Lessons Learnt: Building a Foundation for e-Learning ...

5 downloads 40184 Views 1015KB Size Report
technologies are meant to provide seamless access to learning resources and .... devices run on the Android 4.0.3 Ice Cream Sandwich operating system.
Lessons Learnt: Building a Foundation for e‐Learning in Medical  Education in Botswana   Masego Kebaetse, Cecil Haverkamp and Oathokwa Nkomazana  University of Botswana, Gaborone, Botswana  [email protected]  [email protected]  [email protected]    Abstract: The University of Botswana School of Medicine (UB SOM) enrolled its first class of 36 medical students in August  2009. The first two residency programmes in Paediatrics and Internal Medicine were launched in January 2010, followed by  a Family Medicine residency programme in 2011 at two distant rural sites in Mahalapye and Maun. E‐learning was adopted  as a vehicle to support this de‐centralised medical education at UB SOM. When UB SOM received a generous grant from  the  US  government,  the  Medical  Education  Partnership  Initiative  (MEPI)  in  September  2010,  a  significant  portion  of  the  funding was invested in infrastructure and other resources to support the implementation of e‐learning at the School. This  paper reviews the preliminary experience and lessons from the implementation of e‐learning at UB SOM. Drawing from the  values of UB SOM’s community‐based PBL curriculum, three elements have emerged as guiding principles for technology  integration:  access  to  information,  interactive  collaboration,  and  contextualised  learning.  To  ensure  sustainability,  stakeholders,  including  faculty,  students,  several  university  units,  and  other  external  partners  and  stakeholders  were  engaged early and regularly. The authors identify critical elements that were engaged in the implementation of e‐learning.  In  addition  to  obvious  issues  related  technology  integration,  the  authors  suggest  that  pro‐active  involvement  of  stakeholders, and flexibility and openness about the process are crucial to successful technology integration. In fact, while  the technical challenges of integrating new technologies are real, significant challenges can arise from neglecting or failing  to engage diverse partners and stakeholders, and engaging relevant expertise to ensure that the benefits of the technology  can be shared and sustained.    Keywords: e‐learning, m‐learning, m‐health, medical education, tablets, technology integration, ICT, sustainability 

1. Introduction  The promise of technology    The use of technology to enhance learning is not a new undertaking, and the potential benefits of technology  integration  (improved  motivation,  enhanced  instructional  methods,  increased  productivity,  and  information  age skills) have been well documented (Roblyer & Doering, 2010). Saettler (1990) notes that early references  of  technology  integration,  at  least  in  the  USA,  date  as  far  back  as  the  early  twentieth  century.  Over  the  decades, as information communication technologies (ICT) have emerged and come of age in the marketplace,  many have sooner or later found themselves in the classroom. These include radio in the 1930’s, television in  the  1950’s,  and  personal  computers  in  the  late  1970’s  and  1980’s,  among  others  (Reiser  &  Dempsey,  2007;  Roblyer & Doering, 2010). The end of the twentieth century saw the explosion of the internet and networked  computing  combined  with  the  use  of  personal  hand  held  devices  such  as  cellular  phones,  tablets  and  mini  laptops.  In  spite  of  the  fact  that  the  adoption  of  emerging  technologies  has  almost  always  fallen  short  of  expectations  (Reiser  &  Dempsey,  2007),  there  has  nonetheless  been  increasing  use  of  technology  in  the  classroom (Reiser & Dempsey, 2007; Roblyer & Doering, 2010; Tiene & Ingram, 2001).     As a wide array of technologies has become available for the classroom, e‐learning has also made inroads in  medical education (Sandars, 2012; Ruiz, Mintzer & Leipzig, 2006; Association of Medical Colleges, 2007).  This  is not just in North America, Europe and industrialised nations but increasingly in developing nations including  the young  UB SOM.  Considering  the dispersed  nature  of UB  SOM’s clinical  sites,  the potential  benefits  of  e‐ learning  were  obvious  and  the  decision  to  include  e‐learning  a  relatively  straight  forward  one.  At  the  same  time, in light of the newness of UB SOM and its clinical sites as teaching hospitals, the implementation of e‐ learning  has  to  be  broader  than  just  technology  to  include  thinking  strategically  at  designing  adequate  teaching and learning spaces of which technology becomes an element. For instance, in notoriously busy and  frantic clinical environments with hectic on‐call schedules and shifts, quiet study spaces, adequate furnishings,  and even storage facilities for learners to safeguard personal belongings during ward rounds are invaluable.  Our context: Medical education in Botswana 

