technical guide to the tap - Water-Wheel.net

3 downloads 168 Views 1MB Size Report
http://www.adobe.com/support/Flashplayer/downloads.html. Network access. The Tap .... Test on both ethernet and wifi to
TECHNICAL GUIDE TO THE TAP

© Waterwheel 2013

Table of Contents Introduction   System  requirements   Network  access   Timezones   Documentation   Symposium  setup  

Chapter  1:  Presenting  on  the  Tap  

1.1  Registering  and  becoming  a  crew  member   1.2  The  basic  setup  for  presenting  on  the  Tap   1.3  Getting  to  a  Tap   1.4  Putting  your  webcam  on   1.5  Type  of  internet  connection   1.6  Headsets  and  external  microphones   1.7  Lighting   1.8  Preparing  and  uploading  your  own  media   1.9  Presenting  your  media   1.10  Chat  Logs  

Chapter  2:  Setting  up  a  Node  

2.1  Providing  a  public  screen   2.2  Providing  computers  and/or  wifi  access   2.3  Sound  setup   2.4  Visual  setup   2.5  Lighting  in  a  node   2.6  Multiple  camera  angles   2.7  Managing  panel  presentations  

Chapter  3:  Session  format  and  team  roles   3.1  Format   3.2  Team  roles   3.3  Facilitator   3.4  Go-­‐Between   3.5  Moderator   3.6  Presenters   3.7  Lead  in   3.8  The  start  of  a  session   3.9  During  a  session  

Chapter  4:  Creative  uses  of  webcams  on  the  Tap   4.1  External  webcams   4.2  Switching  between  webcams   4.3  Multiple  camera  angles  simultaneously   4.4  Webcam  effects  

Chapter  5:  Troubleshooting   5.1  Refresh!   5.2  Ghost  webcams   5.3  Audio  echo  

Tech-­‐check  list

1

TECHNICAL GUIDE TO THE TAP

© Waterwheel 2013

Introduction   This  guide  is  for  Presenters,  Node  Organisers  and  the  Team  of  the  Waterwheel   World  Water  Day  Symposium  2014  (3WDS14).  Please  read  and  understand  it  prior   to  a  scheduled  “tech-­‐check”  meeting  with  a  3WDS14  team  member.  The  tech-­‐check   meeting  will  occur  in  the  lead-­‐up  to  the  Symposium.  Follow  the  tech-­‐check  list  on   the  last  page  to  guide  you.    Ensure  that  you  have  the  same  setup  for  the  tech-­‐ check  as  you  will  for  the  Symposium.  If  after  reading  this  guide,  you  need  technical   help  getting  set  up,  please  request  it  at  symposium@water-­‐wheel.net  before  the  tech-­‐ check,  stating  what  you  need  help  with.   System  requirements   The  Tap  is  coded  in  Flash  so  works  on  most  browsers  on  most  systems.  However,  it   DOES  NOT  work  on  iPad  and  iPhone,  because  the  system  they  run  on  (iOS)  does  not   currently  support  Flash.  Other  portable  devices  supporting  Flash  should  work.  If   necessary,  download  and  install  the  latest  Flash  plug-­‐in  from  here:   http://www.adobe.com/support/Flashplayer/downloads.html   Network  access   The  Tap  should  work  on  almost  all  networks.  However,  in  some  institutions  access   restrictions  will  prevent  it.  Do  the  following  test  on  the  actual  network  you  will  be   using  to  see  if  the  Tap  will  work  http://water-­‐wheel.net/pages/test_rtmp.  That  test   link  can  also  be  found  in  FAQ  on  Waterwheel  website  under  “Problems  connecting   to  the  Tap”.   Timezones   When  you  are  logged  in,  the  times  for  Tap  events  show  for  YOUR  local  time  (the  one   selected  in  your  profile).  Hint:  if  you  travel  to  another  timezone,  edit  “timezone”  in   your  Waterwheel  profile.   Documentation   The  Waterwheel  system  does  not  have  a  recording  function  for  Tap  sessions.  For   documentation  purposes  screen-­‐captures  can  be  made  using  free  external  software.   It  is  advisable  to  have  more  than  one  person  documenting.  Bear  in  mind  though  that   a  screen-­‐capture  video  will  never  transmit  the  connection  that  is  felt  during  a  live   online  event  at  the  time  it  is  happening.     Symposium  setup   Presentations  from  around  the  world  are  transmitted  online  through  the  interactive   platform  the  Tap,  with  audience  online  and  in  real-­‐world  places  (nodes).  The  Tap   allows  interaction  and  discussion  between  Presenters,  and  with  audience  members,   wherever  they  are  no  matter  how  geographically  dispersed.  

