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WEB CASTING AND CONFERENCE All rights reserved. Unauthorized usage of this content prohibited.
Premesse generali La soluzione da noi proposta per rendere l’azienda “estesa” si basa su di un framework di integrazione che consente di estendere le stesse informazioni che si usano all’interno dell’azienda anche all’esterno, sfruttando la rete, con la massima sicurezza e solo ad utenti autorizzati.
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Panoramica Si tratta di una soluzione di web conferencing, che permette di effettuare videoconferenze, scambiare documenti, usare applicazioni e condividerle con altre persone. Permette di condividere il desktop con il nostro interlocutore, presentargli delle slide, chattare, parlare ed utilizzare la webcam. Si può integrare con programmi di CRM per organizzare demo da presentare ai propri potenziali clienti, permettendo di registrare la sessione di conferenza. Il software non deve essere scaricato sul proprio computer (è web-based, eliminando alla radice le incompatibilità derivanti dalle diverse piattaforme).
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Capitolo 1: per iniziare
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Il portale
Avviare un Meeting
Partecipare ad un Meeting
E-mail di Invito ad un Meeting
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Per iniziare Per iniziare un meeting web Webgocast il primo passo è entrare nel Portale di Meeting Webgocast. E’ possibile farlo visitando il nostro sito www.wstecno.com e scegliendo l’apposita pagina: comparirà la home page del Portale che richiede di autenticarsi.
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Per iniziare Una volta loggati si clicca su Avvia Meeting oppure Unisciti al Meeting
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Per iniziare In alternativa è anche possibile partecipare ad un meeting ricevendo un invito via email (prodotto da chi ha avviato il meeting) e collegandosi al link da essa fornito.
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Capitolo 2: portale meeting
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Avviare un Meeting
Partecipare ad un Meeting
Menu Azioni e Preferenze
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Portale meeting:
avviare un meeting Avviare un Meeting: questa funzione permette di indire un meeting come presentatore. Dopo aver cliccato su Avvia Meeting si aprirà una finestra che avrà i tab: Generale, Funzionalità, Chiamata.
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Portale meeting:
avviare un meeting > generale 1. Nome Stanza: è la Stanza Meeting collegata al tuo ID Portale (non modificabile). 2. Tuo Nome: il nome con cui verrai identificato nell’ambito del meeting 3. Email: il tuo indirizzo di posta 4. Nome Meeting: è un campo modificabile, che identifica il meeting. 5. Esecuzione: si può scegliere di iniziare un meeting immediatamente o pianificarlo ad una particolare data ed ora. 6. Agenda: Inserire un Ordine del giorno o Oggetto per il Meeting 7. Invitati: Inserire gli indirizzi email delle persone invitate al meeting separati da un punto e virgola ad esempio:
[email protected];
[email protected]; etc Tali persone riceveranno una email con il link per potersi unire al meeting 8. Chiave Host e Chiave Meeting: per rendere un meeting privato si può impostare una chiave Host per il presentatore e una chiave Meeting per i Partecipanti. Entrambe le chiavi scadranno una volta concluso il meeting e quindi non potranno essere riutilizzate.
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Portale meeting:
avviare un meeting > funzionalità 1. Audio/Video: abilita/disabilita le funzionalità audio e video: Cam e Mic: presentatore trasmette con webcam e microfono Solo Mic: presentatore trasmette solo con microfono Solo Cam: presentatore trasmette solo con cam Nulla: Non vengono trasmessi né video né audio 2. Mike e Chat: abilita/disabilita auto Microfono, Vivavoce, Chat Pubblica e Privata 3. Risorse Sincronizzate: abilita/disabilita le risorse che vengono pubblicate: Schermo: abilita o disabilita la funzionalità di condivisione del desktop Lavagna: abilita/disabilita la lavagna Pagine Web: consente di aggiungere pagine web Documenti: consente la condivisione di PPT/PDF Elenco Participanti: abilita/disabilita la visualizzazione dell'elenco dei partecipanti nella stanza meeting. Partecipanti: determina il nr max partecipanti Registrazione: abilita /disabilita la funzione di registrazione Max Durata: questa opzione consente di impostare la durata del meeting da un minimo di 15 minuti ad un massimo di 5 ore e 45 minuti.
