Manual de Procedimientos Coordinaciones - Gobierno del Estado ...

Oficina del C. Gobernador

Manual de Procedimientos Coordinaciones

Enero, 2010

Índice

Enero, 2010

Manual de Procedimientos Oficina del C. Gobernador

Índice I.

Presentación

II.

Estructura Orgánica ........................................................................................................

1

III.

Simbología.......................................................................................................................

3

IV.

Descripción de Procedimientos ......................................................................................

6

COORDINACIÓN DE GESTIÓN INSTITUCIONAL SUBCOORDINACIÓN DE CONTROL DOCUMENTAL: Gestión Institucional .......................................................................................................

9

Seguimiento y Control de la Documentación Turnada a la Oficina del C. Gobernador .....................................................................................................................

15

SUBCOORDINACIÓN DE VINCULACIÓN GUBERNAMENTAL: Atención Ciudadana Directa y Personalizada ................................................................

19

Atención del Correo Electrónico Institucional del C. Gobernador del Estado [email protected] .......................................................................................

23

Atención de forma personalizada y directa en las actividades de las Giras y/o Eventos del C. Gobernador..............................................................................................

26

Atención vía telefónica a la Ciudadanía a través del (01-800) 3433-3435 del C. Gobernador (FIDEFIEL) ...................................................................................................

29

COORDINACIÓN DE AGENDA: Elaboración de la Agenda y Designación de un Representante del C. Gobernador .....................................................................................................................

33

COORDINACIÓN DE ASUNTOS LEGALES: Asesoría Jurídica .............................................................................................................

42

Juicio Laboral Individual .................................................................................................

45

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Manual Específico de Organización Manual Específico de Organización Oficina del C. Gobernador Oficina del C. Gobernador

Índice COORDINACIÓN DE ESTUDIOS Y APOYO LOGÍSTICO: Atención a Solicitudes de Estudios y Apoyo Logístico de las Dependencias Federales, Estatales, Municipales, para la Toma de Decisiones ....................................

50

ADMINISTRACIÓN DE CASA DE GOBIERNO: Proporcionar los Medios Necesarios para el Desarrollo de Conferencias de Prensa, Evento o Reunión de Trabajo que lleva a cabo el C. Gobernador ....................

59

Elaboración del Proyecto de Presupuesto .....................................................................

62

Reposición de Fondo Revolvente de Caja.......................................................................

66

Inventario Físico de Material de Oficina y Servicios Generales .....................................

69

Trámite del Mantenimiento Preventivo y Correctivo del Parque Vehicular..................

72

V.

Directorio ........................................................................................................................

75

VI.

Firmas de Autorización ...................................................................................................

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Manual Específico de Organización Manual Específico de Organización Oficina del C. Gobernador Oficina del C. Gobernador

I. Presentación

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Presentación El Manual de Procedimientos ha sido elaborado con la finalidad de proporcionar en forma ordenada, secuencial y detallada la descripción de las actividades que se llevan a cabo en las áreas que conforman la Oficina del C. Gobernador, vinculando ordenadamente los procesos administrativos aplicables; los límites de responsabilidad y las delimitaciones que se manifiestan en las diversas actividades que desarrollan los servidores públicos que conforman la Estructura Ocupacional Autorizada. Asimismo, está basado en la estructura organizacional aprobada por la Contraloría General y la Secretaría de Finanzas y Planeación. El presente documento comprende los siguientes apartados: 9 Estructura Orgánica: Presenta la representación gráfica de las áreas que integran la Oficina del C. Gobernador. 9 Simbología: Indica de manera gráfica el nombre y significado de los símbolos utilizados en los diagramas de flujo de procedimiento. 9 Descripciones de procedimientos: Señalan el nombre, objetivo, frecuencia, normas, descripción narrativa y diagramas de flujo de las actividades desarrolladas por las áreas que integran la Oficina del C. Gobernador. 9 Directorio: Se relacionan Oficina del C. Gobernador.

los nombres de los principales servidores públicos de la

9 Firmas de autorización: Se precisa la responsabilidad de el área de elaboración, revisión y autorización del documento.

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II. Estructura Orgánica

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1

Estructura Orgánica

Gobernador del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave

Secretaría Particular

Secretaría Privada

Unidad Administrativa

Secretaría Técnica

Unidad de Acceso a la Información Pública

Coordinación de Gestión Institucional

Coordinación de Agenda

Coordinación de Asuntos Legales

Coordinación de Estudios y Apoyo Logístico

Administración de Casa de Gobierno

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2

III. Simbología

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Simbología

Terminal Indica el inicio y término del procedimiento.

Operación Representa la ejecución de una actividad o acciones a realizar con excepción de decisiones o alternativas.

Decisión y/o alternativa Indica el punto dentro del flujo en el que son posibles varios caminos o alternativas (preguntas o verificación de decisiones).

Documento Representa cualquier tipo de documento que se utilice, reciba, se genere o salga del procedimiento.

Archivo permanente Indica que se guarda un documento de forma definitiva.

Archivo temporal Indica que el documento se guarda en forma eventual o provisional.

Sistema informático Indica el uso de un sistema informático en el procedimiento.

Pasa el tiempo Representa una interrupción del proceso.

Conector de actividad Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo.

Dirección de flujo o líneas de unión Conecta los símbolos señalando el orden en que deben realizarse las distintas operaciones.

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Simbología

Aclaración Se utiliza para realizar una aclaración correspondiente a una actividad del procedimiento.

Diskette Representa la acción de respaldar la procedimiento en una unidad magnética.

información generada en el

Disco compacto Representa la acción de respaldar la información generada en el procedimiento en una unidad de lectura óptica.

Preparación o conector de procedimiento Indica conexión del procedimiento con otro que se realiza de principio a fin para poder continuar el descrito.

Dirección de flujo de actividades simultáneas Conecta los símbolos señalando el orden simultáneo de dos o más actividades que se desarrollan en diferente dirección de flujo.

Conector de página Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra página del mismo.

Objeto Es la representación gráfica de un objeto tangible descrito dentro del procedimiento.

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IV. Descripción de Procedimientos

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COORDINACIÓN DE GESTIÓN INSTITUCIONAL

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SUBCOORDINACIÓN DE CONTROL DOCUMENTAL

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Procedimiento Nombre:

Gestión Institucional

Objetivo:

Recibir y procesar todo aquel documento que sea presentado en la Oficina del C. Gobernador, a efecto de que sea canalizado a las instancias correspondientes, tomando en consideración su naturaleza y contenido. Asimismo, mantener actualizado el estado que guardan los asuntos relativos al seguimiento de los documentos gestionados por la Coordinación de Gestión Institucional y conocer la atención otorgada e informar sobre los mismos al C. Gobernador del Estado.

Frecuencia: Diaria

Normas ●Toda Petición ciudadana deberá de realizarse por escrito y contener los requisitos siguientes: -Nombre -Domicilio -Teléfono ●Se podrán recabar Peticiones por las vías siguientes: -Personalmente -Giras de trabajo del C. Gobernador -Personal de Dependencias y Entidades de la Administración Pública Estatal en gira de trabajo -Correo Electrónico -Correo certificado -Fax ●La Petición que sea recepcionada en Gira del C. Gobernador del Estado, que no reúna los requisitos y se cuente con teléfono del peticionario, será turnada a la secretaría directiva de la Coordinación de Gestión Institucional de la Oficina del C. Gobernador, a fin de recabar la información faltante. ●La Petición que sea recepcionada vía fax y no reúna los requisitos, le serán solicitados al momento de confirmar la recepción del documento al peticionario. ●El Escrito de petición deberá contar con un sello, folio de entrada y/o turno de salida de acuerdo al sistema que corresponda.

ELABORÓ

REVISÓ

AUTORIZÓ

UNIDAD ADMINISTRATIVA

SECRETARIO PARTICULAR DEL C. GOBERNADOR

GOBERNADOR DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE

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9

Normas ●La Petición que sea capturada en el Sistema de Atención Ciudadana (SACVER), se le asignará un número de Folio al Escrito de petición el cual será colocado en la parte superior derecha del documento y se remitirá a la Dependencia y/o Entidad vía electrónica. ●La Petición que sea capturada en el Sistema de Unidad de Documentación y Atención Ciudadana (UDAC), se le asignará un folio y se imprimirá en un Turno el cual será anexado al Escrito de petición, y se remitirá a la Dependencia y/o Entidad de manera física. ●Sólo se darán informes sobre las peticiones ciudadanas al interesado previa Identificación oficial. ●Las Peticiones recepcionadas en la Subcoordinación de Vinculación Gubernamental serán turnadas a la Subcoordinación de Control Documental para su trámite correspondiente. ●Las Peticiones recibidas vía Correo Electrónico serán recepcionadas en la Subcoordinación de Vinculación Gubernamental. ●Las Peticiones recepcionadas vía Correo Certificado serán recibidas en la Subcoordinación de Control Documental.

ELABORÓ

REVISÓ

AUTORIZÓ




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Descripción Narrativa Área

Actividad

Descripción

Subcoordinación de Control Documental

1

Recibe del peticionario Escrito de petición en original y copia para acuse de recibo y verifica que se encuentre debidamente requisitado. ¿Se encuentra debidamente requisitado el Escrito de Petición?

1a

En caso de no encontrarse debidamente requisitado: Devuelve al peticionario Escrito de petición en original y copia y solicita agregar la información faltante. Continúa con la actividad número 1.

2

En caso de encontrarse debidamente requisitado: Sella Escrito de petición en original y copia, accesa, registra en el Sistema de Recepción de Documentos, asigna folio y devuelve copia al peticionario.

3

Escanea, analiza y clasifica Escrito de petición original.

4

Accesa y captura Escrito de petición original, en el Sistema de Atención Ciudadana (SACVER) y/o en el Sistema de Unidad de Documentación y Atención Ciudadana (UDAC), asigna Folio y Turno según corresponda,

5

Imprime Turno en un tanto en el caso de (UDAC) y entrega al Subcoordinador de Control Documental, para su validación y/o firma correspondiente. ¿Es correcta la información capturada?

5a

En caso de no ser correcta la información capturada: Devuelve Escrito de petición con Folio en original o Turno en un tanto, para su corrección. Continúa con la actividad número 4.

6

En caso de ser correcta la información capturada: Valida el Escrito de petición con folio en el SACVER y remite la información vía electrónica a la Dependencia y/o Entidad que corresponda.

7

Valida el Escrito de petición original y firma en el caso de UDAC el Turno en un tanto y fotocopia ambos documentos.

8

Envía el Escrito de petición y el Turno ambos en original y copia a la Dependencia y/o Entidad correspondiente. Pasa el tiempo.

9

Recibe copia del Escrito de petición y el Turno, el cual se utilizó como acuse de recibo y los archiva de manera cronológica temporal.

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Descripción Narrativa Área Subcoordinación de Control Documental

Actividad

Descripción Pasa el tiempo.

10

Recibe Oficio de respuesta y/o Seguimiento de la Dependencia y/o Entidad, original.

11

Identifica el turno y/o folio en los Sistemas UDAC y/o SACVER según corresponda. ¿La Dependencia y/o Entidad concluyó la petición?

11.a

En caso de no haber concluido la Petición: Captura un resumen del Oficio de respuesta original en el Sistema UDAC, determina avance y archiva de manera cronológica temporal. Pasa el tiempo. Continúa con la actividad número 10.

12

En caso de haber concluido la Petición: Captura un resumen del Oficio de respuesta original, marca como concluido el asunto, en el Sistema UDAC y archiva de manera cronológica permanente. Pasa el tiempo.