224

  Masego Kebaetse, Cecil Haverkamp and Oathokwa Nkomazana  Botswana  is  a  landlocked  country  in  Southern  Africa  with  a  population  of  about  2  million  people.  Since  independence  the  government  of  Botswana  has  invested  significant  national  resources  in  the  healthcare  sector.  Currently,  Botswana  has  a  universal  healthcare  system  where  care  is  free  for  every  citizen  at  government facilities with an affordable co‐pay. Additionally, the government has sponsored medical doctors  and other healthcare professionals to study abroad to build a qualified healthcare workforce. Nonetheless, the  shortage of health workers, specifically of medical doctors, has been identified as a major concern. This led to  a  Presidential  Directive  in  1998  of  establishing  the  country’s  first  and  only  School  of  Medicine  based  at  the  University of Botswana.     Initially,  UB  SOM  curriculum  implementation  foresaw  a  phased  process  in  which  undergraduate  students  completed pre‐medical training at the University of Botswana and the rest of their training at partner schools  outside  of Botswana.  In August  2009, however,  UB  SOM  enrolled  its  first  class  of  medical  students who  will  complete all phases of their medical training at the University of Botswana. At present, UB SOM has enrolled  four  undergraduate  cohorts  and  is  expected  to  graduate  its  inaugural  class  in  2014.  Additionally,  there  are  about 60 post‐graduate trainees – mostly Batswana doctors with medical degrees from outside of Botswana  who are enrolled in several UB SOM graduate (MMed) programmes. In line with broader international trends  and in response to reviews of medical education approaches, UB SOM considered and opted for a problem‐ based learning (PBL) framework and philosophy as a way of delivering the curriculum to matches the health  care needs and characteristics of medical practice in Botswana.    Another  equally  important  underlying  characteristic  of  the  UB  SOM  medical  curriculum  is  its  community‐ orientation. In agreement with the Ministry of Health, UB SOM selected four clinical teaching sites: two rural  sites  in  Maun and Mahalapye  as  home to the  new  Family  Medicine  Programme  (which  trains  post‐graduate  and undergraduate learners); Sbrana Hospital, the nation’s only referral psychiatric hospital based in Lobatse;  and  Princess  Marina  Hospital  as  the  nation’s  largest  tertiary  referral  hospital  in  Gaborone.  While  the  government  ownership  of  these  hospitals  guarantees  continuous  provision  of  clinical  care,  these  were  not  designed as teaching hospitals and as such lack the kind of facilities that would make for a conducive learning  environment.    Following  the  decision  for  community‐based  clinical  teaching  at  these  sites,  significant  investments were and continue to be required to turn these clinical sites into effective teaching and learning  sites.     From  the  early  days  of  UB  SOM,  e‐learning  was  identified  as  one  complementary  vehicle  for  supporting  learning  in  such  decentralised  locations.  Considerable  investments  to  ensure  internet  access,  functional  e‐ learning technologies, adequate library resources, and stimulating learning spaces, among others, were made.   Considering  that  massive  funding  by  the  Botswana  Government  was  already  invested  in  scholarships  for  all  Batswana medical students, new facilities at the University, and salaries for staff at the new School, UB SOM  sought  additional  external  funding  to  transform  the  rural  clinical  environments  into  effective  and  efficient  teaching  and  learning  sites.  In  2009,  UB  SOM  received  a  grant  under  the  U.S.  Government’s  President's  Emergency  Plan  for  AIDS  Relief  (PEPFAR)  to  provide  limited  internet  access  at  Princess  Marina  Hospital,  Mahalapye  District  Hospital,  and  Letsholathebe  II  Hospital  in  Maun,  as  well  as  to  purchase  printers  and  computers.    In addition to the 2009 PEPFAR grant, in 2010 UB SOM was awarded an even more generous grant from the US  government under  the Medical  Education Partnership  Initiative  (MEPI).  This  grant  offered  an  opportunity  to  fund the full implementation of an e‐learning agenda at the School. Since 2012, the MEPI grant has provided  funding  to  procure  and  install  information  technology  infrastructure  and  instructional  technologies  for  the  purpose  of  supporting  effective  and  efficient  teaching  and  learning  environments  for  students,  trainees  and  faculty at clinical sites. Among the e‐learning investments made so far is the establishment and expansion of  internet infrastructure, especially wifi internet access at hospitals. This internet expansion is necessary for the  integration  of  video  conferencing  technologies,  interactive  boards,  and  tablets.  Collectively,  the  various  technologies are meant to provide seamless access to learning resources and support collaborative learning.  Additionally, the MEPI grant has provided the necessary human resources to support academic staff, trainees  and residents in various teaching and learning opportunities. To complement existing expertise at the broader  University and ensure successful implementation of the e‐learning agenda, additional expertise was secured in  the  form  of  a  full‐time  position  for  an  instructional  designer,  temporary  support  from  a  project  implementation consultant, mobile technology developers, and telemedicine experts. 