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Portale meeting:
avviare un meeting > chiamata 1. Internazionale: è il numero di telefono necessario da comporre se si utilizza l’opzione di conferenza audio 2. Codice di accesso presentatore: il Presentatore deve inserire questo codice per avviare la conferenza audio 3. Codice di accesso partecipante: il partecipante deve inserire questo codice per partecipare alla conferenza audio 4. Informazioni Chiamata: questa opzione consente di abilitare o disabilitare le informazioni chiamata nella stanza meeting.
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Portale meeting:
partecipare ad un meeting Partecipare al Meeting: per partecipare ad un meeting, cliccare Unisciti al Meeting sul lato sinistro della videata presentata dal portale.
Per i Meeting Pubblici è sufficiente inserire il nome della Stanza Meeting e il proprio Nome.
Per i Meeting Privati occorre inserire il nome della Stanza Meeting, il proprio Nome e la Chiave del Meeting.
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Chiave Meeting Richiesta Questo Meeting è privato e richiede una password per parteciparvi
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Portale meeting:
menu azioni e preferenze 1.
Scollegamento: per uscire dal portale meeting
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Preferenze: aggiorna le preferenze di default per tutti i meeting
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4.
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Cambio Password: per modificare la propria password del portale meeting
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Info Account: informazioni sull’account correntemente collegato
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Capitolo 3: videata del presentatore
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Controllo all’Avvio
Interfaccia del Presentatore
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Controllo all’avvio meeting web Dopo aver cliccato su Avvia Meeting o Unisciti al Meeting il sistema verrà sottoposto ad un controllo di avvio per assicurarsi che Sistema Operativo, Browser e Versione Flash Player siano compatibili. Ad esito positivo dei controlli si potrà accedere al meeting.
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Se non siete in grado di entrare nel meeting si prega di seguire le istruzioni sullo schermo.
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Schermata del presentatore Mostra Desktop, Lavagna, PPT/PDF, pagine web
Schermo intero
Menu a tendina strumenti, Fine Meeting
Controlli menu a tendina
Chat Pubblica
Finestra trasmissione video e controlli
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Presentatore > mostra oggetti e partecipanti 1. Schermo Computer: mostra l’intero desktop ai partecipanti 2. Lavagna: mostra la lavagna alla quale saranno indirizzati tutti i partecipanti 3. Documenti: mostra un file PPT o PDF caricandoli da qui 4. Pagine Web: mostra qualsiasi pagina web inserendo qui l’indirizzo web/URL
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5. Invita: per inviare una mail di invito ad un partecipante 6. Riprendi controllo: dopo aver reso Presentatore un partecipante, restituisce il controllo a chi ha avviato il meeting 7. Imposta Nome Video: per cambiare il nome dello schermo 8. Imposta Mood: indicatore dello stato ed è possibile modificarlo 9. Riavvia A/V broadcaster: per riavviare la trasmissione A/V 10. Fine meeting: per chiudere o terminare il meeting
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11. Chat Privata: per inviare un messaggio di chat privata 12. Assegna microfono/Camera: per assegnare il microfono/camera ad un partecipante 13. Rendi presentatore: per dare ad un partecipante il permesso di fare il presentatore 14. Rimuovi dal meeting: per rimuovere un partecipante dal meeting
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Presentatore >
mostra oggetti >schermo computer 1. Cliccare su Schermo Computer per condividere il proprio desktop con i partecipanti 2. Si aprirà una finestra “Conferma Condivisione”. Una volta cliccato “OK” inizierà la condivisione 3. Queste icone indicano lo stato della Condivisione del Desktop 4. Per terminare la condivisione cliccare ancora su Schermo Computer
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Quando si esegue la condivisione del desktop apparirà questa icona sulla barra delle applicazioni
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Quando non si esegue la condivisione appare invece questa icona
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Presentatore >
mostra oggetti >mostra lavagna 1
1. Cliccare su Lavagna per abilitarla.Per terminare la condivisione della lavagna cliccare ancora questa sezione. 2. Presentatori e partecipanti possono utilizzare gli strumenti di annotazione forniti dalla barra degli strumenti 3. Navigazione lavagna 4. I presentatori possono utilizzare lo zoom, mostrare il puntatore, bloccare ed eliminare le forme 10 novembre 2011