13

Recibe del peticionario Acuse de recibo del escrito de petición con número de folio asignado e Identificación oficial en original.

14

Accesa al Sistema de Recepción de Documentos, Sistema de Atención Ciudadana (SACVER) y/o al Sistema de Unidad de Documentación y Atención Ciudadana (UDAC), identifica folio de entrada, informa al peticionario la dependencia y/o entidad a la que fue canalizada su petición y que dará respuesta a la misma, proporciona copia del Turno y/o Folio y la dirección de la Dependencia. FIN DEL PROCEDIMIENTO. Conecta con el Procedimiento Seguimiento y Control de la Documentación turnada a la Oficina del C. Gobernador.

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COORDINACIÓ COORDINACIÓN DE GESTIÓ GESTIÓN INSTITUCIONAL SUBCOORDINACIÓ SUBCOORDINACIÓN DE CONTROL DOCUMENTAL GESTIÓ GESTIÓN INSTITUCIONAL VALIDA Y

VÍA ELECTRÓNICA

REMITE

INICIO

SISTEMA DE ATENCIÓN CIUDADANA (SACVER)

PETICIONARIO RECIBE Y

2

VERIFICA

ACCESA, CAPTURA, ASIGNA FOLIO Y/O TURNO

ESCRITO DE PETICIÓN CON FOLIO

1 ESCRITO DE PETICIÓN

O-1

ESCRITO DE PETICIÓN

DEPENDENCIA Y/O ENTIDAD CORRESPONDIENTE

O

O SISTEMA DE ATENCIÓN CIUDADANA (SACVER)

PETICIONARIO

¿SE ENCUENTRA DEBIDAMENTE REQUISITADO EL ESCRITO DE PETICIÓN?

VALIDA, FIRMA Y FOTOCOPIA

SISTEMA DE UNIDAD DE DOCUMENTACIÓN Y ATENCIÓN CIUDADANA (UDAC)


NO DEVUELVE Y SOLICITA

INFORMACIÓN

O-1 ESCRITO DE PETICIÓN

O SISTEMA DE UNIDAD DE DOCUMENTACIÓN Y ATENCIÓN CIUDADANA (UDAC)

IMPRIME Y ENTREGA

TURNO

SI

T SISTEMA DE UNIDAD DE DOCUMENTACIÓN Y ATENCIÓN CIUDADANA (UDAC) 1

TURNO T

SUBCOORDINADOR DE CONTROL DOCUMENTAL VALIDACIÓN Y/O FIRMA

SELLA, ACCESA, REGISTRA, ASIGNA FOLIO Y DEVUELVE

ENVÍA

O-1



SISTEMA DE RECEPCIÓN

¿ES CORRECTA LA INFORMACIÓN CAPTURADA?

1


NO

TURNO ESCRITO DE PETICIÓN CON FOLIO

PETICIONARIO

O-1

T-1

PARA SU CORRECCIÓN

DEVUELVE

DEPENDENCIA Y/O ENTIDAD

SI

O

T TURNO 1

ESCANEA, ANALIZA Y CLASIFICA 2


O

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Manual de de Procedimientos Procedimientos Manual Oficinadel delC.C.Gobernador Gobernador Oficina

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COORDINACIÓ COORDINACIÓN DE GESTIÓ GESTIÓN INSTITUCIONAL SUBCOORDINACIÓ SUBCOORDINACIÓN DE CONTROL DOCUMENTAL GESTIÓ GESTIÓN INSTITUCIONAL

ACCESA, IDENTIFICA FOLIO E INFORMA

1


ESCRITO DE PETICIÓN CON FOLIO

NO

¿LA DEPENDENCIA CONCLUYÓ LA PETICIÓN?

RECIBE Y ARCHIVA

OFICIO DE RESPUESTA

1


O



SI

1

SISTEMA DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

CAPTURA, DETERMINA Y ARCHIVA

TURNO

PETICIONARIO DIRECCIÓN

TURNO

C

1 C CAPTURA, MARCA Y ARCHIVA

1 FOLIO 3

OFICIO DE RESPUESTA 3


RECIBE

OFICIO DE RESPUESTA Y/O SEGUIMIENTO

O

FIN C

O

PETICIONARIO

RECIBE

IDENTIFICA TURNO Y/O FOLIO ACUSE DE RECIBO SISTEMA DE UNIDAD DE DOCUMENTACIÓN Y ATENCIÓN CIUDADANA (UDAC)

1

O IDENTIFICACIÓN OFICIAL


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Seguimiento y control de la documentación turnada a la Oficina del C. Gobernador.

Objetivo:

Realizar el seguimiento de la atención que las dependencias y entidades de la administración pública estatal, otorgan a los asuntos que son enviados por la Coordinación de Gestión Institucional.

Frecuencia:

Mensual.

Normas ● Se verificará con las dependencias y entidades de la administración pública estatal la atención otorgada a las peticiones enviadas.

ELABORÓ

REVISÓ

AUTORIZÓ




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Actividad

Descripción

Subcoordinación de Control Documental

1

Elabora Oficio de solicitud en original y copia como acuse, y lo envía a la Dependencia y/o Entidad, solicitando información sobre la atención otorgada a las peticiones ciudadanas. Pasa el tiempo.

2

Recibe el Acuse del Oficio de solicitud de la Dependencia y/o Entidad y archiva de manera cronológica temporal en el expediente correspondiente. Pasa el tiempo

3

Recibe Oficio de respuesta original, de cada una de las Dependencias y/o Entidades y lo envía al área del archivo de la Coordinación, para determinar su avance.

4

Accesa al Sistema de Atención Ciudadana (SACVER) y/o al Sistema de Unidad de Documentación y Atención Ciudadana (UDAC), identifica Folio y registra el Oficio de respuesta en el Sistema correspondiente y determina el avance de la petición. ¿La dependencia concluyo la petición?

4a

En caso de no haber concluido: Captura el avance de la petición en el Sistema correspondiente y deja en trámite para reiterar la solicitud de seguimiento en el próximo oficio. Pasa el tiempo. Continua con la actividad 1

5

6

En caso de haber concluido: Marca como concluido el asunto, se finiquita y archiva de manera cronológica temporal el Oficio de respuesta original. Elabora Reporte en tres tantos, indicando el número de asuntos en proceso y concluidos por la dependencia o entidad según corresponda y entrega un tanto a la Coordinación de Gestión Institucional, otro tanto a la Oficina del C. Gobernador y el otro tanto lo archiva de manera cronológica temporal. FIN DEL PROCEDIMIENTO

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COORDINACIÓ COORDINACIÓN DE GESTIÓ GESTIÓN INSTITUCIONAL SUBCOORDINACIÓ SUBCOORDINACIÓN DE CONTROL DOCUMENTAL SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓ DOCUMENTACIÓN TURNADA A LA OFICINA DEL C. GOBERNADOR

INICIO

ACCESA, IDENTIFICA FOLIO Y REGISTRA


OFICIO DE RESPUESTA ELABORA Y ENVIA DEPENDENCIAS Y/O ENTIDADES

1 OFICIO DE SOLICITUD

ELABORA, ENTREGA Y ARCHIVA

1T

REPORTE


OFICINA DEL C. GOBERNADOR 2T


O-1

COORDINACIÓN DE GESTIÓN INSTITUCIONAL

O

REPORTE 3T REPORTE C

NO

¿LA DEPENDENCIA CONCLUYÓ LA PETICIÓN? DEPENDENCIAS Y/O ENTIDADES

FIN


RECIBE Y ARCHIVA

SI ACUSE DEL OFICIO DE SOLICITUD

CAPTURA AVANCE

1

SISTEMA DE ATENCIÓN CIUDADANA (SACVER) C

MARCA, FINIQUITA Y ARCHIVA

OFICIO DE RESPUESTA RECIBE Y ENVÍA

O 1

C ÁREA DE ARCHIVO

OFICIO DE RESPUESTA

O

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SUBCOORDINACIÓN DE VINCULACIÓN GUBERNAMENTAL

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Atención Ciudadana directa y personalizada

Objetivo:

Atender de manera directa y personalizada a quienes se dirigen al C. Gobernador del Estado y/o Secretario Particular, a efecto de brindar asesoría y canalizar sus planteamientos a las instancias competentes

Frecuencia:

Diaria.

Normas ● El ciudadano deberá presentar para realizar la gestión: Identificación oficial. Domicilio actualizado y/o teléfono ● Deberá crear un registro y enviar a la instancia competente la Petición sugerencia o queja dirigida al C. Gobernador y/o Secretario Particular. ● Las Peticiones atendidas a través de la Oficina de Enlace deberán contar con una Cédula de Registro. ● Se deberá atender en la Subcoordinación de Vinculación Gubernamental de manera personalizada las Peticiones realizadas por la ciudadanía y/o representantes de organizaciones publicas, privadas y sociales, formuladas al C. Gobernador y/o Secretario Particular de manera indistinta. ● La Petición que sea capturada en el Sistema de Atención Ciudadana (SACVER), se le asignará un número de Folio a la Cédula de Registro, el cuál será colocado en la parte superior derecha y se remitirá a la Dependencia y/o Entidad vía Electrónica. ● La Petición que sea capturada en el Sistema de Unidad de Documentación y Atención Ciudadana (UDAC), se le asignará un folio y se imprimirá en un Turno el cuál será anexado a la Cédula de Registro y se remitirá a la Subcoordinación de Control Documental para su despacho correspondiente.

ELABORÓ

REVISÓ

AUTORIZÓ




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Descripción Narrativa Área Subcoordinación de Vinculación Gubernamental

Actividad

Descripción

1

Recibe al peticionario y le brinda la atención respecto a la petición que desea plantear de forma personalizada.

2

Captura dentro del Sistema de Recepción Ciudadana, Cédula de Registro en original, con los datos personales y de residencia, así como la petición planteada.

3

Realiza una búsqueda de la petición en el Sistema de Unidad de Documentación y Atención Ciudadana (UDAC) y/o Sistema de Atención Ciudadana (SACVER). ¿Se encuentra registrada la Petición?

3a

4

Si está registrada la Petición: Proporciona al ciudadano Folio o Turno del SACVER y/o UDAC en un tanto y se le informa ante que dependencia gubernamental debe dirigirse. Si no está registrada la Petición: Accesa y captura Cédula de Registro en original, imprime Turno en el Sistema de Unidad de Documentación y Atención Ciudadana (UDAC) y/o Folio en el caso del Sistema de Atención Ciudadana (SACVER).

5

Entrega Turno original UDAC y/o Folio de SACVER al Subcoordinador de Vinculación Gubernamental, con Cédula de Registro original y Documentación soporte ( credencial de elector, licencia, acta de nacimiento en copia, etc.) para su revisión.

6

Revisa y valida Turno en un tanto de UDAC y/o Cédula de Registro con Folio en el caso de SACVER, en original. ¿Es correcta la información capturada?

6a

En caso de no ser correcta la Información capturada: Devuelve Cédula de Registro con Folio en caso de SACVER y/o Turno en UDAC, para su corrección. Continúa con la actividad No. 4

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Actividad 7

8

Descripción En caso de ser correcta la información capturada: Valida y remite la información, en caso del Sistema SACVER, Vía electrónica con la Documentación soporte en copia, a la Subcoordinación de Control Documental, para su despacho correspondiente. Valida y firma en caso del Sistema UDAC el Turno en un tanto con la Documentación soporte en copia y envía a la Subcoordinación de Control Documental, para su despacho correspondiente. FIN DEL PROCEDIMIENTO Conecta con el Procedimiento: Seguimiento y Control de la Documentación turnada a la Oficina del C. Gobernador.

