawancara adalah teknik penelusuran fakta dimana analis sistem mengumpulkan informasi dari individu-individu melalui interaksi face-to face. tujuan dari wawancara adalah menemukan fakta, validasi fakta, kejelasan fakta, antusiasme, mengidentifikasi persyaratan, menyatukan ide dan persyaratan (Whitten at all, 2004). c. Daftar Pertanyaan/Kuesioner Kuisioner adalah dokumen yang bertujuan khusus yang mengijinkan analis untuk mengumpulkan informasi/pendapat dari responden. Kuesioner dapat mentabulasikan fakta-fakta yang sama secara efisien. Format Kuesioner bebas didesain untuk memberikan keleluasaan kepada reponden alam memberikan jawaban. (Whitten at all, 2004).

2.4.3 Studi Literatur Sejenis Tujuan studi literatur adalah untuk mendapatkan “peta” tentang domain penelitian yang akan dilaksanakan. Peta domain ini sebenarnya

berwujud

pengetahuan

tentang riset-riset

yang

dilakukan oleh peneliti lain dalam area penelitian kita. Seperti diketahui, sebuah penelitian tidak muncul begitu saja, tetapi ia selalu mencoba menyelesaikan atau menjawab persoalan yang ditinggalkan penelitian sebelumnya. Keterkaitan inilah, yang jika

15

dirangkai secara menyeluruh, menyusun graf yang membentuk “peta” domain penelitian kita. Jika anda masih berada dalam tahapan penentuan topik penelitian, jangan beranjak dari situ sebelum anda (dan pembimbing) merasa secure dan mantap dengan topik yang dipilih. (http://mti.ugm.ac.id/~lukito/knowledgesharing/menempuh-studi-s3/studi-literatur/11:34am-211009)

2.5 Pengembangan Sistem Informasi Pengembangan sistem adalah proses untuk mengembangkan menyelesaikan dan menentukan spesifikasi kebutuhan dan bagaimana sistem suatu permasalahan, dan proses pembuatan sistem atau mengembangkan yang sudah ada. (Nugroho, 2005)

2.5.1

Proses Pengembangan Sistem Proses pengembangan sistem

merupakan serangkaian

aktifitas atau metode yang digunakan oleh development organisasi, software didalam maintenance software. (Whitten at all, 2004)

2.5.2 Metodologi Pengembangan Sistem Informasi Metodologi Pengembangan sistem adalah sebuah proses pengembangan terstandarisasi yang mendefinisikan satu set aktivitas, metode, praktik terbaik, barang siap dikirim dan peralatan terotomasi yang digunakan para stakeholder untuk

16

mengembangkan dan secara berkesinambungan memperbaiki system informasi dan perangkat lunak. (Whitten at all, 2004)

Gambar 2.1 Framework metodologi FAST

Metodologi FAST terdiri dari fase-fase berikut : 1. Definisi Lingkup Fase ini berisikan investigasi awal ketika ingin merancang sebuah sistem, seperti wawancara, tinjauan langsung dan mempelajari dokumen perusahaan. Tujuan dari tahap ini ialah Menjawab pertanyaan mengenai apakah proyek ini layak untuk

17

di kerjakan? Lingkup masalah yang ditetapkan dari tahap ini menyatakan seberapa besar proyek ini akan dilaksanakan. Output dari tahap ini adalah project charter (Whitten at all, 2004) 2. Analisis Masalah Fase analisis masalah ialah menganalisa masalah masalah yang diduga dan juga peluang yang diidentifikasi pertama kali pada fase penyelidikan awal. Ouput dari fase ini adalah sasaran peningkatan sistem. (Whitten at all, 2004) 3. Analisis Kebutuhan Fase analisis kebutuhan menentukan persyaratan bisnis bagi sistem yang baru. Produk jadi dan milestone dari fase final adalah pernyataan persyaratan bisnis yang akan memenuhi sasaran peningkatan sistem yang di identifikasi di dalam fase sebelumnya. (Whitten at all, 2004) 4. Desain Logis Tujuan dari tahapan ini adalah mentransformasikan kebutuhan-kebutuhan bisnis dari fase analisis persyaratan kepada sistem model yang akan dibangun nantinya. (Whitten at all, 2004) 5. Analisis Keputusan Tujuan dari fase analisis keputusan adalah mengalihkan proyek

dari

perhatian

bisnis

ke

solusi

teknis

dengan

18

mengidentifikasi, menganalisa, dan merekomendasikan sebuah solusi teknis. (Whitten at all, 2004) 6. Desain Fisik Desain sistem informasi di definisikan sebagai tugas yang fokus pada spesifikasi solusi berbasis komputer terinci (Whitten at all, 2004) 7. Konstruksi Tujuan fase konstruksi adalah untuk membangun dan menguji sebuah sistem fungsional yang memenuhi persyaratan bisnis dan design untuk mengimplementasikan antar muka antara sistem baru dan sistem produksi yang telah ada. (Whitten at all, 2004) 8. Implementasi Fase inplementasi system adalah pengirian system ke produksi (operasi harian). Tujuan fase implementasi adalah mengubah secara halus system lama ke system baru.. (Whitten at all, 2004)

2.6

Layanan Pelayanan

publik

menurut

Surat

Keputusan

Menteri

Pendayagunaan Aparatur Negara No: 63/Kep/M.PAN/7/2003 adalah segala kegiatan pelayanan yang dilaksanakan oleh penyelenggara layanan publik sebagai upaya pemenuhan kebutuhan penerima layanan maupun

19

pelaksanaan

ketentuan

peraturan

perundang-undangan.

Menteri

Pendayagunaan Aparat Negara dalam Keputusan No. 6 Tahun 2003 tentang Pedoman Umum Penyelenggaraan Pelayanan Publik, menyatakan bahwa “Hakikat layanan publik adalah pemberian layanan prima kepada masyarakat yang merupakan perwujudan dari kewajiban aparatur pemerintah sebagai abdi masyarakat”.

2.7

Persuratan Surat adalah sarana komunikasi tertulis dalam penyelenggaraan administrasi untuk menyampaikan berita/informasi, penjelasan atau pernyataan/pendapat yang berasal dari siapapun yang ditujukan kepada instansi pemerintah atau lembaga negara atau sebaliknya. (Dokumen : RPN-PKDI.06-2006

Nomor

:

006/OT.0102/RPN.1.1/2006;

Pusat

Rekayasa Perangkat Nuklir; BATAN)

2.7.1 Jenis- jenis surat 1. Surat Pengantar adalah surat yang bersifat kedinasan dan dipergunakan

untuk

mengantar

pengiriman

beberapa

surat/dokumen dengan penjelasan tingkat mengenai pengiriman tersebut. 2. Surat Edaran adalah surat pemberitahuan yang ditujukan kepada pejabat atau unit kerja yang membuat kebijaksanaan

20

pokok dengan memberikan penjelasan pelaksanaan suatu peraturan atau perintah yang sudah ada. 3. Surat

Undangan

adalah

surat

pemberitahuan

tentang

pelaksanaan suatu acara/peristiwa/upacara/pertemuan dengan waktu, tempat dan acara tercantum dalam surat tersebut dan dengan permintaan agar penerima surat dapat hadir 4. Surat Perintah adalah pernyataan kehendak pimpinan/pejabat atasan kepada bawahan secara tegas untuk melaksanakan pekerjaan tertentu dan bersifat terbatas pada waktu dan hal-hal yang tercantum di dalam surat tersebut. 5. Surat Perjanjian/Kontrak adalah surat perikatan antara kepala kantor satuan kerja sebagai pengguna barang/jasa dengan pemasok/kontraktor/ konsultan sebagai penyelia barang/jasa dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa. 6. Surat Tugas adalah pernyataan kehendak pimpinan/pejabat atasan

yang

berwenang

memberikan

tugas

kepada

pejabat/pegawai bawahan untuk melaksanakan pekerjaan dinas tertentu yang termasuk dalam lingkungannya dan bersifat terbatas pada waktu dan hal-hal yang tercantum di dalam surat tersebut. 7. Surat Keterangan adalah surat pernyataan pejabat yang bersangkutan/ berwenang tentang sesuatu atau kebenaran

21

sesuatu

dengan

tujuan

tertentu

agar

memperoleh

kemudahan/kelancaran dalam suatu kegiatan. 8. Surat Kuasa adalah surat pernyataan pelimpahan wewenang dari pejabat yang mempunyai hak dan wewenang atas sesuatu kepada pejabat/bawahan/orang lain untuk bertindak atas namanya melakukan sesuatu perbuatan hukum mengenai hal dan wewenang yang tercantum dalam surat tersebut. 9. Surat Keputusan adalah ketentuan yang memuat suatu kebijaksanaan

teknis

operasional

untuk

melaksanakan

kebijaksanaan pokok yang digariskan oleh pimpinan atau peraturan yang lebih tinggi. 10. Pengumuman adalah surat pemberitahuan yang ditujukan kepada masyarakat umum/kelompok pegawai yang sifatnya beranekaragam

dan

merupakan

penjelasan/pemberitahuan/pernyataan/petunjuk

lebih

lanjut

mengenai sesuatu. 11. Instruksi adalah perintah yang berisi tata cara pelaksanaan suatu

peraturan

perundang-undangan

atau

peraturan

pelaksanaannya yang memuat unsur-unsur teknis secara jelas dan terperinci.

Format Surat adalah pola surat menurut susunan letak atau posisi bagian-bagian surat termasuk di dalamnya antara lain

22

penempatan tanggal, nomor, salam pembuka, salam penutup, tembusan.

(Dokumen

:

RPN-PKDI.06-2006

Nomor

:

006/OT.0102/RPN.1.1/2006; Pusat Rekayasa Perangkat Nuklir; BATAN)

2.7.2 Arsip Undang-undang Nomor 7/1971 Pasal I a menyebutkan pengertian Arsip sebagai berikut : ”Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka kegiatan pemerintahan.” Berdasarkan ketentuan umum dari Keputusan Bupati Tangerang Nomor 08 tahun2001 tanggal 18 Juni 2001 tentang Tata kearsipan di lingkungan Pemerintahan Kabupaten Tangerang poin 9,10,11,dan 12, menjelaskan : Poin 9 : Arsip Statis adalah arsip yang tidak di pergunakan secara langsung untuk perencanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggraan sehari-hari administrasi Negara; Poin 10 : Arsip Dinamis adalah arsip yang di pergunakan secara langsung

dan

terus

menerus

diperlukan

dan

23

dipergunakan

dalam

penyelenggaraan

administrasi

sudah menurun; Poin 11 : Arsip Aktif adalah arsip dinamis yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi; Poin 12 : arsip In-aktif adlah arsip dinamis yang frekwensi peggunaanya untuk administrasi sudah menurun. Dalam tata kearsipan dinamis terdapat tahapan hidup. Arsip yaitu tahap penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan serta tahap penyusutan. Adapun tujuan dari tata persuratan adalah : a. Menciptakan keseragaman dalam pola umum penyelenggaraan tata persuratan. b. Mewujudkan tata kearsipan yang lebih berdaya guna dan berhasil guna c. Menunjang kelancaran komunikasi kedinasan dan kemudahan dalam pengendalian pelaksanaannya. d. Mengingkatkan daya guna dan hasil guna secara berkelanjutan dalam penyelenggaraan dalam tugas-tugas kedinasan.

Pembakuan tata persuratan bagi organisasi baik bisnis maupun publik akan menjadi pedoman bagi elemen-eleman yang ada di dalam organisasi tersebut. Sehingga masing-masing dalam membuat surat tidak menurut selera masing-masing. Dalam hal ini

24

ditentukan jenisnya seperti surat, laporan, produk hukum maupun formulir. Masing-masing ditentukan juga formatnya. Contoh surat korespondensi yang memiliki lingkup ekstern dibakukan 1) Kepala Surat (logo, nama dan alamat, kota, tangga, nomor, sifat surat lampiran, hal dan alamat yang dituju; 2) batang tubuh (pembuka, isi pokok dan penutup); dan kaki surat (jabatan penandatangan, nama, tembusan dan cap). Pembakuan ini penting dalam menciptakan efisien dan efektifitas. Bukan sekedar menjadi pedoman tetapi sekaligus menjadi dasar hukum keabsahan suatu surat.

2.8 Pemahaman Dasar Object Oriented Pendekatan berorientsi objek di pusatkan pada sebuah teknik yang mengacu pada sebuah pemodelan objek. Pemodelan objek adalah sebuah teknik yang mengidentifikasi objek-objek dengan lingkup sistem dan mengidentifikasi hubungan antara objek-objek tersebut. (Whitten at all, 2004)

2.8.1 Keuntungan Object Oriented Menurut (Munawar, 2005) keuntungan Object Oriented adalah: 1. Jelasnya informasi dalam konteks sistem. 2. Sangat dekatnya hubungan antara OO Analisis, OO Design, OO user Interface dan OO Programming.

25

2.8.2 Keterbatasan Object Oriented Menurut (Munawar, 2005) Ada dua aplikasi yang tidak cocok dikembangkan dengan metode Object Oriented yaitu : 1. Aplikasi yang sangat berorientasi pada database 2. Aplikasi yang banyak membutuhkan banyak algoritma

2.8.3 UML (Unified Modelling Language) 1. Definisi UML UML ( Unified Modelling Language) adalah satu kumpulan

konvensi

pemodelan

yang

digunakan

untuk

menentukan atau menggambarkan sebuah sistem software yang terkait dengan object (Whitten at all, 2004) 2. Diagram UML Menurut (Whitten at all, 2004) menjelaskan diagram-diagram UML menjadi beberapa grup yaitu : GRUP 1 : Diagram Model Use-Case Use-case menggambarakan interaksi antara sistem, yaitu sistem eksternal dan pengguna. Dengan kata lain, secara mendeskrepsikan siapa yang akan menggunakan sistem dan dalam cara apa pengguna mengharapakan interaksi dengan sistem tersebut.

