Lista de Registros de Calidad - Facultad de Ciencias - Universidad ...

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Identificación

Documento Relacionado (1)

Almacenamiento (2)

Responsable Protección (3)

Recuperac (4)

Reten. (5)

Disposición (6)

Plan de Auditoría

Procedimiento control de documentos Procedimiento de Control de Registros Procedimiento de Auditoría Interna

Informe Final de Auditoría aaaa

Procedimiento de Auditoría Interna

Programa Anual de Auditorías No Conformidad, Acción Correctiva y Preventiva No Conformidad, Acción Correctiva y Preventiva

Procedimiento de Auditoría Interna Procedimiento de Control de No Conformidades Procedimiento Acción Correctiva y Preventiva

PC Archivador Auditoría – No Conformidades PC Archivador Auditoría – No Conformidades Archivador Auditoría – No Conformidades

Solicitud de Compra Verificación técnica de instalación de equipo eléctrico Licitación Acta de adjudicación de licitación y anexos Cuadro Comparativo Resoluciones

Adquisiciones Mercado Público

Unidad de Administración Órdenes de Compras

Operador del portal


Órdenes de Compras

Operador del portal

Adquisiciones Mercado Público Adquisiciones Mercado Público

Órdenes de Compras

Operador del Portal

Número

5 Años

Destrucción

Órdenes de Compras

Operador del Portal

Número

5 Años

Destrucción

Adquisiciones Mercado Público Adquisiciones Mercado Público

Órdenes de Compras Archivo de Resoluciones

Operador del Portal Operador del Portal

Número Fecha

Destrucción Destrucción

Garantías


Tesorería

Supervisor de Adquisición

RUT

Recibo de garantías Libro control de garantías Orden de Compra Declaración desierta Guia de Despacho o Factura Comprobante de Contabilidad Cheques Comprobante de Egresos Facturas por Pagar Viáticos por Pagar Becas por Pagar Honorarios por Pagar Documentos por Pagar

Adquisiciones Mercado Público Adquisiciones Mercado Público Adquisiciones Mercado Público Adquisiciones Mercado Público Adquisiciones Mercado Público Pagos Pagos Pagos Pagos Pagos Pagos Pagos Pagos

Control de Garantías PC Ordenes de Compras Declaraciones Desiertas Egresos – Mes Egresos – Mes Egresos – Mes Caja Seguridad Egresos – Mes Viáticos por Pagar Becas por Pagar Honorarios por Pagar Documentos por Pagar

Supervisor de Adquisición Supervisor de Adquisición Operador del Portal Operador del Portal Jefe de contabilidad Jefe de contabilidad Tesorero Analista Contable Analista Contable Analista Contable Analista Contable Analista Contable Analista Contable

RUT RUT Numero Numero Numero Numero Numero Numero Fecha Fecha Fecha Fecha Fecha

5 Años 5 Años Fecha Vencimien to 2 años No aplica 5 Años 5 Años 5 Años 5 Años 5 Años 5 Años 5 Años 5 Años 5 Años 5 Años 5 Años

Lista control de Documentos Lista de Registros de Calidad

Archivador Registro Sistema Gestión de Calidad (SGC)

Representante SGC

Nombre

5 Años

Destrucción

PC

Representante SGC

Nombre

5 Años

Destrucción

Representante SGC

Fecha

5 Años

Destrucción

Representante SGC

Fecha

5 Años

Destrucción

Representante SGC

Fecha

5 Años

Destrucción

Representante SGC

Fecha

5 Años

Destrucción

Representante SGC

Fecha

5 Años

Destrucción

Número Número

5 Años

Destrucción

5 Años

Destrucción

Devolución al oferente Destrucción Indefinido Destrucción Destrucción Destrucción Destrucción Destrucción Destrucción Destrucción Destrucción Destrucción Destrucción Destrucción

Revisión: 0 LISTA DE REGISTROS DE CALIDAD Página 2 de 22 Documento Relacionado (1)

Identificación Solicitud de Cheque o Rendición Libro de control de ingreso de documentos Solicitud Orden de Trabajo Informe de Evaluación Presupuestario Valorizado Guías o Facturas Termino de los trabajos Arqueo de Caja Conciliaciones Bancarias Ingresos Egresos Traspasos Oficios de Requerimientos Análisis de Cuentas Balances Cuadro Estadístico Planillas Remuneraciones Informe Auditoría Formulario de Solicitud de Facturación y C. V. I.

Pagos Pagos

Almacenamiento (2) Egresos PC


Recuperac (4)

Analista Contable

Fecha

Secretaria Administración

Número

Reten. (5)

Disposición (6)

5 Años

Destrucción

5 Años

Destrucción

Mantenimiento Mantenimiento Mantenimiento Mantenimiento Mantenimientos Procesos Auditoria Procesos Auditoria Procesos Auditoria Procesos Auditoria Procesos Auditoria Procesos Auditoria Procesos Auditoria Procesos Auditoria Procesos Auditoria

Ordenes de Trabajo PC PC Egresos - Mes PC Libro Análisis Arqueo Caja Conciliación Bancaria Ingresos – Mes Egresos – Mes Egresos – Mes Oficio Auditoria Análisis de Cuentas Balances Generales

Jefe Unidad Administración Jefe Unidad Administrativa Jefe Unidad Administrativa Jefe de Contabilidad Jefe Unidad Administrativa Jefe de Contabilidad Jefe de Contabilidad Jefe de Contabilidad Jefe de Contabilidad Jefe de Contabilidad Jefe Unidad Administrativa Jefe de Contabilidad Jefe de Contabilidad

Fecha Fecha Fecha Numero Fecha Fecha Fecha Fecha Fecha Fecha Fecha Fecha Fecha

Indefinido Indefinido Indefinido 5 Años 5 años 5 Años 5 Años 5 Años 5 Años 5 años 5 Años 5 Años 5 Años

No Aplica No Aplica No Aplica Destrucción Destrucción Destrucción Destrucción Destrucción Destrucción Destrucción Destrucción Destrucción Destrucción

Estructura de Remuneraciones

Jefe de Contabilidad

Fecha

5 Años

Destrucción

Informe Auditoría Formulario de Solicitud de Factura y C. V. I.


Fecha

5 Años

Destrucción

Analista Contable

Fecha

5 Años

Destrucción

Numero

5 Años

Destrucción

Número

5 Años

Destrucción

Numero

5 Años

Destrucción

Comprobante de contabilidad Copia de Factura Mayores Contables Altas de Inventario Histórico

Procesos Auditoria Facturación y Compra Venta Interna Facturación y Compra Venta Interna Facturación y Compra Venta Interna Facturación y Compra Venta Interna Facturación y Compra Venta Interna Facturación y compraventa interna Inventario Inventario Inventario

Registro de Inventario

Inventario

Comprobante Contable

Inventario

Factura Afecta Factura Exenta C. V. I. Notas de Crédito

Facturas Afectas Facturas Exentas C. V. I. Facturas Notas de Crédito

Analista Contable Analista Contable Analista Contable Analista Contable

Numero

5 Años

Destrucción

Facturas Afecta, Exenta o C.V.I. Altas de Inventario Altas de Inventario Altas de Inventario Localización del bien

Analista Contable Analista Contable Activo Fijo Analista Contable Activo Fijo Analista Contable Activo Fijo Responsable del bien

Número Bien Bien Bien

5 Años 5 Años 5 Años 5 Años

Lugar

No aplica

Altas de Inventario

Analista Contable Activo Fijo

Bien

5 Años

Destrucción Destrucción Destrucción Destrucción Cambio en Inventario Destrucción


Identificación Acta de recepción y entrega de bienes de capital proyectos FONDECYT Actas de sesión de bienes de capital Proyectos FONDECYT Reportes de Cuadratura Bajas de Inventario Históricas Informe de Baja del Bien Resolución Cuadratura Contabilidad v/s Activo Fijo Solicitud Baja de Inventario Comprobante de Reversa Copia Boleta o Factura Archivo de Bienes no Inventariables Registro de Bienes no Inventariables Mayor Orden de Salida Boletas afectas ,Exenta s y CRI Comprobantes: Contables Ingresos Recaudación Distribución Reversa Libro Tributarios Planilla de Caja Comprobante de Deposito Movimiento de Ingresos Diario Control Manual de Deposito Ingreso Sistema AUGE Arqueo de Caja Libro Análisis Arqueo de Caja


Inventario

Almacenamiento (2)