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COORDINACIÓ COORDINACIÓN DE GESTIÓ GESTIÓN INSTITUCIONAL SUBCOORDINACIÓ SUBCOORDINACIÓN DE VINCULACIÓ VINCULACIÓN GUBERNAMENTAL ATENCIÓ ATENCIÓN CIUDADANA DIRECTA Y PERSONALIZADA 1 ACCESA, CAPTURA E IMPRIME

INICIO

CÉDULA DE REGISTRO

PETICIONARIO RECIBE Y

PERSONAL SUBORDINADO

O

¿ES CORRECTA LA INFORMACIÓN CAPTURADA?


BRINDA ATENCIÓN

NO DEVUELVE

O

CÉDULA DE REGISTRO CON FOLIO

TURNO T SI

T


CAPTURA

TURNO

FOLIO T


VALIDA Y 1

VÍA ELECTRÓNICA

REMITE CÉDULA DE REGISTRO

O SUBCOORDINADOR DE VINCULACIÓN GUBERNAMENTAL ENTREGA

TURNO

SISTEMA DE ATENCIÓN CIUDADANA (SACVER) DOCUMENTACIÓN SOPORTE


1

T

REALIZA BÚSQUEDA DE LA PETICIÓN O CÉDULA DE REGISTRO CON FOLIO


1

VALIDA Y FIRMA

DOCUMENTACIÓN SOPORTE


SISTEMA DE UNIDAD DE DOCUMENTACIÓN Y ATENCIÓN CIUDADANA (UDAC) TURNO

SUBCOORDINACIÓN DE CONTROL DOCUMENTAL T

REVISA Y VALIDA CIUDADANO ¿SE ENCUENTRA REGISTRADA LA PETICIÓN?

SI TURNO

PROPORCIONA

TURNO

1

T DOCUMENTACIÓN SOPORTE O

T

NO T

CÉDULA DE REGISTRO CON FOLIO FIN

FOLIO

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN TURNADA A LA OFICINA DEL C. GOBERNADOR

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Atención del Correo Electrónico [email protected].

Institucional

del

C.

Gobernador

del

Estado

Objetivo:

Atender las solicitudes dirigidas al C. Gobernador, a través de su Correo Electrónico, a efecto de brindar asesoría y canalización de sus planteamientos a las instancias competentes.

Frecuencia:

Diaria.

Normas ● Toda Petición ciudadana deberá contener los requisitos siguientes: - Nombre - Domicilio - Teléfono ● Deberá recibir y atender las Solicitudes a través de la pagina Web realizadas por la ciudadanía e instituciones públicas, privadas y sociales, al C. Gobernador y/o Secretario Particular. ● Deberá identificar las Peticiones realizadas al C. Gobernador dentro del Correo Electrónico Institucional [email protected]. ● Las Peticiones recepcionadas a través de Correo Electrónico Institucional [email protected], serán canalizadas por este mismo medio a las dependencias correspondientes, sin ser registradas en los Sistemas UDAC y/o SACVER. ● Las Peticiones recepcionadas vía Correo Electrónico Institucional serán archivadas en una Carpeta Electrónica por Dependencia o Entidad.

ELABORÓ

REVISÓ

AUTORIZÓ




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Descripción Narrativa Área Subcoordinación de Vinculación Gubernamental

Actividad

Descripción

1

Ingresa a la cuenta Correo Electrónico Institucional del C. Gobernador [email protected], analiza petición y verifica que se encuentre debidamente requisitado. ¿Se encuentra debidamente requisitada la Petición?

1a

En caso de no encontrarse debidamente requisitada la Petición: Solicita vía Correo Electrónico la información al peticionario Pasa el tiempo Continua con la actividad Nº 1

2

En caso de encontrarse debidamente requisitada la Petición: Canaliza vía Correo Electrónico a la dependencia y/o Entidad correspondiente según su naturaleza y contenido.

3

Informa al peticionario vía Correo Electrónico, a donde fue canalizada su solicitud, proporciona teléfonos, correo electrónico y dirección de la dependencia gubernamental correspondiente, a efecto de que se ponga en contacto con la misma.

4

Archiva Petición en una Carpeta Electrónica de cada dependencia según sea la naturaleza y contenido de la solicitud, para mantener un archivo electrónico de cada una de las Peticiones recibidas en el Correo Institucional del C. Gobernador de manera cronológica definitiva. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

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COORDINACIÓ COORDINACIÓN DE GESTIÓ GESTIÓN INSTITUCIONAL SUBCOORDINACIÓ SUBCOORDINACIÓN DE VINCULACIÓ VINCULACIÓN GUBERNAMENTAL ATENCIÓ ATENCIÓN DEL CORREO ELECTRÓ ELECTRÓNICO INSTITUCIONAL DEL C. GOBERNADOR DEL ESTADO [email protected]

INFORMA Y PROPORCIONA

INICIO

PETICIONARIO

CORREO ELECTRÓNICO 1

INGRESA, ANALIZA Y VERIFICA PETICIÓN

CORREO ELECTRÓNICO INSTITUCIONAL

ARCHIVA PETICIÓN

CORREO ELECTRÓNICO ¿SE ENCUENTRA DEBIDAMENTE REQUISITADA LA PETICIÓN?

NO

SOLICITA INFORMACIÓN

PETICIONARIO

C CORREO ELECTRÓNICO SI

FIN

1

CANALIZA


CORREO ELECTRÓNICO

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Atención de forma personalizada y directa en las actividades de las giras y/o eventos del C. Gobernador.

Objetivo:

Atender de manera personalizada a quienes se dirigen al C. Gobernador del Estado y/o Secretario Particular en los eventos y/o giras, a efecto de brindar asesoría y canalizar sus planteamientos a las instancias competentes

Frecuencia:

Diaria.

Normas ● Se atenderán de manera personalizada las Peticiones realizadas por la ciudadanía y/o representantes de organizaciones públicas, privadas y/o sociales que se presenten en los eventos y/o giras del C. Gobernador. ● Deberá elaborar Listado de peticiones para entregar a la Subcoordinación de Control Documental.

ELABORÓ

REVISÓ

AUTORIZÓ




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Actividad

Descripción

Subcoordinación de Vinculación Gubernamental

1

Recibe y analiza la Agenda del C. Gobernador en original, de acuerdo a las actividades que la Coordinación de Agenda considere, para las giras y/o eventos.

2

Determina el personal que acudirá a cubrir la gira y/o evento del C. Gobernador.

3

Atiende y escucha al ciudadano y/o representantes de instituciones publicas, privadas y sociales de manera personalizada su petición.

4

Recibe del ciudadano Escrito de Petición original.

5

Clasifica Escritos de Petición original, por Dependencias y/o Entidades, elabora Listado de Peticiones en original y copia para acuse de recibo y entrega junto con las peticiones a la Subcoordinación de Control Documental para su trámite correspondiente.

6

Archiva Listado de Peticiones en original, de manera cronológica permanente como acuse de recibo. FIN DEL PROCEDIMIENTO. Conecta con el procedimiento Gestión Institucional

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COORDINACIÓ COORDINACIÓN DE GESTIÓ GESTIÓN INSTITUCIONAL SUBCOORDINACIÓ SUBCOORDINACIÓN DE VINCULACIÓ VINCULACIÓN GUBERNAMENTAL ATENCIÓ ATENCIÓN DE FORMA PERSONALIZADA Y DIRECTA EN LAS ACTIVIDADES DE LAS GIRAS Y/O EVENTOS DEL C. GOBERNADOR

CLASIFICA, ELABORA Y ENTREGA

INICIO

ESCRITOS DE PETICIÓN

SUBCOORDINACIÓN DE CONTROL DOCUMENTAL O

RECIBE Y ANALIZA

O-1 LISTADO DE PETICIONES

AGENDA

O

ARCHIVA CUBRIRÁ GIRAS Y/O EVENTOS

DETERMINA PERSONAL

LISTADO DE PETICIONES

1

C CIUDADANÍA Y/O AGRUPACIÓN

ATIENDE Y ESCUCHA

CIUDADANO

FIN

RECIBE


O CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: GESTIÓN INSTITUCIONAL

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Atención vía telefónica a Gobernador. ( FIDEFIEL )

la

ciudadanía

a

través

del

(01800) 34-33-34-35 del C.

Objetivo:

Atender vía telefónica a las personas que manifiestan sus Peticiones y/o quejas al C. Gobernador del Estado y/o Secretario Particular, a efecto de brindar asesoría y canalización de sus planteamientos a las instancias competentes.

Frecuencia:

Diaria.

Normas ● Se ingresará en el Sistema de Atención Telefónica los datos de la llamada, los cuáles deberán contener los siguientes requisitos: Nombre Domicilio Teléfono ● Se atenderá de manera telefónica al ciudadano, a fin de brindar información sobre el trámite o Petición a realizar. ● Se deberán proporcionar los números telefónicos y/o dirección de la Dependencia y/o Entidad al ciudadano para el seguimiento a su Petición en la misma. ● Si el peticionario lo requiere, deberá canalizarse vía telefónica a la Dependencia y/o Entidad para su atención procedente. ● Las Peticiones recibidas pueden ser: ciudadano, instituciones publicas, privadas y sociales, así como, a las entidades, Federales, Estatales y Municipales. ● De las Peticiones recibidas vía 01 800 34333435 (FIDEFIEL), se elaborará un reporte mensual para el Titular de la Coordinación de Gestión Institucional.

ELABORÓ

REVISÓ

AUTORIZÓ




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Actividad

Descripción

Subcoordinación de Vinculación Gubernamental

1

Atiende llamada telefónica y escucha al peticionario, quién solicita información o atención de la Oficina del C. Gobernador.

2

Accesa y registra los datos del peticionario en el Sistema de Atención Telefónica.

3

Realiza una búsqueda de la petición en los Sistema de Unidad de Documentación y Atención Ciudadana (UDAC) y/o Sistema de Atención Ciudadana (SACVER) y verifica si se encuentra registrada. ¿Se encuentra registrada la petición?

3a

Si esta registrada la petición: Proporciona al ciudadano el número de Turno del sistema UDAC y/o Folio del SACVER, así como los números telefónicos y/o dirección de la Dependencia y/o Entidad, para su seguimiento en la misma. FIN DEL PROCEDIMIENTO

4

5

Si no esta registrada la petición: Proporciona información, para que realice su trámite por escrito, vía fax, correo electrónico o atención personalizada, Canaliza al peticionario si lo requiere a la Dependencia y/o Entidad vía telefónica para su atención procedente. Pasa el tiempo

6

Elabora e imprime del Sistema del Atención Telefónica el Reporte mensual de llamadas recibidas en original y remite al Titular de la Coordinación de Gestión Institucional. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

Enero, 2010


30

COORDINACIÓ COORDINACIÓN DE GESTIÓ GESTIÓN INSTITUCIONAL SUBCOORDINACIÓ SUBCOORDINACIÓN DE VINCULACIÓ VINCULACIÓN GUBERNAMENTAL ATENCIÓ ATENCIÓN VÍ VÍA TELEFÓ TELEFÓNICA A LA CIUDADANÍ CIUDADANÍA A TRAVÉ TRAVÉS DEL 0180001800-34333435 DEL C. GOBERNADOR (FIDEFIEL)

INICIO

PROPORCIONA INFORMACIÓN PARA REALIZAR TRÁMITE

PETICIONARIO LLAMADA TELEFÓNICA

ATIENDE Y ESCUCHA

CANALIZA VÍA TELEFÓNICA


DATOS DEL PETICIONARIO

ACCESA Y REGISTRA

SISTEMA DE ATENCIÓN TELEFÓNICA

REALIZA BÚSQUEDA Y VERIFICA

PETICIONARIO

ELABORA, IMPRIME Y REMITE

SISTEMA DE ATENCIÓN TELEFÓNICA

PETICIÓN

REPORTE MENSUAL DE LLAMADAS RECIBIDAS


O

TITULAR DE LA COORDINACIÓN DE GESTIÓN INSTITUCIONAL

SISTEMA DE ATENCIÓN CIUDADANA (SACVER) FIN

¿SE ENCUENTRA REGISTRADA LA PETICIÓN?