26

GRUP 2 : Diagram Struktur Statis a. Diagram Kelas Menggambarkan struktur objek sistem. Diagram ini menunjukan kelas objek yang menyusun sistem dan juga hubungan antara kelas objek tersebut. b. Diagram Objek Diagram objek memodelkan instance objek aktual dengan menunjukan nilai-nilai dari atribut instance. Diagram objek menyajikan sebuah ”snapshot” tenang objek sistem pada waktu poin tertentu. GRUP 3 : Dagram Interaksi a. Diagram Sekuensi secara grafis menggambarkan bagaimana objek berinteraksi dengan satu sama lain melalui pesan pada eksekusi sebuah use case atau operasi. Diagram ini mengilustrasikan bagaimana pesan terkirimm dan diterima si antara objek dan dalam sekuensi apa saja. b. Diagram Kolaborasi Serupa dengan diagram sekuensi tetapi tidak fokus pada timing atau ”sekuensi” pesan.

27

Diagram

ini

menggambarkan

interaksi

(kolaborasi) antara objek dalam sebuah format jaringan. GRUP 4 : Diagram State a. Diagram Statechart Di gunakan untuk memodelkan behavior objek khusus

yang

dinamis.

Diagram

ini

mengilustrasikan siklus hidup objek berbagai keadaan yang dapat diasumsukan oleh objek dan event-event yang menyebabkan objek beralih dari satu state ke state lain. b. Diagram Aktivitas Secara grafis digunakan untuk menggambarkan rangkaian aliran aktivitas baik proses bisnis atau use case. Diagram ini juga dapat digunakan untuk memodelkan action yang akan dilakukan saat sebuah operasi dieksekusi dan memodelkan hasil dari action tersebut. GRUP 5 : Diagram Implementasi a. Diagram Komponen Di

gunakan

untuk

menggambarkan

suatu

organisasi dan ketergantungan software sistem. Diagram ini dapat digunakan untuk menunjukan

28

bagaimana kode pemograman di bagi menjadi modul-modul (komponen). b. Diagram Deployment Mendeskripsikan arsitektur fisik dalam istilah ”node” untuk hardware dan software dalam sistem.

Diagram

ini

menggambarrkan

konfigurasi komponen-komponen software runtime, prosessor, dan peralatan yang membentuk arsitektur sistem.

2. Notasi Dalam UML Menurut (Hermawan, 2004) menjelaskan berbagai notasi dalam UML yaitu : a.

Actor Aktor

adalah

seseorang

atau

sesuatu

yang

berintraksi dengan sistem. Seorang aktor adalah type (class) bukan sebuah instance. Aktor-aktor yang ada bisa di katagorikan sebagai aktor utama (primary actor) atau aktor kedua (secondary actor) tergantung pada fungsi dari sistem yang dipakainya. b. Class Class merupakan pembentuk utama dari sistem berorientasi objek karena class menunjukkan kumpulan

29

objek yang memiliki atribut dan operasi yang sama. Class digunakan untuk mengimplementasikan interface. c. Interface Interface merupakan kumpulan operasi tanpa implementasi dari suatu class. Implementasi operasi dalam interface dijabarkan oleh operasi dalam class. d.

Use Case Use

case

adalah

peringkat

tertinggi

dari

fungsionalitas yang dimiliki sistem. Dengan kata lain, use case

menggambarkan

bagaimana

seseorang

akan

menggunakan atau memanfaatkan sistem. Keunggulan dari cara memandang sistem sebagai kumpulan use case adalah kemampuannya untuk memisahkan implementasi sistem dari alasan mengapa sistem harus ada. e. Interaction Intraction digunakan untuk menunjukkan baik aliran pesan atau informasi antara objek maupun hubungan antar objek. Biasanya interaction ini dilengkapi juga dengan teks bernama operation signature yang tersusun dari nama operasi, parameter yang dikirm dan tipe parameter yang dikembalikan.

30

f.

Package Package adalah kontainer atau wadah konseptual yang digunakan untuk mengelompokkan elemen-elemen dari sistem yang sedang dibangun, sehingga bisa dibuat model yang lebih sederhana. Tujuannya adalah untuk mempermudah penglihatan (visibility) dari model yang sedang dibangun.

g.

Note Note digunakan untuk memberikan keterangan dan komentar tambahan dari suatu elemen sehingga bisa langsung

terlampir

dalam

model.

Note

ini

bisa

ditempelkan ke semua elemen notasi yang lain. h. Dependency Dependency merupakan relasi yang menunjukkan bahwa perubahan pada salah satu elemen memberi pengaruh pada elemen lain. i.

Association Assosiation menggambarkan navigasi antar class (Navigation),

berapa

banyak

objek

yang

bisa

berhubungan dengan satu objek (Multiplicity antar class), dan apakah suatu class menjadi bagian dari class lainnya (Aggregation).

31

j. Generalization Generalization menunjukkan

hubungan antara

elemen yang lebih umum ke elemen yang lebih spesifik (subclass), dengan generalization, class lebih spesifik akan menurunkan atribut dan operasi dari class yang lebih umum (super class), atau "sub class is a super class". k.

Realization Realization menunjukkan hubungan bahwa elemen yang ada dibagian tanpa panah akan merealisasikan apa yang dinyatakan oleh elemen yang ada dibagian dengan panah.

2.9 Pemrograman Visual Basic 6.0 Menurut (Yuswanto, 2003), Apakah Visual Basic itu? Kata “VISUAL” dimaksudkan untuk satu metode yang digunakan dalam membuat tampilan sebuah program atau aplikasi dengan menempatkan objek-objek atau elemen-elemen pada program atau aplikasi yang dibuat dari pada penulisan sejumlah kode program yang sangat banyak untuk membuat tampilan program atau aplikasi tersebut. Kata “BASIC” adalah “Beginners All Purpose Symbolic Instruction Code” yang dibuat oleh John G. Kemeney dan Thomas E. Kurtz Tahun 1963 di Dartmounth College, AS. Visual Basic 6.0 adalah Bahasa pemrograman tingkat tinggi berbasis Windows yang

32

merupakan bahasa pemrograman berorientasi pada objek (Object Oriented Programming) dan mendukung Event-Driven Programming.

2.10

Microsoft Access Microsoft access digunakan kebanyakan oleh bisnis-bisnis kecil dan menengah, Access juga dapat digunakan sebagai sebuah basis data untuk aplikasi web dasar yang disimpan di dalam server yang menjalankan Microsoft Internet Information Services (IIS) dan menggunakan Microsoft Active Server Pages (ASP). Microsoft Access kurang begitu bagus jika diakses melalui jaringan sehingga aplikasi-aplikasi yang digunakan oleh pengguna cenderung mengunakan solusi system manajemen basis data yang bersifat klien/server. Meskipun demikian, tampilan muka access (form, repot, query, dan kode Visual Basic) yang dimilikinya dapat digunakan untuk menangani basis data lainnya, seperti halnya Microsoft Jet Database Engine (yang secara default digunakan oleh Microsoft access), Microsoft SQL Server, Oracle Database dan beberapa produk lain yang mendukung ODBC. (http://library.gunadarma.ac.id)

2.11

Microsoft Visio Microsoft visio adalah sebuah program aplikasi computer yang digunakan untuk membuat diagram seperti diagram alir (flowchart), Brainstrom, skema jaringan, denah dan lain-lain. Visio memiliki

33

keunggulan disbanding program Word atau Excell dalam pembuatan diagram. Visio memilki banyak template yang di dalam terdapat banyak Shape/Connector. (Chandra at all, 2008)

Gambar 2.2 Tampilan Microsoft Visio

2.12

Crystal Report Cristal report merupakan program khusus untuk membuat laporan yang terpisah dari program Microsoft Visual Basic 6.0, tetapi keduanya dapat dihubungkan. Sebelum membuat laporan dengan Cristal Report, installah terlebi dahulu programCristal Report 7.0 di komputer anda. Mencetak dengan cristal report hasilnya lebih baik dan lebih mudah untuk dikerjakan, karena dengan Cristal Report banyak tersedia obyek maupun komponen yang mudah digunakan. (Madcoms, 2005)

34

2.13

Jaringan Local Area Network (LAN) Local Area Network (LAN) merupakan komunikas sejumlah komputer di dalam suatu area terbatas, di mana satu komputer dengan komputer lain umumnya terkoneksi melalui media kabel. Sedangkan Wide Area Nework (WAN) adalah komunikasi antar LAN, antara satu LAN dengan LAN lain dipisahkan oleh jarak yang cukup jauh, misalnya antar gedung, antar sekolah yang terhubung melalui media telepon, kabel, satelit, gelombang radio atau media lainnya. (Nugroho, 2005). Berikut merupakan ciri dari LAN : 1. Teknologi ini sesuai untuk area yang kecil 2. Menggunakan kawat , serat 3. Bandwith tinggi

: total jumlah data per unit setiap waktu.

4. Latency rendah

: mengambil waktu untuk bit pertama ke daerah

tujuan. Teknologi diutamakan menggunakan Ethernet, sekarang 100 /1000 Mbps. 5. Dicirikan oleh topologinya:

a. Bus Jaringan yang mempergunakan topologi bus disebut juga linier bus karena dihubungkan hanya melalui satu kabel yang linier seperti terlihat pada gambar 2.3

kabel yang umum digunakan

adalah koaksial. Topologi bus merupakan cara termudah menghubungkan komputer untuk membentuk LAN di suatu

35

departemen atau kelompok kerja. Contoh : jaringan yang mempergunakan kartu penghubung jaringan (Network Interface Card).

Gambar 2.3 Topologi Bus

b. Star Topologi star

(bintang) menguhubungkan komputer-

komputer melalui media kabel yang terpisah ke suatu unit pusat, biasanya berupa HUB atau switch seperti pada Gambar 2.4 Pada saat

suatu

komputer

atau

peralatan

jaringan

lain

yang

mentransmisikan sinyal ke dalam jaringan, sinyal menuju HUB. Kemudian HUB melanjutkan sinyal secara simultan ke semua komponen yang terkeneksi ke dirinya. Ethernet 100 BaseT merupakan jaringan yang berbasis pada topologi star. Saat ini, topologi star paling banyak digunakan untuk menghubungkan komputer-komputer di dalam suatu departemen atau kelompok kerja. Contoh : jaringan yang memakai Ethernet 100BaseT.

36

Gambar 2.4 Topologi Star

c. Ring Topologi

Ring

menghubungkan

komputer-komputer

sepanjang satu lintasan tunggal yang kedua ujungnya digabung sehingga membentuk sebuah lingkaran (cincin) seperti pada gambar 2.5 Lingkaran yang dimaksud disini ialah lingkaran logis, yang jika dilihat secara fisik tidak berbentuk lingkaran sama sekali tetapi lebih mirip topologi star dengan HUB atau konsentrator berada di tengah-tengah. Topologi ring umumnya digunakan di dalam jaringan token ring dan Fiber Distributed Data Interface (FDDI) yang banyak digunakan di kampus-kampus atau gabungan gedung-gedung untuk menciptakan sebuah jaringan tulang punggung (backbone) berkecepatan tinggi.

37

Gambar 2.5 Topologi Ring

2.14

Jaringan Client Server Setiap komputer yang menyediakan berkas (file) ( ) bagi komputer yang membutuhkannya secara umum dinamakan dengan server, sementara komputer yang menerima data dapat disebut client.. (Nugroho, 2005). Dalam client/server, client biasanya berupa komputer pada jaringan yang dioperasikan pada manusia, yang melakukan perubahan pada berkas data yang diterima, dan bila perubahan telah telah selesai dapat mengirim kembali data tersebut ke file server untuk disimpan kembali. Pengaturan seperti ini memiliki keuntungan ditinjau dari segi efisiensi, terutama untuk jaringan raksasa dimana dapat puluhan (bahkan ratusan) komputer. Dengan dialokasikannya dialokasikannya komputer berkinerja tanggi dengan kemampuan pemrosesan penuh, semata hanya untuk mengirim serta menyimpan berkas, maka client tidak perlu menunggu data dan dapat memproses berkas-berkas berkas berkas dengan perangkat lunak yang berbeda, terlepas satu sama lain. lain

38

2.15

Literatur Sejenis Studi literatur adalah salah satu kegiatan dalam riset yang memiliki fungsi penting. Tujuan studi literatur adalah untuk mendapatkan “peta” tentang domain penelitian yang akan dilaksanakan. Peta domain ini sebenarnya berwujud pengetahuan tentang riset-riset yang dilakukan oleh peneliti lain dalam area penelitian kita. Pengetahuan ini tidak hanya berupa pemahaman terhadap riset-riset tersebut, tetapi juga saling-kait yang terbentuk antar riset-riset tadi. Seperti diketahui, sebuah penelitian tidak muncul begitu saja, tetapi ia selalu mencoba menyelesaikan atau menjawab

persoalan

yang

ditinggalkan

penelitian

sebelumnya.

Keterkaitan inilah, yang jika dirangkai secara menyeluruh, menyusun graf yang membentuk “peta” domain penelitian kita. (http://mti.ugm.ac.id/~lukito/knowledge-sharing/menempuh-studis3/studi-literatur/11:34am-211009

1.

