(SAP) Untuk

Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak Versi 1.0 4 Oktober 2007 Sistem Administrasi Pengarsipan (SAP) Untuk : Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem Informasi (BAPSI) ITS Dyah Wardhani Kusuma 5107 201 016

Jurusan Teknik Informatika Fakultas Teknologi Informasi Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya

DAFTAR ISI DAFTAR ISI ................................................................i DAFTAR GAMBAR.......................................................ii 1. INTRODUCTION...................................................1 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5.

Tujuan ..............................................................................................................................................1 Ruang Lingkup Proyek...............................................................................................................1 Definisi, Istilah, dan Singkatan .............................................................................................2 Referensi .........................................................................................................................................2 Deskripsi Umum Dokumen (Ikhtisar) .................................................................................2

2.

OVERALL DESCRIPTION ......................................3

3.

Requirements Specification ...............................12

2.1 Lingkungan Sistem...................................................................................................................3 2.2 Spesifikasi Kebutuhan Fungsional .....................................................................................3 2.2.1 Use Case Pegawai Pengarsipan ..................................................................................4 Use case: Tambah User............................................................................................................4 Use case: Edit User ....................................................................................................................5 Use case: Hapus User................................................................................................................5 Use case: Tambah Surat Masuk............................................................................................6 Use case: Tambah Surat Keluar ...........................................................................................6 Use case: Edit Surat Masuk ....................................................................................................7 Use case: Edit Surat Keluar ....................................................................................................7 Use case: Cetak Surat Masuk ................................................................................................8 Use case: Cetak Surat Keluar ................................................................................................9 Use case: Hapus Surat Masuk .............................................................................................11 Use case: Hapus Surat Keluar .............................................................................................11 2.3 Karakteristik User ...................................................................................................................12 2.4 Kebutuhan Non-Fungsional ................................................................................................12 3.1 Kebutuhan Antarmuka Eksternal .....................................................................................12 3.2 Kebutuhan Fungsional ..........................................................................................................12 3.2.1 Tambah User ....................................................................................................................12 3.2.2 Edit User .............................................................................................................................13 3.2.3 Hapus User ........................................................................................................................14 3.2.4 Tambah Surat...................................................................................................................14 3.2.5 Edit Surat ...........................................................................................................................15 3.2.6 Cetak Surat .......................................................................................................................15 3.2.7 Balas Surat Masuk..........................................................................................................16 3.2.8 Disposisi Surat Masuk...................................................................................................16 3.2.9 Hapus Surat ......................................................................................................................17 3.3 Kebutuhan Non-Fungsional Detail ...................................................................................18 3.3.1 Logical Structure dari Data.........................................................................................18 3.3.2 Security...............................................................................................................................19

i

DAFTAR GAMBAR Gambar 1 – Lingkungan Sistem .........................................................................................................3 Gambar 2 - Use Case Pegawai Pengarsipan..................................................................................4 Gambar 3 - Logical Structure dari Data ........................................................................................18

ii

1.

INTRODUCTION

1.1. Tujuan Tujuan pembuatan dokumen ini adalah untuk memberi penjelasan secara detail mengenai Sistem Administasi Pengarsipan (SAP). Dokumen ini berisi tujuan dan fitur-fitur sistem, antarmuka sistem, apa yang akan dilakukan oleh sistem, batasan-batasan operasional sistem dan bagaimana sistem akan merespon rangsangan dari luar. Dokumen ini ditujukan untuk stakeholder dan pengembang sistem serta akan diusulkan kepada Biro Administrasi

Perencanaan

dan

Sistem

Informasi

(BAPSI)

ITS

untuk

mendapatkan persetujuan.