SI

PROPORCIONA FOLIO Y/O TURNO, TELEFONO Y/O DIRECCIÓN

CIUDADANO

VÍA TELEFÓNICA NO FIN

Enero, 2010


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COORDINACIÓN DE AGENDA

Enero, 2010


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Elaboración de la Agenda y designación de un representante del C. Gobernador

Objetivo:

Planear y coordinar las actividades y giras de trabajo del C. Gobernador, previo acuerdo con el Secretario Particular, para la elaboración y distribución de la Agenda de trabajo del C. Gobernador.

Frecuencia:

Diaria

Normas ●La elaboración de la Agenda de trabajo del C. Gobernador, será realizada de acuerdo a sus actividades y compromisos, con la salvedad de que en algunos casos se cancelaran o pospondrán en la fecha que el C. Gobernador señale. ●Las Solicitudes de audiencia que son turnadas a la Coordinación de Agenda y que no sean de su competencia, serán turnadas a las instancias competentes, para su atención. ●Las Invitaciones que reciben vía fax se analizarán y en caso de proceder, se turnaran para su control y seguimiento a la Coordinación de Gestión Institucional, ●Las solicitudes que se reciban en la Secretaría Particular y/o Coordinación de Gestión Institucional, serán capturadas en el Sistema de Recepción de Documentos de la Coordinación de Agenda, para acuerdo del C. Gobernador y/o Secretario Particular del C. Gobernador.

ELABORÓ

REVISÓ

AUTORIZÓ




Enero, 2010


33


Actividad

Descripción


1

Recibe de los organizadores o solicitantes Invitaciones Solicitudes de Audiencia dirigidas al C. Gobernador.

2

Determina si se tienen antecedentes de la Invitación o Solicitud de Audiencia en el Sistema de Agenda, así como en el de Recepción de Documentación y complementa con información que pudiera ser relevante (fechas comprometidas en agenda, atención dada anteriormente, etc.).

3

Determina el trámite a dar a cada asunto

o

¿Qué trámite se le da?

3.a

En caso de ser un asunto para la Subcoordinación de Agenda: Determina si es un asunto nuevo o es información complementaria de asuntos agendados. ¿Que tipo de asunto es?

3.b

Si es información complementaria de un asunto agendado: Actualiza la información recibida en el Sistema de Agenda. Continúa con la actividad 3.C.2.

3.c

Si es un asunto nuevo: Captura en el Sistema de Agenda el asunto y solicita vía telefónica a los interesados la información complementaria (listas de asistentes, presidiums, programas, información técnica, etc.)

3.c.1

Recibe de los interesados la Información Complementaria.

3.c.2.

Emite del Sistema de Agenda, la Agenda preliminar, la cual turna al C. Gobernador cuando él la solicite y la Información Complementaria la turna a las áreas encargadas de la parte operativa (Eventos Especiales, Giras y Ayudantía, etc.). Pasa el tiempo

3.c.3.

Confirma vía telefónica con los interesados fecha, hora, lugar y asistencia de los invitados (en caso de haberlos).

3.c.4.

Emite en el Sistema de Agenda la Agenda definitiva y la turna a las áreas correspondientes. Pasa el tiempo.

3.c.5

Realiza la actividad.

Enero, 2010


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Actividad

Coordinación de Agenda 3.d

Descripción FIN En caso de ser un asunto para la Subcoordinación de Operación Técnica: Analiza la instrucción ¿Cual es la instrucción?

3.e

3.f

Disculpar a nombre del C. Gobernador: Pide disculpa vía telefónica al interesado, indicándole que no podrá ser atendido por el C. Gobernador. FIN Designar un representante del C. Gobernador: Elabora y envía Oficio en original vía fax solicitando a la dependencia de gobierno correspondiente su opinión acerca de quien es la persona idónea para representar al C. Gobernador, y archiva el Oficio original de manera cronológica definitiva.

3.f.1

Recibe Oficio de repuesta vía fax de la dependencia de gobierno a quién le solicitó su opinión, señalando cual es la persona que representara al C. Gobernador y archiva de manera cronológica permanente el Oficio de respuesta en copia.

3.f.2

Confirma vía telefónica con el representante del C. Gobernador su asistencia, datos relevantes y entrega de invitaciones originales, si es necesario.

3.f.3

Informa vía telefónica a los interesados quien será el representante del C. Gobernador. FIN

3.g

Solicitar la opinión del área de Gobierno competente: Verifica que tipo de asunto es. ¿Cuál es el asunto?

3.h

3.h.1

En caso de ser un evento: Solicita vía Oficio en original, a las Dependencias de Gobierno su opinión acerca del evento a realizarse, para determinar si el evento amerita la presencia del C. Gobernador. Recibe de las Dependencias de Gobierno el Oficio en original que contiene la recomendación requerida. Continúa con la actividad No. 3

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Actividad

Descripción

3.i

En caso de que la Dependencia de Gobierno atienda al interesado (solicitante): Elabora Oficio en original y recaba firma de la Coordinación de Agenda, turna el asunto a la Dependencia de Gobierno correspondiente.


3.i.1

Recibe Oficio de respuesta de la Dependencia de Gobierno a la cual se le turno el asunto con los datos de fecha, hora y lugar donde será atendido, y archiva el Oficio de respuesta de manera cronológica definitiva.

3.i.2

Informa al interesado vía telefónica fecha, hora, lugar y Dependencia o funcionario que le atenderá.

4

FIN En caso de ser un asunto que deba ponerse a consideración del Secretario Particular: Captura el Asunto en el Sistema de seguimiento de Acuerdos.

5

Genera en el Sistema de seguimiento de Acuerdos un documento impreso para Acuerdo entre la Coordinación de Agenda y el Secretario Particular.

6

Recibe del Secretario Particular un Escrito de acuerdos en original, donde indica la instrucción para cada asunto.

7

Captura el Acuerdo en el Sistema de Seguimiento de Acuerdos. ¿Que trámite se le da?

7.a

8

9

En caso de darle seguimiento: Continúa con la actividad No. 3 En caso de poner el asunto a consideración del C. Gobernador. Genera un Documento de Acuerdo en original en el Sistema de Seguimiento de Acuerdos entre el Secretario Particular y el C. Gobernador. Turna a la Subcoordinación de Operación Técnica vía red el acuerdo para su integración en los asuntos que se consultarán al C. Gobernador.

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Descripción Narrativa Área Coordinación de Agenda

Actividad 10

Descripción Recibe de la Subcoordinación de Operación Técnica el Acuerdo impreso en original, con la instrucción del C. Gobernador para cada asunto, captura las instrucciones en el Sistema de Seguimiento de Acuerdos y archiva de manera cronológica temporal el acuerdo. Continúa con la actividad No. 3.A. FIN DEL PROCEDIMIENTO

Enero, 2010


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COORDINACIÓ COORDINACIÓN DE AGENDA ELABORACIÓ ELABORACIÓN DE LA AGENDA Y DESIGNACIÓ DESIGNACIÓN DE UN REPRESENTANTE DEL C. GOBERNADOR INICIO

INTERESADOS CAPTURA EL ASUNTO Y SOLICITA

VIA TELEFÓNICA

ORGANIZADORES O SOLICITANTES

REALIZA ACTIVIDAD SISTEMA DE AGENDA

RECIBE

INVITACIONES O SOLICITUDES DE AUDIENCIA

O INTERESADOS

FIN RECIBE INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA

DETERMINA SI TIENE ANTECEDENTES 1

EMITE Y TURNA

SISTEMA DE AGENDA SISTEMA DE AGENDA SISTEMA DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTACIÓN INVITACIONES O SOLICITUDES DE AUDIENCIA

AGENDA PRELIMINAR O

C. GOBERNADOR o ÁREAS OPERATIVAS

INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA

o

DETERMINA QUE TRÁMITE SE LE DA INTERESADOS CONFIRMA

VÍA TELEFÓNICA

3 SECRETARIO PARTICULAR ¿QUE TRÁMITE SE LE DA?

CAPTURA

SUBCOORDINACIÓN DE AGENDA

DETERMINA SI ES ASUNTO NUEVO EMITE Y TURNA

SISTEMA DE SEGUIMIENTO DE ACUERDOS

SUBCOORDINACIÓN DE OPERACIÓN TÉCNICA SISTEMA DE AGENDA INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA ANALIZA LA INSTRUCCIÓN

GENERA

ACTUALIZA LA INFORMACIÓN

AGENDA DEFINITIVA

o

ÁREAS CORRESPONDIENTES

SISTEMA DE AGENDA


ACUERDO

¿QUE TIPO DE ASUNTO ES?

1

ASUNTO NUEVO

O 1

2

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COORDINACIÓ COORDINACIÓN DE AGENDA ELABORACIÓ ELABORACIÓN DE LA AGENDA Y DESIGNACIÓ DESIGNACIÓN DE UN REPRESENTANTE DEL C. GOBERNADOR

1

DISCULPAR A NOMBRE DEL C. GOBERNADOR

OPINIÓN A UNA ÁREA DE GOBIERNO

VERIFICA QUE TIPO DE ASUNTO ES

¿CUAL ES LA INSTRUCCIÓN?

INTERESADO PIDE DISCULPA

VÍA TELEFÓNICA

DESIGNAR A UN REPRESENTANTE FIN

EVENTO DEPENDENCIAS DE GOBIERNO

¿CUÁL ES EL ASUNTO?

DEPENDENCIAS ELABORA Y ENVÍA

SOLICITA

VÍA FAX OFICIO

OFICIO

O

O

ATENCIÓN

C

DEPENDENCIA

ELABORA, RECABA FIRMA Y TURNA

DEPENDENCIAS DE GOBIERNO DEPENDENCIA RECIBE

RECIBE OFICIO

VÍA FAX

O ESCRITO

O

OFICIO DE RESPUESTA

1 C

DEPENDENCIA RECIBE

REPRESENTANTE 1 VÍA TELEFÓNICA

CONFIRMA Y ENTREGA OFICIO DE RESPUESTA

O C

INVITACIONES

O

INTERESADO INFORMA

INTERESADOS

VÍA TELEFÓNICA INFORMA

VÍA TELEFÓNICA

FIN FIN

Enero, 2010


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COORDINACIÓ COORDINACIÓN DE AGENDA ELABORACIÓ ELABORACIÓN DE LA AGENDA Y DESIGNACIÓ DESIGNACIÓN DE UN REPRESENTANTE DEL C. GOBERNADOR

2

SECRETARIO PARTICULAR

A CONSIDERACIÓN DEL C. GOBERNADOR

RECIBE E INDICA INSTRUCCIÓN

GENERA

ESCRITO DE ACUERDOS


O

DOCUMENTO DE ACUERDO

O

CAPTURA VÍA RED EL ACUERDO SISTEMA DE SEGUIMIENTO DE ACUERDOS

ACUERDO

TURNA

O

SUBCOORDINACIÓN DE OPERACIÓN TÉCNICA

SUBCOORDINACIÓN DE OPERACIÓN TÉCNICA RECIBE Y CAPTURA INSTRUCCIÓN

¿QUE TRÁMITE SE LE DA?