Anggita

nurmasari,

pengembangan

sisem

informasi

dokumentasi surat pada fakultas Sains dan Teknologi Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta. Sistem ini di buat bagi menejemen suatu organisasi apabila volume data yang di olah secara manual sudah tidak memugkinkan

lagi

yang

mengakibatkan

turunya

kinerja

organisasi. Sistem ini memungkinkan pelaku system melakukan proses input dan update surat masuk maupun surat keluar yang

39

ada di lingkungan organisasi. serta system ini pula mengatur cara penyimpanan surat sesuai jenisnya. Pada pengembangan sistem informasi di gunakan bahasa pemograman Visual Basic 6.0 dan Structure Query Language (SQL) untuk database. Dan menggunakan pendekatan terstruktur dengan metode System Development Life Cicle (SDLC).

2.

Fahmi Tamzil, Karya ilmiyah ”Analisis Perancangan Sistem Informasi Data Klien Dan Calon Pegawai Pada Perusahaan Tenaga Kerja” universitas INDONUSA Esa Unggul,2008 Penelitian ini diperoleh hasil antara lain bahwa sistem database yang dirancang sangat membantu dalam penyimpanan file data klien dan calon pegawai, serta dalam pencetakan surat perjanjian dengan klien maupun calon pegawai terintegrasi dengan database, sehingga dengan adanya sistem ini dapat menggantikan

sistem

yang

sebelumnya.

Analisis

dan

perancangan sistem yang di buat menggunakan pemodelan Uniefed Modeling Language (UML) dan sistem yang di gunakan bahasa pemograman visual Basic yang berbasis microsoft acces.

40

3.

Gusti Agung Ayu Putri. Paperless-Work System, Management Information

System,

Object

Oriented

Programming.

Universitas Udayana, 2005 Sistem dikembangkan di Universitas Udayana melalui implementasi

teknologi

informasi

(TI)

sehingga

praktek

administrasi yang sarat dengan verifikasi manual dapat digantikan dengan verifikasi elektronik Hal yang diperhatikan pada pengumpulan fungsi-fungsi yang diperlukan pada rancang bangun sistem informasi persuratan dan kearsipan Universitas Udayana menggunakan pendekatan paradigma pemrograman berorientasi

objek

meliputi

proses

surat

masuk

beserta

disposisinya, proses surat keluar dan metode pengarsipan surat. Dari hasil penelitian diperoleh bahwa pemahaman hubungan antara perangkat lunak yang dirancang dengan lingkungan eksternalnya

sangat

membantu

memutuskan

bagaimana

seharusnya menyediakan fungsionalitas sistem yang diminta dan bagaimana menstruktur sistem sehingga dapat berkomunikasi secara efektif dengan lingkungannya. Bahasa standar yang digunakan untuk menjelaskan dan memvisualisasikan artefak dari proses analisis dan disain berorientasi objek adalah Unified Modelling Language (UML).

41

BAB III METODELOGI PENELITIAN

3.1 Pengumpulan Data 3.1.1 Studi Kepustakaan Dalam metode ini penulis mengumpulkan data-data dengan membaca dan mempelajari 10 (Sepuluh) buku teks, disertai dengan 4 (empat) situs internet, dan 3 (tiga) karya ilmiah sebagai studi leteratur penelitian sejenis, yang dapat dijadikan acuan dalam pembahasan masalah dalam penelitian ini. Tujuan studi ini adalah untuk mendapatkan hasil yang diharapkan dalam melakukan penelitian. Hasilnya adalah landasan teori yang peneliti gunakan sebagai acuan penelitian. Daftar buku-buku yang menjadi refrensi bacaan penulis dapat dilihat pada daftar pustaka (terlampir). 3.1.2 Studi Lapangan 1. Observasi Penulis melakukan pengamatan langsung terhadap lokasi terkait, serta melakukan analisa terhadap data-data yang diperlukan dan mencari informasi tentang prosedur pelayanan

persuratan,

serta

mengumpulkan

sampel

dokumen, form dan record yang representative.

42

a. Tempat Tempat yang menjadi objek penelitian adalah : Nama Instansi

: Kantor Kelurahan Bambu Apus

Alamat

: Jl. Arwana Raya No1.

b. Waktu Waktu pelaksanaan adalah : Hari Kerja

: Senin s/d Jum’at

Pukul

: 08.00 – 15.00

Penelitian

: Oktober – November 2009 ( 2 bulan )

2. Wawancara Bertujuan

untuk

mengetahui

masalah

yang

berhubungan dengan layanan persuratan pada kantor kelurahan Bambu Apus. Peneliti melakukan wawancara yang terdiri dari 3 (tiga) pertanyaan kepada Bapak Syamsuddin Noor S.Pd.I selaku kepala kelurahan dan 4 (empat) pertanyan kepada Bapak Jamaluddin, SE. selaku sekretaris

kelurahan.

informasi

struktur

Tujuannya organisasi,

untuk sejarah

mendapatkan singkat,

dan

mengetahui prosedur sistem yang berjalan pada perusahaan tersebut. Contoh 2 pertanyaan yang diajukan, yaitu :

1) Penulis

: Untuk pembuatan surat keterangan dan perijinan apakah ada standard bakunya?

43

Lurah

: Dalam pembuatan surat keterangan dan perijinan yang di butuhkan oleh warga sudah ada standard baku yang di tetapkan oleh pemerintah dan sudah merupakan bagian dari pelayanan

2)

Penulis

:

Bagaimana

proses

pembuatan

surat

keterangan dan perijinan ? Lurah

: 1. Warga membawa surat pengantar yang di berikan oleh RT/RW setempat. 2. Warga menyampaikan kepada KASI sesuai kebutuhan. 3. KASI memeriksa

kebenaran

surat

pengantar. 4. KASI memberikan kepada staff untuk diproses. 5. Staff membuat surat dengan computer, serta menggandakan untuk arsip. 6. Staff mencatat surat yang keluar .lalu memberikan

kepada

KASI

untuk

dilegalisasi. 7. KASI meminta tanda tangan kepada lurah kemudian memberikan stempel untuk legalitas.

44

8. KASI memberikan kepada warga surat yang sudah siap

3. Daftar Pertanyaan/Kuesioner Penulis membuat 10 pertanyan yang bersangkutan dengan penelitian yang terkait dengan pengembangan sistem

informasi

penjualan

pada

kantor

kelurahan.

Pertanyaan dan hasil dari kuesioner terlampir, dan ditujukan kepada 7 (tujuh) petugas dan 15 warga. Tujuannya untuk mengetahui layak apa tidaknya sistem yang akan dikembangkan oleh peneliti. Hasil perhitungan kuesioner menggunakan metode kualitatif dengan rumus hasil jawaban/responden x 100%.

3.1.3 Studi literatur sejenis Penulis melakukan evaluasi terhadap pengembangan sistem informasi penjualan yang pernah dibuat sebelumnya. Evaluasi dilakukan dengan studi literatur terhadap 3 (tiga) karya ilmiah yang sejenis sebagai pembanding dengan mengetahui kelebihan dan kekurangan karya ilmiah dalam pengembangan sistem informasi persuratan yang akan dikembangkan.

45

3.2 Metodologi Pengembangan Sistem Untuk metodologi yang di pakai untuk penelitian ini penulis menggunakan

fase-fase

yang

terdapat

dalam

metodologi

FAST

(Framework for the application of system thinking). Berikut merupakan fase-fase dalam metodologi FAST yang di gunakan penulis dalam penelitian ini

46

Gambar 3.1 Frame Work FAST

47

3.2.1 Definisi Lingkup Pada fase ini penulis melakukan pengumpulan informasi yang diteliti tingkat feasibility dan ruang lingkup proyek yaitu dengan

menggunakan

kerangka

PIECES

(Performance,

Information, Economics, Control, Efficiency, Service). Hal ini dilakukan untuk menemukan inti dari masalah-masalah yang ada (problems), kesempatan untuk meningkatkan kinerja organisasi (opportunity), dan kebutuhan-kebutuhan baru yang dibebankan oleh pihak pemerintah (directives). Pada fase ini penulis menjelaskan : 1. Proses Sistem yang Sedang berjalan Penulis menggambarkan sikls alur kerja dari pembuatan sistem persuratan yang sedang berjalan, agar dapat di terima dan mengerti oleh pengguna sistem. 2. Permasalahan Penulis menggaris besarkan permasalahan yang ada pada sistem persuratan yang sedang berjalan. 3. PIECES frame work Penulis menggunakan kerangka Problem-solving framework PIECES guna mengklasifikasikan masalah dari hasil yang di dapat dalam pengumpulan data.

48

4. Waktu Pelaksanaan Penelitian Penulis membuat project plan dari pengembangan sisten persuratan. 5. Lingkungan yang digunakan dalam proses pengembangan sistem Penulis mendeskripsikan lingkungan yang digunakan dalam proses pengembangan sistem.

3.2.2 Analisis Masalah Fase analisa permasalahan (Problem Analysis) menjelaskan lebih lanjut apakah permasalahan (problem) yang timbul dapat dipecahkan. Tujuan dari fase ini adalah untuk mempelajari dan memahami lebih lanjut mengenai problems, opportunities, dan constraint. Langkah yang dilakukan dalam tahap ini, antara lain :

1.

Identifikasi Masalah Untuk

menganalisa

problems

dan

opportunities

digunakan teknik cause-and-effects analysis dimana suatu problem dianalisa berdasarkan sebab dan akibat yang ditimbulkan problem yang di uraukan dengan PIECES. 2. Menganalisa Proses yang berjalan Analisis sistem yang sedang berjalan dan menguraikan tentang kelemahan dari sistem lama dan keunggulan sistem yang sedang berjalan. 49

3.2.3 Analisis Kebutuhan Tahap analisa kebutuhan bertujuan untuk mengidentifikasikan dan mengenali masalah

dan kebutuhan solusi dari user dan untuk

mengidentifikasikan data, process, dan interface yang dibutuhkan dalam membangun sistem informasi Langkah yang dilakukan dalam tahap ini adalah Mengidentifikasi Kebutuhan Sistem dengan menganalisa kebutuhan berupa kebutuhan fungsional dan non fungsional

3.2.4 Desain Logis Dalam fase ini penulis mengugambarkan proses bisnis dari sistem yang di usulkan. Serta menggunakan tool UML (united modeling language) sebagai pengembangan aplikasinya karena penulis ingin menjelaskan dan menvisualisasikan dari proses analisis dan bertujuan membantu untuk menangkap struktur dan kelakuan dari object, mempermudah penggambaran interaksi antara elemen dan sistem dan mempertahankan konsentrasinya pada sistem yang di usulkan. Langkah yang di lakukan pada tahap ini adalah : 1. Proses Sistem yang akan di usulkan Penulis menggambarkan dari proses siklus alur kerja sistem yang di usulkan.

50

2. Perbandingan Sistem yang Berjalan dengan yang di Usulkan Penulis membandingkan keunggulan dari sistem yang sedang berjalan dan sistem yang di usulkan. 3. Visualisasi Kebutuhan Sistem yang akan di usulkan Untuk memvisualisasi dari sistem yang di usulkan digunakan Use case diagram, dan Activity diagram. a. Usecase Scenario (meskipun secara teknis bukan sebuah diagram).

Pada

tahap

ini

peneliti

menjelaskan

penggambaran aktor dari kasus-kasus yang saling berkaitan dimana aktor terdiri dari KASI, warga, dan Staff. b. Activity

Diagram,

peneliti

menggambarkan

aliran

keseluruhan kegiatan, dan masing-masing usecase diagram dapat membuat satu kegiatan. c. Sequence Diagram, Peneliti menjelaskan interaksi objek yang

disusun

dalam

suatu

urutan

waktu.

Peneliti

memperlihatkan tahap apa yang seharusnya terjadi untuk menghasilkan sesuatu didalam usecase.

3.2.5 Desain Fisik Untuk fase desain fisik ini penulis menggunakan metode lanjutan dari Analisis yaitu OOD (Object Oriented Design) untuk memodelkan hubungan yang lebih baik lagi untuk menetapkan secara akurat, komponen-komponen perangkat lunak, baik itu desain system yang akan di usulkan. Untuk itu penulis 51

menggunakan kembali sebagai tools nya yaitu UML

guna

menyaring use case dan objek yang di gunakan untuk menunjukan lingkungan actual dari solusi tujuan penelitian ini. Dalam fase ini penulis juga merancang desain fisik dari system yang di bangun. Pada tahap ini relatif sederhana dan bersifat mekanis sebab perancangan yang baik sudah menggambarkan dengan baik apa yang harus dilakukan, seperti: 1. Class

Diagram,

peneliti

menggambarkan

kelas

dan

hubungannya, dan penjelasan detail tiap-tiap kelas di dalam model desain (dalam logical view) dari suatu sistem. 2. Struktur Data, Tabel-tabel yang di sediakan bentuk dari pendefinisian Class Diagram yang sebelumnya di sajikan. 3. Peneliti menggunakan State Transition Diagram (STD) dalam perancangan input; Diagram ini menggambarkan urutan dan variasi

screen

yang

dapat

muncul

ketika

pengguna

menggunakan terminal dan selama satu sesi pengguna. 4. Layout sistem ini bertujuan untuk menggambarkan rancangan tampilan sistem yang akan dibuat. Perancangan layout terdiri dari halaman menu staff, KASI, dan warga.