2

TECHNICAL GUIDE TO THE TAP

© Waterwheel 2013

3

TECHNICAL GUIDE TO THE TAP

© Waterwheel 2013

Chapter 1: Presenting on the Tap

This  chapter  outlines  the  requirements  for  Presenters  who  will  be  making   presentations  from  their  own  places:  home,  office,  or  anywhere  they  can  access  the   internet.   1.1  Registering  and  becoming  a  crew  member   Before  you  can  get  on  the  Tap,  you  must  first  register  on  Waterwheel  and  become  a   crew  member.  These  steps  MUST  be  completed  before  a  tech-­‐check.   • Click  “register”  on  the  homepage  (http://water-­‐wheel.net)  and  follow  the   prompts.     • Then,  activate  the  link  sent  to  your  email  (email  link  no.  1).  If  you  don’t  see  it,   look  in  your  junk  folder  and/or  search  by  sender  for  info@water-­‐wheel.net   • Then,  send  your  username  to  symposium@water-­‐wheel.net,  so  you  can  be   “invited  to  become  crew  member”  of  the  Tap  that  you  will  be  presenting  on.   An  “invitation  to  a  WaterWheel  Tap”  message  will  come  to  your  inbox.     • Then,  click  the  link  in  the  message  to  “accept  the  invitation”  (email  link  no.   2).  Hint:  You  must  be  logged  in  to  Waterwheel  to  accept  a  Tap  invitation.   1.2  The  basic  setup  for  presenting  on  the  Tap   • In  most  cases  of  presenting  on  the  Tap,  the  basic  setup  should  be  all  you   need:  a  computer  with  webcam  and  microphone  using  a  browser  with  the   latest  Flash  update,  and  a  set  of  headphones/earbuds.     • Most  laptops  have  an  inbuilt  webcam  and  microphone.     • Updating  Flash  is  easy  in  most  browsers,  and  some,  like  Google  Chrome,   update  Flash  automatically.  If  necessary,  download  the  latest  Flash  plug-­‐in   from  here:  http://www.adobe.com/support/Flashplayer/downloads.html   1.3  Getting  to  a  Tap   • You  can  get  on  a  Tap  ONLY  during  a  scheduled  session.     • Once  you  become  crew  of  your  Tap,  log  in  to  Waterwheel  &  click  “my  taps”.     • Then  click  on  the  Tap  name  to  see  the  countdown  to  the  next  session.   • When  it  goes  “live”,  click  the  “enter”  button.   1.4  Putting  your  webcam  on   There  are  tabs  in  the  menu  bar  at  the  top  of  the  Tap  window  that  allow  you  to  access   your  webcam,  drawing  tools  and  media  assigned  to  that  Tap  (images,  sound,   animations).  When  you  enter,  by  default  the  webcam  tab  is  chosen  (top  left).   • Click  and  hold  the  webcam  icon,  drag  it  to  the  display  area  and  release.  Wait   a  moment  for  your  webcam  to  appear.  It  might  take  some  seconds,  but  don’t   repeat  the  action  before  the  webcam  appears.   • The  first  time  you  do  it,  the  “Flash  settings”  window  will  pop  up.     • Check  the  box  “allow”  for  your  webcam  to  stream.     • In  the  Flash  settings  you  can  adjust  microphone  level,  choose  between   webcams  (if  you  have  more  than  one  connected)  etc.     • You  can  access  the  Flash  setting  again  at  any  time:  CTRL/right  click  >   “settings”  (third  from  the  top).  

