ThinkFree User Guide 4.0 EN 0729

27 downloads 737 Views 4MB Size Report
i Getting started Before Reading This User Guide This ThinkFree Office 4 User Guide describes the main functions of ThinkFree Office 4 and how to
   

       

User Guide                                            

                                      ThinkFree Office 4    ThinkFree and ThinkFree Office are registered trademark of Hancom INC.    All of the software applications, data files, manuals, and document contents of ThinkFree Office 4 are  protected by copyright and software protection laws.    Please carefully read Hancom INC’s End User  License Agreement, which clearly states the terms for using the purchased product when you install  ThinkFree  Office  4.    None  of  the  software,  data,  and  document  contents  included  with  ThinkFree  Office 4 may be modified, reproduced, or resold for any purposes.    The applications ThinkFree Office Write 4, ThinkFree Office Calc 4, and ThinkFree Office Show 4, as  well  as  the  file  data,  are  the  property  of  Hancom  INC.    All  products  and  company  names  in  this  manual are trademarks of their respective owners.    The  information  in  this  document  is  subject  to  change  without  notice  in  order  to  provide  a  better  description of the product.    No part of this document may be reproduced, transmitted, transcribed,  stored in a retrieval system, or translated into a language or computer language, in any form by any  means, electronic, mechanical, optical, chemical, manual, or otherwise, for any purpose, without the  express written permission of Hancom INC.   

 

Table of Contents  Getting started ...................................................................................................................................... i Before Reading This User Guide ................................................................................................................ i Introduction .................................................................................................................................................. ii Installation and Operation ........................................................................................................................ iii Settings ......................................................................................................................................................... iv Technical Support ........................................................................................................................................ v

ThinkFree Office Write 4 ................................................................................................................... 6 User Interface ............................................................................................................................................... 6 Toolbars ......................................................................................................................................................... 7 Learning the Basics .................................................................................................................................... 11 Creating a new document ................................................................................................................. 11 Saving documents .............................................................................................................................. 11 Opening documents .......................................................................................................................... 11 Opening recent documents ............................................................................................................... 12 Sending to mail recipient .................................................................................................................. 12 Closing documents ............................................................................................................................ 12 Setting up pages ................................................................................................................................. 13 Printing ................................................................................................................................................ 14 Editing ......................................................................................................................................................... 15 Undo/Redo .......................................................................................................................................... 15 Cut/Copy ............................................................................................................................................. 15 Fonts .................................................................................................................................................... 15 Paragraphs .......................................................................................................................................... 17 Bullets and Numbering ..................................................................................................................... 19 Finding and Replacing ...................................................................................................................... 20 Header/Footer .................................................................................................................................... 21 Footnotes/Endnotes ........................................................................................................................... 22 Cross‐reference ................................................................................................................................... 22 Captions .............................................................................................................................................. 23 Bookmarks .......................................................................................................................................... 24 Formatting .................................................................................................................................................. 24 Adding styles ...................................................................................................................................... 24 Applying styles .................................................................................................................................. 25 Modifying styles ................................................................................................................................ 26 Copying formats ................................................................................................................................ 27 Inserting objects ......................................................................................................................................... 27 Inserting pictures ............................................................................................................................... 27 Inserting Clipart ................................................................................................................................. 27 Flickr images ....................................................................................................................................... 28 Drawing .............................................................................................................................................. 29 Tables ................................................................................................................................................... 30  

Correcting ................................................................................................................................................... 31 Spelling ................................................................................................................................................ 31 AutoCorrect ........................................................................................................................................ 32 AutoFormat ........................................................................................................................................ 33 Collaborating .............................................................................................................................................. 34 Activating Track Changes ................................................................................................................. 34 Setting Track Changes options ......................................................................................................... 34 Reviewing comments and changes ................................................................................................. 35 Customizing Documents .......................................................................................................................... 37 Columns .............................................................................................................................................. 37 Page breaks ......................................................................................................................................... 38 Table of contents................................................................................................................................. 39 Page numbering ................................................................................................................................. 40 Creating Hyperlinks to...................................................................................................................... 41

ThinkFree Office Calc 4 ................................................................................................................... 44 User Interface ............................................................................................................................................. 44 Toolbars ....................................................................................................................................................... 45 Learning the Basics .................................................................................................................................... 48 Understanding Cell References........................................................................................................ 49 Creating new spreadsheets ............................................................................................................... 50 Saving files .......................................................................................................................................... 51 Opening files ...................................................................................................................................... 51 Closing files ........................................................................................................................................ 51 Setting up pages ................................................................................................................................. 52 Printing ................................................................................................................................................ 53 Cell Protection .................................................................................................................................... 53 Formatting Cells ......................................................................................................................................... 55 Formatting cell borders ..................................................................................................................... 55 Formatting text ................................................................................................................................... 55 Formatting numbers .......................................................................................................................... 56 Aligning text ....................................................................................................................................... 57 Inserting comments ........................................................................................................................... 57 Formulas ..................................................................................................................................................... 59 Using Formulas .................................................................................................................................. 59 Editing Formulas ............................................................................................................................... 60 Formula Auditing .............................................................................................................................. 61 Data .............................................................................................................................................................. 62 Inputting data ..................................................................................................................................... 62 Sorting data ......................................................................................................................................... 63 Filtering data ...................................................................................................................................... 64 Conditional Formatting ............................................................................................................................ 64 Creating a new rule ........................................................................................................................... 64 Modifying conditional rules ............................................................................................................. 65 Copying conditional formatting ...................................................................................................... 66 Clearing conditional formatting ...................................................................................................... 67  

Importing External data ............................................................................................................................ 67 Group and Outline .................................................................................................................................... 69 Functions ..................................................................................................................................................... 70 Construction of a function ................................................................................................................ 70 Function types and order of operation ........................................................................................... 70 Pivot Tables ................................................................................................................................................. 72 Pivot Table Structure ......................................................................................................................... 72 Creating PivotTables .......................................................................................................................... 74 Charts .......................................................................................................................................................... 77 Creating charts ................................................................................................................................... 77 Editing charts ..................................................................................................................................... 79

ThinkFree Office Show 4 ................................................................................................................ 81 User Interface ............................................................................................................................................. 81 Toolbars ....................................................................................................................................................... 82 Learning the Basics .................................................................................................................................... 85 Creating a new presentation ............................................................................................................ 85 Applying design templates .............................................................................................................. 86 Applying slide layouts ...................................................................................................................... 86 Types of slide layouts ........................................................................................................................ 87 Modifying table styles ....................................................................................................................... 88 Editing Presentations ................................................................................................................................ 90 Inserting new slides ........................................................................................................................... 90 Formatting fonts ................................................................................................................................. 90 Adding slide notes ............................................................................................................................. 90 Bullets and numbering ...................................................................................................................... 91 Insert objects ............................................................................................................................................... 92 Inserting text boxes ............................................................................................................................ 92 Inserting pictures ............................................................................................................................... 92 Inserting clipart .................................................................................................................................. 92 Flickr images ....................................................................................................................................... 93 Multimedia Files ................................................................................................................................ 94 Drawing .............................................................................................................................................. 94 Tables ................................................................................................................................................... 95 Slide Master ................................................................................................................................................ 96 Creating slide masters ....................................................................................................................... 96 Modifying slide masters ................................................................................................................... 97 View ............................................................................................................................................................. 97 Viewing slide shows .......................................................................................................................... 98 Setting up Show ................................................................................................................................. 98 Applying slide transitions ................................................................................................................ 99 Custom animations .......................................................................................................................... 101 Custom shows .................................................................................................................................. 104      

Getting started    

Before Reading This User Guide This  ThinkFree  Office  4  User  Guide  describes  the  main  functions  of  ThinkFree  Office  4  and  how  to  use them.    Please refer to Online Help for product details and functions not included on this manual. 

Fonts and Keyboard Shortcuts Fonts z

All characters in this User Guide are represented in Palatino Linotype. 

z

Fonts used to indicate menus, dialog windows, feature names, notes, and on‐screen displays  are represented in bold. 

Keyboard Shortcuts z

The keys used for functional operations are depicted using the brackets ([ ]).    For example,  [F1] implies to the user to press the F1 key. 

z

The  plus  sign  (+)  depicts  an  instance  where  two  keys  need  to  be  pressed  simultaneously.    For example, [Alt+F1] implies to the user to press the Alt key and the F1 key at the same time. 

z

For some keyboard shortcuts, you must press and hold two keys at the same time and then  press a third key.    These are denoted by a plus sign (+) and a comma (,) within the brackets  ([ ]).    For example, [Ctrl+N,K] indicates to the user to press and hold the Ctrl key and the N  key simultaneously, then press the K key. 

System requirements System requirements for installing and running ThinkFree Office 4 are listed on the following table.    The specifications below should be met in order to fully utilize all functions of ThinkFree Office 4.    If  the specifications are not met, there could be differences in the performance at which the application  operates, depending on the specification of the individual system.  Windows

Windows XP/Vista/Windows7 512MB Memory

Macintosh

Mac OS X 10.4 or later 512MB Memory

Linux

Tested on Ubuntu 8.04 512MB Memory

 



Introduction The ThinkFree Office 4 productivity suite was developed to maximize compatibility with a number of  platforms.    ThinkFree  Office  4  provides  word  processing,  spreadsheet,  and  presentation  software.    All  ThinkFree  Office  4  applications  are  compatible  with  Microsoft®  Office,  meaning  that  Thinkfree  Office 4 can read, edit, and save in Microsoft® Office file formats.    Functions in ThinkFree Office 4  correspond to similar functions in Microsoft® Office.  ThinkFree  Office  4  was  developed  using  Java™  (by  Sun  Microsystems,  Inc.),  which  provides  outstanding  cross‐platform  compatibility.    Therefore,  ThinkFree  Office  4  supports  numerous  operating systems including the Mac OS® and Linux® in addition to Microsoft® Windows. 

ThinkFree Office Write 4 ThinkFree  Office  Write  4  is  a  powerful  and  versatile  word  processor  that  can  create,  edit,  and  view  documents.    Documents  that  have  been  produced  by  Microsoft®  Word  can  be  opened  and  edited  using ThinkFree Office Write 4.    Since the document can be saved in .doc file format after editing, it  can easily be shared with others.  ThinkFree  Office  4  allows  attaching  the  document  in  a  single  action  for  rapid  distribution  to  other  users  to  save  time  by  opening  an  e‐mail  account.    As  all  changes  made  to  the  document  can  be  recorded, you can keep track of the changes and collaborate with others.    Variety of documents can  be created by applying tables, images, clipart, and other user‐defined formats and can be exported to  HTML or PDF formats.    Also, many errors can be corrected by a using grammar checker and auto‐ repair functions. 

ThinkFree Office Calc 4 ThinkFree  Office  Calc  4  is  a  spreadsheet  application  that  can  easily  create  documents  with  lots  of  functions, open and edit documents created by Microsoft® Excel without the fear of incompatibility,  and save files in the .xls file format, allowing you to share spreadsheet files with others easier.  ThinkFree  Office  Calc  4  has  all  the  needed  functions  that  one  would  expect  and  require  in  a  spreadsheet  application,  such  as  drag‐and‐drop  cells,  Auto‐fill,  Copy,  Format,  Chart  Wizard,  Split  Windows,  and  Zoom  In.    ThinkFree  Office  Calc  4  can  also  export  spreadsheets  as  HTML  or  PDF  formats, both of which can then be easily uploaded to a Web site.  Conditional Formatting allows you to create rules and if the conditions you specified are satisfied, the  formatting such as cell font, fill color is applied so you can verify and review the data.    Pivot Table  helps  you  summarize  and  analyze  your  huge  data  in  a  wide  variety  of  ways.    The  Protect  Sheet  function  prevents  the  document  from  being  edited  by  others  and  provides  a  reliable  and  a  safe  environment for important or sensitive documents. 

ThinkFree Office Show 4 ThinkFree  Office  Show  4  can  create  powerful  and  dynamic  presentations  using  high‐resolution  images,  clipart,  and  numerous  graphic  functions.    ThinkFree  Office  Show  4  can  open  and  edit  documents created in Microsoft® PowerPoint without the fear of incompatibility.    Files can be saved  in .ppt file format making the file easy to share with others.  ThinkFree Office Show 4 provides you various slide designs, layouts, and animations as well as table  styles,  enabling  you  to  make  quality  presentation  materials.    Documents  created  using  ThinkFree  Office Show 4 can be exported to HTML or PDF formats, which can then be uploaded to a Web site  and accessed through a Web browser. 

ii 

Installation and Operation Installing ThinkFree Office 4 To install ThinkFree Office 4 on Windows:  1.

Double‐click the installation file that you have downloaded on your computer. 

2.

Follow the instructions in the wizard. 

Launching ThinkFree Office 4 When  ThinkFree  Office  4  is  launched  for  the  first  time,  the  Product  Activation  dialog  box  opens.    You will need to register your copy of ThinkFree Office 4 to continue using the software.  To launch ThinkFree Office 4, do the following:  1.

Double‐click on one of the ThinkFree Office 4 icons on your desktop (e.g., ThinkFree Office  Write 4).    Or, click the Start menu > All Programs > ThinkFree Office and then choose the  application you want to use.    The Product Activation dialog box will open automatically. 

2.

Select the Product Activate Now radio button and click Next. 

3.

Enter your name, e‐mail address, and the license key, then click Register.    If you have not  purchased a license yet, you may click Buy Now to buy ThinkFree Office 4 online, or click  Later to bypass the registration. 

 

Note If you click Later in the Product Activation dialog box, ThinkFree Office 4 will be available for use  for only 30 days following the initial installation.   

Registering a customer ID If  you  have  purchased  the  Download  edition  of  ThinkFree  Office  4,  you  are  also  given  a  ThinkFree  Office  online  ID  and  the  password  you  entered  at  the  time  of  purchase.    Customers  who  have  ThinkFree  Office  online  IDs  will  be  able  to  take  advantage  of  online  technical  support  through  the  Web site and using the complementary ThinkFree Online service.    ThinkFree Online service not only  gives you free access to the online version of ThinkFree Office 4 programs through the Internet, but  also provides you 1GB of free online storage space where you can upload and retrieve files anywhere  and anytime. 

iii 

Settings File type settings ThinkFree  Office  4  can  be  registered  as  the  default  application  for  Microsoft®  Word,  Excel,  and  PowerPoint files.  To set ThinkFree Office 4 as the default application:  1.