52

3.2.6 Konstruksi Tahapan ini bertujuan untuk menulis kode program, menguji, mendokumentasikan, dan membuat evaluasi sistem untuk menentukan apakah sistem berjalan dengan baik dan benar. Yang di lakukan oleh penulis adalah : 1. Perangkat Keras; menguraikan perangkat keras yang di gunakan dalam penerapan Sistem Layanan Persuratan ini. 2. Perangkat Lunak; menguraikan perangkat lunak yang di gunakan dalam penerapan Sistem Layanan Persuratan ini. 3. Pengujian; Untuk fase ini penulis menggunakan metode BLACX BOX untuk mencari kesalahan-kesalahan pada system yang dibangun.

3.2.7 Implementasi Setelah tahap pengujian maka, pada tahap ini dioperasikan sistem yang telah dibangun. Pada tahap ini implementasi membawa sistem produksi kepada operasi. Yang dilakukan penulis dalam tahap ini adalah : 1. Instalasi; Tahapan ini akan dimulai dengan men-deploy software 2. Pelatihan Pengguna; Memberikan pelatihan kepada pengguna mengenai penggunaan sistem yang telah dibangun dengan tepat.

53

3.3 Kerangka Penelitian Kerangka penelitian yang dilakukan dalam pengembangan system informasi lokasi Kelurahan Bambu Apus ini dapat dilihat pada gambar 3.2

54

Gambar 3.2 Kerangka Penelitian 55

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1

Profil kelurahan Bambu Apus Kelurahan Bambu Apus merupakan Perangkat Daerah yang berkedudukan di bawah Kecamatan Pamulang. Kelurahan Bambu Apus dipimpin oleh Lurah yang kedudukannya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Bupati / Walikota Tangerang Selatan melalui Camat Pamulang, dalam pelaksanaan tugas pemerintahan. Kelurahan mempunyai tugas pokok merencanakan, melaksanakan, mengarahkan, mengawasi dan mengendalikan penyelenggaraan kewenangan yang dilimpahkan oleh Bupati kepada Kelurahan sebagai Perangkat Daerah. Kelurahan Bambu Apus mempunyai luas wilayah pemerintahan seluas 224,25 HA. Dan mempunyai jumlah penduduk 12.651 jiwa dengan 66 Rukun Tetangga dan 9 Rukun Warga. Kelurahan Bambu Apus mempunyai 15 personil yang bekerja dalam memenuhi pelayanan prima yang diberikan untuk masyarakat di bidang ekonomi dan pembangunan, pemerintahan dan kesejahteraan masyarakat.

56

4.1.1 Struktur Organisasi KELURAHAN

LURAH

JABATAN FUNGSIONAL

SEKSI PEMERINTAHAN

SEKRETARIAT KELURAHAN

SEKSI EKONOMI & PEMBANGUNAN

SEKSI KESEJAHTERAAN SOSIAL

Gambar 4.1 Struktur Organisasi Kelurahan Bambu Apus

1. Kepala Kelurahan (1) Kepala

Kelurahan

penyelenggaraan

mempunyai

pemerintahan,

tugas

memimpin

pembangunan

dan

kemasyarakatan di wilayahnya. (2) Untuk

menyelenggarakan

tugas

Kepala

Kelurahan

kebijakan

Pemerintah

mempunyai fungsi : a. Memimpin

pelaksanaan

Kecamatan di wilayahnya b. Melaksanakan

koordinasi

terhadap

jalannya

pemerintahan, pembangunan dan kemasyarakatan ; c. Membantu Camat dalam penyiapan informasi mengenai wilayah Kelurahan yang dibutuhkan dalam perumusan kebijakan Kecamatan ;

57

d. Pembinaan ketentraman dan ketertiban wilayah dan mengkoordinasikan

kegiatan-kegiatan

penyelenggaraan pelayanan di wilayahnya ; e. Pembinaan pembangunan yang meliputi pembinaan perekonomian,

produksi

dandistribusi

serta

pembinaan sosial; f. Penyusunan

program

pembinaan

administrasi,

ketatausahaan dan rumah tangga ;

2. Sekretariat (1) Sekretariat dipimpin oleh seorang Sekretaris yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Kepala Kelurahan serta mempunyai tugas melaksanakan pembinaan administrasi dan memberikan pelayanan teknis administratif kepada seluruh satuan organisasi Pemerintah Kelurahan. (2) Untuk menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat 1 Pasal ini, Sekretaris mempunyai fungsi: a.

Penyusunan rencana, pengendalian dan evaluasi pelaksanaannya;

b.

Pelaksanaan urusan administrasi keuangan;

c.

Pelaksanaan

urusan

tata

usaha,

administrasi

kepegawaian, perlengakapan dan rumah tangga.

58

3. Seksi Pemerintahan (1) Seksi Pemerintahan dipimpin oleh seorang Kepala Seksi yang berada di bawah dan bertanggun jawab langsung kepada

Kepala

Kelurahan

melaksanakan

urusan

kependudukan,

ketentraman

serta

mempunyai

pemerintahan, dan

tugas

administrasi

ketertiban

serta

pertanahan. (2) Untuk menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) Pasal ini, Seksi Pemerintahan mempunyai tugas : a. Pelaksanaan pengumpulan, pengolahan, penyusunan dan pengevaluasian data di bidang pemerintahan, administrasi

kependudukan,

ketentraman

dan

ketertiban serta pertanahan; b. Pelaksanaan pelayanan kepada masyarakat di bidang pemerintahan,

administrasi

kependudukan,

ketentraman dan keteritban serta pertanahan; c. Pelaksnaan

tugas-tugas

pembantuan

dalam

pemungutan Pajak Bumi dan Bangunan (PBB) serta tugas pembantuan lainnya.

59

4. Seksi Pembangunan (1) Seksi Pembangunan dipimpin oleh seorang Kepala Seksi yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Kepala Kelurahan serta mempunyai tugas melaksanakan

pembinaan

pembangunan

di

bidang

perekonomian dan kesejahteraan masyarakat. (2) Untuk menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) Pasal ini, Seksi Pembangunan mempunyai fungsi : a. Penyusunan

dan

pemberdayaan

pelaksanaan terhadap

pembinaan

serta

perekonomian

dan

kesejahteraan masyarakat; b. Pelaksanaan pembinaan dan pemberdayaan dalam bidang keagamaan, kesehatan dan Keluarga Berencana serta lingkungan hidup; c. Pelaksanaan pelayanan kepada masyarakat di bidang pembangunan perekonomian dan kesejahteraan.

5. Seksi Pelayanan Umum (1) Seksi Pelayanan Umum dipimpin oleh seorang Kepala Seksi yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Kepala Kelurahan serta mempunyai tugas melaksanakan pelayanan umum yang meliputi

60

kekayaan dan inventarisasi Kelurahan, kebersihan serta sarana dan prasarana umum. (2) Untuk menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat 1 Pasal ini, Seksi Pelayanan Umum mempunyai fungsi : a. Penyusunan, pelaksanaan dan pembinaan pelayanan kekayaan dan inventarisasi Kelurahan; b. Pelaksanaan

pembinaan

pelayanan

kebersihan,

keindahan, pertamanan, dan sanitasi lingkungan; c. Pelaksanan pembinaan sarana dan prasarana fisik pelayanan umum.

6. Pejabat Fungsional (1) Kelompok

Jabatan

Fungsional

mempunyai

tugas

melaksanakan sebagian tugas pemerintah daerah sesuai dengan keahlian masing-masing; (2) Kelompok

Jabatan

Fungsional

dilingkup

Kecamatan/Kelurahan sebagaimana tersebut pada ayat (1), dipimpin oleh seorang Tenaga Fungsional Senior selaku Koordinator yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Camat/Lurah;

61

(3)Kelompok

Jabatan

Fungsional

melaksanakan

tugas

berdasarkan keahlian dan/atau keterampilan sesuai dengan kebutuhan; (4) Jumlah Tenaga Fungsional ditentukan berdasarkan sifat, jenis dan beban kerja yang ada; (5) Pembinaan terhadap Tenaga Fungsional dilakukan sesuai dengan Peraturan Perundang-undangan yang berlaku.

4.2

Definisi Lingkup 4.2.1 Proses Sistem Yang Berjalan Proses bisnis ini dibuat agar siklus alur kerja dari pembuatan sistem persuratan ini dapat diterima dan dimengerti oleh pengguna sistem. Ada beberapa bagian yang terkait langsung dalam kegiatan ini separti staff, KASI, serta warga sendiri. Kemudian dalam kegiatan ini terdapat kegiatan pencatatan, pengarsipan, pencetakan, penyerahan pengantar, legalitas yang di lakukan oleh masingmasing aktor. Proses tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut:

62

warga

SEKSI / bagian

Entry data

staff

legalitas Cetak surat mengarsipkan

Gmbar 4.2Proses pembuatan surat keterangan dan perijinan

KASI/bagian

staff Pencarian arsip

warga

Gambar 4.3Proses pencarian surat keterangan dan perijinan 4.2.2 Permasalahan a. Mekanisme dalam pembuatan surat keterangan dan perijinan kurang efektif karena masih manual dengan mengandalakan buku agenda keluar saja. b. Mekanisme dalam pencarian surat kembali membutuhkan waktu yang lama karena penyimpanan msih dan belum terklasifikasikan dengan baik.

63

c. Belum adanya database warga sehingga membuat prosedur dalm pembuatan menjadi lebih lama karena belum terintegrasi dengan rapih.

4.2.3 PIECES frame work persuratan Setiap huruf dalam PIECES merepresentasikan sebuah kategori dalam perumusan masalah yang ada, diantaranya yaitu : 1.

Performance : a.

Pelayanan (dapat membutuhkkan waktu 20 menit) cenderung lambat

b. pengarsipan surat perijinan dan keterangan yang masih manual. 2.

Information : a.

Penyampaian informasi dari warga terkait dengan surat keterangan yang di minta, cenderung lambat.

b. Penyampaian informasi atas surat-surat yang telah di keluarkan cenderung lambat. c.

Belum

ada

database

yang

terintegrasi

untuk

menyimpan informasi tentang warga yang terdaftar d. Dokumen-dokumen belum diarsipkan dengan baik 3.

Economy : a.

Adanya pungutan biaya pada proses pembuatan surat keterangan maupun perijinan.

64

4.

Control : a.

Tidak adanya kontrol dari surat yang telah di keluarkan arsip dikelola dengan memanfaatkan teknologi.

b. Tidak terkodinirnya data warga, sehingga memperlambat proses pembuatan surat keterangan maupun perijinan. 5.

Efficiency : a.

Efisiensi waktu dalam hal pembuatan pembuatan surat keterangan dan perijinan masih kurang.

b. Pencarian informasi atas surat yang di keluarkan di nilai kurang efisien. 6.

Services : a.

Pelayanan yang di berikan oleh staff untuk pembuatan surat belum maksimal.

b. Kantor kelurahan Bambu Apus belum mempunyai sistem persuratan yang terkomputerisasi dan database warga. c.

Tidak adanya laporan perperiodik atas surat keterangan dan perijinan yang telah di keluarkan.

4.2.4 Waktu Pelaksanaan Suatu peneilitian agar dapat berjalan dengan lancar maka diperlukan sebuah penjadwalan agar proyek dapat diselesaikan dengan tepat waktu. Berikut menampilkan project plan yang akan dilaksanakan dalam menyelesaikan penelitian ini.

65

Tabel 4.1 waktu penelitian

4.2.5 Lingkungan yang di gunakan dalam proses pengembangan sistem 1. Perangkat Lunak Pada pengembangan Sistem persuratan pada kantor kelurahan Bambu Apus ini penulis menggunakan Visual Basic sebagai aplikasinya dan menggunakan Microsoft accsess

Untuk

database-nya.

Didalam

merancang

sistemnya Penulis menggunakan tools UML (Unified Modelling Language). 2. Perangkat Keras Di dalam penelitian ini, penulis menggunakan PC Intel Pentium IV 1.80 Ghz, 512 Ram dengan Hard disk 80 GB dengan tujuan agar proses running pada aplikasi bisa berjalan dengan baik dan cepat.

66

3. Sistem Operasi Aplikasi

perangkat

lunak

yang

digunakan

dalam

pembuatan sistem informasi persediaan stok barang ini menggunakan sistem operasi Windows XP profesional. Dengan sistem operasi ini, penulis mengharapkan dapat memudahkan dalam mengerjakan pembuatan aplikasinya, sehingga sesuai dengan apa yang diharapkan.

4.3

Analisis Masalah 4.3.1 Identifikasi Masalah Untuk mengidentifikasi masalah penulis menggunakan teknik cause-and-effects analysis dimana suatu problem dianalisa berdasarkan sebab dan akibat yang ditimbulkan problem tersebut. Tabel analisa suatu dilihat dari sudut pandang sebab akibat dapat dilihat pada tabel 4.2 . Tabel 4.2 cause-and-effects analysis PROBLEMS

CAUSE AND EFFECT

I. Performance 1. Pelayanan yang lambat yang Cause :kegiatan pelayanan masih diberikan untuk warga mengandalkan catatan dan berbasis manual. Effect :kegiatan pelayanan membutuhkkan waktu 20 menit

67

2. pengarsipan surat perijinan dan Cause : masih mengandalkan catatan dan keterangan yang masih manual. pengarsipan tidak dilakukan dengan penfklasifikasian tidak teratur Effect : untuk kegiatan pencarian kembali membutuhkan waktu yang sangat lama. II. Information 1. Penyampaian informasi dari warga Cause : karena terjadi kegiatan berulang terkait dengan surat keterangan yang pada proses pembuatan surat. di minta, cenderung lambat. Effect : warga merasa jenuh karena harus menunggu 2. Penyampaian informasi atas surat- Cause : hanya mengandalkan catatan yang surat yang telah di keluarkan manual. cenderung lambat Effect : waktu dalam kegiatan pencarian kembali surat yang di keluarkan menjadi lambat. 3. Belum ada database yang Cause : Dokumen warga yang belum terintegrasi untuk menyimpan terarsip dengan baik. informasi tentang warga yang terdaftar Effect : Sulitnya mencari informasi mengenai warga untuk verivikasi surat pengantar RT/RW setempat 4. Dokumen-dokumen diarsipkan dengan baik.

belum Cause : Minimnya orang yang ditugaskan untuk melakukan pekerjaan tersebut. Effect : Terhambatnya pencarian informasi yang terdapat pada dokumen-dokumen tersebut.