DARLE SEGUIMIENTO 1

ACUERDO

O

C

3

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COORDINACIÓN DE ASUNTOS LEGALES

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41


Asesoría Jurídica

Objetivo:

Apoyar a las diversas áreas que integran la Oficina del C. Gobernador en la elaboración y revisión de ordenamientos e instrumentos jurídicos, con el fin de que estos se apeguen al marco jurídico aplicable.

Frecuencia:

Eventual

Normas ●La emisión de Observaciones y comentarios a los Proyectos de ordenamientos o instrumentos Jurídicos deberá hacerse en el ámbito de la competencia de la Oficina del C. Gobernador. ●Las Observaciones y comentarios a los Proyectos de ordenamientos o instrumentos jurídicos deberá realizarse con base en la información jurídica vigente y aplicable al proyecto en consulta. ●Se consideran ordenamientos o instrumentos jurídicos los Lineamientos, Decretos, Acuerdos, Contratos de Arrendamiento y Adquisición de Bienes y Servicios. ●Los Documentos jurídicos vigentes contemplan Leyes, Reglamentos, Jurisprudencia; así como libros y Diccionarios jurídicos.

ELABORÓ

REVISÓ

AUTORIZÓ




Enero, 2010


42


Actividad

Descripción


1

Recibe de las áreas de la Oficina del C. Gobernador, el Oficio de solicitud de opinión y anexo(s) del (los) Proyecto(s) de ordenamiento(s) o instrumento(s) jurídico(s) en original.

2

Obtiene del archivo cronológico temporal, los Documentos jurídicos que se aplican al (los) Proyecto(s) de ordenamiento(s) o instrumento(s) jurídico(s).

3

Analiza la información jurídica y elabora en original las Observaciones y comentarios al (los) proyecto (s) de ordenamiento(s) o instrumento(s) jurídico(s) y archiva de manera cronológica temporal en sus expedientes los Documentos jurídicos consultados.

4

Elabora y firma el Oficio de contestación y anexa las Observaciones y comentarios en original, al (los) proyecto (s) de ordenamiento(s) o instrumento(s) jurídico(s).

5

Fotocopia el Oficio de contestación y las Observaciones y comentarios. Pasa el tiempo.

6

Envía los originales del Oficio de contestación, las Observaciones y comentarios y el (los) Proyecto(s) de ordenamiento(s) o instrumento(s) jurídico(s) al área que lo solicitó y archiva de manera cronológica permanente en fotocopia el Oficio de contestación, las Observaciones y comentarios y el (los) Proyecto(s) de ordenamiento(s) o instrumento(s) jurídico(s) con sello de recibido junto con el original del Oficio de solicitud. FIN DEL PROCEDIMIENTO

Enero, 2010


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COORDINACIÓ COORDINACIÓN DE ASUNTOS LEGALES ASESORÍ ASESORÍA JURÍ JURÍDICA INICIO ÁREAS DE LA OFICINA DEL C. GOBERNADOR

FOTOCOPIA

OFICIO DE CONTESTACIÓN

1

RECIBE

OFICIO DE SOLICITUD DE OPINIÓN PROYECTO DE ORDENAMIENTO O INSTRUMENTO JURÍDICO

1

OBSERVACIONES Y COMENTARIOS

O

O

ENVÍA

ÁREA DE LA OFICINA DEL C. GOBERNADOR QUE LO SOLICITÓ

OBTIENE OFICIO DE CONTESTACIÓN DOCUMENTOS JURÍDICOS

O

O O OBSERVACIONES Y COMENTARIOS C

EXPEDIENTES JURÍDICOS

PROYECTO DE ORDENAMIENTO O INSTRUMENTO JURÍDICO

1

ANALIZA Y ELABORA

OBSERVACIONES Y COMENTARIOS

O

OFICIO DE CONTESTACIÓN 1 OBSERVACIONES Y COMENTARIOS

O

PROYECTO DE ORDENAMIENTO O INSTRUMENTO JURÍDICO

O DOCUMENTOS JURÍDICOS

1

O

C

OFICIO DE SOLICITUD DE OPINIÓN

C

FIN ELABORA Y FIRMA

OFICIO DE CONTESTACIÓN

O

O OBSERVACIONES Y COMENTARIOS

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Juicio Laboral Individual

Objetivo:

Representar legalmente a la Oficina del C. Gobernador y solucionar lo que conforme a derecho convenga o corresponda.

Frecuencia:

Eventual.

Normas ●La Demanda Laboral deberá ser atendida por el Coordinador de Asuntos Legales en representación de la Oficina del C. Gobernador. ●El Coordinador de Asuntos Legales tendrá la obligación de presentarse y respetar las fechas de audiencia ofrecidas por el Tribunal Estatal de Conciliación y Arbitraje. ●La Coordinación de Asuntos Legales tendrá la obligación de intervenir jurídicamente en lo que conforme a derecho corresponda. ●Como Documentos comprobatorios deberán considerarse las pruebas que admita la normatividad en la materia (testimonial, documental, confesional, presunción legal y humana y superveniente).

ELABORÓ

REVISÓ

AUTORIZÓ




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45


Actividad

Descripción


1

Recibe del Tribunal Estatal de Conciliación y Arbitraje original de la Notificación del acuerdo que admite la demanda laboral con fecha y hora de audiencia para conciliación, demanda, excepciones, ofrecimiento y recepción de pruebas.

2

Prepara la contestación de la demanda.

3

Integra Expediente de demanda y elabora en original y copia la Solicitud de documentos comprobatorios, envía al Departamento de Recursos Humanos y recaba sello de recibido en la copia. Pasa el tiempo.

4

Recibe del Departamento de Recursos Humanos los Documentos comprobatorios en original.

5

Elabora Contestación de comprobatorios en original.

6

Acude con dichos documentos ante el Tribunal Estatal de Conciliación y Arbitraje en la fecha y hora indicada ante la Mesa del Escribiente que le corresponda, acreditando su personalidad jurídica y trata de conciliar con el demandante.

demanda

y

anexa

Documentos

¿Concilia con el demandante?

6a.1

En caso de conciliar: Firma Convenio en original elaborado por el Tribunal Estatal de Conciliación y Arbitraje donde se estipula la forma en que se efectuará el pago de la indemnización o en su caso la reinstalación del demandante y recibe copia del Convenio.

6a.2

Obtiene copia del Convenio, elabora Oficio dirigido al Titular de la Unidad Administrativa en original y copia, informando del resultado de la conciliación para su seguimiento correspondiente, firma Oficio en original y copia, anexa la fotocopia del Convenio, turna ambos documentos al Titular de la Unidad Administrativa y recaba acuse de recibo en la copia del Oficio.

6a.3

Devuelve al Departamento de Recursos Humanos Documentos comprobatorios en original e integra copia del Convenio, del Oficio y el original de la Contestación de demanda al Expediente de demanda que archiva de manera alfabética definitiva. Fin.

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Actividad


7

8

Descripción En caso de no conciliar: Entrega a la Mesa del Escribiente el original de la Contestación de demanda y ofrece Documentos comprobatorios en original, teniendo uso de la voz para objetar lo que a su derecho convenga. Recibe de la Mesa del Escribiente verbalmente fecha de audiencia. Pasa el tiempo.

9

Acude al Tribunal Estatal de Conciliación y Arbitraje en la fecha y hora indicada, recibe copia del Dictamen de sentencia definitiva del Magistrado Presidente del Tribunal y verifica el tipo de sentencia. ¿Qué tipo de sentencia es?

9a

En caso de ser favorable: Integra copia del Dictamen de sentencia definitiva al Expediente de demanda laboral que archiva de manera alfabética definitiva. Fin

10

En caso de ser desfavorable: Notifica verbalmente al demandante y ante la Mesa del Escribiente de que promueve el recurso de amparo directo ante el Tribunal Colegiado de Circuito e integra la copia del Dictamen de sentencia definitiva al Expediente de demanda laboral que archiva de manera alfabética temporal. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

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COORDINACIÓ COORDINACIÓN DE ASUNTOS LEGALES JUICIO LABORAL INDIVIDUAL

INICIO ANTE TRIBUNAL DE CONCILIACIÓN Y ARBITRAJE

ACUDE Y CONCILIA

TRIBUNAL ESTATAL DE CONCILIACIÓN Y ARBITRAJE RECIBE

TRIBUNAL ESTATAL DE CONCILIACIÓN Y ARBITRAJE

NOTIFICACIÓN DE ACUERDO QUE ADMITE LA DEMANDA LABORAL

SI

¿CONCILIA CON EL DEMANDANTE?

O

FIRMA Y RECIBE

CONVENIO

O COORDINACIÓN DE ASUNTOS LEGALES

NO 1

MESA DEL ESCRIBIENTE

PREPARA CONTESTACIÓN

CONVENIO

ENTREGA Y OFRECE

CONTESTACIÓN DE DEMANDA

INTEGRA, ELABORA ENVÍA Y RECABA

O OBTIENE, ELABORA FIRMA, TURNA Y RECABA

O DOCUMENTOS COMPROBATORIOS

EXPEDIENTE DE DEMANDA

1

O

SOLICITUD DE DOCUMENTOS COMPROBATORIOS

DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

O-1

1

RECABA SELLO DE RECIBIDO

MESA DEL ESCRIBIENTE

O-1 OFICIO

RECIBE FECHA DE AUDIENCIA

VERBALMENTE

1 ¿QUÉ TIPO DE SENTENCIA ES?

TRIBUNAL ESTATAL DE CONCILIACIÓN Y ARBITRAJE


DICTAMEN DE SENTENCIA DEFINITIVA

O

INTEGRA


1 DEVUELVE E INTEGRA

NOTIFICA, PROMUEVE E INTEGRA 1


DEMANDANTE

EXPEDIENTE DE DEMANDA LABORAL

A

DOCUMENTOS COMPROBATORIOS


CONVENIO FIN 1 OFICIO O

A


FIN

O

O

1

1

O EXPEDIENTE DE DEMANDA LABORAL ELABORA Y ANEXA


O

RECIBE

ACUSE DE RECIBO

OFICIO

FAVORABLE

DESFAVORABLE ACUDE, RECIBE Y VERIFICA

DOCUMENTOS COMPROBATORIOS

TITULAR DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

CONVENIO

A

EXPEDIENTE DE DEMANDA

FIN

O DOCUMENTOS COMPROBATORIOS

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COORDINACIÓN DE ESTUDIOS Y APOYO LOGÍSTICO

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Atención a solicitudes de estudios y apoyo logístico de las dependencias federales, estatales y municipales, para la toma de decisiones.

Objetivo:

Llevar a cabo funciones de estudios, análisis, desarrollo, estrategias, logística, asesoría, estudios en temas legales, legislativos y de Administración Pública, etc., para la toma de decisiones de los asuntos que sean de la competencia del C. Gobernador y/o del Secretario Particular.

Frecuencia:

Diaria.

Normas ●Las Solicitudes de asesoría y apoyo logístico, se realizarán de acuerdo a los programas establecidos. ●Las respuestas a las Peticiones se realizaran en los tiempos establecidos, de acuerdo a las características, temas y análisis de la encomienda, con la finalidad de desarrollar, investigar y elaborar el proyecto presentado, que permita una pronta y viable resolución en la toma de decisiones. ●Los Estudios y apoyo realizado, deberán permitir al Secretario Particular, llevar a cabo una adecuada toma de decisiones. ●Se elaboran Programas de consulta y asesoría en materia de estudios, macro y planes de desarrollo.