1.2. Ruang Lingkup Proyek Sistem perangkat lunak adalah Sistem Administrasi Pengarsipan (SAP). Sistem ini didesain untuk memaksimalkan efisiensi kerja dan produktivitas pegawai yang menangani pengarsipan surat dengan menyediakan tool untuk membantu otomatisasi pencatatan surat masuk dan surat keluar yang semula dilakukan secara manual. Selain memenuhi kebutuhan pegawai

pengarsipan,

sistem

juga

mudah

dimengerti

dan

mudah

digunakan. Secara khusus, sistem ini dirancang untuk memudahkan pegawai pengarsipan dalam mengatur arsip surat serta membuat laporan. Sistem ini hanya melakukan pencatatan kepala surat, tidak termasuk isi surat. Sistem memiliki database relasional yang berisi data surat masuk dan surat keluar.

1

1.3. Definisi, Istilah, dan Singkatan Term SAP Pegawai pengarsipan Database Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak Stakeholder User

Definition Sistem Administrasi Pengarsipan, merupakan nama sistem perangkat lunak. Pegawai yang menangani pencatatan surat masuk dan surat keluar. Kumpulan informasi yang dimonitor oleh sistem. Sebuah dokumen yang menjelaskan secara lengkap semua fungsi dari sistem yang diusulkan beserta batasan-batasan operasionalnya. Misalnya dokumen ini. Semua orang yang berhubungan dengan proyek, tetapi bukan pengembang proyek. Pegawai pengarsipan.

1.4. Referensi IEEE. IEEE Std 830-1998 IEEE Recommended Practice for Software Requirements Specifications. IEEE Computer Society, 1998.

1.5. Deskripsi Umum Dokumen (Ikhtisar) Bab berikutnya, bagian Penjelasan Umum, dari dokumen ini berisi penjelasan tentang fungsionalitas produk. Bagian tersebut menjelaskan tentang kebutuhan informal dan digunakan untuk membangun konteks untuk spesifikasi kebutuhan teknis pada bab berikutnya. Bab ketiga, bagian Spesifikasi Kebutuhan, dari dokumen ini dibuat terutama untuk pengembang dan menjelaskan detail fungsional produk dalam istilah teknis. Kedua bagian dokumen tersebut menjelaskan produk perangkat lunak yang sama secara keseluruhan, tetapi ditujukan untuk lapisan pembaca yang berbeda dan dibuat dengan menggunakan bahasa yang berbeda.

2

2.

OVERALL DESCRIPTION

2.1

Lingkungan Sistem

Pegawai Pengarsipan

Pengarsipan Surat Masuk

Pengarsipan Surat Keluar

Sistem Administrasi Pengarsipan (SAP)

Gambar 1 – Lingkungan Sistem

Sistem Administrasi Pengarsipan memiliki satu aktor, yaitu pegawai pengarsipan. Pegawai pengarsipan mengakses pengarsipan surat masuk dan surat keluar secara langsung. >

2.2

Spesifikasi Kebutuhan Fungsional Bagian ini menguraikan use case untuk aktor pegawai pengarsipan.

3

2.2.1 Use Case Pegawai Pengarsipan Pegawai pengarsipan memiliki beberapa use case :

Gambar 2 - Use Case Pegawai Pengarsipan

Use Case Pengaturan User Use case: Tambah User Diagram:

Penjelasan Singkat Pegawai pengarsipan memasukkan username dan password user yang baru. Penjelasan Langkah per Langkah Sebelum use case ini diinisiasi, pegawai pengarsipan telah mengakses halaman utama sistem. 1. 2. 3. 4.

Pegawai pengarsipan memilih menu User. Sistem menampilkan form User. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Tambah. Pegawai pengarsipan memasukkan data username dan password user.

4

5. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Simpan. 6. Sistem menampilkan pesan berisi status penambahan data user. Xref: bagian 3.2.1, Tambah User Use case: Edit User Diagram:

Penjelasan Singkat Pegawai pengarsipan mengupdate password user tertentu. Penjelasan Langkah per Langkah Sebelum use case ini diinisiasi, pegawai pengarsipan telah mengakses halaman utama sistem. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Pegawai pengarsipan memilih menu User. Sistem menampilkan form User. Pegawai pengarsipan memilih data user yang akan diupdate. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Edit. Pegawai pengarsipan memasukkan password user. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Simpan. Sistem menampilkan pesan berisi status pengeditan data user.

