23 déc. 2013 ... les demandes de renseignements émanant des membres de AGE; l'encodage
des dépenses dans la comptabilité (Winbooks). Missions du ...
Bruxelles, le 23 décembre 2013
Description du poste et profil de la personne – Assistant administratif (h/f) FR/NL/EN AGE Platform Europe (a.i.s.b.l.) est un réseau européen qui regroupe 167 organisations de personnes âgées de 50 ans et plus. AGE a pour vocation de faire connaître et de promouvoir les intérêts des 150 millions de seniors que compte l'UE et de sensibiliser les décideurs politiques aux questions qui les préoccupent le plus. Description du poste Titre:
Assistant administratif (h/f)
Fait rapport à:
Secrétaire Générale de AGE, et Office Manager
Mission:
Fournir un soutien administratif au secrétariat, en particulier pour la gestion des envois, l’organisation des réunions statutaires et autres événements, pour la traduction de documents FR/EN et EN/FR, pour les demandes de renseignements émanant des membres de AGE; l'encodage des dépenses dans la comptabilité (Winbooks).
Missions du poste 1.
Organisation de réunions •
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2.
Aider à l’organisation des réunions statutaires de AGE (1 Assemblée Générale et 2 réunions du Conseil d’Administration) ainsi que des réunions de groupes d’experts (+ 10/an): gestion des inscriptions en ligne, réservation des salles de réunions, des services d’interprétation, de la restauration et aide à la préparation des documents de travail ainsi que d’autres tâches si nécessaire. Aide à l’organisation des réunions et séminaires liés à des projets.
Dissémination de l’information
Fournir un soutien pour l’information et la communication interne et externe de AGE en liaison avec la Secrétaire Générale et les chargés de politique.
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3.
Disséminer les publications de AGE, les “positions papers” et autres publications. Contribuer à créer des mécanismes pour la diffusion rapide de l’information aux membres de AGE, via email, internet. Mise à jour des adresses-email (Outlook, base de données CiviCRM). Mise à jour de la partie “Membres” du site : chargement des documents de travail des réunions de AGE, en liaison avec la Secrétaire Générale et les chargés de politiques. Secretariat et tâches financières
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Assurer la liaison avec l’Office Manager pour toutes les questions financières et logistiques Aider l’Office Manager à garder la Comptabilité analytique à jour. Travailler avec l’Office Manager pour les rapports financiers trimestriels et annuels pour le projet AFE.
Profil recherché Connaissanses Requises: • Bonnes connaissances en gestion administrative et organisationnelle • Bonnes connaissances en secrétariat et notions de comptabilité • Bonne maîtrise du français, de l’anglais, et du néerlandais Souhaitées: • Connaissance des procédures administratives liées au financement de projets européens • Connaissance d’une autre langue de l’UE Compétences Requises: • Capacité à gérer et à planifier une charge de travail administratif complexe et sens des priorités • Bonne aptitude à la communication écrite et orale devant des groupes ou des individus • Bonnes connaissances des outils informatiques et capacité à travailler de manière autonome • Capacité à travailler dans une petite équipe internationale dynamique • Disponibilité pour travailler occasionnellement au-delà des heures habituelles de bureau Expérience Requise: • Expérience dans l’organisation de réunions
Souhaitée: • Expérience dans la gestion de projets financés par l’UE • Expérience dans le secteur des ONG
Conditions Temps plein. Contrat à durée déterminée pour une durée de 3 mois avec possibilité de prolongation jusque fin décembre 2014 Salaire brut: 2.150 EUR - 2.300 EUR par mois selon les compétences et l’expérience
Comment postuler? • • •
Les candidatures (CV et lettre de motivation) sont à envoyées (en anglais et en français) par courrier à : Anne-Sophie Parent, Secrétaire générale, AGE Platform Europe, 111 rue Froissart, B-1040 Bruxelles, ou par courriel (
[email protected]) Date limite pour l’envoi des candidatures : 15 janvier 2014 (à minuit) Seuls les candidats sélectionnés pour une entrevue seront contactés, et ce avant le 20 janvier 2014
AGE est un employeur qui respecte l’égalité des chances pour tous