ELABORÓ

REVISÓ

AUTORIZÓ




Enero, 2010


50


Actividad

Descripción


1

Recibe y analiza el Oficio de Petición en original y copia, determina si la petición es para el C. Gobernador o para el Secretario Particular. ¿Qué área va a tender la petición? Es una petición para el área del C. Gobernador:

1.a

Analiza y estudia la Petición en original, que es para el C. Gobernador, identifica el tipo de actividad que se va a desarrollar.

1.a.1

Realiza una planificación, para atacar los diferentes campos de acción, contando con los elementos base que permitirán una correcta toma de decisiones.

1.a.2

Determina la logística que se llevará a cabo, para la ejecución de la planificación.

1.a.3

Procede a la estructuración ordenada de la logística, manteniendo una organización operacional y prepara las estrategias de acción.

1.a.4

Obtiene las directrices a seguir, con base en la logística diseñada.

1.a.5

Ejecuta de manera operacional o política, los diversos procesos planeados en la petición, con el objetivo de llegar a los resultados esperados por el C. Gobernador del Estado, para la correcta toma de decisiones.

1.a.6

Archiva el Oficio de petición en copia y los Documentos físicos en original de manera cronológica definitiva y los Documentos digitales en la carpeta electrónica de manera cronológica definitiva correspondiente. FIN. La petición es para el área del Secretario Particular:

2

Analiza la Petición en original y determina si es una Audiencia, un Apoyo Legal, Análisis Estadístico y de Información, Invitados Especiales o Asuntos Especiales. ¿Qué tipo de petición es? Si la petición es una audiencia para el C. Gobernador y/o Secretario Particular:

2.a

Recibe la Ficha de Audiencia en original y atiende a la persona solicitante.

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51


Actividad

Descripción


2.a.1

Analiza la Petición en original y copia, y establece los canales de comunicación con las diversas Dependencias Centralizadas, Desconcentradas, Descentralizadas, Organismos autónomos que rigen la Administración Pública Federal, Estatal y Municipal, así con los Poderes Legislativo y Judicial según corresponda la petición, que permita el adecuado flujo de información y datos para la resolución positiva de las peticiones que solicitan a la Coordinación.

2.a.2

Elabora y captura en el Sistema interno de registro la actualización del Directorio de los funcionarios públicos, peticionarios y demás personajes que solicitan apoyo de la Oficina del C. Gobernador.

2.a.3

Elabora Tarjeta en original y una copia, describiendo el apoyo solicitado, de acuerdo a las características de la petición y envía Oficio de Petición y Tarjeta en original, a la Dependencia correspondiente. Entrega al peticionario una copia de la Tarjeta describiendo el apoyo solicitado.

2.a.4 2.a.5

Archiva la Petición en original y la Tarjeta en copia de manera cronológica definitiva y captura la información en el Sistema Interno de Registro de la Oficina del C. Gobernador.

2.a.6

Informa al C. Gobernador y/o Secretario Particular del trámite realizado. FIN.

2.b

Si la petición es un Apoyo Legal: Recibe la Petición del Apoyo Legal en original, analiza, estudia y determina la rama del Derecho a la cual se enfoca la petición.

2.b.1

Elabora Propuestas legales en un tanto, que permitan atender y apoyar la petición, con base en las Leyes del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave y de acuerdo al Marco normativo que rige a la Administración Pública Estatal, una vez aprobada por la Coordinación, envía la Propuesta final en un tanto al peticionario para sus comentarios finales.

2.b.2

Envía la Propuesta final a la Coordinación de Asuntos Legales para su revisión y posterior corrección o aprobación, prepara y recaba firma del C. Gobernador en dos tantos.

2.b.3

Archiva la Petición en original y la Propuesta final en un tanto de manera cronológica definitiva, captura en el Sistema de Registro de la Secretaria Particular, e Informa al Secretario Particular del C. Gobernador del trámite realizado. FIN.

Enero, 2010


52


Actividad

Descripción


2.c

Si es un análisis Estadístico y de Información: Recibe la Petición en original, analiza, estudia y determina el tipo de información solicitada.

2.c.1

Recaba la Información en un tanto, a través de los diversos medios de Comunicación (TV, Prensa, Internet) y analiza de acuerdo a las características de la petición.

2.c.2

Elabora Carpeta o cuadernillo en dos tantos, con la información ya procesada y con formato de la Oficina del C. Gobernador de acuerdo a las características de la petición y entrega una Carpeta o cuadernillo al Coordinador de Estudios y Apoyo Logístico y la otra al Secretario Particular del C. Gobernador.

2.c.3

Archiva la Petición y los Documentos físicos en original, de manera cronológica definitiva y los Documentos digitales los archiva de manera cronológica definitiva. FIN.

2.d

La petición es para la Atención de Invitados Especiales: Realiza una primera reunión con los representantes de los Invitados Especiales para determinar el tipo de apoyo que se les proporcionará.

2.d.1

Recibe las Propuestas, Invitaciones y Apoyos con los que cuentan hasta el momento de la petición.

2.d.2

Analiza los Documentos de la petición de apoyo solicitado, e identifica el tipo de actividad (Congreso, Simposium, Encuentro, Recepción de Personalidades Relevantes) que se va a realizar con dicha petición.

2.d.3

Elabora Documento (tarjetas, cintillas y/u oficios) necesarios para que se lleven a cabo las metas propuestas en cumplimiento a las actividades a desarrollar.

2.d.4

Realiza una planificación para atacar los diferentes campos de acción, realizando reuniones de trabajo con las diferentes Dependencias y áreas involucradas, contando con los elementos base que permitirán una correcta toma de decisiones.

2.d.5

Procede la Petición en original, a la estructuración ordenada de la logística, difusión, diseño e imagen, manteniendo una organización operacional coordinada.

2.d.6

Ejecuta y determina las directrices, de acuerdo a las características de la Petición en original y verificar que se lleven a cabo de la manera planeada.

Enero, 2010


53


Actividad

Descripción


2.d.7

Apoya durante los días que dure el (los) evento (s), supervisando, coordinando y ejecutando las acciones necesarias para el resultado esperado.

2.d.8

Archiva la Petición, y los Documentos en original de manera cronológica definitiva e informa al Secretario Particular del C. Gobernador del trámite realizado. FIN.

3

Si la petición es para la atención de Asuntos Especiales: Recibe la Petición en original y analiza los documentos, informes y actividades de la petición de apoyo solicitado e identifica el tipo de solicitud y el manejo que se le dará a la información.

4

Investiga en los diversos medios de comunicación (TV, Prensa, Internet) datos acerca del tema o rubro que se solicita.

5

Recaba información y analiza los datos recopilados.

6

Elabora Informes y/o Carpetas informativas en dos tantos del tema o rubro solicitado.

7

Entrega Informe y/o Carpeta en un tanto al titular de la Coordinación y otro tanto al Secretario Particular del C. Gobernador.

8

Archiva la Petición en original y los Documentos Físicos en un tanto de manera cronológica definitiva y los Documentos digitales en la Carpeta Electrónica de la Coordinación. FIN DEL PROCEDIMIENTO

Enero, 2010


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COORDINACIÓ COORDINACIÓN DE ESTUDIOS Y APOYO LOGÍ LOGÍSTICO ATENCIÓ ATENCIÓN A SOLICITUDES DE ESTUDIOS Y APOYO LOGÍ LOGÍSTICO DE LAS DEPENDENCIAS FEDERALES, ESTATALES Y MUNICIPALES, PARA LA TOMA DE DECISIONES INICIO ANALIZA, ESTUDIA Y DETERMINA A

RECIBE, ANALIZA Y ENVIA PETICIÓN

ÁREA DEL C. GOBERNADOR

ANALIZA, ESTUDIA E IDENTIFICA

A PETICIÓN

O

0-1

ÁREA DE LA SECRETARÍA PARTICULAR

¿QUÉ TIPO DE PETICIÓN ES?

¿QUÉ ÁREA VA A ATENDER LA PETICIÓN? AUDIENCIA

PETICIÓN 0 1

ENTREGA

SOLICITANTE

RECIBE Y ATIENDE

A REALIZA UNA PLANIFICACIÓN

FICHA DE AUDIENCIA

PETICIONARIO

TARJETA

1

O

ARCHIVA, CAPTURA DETERMINA LOGÍSTICA PETICIÓN

ANALIZA Y ESTABLECE PETICIÓN

1 TARJETA

O-1

PROCEDE Y PREPARA ESTRATEGIAS

O

CANALES DE COMUNICACIÓN CON DEPENDENCIAS Y PODERES

SISTEMA INTERNO DE REGISTRO C

INFORMA OBTIENE DIRECTRICES

•C. GOBERNADOR •SECRETARIO PARTICULAR

ELABORA Y CAPTURA DIRECTORIO FIN PARA UNA CORRECTA TOMA DE DECISIONES

EJECUTA

SISTEMA INTERNO DE REGISTRO

PERSONA ELABORA Y ENVÍA

ARCHIVA

1

OFICIO DE PETICIÓN

TARJETA

O C

DOCUMENTOS FÍSICOS

DEPENDENCIA CORRESPONDIENTE O-1

O-1 OFICIO DE PETICIÓN

DOCUMENTOS DIGITALES

FIN

C

CARPETA ELECTRÓNICA

Enero, 2010


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COORDINACIÓ COORDINACIÓN DE ESTUDIOS Y APOYO LOGÍ LOGÍSTICO ATENCIÓ ATENCIÓN A SOLICITUDES DE ESTUDIOS Y APOYO LOGÍ LOGÍSTICO DE LAS DEPENDENCIAS FEDERALES, ESTATALES Y MUNICIPALES, PARA LA TOMA DE DECISIONES 1

ANÁLISIS ESTADÍSTICO Y DE INFORMACIÓN ¿QUÉ TIPO DE PETICIÓN ES?

APOYO LEGAL

2 RECIBE, ANALIZA, ESTUDIA Y DETERMINA RECIBE, ANALIZA, ESTUDIA Y DETERMINA

PETICIÓN

PETICIÓN

O

O

RECABA Y ANALIZA ELABORA Y ENVÍA

TV, PRENSA E INTERNET

INFORMACIÓN

T

COORDINACIÓN PROPUESTAS LEGALES

T PETICIONARIO T

PROPUESTA FINAL

ELABORA Y ENTREGA CARPETA O CUADERNILLO

ENVÍA, PREPARA Y RECABA FIRMA PROPUESTA FINAL

COORDINADOR DE ESTUDIOS Y APOYO LOGÍSTICO 1T SECRETARIO PARTICULAR 2T

- COORDINACIÓN DE ASUNTOS LEGALES - C. GOBERNADOR PARA FIRMA

2T

ARCHIVA SECRETARIO PARTICULAR

ARCHIVA, CAPTURA E INFORMA

PETICIÓN

O

PETICIÓN O

O DOCUMENTOS FÍSICOS T


PROPUESTA FINAL

C FIN

SISTEMA DE REGISTRO C

FIN

Enero, 2010


56

COORDINACIÓ COORDINACIÓN DE ESTUDIOS Y APOYO LOGÍ LOGÍSTICO ATENCIÓ ATENCIÓN A SOLICITUDES DE ESTUDIOS Y APOYO LOGÍ LOGÍSTICO DE LAS DEPENDENCIAS FEDERALES, ESTATALES Y MUNICIPALES, PARA LA TOMA DE DECISIONES 2

INVITADOS ESPECIALES ¿QUÉ TIPO DE PETICIÓN ES?