4

TECHNICAL GUIDE TO THE TAP

© Waterwheel 2013

1.5  Type  of  internet  connection   Your  upload  speed  is  important  when  you  are  streaming  your  webcam.  Try  to  get  on   a  connection  that  has  the  best  upload  speed.   • You  can  test  it  here:  http://www.speedtest.net/     • Test  on  both  ethernet  and  wifi  to  see  which  is  best  in  your  situation.  In  most   cases,  ethernet  will  provide  the  best  connection  speed  and  stability.   1.6  Headsets  and  external  microphones   If  you  want  to  improve  the  quality  of  your  voice  on  the  Tap  (how  you  are  heard),   getting  a  headset  with  a  decent  microphone  goes  a  long  way.     • A  wireless  headset  (USB  or  Bluetooth)  will  also  give  you  freedom  to  stand,   gesture  and  move.     • In  a  quiet  room  when  more  than  one  speaker  (or  musician)  is  using  a  single   microphone,  we  recommend  using  an  omnidirectional  mic.     • In  a  noisier  room  in  which  the  voice  of  a  single  Presenter  needs  to  be  heard   over  background  noise,  a  uni-­‐directional  microphone  is  better.     • These  microphones  are  available  in  professional  music  stores,  are  not   expensive,  can  connect  to  USB  ports,  and  have  long  cables.     • At  the  more  expensive  end,  wireless  lavelier  (lapel)  microphones  pick  up   vocals  very  well  and  offer  freedom  of  movement.   • Like  webcams,  your  prefered  mic  can  be  chosen  in  the  Flash  Settings.  

 

 

1.7  Lighting   • Take  care  to  set  the  lighting  in  the  room  for  a  good  image,  and/or  move   yourself  to  a  better  position  in  the  light.     • Your  face  and  the  background  should  be  lit  evenly  to  avoid  too  much  light  on   your  face  or  too  much  backlighting  (avoid  having  a  bright  window  behind   you).    

5

TECHNICAL GUIDE TO THE TAP

© Waterwheel 2013

1.8  Preparing  and  uploading  your  own  media   • You  must  upload  to  Waterwheel  all  the  media  you  want  to  use  in  your   presentation,  and  add  them  to  the  Tap  you  will  be  presenting  on.   • These  can  be  photos  (jpg,  png),  slideshows  (swf),  audio  (mp3)  and  video   (mp4  less  than  90  sec).     • We  recommend  naming  your  files  with  your  initials  and  short  identifier  (e.g.   XY_creek,  XY_graph).     • Detailed  info  about  file  preparation  and  uploading  media  can  be  found  here   http://water-­‐wheel.net/how-­‐it-­‐works.  There  is  a  manual,  and  video  tutorials   on  uploading  media  and  converting  a  PowerPoint  presentation  into  a  Flash   slideshow.     • If  you  don’t  have  the  Flash  software,  the  Waterwheel  team  can  convert  it  for   you  as  long  as  you  upload  your  PowerPoint  presentation  on  EasyChair  by  the   deadline.   1.9  Presenting  your  media   During  a  Tap  session  you  can  click  on  and  drag  any  media  item  from  the  appropriate   tab  to  the  display  area  (sometimes  called  the  “stage”).  Once  there,  they  can  be   manipulated  using  a  palette  of  tools  that  appears  when  you  click  on  the  object.  You   can  move,  enlarge,  rotate  etc  any  media  object  independently.  The  menu  bar  with   tabs  and  the  palettes  of  tools  are  not  accessible  or  seen  in  audience  mode  (only  for   crew).   • You  can  play  your  own  media  during  your  presentation,  or  ask  one  of  the   Symposium  team  to  manage  them.     • When  clicking  through  slideshows,  you  can  minimise  your  webcam  image   and  place  it  off  to  one  side,  or,  if  you  wish  to  talk  without  being  seen,  use  the   show/hide  “eye”  icon  (in  the  webcam  tool  palette)  to  allow  only  audio.     • The  Drawing  Tool  can  be  used  to  make  live  illustrations  over  other  images.     • Hint:  before  drawing,  go  to  the  “layers”  tab,  and  target  layer  6  (so  your   drawings  will  appear  above  everything  else  in  the  display  area).  Then,  when   you  wish  to  hide  or  erase  all  the  drawings  at  once,  just  hide/erase  layer  6.     • More  about  managing  layers  is  on  page  11  of  the  manual  here  http://water-­‐ wheel.net/how-­‐it-­‐works   1.10  Chat  logs   The  Waterwheel  system  records  logs  of  the  chats.     • They  can  be  found  in  the  Tap  Dock  (same  place  as  where  you  enter  a  Tap).   Scroll  down  to  find  crew  chat  log  and  chat  logs  (audience)  for  each  session   time.     • If  you  are  looking  for  the  log  of  a  Tap  you  are  not  crew  on,  and  there  are  no   upcoming  sessions  of  the  Tap  scheduled,  try  searching  for  that  Tap  in   Fountains  (hint:  scroll  back  in  time  and  click  on  the  black  dots).  