Altas de Inventario


Altas de Inventario


Inventario Inventario Inventario Inventario

Altas de Inventario Bajas de Inventario Bajas de Inventario Bajas de Inventario

Inventario

Altas de Inventario

Analista Contable Activo Fijo Analista Contable Activo Fijo Analista Contable Activo Fijo Analista Contable Activo Fijo Analista Contable Activo Fijo

Inventario Inventario Inventario Inventario

Bajas de Inventario PC Bienes no Inventariables

Analista Contable Activo Fijo Analista Contable Activo Fijo Analista Contable Activo Fijo Analista Contable Activo Fijo

Inventario

Bienes no Inventariables


Inventario Inventario Tesorería Recepción de ingresos

Bienes no Inventariables Orden de Salida Ingresos – Mes

Analista Contable Activo Fijo Analista Contable Activo Fijo Tesorero

Tesorería Recepción de ingresos

Ingresos – Mes

Tesorería Recepción de ingresos Tesorería Recepción de ingresos Tesorería Recepción de ingresos Tesorería Recepción de ingresos Tesorería Recepción de ingresos Tesorería Recepción de ingresos Tesorería Recepción de ingresos Tesorería Recepción de ingresos

Sistema PC Ingresos – Mes PC PC Sistema Libro Análisis Arqueo Caja Arqueo de Caja

Cheques Emitidos

Tesorería Pago a Proveedores

Caja Seguridad

Egresos Listado de Cheques Impresos

Tesorería Pago a Proveedores Tesorería Pago a Proveedores

Egresos - Mes Cheques Emitidos

Inventario

PC

Recuperac (4)

Reten. (5)

Disposición (6)

Bien

5 Años

Destrucción

Bien

5 Años

Destrucción

Mes Fecha Fecha Fecha

5 Años 5 Años 5 Años 5 Años

Fecha

5 Años

Destrucción Destrucción Destrucción Destrucción Destrucción

Fecha Fecha Número

5 Años Indefinido 5 Años

Destrucción No aplica Destrucción

Número

5 Años

Destrucción

Número

5 Años

Destrucción

Fecha Fecha Fecha

5 Años 5 Años 5 Años

Destrucción Destrucción Destrucción

Tesorero

Fecha

5 Años

Destrucción

Tesorero Tesorero Tesorero Jefe de Contabilidad Tesorero Tesorero Tesorero Tesorero Tesorero

Fecha Fecha Fecha Fecha Fecha Fecha Fecha Fecha

5 Años Indefinido 5 Años Indefinido Indefinido 5 Años 5 Años Indefinido

Destrucción No Aplica Destrucción No Aplica No Aplica Destrucción Destrucción No Aplica

Numero

5 Años

Destrucción

Jefe Contabilidad Tesorero

Fecha Fecha

5 Años 5 Años



Identificación


Almacenamiento (2)


Recuperac (4)

Reten. (5)

Disposición (6)

Facturas de Pago Oficio Programa de remesa Consumo Energía Eléctrica Consumo Agua Potable Fotocopia de Cheque Documentos de Estados Financieros Planillas Complementarias

Control Servicio Básicos Control Servicio Básicos Control Servicio Básicos Control Servicio Básicos Control Servicio Básicos

Servicios Básicos Servicios Básicos Servicios Básicos Servicios Básicos Servicios Básicos

Analista Contable Analista Contable Analista Contable Analista Contable Analista Contable

Fecha Fecha Fecha Fecha Fecha

5 Años 5 Años 5 Años 5 Años 5 Años

Destrucción Destrucción Destrucción Destrucción Destrucción

Estados Financieros

PC


Fecha

Indefinido

No Aplica

Estados Financieros


Fecha

Estados Financieros

Estados Financieros

PC Sistema

Jefe Unidad de Administración

Fecha

Indefinido Indefinido

No Aplica No Aplica

Planillas Complementarias Estados Financieros Oficio Activo Fijo Capital Propio Análisis Estado Resultado

Estados Financieros Estados Financieros Estados Financieros Estados Financieros Estados Financieros Estados Financieros Revisión de Libros Tributarios

PC Sistema Oficio Balances PC PC PC

Jefe Unidad de Administración Jefe Unidad de Administración Jefe Unidad de Administración Jefe Unidad de Administración Jefe Unidad de Administración Jefe Unidad de Administración

Fecha Fecha Fecha Fecha Fecha Fecha

Indefinido Indefinido 5 Años Indefinido Indefinido Indefinido

No Aplica No Aplica Destrucción No Aplica No Aplica No Aplica

Libros tributarios


Fecha

5 Años

Destrucción

Fecha

5 Años

Fecha

5 Años

Fecha

5 Años

Fecha

5 Años

Fecha

5 Años

Fecha

5 Años

Destrucción

Fecha

5 Años

Destrucción

Fecha

5 Años

Destrucción

Fecha

5 Años

Destrucción

Libros Tributarios mensuales Formulario Planillas Complementarias Impuestos Mensuales Libro de compras Paralelas Resumen General Boletas Electrónicas y Boletas Manuales Facturas Afectas, Facturas Exentas, Boletas afectas , boletas Exentas , notas de créditos Afectas ,notas de créditos exentas por Ventas Facturas de proveedores electrónicas y normales

Revisión de Libros Tributarios Revisión de Libros Tributarios Revisión de Libros Tributarios

Libros tributarios Libros tributarios Libros tributarios

Revisión de Libros Tributarios

Libros tributarios


Libros tributarios


Libros tributarios

Informes Tributarios


PC

Libros Tributarios mensuales


Sistema

Balance General

Análisis de Cuentas

Sistema

Jefe de Contabilidad Jefe de Contabilidad Jefe de Contabilidad



Jefe Contabilidad Jefe Unidad de Administración Jefe Unidad de Administración Jefe de Contabilidad

Destrucción Destrucción Destrucción

Destrucción

Destrucción


Identificación


Almacenamiento (2)

Estado de resultado Resumen de Ingresos y Gastos Mayores de cuentas Conciliaciones bancarias Cuentas de Activo y Pasivo Mayores Cuentas en US$ Informes de Situación Informes Consolidados Informes de Nivel central Cuadros de Análisis Capital Propio Activo Fijo Tratamiento de I. V. A. Cuadratura de Sueldos Cuadros comparativos F. E. C. U. Cuentas de Consolidación Arqueo de Caja Pre-Balances Balance General

Análisis de Cuentas Análisis de Cuentas Análisis de Cuentas Análisis de Cuentas Análisis de Cuentas Análisis de Cuentas Análisis de Cuentas Análisis de Cuentas Análisis de Cuentas Análisis de Cuentas Análisis de Cuentas Análisis de Cuentas Análisis de Cuentas Análisis de Cuentas Análisis de Cuentas Análisis de Cuentas Análisis de Cuentas Análisis de Cuentas Análisis de Cuentas Análisis de Cuentas

Sistema Sistema Sistema Sistema Sistema Sistema PC PC PC PC PC PC PC PC PC PC PC Análisis Arqueo Caja Sistema Sistema

Evaluación de proveedores


PC

Control de proveedores


PC

MMM Gastos facultad a Transparencia Actos Sobre Terceros Otras Compras Vínculos Transferencias Otras Compras y adquisiciones menores a 3 UTM

Transparencia

PC


Recuperac (4)

Reten. (5)

Disposición (6)

Jefe de Contabilidad Jefe de Contabilidad Jefe de Contabilidad Jefe de Contabilidad Jefe de Contabilidad Jefe de Contabilidad Jefe de Contabilidad Jefe de Contabilidad Jefe de Contabilidad Jefe de Contabilidad Jefe de Contabilidad Jefe de Contabilidad Jefe de Contabilidad Jefe de Contabilidad Jefe de Contabilidad Jefe de Contabilidad Jefe de Contabilidad Jefe de Contabilidad Jefe de Contabilidad Jefe de Contabilidad Operador Portal Chile proveedores Operador Portal Chile proveedores

Fecha Fecha Fecha Fecha Fecha Fecha Fecha Fecha Fecha Fecha Fecha Fecha Fecha Fecha Fecha Fecha Fecha Fecha Fecha Fecha Nombre proveedor

5 Años 5 Años 5 Años 5 Años 5 Años 5 Años Indefinido Indefinido Indefinido Indefinido Indefinido Indefinido Indefinido Indefinido 5 Años Indefinido Indefinido 5 Años 5 Años 5 Años

Destrucción Destrucción Destrucción Destrucción Destrucción Destrucción No Aplica No Aplica No Aplica No Aplica No Aplica No Aplica No Aplica No Aplica Destrucción No Aplica No Aplica Destrucción Destrucción Destrucción