EJECUTA, DETERMINA Y VERIFICA

REUNIÓN CON REPRESENTANTES DE LOS INVITADOS ESPECIALES

REALIZA Y DETERMINA

PETICIÓN

APOYO

O

ASUNTOS ESPECIALES

RECIBE

RECIBE, ANALIZA E IDENTIFICA

ARCHIVA

PETICIÓN

O

PROPUESTAS, INVITACIONES Y APOYOS

PETICIÓN

O

APOYA EVENTO Y EJECUTA ACCIONES

O

O DOCUMENTOS FÍSICOS

ANALIZA E IDENTIFICA

C

TV, PRENSA E INTERNET

INVESTIGA


ARCHIVA

DOCUMENTOS FÍSICOS C

PETICIÓN

O

CARPETA ELECTRÓNICA

O

O PETICIÓN

RECABA Y ANALIZA

INFORMA AL SECRETARIO PARTICULAR DEL TRÁMITE REALIZADO

O

DOCUMENTOS

FIN

C FIN

ELABORA

ELABORA

INFORMES O CARPETAS INFORMATIVAS

DOCUMENTO

2T

REALIZA UNA PLANIFICACIÓN

ENTREGA

INFORMES O CARPETA

TARJETAS, CINTILLAS Y/O OFICIOS N

PERMITA UNA CORRECTA TOMA DE DECISIONES

COORDINADOR DE ESTUDIOS Y APOYO LOGÍSTICO

1T

SECRETARIO PARTICULAR 2T

PROCEDE

PETICIÓN O

Enero, 2010


57

ADMINISTRACIÓN DE CASA DE GOBIERNO

Enero, 2010


58


Proporcionar los medios necesarios para el desarrollo de conferencias de prensa, evento o reunión de trabajo que lleve acabo el C. Gobernador.

Objetivo:

Apoyar con oportunidad con los medios necesarios para el desarrollo conferencias de prensa, evento o reunión de trabajo que lleve a cabo el C. Gobernador

Frecuencia:

Eventual.

de

Normas ● Las instalaciones se acondicionaran de acuerdo al tipo de evento que se vaya a realizar, ya sea conferencia, reunión de trabajo, presentaciones, entrevistas, etc. ● La Información documental que va a ser expuesta por el C. Gobernador se distribuirá a los asistentes al evento.

ELABORÓ

REVISÓ

AUTORIZÓ




Enero, 2010


59


Actividad

Descripción


1

Recibe de la Coordinación de Agenda del C. Gobernador Oficio original con la instrucción del evento que realizará el C. Gobernador del Estado, junto con el Material de la información que se dará a conocer, determina que tipo de evento se realizará y se archiva de manera cronológica temporal el Oficio. ¿Que tipo de evento realizará?

1a

1.a.1

En caso de ser conferencia de prensa: Acondiciona la Sala de Prensa con los lugares necesarios para los reporteros. Recibe a los reporteros y los ubica en el lugar que les corresponde. Continúa con la actividad número 4.

2

En caso de ser reunión de trabajo: Prepara Equipo audiovisual para la exposición.

3

Recibe a los Secretarios de despacho y los ubica en el lugar que les corresponde.

4

Entrega el Material de la información que dará a conocer el C. Gobernador a los Secretarios de despacho o Reporteros FIN DEL PROCEDIMIENTO.

Enero, 2010


60

ADMINISTRACIÓ ADMINISTRACIÓN DE CASA DE GOBIERNO PROPORCIONAR LOS MEDIOS NECESARIOS PARA EL DESARROLLO DE CONFERENCIAS CONFERENCIAS DE PRENSA, EVENTO O REUNIÓ REUNIÓN DE TRABAJO QUE LLEVE ACABO EL C. GOBERNADOR

INICIO

COORDINACIÓN DE AGENDA RECIBE INSTRUCCIÓN

OFICIO

O C O

MATERIAL DE LA INFORMACIÓN

CONFERENCIA DE PRENSA

¿QUÉ TIPO DE EVENTO REALIZARÁ?

ACONDICIONA LA SALA DE PRENSA

REUNIÓN DE TRABAJO RECIBE A LOS REPORTEROS Y LOS UBICA PREPARA EQUIPO AUDIOVISUAL

1

SECRETARIOS DE DESPACHO

RECIBE Y UBICA

1

SECRETARIOS DE DESPACHO O REPORTEROS

ENTREGA

MATERIAL DE LA INFORMACIÓN

O

FIN

Enero, 2010


61


Elaboración del Proyecto de Presupuesto

Objetivo:

Programar la disponibilidad presupuestal para el ejercicio anual con base en los criterios de Racionalidad, Disponibilidad y Austeridad Presupuestal y en apego a la normatividad emitida por la Secretaría de Finanzas y Planeación, considerando los programas de trabajo y las metas a alcanzar del área denominada Administración de Casa de Gobierno.

Frecuencia:

Anual

Normas ● La elaboración del Proyecto de Presupuesto, deberá apegarse a los Lineamientos de Presupuesto y Programación emitidos por la Secretaría de Finanzas y Planeación. ●La captura de las partidas correspondientes al Proyecto de Presupuesto del área denominada Administración de Casa de Gobierno deberá realizarse en el periodo establecido por el Jefe de la Unidad Administrativa para cumplir en tiempo y forma con la entrega del Proyecto de Presupuesto.

ELABORÓ

REVISÓ

AUTORIZÓ




Enero, 2010


62


Actividad

Descripción


1

Recibe del Jefe de la Unidad Administrativa, copia del Oficio circular para acudir a la Secretaría de Finanzas y Planeación y conocer los Lineamientos de Programación y Presupuestación y lo archiva de manera cronológica definitiva. Pasa el tiempo.

2

Acude a la Secretaría de Finanzas y Planeación y recibe los Lineamientos de Programación y Presupuestación y el Manual de Operación para el Modulo de Elaboración del Proyecto de Presupuestos, ambos en original. Pasa el tiempo.

3

Participa en reunión convocada por el Titular de la Unidad Administrativa para analizar los Lineamientos de Programación y Presupuestación, para acordar fechas de reunión, con las Unidades Presupuestales de la Oficina del C. Gobernador Pasa el tiempo.

4

Recibe de la Unidad Administrativa Cronograma original de fechas de elaboración y entrega del Proyecto de Presupuestos. Pasa el tiempo.

5

Recibe del Jefe de la Unidad Administrativa Oficio en original con la clave y usuarios que operarán el Modulo de Elaboración del Proyecto de Presupuestos, inicia la captura en el mismo y archiva de manera cronológica temporal el Oficio en original.

6

Monitorea en el Módulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto la captura que el área Administración de Casa de Gobierno realizó en las partidas autorizadas.

7

Verifica en el Módulo de Elaboración de Proyecto de Presupuesto la captura de las partidas autorizadas. ¿La captura de las partidas exceden los montos autorizados?

7a

En caso de exceder los montos autorizados: Efectúa los ajustes correspondientes a cada una de las partidas que exceden los montos autorizados.

Enero, 2010


63


Actividad


Descripción Continúa con la actividad No. 7.

8

En caso de no exceder los montos autorizados: Informa vía telefónica a la Unidad Administrativa del termino de la captura.

9

Emite del Módulo de Elaboración del Proyecto de Presupuestos los Reportes del Proyecto de Presupuesto.

10

Elabora Reporte de presupuesto concentrado comparativo a nivel unidad presupuestal, partida y programa y el Reporte por capítulo de gasto comparativo con el ejercicio anterior, ambos documentos en original.

11

Entrega al Jefe de la Unidad Administrativa los siguientes documentos para su revisión: -Reporte de Presupuesto concentrado Comparativo a nivel unidad presupuestal en original. - Reporte por capítulo de gasto en original. - Proyecto de Presupuesto en original. Pasa el tiempo.

12

Emite del Módulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto dos tantos de los Reportes del proyecto del presupuesto y entrega un tanto a la Unidad Administrativa para que se remita a la Secretaría de Finanzas y Planeación y el segundo tanto lo archiva de manera cronológica definitiva. Pasa el tiempo.

13

Recibe del Jefe de la Unidad Administrativa, una copia del Oficio de autorización del presupuesto, para que con base en éste se realice en el transcurso del año los ajustes que procedan y lo archiva de manera cronológica definitiva. FIN DEL PROCEDIMIENTO

Enero, 2010


64

ADMINISTRACIÓ ADMINISTRACIÓN DE CASA DE GOBIERNO ELABORACIÓ ELABORACIÓN DEL PROYECTO DE PRESUPUESTO

INICIO

ELABORA

UNIDAD ADMINISTRATIVA JEFE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

REPORTE DE PRESUPUESTO CONCENTRADO COMPARATIVO A NIVEL UNIDAD PRESUPUESTAL REPORTE POR CAPÍTULO DE GASTO

RECIBE E INICIA CAPTURA RECIBE OFICIO CON CLAVE Y NOMBRE DE USUARIO

OFICIO CIRCULAR

O

O

O

1 C C ENTREGA MONITOREA LA CAPTURA

ACUDE Y RECIBE

LINEAMIENTOS DE PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTACIÓN

MÓDULO DE ELABORACIÓN DE PROYECTO DE PRESUPUESTO

SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN


REPORTE DE PRESUPUESTO CONCENTRADO COMPARATIVO A NIVEL UNIDAD PRESUPUESTAL. REPORTE POR CAPÍTULO DE GASTO

O O

O

PROYECTO DE PRESUPUESTO O 1

VERIFICA CAPTURA

O MANUAL DE OPERACIÓN

MÓDULO DE ELABORACIÓN DE PROYECTO DE PRESUPUESTO EMITE

CONVOCADA POR EL TITULAR DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

LINEAMIENTOS DE PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTACIÓN

SI

¿LA CAPTURA DE LAS PARTIDAS EXCEDEN LOS MONTOS AUTORIZADOS?

PARTICIPA EN REUNIÓN

MÓDULO DE ELABORACIÓN DE PROYECTO DE PRESUPUESTO

EFECTUA AJUSTES

REPORTE DE PROYECTO DE PRESUPUESTO

UNIDAD ADMINISTRATIVA 1T

O

2T NO 1 C UNIDAD ADMINISTRATIVA

INFORMA TERMINO DE CAPTURA

VÍA TELEFÓNICA UNIDAD ADMINISTRATIVA

UNIDAD ADMINISTRATIVA RECIBE

RECIBE EMITE

CRONOGRAMA

O

OFICIO DE AUTORIZACIÓN DEL PRESUPUESTO

MÓDULO DE ELABORACIÓN DE PROYECTO DE PRESUPUESTO REPORTES DE PROYECTO DE PRESUPUESTO

1

C

O

FIN

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65


Reposición de Fondo Revolvente de Caja.

Objetivo:

Contar con la disponibilidad de recursos en efectivo

Frecuencia:

Eventual.

Normas ● Toda la documentación deberá ser revisada previamente por el Jefe de la Unidad Administrativa para su autorización. ●La Solicitud-Comprobación de recursos deberá rubricarse por el Jefe de la Unidad Administrativa, para validar la revisión previa del documento. ●Los pagos de gastos de consumibles, serán cubiertos de manera inmediata siempre y cuando no rebasen los montos establecidos por el Jefe de la Unidad Administrativa. ●Los pagos de gastos mayores serán cubiertos, previa autorización del Jefe de la Unidad Administrativa.

ELABORÓ

REVISÓ

AUTORIZÓ




Enero, 2010


66


Actividad

Descripción


1

Obtiene del archivo cronológico temporal los Comprobantes en original de los gastos realizados.

2

Determina el importe total de la Solicitud-Comprobación de recursos en original de los gastos que permitan solicitar la reposición del fondo revolvente de la Caja.