For the Windows operating system, click the Start menu > All Programs > ThinkFree Office  > ThinkFree Office Settings 4. 

  2.

In the Settings dialog box, click the File Types tab. 

  3.

Select the file types that you wish for ThinkFree Office 4 to open by default, then click OK. 

iv 

Technical Support ThinkFree Office 4 users can receive technical support though our Web site.  Please visit http://help.thinkfree.com, click Help Center, then click Products & Services INQUIRES to  leave your question.  A collection of frequently asked questions (FAQ) is also available by clicking FAQ.



ThinkFree Office Write 4    

User Interface The user interface of ThinkFree Office Write 4 follows the standards of conventional word processors,  so that users familiar with Microsoft® Word® and novice users alike can easily operate Write. 

  z

Title bar – Displays the name of the application and the title of the document, and contains  the Minimize, Maximize, and Close buttons. 

z

Menu bar – All Write commands can be accessed from the Menu bar. 

z

Standard toolbar – Contains the frequently used features and commands. 

z

Formatting toolbar – Allows you to format fonts and paragraph styles. 

z

Reviewing toolbar – Allows you to conveniently review the revised documents. 

z

Picture toolbar – Allows you to insert pictures including clipart files, images of Flickr. 

z

Table toolbar – Creates and modifies tables. 

z

Horizontal/Vertical  scale  –  Displays  the  horizontal/vertical  sizes  of  documents  and  the  locations of tabs and indentations. 

z

Drawing toolbar – Allows you draw or modify illustrations. 

z

Status bar – Displays the page number of documents, column numbers, and the location of  the cursor. 

z

Working area – This is where you can create and edit documents.    All tasks are performed  6 

here.  z

Horizontal/vertical  scroll  bars  –  Used  to  pan  the  screen  horizontally  or  vertically  when  documents are larger than the window in which they are displayed. 

z

Outlining  toolbar  (not  displayed  on  the  screen  by  default)  –  Allows  you  to  perform  the  outline levels and table of contents in a document. 

Toolbars Write toolbars contain frequently used commands and other tools.    This means that most commands  are accessible at the click of a mouse, eliminating the need to navigate through complicated menus.  You  can  choose  to  show  or  hide  each  toolbar.    The  Standard,  Format,  Table,  and  Drawing  toolbars  are displayed at start‐up by default.  To show or hide a toolbar:  1.

Click View > Toolbar to display a list of the toolbars. 

2.

When a checkmark (9) is displayed next to the toolbar’s name, it means that the toolbar is  currently displayed.    Clear the checkmark to hide it. 

Standard toolbar The  Standard  toolbar  contains  frequently  used  features  and  commands  for  creating  and  editing  documents.  Icon

Name New Open Save Save as PDF Print Print preview Cut Copy Paste Format Painter Undo Redo Find Replace Draw Table Insert Picture Insert Hyperlink Bookmark Show/Hide All Editing Marks Field shading Zoom ThinkFree Office Write Help

Description Creates a new document in a new window.  Opens a saved document.  Saves the active document.  Saves the document as a PDF file.  Prints the document.  Displays the document in its printed format.  Cuts selected contents and copies them to the clipboard.  Copies selected contents to the clipboard.  Pastes the contents of the clipboard into the document.  Copies the selected text format to another  Reverses the command(s) just performed.  Re‐performs command(s) that have been undone.  Searches for contents based on user‐defined criteria such as  keywords.  Replaces a specified word with another.  Draws/Inserts a table into the document.  Inserts a picture into the document.  Creates a hyperlink with selected words.  Inserts a bookmark.  Shows/hides all editing marks.  Shows/hides shading of fields.  Zooms in/out of the display.  Displays ThinkFree Office Write Help. 

 



Formatting toolbar The Formatting toolbar allows you to apply formatting to fonts and paragraph styles with a click of a  mouse.  Icon

Name Styles and Formatting Style Font Name Font Size Increase Font Size Decrease Font Size Bold Italic Underline Superscript Subscript Justify Align Left Center Align Right Distributed Numbered List Bulleted List Decrease Indent Increase Indent Single 1.5 Lines Double Font Color Phonetic Guide

Description Displays the Styles and Formatting task window.  Changes the style of the selected paragraph.  Changes the font of the selected area or text.  Changes the font size of the selected area.  Incrementally increases the font size.  Incrementally decreases the font size.  Bolds selected text.  Italicizes selected text.  Underlines selected text.  Changes selected characters to superscripts.      Changes selected characters to subscripts.      Aligns paragraphs at both right and left margins.  Aligns paragraphs to the left.  Aligns paragraphs to the center.  Aligns paragraphs to the right.  Aligns the paragraph at both ends by equally distributing  lines, regardless of the number of characters.  Adds or removes numbering.  Adds or removes bullets.  Indents to the left.  Indents to the right.  Sets the selection to single line spacing.  Sets the selection to 1.5 line spacing.  Sets the selection to double line spacing.  Changes the color of the selected text.  Adds phonetic guides 

 

Outlining toolbar The Outlining toolbar allows you to define the outline levels and table of contents in a document.    It  is not displayed at start‐up by default.  Icon

Name Description Promote to Heading Promotes the selected paragraph to the Heading 1 outline level.  1 Promote Promotes the selection by one outline level.  Outline Level

Sets the outline level of the selected paragraph. 

Demote Demote to Body Text Update TOC Go to TOC

Demotes the selected outline level by one.  Changes the selected outline level to body text.  Updates the Table of Contents in a document.  Returns you to the Table of Contents.  8 

 

Reviewing toolbar The  Reviewing  toolbar  allows  you  to  display  comments  or  tracked  changes  and  to  accept  or  reject  them while you review the revised document.  Icon

Name

Description

Display for review

Switches the versions of the document for the review. 

Show menu Previous Next

Provides  the  display  options  such  as  Final,  Original,  Comments,  Insertions  and  Deletions,  Formatting,  Reviewers, Balloons.  Moves to the previous comment or change from the current  comment or change.  Moves  to  the  next  comment  or  change  from  the  current  comment or change.  Accepts the selected change or all changes at once. 

Accept Change Reject Change/Delete Rejects the selected change or deletes the selected comment. Comment Inserts a new comment at the point where the mouse cursor  Insert Comment is placed.  Track Changes Starts change tracking. 

Next Change

Moves  to  the  previous  tracked  change  from  the  current  change.  Moves to the next tracked change from the current change. 

Previous Comment

Moves to the previous comment from the current comment.

Next Comment

Moves to the next comment from the current comment. 

Edit Comment

Edits comments. 

Previous Change

 

Table toolbar The Table toolbar allows you to create and edit tables and align text within tables.      Icon

Name Table Insert Row Insert Column Merge Cells Split Cells Align Top Align Center Align Bottom Distribute Rows Evenly Distribute Columns Evenly

Description Creates a table by setting the rows and columns.  Inserts a row above the selected row.  Inserts a column to the right of the selected column.  Merges selected cells into one.  Splits a selected single cell into multiple cells.      Aligns the characters in selected cells to the top.      Aligns the characters in selected cells to the middle.      Aligns the characters in selected cells to the bottom.  Equally distributes the heights of rows in a table.      Equally distributes the widths of columns in a table. 

 

Drawing toolbar The Drawing toolbar allows you to draw illustrations.  Icon

Name Draw Menu

Description Provides access to drawing features.  9 

Select Objects Auto Shapes Line Arrow Rectangle Oval Text box Insert Clip Art Insert Picture Fill Color Line Color Font Color Line Style Dash Style Arrow Style Shadow Style

Allows selecting an object in the document.  Inserts various shapes into the document.  Draws a line.  Draws a line ending with an arrowhead.  Draws a rectangle or a square.  Draws an ellipse or a circle.  Inserts a text box.  Opens the Clip Art dialog box.  Inserts a picture file.  Sets the inner color of an object.  Sets the line color of an object.  Sets the font color of the characters within the object.  Sets the thickness of lines.  Sets the line shape as solid, dotted, dash or double lines.  Sets the shape of arrows.  Sets the shadow of objects. 

 

Picture toolbar The Picture toolbar allows you to insert and modify picture files.  Icon

Name Insert Picture

Description Insert a picture file. 

Color More Contrast Less Contrast More Brightness

Changes the selected image to black and white.  The contrast increases by 3% for each click.  The contrast decreases by 3% for each click.  The brightness increases by 3% for each click. 

Less Brightness Crop Rotate Left 90º Line Style

The brightness decreases by 3% for each click.  Enables you to crop the picture. Click again to cancel Crop.  The selected picture rotates to the left by 90º for each click.  Specifies thickness of border lines of drawings, pictures, etc..  The  user  can  crop  the  image  or  control  the  image  properties  in  the  Format Picture dialog box.  Extracts  the  color  of  the  currently  selected  coordinate  values  and  makes the corresponding color values transparent.  Returns the picture to the original condition. 

Format Picture Set Transparent Color Reset Picture  

Header and Footer toolbar The Header and Footer toolbar allows you to insert or modify a header or footer.    It is automatically  displayed when you insert or modify the text in the top or bottom margin.  Icon

Name Inset Page Number Insert Number Of Pages Format Page Number Insert Date Insert Time Page Setup

Description Inserts a { PAGE } field which displays the number of the current page Inserts a { NumPages } field which displays the total number of pages. Opens the Page Number Format dialog box which allows formatting  the page numbers.  Inserts the current date.  Inserts the current time.  Opens  the  Page  Setup  dialog  box  which  allows  changing  page  10 

Link to Previous Switch Between Header and Footer Show Previous Show Next Close Header and Footer

settings.  Links two sections and uses the same formatting for different sections. Switches between the header and footer in the same page.  Moves to the previous section.  Moves to the next section.  Closes the toolbar and returns to the Edit mode. 

 

Learning the Basics Creating a new document When  Write  is  executed  from  the  icon,  an  editing  window  opens  with  a  blank  document  named  Document1.doc.    If another document is created while the existing Write document is still in use, a  new document file titled Document2.doc opens in a new window.  To create a new Write document:  9

Click File > New or press [Ctrl+N] simultaneously.    A new document opens. 

Saving documents This command allows you to save the working document as a file.    Saved files can be later opened  and edited.  To save a document:  1.

Click File > Save or press [Ctrl+S] simultaneously. 

2.

In the Save As dialog box, type the file name and then click Save. 

 

Note Saving ThinkFree Office Write 4 documents in three different ways:  9 File > Save: Stores all changes made since the last save.  9 File > Save As: Saves the document with a new name.  9 File > Save as PDF: Saves the document in PDF format.  If  a  file  has  previously  been  saved,  the  current  file  will  be  saved  by  the  same  name  without  a  dialog box being displayed. If you want to store different versions of the file, click File > Save As. 

Opening documents This  command  allows  you  to  open  saved  Write  documents  in  the  editing  window.    Once  opened,  documents can be read, edited, and/or printed.  To open a document:  1.

Click File > Open or press [Ctrl+O] simultaneously. 

2.

In the Open dialog box, locate and select a file you want to open. 

3.

Click Open.    The selected document will be displayed in the new ThinkFree Office Write 4  editing window. 

11 

Opening recent documents This command allows you to open the recent documents without navigating their locations.    You can  set to display up to the nine‐document list.  To open a recent document:  1.

Click File > Recent Files. 

2.

Click  a  document  name  from  the  list  of  the  recent  documents  available,  then  the  selected  document is open. 

 

Note You can specify how many lists will be displayed, but the maximum number of the lists is nine.  Click  Tools  >  Options  and  then  click  the  General  tab  in  the  Options  dialog  box  to  set  up  the  number of the lists. 

Sending to mail recipient This feature allows you to directly send the document that you are currently editing to others using  an  e‐mail  program  installed  on  your  computer.    Without  the  process  of  saving  and  attaching  the  document, you can quickly send the document from the editing window.  To send the current document:  1.

Click File > Send To Mail Recipient(as Attachment).    The document in the DOC format is  attached to the email program. 

2.

Send the email after entering the email address, the subject of the email, and the message. 

Closing documents To close a file:  1.

Click  File  >  Close  or  [Ctrl+W].  If  you  have  not  saved  the  file,  a  message  ʹDocument1ʹ  has  been changed. Do you want to save the changes? appears. 

  2.

Click  OK  to  save  the  changes.  Or  click  NO  to  close  the  active  document  while  the  Write  editing window will remain open. 

 

Note To close the entire ThinkFree Office Write 4 program, click File > Exit or click the X button on the  top right corner of the Title bar.   

12 

Setting up pages You can configure the page with respect to the characteristics of the current document. You can verify  the  changes  you  made  in  the  Preview  area  of  the  Margins  and  Paper  tabs  before  applying  those  changes to the document.  To set up a page:  1.

Click File > Page Setup. 

2.

In the Page Setup dialog box, click the tab: Margins, Paper, Layout, Document Grid. 

3.

Specify the options you want to apply to the current document. 

  4.

Click OK. 

13 

Printing This command allows you to print the document displayed in the active editing window.    You can  customize print specifications to best suit your documentation needs.  To print the current page of a document:  1.

Click File > Print, or press [Ctrl+P] simultaneously. 

2.

In  the  Print  dialog  box,  select  the  printer  you  wish  to  use  from  the  list  under  Name  and  specify other options. 

  3.

Click Print. 

 

Note Clicking  the  Print  icon  ( )  on  the  Standard  toolbar  automatically  prints  the  entire  document  without opening the Print dialog box. 

Printing to file Instead of printing a document on paper, Print to file saves documents electronically as printer files  (*.prn).    Files  saved  in  this  format  can  be  printed  on  different  systems  or  printers  with  the  same  result, even if ThinkFree Office Write 4 is not installed. 