Indefinido

No aplica

RUT proveedor

Indefinido

No aplica

Jefe Unidad Administración

Fecha

No Aplica

Indefinido

Coordinador de Transparencia Coordinador de Transparencia Coordinador de Transparencia Coordinador de Transparencia

Fecha Fecha Fecha Fecha Fecha

No Aplica No Aplica No Aplica No Aplica

Indefinido Indefinido Indefinido Indefinido Indefinido

Transparencia Transparencia Transparencia Transparencia Transparencia

PC PC PC PC PC

Ceremonial

Solicitudes de Eventos

Jefe Unidad Comunicaciones

Fecha

3 años

Destrucción

Ceremonial Difusión

Evaluación de Proveedores PC

Jefe Unidad Comunicaciones Periodista

Fecha Temático

3 años Indefinido

Destrucción No aplica

Jefe Unidad Administración

No Aplica

Unidad de Comunicaciones Solicitud Organización de Eventos Evaluación del Proveedor Nota Periodística


Identificación

Página Web Facultad

Difusión

Almacenamiento (2)


Periodista

PC

Periodista

Mes

No aplica

PC / Archivador Accesos Denegados

Técnico en Telefonía y Redes

IP


PC

Periodista

No aplica

Publicación Revista In Situ

Sistema administración página Web

Periodista

Temático Indefinido www.ciencias.u Indefinido chile.cl

Publicación Revista In Situ

Sistema administración portal U. Chile

Periodista

www.uchile.cl

Indefinido

No aplica

Publicación Revista In Situ Publicación Revista In Situ

PC PC

Periodista Periodista

Bimensual Bimensual

No aplica No aplica

Tarificación telefónica

PC

Técnico de Telefonía y Redes

Mes

Indefinido Indefinido Indefinido

Tarificación telefónica

PC


Mes

Sistema administración portal U. Chile

Nota Periodística

Difusión Monitoreo de Redes Ancho de Banda Publicación Revista In Situ

Página Web Facultad Página Web Universidad de Chile Borrador de Revista In Situ Revista In Situ Facturación Mensual Servicio Móvil Informe Mensual SLM, Nacional e Internacional Informe Anual de Tarificación Móvil Informe Anual de Tarificación SLM, Nacional e Internacional Solicitudes de Instalación de Nuevos Anexos Reparaciones de Anexos Existentes

Disposición (6) No aplica

Periodista

E-mail,

Reten. (5)

www.ciencias.u Indefinido chile.cl Indefinido www.uchile.cl

Sistema administración página Web

Página Web Universidad de Chile Revista In Situ

Recuperac (4)

Difusión

Tarificación telefónica Tarificación telefónica Telefonía Telefonía

Nuevas Claves de Acceso

Telefonía

Solicitud de Video Conferencia

Video conferencia

Definición de Presupuesto para Remuneraciones Presupuesto de Remuneraciones Estructura de Remuneraciones Solicitud de Convenio a Honorarios

Confección Presupuesto de Remuneraciones Confección Presupuesto de Remuneraciones Confección Presupuesto de Remuneraciones Honorarios

PC PC PC – Archivador Solicitud de Requerimientos PC – Archivador Solicitud de Requerimientos PC – Archivador Solicitud de Requerimientos Video conferencia Unidad de Finanzas Estructura de Remuneraciones Presupuesto de Remuneraciones Estructura de Remuneraciones Archivador Honorarios


Anual


No aplica

No aplica

No aplica

No aplica No aplica No aplica


Anual


Cronológico

3 Años

Destrucción


Cronológico

3 Años

Destrucción


Cronológico

3 Años

Destrucción


Cronológico

3 Años

Destrucción

Anual

5 Años

Eliminación

5 Años

Eliminación

5 Años

Eliminación

5 Años

Eliminación

Asistente de Finanzas Asistente de Finanzas

Anual

Asistente de Finanzas

Mensual


Diario

No aplica


Identificación Libro de Correspondencia Recibida Decreto Convenio de Prestación de Servicios a Honorarios Cuaderno de Decretos


Almacenamiento (2)

Honorarios

Libro de Control de ingresos de documentos Archivador Decretos

Honorarios

Archivador Honorarios

Honorarios

PC

Declaración Jurada

Honorarios

Oficina de Partes

Convenio a Honorarios

Honorarios

Planilla de convenios Decreto (Horas Extras) Atrasos e Inasistencias

Secretaria de Finanzas

Recuperac (4)

Reten. (5)

Disposición (6)

Diario

3 Años

Eliminación

Secretaria de Finanzas Asistente de Finanzas

Diario

1 Año

Bodega

Diario

5 Años

Eliminación

Secretaria de Finanzas

5 Años

Eliminación

Oficina de Partes

Número Oficina de Partes

PC - Archivo


Diario

Honorarios Remuneraciones

PC Decretos Tramitados

Asiste de Finanzas Asistente de Finanzas

Nombre Mensual

Indefinida 5 Años

No Aplica Bodega

Remuneraciones

SISPER

Mensual

Indefinida

No Aplica

Remuneraciones

Archivador Asignación Productividad

Diario

5 Años

Eliminación

Remuneraciones

Libro de Correspondencia Recibida

Libro

5 Años

Eliminación

Remuneraciones Remuneraciones

PC Planillas de Remuneraciones

Número Mensual

5 Años 5 Años

Cheques de Sueldos

Remuneraciones

Contabilidad

Rol de Cheques Entrega de Cheques Decretos Exentos Cuaderno de Decretos Pagaré Formulario de Autorización de Matricula Alumno Postgrado

Remuneraciones Remuneraciones Arancel de Postgrado Arancel de Postgrado Arancel de Postgrado

Archivador Rol de Cheques Entrega de cheques Postgrado/Decretos Arancel PC Pagaré Magíster / Pagaré Doctorado

Arancel de Postgrado

Carpeta Alumno

Solicitud de Asignación Productividad Libro de Correspondencia Recibida Cuaderno de Decretos Planillas de Remuneraciones

Honorarios


Cheque


Cajero

Letras de Cambio


Cajero


PC

Planillas Alumnos Programa Doctorado Planillas Alumnos Programa Magíster


PC

Asistente de Finanzas Encargado de Finanzas Secretaria DEA Secretaria DEA Encargado de Finanzas Asistente de Finanzas Asistente de Finanzas Tesorero Encargado de Finanzas Secretaria DEA Encargado de Finazas Secretaria de Programa Unidad de Contabilidad Unidad de Contabilidad Encargado de Finanzas Encargado de Finanzas

-

-

-

-

Mensual Mensual Mensual Número Alfabético

Eliminación Bodega Servicio Expiración Centrales 5 Años Eliminación 5 Años Eliminación 5 Años Bodega 5 Años Eliminación 2 Años Destrucción

Nombre

Indefinido

Mensual

Anual Anual

No Aplica

Fechas de No Aplica Expiración Fechas de No Aplica Expiración

Anual

Indefinida

No Aplica

Anual

Indefinida

No Aplica


Identificación

Carta EPG Nomina de Postulantes a Rebaja de Arancel Carta Arancel Factura Planilla de Control de Cobranza Arancel Postgrado Informe Mensual de Aranceles Percibidos Presupuesto Fondo General Proyecto de Presupuesto de Ingresos Facultad de Ciencias Presupuesto de Gastos Facultad de Ciencias Solicitudes de Asignación Productividad Libro de Correspondencia Recibida Informe Preliminar de Productividad Decreto Oficio de Fundamentación de Recursos Cuaderno de Decretos Carpeta Individual del Postulante

Documento Relacionado (1) Arancel de Postgrado

Bienestar Estudiantil

Arancel de Postgrado Arancel de Postgrado

PC Archivo Postgrado - Pago de Factura


PC


PC

Ejecución Presupuestaria

Biblioteca Jefe Unidad de Finanzas


PC


Encargado de Finanzas Bienestar Estudiantil Encargado de Finanzas Encargado de Finanzas Encargado de Finanzas Encargado de Finanzas Jefe Unidad de Finanzas Jefe Unidad de Finanzas Jefe Unidad de Finanzas Encargado de Finanzas

Recuperac (4)

Reten. (5)

Disposición (6)

Semestral

3 Años

Eliminación

Anual

1 Año

Eliminación

Anual Anual

5 Años

Eliminación

Mensual

Indefinida

No Aplica

Mensual

Indefinida

No Aplica

Anual

5 Años

Eliminación

Anual

Indefinida

No Aplica

Anual

Indefinida

No Aplica

Diario

5 Años

Eliminación

Diario

5 Años

Eliminación

Asignación de Productividad

Productividad

Libro de control de ingresos de documentos

Productividad

SISPER

Mensual

5 Años

Eliminación

Productividad

Archivador Decretos

Secretaria DEA

Mensual

5 Años

Eliminación

Productividad

Archivador Decanato

Secretaria DEA

Mensual

5 Años

Eliminación

Productividad

PC Secretaria DEA Unidad de Gestión y Control de Proyectos Asistente de Proyectos Proceso Becas Fundación M. G. V

N

5 Años

Eliminación

Alfabético

5 Años

Destrucción.