III. Economy 1. Adanya pungutan biaya pungutan Cause : karena dengan adanya proses entry pada proses pembuatan surat data dan percetakan yang lama. Yang keterangan maupun perijinan. membuat staff memanfaatkan untuk mengadakan pembiayaan, dengan alasan biaya adminstrasi. Effect : merugikan warga. IV. Control 1.

Tidak terkodinirnya data warga Cause : data hanya mengandalkan surat setempat pengantar RT/RW setempat Effect : Adanya kemungkinan data warga yang di rekayasa.

68

2. Tidak adanya kontrol dari surat Cause : arsip dikelola dengan tidak yang telah di keluarkan. memanfaatkan teknologi Effect : Adanya kemungkinan arsip hilang maupun rusak. V. Efficiency 1.

Efisiensi waktu dalam hal pembuatan pembuatan surat keterangan dan perijinan masih kurang

Cause : kantor kelurahan tidak ditunjang oleh sebuah sistem yang menunjang proses pembuatan surat. Effect : Untuk dapat memperoleh surat keterangan & perijinan memakan waktu yang lama. 2. Pencarian informasi atas surat yang Cause : kantor kelurahan tidak memiliki di keluarkan di nilai kurang sebuah mekanisme pencarian kembali surat efisian. yang jelas. Effect : Untuk dapat memperoleh informasi memakan waktu yang lama. VI.Services 1. Pelayanan yang di berikan oleh Cause : SDM yang belum memadai. staff untuk pembuatan surat belum maksimal. Effect : Laporan persuratan dan kegiatan tidak ter-up date dengan cepat. Hasil 2. kelurahan Bambu Apus belum mempunyai sistem persuratan yang terkomputerisasi dan database warga.

Cause : Tidak adanya sumber daya manusia yang mampu membuat sebuah mekanisme pengelolaan persuratan,\ dengan database warga Effect : dokumen susah ntuk di telusuri

3. Tidak adanya laporan perperiodik Cause : Mekanisme pelaporan yang masih atas surat keterngan dan perijinan belum jelas. yang telah di keluarkan. Effect : Warga kurang mendapatkan pelayanan yang optimal.

69

4.3.2 Analisa proses bisnis yang sedang berjalan 4.3.2.1 Kelemahan Sistem yang Berjalan Berdasarkan hasil dari analisa yang diperoleh penulis dapat menguraikan beberapa kelemahan pada sistem yang sedang berjalan, diantaranya : a. Melibatkan

banyak

orang,

Karena

tidak

terkomputerisasi b. Adanya kegiatan berulang pada proses pencetakan c. Proses pengarsipan tidak terklasifikasi dengan baik. d. Tidak

adanya

memungkinkan

laporan data

per

periode

yang

tersebar

sehingga

tidak

terkontrolnya keamanan data.

4.3.2.2 Use Case Diagram yang sedang berjalan Dari pemaparan diatas, kelemahan yang ada pada Kantor Kelurahan terkait dengan pelayanan dapat disimpulkan bahwa tidak terkontrolnya semua bagianbagian

secara

profesional,

yang

mengakibatkan

terjadinya kesulitan dalam pengelolaan persuratan yang di butuhkan oleh warga. Berikut ini adalah prosedur sistem yang sedang berjalan, yang di visualisasikan melalui use case diagram :

70

Gambar 4.4 Use case diagram pelayanan persuratan yang sedang berjalan

Tabel 4.3 Daftar actor pada sistem yang sedang berjalan No Actor

Description

1.

Warga Orang yang melakukan permintaan surat

2.

KASI

3.

Staff

Bagian yang menangani pelayanan sesuai dengan jenis pelayanan Orang yang menangani surat dari mulai entry data, percetakan surat serta pengarsipan surat

71

Tabel 4.4 Daftar Use Case sistem persuratan yang sedang berjalan

No

Use Case Name

1.

Permintaan surat

2.

Surat pengantar

3.

Description Use case menerangngkan permintaan pelayanan pembuatan surat yang di butuhkan Use case menerangkan penyerahan surat pengantar RT RW setempat mengenai data warga

Terima

Use case ini menggambarkan kegiatan melayani

permintaan surat

permintaan pembuatan surat

Actor warga warga KASI

Use case ini menerangkan kegiatan pengecekan 4.

Cek Pengantar

terhadap surat pengantar yang di bawa oleh warga dari

KASI

RT/RW setempat 5. 6. 7.

Kirim data warga

Use case ini menggambarkan kegiatan pengiriman data warga dengan membuatkan memo

Terima data

Use case ini menggambarkan proses terima memo

warga

(surat perintah) untuk pembuatan surat

Agenda surat

Use case menggmbarkan kegiatan pencatatan surat yang

keluar

sudah di kelurkan sesuai degan jenis surat Use case menggambarkan kegiatan pencetakan suat

8.

Pencetakan surat

9.

Pengarsipan surat

10.

Legalitas surat

Use case menerangkan kegiatan melegalkan surat

Terima surat

Use case ini menggambarkan kegiatan penerimaan surat

legal

yang telah legal

11.

sesuai dengan permintaan warga. Use case menggambarkan kegiatan penyimpanan surat sesuai dengan jenis surat

KASI Staff Staff Staff Staff KASI warga

72

4.3.2.3 Actyvity Diagram yang sedang berjalan

Gambar 4.5 Activity Diagram pelayanan persuratan

4.3.3 Literatur Sejenis Evaluasi dilakukan dengan studi literatur terhadap dua karya ilmiah yang sejenis sebagai pembanding dalam pengembangan sistem informasi persuratan yang akan dikembangkan. Batasan yang penulis lakukan dalam mengevaluasi penelitian-penelitian terdahulu terfokus pada penelitian sistem informasi penjualan. Peneliti akan menjelaskan mengenai tujuan sistem yang dibuat,

73

metodologi yang digunakan, hasil dari sistem yang dibuat, dan kelemahan sistem yang dihasilkan dari tiga karya tulis ilmiah berikut : Tabel 4.5 Literatur Sejenis

No

1.

Karya Ilmiah

Tujuan & Metode

Sejenis

Penelitian

Kelebihan

a. Adanya

Kekurangan

Anggita Nurmasari,

Tujuan :

“pengembangan

Pengembangan sistem

proses input

system

sisem informasi

informasi manajemen

dari data-

hanya

dokumentasi surat

persuratan khususnya

data surat

sebatas

pada fakultas Sains

di Fakultas Sains &

masuk

laporan per

dan Teknologi”

Teknologi UIN

ataupun

periode

Universitas Islam

Metode :

surat keluar

Negeri Syarif

Terstruktur

Hidayatullah Jakarta

a. Output

b. Adanya

b. Adanya

kegiatan

proses

berulang

output

pada proses

disposisi dan

input data

kwitansi

surat keluar.

yang di

c. Tidak

perlukan

adanya

oleh

integrasi

organisasi

antara database mahasiswa dengan surat yang di keluarkan

74

2.

a. Proses

a. Tidak

Fahmi Tamzil,

Tujuan :

”Analisis

mengidentifikasi,

output

adanya

Perancangan Sistem

menganalisis dan

terintegrasi

proses

Informasi Data Klien

merancang sistem

dengan data

pencarian

Dan Calon Pegawai

informasi data klien

base yang

kembali

Pada Perusahaan

dan calon pegawai

ada

surat yang

Tenaga Kerja”

Metode :

universitas

Berorientasi objek

INDONUSA Esa

dengan tool UML

telah keluar

Unggul,2008 3.

a. Proses

a. Adanya

Gusti Agung Ayu

Tujuan :

Putri. Rancang

Pengembangan sistem

pencarian

kegiatan

Bangun Sistem

informasi manajemen

berdasarkan

berulang

Informasi Persuratan

persuratan dan

parameter.

pada proses

dan Kearsipan.

kearsipan khususnya

Universitas Udayana,

di Universitas

output

2005

Udayana

disposisi

b. Terdapat

input data surat keluar. b. Tidak

Metode :

adanya

Analisa Berorientasi

integrasi

Objek dan tool UML

antara database dengan surat yang di keluarkan c. Penelitian ini belum pada tahap penerapan hanya pada sampai perancangan

75

Setelah peneliti melakukan evaluasi dari sistem informasi persuratan yang pernah dibuat. Peneliti mengambil kesimpulan bahwa terdapat kelemahan dari sistem – sistem tersebut seperti tidak terintegrasinya sistem dengan database user, sehingga memugkinkan kegiatan yang berulang. Serta pencarian kembali data yang telah di buat.

4.4

Analisis Kebutuhan Untuk Menganalisa kebutuhan sistem yang akan di bangun. Penulis menggunakan

Table Funtional Requirement dan Table Non

Funtional Requirement sebagai berikut :

Tabel 4.6 funtional Requirement Funtional Requirement 1. Sistem

mampu menyediakan fasilitas cetak surat secara

sistematis sesuai keinginan warga dengan memaximalkan waktu, dengan melibatkan langsung warga dalam proses ini. 2. Sistem dapat menyediakan fasilitas Content Management System

untuk me-manage data-data surat yang telah dikeluarkan. 3. Sistem menyediakan fasilitas pelaporan surat keluar secara

berkala. 4. Sistem menyediakan fasilitas registrasi bagi warga guna

menunjang proses bisnis. Proses bisnis yang dimaksud adalah pelayanan yang prima

76

5. Sistem menyediakan fasilitas dan maintenance database relawan

dan donatur 6. Sistem mampu melakukan back-up data secara otomatis 7. Sistem menyediakan fasilitas pengaksesan menggunakan login

khusus untuk warga sesuai dengan ID KTP

Tabel 4.7 non funtional Requirement Non Functional Requirements Tipe Kebutuhan

Penjelasan

Performance

Memiliki response time yang cepat 1. Informasi yang ditampilkan akurat

Information

2. Informasi selalu di-update dengan jangka waktu yang ditentukan

Economy

Sistem dapat menekan biaya admintrasi pembuatan surat.

1. Sistem

harus

dapat

melakukan

kontrol

terhadap

pengaksesan dengan adanya login khusus untuk staff, Control and Security

KASI dan Warga. 2. Sistem harus dapat melakukan kontrol terhadap bagian cetak surat.

77

3. Sistem membutuhkan back-up untuk semua data Penggunaan sistem

dapat mendorong efisiensi waktu

Efficiency pemrosesan data. 1.

Sistem harus mudah digunakan (user friendly)

2. Dokumentasi pembuatan sistem yang rapi dan terstruktur 3. Sistem harus dapat meminimalisir human error

Service

4. Sistem harus dapat digunakan oeh KASI staff dan masyarakat.

4.5

Desain Logis 4.3.3 Proses Sistem Persuratan yang di usulkan Sesuai dengan fase kebutuhan sistem, maka proses ini dibuat agar siklus alur kerja dari pembuatan sistem persuratan ini dapat diterima dan dimengerti oleh pengguna sistem. Ada beberapa bagian yang terkait dalam menjalankan sistem persuratan ini, diantaranya bagian KESRA, ekonomi dan pembangunan, dan pemerintahan serta melibatkan warga. Kemudian didalam sistem input di lkukan oleh aktor yang dilakukan oleh si aktor. Actor warga mencetak surat terlebih dahulu, kemudian di serahkan kepda KASI untuk di legalisasikan, untuk actor KASI menangani pengawasan persuratan sesuai dengan bidangnya masing-masing,

78

Staff mengawasi data warga yang terdapat dalam sistem.. Proses sistem tersebut dapat di jelaskan sebagai berikut :

Gambar 4.6 Proses Sistem yang di usulkan

4.3.3 Perbandingan ssitem berjalan dengan yang di usulkan Setelah mengajukan sistem yang di usulkan, maka adapun perbandingan antara sistem yang berjalan dengan sistem yang di usulkan. Penjelasan tersebut dijelaskan melalui tabel di bawah ini:

79

Tabel 4.8. Daftar perbandingan system No

1.

2.

Kelemahan Sistem

Keunggulan Sistem Yang

yang Berjalan

diusulkan

Melibatkan banyak orang, karena tidak terkomputerisasi.

Sistem tidak melibatkan banyak orang karena Pencatatan keluar surat tercatat dengan rinci langsung kepada sistem.

Adanya kegiatan yang berulang pada Proses proses pencetakan

pencetakan

terintegrasi

langsung dengan data base. Data surat keluar sudah terklasifikasi

3.

Proses pengarsipan surat keluar tidak terklasifikasi dengan baik

dalam

data

surat

memungkinkan

keluar.

adanya

serta proses

pencarian kembali surat yang telah di keluarkan

Tidak adnya laporan per periode 4.

yang memungkinkan data tersebar. Sehingga

tidak

terkontrolnya

keamanan data.