Print range Allows you to specify the pages that you wish to print.  All Current page Pages

Prints all pages from the current document.  Prints only the page that is currently viewed.  Prints specified page numbers or a range of page numbers.     

14 

Number of copies Allows  you  to  specify  the  number  of  copies  of  the  document  and  how  the  printed  pages  will  be  organized.  Number of copies Collate

Sets the number of copies to be printed of the active document.  Prints multiple copies of a document in binding order (e.g., prints pages 1‐2‐3, 1‐2‐3, and  so on).    If Collate is not selected, the document pages will be printed in the order 1‐1‐1,  2‐2‐2, 3‐3‐3, and so on. 

 

Editing Undo/Redo The  Undo  feature  restores  a  document  to  its  state  prior  to  the  most  recent  action(s)  while  the  Redo  feature restores the document to its state prior to Undo.    You can Undo and Redo any changes to a  document up  to  the  most recent  save. These  easy‐to‐perform  functions  help minimize  mistakes and  you can save time by undoing errors while editing your document  To undo an action:  9

Click Edit > Undo or press [Ctrl+Z] simultaneously. 

To redo an action:  9

Click Edit > Redo or press [Ctrl+Y] simultaneously. 

Cut/Copy The  Cut,  Copy,  and  Paste  features  are  useful  for  moving  selected  contents  to  other  locations.    Cut  allows  you  to  remove  selected  contents  from  a  document,  temporarily  storing  it  on  the  clipboard,  before pasting it to another location.    Copy also allows you to temporarily store selected contents on  the clipboard and paste it elsewhere, but the selection is not removed from its original location.  To cut and paste a selection:  1.

Select the content you wish to relocate, then click Edit > Cut or press [Crtl+X] simultaneously. 

2.

Click on the location where you desire to paste the selection. 

3.

Click Edit > Paste or press [Crtl+V] simultaneously. 

To copy and paste a selection:  1.

Select the content you wish to copy, then click Edit > Copy or press [Crtl+C] simultaneously. 

2.

Click on the location where you desire to paste the selection. 

3.

Click Edit > Paste or press [Crtl+V] simultaneously. 

Fonts This  feature  allows  you  to  choose  different  fonts  and  define  their  characteristics  to  modify  text  to  enhance appearance of your documents.    You can choose the font type, size, and other effects, such  as bold, underline, and superscript.  To change or modify fonts:  1.

Select the text to be modified, then click Format > Font. 

2.

In  the  Font  dialog  box,  select  a  font  from  either  the  Latin  font  list  or  the  Asian  font  list.  Choose  Regular,  Italic,  or  Bold  from  the  Font  style  list,  and  select  a  size.    You  can  also  15 

change  the  font  color,  underline  style,  and  other  style  formats,  such  as  strikethrough  and  superscript. 

  3.

Review the modified text in the Preview area, then click OK. 

16 

Paragraphs You can greatly improve the organization and readability of your documents by applying paragraph  formatting.    You can specify alignment, indentation, and spacing.  To specify indents and spacing:  1.

Select the paragraph to be modified, then click Format > Paragraph. 

2.

In the Paragraph dialog box, click the Indents and Spacing tab. 

 

3.

„

Under the General section, specify alignment and outline level. 

„

Under  the  Indentation  section,  specify  the  left  and  right  margins  of  the  selected  paragraph and the indentation of the first line of the paragraph. 

„

Under  the  Spacing  section,  set  the  amount  of  spaces  before  and  after  the  selected  paragraph and specify line spacing. 

Review the changes in the Preview area, then click OK. 

 

17 

To set pagination:  1.

Select the paragraph to be paginated, then click Format > Paragraph. 

2.

In the Paragraph dialog box, click the Line and Page Breaks tab. 

3.

Check the pagination options as you wish to use, then click OK. 

  „

Widow/Orphan  control:  Attaches  the  whole  paragraph  to  prevent  the  topmost  or  the  lowest paragraph line from being divided if the first or the last line of the paragraph is  cut. 

„

Keep  lines  together:  Sends  the  whole  paragraph  to  the  next  page  to  prevent  breaking  the paragraph between pages if the current paragraph is cut in the middle. 

„

Keep with next: Attaches the current paragraph and its next paragraph together, such  that if the next paragraph goes to the next page, the current paragraph will follow the  next paragraph. 

„

Page break before: Breaks the page at the beginning of the current paragraph and sends  the current paragraph to the next page. 

18 

Bullets and Numbering You can insert or delete the bullets or numbering at the beginning of the selected paragraphs or the  paragraph where the mouse cursor is positioned. Bullets and Numbering are useful for arranging and  classifying multiple items.  1.

Place the cursor on the line or select the paragraphs you want to apply bullets or numbering  to, and then click Format > Bullets and Numbering. 

2.

In the Bullets and Numbering dialog box, click the Bulleted tab or Numbered tab to set and  apply the desired style to the paragraph. 

  3.

Click  OK.  If  you  want  to  create  or  modify  lists,  click  Custom  and  specify  the  settings  you  want to use. 

 

Note You can apply the preselected types of bullets or the numbers by clicking  toolbar.   

19 

  on the Formatting 

Finding and Replacing Finding words or phrases To find a word or phrase:  1.

Click Edit > Find or [Ctrl+F]. 

2.

On the Find tab of the Find and Replace dialog box, enter the text to be found in the Find  what field. 

  3.

Click Find Next or press [Enter]. 

 

Note If you want to set the advanced options, click the Highlight all items found in checkbox and click    to expand search options.   

Replacing words or phrases To replace a word or phrase:  1.

Click Edit > Replace or [Ctrl+H]. 

2.

On the Replace tab of the Find and Replace dialog box, enter the text to be found in the Find  what field and type the text you want to replace with the original text in the Replace with  field. 

  20 

3.

Click Replace. If you want to replace all occurrences of the text, click Replace All. 

Going to specific locations To directly go to another location:  1.

Click Edit > Go To or [Ctrl+G]. 

2.

On the Go To tab of the Find and Replace dialog box, choosing the category from the Go to  what list. 

3.

In the blank field at the right, specify the location where you want to go. 

  4.

Click Next or Previous accordingly. 

Header/Footer This feature allows you to insert the same content such as title, subtitle, etc. to the top or bottom of  each page.  To insert a header or footer:  1.

Click  View‐Header  and  Footer.  The  header  and  footer  areas  surrounded  by  dashed  lines  appear. 

2.

Enter the desired text within the dashed box. You can also insert pictures and/or tables. 

3.

Click  View‐Header  and  Footer  again.  The  dashed  boxes  disappear,  and  their  contents  are  displayed in gray color. 

21 

Footnotes/Endnotes Footnotes are notes placed at the bottom of a page in a document whereas endnotes are placed at the  end  of  a  section  or  a  document.    Footnotes  and  endnotes  are  used  for  additional  information,  explanatory notes, or quoted passages.  To insert a footnote or endnote:  1.

Position the mouse pointer where you want to add a footnote or an endnote, and then click  Insert > Reference > Footnote. 

2.

In the Footnote and Endnote dialog box, specify the options as desired. 

 

3.

„

Under the Location section, specify the location from Footnotes or Endnotes. 

„

Under the Format section, specify the starting number and number format as desired. 

„

Under the Apply changes section, specify the range for applying the changes. 

Click Insert. The selected footnote/endnote will be inserted to the desired location. 

 

Cross-reference You  can  create  a  reference  link  or  a  direct  link  to  the  text,  pictures,  or  tables.    When  editing  a  document, you may modify its references such as picture or table from time to time.    Cross‐reference  allows  you  to  rebuild  the  reference  numbers  according  to  your  changes  in  a  simple  one‐click  command.  To insert a cross‐reference:  1.

Select the text or the object, then click Insert > Reference > Cross‐reference. 

2.

In  the  Cross‐reference  dialog  box,  select  the  type  of  item  from  the  Reference  type  drop‐ down  list.  If  you  want  to  insert  a  hyperlink  to  the  referenced  object,  click  the  Insert  as  hyperlink checkbox. 

22 

  3.

Select the desired cross‐reference from the Insert reference to drop‐down list.   

4.

Select the targeted reference object from the For which list. The name of For which depends  on the reference type you selected. 

5.

Click Insert. 

Captions This feature allows you to attach a number, title, and explanation to the objects such as pictures, tables,  text boxes within the document.    Once a caption is attached, it follows the object whenever the object  is moved or modified.  To insert a caption:  1.

Select the object you want to attach a caption, and then click Insert > Reference > Caption. 

2.

In the Caption dialog box, the caption title in the Caption field is automatically attributed,  depending on the selected object. You can change the caption title. 

  3.

Under  the  Options  section,  select  the  label  (Figure,  Equation,  Table)  from  the  Label  drop‐ down list and specify the position of the object.    Click the New Label button to enter your  own label relevant to the object you selected. 

4.

Click OK to apply the caption to the selected object. 

23 

Bookmarks This feature is useful when you want to bookmark a reference section or remember the section you  were working on last time.  To insert a bookmark in the designated location:  1.

Select the text or the object you want to insert a bookmark, then click Insert > Bookmark. 

2.

In  the  Bookmark  dialog  box  appears,  enter  the  name  of  the  bookmark  in  the  Bookmark  name field. The Add button will be enabled. 

  3.

Select whether you want to sort the bookmark list by name or by location. 

4.

Click Add. The bookmark will be added to the list, and a gray bookmark icon (I) will appear  next to the selected text or object. 

 

Formatting You  can  set  the  font,  size,  and  effect  of  the  content  within  the  current  document  as  well  as  the  left/right indentation and the alignment method. You can apply different properties to the particular  text or paragraphs. 

Adding styles To add a new style:  1.

Click Format > Styles and Formatting.    The Styles and Formatting pane appears. 

24 

  2.

Click  New  Style.  In  the  New  Style  dialog  box,  type  a  style  name  in  the  Name  box  and  specify other options as you wish. 

  3.

Click  Format  to  display  a  list  of  options,  then  set  up  other  formatting  including  font  and  paragraph. 

  4.

Click OK. 

Applying styles To apply a style:  25 

1.

Place a mouse cursor on the location where you want to apply formatting. 

2.

Choose the formatting from the Styles and Formatting pane. 

3.

Type the text, or insert an object or a table. 

 

Note You can also apply the styles after completing the document. Select text or paragraphs, choose a  style from the Pick formatting to apply list on the Styles and Formatting pane.   

Modifying styles To modify a style:  1.

Click Format > Styles and Formatting. 

2.

Choose a style to be modified and click the down‐arrow    button or  Formatting pane, then click Modify from the drop‐down list. 

  on the Styles and 

  3.

In the Modify Style dialog box, change the style name or other options, or click Format to  change font, paragraph, border, etc. 

  4.

Click OK.  26 

Copying formats You can copy the formats rather than choosing them one by one.  To copy the format:    on the Standard 

1.

Click the text with formatting you want to apply to another, then click  toolbar. The mouse pointer will become a painter icon  . 

2.

Select the target text or paragraph. The formatting is applied to the target text. 

Inserting objects This  function  allows  you  to  insert  pictures,  image  files,  text  boxes,  and  clipart  into  documents.    Objects are inserted wherever the cursor is positioned. 

Inserting pictures After inserting a picture, you can zoom in and out, format border lines, and apply effects.  To insert a picture:    on the Drawing toolbar. 

1.

Click Insert > Picture > From File, or click 

2.

In the Insert Picture dialog box, browse the image file, select it. 

3.

Click Open.    The picture will be displayed in the document. 

Inserting Clipart To insert a clipart file:  1.

  on the Drawing toolbar. 

Click Insert > Picture > Clip Art or click 

  2.

In  the  Clip  Art  dialog  box,  double‐click  a  category.    Thumbnail  clipart  images  of  the  selected group are displayed. 

27 

  3.

Double‐click a clipart image you wish to insert, or click a clipart image and then click 



Flickr images You can search for images in Flickr and insert them into the documents without the need of opening  Internet browsers.  To insert an image from Flickr to the document:  1.

Click Insert > Picture > From Flickr.    The Insert Online Images dialog box appears. 

  2.

Type a keyword in the Search For filed, then click GO.    Thumbnail images are displayed in  the  Powered by  flickr™  pane.    Search results  may differ  depending  on  the  license  option  you choose.  28 

  3.

Double‐click the thumbnail image you want to insert, or click the image and then click Insert. 

Drawing The  drawing  function  allows  you  to  directly  draw  onto  the  documents  instead  of  having  to  insert  image or clipart files without using other applications.  You  can  enhance  documents  with  lines,  connectors, basic shapes,  and  block arrows, as  well  as  with  various shapes and drawing functions included in Write.  To create drawings:  1.

Click on the Line, Arrow, Rectangle, or Oval icons on the Drawing toolbar, or select shapes  such  as  Line,  Connector,  Block  Arrow,  Flowchart,  or  Callout  from  the  AutoShapes  menu.    The pointer will change to indicate that it is currently in drawing mode (+). 

2.

Click  on  the location  where  you  wish  the  drawing  to  begin,  then  drag  the  mouse  to  create  the shape you have selected. The shape will be drawn when you release the left‐click button  of the mouse. 

   

Note

29 

Dragging  the  mouse  while  holding  the  left‐click  button  can  change  the  size  of  objects.    Press  [Shift] or [Ctrl] while dragging for more options.  9

[Shift] – Controls the size of the objects to retain equal proportions while drawing.    This  feature is used to draw perfect squares or circles. 

9

[Ctrl] – Maintains the proportions of objects while re‐sizing. 

 

Tables Tables  are  useful  for  organizing  and  presenting  information,  especially  when  creating  complex  documents that deal with numerical data.  Rows and columns can be added to or deleted from tables that have been inserted into a document.    Attributes such as size, shape, and color of cells and borders can be modified.  To insert a table:  1.

Click Table > Insert > Table. 

2.

In the Insert Table dialog box, specify the number of rows and columns, then click OK. 

    With the Table menu opened by right‐clicking on the table, commands such as Insert, Delete Cells,  Split Cells are available. 