225

  Masego Kebaetse, Cecil Haverkamp and Oathokwa Nkomazana 

2. Our process: Elements of effective technology integration (process)  Technology  integration  is  not  just  about  the  tools  one  needs  to  use;  it  is  a  complex  process  that  includes  people,  processes,  securing  and  managing  instructional  and  non‐instructional  resources,  and  analysis  of  learning  and  performance  problems  among  others  (Reiser  &  Dempsey,  2007).  At  UB  SOM,  we  sought  to  engage in several processes simultaneously to ensure successful integration: a) grounding technology choices  in learning theory and curriculum values, b) identifying and engaging critical stakeholders early and regularly,  c) identifying and providing appropriate support for the e‐learning agenda, and d) thinking about sustainability  early in the process. Clearly additional elements will emerge as the implementation process progresses.     Ground technology choices in learning theory and curriculum values    Ultimately, the technologies chosen have to integrate effectively with and support the curriculum. In light of  the cost of technology (human and financial) and the ever‐changing ICT landscape, effective implementation of  an  e‐learning  agenda  makes  the  most  sense  when  it  is  grounded  in  learning  theory.  In  fact,  Sandars  (2012)  argues  that  “the  focus  of  any  educational  intervention  should  be  the  learner”  (p.  534).  Drawing  from  the  established  values  of  UB  SOM’s  community‐based  PBL  curriculum,  three  themes  have  become  guiding  principles  for  our  e‐learning  agenda:  access  to  information,  interactive  collaboration,  and  contextualised  learning. The ultimate e‐learning environment for UB SOM as it emerges will be one in which the ICT allows  learners  and  academic  staff  to  access  learning  resources  regardless  of  their  location,  to  collaborate  easily  across sites using multiple platforms, and to learn in the context of clinical practice – both on and away from  UB campus.    Identify and engage critical stakeholders early and regularly    Initially,  SOM  had  to  identify  critical  stakeholders  to  ensure  successful  implementation  of  the  e‐learning  agenda.  In  July  of  2012,  there  was  a  MEPI  symposium  to  which  various  stakeholders  were  invited.  These  stakeholders  were  strategically  selected  from  the  Ministry  of  Health  (MOH)  and  included  personnel  from  clinical sites, Ministry of Education and Skills Development (MOE & SD), and UB. This was an opportunity to  share the vision and progress on the MEPI grant. Although the symposium was not primarily about e‐learning,  it  was  an  important  opportunity  to  build  relationships  and  share  the  vision  of  UB  SOM’s  e‐learning  agenda.  Currently, we have been actively engaged with five stakeholders: UB Information Technology department (UB  IT),  UB  Library,  hospital  superintendents,  UB  Business  Services,  and  students  and  faculty.  Clearly  as  we  implement other aspects of our e‐learning agenda, other stakeholders will become important.    Identify and provide appropriate support for the e‐learning agenda     In  addition  to  stakeholders,  we  had  to  secure  specialised  support  for  our  various  projects  in  the  form  of  partners  and  personnel.  Having  analysed  the  skills  and  resources  needed  for  our  various  projects,  we  proceeded  to  seek  the  necessary  expertise.  At  UB  SOM  this  has  meant  securing  an  instructional  designer,  a  logistics  consultant,  a  telecommunications  partner,  and  a  mobile  health  partner.  The  instructional  design  specialist leads the technology integration process, supports students and faculty in matters of teaching and  learning  with  technology,  and  ensures  that  technology  procurement  continues  to  be  grounded  in  learning  theory and curriculum values. The logistics consultant works with the instructional designer on procurement  and stakeholder relationship building.     The University of Pennsylvania, through its local office, The Botswana‐ University of Pennsylvania Partnership  (BUP), has been a crucial mobile health expert partner providing leadership on the tablet project (m‐Learning  Initiative). Through this partnership we also acquired four other support partners for the initiative: a) Orange  Botswana,  a  telecommunication  provider  b)  3G  Mobile,  an  authorised  Samsung  c)  Mangoes  Mobile,  a  US  based consulting company that provided set‐up support and user analytics for the tablets, and d) LetMeRepair,  a Samsung authorised repair company. The relationship with BUP is a long‐standing one in which BUP has led  the  collaborative  research  with  UB  SOM and  Orange  Botswana  into  the  appropriate mobile  device and data  package for the m‐Learning Initiative.     Think about sustainability early in the process 

