basisdata basisdata relasional dasar-dasar microsoft access

Program Pengolah Data 

 

Iwan sonjaya, ST.MT 

 

BASISDATA  Basisdata  (database)  adalah  sekumpulan  data  tentang  satu  atau  lebih  kelompok  komponen  atau   individu.  Contoh:  basisdata  untuk  buku  perpustakaan,  video,  software,  toko,  rumah sakit/klinik,   dan  lain‐lain.  Basisdata  berbeda  dari  tipe  dokumen  lainnya  karena  basisdata memiliki struktur  yang sangat spesifik.  Access  adalah  aplikasi  DBMS,  sehingga  tidak  hanya  sekedar  mengelola  basisdata  saja, tetapi   juga    memiliki    sekumpulan    program    untuk    mengakses    data‐data    tersebut.    Dalam  Access   basisdata   dikelola   dalam   suatu   file   basisdata   dengan   ekstensi   file   *.accdb.   Kita nantinya  juga   dapat  mengakses  berbagai  informasi  yang  diambil  dari  data‐data  yang  kita simpan  dalam  suatu  basisdata.   

BASISDATA RELASIONAL  Access  menggunakan  konsep    basisdata  relasional.  Basisdata  relasional  adalah  basisdata  yang   menggunakan    model    relasional    (relational    model)    dalam    penyimpanan    datanya.  Model  relasional  adalah  kumpulan  dari  tabel‐tabel  untuk  merepresentasikan  data  dan  relasi antara  data‐ data  tersebut.  Setiap  tabel  memiliki  kolom ‐kolom  yang  masing‐masing  memiliki nama  yang  unik.   Tiap  kolom  ini  disebut  juga  sebagai  field.  Tiap  tabel  juga  memiliki  baris‐ baris  yang  merupakan  individu‐individu data yang disebut sebagai record.  Contoh tabel dalam basisdata relasional:    Contoh field             Contoh record                  

DASAR‐DASAR MICROSOFT ACCESS  Microsoft  Access  merupakan  salah  satu  program  pengolah  data  base  yang  canggih  yang  digunakan  untuk mengolah berbagai jenis data dengan pengoperasian yang mudah.  Banyak kemudahan yang akan diperoleh jika bekerja dengan microsoft Access diantara dapat melakukan  proses  penyortiran  pengaturan  data,  pembuatan  label  data  serta  laporan  pembuatan  data  kegiatan  sehari‐hari  misalnya  untuk  menampung  daftar  pelanggan,  pendataan  data  karyawan,  dan  lain  sebagainya.    MEMULAI  MICROSOFT ACCESS  Sebelum memulai microsoft Access, terlebih dahulu kita harus mengenal apa itu database dan apa saja  komponen yang ada di dalamnya.  Pengertian Tabel, Field dan record  Seperti kita ketahui bahwa database merupakan kumpulan dari beberapa tabel yang terintegrasi  menjadi satu kesatuan yang saling berhubungan.  Tabel merupakan kumpulan dari beberapa record dan fields. Sebagai ilustrasinya adalah sebagai  berikut :     

Untuk Kalangan Sendiri

I

Program Pengolah Data 

 

         

records

Iwan sonjaya, ST.MT 

Fields

Nim  Nama  01  Wati 

Alamat Malang

02 

Wahyu 

03 

Nilai UTS 90

Nilai UAS 90

Surabaya

80

70

Intan  

Jakarta

70

80

04 

Nusa 

Balikpapan

50

80

05 

Rudi 

Riau

80

70

  Jadi yang dimaksud dengan fields adalah atribut yang dimiliki oleh suatu tabel. Sedangkan record adalah  isian data yang dimiliki oleh tabel.     

TABEL  Tabel    (table)    adalah    kumpulan    data    mengenai    suatu    objek    atau    topik    tertentu,    seperti  produk,  suplier,  dan  pegawai.    Tabel  merupakan  organisasi  dat a  dalam  kolom  (disebut  field)  dan  baris (disebut record).   