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Presentatore >
mostra oggetti >documenti (PPT/PDF) 1
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1. Utilizzare l’elenco Documenti dal menu a tendina per caricare un PPT/PDF 2. Si aprirà la finestra chiamata “Carica Documento”. Si prega di cliccare su Sfoglia per individuare il file PPT/PDF poi cliccare Condividi. 3. A seconda delle dimensione del documento la conversione del PPT/PDF potrebbe richiedere alcuni secondi. Una volta convertiti saranno presentati i controlli sulla pagina successiva, come mostrato nell’esempio qui sotto 4. Barra degli strumenti di annotazione 5. Il presentatore può eseguire lo zoom, mostrare il puntatore, bloccare ed eliminare le forme di annotazione
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Presentatore >
mostra oggetti >pagine web 1. Utilizzare l’elenco Pagine Web dal menu a tendina per caricare i siti da condividere 2. Si aprirà una finestra chiamata “Carica URL”. Si prega di inserire qui l’indirizzo dell’URL 3. Per navigare, bookmark, bloccare, ecc… utilizzare le opzioni disponibili qui
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Presentatore >
Settaggi trasmissione A/V Per selezionare il microfono o la webcam corretti, cliccare tasto destro sulla finestra A/V, poi cliccare su “Impostazioni”… Selezionare la rispettiva icona per apportare le modifiche necessarie.
Nota: gli utenti Mac possono cliccare “Control” per far apparire questo menu
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Presentatore >
Settaggi trasmissione A/V
Play: consente di avviare o interrompere la trasmissione A/V. I partecipanti non possono vedervi o sentirvi se la interrompete. Cliccare per riavviare.
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No video: consente di interrompere la trasmissione video mentre rimane quella audio. I partecipanti vedranno un fotogramma
No audio: consente di interrompere la trasmissione audio mentre rimane quella video. I partecipanti potranno vedervi ma non sentirvi.
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Presentatore >
Settaggi trasmissione A/V
Settaggi: consente di modificare i settaggi di trasmissione come menzionato di seguito. Riducendo la Qualità del Video e i Fotogrammi al secondo si possono liberare la larghezza di banda
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Presentatore > strumenti > settaggi
1. Area di Attesa: una misura di sicurezza che consente ai partecipanti di entrare nella stanza meeting da una area di attesa. Nota anche come Lobby. 2. Impostazione Qualità AV: questa opzione consente di scegliere una connessione di rete appropriata basata sulla velocità della vostra connessione internet. 3. Massimo di Partecipanti: scegliere il numero di partecipanti per la sessione meeting. Il limite massimo dipende dal programma che è stato scelto. 4. Estensione Durata meeting: questa opzione consente di estendere la durata del meeting. 5. URL di Ritorno: dirige i partecipanti all’URL specificato dopo la conclusione del meeting.
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Presentatore > strumenti > assistente
Cliccando Assistente si aprirà una finestra con i collegamenti per condividere Desktop/Lavagna/Presentazione
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Presentatore > strumenti > info meeting 1. Chiave: è la chiave meeting che può essere utilizzata per partecipare ad un meeting pubblico. Per un meeting privato il partecipante dovranno richiedere un Codice Partecipante. 2. Organizzatore: mostra il nome dell’Host del meeting 3. Ora di inizio: mostra ora e data di inizio del meeting 4. In Linea: è il numero da utilizzare per l’audio conferenza 5. Codice di Accesso: è il codice di accesso per l’audio conferenza 6. URL Meeting: questo URL può essere fornito a chi desidera partecipare al meeting. Per copiare l’URL è sufficiente cliccarlo una volta e verrà copiato negli Appunti.
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Capitolo 4: schermata del partecipante
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Controlli del Partecipante
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Schermata del partecipante Menu a tendina Controlli per Partecipante
Attiva fullscreen
Menu a tendina strumenti, Abbandona Meeting
Enable hand free o premere il tasto TALK per parlare Digita qui per chattare con tutti
Finestra trasmissione video e funzioni
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Controlli partecipante… 1
Controlli del Partecipante 1. Chat Privata 2. Invia Feedback 3. Cambia Nome schermo 4. Imposta Stato 5. Riavvia trasmissione A/V 6. Abbandona il Meeting
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