226

  Masego Kebaetse, Cecil Haverkamp and Oathokwa Nkomazana  At  a  broader  level  there  needs  to  be  conversations  at  the  UB  SOM  and  around  the  university  support  structures in general to ensure that the investments made during the grant are a stable part of the processes  of the University as the grant draws to an  end. Currently, we have chosen to engage with stakeholders and  partners early and regularly to ensure they understand our vision and needs, and that they have buy‐in for the  technologies they will ultimately be responsible for maintaining and supporting now that equipment has been  purchased.  The  plan  for  sustainability  does  not  only  involve  ensuring  that  University  departments  become  responsible  for  continued  maintenance  and  support  of  technologies,  it  also  involves  assuming  more  responsibilities  for  projects  that  were  initially  supported  by  outside  partners.  For  instance,  while  the  procurement  and  configuration  of  tablets  was  initially  conducted  by  BUP,  we  have  gradually  shifted  procurement, configuration and support of the tablets to the Distance Learning Unit at UB SOM. Additionally,  we have to think creatively about funding technologies that need continuous replenishment. At the request of  the  Distance  Learning  Specialist  and  the  Logistics  Consultant,  a  team  of  undergraduate  students  will  be  working  with  the  m‐Learning  Initiative  implementation  team  to  explore  models  that  are  most  realistic  to  students. In the future we expect to assemble a similar team of post‐graduate learners in order to look for a  sustainability model for them.  

3. Current outcomes of the process (results)  In this section we highlight some of the outcomes we have experienced from our process. Among other things  stakeholder engagement has paid off in the services, resources (e.g. learning spaces), and leadership provided.  Our internet expansion is completed at all four clinical sites. Our m‐Learning Initiative is underway and to date  we  have  allocated  165  of  the  original  170  devices  with  users  receiving  training  at  the  time  of  receiving  the  tablet.  We  realise  that  other  successes  will  continue  to  emerge  since  we  are  at  the  beginning  stages  of  our  implementation process.    Stakeholder buy‐in and engagement    One of the underlying themes of our process has been that although deciding on and procuring technologies  can be challenging and time‐consuming, the bigger challenges lies in developing and managing relationships  that  allow  for  achievement  of  the  e‐learning  agenda.  Engaging  critical  stakeholders  (internal  and  external)  early  in  the  implementation  process  has  proven  beneficial  to  ensuring  shared  vision  and  ownership.  It  has  allowed UB SOM to distribute costs and capitalise on existing resources in and out of the university. In the case  of UB units, allowing such strategic units to take leadership and/or significant roles in projects related to their  areas of expertise has proven to be invaluable. This has ensured that such units understand the vision of the e‐ learning  agenda  and  therefore  include  the  various  projects  in  their  routine  processes  in  terms  of  support,  maintenance, and future budgetary needs. Two UB units in particular are worth noting even this early in the  process: UB IT and UB Library.     Internet expansion    As  already  indicated,  through  the  leadership  of  the  IT  department,  UB  SOM  has  engaged  in  an  internet  expansion from the main campus to the four clinical sites. Internet accessibility is now functional at all clinical  sites.  The  IT  team  has  assessed  UB  SOM’s  various  teaching  and  learning  spaces,  advised  on  appropriate  solutions,  and  taken  the  lead  on  the  tendering  process.  Once  vendors  were  selected,  they  worked  tirelessly  with external providers to install and configure internet access at the clinical sites. Additionally, they reviewed  specifications and followed up with vendors for more complex equipment such as interactive boards and video  conferencing  equipment.  An  important  aspect  of  this  collaboration  is  that  the  IT  department  have  assumed  responsibility  for  equipment  maintenance  and  future  support  contracts  in  ways  that  UB  SOM  would  never  have been able to manage independently.     The m‐Learning Initiative    Through the m‐Learning Initiative, learners and faculty receive 7” tablets for use during clinical rotations. The  devices run on the Android 4.0.3 Ice Cream Sandwich operating system. The selection of this particular device  followed  a  multi‐year  pilot  in  partnership  our  primary  technical  partner  and  m‐health  expert,  BUP.  In  collaboration with  Orange Botswana, BUP explored  the  use  of  smart  phones  and  tablets  to  support  medical  education  using  UB  SOM  residents  and  faculty  as  their  population.  Based  on  the  results  of  the  study,  we 