Xref: bagian 3.2.2, Edit User Use case: Hapus User Diagram:

Penjelasan Singkat Pegawai pengarsipan menghapus data user tertentu. Penjelasan Langkah per Langkah Sebelum use case ini diinisiasi, pegawai pengarsipan telah mengakses halaman utama sistem.

5

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Pegawai pengarsipan memilih menu User. Sistem menampilkan form User. Pegawai pengarsipan memilih data user yang akan dihapus. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Hapus. Sistem memverifikasi apakah pegawai akan menghapus data user. Pegawai pengarsipan memilih opsi Yes.

Xref: bagian 3.2.3, Hapus User Use Case Tambah Surat Use case: Tambah Surat Masuk Diagram:

Penjelasan Singkat Pegawai pengarsipan memasukkan data surat masuk baru. Penjelasan Langkah per Langkah Sebelum use case ini diinisiasi, pegawai pengarsipan telah mengakses halaman utama sistem. 1. 2. 3. 4. 5.

Pegawai pengarsipan memilih menu Surat Masuk Æ Tambah. Sistem menampilkan form Penambahan Data Surat Masuk. Pegawai pengarsipan memasukkan data surat masuk baru. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Simpan. Sistem menampilkan pesan berisi status penambahan data surat masuk.

Xref: bagian 3.2.4, Tambah Surat Use case: Tambah Surat Keluar Diagram:

Penjelasan Singkat Pegawai pengarsipan memasukkan data surat keluar baru.

6

Penjelasan Langkah per Langkah Sebelum use case ini diinisiasi, pegawai pengarsipan telah mengakses halaman utama sistem. 1. 2. 3. 4. 5.

Pegawai pengarsipan memilih menu Surat Keluar Æ Tambah. Sistem menampilkan form Penambahan Data Surat Keluar. Pegawai pengarsipan memasukkan data surat keluar baru. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Simpan. Sistem menampilkan pesan berisi status penambahan data surat keluar.

Xref: bagian 3.2.4, Tambah Surat Use Case Edit Surat Use case: Edit Surat Masuk Diagram:

Penjelasan Singkat Pegawai pengarsipan mengupdate data surat masuk tertentu. Penjelasan Langkah per Langkah Sebelum use case ini diinisiasi, pegawai pengarsipan telah mengakses halaman utama sistem. 1. Pegawai pengarsipan memilih menu Surat Masuk Æ Edit. 2. Sistem menampilkan form Pengeditan Data Surat Masuk. 3. Pegawai pengarsipan memasukkan nomor urut dan tahun surat masuk yang akan diedit. 4. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Cari. 5. Sistem menampilkan data surat masuk yang dicari. 6. Pegawai pengarsipan mengupdate data surat masuk. 7. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Simpan. 8. Sistem menampilkan pesan berisi status pengeditan data surat masuk. Xref: bagian 3.2.5, Edit Surat Use case: Edit Surat Keluar Diagram:

7

Penjelasan Singkat Pegawai pengarsipan mengupdate data surat keluar tertentu. Penjelasan Langkah per Langkah Sebelum use case ini diinisiasi, pegawai pengarsipan telah mengakses halaman utama sistem. 1. Pegawai pengarsipan memilih menu Surat Keluar Æ Edit. 2. Sistem menampilkan form Pengeditan Data Surat Keluar. 3. Pegawai pengarsipan memasukkan nomor urut dan tahun surat keluar yang akan diedit. 4. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Cari. 5. Sistem menampilkan data surat keluar yang dicari. 6. Pegawai pengarsipan mengupdate data surat keluar. 7. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Simpan. 8. Sistem menampilkan pesan berisi status pengeditan data surat keluar. Xref: bagian 3.2.5, Edit Surat Use Case Cetak Surat Use case: Cetak Surat Masuk Diagram:

Penjelasan Singkat Pegawai pengarsipan mencetak data surat masuk berdasarkan kriteria tertentu. Penjelasan Langkah per Langkah Sebelum use case ini diinisiasi, pegawai pengarsipan telah mengakses halaman utama sistem. 1. 2. 3. 4.