Proceso Becas Fundación M. G. V

Asistente de Proyectos

Fecha





Certificado de Vigencia


Contrato Beca

PC


Productividad

Comprobante de Egreso y Recibo de Conformidad

Carta Aviso

Archivador Postgrado - Decretos de Arancel


Postulación a Becas Fundación Maria Ghilardi V. Postulación a Becas Fundación Maria Ghilardi V. Postulación a Becas Fundación Maria Ghilardi V. Postulación a Becas Fundación Maria Ghilardi V. Postulación a Becas Fundación Maria Ghilardi V.

Memorando

Almacenamiento (2)

Secretaria DEA Encargado de Finanzas

Fecha

Proceso Becas Fundación M. G. V Asistente de Proyectos Certificado de vigencia Fundación M. G. V. Asistente de Proyectos

Alfabético Fecha Fecha

5 Años 5 Años 5 Años 5 Años 5 Años

Destrucción.

Destrucción. Destrucción. Destrucción. Destrucción.


Identificación


Almacenamiento (2)

Formulario Solicitud de Certificado de Vigencia


Balance


Memoria Anual


Bases Administrativas Libro de Actas Escritura Publica

Fundación Galileo Fundación Galileo Fundación Galileo

Certificado de vigencia Fundación GALILEO Certificado de vigencia Fundación M. G. V. Certificado de vigencia Fundación GALILEO Certificado de vigencia Fundación M. G. V. Certificado de vigencia Fundación GALILEO Certificado de vigencia Fundación M. G. V. Certificado de vigencia Fundación GALILEO Proyectos Libro de Actas Fundación Galileo Escrituras Publicas

Contrato

Fundación Galileo

Proyectos

Factura

Fundación Galileo Fundación Galileo

Proyectos

Cartolas Bancarias Libro de Banco Comprobantes de Egreso Recibo de Conformidad Declaraciones Mensuales de IVA Declaración Anual a la Renta Memoria Anual Balance Anual de Ingresos y Gastos Carpeta Expediente Cuenta Corriente del Proyecto


Cartolas Bancarias Libro de Banco Fundación Galileo Egresos

Fundación Galileo

Egresos

Fundación Galileo

Formularios y Declaraciones


Formularios y Declaraciones S. I. I. Balances y Memorias

Fundación Galileo

Balances y Memorias

Ingreso y Contabilización de Proyecto Nuevo Ingreso y Contabilización de Proyectos

Kardex PC





Recuperac (4)

Fecha

Anual

Anual

Reten. (5)

5 Años

5 Años

5 Años

Asistente de Proyectos Asistente de Proyectos Asistente de Proyectos Asistente de Proyectos

Alfabético No Aplica Fecha

5 Años 5 Años 5 Años

Fecha

5 Años

Asistente de Proyectos Asistente de Proyectos

Año

5 Años

Mes

5 Años

Mes

5 Años

Fecha

5 Años

Fecha

5 Años

Mes

5 Años

Anual Anual

5 Años 5 Años

Anual

5 Años

Asistente de Proyectos Asistente de Proyectos Asistente de Proyectos Asistente de Proyectos Asistente de Proyectos Asistente de Proyectos Asistente de Proyectos

Encargado de Proyectos e Alfabético Importaciones Encargado de Contabilidad de Alfabética Proyectos

Disposición (6)

Destrucción.

Destrucción.

Destrucción. Destrucción. Destrucción. Destrucción. Destrucción. Destrucción Destrucción. Destrucción. Destrucción. Destrucción. Destrucción. Destrucción. Destrucción. Destrucción.

5 años

Destrucción

Indefinida

No aplica


Identificación Comprobante de Recaudación Interna Boleta de depósito bancario Libro de Banco Comprobante de recaudación Documento de pago Cuenta Corriente del Proyecto Comprobante de Egreso Libro de Banco Informe de Rentabilidad de Acciones Escritura Pública Títulos de Acciones Declaraciones Mensuales de IVA Declaración Anual de Renta Balance Anual de Ingresos y Gastos Memoria Anual Bases Administrativas Propuestas Comprobante de Postulación Propuesta Administrativa

Documento Relacionado (1) Ingreso y Contabilización de Proyectos Ingreso y Contabilización de Proyectos Ingreso y Contabilización de Proyectos Ingreso y Contabilización de Proyectos Egreso y Contabilización de Gastos de Proyectos Egreso y Contabilización de Gastos de Proyectos Egreso y Contabilización de Gastos de Proyectos Egreso y Contabilización de Gastos de Proyectos Inversiones Fundación Maria Ghilardi V. Inversiones Fundación Maria Ghilardi V. Inversiones Fundación Maria Ghilardi V. Inversiones Fundación Maria Ghilardi V. Inversiones Fundación Maria Ghilardi V. Inversiones Fundación Maria Ghilardi V. Inversiones Fundación Maria Ghilardi V. Postulación y Adjudicación de Proyectos. Postulación y Adjudicación de Proyectos. Postulación y Adjudicación de Proyectos. Postulación y Adjudicación de Proyectos.

Almacenamiento (2) Ingreso Proyecto de Investigación Generales Ingreso Proyecto de Investigación Generales PC Ingreso Proyecto de Investigación Generales Proyecto Investigación General PC Archivo de Egresos Proy. Inv. Generales PC Acciones Fundación M. G. V. Escritura Pública Caja de Fondos (Caja Fuerte) Formularios y Declaraciones Fundación M.G.V. Formularios y Declaraciones Fundación M.G.V. Balances y Memorias Fundación M. G. V. Balances y Memorias Fundación M. G. V. Proyecto , Profesor

Responsable Protección (3) Encargado de Contabilidad de Proyectos Encargado de Contabilidad de Proyectos Encargado de Contabilidad de Proyectos Encargado de Contabilidad de Proyectos Encargado de Contabilidad de Proyectos Encargado de Contabilidad de Proyectos Encargado de Contabilidad de Proyectos Encargado de Contabilidad de Proyectos Asistente de Proyectos

Recuperac (4)

Disposición (6)

No aplica

5 años

Destrucción

No aplica

5 años

Destrucción

Alfabético

Indefinida

No aplica

Fecha

5 años

Destrucción

Número

5 Años

Destrucción

Alfabética

Indefinida

No aplica

Número

5 Años

Destrucción

Nombre

5

Destrucción

Mes

Asistente de Proyectos Fecha Asistente de Proyectos No aplica Asistente de Proyectos Mes Asistente de Proyectos Anual Asistente de Proyectos Anual Asistente de Proyectos Anual Asistente de Proyectos

Reten. (5)

Alfabético

Proyecto , Profesor


Alfabético

Proyecto , Profesor


Alfabético

Proyecto , Profesor


Alfabético

5 años 5 Años 5 Años 5 Años 5 Años 5 Años 5 Años 5 Años 5 Años 5 Años 5 Años

Destrucción

Destrucción. Destrucción. Destrucción. Destrucción. Destrucción. Destrucción. Destrucción. Destrucción. Destrucción. Destrucción.


Identificación

Propuesta Técnica Orden de Compra Decreto Aprobatorio Informes financieros Carpeta de Antecedentes Proyecto Contrato de prestación de servicios a Honorarios Libro de obra Informe Contrato de Especialista Planimetría Proyecto de Arquitectura Especialidades Autorización de Construcción Bases Técnicas Bases Administrativas Propuestas Contrato Escritura Publica

Documento Relacionado (1) Postulación y Adjudicación de Proyectos. Postulación y Adjudicación de Proyectos. Postulación y Adjudicación de Proyectos. Postulación y Adjudicación de Proyectos. Proyecto de Construcción de Obras. Proyecto de Construcción de Obras. Proyecto de Construcción de Obras. Proyecto de Construcción de Obras. Proyecto de Construcción de Obras. Proyecto de Construcción de Obras. Proyecto de Construcción de Obras. Proyecto de Construcción de Obras. Proyecto de Construcción de Obras. Proyecto de Construcción de Obras. Proyecto de Construcción de Obras. Proyecto de Construcción de Obras. Proyecto de Construcción de Obras. Proyecto de Construcción de Obras. Proyecto de Construcción de Obras.