6

TECHNICAL GUIDE TO THE TAP

© Waterwheel 2013

Chapter 2: Setting up a Node

This  chapter  is  for  Node  Organisers.  Nodes  are  presentations  of  Tap  session(s)  to  a   public  audience,  with  or  without  local  Presenters,  along  with  remote  Presenters.   2.1  Providing  a  public  screen   The  type  of  setup  depends  on  the  number  of  people  in  the  node.     • A  few  people  looking  at  one  computer  could  constitute  a  node.     • For  larger  audiences,  connect  the  computer  to  a  monitor  or  data  projector.     • Likewise  for  sound,  connect  to  appropriate  external  speakers  or  to  an  in-­‐ house  sound  system  (if  in  a  theatre  or  auditorium).   2.2  Providing  computers  and/or  wifi  access   • Have  the  wifi  password  up  on  the  wall  or  noticeboard,  as  people  can  log  on   and  interact  on  the  Tap  on  their  own  laptop  or  handheld  (not  yet  iPad!)   • You  may  choose  to  provide  computers  for  your  public,  or  set  up  your  node  in   a  place  that  has  computers  available  (e.g.  IT  lab  or  Library).   • Many  people  using  the  same  router  or  internet  connection  may  cause  lag.  See   “1.5  Type  of  internet  connection”  to  check  your  download  speed.   2.3  Sound  setup   Special  care  must  be  taken  to  avoid  sound  feedback  (Larsen)  and  echo  when  a   Presenter  speaks  from  the  place  of  a  node.     • The  sound  output  to  the  room  must  come  from  the  same  computer  that  is   being  used  for  broadcasting  sound  and  webcam  to  the  Tap.   • If  it  is  in  a  big  auditorium,  and  the  Presenters  are  anyway  being  amplified,   then  the  sound  input  to  the  computer  that  is  streaming  to  the  Tap  could  come   from  the  sound  mixer  or  from  another  mic  placed  alongside  the  in-­‐house  mic.     • In  this  case,  it  may  be  advisable  to  have  a  sound  engineer  help  with  the  setup.  

7

TECHNICAL GUIDE TO THE TAP

© Waterwheel 2013

2.4  Visual  setup   • The  visual  output  for  the  room,  however,  whether  it  is  via  projector  or   external  monitor  can  come  from  the  same  computer  or  another  computer   (recommended).     • In  the  case  of  same  computer  the  projection  will  be  in  “crew  view”  and  show   all  manipulations,  tools,  crew  chat  etc   • In  the  case  of  using  another  computer,  the  projection  will  show  audience   view  (clean  and  simple),  but  if  there  is  a  delay  in  the  internet,  the  image   might  be  slightly  out  of  sync  with  the  sound  from  the  first  computer.  Note:   the  sound  on  this  second  computer  must  be  turned  off  too.   2.5  Lighting  in  a  node   • In  addition  to  the  lighting  requirements  in  “1.7  Lighting”,  take  care  that  light   is  not  spilling  onto  the  projection.     • If  the  room  lights  need  to  be  dimmed  in  order  to  see  the  projection,  use   overhead  spot  lights,  or  even  desk  lamps,  to  light  the  Presenter’s  face.   2.6  Multiple  camera  angles   • Having  one  camera  for  Presenter  and  another  for  the  room  provides  a  great   sense  of  the  place  for  audience  online.     • See  “4.3  Multiple  Camera  Angles  Simultaneously”.   2.7  Managing  panel  presentations   In  order  to  maintain  a  good  broadcast,  it  is  sometimes  necessary  to  reduce  the   number  of  media  in  the  display  area  during  a  session.  Therefore:     • IF,  one  or  more  of  the  Presenters  in  a  session  will  not  be  speaking  for  some   time,  (after  introductions  or  testing  webcams,  for  example),   • THEN,  delete  those  Presenters’  webcams  and  ask  them  to  re-­‐put  their   webcam  only  when  needed.  