Pegawai pengarsipan memilih menu Surat Masuk Æ Cetak. Sistem menampilkan form Pencetakan Data Surat Masuk. Pegawai pengarsipan menentukan kriteria pencarian. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Cari.

8

5. Sistem menampilkan data surat masuk yang sesuai dengan kriteria pencarian. 6. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Cetak. 7. Sistem menampilkan laporan surat masuk. 8. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Print Report. Xref: bagian 3.2.6, Cetak Surat Use case: Cetak Surat Keluar Diagram:

Penjelasan Singkat Pegawai pengarsipan mencetak data surat keluar berdasarkan kriteria tertentu. Penjelasan Langkah per Langkah Sebelum use case ini diinisiasi, pegawai pengarsipan telah mengakses halaman utama sistem. 1. 2. 3. 4. 5.

Pegawai pengarsipan memilih menu Surat Keluar Æ Cetak. Sistem menampilkan form Pencetakan Data Surat Keluar. Pegawai pengarsipan menentukan kriteria pencarian. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Cari. Sistem menampilkan data surat keluar yang sesuai dengan kriteria pencarian. 6. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Cetak. 7. Sistem menampilkan laporan surat keluar. 8. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Print Report. Xref: bagian 3.2.6, Cetak Surat Use Case Balas Surat Masuk Diagram:

9

Penjelasan Singkat Pegawai pengarsipan membalas data surat masuk tertentu. Penjelasan Langkah per Langkah Sebelum use case ini diinisiasi, pegawai pengarsipan telah mengakses halaman utama sistem. 1. Pegawai pengarsipan memilih menu Surat Masuk Æ Balas. 2. Sistem menampilkan form Pembalasan Data Surat Masuk. 3. Pegawai pengarsipan memasukkan nomor urut dan tahun surat masuk yang akan dibalas. 4. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Cari. 5. Sistem menampilkan data surat masuk yang dicari. 6. Pegawai pengarsipan memasukkan data surat balasan. 7. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Simpan. 8. Sistem menampilkan pesan berisi status pembalasan data surat masuk. Xref: bagian 3.2.7, Balas Surat Masuk Use Case Disposisi Surat Masuk Diagram:

Penjelasan Singkat Pegawai pengarsipan mencetak lembar disposisi data surat masuk tertentu. Penjelasan Langkah per Langkah Sebelum use case ini diinisiasi, pegawai pengarsipan telah mengakses halaman utama sistem. 1. Pegawai pengarsipan memilih menu Surat Masuk Æ Disposisi. 2. Sistem menampilkan form Disposisi Data Surat Masuk. 3. Pegawai pengarsipan memasukkan nomor urut dan tahun surat masuk yang akan dicetak disposisinya. 4. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Cari. 5. Sistem menampilkan data surat masuk yang dicari. 6. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Cetak. 7. Sistem menampilkan lembar disposisi surat masuk. 8. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Print Report. Xref: bagian 3.2.8, Disposisi Surat Masuk

10

Use Case Hapus Surat Use case: Hapus Surat Masuk Diagram:

Penjelasan Singkat Pegawai pengarsipan menghapus data surat masuk tertentu. Penjelasan Langkah per Langkah Sebelum use case ini diinisiasi, pegawai pengarsipan telah mengakses halaman utama sistem. 1. Pegawai pengarsipan memilih menu Surat Masuk Æ Hapus. 2. Sistem menampilkan form Penghapusan Data Surat Masuk. 3. Pegawai pengarsipan memasukkan nomor urut dan tahun surat masuk yang akan dihapus. 4. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Cari. 5. Sistem menampilkan data surat masuk yang dicari. 6. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Hapus. 7. Sistem memverifikasi apakah pegawai akan menghapus data surat masuk. 8. Pegawai pengarsipan memilih opsi Yes. 9. Sistem menampilkan pesan berisi status penghapusan data surat masuk. Xref: bagian 3.2.9, Hapus Surat Use case: Hapus Surat Keluar Diagram:

Penjelasan Singkat Pegawai pengarsipan menghapus data surat keluar tertentu. Penjelasan Langkah per Langkah Sebelum use case ini diinisiasi, pegawai pengarsipan telah mengakses halaman utama sistem. 1. Pegawai pengarsipan memilih menu Surat Keluar Æ Hapus. 2. Sistem menampilkan form Penghapusan Data Surat Keluar.