227

  Masego Kebaetse, Cecil Haverkamp and Oathokwa Nkomazana  sought  a  device  that  would  be  affordable  in  this  part  of  the  world  and  easy  to  carry  around  in  a  hospital  setting.  In  addition  to  a  robust  collection  of  medical  applications  and  research  databases  (e.g.  Epocrates,  Medscape, uCentral, PubMed mobile, EBSCOhost, DuoChart TSN), the tablets also have a collection of various  healthcare guidelines and protocols for Botswana.     Faculty  and  learners  generally  use  the  tablets  in  the  wifi  areas  at  the  clinical  sites.  Through  the  partnership  with Orange Botswana, users will receive SIM cards to provide seamless access to the internet outside the wifi  accessible areas. The package provided by Orange Botswana is a customised product tailored to need of UB  SOM. The highly subsidised package will provide tablet users with 200MB of data per month/per user and a  closed user group to allow for free calls among the tablet users. Additionally, Orange Botswana will provide a  closed user group to allow for free calls within the community of users. We expect the SIM cards to be ready in  the next few months.    To  date  we  have  distributed  169  tablets  to  clinical  teaching  faculty,  undergraduate  learners  in  the  clinical  phase, and 19 post‐graduate learners outside Gaborone. The preliminary informal feedback has been positive.   We  are  currently  in  the  process  of  ordering  an  additional  65  tablets  that  would  be  allocated  to  our  post‐ graduate  learners  at  Princes  Marina  Hospital.  At  the  time  of  tablet  allocation,  users  receive  training  on  the  general use of the device and the use of the medical and research resources. In the first few months of the m‐ Learning  Initiative,  we  expect  the  use  of  tablets  to  focus  on  accessing  medical  resources.  Once  tablets  have  been used  for  several  months,  we  will  provide  additional  training  to  faculty  and  learners  on  communication  and collaborative learning tools and techniques.    The UB Library has been a critical partner in support of the m‐Learning Initiative. In collaboration with BUP, UB  Library led the process of identifying and testing library databases, medical apps, and resources for the tablets.  In  fact,  the  senior  librarian  for  the  Faculty  of  Health  Sciences,  of  which  UB  SOM  is  a  part,  interned  at  Penn  Biomedical Library and consequently brought invaluable expertise on mobile medical resources to UB Library  and UB SOM. Both the senior librarian and the technical librarian have been instrumental in developing and  facilitating  the  necessary  training  for  tablet  users.  The  support  of  senior  library  management  cannot  be  underestimated,  since  ultimately  they  have  used  their  positions  to  provide  both  the  financial  and  human  resources needed to support the m‐Learning Initiative.    Learning spaces    As  previously  indicated,  UB  SOM  needed  teaching  and  learning  spaces  at  each  hospital.  Superintendents  at  these clinical sites have become critical partners in ensuring that UB SOM secures adequate space for teaching  and  learning.  In  the  midst  of  sometimes  paralysing  Ministry  of  Health  and  UB  bureaucracies,  they  found  creative ways to provide invaluable space for UB SOM learners at hospitals where space is a rare commodity.  This has allowed UB SOM to establish Learning Resource Centres (LRCs) at three of the teaching sites (Maun,  Mahalapye and Lobatse).The LRCs become hubs where complementary coaching and learning can occur as an  extension  of  bedside  learning.  Each  LRC  is  internet  accessible  and  has  a  small  library  with  both  quiet  and  collaborative  learning  spaces;  a  smart  PBL  room  slated  to  have  an  interactive  board and  video conferencing  equipment;  academic  staff  offices;  and  resident  and  trainee  learning  spaces.  Additionally,  each  LRC will  also  have a small storage closet to secure loaner laptops, projectors, and cameras that academic staff and learners  can use for academic and professional work outside the LRCs. Even at the tertiary hospital, where access to  space  is  close  to  impossible,  space  has  been  made  accessible  at  the  Library  and  other  places  across  the  hospital.     Besides  making  space  available,  another  important aspect  of  support  from  the  hospital  superintendents has  been their willingness to make provision for IT staff at their institutions to provide limited support to UB SOM  where the university does not have IT personnel on the ground. At two of the hospitals where UB IT has no  daily presence, MOH IT personnel act as the first line of support for technology support. They have access to  UB wifi and tablets. Overall, each hospital superintendent has been an active champion for UB SOM through  the services they have provided and the opportunities they have made possible. 