8

TECHNICAL GUIDE TO THE TAP

© Waterwheel 2013

Chapter 3: Session format and team roles

It  is  important  that  everyone  understands  the  format  (3.1)  of  how  sessions  will  run,   however  the  bulk  of  this  chapter  defines  the  roles  of  the  co-­‐ordinating  Team   members,  and  outlines  guidelines  for  each,  as  well  as  for  Presenters.  Please  refer  to   your  appropriate  section.   3.1  Format   Inspired  by  the  Leonardo  Art  Science  Evening  Rendezvous  (LASER)  series  of   lectures  and  presentations  on  art,  science  and  technology,  we  will  use  this  format:   • 4  presentations  (e,g.  2  artists  and  2  scientists)  of  up  to  25  minutes  each,   followed  by  a  one-­‐hour  discussion  between  Presenters  AND  WITH  the   audience  (onsite  and/or  online).   3.2  Team  roles   In  order  to  keep  on  time,  maintain  audience  interest  and  have  a  vibrant  exchange,   sessions  will  be  co-­‐ordinated  by  a  Team  consisting  of:  Facilitator,  Go-­‐Between,   Moderator  and  (if  need  be)  Interpreter.  The  following  sections  define  the  roles.  They   don’t  need  to  be  all  in  a  node,  nor  in  the  same  node!     • They  should  connect  by  email  previously,  to  get  familiar  with  the  Presenters’   content  and  prepare  some  questions.  We  advise  you  have  an  informal   meeting  beforehand  on  the  Tap  (as  a  rehearsal  session).   3.3  Facilitator   The  Facilitator  chairs  the  node.  S/he  introduces  the  Presenters,  facilitates  the   changeover  from  one  Presenter  to  the  next,  allows  audience  to  get  one  or  two   clarifications  between  presentations,  and  after  all  4  presentations,  during  the   discussion,  directs  questions  to  the  Presenters  (from  audience  or  his/her  own   questions)  and  focuses  the  session  on  the  selected  theme  (when  needed).   The  Moderator  and  the  Go-­‐Between  roles  allow  the  Facilitator  to  focus  on  the   presentations  rather  than  coordinating  audience  interest  and/or  managing   technical  issues.     If  you  are  a  Facilitator,  follow  these  guidelines  during  your  session:   • with  webcam  on  stage,  briefly  introduce  the  4  Presenters   • hand  it  over  to  the  first  Presenter   • hide  or  delete  your  own  webcam  from  the  display  area  &  follow  the   presentation  and  audience  comments   • 22  min  into  presentation  Go-­‐Between  plays  a  sound  signalling  3  minutes  left   • 24  min:  put  back  or  show  your  webcam  to  signal  1  minute  left   • 24  min  30  sec:  if  Presenter  is  not  finished,  ask  them  to  wrap  up   • 25  min:  ask  next  Presenter  to  put  or  show  their  webcam  (by  typing  in  the   crew  chat  or  speaking)   • audience  may  seek  one  or  two  clarifications  on  that  Presentation  during  the   changeover   • hand  over  to  next  Presenter,  restating  the  name  and  subject  of  their   presentation  

9

TECHNICAL GUIDE TO THE TAP

• • • •

© Waterwheel 2013

repeat  procedure   after  the  4th  Presenter,  ask  all  Presenters  to  put  or  show  their  webcams   read  comments/questions  (posted/typed/copied  by  the  Moderator  in  the   crew  chat)  and/or  ask  your  own  questions   facilitate  the  discussion  between  Presenters  and  with  audience,  on  the  theme   of  the  session  

3.4  Go-­‐Between   The  Go-­‐Between  is  the  timekeeper  and  tech  person  helping  Presenters  with  media   and  live  streaming.  If  the  Presenter  wishes,  he/she  can  operate  media,  such  as   add/remove/manipulate  media  objects,  clear  drawing,  clear  layers  etc.  Time-­‐ keeping  notifications  during  sessions  come  through  visual  and  audio  files,  which  the   Go-­‐Between  puts  on  the  stage  at  the  appropriate  time.   It  is  important  that  the  Go-­‐Between  meets  or  is  familiar  with  the  Presenters  and   their  technical  needs  prior  to  the  session,  either  by  rehearsal  session  (strongly   recommended)  on  the  Tap  or  via  email  exchange.     If  you  are  a  Go-­‐Between,  follow  these  guidelines  during  your  session:   • in  the  lead  in,  check  level  of  microphones  and  if  needed  flip  webcams   • liaise  between  nodes  and  Presenters  in  the  crew  top  chat   • help  to  add/remove/manipulate  media  (if  needed)  for  each  Presenter  as  well   as  minimising,  enlarging  and  positioning  Presenters’  webcams.   • 22  min:  play  audio  file  “z-­‐hmm”  =  3  min  signal   • if  there  are  a  lot  of  drawing  or  media  on  stage,  push  the  webcams  to  an   empty  layer,  and  erase  the  other  layers   • before  the  Tap  session  ends,  put  the  visual  file  "z-­‐next"  on  stage  and  click   through  the  3  slides   3.5  Moderator   The  Moderator’s  role  is  to  trigger  and  maintain  the  interest,  clarity  of  content  and   communication  with  the  audience  through  the  chat.  Online  audience  will  use  the   chat  to  ask  the  Presenter  questions,  to  comment  and  start  a  sub-­‐debate  within  the   chat.  The  Moderator  focuses  on  this  content  and  supports  the  interaction  among   audience  members.  When  questions  arise  in  the  chat,  the  Moderator  copy-­‐and-­‐ pastes  them  into  a  text/Word  document  in  order  to  communicate  them  to  the   Facilitator  during  Q&A  discussion  later  on.     If  you  are  a  Moderator,  follow  these  guidelines  during  your  session:   • engage  with  and  guide  the  online  audience  during  lead  in  (see  3.7)  and   session   • when  stage  is  clear,  write  name  and  title  of  the  next  Presenter  in  the   audience  chat   • during  the  presentation,  try  to  keep  the  flow  of  audience  chat  going,  and  on   topic,  by  adding  relevant  comments/questions   • copy  and  paste  audience  questions  on  a  separate  document  