   

30 

Correcting Spelling This  feature  helps  you  check  the  spelling  on  the  current  document.    You  can  check  your  spelling  based on the language dictionary and the user dictionary.    If you use words that are not in the main  dictionary,  you  can  add  them  to  a  user  dictionary  so  that  they  will  not  be  recognized  as  a  spelling‐ error.  To check spelling:  1.

Place the mouse cursor at the beginning where the spelling check starts 

2.

Click  Tools  >  Spelling  or  press  [F7].    The  Spelling  dialog  box  appears.  In  the  Not  in  Dictionary pane, misspelled word is displayed in red, and in the Suggestions pane, a correct  word or a list of words suggested by the checker is displayed. 

  3.

In the Suggestions pane, select the suggested word, and then click Replace.  „

After you choose the suggestion, the Replace button is activated. 

„

If  the  Suggestions  pane  is  empty  or  does  not  contain  the  right  word,  type  the  correct  spelling of the word in the Not in Dictionary pane, and then click Replace. 

„

If you click Replace All, any occurrences of the word in the document are replaced with  the word selected from the Suggestions pane. 

„

If the word in the Not in Dictionary pane is not misspelled, click Skip to continue with  the spelling check without changing it.    When you click Skip All, the same word will  be skipped and not shown in the Not in Dictionary pane. 

31 

AutoCorrect AutoCorrect automatically corrects common typing errors as you type with the keyboard.    Because  the words are automatically corrected as you work, fast process of the document is possible without  having to edit each word, or running a spelling check.  To add a misspelled word to be corrected:  1.

Click Tools > AutoCorrect Options. 

2.

On the AutoCorrect tap of the AutoCorrect dialog box, check Replace text as you type.    If  you want  to set  alert sounds  when  misspelled  words are  corrected,  click  Play sound upon  use. 

  3.

Click OK. 

 

Note You can import or export an AutoCorrect Dictionary file.   

32 

AutoFormat AutoFormat  automatically  changes  some  elements  into  other  forms  that  you  define.  You  can  set  formatting to automatically be replaced while you are typing or you can change formatting using the  AutoFormat function after completing the document. 

  ʺStraight quotesʺ with “smart quotes”  Changes  straight  quotation  marks  to  smart  quotation  marks.    Straight  quotation  marks  have  the  same shape for right and left quotes whereas smart quotation marks have the different curly quotes.  Ordinals(1st) with superscript  Makes English letters with the number in sequential order smaller than the normal font and positions  them at above the baseline.  Fractions(1/2) with fraction character(1/2)  Substitutes fractions for traction characters.    When you type 1/4, 1/2 or 3/4, they are replaced with ¼,  ½ or ¾.  Hyphens(‐‐) with dash(—)  Replaces two hyphens (‐‐) between the text with a dash (—).  *Bold* and_italic_ with real formatting  Makes  text  between  asterisks  (*)  appear  bold  and  text  between  underscores  (_)  appear  italic.    If  special characters including punctation marks are placed before *bold* or _italic_, this feature is not  applied.    If special characters except for a question mark (?), exclamation (!), comma (,) and slash (/)  are  placed  after  *bold*  or  _italic_,  this  feature  is  not  applied.    If  asterisks  or  underscores  are  redundant like **bold** or __italic__, this feature is not applied.    If you type *bold*(_italic_), the text  between asterisks (*) becomes bold but (_italic_) is as it is.  Internet and network paths with hyperlinks  33 

Hyperlinks web pages, file paths, Internet and network paths including mailto, email addresses (e.g.,  http://www.thinkfree.com).  Automatic numbered lists  Sets  up  the  automatic  numbering.    If  you  wish  to  deactivate  the  automatic  numbered  list,  press  [Enter] twice. 

Collaborating The  Track  Changes  feature  allows  you  to  revise  documents  with  others  and  track  of  what  changes  including comments have been made to the documents and who has revised them. 

Activating Track Changes You  can  track  the  changes,  such  as  additional  text,  modified  text,  changed  formatting  and  select  names of the reviewers to check the changes or comments by those reviewers.    While you review the  changes, you can accept or reject them.  To activate Track Changes, do one of the following:  „

Click Tools > Track Changes. 

„

Click 

„

Double‐click TRK on the status bar. 

  on the Reviewing toolbar. 

 

Note You can see the clear letters TRK on the status bar at the bottom of the editing screen when Track  Changes is activated.    If you deactivate this function, the letters TRK become blurry.   

Setting Track Changes options You can change the way that markup and balloons are displayed.  To change tracking options:  1.

2.

Do one of the following:  „

Click Tools > Options, then click the Track Changes tab in the Options dialog box. 

„

  on  the  Reviewing  toolbar  to  display  a  list  of  the  options,  then  choose  Click  Options from the list 

In the Track Changes tab, specify the tracking options as desired. 

34 

 

3.

„

Under the Markup section, specify insertions, deletions, formatting, changed lines, and  colors. 

„

Under the Balloons section, choose whether to use balloons or not, and then specify the  width of the balloons.    If you want to display lines connecting balloons to the changes  or comments, check the Show Lines connecting to text checkbox.

Click OK. 

Reviewing comments and changes You  can  display  all  the  comments  and  changes,  or  you  can  specify  the  way  you  view  the  original  document and the changes that you or reviewers made to the document.  To specify the way that the changes are displayed:  1.

Click View > Markup. 

2.

Click the down‐arrow next to Final Show Markup on the Reviewing toolbar to display a list  of options, then choose the way you want to view. 

  „

Final Showing Markup: shows the deleted text in the balloons while the inserted  text and formatting changes are shown inline. 

„

Final: shows the final version of the document that all changes are accepted. 

„

Original Showing Markup: shows the inserted text and formatting changes in the  balloons while the deleted text remains inline. 

„

Original:  shows  the  original,  unchanged  document  that  any  change  is  not  35 

accepted.    To customize the markup view:  9

Click 

  on the Reviewing toolbar, then choose options from the list as you wish. 

    To accept or reject the changes:  1.

Click the change or the comment you want to accept or reject. 

2.

  on  the  Reviewing  toolbar  to  display  a  list  of  options,  then  choose  the  option  Click  accordingly. 

  „

Reject Change/Delete Comment: rejects the current change, or deletes the current  comment. 

„

Reject All Changes Shown: rejects the changes made by the selected reviewers. 

„

Reject All Changes in Document: rejects all tracked changes. 

„

Delete  All  Comments  Shown:  deletes  the  comments  added  by  the  selected  reviewers. 

„

Delete All Comments in Document: deletes all added comments. 

  While you review the changes in the document, you can simply reject or accept them in the balloons.  You can check when the document was revised and who has added comments or made changes to the  document. You can also delete comments by clicking the close icon ( ) in the balloons.  To accept or reject the changes, place the mouse pointer over the check icon ( ) or the close icon ( ) on  the balloon.  „

Click    on the balloon to accept the change.  36 

„

Click    on the balloon to reject the change. 

 

Customizing Documents Columns You can divide part of a document into several columns to create layouts.    You can specify the width  and spacing to enhance the appearance of the documents or to display in newspaper‐style columns.  1.

Place  the  mouse  cursor  where  you  want  to  divide  text  into  columns,  then  click  Format  >  Columns. 

2.

In the Column dialog box, choose one of presets.    If you want to customize the number of  columns, use the spin button from Number of columns. 

  3.

Under  the  Width  and  spacing  section,  adjust  the  width  and  spacing  of  each  column  and  review your adjustment in the Preview area. 

4.

Choose where the settings of the columns will be applied from the Apply to drop‐down list. 

5.

Click OK. 

37 

Page breaks This  feature  allows  you  to  split  the  text  or  section  and  to  manage  them.    When  you  insert  a  page  break  or  a  section  break,  a  pale‐colored  break  line  will  be  shown  and  the  selected  break  type  will  appear. 

 

Break types Page  break: Divides  the  text  into  two pages  with  respect  to  the current  mouse  position.  Page  break  will  insert  a  page  break  icon  to  the  current  mouse  position,  and  send  the  remaining  content  to  the  next page.  Column  break:  Assuming  that  the  document  consists  of  multiple  columns,  this  feature  divides  the  text  into  two  columns  with  respect  to  the  current  mouse  position.    Column  break  will  insert  a  column break icon to the current mouse position, and send the remaining content to the next column.  Text  wrapping  break:  Divides  a  paragraph  in  two  with  respect  to  the  current  mouse  position,  and  sends the remaining text to the next line while keeping the single paragraph format.    Text wrapping  break  will insert a  Soft  Enter  icon  to  the  current  mouse  position and  send  the  remaining  text  to  the  next line. 

Section break types This field divides the text into sections, and sets the beginning section of the remaining content.  Next page: Divides the text into two sections with respect to the current mouse position, and sends  the remaining content to the next page.  Continuous: Divides the text into two sections with respect to the current mouse position, and sends  the remaining content to the next line.  Even page: Divides the text into two sections with respect to the current mouse position, and sends  the remaining content to the next even page.  Odd page: Divides the text into two sections with respect to the current mouse position, and sends  the remaining content to the next odd page.  38 

To control the page breaks:  1.

Place the mouse cursor where you want to divide the text, and then click Insert > Break. 

2.

In the Break dialog box, select the desired type: Page break, Column break, Text wrapping  break from the Break types section.    If you want to divide the text into sections, select the  beginning section of the remaining content from the Section break types field. 

3.

Click OK to apply the selection. 

 

Table of contents The table of contents represents a list of all headings within the current document, and summarizes  the overall document contents for easy viewing.  This  feature  allows  you  to  build  the  table  of  contents  using  an  easy  style,  without  the  need  to  manually  search  every  heading  and  page.    With  the  table  of  contents,  you  can  easily  locate  the  desired content by referring to the headings and their related pages.  To create a table of contents:  1.

Place  the  mouse  cursor  where  you  want  to  insert  the  table  of  contents,  then  click  Insert  >  Reference > Table of Contents. 

2.

In the Preview area of the Table of Contents dialog box, review the appearance of the table. 

 

3.

„

Clear the Show page numbers checkbox to display the headings only. 

„

Clear  the  Right  align  page  numbers  checkbox  to  delete  all  tabs  and  display  the  page  numbers right next to the headings. 

„

Select the type of the line to fill the tab from the Tab leader drop‐down list. 

Under the General section, select the level of the headings to be displayed using the Show  level spin button. (By default, ThinkFree Write builds a table of contents with up to 3 level  headings. To build an outline‐style table, click the Outline levels checkbox.)  39 

4.

Click OK. 

 

Page numbering You  can  insert  page  numbers  that are  necessary  for  the  index  and  table  of contents, and  every  time  you  modify  the  document,  the  page  numbers  are  updated  automatically.    The  number  is  incremented for each successive page.  To insert page numbers:  1.

Click Insert > Page Numbers. 

2.

In the Page Number dialog box, select the position of the page numbers and their alignment  style from the Position and Alignment drop‐don lists respectively. 

  3.

Review your selection in the Review area, then click the Format button.   

4.

In the Page Number Format dialog box, select the desired format from the Number format  drop‐down list and the section to which the page numbers is applied. 

  5.

Click OK to close the Page Number Format dialog box. 

6.

In the Page Number dialog box, click OK. 

 

40 

Creating Hyperlinks to Hyperlinks are used  to link  between  separate  documents  to  direct  readers from  the  current  page  to  another or to open a new browser window to view a document.    Hyperlinks can be inserted within  the texts and will lead the readers to specific destinations 

Existing File or Web Page 1.

Select the text to be hyperlinked, then click Insert > Hyperlink. 

2.

In the Insert Hyperlink dialog box, click 

3.

  to browse to the location of the file you want to link to, or click  Click  Web or enter a URL address.    The OK button is now activated. 

  on the Link to bar.    to browse the 

  4.

Click OK to create a hyperlink to the existing file or the Web. 

Current Document 1.

Select the text to be hyperlinked, then click Insert > Hyperlink. 

2.

In the Insert Hyperlink dialog box, click 

3.

Select  a  place  from  the  Select  a  place  in  this  document  pane:  Top  of  the  Document,  Headings, and Bookmarks.    The OK button is now activated. 

41 

  on the Link to bar. 

  4.

Click OK to create a hyperlink to the current document. 

E-mail Address 1.

Select the text to be hyperlinked, then click Insert > Hyperlink. 

2.

In the Insert Hyperlink dialog box, click 

3.

Enter the email address in the E‐mail address field and the message title in the Subject field.    The OK button is now activated. 

  from the Link to section. 

  4.

Click OK to create a hyperlink to an email address. 

Web Page saved in del.icio.us 42 

del.icio.us is a social bookmarking web service for storing, sharing, and discovering web bookmarks.    You  can  create  hyperlinks  to  the  Web  pages  saved  in  del.icio.us,  without  the  need  of  opening  Web  browsers.  1.

Select the text to be hyperlinked, then click Insert > Hyperlink. 

2.

In the Insert Hyperlink dialog box, click 

3.

To  directly  log  in  to  the  del.icio.us,  enter  your  information  in  the  User  Name  and  the  Password fields. 

  on the Link to bar. 

  4.

Choose a Web page from the list you want to link to. 

5.

Click OK to create a hyperlink to the Web page from the list of del.icio.us. 

 

Note If you want to add a comment that will show up when the mouse pointer is over the hyperlinked  text, click Screen Tip and enter any information you want to provide.   