Terdapat

fasilitas

memungkinkan

data

back-up tersalin

laporan

per

periode

sehingga

terkontrolnya keamanan data.

Untuk mem-visualisasikan sistem yang akan dibuat penulis menggunakan pendekatan sistem object oriented analisys dengan tools diagram yaitu : Use case diagram

2.

Activity diagram.

3.

Sequency diagram.

dan

tersimpan dengan baik. Dan fasilitas

4.5.3 Visualisasi Kebutuhan Sistem yang di usulkan

1.

yang

80

4.5.3.1 Use Case Diagram Pada use case di agram ini menjelaskan apa yang di lakukan oleh sistem yang akan di bangun dan siapa yang akan berinteraksi dengan sistem. Use case di agram ini dapat di lihat pada gambar di bawah ini :

Tabel 4.9 Daftar actor pada sistem yang di usulkan No

Actor

1.

warga

Description Orang yang melakukan cetak,memilih jenis, serta meng input data tambah surat yang di inginkan Bagian yang menangani proses legalitas, dan mengelola

2.

KASI

surat sesuai jenis pelayanannya hingga pencarian kembali surat yang telah di keluarkan.

3.

Staff

Orang yang menangani data warga dengan kegiatan input, edit serta pencarian kembali data warga

81

Gambar 4.7 Use Case Diagram pengelolaan persuratan yang diusulkan

1. Narasi Use Case Untuk memperjelas proses diagram use case, maka perlu dibuat use case text spesification. Yaitu penjelasan secara terperinci satu persatu case yang terjadi dalam interaksi user dan sistem. Deskripsi penjelas terdiri dari use case name, actor, brief description, basic flow, alternate flow, pre condition dan post condition: 82

a. Login Tabel 4.10 Narasi Use Case login Staff dan KASI Use case name

Login ( verifikasi account )

Actor

Staff, KASI

Brief description

User ingin login terhadap sistem menginputkan username, password maka sistem akan memvalidasi username dan password tersebut.

Basic flow

Sistem menampilkan jendela input, kemudian masukkan username,

password.

jika

username,

password yang

diinginkan benar maka sistem akan menampilkan halaman utama. Alternate flow

Jika dalam menginput username, password salah maka sistem akan menampilkan pesan error dan memintanya untuk mengisikan kembali.

Pre condition

user harus mengetahui username, password yang dimiliki.

Post condition

Tampil form menu utama. Tabel 4.11 Narasi Use Case login Warga

Use case name

Login ( verifikasi account )

Actor

Warga

Brief description

User ingin login terhadap sistem menginputkan password sesuai dengan ID KTP warga maka sistem akan memvalidasi password tersebut.

Basic flow

Sistem menampilkan jendela input, kemudian masukkan password. jika password yang diinginkan benar maka sistem akan menampilkan halaman utama.

Alternate flow

1. Jika dalam menginput password salah maka sistem akan menampilkan pesan error dan memintanya untuk

83

mengisikan kembali. 2. Jika mengalami pesan error kembali maka warga menghubungi staff untuk verivikasi data. Pre condition

user harus mengetahui password yang dimiliki sesuai ID yang tertera pada KTP.

Post condition

Tampil form menu utama. b. Layanan persuratan Tabel 4.12 Narasi Use Case permintaan Surat

Use case name

Layanan persuratan

Actor

Warga

Brief

Warga memilih, menginput bagan surat dan mencetak surat

description

berdasarkan jenis surat yang diinginkan.

Basic flow

Sistem memberikan tampilan form dengan menu pelayanan dan sub menu jenis surat, warga dapat memilih jenis surat yang diinginkan. Warga input bagan penambahan pada item surat yang di pilih. Serta Warga mencetak surat sesuai dengan yang di inginkan

Alternate flow

1. Jika form yang diisi tidak lengkap, maka sistem akan menampilkan pesan error & memintanya untuk melengkapi form. 2. Jika printer belum di turn on maka sistem akan menampilkan pesan error.

Pre condition

1. warga harus login terlebih dahulu 2. data warga telah tersedia pada sistem 3. Form surat telah tersedia pada sistem

Post condition

1. Warga memilih jenis surat yang diinginkan 2. warga input data yang di butuhkan 3. cetak surat

84

c. CRUD data warga Tabel 4.13. Narasi use case CRUD Data Warga Use case name

CRUD data warga

Actor

Staff /Operator

Brief description

Staff akan create, Update dan Delete data warga sesuai dengan data yang yang di berikan RT/RW setempat

Basic flow

Sistem memberikan tampilan form CRUD data warga yang tersedia pada sistem.

Alternate flow

Jika form yang diisi tidak lengkap, maka sistem akan menampilkan

pesan

error

dan

memintanya

untuk

melengkapi form.  Staff harus login terlebih dahulu

Pre condition

 Form data warga telah ada pada sistem Post condition

Data warga telah tersimpan dan dicetak untuk keperluan pendataan.

d. Laporan data warga Tabel 4.14 Narasi use case Laporan Data Warga Use case name

laporan data warga

Actor

Staff /Operator

Brief description

Staff akan mencari dan mencetak data warga

Basic flow

Sistem memberikan tampilan data warga yang tersedia pada sistem.

Alternate flow

Jika printer belum di turn on maka sistem akan menampilkan pesan error.

Pre condition

Form data warga telah ada pada sistem

Post condition

Data warga telah tersimpan dan dicetak untuk keperluan pendataan.

85

4.5.3.2

Activity Diagram Activity diagram ini dapat juga digantikan dengan sejumlah teks, namun penggunaan teks kadang sulit untuk dipahami, apabila memilih barang alternatif pada event-event tertentu. Oleh karena itu activity diagram juga bisa disajikan dalam bentuk grafis. Untuk activity diagram sistem informasi persuratan ini ada beberapa diagram : 1.

Activity Diagram Permintaan surat

2.

Activity Diagram Pencarian Kembali Surat Keluar

3.

Activity Diagram Maintan Data Warga

86

1. Activity Diagram Maintan Data Warga

Gambar 4.8 Activity diagram proses maintain data warga yang di usulkan

87

2.

Activity Diagram Permintaan surat

Gambar 4.9 Activity Diagram proses pembuatan surat yang di usulkan

88

3. Activity Diagram pencarian kembali surat keluar

Gambar 4.10 Activity diagram proses pencarian kembali surat yang di usulkan

4.6.1 Sequence Diagram Sequence diagram ini nantinya akan menjelaskan secara detail urutan proses atau pesan yang dilakukan dalam sistem untuk mencapai tujuan dari use case, dimana proses atau pesan ini merupakan event atau metode dari objek ke class, yang terdapat dalam pengembangan sistem ini. Berikut adalah beberapa sequence diagram dari perancangan sistem informasi persuratan ini, yaitu :

89

1.

Sequence Diagram Login User ingin login terhadap sistem menginputkan username, password maka sistem akan memvalidasi username dan password tersebut. Sistem menampilkan jendela input, kemudian user memasukkan username, password. jika username, password yang diinginkan benar maka sistem akan menampilkan halaman utama. Jika dalam menginput username, password salah maka sistem akan menampilkan pesan error dan memintanya untuk mengisikan kembali, seperti terlihat pada gambar

Gambar 4.11 Sequence Diagram Login

90

2.

Sequence Diagram Layanan Persuratan User ingin memilih, menginput bagan surat dan mencetak surat

berdasarkan

jenis

surat

yang

diinginkan.

Sistem

memberikan tampilan form dengan menu pelayanan dan sub menu jenis surat, user dapat memilih jenis surat yang diinginkan. Warga input bagan penambahan pada item surat yang di pilih. Akan di jelaskan melalui gambar :

Gambar 4.12 Sequence Diagram Layanan Persuratan

91

3.

Sequence Diagram Agenda Keluar KASI mencari kembali surat yang telah di keluarkan, yang akan dijelaskan pada gambar :

Gambar 4.13 Sequence Diagram Agenda Keluar

92

3. Sequence Diagram Laporan Agenda Keluar KASI mencetak laporan surat yang telah di keluarkan per periode, yang akan dijelaskan pada gambar :

Gambar 4.14 Sequence Diagram Laporan Agenda Keluar

93

4.

Sequence Diagram maintain Data Warga Staff menginput data warga sesuai dengan data yang di berikan RT/RW, yang akan dijelaskan pada gambar :

Gambar 4.15 Sequence Diagram Input Data Warga

94

5.

Sequence Diagram cari Data Warga Staff mencari data warga, yang akan dijelaskan pada gambar :

Gambar 4.16 Sequence Diagram cari Data Warga

95

4.6

Desain Fisik 4.6.1 Class Diagram Class diagram ini menggambarkan desain sistem yang akan dibangun dalam database. Dan dapat dijadikan ilustrasi skema database yaitu dengan tabel-tabel yang akan digunakan dalam database. Setiap class akan diwakili oleh tabel, attribut class yang akan menjadi field dalam tabel. Struktur data class diagram yang disajikan dalam bentuk tabel adalah sebagai berikut:

96

Gambar 4.17 Class Diagram Sistem Persuratan yang di usulkan

97

4.6.2 Struktur Data Berikut struktur data class yang didefinisikan dan dikumpulkan dalam bentuk penyajian sebagai berikut: 1. Tabel Login  File name

: Login

 Primary index

: user_name

 Foreign key

:

-

Tabel 4.15. Struktur tabel login No

Field Name

Field

Type

Keterangan

Size

1.

User_name

Text

10

User nama

2.

Password

Char

10

Kata kunci

2. Tabel User Organizer  File name

: User Organizer

 Primary index

:Name_ User Organizer

 Foreign key

:

-

Tabel 4.16. Struktur tabel user organizer Field

No

Field Name

Type

1.

Nama

Char

15

2.

Password

Char

10

3.

Grup

Char

10

Size

Keterangan Nama User Organizer PasswordUser Organizer Grup User Organizer

98

3. Tabel Data Warga  File name

: Data warga

 Primary index : ID_Warga  Foreign key

: NIK

Tabel 4.17. Struktur tabel Data Warga No

Field Name

Type

Field Size

Keterangan

1.

ID_Warga

Char

20

No. KTP

2.

No_KK

Char

10

Nomor Kartu Kelurga

3.

NIK

Char

10

Nomor Induk Keluarga

4.

Nama

text

20

Nama Warga

5.

Jenis_Kelamin

Varchar

15

Jenis Kelamin Warga

6.

Tempat_Lahir

Varchar

15

Tempat Lahir Warga

7.

Tanggal_Lahir

Varchar

10

Tanggal Lahir Warga

8.

Pendidikan

Varchar

10

9.

Agama

Varchar

9

Agama Warga

10.

Pekerjaan

text

15

Pekerjaan Warga

11.

Status

Varchar

8

Status Warga

12.

Kewarganegaraan

Varchar

15

Kewarganegaraan Warga

13.

Alamat

text

30

Alamat Tinggal Warga

14

RT

Int

4

RT Tinggal Warga

15.

RW

Int

4

RW Tinggal Warga

16.

Golongan Darah

text

2

Golongan Darah Warga

17.

Gambar

Object

Pendidikan Terakhir Warga

Foto Warga

99

4. Tabel Pemerintahan  File name

: Pemerintahan

 Primary key :  Foreign key : ID_Surat_KTP (didalam tabel Agen_KTP) ID_Surat_dom (didalam tabel Agen_Domisili) ID_Surat_Ramai (didalam tabel Agen_Keramaian)

Tabel 4.18. Struktur tabel Pemerintahan No

Field Name

Type

Field Size

1.

ID_Surat_KTP

Char

5

2.

ID_Surat_dom

Char

5

3.

ID_Surat_Ramai

Char

5

Keterangan Nomor Surat Keterangan KTP Nomor Surat Keterangan Domisili Nomor Surat Izin Keramaian

5. Tabel EKBANG  File name

: Ekonomi dan Pembangunan

 Primary key :  Foreign key : ID_Surat_Usaha (didalam tabel Agen_Usaha) ID_Surat_DomUsaha (didalam tabel Agen_Domisili_Usaha )

100

Tabel 4.19. Struktur tabel EKBANG No

Field Name

Type

Field Size

1.

ID_Surat_Usaha

Char

5

2.

ID_Surat_DomUsaha

Char

5

Keterangan Nomor Surat Izin Usaha Nomor Surat Keterangan Domisili Usaha

6. Tabel KESRA  File name

: Kesejahteraan Masyarakat

 Primary key :  Foreign key : ID_Surat_SKCK (didalam tabel Agen_SKCK) ID_Surat_Tmampu (didalam tabel Agen_Tdk_Mampu)

Tabel 4.20. Struktur tabel KESRA No

Field Name

Type

Field Size

1.

ID_Surat_SKCK

Char

5

2.

ID_Surat_Tmampu

Char

5

Keterangan Nomor Surat pengantar SKCK Nomor Surat Keterangan Tidak Mampu

101

7. Tabel Agen_KTP  File name

: Agenda Keterangan KTP

 Primary key : ID_Surat_KTP  Foreign key : ID_warga

Tabel 4.21. Struktur tabel Agen_KTP No

Field Name

Type

Field Size

1.

ID_Surat_KTP

Char

5

2. 3.

ID_warga Tgl_surat

Char date

5 8

4.

Keperluan

text

20

5.