228

  Masego Kebaetse, Cecil Haverkamp and Oathokwa Nkomazana 

4. Reflecting on our process (discussion)  Procurement of technologies might be the easiest part of the technology integration process provided funds  are  available.  Nonetheless,  procurement  does  not  imply  effective  integration  either  in  terms  of  a  functional  process or desirable teaching and learning outcomes. Ideally, one would develop a comprehensive technology  implementation  plan  to  ensure  procurement  of  appropriate  technologies  and  establishment  of  relevant  process and support systems. In our cases, however, we procured and implemented technologies even as we  navigated  processes  and  developed  an  elearning  agenda  that  will  ultimately  guide  our  implementation  process.  Although  we  have  not  yet  fully  articulated  our  e‐learning  agenda,  we  are  at  a  time  of  great  opportunity, thinking creatively about a process that would support adoption and integration. Even as we have  experienced some successes, we have also faced some challenges and unexpected detours. The process has  been dynamic; sometimes we meet unexpected delays and roadblocks but sometimes new opportunities. For  instance, the procurement and installation process in particular has been slower than we had anticipated. In  this section, we highlight some of the challenges we have faced and the lessons we have learned from those  challenges.    The process can be slow and tedious     The procurement process has taken much longer than we expected. UB SOM, as a young school that needs to  be agile and dynamic to survive, regularly finds itself caught in the midst of two and sometimes three (MOH,  MOE & SD, and UB) bureaucracies in which the red tape can at times seem insurmountable. Although Business  Services has been very supportive, both in working against tight deadlines and accommodating UB SOM needs  in the midst of rigid university procedures, the process has been at times painfully slow and time consuming  for  all  parties involved.  If  the  e‐learning  agenda  is  to  be  successful,  one  has  to navigate  institutional  politics  and systems with wisdom and discernment. This includes educating oneself about policies and procedures and  learning how the different units one needs to be successful function.    Expectations and the overall narrative can be challenging to manage    While  there  are  tangible  developments  targeted  to  improve  the  learning  climate  (e.g.  lockers,  desks,  study  spaces,  and  most  significantly  internet  access),  undergraduate  students  have  tended  to  focus  exclusively  on  the m‐Learning Initiative. They seemed to overlook all other developments and in the process lobbied the m‐ learning implementation team tirelessly to ensure that they would receive tablets. Once tablets were received  and users began to experience the benefits of the tablets, using them in wifi areas in the LRCs was not enough  and  they  started  to  lobby  for  SIM  cards  so  they  would  have  internet  access  away  from  the  wifi  accessible  points. Although sometimes elusive, managing expectations associated with implementation of an e‐learning  agenda is an important aspect of a successful implementation. In the era of Facebook and text messaging, one  could quickly lose control of the message and consequently the vision of the project.    Implementation is always a dynamic process     Due to unforeseen circumstances, we finished the previous fiscal year with funds that needed to be spent prior  to the commencement of the new fiscal year. Instead of gradually deploying the various technologies that are  part  of  our  learning  agenda  and  coupling  the  roll‐out  with  training  to  ensure  higher  adoption,  we  had  to  procure most of the technologies at the same time. This means that we will have some technologies purchased  and installed (e.g. video conferencing) before we have the time to plan and prepare for effective adoption and  integration. A developmental approach to procurement would have been easier to manage and more likely to  increase  adoption  of  the  various  technologies.  To  be  successful  however,  one  has  to  be  able  to  adapt  to  situations beyond one’s control and rethink the implementation process, adoption plan and training priorities.    Student and faculty training and support are crucial    It  is  not  enough  to  make  technology  available;  we  must  also  provide  the  necessary  support  for  faculty  and  learners  to  adopt  and  integrate  technology  effectively.  We  are  currently  working  on  a  plan  to  outline  our  strategy  for  e‐learning  support  and  development.  For  faculty,  support  will  include  both  pedagogical  and  technological support and development. For students, support and development will include technological and 