43 

ThinkFree Office Calc 4    

User Interface The  ThinkFree  Office  Calc  4  user  interface  follows  the  standard  design  of  conventional  spreadsheet  applications, so that users familiar with Microsoft® Excel® and novice users alike can easily operate  Calc. 

  z

Title  bar  –  Displays  the  title  of  the  application,  the  title  of  the  document,  and  contains  the  Minimize, Maximize, and Close buttons. 

z

Menu bar – Provides access to all ThinkFree Office Calc 4 features and commands. 

z

Standard toolbar – A collection of frequently used features and commands. 

z

Formatting toolbar – A collection of tools used to change font types, paragraph styles, etc. 

z

Name box – Displays the address of the selected cell.    By inputting a name that is easy to  recall instead of the address, the cell can be quickly located. 

z

Row heading – 65,536 rows are displayed.    Selected rows are darkened. 

z

Column heading – 256 columns from A to IV are displayed.    Selected columns are darkened. 

z

Formula  bar  –  Displays  cell  contents.    If  the  cell  content  is  the  result  of  a  formula,  the  formula  is  displayed.    You  may  directly  input  and  modify  the  cell  contents  here.    The  Formula bar can be shown or hidden from the View menu. 

z

Move sheet tab – Used to move to sheets that are hidden from view. 

z

Drawing toolbar – Allows you draw or modify illustrations. 

z

Picture toolbar ‐ Allows you to insert pictures including clipart files, images of Flickr. 

z

Status bar – Displays the page number, the column numbers, and the location of the cursor.    The status bar can be shown or hidden by selecting or deselecting the Status bar option from  44 

the View menu.  z

Sheet  tab  –  Displays  the  name  of  the  worksheet.    The  sheet  tab  can  be  renamed  by  right‐ clicking on it with the mouse. 

z

Worksheet  –  The  area  for  inputting  and  manipulating  data.    Three  worksheets  are  displayed by default. 

z

Horizontal/Vertical  scroll  bars  –  These  bars  are  used  to  move  to  different  parts  of  the  spreadsheet when it becomes larger than the window on which it is displayed. 

Toolbars Toolbars  contain  frequently  used  tools  represented  by  icons.    You  can  choose  to  hide  or  display  toolbars.    The Standard, Format, and Drawing toolbars are displayed at start‐up by default.  To show or hide a toolbar:  1.

Click View > Toolbar to display a list of the toolbars. 

2.

When a checkmark (9) is displayed next to the toolbar’s name, it means that the toolbar is  currently displayed.    Clear the checkmark to hide it. 

Standard toolbar The  Standard  toolbar  contains  frequently  used  features  and  commands  for  creating  and  editing  spreadsheets.  Icons

Names New Open Save Save as PDF Print Print Preview Cut Copy Paste Format Painter Undo Redo Find

 

Replace Clear Contents Clear Formats Clear All Insert worksheet Insert Hyperlink AutoSum Sort A to Z Sort Z to A Chart Wizard Zoom ThinkFree Office Calc Help

Descriptions Creates a new spreadsheet on a new window.  Opens saved spreadsheets.  Saves the active spreadsheet.  Saves the active spreadsheet as a PDF file.  Prints the active spreadsheet.  Displays the spreadsheet on‐screen as it will be printed.      Cuts selected contents and copies them to the clipboard.  Copies the selected contents to the clipboard.  Pastes the contents from the clipboard to the spreadsheet.  Copies the formatting of characters and objects.  Reverses the command(s) just performed.  Re‐performs command(s) that have been undone.  Searches the active spreadsheet based on user‐defined criteria such as  keywords.  Replaces a specified word with another after finding it.  Clears the contents of selected cells.  Clears the formatting of selected cells.  Clears all formatting and contents of selected cells.  Inserts a new worksheet.  Creates a hyperlink with the selected words.  A formula that produces the sum of selected cells.  Sorts the selected range of cell data in ascending order.      Sorts the selected range of cell data in descending order.  Creates charts.  Controls the size of the display by zooming in and out.  Displays ThinkFree Office Calc Help. 

45 

 

Formatting toolbar The Formatting toolbar allows you to apply formatting to numbers, fonts, and cells with a click of a  mouse.  Icons

Names Font Font Size Increase Font Size Decrease Font Size Bold Italic Underline Align Left Align Center Align Right Merge and Center Currency Style Percent Style Comma Style Increase Decimal Decrease Decimal Decrease Indent Increase Indent Borders Fill Color Font Color

Descriptions Changes the font type of the selected area.      Changes the font size of the selected area.  Incrementally increases the font size.  Incrementally decreases the font size.  Bolds selected text.  Applies italics to selected text.  Underlines the selected text.      Aligns the paragraph to the left.  Centers paragraphs.  Aligns paragraphs to the right.  Centers the selection after merging cells.  Applies currency styles.  Applies percentage styles.  Applies comma styles.  Increases decimal places.  Decreases decimal places.  Decreases the indentation of the contents of the cell.  Increases the indentation of the contents of the cell.      Applies borders.  Sets the color of cell’s shade (background color) and the surface of the  object.  Sets the font color of the characters.     

 

Drawing toolbar The Drawing allows you to draw illustration and manage pictures.  Icons

Names Draw Menu Select Objects Auto Shapes Line Arrow Rectangle Oval Text Box Insert Clip Art Insert Picture Fill Color Line Color Font Color Line Style

Descriptions Provides the many draw functions.  Selects an object in the document.  Inserts various shapes into the document.  Draws a line.  Draws an arrow.  Draws a rectangle or a square.  Draws a circle or an ellipse.  Inserts a text box.  Opens the Clips Art dialog box.    Inserts a picture file.      Sets the surface color of the drawn object.  Sets the line color of the drawn object.  Sets the font color of the characters used within an object.  Sets the border line thickness of drawings and images.  46 

Dash Style Arrow Style Shadow Style

Sets the line shape as solid, dotted, dashed, or double lined.  Sets the shape of the head and tail of the arrow.  Sets the shadow of the object. 

 

Picture toolbar The Picture toolbar allows you to insert and modify picture files.  Icon

Name Insert Picture

Description Insert a picture file. 

Color More Contrast Less Contrast More Brightness

Changes the selected image to black and white.  The contrast increases by 3% for each click.  The contrast decreases by 3% for each click.  The brightness increases by 3% for each click. 

Less Brightness Crop Rotate Left 90º Line Style

The brightness decreases by 3% for each click.  Enables you to crop the picture. Click again to cancel Crop.  The selected picture rotates to the left by 90º for each click.  Specifies thickness of border lines of drawings, pictures, etc..  The  user  can  crop  the  image  or  control  the  image  properties  in  the  Format Picture dialog box.  Extracts  the  color  of  the  currently  selected  coordinate  values  and  makes the corresponding color values transparent.  Returns the picture to the original condition. 

Format Picture Set Transparent Color Reset Picture  

PivotTable toolbar The PivotTable toolbar allows you to filter and sort data.  Icon

Name Pivot Table Options

Description Allows  modifying  the  layout,  formatting,  data,  filter,  etc.  on  the  PivotTable Options dialog box. 

Show Report Filter Pages Separates data of the Report Filter field into different worksheets.  Field Settings

Allows  modifying  functions  and  cell  formatting  on  the  Value  Field  Settings dialog box. 

Expand

Shows the hidden data in rows or columns. 

Collapse

Hides the displayed data in rows or columns. 

Sort A to Z Sort Z to A Sort

Sorts the selected range of cell data in increasing order.  Sorts the selected range of cell data in decreasing order.  Allows sorting data using the Sort By Value dialog box.  Updates the data in a pivot table if the source data has been changed.  You cannot use the Undo command once you refresh the data. 

Refresh Move PivotTable

Moves a pivot table to another location. 

Show/Hide Field List

Displays or hides field lists. 

   

47 

Learning the Basics By  default,  ThinkFree  Office  Calc  4  opens  with  one  workbook  containing  three  worksheets.    Worksheets can be added or deleted, and their names can be changed.    The rows and columns that  make up the worksheet can be inserted, deleted, or hidden.  In order to maximize the benefits of ThinkFree Office Calc 4, the terms and concepts frequently used  in this application, such as cell, cell address, worksheet, and workbook, should be well understood.  z

Worksheet  –Calc  worksheets  are  comprised  of  rows,  columns,  and  cells  indicated  with  horizontal  and  vertical  lines.    The  Worksheet  is  similar  in  concept  to  the  working  area  of  ThinkFree  Office  Write,  in that  it is  the area  where data  is  entered.    A  Worksheet  contains  16,384 vertical columns and horizontal 1,048,576 rows. 

z

Workbook  –  A  workbook  (e.g.,  Book1)  is  comprised  of  a  set  of  worksheets  (e.g.,  Sheet1,  Sheet2, and Sheet3). 

z

Cell – Cells are the basic units of a worksheet.    A cell is the area created by the intersecting  horizontal and vertical borders of rows and columns. 

z

Cell address – One worksheet contains 16,777,216 cells, and each cell has a unique address.    The cell address starts with the alphabetical label of a column and ends with the number of  the row (e.g., C24). 

  You  can  insert  a  number  of  worksheets  and  also  delete  worksheets  with  data.    Once  you  delete  a  worksheet, you cannot restore it.  To insert or delete worksheets using the menu:  9

Right‐click a worksheet tab, then click Insert Worksheet or Delete Worksheet from the quick  menu. 

    Names may be assigned to worksheets to better describe the characteristics of the data they contain,  allowing you to effectively manage data.  To rename worksheets  1.

Right‐click  the  worksheet  tab  to  be  renamed,  then  click  Rename,  or  double‐click  the  worksheet tab. 

2.

Type the new name as desired. 

 

48 

Worksheets can be moved or copied using the menu or the mouse.  To move a worksheet using the menu:  1.

Right‐click the worksheet tab to be moved, then click Move or Copy. 

2.

In the Move or Copy Sheet dialog box, select a sheet. 

  3.

Click OK. The worksheet is moved to the front of the selection. 

  To copy a worksheet using the menu:  1.

Right‐click the tab of the sheet you wish to copy, then click Move or Copy. 

2.

In the Move or Copy Sheet dialog box, select a sheet. 

3.

Select Create a copy, then click OK. The worksheet will be copied to the assigned position  with a postfix after the original sheet name). 

Understanding Cell References The term reference in this context pertains to a cell or range of cells.    Cell references allow you to use  the  value  of  that  cell  in  any  formulas.    Cells  from  other  sheets  or  other  workbooks  can  also  be  referenced.    Types of cell references include: absolute reference, relative reference, reference of cells  of other worksheets, and 3‐D references. 

Cell reference Cell ranges are denoted by the use of a colon (:).    For example, a given cell range, B4:E7, includes all  cells between B4 and E7.    To obtain the sum of this reference, type in [=SUM(B4:E7)]. 

Relative reference When  a  cell  with  a  cell  range  is  copied,  the  copied  cell  has  different  reference  depending  on  its  location.    If  the  formula  is  copied  to  a  row  or  a  column,  the  reference  automatically  changes.    Formulas use relative references as their base.    When the cell formula is copied and pasted, the cell  reference changes accordingly. 

Absolute reference The  absolute  reference  is  used  at  all  times  when  referring  to  the  same  cell  or  cell  range.    To  absolutely  refer  to  a  cell,  add  the  dollar  sign  symbol  ($)  to  both  the  row  and  column  label.    For  example, to refer absolutely to cell F1, enter its cell reference as $F$1.  49 

Referencing cells from other worksheets Other  worksheets  can  be  referenced.    Add  an  exclamation  mark  (!)  to  the  worksheet  name  when  referencing other worksheets.    For example, when referencing Sheet3, type =Sheet3!. 

3-D Reference 3‐D reference is used when analyzing data in the same cell or range of cells on multiple worksheets  within the workbook. 

Creating new spreadsheets When Calc is executed for the first time from the icon, a blank spreadsheet (Book1) opens in the Calc  editing window.    To create a new document while the Calc editing window is opened, select either  the workbook or a spreadsheet format.  To create a new spreadsheet:  1.

Click File > New. 

2.

In the Templates dialog box, select either the Workbook on the General tab or a spreadsheet  format on the Spreadsheet Solutions tab, then click OK. 

     

50 

 

Saving files This command allows you to save files.    Saved files can be later opened and edited.    Calc can save  files in the Microsoft® Excel (*.xls), XML (*.xml), HTML (*.html, *.htm), and PDF (*.pdf) formats.  To save a file:  1.

Click File > Save or press [Ctrl+S] simultaneously. 

2.

In the Save As dialog box, type the file name and then click Save. 

 

Note If  a  file  has  previously  been  saved,  the  current  file  will  be  saved  by  the  same  name  without  a  dialog  box  being  displayed.    Click  File  >  Save  As  if  you  want  to  store  different  versions  of  the  file.   

Opening files This command opens saved worksheet files in the editing window.    Opened files can be read, edited,  and printed.  To open a file:  1.

Click File > Open or press [Ctrl+O] simultaneously. 

2.

In the Open dialog box, locate and select a file you want to open. 

3.

Click Open.    The file will be displayed on the editing window. 

Closing files This command closes the active spreadsheet.  To close a spreadsheet:  9

Click  File  >  Close.    The  worksheet  will  close  but  the  Calc  editing  window  will  remain  opened. 

 

Note When you click File > Close, only the active worksheet closes.    To close the Calc editing window,  click File > Exit or the X from the top right corner of the Title bar.   

51 

Setting up pages You can configure the page with respect to the characteristics of the current document. You can also  specify headers and footers.  To set up a page:  1.

Click File > Page Setup. 

2.

In the Page Setup dialog box, click the tab: Page, Margins, Header/Footer, Sheet. 

3.

Specify the options you want to apply to the current worksheet. 

  4.

Click OK. 

  To insert a header or footer:  1.

On the Header/Footer tab of the Page Setup dialog box, click Custom Header or Customer  Footer. 

2.

The Header dialog box appears if you clicked Custom Header. Specify the type of a header  and contents, and then click OK. 

  52 

Printing You can print an entire file or just part of a spreadsheet, depending on your selection.  To print a spreadsheet:  1.

Click File > Print or press [Ctrl+P] simultaneously. 

2.

Make selections in the Print dialog box, then click OK. 

   

Cell Protection You can protect worksheets from being modified when you distribute your files but you can set up all  of the cells against being altered or specify cells editable.  To protect a worksheet:  1.

Select a block of cells to be protected, then click Tools > Protection > Protect Sheet. 

2.

In the Protect Sheet dialog box, enter the password and then specify a range of the cells you  will allow others to edit. 

  53 

3.

Click OK. In the Confirm Password dialog box, enter the password again and then click OK. 

    To unprotect a worksheet:  1.