Tgl_selesai

date

8

Keterangan Nomor Surat keterangan pembuatan KTP Nomor KTP warga Tanggal Surat di buat Kepentigan surat di buat Tanggal surat selesai

8. Tabel Agen_Domisili  File name

: Agenda Domisili

 Primary key : ID_Surat_Domisili  Foreign key : ID_warga

Tabel 4.22. Struktur tabel Agen_Domisili No

Field Name

Type

Field Size

1.

ID_Surat_Dom

Char

5

2. 3. 4.

ID_warga ID_lain Nomor

Char date text

5 15 10

Keterangan Nomor Surat keterangan Domisili warga Nomor KTP warga Nama ID_lain jika ada Nomor ID lain 102

9. Tabel Agen_Keramaian  File name

: Agenda Izin Keramaian

 Primary key : ID_Surat_ramai  Foreign key : ID_warga

Tabel 4.23. Struktur tabel Agen_keramaian No

Field Name

Type

Field Size

1.

ID_Surat_ramai

Char

5

2. 3.

ID_warga Tgl_surat

Char date

5 8

4.

Keperluan

text

20

5.

Tgl_acara

date

8

6.

Hari

Varchar

10

7.

Hiburan

Text

20

Keterangan Nomor Surat Izin Keramaian Nomor KTP warga Tanggal Surat di buat Kepentigan surat di buat Tanggal surat selesai Hari acara terjadi Keramaian Bentuk acara

10. Tabel Agen_Dom_Usaha  File name

: Agenda Domisili Usaha

 Primary key : ID_Surat_DomUsaha  Foreign key : ID_warga

Tabel 4.24. Struktur tabel Agen_Dom_Usaha No

Field Name

1.

ID_Surat_ramai

2. 3. 4. 5.

ID_warga Tgl_surat Nama_Usaha Jenis_Usaha

Type

Field Size

Char

5

Char date Text Varchar

5 8 20 15

Keterangan Nomor Surat Domisili Usaha Nomor KTP warga Tanggal Surat di buat Nama Usaha warga Jenis usaha warga 103

6.

Alamat_Usaha

7.

Bukti_Pendirian

8.

Jumlah_karyawan

9.

Penanggung_Jawab

Varchar

20

Text

20

Varchar

4

Text

15

Alamat usaha warga Bukti Pendirian Usaha warga Jumlah Karyawan yang bekerja Penanggung Jawab atas usaha warga

11. Tabel Agen_Usaha  File name

: Agenda Izin Usaha

 Primary key : ID_Surat_Usaha  Foreign key : ID_warga

Tabel 4.25. Struktur tabel Agen_Usaha No

Field Name

Type

Field Size

1.

ID_Surat_usaha

Char

5

2. 3.

ID_warga Tgl_surat

Char date

5 8

4.

Keperluan

text

20

Keterangan Nomor Surat Izin Usaha Nomor KTP warga Tanggal Surat di buat Kepentigan surat di buat

12. Tabel Agen_Tdk_Mampu  File name

: Agenda Keterangan Tidak Mampu

 Primary key : ID_Surat_Tmampu  Foreign key : ID_warga

104

Tabel 4.26. Struktur tabel Agen_Tdk_mampu No

Field Name

Type

Field Size

1.

ID_Surat_Tmampu

Char

5

2. 3.

ID_warga Tgl_surat

Char Date

5 8

4.

Keperluan

Text

20

Keterangan Nomor Surat Keterangan tidak mampu Nomor KTP warga Tanggal Surat di buat Kepentigan surat di buat

13. Tabel Agen_SKCK  File name

: Agenda Pengantar SKCK

 Primary key : ID_Surat_SKCK  Foreign key : ID_warga

Tabel 4.27. Struktur tabel Agen_SKCK No

Field Name

Type

Field Size

1.

ID_Surat_SKCK

Char

5

2. 3.

ID_warga Tgl_surat

Char Date

5 8

4.

Keperluan

Text

20

Keterangan Nomor Surat pengantar SKCK Nomor KTP warga Tanggal Surat di buat Kepentigan surat di buat

Berikut adalah kamus data cerminan dari keterangan yang jelas tentang data yang di catat. Berikut adalah kamus data pada Sistem Informasi Layanan Persuratan :

105

Tabel 4.28. Kamus Data Login_kelurahan User_Organizer

=*Tabel login_kelurahan* {@ID_surat_SKCK+ID_warga+} =*Tabel User_Organizer* {@nama+password+Grup} =*Tabel Data_warga*

Data_Warga

{@ID_Warga+No_KK+NIK+Nama+Jenis_Kelamin+Tempat_L ahir+Tanggal_Lahir+Pendidikan+Agama+Pekerjaan+Status+Ke warganegaraan+Alamat+RT+RW+Golongan Darah+Gambar}

Surat_Pemerintahan Surat_EKBANG Surat_KESRA

=*Tabel Surat_Pemerintahan* {@ ID_Surat_KTP+ID_Surat_Dom+ ID_surat_ramai} =*Tabel Surat_EKBANG * {@ ID_Surat_DomUsaha+ID_Surat_Usaha} =*Tabel Surat_KESRA * {@ ID_Surat_SKCK+ID_Surat_Tmampu} =*Tabel Agen_KTP *

Agen_KTP

Agen_Domisili

{@ID_surat_KTP+ID_warga+Tgl_surat +keperluan+Tgl_selesai} =*Tabel Agen_Domisili * {@ID_surat_Dom+ID_warga+ID_lain+nomor} =*Tabel Agen_keramaian *

Agen_keramaian

Agen_dom_usaha

Agen_Usaha Agen_Tdk_Mampu Agen_SKCK

{@ID_surat_ramai+ID_warga+Tgl_surat+keperluan+Hari+Hibu ran} =*Tabel Agen_dom_usaha * {@ID_Surat_ramai+ID_warga+Tgl_surat+Nama_Usaha+Jenis_ Usaha+Alamat_Usaha+Bukti_Pendirian+Jumlah_karyawan+Pen anggung_Jawab} =*Tabel Agen_Usaha * {@ID_surat_usaha+ID_warga+Tgl_surat+keperluan} =*Tabel Agen_Tdk_Mampu * {@ ID_surat_Tmampu+ID_warga+Tgl_surat+keperluan } =*Tabel Surat_SKCK* {@ID_surat_SKCK+ID_warga+Tgl_surat+keperluan}

106

4.6.3

State Transition Diagram (STD) State Transition Diagram (STD) dalam perancangan input; Diagram ini menggambarkan urutan dan variasi screen yang dapat muncul ketika pengguna menggunakan terminal dan selama satu sesi pengguna. Dengan adanya STD rancangan akan lebih terperinci karena fungsi-fungsi setiap obyek yang diperlukan telah di deskripsikan melalui STD. 1. Halaman utama menu Staff

Gambar 4.18 STD Halaman utama menu Staff

107

2. Halaman utama menu Warga Security Organizer

Login valid warga Pilih KASI

Sistem Informasi Layanan Persuratan

KASI

warga Pilih logof atau keluar warga Pilih surat yang di inginkan

warga Pilih Keluar

Surat yang di tentukan input & cetak

warga Pilih Detail User

warga Pilih Tutup

User Info

Gambar 4.19 STD Halaman utama menu Warga 3. Halaman utama menu KASI

Gambar 4.20 STD Halaman utama menu KASI 108

4.6.4 Rancangan tampilan Input Untuk memudahkan dan mengefektifkan dalam pemasukan data, maka perlu adanya rancangan masukan. Untuk mempermudah pemasukan data, maka pada beberapa atribut atau field dilakukan pengkodean. 1. Form Login Form Login digunakan untuk: a. Memasukkan data nama user sebagai tanda pengenal pengguna sistem tersebut b. Memasukkan password sebagai jalur akses masuk system

Gambar 4.21 Form Login Warga

109

Gambar 4.22 Form Login Staff dan KASI 2. Form Menu Utama Form Login digunakan untuk memilih menu yang akan diakses oleh user untuk mengeksekusi sistem yang akan dijalankan.

Gambar 4.23 Form rancangan menu utama 110

3. Form Master Data warga Fasilitas ini berfungsi sebagai form penginputan identitas dari warga setempat

Gambar 4.24 Form Rancangan input data warga

4. Form Cari data warga Fasilitas cari data warga ini berfungsi sebagai mencari identitas dari warga.

111

Logo cari data warga text

List data warga

Menu exit

Gambar 4.25 Form Master Cari data warga

5. Form input User Fasilitas ini memungkinkan Staff/ operator dan KASI menginput user untuk mengeksekusi program. Logo user option Buat user baru

Edit user

List data user

Menu exit

Gambar 4.26 Form input User

112

6. Form Back Up Database Fasilita ini user (KASI dan staff) untuk membackup database

Gambar 4.27 Form Back Up Database

7. Form cari surat Fasilitas ini memungkinkan KASI mencari kembali surat yang telah di keluarkan.

Gambar 4.28 Form cari surat

113

8. Form bagan surat Fasilitas ini berfungsi untuk penambahan data yang di di butuhkan sesuai dengan surat yang di inginkan.

Gambar 4.29 Form Surat pengantar pembuatan izin keramaian

114

Gambar 4.30 Form Surat pengantar pembuatan catatan kepolisian

Gambar 4.31 Form Surat keterangan domisili usaha

115

Gambar 4.32 Form Surat keterangan usaha

Gambar 4.33 Form Surat keterangan tidak mampu

116

Gambar 4.34 Form Surat keterangan Domisili

117

4.7 Konstruksi 4.7.1 Perangkat Keras Dalam implementasikan rancangan diatas perangkat keras yang penulis gunakan antara lain : 1. Processor

: Pentium IV 2.0 Mhz

2. Memory

: 512 MB

3. Hardisk

: 80 GB

4. VGA Card

: 64 MB

5. Monitor

: Plug and Play

6. Power Supply

: 500 watt

7. Swicth 8. Printer 4.7.2 Perangkat Lunak Perangkat lunak yang penulis gunakan diantaranya : 1. Sistem operasi Windows XP SP 2 2. Microsoft Visual Basic 6.0 3. Microsoft Access Selain itu diterapkan juaga konfigurasi jaringan berbentuk clientserver pada sistem yang dibuat sebagai berikut :

118

` S e rv e r

S w itc h

W a rg a

K .P e m e rin ta h a n

K .K E S R A

K .E K -B A N G

Gambar 4.35 Rancangan Konfigurasi Jaringan Client-Server 4.7.3 Uji Coba Sistem yang telah dikembangkan harus memudahkan tugas-tugas administratif. Sistem ini dikembangkan sesuia kebutuhan user. dan bertujuan untuk menemukan kesalahan yang masih ada pada sistem. Pengujian dilakukan menggunakan pendekatan black-box testing. Dengan menggunakan black-box testing kita dapat mengetahui apakah sistem dapat memberi keluaran seperti yang kita harapkan. Tabel berikut ini adalah merupakan hasil pengujian black-box testing yang berisi persyaratn fungsional sistem yang diuji bersama pengguna.

Tabel 4.29 Uji Coba Modul Login (Sumber Data: Diolah Sendiri) No 1

Unit Program Login

Hasil Yang Diharapkan

Hasil Akurat

Keterangan

Menampilkan daftar menu, SESUAI login member dan modul admin

119

Tabel 4.30 Uji Coba Modul Layanan Persuratan (Sumber Data: Diolah Sendiri) No 1.

Unit Program Input Data

Hasil Yang Diharapkan Memasukan data

Hasil Akurat

Keterangan

SESUAI

tambahan pada form surat 2.

Output Surat

Output

surat

yang

di SESUAI

inginkan 3.

Comfirm

Memproses

data

yang SESUAI

telah di input

Tabel 4.31 Uji Coba Modul Laporan Surat Keluar (Sumber Data: Diolah Sendiri) No 1.

Unit Program Input Data

Hasil Yang Diharapkan Memasukan data id surat

Hasil Akurat

Keterangan

SESUAI

dalam form pencarian 2.

Output Data

Output data surat keluar

3.

Comfirm

Memproses

data

SESUAI

yang SESUAI

telah di input

Tabel 4.32 Uji Coba CRUD data warga (Sumber Data: Diolah Sendiri) No 1.

Unit Program Input Data

Hasil Yang Diharapkan Memasukan Data Warga

Hasil Akurat

Keterangan

SESUAI

kedalam database 2.

Edit Data

Mangedit atau merubah SESUAI

120

data yang telah di input 3.

Hapus Data

Menghapus

Data

yang SESUAI

data

yang SESUAI

telah di input 4.

Comfirm

Memproses telah di input

Tabel 4.33 Uji Coba Modul Laporan data warga (Sumber Data: Diolah Sendiri) No 1.

Unit Program Input Data

Hasil Yang Diharapkan Memasukan data id warga

Hasil Akurat

Keterangan

SESUAI

dalam form pencarian 2.

Output Data

Output data warga

3.

