Manual de Usuario Administrativo Sistema Registro de ... - Duoc UC

Dirección de Procesos y Tecnología

INTRODUCCIÓN

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CONSIDERACIONES, ALCANCE Y LIMITACIONES DEL SISTEMA

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USUARIO ADMINISTRATIVO SEDE PRERREQUISITOS: ACCESO AL SISTEMA BÚSQUEDA DE PROGRAMACIÓN DEL DOCENTE: REGISTRO HISTÓRICO BITÁCORA EVENTO: BÚSQUEDA DE EVENTOS ASOCIADOS A UN ALUMNO.

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MATERIAL DE APOYO SISTEMA DE REGISTRO DE ASISTENCIA QUE HACER EN CASO DE CONTINGENCIAS

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3 El presente documento corresponde al manual de Usuario Administrativo Sede, del Sistema Registro de Asistencia de Alumnos que Duoc UC ha implementado para el uso de su cuerpo Docente. El objetivo de este Sistema, es que cada Docente registre la asistencia de los Alumnos en línea durante las actividades formativas en las salas de clases, según se establece en el “Reglamento Académico”. Los registros generados permitirán realizar posteriormente gestión sobre los estados de asistencia de los Alumnos, a diferentes niveles institucionales. El Sistema de Registro de Asistencia se encuentra actualmente en su versión 2 y cuenta con 6 perfiles de Usuarios: 1.Usuario Docente: ve información, registra asistencia, genera bitácora y modifica la asistencia de la última clase a sus Alumnos, hasta 18 Hrs. de la creación de ésta. 2.Usuario Administrador Sede: ve información, registra asistencia, genera bitácora, modifica la asistencia registrada por los Docentes de la Sede que tenga asignada y puede generar reportes de asistencia por Docente/Evento. 3.Usuario Administrativo Sede: ve información referente a bitácora, asistencia registrada por los Docentes de la Sede que tenga asignada y puede generar reportes de asistencia por Docente/Evento. 4.Usuario Alumno: ve reporte con su asistencia registrada en todos sus eventos inscritos, desde el portal de Alumnos (Funcionalidad Integrada). 5.Usuario Súper Administrador: ve, registra y modifica asistencia para todas las Sedes. 6.Usuario Directivo: genera reportes para gestión, con la información registrada en el Sistema de Registro de Asistencia, por intermedio de herramientas de Inteligencia de Negocios (BI), independientes del Sistema.


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Consideraciones, Alcance y Limitaciones del Sistema 1. El Sistema de Registro de Asistencia, se desarrolla en forma gradual, debido al alto nivel de impacto que tiene sobre los Usuarios DUOC UC, por lo cual presenta algunas limitaciones en su versión actual. Se espera seguir mejorando y agregar nuevas funcionalidades a mediano plazo al Sistema, con la información y sugerencias entregadas por cada uno de los Usuarios del Sistema. 2. El Docente, debe enfocarse a controlar y registrar la asistencia de cada uno de sus Eventos, durante el desarrollo de la clase a registrar en el Sistema de Registro de Asistencia, en caso de no poder llevarlo a cabo de esta forma, deberá ingresar la información al Sistema, de acuerdo con alguno de los protocolos de contingencia correspondientes, que se señalan en este manual. 3. En el Sistema de Registro de Asistencia, los Eventos asociados al Docente y los Alumnos asociados al Evento, vienen desde la programación académica de cada Sede DUOC UC ingresada, contenida y actualizada en SAP, esta información se actualiza todas las noches, por lo cual se ve reflejada en el Sistema de Registro de Asistencia, con 1 día de desfase. Debido a que la información es dinámica, las nóminas de Alumnos asociados a un Evento, pueden variar en el tiempo, al igual que los Docentes Asociados a un Evento. Mientras un Docente o un Alumno, no se encuentren asociados al Evento formalmente en SAP, no aparecerán en el Sistema. 4. Cada vez que un Docente ingresa a un Evento a registrar la asistencia de la clase en curso, se despliega la nómina de los Alumnos inscritos en el Evento en SAP. Al momento de registrar la asistencia de la nómina de Alumnos del Evento seleccionado, se genera la clase correlativa, con los registros de asistencia correspondientes. Mientras el Docente no registre la asistencia para un Evento, la clase no se crea, ni existe en el Sistema de Registro de Asistencia. 5. La asistencia se registra por Evento y no por Asignatura. Las marcas posibles de realizar a los Alumnos son Presente y Ausente. 6. Si la Asignatura está compuesta por Eventos teóricos y prácticos (asignatura con más de un Evento), la asistencia se registra para cada uno de ellos por separado y son registrados por los Docentes correspondientes asociados a cada uno de ellos. 7. Si un Evento tiene más de un Docente asociado, cada uno de ellos tiene acceso a registrar la asistencia del mismo evento, siendo la asistencia total del Evento, la suma de los registros de asistencia generados por cada Docente asociado a él.