Click Tools > Protection > Unprotect Sheet. 

2.

In the Unprotect Sheet dialog box, enter the password and click OK. 

 

Note Even  you  do  not  enter  the  password,  you  can  protect  the  worksheet.    When  you  unprotect  worksheet  to  edit  it,  you  do  not  need  to  enter  the  password  if  you  protected  the  worksheet  without the password.       

54 

Formatting Cells The most important goal in worksheet operations is the easy identification of data.    The column and  row lines that you see on the worksheet of Calc are not printed.    Lines must be created to enhance  readability for printed materials.  Depending on the cell contents, the external cell feature(s) and the shape of the data can be changed.    For example, formatting of cell borders and backgrounds can be modified. 

Formatting cell borders To format cell borders:  1.

Select a block of cells, then click Format > Cells. 

2.

In the Format Cells dialog box, click the Border tab. 

 

3.

„

Select one of the presets and a line style. 

„

Click on the border icons, then select a border color. 

Click OK. 

Formatting text Formatting  text  is  one  of  the  easiest  ways  to  enhance  the  appearance  of  your  spreadsheet.    Font  formats are set from the Font tab of the Format Cells window or by using the Formatting toolbar.  To format text:  1.

Select a block cells. 

2.

Click Format > Cells, then click the Font tab. 

3.

Select font, size, and any other effects.    Results are displayed in the Preview area. 

55 

  4.

If you are satisfied with your changes, click OK. 

Formatting numbers You can modify numeric data into specific types of formats such as numbers, time, currency, and date.  To format numbers:  1.

Select a range of cells, then click Format > Cells. 

2.

In the Format Cells dialog box, click the Number tab. 

  3.

Select  the  category  of  data  and  the  format  that  best  fits  the  data  type.    Results  can  be  56 

previewed in the Sample pane.  4.

If you are satisfied with your changes, click OK. 

Aligning text You  can  control  the  horizontal  and  vertical  alignment  of  cell  contents  and  merge  two  or  more  cells  into a single cell.  To align text:  1.

Select a cell or range of cells, then click Format > Cells. 

2.

In the Format Cells dialog box, click the Alignment tab. 

  3.

Select the horizontal and vertical alignment of the text. The text orientation within any cell  can also be set to any angle by dragging the line or entering the exact number of degrees. 

4.

Click OK. 

To merge cells:  1.

Select a block of cells to be merged, then click Format > Cells. 

2.

In the Format Cells dialog box, click the Alignment tab. 

3.

Under the Text control section, select Merge cells. 

4.

Click  OK.    The  selected  cells  are  now  merged  into  a  single  cell.  To  split  the  merged  cells  back into its original state, deselect Merge cells. 

Inserting comments You can add your comments to a worksheet or provide some information using comment boxes.  To add a comment into a cell:  1.

Select the desired cell, then click Insert > Comments.    A comment box is inserted into the  selected cell. 

2.

Type  your  comment  or  any  information  you  want  to  add  to  the  comment  box.    The  57 

comment box disappears but a reverse red‐triangle ( ) appears on the cell to indicate there  is a comment.    You can display the comment box by right‐clicking on the cell and clicking  Show/Hide Comment from the drop‐down list.  To insert a picture into a comment box:  1.

Select  a  comment  box,  then  right‐click  to  display  a  list  of  the  options  and  click  Format  Comment. 

2.

On the Colors and Lines tab of the Format Comment dialog box, click Fill Effects from the  Fill section. 

  3.

In the Fill Effects dialog box, click the Picture tab. 

  4.

Click Select Picture to navigate the file you want to insert, then click OK.  58 

 

Formulas Using Formulas Formulas are numerical expressions that use the four fundamental operators of arithmetic (+, ‐, *, /) in  addition to the complex data analysis.    Formulas created in Calc must start with the equal sign (=). 

Formulas using cell addresses You  can  use  cell  addresses  to  derive  formulas  instead  of  directly  inputting  the  data  into  formulas.    For example, the formula [= A1 + C1] will display the sum of cells A1 and C1.    If the data in these  cells change, the resulting value will automatically be recalculated. 

Sum After inputting data into the spreadsheets, the sum of the data can be easily calculated.      To calculate the sum of data:  1.

Type in the numbers in cells. 

2.

Select  a  cell  with  no  data,  type  the  equal  sign  (=)  to  indicate  the  data  to  be  entered  is  a  formula. 

3.

Select one of the cells you typed the numbers, then press the plus sign (+). 

  4.

Select another cell you typed the numbers, then press the plus sign (+). 

5.

Repeat the process as many cells as you want to calculate. 

6.

Press  [Enter].    The  sum  will  be  displayed  on  the  cell  that  you  typed  the  equal  sign  and  added the values of the other cells. 

Using the fill handle In a case where an identical formula is used with changes only to those locations, it is convenient to  use the fill handle [+]. 

59 

To use the fill handle, follow the example below:  1.

Type in the numbers in cells A2 to D2, and in cells A3 to D3. 

2.

Select cell E2, then type the sum formula to sum the values from A2 to D2. 

3.

Drag the mouse to the cell E3. The sum will be displayed in the cell E3. 

 

Editing Formulas Formulas  entered  into  cells  can  be  copied  and  pasted  to  other  cells  or  moved.    Depending  on  the  reference style of the cell, the resulting value may differ when copying cells with formulas.    However,  complex cell references do not need to be used if names are assigned to them. 

Naming cells Formulas can be created with cell names.    For example, to create a formula for calculating the sum of  cells  A1  and  B1,  set  name  A1  as  “keyboard”  and  B1  as  “monitor”.    The  formula  then  becomes  [=keyboard+monitor] instead of [=A1+B1].  To name cells:  1.

Select a cell, then click the name box of the worksheet. 

2.

Type a name of the selected cell you want to give, then press [Enter]. 

  3.

Create formulas using the names that you have given to the cells. 

 

Copying formulas Copying formulas allows you to paste the formula rather than re‐entering it.  To copy a cell formula:  1.

Select the cell with the formula. 

2.

Click Edit > Copy or press [Ctrl+C] simultaneously.     

3.

Select the cell(s) where you wish to paste the copied formula, then Click Edit > Paste or press  60 

[Ctrl+P] simultaneously. 

Deleting formulas You can delete cells or contents with formulas only.  To delete a formula:  9

Select the cell with the formula, then Click Edit > Delete or press [Del]. If you want to remain  the cells but want to remove the contents with formulas, click Edit > Clear > Formats. 

 

Note You can simply right‐click on the cell that you want to delete, then from the drop‐down list click  Delete to delete the cell or Clear Contents to delete only its contents.   

Formula Auditing Formula Auditing mode allows you to browse all formula in the selected worksheet. You can evaluate  a complex formula step by step to ensure all intermediate calculations are proper.  To evaluate formula:  1.

Click Tools > Formula Auditing > Formula Auditing Mode. 

  2.

Select the cells you wish to evaluate the applied formula. 

3.

Click Tools > Formula Auditing > Evaluate Formula. 

  61 

4.

In the Evaluate Formula dialog box, click Evaluate. 

Data Inputting data The data that you enter into the worksheets can be numbers or text.    Default alignment depends on  the  type  of  the  data.    Generally,  cells  containing  characters  are  left‐aligned,  while  cells  containing  numbers are right‐aligned.    Press [Enter] after inputting data to confirm its entry to the cell. 

Entering continuous data using Autofill The Autofill feature is used to quickly input data that is continuous in nature by using the menu or a  simple key operation.    The mouse can be used to automatically fill a range of cells using the selected  continuous character string or numeric data.  To Autofill numeric data:  1.

Enter any number in a cell, then drag the mouse to the desired location by selecting the fill  handle, indicated by a [+] symbol. 

  2.

Release the left mouse button.    All selected cells are then filled with the number. 

    To input the data that that increases by the difference of two numerals:  1.

Enter the two numbers into the desired cells. 

2.

Drag  the  mouse.    The  selected  cells  will  continue  to  be  filled  incrementally  by  the  data  obtained from the difference of the two original numbers.  A. Enter the number, 1, in a cell, then the number, 3, in the adjacent cell. 

  B.

By dragging the mouse, the selected cells will continue to be filled incrementally by the  data obtained from the difference between numerals, 1 and 3. 

 

Autofill of characters using string data After inputting data other than numbers, such as “month” or “quarters”, press and hold [Ctrl] while  dragging the mouse to fill the cells with the copied data. 

Autofill using the menu Certain areas of rows or columns can be filled with identical data using the menu.  To automatically fill cells using the menu:  62 

1.

Type text in a cell. 

2.

Select a block of cells including the cell that you typed the text. 

3.

Click Edit > Fill, select any options as desired: Down, Up, Right, Left. Cells within the block  are filled with the text you typed. 

   

Sorting data You can arrange data in either ascending or descending order.  To sort data:  1.

Select a block of cells to be sorted, then click Data > Sort. 

2.

In the Sort dialog box, specify the sorting order. 

  3.

Click  OK.  If  you  want  to  cusotmize  the  sorting  order  or  change  the  data  orientation,  click  Options and then specify the options in the Sort Options dialog box.  63 

Filtering data This feature allows you to easily filter data such as text, numbers.  To filter data:  1.

Select a block of cells, then click Data > Filter > AutoFilter. 

2.

Use  the  drop‐down  arrow  button  on  a  column  heading  to  choose  the  display  a  list  of  the  options. 

  3.

If you want to create your own filter, click Custom on the drop‐down list. 

4.

In the Custom AutoFilter dialog box, specify the criteria and then click OK. 

   

Conditional Formatting Conditional  formatting  allows  you  to  create  rules  to  highlight  specific  cells.    If  the  rules  that  you  have specified are true, the formatting is applied to cells.    You can also control the cell font, fill color,  and border settings. 

Creating a new rule 1.

Click Format > Conditional Formatting > New Rule. 

2.

Under the Condition section of the New Formatting Rule dialog box, specify the formatting  criteria. 

64 

  „

Cell Value is  You  can  compare  the  values  by  choosing  one  of  the  preset  comparison  operations.    Values can be text or integers, but if you enter a formula, start it with an equal sign (=) 

„

Formula is  You can evaluate data or conditions. You must start the formula with an equal sign (=),  the result must be TRUE or FALSE. 

3.

Click the Format button. In the Forrmat Cells dialog box, define a set of conditions and then  click OK to close the dialog box. 

  4.

In the New Formatting Rule dialog box, click OK. 

 

Modifying conditional rules 1.

Click Format > Conditional Formatting > Manage Rules. 

2.

In the Conditional Formatting Rules Manager dialog box, select one of the applied rules in  the list and then click Edit Rule. 

65 

  3.

In the Edit Formatting Rule dialog box, modify the rule as desired and then click OK. 

 

Copying conditional formatting 1.

Select the cells with the conditional formats. 

2.

  on the Standard toolbar, then select the cells you want to format. Or, right‐click on  Click  a  block  of  cells  you  want  to  format  and  then  click  Formats  and  OK  in  the  Paste  Special  dialog box. 

 

66 

Clearing conditional formatting You can clear the conditional formatting from the selected cells or the current worksheet.  To clear the conditional formatting:  „

Click  Format  >  Conditional  Formatting  >  Clear  Rules  >  Clear  Rules  from  Selected  Cells  after selecting a block of cells if you want to clear the rules from the selected cells. 

„

Click  Format  >  Conditional  Formatting  >  Clear  Rules  >  Clear  Rules  from  Entire  Sheet  to  clear all the rules from the worksheet. 

Importing External data You can import external data rather than prepare all the data in the worksheet. ThinkFree Office Calc  supports only TXT files to be imported.  To use an external data source:  1.

Click Data > Import External Data > Import Data. 

2.

In the Open dialog box, select a file with a TXT extension. 

3.

The Text Import Wizard – Step 1 of 3 opens. Choose the original data type and the starting  row, then click Next. 

  4.

In Step 2 of 3, set the delimiters and then click Next. 

67 

  5.

In Step 3 of 3, select the data format and then click Finish. The Text Import Wizard is closed,  and the Import Data dialog box appears. 

  6.

In the Import Data dialog box, specify where you want to put the data and then click OK. 

68 

   

Group and Outline You can outline the data to organize them into groups that will be expanded or collapsed.  To make a group of data:  1.

Select  a  block  of  cells  to  be  organized  as  a  group,  then  click  Data  >  Group  and  Outline  >  Group. 

2.

In the Group dialog box, click either the Rows or the Columns radio button and then OK. 

 

To show or hide groups:  9

On the worksheet, click a plus sign (+) to expand groups of columns or rows or a minus sign  (‐) to collapse groups. 

 

69 

 

Functions Functions are mathematical expressions provided to execute difficult calculations quickly and easily.    The ability of Calc can be enhanced depending on the depth of knowledge of functions you have, but  it is not necessary for you to understand all functions to use Calc effectively.  If  the  function  and  usage  of  the  function  are  known,  data  can  be  quickly  processed.    There  are  various  types  of  functions  used  in  Calc,  and  they  range  from  simple  summations  to  formulas  for  engineering  and  finance.    A  function  can  be  entered  either  directly  or  through  the  Insert  Function  dialog box which appears when you click Insert > Function. 

 

Construction of a function A  function  starts  out  with  an  equal  sign  (=),  identical  to  formulas,  and  consists  of  function  name,  parenthesis, and factors.  =Function_Name (factor1, factor2, … , factorN)  Factors  are  the  building  block  of  functional  expressions.    Cell  ranges  are  set  using  factor  operators  such as the colon (:).    There are different types of factors available depending on where a function is  entered.    You can ensure that the relevant type of factor is selected by using the Function Wizard.  The factor types used for functions are as follows:  z

Numbers – All numbers can be used as factors. 

z

Formula – Functions or formulas can be used within another function. 

z

Text lines – Data contained with single quotation marks (e.g., ‘text’) are treated as text.    For  example, ‘1234’, and ‘A1:A10’ would be processed as text lines. 

z

Reference – Areas such as cell address and cell range.    The cell address can be used directly  as a factor, and a colon (:) is used to indicate the range of the area. 

z

Logical value – True and False are used as logical operators. 

z

Comma – Divides the factors used in functions. 

z

Parentheses – Groups factor ranges for reference purposes. 