10

TECHNICAL GUIDE TO THE TAP

• • • •

© Waterwheel 2013

tell  audience  that  questions  will  be  answered  in  the  Q&A  after  all  the   presentations   22  min:  remind  people  that  they  will  be  able  to  have  clarification  during  the   changeover,  if  needed   at  the  end  of  the  presentations,  post  questions  in  the  crew  (top)  chat,  for  the   Facilitator  to  ask  the  Presenter.   before  the  Tap  session  ends,  write  the  next  Tap’s  URL  

3.6  Presenters   Presenters  present  content  and  information  to  and  for  the  audience.  The  Presenter   communicates  with  Go-­‐Between  to  make  sure  the  presentation  is  smooth  with  a   minimum  of  technical  difficulties.   Please  note  –  ONLY  YOU  ARE  ABLE  TO  PUT  YOUR  OWN  WEBCAM  ON  THE  STAGE.   All  other  media  can  be  added/removed/manipulated  without  your  help.     If  you  are  a  Presenter,  follow  these  guidelines  during  your  session:   • in  the  30  min  lead  in  before  session  start  time,  you  can  put  your  webcam  on   the  stage  and  check  sound  level   • after  the  Facilitator  introduces  all  Presenters,  give  your  presentation  in  the   agreed  order   • during  your  presentation,  either  you  or  the  Go-­‐Between  manipulates  your   media   • 22  min:  a  “hmm  hmm”  sound  signal  indicates  there  is  3  minutes  left   • 24  min:  the  Facilitator  will  put  his/her  webcam  on  stage,  signalling  1  minute   left.     • 25  min:  while  your  webcam  is  minimised  by  Go-­‐Between,  you  can  give  some   clarification  to  audience  if  needed  while  the  next  Presenter  gets  ready   • after  all  the  presentations,  put  or  show  your  webcam  and  join  in  the   discussion   3.7  The  lead  in   The  lead  in  starts  30  minutes  before  the  scheduled  start  time.  This  is  an  allocated   time  for  preparation  before  the  Tap  goes  live  to  online  audience.  The  Team  &   Presenters  meet,  place  and  check  their  webcams  and  microphone  levels,  position   their  webcams  etc.  The  Go-­‐Between  will  help  them  technically.  A  count-­‐down  timer   shows  time  remaining  before  the  start.  During  this  lead  in,  audience  cannot  see  or   hear  the  webcams/mics  but  they  can  type  in  the  chat.     The  Moderator  can  start  greeting  audience,  explaining  that  they  can  type  in  the  chat   (and  press  enter  to  put  the  text  up),  asking  them  to  write  first  their  nickname,  out  of   courtesy,  so  we  can  identify  who  is  writing.  He/she  is  also  warming  up  the  audience,   asking  where  they  are  from,  trying  to  engage  a  conversation  between  them.  The   Moderator  will  explain  the  format  and  tell  audience  to  post  their  comments  and   questions  at  any  time  for  discussion  after  the  4  presentations,  and  that  during  the   changeovers  between  Presenters,  they  can  ask  a  clarification.  