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Consideraciones, Alcance y Limitaciones del Sistema 8. El Sistema no considera las clases programadas, por lo que es responsabilidad del Docente registrar la asistencia según la clase programada o recuperativa que se realiza, ingresando la fecha real de la clase dictada. 9. El Sistema de Registro de Asistencia, no entrega automáticamente los Alumnos “Reprobados por Inasistencia” (RI), sino que entrega los porcentajes de asistencia de cada Alumno por cada Evento, considerando las clases en las que el Alumno no es titular de del Evento (Alumno no presente en la nómina de asistencia en ese momento) como “Sin Registro” (SR), marcas que se consideran reglamentariamente como “Ausentes” para el cálculo del porcentaje de asistencia. 10. En el caso de Asignaturas que cuenten con más de un Evento, para revisar el porcentaje de asistencia por Alumno y Asignatura se deben considerar: Los porcentajes de asistencia de cada uno de los Eventos que la componen por separado, las asistencias que el Alumno tenga en forma previa en el mismo Evento pero de otra sección (caso de Alumnos que se cambian de secciones de Eventos), las ponderaciones que tenga cada Evento y las condiciones especiales de regla de asistencia que pueden tener algunos Eventos particulares (Ej: Eventos con 100% de asistencia obligatoria). 11. Los reportes históricos de asistencia por Evento, consideran todas las asistencias que han tenido Alumnos inscritos en el Evento, en forma temporal o durante todas las clases del Evento, lo que dependerá del tiempo en el cual el Alumno se encontró inscrito oficialmente en el Evento. 12. El Sistema de Registro de Asistencia, no considera los Eventos “No Presenciales” del tipo (EL), debido a que no se debe pasar lista de asistencia en ellos.


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Usuario Administrativo Prerrequisitos Cada Administrativo Sede, debe poseer un usuario y clave de Duoc para poder ingresar al sistema. Además de un equipo con conexión a Internet y un navegador Internet Explorer 8 o superior. Además, el Usuario debe estar creado como Administrativo Sede para la Sede que le corresponde y para una jornada (Diurna o Vespertina) o ambas (ambas jornadas Diurna + Vespertina, es la situación más recomendable para los Administrativos Sede) en el Sistema de Registro de Asistencia. La creación de Administradores y Administrativos Sede en el Sistema de Registro de Asistencia, debe ser canalizada por medio de la Mesa de Ayuda, al fono: 800 20 3862.

Acceso al sistema El Administrativo Sede, puede ingresar al Sistema de Registro de Asistencia en forma directa, a través de la URL http://www.duoc.cl/asistencia/ eligiendo la opción “Ingreso Administrador, se recomienda crear un acceso directo a esta dirección, en todos los PCs de las Sedes (acceso docente simple) y en los PCs de los Administradores y Administrativos Sede.


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Usuario Administrativo Al seleccionar el “Ingreso Administrativo” en el Sistema de Registro de Asistencia, se mostrará la pantalla para que el usuario digite sus credenciales (Usuario y Clave) y pulsar el botón “Ingresar”, como se muestra a continuación:

Una vez autenticado correctamente el Usuario, el Sistema presentará una pantalla para búsqueda de Eventos Asociados a Alumnos o Docentes.


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Usuario Administrativo

Esta última pantalla, permitirá buscar Eventos asociados por el nombre o RUT del Docente o por el RUT de un Alumno. • Si se ingresa el nombre o RUT de un Docente de la Sede, deberá presionar el botón “Buscar Programación” para ver los Eventos asociados al Docente consultado y acceder a las asistencias registradas para cualquiera de sus Eventos. • Si se ingresa un RUT de Alumno, deberá presionar el botón “Buscar Programación” para ver los Eventos asociados al Alumno consultado y acceder a las asistencias registradas para cualquiera de sus Eventos. Si se presiona el botón “Limpiar”, borrará todo texto que se encuentre en los campos RUT Docente y Rut Alumno. El Sistema entregará un mensaje de advertencia cuando se ingrese un RUT de Alumno y de Docente en forma simultánea, dado que sólo es posible buscar por un solo criterio. En las búsquedas por RUT, ya sea para un Docente o un Alumno, se debe ingresar éste sin puntos, guion ni dígito verificador.