3

Fotocopia la Solicitud-Comprobación de recursos a la original, para obtener el acuse de recibo sobre la documentación que entrega al Jefe de la Unidad Administrativa.

4

Entrega al Jefe de la Unidad Administrativa la SolicitudComprobación de recursos en original y fotocopia con sus respectivos Comprobantes originales que obtuvo del archivo cronológico temporal y archiva la fotocopia de la SolicitudComprobación de recursos como acuse de recibo de manera cronológica temporal. Pasa el tiempo.

5

Recibe de la Unidad Administrativa notificación vía correo electrónico del depósito realizado en la cuenta aperturada para fondo revolvente. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

Enero, 2010


67

ADMINISTRACIÓ ADMINISTRACIÓN DE CASA DE GOBIERNO REPOSICIÓ REPOSICIÓN DE FONDO REVOLVENTE DE CAJA

INICIO ENTREGA JEFE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

SOLICITUDCOMPROBACIÓN DE RECURSOS

OBTIENE

O-1 COMPROBANTES O

O

COMPROBANTES C SOLICITUDCOMPROBACIÓN DE RECURSOS

1

C

DETERMINA IMPORTE


UNIDAD ADMINISTRATIVA O RECIBE NOTIFICACIÓN DE DEPÓSITO

FIN

FOTOCOPIA


VÍA CORREO ELECTRÓNICO

O-1

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Inventario Físico de Material de Oficina y Servicios Generales.

Objetivo:

Verificar las existencias físicas de artículos en Almacén contra los controles documentales para determinar las necesidades y situación de existencias.

Frecuencia:

Mensual.

Normas ● El almacén se abstendrá de entregar a las diversas áreas el material solicitado en periodo de inventarios. ●La verificación de las existencias físicas de artículos en el almacén, deberá realizarse considerando los registros en Reporte Mensual y en el sistema interno de almacén. ●El resultado del inventario deberá indicarse en la Minuta de trabajo con el registro del personal responsable del procedimiento. ●El Reporte de existencias físicas en almacén deberá enviarse a la Unidad Administrativa. ●El Reporte de consumo mensual valuado para el registro contable deberá enviarse Administrativa.

ELABORÓ

REVISÓ

AUTORIZÓ




a la Unidad

Enero, 2010


69


Actividad

Descripción


1

Realiza de acuerdo con el calendario de levantamiento de inventario, el conteo de existencia en el Almacén y completa el Formato de inventario físico en original.

2

Verifica si existen diferencias entre el Formato de inventario físico original y el Reporte mensual por artículo en copia que obtiene del archivo alfabético permanente. ¿Existen diferencias?

2a

2a.1

En caso de existir diferencias: Investiga las diferencias encontradas contra el Reporte mensual por artículo en copia y las Requisiciones en original que obtiene del archivo cronológico permanente e identifica los ajustes. Informa vía telefónica a la Unidad Administrativa para que se realicen los ajustes en el Sistema Interno de Almacén y en el Reporte mensual por artículo en copia, documento que archiva de manera alfabética permanente y de manera cronológica permanente las Requisiciones en original. Continúa con la actividad número 3.

3

4

En caso de no existir diferencias: Elabora Reporte mensual en original y copia y la Minuta de trabajo en original y copia para hacer constar fehacientemente la realización del levantamiento de inventario físico; turna los documentos originales a la Unidad Administrativa previo acuse de recibo y archiva las copias de manera cronológica permanente. Elabora el Reporte de consumo mensual valuado en original y copia y turna el original al Departamento de Recursos Financieros y la copia la archiva de manera cronológica permanente. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

Enero, 2010


70

ADMINISTRACIÓ ADMINISTRACIÓN DE CASA DE GOBIERNO INVENTARIO FÍ FÍSICO DE MATERIAL DE OFICINA Y SERVICIOS GENERALES

INICIO

1 ELABORA Y TURNA

REALIZA CONTEO DE EXISTENCIAS Y COMPLETA FORMATO DE INVENTARIO FÍSICO


DE ACUERDO CON EL CALENDARIO DE LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO

REPORTE MENSUAL

O O

MINUTA DE TRABAJO

O

1

REPORTE MENSUAL 1

C

MINUTA DE TRABAJO VERIFICA SI EXISTEN DIFERENCIAS FORMATO DE INVENTARIO FÍSICO

ELABORA Y TURNA

REPORTE DE CONSUMO MENSUAL VALUADO

1 REPORTE MENSUAL POR ARTÍCULO

SI

DIFERENCIAS?

O 1 C

A

¿EXISTEN

DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS

O

INVESTIGA DIFERENCIAS

REPORTE MENSUAL POR ARTÍCULO

FIN

1

O REQUISICIONES

C


INFORMA

NO

VÍA TELEFÓNICA

SISTEMA INTERNO DE ALMACÉN REPORTE MENSUAL POR ARTÍCULO

1

A

O REQUISICIONES C

1

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Trámite del Mantenimiento Preventivo y Correctivo del Parque Vehicular.

Objetivo:

Efectuar los trámites administrativos correspondientes, ante la Unidad Administrativa de la Oficina del C. Gobernador, del mantenimiento del parque vehicular existente, para cumplir satisfactoriamente con los eventos y compromisos contemplados en la Agenda del C. Gobernador en la Casa de Gobierno.

Frecuencia:

Eventual.

Normas ● La Solicitud para el mantenimiento preventivo y/o correctivo del vehículo, lo deberá realizar el Administrador de Casa de Gobierno por escrito, efectuando el requerimiento correspondiente a la Unidad Administrativa. ●El Administrador de la Casa de Gobierno autorizará la Solicitud, considerando la importancia y/o urgencia de la (s) reparación (es). ●El Administrador de la Casa de Gobierno recibirá del Jefe de la Unidad Administrativa la autorización del servicio de mantenimiento trasladando el Vehículo al taller mecánico. ●Recibe del taller mecánico autorizado el Vehículo reparado, para entregarlo al Conductor Operativo a su cargo.

ELABORÓ

REVISÓ

AUTORIZÓ




Enero, 2010


72


Actividad

Descripción


1

Recibe la Solicitud de servicio y/o reparación en original presentada por el conductor operativo de las unidades vehiculares para que se efectúen las reparaciones necesarias.

2

Solicita al conductor, los Vehículos oficiales para su mantenimiento preventivo y/o correctivo.

3

Elabora Orden de servicio y/o reparación en original y copia, firma y recaba autorización del Jefe de la Unidad Administrativa y archiva de manera cronológica permanente la Solicitud de servicio y/o reparación en original.

4

Remite al taller externo autorizado los Vehículos oficiales junto con el original de la Orden de servicio y/o reparación para que efectúe las reparaciones correspondientes y acuerda fecha de entrega. Pasa el tiempo.

5

Recibe del taller externo autorizado el Vehículo, la Factura y la Orden de servicio y/o reparación ambos documentos en original y verifica que la Factura original registre los datos relevantes de la Dependencia. ¿Coinciden los datos de la Factura?

5a

En caso de no coincidir los datos: Devuelve en el momento al taller externo autorizado la Factura original y solicita una nueva facturación por el servicio de reparación. Continúa con la actividad número 5.

6

En caso de coincidir los datos: Recaba firma de el conductor operativo en la Factura en original que presentó el taller externo autorizado.

7

Elabora la Solicitud-Comprobación de recursos, en original y dos copias para tramitar los pagos por el servicio que prestó el taller externo y recaba firma de autorización del Jefe de la Unidad Administrativa en la Orden de servicio y/o reparación.

8

Envía a la Unidad Administrativa la Solicitud-Comprobación de recursos en original y copia anexando la Orden de servicio y/o reparación y la Factura del taller externo autorizado, ambos documentos en original, archiva como acuse de recibo una copia de la Solicitud-Comprobación de recursos de manera cronológica permanente; en el Expediente de mantenimiento del vehículo, la copia de la Factura y de la Orden de servicio y/o reparación las archiva de manera numérica permanente. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

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ADMINISTRACIÓ ADMINISTRACIÓN DE CASA DE GOBIERNO TRÁ TRÁMITE DEL MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DEL PARQUE VEHICULAR VEHICULAR

INICIO

CONDUCTOR OPERATIVO

ENVÍA Y ARCHIVA TALLER EXTERNO AUTORIZADO

RECIBE

SOLICITUD DE SERVICIO Y/O REPARACIÓN


UNIDAD ADMINISTRATIVA O- 1

RECIBE Y VERIFICA 1

O

FACTURA

O O

ORDEN DE SERVICIO Y/O REPARACIÓN O

SOLICITA

CONDUCTOR

O

FACTURA

ORDEN DE SERVICIO Y/O REPARACIÓN


1

C 1

VEHÍCULOS OFICIALES

VEHÍCULOS OFICIALES

FACTURA

ORDEN DE SERVICIO Y/O REPARACIÓN JEFE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

ELABORA, FIRMA Y RECABA AUTORIZACIÓN

NO

¿COINCIDEN LOS DATOS DE LA FACTURA?

N

DEVUELVE Y SOLICITA TALLER EXTERNO AUTORIZADO

FACTURA ORDEN DE SERVICIO Y/O REPARACIÓN

O

SI

O-1

O

RECABA FIRMA

SOLICITUD DE SERVICIO Y/O REPARACIÓN C

FACTURA

1

EXPEDIENTE DE MANTENIMIENTO DEL VEHÍCULO

FIN

CONDUCTOR OPERATIVO O

1

REMITE Y ACUERDA FECHA DE ENTREGA

TALLER EXTERNO AUTORIZADO

VEHÍCULOS OFICIALES ORDEN DE SERVICIO Y/O REPARACIÓN

O

ELABORA Y RECABA FIRMA


O-2 JEFE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA O

ORDEN DE SERVICIO Y/O REPARACIÓN

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V. Directorio

Enero, 2010


75

Directorio

Lic. Fidel Herrera Beltrán Gobernador del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave

Lic. Juan Carlos Fernández Ruiz Secretario Privado

Lic. Luis Arturo Ugalde Álvarez Secretario Particular del C. Gobernador

Unidad Administrativa Lic. Ignacio de Jesús Altamirano Cantell Jefe de la Unidad Administrativa

Lic. Víctor Hugo Méndez Preza Jefe de Departamento de Recursos Humanos

Lic. Miguel Ángel Lara Rosas Jefe de Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales

Lic. Elio Alfredo Martínez Hernández Jefe de Departamento de Recursos Financieros

Lic. Pedro Fierro Guevara Jefe de Departamento de Tecnologías de la Información

Enero, 2010


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Directorio Lic. Omar Tonatiuh Aragón Lezama Secretario Técnico Lic. Lauro Antonio González García Coordinador de Asuntos Legales Lic. José Francisco Esparza López Coordinador de Estudios y Apoyo Logístico Lic. Sergio Bernardo Sánchez Rico Coordinador de Agenda Lic. Jorge Luis Fernández Bravo Subcoordinador de Agenda

Subcoordinador de Operación Técnica Lic. Gabriela de Jesús Román Cabañas Coordinador de Gestión Institucional Lic. Armando Martín Ortega Pérez Ejecutivo de Proyectos de Documentación Lic. David Olivares Nowak Subcoordinador de Control Documental Lic. David González Morales Subcoordinador de Vinculación Gubernamental

Casa de Gobierno C. Myrna Reyes Irissón Administradora de Casa de Gobierno

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VI. Firmas de Autorización

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Firmas de Autorización

Lic. Luis Arturo Ugalde Álvarez Secretario Particular del C. Gobernador

Lic. Ignacio de Jesús Altamirano Cantell Jefe de la Unidad Administrativa

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