11

3. Pegawai pengarsipan memasukkan nomor urut dan tahun surat keluar yang akan dihapus. 4. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Cari. 5. Sistem menampilkan data surat keluar yang dicari. 6. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Hapus. 7. Sistem memverifikasi apakah pegawai akan menghapus data surat keluar. 8. Pegawai pengarsipan memilih opsi Yes. 9. Sistem menampilkan pesan berisi status penghapusan data surat keluar. Xref: bagian 3.2.9, Hapus Surat

2.3

Karakteristik User Pegawai pengarsipan diharapkan familiar dengan Windows dan dapat

menggunakan tombol, menu, laporan, dan tool-tool lain yang serupa. Tampilan detail form-form dibahas pada bagian 3.2.

2.4

Kebutuhan Non-Fungsional Sistem

Administrasi

Pengarsipan

(SAP)

berjalan

pada

PC

yang

menggunakan database Microsoft SQL Server 2000 dan sistem operasi Windows. Microsoft SQL Server 2000 diinstal pada salah satu komputer sebagai server dan pada komputer lainnya sebagai client.

3.

Requirements Specification

3.1

Kebutuhan Antarmuka Eksternal Sistem Administrasi Pengarsipan tidak memerlukan sistem eksternal.

3.2

Kebutuhan Fungsional Logical structure dari Data terdapat pada bagian 3.3.1.

3.2.1 Use Case Name XRef Trigger

Tambah User Tambah User Bagian 2.2.1 Tambah User Pegawai pengarsipan memilih menu User dan mengklik

12

Precondition Basic Path

Alternative Paths Postcondition Exception Paths Other

tombol Tambah pada form User. Form User menampilkan data user dengan menggunakan grid. 1. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Tambah. 2. Sistem meng-enable textbox username dan password. 3. Pegawai pengarsipan memasukkan data username dan password user. 4. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Simpan. 5. Sistem menambahkan data user ke database. 6. Sistem menampilkan pesan berisi status penambahan data user. Data user ditambahkan ke database. Pegawai pengarsipan membatalkan proses penambahan data user kapanpun. -

3.2.2 Edit User Use Case Name XRef Trigger Precondition Basic Path


Edit User Bagian 2.2.1 Edit User Pegawai pengarsipan memilih menu User dan mengklik tombol Edit pada form User. Form User menampilkan data user dengan menggunakan grid. 1. Pegawai pengarsipan memilih data user yang akan diedit. 2. Sistem meng-enable tombol Edit. 3. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Edit. 4. Sistem meng-enable textbox password. 5. Pegawai pengarsipan memasukkan password user. 6. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Simpan. 7. Sistem mengupdate password user ke database. 8. Sistem menampilkan pesan berisi status pengeditan data user. Password user di database ter-update. Pegawai pengarsipan membatalkan proses pengeditan data user kapanpun. -

13

3.2.3 Hapus User Use Case Name XRef Trigger Precondition Basic Path


Hapus User Bagian 2.2.1 Hapus User Pegawai pengarsipan memilih menu User dan mengklik tombol Hapus pada form User. Form User menampilkan data user dengan menggunakan grid. 1. Pegawai pengarsipan memilih data user yang akan dihapus. 2. Sistem meng-enable tombol Hapus. 3. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Hapus. 4. Sistem memverifikasi apakah pegawai akan menghapus data user. 5. Pegawai pengarsipan memilih opsi Yes. 6. Sistem menghapus data user di database. 7. Sistem me-refresh grid. Data user dihapus dari database. Pegawai pengarsipan membatalkan proses penghapusan data user kapanpun. -