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Usuario Administrativo Búsqueda de Programación del Docente Al ingresar el nombre o RUT válido de un Docente con Eventos asociados de la Sede, se presentará la pantalla con los Eventos asociados en SAP al Docente, tal como se muestra en la siguiente pantalla (Pantalla de Programación del Docente).

Las columnas de la pantalla anterior que muestra los Eventos asociados al Docente en el período académico actual son: Sede: nombre de la Sede donde se imparte el Evento. Carrera del Evento: nombre de la Carrera asociada al Evento en SAP (No necesariamente la carrera de los Alumnos asociados al Evento). Jornada: indica la jornada del Evento.


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Usuario Administrativo Nombre del Evento: identifica al código del Evento, sección, jornada, P: Práctico o T: Teórico y nombre del Evento. Histórico de Asistencia: link que abre la ventana para ver el informe histórico de todos los registros de asistencia generados para el Evento. Bitácora Evento: link que abre ventana para ver los comentarios que el Docente incluyó para cada clase registrada en el Evento seleccionado. N° Clases Registradas: indica la cantidad de clases distintas registradas para cada Evento hasta la fecha. Asistencia Promedio Evento: indica el porcentaje promedio de asistencia de cada Evento, promediando todos los porcentajes de asistencia de todos los Alumnos de la nómina histórica del Evento, hasta la fecha. Los Eventos con porcentaje de asistencia menor a 75 % se marcan en rojo (alerta). Último Registro: corresponde a la fecha del último registro de asistencia registrado para el evento. Si este campo aparece en blanco, significa que no se ha registrado aún asistencia para el Evento. Impresión y Generación de PDFs: [botón] permite desplegar nómina de Docentes asociados a Eventos de la Sede, desde la cual se pueden generar archivos PDF con todos los reportes históricos de asistencia de todos los Eventos asociados al Docente. El Administrativo Sede debe elegir una de las dos alternativas para alguno de los Eventos que imparte el Docente seleccionado: Ver: (Histórico de Asistencia) permite ver en una nueva ventana, el reporte histórico de asistencia del Evento, exportable a PDF. Ver: (Bitácora Evento) permite ver en una nueva ventana la Bitácora del Evento, exportable a PDF.


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Usuario Administrativo Registro histórico

Para poder visualizar el porcentaje de asistencia para cada Alumno inscrito en un Evento, ya sea desde la primera clase o en forma temporal, el Docente deberá seleccionar en el Evento correspondiente el link “Ver” de la columna “Histórico de Asistencia”, al presionar este link aparecerá la siguiente pantalla.


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Usuario Administrativo Descripción de campos Evento: identifica al código del Evento, sección, jornada, P: Práctico o T: Teórico y nombre del Evento. Carrera del Evento: nombre de la Carrera asociada al Evento en SAP. (No necesariamente la carrera de los Alumnos asociados al Evento). Jornada: jornada en que se imparte el Evento. Docente: nombre del Docente asociado al Evento. Año/Semestre: período académico actual (año-semestre) Número Clase Correlativa: número correlativo de clases registradas, ordenadas por “Fecha Real de la Clase” y no por “Fecha de Registro”. Tipo de Clase: indica si la clase realizada y registrada para el Evento fue normal (N) o recuperativa (R). Fecha Real Clase: fecha en que se realizó la clase programada del Evento. Fecha de Registro: fecha en que efectivamente se realizó el registro de asistencia de la clase real programada para el Evento. Hora de Registro: hora en que efectivamente se realizó el registro de asistencia de la clase real programada para el Evento. Rut Alumno: lista de RUT de los Alumnos asociados (inscritos) en el Evento. Nombre Alumno: lista de los Alumnos asociados (inscritos) en el Evento, ordenados por apellido paterno, materno, nombre 1 y nombre 2.