Almacenamiento (2)


Recuperac (4)

Proyecto , Profesor


Alfabético

Proyecto , Profesor


Alfabético

Proyecto , Profesor


Alfabético

Caja proyecto

No aplica Encargado de Proyectos

Construcción Obra Empresa

Cronológico


Asistente de Proyectos Asistente de Proyectos



Cronológico

Libro de obras

Inspector técnico de obra

No Aplica



Cronológico



Cronológico



Cronológico



Cronológico


Cronológico

Cronológico Encargado de Proyectos













Reten. (5) 5 Años 5 Años 5 Años 5 Años 5 Años 5 Años 5 Años 5 Años 5 Años 5 Años 5 Años 5 Años 5 Años 5 Años 5 Años 5 Años 5 Años 5 Años 5 Años

Disposición (6)

Destrucción. Destrucción. Destrucción. Destrucción. Destrucción. Destrucción. Destrucción. Destrucción

Destrucción. Destrucción. Destrucción. Destrucción. Destrucción. Destrucción. Destrucción. Destrucción. Destrucción. Destrucción. Destrucción.


Identificación

Boleta de Garantía Bancaria Recepción Provisoria de Obra Recepción Final de Obra Acta de Entrega de Terreno Póliza de fianza Propuesta de Póliza de fianza Oficio Tarjeta de control horario Ficha personal de antecedentes Carpeta de Personal Certificado Nacimiento Certificado de salud compatible con el servicio Certificado de enseñanza media Estudios de pregrado Estudios de postgrado Certificado situación militar Formulario de antecedentes Declaración Jurada Fotos con rut Certificado de antecedentes Certificado de afiliación AFP e ISAPRES Notas comité de evolución (Académicos) Listado de Licencias Formulario de determinación de bases de calculo

Documento Relacionado (1) Proyecto de Construcción de Obras. Proyecto de Construcción de Obras. Proyecto de Construcción de Obras. Proyecto de Construcción Obras.

Almacenamiento (2)








de Construcción Obra Empresa

Cronológico

Nombramientos

Encargado de Proyectos Unidad de Recursos Humanos Archivo Pólizas de Fianza Jefe RR. HH. PC Jefe RR. HH. PC Jefe RR. HH. Tarjetas de Asistencia Jefe RR. HH. Jefe RR. HH. Cardex Fichas Funcionarios

Nombramientos Nombramientos

Tarjetas de Asistencia Cardex Fichas Funcionarios

Nombramientos

Cardex Carpetas Funcionarios

Póliza de fianza Póliza de fianza Póliza de fianza Nombramientos

Recuperac (4)

Reten. (5) 5 Años 5 Años 5 Años 5 Años

Disposición (6)

Destrucción. Destrucción. Destrucción. Destrucción.

Alfabético Alfabético Alfabético Alfabético

5 años Indefinido Indefinido 5 años

Destrucción No Aplica No Aplica Destrucción

Alfabético

5 años

Destrucción

Jefe RR. HH. Jefe RR. HH. Jefe RR. HH.

Alfabético Alfabético Alfabético

5 años 5 años


5 años

Destrucción


Jefe RR. HH.

Alfabético

5 años

Destrucción

Cardex Carpetas Funcionarios Cardex Carpetas Funcionarios Cardex Carpetas Funcionarios Cardex Carpetas Funcionarios Cardex Carpetas Funcionarios Cardex Carpetas Funcionarios Cardex Carpetas Funcionarios Cardex Carpetas Funcionarios

Jefe RR. HH. Jefe RR. HH. Jefe RR. HH. Jefe RR. HH. Jefe RR. HH. Jefe RR. HH. Jefe RR. HH. Jefe RR. HH.

Alfabético Alfabético Alfabético Alfabético Alfabético Alfabético Alfabético Alfabético

5 años 5 años 5 años 5 años 5 años 5 años 5 años

Destrucción Destrucción Destrucción Destrucción Destrucción Destrucción Destrucción

5 años

Destrucción


Jefe RR. HH.

Alfabético

5 años

Destrucción

Licencias Medicas

PC

Jefe RR. HH.

Alfabético

Indefinido

No Aplica

Licencias Medicas

PC

Jefe RR. HH.

Alfabético

Indefinido

No Aplica

Jefe RR. HH.

Alfabético

5 años

Destrucción

Jefe RR. HH. Jefe RR. HH.

Alfabético Alfabético


No Aplica No Aplica

Nombramientos Nombramientos Nombramientos Nombramientos Nombramientos Nombramientos Nombramientos Nombramientos Nombramientos Nombramientos

Colilla recepción licencia

Licencias Medicas

Memorando portador Listado Horas Extraordinarias

Licencias Medicas Horas Extraordinarias

Archivador Recepción y Resolución Licencias Médicas PC PC


Identificación Solicitud de programación de horas extraordinarias Decreto Horas Extraordinarias Certificado cargo Certificado antigüedad Certificado para Embajadas Certificado de relación de servicios Formulario solicitud certificados Documento de aviso Voto Padrón acta Tarjeta de asistencia Control de Asistencia Listado de Funcionarios Atrasos e inasistencias Notas Decreto Cometido o comisión Formulario de Comisiones y cometidos funcionarios Formulario Inscripción de Cursos de Capacitación Carta Compromiso Cometido Funcionario Estadística virtual Evaluación Actividad de Capacitación Decreto Base Datos servicios centrales Calificación funcionarios no académicos Calificación funcionarios no académicos Calificación funcionarios no académicos Calificación funcionarios no académicos


Almacenamiento (2)


Recuperac (4)

Reten. (5)

Disposición (6)

Indefinido

No Aplica

Alfabético Alfabético Alfabético Alfabético Alfabético

Indefinido Indefinido Indefinido Indefinido

No Aplica No Aplica No Aplica No Aplica

Indefinido

No Aplica

Jefe RR. HH. Jefe RR. HH. Jefe RR. HH. Jefe RR. HH. Jefe RR. HH. Jefe RR. HH. Jefe RR. HH. Jefe RR. HH. Jefe RR. HH. Jefe RR. HH. Secretaria DEA

Alfabético Anual Anual Anual Anual Mes Mes Alfabético Mes Fecha Alfabético

5 años Indefinido Indefinido Indefinido Indefinido 5 años 5 años Indefinido Indefinido 5 años 5 años

Destrucción No Aplica No Aplica No Aplica No Aplica Destrucción Destrucción No Aplica No Aplica Destrucción Destrucción

Jefe RR. HH.

Alfabético

Indefinido

No Aplica

Indefinido

No Aplica

Horas Extraordinarias

PC

Jefe RR. HH.

Alfabético

Horas Extraordinarias Emisión Certificados Emisión Certificados Emisión Certificados

Sistema PC PC PC

Jefe RR. HH. Jefe RR. HH. Jefe RR. HH. Jefe RR. HH.

Emisión Certificados

PC

Jefe RR. HH.

Emisión Certificados Elecciones Elecciones Elecciones Elecciones Control de asistencias Control de Asistencia Control de asistencia Control de asistencias Control de asistencias Cometidos- Comisiones

Solicitud de Certificados PC PC PC PC Archivo Tarjeta de Asistencia Control Asistencia PC PC Archivador Control Horario Decretos / Sistema

Cometidos -comisiones

PC

Capacitación

PC

Jefe RR. HH.

Alfabético

Capacitación Capacitación Capacitación

PC PC www.sicapnet.cl


Alfabético D. E. A. Alfabético


No Aplica No Aplica No Aplica

Capacitación

PC

Jefe RR. HH.

Alfabético

Indefinido

No Aplica

Capacitación Calificaciones

Decretos PC Calificaciones Funcionarios no Académicos Informe 1 Calificaciones Funcionarios no Académicos Informe 2 Calificaciones Funcionarios no Académicos Precalificación Calificaciones Funcionarios no Académicos Notificación

Secretaria DEA Jefe RR. HH.

Número Alfabético

5 años Indefinido

Destrucción No Aplica

Jefe RR. HH.

Alfabético

5 años

Destrucción

Jefe RR. HH.

Alfabético

5 años

Destrucción

Jefe RR. HH.

Alfabético

5 años

Destrucción

Jefe RR. HH.

Alfabético

5 años

Destrucción

Calificaciones Calificaciones Calificaciones Calificaciones


Identificación Decreto de formalización de la carga Solicitud de Asignación Familiar Planilla de pago Resolución de becas


Almacenamiento (2)


Recuperac (4)

Reten. (5)

Disposición (6)

Asignaciones Familiares

Sistema

Jefe RR. HH.