Function types and order of operation Function types include arithmetic, comparison, text, reference, etc.    The sequence of the calculation is  70 

determined  by  the  standard  mathematical  orders  of  operation.    Data  within  parenthesis  are  calculated first, and then multiplication and division are calculated before addition and subtraction.  Arithmetic functions  Arithmetic functions are used to perform basic operations:  + * / % ^

sum subtract, minus multiply divide percentage power

5+2 5-2, -5 2*5 5/2 50% 5^2(5*5)

  Comparison functions  After comparing two values, the results are shown as True or False.  = > < >= B1 A1=B1 A1 PivotTable Report.    The Create PivotTable dialog box appears and the range  of selected cells is highlighted in the Table/Range field. 

  3.

Choose either New Worksheet or Existing Worksheet to create a pivot table report. 

4.

Click OK.    The PivotTable Field List pane appears on the right side of the editing window. 

 

74 

5.

Click the checkbox of the item you want to make a pivot table report, or drag them into the  fields. The selected data are organized in the pivot table. 

   

Note If you want to change the data in the fields, you can simply click the down‐arrow on the field that  you want to move to another place.  Click the down‐arrow on the field from Drag fields between areas below of the PivotTable Field  List pane, then choose the option from the drop‐down menu. 

   

75 

Using an external data source 1.

Click Data > PivotTable Report.    The Create PivotTable dialog box appears. 

2.

Check the Use an external data source radio button. The Get Data button is now enabled. 

3.

Click Get Data, then navigate a file you want to use as the source data. 

4.

The  Text  Import  Wizard  –  Step  1  of  3  opens.    Follow  the  steps  of  the  wizard.    For  more  details,  refer  to  Importing  External  data.    After  you  complete  the  wizard,  the  Import  Data  dialog box will appear. 

5.

In the Import Data dialog box, specify where you want to put the data and then click OK. 

  6.

In the Create PivotTable dialog box, specify where you want to create a pivot table and then  click OK. 

76 

Charts The Chart feature allows you to graphically illustrate data.    You can create charts with the contents  of an entire worksheet or just the parts you need. 

Creating charts To create a chart:  1.

Enter data into a worksheet. 

2.

Select  the  cells  you  wish  to  use  to  create  a  chart,  then  click  Insert  >  Chart.    The  Chart  Wizard will open. 

3.

In the Chart Wizard Step 1 of 4 – Chart Type dialog box, select a chart type and its sub‐type. 

  4.

Click Next. 

5.

In the Chart Wizard Step 2 of 4 – Chart Source Data dialog box, click the Data Range tab.    The selected cell addresses from step1 are displayed. 

6.

From the Series in area, choose Rows or Columns, then click Next. 

77 

   7.

From  the  Chart Wizard  Step  3 of 4  – Chart Source  Data  dialog box,  type  the  labels in  the  Chart title, Category (X) axis, and Value (Y) axis fields, then click Next. 

  8.

From the Chart Wizard Step 4 of 4 – Chart Location dialog box, check the As new sheet or  As object in radio button, then click Finish.    The chart will be inserted. 

  78 

Editing charts You can modify charts such as border patterns, color, and fill effects.  To modify data formatting:  1.

Right‐click on the chart, then click Format Data Series from the drop‐down menu. 

  2.

Click the tab that allows you to modify options: Patters, Data Labels, Series Order, Options. 

  3.

Specify the options as you want to apply to the chart, then click OK. 

  To change the chart shape:  1.

Right‐click  on  the  chart,  then  click  Chart  Type.  You  can  select  the  chart  type  and  sub‐type  and also customize the chart types. 

79 

  2.

Specify the options as you want to apply to the chart, then click OK. 

  To modify the source data:  1.

Right‐click on the chart, then click Data Source. 

 

2.

„

On the Data Range tab, you can change the range of the chart data. 

„

On the Series tab, you can add or remove itmes under the Series section and change the  category asis labels. 

Specify the options as you want to apply to the chart, then click OK. 

  80 

ThinkFree Office Show 4    

User Interface The ThinkFree Office Show 4 user interface follows the standard design of conventional presentation  application,  so  that  users  familiar  with  Microsoft®  PowerPoint®  and  novice  users  alike  can  easily  operate Show. 

  z

Title  bar  –  Displays  the  name  of  the  application,  the  title  of  the  document,  the  Minimize,  Maximize, and Close buttons. 

z

Menu bar – All ThinkFree Office Show 4 commands can be accessed from it. 

z

Standard toolbar – Contains the most frequently used features and commands. 

z

Picture toolbar – Allows you to insert pictures including clipart files, images of Flickr. 

z

Formatting toolbar – Applies formatting to fonts and paragraph styles. 

z

Table toolbar – Creates and modifies tables. 

z

Outline/Slide pane – Displays the presentation outline and thumbnails of slides. 

z

View icons – Allows you to choose from Normal view, Slide Sorter view, Slide Master view,  or Slide Show. 

z

Drawing toolbar – Allows you draw or modify illustrations. 

z

Status bar – Displays the number of the current slide and the total number of slides.  81 

z

Working area – This is where you create and edit documents.    All tasks are performed here. 

z

Notes pane – Window to enter additional comments when creating the slides. 

z

Horizontal/vertical  scroll  bars  –  Used  to  pan  the  screen  horizontally  or  vertically  when  documents become larger than the window from which they are displayed. 

Toolbars Toolbars  contain icons  that  allow  you  to  access  frequently  used  tools  with a  click  of a  mouse.    The  Standard, Formatting, and Drawing toolbars are displayed at start‐up by default.    You can choose to  hide or display toolbars.  To show or hide a toolbar:  1.

Click View > Toolbar to display a list of the toolbars. 

2.

When a checkmark (9) is displayed next to the toolbar’s name, it means that the toolbar is  currently displayed.    Clear the checkmark to hide it. 

Standard toolbar The  Standard  toolbar  contains  frequently  used  features  and  commands  for  creating  and  editing  presentations.  Icons

Names New Open Save Save as PDF Save as Images Print Cut Copy Paste Undo Redo Insert Table Insert Hyperlink Hide/Show Gridlines Zoom ThinkFree Office Show Help

Descriptions Creates a new presentation on a new window.  Opens saved presentations.      Saves the active presentation.  Saves the presentation as a PDF file.  Saves the slides as images.  Prints the presentation.  Cuts and copies selected contents to the clipboard.  Copies selected contents to the clipboard.  Pastes the contents of the clipboard unto the presentation.      Reverses the command(s) just performed.  Re‐performs command(s) that have been undone.  Inserts a table.  Creates a hyperlink in the text.  Displays or hides guidelines.  Zooms in and out of the display.  Displays ThinkFree Office Show Help. 

 

Formatting toolbar The Formatting toolbar allows you to apply formatting to fonts and paragraph styles with a click of a  mouse.  Icons

Names Font Font Size Bold Italic Underline Align Left

Descriptions Changes the font type of the selection.  Changes the font size of the selection.  Bolds the selection.  Applies italics to the selection.  Underlines the selection.  Aligns the paragraph to the left.  82 

Centre Align Right Justify Change Text Direction Combine Characters Bullet Increase Font Size Decrease Font Size Decrease Indent Increase Indent New Slide

Aligns the paragraph to the center.  Aligns the paragraph to the right.  Aligns the paragraph at both right and left margins.  Changes text directions horizontally or vertically.  Writes only numbers horizontally in the vertical text box.  Adds or removes bullets.  Incrementally increases the font size.  Incrementally decreases the font size.  Indents the paragraph to the left.  Indents the paragraph to the right.  Inserts a new slide. 

 

Table toolbar The Table toolbar allows you to create and edit tables and align text within tables.      Icon

Name Draw Table Eraser

Description Draws tables by dragging a mouse.  Erases tables using a mouse. 

Border Style

Selects border styles to apply to table lines or border lines. 

Border Width

Selects border width to apply to table lines or border lines. 

Border Color

Selects colors to apply to table lines or border lines. 

Outside Borders Fill Color Table Merge Cells Split Cells Align Top Align Center Align Bottom Distribute Rows Evenly Distribute Columns Evenly Change Text Direction

Changes borders of the selected table or cells.  Fills color in the selected table.  The menu associated with inserting tables appears.  Merges two or more cells.  Splits the selected cell into two or more.  Aligns the paragraph to the top.  Aligns the paragraph to the center.  Aligns the paragraph to the bottom.  Adjusts the rows to equal height.  Adjusts the columns to equal width.  Changes text directions horizontally or vertically. 

 

Drawing toolbar The Drawing toolbar allows you to draw illustrations.  Icons

Names Draw Menu Select Objects Auto Shapes Line Arrow

Descriptions Provides many drawing functions.  Allows you to select an object in the presentation.  Inserts various shapes into the presentation.  Draws a line.  Inserts an arrow.  83 

Rectangle Oval Text box Insert Clip Art Insert Picture Fill Color Line Color Font Color Line Style Dash Style Arrow Style Shadow Style

Draws a rectangle or a square.  Draws an ellipse or a circle.  Inserts a text box for entering characters.      Opens the Clip Art dialog box.  Inserts a picture file.  Sets the inner color of an object.  Sets the line color of an object.  Sets the font color of the characters in the object.  Sets the thickness of lines.  Sets the line shape as solid, dotted, dash, or double lines.  Sets the shape of arrows.  Sets the shadow of objects. 

 

Picture toolbar The Picture toolbar allows you to insert and modify picture files.  Icon

Name

Description

Insert Picture

Insert a picture file. 

Color More Contrast Less Contrast More Brightness

Changes the selected image to black and white.  The contrast increases by 3% for each click.  The contrast decreases by 3% for each click.  The brightness increases by 3% for each click. 

Less Brightness Crop Rotate Left 90º Line Style

The brightness decreases by 3% for each click.  Enables you to crop the picture. Click again to cancel Crop.  The selected picture rotates to the left by 90º for each click.  Specifies thickness of border lines of drawings, pictures, etc.  The  user  can  crop  the  image  or  control  the  image  properties  in  the  Format Picture dialog box.  Extracts  the  color  of  the  currently  selected  coordinate  values  and  makes the corresponding color values transparent.  Returns the picture to the original condition. 

Format Picture Set Transparent Color Reset Picture  

Slide Master toolbar The Slide Master toolbar allows you to create a presentation with different types of slides  Icon

Name New Slide Master

Description Adds a new slide master with the sub slide masters. 

New Layout

Adds a new layout to the selected slide master. 

Delete Master/Layout

Deletes  a  slide  master  or  a  slide  layout  of  the  selected  slide.  When any of them is being used, this icon is not enabled.   

Preserve Master Rename Mater/Layout

Preserves any masters even they are not being used. 

Master Layout

Changes the master name or the layout name.  Allows  you  to  delete  placeholders  using  the  Master  Layout  dialog  box.  While  you  are  selecting  a  slide  layout,  you  cannot  control the master layout.  84 

Allows you to customize layouts by adding placeholders. While  New Placeholder you  are  selecting  a  slide  master,  you  cannot  modify  the  placeholder.  Allows  you  to  add  a  placeholder  to  the  title.  While  you  are  Title Placeholder selecting a slide master, you cannot modify the placeholder.  Allows  you  to  add  a  placeholder  to  the  footer.  While  you  are  Footer Placeholders selecting a slide master, you cannot modify the placeholder.  Close Master View Closes Slide Master View and returns to Normal View.   

Learning the Basics Creating a new presentation When  Show  is  executed,  a  presentation  file  opens  in  the  editing  window.    If  a  new  document  is  created while the presentation is already in use, a new Show file opens in a new window.  To create a new Show presentation:  9

Click File > New or press [Ctrl+N] simultaneously.    A blank presentation appears. 

   

Note If  a  file  has  previously  been  saved,  the  current  file  will  be  saved  by  the  same  name  without  a  dialog  box  being  displayed.    Click  File  >  Save  As  if  you  want  to  store  different  versions  of  the  file.    85 

Applying design templates You  can  use  slide  design  templates  to  create  professional‐looking  presentations.    The  default  presentation  has  a  simple  layout  that  consists  of  a  white  background  with  text  boxes.    You  can  enhance the appearance of presentations using the designs provided by ThinkFree Office Show.  To apply a design template:  1.

Click Format > Slide Design. The Slide Design pane appears on the right side of the editing  window. 

2.

From the Apply a design template list, select a design template you want to use. 

  3.

Click  the  down‐arrow  button  on  the  template  to  display  a  list  of  options,  then  choose  the  option as desired. The selected design template with formatting will be applied to the slide. 

   

Note If you want to use a different template, click Browse other template on the Slide Design pane to  customize the slide deign. 

Applying slide layouts Show comes with various slide layouts, such as Title, Title and Content, Comparison, and many more  86 

depending on the purpose of the presentation.  To apply a slide layout:  1.

Click  Format  >  Slide  Layout.    The  Slide  Layout  pane  appears  on  the  right  side  of  the  editing window. 

2.

From the Apply slide layout list, select a layout template. 

  3.

Click  the  down‐arrow  button  on  the  layout  to  display  a  list  of  options,  then  choose  the  option as you wish to use. The selected layout will be applied to the slide. 

Types of slide layouts Show offers purpose‐oriented types of the slide layouts    Types

Names Title slide

Functions Usually appears the first or second slide in a presentation.    The title,  theme, name of the presenter, and dates are displayed.     

Title and Content

Layout that normally appears when a new slide is added. You can  enter the title and the relevant contents with bullets or numbers and  also insert clipart files, media clips, tables. 

Selection Header

The tile and a brief description of the presentation are suitable. 

Two Content

Comparison Title only Blank Content with Caption

Fits for comparing two features side by side or presenting a long list in  a single slide. This slide is useful for laying out short contents or  comparing two lists.  Most fits for the comparison of two different things. You can simply  click a table, picture, clipart or media clip icon in the textbox to insert  any one as you want to use.  Consists of only the title box. You can add your own text boxes to  customize.  This slide contains no text boxes.    You can insert text boxes according  to your needs.  Layout that allows you to add captions for tables, images, media clips,  and other contents as you need.  87 

Picture with Caption

Layout that allows you to insert pictures and its captions. 