3.2.4 Tambah Surat Use Case Name XRef Trigger Precondition Basic Path


Tambah Surat Bagian 2.2.1 Tambah Surat Masuk, Bagian 2.2.1 Tambah Surat Keluar Pegawai pengarsipan memilih menu Surat Masuk Æ Tambah atau menu Surat Keluar Æ Tambah. Sistem menampilkan form Penambahan Data Surat Masuk atau form Penambahan Data Surat Keluar. 1. Pegawai pengarsipan memasukkan data surat baru. 2. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Simpan. 3. Sistem menambahkan data surat ke database. 4. Sistem menampilkan pesan berisi status penambahan data surat. Pada step 1 terdapat field yang kosong, pegawai pengarsipan diminta mengisi field tersebut. Data surat ditambahkan ke database. Pegawai pengarsipan membatalkan proses penambahan data surat kapanpun. -

14

3.2.5 Edit Surat Use Case Name XRef Trigger Precondition Basic Path

Alternative Paths

Postcondition Exception Paths Other

Edit Surat Bagian 2.2.1 Edit Surat Masuk, bagian 2.2.1 Edit Surat Keluar Pegawai pengarsipan memilih menu Surat Masuk Æ Edit atau menu Surat Keluar Æ Edit. Sistem menampilkan form Pengeditan Data Surat Masuk atau form Pengeditan Data Surat Keluar. 1. Pegawai pengarsipan memasukkan nomor urut dan tahun surat yang akan diedit. 2. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Cari. 3. Sistem menambahkan data surat yang dicari. 4. Pegawai pengarsipan mengupdate surat. 5. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Simpan. 6. Sistem mengupdate data surat ke database. 7. Sistem menampilkan pesan berisi status pengeditan data surat. Pada step 1 terdapat field yang kosong, pegawai pengarsipan diminta mengisi field tersebut. Pada step 2 tidak ada data surat yang sesuai dengan kriteria pencarian, sistem meminta pegawai pengarsipan memasukkan kriteria pencarian lainnya. Data surat di database terupdate. Pegawai pengarsipan membatalkan proses pengeditan data surat kapanpun. -

3.2.6 Cetak Surat Use Case Name XRef Trigger Precondition Basic Path

Alternative Paths

Cetak Surat Bagian 2.2.1 Cetak Surat Masuk, bagian 2.2.1 Cetak Surat Keluar Pegawai pengarsipan memilih menu Surat Masuk Æ Cetak atau menu Surat Keluar Æ Cetak. Sistem menampilkan form Pencetakan Data Surat Masuk atau form Pencetakan Data Surat Keluar. 1. Pegawai pengarsipan menentukan kriteria pencarian. 2. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Cari. 3. Sistem menampilkan data surat yang sesuai dengan kriteria pencarian. 4. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Cetak. 5. Sistem menampilkan laporan surat. 6. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Print Report. Pada step 2 tidak ada data surat yang sesuai dengan kriteria pencarian, sistem meminta pegawai

15

Postcondition Exception Paths Other

pengarsipan menentukan kriteria pencarian lainnya. Pada step 3 pegawai pengarsipan mengklik tombol Reset, sistem menampilkan data semua surat. Laporan surat dicetak. Pegawai pengarsipan membatalkan proses pencetakan data surat kapanpun. -

3.2.7 Balas Surat Masuk Use Case Name XRef Trigger Precondition Basic Path


Balas Surat Masuk Bagian 2.2.1 Balas Surat Masuk Pegawai pengarsipan memilih menu Surat Masuk Æ Balas. Sistem menampilkan form Pembalasan Data Surat Masuk. 1. Pegawai pengarsipan memasukkan nomor urut dan tahun surat masuk yang akan dibalas. 2. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Cari. 3. Sistem menampilkan data surat masuk yang dicari. 4. Pegawai pengarsipan memasukkan data surat balasan. 5. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Simpan. 6. Sistem mengupdate status surat masuk dan menyimpan data surat balasan sebagai surat keluar. 7. Sistem menampilkan pesan berisi status pembalasan data surat masuk. Pada step 2 surat masuk yang dicari berstatus sudah dibalas, sistem meminta pegawai pengarsipan memilih data surat masuk yang lainnya. Surat masuk dibalas. Pegawai pengarsipan membatalkan proses pembalasan data surat masuk kapanpun. -