11

TECHNICAL GUIDE TO THE TAP

© Waterwheel 2013

3.8  The  start  of  a  session   The  session  starts  with  the  Facilitator  explaining  the  format  very  briefly,  and   introducing  the  Presenters.  The  Facilitator  should  explain  that  during  the   changeovers,  a  brief  clarification  can  be  asked  of  the  last  Presenter,  but  that   questions  and  comments  will  be  kept  for  the  one-­‐hour  discussion.  Then  according  to   what  has  been  decided  at  rehearsal  or  by  email,  Facilitator  will  remove  his/her   webcam  and  Presenters  will  minimise  their  webcams  and  put  them  on  one  side  or  in   the  4  corners  to  give  space  for  the  media  of  each  Presenter  who  will  decide  where   his/her  webcam  will  be.   3.9  During  a  session   As  described  above,  each  is  focused  on  a  different  aspect.     • The  Facilitator  and  the  Moderator  are  links  for  the  audience  and  for  the   Presenters  among  the  different  presentations.     • Between  and  during  the  presentations  Go-­‐Between  makes  sure  that  the  stage   has  all  the  relevant  media  in  order  to  have  the  presentation  as  smooth  as   possible.   • The  Go-­‐Between  will  help  to  manipulate  the  media  during  each  presentation   (unless  Presenter  wants  to  manage  it  all).  He  will  play  a  sound  file  at  22nd   min  so  the  Presenter  knows  that  there  is  still  3  minutes  left.   • The  Moderator  communicates  with  audiences  in  the  chat  and  copies  &  pastes   in  a  document  the  important  questions/comments  from  audience  in  order  to   keep  track  –  the  chat  can  go  very  fast  when  audience  is  engaged.  S/he  will   also  remind  audience  that  the  Presenter  will  be  able  to  give  clarification   during  the  changeover  and  copy/paste  the  brief  questions  in  the  crew  top   chat.   • The  Facilitator  will  put  his/her  webcam  back  on  stage  at  the  24th  minute.  So   the  Presenter  knows  that  there  is  only  1  minute  left.  At  25th  min,  the   Facilitator  thanks  the  Presenter,  voices  the  clarification  request  asked  in  the   crew  top  chat  and  names  the  next  Presenter.  Then  as  before,  he/she  removes   her  webcam...etc  until  the  4th  Presenter.   • The  Facilitator  and  the  Moderator  should  discuss  between  themselves,  prior   to  the  session,  their  way  of  preparing  comments  &  questions  raised,  and  how   to  prioritise  what  to  talk  about  or  ask  first.   • The  Presenter  adds  the  webcam  as  agreed  before  the  node.  S/he  will  present   their  presentations.  And  afterwards  s/he  will  answer  questions  from  the   audience  and  from  the  Facilitator.  

12

TECHNICAL GUIDE TO THE TAP

© Waterwheel 2013

Chapter 4: Creative uses of webcams on the Tap

The  following  points  can  help  both  Presenters  and  Node  Organisers  wishing  to   explore  the  technologically  creative  potential  of  presenting  on  the  Tap.   4.1  External  webcams   • External  webcams  are  not  expensive  and  can  be  moved  to  show  different   angles  within  your  space.     • USB  webcams  can  be  connected  with  extension  cables  of  up  to  5m  (further   than  that  requires  cable  with  inbuilt  signal  booster).     4.2  Switching  between  webcams   • You  can  switch  between  inbuilt  and  external  webcams  on  the  same  computer   to  provide  different  positions  or  angles.     • During  a  Tap  session  change  from  one  to  another  by  right/ctrl  clicking  >  go   to  ‘settings’  (on  3rd  line)  to  make  the  Flash  Settings  window  appear.  Then   click  Camera  Icon,  and  choose  from  all  the  webcams  connected.     4.3  Multiple  camera  angles  simultaneously   Broadcasting  multiple  camera  angles  of  the  same  scene  simultaneously  creates  a   very  strong  sense  of  the  space  for  online  audience,  provided  you  have  the   equipment  and  high  enough  upload  speed.     • Have  your  cameras  connected  to  separate  computers  logged  in  on  different   accounts.   • Attention:  when  using  multiple  webcams  simultaneously  you  must  mute  all   webcam  mics  (in  Flash  Settings)  except  the  preferred  mic,  otherwise  there   will  be  echo.   4.4  Webcam  effects   • You  can  use  effects  on  your  webcam  image  through  additional  software   installed  on  your  computer,  such  as  ManyCam,  MagiCam  etc.     • You  can  write  on  top  of  your  webcam  image,  scroll  text,  show  your  desktop,   play  a  video  from  your  computer,  use  visual  effects  such  as  contours,  B&W,   erase  a  colour-­‐layer  in  front  of  your  webcam,  etc….  