Title and Vertical Text

Layout that allows you to type text in vertical except for the title. 

Vertical Title and Text

Layout that allows you to type all the text in vertical. 

 

Modifying table styles Show provides various table styles that allow you to format tables and make them colorful.  To modify a table style:  1.

Select a slide with the table you want to modify its styles, then click View > Task Pane.    A  pane on the right of the editing window appears. 

2.

Click  the  down‐arrow  button  on  the  pane  title  to  display  a  list  of  the  options,  then  click  Table Style.    The Table Style pane with the table style templates is displayed. 

  3.

Click  the  table  to  be  modified,  then  specify  the  style  option  under  the  Table  style  option  section and select a table style from the Table styles templates. 

88 

 

4.

„

Header Row: Highlights the first row differently from other rows in the table. 

„

Total Row: Highlights the last row differently from other rows in the table. 

„

Banded Rows: Applies different shades to distinguish between alternate rows. 

„

First Column: Highlights the first column differently from other columns in the table. 

„

Last Column: Highlights the last column differently from other columns in the table. 

„

Banded Columns: Applies different shades to distinguish between alternate columns. 

Click the down‐arrow button on the table style, then click one of the options to apply it. If  you want to remove the style but leave the contents, click Clear Table Style. 

 

89 

Editing Presentations Inserting new slides When creating a presentation, you can insert new slides then add new content or data.  To insert a new slide:  1.

Click the Slides tab from the Outlie/Slides pane, then select the slide after which you want a  new slide to be appeared. 

2.

Click Insert > New Slide or press [Ctrl+M] simultaneously. The new slide will be inserted. 

   

Formatting fonts This  feature  allows  you  to  choose  different  fonts  and  define  their  characteristics  to  modify  text  and  enhance  the appearance  of  your  presentation.    You can  choose  font  type and size and  select  effects  such as bold, underline, and superscript.  To format fonts:  1.

Select the text you want to format. 

2.

Make  changes  by  using  the  tools  from  the  Formatting  toolbar.    The  changes  are  then  applied to the slide. 

Adding slide notes Slide notes are used to provide additional information to the given presentation, as in speech scripts.    Slide notes are not displayed during the slide show but can be printed with the slides.  To add slide notes to slides:  1.

Select a slide.    The Notes pane can be viewed at the bottom of the editing window. 

2.

Type the speech notes or additional information in the Notes pane.    (When the Notes pane  90 

is selected, the words Click to add notes disappear.)  3.

Click File > Save or press [Ctrl+S] simultaneously to save your presentation. 

Bullets and numbering Bullets  and  numbering  are  used  to  organize  and  classify  different  items  in  a  presentation.    Bullets  and numbering enhance presentations by arranging information so it becomes easier to read.  To create a numbered or bulleted list:  1.

Select  the  text  you  want  to  add  bullets  or  numbers,  then  click  Format  >  Bullets  and  Numbering. 

2.

In the Bullets and Numbering dialog box, click either the Bulleted tab or the Numbered tab. 

  3.

Select the type of bullet or numbering, set the size, color, and any other options, then click  OK. 

91 

Insert objects Inserting text boxes Text boxes are sued to enter titles or summaries to the body of the presentation slide.    You can define  the location and size of the text boxes, fill effects, border patterns, and colors.  To insert a text box:  1.

  or    on the Drawing toolbar.    The cursor turns into a  Click Insert > Text Box, or click  plus sign (+). You can reposition the text box on the slide by dragging it with your mouse. 

2.

Type any word or phrase in the text box, then select the text box as a block. 

3.

Select  a  font  type  or  set  the  font  size  from  the  Formatting  toolbar.  The  text  box  will  automatically expand to two lines if the width of the text box is not wide enough. 

   

Note Horizontal  Text  Box  direction of text, click  Vertical Text Box  of  text,  click 

  allows  you  to  make  text  flow  horizontally.    If  you  want  to  change  the    on the Formatting toolbar. 

  allows you to make text flow vertically.    If you want to change the direction    on  the  Formatting  toolbar.    If  you  want  to  change  the  direction  of  numbers 

while you leave text as they are, click 

  on the formatting toolbar. 

 

Inserting pictures You can insert pictures into presentations.  1.

Click Insert > Picture > From File. The Insert Picture dialog box appears. 

2.

Select a picture file, then click Open.    The selected picture file is inserted into the middle of  the slide. Move the picture to the desired location by clicking and dragging it. 

Inserting clipart Clipart is a group of image objects included with ThinkFree Office 4 that can be easily inserted into  presentations.    ThinkFree Office Show offers many categories of clipart such as animals, architecture,  maps, plants, symbols, etc.  To insert a clipart image:  92 

1.

Select a slide, then click Insert > Picture > Clip Art. 

2.

In the Clip Art dialog box, double‐click a category. 

  3.

Double‐click a clipart image to be inserted, or click a clipart image and then click 



Flickr images You  can  search  for  images  in  Flickr  and  insert  them  into  the  slides  without  the  need  of  opening  Internet browsers.  To insert an image from Flickr to the slide:  1.

Click Insert > Picture > From Flickr.    The Insert Online Images dialog box appears. 

  93 

2.

Type a keyword in the Search For box, then click GO.    Thumbnail images are displayed in  the  Powered by  flickr™  pane.    Search results  may differ  depending  on  the  license  option  you choose. 

  3.

Double‐click the thumbnail image you want to insert, or click the image and then click Insert. 

Multimedia Files You  can  give  a  dynamic  presentation  and jazz  up  your  presentations  by  inserting  movie  clips  (avi,  mpeg, mov, mp4, m4v) and sound effects (mp3, wav, mid, midi). 

Movies To add a video file:  1.

Click Insert > Movie and Sound > Movie, or click 

2.

In the Insert Movie dialog box, locate and select a video file. 

3.

Click Open.    The file will be inserted on the editing window. 

  on the working area. 

Sounds To add an audio file:  1.

Click Insert > Movie and Sound > Sound. 

2.

In the Insert Sound dialog box, locate and select an audio file. 

3.

Click Open.    The file will be inserted on the editing window. 

Drawing You can draw on documents instead of inserting an image or a clipart file.    ThinkFree Office Show  supports drawing, which means you can directly draw onto the document without having to use any  other  applications.    The  mouse  can  be  used  to  draw  simple  or  complex  illustrations,  some  demanding multiple effects and modifications.    You can enhance documents with lines, connectors,  94 

basic shapes, and block arrows, as well as with various shapes and drawing functions included in the  Drawing toolbar.  To create drawings:  1.

On  the  Drawing  toolbar,  choose  any  shape  you  want  to  use  to  draw.  The  mouse  pointer  changes to a plus sign (+), indicating the drawing mode. 

2.

Click on the location where you wish the drawing to begin, then drag your mouse to create  the shape you selected.    The shape is drawn when you release the left mouse button. 

3.

Select  the  object  then  click  Format  >  Format  AutoShape.    Set  the  fill  color,  line  color,  and  other effects as desired, then click OK. 

Tables Tables are used to organize and present information, especially when creating complex documents or  dealing with numerical data.    Rows and columns can be added or deleted to tables.    Attributes such  as size, shape, and colors of cells and borders can be modified.  To insert a table:  1.

Click Table > Insert Table. 

2.

In  the  Insert  Table  dialog  box,  specify  the  number  of  rows  and  columns  you  desire,  then  click  OK.  A  table  with  the  assigned  number  of  rows  and  columns  will  be  displayed  in  the  presentation. 

3.

Enter the data into the table. 

95 

Slide Master Creating slide masters The Slide Master is the template for all of the slides in a presentation.    When formatting slide layout,  font  type  and  alignment  are  applied  to  the  Slide  Master.    Changes  are  applied  to  all  slides  in  the  presentation,  saving  you  the  effort  of  changing  format  on  every  slide.    You  can  also  add  or  delete  customized master slides in the Slide Master view mode.  To create a slide master:  1.

Click View > Master > Slide Master. The Master Slide template appears on the left side of  the editing window. 

  2.

Click  any  of  the  text  boxes  and  make  any  changes  such  as  typing  text  or  modifying  font  formatting. 

3.

Click 

  on the Slide Master toolbar, or click View > Normal. 

 

Note If you change the master slide, the contents you change are applied to all slides.  While  you  are  editing  the  master  slide,  the  words  Slide  Master  appears  on  the  right  side  of  the  status bar.   

96 

Modifying slide masters Anytime you can modify slide masters and customize them.  To modify a slide master:  1.

Click View > Master > Slide Master. 

2.

Click    on the Slide Master toolbar to display a list of options, then choose the option  you want to apply.    You can insert several objects as many as you want. 

  3.

On the left side of the editing window, right‐click on the master template you want to modify,  then choose the option from the drop‐down menu.    You can change the slide master layout,  add a new slide master, and so on. 

  4.

Click    on  the  Slide  Master  toolbar  to  return  to  Normal  View  after  modifying layouts and slide masters. 

View You can display slides in several ways.    Normal View is the default display when ThinkFree Office  Show launches.    Slide Sorter View allows you to see all of the slides in a presentation by displaying  them in a single window.  To enable Slide Sorter View: 

97 

9

Click View > Slide Sorter or click the Slide Sorter View icon ( Outline/Slides pane. 

) at the bottom left of the 

 

Note Click View > Normal or click the Normal View icon ( pane to return to the editing window. 

) at the bottom left of the Outline/Slides 

 

Viewing slide shows The Slide Show view enlarges presentation slides for a full‐screen presentation.    When a slide show  is executed, you can see all object movements, rollovers, and animation effects.    To exit a slide show,  press [Esc], or right‐click then select End Show.  To view a slide show:  1.

Click Slide Show > View Show or press [F5].    Slides are enlarged to fit the entire screen. 

2.

During a slide show, click on the mouse to move to the next slide.    Clicking on the last slide  returns the screen to the editing window. 

 

Note Keyboard commands used in slide shows are as follows:  9

[Space Bar], [→] or [Page Down] :    Moves to next slide 

9

[←], [Page Up] :    Moves to the previous slide 

Slide shows can also be executed by clicking on the View slide Show icon ( ) at the bottom left of  the Outline/Slides pane.   

Setting up Show You can specify many options to run slide shows.  To set up a slide show:  1.

Click Slide Show > Set Up Show. 

2.

In the Set Up Show dialog box, specify options as you wish to set up. 

98 

 

3.

„

Loop continuously until ‘Esc’:    Slide shows do not automatically end at the last slide.    The show only ends when [Esc] is pressed. 

„

Show without animation:    Allows you to run slide shows without the use of selected  custom animation effects. 

„

Show  slides:    Allows  you  to  choose  to  show  all  or  a  selection  of  the  slides  from  a  presentation. 

Click OK to apply the settings. 

 

Applying slide transitions Slide  transitions  are  the  way  that  one  slide  changes  to  the  next  during  slide  shows.    Show  offers  many different types of slide transitions, allowing you to customize presentations.    Slide transitions  can also be applied to single or multiple slides.  To apply slide transitions:  1.

Click Slide Show > Slide Transition.    The Slide Transition pane appears. 

2.

Choose the effects and specify the options. 

  99 

3.

„

From the Apply to selected slides list, choose the effect you want to apply. 

„

From the Modify transition list, choose the speed you want to apply. 

„

From the Advance slide options list, specify when the effect is executed. 

„

Select the AutoPreview checkbox to preview transitions from the editing window. 

„

Click Apply to All Slides to apply the selected effects to all slides. 

Click Play or Slide Show to preview your selections. 

100 

Custom animations Show allows you to apply animated movements to objects in slides so they can appear or disappear in  varying  ways.    This  is  particularly  useful  for  emphasizing  content  while  showing  similar  slide  sequences.  To apply custom animations:    1.

Click Slide Show > Custom Animation.    The Custom Animation pane will appear. 

2.

Click  a  component  of  the  slide  to  access  the  Modify  effect  options.    Add  Effect  is  now  enabled. 

3.

Click Add Effect to display a list of options, then choose the effect you want to use. Modify  is now enabled. 

  4.

Specify  the  options  for  the  selected  effect  from  the  Modify  items  such  as  Start,  Size,  Font  Color, Speed. 

  5.

Click Play or Slide Show to review your selections.  101 

Effect Options You can change the effects of the animation applied to the slides.  To change the effect of the animation:  1.

In the Custom Animation pane, click the selected effect to display a list of options, then click  Effect Options. 

  2.

In the dialog box, choose the options as you want to change. 

  3.

Click OK. 

 

Note The name of the dialog box and the items of the effect depend on which effect you have applied.  Animation effect can be set for each object.   

102 

Timing You can change the timing of the animation applied to the slides.  To change the timing of the animation:  1.

In the Custom Animation pane, click the selected effect to display a list of options, then click  Timing. 

  2.

In the dialog box, choose the options as you want to change. 

  3.

Click OK. 

 

Note The name of the dialog box and the items of the timing depend on which effect you have applied. 

103 

Custom shows You can variously organize slide files for presentation depending on its audience. This is convenient  as all you do is changing configurations for a file and use it without having to produce a number of  different files.  To reorganize the existing slide order and create a custom slide show:  1.

Click Slide Show > Custom Show.    The Custom Shows dialog box appears. 

  2.

Click New. The Define Custom Show dialog box appears. 

  3.

Type  the  show  name  in  the  Slide  show  name  field,  select  the  slides  from  the  Slides  in  presentation list, then click Add >> to move them into the Slide in custom show list. 

4.

Click OK.    The Define Custom Show dialog box disappears but the Custom Shows dialog  box is still open. 

  5.

Click  Close  to  complete  the  show  organization,  or  click  Show  to  review  the  customized  show.  104 

 

Note You  can  add  other  shows  by  clicking  New,  or  you  can  edit,  remove,  or  copy  the  shows  in  the  Custom shows list to customize as you want. 

105