3.2.8 Disposisi Surat Masuk Use Case Name XRef Trigger Precondition Basic Path

Disposisi Surat Masuk Bagian 2.2.1 Disposisi Surat Masuk Pegawai pengarsipan memilih menu Surat Masuk Æ Disposisi. Sistem menampilkan form Disposisi Data Surat Masuk. 1. Pegawai pengarsipan memasukkan nomor urut dan tahun surat masuk yang akan dicetak disposisinya. 2. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Cari. 3. Sistem menampilkan data surat masuk yang dicari. 4. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Cetak.

16


5. Sistem menampilkan lembar disposisi surat masuk. 6. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Print Report. Lembar disposisi surat masuk dicetak. Pegawai pengarsipan membatalkan proses pencetakan disposisi data surat masuk kapanpun. -

3.2.9 Hapus Surat Use Case Name XRef Trigger Precondition Basic Path


Hapus Surat Bagian 2.2.1 Hapus Surat Masuk, bagian 2.2.1 Hapus Surat Keluar Pegawai pengarsipan memilih menu Surat Masuk Æ Hapus atau menu Surat Keluar Æ Hapus. Sistem menampilkan form Penghapusan Data Surat Masuk atau form Penghapusan Data Surat Keluar. 1. Pegawai pengarsipan memasukkan nomor urut dan tahun surat yang akan dihapus. 2. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Cari. 3. Sistem menambahkan data surat yang dicari. 4. Pegawai pengarsipan mengklik tombol Hapus. 5. Sistem memverifikasi apakah pegawai akan menghapus data surat. 6. Pegawai pengarsipan memilih opsi Yes. 7. Sistem menghapus data surat dari database. 8. Sistem menampilkan pesan berisi status penghapusan data surat. Pada step 2 tidak ada data surat yang sesuai dengan kriteria pencarian, sistem meminta pegawai pengarsipan memasukkan kriteria pencarian lainnya. Data surat di database dihapus. Pegawai pengarsipan membatalkan proses penghapusan data surat kapanpun. -

17

3.3

Kebutuhan Non-Fungsional Detail

3.3.1 Logical Structure dari Data The logical structure dari data yang disimpan dalam database adalah sebagai berikut : Login Pegawai Pengarsipan

menulis

menulis

Surat Masuk

Surat Keluar

Gambar 3 - Logical Structure dari Data

Deskripsi data untuk setiap entitas data adalah sebagai berikut :

Entitas Data Login Pegawai Pengarsipan Data Item Username Password

Type Text Text

Description Username untuk login Password untuk login

Comment

Entitas Data Surat Masuk Data Item Nomor surat

Type Text

Nomor urut Nomor berkas

Integer Integer

Tanggal

Date

Perihal Golongan pengirim Pengirim Status Balas Penerima

Text Text Text Integer Text

Description Nomor yang tertera pada surat Nomor urut surat Nomor berkas surat masuk Tanggal yang tertera pada surat Perihal surat Golongan pengirim Nama pengirim Status balas surat Kategori penerima

18

Comment

Berdasarkan tahun Berdasarkan golongan pengirim

Bagian perencanaan

atau sistem informasi Nama Penerima Tanggal Terima

Text Date

Nama penerima surat Tanggal surat diterima

Entitas Data Surat Keluar Data Item Nomor urut Penandatangan Kode Perihal Perihal Penerima Tanggal Ralat Tembusan

Type Integer Text Text Text Text Date Text Text

Description Nomor urut surat Kode penandatangan surat Kode perihal surat Perihal surat Penerima surat Tanggal surat dikeluarkan Ralat surat Tembusan surat

Comment Berdasarkan tahun

3.3.2 Security Perangkat lunak memiliki fasilitas login sehingga hanya pegawai pengarsipan yang memiliki akses ke perangkat lunak.

19