Alfabético

Indefinido

No aplica

Asignaciones Familiares Becas de colaboración Becas de colaboración

PC PC PC


Indefinido Indefinida Indefinida

No aplica No Aplica No Aplica

Colilla de pago matriculas

Becas de colaboración

Dirección económica

Jefe RR. HH.

5 años

Destrucción

Certificado de alumno regular


Dirección económica

Jefe RR. HH.

5 años

Destrucción


PC

Jefe RR. HH.

Indefinida

No Aplica

Accidentes laborales

Archivador ACHS Archivador ACHS

Jefe RR. HH.

Alfabético Alfabético Fechas Correlativo Resolución Correlativo Resolución Alfabético por Departamento. Anual Anual

5 años

Destrucción

5 años

Destrucción

5 años

Destrucción

Lista de alumnos beneficiados con becas de colaboración Certificado de alta funcionario Certificación atención funcionario Declaración individual de accidentes de trabajo Certificado de rentas funcionarios Carta ACHS Aviso Notificación de Salud Traspaso Irrevocable Formularios Único de Notificación Expediente Carta de Eliminación Carta de Apelación Planilla de Situación Eliminación Informe del Director de la Escuela de Pregrado Práctica Profesional a Realizar Carta de Práctica Profesional Informe de práctica profesional Formulario de reincorporación a la Carrera Pauta Proyecto Seminario de Título

Accidentes laborales Accidentes laborales Accidentes laborales

Archivador ACHS Archivador ACHS

Jefe RR. HH. Jefe RR. HH.

Anual

5 años

Destrucción

Jefe RR. HH Ing. Prevensionista

Alfabético Fecha

Indefinida 5 años

No Aplica Destrucción

Archivador AFP - ISAPRES

Jefe RR. HH.

Alfabético

5 años

Destrucción

Archivador AFP -ISAPRES

Jefe RR. HH.

Alfabético

5 años

Destrucción

ESCUELA DE PREGRADO Expediente Secretaría de estudios Cartas Alumnos Secretaria Pregrado Carpeta del alumno Secretaria de Estudios

Carrera/año Fecha Alfabético

Indefinido No aplica Indefinido


Informe del Director

Secretaria Pregrado

Nº registro

2 años

Bodega

Informe del Director

Secretaria Pregrado

Nº registro

2 años

Bodega

Práctica profesional Práctica profesional Práctica profesional

Carpeta del alumno Carpeta del alumno Carpeta del alumno

Secretaria de Estudios Secretaria de Estudios Secretaria de Estudios



Reincorporaciones

Carpeta del alumno

Secretaria de Estudios


Indefinido

No aplica

Seminario de título

Alumno

Secretaría de Estudios

No aplica

No aplica

No aplica

Accidentes laborales Accidentes laborales Notificaciones de cambio AFP o ISAPRES Notificaciones de cambio AFP o ISAPRES Eliminación de alumnos Eliminación de alumnos Eliminación de alumnos Eliminación de alumnos Eliminación de alumnos

PC PC

Jefe RR. HH.

Anual


Identificación Seminario de Título


Almacenamiento (2)


Recuperac (4)


Estantes

Biblioteca /Esc. Pregrado

Evaluación Seminario de Título Carta informativa Expediente de Grado Informe de aprobación del seminario de título Acta de examen de titulo Formulario Solicitud Para Cursar Asignaturas Como Alumno Libre. Memorando Resolución de alumno libre Formulario de Postulación a talleres Convenio de Honorarios Planilla de Gastos Ficha de inscripción

Seminario de título Seminario de título Seminario de título

Carpeta Evaluación Alumno Carpeta del Alumno

Secretaria Pregrado Secretaria Pregrado Secretaría de Estudios

Título/Carrera Fecha Alfabético No aplica Alfabética


Carpeta del Alumno

Secretaria de Estudios


Carpeta del Alumno

Secretaría de Estudios

Alumno libre

Carpeta alumno/ alumno libre

Alumno libre Alumno libre

Reten. (5)

Disposición (6)

Indefinido

No aplica

Indefinido No aplica Indefinido


Alfabética

Indefinido

No aplica

Alfabética

Indefinido

No aplica

Secretaria Escuela de Pregrado

Alfabética

Indefinido

No aplica

Carpeta alumno/ alumno libre Expediente

Secretaria Escuela de Pregrado Secretaría de Estudios


No aplica No aplica

Asuntos estudiantiles

Gastos talleres otros

Secretaria DAE

Semestre

Destrucción

Asuntos estudiantiles Asuntos estudiantiles Asuntos estudiantiles

PC PC

Secretaria DAE Secretaria DAE


No Aplica No Aplica

PC

Secretaria DAE

Indefinido

No Aplica

Memorándum Declaración individual de accidente escolar Solicitud de Beca de Colaboración Académica Planilla de Ayudantes Certificado de Ayudantía Listado de alumnos por carreras Diplomas Programa de la Ceremonia

Asuntos estudiantiles Asuntos estudiantiles


Secretaria DAE


Secretaria DAE

Alfabética Alfabética Correlativo Memo Programa Programa Correlativo Memo Correlativo Correlativo Memo

Semestre Semestre


Secretaria Pregrado

Alfabético

No aplica

No aplica

Secretaria Pregrado Secretaria Pregrado


No aplica No aplica

No aplica No aplica

Secretaria de Estudio

Expediente de grado o título

Confección expediente de grado

Libro de Recepción de Expedientes Acta de Termino de Estudio Acta de Concentración de Notas Certificado de Biblioteca


Beca colaboración académica Beca colaboración académica

Eliminación terminado proceso de selección PC PC

Ceremonia de egreso

PC

Ceremonia de egreso Ceremonia de egreso

PC PC

Beca colaboración académica

PC

No aplica

No aplica

Secretaria Pregrado Secretaria Pregrado SECRETARIA DE ESTUDIOS Expediente de grado o Secretaria Docente título/Carrera, año

No aplica PC

No aplica No aplica

No aplica No aplica

Carrera/año

Indefinido

No aplica

PC

Secretaria Docente

Fecha

Indefinido

No aplica

Confección expediente de grado Confección expediente de grado

Expediente Expediente

Secretaria Docente

Carrera/año

Indefinido

No aplica

Secretaria Docente

Carrera/año

Indefinido

No aplica


Expediente

Secretaria Docente

Carrera/año

Indefinido

No aplica


Identificación


Almacenamiento (2)


Recuperac (4)

Reten. (5)

Disposición (6)

Certificado Solicitud de Deuda SEMDA Programación Docente Horario de Carrera Horario Salas Cartola Académica


Expediente

Secretaria Docente

Carrera/año

Indefinido

No aplica

Construcción de horario Construcción de horario Construcción de horario

Escuela de Pregrado PC PC

Directora Pregrado Secretaria Docente Secretaria Docente

15 años Indefinido indefinido

Destrucción No aplica No aplica

Ingreso de notas

Cartola Académica (Carrera)

Secretaria Docente

Indefinido

No aplica

Carta de eliminación Carta de Apelación Libro despacho Carta de Apelación Resolución Aprobación Carpeta Individual Alumno Resolución de Eliminación Acta de Egresados Formulario de Inscripción de Asignatura Cartola Académica Carpeta individual del alumno

Ingreso de notas Ingreso de notas Ingreso de notas Ingreso de notas Ingreso de notas Ingreso de notas Ingreso de notas Ingreso de notas

Carpeta del Alumno Carpeta del Alumno Libro de correspondencia interna Carpeta del Alumno Carpeta del Alumno Kárdex/Carrera Carpeta del Alumno Torre 15

Secretaria Docente Alumno Secretaria Docente Secretaria Docente Secretaria Docente Secretaria Docente Secretaria Docente Secretaria Docente

Año/semestre Año/semestre Año/semestre Carrera/Año/Alf abético Alfabético Alfabético Fecha Alfabético Alfabético Carrera/Alfab. Alfabético Año/Correlativo

Indefinido Indefinido 5 años Indefinido Indefinido Indefinido Indefinido Indefinido

No aplica No aplica Destrucción No aplica No aplica No aplica No aplica No aplica