    Keterangan :  Field Name  : Fungsinya untuk memasukkan nama‐nama field dari suatu tabel.  Data Type  : Fungsinya untuk Memilih Barbagai macam tipe data yang ada di Microsoft Access  Description : Fungsinya Sebagai keterangan yang akan mempermudah dalam memahami field name   

TIPE DATA DALAM MICROOSFT ACCESS :  Text 

:  Merupakan  tipe  data  yang  sering  digunakan  (Alfabetic  dan  Numeric).  Panjang  maksimumnya 255.   Number  :  Hanya digunakan untuk menyimpan data numerik.  Date/Time  :  Digunakan  untuk  menyimpan  nilai  tanggal  dan  jam.  Panjang  maksimumnya  8  karakter.  Memo  :  Mampu menampung nilai sampai 65535 karakter.  Currency  :  Sering digunakan untuk nilai mata uang.  AutoNumber  :  Berisi  angka  urut  yang  sudak  ditetapkan  oleh  Access  yang  muncul  secara  otomatis  dan nilainya tidak dapat diubah.  Yes/No  :  Berisi dua nilai saja yaitu Yes/No atau True/false dan On/Off.  OLE Object  :  Digunakan untuk eksternal objek. Misalnya gambar,suara, dan sebagainya.  Hyperlink  :  Gabungan dari Text dan Numerik yang disimpan dalam bentuk Text. Digunakan untuk  menyimpan pointer ke situs web.  LookupWizard  :  Untuk memilih sebuah nilai dari tabel lain atau List Box atau Combo Box.       

Untuk Kalangan Sendiri

II

Program Pengolah Data 

 

Iwan sonjaya, ST.MT 

MEMBUAT RELASI ANTAR TABEL  Dalam  basisdata  relasional,  tabel‐tabel  memiliki  relasi/hubungan  antara  satu  sama  lain. Sebuah  relasi  dapat  dibuat  jika  kedua  tabel  mempunyai  field  yang  sama  (dari  segi  domain,  yaitu  tipe  datanya sama).  Ada tiga tipe relasi :  Relasi  satu‐ke‐satu  (1 ‐1)  :  berarti  setiap  record  pada  tabel  A  hanya  akan  memiliki  satu   record    pada    tabel    B.    Contohnya:    pemilik    KTP    dan    No.KTP     dapat  membuat  relasi  satu‐ke‐satu  (jika  hal‐hal  lain  seperti  KTP  ganda tidak ada).  Relasi  satu‐ke‐banyak  (1 ‐n)  :  berarti    satu    record    pada    tabel    A    dapat    dihubungan  pada   beberapa  record  pada  tabel  B.  Contohnya:  suatu  jabatan  di   setiap   instansi  dapat    dimiliki    oleh    beberapa    pegawai,    tetapi   satu  pegawai   hanya  memiliki  satu jabatan.  Relasi  banyak‐ke‐banyak  (n‐m) :  berarti  record  pada  tabel  A  dapat  dihubungkan pada  beberapa  record  pada  tabel  B,  dan  record  pada  tabel  B  dapat  dihunbungkan ke   beberapa   record   pada   tabel   A.   Contohnya:    setiap   siswa   yang   mengambil beberapa   kelas   berlainan   akan    mendapat   beberapa   guru   yang   berlainan,   dan seorang  guru  dapat memiliki beberapa siswa.   

 

 

PRIMARY KEY  Primary  key  adalah  field  yang  berisi  data  yang  “unik”  atau  berbeda  antar  satu  record  dengan  record  yang  lain.  Fungsinya  adalah  sebagai  pembeda  antar  record‐record  yang  ada,  jadi  data  field  tidak  ada  yang sama, contohnya field NIS, Kode barang, dalam KTP yaitu NIK (nomor induk Kependudukan).  Jika dalam memasukan data (record) yang sama pada field primary key, biasanya system akan member  peringatan bahwa data tersebut sudah ada dan tidak dimungkinkan ada record yang sama   

MENAMBAH FIELD  1. Buka file   Æ  Pilih sebuah Table, dengan double klik table tersebut   2. Klik Tab Home, View, Design view  3. Sisipkan field baru (Contoh Nama_ortu) .   