229

  Masego Kebaetse, Cecil Haverkamp and Oathokwa Nkomazana  pedagogical training to ensure effective and engaged learning. In particular, students need to acquire and/or  improve self‐directed metacognitive skills that will enable them to be successful lifelong learners.     In  addition  to  support,  faculty  and  students  are  important  stakeholders,  since  e‐learning  integration  is  implemented for the benefit of their teaching and learning. Given the opportunity students and faculty have  provided input into how the use of technology would be most beneficial. For instance, in one of the informal  meetings with residents at one of the clinical sites, they commented on the preference for the use of video  conferencing to support collaborative learning instead of tele‐lecturing. Students have provided feedback on  the m‐Learning Initiative and the feedback prompted us to commit to allocating individual tablets to third‐year  students instead of loaning them tablets only when they were in rural rotations. 

5. Conclusion  Despite  the  considerable  technical  challenges,  financial  and  time  costs  around  technology  selection,  procurement and installation, technology continues to make inroads in medical education. The integration of  such technologies is not always straightforward, especially at a young medical school where there can be so  many  other  competing  challenges.  Ideally,  it  would  have  been  preferable  to  develop  a  cohesive  implementation  plan  before  commencing  with  procurement.  Nonetheless  we  have  had  to  implement  some  technologies  even  as  we  develop  a  plan  for  moving  forward.  Navigating  this  situation  has  warranted  being  reflective, flexible, and adaptable. Clearly the experiences described are preliminary and the implementation  processes is in its early stages. At times, the broader institutional processes required for e‐learning integration  at  a  curriculum  and  conceptual  level  have  been  slow,  time  consuming,  and  challenging.  Nonetheless,  some  successes  are  emerging  as  are  some  challenges.  Nurturing  strong  strategic  partnerships  and  relationships  is  paying  off  in  ownership  and  support  for  our  projects.  This  is  imperative  to  a  sustainable  and  successful  e‐ learning  agenda.  Additionally,  providing  adequate  support  processes  through  partners  and  personnel  is  important for technologies to be adopted effectively.  

Acknowledgements  UB  SOM’s  e‐learning  initiative  is  supported  by  the  President’s  Emergency  Plan  for  AIDS  Relief’s  (PEPFAR)  Medical  Education  Partnership  Initiative  (MEPI)  though  the  Health  Resources  and  Services  Administration  (HRSA). 

References  Association of Medical Colleges 2007. Effective use of educational technology in medical education. Association of  American Medical Colleges Institute for Improving Medical Education.  Reiser, RA & Dempsey, JV 2007, Trends and issues in instructional design and technology, Pearson Education, Inc., Upper  Saddle River, NJ.  Roblyer, MD & Doering, AH 2010, Integrating educational technology, 5th edn, Pearson Education, Inc., Upper Saddle River,  NJ.  Ruiz, JG, Leipzig, RM, & Mintzer, MJ 2006, ‘The impact of e‐learning in medical education’,  Academic Medicine, vol. 84, no.  3, pp. 207‐212.  Saettler, P 1990, The evolution of American educational technology, McGraw‐Hill, New York.  Sandars, J 2012, ‘Technology and the delivery of the curriculum of the future: Opportunities and challenges’, Medical  Teacher, vol. 34, pp. 534‐538.  Tiene, D & Ingram, A 2001, Exploring current issues in educational technology, McGraw‐Hill Companies, Inc., Boston, MA. 