Inscripción de asignaturas

Carpeta del Alumno

Secretaria Docente

Alfabético

Indefinido

No aplica

Inscripción de asignaturas Manejo de carpetas individuales por alumno Matrícula de alumnos nuevos y Antiguos Matrícula de alumnos nuevos y Antiguos Matrícula de alumnos nuevos y Antiguos Matrícula de alumnos nuevos y Antiguos Matrícula de alumnos nuevos y Antiguos Matrícula de alumnos nuevos y Antiguos Matrícula de alumnos nuevos y Antiguos Matrícula de alumnos nuevos y Antiguos Matrícula de alumnos nuevos y Antiguos

Cartola Académica

Secretaria Docente

Alfabético

Indefinido

No aplica

Kárdex (Por carrera)

Secretaria Docente

Alfabético

Indefinido

No aplica

Carpeta del alumno

Secretaria Docente

Alfabético

Indefinido

No aplica

Alfabético

Indefinido

No aplica

No aplica

No aplica

No aplica

No aplica

No aplica

No aplica

No aplica

No aplica

No aplica

No aplica

No aplica

No aplica

Datos personales Licencia de enseñanza media Tarjeta de identificación de la P. S. U. Copia Cédula de Identidad Comprobante de pago de Arancel Comprobante de pagaré (si es pertinente) Certificado de Alumno Regular Derechos básicos Horario

Carpeta del alumno Alumno Alumno Alumno Torre 15 Arancel y matricula

Secretaria Docente Secretaria Docente Secretaria Docente Secretaria Docente Secretaria Docente

Alumno

Alumno

No aplica

No aplica

No aplica

Carpeta del alumno

Secretaria Docente

Alfabético

Indefinido

No aplica

Alumno

Alumno

No aplica

No aplica

No aplica


Identificación Comprobante de matrícula Carpeta personal del alumno Cartola académica Solicitud de Certificado Informe General de Alumnos Matriculados Certificado Cartola Académica Carpeta del Alumno Solicitud de renuncia a carrera Solicitud de postergación de semestre Libro de registro de solicitudes Libro de despacho Resolución Pagaré Planilla de retiro de derecho de matrícula Comprobante de pago Autorización de Matrícula Alumno de Postgrado Inscripción Académica Ficha Anual de actualización de datos Autorización de Matricula Ficha de Estudios de Postgrado Formulario Presentación Proyecto de Tesis Ficha de Postulación Nomina de Alumnos Seleccionados

Documento Relacionado (1) Matrícula de alumnos nuevos y Antiguos Matrícula de alumnos nuevos y Antiguos Matrícula de alumnos nuevos y Antiguos Solicitud de Certificados Solicitud de Certificados Solicitud de Certificados Solicitud de Certificados Solicitud de Certificados Solicitud de renuncia o postergación Solicitud de renuncia o postergación Solicitud de renuncia o postergación Solicitud de renuncia o postergación Solicitud de renuncia o postergación Matrícula e inscripción académica Matrícula e inscripción académica

Almacenamiento (2)


Recuperac (4)

Reten. (5)

Disposición (6)

Alumno

Alumno

No aplica

No aplica

No aplica

Kardex

Secretaria Docente

Alfabético

Indefinido

No aplica

Alfabético

Indefinido

No aplica

Cartola académica

Secretaria Docente

Solicitudes de Certificados No se archiva

Secretaria Docente

No aplica

No aplica

No aplica

Secretaria Docente

No aplica

No aplica

No aplica

Certificados (Carpeta acordeón) Kárdex (Según Carrera) Kárdex (Según Carrera)

Secretaria Docente Secretaria Docente Secretaria Docente

No aplica Alfabético Alfabético

No aplica Indefinido Indefinido


Carpeta del alumno

Secretaria Docente

Alfabético

Indefinido

No aplica

Secretaria Docente

Alfabético

Indefinido

No aplica

Secretaria Docente

Alumno/Carrer a

Indefinido

No aplica

Secretaria Docente

Fecha

5 años

Destrucción

Secretaria Docente

Alfabético

Indefinido

No aplica

ESCUELA DE POSTGRADO Carpeta antecedentes del alumno Secretaria Postgrado

Alfabético

Indefinido

No aplica

Carpeta del alumno PC Libro de despacho Carpeta del alumno

Calendario académico y matrícula

Secretaria Postgrado

Alfabético

5 años

Destrucción

Matrícula e inscripción académica Matrícula e inscripción académica

Carpeta antecedentes del alumno


Alfabético

Indefinido

No aplica



Alfabético

Indefinido

No aplica

Matrícula e inscripción académica Matrícula e inscripción académica



Alfabético

Indefinido

No aplica



Alfabético

Indefinido

No aplica

Matrícula e inscripción académica Matrícula e inscripción académica Matrícula e inscripción académica

Carpeta antecedentes del alumno Carpeta antecedentes del alumno

Secretaria Postgrado Secretaria Postgrado



No aplica No aplica



Alfabético

Indefinido

No aplica

Postulación



Alfabético

Indefinido

No aplica

Postulación

Alumnos aceptados


Programa

5 años

Destrucción


Identificación Carta de Aceptación Carta de Rechazo Libro correspondencia Fotocopia Cedula de Identidad Comprobantes de arancel Certificado de Grado de Licenciado en Ciencias Certificado de Biblioteca Certificado de pago Declaración incorporación de la variable de género al diploma Solicitud para la obtención de grado Formulario de Registro centralizado Informe de la Secretaria de Estudios Acta de Concentración de Notas Acta de termino de Estudios Memo Correlativo correspondencia enviada Carpeta antecedentes del alumno Entrega de Tesis Tesis Carpeta Antecedentes del Alumno Acta de Defensa Ficha del alumno Carta Acta de Examen de Idioma Certificado de titulo o grado anterior Certificado de Biblioteca Comprobante de cuenta de Deposito condicional de aranceles


Almacenamiento (2)


Recuperac (4)

Reten. (5)

Disposición (6)

Postulación Postulación Postulación Expediente de grado Expediente de grado Expediente de grado

Carpeta antecedentes del alumno Caja archivo postulaciones PC Carpeta antecedentes del alumno Carpeta antecedentes del alumno Carpeta antecedentes del alumno

Secretaria Postgrado Secretaria Postgrado Secretaria Postgrado Secretaria Postgrado Secretaria Postgrado Secretaria Postgrado

Alfabético No aplica Fecha Alfabético Alfabético Alfabético

Indefinido 2 años Indefinido Indefinido Indefinido Indefinido

No aplica Destrucción No aplica No aplica No aplica No aplica

Expediente de grado Expediente de grado Expediente de grado

Carpeta antecedentes del alumno Carpeta antecedentes del alumno Carpeta antecedentes del alumno

Secretaria Postgrado Secretaria Postgrado Secretaria Postgrado

Alfabético Alfabético Alfabético



Expediente de grado



Alfabético

Indefinido

No aplica



Alfabético

Indefinido

No aplica


Alfabético

Indefinido

No aplica


Alfabético

Indefinido

No aplica

Secretaria Postgrado Secretaria Postgrado

Alfabético Alfabético Número registro


No aplica No aplica

Indefinida

No aplica

Expediente de grado Expediente de grado


Expediente de grado


Expediente de grado Expediente de grado Expediente de grado

Carpeta antecedentes del alumno Carpeta antecedentes del alumno PC

Expediente de grado

Kárdex pasivos


Alfabético

Indefinido

No aplica

Defensa privada de tesis Defensa privada de tesis Defensa privada de tesis

Carpeta antecedentes del alumno Biblioteca

Secretaria Postgrado Bibliotecario

Alfabético Titulo o Autor


No aplica No aplica

Kárdex


Alfabético

Indefinido

No aplica

Defensa privada de tesis Defensa privada de tesis Defensa privada de tesis Defensa pública examen de grado Defensa pública examen de grado

Carpeta antecedentes del alumno Carpeta antecedentes del alumno Carpeta antecedentes del alumno Carpeta Antecedentes del Alumno

Secretaria Postgrado Secretaria Postgrado Secretaria Postgrado Secretaria Postgrado


Indefinido Indefinido Indefinido Indefinido

No aplica No aplica No aplica No aplica

Carpeta Antecedentes del Alumno


Alfabético

Indefinido

No aplica

Defensa pública examen de grado Defensa pública examen de grado



Alfabético

Indefinido

No aplica



Alfabético

Indefinido

No aplica



Identificación Fotocopia del carnet de identidad por ambos lados Certificado de Pago Tesis Ficha de Estudios de Postgrado Acta de Examen de Grado Reglamento Examen de Grado Libreto Examen de Grado Proyecto de Tesis Formulario Presentación proyecto de Tesis Evaluación proyecto de tesis Carpeta Antecedentes del Alumno Acta de Defensa Acta de Avance de tesis Ficha del alumno Ficha de Estudios de Postgrado Nómina de cursos Calendario Académico Inscripción Académica Carta solicitud salida a terreno Declaración Individual de Accidente Escolar Ficha de Estudios de Postgrado Acta de Notas Finales