 

   

 

Untuk Kalangan Sendiri

III

Program Pengolah Data 

 

Iwan sonjaya, ST.MT 

MENGHAPUS RECORD  Anda  dapat  menghapus  satu  atau  lebih  Record  dalam  tabel  pada  tampilan  data  Sheet  view.  Prosedur  yang dapat Anda lakukan adalah sebagai berikut :  • Tampilan database dalam  tampilan datasheet, Klik tab home, View, Datasheet View  • Klik Tab Home, Record, Delete 

 

 

QUERIES  Sebelumnya  ,  sebaiknya  kita  tahu  terlebih  dulu  maksud  dari  query.  Query  bisa  diartikan  sebagai  pernyataan atau permintaan untuk memproses table yang ada.  Cara membuat query ada 2 yaitu:  1. Query design   2. Query wizard.  Query  adalah  sebuah  pernyataan  yang  digunakan  untuk  mengambil  informasi  berdasarkan data‐ data    yang    disimpan    dalam    tabel.    Dalam    Access,    query    termasuk    salah    satu    objek  Access    yang   terdapat   di   menu   Queries.   Kita   dapat   menampilkan,   mengubah,   dan menganalisis  data dengan cara‐cara yang berbeda dengan menggunakan query.  Contohnya:   Query:  “Siapa  saja  anak  dari  Pegawai  bernama  X?”  dapat  kita  cari  dari  tabel  Pegawai  (untuk  menemukan    data    pegawai    bernama    X    mempunyai    NIK    berapa)    dan    tabel    Anak    (untuk  menemukan  pegawai  dengan  NIK  tertentu  punya  anak  dengan  nama  siapa  saja).    Query  dapat  dibuat dari satu atau lebih tabel.     

FORM  Untuk  meghasilkan  tampilan  yang  lebih  komunikatif,  maka  dibutuhkan  suatu  interface  yang  dapat  membantu  pengguna  atau  operator  dalam  menjalankan  suatu  program  aplikasi.  Salah  satu  interface  yang disediakan oleh microsoft Access adalah Form.  Cara membuat form ada 2 yaitu:  1. form design   2. form wizard  Form digunakan untuk:  • Membuat form data entry untuk memasukan data ke dalam tabel.  • Membuat  form  dialog  box  (form  criteria)  untuk  input  user  kemudian  menampilkan data  sesuai input dengan form atau report.  • Membuat form switchboard untuk membuka form atau report lain.    Beberapa  keuntungan  menggunakan  form  untuk  memasukan,  mengedit,  dan  menampilkan data,  yaitu:  • Untuk memudahkan membuat tampilan layar yang dimodifikasi.  • Kemampuan   form   untuk   memodifikasi   sebuah   formulir   masukan   menyerupai dokumen  sumber, kesalahan entri data akan sangat jarang terjadi.  • Dapat  mengubah  tampilan  lebih  menarik  dengan  menggunakan  warna  atau  tekstur untuk font  dan latar belakangnya.       

Untuk Kalangan Sendiri

IV

Program Pengolah Data 

 

Iwan sonjaya, ST.MT 

Memindahkan Insertion Point  Untuk  memindahkan  Insertion  Point  atau  data  Record  dalam  sebuah  data  sheet  atau  form  dapat  menggunakan fasilitas yang ada, Page Up, Page Down atau menggunakan Vertikal scroll Bar. Selain itu  Anda  dapat  juga  memindahkan  posisi  Record  Aktif  dengan  memilih  tombol  navigasi  yang  ada  pada  bagian bawah dari jendela data Sheet sebuah tabel. Perhatikan tabel berikut :    Pindah Ke 

Perintah Klik 

Awal record 

 First Record 

Akhir record 

 Last record 

Record Sebelumnya 

 Previus Record 

Record berukutnya 

 Next Record 

Record Baru  Record tertentu 

New Record   Atau tekan tombol F5 atau ketik nomer Record  yang Anda inginkan dan lanjutkan dengan menekan tombol  enter. 

    REPORT  Report pada acces digunakan untuk menampilkan data dengan format yang dapat diatur dan dirancang  sesuai  dengan  keinginan  sehingga  lebih  menarik  dan  mudah  untuk  dilihat/dibaca  sesuai  dengan  orientasi pada pada pencetakan ke printer, jika pada form lebih berorientasi pada tampilan di monitor,  maka  untuk  fasilitas  report  lebih  berorientasi  pada  pencetakan  ke  printer,  sehingga  data  bias  di  print  priview, cetak ke printer, modifikasi lay out, judul dan lain sebagainya.  Sumber data yang digunakan pada report adalah query (walaupun dari table juga bisa dilakukan)       

ICON‐ICON YANG SERING DIGUNAKAN :    ICON 

FUNGSI  Merancang/membuat Table 

  Merancang/membuat query 

  Menjalankan Query 

 

Merancang Form 

  Merancang Report 

 

 

Untuk Kalangan Sendiri

V