13

TECHNICAL GUIDE TO THE TAP

© Waterwheel 2013

Chapter 5: Troubleshooting 5.1  Refresh!   • If  solutions  to  the  specific  problems  listed   below  don’t  work,  or  for  any  other   technical  problem,  TRY  the  following  in   this  order:   • refresh/reload  the  browser  window.  If   that  doesn’t  work,   • clear  the  Tap  stage.  If  that  doesn’t  work,   • restart  the  browser.  If  that  doesn’t  work,   • clear  the  caches  and  restart  the  browser.   If  that  doesn’t  work,   • try  another  browser.   5.2  Ghost  webcams   • DESCRIPTION  1:  Webcam  sound  is  heard  but  the  image  doesn’t  appear  –  this   may  happen  if  you  put  your  webcam  on  the  stage  and  then  try  to  place  your   webcam  again  before  the  first  one  has  appeared  (sometimes  there  is  a  delay   of  2  seconds  before  webcams  appear).     • TRY  THIS:  Clear  the  stage  and  try  putting  your  webcam  again  patiently.   • DESCRIPTION  2:  Ghost  webcams  might  also  cause  the  username  to  show  in   the  crew  list  (near  the  Tap  logo)  several  times  followed  by  a  number  e.g.:   username,  username2,  username3.   • TRY  THIS:  Clear  the  stage,  close  all  Tap  windows,  clear  the  browser  caches,   restart  the  browser.   5.3  Audio  echo   • DESCRIPTION  1:  audio  echo  caused  by  one  person's  volume  settings   changing  in  the  Flash  settings.   • TRY  THIS:  the  person  causing  the  echo  needs  to  adjust  their  settings:  right-­‐ click  or  ctrl  click  anywhere  on  the  screen,  then  select  “Settings”,  select  the   microphone  icon,  adjust  the  input  volume  down  (to  about  ¼),  tick  the  reduce   echo  box,  close  the  dialogue  box  to  hear  the  result  of  the  change   • OR  TRY  THIS:  Facilitator  or  Moderator  -­‐  mute  that  person's  webcam  until   they  need  to  speak.   • OR  TRY  THIS:  remove  the  person's  webcam  from  the  display  area   • DESCRIPTION  2:  echo  caused  by  logging  in  twice  on  same  computer.   • TRY  THIS:  Log  out  of  all  instances  of  a  username  except  one.  

14

TECHNICAL GUIDE TO THE TAP

© Waterwheel 2013

Tech-check list Basics   I  am  not  using  iPad  or  iPhone   I  have  done  a  network  access  check  http://water-­‐ wheel.net/pages/test_rtmp   I  understand  that  the  TAP  does  not  record  the  sessions   I  have  the  latest  Flash  plug-­‐in   http://www.adobe.com/support/Flashplayer/downloads.html   For  Presenters  Only   I  have  registered  to  http://water-­‐wheel.net   I  am  a  crew  member  and  know  how  to  log  in   I  have  a  computer   I  have  a  microphone   I  have  a  webcam   I  have  put  my  webcam  on  a  Tap   I  have  adjusted  my  Flash  Settings  –  microphone  level,  webcam   I  have  tested  my  upload  speed  by  wifi  and  ethernet   I  have  set  up  lighting  to  light  my  face   I  have  prepared  and  uploaded  all  my  media  to  water-­‐wheel.net   All  my  media  is  added  to  my  presentation  session  Tap  (the  one  I  am  crew   of)   I  will  play  my  own  media  OR   I  need  the  Go-­‐Between  to  play  my  media  for  me   I  know  that  Waterwheel  records  chat  logs  only  

       

                           

For  Node  Organisers  Only   I  am  providing  a  public  screen       I  am  providing  computers  or  wifi  access  or  both  (password  visible)     I  understand  that  sound  output  MUST  come  from  the  same  computer  that     is  being  used  for  broadcasting  sound  and  webcam  to  the  Tap   I  understand  that  in  a  big  auditorium  or  large  room,  it  is  preferable  that  the     public  sees  the  Tap  in  audience  view  (rather  than  crew  view)   I  have  read  and  understood  the  Team  role  descriptions.         If  you  have  a  question  not  answered  in  this  guide,  or  need  urgent  help,  please  email   symposium@water-­‐wheel.net  or  Skype  chat:  suzonfuks  

15