Comfirm

Memproses

data

SESUAI yang SESUAI

telah di input

4.8 Implementasi 4.8.1 Instalisasai pada tahap ini dioperasikan sistem yang telah dibangun. Tahapan ini akan dimulai dengan men-deploy software hingga memberikan pelatihan kepada user mengenai penggunaan sistem yang telah dibangun. Sebelum tahap penggunaan SIP

terlebih dahulu

tambahkan

pada

komponen

SIP

yang

terdapat

cd.untuk

menambahkan komponen, langkahnya sebagai berikut :

121

1. klik dua kali pada komponenSIP.exe yang terdapat pada CD installer 2. dari jendela Setup komponenSIP klik next, seperti gambar di bawah ini :

Gambar 4.36 Setup komponenSIP

3. selanjutnya, di tampilkan jendela ready to install, komponen siap untuk di install dengan klik install, seperti gambar di bawah ini :

Gambar 4.37 Setup komponenSIP Install

122

4. maka akan tampil jendela proses installer, perhatikan gambar di bawah ini :

Gambar 4.38 Setup komponenSIP proses installer 5. kemudian akan tampil jendela completing installer dan klik finish

Gambar 4.39 Complete Setup komponenSIP

123

4.8.2 Pelatihan Pengguna Untuk mengkonversi dai system baru ke sistem lama penulis membuat pelatihan kepada pengguna Sistem Informasi Layanan Persuratan serta melengkapi dengan buku panduan penggunaan Sistem Informasi Layanan Persuratan memudahkan user untuk menggunakan system baru tersebut. Dapat di lihat di dalam lampiran. Dalam pelatihan penulis melatih pengguna sistem terdiri dari sebagai berikut : a. 3 orang KASI (KASI Pemerintahan, KASI EKBANG, dan KASI KESRA) b. 2 orang staff kantor Kelurahan

124

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

Berdasarkan uraian yang telah dikemukaka pada bab sebelumnya, maka pada bab terakhir ini berisikan kesimpulan dan saran dari penulisan skripsi serta berisikan saran-saran yang bermanfaat guna pengembangan selanjutnya.

5.1

Kesimpulan Dari pembahasan yang telah diuraikan maka penulis mencoba membuat kesimpulan seperti berikut ini: 1. Dengan sistem informasi layanan persuratan yang dikembangkan dapat mengelola data persuratan yang terintegrasi dengan database warga, sehingga membantu dalam meningkatkan kinerja dalam pengelolaan layanan persuratan. 2. Pengelola dapat setiap saat mengecek data persuratan dan melihat laporan persuratan sesuai dengan field yang diinginkan.

5.2

Saran Dari hasil kesimpulan yang penulis utarakan diatas program sistem informasi

persuratan

memiliki

potensi

yang

sangat

besar

untuk

dikembangkan menjadi lebih baik dan lebih lengkap lagi oleh karena itu penulis mencoba memberikan saran yang kiranya dapat berguna bagi pihak

125

kelurahan terutama bagi pengembangan sistem informasi persuratan, saransaran tersebut antara lain: 1. Dalam memasukan data perlu diperhatikan ketelitian terutama form data warga guna mengurangi kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi dalam melakukan pekerjaan. 2. Untuk merawat sistem operasi komputer diperlukan salinan data (backup file) data untuk mengantisipasi terjadinya kerusakan data ketika perangkat keras atau perangkat lunak mengalami masalah, serta disarankan untuk melakukan scan disk dan defrag secara berkala serta menggunakan program aplikasi anti virus versi terbaru agar virus yang masuk kedalam sistem komputer dapat segera dihapus dan kerusakan data dapat dihindari. 3. Koordinasi dan kerjasama turut menentukan agar sistem ini bisa berjalan dengan baik. 4. Untuk pengembangan Sistem Informasi Layanan Persuratan ini dalam proses legalitas surat dapat menggunakan signature digital serta sistem bisa di kembangkan berbasis WEB sehingga warga kelurahan Bambu Apus Kecamatan Pamulang Kota Tangerang Selatan dapat menerima pelayanan dimana dan kapan saja.

126

DAFTAR PUSTAKA

Agung, Gusti Ayu Putri. Paperless-Work System, Management Information System, Object Oriented Programming. Universitas Udayana, 2005 Chandra, Cato, S.Kom, & Zakaria,Teddy Marcus,Ir.M.T, Be Smart, Be Professional with Microsoft Office 2007, Informatika Bandung, 2008 Hariyanto, Bambang. Ir., MT. Rekayasa sistem berorientasi Objek, Informatika Bandung, 2004 Hermawan, Uus konsep dan implementasi visual basic, Elex media komputindo,2007 Jogiyanto. Sistem Teknologi Informasi Edisi Ke II, Andi Yogyakarta, Yogyakarta 2005. Keputusan Bupati Tangerang nomor 08 Tahun 2001, tata kearsipan pemerintah dilingkungan kabupaten Tangerang, Kantor Arsip Daerah pemerintah Kabupaten Tangerang, tanggal 18 Juni 2001 Kurniadi, Adi. Pemrograman Microsoft Visual Basic 6, PT. Elex Media Komputindo Kelompok Gramedia , Jakarta, 2000.

Madcoms, panduan Aplikasi Pemograman Database dengan Visual Basic 6.0 dan Crystal Report, Andi, 2005 Nurmasari, Anggita, Pengembanga Sistem Informsi Dokumentasi Surat Pada Fakultas Sains Dan Teknologi UIN, UIN syarif hidayatullah Jakarta, 2007 SUN, Services, Object Oriented Analysis and Design Using UML, Sun Microsystems, Inc, 2003 Tamzil, Fahmi, Karya ilmiyah ”Analisis Perancangan Sistem Informasi Data Klien Dan Calon Pegawai Pada Perusahaan Tenaga Kerja” universitas INDONUSA Esa Unggul,2008 Whitten, Jeffrey L, Bentley Lonnie D, & Dittman Kevin C. Metode Desain & Analisis Sistem edisi 6 Indonesian translation, ANDI and McGrow Hill Education, 2004 (adab.uin-suka.ac.idfile_kuliahSTUDI%20KEPUSTAKAAN.doc) (Dokumen : RPN-PKDI.06-2006 Nomor : 006/OT.0102/RPN.1.1/2006; Pusat Rekayasa Perangkat Nuklir; BATAN) (http://library.gunadarma.ac.id) (http://mti.ugm.ac.id/~lukito/knowledge-sharing/menempuh-studi-s3/studiliteratur/11:34am-211009)

LAMPIRAN I (Dokumen-dokumen yang di dapat dari system yang berjalan)

dq

Fd

it

g

IE

la

lo

lz

JEc

lg lg

la

3

ah

os

q

H

q

X



; €'*;

g

in q

F

! 3 d

- E: 0R

EE

Hd q6: 8; Ei; H6' !E q

*6

o-

1

F

g.-r* t'- A F='l' :: 9- + 6=d*I

.:

$gE '

:I0)

B

A

6-

+x i Fg *q rB

;gs G^ g.

.rr + q 6

6

E E

qd

ill

a

-{ ln

+;

d:'i Fg[! qE-

xd Rg is

3ra

3F e

16

o o

z o z

f,319

6 El= :EE

d

ilqE E l-{ i:10 6lE + d

8p

x

fi6

sc #qi 3E 0,=F E a R!

iEgEi; sq Eq

d €,' t s." Ea I * f;; qeY g1 t- : e;€ s6 + 3q€ ; R Be 6 E;IL

:

H BE BI C4 iti

E dll

-

E g Eq iis

nl f F =ai

-I

Ea

3'

F

^P 6B -rb

dp qx a,

12

1c nlq

5

^

-t q.

PH 3l

*s E2 oo

Hi

iE62 gor

-L{1 @>=t]

z*26 :_ qE;

5 @!:

*EI!

t Fe+ dil=

.c\

Hi

>qo


dtzl

>tro< HEEq B +22

;#fggf3g $t i'se3i; g* .flg

g cE &"-? ;#$ggf9q + E 3s 6q d;si' :+

-66

2=

+8 6e

*

o

!, n 4

Fo

Fgf; f,Ee qotoJ

o

F5 qa

3 qi6 *q FB

E+d

E _

6€ I o,5 (o P do i, 3p

2 o

e 4

3

F6 :'

o :

2d

qbS rE 6e 5'

iia

-I

EE

F 3

@

L-

tdq

>^

PX

l'o.

3

^a

9.

3

{ -1 g

r3Ed I3

Do

'd-

.l >!xoi>rzzz

15 A

."

oi

q!:

6

g

3

ey

(D9

B

@

A

=i9

39ErEd *-:= O Eg+; E E= EpB6 F ;P pFfia 3

' JCP*t' 33f-z 9iqq

7 o

c

f-

xm

{c

A

x

z

-! o z

7 3 o

tm

1

c= tr

o 7

.tt

uelgqFrH E*&! lrF.tFlr

qlLttt9tt

Tfn

TT,uI

l-T-l-t Ttot )tN

e

vvoNz t

dq8uaT aLUrN

,c

'I

ru88 V

drx NvNoHowazd NVHVUn'E)/VS]0 NVrVv'lvc3) VIOY/NSMn gv)l HV1NlUlt/'li d rsNr^oud HVrNtuSl rSd

sndv nsv'tv8 eN\nn0Md NVIV]]S ENVU3ONVI N3INV8 ueuelnldt /esop roluoi

et requel uelqejesp dEJeq 'psaJe|epuEp uep !s!lp lu!JlFurlot qeples '€ ueqlld )|B|ot EpBd (X) guells epuEt lJgqu€u daeq 'uBr.t!!d uopl )|rllun e uep )VI3O lnunH uEouap !s!!p deJeH L r{vltH VINII uewun66ueu

uelewed

(dry) ynonoN3d voNvr nruvv NvNoHowugd unnnuoJ

LAMPIRAN II (Wawancara)

WAWANCARA I

Renponden

: Syamsudin Nur, S.Pdi

Penanya

: Nurhayati

Tanggal

: 21 September 2010

Tema

: profil Kantor kelurahan Bambu Apus

Tujuan

: mengetahui tentang sejarah dan sruktur organisasi kelurahan Bambu Apus

Poin utama wawancara 1. Bagaimana perkembangan dari kelurahan Bambu Apus ? 2. bagaimana struktur organisasi kantor kelurahan bambu apus ? 3. Bagaimana territorial kelurahan Bambu Apus ?

Hasil Wawancara : Dari wawancara ini dapat di ketahui tentang perkembangan dan territorial yang terjadi di wilayah kelurahan Bambu Apus serta struktur organisasi yang ada di di wilayah kelurahan bamboo apus. Dengan di ketahuinya sejarah singkat dan struktur organisasi, hal ini dapat memudahkan penulis dalam mempelajari alur layanan persuratan yang ada pada kantor kelurahan Bambu Apus

WAWANCARA II

Renponden

: Jamaluddin

Penanya

: Nurhayati

Tanggal

: 22 September 2010

Tema

: profil Kantor kelurahan Bambu Apus

Tujuan

: mengetahui alur layanan persuratan

Poin utama wawancara 4. Apakah terdapat standar Baku dalam pembuatan surat? 5. Bagaimana proses layanan persuratan terhadap warga ? 6. Apakah pembuatan surat terintegrasi dengan data warga ?

Hasil Wawancara : Dari wawancara ini dapat di ketahui tentang standar baku dan proses layanan persuratan, hal ini dapat memudahkan penulis dalam mempelajari alur layanan persuratan yang ada pada kantor kelurahan Bambu Apus

LAMPIRAN III (Kuesioner)

KUESIOI{ER

-Yang terhormat

dengan

di

BapaMbu Saudara kantor kelurahan Bambu.Apus Pamulang, terkail

adakannya

pqleliriat@

Kantot trel@ahan Barnbu 4rus Kecanratan pamul^qg Kott Tanserune Selatan sebagei salah satu slarat untuk memperoleh gela. Strata-l s€rta diharapkan dapar mombantu kinerja dllam proses pelayanan kepada watga dalam hal pe.sumtan.

Dengan adanya kuesioner

ini

bertujuan membantu dalam proses penelitian ini

penelitian untuk menganalisis proses dari permasalahan yang di hadapi terkait dengan pelayanan lerhadap warga.

Untuk kerjasamanya di ucapkan teritra kasih.

a)

Nama lnstansi

b)

Alamat

c)

No. Telp

d)

No. Fax

e)

Websir€

0

E-mail

k*^rtua

l.

,-{1,- fiKsJ}r.lA

$aurv11 ltpvs.

-T- EH*="9,x- * -

bet- T1ryIIM.

l.

Berapo luas wilayah dari peme.furtalun keluiahan Bambu Apus?

.22..q.rr-5.V^

.

Berapajumlah penduduk yang ada saat ini?

)

Pen

Peddaiang

-------

!

Jumlah lGseluruhan

!!,!{i.wu

lE..392t"".

asli -'

rn Jrwa

,

--

_.

3. Berapa Ruhm Warga yang bempa di kelurahan Bambu Apus?

..46.....nr Berape Rukun Tetangga yang be.ada di wilayah keluraban Bambu Apus? a

..9.....nw Tugas-tugas apa sajakah yang

di emban dalam

pelayanaD warga oleh

kanror kelumhan?

,, ..trJ...t.!:f..,..

.. \runu urtil I z, .....r...........,-...... ^,

JJ

M4,"

t0 FeM+It .'... .r... .

.. .. . .. . '.

.

kgunPl

4) .......................

,.' -' U"oPwt &ol"t'tl

o:..; iffi;'er'il

pih.k

6.

Berapa personil di kantor kelurahan barnbu Apus?

..Lf,........peNooil

?

Sugailnu* O*gBn masisng-masing job Descriptionnla?

t-/

I

I 8.

Bempe personil yang menangani

E..

../,...,,......PersotuI

a&rhislrasi dalam pelayanan untuk warga?

D

3. Aakah

dalam fomat dan pengkode€€n persuatarr telah ditentulel oleh

undang-undang?

V* ;n

ridak

4. berapa lena pros€s psmbuatao sur&t yang di perlukan oleh warga?

..1,b..............o/lf''i,t4aar4',.). 5. apekah warg! harus drengisi form sebelum membual surafl

Bt' 6. Apafoh

I

ria"t

ada p