230

Computer Literacy, Mathematics and Cyber Awareness. She intends to spread the cyber awareness message to other schools in Mpumalanga. Charity Ndeya-Ndereya is a Senior Lecturer/Researcher in the Centre for Teaching and Learning at the University of the Free State in South Africa. She has a keen research interest in the integration of technology into teaching and learning processes for the benefit of all students including those with disabilities. Dick Ng’ambi is an Associate Professor in the Centre for Educational Technology at the University of Cape Town. He is the leading researcher in low-cost technologies with high educational impact. He holds an MSc in Computer Science from the University of Birmingham, UK, and a PhD in Information Systems from the University of Cape Town. Oathokwa Nkomazana, MD was among the founding faculty of the University of Botswana School of Medicine, which enrolled its first group of medical students in August 2009. She is a College of Ophthalmologists of South Africa certified ophthalmologist, with a Master’s degree in Community Eye Health. Currently, she is the Principal Investigator/Principal Director for three funded projects. Dr Vuyisile Nkonki works for the University of Fort Hare in the Teaching and Learning Centre (TLC) as Manager of the Teaching and Learning Centre, on the Alice campus. His specialty areas are policies governing education, research and development policies, professional development of teachers and lecturers, as well as assessment of students’ learning. Travis Noakes. My PhD in Media Studies explores the e-portfolio design choices that Visual Arts learners make. It draws from my professional expertise in design, internet- and brand management. My ICEL2013 paper on the online creative productions of students results from research assistant work for the Centre for Educational Technology at the University of Cape Town. Siyanda.Ntlabathi is a Teaching and Learning Consultant at the Teaching and Learning Centre of the University of Fort Hare. Her main focus areas are providing support in e-Learning, curriculum development and foundation provisioning. She is currently doing a Masters in ICT in Education (Med). Pius Olatunji Olaojo holds PhD in School Media from the Faculty of Education, University of Ibadan. He is a Research Fellow at the Abadina Media Resource Centre. His research interest areas spans library management, and Library organization, mong others. Gbolahan Olasina is a doctoral student at the University of Kwa-Zulu Natal, South Africa. Mr. Olasina has authored several publications. He is a lecturer at the Department of Library and Information Science, Faculty of Communication and Information Sciences, University of Ilorin, Nigeria currently on study leave. Timothy Olson is a Senior Lecturer at the University of Minnesota in the Information Decision Science Department. Tim has been teaching information system courses successfully using e-textbooks and wiki sites for several years. Tim has published several articles and numerous presentations on e-learning, enterprise system implementation and team building projects. Brown Onguko is Assistant Professor at the Aga University – Institute for Educational Development, East Africa (IED EA). Teaching areas: ICT in Education and Educational Leadership. Research interests: Mobile and Blended Learning. Brown earned his PhD at the University of Calgary, Alberta, Canada. Brown is currently leading the ICT Research and Innovation Group at IED EA. Dr Shireen Panchoo is head of IT department and lecturer at the University of Technology, Mauritius in the School of Innovative Technologies and Engineering. In 2001 she embarked on e-learning and obtained her PhD in 2010 from the CergyPontoise University, Paris. She is an online tutor and online supervisor for distant learners at Masters Level in France. Patient Rambe (PhD.) is a Postdoctoral Research Fellow in the Department of Computer Science and Informatics and a former Assistant Director of International Academic Projects at the University of the Free State, South Africa. His research interest is the innovative pedagogical use of social media and appropriation of emerging Web-based technologies in resourceconstrained academic environments. Ms Rolda Rapotu is the Provincial Programme Manager for Information Society Development at the Limpopo Economic Development Agency in the Limpopo Province of South Africa. She is responsible for the implementation of INSPIRE programme in Limpopo. This programme was funded by the Government of Finland and piloted in the provinces of Limpopo and the Northern Cape. She has more than five years’ experience in ICT for socio-economic development in disadvantaged communities

xv

Reproduced with permission of the copyright owner. Further reproduction prohibited without permission.

Suggest Documents