Defensa pública examen de grado

Reten. (5)

Disposición (6)


Alfabético

Indefinido

No aplica

Carpeta Antecedentes del Alumno Biblioteca Carpeta Antecedentes del Alumno Carpeta Antecedentes del Alumno Carpeta Antecedentes del Alumno Carpeta Antecedentes del Alumno Carpeta antecedentes del alumno Carpeta antecedentes del alumno

Secretaria Postgrado Bibliotecaria Secretaria Postgrado Secretaria Postgrado Secretaria Postgrado Secretaria Postgrado Secretaria Postgrado

Alfabético Autor Alfabético Alfabético Alfabético Alfabético Alfabético

Indefinido Indefinido Indefinido Indefinido Indefinido Indefinido Indefinido

No aplica No aplica No aplica No aplica No aplica No aplica No aplica


Alfabético

Indefinido

No aplica

Proyecto de tesis Proyecto de tesis

Carpeta antecedentes del alumno Kárdex


Alfabético

Indefinido

No aplica


Alfabético

Indefinido

No aplica

Proyecto de tesis Proyecto de tesis Proyecto de tesis Proyecto de tesis Proceso académico Proceso académico Proceso académico Proceso académico Proceso académico

Carpeta antecedentes del alumno Carpeta antecedentes del alumno Carpeta antecedentes del alumno Carpeta antecedentes del alumno Nomina de cursos Calendario académico y matrículas Carpeta antecedentes del alumno Salidas a terreno

Secretaria Postgrado Secretaria Postgrado Secretaria Postgrado Secretaria Postgrado Secretaria Postgrado Secretaria Postgrado Secretaria Postgrado Secretaria Postgrado

Alfabético Alfabético Alfabético Alfabético Programa Año/Semestre Alfabético Fecha

Indefinido Indefinido Indefinido Indefinido 5 años 5 años Indefinido 2 años

No aplica No aplica No aplica No aplica Destrucción Destrucción No aplica Destrucción

Salidas a terreno


Fecha

2 años

Destrucción

Proceso académico

Carpeta de antecedentes del alumno


Alfabético

Indefinido

No aplica

Actas de notas


Curso/Alfab.

10 años

DEPARTAMENTOS Archivador Secretaria de Biblioteca de Matemáticas Biblioteca Central

Secretarias Departamento Secretaria de Biblioteca de Matemáticas

Fecha

Indefinido

No aplica

Fecha

Indefinido

No aplica

Biblioteca Central

Código

Indefinido

No aplica

Alfabético

Indefinido

No aplica

Alfabético

Indefinido

No aplica

Proceso académico

Cuaderno ingreso de libros

Biblioteca de Matemáticas

Control de Revista

Recuperac (4)


Becas

Tarjeta de control de prestamos


Defensa pública examen de grado Defensa pública examen de grado Defensa pública examen de grado Defensa pública examen de grado Defensa pública examen de grado Defensa pública examen de grado Proyecto de tesis Proyecto de tesis

Acta de Becas

Etiqueta de identificación SISIB

Almacenamiento (2)

Biblioteca de Matemáticas Biblioteca de Matemáticas

Bolsillo de cada Libro

Biblioteca de Matemáticas

Archivo de Control Visible

Secretaria de Biblioteca de Matemáticas. Secretaria de Biblioteca de Matemáticas.

Destrucción


Identificación

Almacenamiento (2)


Recuperac (4)

Reten. (5)

Disposición (6) No aplica

Form UD 11 Control de Freezer

Bodega

PC

Secretaria Dpto. de Biología.

Fecha

Indefinido

Guía de Recepción Form UD14 Planilla de Residuos Químicos. Guía de Despacho (Facultad) Planilla Control Bodega Químicos UD13 Form UD3 Bitácora del Vehículo

Bodega

Archivador cuentas de servicio

Secretaria Dpto. de Biología.

Fecha

Indefinido

No aplica

Bodega

PC

Encargada de Bodega

Fecha

Indefinido

No aplica

Bodega

Archivador

Encargada de Bodega

Correlativo

Indefinido

No aplica

Bodega

PC

Encargada de Bodega

Fecha

Indefinido

No aplica

Control Vehículos

Archivador Secretaria de Dpto.

Chofer.

Fecha

Indefinido

No aplica

Resolución de Salida Form UD 10 Carta de Cobranza.

Control Vehículos

Secretaria

Indefinido

No aplica


Fecha

Indefinido

No aplica

Planilla Resumen de Cobros

Control Vehículos

PC –Hoja 2

Secretaria Secretaria Dpto. de Biología – Ciencias Ecológicas. Secretaria Dpto. de Biología – Ciencias Ecológicas.

Correlativo

Control Vehículos

Fecha

Indefinido

No aplica

Formulario UD5 Solicitud de Fondo Fijo/ Giro a rendir

Fondo Fijo y Giro a Rendir


Secretaria del Departamento

Folio

Indefinido

No aplica




Fecha

Anual

3 años




Fecha

Indefinido

No aplica




Fecha

Indefinido

No aplica




Fecha

Indefinido

No aplica

Gestión de Correspondencia

Carpeta oficina de partes

Archivador

Indefinido

No aplica



Fecha

Indefinido

No aplica


Casillero oficina de partes

Fecha

Indefinido

No aplica



Encargado de la Oficina de Partes

Fecha

Indefinido

No aplica



Encargado de la Oficina de Partes

Fecha

Indefinido

No aplica

Libro de correspondencia Formulario de control y rendición UD2 Formulario Planilla de Movilización.UD8 planilla de movilización Formulario movilización taxi UD1 Correspondencia no pertenece facultad Libro de Correspondencia Libro de Correspondencia Biología Libro de Correspondencia Ciencias Ecológicas Libro de Correspondencia Física

Encargado de la Oficina de Partes Secretaria de los Departamentos Encargado de la Oficina de Partes


Identificación

Libro de Correspondencia Gestión de Correspondencia Química Libro de Correspondencia Gestión de Correspondencia Matemáticas Gestión de Correspondencia Libro de Secretaria de Estudio Libro de correspondencia Administración Libro de correspondencia Decanato Libro de correspondencia Pregrado Libro de correspondencia Postgrado Dropbox

Almacenamiento (2) Casillero oficina de partes Casillero oficina de partes Casillero oficina de partes

de Gestión de Correspondencia


del Gestión de Correspondencia






Respaldo de Información

Dropbox.

Respaldo Histórico

Respaldo de Información

Unidad de Respaldos Históricos.

Formulario UD12 Control de Salas y equipos

Solicitud de Salas y Equipos

PC

Revisión

Fecha Modificación

0 1

28/09/2009 25/06/2013

Responsable Protección (3) Encargado de la Oficina de Partes Encargado de la Oficina de Partes Encargado de la Oficina de Partes Encargado de la Oficina de Partes Encargado de la Oficina de Partes Encargado de la Oficina de Partes Encargado de la Oficina de Partes Secretarias de cada uno de los dptos. de la Facultad de Ciencias. Jefe de Gestión y Aseguramiento de Calidad y Transparencia. Secretaria Departamento

Recuperac (4)

Reten. (5)

Disposición (6)

Fecha

Indefinido

No aplica

Fecha

Indefinido

No aplica

Fecha

Indefinido

No aplica

Fecha

Indefinido

No aplica

Fecha

Indefinido

No aplica

Fecha

Indefinido

No aplica

Fecha

Indefinido

No aplica

Fecha

Indefinido

No aplica

Fecha

Indefinido

No aplica

Calendario

Indefinido

No aplica

Actualización Página 19 -20-21

Ítem Se incorporan los registros asociados a cada uno de los procedimientos de los departamentos de la Facultad de Ciencias.


Identificación


Nota: 0.- Identificación: Nombre exacto del registro. 1.- Documento Relacionado: Procedimiento al que pertenece el registro. 2.- Almacenamiento: Lugar en que se almacena físicamente el registro. 3.- Responsable Protección: Cargo de la persona que guarda el registro. 4.- Recuperación: Como se ordena el registro, mes, año, número correlativo etc. 5.- Retención: Tiempo que debe permanecer almacenado registro. 6.- Disposición: Acción que se debe ejecutar al fin del período de retención.

Almacenamiento (2)


Recuperac (4)

Reten. (5)

Disposición (6)