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Usuario Administrativo Detalle de asistencia por Alumno: detalle de la asistencia por clase para cada Alumno, la que puede ser: Presente, Ausente o Sin Registro (Alumnos que durante el registro de asistencia de la clase del Evento, no se encontraban inscritos en el Evento). Clases Presente: total (suma) de clases Presentes del Alumno. Clases Ausente: total (suma) de clases Ausentes del Alumno, considerando las clases “Sin Registro” como ausentes. % Asistencia Acumulada: se calcula en base a la fórmula:

[(N° de Clases Presentes del Alumno / N° de Clases Registradas para el Evento)*100]

Total de asistencias “presente” dividido por la cantidad total de clases registradas para el Evento. Se considera para el cálculo las clases “Sin Registro” (SR) como ausentes para el Alumno. Todos los porcentajes de asistencia menores a 75% para el Alumno se alertan con registros de color rojo. Asistencia Promedio del Evento: porcentaje que promedia todos los porcentajes de asistencia de los Alumnos del registro histórico del Evento. Este reporte, puede ser exportado a formato PDF, desde donde puede ser impreso por el Docente, Administrador y/o Administrativo.


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Usuario Administrativo Bitácora Evento: Al presionar el link “Ver” de la columna “Bitácora Evento”:

Se desplegará la siguiente pantalla:


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Usuario Administrativo En este reporte, se encuentra el histórico de las clases correlativas registradas para el Evento y los mensajes de texto guardados por el Docente y/o Administrador para cada clase, en el caso que se hayan ingresado. Este reporte, puede ser exportado a formato PDF desde donde puede ser impreso por el Docente, Administrador y/o Administrativo.

Búsqueda de Eventos Asociados a un Alumno. Al ingresar el RUT válido de un Alumno con Eventos asociados de la Sede, se presentará la pantalla con los Eventos asociados en SAP al Alumno en la Sede del Administrador. Se debe ingresar el RUT del Alumno sin puntos, guion ni dígito verificador.

Luego de ingresar el Rut de un Alumno a buscar, se mostrará una pantalla con los Eventos asociados al Alumno en SAP, como se muestra a continuación:


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Usuario Administrativo Las columnas de la pantalla anterior que muestra los Eventos asociados al Alumno en el período académico actual son: Sede: nombre de la Sede donde se imparte el Evento. Carrera del Evento: nombre de la Carrera asociada al Evento en SAP (No necesariamente la carrera del Alumno asociado al Evento). Jornada: indica la jornada del Evento. Nombre del Evento: identifica al código del Evento, sección, jornada, P: Práctico o T: Teórico y nombre del Evento. Nombre del Docente: identifica el nombre del Docente titular, asociado al Evento del Alumno en SAP. Ver: [Link] permite desplegar el registro histórico de asistencia para el Alumno en cualquiera de sus Eventos seleccionados. Impresión y Generación de PDFs: [botón] permite desplegar nómina de Docentes asociados a Eventos de la Sede, desde la cual se pueden generar archivos PDF con todos los reportes históricos de asistencia de los Eventos asociados al Docente.


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Usuario Administrativo Al seleccionar la opción “Ver” de la pantalla anterior, se muestran el o los registros de asistencia para el Alumno en el Evento seleccionado.

Pulsando el botón “Exportar a PDF”, se puede generar el mismo reporte de la pantalla en formato PDF, para su eventual impresión.


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Material de Apoyo Sistema de Registro de Asistencia Todas las pantallas del Sistema de Registro de Asistencia, cuentan con un “Link” de acceso directo a material de apoyo referido al Sistema: videos tutoriales, manuales, buzón de sugerencias, entre otras. El link, se encuentra ubicado en el sector inferior de cada una de las pantallas.

Al hacer click en el link señalado, se desplegará la pantalla con el material de apoyo.


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Que Hacer en Caso de Contingencias 1. Internet NO Disponible en la Sala de la Clase a Registrar. Llenar planilla tradicional de registro de asistencia en papel y traspasar información a la brevedad al Sistema de Registro de Asistencia, idealmente terminada la clase, en otro PC de la Sede. (Responsable: Docente).

2. NO Se Puede Acceder al Sistema de Registro de Asistencia en la Sala de la Clase. Llenar planilla tradicional de registro de asistencia en papel y traspasar información a la brevedad al Sistema de Registro de Asistencia, idealmente terminada la clase, en otro PC de la Sede. (Responsable: Docente).

3. Sala de la Clase NO Dispone de Computador. Llenar planilla tradicional de registro de asistencia en papel y traspasar información a la brevedad al Sistema de Registro de Asistencia, idealmente terminada la clase, en otro PC de la Sede. (Responsable: Docente).

4. Clases Realizadas en Terreno o Fuera de Salas de Clases en Sede. Llenar planilla tradicional de registro de asistencia en papel y traspasar información a la brevedad a Sistema de Registro de Asistencia. (Responsable: Docente).

5. Docente de Reemplazo sin Acceso al Sistema de Registro de Asistencia, por NO ser Titular del Evento a Registrar. Docente reemplazante, debe llenar planilla tradicional de registro de asistencia en papel y entregar una vez terminada la clase, a Usuario Administrador del Sistema de Registro de Asistencia en Sede. El Administrador Sede, deberá traspasar información a la brevedad a Sistema de Registro de Asistencia. (Responsable: Docente de Reemplazo y Administrador Sede).


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Que Hacer en Caso de Contingencias 6. Alumnos Atrasados, a una Clase con Registro de Asistencia Generado. Una vez generado el registro de asistencia correspondiente, el Docente, dispone de hasta 18 Hrs, para modificarlo, marcando a los Alumnos atrasados según su criterio. Lo anterior se hace haciendo click en el link “Editar Último Registro” del Evento correspondiente. (Responsable: Docente).

7. No se Despliegan Eventos Asociados al Docente en el Sistema. El Docente no se encuentra bien asociado al Evento en SAP, o fue asociado al día anterior. Por lo anterior el Sistema no muestra la asociación correspondiente. Para solucionar este inconveniente, el Docente deberá esperar la actualización de la información al día siguiente. En caso de continuar el inconveniente, deberá canalizar el problema a través de la Mesa de Ayuda (Fono: 800 20 3862) o al Administrador del Sistema de Registro de Asistencia de la Sede del Evento. Mientras se normaliza la situación, deberá llevar la lista de asistencia manual en papel y traspasar la información al Sistema a la brevedad de normalizada la situación. (Responsable: Docente, Administrador Sede, Mesa de Ayuda).

8. Faltan Alumnos en la Nómina de algún Evento. El Alumno no se encuentra bien asociado al Evento en SAP, no se encuentra inscrito en el Evento o fue inscrito el día anterior. Por lo anterior el Sistema no muestra la asociación Alumno/Evento. Para solucionar este inconveniente, el Docente deberá esperar la actualización de la información hasta el día siguiente. En caso de continuar el inconveniente, deberá canalizar el problema a través de la Mesa de Ayuda (Fono: 800 20 3862) o informar al Administrador del Sistema de Registro de Asistencia de la Sede del Evento. Mientras se normaliza la situación, deberá llevar la lista de asistencia manual en papel para estos casos y contemplar estos registros específicos del Alumno, para el cálculo de “Reprobados por Inasistencia” (RI). (Responsable: Docente, Administrador Sede, Mesa de Ayuda).

9. Página del Portal NO se Despliega o Entrega Error. El Docente debe llamar a Mesa de Ayuda al fono: 800 20 3862. (Responsable: Docente, Mesa de Ayuda).


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Que Hacer en Caso de Contingencias 10. Al Ingresar a una Opción NO se Presenta la Pantalla: El Docente debe llamar a Mesa de Ayuda al fono: 800 20 3862. (Responsable: Docente, Mesa de Ayuda).

11. El Sistema NO Graba un Nuevo Registro, El Sistema NO Graba un Nuevo Registro al Editar. El Docente debe llamar a Mesa de Ayuda al fono: 800 20 3862. (Responsable: Docente, Mesa de Ayuda).

12. El Docente NO Posee Clave de Acceso. El Docente debe llamar a Mesa de Ayuda al fono: 800 20 3862. (Responsable: Docente, Mesa de Ayuda).

13. El Docente Olvidó su Usuario o Clave. El Docente debe llamar a Mesa de Ayuda al fono: 800 20 3862. (Responsable: Docente, Mesa de Ayuda).

14. Otras Consultas, Dudas, Errores Detectados o Problemas. Ante cualquier otra duda, error detectado o problema suscitado, el Docente deberá realizar la consulta a el(los) Usuario(s) Administrador Sede del Sistema de Registro de Asistencia, designado(s) por ésta, revisar información adicional contenida en el material de apoyo http://www.duoc.cl/asistencia-ayuda/ o llamando directamente a la Mesa de Ayuda al fono: 800 20 3862. (Responsable: Docente, Administrador Sede, Mesa de Ayuda).
